Embed Size (px)
Citation preview
T.C. MARMARA ÜNİVERSİTESİ
TÜRKİYAT ARAŞTIRMALARI ENSTİTÜSÜ
BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ ANA BİLİM DALI
BİLİŞİM ENDÜSTRİSİNİN ELEKTRONİK DOKÜMAN YÖNETİMİNE YAKLAŞIMI
YÜKSEK LİSANS TEZİ
Serkan KILIÇ
İSTANBUL 2005
T.C. MARMARA ÜNİVERSİTESİ
TÜRKİYAT ARAŞTIRMALARI ENSTİTÜSÜ
BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ ANA BİLİM DALI
BİLİŞİM ENDÜSTRİSİNİN ELEKTRONİK DOKÜMAN YÖNETİMİNE YAKLAŞIMI
YÜKSEK LİSANS TEZİ
Serkan KILIÇ
Danışman: Doç. Dr. Hamza Kandur
İSTANBUL 2005
I
ÖZET
BİLİŞİM ENDÜSTRİSİNİN ELEKTRONİK DOKÜMAN
YÖNETİMİNE YAKLAŞIMI
Bilişim teknolojilerindeki gelişmeler, bilgi üretimini ve dolayısıyla bilginin kayıt
ortamları olan dokümanların üretimini son derece hızlandırmış, geleneksel kayıt
ortamlarının yanı sıra elektronik dokümanların ortaya çıkmasına olanak sağlamıştır.
Üretilen bu büyük miktardaki elektronik dokümanların kontrol edilmesi, saklanması ve
gerektiğinde bu dokümanlara erişilmesi giderek zorlaşmıştır. Bu zorluklara çözüm
getirmek amacı ile elektronik doküman yönetim sistemleri ortaya çıkmış ve sayıları
hızla artmıştır. Bundan dolayı, elektronik doküman yönetimi sistemlerinin ayrıntılı
olarak incelenmesi gerekmektedir. Bu çalışmada elektronik doküman yönetiminin nasıl
olması gerektiği ve elektronik doküman yönetimi sistemlerinin bu gereklilikleri ne
kadar yerine getirdikleri ürünler bazında ayrıntılı olarak incelenmiştir.
Anahtar kelimeler: Bilişim, teknoloji, doküman, elektronik doküman, elektronik
doküman yönetimi, elektronik doküman yönetim sistemleri
II
ABSTRACT
THE APPROACH OF THE INFORMATION TECHNOLOGY
INDUSTRY TO THE MANAGEMENT OF ELECTRONIC
DOCUMENTS
The developments in the information technologies; have accelerated the
production of information and the production of documents. In addition to the
traditional recording media, information is created, recorded and preserved on magnetic
and optical media. The control and use of large amounts of electronic documents have
become more and more difficult. In order to solve these problems, electronic document
management systems have been developed. In this study, electronic document
management systems have been analyzed in detail. The functions of a electronic
document management system have been discussed in the light of records management
principles and techniques.
Keywords: Information, technologies, document, electronic document, records,
electronic document management, electronic document management
systems
III
İÇİNDEKİLER Sayfa No.
ÖZET.................................................................................................................... I ABSTRACT.......................................................................................................... II TABLO LİSTESİ.................................................................................................. V ŞEKİL LİSTESİ.................................................................................................... VI KISALTMALAR.................................................................................................. VII GİRİŞ.................................................................................................................... 1 1. BİLİŞİM ENDÜSTRİSİNDEKİ GELİŞMELER
1.1. Bilginin tanımı, anlamı ve önemi .............................................. 4 1.2. Teknoloji – Bilişim Teknolojileri............................................... 7
1.2.1. Bilgisayar Teknolojisi.............................................. 12 1.2.1.1.Bilgisayarların Gelişimi............................ 13 1.2.1.1.1.Bilgisayar Donanımında Meydana
Gelen Gelişmeler................................... 14 1.2.1.1.2.Bilgisayar Yazılımında Meydana
Gelen Değişmeler.................................. 17 1.2.2. İletişim Teknolojisi..................................................... 20
1.2.2.1. İletişim Teknolojilerindeki Gelişmeler................................................ 22
1.3. Bilgisayar ve İletişim Sistemlerinin Birlikte Kullanımı............ 27 1.4. Ve Nihayet Internet.................................................................... 29 1.5. Bilişim Teknolojisinin Özellikleri............................................. 33
1.5.1. Bilginin Tutulması...................................................... 33 1.5.2. Bilginin Depolanması................................................ 34 1.5.3. Bilginin İşlenmesi...................................................... 34 1.5.4. Bilginin Görüntülenmesi............................................ 34 1.5.5. İşlemlerin Denetlenmesi............................................. 35
1.6. Türkiye’de Bilişim Endüstrisinin Gelişimi................................. 35 1.6.1. Bilgisayar – Yurtiçinde Durum.................................. 35 1.6.2. İletişim – Yurtiçinde Durum...................................... 37
1.7. Türkiye’de Bilişim Sektörünün Mevcut Durumu....................... 40 2 – ELEKTRONİK DOKÜMAN YÖNETİMİ
2.1. Doküman Nedir ?.............................................................................. 51 2.2. Doküman Yönetimi Nedir ?.............................................................. 54 2.3. Elektronik Doküman Yönetimi Nedir ?............................................ 59
2.3.1. Elektronik Dokümanların Üretimi............................... 69 2.3.2. Elektronik Dokümanların Korunması.......................... 72 2.3.3. Elektronik Dokümanların Dosyalanması
ve İndekslenmesi....................................................... 81 2.3.4. Elektronik Dokümanlara Erişim.................................. 85 2.3.5. Elektronik Dokümanların Güvenirliği
ve Geçerliliği............................................................ 90 2.3.6. Elektronik Dokümanların İmhası................................ 91
IV
3 – ELEKTRONİK DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMLERİ
3.1. Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri Nedir?............................ 95 3.2. Elektronik Doküman Yönetim Sistemlerinin Sahip
Olması Gereken Özellikler.............................................................. 100 3.2.1.Açık Mimari.................................................................. 101 3.2.2.Kolay Benimsenebilirlik............................................... 101 3.2.3.Ölçeklenebilirlik .......................................................... 101 3.2.4.Uygulama Bütünleşmesi............................................... 101 3.2.5. Arama – Getirme.......................................................... 102 3.2.6. Güvenlik....................................................................... 103 3.2.7. Doküman Saklama, Arşivleme..................................... 103 3.2.8. İşe Özel Yapı................................................................ 103 3.2.9.Belgelere Uzaktan Erişim............................................. 104
3.3. Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri......................................... 104
3.3.1. PaperPlus........................................................................ 104 3.3.2. Saperion.......................................................................... 121 3.3.3. Archimed........................................................................ 131 3.3.4. BizDocs.......................................................................... 136 3.3.5. Image Manager .............................................................. 145 3.3.6. IBM Content Manager.................................................... 147
3.3.6.1.IBM Content Manager CommonStore for Exchange Server................................................. 149
3.3.6.2.IBM Content Manager CommonStore for Lotus Domino............................................... 153
3.3.6.3.IBM Content Manager OnDemand................... 155 3.3.6.4.IBM Content Manager VideoCharger............... 156
3.3.7.Microsoft SharePoint Portal Server............................... 159
3.3.7.1.Microsoft SharePoint Portal Server Portal Fonksiyonu.............................................. 160
3.3.7.2.Microsoft SharePoint Portal Server Doküman Yönetimi Fonksiyonu....................... 162
3.3.7.3.Microsoft SharePoint Portal Server Arama Fonksiyonu............................................. 165
3.4. Değerlendirme Kriterleri ve Sistemler........................................... .. 169 4 – ELEKTRONİK DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMLERİNİN
ARŞİVCİLİK AÇISINDAN DEĞERLENDİRİLMESİ 4.1. Arşivcilik Fonksiyonları.................................................................... 177 4.2. Arşivciliğin Elektronik Doküman Yönetim
Sistemlerinden Beklentileri............................................................... 180 4.3. Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri’nin
Arşivciliğe Uyumu............................................................................. 184 SONUÇ............................................................................................................... 188 KAYNAKÇA..................................................................................................... 192 KİŞİSEL BİLGİLER.......................................................................................... 205
V
TABLO LİSTESİ
Sayfa No.
Tablo 1 Bilginin Sahip Olması Gereken Özellikler.................................................................................. 8
Tablo 2 Türkiye’de donanım, yazılım ve bilişim
hizmetlerinin toplam Bilişim Teknolojileri içindeki payları ( %)........................................... 41
Tablo 3 Saklama Donanımları............................................................... 114
VI
ŞEKİL LİSTESİ
Sayfa No.
Şekil 1 Bilgisayar Yazılım Trendleri..................................................... 19 Şekil 2 Yıllara Göre Kullanıcı Sayısı.................................................... 32 Şekil 3 Bölgelere Göre Internet
Kullanımı ( 2002 )..................................................................... 32 Şekil 4 Türkiye'de Yıllara Göre
PC Kullanımı ( 100 Kişiye )...................................................... 37
VII
KISALTMALAR
ADO : ActiveX Data Objects
AR-GE : Araştırma – Geliştirme
ARPA : Pentagon’s Advanced Research Projects Agency
ASCII : American Standart Code for Information Interchange
ASP : Active Server Page
AVI : Video File Support
BT : Bilişim Teknolojileri
COLD : Computer Output to Laser Disk
EBCDIC : Extended Binary Coded Decimal Interchange
EIP : Enterprise Information Portal
FOB : Free on Board
FTP : File Transfer Protokol
GSMH : Gayri Safi Milli Hasıla
HD : Hard Disk
HTTP : Hyper Text Transfer Protocol
ICA : International Council on Archives
ICR : Akıllı Karakter Tanıma
IM : Image Manager
LAN : Yerel Alan Ağları
MAN : Metropolit Alan Ağları
MB : Megabyte
MIB : Merkezi İşlem Birimi
MMC : Microsoft Management Console
NARA :National Archives and Records Administration
NCP : Network Control Protocol
OCR : Optical Character recognition
OLE : Object Linking and Embedding
SMTP : Simple Mail Transfer Protocol
TCP/IP : Transmission Control Protocol / Internet Protocol
VIII
TSM : Tivoli Storage Manager
TUENA : Türkiye Ulusal Enformasyon Altyapısı Anaplanı
ULAKBİM : Ulusal Akademik Ağ ve Bilgi Merkezi
WAN : Geniş Alan Ağları
WBA : Workflow Basic for Archief
WORM : Wright Once Read Muitiple
WWW : World Wide Web
WYSIWYG : What You See Is What You Get
GİRİŞ
Günümüzde bilginin rolü, içeriği, düzeyi, aktarım kanalları ve erişilebilirliği çok
büyük önem kazanmıştır. İnsanlar; bilgi ihtiyacı duydukları bütün alanlarla ilgili her tür,
her düzey, her biçim, nitelik ve nicelikteki bilgiye, doğru olarak ve zamanında
erişebilmelidir. Erişim ancak bilgi hizmetleri altyapısının gereğince ve yeterince
oluşturulması ve geliştirilmesi ile mümkündür.
Günümüz bilgi çağında, bilgi temelli teknolojilere verilen önem her geçen gün
artmaktadır. Her insan, kendi ilgi alanına giren konularda bilgi sahibi olmak istemekte
ve bu bilgiyi elde etmeye ihtiyaç duymaktadır. İnsanlar ihtiyaç duydukları bilgileri ya
kendi tecrübeleriyle veya güvenilir bir kaynaktan öğrenerek sağlamaktadırlar.
Bilginin giderek artan öneminden şüphesiz bilişim teknolojilerindeki ( bilgisayar
ve iletişim teknolojileri ) hızlı gelişmeler sonucu bilginin elde edilmesi, işlenmesi,
depolanması ve dağıtılması alanlarındaki faaliyetlerin etkinliğinin artması gözardı
edilemez. Bilginin toplanmasında, işlenmesinde, üretilmesinde, depolanmasında, ağlar
aracılığı ile bir yerden bir yere iletilmesinde ve kullanıcıların hizmetine sunulmasında
yararlanılan, iletişim ve bilgisayar teknolojilerinin bir arada kullanılmasıyla ortaya
çıkan teknolojilere “bilişim teknolojileri” denilmektedir.
Bilişim teknolojisi, esas olarak, insanların birbirleriyle ilişki kurma biçimleri ve
insanın bilgiye ulaşması ile ilgilidir.
Çağımızda artık bilgiyi ezberleyen bireylere değil, bilgiye ulaşabilen, bilgiyi
kullanabilen, eleştirel ve yaratıcı düşünen bireylere ihtiyaç vardır. Çünkü artık her türlü
bilgiye teknoloji sayesinde kolayca ulaşmak mümkündür. Yaşamımızın artık neredeyse
bir parçası sayılan bilgisayarlar da bu yolda kullandığımız başlıca araçlardan biri ve en
önemlisidir.
Bilindiği gibi arşivcilik açısından bilginin üzerinde kayıtlı bulunduğu ortam değil,
doğrudan doğruya bilginin kendisi önemlidir. Bundan dolayı arşivcilik açısından
2
bilginin parşömen, kağıt, fotografik malzeme, manyetik ortam ve benzerleri gibi çeşitli
ortamlarda kayıtlı bulunması değil, bilginin saklanması, korunması, erişilmesi önemli
olmaktadır. Bunun için, arşivciler geleneksel kayıt ortamlarının arşivlenmesi ile
ilgilendikleri kadar elektronik kayıt ortamlarının arşivlenmesi ile de ilgilenmek
zorundadırlar.
“Elektronik bilgi, yönetilebilir formları açısından doküman ve belge olmak üzere
iki temel gruba ayrılabilir. Bu grupların birbirleri ile olan benzerlik ve farklılıklarının
ortaya konulması, yönetsel fonksiyonlar açısından son derece önemlidir.
Elektronik bilginin yönetilebilir yapılarından birincisi doküman formudur.
Elektronik doküman, bilginin kayıt altına alınmasıdır. Burada esas unsur mesajdır ve
dokümanın yönetim amacı da mesajın korunmasıdır. Dokümanın sahibi üreticisi olduğu
için, doküman üzerinde değişiklik yapabilir hatta uygun gördüğü dokümanı imha
edebilir. Dokümanlar kurumsal bir onay veya kayıt sistemi içerisinde yer almayabilirler.
Dokümanın tanımlanması, üreticisinin söz konusu dokümana eklemiş olduğu tanımlama
öğeleri ile sınırlıdır.
Elektronik bilginin yönetilebilir formlarından ikincisi ise belgedir. Belge, iki veya
daha fazla taraf arasındaki ilişkilerin düzenlendiği ve yasal bağlayıcılığı olan her tür
kayıtlı bilgidir. Belgelerin içeriğinin değiştirilmesine izin verilmez. Belgelerin imha
işlemleri ancak kurumsal saklama planları çerçevesinde ve kayıt altına alınarak yapılır.
Ayrıca belgelerin saklama süreleri kurumsal planlarla belirlenmektedir.
Elektronik ortamda üretilen, saklanan ve kullanılan her türlü kayıtlı bilgiyi
doküman olarak adlandırmak mümkündür. Ancak her kayıtlı bilgi ve doküman belge
olarak adlandırılamaz ve kullanılamaz.” 1
Kurum ve kuruluşların işlemleri ve yasal yükümlülükleri sonucunda oluşan
ortamına ve biçimine bakılmaksızın kayıtlı bilgiyi taşıyan her türlü aracı ifade eden
1. Kandur, Hamza “Elektronik belgelerin yönetilebilirliği: Doküman ve Belge Formları.” 41. Kütüphane Haftası
Etkinlikleri, Enformasyon Teknolojilerindeki Son Gelişmelerin Kütüphane Hizmetleri Üzerindeki Etkileri Sempozyumu,
Kuleli Askeri Lisesi Komutanlığı, İstanbul, 1 Nisan 2005.
3
belgelerle, yine kurumların karar alıcılarına, iş görenlerine ve toplumun bireylerine
gerek duydukları nitelik ve nicelikte, istenen zaman ve ortamda sağlıklı olarak bilgi
sunulabilmelidir.
Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki çok hızlı gelişmeler göz önüne alındığında,
kurum ve kuruluşların belge üretimi, denetimi ve arşivlerin geleceği daha da bir önem
kazanmaktadır.
İnsanlar her geçen gün bilgisayara dayalı hizmetlerle daha çok karşı karşıya
kalmaktadır. Genel olarak bakıldığında otomasyon, mevcut kağıt tabanlı işlemlerin
bilgisayar ortamında gerçekleştirilmesini ve bu sayede doküman üretiminin ve kağıt
tüketiminin azaltılmasını sağlamaktadır. Dokümanların elektronik ortamda dolaşması
ise hem posta, nakliye, evrak güvenliği ve arşivleme gibi önemli maliyetleri büyük
oranda azaltmakta, hem de dokümanlara anında ulaşabilmeyi mümkün kılmaktadır.
Kurum içi ve kurum dışı ağlarda sürekli hareket halinde olan elektronik dokümanlar,
bizlerin bilişim teknolojisini, elektronik doküman kavramını ve elektronik doküman
yönetim sistemlerini daha da yakından tanımamızı zorunlu kılmaktadır.
Bu çalışma dört bölümden oluşmaktadır. Birinci bölümde; bilişim teknolojilerinin
neler olduğu açıklanmış ve bilişim endüstrisinin dünyada ve Türkiye’de nasıl geliştiği
incelenmiştir.
İkinci bölümde; elektronik dokümanın ne olduğu tanımlanmış, ayrıca elektronik
doküman yönetiminin nasıl olması gerektiği araştırılmıştır.
Üçüncü bölümde; önce elektronik doküman yönetim sistemleri nedir ve sahip
olmaları gereken özellikler nelerdir soruları üzerinde durulmuştur. Daha sonra ise; yedi
farklı elektronik doküman yönetim sistemi ayrıntılı olarak incelenmiştir.
Dördüncü ve son bölümde ise; üçüncü bölümde incelenmiş olan elektronik
doküman yönetim sistemlerinin arşivcilik açısından değerlendirilmesi yapılmıştır.
4
1. BÖLÜM
BİLİŞİM ENDÜSTRİSİNDEKİ GELİŞMELER
1.1. Bilginin tanımı, anlamı ve önemi
Dünyanın küresel bir bilgi toplumuna dönüştüğü günümüzde bilginin rolü, içeriği,
düzeyi, aktarım kanalları ve erişilebilirliği çok büyük önem kazanmıştır.
Küreselleşmenin temel koşulu, toplumu, bilgi toplumu haline getirmektir. Toplumun
bireyleri, bilgi ihtiyacı duydukları bütün alanlarla ilgili her tür, her düzey, her biçim,
nicelik ve nitelikteki bilgiye, doğru ve zamanlı bir biçimde erişebilme bilincinde olmalı
ve erişebilmelidir. Erişim ancak bilgi hizmetleri altyapısının gereğince ve yeterince
oluşturulması ve geliştirilmesi ile mümkündür.2
Bilgi, insanlık tarihi boyunca her zaman önemli bir kavram olmuştur. Bilgiye
ulaşma, çağlar boyunca gerçeğe ulaşma ile çoğu zaman özdeş tutulmuştur. Antik çağ
filozofları da bilgi üzerine düşünmüşler ve bilgi konusunda görüş belirtmişlerdir. Antik
çağ filozoflarından Platon, Sokrates diyaloglarında sanı, inanç, yargı ve bilgi arasındaki
ilişkiyi irdelemiş, bilginin birtakım özelliklerini ortaya koymuştur. O dönemde Platon
duyum, algı ve inancın bilgi olarak adlandırılabilmesi için belli bir takım özelliklere
sahip olması gerektiği konusunda düşünce üretmiştir. Bilmek ve değerlendirmek
insanoğlunun iki temel davranışı olarak ele alınmaktadır. İnsan bildiği oranda, çevresini,
toplumu ve evreni tanıdığı ölçüde yaşamı sürecinde başarıya ulaşabilir. “Bilen insan”
doğa ve toplum üzerinde egemenlik kurar, kendi kendinin efendisi olur. Bu tür bir
egemenlik özgürleşme demektir.3
Günümüz bilgi çağında bilgi ve bilgi teknolojisine verilen önem artmıştır. Her
insan, hangi konumda bulunursa bulunsun kendi ilgi alanına giren konularda bilgi sahibi
2.
VIII. Beş yıllık kalkınma planı bilişim teknolojileri ve politikaları özel ihtisas komisyonu (81) Bilgi hizmetleri ve içerik
alt komisyonu raporu Türk Kütüphaneciliği 15(2), 2001, s. 158.
3.
Mehmet Akbaş, “ İnternet iletişimi ve demokrasi üzerindeki etkileri” [ Çevrimiçi ] Elektronik adres:
http://www.edevlet.net/eTurkiye/InternetveDemokrasi.pdf, s. 23.
5
olmak istemekte ve bu bilgiyi elde etmeye ihtiyaç duymaktadır. İnsanlar ihtiyaç
duydukları bilgileri ya kendi tecrübeleriyle veya güvenilir bir kaynaktan öğrenerek
sağlamaktadırlar. 4
Bilginin giderek artan öneminden şüphesiz bilişim teknolojilerindeki ( bilgisayar
ve iletişim teknolojileri ) hızlı gelişmeler sonucu bilginin elde edilmesi, işlenmesi,
depolanması ve dağıtılması alanlarındaki faaliyetlerin etkinliğinin artması gözardı
edilemez. Bu nedenle bilişim sistemleri ve teknolojileri incelenirken bilgi kavramından
ne anlaşıldığı ve iyi bir bilginin sahip olması gerekli özelliklerin neler olduğunun
açıklığa kavuşturulması gerekmektedir.
Bilgi çok boyutlu bir kavram olup, sıkça veri kavramı ile karıştırılmaktadır. Bu
nedenle veri ( data ), bilgi ( information ) ve bilişim sistemleri ve teknolojileri ile ilgili
gelişmeler sonucunda literatüre girmiş bulunan üst bilgi ( knowledge ) kavramlarının
açıklığa kavuşturulması gerekmektedir.
Veri, işlendiğinde bilgi haline getirebilecek ve sonuçlar çıkarabilecek kişilerle,
yerlerle, olaylarla, süreçlerle ve fikirlerle ilgili ham gerçeklerdir. Bu bağlamda, veri şu
anda gerçekleşen ve geçmişte gerçekleşmiş bulunan sürekli olaylarla ilgili ham
gerçekleri kapsamaktadır.
Bilgi ise,verilerin analiz edilerek karar vermek için anlamlı ve kullanılabilir bir
hale getirilmesidir. Verinin işlenmesi sonucunda elde edilen bilgi, özellikle planlama ve
kontrol faaliyetlerine ilişkin kararların verilmesinde önemli olmaktadır. Ancak, verinin
işlenerek belirli bir amaca yönelik olarak anlamlı hale getirilmesi sonucu elde edilen
bilgi, başka bir birim ( şahıs, örgüt ) için veri olabilir. Çünkü, bilgi ancak karar vericinin
gereksinimlerini karşılaması durumunda bir anlam ifade edecektir.5
4. Mahmut Tekin, H.Kürşat Güleş ve Tom Burgess Değişen dünyada teknoloji yönetimi: bilişim teknolojileri.
Konya:S:U: İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi, 2000, s. 65.
5. Tekin, s. 66.
6
Bu tanımların yanında Türkçede bilgi sözcüğü başlıca, “öğrenme, gözlem ve
araştırma yoluyla elde edilen gerçek” ve “insan zekasının çalışması sonucu ortaya çıkan
zihni ürün” anlamlarında kullanılır. Batı’da örneğin Fransız dilinde bilgi esas itibariyle,
öğrenmek için tanınıp bellenen şey” ( connaissance ) ve “sürekli bir zihinsel faaliyet
sayesinde kazanılan, az çok sistemli ‘connaissance’lar bütünü” ( savoir ) olarak
tanımlanmaktadır.6
Bilgi ve veri arasındaki farkı ortaya koymak iki açıdan önemli olmaktadır. Birincisi,
bilgi sistemlerini yöneticilerin bilgi gereksinimleri ile veri temelli gereksinimlerine göre
tasarlayabilme; ikincisi ise karar verme düzeyindeki kişilere veri yerine bilgi sağlama
gerekliliği olmaktadır. Veri ile bilgi hakkında buraya kadar yapılan açıklamaları
özetleyecek olursak; olguların ve olayların insan veya makineler tarafından iletişim ya
da işleme amacına uygun biçimde gösterilmesine veri, bu olgu ve olayların belirli
amaçlar doğrultusunda işlenmesiyle ortaya çıkarılan ifadelere ise bilgi denilmektedir.
Dolayısıyla, bir kişi için bilgi niteliği taşıyabilir bir ifadenin belirli amaçlar
doğrultusunda işlenmiş ve belirsizliği azaltıcı bir nitelik kazanmış olması gerekir.
Bilgi ile arasındaki farkın ortaya konulması gerekli bir diğer kavram ise üst bilgi
(knowledge) kavramıdır. Üst bilgi, insanlar tarafından bilginin oluşturulması,
toplanması, depolanması ve paylaşımını sağlayacak kavramsal araçlar ve kategorilerin
tümünü kapsamaktadır.7
D. Bell’in önerdiği bir başka tanımsa şöyledir. Bilgi ( knowledge ) “sistemli bir
şekilde herhangi bir iletişim aracıyla başkalarına aktarılan, makul bir hükmü veya
tecrübeye dayanan sonucu gösteren, olgu veya fikirlerle ilgili düzenli ve sistemli
ifadeler bütünüdür.”
Bilgi sözcüğünün günlük dildeki anlamlarıyla D. Bell’in önerdiği tanım
6. Cihan Dura, ve Hayriye Atik. Bilgi toplumu, bilgi ekonomisi ve Türkiye. İstanbul: Literatür, 2002, s134.
7. Tekin, s. 66-67.
7
karşılaştırılınca görülür ki, yazar, zeka ürünü olan sistemli bir ifadenin bilgi
sayılabilmesi için, bunun “bir iletişim aracıyla başkalarına aktarılmasını” da gerekli
bulmaktadır. Yazara göre bu tanımla bilgi “haber” ve “gösteri”den ayrılmış olmaktadır.
“Bilgi yeni hükümlerden (araştırma ve derin bilgi yani vukuf ) veya eski hükümlerin
yeni sunumlarından oluşur.8
Bilgi ancak karar vericinin amaçlarını karşıladığı sürece bir anlam taşıyacağından
kişisel ve örgütsel karar vermede kullanılacak bilginin belirli niteliklere sahip olması
gerekir. Bilginin değerini ( kalitesini ) belirleyen faktörleri aşağıdaki Tablo.1’deki gibi
özetlemek mümkündür.9
1.2. Teknoloji – Bilişim Teknolojileri
İçinde yaşadığımız yüzyılda teknoloji; insan hayatını, uluslararası ekonomik
ilişkileri ve toplumların sosyal refah düzeylerini belirlemede en önemli faktörlerden biri
haline gelmiştir.10 Teknoloji; “üretim faaliyetlerinde bulunurken insanların kullandığı
yol ve yöntemler” ve “ insanın çevresini değiştirmek için sahip olduğu ve kullandığı
tekniklerin tümü” olarak tanımlanabilmektedir11. Başka bir kaynakta ise, “bir sanayi
dalıyla ilgili yapım yöntemlerini, kullanılan araç, gereç ve aletleri kapsayan bilgi”
olarak tarif edilen teknoloji, üretimle ilgili bilginin gerçek hayatta kullanılmasını ifade
eden tekniklerin bütünüdür12.
8.
Dura, s. 134.
9.
Tekin, s. 67.
10. Yusuf Balcı, “Bilgi Teknolojisi ve İstihdam”, Çerçeve, Ağustos – Ekim, 1995.
11. Graham Curtis, Business Information Systems, Addison – Wesley Publishing Company, Workingham, 1995.
12. Richard L. Daft, Management, The Dryden Press., Orlando, 1994.
8
Nitelik
Açıklama
Doğruluk
Uygunluk
Zamanlılık
Noksansızlık
Denetlenebilirlik
Kısalık
Güncellik
Ekonomiklik
Bilgi hatalardan arındırılmış olmalıdır.Bilginin gerektiği doğruluk derecesi,
kararın amacına ve niteliğine göre farklılık gösterecektir. Bilginin doğruluk
derecesi karar vermek için sahip olunan zaman ve bilgiyi elde etmenin
maliyetine bağlıdır.
Bilgi, karar verilen konu ve konularla ilgili olmalıdır. Her yönetim kademesi
ve fonksiyonel birim için gerekli bilginin kapsamı ve detayı farklılık
gösterecektir.
Bilgi gerekli yer ve zamanda hazır olmalıdır. Bilgi doğru ve uygun olmasına
rağmen zamanında gelmemişse bir anlamı yoktur. Zamanlılık, özellikle
koşulların sürekli bir şekilde değiştiği kararların verilmesinde önemli
olmaktadır.
Karar vericiye sunulan bilgi tam ve eksiksiz olmalıdır.
Bilgi, bilginin doğruluğunu ve noksansızlığını belirlemeye uygun olmalıdır.
Bilginin doğruluğu ve noksansızlığı doğru olarak kabul edilen bilgi ile
karşılaştırılarak belirlenebilir. Ancak, çoğunlukla bilginin doğruluğu bilginin
orijinal kaynağına inilerek belirlenir.
Bilginin içeriği olabildiğince öz ve kısa olmalıdır. Bilginin kapsamı
genişledikçe gereksiz ayrıntılardan dolayı karar vermek güçleşecektir.
Sunulan bilgi karar verilecek konudaki en son durumu yansıtmalıdır.
Bilginin bir maliyeti vardır. Bu nedenle bilgi, üretmesi beklenen değerden
daha pahalı olmamalıdır.
Tablo:1 Bilginin Sahip Olması Gereken Özellikler
9
Bunun yanında bilgi toplumunun oluşumunda önemli rol oynayan bilişim
teknolojilerini farklı şekillerde tanımlamak mümkündür. Farklı tanımları
değerlendirmek bilişim teknolojilerinin kapsamına giren teknolojilerin belirlenmesi
bakımından önemlidir.13
Bilişim kısaca, “Ana sistemlerden mikrobilgisayarlara kadar bilgisayar temelli
tüm bilişim sistemleri” veya “Bilgisayarlar aracılığıyla bilgilerin elde edilmesi,
işlenmesi, saklanması ve gerekli yerlere iletilmesi” olarak tanımlanabilir. Genel bir
ifadeyle bilişim teknolojilerini bir bilginin toplanmasını, işlenmesini, saklanmasını ve
gerektiğinde herhangi bir yere iletilmesi ya da herhangi bir yerden bu bilgiye
erişilmesini bugün için elektronik, optik vb. tekniklerle otomatik olarak sağlayan
teknolojiler bütünü olarak tanımlamak mümkündür.
Burada bilgi “0” ve “1” haline dönüştürülmüş veri, ses, görüntü, video vs. herşeyi
ifade etmektedir. TV, radyo, telefon, faks, internet gibi iletişim araçlarının üretimi bu
alanda geliştirilen teknoloji sayesinde gerçekleşebilmektedir14
Örneğin, Bennet, R. “bilişim teknolojisini bilginin bilgisayar aracılığıyla elde
edilmesi, işlenmesi, saklanması ve gerekli yerlere aktarılması” şeklinde
tanımlamaktadır.15 Gibson, C.F. ve Jackson, B.B. “bilişim teknolojisini, veri ve bilginin
işlenmesini, dağıtılmasını, manüpüle edilmesini ve analiz edilerek kullanımını mümkün
kılan her türlü araç” olarak tanımlamaktadır.16 Onlara göre en geniş tanımıyla bilişim
teknolojisi bilgisayar ve iletişim teknolojilerini kapsamaktadır. Ceyhun ve Çağlayan’a
göre ise, “bilginin toplanmasını, işlenmesini, saklanmasını ve gerektiğinde herhangi bir
yere iletilmesini ya da herhangi bir yerden bu bilgiye erişilmesini bugün için elektronik,
optik, vb. tekniklerle otomatik olarak mümkün kılan teknolojiler bütününü” bilişim
13. Tekin, s.101.
14. Akbaş, s. 25.
15. R .Bennet, Management, London :The Manufacturing and Engineering Handbook Series,1994, s. 263.
16. C.F. Gibson, and B.B.Jackson, The Information Imperative, Toronto: Lexington Books, 1987, s. 3.
10
teknolojileri şemsiyesi altında toplamaktadırlar17. Cole, bilişim teknolojisini metin ve
sayısal formattaki bilginin bilgisayar ve iletişim teknolojileri vasıtasıyla elde edilmesi,
işlenmesi, depolanması ve dağıtımı olarak tanımlamaktadır.18
Bu tanımlardan da anlaşıldığı gibi bilginin toplanmasında, işlenmesinde,
üretilmesinde, depolanmasında, ağlar aracılığı ile bir yerden bir yere iletilmesinde ve
kullanıcıların hizmetine sunulmasında yararlanılan,iletişim ve bilgisayar teknolojilerinin
bir arada kullanılmasıyla ortaya çıkan teknolojilere “bilişim teknolojileri”
denilmektedir.
Aynı biçimde, bilişim teknolojisinin farklı yönlerini ön plana çıkaran başka
tanımlar ve terimler de vardır. Bununla birlikte, nasıl tanımlanırsa tanımlansın, bilişim
teknolojisinin gözardı edilemeyecek en önemli yönü şudur.
• Bilişim teknolojisi, esas olarak, insanların birbirleriyle ilişki kurma biçimleri ve
insanın bilgiye ulaşması ile ilgilidir!
Yukarıdaki tanımlardan da anlaşılacağı gibi bilişim teknolojileri şemsiyesi altında yer
alan temel teknolojiler, bilgisayar ve iletişim teknolojileri olmaktadır
Çağımızda artık bilgiyi ezberleyen bireylere değil, bilgiye ulaşabilen, bilgiyi
kullanabilen, eleştirel ve yaratıcı düşünen bireylere ihtiyaç vardır. Çünkü artık her türlü
bilgiye teknoloji sayesinde kolayca ulaşmak mümkündür. Yaşamımızın artık neredeyse
bir parçası sayılan bilgisayarlar da bu yolda kullandığımız başlıca araçlardan biri ve en
önemlisidir.
Yeni teknolojilerin neden olduğu ekonomik ve sosyal değişimler, günümüzde bilgi
toplumu adı verilen yeni oluşumu beraberinde getirmiştir. Bilişim teknolojisi alanında
17.
Ceyhun ve Çağlayan, Bilgi Teknolojileri Türkiye için Nasıl Bir Gelecek Hazırlamakta, Ankara: Türkiye İş Bankası
Kültür Yayınları, 1997, s.16-17.
18. G.A.Cole, Management Theory and Practise, Eeastleigh: DP Publications, 1988, s.264.
11
yaşanan gelişmeler, 20. yüzyılın ikinci yarısından itibaren özellikle gelişmiş ülkelerde
toplumsal bir dönüşüm gerçekleştirmiştir. İletişim teknolojisindeki gelişmeler,
toplumları bilgi toplumuna dönüştürmekte en önemli etken olmuştur. Bilgi toplumunun
temel özelliği, insanlarla ilgili etkinliklerde, bu arada ekonomilerde, zihinsel üretimin
diğer üretim biçimlerinin önüne geçmesidir. Aynı zamanda, üretilen zihinsel ürünlerin
bir noktadan başka bir noktaya iletilmesinin kolaylaşması, hızlanması, ucuzlaması ve
yaygınlaşmasıdır.19
İçinde yaşadığımız “Bilgi Çağı”nda doğru, güncel ve zamanında erişilebilen
bilgiler karar alma süreçlerinde büyük önem taşımaktadır. Günümüzde “bilgi” kalkınma
ve GSMH’nın gelişimi içinde enerji kadar önemli ve değerli bir kaynak haline gelmiştir.
Tarım ve sanayi toplumlarında fiziki ve beşeri gücü ( sermayeyi ) harekete geçiren ve
bu gücü daha verimli kullanan insanoğlu, Bilgi Çağında da bilginin gücünü harekete
geçirmek ve bu kaynaktan en verimli bir biçimde yararlanmak zorundadır.
Bilginin gücünü harekete geçirebilmek için ise “bilişim teknolojileri”nden
yararlanılmaktadır. Son çeyrek yüzyılda bilgi teknolojileri alanında baş döndürücü
gelişmeler yaşanmaktır. Makineleşme sanayi toplumu için ne kadar önemliyse
bilgisayar teknolojisi de bilgi toplumu için o kadar önemli hale gelmiştir.
Bilişim teknolojilerinin ( bilgisayar ve iletişim teknolojileri ) en çarpıcı özelliği,
teknolojik yeteneklerin sürekli artması, maliyetlerin de sürekli düşmesidir.20
Bilişim Altyapısı
Bilişim altyapısı, bilişim teknolojisinin, bilgiyi toplamak, iletmek, işlemek,
19. Mehmet Akbaş, “ İnternet iletişimi ve demokrasi üzerindeki etkileri” [ Çevrimiçi ] Elektronik adres:
http://www.edevlet.net/eTurkiye/InternetveDemokrasi.pdf.
20. “Bilişim teknolojileri ve politikaları özel ihtisas komisyonu raporu. Ankara: Devlet Planlama Teşkilatı, 2001, s.3.
12
değerlendirmek, dağıtmak ve yaymak için oluşturduğu ağ sistemleri donanımını
kapsamaktadır. Örneğin, bilgi bankaları, iletişim donanımlı araştırma merkezleri ve
bunları bireysel kullanıma bağlayan ağ sistemleri bütünü, bilişim altyapısı donanımını
vermektedir.
Bilişim altyapısı, gerek tüketim, gerek üretim faaliyetleri için aynı derecede
önemli bir ön donanım özelliği göstermektedir. Bilgiden yararlanma, evde veya
işyerinde, hem üretim, hem de tüketim için birlikte gerçekleşebilecektir.
Ancak, bilişim altyapısı donanımının yatırım harcamaları gerektirmesi nedeniyle;
önce bilimsel araştırma projesi olarak, sonra işletmelerde, daha sonra toplumda kamusal
amaçlı ve nihayet bireysel kullanım alanlarında yaygınlaşması dikkati
çekmektedir.Bilişim altyapısının gerçekleştirilmesi, sanayi toplumunun üretilmiş altyapı
türleri olan maddi ( yol, su, elektrik ), personel ( beşeri sermaye ) ve kurumsal altyapı
türlerinden birlikte yararlanmayı gerektirir.21
1.2.1. BİLGİSAYAR TEKNOLOJİSİ
Tanımlar
En basit tanımıyla bilgisayar, karşılaştırma ve hesaplama yapan bir makinedir. Bu
açıdan abaküs ve hesap makinesi bilgisayar olarak kabul edilebilir. Genel olarak
bilgisayar bilgiyi belirli bir ortamdan alan, bu girdiyi bazı mantık ve matematik yollarla
işleyen ve ortama çıktı üreten bir araçtır.22
Bir başka yerde ise; “bilgisayarlar, insanların yapabilecekleri işlerin bir bölümünü,
nasıl yapılacağı insanlar tarafından tanımlanmak kaydıyla, insanlardan daha çabuk ve
21. Hüsnü Erkan, Bilgi toplumu ve ekonomik gelişme. İstanbul: Türkiye İş Bankası Yayınları, 1998 s.115.
22. M .Tekin, A .Şahbaz, Bilgi Teknolojisi Kullanımı, Konya: Arı Ofset Matbaası, 1998, s. 4.
13
güvenilir şekilde çözen otomatik makinalardır”23 diye tanımlanmaktadır.
Başka bir tanım ise şöyledir; bilgisayarlar, aldığı komutlara bağlı olarak yüklenen
verileri işleyerek problem çözen otomatik elektronik aygıtlardır. Çalışma ilkeleri,
donanım tasarımları ve uygulama alanları farklı katagorilere ayrılabilen bilgisayarların
bizim konumuz açısından önemi, “bilgi-işlem”yapma; yani “bilişim”fonksiyonlarından
kaynaklanmaktadır.24
Daha spesifik olarak, modern bir bilgisayar, bilgiyi girdi olarak alan, bunu bir
program vasıtasıyla işleyen ve bu bilgiyi bir çok aygıta çıktı olarak veren fiziksel bir
aygıttır. Buradaki anahtar kelimeler girdi, işlem, çıktı ve yüklenmiş program yada
yazılım dır. Bir bilgisayar temel olarak donanım ve yazılım olmak üzere iki unsurdan
oluşmaktadır. Bilgisayarı oluşturan fiziksel parçalar donanımı oluştururken, bilgisayara
ne yapacağını söyleyen bir dizi komut veya programlara yazılım denilmektedir. 25
1.2.1.1. Bilgisayarların Gelişimi
Verinin elektro-mekanik araçlar yardımıyla işlenmesi konusundaki ilk girişim,
1890 yılında Herman Hollerith tarafından A.B.D.’de yapılmıştır. ABD nüfus sayımı
sonuçlarını kayıt ve analiz etmenin zorluklarını aşabilmek için, Hollerith süreci
otomatikleştirmeye çalışmıştır.
Hollerith, Charles Babbage tarafından geliştirilen delikli kart sistemini esas alarak
delikli kart üzerindeki bilgiyi okuyan cetvelleyici( tabulatör ) adlı bir elektro-mekanik
cihaz geliştirmiştir. Bu sayede yapılması gerekli i şi yerine getirmek için ihtiyaç
23. Hasan Çoban, Bilgi toplumuna planlı geçiş: gelecekten kaçılamaz bilgi toplumuna geçiş için stratejik planlama ve
yönetim bilgi sistemi uygulanması. İstanbul: İnkılap, 1997, s. 19.
24. Erkan, 73.
25. Tekin, s. 102.
14
duyulan süreyi üçte iki oranında azaltmıştır. Hollerith’in cihazı uzun yıllar ticari veri
işlemenin temelini oluşturmuştur. 1931 yılında Dr. Vannevar Bush ilk analog
bilgisayarı, 1939 yılında ise Dr. George Stiblitz ilk sayısal ( dijital ) bilgisayarı
geliştirmiştir. İlk çalışan elektronik sayısal bilgisayar ise 1942 yılında John Atanasoff
tarafından geliştirilmiştir. ABC ( Atanasoff-Berry Computer ) adlı bu bilgisayar elektrik
rölesi yerine radyo rölesi vasıtasıyla hesaplamaları gerçekleştirmekteydi. İlk
operasyonel elektronik sayısal bilgisayar ise 1946 yılında John Muchly ve J.P. Eckert
tarafından geliştirilen ENIAC’tır. ENIAC, 30 ton ağırlığında olup, 18.000 adet radyo
rölesi kullanmaktaydı.26
Bilgisayarların bugünkü teknolojik düzeye ulaşmasında geçirdiği evreler
incelendiğinde, bilgisayarların başlangıçta hesaplamalara destek sağlayıcı makineler
olarak geliştirildiği görülür.
Bir bilgisayar sistemini meydana getiren iki önemli bileşen vardır. Bunlar
donanım ve yazılımdır. Bilgisayarı meydana getiren her bir fiziksel parça donanım
olarak nitelendirilir. Yazılım ise, bilgisayarlara ne yapacaklarını söyleyen bir dizi
komutu veya programları kapsar. Yazılımsız bir bilgisayar tamamıyla bir slikon ve
plastik yığınıdır. Bu durumda sadece basit bir elektronik hesap makinesi olarak
çalışabilen bu makineyi, istediğimiz yönde harekete geçiren şey ise yazılımdır.27
1.2.1.1.1. Bilgisayar Donanımında Meydana Gelen Gelişmeler
Bilgisayar donanımı zaman içinde önemli gelişmeler göstermiştir. Her bir aşama
ya da kuşak, bilgisayarın çözebileceği problemlerin alanını genişletmiştir. Tarihsel süreç
içinde ortaya çıkan bu teknolojik gelişmelere bağlı olarak bilgisayarların işlem ve
depolama gücü artarken, fiyatlarıda aşağıya inmiştir.
26. Tekin, s. 104.
27. İraz, s. 2.
15
İlk Kuşak ( 1951 – 1958 ) : Vakum – Tüp teknolojisi
Geliştirilen ilk bilgisayarlarda veri depolama ve bilgi üretimi için çok fazla
elektrik enerjisi harcayan, çabuk ısınan ve kısa ömürlü olan vakum tüpler kullanılmıştır.
Bu bilgisayarlar sınırlı hafızaları ve işlem kapasitelerine rağmen çok ağırlardı.
Maksimum hafıza ancak 2 kilobayt’tı. Dahili depolama için manyetik silindirler, harici
depolama içinde delikli kartlar kullanılmıştır. Programın çalıştırılması ve çıktıların
alınması gibi işler elle yapılıyordu. Bu kuşak bilgisayarlar pahalı, hantal, programlaması
güç ve problem çözme kapasiteleri çok sınırlıydı. Bu nedenle, bu makineler ticari
alandan daha ziyade bilimsel araştırmalarda ve mühendislik programlarının çözümünde
kullanılmaktaydı. Birinci kuşak bilgisayarlara ilişkin bu teknik problemlere rağmen
bilgisayar yavaş yavaş gelişmeye devam ediyordu.
İkinci Kuşak Bilgisayarlar ( 1959 – 1963 ): Transistör Teknolojisi
İkinci kuşak bilgisayarlar transistör teknolojisine dayanıyordu. Vakum tüplerle
karşılaştırılınca daha küçük ve güvenilirdiler. Aynı zamanda daha az ısınıyor ve daha az
enerji harcıyorlardı. Bu teknolojilerle bilgisayarların hafıza kapasitesi 32 kilobayt RAM
ve hızları dakikada 200.000 – 300.000 komuta çıkmıştır. Olumlu diğer bir nokta ise,
transistörlerin basılı devre kartlarına daha kolay monte edilebilmesiydi. Dahili
depolama için manyetik çekirdekler, harici depolama için manyetik teyp ve diskler
kullanılmaya başlanmıştır. İkinci kuşak bilgisayarların donanımlarında meydana gelen
gelişmelerin yanında yazılım alanında önemli gelişmeler olmuştur. COBOL, BASIC ve
PCII gibi programlama dilleri bu dönemde geliştirilmiştir.
Üçüncü Kuşak ( 1964 – 1979 ): Entegre Devre Teknolojisi
1964 yılında IBM’in “sistem 360” bilgisayar sistemleri serisini piyasaya
sürmesiyle üçüncü kuşak bilgisayar sistemleri dönemi başlamıştır. Üçüncü kuşak
bilgisayarlar, binlerce minik transistörün silikon ipler üzerine basıldığı entegre devrelere
dayanır. Bu şekilde işlem hacmi 2 megabayt RAM’a ve işlem hızı yaklaşık 5 MIPS’e
çıkmıştır.
16
Üçüncü kuşak bilgisayarların belleği, kullanımı kolaylaştıracak şekilde ve
İngilizce’ye daha yakın üretilmiştir. Bu teknik, bilgisi az olan insanlarında bir uzmana
ihtiyaç duymadan bilgisayar kullanmalarını sağlamıştır. Artan işlem gücü ve kapasite,
karmaşık işlem sistemlerini kullanabilir duruma getirmiştir. Özel bir yazılım,
programların işletilmesini otomatikleştirmiş ve MIB yazıcılar ve diğer birimler
arasındaki iletişimi otomatik hale getirmiştir.
Daha da önemlisi birinci ve ikinci kuşak bilgisayarlar her defasında yalnızca bir
programı çalıştırabilirken, üçüncü kuşak bilgisayarların operasyon sistemleri birkaç
program ve görev üzerinde eş zamanlı olarak çalışabiliyorlardı. Bunun yanında
elektronik devre teknolojisi mini bilgisayar adı verilen bilgisayarların gelişmesine ve
yaygın bir şekilde kullanılmasına olanak sağlamıştır.
Dördüncü Kuşak Bilgisayarlar
Dördüncü kuşak bilgisayarlar da her çipte 200.000’den 1.000.000’a kadar devre
içeren çok geniş boyutlu entegre devreleri kullanılmıştır. Daha çok devrenin daha küçük
bir alana yerleştirilmesi, yüzbinlerce devrenin bir parmak büyüklüğündeki çipler
üzerine yerleştirilmesini mümkün kılmıştır. Hafıza çipler vasıtasıyla ana bellek
kapasiteleri birkaç megabayt tan yüksek miktarda gigabayt’lara kadar artması olanaklı
hale gelmiştir.
Dördüncü kuşak bilgisayar teknolojisinin diğer özelliği de mikro işlemcidir. Bir
mikro işlemci bütün bir MIB’i bir silikon çip üzerinde bulundurur.
Mikrominyatürleştirme küçük, hızlı ve ucuz bilgisayarların geliştirilmesine olanak
sağlamıştır. Kişisel bilgisayarlarda bu dönemde geliştirilmiştir.
Beşinci Kuşak Bilgisayarlar
Konvansiyonel bilgisayarlar, bilgiyi seri bir şekilde işleyen yani her defasında tek
bir komut yerine getiren Von Neumann mimarisine dayanır. Bilgisayarı oluşturan
elektronik parçalar vakum tüpten transistörlere, transistörlerden entegre devrelere doğru
17
gelişirken, yerine getirdikleri fonksiyonlar temel olarak aynı kaldı. Buna karşılık beşinci
kuşak bilgisayarlar, paralel ve vektör işleme esasına dayalı olup, bir problemin birden
fazla unsuru üzerinede aynı zamanda ve çok daha hızlı çalışabilmektedirler. Paralel
işleme bir problemin değişik unsurları üzerinde eş zamanlı olarak çalışan çok sayıda
MIB’in kullanılmasını gerektirmektedir.
1.2.1.1.2. Bilgisayar Yazılımında Meydana Gelen Değişmeler
Bilgisayar donanımı alanında meydana gelen bu gelişmelerden tam anlamıyla
faydalanılması, yazılım alanında gerekli gelişmelerle mümkün olmuştur. Çünkü; bir dizi
komut ve programları kapsayan yazılım, bilgisayarı istenilen yönde harekete
geçirmektedir.
Bilişim teknolojilerindeki gelişme büyük ölçüde yazılım alanındaki gelişmeler
sonucunda olmuştur. Bilgisayar teknolojileri alanındaki gelişmelere paralel olarak
yazılımda birinci, ikinci, üçüncü ve dördüncü kuşak yazılım şeklinde gelişme
göstermiştir. Yazılım alanındaki gelişmeler Şekil 1’de gösterilmiştir.28
Bilgisayar teknolojisindeki hızlı gelişme, dev bilgisayarların küçülmesine ve
ucuzlamasına yol açarken; sınırlı kullanışdan, yaygın kullanıma, yani ferdi kullanıma
kadar uzanan imkanlar doğurmuştur.
Bilgisayarlarla yayınlanmamış raporlara bile ulaşılabilmesi, uzmanlığa dayalı
bilgilerin ilgililer arasında değişimi, paketlenmesi ve saklanması mümkün olmaktadır.29
Çalışma ilkeleri, donanım tasarıları ve uygulama alanları açısından farklı
kategorilere ayrılabilen bilgisayarlar bilgi işlem yapma fonksiyonları açısından önem
arzetmektedirler. Bilginin sistemli olarak düzenlenmesi, saklanması, işlenmesi,
28. Tekin, s. 109.
29. Çoban, s. 74
18
dağıtılması, ve gerektiğinde yeniden ulaşılıp kullanılması, bilgisayarlar sayesinde etkili
ve verimli bir şekilde gerçekleşmektedir. Bilgisayarlarla, çok büyük miktarda bilgiye
çok kolay ve hızla erişmek mümkün olmaktadır. En basit işlemlerden, en karmaşık
matematik işlemlerine kadar bir çok işlem yüksek hızlarda çözülebilmekte ve sonuçları
yazılabilmekte veya çizilebilmektedir.
Bilgisayarların kapasite ve performanslarının en belirgin özellikleri arasında ana
hafıza ( CPU ) kapasitesi, yardımcı hafıza ( disk ) kapasitesi ve işlem hızı sayılabilir.
Bilgisayarlar her üç açıdan da çok hızlı gelişmeler göstermişlerdir. Ancak büyük
uygulamalar açısından en önemli gelişme, hiç şüphesiz, bilgisayarların birbirlerinin
kaynaklarını kullanmalarına imkan veren bilgisayar ağları ( Network ) teknolojisinin
gelişmesidir. Bilgisayar ağlarıyla bilgi-işlem kaynakları üzerinde merkezi denetim
sağlanıp büyük veri tabanları kurularak, verinin çok farklı amaçlar için kullanımı
sağlanabilmektedir.30
Bilginin sistemli olarak düzenlenmesi, saklanması, işlenmesi, iletilmesi,
gerektiğinde yeniden ulaşılması ve kullanılması bilgisayarlar sayesinde
gerçekleşmektedir. Bilgisayarlarla, çok kolay ve hızlı biçimde, çok büyük miktarda
bilgiye erişme şansı doğmaktadır.
Bilgisayarların, sağladığı bütün bu kolaylıklar nedeniyle, son yıllarda toplumsal
yaşamın her alanına yoğun olarak girdiği görülmektedir.
İnsan zekasını uyaran bilgisayarın, insanlığı düşünmeye yöneltici bir “kaldıraç”
görevi olduğu kabullenilmektedir.
30. Çoban, s. 144.
19
Birinci
Kuşak
İkinci
Kuşak
Üçüncü
Kuşak
Dördüncü
Kuşak
Beşinci
Kuşak
Genel
Eğilim Konuşulabilir Doğal Programlama Dilleri
Yazılım
Gelişimi
▪Kullanıcı
tarafından
yazılan
programlar
▪Makine
dilleri
▪Paket
programlar
▪ Sembolik
diller
▪İşletim
sistemleri
▪Yüksek
düzey diller
▪Veri tabanı
yönetim
sistemleri
▪Dördüncü
kuşak diller
▪Mikrobilgisayar
paket
programları
▪Doğal diller
▪Çok amaçlı
-Grafik-
arayüz
-Uzman-
destekli paket
programlar
Genel
Eğilim Kullanım kolaylığına sahip çok amaçlı paket programlar
Şekil:1 Bilgisayar Yazılım Trendleri
Bilgisayarlardan, bilim dışında müzikte, yapıtların üslup, ton, armonik yapı ve
besleme sürecinde yararlanıldığı gibi; sanatçılarda bilgisayar teknolojisinden
yararlanmaktadır. Ayrıca, getirilen yeni bir teknoloji ile campact diskler kişisel
bilgisayarlarda kullanılabilmektedir. CD_ROM DEVRİMİ. Burada, manyetik sürücü ile
çalışan bilgisayar diskleri yerine, lazer optik okuyuculu compact disk sürücü
kullanılmaktadır.Yeni sürücü CD_ROM’daki bilgileri, sesleri ve görüntüleri bilgisayar
ekranına yansıtmaktadır. Böylece CD_ROM’larla müzik eserlerini sesli ve görüntülü
20
olarak bilgisayardan izleme şansı yanında; yoğun bilgi aktarımı, yabancı dil öğrenimi ve
benzer amaçlar için kullanımı söz konusu olmaktadır.31
Son 40-50 yıl içinde bilgisayarların işletmelerde veri işleme ve bilgi sağlama
konularında kullanım alanlarına ilişkin önemli gelişmeler olmuştur. Bilgisayar
teknolojisindeki gelişmelere bağlı olarak veri işleme daha hızlı, güvenilir ve ucuz bir
hale gelmiştir. Mikro-elektronik teknolojisindeki gelişmelere bağlı olarak bilgisayarın
boyutlarının küçülmesi ve performanslarının artması sonucu işletmedeki kullanım
alanları yaygınlaşmıştır.
Günümüzün bilişim teknolojileri ve çalışma yöntemleri konusunda bilgi sahibi
olmak, bu teknolojileri etkin ve verimli bir şekilde kullanmak açısından önemlidir.32
1.2.2. İLETİŞİM TEKNOLOJİSİ
Tanımlar
“İletişim” sözcüğü, “bir durumu karşılıklı olarak iletmek, haber alış verişi
yapmak” gibi anlamlar veren “iletişmek” mastarından türemektedir. İletişim sözcüğü,
latince kökenli ve çoğu Batı dillerinde kullanılan “communication” sözcüğünün
dilimizdeki karşılığıdır. “Communication” ise aynı zamanda “ortaklaşma” ve
“paylaşma” gibi anlam çağırışımları olan bir kavramdır. İletişim kavramının, ortaklaşma
ve paylaşmayı da kapsayan anlamlar içerdiği zaten tanımlarından da anlaşılmaktadır.
Hançerlioğlu iletişimi, haberleşme olarak ele alarak karşılıklı haber iletmek,
toplumsal haberleşme ve enformasyon alışverişi olarak tanımlamaktadır.33 Bir başka
31. Erkan, s. 77-78.
32. Tekin, s.102
33. Orhan Hançerlioğlu, Felsefe Ansiklopedisi, İstanbul: Remzi Kitabevi, 1977, s. 272.
21
tanımda ise iletişim, “düşünce ve duyguların bireyler, toplumsal kümeler, toplumlar
arasında söz, el, kol devinimi, yazı, görüntü vb. aracılığı ile değiş-tokuş edilmesini
sağlayan toplumsal etkileşim süreci” olarak verilmektedir.34
Ünsal Oskay da iletişim kavramını şöyle tanımlamaktadır. “Birbirlerine
ortamlarındaki nesneler, olaylar, olgularla ilgili değişmeleri haber veren, bunlara ilişkin
bilgilerini aktaran, aynı olgular, nesneler, sorunlar karşısında benzer yaşam
deneyimlerinden kaynaklanan, benzer duygular taşıyıp bunları ifade eden insanların
oluşturduğu topluluk ya da toplum yaşamı içinde gerçekleştirilen tutum, yargı, düşünce,
duygu, bildirişimlerine” iletişim denir.35
Başka bir tanıma göre ise; iletişim, “ verici denilen zamansal/ mekansal bir
evrenle, alıcı denilen bir öteki zamansal/mekansal evren arasındaki her türlü bilgi ve
duygu değişimi”dir. İletişimin daha belirgin bir tanımı ise, onun, iki birey arasında, bir
göstergeler dizgesi aracılığı ile sağlanan her tür duygu, düşünce, bilgi ve anlam iletimi
olduğunu belirtir.
Belirli bir tür insan ilişkisi olması nedeni ile, iletişimin temel amaç ve işlevinin,
insanlar arasında ileti alışverişi ile oluşturulan bir ortaklık yaratma olduğu söylenebilir.
Bir başka değişle, iletişim, “belirli kişilerin, belirli bilgilere, düşüncelere ve tutumlara
sahip olması amacı ile, düşünce ve duyguların, bir olay, bir durum üzerine bilgilerin
aktarılmasıdır.” Böylece bilgi, düşünce ve tutumların aktarılması ile belirli bir insan
topluluğu içinde benzeşme ve birlik taşıyan bir ortaklık yaratılabilecektir. En kısa ve en
yalın hali ile iletişim, “haberin, bilginin ya da en genel anlamı ile kültürün insan
topluluklarına dağıtımı olgusudur.36
34. Özer Ozankaya, Toplumbilim Terimleri Sözlüğü, Ankara: TDK Yayınları, 1980, s.63.
35. Ünsal Oskay, İletişimin ABC’si, İstanbul: Der Yayınları, 1977, s. 15.
36. Gürsel Öngören, Uluslararası İletişim. İstanbul: Der Yayınevi, 1995, s. 75.
22
Toplumlarda ki bilgi artışı, o bilgileri iletme ve ihtiyaç sahiplerine en kısa
zamanda ulaştırma düşüncesi, bilim adamlarını çok çeşitli yol ve yöntemler denemeye
sevketmiştir. Daha iyinin ve daha kalitelinin üretilebilmesi için paylaşmanın
gerekliliğinin farkına varan insanoğlunun, “ateşin ve dumanın sinyalleriyle başlayan
bilgi alışverişi, güvercinlerin posta aracı olarak kullanılmasıyla devam etmiş ve buna
benzer yöntemlerle haberleşmeye, iletişim kurmaya insanoğlu, 1830 yılında telgrafın
bulunmasıyla iletişimde “ elektrik komünikasyon çağına” geçmiştir. İlk telefon
konuşmasının 1876 yılında gerçekleştirildiği göz önüne alınırsa kısa zamanda bu alanda
büyük mesafeler alındığı ortaya çıkmaktadır.” 37
1.2.2.1.İletişim Teknolojilerindeki Gelişmeler
İletişim, verinin, sesin veya görüntünün uzun mesafeler arasında telefon kabloları,
mikro dalga kanalları ve fiber-optik devreler vasıtasıyla aktarım sürecidir.38 Bilişim
teknolojilerinin yaygın bir şekilde kullanılmasının, bilgisayar teknolojileri alanındaki
gelişmelere paralel olarak iletişim teknolojileri alanındaki gelişmelere de çok önemli
katkıları olmuştur.
İletişim alanındaki gelişmelere bakılacak olursa, modern veri iletişimi çağından
önce bilgi, fiziksel olarak ( örneğin, kağıt, kart, kaset vb. ) bir yerden başka bir yere
aktarılmaktaydı. Telgref ve telefonun icadıyla bilgi elektronik sinyallere dönüştürülerek
kablolar vasıtasıyla iletilmeye başlanmıştır. İkinci Dünya savaşından sonra ilk önce
askeri amaçlı kullanılmaya başlanan teleteks daha sonra işletmeler tarafından bilgi
aktarımında yaygın bir şekilde kullanılmaya başlanılmıştır.
1960’lı yıllarda ABD Savunma Bakanlığı “İleri Araştırma Projesi Birimi” farklı
yerlerdeki bilgisayarları birbirine bağlayan ARPA ağını geliştirmiştir. Bu ağ vasıtasıyla
ABD ve Avrupa’daki çok sayıda üniversite ve araştırma enstitülerinin bilgisayarları
37. Osman Atılgan, (). “Bilgi iletiminde fiber optik teknolojisi”, Türk Kütüphaneciliği 15(4), 2001, 443-445.
38. G.A. Silver, ve M.L. Silver, Computers and Information Processing, New York: Harpin and Row Publishers, 1986,
s. 267.
23
birbirine bağlandı ve bunlar arasında veri değişimi gerçekleştirildi. Aynı zamanda bir
video ağıda gelişmeye başlamıştı.
Kablolu televizyon vasıtasıyla normal televizyon sinyalleriyle ulaşılamayan
bölgelere televizyon yayınlarının yapılması sağlanmıştır. 1970’ler boyunca verinin,
sesin ve görüntünün bütün dünyaya aktarımını sağlayan iletişim uydularının dünya
yörüngesine yerleştirilmesi bilgisayar teknolojilerindeki gelişmelere bağlı olarak hız
kazanmıştır.
1980’lerin sonlarına doğru ise, bilgisayarların iletişim alanında yaygın bir şekilde
kullanılmaya başlandığı görülmüştür. Günümüzdeki eğilim ise, görüntü, ses ve veri
aktarımında entegrasyonu sağlayabilmektir. Bu amaçla, iletişim aktarımının analog
durumdan, dijital hale getirilmesi ve yüksek kapasiteli fiber optik ağların kullanılması
iletişim alanında yeni ufuklar ortaya çıkarmıştır39.
Yukarıda belirtilen teknolojik gelişmeler sonucunda bilgisayar ve iletişim
teknolojileri birbirine yaklaşmaktadır. Elektronik veri değişimi buna iyi bir örnektir.
Dijital iletişim hatları ses ve sesli olmayan ( metin, veri vb. ) veriyi aynı zamanda
aktarabilmekte, böylece bir örgütün ayrı şirketleri veya ayrı örgütler sadece kendi
kullanımları için iletişim hattı kiralayabilirler veya kamuya ait bir entegre hizmetler
dijital ağını kullanabilirler. Bu ağların sahip oldukları kapasite iki yönlü iletişimi ve
interaktif bilgi değişimini mümkün kılmaktadır.40
Bilgisayar ve iletişim teknolojilerinin 1960’lardan itibaren birbirine yaklaşımı,
bilgisayarlara uzaktan erişimi mümkün kılan bilgisayar ağlarının oluşturulmasına yol
açmıştır. Ağ, birden fazla bilgisayarın birbirine doğrudan veya telefon hatlarıyla
39. N. Vd .Slack, Operations management, London: Pitman Publishing.s. 313.
40. Slack, s. 313.
24
bağlanması sonucu oluşan bir sistemdir.41 Ağlar kapladıkları coğrafi alana göre üç
gruba ayrılabilirler. Bunlar Yerel Alan Ağlerı ( LAN ), Geniş Alan Ağları ( WAN ) ve
Metropolit Alan Ağları ( MAN ) dır.
Yerel Alan Ağları ( LAN )
Sınırlı bir alandaki iletişim araçlarını birbirine bağlayan ağlara LAN adı
verilmektedir.42 Genel olarak mikro bilgisayarları birbirine bağlayarak bilgi miktarını
gerçekleştirmek ve belirli kaynakların ortak paylaşımını sağlamak amacını güderler.
Tipik uygulamalara örnek olarak, aynı ofisteki veya binadaki çalışanlar arasındaki
elektronik posta değişimi örnek verilebilir. LAN, genellikle pahalı donanım araçlarını
paylaşmak amacıyla kullanılmaktadır.43 Bunun yanında LAN grup halinde yürütülen
projelerde son kullanıcıların çabalarının birleştirilmesine imkan sağlamaktadır.
Geniş Alan Ağları ( WAN )
Bölgesel, ulusal ve uluslararası bilgisayar bağlantılarıyla oluşturulan ağlara denir.
İki nokta arasındaki haberleşme, bir telefon veya uydu şirketi gibi üçüncü bir kuruluş
vasıtasıyla sağlanır. WAN, kamu ve özel kuruluşlar tarafından elektronik ücret ödemesi,
günlük satış miktarlarının ana merkeze gönderilmesi, bölgesel depolardaki stokların
kontrolü gibi amaçlarla kullanılmaktadır.44
41. B.Akın, 2000 Yılında Doğru Bilgi Toplumu Üzerine genel Bir Değerlendirme ve Bilgi Ekonomisinin Özellikleri,
Verimlilik Dergisi, s. 32.
42. J.A .O’Brien, Introduction to Information Systems, 7. Baskı, Boston: Irwin, 1994, s. 120.
43. T.H. Athey, ve R.W.Zmud, Introduction to Computers and Information Systems with Basic, Scott-Foresman and
Company, 1986, s. 235.
44. Athey, s. 238
25
Metropolitan Alan Ağları ( MAN )
Bir örgütün aynı şehirdeki değişik birimlerini ya da bir şehirdeki değişik
örgütlerin birbirlerine bağlanması amacını güder.45 Örneğin, bir örgütle bir banka
arasındaki fon akımını düzenlenmesini sağlayan ağ bağlantısı buna örnek gösterilebilir.
Yukarıdaki açıklamalardan anlaşılacağı gibi bilişim teknolojisi kavramsal çatısı
altında toplanabilen bilgisayar ve iletişim teknolojileri alanında hızlı gelişmeler
yaşanmaktadır.
İçinde yaşadığımız bu çağın en önemli karakteri, bilgiye ulaşmanın ve bilginin
dağıtımının yeni iletişim araçlarıyla yapılması, insanların Internet’i kullanmaya ve bu
konudaki talebin çok hızlı artması, ulusal iletişim altyapısının tekrar gözden
geçirilmesine ve yenilenmesine neden olmuş bulunuyor.
Fiber optik kablolar artık ülkelerde hızla bakır kabloların ve diğer iletişim
araçlarının yerini alıyor. Fiber optik kabloların diğer iletişim ortamlarından en önemli
farkı, ses, veri ve görüntü iletişimdeki yüksek hız.46
Bilgi ve iletişim teknolojilerinin neredeyse aynı anlama geldiği bilişim çağında,
bilgi erişimindeki hızlılık dünyadaki sosyal, siyasal ve ticari olayları etkilemekte,
dünyanın dört bir yanı ile mekandan ve zamandan bağımsız, ülke ve sınır engelleri
olmadan iletişim kurmak mümkün olmaktadır.47
İnsanlar arasında haberleşmeyi sağlamaya yönelik araçlar, birbirlerinden oldukça
farklı yollarla gelişmelerini sürdürmüşlerdir. Ancak mikro elektronikteki ve bilgisayar
45. Athey, s. 238
46. Serhat Çakır, “Çağımızın iletişim devriminde fiber optik” Bilim ve Teknik, ( 397 ), 2000, s, 40.
47. Kemalettin Koç, “ Kütüphanelerde bilgisayarlaşma ve internet kullanımının hizmet verimliliğine katkısı”. Türk
Kütüphaneciliği 48 ( 3 ) 1999, s, 288.
26
teknolojisindeki gelişmelerle birlikte, iletişim teknolojisinde de değişikliklerin ve
yeniliklerin ortaya çıktığı görülmektedir. Bugün teknik olarak iletişim ve bilgisayar
teknolojilerini birlikte düşünmek mümkündür. Bilgisayar ve iletişim teknolojisindeki
hızlı gelişme, üretim için her türlü bilgi akışını hızlandırıp kolaylaştırdığı gibi, zaman ve
verimliliği arttırmıştır. Bu gelişmelerden bilgi toplumunda teknolojik altyapının önemli
bir kesiminin iletişim donanımından olacağı görülmektedir.
Bilgi, sahibine politik bir güç sağlamaktadır. Hemen herkes bilinçli ya da
bilinçsizce bu gücün farkındadır. Ve genellikle bu güçten vazgeçmemek için önemli
ölçüde çaba gösterir. Bu yüzden haberleşme üzerinde denetim sahibi olmak modern
devletlerin varolma şartlarından birisi gibi görünmektedir. Bilgi iletişimle kazanılır ya
da dağıtılır.
İletişim alanındaki digital teknoloji, fiber optik ve laser teknolojileri sayesinde
ortaya çıkan yeniliklerle; büro araçlarına yenilikler getiren akıllı terminal, telefon ve
faks gibi haberleşme cihazlarındaki gelişmeler birlikte olmuştur. Bilgisayarların ve
uydu sistemlerinin iletişim alanında kullanılması ile bilgi-iletişim çağı başlatılarak 1980
– 1990’larda bugünkü ilk dönem bilgi toplumunun temelleri atılmıştır. Bilgisayar
teknolojisinin iletişim alanına girişiyle, geleneksel iletişim araçlarında nitelik
değişimleri ortaya çıkmıştır. Öncelikle bilgisayarların kendisi bir iletişim aracı olarak
fonksiyon görmeye başlamıştır. Bilginin işlenmesi, saklanması ve dağıtılması
konusunda bilgisayar teknolojisinin gelişiminden edinilen bilgi ve tecrübeden
yararlanılarak, daha önce genellikle analog ( ses, görüntü vb. ) olarak kaydedilip
saklanan ve dağıtılan bilgiler artık sayısal olarak işlenmeye başlanmıştır.
TV, radyo, görüntülü telefon, telsiz telefon gibi süper iletişim cihazlarındaki
gelişmeler sayesinde, yöneticiler istedikleri mekandan elemanlarıyla ya da
müşterileriyle ilişkiye geçebildikleri gibi evde oturup tele-çalışan olarak çalışma
hayatını sürdürebilmektedirler. Bu sayede, iletişim ve bilgisayar, işyerine bağlılığa son
verirken, zaman ve uzaklık kaybını önleyerek verimi arttırmaktadır. İletişim dünyayı
şekillendiren ve değiştiren gerçek bir olgudur. Bilgisayar teknoloji ise çalışma hayatını
27
değiştirip uzun bir süredir artmakta olan serbest zamanın daha da artmasını sağlayarak,
toplum hayatı üzerinde çeşitli etkiler yapmaktadır.48
Görüldüğü gibi bilgisayar ve iletişim sahası, sürekli bir arayış ve yeniliklere sahne
olmaktadır. Bu süreç içinde ise teknolojik gelişmeler, bu ikisini birbirine yaklaştırmakta
ve zaman ve mekan sınırlılığını ortadan kaldırarak, insanoğluna yeni hizmetlerin
kapılarını açmaktadır. 49
Günümüzde hızla artan bilgiye, bilişim teknolojisi ürünlerinin desteği ile erişmek
daha kolay olmaktadır.
Bilişim teknolojilerinin gelişimi insanın varolmasından beri süregelen “bilgi
aktarımı”nı kolaylaştırmış, insanlar arası bilgi alışverişinin en hızlı, en verimli ve en
doğru şekilde yapılabilmesini sağlamıştır.
1.3. Bilgisayar ve İletişim Sistemlerinin Birlikte Kullanımı
Özellikle 1980’li yıllarla birlikte bilgisayarlar arası iletişimin gelişmesi ve
bilgisayar ağının genişlemesi, büyük ölçüde, iletişim sistemleri ile bağlantılı olarak
kullanılmaya başlanmasından sonra gerçekleşmiştir. Kişisel bilgisayarların gerek
birbirleriyle ve gerekse büyük bilgisayar merkezleri ve bilgi bankalarıyla iletişim
olanaklarının genişlemesi, bilgisayar sistemlerinin telefon ağları gibi – ya da bu ağlar
aracılığıyla – tüm dünyayı sarmasını sağlamıştır.
Günümüzde, çok sayıda bilgisayar, iletişim teknolojilerinin olanaklarından
yararlanarak, geniş bir alana yayılmış karmaşık bir bağlantılar ağı çerçevesinde, hızla
büyüyen bir kullanıcı kitlesine hizmet vermektedir.
48. Hasan Çoban, Bilgi toplumuna planlı geçiş: gelecekten kaçılamaz bilgi toplumuna geçiş için stratejik planlama ve
yönetim bilgi sistemi uygulanması. İstanbul: İnkılap, 1997, s. 26
49. İraz, s. 3
28
Bu konuda, çok geniş bir alana yayılan ve kapsamı hızla genişleyen
uygulamalardan birkaç örnek vermek, gelişmelerin boyutlarını sergilemek açısından,
yeterli olacaktır:
• Günümüzde, bir yandan giderek daha yaygın olarak kullanılan fiber-optik
kabloların iletişim sistemlerine sağladığı geniş olanaklar, diğer yandan da
milimetrik yüzeyler üzerinde çok sayıda karmaşık elektronik devrenin
yerleştirilmesine olanak veren bilgisayar yongalarındaki gelişmeler sayesinde,
çok büyük hacimlerdeki veriler, ışık hızıyla, dünyanın bir ucundan diğerine
iletilebilmektedir.
• Bilgisayar ve iletişim teknolojisinin karma bir biçimde birlikte kullanımı ile,
artık insanlar, evlerinde otururken alışveriş yapabilmekte, faturalarını
ödeyebilmekte, değişik amaçlarla bilet ya da yer ayırtabilmekte, sosyal
yardımlara başvurabilmekte, kütüphaneler ve bilgi bankaları ile bağlantı
kurabilmekte, kısacası, uzayıp giden bir liste kapsamında, ekranlarından her
türlü bilgiye ulaşmakla kalmayarak, bilgiyi yönlendirebilmekte ve etkin olarak
kullanabilmektedirler.
• Bilgisayar aracılığıyla ayrı noktalardaki sistemler arasında bağlantı kurulması
ve iki yönlü bilgi aktarımının gerçekleştirilmesi, sıradan bir işleme dönüşmüştür.
Uzak yerleşimlere bilgi iletilmesini olanaklı kılan “modem” bağlantıları
aracılığıyla bilgiler, iletişim sinyallerine dönüştürülerek iletişim hatlarıyla
gönderilmekte, daha sonra bu sinyaller, yeniden bilgiye dönüştürülmektedir.
• Faks aygıtları, iletişim hatları aracılığıyla, yazıların, resimlerin, grafiklerin ve
benzeri basılı belgelerin bir başka yerdeki aygıtta olduğu gibi kopya edilmesini
sağlamakta, fotokopi makinesi işlevi de görebilmektedir. Lazer tarayıcılar
kullanan bilgisayar denetimli faks donanımı ve megabitlerle ölçülecek işlem
kapasitesindeki yazıcılar, bir sayfanın kopyasını, saniyelerle ifade edilen bir
sürede, dünyanın öbür ucuna gönderme kapasitesine ulaşmışlardır.
29
• Video-disk ya da CD-ROM sistemleri, görüntüleri ve sesleri içeren geniş
hacimli bilgileri sayısallaştırılarak, bilgisayar tarafından okunabilecek biçimde
depolanmasını sağlamaktadır. Bilgisayar ve iletişim sistemlerinin birlikte
kullanılması sayesinde, bu sistemle depolanmış, sözgelimi, büyük bir
ansiklopedinin içerdiği ciltler dolusu görüntülü bilgiler, birkaç saniyede
dünyanın bir başka yerine ulaştırılabilmektedir.50
1.4. Ve Nihayet Internet
1970’li yılların başlarında, ABD Savunma Bakanlığı, ülke topraklarına yapılacak
olası bir nükleer saldırı sonrasında askeri üslerin ve füze rampalarının aralarındaki
iletişimi sürdürebilmek için, ARPAnet adlı gizli bir proje başlattı. O zamanlar hiç kimse
bu projenin bir gün Internet’e dönüşeceğini düşünemezdi.
ARPAnet önce üniversiteler, sonra bazı devlet kuruluşları tarafından kullanılmaya
başlandı. Arkasından Avrupa’ya geçti. Artık Internet adıyla tanınıyordu. 1980’lere
kadar daha çok e-posta ve dosya transferi için kullanıldı. Bu tarihlerde İsviçre’de
CERN laboratuarında bir fizikçi olan Tim Berners-Lee, kampüs içindeki Internet
altyapısı üzerinde elektronik dosyaları kolayca ve etkileşimli olarak paylaşmanın
yollarını araştırdı. Web teknolojisi bu yoldan gelişti ve tüm dünyada Internet’in patlama
yapması için son kıvılcım oldu. 51
Internetin Kısa Tarihi
Bugün, hayatımızı kökünden değiştirmiş olan Internet kullamınının geçmişi
1960’lara dayanıyor. Bu dönemde Amerikan ve Sovyet güçleri nükleer araştırmalar
konusunda önemli aşamalar kaydederek büyük şehirleri bile bir anda yok edebilecek
güç hakimiyetleri sayesinde dünyanın süper devletleri olma yolunda ilerlemekteydiler.
50. Sadun Emrealp, (Haz.), Yerel yönetim ve bilgi teknolojisi. Şstanbul: IULA-EMME, 1994, s. 19-23.
51. “Türkiye Bilişim Şurası: Sonuç raporu, 10-12 mayıs 2002”. Ankara: Başbakanlık, s. 6.
30
Amerika’nın kısa adı RAND olan sorumlu birimi olası bir nükleer saldırı
sonrasında haberleşmenin nasıl yürütüleceği ile ilgili bir araştırma başlattı. Eğer
bilgisayar ağına bağlı her hangi bir bilgisayar zarar görürse iletişim mümkün olmayacak
ve merkezi bir haberleşme istenilen güvenliği sağlayamayacaktı. Bu hedefe dayanarak,
RAND tarafından 1964 yılında merkezi kontrolün olmadığı, her bilgisayarın eşit
derecede güce sahip olabileceği bir bilgisayar ağı kurulması konusunda teklif verildi.
Bu ağda işleyecek olan her bilgisayar mesajları ayrıca verilecek olan adreslere
yollayacak ve bilgisayarların zarar görmesi işleyişi bozmayacaktı. Bu amaçla ilk
çalışmalar İngiltere’de yapıldı ve ARPA ( Pentagon’s Advanced Research Projects
Agency ) bu sistemi geliştirmeye gönüllü oldu.
1970’ler;
ARPANET kurularak, uzak yerlerde bilgisayar bağlantısı ile iletişim kurulabilecek
bir sistem yaratıldı.
1972 yılında bugünkü anlamda kullanılan elektronik posta sistemi geliştirildi.
1973 yılına gelindiğinde ise ARPANET’in dış ülkelere açılması sağlanarak,
İngiltere ve Norveç’te de kullanımı mümkün hale getirildi. O zamanlarda işleyen
protokol ise NCP yani; Network Control Protocol olarak adlandırılmıştı.
1980’ler;
1980’lerde NCP yerine bugün de kullanılan TCP/IP protokolü uygulamaya kondu.
TCP/IP’nin merkeziyetçiliğe dayanmayan yapısı internet’in gelişimini daha da
hızlandırdı. Internet ismi de ilk olarak bu dönemde kullanılmaya başlandı.
ARPANET bu kurulan ağın askeri amaçlı olmayan bölümüne verilen isim olarak
kalırken, askeri amaçlı kurulan ağa da MİLNET ismi verildi. Kullanıcıların sayısı bine
kadar çıktı.
31
1990’lı yıllarda, ilk tarayıcı olan Mosaic piyasaya çıktı. World Wide Web
kavramı doğdu. Bu yıllarda Internet’in büyüme hızı %341 olarak geçmektedir.52
Internetin Teknik Tarihçesi
Internet üzerindeki bilgi iletimi ve paylaşımı bazı kurallar dahilinde
yapılmaktadır. Bu kurallara kısaca “internet protokolleri”, ya da “TCP/IP protokoller
ailesi” denmektedir. TCP/IP, ( “Transmission Control Protocol/ Internet Protocol” /
“İletim denetimi Protokolü/Internet Protokolü” ) bilgisayarlar ile veri iletişim birimleri
arasındaki organizasyonu sağlayan, böylece bir yerden diğerine veri iletişimini olanaklı
kılan pek çok veri iletişim protololüne verilen genel addır. Bir başka değişle, TCP/IP
protokolleri bilgisayarlar arası veri iletişimin sınırlarını ve çerçevesini koymaktadır.
Bu protokollere örnek olarak, “FTP” ( File Transfer Protokol / Dosya Gönderişim
Protokolü ), “SMTP” ( Simple mail Transfer Protokol / Basit elektronik Posta
Gönderişim Protokolü ) verilebilir. Adı sıkça geçen, “WWW” ( World Wide Web /
Dünya Çapında Web ) ortamında birbirine linkli nesnelerin iletilmesini sağlayan
protokol ise “HTTP” ( Hyper Text Transfer Protocol / Yüksek Metin Gönderişim
Protokolü ) olarak adlandırılmaktadır. TCP/IP protokolü aynı zamanda, diğer iletişim
ağlarında da kullanılabilmektedir. Özellikle pek çok farklı tipte bilgisayarı veya iş
istasyonlarını birbirine bağlayan yerel ağların da ( LAN ) yaygın bir kullanımı
bulunmaktadır. 53
Internet ve Küresel Kullanım
Dünyada Internet kullanımı ile ilgili istatistikler, küresel ağın belli bir kurala ve
yapıya bağlı olmayan hızlı büyüme özelliği nedeniyle farklılıklar arz etmektedir. Bir
çok araştırma kuruluşu farklı sonuçlara varmaktadır.
52. Ahmet Büke, “Bilişim çağında e-Devlet ve e-Türkiye” [Çevrimiçi] Elektronik adres:
http://www.edevlet.net/eTurkiye/eDevlet_ab.pdf, s. 7-8. 53. Akbaş, s. 28-29.
32
16 3670
150201,05
407,1
531,3
0
100
200
300
400
500
600
Aralık'95 Aralık'97 Eylül'99 Nisan'02
Kullanıcı sayısı
Grafik:1 Yıllara Göre Kullanıcı Sayısı
Farklı kaynaklardan derlenen rakamlara göre dünyada Internet kullanıcıları son
yedi yıl içinde 16 milyondan 531 milyona ulaşarak yaklaşık %3200 oranında artmıştır.
Internet kullanıcılarının dünya nüfusu içindeki payı ise 1995 yılında %0,39 iken 2000
yılında %6,71’e ulaşmıştır. Başka bir anlatımla bu gün dünyada yaklaşık her 100
kişiden7’si Internet kullanmaktadır.
Grafik:2 Bölgelere Göre Internet Kullanımı ( 2002 )
Avrupa
27%
Asya&Pasifik
21%
Latin Amerika
2%Diğer
16%
Kuzey Amerika
34%
Latin Amerika
Asya&Pasifik
Avrupa
Kuzey Amerika
Diğer
Internetin Hayatımıza Getirdikleri
Internet aslında bize tam olarak bir olanaklar dünyası sunar;
• Internet aracılığıyla akla gelen her konuda araştırma yapılabilir,
• Dünyanın bir ucuna çok hızlı ve ucuz şekilde ileti gönderilebilir,
33
• İki sokak ötedeki mağazadan ya da bir kıtadaki firmadan alışveriş
yapılabilir,
• Vizyona yeni çıkmış filimler hakkında bilgi alınabilir,
• Piyasaya çıkmış en son müzik ürünlerine ulaşılabilir,
• Her dilden haberler izlenebilir
Internet ayrıca;
• Günlük yazışmalar,
• Ürün pazarlaması,
• Destek sağlama,
• Müşteriden geri besleme alma ve yayın dünyası gibi alanlarda giderek
vazgeçilmez bir teknoloji olmaktadır.
Günümüzde firmalar artan oranda telefon ve faks yerine e-mail kullanmaktadır.54
1.5. Bilişim Teknolojisinin Özellikleri
Bilişim teknolojisi, mekanik ve elektro-mekanik aygıtlardan, aynı sistem
içerisinde şu özellikleri birleştirmesiyle ayrılır:
1.5.1. Bilginin Tutulması
Bilişim teknolojisi, bilgiyi tutar; yani, bilginin saklanması, korunması,
gerektiğinde düzeltmeler ya da eklemeler yapılması ve basılı kopyasının çıkartılması
işlemlerine olanak verecek biçimde, basılan her tuşu ya da yapılan her işlemi elektronik
olarak kayda geçirir. Sözgelimi, kullanıcı, klavyenin tuşlarına basınca, ilgili dosya
ekranda geçici olarak görünür ve daha sonra, en son değişiklik yapılana ve kaydedilen
biçimiyle, merkezi işletim birimi tarafından donanımın ana ya da yardımcı depolama
merkezine gönderilir.
54. Büke, s. 9.
34
1.5.2. Bilginin Depolanması
Bilişim teknolojisi, bilgiyi biriktirir ve depolar; yani bilgiyi sayısal ( dijital )
biçime çevirir ve gerektiğinde bulup çıkarmak üzere bellekte saklar. Sözgelimi, bir
dosya ya donanımın kendi belleğinde ya da taşınabilir bir depolama aracında (
genellikle manyetik diskler, bantlar yada kartlarda ) depolanır ve daha sonra yeniden
yazıma gerek olmaksızın, defalarca bulunup yeniden üretilebilir.
Depolama, günümüzde metin dosyaları ya da işlem tabloları ile sınırlı olmaktan
çıkmıştır. Çeşitli grafikler, sayısallaştırılmış fotoğraflar ve benzeri görüntüler dahası,
giderek gelişen bir biçimde sesler de depolanabilmekte, bunlar üzerinde, metinlerde
olduğu gibi, her türlü değişiklik ve düzeltme yapılabilmektedir.
1.5.3. Bilginin İşlenmesi
Bilişim teknolojisi, bilgisayara girilen verileri işleyerek bilgiye dönüştürür; yani
yazım ve hesap işlemleri ile diğer işlemleri yapar, veriler arasında ki bağlantıyı kurar,
yönlendirir, biçimlendirir ve eldeki bilgiyi yeniden düzenler. Sözgelimi, ana bellekte
depolanmış bir metin yazıcı aracılığıyla kağıda geçirilmeden önce gözden geçirilebilir;
kullanıcı, hataları ekranda gördükçe düzeltebilir ve eksikleri tamamlayabilir.
1.5.4. Bilginin Görüntülenmesi
Bilişim teknolojisi, bilginin görüntülenmesini sağlar; yani, bilgiyi elektronik
olarak iletir, nakleder ve sergiler. Sözgelimi, bellekte depolanmış bilgi, uygun bir başka
makinede okunabilir, düzeltilebilir ve basılabilir. Ayrıca, bir aygıta girişi yapılan metin
ya da tablo, telefon hattıyla ya da benzeri bir başka bağlantıyla, diğer bir aygıta
aktarılabilir. Bilgisayar ekranları, bilginin görsel olarak kullanıcıya ulaştırılmasının
başlıca araçlarıdır. Öte yandan, elektronik olarak kaydedilen ve depolanan bilginin
basılı kopyasının alınması, yazıcılar aracılığıyla sağlanır.
35
1.5.5. İşlemlerin Denetlenmesi
Bilişim teknolojisi, işlemleri denetler; yani kullanıcıya sistemle ilgili hızlı ve iki
yönlü bilgi akışı sağlar, bu yolla denetim işlemlerinin gerçekleştirilmesini ve donanım
ya da işlem performansındaki sapmaların belirlenmesini ve düzeltilmesini olanaklı kılar.
Sözgelimi, bir kelime-işlem programında tüm yazım ve basım işlemleri bilgisayar
denetimi altında yapılır. Kullanıcı, metnin yanısıra, sayfa düzeni ve diğer yazım
komutlarını girerek, bilgisayara neyin, nasıl yazılacağı konusunda komutlar verir.55
1.6. TÜRKİYE’DE BİLİŞİM ENDÜSTRİSİNİN GELİŞİMİ
1.6.1. BİLGİSAYAR - YURTİÇİNDE DURUM
Türkiye’ye elektronik bilgisayarın girişi, Karayolları Genel Müdürlüğü’nde 1960
yılında kurulan IBM 650 sistemiyle olmuştur. Bunun ardından özellikle üniversiteler ve
Kamu İktisadi Kuruluşları bilgisayarlaşmaya başlamıştır. Bankacılık sektöründe ilk
elektronik bilgisayar 1965’te, endüstri kesiminde 1967’de kurulmuştur. Bunu izleyen
yıllarda bilgisayar sayısı düzenli bir biçimde artarak, 1971 başında 76’yı, 1973 başında
82’yi bulmuştur. Ayrıca ülkenin hava savunma sistemi bünyesinde kullanılmakta olan
12 büyük bilgisayarla bu sayı 94’dür. 1973’te kurulan bilgisayarlarla bu sayı 100’ü
aşmıştır.
1985’te Türkiye’de bilgisayar pazarının, beklenenin ancak onbeşte biri kadar
olduğu söylenebilir. 1989 haziranında Türkiye genelinde FOB* satış değeri 10.000
doların üstünde olan 8220 bilgisayar sistemi vardı.
55. Emrealp ( Haz. ), s. 16-18. *FOB= “Free on Board” sözcüklerinin kısaltılmışı olup “Gemi borsasında teslim “ anlamındadır. Mal, satıcı tarafından,
satış sözleşmesinin belirtildiği yükleme limanında geminin borsasında yüklenmektedir. Mallarla ilgili yitirme ve hasar
rizikoları, mal gemi küpeştesine geçtiği andan itibaren, satıcıdan alıcıya geçer
36
Türkiye’de, 1990 ve 1991 yıllarında, bilgisayar alımları oldukça hızlanmıştır.
Özellikle kişisel bilgisayarlar büyük artış göstermiştir. Örneğin sadece Milli Eğitim
Bakanlığı, bu dönemde 12.000 kadar kişisel bilgisayar satın almıştır. Ancak
ülkemizdeki kişisel bilgisayarların güvenilir bir envanterinin çıkarılması giderek
zorlaşmıştır, çünkü parça olarak ithal edilen kişisel bilgisayarlar, evlerde bile monte
edilebilmektedir.
Bilgisayar endüstrisi, bir kalkınma basamağı olarak değerlendirilmektedir. Bugün
geri kalmış olanların, sanayi devrimini kaçırmış olanlar olduğu, benzer şekilde bugünkü
bilgisayar devrimini kaçıranların da izleyen yıllarda geri kalmış olacakları öne sürülür.
Gerçi sanayi devrimi ile bilgisayar devrimi arasında kurulan paralelliklerin eleştirel bir
gözle değerlendirilmesi gerektiği açıktır, ama, bugün anlaşıldığı anlamda kalkınma, en
az sanayileşme kadar, bilgisayarlaşmanın da bir işlevi olarak görülebilir.
Bu durumda, Türkiye’nin önemli bir açığı kapatması gerekmektedir. Gerçi 1980’li
yılların ikinci yarısında bilgisayar pazarı önemli gelişmelere sahne olmuş ve
genişlemiştir. Pazarın gelişmesine paralel olarak da hatırı sayılır bir bilgi birikimi elde
edilmiştir ama bu gelişmeler aynı dönemde diğer ülkelerde ortaya çıkan gelişmelere
ancak paraleldir. Daha önceki dönemlerde açılan farkın kapanması için hala önemli bir
çaba ve kaynak transferi gerekmektedir.56
Dünya bankası verilerine göre, Türkiye’de 1995 yılında 100 kişiye 1,47 PC
düşmekteydi. Bu rakam 1998’de 2,55, 1999 yılında 3,39’a yükselmiştir. Dünya Rekabet
Yıllığı verilerine göre 2000 yılında 100 kişiye 3,46 PC düşmektedir.
56. Cem Özel, “Türkiye’de Internete dayalı uzaktan eğitim ve üniversite kütüphaneleri” ( Yayınlanmamış Yüksek
Lisans Tezi ) İstanbul: İstanbul Üniversitesi, 2004.
37
1,47
2,55
3,39 3,46
4,1
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
1995 1998 1999 2000 2001Grafik:3 Türkiye'de Yıllara Göre PC Kullanımı ( 100 Kişiye )
Türkiye’de yıllar içinde PC sahiplik oranı yükselse de, hâlâ olması gereken
noktadan oldukça uzaktır. Gelişmekte olan Avrupa ülkelerinin bile oldukça gerisinde
yer almaktadır.57
1.6.2. İLETİŞİM – YURTİÇİNDE DURUM
İçinde yaşadığımız çağa “iletişim çağı” da denmektedir. Bilginin bir meta olarak
değerlendirdiği ve bilginin “ışık hızıyla” hareket ederek toplumsal ve küresel etkiler
yarattığı bir dönemde bilgi ile ilgili her şeyin özel öneme sahip olduğu mantıksal
çıkarsaması yanlış olmaz. İlk çağlarda bile önemi vurgulanan bilginin artık insanın
doğrudan duyu organları ile algılayamayacağı, araçsal bir teknikle saklanması ve
okunması dönemine gelinmiştir. Eskiden yazılı biçimde saklanan bilgi kaynakları
insanın zihinsel öğrenme süreci sonrasında edinilen ve gündelik yaşamın içinde sürekli
kullanılarak unutulma riski bulunmayan insan dili ile çözebildiği belgeleri artık
teknoloji olmaksızın çözemeyecek duruma gelmiştir. Aynı şey telefon, radyo ve
57. Büke, s. 29
38
televizyon gibi araçlar için de geçerli olmakta ve insan elektromanyetik dalgaları yalın
insan duyuları ile deşifre edememektedir. Ortaçağda kilisenin elinde bulunan bilgi
tekeli, bugün insan yetenekleri dışında farklı bir yöntemle okuyup yazan, çözen ve
saklayan ileri teknoloji ürünü araçları üreten bir kitlenin eline geçmekte olduğu
görülmektedir.58
Özellikle telekomünikasyon alanındaki teknolojik gelişmeler, daha önce sözü dahi
edilmeyen çok sayıda yeni hizmetin üretilmesine ve insanlığın hizmetine sunulmasına
olanak sağlamıştır.Teknolojik gelişmeler sayesinde üretilen hizmetler daha geniş
kitlelere ulaşmakta ve böylece maliyeti de düşmektedir. Günümüzde artık ülkelerin
veya firmaların geleceği; bilginin nasıl, ne şekilde ve ne kadar iletişim sistemleri
aracılığıyla paylaşılıp işlendiğiyle doğrudan bağlantılıdır. Gelişmiş bir iletişim altyapısı,
bilgiye hızlı erişim ile birlikte bilginin paylaşımını ve işlenmesini daha verimli
kılacaktır.
Bugün gelişmiş ülkelerde bilgiye ulaşmanın en kolay yollarından biri internet
teknolojisi ile sağlanmaktadır. Bu teknoloji herkese bir kaç tuş ile dünyanın en büyük
kütüphanelerine ulaşma imkanı vermekle birlikte dünyanın diğer ucundaki ihtiyaç
duyulan her tür bilgiye erişimi mümkün kılmaktadır. Türkiye’nin de bu imkanı isteyen
herkese sunması gerekmektedir. Çünkü ülkenin kalkınması bilgiye erişimin hızlı
kılınması ve kültürel yaşamdan pay alınabilmesine bağlıdır. Bunun yolu da ülkenin
ulaşılması en zor köşelerine kadar uzanan bir iletişim altyapısının kurulmasıdır.
Günümüzde iletişim altyapısı üzerinden son kullanıcıya hızlı ve kesintisiz internet,
veri iletimi, ses ve video gibi çoklu ortam adı verilen hizmetler ulaştırılırken,
altyapıdaki darboğazın tespit edilmesi ve aşılması amacıyla bir kısım yeni teknolojiler
geliştirilmekte ve kullanılmaktadır. Özellikle iş dünyasında hızlı ve kesintisiz internet
erişimine sahip olmak artık zorunluluk arz etmektedir. Toplumun bütün kesimlerinde
internet üzerinden bilgiye daha hızlı ve güvenli bir şekilde ulaşabilmek ve çoklu ortam
hizmetlerinden uygun fiyatlarla yararlanmak, bilgi çağının gereklerinden biri olmuştur.
58. Akbaş, s. 25.
39
Günümüz bilgi çağında bilgi toplumu olabilmek, ucuz, kolay erişilir internet ve
gelişmiş bir iletişim altyapısına sahip olmak ile mümkündür.
Bilindiği gibi ülkemizde çok sayıda e-kurum/e-devlet projesi yürütülmekte ve bu
projeleri yürüten kurum ve kuruluşlar kendilerine yönelik verileri ve bilgileri
oluşturarak bir sistem kurdukları halde, ortak bilgilerin kullanımı ve bilgi değişimi
standardları gözönüne alınmadığından aynı bilgiler farklı kuruluşlarda mükerrer olarak
bulunmaktadır.
Buna ek olarak, kamuda geliştirilen yazılımlarda genellikle yazılım standartlarına
uyulmadığından bilgi değişiminin yanısıra yazılım maliyetlerinde de büyük oranda
artışlara sebep olmaktadır.
Kamu kurum ve kuruluşlarında standartlara uygun yazılım geliştirilmesi, E-
Türkiye oluşumu sürecinin en önemli yapı taşlarından biridir. Bilgi teknolojileri,
yazılım kalite güvencesi, veri güvenliği, akıllı kartlar ve açık sistem standartları
konularında uluslararası düzeyde kabul görmüş ve uygulanmakta olan birçok standart
bulunmaktadır. E-Türkiye çalışmaları çerçevesinde öncelikle Türk Standardı olarak
uyarlanması ve bir an önce uygulamaya konulması gereken standart konuları; akıllı
kartlar, güvenli ağlar, bilgi değişimi, yazılım ve yazılım kalite güvencesi, haberleşme ve
güvenliktir.
Enformasyon ve üretim teknolojilerindeki gelişme ile birlikte hızlı bir
küreselleşme sürecinin yaşandığı günümüzde standartlar, uluslararası ticaretin ortak dili
haline gelmiştir. Teknolojideki hızlı gelişmeler, standartların önemini daha da
arttırmaktadır. Standartlar, teknolojik gelişmelerin her aşamasında, bir diğer aşama için
zemin hazırlar.59
59. e-Türkiye girişimi için eylem planı” [Çevrimiçi] Elektronik adres: http://www.edevlet.net/raporveyayinlar/e-
TurkiyeEylemPlani2002.pdf, s. 18.
40
1.7. TÜRKİYE’DE BİLİŞİM SEKTÖRÜNÜN MEVCUT DURUMU
Genel Değerlendirme
Gerek kamu gerekse özel kuruluşlarda üretilen bilgi ve belgelerin seçimi,
toplanması, düzenlenmesi ve hizmete sunulmasında, kısaca ulusal ve kurumsal bilgi
yönetimi ile ilgili büyük eksiklikler bulunmaktadır. Bilgi yönetimi için ayrılan
kaynakların yetersizliği ve yetişmiş insan gücü ( bilgi yöneticisi, kütüphaneci, arşivci,
müzeci, bilgisayar mühendisi, ağ uzmanı vd. ) açığı nedeniyle, söz konusu bilgi ve
belgeler etkin bir biçimde yönetilememektedir. Ağ aracılığıyla erişilebilen bilgi
kaynaklarını da içeren çağdaş bilgi hizmetleri, gerek ulusal gerekse sektörel düzeyde
henüz örgütlenememektedir. Ulusal bilgi sistemi kurma çalışmalarının, “içerik”
geliştirme ve bilgi hizmetlerini de kapsayacak bir şekilde genişletilmesi gerekmektedir.
Bilişim sektörünün dünyadaki durumu üzerine istatistiksel araştırma sonuçlarına
bakılarak, Türkiye’deki sektörel gelişim rakamlarıyla karşılaştırıldığında, özellikle son
üç yılı kapsayan genel durum şu şekilde kısa ve öz biçimde özetlenebilir. Türkiye’deki
bilgi ve iletişim sektöründeki ilerleme ve büyüme hızının, 2000 yılı temel
alındığında, %20’lerin biraz üzerinde olduğu görülmektedir. Oysa gelişmiş ülkelere
bakıldığında, bu ülkelerin bilgi toplumlarıyla aramızdaki açığı kapatmak için en az
%30-35 civarında bir hızla büyümeye ihtiyacımız vardır.
Geride bıraktığımız 1990 – 1997 yılları arasında Bilişim Teknolojisi sektöründeki
yıllık bileşik büyüme oranı açısından Türkiye, 27 OECD ülkesi arasında, İngiltere ve
Avustralya’nın ardından 13. sırada bulunmaktadır.
Yine 2000 yılı rakamlarına bakıldığında ise daha çarpıcı değerlerle
karşılaşılmaktadır. Bilgi teknolojilerinin tek başına 3,3 milyar dolarlık bir gelir
sağladığını görmekteyiz. Bu gelirin içinde, yazılımın payı %13, hizmetlerin payı ise
%14’tür. Anlaşılıyorki; BT gelirleri hala “donanım” ağırlıklıdır ve toplam gelir içindeki
payıda yaklaşık %70’tir. ( Bkz. Tablo 2 ) Donanım hala bilgi teknolojileri pazarının
yaklaşık dörtte üçünü oluşturmaktadır.
41
DONANIM
Çok Kullanıcılı
Sistemler
Veri Haberleşme
Malzemeleri
Tek Kullanıcılı
Sistemler
Toplam Donanım
PAKET
YAZILIM
BİLİŞİM
HİZMETLERİ
1990 70,5 2,6 15,4 88,5 4,0 7,4
1997 16,7 12,8 42,7 72,1 12,0 15,8
Tablo:2 Türkiye’de donanım, yazılım ve bilişim hizmetlerinin toplam Bilişim
Teknolojileri içindeki payları ( %)
Yine 2000 yılı rakamları esas alındığında, Türk toplumunda, Bilişim Teknolojisi
alanında kişi başına yapılan yatırım ve harcamalar yaklaşık 55 Euro’dur. Batı Avrupa
ortalamasında bu değer 514 Euro, ABD’de ise 1157 Euro’ya kadar çıkmaktadır.
Türkiye’de kişisel bilgisayar adedi 867 bin olarak hesaplanırken, her 100 kişiye
1,4 bilgisayar düşmektedir. Oysa Batı Avrupa ortalamasında her 100 kişiye 21, ABD’de
ise 51 kişisel bilgisayar düştüğü görülmektedir. Bu rakamlarla ortaya çıkan tabloya
bakıldığında, bilgi toplumu olarak konumumuzu bir kez daha ama çok daha ciddi
anlamda gözden geçirmemiz gerektiği çok açıktır. Bu tespitler bizler için birer uyarı
olmalıdır. Çünkü; ülkemizin gerek toplumsal ve ekonomik çıkarları, gerekse küresel
bilgi toplumları arasındaki saygın yerini alması açısından başka seçeneği yoktur. 60
Türkiye’de bilişimin önemini anlayan öncü bazı “sivil çevreler” bu konuda
devletin duyarlılığının artırılması için girişimlerini sürdürmektedir. Bilişim Sivil
Toplum Örgütleri Platformu adıyla bir yapılanma oluşturulmuş ve konunun önemine
dikkat çekmek için 2001 yılında ortak bir deklarasyon yayınlamıştır. Ortak görüş:
Türkiye’de Bilişim konusunda devletin girişimlerinin istenen düzeyde olmadığı ve çoğu
zaman “slogan” düzeyinde kaldığı yönündedir. Ancak bu “duyarsızlık” ve “yavaştan
almalara” karşın, bilişime duyulan ihtiyaç, kendi piyasasını oluşturmuştur.
60. “Türkiye Bilişim Şurası: Sonuç raporu, 10-12 mayıs 2002”. Ankara: Başbakanlık, s. 11-12.
42
İnterpro Araştırma adlı bir araştırma kuruluşunun 2000 yılında yaptığı bazı
araştırma sonuçları şöyledir: Türkiye Bilişim Pazarı, 1999 yılından 2000 yılına yüzde
22.7 büyüme kaydederek 12.8 milyar dolara ulaşmaktadır. Internet kullanıcılarının
yüzde 60’ı servis sağlayıcılar üzerinden internete erişmektedir. Internet kullanıcı profili
araştırma sonuçlarına göre, profesyonel Internet kullanıcılarının %58’i 21-30, %24’ü ise
31-40 yaş grubundadır. “Aile büyüklerimiz, yaşlılar ( anne, baba, büyükanne,
büyükbab vb.) da Bilgi Toplumu’nda etkin olarak yer almalı mı? Sorulu anket
çalışması, “%95 Evet”, “%5 hayır” sonucu vermektedir. 61
Bilişim teknolojilerinin günümüzde iş dünyasını ve iş dünyamız yanında bir o
kadar da sosyal hayatımızı ne denli büyük ölçüde etkilediği kaçınılmaz bir gerçektir.
Türkiye’nin bu teknolojileri kullanma alanında belirli bir performans gösterdiğini kabul
etmek mümkünse de, yeni teknolojilerin özellikle de bilişim teknolojilerinin ülkemizin
kurumları tarafından üretilmesi ve daha yaygın kullanılması konusunda yeni ve hızlı
adımların atılması gerektiği izlenmektedir.62
Bilgi kaynakları ( içerik ), hizmetleri ve sistemlerinin ( ağlar ) geliştirilmesi ve
kullanımı için strateji ve program düzenlemelerini içeren bir politika görülmektedir.
1925 yılından bu yana çeşitli zamanlarda devlet kurumları ve birimleri tarafından bilgi
politikası olarak kabul edilebilecek girişimlere rastlanmakta ise de, bunların çoğu
uygulama alanına konulmamış, bütüncüllükten yoksun, tek bir kurum tarafından
hazırlanmamış ve dönemleri için bile eksikleri bulunan çalışmalardır. Bu durum
bütüncül bir bilgi politikasını yapacak ve uygulamalar arasında koordinasyonu
sağlayacak tek bir kurum, birim veya alt birimin görevlendirilmemesinden
kaynaklanmaktadır. Ülkemizde böylesine bir politikayı oluşturarak gerekli alt yapıyı
destekleyecek ve koordinasyonu sağlayacak bir kurum/birimin belirlenmesi ya da
oluşturulması gerekmektedir.
61. Akbaş, s. 26.
62. Selçuk Karaata, “Türkiye’de bilişim sektörünün gelişimine yönelik bir not” [Çevrimiçi ] Elektronik adres:
http://www.ceterisparibus.net/arsiv/karaata2.doc, s. 1.
43
Bilgi teknolojilerinin alımı, yayımı ve kullanımının belirli bir program ve politika
doğrultusunda yapılmaması nedeniyle, davranışların çok bilinçli olmadığı ortadadır. Bu
durum ülkemizi zaman içerisinde teknoloji çöplüğüne dönüştürmektedir.
Bilgi merkezleri, hizmetleri ve içerik alanında ise özellikle 90’lı yılların ikinci
yarısından itibaren çalışmalar yapıldığı görülmektedir. Bu çalışmalar genellikle kurum
bazında kişiselleşmektedir. Bilgi hizmetleri alanında, son zamanlarda çok sayıda yurtiçi
yazılımların ortaya çıktığı görülmektedir. Dünya standartlarında olmasına rağmen, bu
yazılımların birbirleriyle işbirliği ve koordinasyon içine girmemesi düşündürücüdür.
Yaklaşık 20 yıl önce başlatılan EARN ve TUKAVA ağ yapısı kurma çalışmaları
istenilen düzeye gelememiştir. Internet’in ortaya çıkması ile Türkiye’de de büyük bir
atılım gösteren ağlar, daha çok yurtdışından bilgi transferi yapmakta kullanılmaktadır.
Bilgi iletiminde kullanılan hatların kapasitesi dünya standartlarının çok gerisinde
kalmaktadır.
Bilgi toplumunda bilimsel ve teknolojik bilgiler başta olmak üzere her tür bilginin
kuruluşlar arasında hızla aktarılması için “bilgi otoyolları”na ihtiyaç vardır. Bilgi
otoyolları; bilginin toplanması, işlenmesi, depolanması, ağlar aracılığıyla bir yerden bir
yere iletilmesi ve kullanılmasının temelini oluşturmaktadır. Bilginin aktarım hızının
artırılması bilgi toplumunda yaşamanın bir ön koşulu haline gelmiştir.
Türkiye’de bilgi teknolojisinin ve ağlarının kişiler ve kurumlar tarafından daha
yaygın kullanımının sağlanması ve ağ alt yapısının geliştirilmesi gereklidir.63
Son yıllarda ülkemizde ulusal bilgi altyapısı kurulmasına yönelik önemli adımlar
atılmıştır. Bunlardan ilki olan ve TUBİTAK BILTEN tarafından hazırlanan, Türkiye
63. VIII. Beş yıllık kalkınma planı bilişim teknolojileri ve politikaları özel ihtisas komisyonu (81) Bilgi hizmetleri ve içerik
alt komisyonu raporu Türk Kütüphaneciliği 15(2), 200, s.159-161.
44
Ulusal Enformasyon Altyapısı Anaplanı ( TUENA );
• Sürdürülebilir gelişme için genel sosyo-ekonomik yararın en çoğa
çıkarılması,
• Enformatik sektörünün donanım, iletişim hizmetleri, yazılım ve içerik
sanayii alt dallarında ulusal katkı payını yukarı doğru sıçratması,
• Türkiye’nin küresel enformatik pazarından pay alabilmek için bölgesinde
öncülük yapması,
• Ve bütün bunları gerçekleştirecek politikalar ve yapılanmalar üretilmesini
hedef almaktaydı.
TUENA, çalışmaları sırasında, Türkiye’de 2010 yılında isteyen herkesin ulusal
bilgi altyapısına erişebilmesinin toplam maliyeti 35 milyar dolar olarak hesaplanmıştır.
Bu miktarın 14 milyar dolarının altyapı için, 21 milyar dolarının da bilgisayar, web TV
gibi uç birimler için harcanması öngörülmüştür.
Bu çalışmalara, atılan adımlara rağmen, Bilişim Teknolojisi, bilgi kaynakları, bilgi
sistemleri ve bilgi hizmetlerinin etkin ve verimli bir biçimde yönetimiyle ilgili
stratejileri içeren bir ulusal bilgi politikamız bulunmamaktadır.
Ulusal düzeyde bilgi üretimi, yönetimi ve örgütlenmesinden sorumlu olan
üniversiteler, kamu sektöründeki ve özel sektördeki ARGE kuruluşları, TUBİTAK,
Devlet İstatistik Enstitüsü, Türk Patent Enstitüsü, Türk Standartları Enstitüsü, Milli
Kütüphane, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü, Halk ve Okul Kütüphaneleri, Kurum
Arşivleri, Bilgi Merkezleri ve Müzeler arasında işbirliği ve eşgüdüm henüz
sağlanamamıştır. Bakanlık kuruluş ve görevlerini düzenleyen 3046 sayılı yasada da
bakanlık kütüphanelerine ve bilgi merkezlerine yer verilmediği görülmektedir.64
Bilgi çağına giren ülkelerde olduğu gibi, ülkemizde de her tür bilginin etkin
olarak derlenmesi, saklanması, işlenmesi, dağıtımı ve iletimi ekonomik, toplumsal ve
64. “Türkiye Bilişim Şurası: Sonuç raporu, 10-12 mayıs 2002”. Ankara: Başbakanlık, s. 15.
45
teknik ilerleme için kritik önem taşımaktadır. Fakat ülkemizde bilginin ekonomik
kalkınma ve toplumsal gelişmedeki önemi Devlet tarafından henüz yeterince
algılanamamıştır. Üretim, eğitim, sağlık, araştırma, kamu yönetimi gibi hemen hemen
bütün alanların temel girdisi “bilgi” olmasına ve bilgi hizmetleri ile bilgi teknolojisi bu
alanları “enlemesine” kesmesine karşın, şimdiye kadar beş yıllık kalkınma planlarında
ulusal düzeyde bilgi yönetimi ve örgütlenmesi bütüncül bir yaklaşımla ele
alınamamıştır.
Ülkemizde bilgi teknolojilerinin her yönüyle kullanılmaya başlandığını söylemek
mümkün değildir. Ancak bir çok konuda, özel ve kamu kuruluşlarının uygulamalarında
bilgisayarlardan faydanılması ve kişisel bilgisayar kullanımında görülen artışlar,
ülkemizde bilgi teknolojisinin gözle görülür bir gelişme kaydettiğinin de bir
göstergesidir.
Bilgi teknolojisi okullarda, evlerde, işyerlerinde yeterince yaygın değildir. Kurulu
kapasite büyük kentlerimizde yoğunlaşmıştır. Bugüne kadar hükümetlerin tasarruf
tedbirlerinin tümüyle bilgi teknolojisi alanındaki giderler öncelikli hedef olmuş, kamu
kesiminde bilgi teknolojilerinin kullanımının geliştirilmesi engellenmiştir.
Türkiye’de bilişim sektörü yeterince teşvik edilmemiştir. Sektörün gelişme
göstereceği ve ulusal katma değer sağlayacağı en önemli alan bilişim hizmetleri alanı
olduğu halde bilişim hizmetlerinin açık bir tanımı yapılmamış, hizmetler donanım ve
yazılım ürünlerinin kategorileri içerisinde kaybolmuştur. Donanım, yazılım ve bilişim
hizmetlerinin edinilmesinde dünyada kabul edilen standartlar tanınmamakta ve
uygulanmamaktadır.65
Bilgi toplumunda, bilişim teknolojisinin merkezi bir konumu söz konusudur.
Türkiye’de bilişim teknolojisini merkezi konuma oturtabilmek için onun üretilebilmesi
65. “Bilişim teknolojileri ve politikaları özel ihtisas komisyonu raporu “ Ankara: Devlet Planlama Teşkilatı, 2001 s. 16.
46
gereklidir. Oysa Türkiye ne sanayi toplumunun, ne de bilgi toplumunun teknolojisini
kendisi üretememektedir.66
Gelişmiş ülkeler, hem kendi ülkelerinde üretilen bilgileri denetim altına alarak
diğer ülkelere pazarlamakta, hem de ülke dışındaki bilgilere erişim için gerekli
düzenlemeleri yapmaktadır. Ülkemizde ise, ulusal bilgi birikimi henüz denetim altına
alınamamaktadır. Yurt dışındaki bilgilere daha kolay ulaşıldığından, bir çok
kuruluşumuz mali kaynaklarının çoğunu dışarıda üretilen bilgiye erişmek için sarf
etmektedir.67
Türkiye’de içerik yönetiminden sorumlu olan Milli Kütüphane, üniversite, halk ve
okul kütüphaneleri, arşivler, müzeler ve diğer kuruluşlarımız bilgi teknolojisinin
ürünleriyle yeterince donatılabilmiş değildir. Bu kuruluşlarımız henüz bilgisayarlarla
birbirine bağlanamadığından, internet gibi bilgi ağları aracılığıyla erişilebilen bilgi
kaynakları ve bilgi hizmetleri son derece yetersizdir. İnternet alt yapısının yeterince
hızlı olmaması nedeniyle ağ aracılığıyla erişilebilen bazı bilgiler henüz keşfedilip
düzenlenemeden ortadan kaybolabilmektedir. Elektronik ortamdaki bilgiler henüz
bibliyografik denetim altına alınamamış ve gerekli arama mekanizmaları
kurulamamıştır. Bu bakımdan yararlı bilgilere erişimde sorunlarla karşılaşılmaktadır.68
Bilgi Teknolojileri kullanımında henüz istenen seviyeye ulaşamamamıza ve e-
devlet konusunda almamız gereken mesafenin uzunluğuna rağmen, ülkemizde bu
konuda olumlu gelişmeler de olmaktadır.
Özelikle kamu kurum ve kuruluşlarında bilgisayar altyapısı anlamında ilerlemeler
göze çarpmaktadır. Kurumların çoğunluğu iç bilgisayar sistemlerini kurarak
işletmektedirler.
66. Erkan, s. 216
67. “Türkiye Bilişim Şurası: Sonuç raporu, 10-12 mayıs 2002”. Ankara: Başbakanlık, s. 24.
68. “Bilişim teknolojileri ve politikaları özel ihtisas komisyonu raporu “Ankara: Devlet Planlama Teşkilatı, 2001s. 28.
47
Öte yandan yine kamu kurumlarının önemli bölümü web sayfalarını kurmuştur.
Bahsedilen veriler ışığında ülkemizin yeni teknolojilere uyumu konusunda aşağıdaki
hususlar önem arz etmektedir;
• Ülkemizin ve insanımızın gelişme süreçlerin de gösterdiği etkinliği ve
sorumluluğu Bilişim çağında da devam ettirmesi için insan kaynakları
açısından altyapı mevcuttur.
• Ülkemiz, dünyada çok hızlı gelişen teknolojiyi gerekli ve yeterli düzeyde
izler durumdadır.
• Ülkemiz, mevcut durumda, teknoloji üreten değil kullanan durumdadır.
• E-devlet servisleri için gerekli teknoloji, yeterli sayılabilecek seviyede
mevcuttur
• Donanım ve yazılım uygulama geliştirme için dışa bağımlılık söz
konusudur
• Servislere ait yazılımları geliştirmek için ülkede yeterli potansiyel vardır.
• Kurumların verecekleri servisler için gerekli yerel ağ altyapıları
yetersizdir.
• Devletin çeşitli kurumlarında var olan donanım, sistem yazılımı ve servis
uygulama yazılım teknolojileri arasında başkalıklar vardır.
• Birbiriyle ilişkisi olması gereken servisleri sunacak kurumlar arasında
standartlaştırma sağlanamamıştır.
48
• Servislerin kullanılması ve yaygınlaştırılmasını sağlayacak Internet
altyapısı yeterli gelişmişlik düzeyinde değildir.
• İletişim ortamında olması gereken gizlilik ve güvenlik sağlanamamıştır.
• Internet kullanımına ilişkin hukuki altyapıda eksiklikler vardır.
• Çeşitli servislerin içerikleri ve işletimleriyle ilişkili olarak oluşturulacak
genel, kurumsal ve işlevsel portal yapıları düzeyindeki çalışmalar yetersiz
düzeydedir.
• Ülkenin ekonomik gerekleriyle karşılaştırıldığında, Internet kullanım
maliyeti yüksektir.
•
Ekonomik kriz gibi bazı gerekçelerle teknoloji yatırımlarında kısıntıya
gidilmektedir.
•
Toplumda bilgisayarlaşma ve bilgisayar okur-yazarlığı yüzdeleri
düşüktür.69
• Bütün kütüphanelere internet bağlantıları sağlanmalıdır. Bu şekilde
kütüphaneler dar gelirli vatandaşların interneti kullanabilecekleri, yüksek
masraflı hizmetlerin ucuzlamaları ve standart olmaları beklenmeden
ulaşımlarının kolaylaştırıldığı yerler olmalıdır. Halk kütüphaneleri ve
belediyeler bilgisayarı olmayanlara ucuz internet erişimi sağlamalıdır.
• Bilgisayar ve bilgisayar okur-yazarlığı, örgütlü ve sistemli bir şekilde
yaygınlaştırılmalıdır. Halk kütüphaneleri küçük ve orta ölçekli işletmeler
ile ınternet kullanımı konusunda işbirliği yapmalı, halk kütüphaneleri
KOBİ’lere bilgi hizmeti vermeli ve internet sayfaları hazırlanmalıdır.
69. Büke, s. 30-31.
49
• Bilgi birikimi denetim altına alınmalı ve sık kullanılan bilgiler elektronik
ortama aktarılmalıdır.
• Ülkemizde halk, okul ve üniversite kütüphaneleri ağı kurulmalıdır.
Kütüphanelere, arşivlere ve müzelere Internet aracılığıyla erişilebilmelidir.
Kütüphanelerin sayısal kütüphanelere dönüşümleri sağlanmalıdır. Sayısal
kütüphanecilik ile ilgili projelere özel önem verilmelidir.
• Kamu kuruluşlarında, üniversitelerde ve özel kuruluşlarda bu zamana dek
oluşturulmuş ulusal bilgi kaynaklarının yaygın ve herkese açık bir ortamda
erişilebilir bir hale getirilmesi gereklidir. Ulusal düzeyde bilgi
hizmetlerinin örgütlenmesi en öncelikli konularımız arasında yer almalıdır.
• Ulusal çapta bibliyografik denetimin gerçekleştirilebilmesi için, bilgi
merkezlerinin elindeki kaynaklar ve yayın hayatına çıkmakta olan eserlerin
bibliyografik kimlikleri elektronik ortama en kısa zamanda aktarılmalıdır.
Elektronik yayınların ve bilgilerin bibliyografik kontrolü için keşfetme ve
erişim mekanizmaları geliştirilmelidir. Milli kütüphane, Ulusal Akademik
Ağ ve Bilgi Merkezi ( ULAKBIM ) gibi kurumlar arasında bibliyografik
kontrol açısından işbirliği, işbölümü ve eşgüdüm sağlanmalıdır.
• Oluşturulacak ulusal eylem planı esnek ve öğrenen bir yapıda olmalıdır.
Ulusal eylem planı insan gücü eğitimi, okullar, küçük ve orta ölçekli
işletmeler ( KOBİ’ler ), Bilgi Merkezleri, Kütüphaneler, merkezi ve yerel
yönetimler için ölçülebilen takvime bağlı hadefler belirlenmelidir.
Türkiye’yi Internet’e taşıyacak esnek bir “yol haritası” çizilmelidir. Söz
konusu yol haritası bilişim teknolojisi kullanmada ve bilgiye erişimde
fırsat eşitliği sağlamaya, sayısal uçurumu ( digital divide ) ortadan
kaldırmaya, toplumu bilinçlendirmeye ve bilişim kültürünü
yaygınlaştırmaya yönelik etkinlikleri kapsamalıdır.
50
• Bilgi Merkezleri ve Hizmetleri Yasası, İdari Usul ve Bilgi Edinme Yasası,
Halk Kütüphaneleri Yasası, Bilgi Personeli Yasası çıkarılmalı, Basma Yazı
ve Resimleri Derleme Kanunu, Milli Kütüphane Kanunu, Muhasabe-i
Umumiye Kanunu ve Ayniyat Talimatnamesi yeniden düzenlenmelidir.
Kütüphane, arşiv ve müzelerdeki bilgi birikimi elektronik ortama aktarılmalıdır. 70
Türkiye gelişmekte olan bir ülke olarak, bilgi toplumuna kalkan treni yakalamak
veya kaçırmak noktasının tam ortasında bulunmaktadır. Olayın savsaklanması treni
kaçırmamıza yol açacaktır. Aksine süratle, bilişim teknolojilerinden yararlanarak,
bilgi toplumuna uyum stratejisi ve uyum programı geliştirip bunu uygulamaya
aktarabilirse, treni yakalayacaktır. Yenilikçi strateji, süratle, toplumun düşünce
yapısı ve dünya görüşünü teknoloji üretme yönünde yenilemelidir. Uygulanacak
politikalar, sosyal, politik ve ekonomik alanlardaki yenilikçi kurumsallaşmayı ve
yapılaşmayı gerçekleştirmeye yönelik olmalıdır. Ancak bu politikalarla; çalışmaya,
başarıya, yeniliğe, üretkenliğe, verimliliğe, örgütlenmeye ve küreselleşmeye yönelmek
mümkün olabilecektir. 71
70..“Türkiye Bilişim Şurası: Sonuç raporu, 10-12 mayıs 2002”. Ankara: Başbakanlık, s. 35
71. Erkan, s.242-243.
51
2. BÖLÜM
ELEKTRONİK DOKÜMAN YÖNETİMİ
2.1. DOKÜMAN NEDİR?
Bilindiği gibi bilgi, parşömen, kağıt, fotografik malzeme, manyetik ortam ve
benzerleri gibi çeşitli evrak ortamlarında kayıtlı bulunabiliyor. Ancak, arşivcilik
açısından bilginin üzerinde kayıtlı bulunduğu ortam değil, doğrudan doğruya bilginin
kendisi önemlidir. Bunun nedeni, arşivciliğin, en önemli görevinin öncelikle idari
kademelerin bilgi ihtiyacını karşılamak durumunda olmasıdır. Bu, modern arşivler için
olduğu kadar tarihi arşivler açısından da geçerli bir durumdur.
Organizasyonların faaliyetleri gereği ortaya çıkan bilgi genelde herhangi bir ortam
üzerine kayıtlı bir doküman olarak, kendini göstermektedir. Bu nedenle dokümanlar
kurumların en önemli temel bilgi kaynakları olmuş ve ona bağımlılıkları sürekli
artmaktadır.
“Kurumda üretilen her belge kurumun hayat hikayesinin tüm aşamalarının birer
delili olarak kurumun geçmişine ve yaşamına hatta geleceğine ışık tutmaktadır.
Dokümanlar, yönetimin faaliyetleri ve politikalarının kanıtı olarak; işlerin akışıyla
çalışmaların sürdürülmesi, sonuçlandırılması yanında yönetim tarafından alınan
kararları gösterme ve doğrulamada gereklidir.
Kurumun faaliyetleri sonucunda yönetimin tutum, davranış, düşünce ve değer
yargılarını yansıtan ve çoğunlukla kendiliğinden oluşan ( işin akışıyla ) belgeler
kurumsal yapının devamlılığı için zorunlu olan bilgi alış-verişini sağlamaktadır. Bilgi
alış-verişi organizasyonların başta gelen niteliklerinden biridir.”72
72. Fahrettin Özdemir, “Organizasyonlarda belge yönetimi ve toplam kalite”. Türk Kütüphaneciliği, 13(2), 1999, s.
102-103.
52
Bir yönetimde dokümanlar idari amaçlar için üretilmektedir. Bunun için bilgi,
kurum ve yönetim için çok önemli bir araçtır. Dokümanlar, doğru ve nitelikli olarak
üretildiği ve yönetildiği zaman organizasyonun amacına hizmet eden vazgeçilmez bilgi
kaynakları olmaktadırlar.
“Fiziksel şekli ve özelliği ne olursa olsun, her türlü kağıt, harita, fotoğraf,
makinede okunabilir doküman ile diğer belgesel özellik taşıyan tüm malzeme “
doküman” tanımının içine girmektedir.”73
Bu açıklamalardan sonra belgeyi tanımlarsak eğer, Belge; “ genel olarak, kayıtlı
bilginin herhangi bir formu, kayıtlı olmayan sözlü anlatımdan farklı olarak, herhangi
bir kişi ya da tüzel kuruluş tarafından üretilen ve iletimi gerekli olan bilgi olarak
tanımlanabilir. Belge tanımlarının hiçbirisinde, bilginin kaydedildiği ortamın nitelikleri
konusunda belirleyici kriterler yoktur. Belgeler; kâğıt, kartografik, optik ya da mikrofiş
olarak üretilebilirler. Önemli olan belgelerin, ortamı ne olursa olsun, üretim amaçlarına
uygun kullanım olanaklarına sahip olmasıdır”.74
Doküman ile ilgili olarak günümüze kadar bir çok tanımlama yapılmıştır. Bu
tanımlamalar da genellikle birbirleriyle kesişen ifadeler kullanılmaktadır. Örneğin
Emerson belgeyi şöyle tanımlamaktadır. “İş etkinlikleri sırasında bir kurum tarafından
üretilen ya da sağlanan doküman araçları”75 Öte yandan Penn “işlemler için gerekli
olan ve tekrar üretilebilen enformasyon aracı” şeklinde bir tanımlama yapmaktadır.76
Kısaca dokümanın tanımını verdikten sonra şimdi elektronik dokümanın tanımını
yapacak olursak, en basit tanımıyla “elektronik doküman; bilginin sayısal
73. Aykut Üstün, “Arşivlerde verimlilik ve elektronik belge yönetimi” ( Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi ) İstanbul,
Marmara Üniversitesi, 1997, s. 31.
74. Özgür Külcü, “Modern kurumlarda bir denetim aracı olarak belge yönetimi ve ülkemizdeki durum”. Türk
Kütüphaneciliği, 14(1), 2000, s.20.
75. Peter Emerson, What is the Records management? How to Manage your Records? A guide to Effective
Practices, Chambridge: ICSA Pub., 1989.
76. A. Ira Penn, Record Management Handbook, Anne Mordel, Goil Penix, Kelvin Smith: Gower.
53
kombinasyonundan başka bir şey değildir. Yani bilginin “1” ve “0”lar ( bit ) halinde
dijital formda bilgisayarlarda üretilmesi, işlenmesi ve saklanması elektronik belgeyi
meydana getirir. Bahsettiğimiz sayısal kodları bilgisayardan okunur hale getirmek için
bazı standart “alfabe”ler kullanılır. Bunların en yaygın olanları ASCII ( American
Standart Code for Information Interchange ) ve EBCDIC ( Extended Binary Coded
Decimal Interchange )’dir. Veri tabanları, kelime işlem dosyaları, indeks dosyaları,
hesap tabloları, elektronik posta ve elektronik mesajlar ile tüm diğer sayısal ve metinsel
bilgi, elektronik dokümandır.
Diğer bir tanımlama ise şöyledir, Elektronik Belge: Elektronik belge, klavye,
tarayıcı, kamera, video, müzik seti, elektronik posta, teleks, faks vb. araçlar aracılığıyla
bilgisayar ortamına aktarılan her çeşit metin, ses, görüntü ve grafik bilgilerinden oluşan
belge şeklinde tanımlanabilir.
Arşivcilik Terimleri Sözlüğü’nde ise elektronik belgeler, “genellikle kodlanmış
manyetik disk, manyetik bant, delikli kart gibi ortamlar üzerinde kayıtlı, içerikleri
yalnızca makineler aracılığıyla okunabilen ve veri arşivlerinden farklı olarak prövenans
ilkesine uygun biçimde düzenlenmiş avraklar/arşivler” şeklinde tanımlanmıştır.”77
Bir başka tanımlamaya göre ise “elektronik doküman, elektronik formatta ve
kelime işlemci ile üretilmiş metin, hesap tablosu, grafik, görüntü veya bunların
kombinasyonundan oluşan ve manyetik disk, manyetik teyp, optik disk, kompakt disk
ve benzeri ortamlarda saklanan belgelerdir.
Ancak bu tanımlama eksiktir. Ses ve hareketli görüntüler ile multimedya
dokümanlar da bu tanıma dahil edilmelidir
77. Bekir Kemal Ataman ( Haz. ), Arşivcilik Terimleri Sözlüğü: Almanca, İngilizce, Fransızca, İtalyanca, Hollandaca,
Rusça ve İspanyolca karşılıklarıyla, İstanbul: Librairie de Pera, 1995.
54
Elektronik dokümanların kendine has yapıları ve özellikleri vardır.:
• Değiştirilmesi kolaydır.
• Çoğunlukla silinebilir ve hasar görebilecek şekilde dayanıksız manyetik
ortamlara kaydedilirler.
• Elektronik belgeler, silindiklerinde, yeterince anlam ifade etmeyen dosya
isimleriyle saklandıklarında ve yedekleme yapılmaksızın güvensiz
ortamlarda depolandıklarında geri getirmek çok zordur.”78
Bu tanım ve açıklamalardan anlaşılacağı üzere, elektronik doküman üzerindeki
bilgiler, çok çeşitli teknolojik araçlar tarafından meydana getirilmekte, korunmakta ve
bir kuruluşun sahip olduğu bilgi kaynaklarını içeren ortamlardan birini oluşturmaktadır.
2.2. DOKÜMAN YÖNETİMİ NEDİR?
“Doküman yönetimi açıkça dokümanların yönetimidir. Bununla beraber, iki
kavramdan oluşmaktadır ki, birisi “yönetim” diğeri de “doküman”dır. Ne “yönetim”, ne
de “doküman” kavramına bir ayrıcalık tanıyabiliriz. Belge geniş anlamda bir bilgidir;
işin sevk ve idaresini gösterir, farklı fiziksel ortamlarda olabilir. Çok eski teknik
terimlerin bilgisayar endüstrisiyle farklı anlam kazanması; arşivcilikte de doküman
kelimesinin anlam ve kapsam olarak karmaşıklaşmasına neden olmuştur. Dokümanların
yönetimindeki etkinlik hâlâ sürdürülebiliyorsa, bu veri ya da bilginin farklı formları ile
doküman arasındaki temel farklılıkların iyi anlaşılmış olmasındandır.
Yönetim ise, organizasyonun amaçlarına ulaşabilmesi için insan ve fiziki
kaynakların en etkin ve muntazam bir biçimde teminini, yerleştirilmesini ve kullanımını
koordine eden, organizasyonu çevresi ile dinamik bir denge içinde tutabilen bir süreçtir.
78. Aykut Üstün, “Arşivlerde verimlilik ve elektronik belge yönetimi” ( Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi ) İstanbul,
Marmara Üniversitesi, 1997, s..32.
55
“Ekonomi ve ticaretin doğasından kaynaklanan değişme isteği ve çoğu zaman
zorunluluğunun başlattığı teknolojik ve bilimsel gelişmeler, beraberinde toplumsal ve
kurumsal reformları getirmiştir. Ancak değişimi sürükleme rolü zamanla, sadece
ekonominin elinden çıkmış, değişimden doğrudan etkilenen her bir unsuru da içene
alacak şekilde genişlemiştir. Günümüz toplumsal yapısı içerisinde, temel bilimsel
kriterlere göre yönünü belirleyen değişimin sarmal yapısında, bilgi ve özellikle güncel
bilgi değişime yön veren ana kaynak olarak etkisini her alana hissettirmektedir.
Toplumsal yapının vazgeçilmez unsuru olan kurumsal yapılar da, sürekli değişme
zorunluluğunun etkisiyle, değişime yön veren bilgiye gün geçtikçe daha fazla bağımlı
olmaktadırlar. Kurumlarda doğru bilgiyi, uygun formatta, ilgili kişilere, gerekli
zamanda sağlama görevinin gerçekleştirilmesi, kurum içi bilgi ve belge hizmetlerinden
sorumlu birimlerce gerçekleştirilmektedir. Belge yönetimi; kurum içerisinde üretilen ya
da sağlanan belgelerden güncelliğini ve kullanım değerini koruyanlar üzerinde bütünsel
bir kontrol sağlamayı hedef almaktadır.”79
“Bilgi üretimi ve depolaması söz konusu olduğunda doküman yönetiminden ve
arşivlerden söz etmek gerekir. Kurum ve kuruluşların işlemleri ve yasal yükümlülükleri
sonucunda oluşan ortamına ve biçimine bakılmaksızın kayıtlı bilgiyi taşıyan her türlü
aracı ifade eden dokümanlarla, yine kurumların karar alıcılarına, iş görenlerine ve
toplumun bireylerine gerek duydukları nitelik ve nicelikte, istenen zaman ve ortamda
sağlıklı olarak bilgi sunulabilmelidir. Bunun sağlanabilmesi kurumlarda doküman
yönetim sisteminin varlığına bağlıdır. Zira doküman yönetimi, kurum ve kuruluşların
idari gereksinimlerini sağlayabilmek ve aynı zamanda gerekli bilgi ve belgeleri gelecek
nesillere iletebilmek için belgelerin üretiminden başlayarak, tarihi belgelerin
seçimlerini belli disiplinlere bağlayan bir yaklaşımdır.”80
Kurum ve kuruluşların ürettikleri ve üretecekleri dokümanların düzenli bir şekilde
79. Özgür Külcü, “Modern kurumlarda bir denetim aracı olarak belge yönetimi ve ülkemizdeki durum”. Türk
Kütüphaneciliği 14(1), 2000, s.19.
80. Fahrettin Özdemirci, “Teknolojik gelişmelerin belge yönetimine etkisi ve arşivler” Türk Kütüphaneciliği 13(1),
1999, s.52.
56
saklanması, belirli süreçler sonunda saklama planlarına bağlı olarak gözden geçirilmesi
sonucunda saklanmasına gerek olmayanların imhası ya da saklanması gerekenlerin
arşive devrine karar verilmesi işlerini içeren doküman yönetimi, modern arşivciliğin
gereği olmak yanında modern devlet yönetiminin de kaçınılmaz bir fonksiyonu olarak
karşımızda durmaktadır.
“Doküman yönetimi yalnızca belgelerin dosyalanması ile ilgili olmayıp, daha
geniş bir yelpazede hizmet sunan bir uygulama alanıdır. Arşivlerin kaynağını oluşturan
belgelerin üretimini gerçekleştiren kurum ve kuruluşlarda, belgesel işlemlerin
yönetimini üstlenen doküman yönetim sisteminin yapısı ve etkinliği doğrudan arşivlerin
geleceğini etkilemektedir.”81
“Anglo-Amerikan işbirliğinin ürünü olan bir çalışmada, doküman yönetiminin
tanımı: “belgelerin ve bu belgelerin içerdiği bilgilerin üretimlerine; güncel
gereksinimler için korunmalarına ve kullanımlarına; yeniden üretimlerine ilişkin teori
ve uygulamalar” olarak verilmektedir.
Bir başka yerde ise“doküman yönetimi; belgenin, üretiminden son
düzenlenmesine kadar sistematik bir kontrolüdür. Böyle bir sistematik yaklaşım; bir
kurumda artan kırtasiyeyi azaltmak, bilgi ve belge isteklerine etkin erişim sağlamak,
güncelliğini yitiren belgeleri depolamak, devletin tüm kurumlarının dokümantasyon
gereksinimlerini karşılamak ve kurumların tarihi kayıtlarını korumak gibi belgelerin
tüm aşamalarını kontrol etmek için gereklidir.”82
Diğer bir tanımlama ise şöyledir ,doküman yönetimi; “bir kurumun kendi
çalışmaları sırasında oluşturduğu enformasyon kaynaklarının denetimi için uygun
yöntem ve tekniklerin uygulanması”83 olarak ifade edilmektedir. Penn doküman
81. Özdemirci, s.52
82. Özdemirci, s.8.
83. Carl Newton, “The Fututre of records Management is not What is Used to Be”, Records Management Journal, 5,3,
1996.
57
yönetimini; “belgelerin ve belgelerin içerdiği bilgilerin üretimi, kullanımı, korunması ve
yeniden üretimine ilişkin teknik ve uygulamalı çalışmalar”84 olarak tanımlamaktadır.
Here ise; doküman yönetimini; “kurumsal bilginin üretiminden kullanımına, kalıcı
olarak saklanmasından değerini yitirmesi ile birlikte imhasına kadar, kâğıt, optik ya da
mikrofilm şeklinde her türlü fiziksel ortamda, sistematik olarak üretimi, düzenlenmesi,
erişimi ve korunmasını içeren çalışmaların bütünü şeklinde açıklamaktadır.85
Doküman yönetiminin gelişiminde; 1934 yılında Amerikan Ulusal Arşivi
tarafından ortaya atılan “yaşam döngüsü” kavramının önemli bir yeri vardır. Daha sonra
II. Dünya Savaşı dönemi ve sonrasında gözlenen gelişmeler sonucu, belgelerin üretimi,
kullanımı, düzenlenmesi, korunması ve imhası ya da arşive nakli işlemlerini içine alan
günümüz doküman yönetimi anlayışı geliştirilmiştir. Doküman yönetimi, bir kurum
tarafından üretilen ya da o kurumla ilgili olduğu için saklanan her türlü materyalin,
geçirdiği her aşamada denetimi ve bu denetimin gerçekleşmesi için gerekli işlem ve
uygulamaları ele alan bir disiplin olarak tanımlanabilir.”86
“Doküman yönetimi; belgelerin üretimi, organizasyonu, korunması, kullanımı,
erişimi ve düzenlenmesinde ekonomi ve verimlilik sağlamak için oluşturulan bir
programın uygulanmasıdır.
Bu tanımlamalardan sonra, doküman yönetimi nedir sorusuna karşılık olarak
Batkowski’nin şu tanımını verebiliriz: “belgelerin üretimi, organizasyonu, korunması,
kullanımı, erişimi ve düzenlenmesinde ekonomi ve verimlilik sağlamak için oluşturulan
bir programın uygulanmasıdır.”87
84. Ira A. Penn, Record Management Handbook. Anne Mordel, Goil Penix Kelvin Smith: Gover.
85. Catherine E. hare, Jullia McLeod, Developing a Record management Programme, London: Aslib.
86. Külcü, s.21-22.
87. Patria Batkowski, Records Management and the Walking Archivist. A Modern Archives readers: Basic Readings on
Archival Theory and Practice. Ed. Maygene F. Daniels and Timothy Walch, 38-45. Washington: National Archives
and Records Service, 1984, s.38.
58
Organizasyonlarda söz konusu olan dokümanlar arasında şunlar bulunmaktadır;
yazışmalar, raporlar, talimatlar, formlar, mektuplar, istatistiki çizelge ve tablolar, kişi ve
kuruluşların ilişkileri sonucu oluşan çeşitli dokümanlar vb. Bu tür belgelerin hacminin
büyüklüğü dolayısıyla onları kontrol etmek doküman yönetiminin önemli boyutunu
oluşturmaktadır.
“Bugün yönetimin temeli bilgidir diyorsak, organizasyonlar bilgi akış sistemlerini
kurmalı ve iyi bir şekilde sürdürmelidir, yoksa yaşama şanslarını yitirirler. Bu yüzden
organizasyonlarda belge ve bilgi sistemleri çok önemli bir yere sahiptirler.
Bu nedenle kalite sisteminde temel kaynakların nasıl kontrol edileceği
belirlenmelidir:
• Hangi kayıtlar ne kadar süre ile nerede ve kim tarafından saklanacak,
• Yasal ve resmi belge ve bilgi gereksinimleri nasıl karşılanacak,
• Gerekli bilginin kayıt şekli ve ortamı ne olacak,
• Okunabilirlik, saklama, erişim, imha ve güvenlik gereksinimleri nasıl
sağlanacak,
• Gerektiği zaman kayıtlı bilgiye erişim hangi yöntemlerle garanti
edilebilecek,
• Gerektiğinde bilgi ve belgeler hangi şartlarda ve nasıl kullanıcıya
sunulacak,
gibi hususlar belirlenmiş olmalıdır.”88
Belgelerin üretimi, işlemleri, depolanması, erişimi, dağıtımı, kullanımı ve
tasfiyeleri ile ilgili olan doküman yönetimi; yazışmalar, formlar, raporlar, talimatlar,
postalama ve kopyalama yönetimi gibi özel gereksinimleri de karşılamak için
doğmuştur. Her bir alanda çeşitli faaliyetleri gerçekleştirirken de kağıt ortamdan
mikrofiş, ses bandı, video bant, manyetik bant, manyetik disk ve optik diske kadar
88. Özdemirci, s. 106-107.
59
çok çeşitli kayıt ortamlarını da kullanmaktadır.”89
20. yüzyılın ikinci yarısından itibaren, tüm bilgi hizmetlerinde olduğu gibi
dokümanlara yönelik çalışmalar da hız kazanmıştır. Kurumlarda, yürütülen iş ve
işlemlerin resmi yüzü dokümanlara dayanmaktadır. Artan ve çeşitlenen hizmetlerle
birlikte dokümanlarla uğraşmak, dokümanlara yönelik çok yönlü ve çeşitli çalışmaların
yapılmasını gerektirmektedir.
2.3. ELEKTRONİK DOKÜMAN YÖNETİMİ NEDİR?
Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki çok hızlı gelişmeler göz önüne alındığında,
kurum ve kuruluşların belge üretimi, denetimi ve arşivlerin geleceği daha da bir önem
kazanmaktadır.
“Kurum ve kuruluşların belge üretme, saklama ve kullanmaya yönelik yeni teknolojileri
rastgele kullanma eğilimleri, arşivlerin önemli problemlerinden birini oluşturmaktadır.
Temel sorun bilginin ve yetkinin olmadığı geleneksel kayıt ortamı dışında ortaya çıkan
teknolojinin ürünü belgeleri sağlamaktır. İlk hareket noktası belgenin üretim aşamasıdır.
Kurum ve kuruluşlarda her şey belgelerin üretimi, kullanılması ve saklanması ile başlar,
eğer arşivciler modern belge yönetimlerini ve işlemlerini bilmezlerse ya da bu işin
içinde olmazlarsa sorunu çözemezler. Kurum ve kuruluşlar da belge üretiminde
kullandıkları teknolojiler konusunda arşivcilerle işbirliği yapmazlarsa ya da faaliyetleri
sonucu ürettikleri belgelerin arşivsel geleceğini hesaba arşivcileri suçlamaya hakları
olmayacaktır. Çözüm baştan düşünülmeli gerekli tedbirler işbirliği içinde alınmalıdır.”90
Bu nedenle arşivciler, kurum ve kuruluşlarda belge üretimi, kullanılması ve
saklanması konusundaki faaliyetleri ve bu konu da var olan politikaları bilmek ve bu
politikaların içinde yer almak durumundadırlar.
89. Özdemirci, Kurum ve kuruluşlarda Belge üretiminin denetlenmesi ve belge yönetimi, s.8.
90. Özdemirci, “ Teknolojik gelişmelerin belge yönetimine etkisi ve arşivler” , s.53
60
“Bazı arşivcilerin hâlâ ileride karşılaşacakları sorunlardan habersiz oldukları,
arşivcilik konusundaki yeni yaklaşımlara sıcak bakmadıkları görülmektedir. Bu tür
anlayışlar devam ede dursun, geleceğin arşivlerini oluşturacak belgeler büyük bir
değişim içinde üretilmeye çoktan başlandı bile. Arşivciler de bu üretimi yönlendirme ve
biçimlendirme çalışmaları içinde mutlaka varlığını göstermelidir. Zira doğru bilginin
doğru şekilde ve doğru ortamda kaydedilmesi önemli bir ögedir. Belge üretimini
gerçekleştiren kişilerin yaptıkları ortam tercihleri, bütün arşiv uygulamalarına etki
edecektir.
Bilgi çağında, arşiv işlerinde ve kayıt tutmada bilgi teknolojilerinin kullanılması
açıkça yerine getirilmesi gereken bir görevdir. Kurum ve kuruluşlar, belge yönetimi ve
arşivsel çalışmalar açısından bugüne kadar birikmiş, fakat bir türlü yapısal çözümlere
kavuşturulamamış sorunlarından kurtulmak için teknolojiyi ve çağdaş doküman
yönetim ve arşivcilik tekniklerini birlikte kullanmak zorundadırlar.”91
Son yıllarda çalışma ortamları ve bu ortamların gereksinimlerinde ciddi anlamda
yenilikler olmaktadır. İnsanlar, her geçen gün çok daha fazla bilgi bombardımanına
tutulmakta ve gittikçe artan bu bilgiyi yönetebilmek, verimli bir şekilde kullanmak,
dağıtmak, depolamak iş ortamlarının öncelik verdiği önemli bir unsur olarak ortaya
çıkmaktadır. Her ne kadar karşılaşılan bu büyük bilgi miktarında, kağıt üzerindeki
bilginin yüzdesi azalmaktaysa da, insanlar adetsel olarak her geçen gün daha fazla
doküman ile karşı karşıya kalmaktadır.
“Kil tabletlerle başlayıp optik kayıt gereçleri ile devam eden bilgi aktarım süreci
özellikle bazı hizmet birimlerinde kendini farklı boyutlarda göstermeye başlamıştır.
Optik gereçler ve mikro elektroniğin birleşimi ile kağıtsız ofis kavramı ortaya atılmış,
daha geçtiğimiz birkaç yıl içinde hayal mahsulü olarak ifade edilen kağıtsız ofisler
günümüzde adeta kendini ispatlarcasına oluşturulmaya başlanmıştır. Farklı teknolojik
gereçlerin aynı alanlarda entegre edilerek çalıştırılması ile de, bu güne kadar değişik
91. Özdemirci, “ Teknolojik gelişmelerin belge yönetimine etkisi ve arşivler” , s.54.
61
sandığımız alanların birleştiğini, bazı kavram ve prensiplerin yapısal değişikliklere
uğradığını görmekteyiz.”92
İletişim teknolojilerinin bilgisayar teknolojisi ile uyumu sonucunda toplumsal
hizmetler uzaktan erişim yönetemi ile gerçekleştirilmeye başlanmış, müşteri satıcısını
görmediği gibi satın aldığı ürüne dokunma şansını da kaybetmektedir. Toplum hayatına
bankacılık sektörü üzerinden çok daha belirgin biçimde giren bilişim teknolojileri,
neredeyse kağıt kullanımını ortadan kaldırmaktadır. Ancak, geçtiğimiz yıllarda yapılan
araştırmalar sonucunda görülmüştür ki, bilgisayar ortamında yapılan işlemlerin büyük
bir kesimi aynı zamanda kağıt üzerine de aktarılmaktadır. Ancak verilerin elektronik
ortamlara kaydedilmesinin amaçlarından birinin de organizasyonlarda verimlilik ve
ekonomiklik sağlamak olduğu göz ardı edilmemelidir.
İnsanlar her geçen gün bilgisayara dayalı hizmetlerle daha çok karşı karşıya
kalmaktadır. Genel olarak bakıldığında otomasyon, mevcut kağıt tabanlı işlemlerin
bilgisayar ortamında gerçekleştirilmesini ve bu sayede doküman üretiminin ve kağıt
tüketiminin azaltılmasını sağlamaktadır. Dokümanların elektronik ortamda dolaşması
ise hem posta, nakliye, evrak güvenliği ve arşivleme gibi önemli maliyetleri büyük
oranda azaltmakta, hem de dokümanlara anında ulaşabilmeyi mümkün kılmaktadır.
Kurum içi ve kurum dışı ağlarda sürekli hareket halinde olan elektronik veriler, bizlerin
bilişim teknolojisini ve elektronik doküman kavramını daha da yakından tanımamızı
zorunlu kılmaktadır
Çeşitli araştırmalar sonucu üretilen bilgiler hızlı bir şekilde yeni teknolojilerin
ortaya çıkmasını ve bu teknolojilerin kullanılmasını sağlarken, bireyleri, toplumları ve
kurumsal yapıları da çeşitli açılardan etkilemektedir.
Toplumsal yaşamın her aşamasında bilgi gereksiniminin artması ve bilginin
gelişen teknoloji ile daha etkin kullanılabilir kılınması, bilgi toplumunu ortaya
92. Odabaş, s.2.
62
çıkarmıştır. Toplumların, kurum ve kuruluşların, bilgi çağında ayakta kalabilmek için
yaptıkları ve yapacakları çalışmaları irdemeleri ve geliştirmeleri gerekmektedir.
“Bilgi teknolojileri, “Bilgi Çağı”nın kapılarını aralayan önemli gelişmeleri
içermekle beraber, tek başına çözüm değildir. Bilgi ağları üzerinde kullanıma
sunacağınız bir bilginiz yoksa, bu teknolojileri her şeyiyle kullananlar karşısında sadece
bilgi kölesi olmaya mahkum kalırsınız. Bilgiyi insanın kölesi yapabilmenin yolu, bilgi
ağlarında dolaştırabildiğiniz bilgi miktarıyla orantılı olacaktır.
Her alanı olduğu gibi arşivcilik alanını da etkisi altına alan bilgi teknolojilerindeki
gelişmeler sevindirici yönleriyle beraber bir takım kaygıları da beraberinde
getirmektedir. Bilgi çağı olarak tanımlanan bu süreçten, en çok etkilenen alanlar yine
bilgi merkezleri olmuştur ve olmaya da devam edecektir. Çünkü, dokümanların üretimi,
depolanması, erişimi ve iletiminde ve bilginin yönetiminde dünyada şimdi otomasyon
egemendir.
Teknolojik gelişmeler bilgi kayıt ortamlarının hızla çeşitlenerek artmasına neden
olmuştur. Bu ortamlarda üretilen belgelerin arşivsel değerlerinin belirlenmesi, gelecek
kuşaklara aktarılması, geleneksel bilgi kayıt ortamlarına göre oldukça farklılık
göstermekte, bilinen uygulamalar dışında yeni yöntem ve teknikleri gerektirmektedir.
Hızla artan yeni bilgi kayıt ortamlarının denetim altına alınması konusu arşivcileri
kaygılandırmaktadır. Ancak arşivcilerin yeni gelişmeleri izlemeleri meslek bilincinin
sonucudur ve kaçınılmazdır. Zira yeni teknolojinin arşiv iş ve işlemlerinde kullanılması
çalışmaları devam ederken, ortaya teknolojinin ürünü belgeler çıktı, bu ürünlere
geleneksel prensipler ve metotların uygulanması ve adapte edilmesi gündemde iken,
elektronik belgelerden söz edilir oldu.
Teknolojik değişimdeki bu hızlı gelişme kuramsal temelleri zorlarken, geleneksel
yapıya bağlılık ve yeniye karşı olma da buna eklenince arşivlerin geleceği konusundaki
kaygılar artmaya başladı. Teknoloji adeta geleceğe meydan okur hale geldi. Arşivler ve
teknoloji ne kadar ilişkili idi ve bunlar teori ve uygulamada bir araya nasıl
63
getirilebilirlerdi.93
Cadell, “ilk arşivcilerle onların 5000 yıl sonraki takipçileri arasındaki gerçek fark
kullandıkları teknolojiden ibarettir. 5000 yıl önce kil tabletlerde tutulanları biz bugün
bilgisayar disketlerinde saklıyoruz” ve “tarih sürecinde herhangi bir kesinti söz konusu
değildir, bu yüzden arşivciler en eski evrakla ilgilendikleri gibi en güncel evrakla da
ilgilenmek zorundadır. Bu durum özellikle elektronik arşivler söz konusu olduğu
zaman daha da bir önem kazanır” derken teknoloji ve doküman yönetimi ilişkisine
arşivcilerin dikkatini çekmektedir.”94
Arşiv idaresinin temel konuları, sistemlerin dizaynı ve yeni bilgi politikalarının
inşası ile yakından ilişkili olduğundan arşivciler, arşiv idaresini elektronik ortam
içerisinde de kullanılır kılmak için, doküman yönetimi kavramlarını daha geniş bir
perspektif içerisinde tartışmak durumunda kalmışlardır.
“Yönetim, bilgi, iletişim, reklam veya araştırma kurumları tarafından yaratılan
veya elde tutulan elektronik materyalin idaresi, başlı başına yeni bir alan olarak ortaya
çıktı ve elektronik ortamın özellikle son birkaç onyıl içerisinde izlemeyi güç kılacak bir
gelişme grafiği çiziyor olması da, geleneksel sistemlerin ötesinde yeni başlıkların
gündeme gelmesini zorunlu kıldı. Bunların temelinde de elektronik belge yönetiminin
doğasının netleştirilmesi gelmektedir.
Zaman içerisinde bu konuda arşivistler tarafından pek çok konu başlığı altında
sayıca fazla makaleler yayımlandı, konferans serileri düzenlendi ve pek çok sorun
gündeme geldi ve tartışıldı. 95
93. Özdemirci, “ Teknolojik gelişmelerin belge yönetimine etkisi ve arşivler” s. 50-51
94. Patrick Cadel, “Arşivciliğin felsefi Boyutları”, çev. Hamza Kandur. Arşivcilik Konferansları – I yay. haz. Hamza
Kandur, İstanbul: Librairie de Pera, 1995.
95. Mehmet Fahri Furat. “ Elektronik Ortamda Üretilen Bilginin Arşivlenmesi”, İ.Ü. Sosyal Bilimler Enstitüsü (
yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi ) İstanbul, 2000.
64
Elektronik ortam içerisinde belgelerin muhteva, yapı ve kavram bütünlüğünün
korunmasının önemini vurgulayan Terry Cook, “en kötü durum” senaryoları gündeme
getirerek bunları elektronik ortamda tartışmakta ve önerilen, test edilen ve iflas eden
durumları gözden geçirmekte ve neticede de belgeleri elektronik ortam içerisinde
koruyabilmek için gerekli olan fonksiyonel gereksinimleri gündeme getirmekte ve
önerilerde bulunmaktadır.96
J. Richard Cox’da konuya daha önceki katkıların ışığında elektronik bilgi
sistemleri içerisinde üretilen ve tutulan belge nosyonunu kendi düşüncelerini de katarak
ortaya koymakta, bilgiye yönelik ilginin artması bağlamında toplumda ve
organizasyonlar içerisinde belgenin önemini yeniden konumlandırmakta ve belgelerin
nasıl tanımlanabileceğini ve karmaşık bilgi sistemleri içerisinde yetkin düzeyde nasıl
idare edilebileceği konusunda öneriler getirmeye çalışmaktadır.97
Richard Barry, elektronik doküman ve belge idaresi sistemlerinde, üzerinde
düşünülecek ve uygulamaya sokulabilecek basit bir çerçeve için atılacak adımları
tartışmaktadır. Ona göre bu çerçevenin çizimi hem dokümanların yaşam döngüleri ve
hem de üretildikleri ortamların sınanmasından geçmektedir.98
Dagmar Parer ve Keith Parrott, teknolojinin organizasyonlara uyarlanması
sonucunda üretilen elektronik belgelerin onlardan sorumlu idarecilerinin mesleki arka
planlarına bağlı olarak farklı düzeylerde idare edildiği varsayımına dayanmaktadır.
Organizasyonlar, iyi bir bilgi idaresini sağlamak için elektronik dokümanların idaresine
ortak bir yaklaşım getirmek durumundadırlar ve bu aynı zamanda onların temel
ihtiyaçları ve özel hukuki durumları içinde bir gereksinimdir.99
96. Terry Cook, “It’s 10 O’clock, Do you Know Where your date are?” Technology Review 98 ( January 1995 ), I, s.48-53
97. J. Richard Cox, “The record in Information Age: A progress report on Research”, The Records and Retrieval Report
12 ( January 1996 ), I, s.1-16.
98. Richard Barry, “Electronic Document and Record Management Systems: Towards A Methodology for Requirements
Definitions” Information Management and Technology 27 ( November 1994 ), s.251-256.
99. D.Parer and K. Parrot, “Management Practices in the Electronic Records Environment”, Archives and Manuscripts 22
( May 1994 ), I, s.106-122.
65
Bu yeni ortam içerisine giren tüm belge idarecileri çalışma dünyalarının dramatik
bir biçimde değiştiğinin farkına varmaktadırlar. Bu değişiklikler, doküman yöneticisi
konumunda olanları hem mesleki anlamda ve hem de kişisel olarak etkilemektedirler.
Mesleki anlamda bu bireyler kendilerini yeniden eğitmekle yükümlü
olmaktadırlar. Arşivle ilgili pek çok diğer şeylerin yanı sıra bilgi işlem sistemleri
uygulaması, analizi ve dizaynı, telekomünikasyon network’ü, bilgi sistem güvenliği gibi
konularda bilgilendirmek zorunda kalmaktadır. İçerisinde bulunulan yeniden eğitim ve
onunla bağlantılı olan yeni mesleki ilişkiler yeni bir özelleşmeyi de gerekli kılacaktır.
Kişisel olarak da bu ortamda çalışan belge idarecileri organizasyonun çalışma hızına
uyum sağlamak zorunda kalacaklardır.
Elektronik bir dokümanın tanımlanması, herhangi bir diğer belgeden farklı
değildir, ancak bir elektronik belgenin kapsam alanı, kendini yeni şekillerde ortaya
çıkartır ve dolayısıyla tanımlanmayı zorunlu kılar. Daha ötesi bu içerik, elektronik
sistem içerisinde parçalanmış olarak bulunabilir ve başlangıç olarak öncelikle
tanımlanmalı ve amaç doğrultusunda da alakalandırılmalıdır.”100
Elektronik doküman yönetimi, belgelerin elektronik ortamda üretilmesi,
işlenmesi, depolanması ve erişimi anlamına gelmektedir. Ancak bu sistemden
bahsedildiğinde akla ilk gelen şey donanım olmaktadır. Ancak donanım tek başına bir
anlam ifade etmemektedir. Donanımı işler hale getirecek bir yazılım, bu sistemi
yürütecek nitelikli personel olmadan donanım kendi başına bir hiçtir. Yani elektronik
doküman yönetimi geniş kapsamlı bir çalışmanın sonucudur.
Doküman yönetimi programı, çok sayıda konuyu içine almaktadır. Bunlar;
formlar, raporlar, yazışmalar, talimatlar, posta, dosyalar, kopyalamalar, ayıklama / imha
listeleri, çok önemli belgelerin korunması, arşivsel koruma ve son düzenlemedir. Her
100. Mehmet Fahri Furat, “Elektronik ortamda üretilen bilginin arşivlenmesi” İ.Ü. Sosyal Bilimler Enstitüsü (
Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi ) İstanbul, 2000, s.1-5.
66
bir konunun amaçlarına ulaşabilmeleri için kendine özgü prensipleri, uygulamaları,
yöntemleri ve teknikleri vardır. Aynı zamanda bu işlemlerde daha çok verimlilik,
etkinlik ve ekonomi sağlamak için belirli teknolojik araçlardan da faydalanılır.
“Kurum ve kuruluşların geniş bir alanda rekabet edebilmesi için, enformasyon
teknolojisinin de içinde yer aldığı bir doküman yönetim programı oluşturması
gereklidir. Enformasyon teknolojisi ( kelime işlemciler, mikrografi, optik okuyucular
gibi ) belge/bilgi üretim, koruma, kullanım ve depolama vb. belge yönetim alanında
şimdiye kadar kullanılan geçerli teknolojilerdir. Doküman yönetimi yalnızca evrakı
tanımlamaz, özel ortamları da tanımlamaktadır. Doküman yönetimi, bilgi kayıt ortamı
olarak yalnızca kağıtla sınırlı değildir. Doküman yönetimi, bir kağıt parçası üzerinde bir
bilgiyi üretmek ve elde etmek kadar, bir mikroform, manyetik şerit, optik disk
üzerinde bilgi üretmeyi ve elde etmeyi de kapsar. Bu nedenle doküman yönetimi aynı
zamanda bu teknolojileri de kullanmak zorundadır.
Bu açılardan, doküman yöneticileri, enformasyon teknolojisinin kullanım ve
kontrolünde yetkili olsa da olmasa da sonuçlarıyla ilişkilidir. Bu noktada en azından
belge yöneticisi donanım seçimi, yerleştirilmesi ve tüm kaydedilmiş bilgiyi doğru
olarak sağlamak için bu teknolojilerin kullanımı konularında bilgiye ve yetkiye sahip
olmalıdır.”101
Elektronik doküman yönetimi belgelerin tüm yaşam evresini ilgilendiren bir
zaman dilimini içerir. Elektronik doküman yönetimi gereksiz belgelerin ortaya çıkışını
önlemek için mücadele eder. Elektronik doküman yönetimi, belgelerin kullanımı
üzerinde kısmi bir kontrol uygular, belgelerin hangilerinin imha edilmesine veya bir
arşiv kurumuna gönderilmesine ya da eğer ihtimal varsa ilk olarak onların bir süre için
bir belge merkezinde tutulmasına karar vermekte yardımcı olmaktadır.
101. Özdemirci, Kurum ve kuruluşlarda Belge üretiminin denetlenmesi ve belge yönetimi, s.12.
67
Yeni teknolojilerin, doküman yönetimi ile arşiv işlem ve hizmetlerini yürütmede,
sürekliliği sağlamada kaliteyi artırmada önümüze bir çok fırsat sunduğu doğrudur. Fakat
yeni teknolojilerin bizlere sunduğu fırsatlardan faydalanırken, fırsatlarla beraber gelen
sorunlarla da karşılaşabiliriz. Fırsatlarla gelen sorunlarla başa çıkmanın bir tek önkoşulu
bulunmaktadır. O da hazır olmaktır.
Yeni teknolojilerin, doküman yönetimi ile arşiv işlem ve hizmetleri açısından
sunduğu fırsatlar ve beraberinde getirdiği tehditler nelerdir? Bunların ortaya konulması
gerekmektedir.
Bilgi teknolojileri kaçınılmaz olan değişimin hızlı versiyonudur. “Bilgi
teknolojisinin değişim yönünü ve hızını arşive yönelik beklentiler değil, teknolojik
ilerlemeler ve ticari düşünceler belirlemektedir.”102 değişimden kaçmak da mümkün
değildir. O halde bu değişimi en iyi şekilde yönetmek gerekmektedir.
“Yeni teknolojilerden etkin olarak yararlanmak, değişimin yanında olmayı, yeni
becerileri ve yetkinlikleri gerektirmektedir. Bu da kurumların ve çalışanlarının
“öğrenme yeteneği” ile güçlü bağlar taşımaktadır.
Hangi eski becerilerin yenilikleri öğrenmeye ve uygulamaya engel olduklarının
ortaya çıkarılması, bu engellerin ortadan kaldırılması, yani bir kısım alışkanlıkların ve
bakış açılarının terk edilmesi kaçınılmazdır.
Yenilikçilik, tanımı gereği bir öğrenme, benimseme ve uygulama sürecidir. Bu
süreç hem insan yaratıcılığına hem de sistemin yapısına yapılan yatırımlarla gerçekleşir.
Yenilikçilik doğası gereği bir çok belirsizlikle karşı karşıyadır. Bu belirsizlik ilgili
kurumu uygun stratejiler geliştirmeye zorlar. Yenilikçi strateji uygulamaktan kaçınan
102. Bruce W. Dearstyne, Arşivsel Girişim: Modern Arşivcilik İlkeleri, Uygulamaları ve Teknikleri, çev. Mustafa
Akbulut, A. Oğuz İcimsoy, İstanbul
68
kuruluşlar, sürdürülebilir bir gelişme şansını da bulamazlar.
Bilgi teknolojilerinin doküman yönetimi ile arşiv işlem ve hizmetlerinde
yaratacağı değişim çok açık ve kaçınılmaz bir gerçektir. Kurumsal ağlar ve kurumlar
arası ilişkiler, kurumların belge yönetim ve arşiv sistemlerini e-yapıya taşımaktadır.
Kurumların mevcut çalışma düzeni değişmekte, bu değişim belge ve arşiv işlemleri ile
hizmetlerini de etkilemektedir.
Doküman yönetimi ile arşiv işlem ve hizmetleri açısından yeni düzen içerisinde,
doğru stratejilerle yer almak bir fırsat yaratacaktır; ancak sadece zamanında yer
almamak ya da alamamak bile bir tehdit oluşturabilecektir. Bu tehdit en yalın şekliyle
kurumların kurumsal bilgilerini kullanamaması, insanların kendi tarihlerini
okuyamamaları olarak ortaya çıkacaktır.
Dolayısıyla, belge yöneticileri ve arşivciler, e-yapı bizi etkileyecek mi? sorusu
yerine, e-yapı’ya ne zaman, nasıl, nerede ve hangi hızda geçmeliyiz? sorularının
yanıtını aramalıdırlar.
Kurumsal bilgi ve belgeleri; üretme, kullanma, saklama, kurum içi haberleşme,
kurum içi bilgi paylaşma, bilgi aktarma, kurumda günlük iş akışı içinde tüm kayıtları
tutma, bilginin tüm kurum içerisinde en doğru, en hızlı şekilde iletmesi vb. işleri
yürütme belge yönetim sisteminin ve birimlerinin temel prensibidir.
Dolayısıyla, kurumda belgelerin elektronik ortamda üretilmesi, yine elektronik
ortamda iletilmesi, teslim alındığının elektronik ortamda bildirilmesi, yanıtının yine
elektronik ortamda hazırlanıp gönderilmesi ve elektronik ortamda dosyalanması,
saklanması, ayıklama ve imhasının yine elektronik ortamda yapılması ve transferi gibi
tüm işlemlerin elektronik ortamda yapılması e-belge ve e-arşiv kavramı içerisinde yer
almaktadır.
Belge yöneticileri ve arşivciler; tarihsel belge programlarının yönetimi yanında
elektronik doküman ve kayıtların yönetimi ile ilgilenmek zorundadır.
69
Arşivci; belge üreticilerini yönlendirme, değerlendirme, üretilen belgeleri sağlama,
düzenleme ve tanımlama, koruma, erişim ve başvurma hizmetlerini karşılama gibi işleri
elektronik doküman ve kayıtlar için de yapmalıdır.”103
“Gerek özel, gerekse kamu sektöründe yapılan işlemler hızla elektronik ortama
doğru kaymaktadır. Dolayısıyla arşivcilerin dikkat etmesi gereken nokta elektronik
belgelerin mesleki prensiplere uygun düşmediği için reddedilmesi konusu değil, bu
belgelerin ileride delil olma olasılığı düşünülerek denetimlerinin nasıl sağlanması
gerektiği olmalıdır. Bundan dolayı elektronik belgelerin özelliklerinin ne olduğu, klasik
arşivcilik prensipleri ile hangi noktalarda birleşip, nerelerde ayrıldığının bilinmesi bizim
için ön koşul olmaktadır. Elektronik işlem ve iletişimin yararları ile, bu belgelerin
denetiminden doğan sorunları meslek prensiplerini de dikkate alarak tespit etmemiz,
bize ileriye dönük fikirler yürütmemizde alt yapı sağlayacaktır.” 104
2.3.1. ELEKTRONİK DOKÜMANLARIN ÜRETİMİ
Doküman yönetiminde üretim, tasarım aşamasından başlayarak dokümanların
dağıtımına kadar olan süreci kapsamaktadır. Doküman üretiminin denetim altına
alınmasıdaki amaç; gereksiz belgelerin sayısını azaltmak ve üretilecek belgelerin
niteliğini artırmaktır. Yapılan araştırmalar, programlı bir doküman üretimi ile belge
işlemlerinde yarıdan fazla tasarruf sağlanabileceğini göstermiştir.
“Doküman üretimi kapsam bakımından oldukça geniş, faaliyet hacmi çok yüklü
bir doküman yönetim fonksiyonudur. Buna göre belge üretimi için şöyle bir tanım
yapmak mümkündür. Doküman üretimi, bir kurum veya kuruluşun işlemleri sonucu
oluşacak belgelerin istenilen nitelikte ve nicelikte, istenilen zamanda ve mümkün olan
103 Fahrettin Özdemirci, ”E-arşivlere giden yolda belge yönetimi birimleri”, E-Türkiye sürecinde
kütüphaneler:38.Kütüphane haftası bildirileri;25-31 Mart 2002 içinde ( 126-141 ) yay.haz. Ali can ve diğerleri. Ankara:
TKD.,2002, s.1-3
104. Odabaş, s. 6-7.
70
en düşük maliyetle üretimini sağlayacak biçimde bir araya getirilmesidir.”105
Doküman üretiminin konusu, üretilmiş olan değil, üretilecek olan belgelerle
ilgilidir. Dokümanın,hangi formda üretildiği önemli değildir. Önemli olan, hangi
formda olursa olsun, kurum veya kuruluşun faaliyetleri sonucu, kurumun işlevlerini
gerçekleştirmek amacıyla üretilmiş olmasıdır.
“Bilgi teknolojileri sayesinde, dokümanların otomasyona dayalı olarak üretilmesi,
çoğaltılması ve uzak yerlere iletilmesi mümkün olmaktadır.
Bilgi kendi başına yoktur; kaynağını insan beyninden alsa da, bir insandan
diğerine kalıcı olarak iletilebilmesi için bir ortam üzerine kaydedilmesi gerekir. Bu
ortam ister kâğıt, ister fotograf, film, video, ses bandı, mikrofilm veya bilgisayar ortamı
olsun belge olarak adlandırılmaktadır.
Doküman üretiminde kâğıdın, daha sonra elektronik ve optik ortamların
kullanılmaya başlanması en fazla 200 yıllık bir geçmişe sahiptir. Dolayısıyla modern
doküman üretimi kavramlarının doğuşundan bugüne kadar sadece iki asır geçtiği
söylenebilir. Son 50 yıl içinde insanlık tarihinin tümünden daha fazla teknolojik gelişme
sağlanması, kurumsal yapıları ve yönetimlerini, dolayısıyla belge üretimini de
etkilemiştir.
Kayıt ortamı, belgenin fiziksel bedenini oluşturur. Taş, kil, tahta, deri, dokuma
gibi geleneksel kayıt ortamları zaman içinde yok olmuşlar ve yerlerini kâğıda
bırakmışlardır. Kâğıt günümüzde de halen kullanılan kayıt ortamıdır. Bununla birlikte,
teknolojik yenilikler sayesinde kullanımı giderek yaygınlaşan yeni kayıt ortamları
ortaya çıkmıştır. Örneğin; disketler, ses bantları, bilgisayar bantları ve diskleri, video
teypler ve diskleri, filimler, mikrofilimler,CD, CD-ROM, USB Memeory gibi.”106
105. Özdemirci, “Kurum ve kuruluşlarda Belge üretiminin denetlenmesi ve belge yönetimi”, s.19.
106. Özdemirci, a.e., s.27-29.
71
Kurum ve kuruluşlarda üretilen elektronik dokümanları kelime işlemcilerle
hazırlanmış yazışma ve raporlar, hesap tabloları ve sunumlar olarak
sınıflandırabilmekteyiz.
Bilişim teknolojisinin gelişmesiyle ortaya çıkan çok büyük bir sorun da, çok
miktardaki elektronik bilginin yönetimidir. PC ağlarının ortaya çıkması ve merkezi
saklama olanakları sağlamasına rağmen, firmaların çoğu elektronik doküman yönetimi
sistemleri kurmuş değildirler. Kağıt doküman dosyaları ve geleneksel olan doküman
yönetimi hala devam etmektedir. PC kullanan bazı kişiler kendi elektronik
dokümanlarını kendilerine özgü yöntemlerle dosyalar ve katagorilere ayırırlar. Fakat
kullanıcıların dosyalama ve kategorizasyon yöntemleri arasındaki ayrılıklar,
uygulamaların firmanın kullanacağı yararlı bir sistem haline gelmesi önündeki en
önemli engeldir.
“Merkezi elektronik doküman yönetim sistemlerinin olası yararları çok büyüktür.
Kelime işlemcide hazırlanmış dokümanların, firmanın yapısına uygun bir biçimde,
merkezi olarak dosyalanması ve kategorizasyonu mümkündür. Bu taranmış doküman
görüntüleri için de geçerlidir. Böylece işletişim ağı kullanıcılarının her biri herhangi bir
dokümanı aynı yöntemle yerleştirebilir. Dokümanın firma içinde kelime işlemciyle
hazırlanması veya dışarıdan gelen bir dokümanın taranmış şekli olması önemsizdir.
Aynı yönetim sistemi her çeşit veri türü renkli resimler, sesli mesajlar vb. için
uygulanabilir. Hatta nesneye dayalı yazılım sistemleri kullanılarak farklı türdeki
verilerin kombinasyonları da dahil edilebilir. Başka bir deyişle, doküman yönetim
sistemi veri türünden bağımsızdır.
Buradan çıkartılacak sonuç şudur: farklılaşan ağ mimarileri ( client/server ) ve
dağıtık veri işlemin yaygınlaşması ile elektronik dokümanların üretimi aşamasında
standartler ve prosedürler en açık şekilde tanımlanmalı ve kullanıcılar için gereken tüm
eğitimler sağlanmalıdır.”107
107. Üstün, s.33.
72
2.3.2.ELEKTRONİK DOKÜMANLARIN KORUNMASI
Elektronik belgelerin korunması kavramından, dokümanların elde tutulması ve
devam eden varlıklarının güvence altına alınması işlemleri anlaşılmalıdır.
“NARA belge yaşam döngüsü içerisinde elde tutma ve kullanım aşamasında,
korumayı tanımlar ve buna ilişkin şartları gündeme getirir. Koruma kaynakları şirketin
ismi ile korumaya odaklanır, indeksleme ve ulaşılabilirliği de içerisine elır. Mikrofişler
elektronik kopyanın öncesinde ortaya çıkarlar çünkü bu alandaki diğer pekçok sorun,
teknolojinin taşıma maliyetleri, güncellenmemiş teknoloji ve sistem çökmeleri
dolayısıyla bilgi kaybı ortaya çıkar. Koruma kaynakları görüntüleri ve belgeleri
internette, compact disk’te, teyp veya CD ortamında kullanılabilecek pekçok formatta
saklar.108
A.Erlandsonn, Wallace’nin elektronik doküman yaratım işlemine arşivistlerin
müdahalesinin belgelerin nasıl arşivleneceği ve korunacağı konusunda anahtar olacağını
söylemektedir. Ona göre yaşam döngüsünün ana aşamalarında belgelerin geleneksel
pratiklerine uygun olarak korunuyor olması, ikinci jenerasyon belgelerin gündeme
gelmesiyle birincilerin kullanım dışı kalmalarına sebep olacaktır.109
Kontext, belgelerin korunmasının önemli bir bölümüdür. Belgeler iş ilişkilerinin
geçmişe ait kalıntılarıdır, yaratıcıları tarafından ortaya konulan belge tutma sistemleri
muhafaza edilmeli, belge idare sistemleri içerisindeki belgelerin orjinal sırası korunmalı
ve ortaya çıkmış olayın delili olmalıdır. Transfer sırasında eğer “belgeliklerini”
yitirirlerse onları korumak için bir sebep kalmayacaktır.110
108. National Archives and Records Administration. A Federal Records Management Glassary. Washington DC. 1993
s.35.
109. A. Erlandsson, Electronic Records Management: A Literature Review, April, 1996.
110. Erlandsson, s.8.
73
ICA elektronik belgeler komitesi network ortamının, network içerisinde
bulunanlara mesajların, dokümanların ve yazılımların aktarımı konusunda önemli
kolaylıklar sağladığını belirtmektedir. Bu tür bir teknoloji modern organizasyonlardaki
faaliyetler için gereken tüm bilgilere ulaşılabilmesini teknik anlamda mümkün
kılmaktadır. Kağıtsız ilişkilerde network’un gitgide daha fazla kullanılıyor olması
arşivistleri, elektronik dokümanların uzun dönem korunması konusunda yeni çözümler
bulmaya zorlamaktadır.111
Komite korumanın ve erişimin birbirinden bağımsız kavramlar olmadıklarını
söyler. Erişim, korumaya bağlıdır ve koruma faaliyetleri belgeleri ulaşılabilir,
erişilebilir ve anlaşılabilir olması hedefine yönelmelidir.112 Komiteye göre bir evrak
ancak ve ancak geri çağırıldığında yine kendi formunu muhafaza ediyorsa ve belgeyi
üreten faaliyet hakkında güvenilir ve gerçek delil sağlıyorsa korunmuştur.113 Koruma,
elektronik dokümanın transferine bağlıdır ve yeni sistem orjinal sistemin kabiliyetlerine
ve fonksiyonlarına sahip olsa veya olmasa da belgeler gerçekliklerini
güvencelemelidirler.114
NARA, bilginin transferini, devam eden erişimin sağlanması bağlamında
sistemlerin güncellenmesi ve belgelerin yeni belge idare sistemlerine aktarımını içine
alarak tartışmaktadır. Ortama uygulanacak yeni sistem eski belgeleri okuyabilmeli ve
tüm zamanlar için belgelere girişi sağlayabilmelidir. NARA’ya göre belge kaybı
kurumun hükümet nezdinde hak kaybetmesine sebep olabilir ve bu özel sektör için bir
güven problemi yaratabilir.115
A.Erlandsson, elektronik dokümanların korunmasını belge içerikleri ve metadata
111.International Council on Archives ( ICA ), Commitee on Electronic Records, Guide for Managing Electronic Records
from an Archival Perspective ( 1996 ), s.4.
112. International Council on Archives ( ICA ),s.25
113. International Council on Archives ( ICA ),s.27
114. Furat, s.26.
115. National Archives and Records Administration, Records Management Requirement for Electronic Recordkeeping
1996, s.12.
74
bağlamında tartışmakta ve belgelerin korunma niteliklerini sistem içerisinde içerik, yapı
ve çerçeve bağlamında tanımlamaktadır. Bozulmamış, birbirini tutar ve kontrole açık,
terimlerini belgelerin kullanıma ilişkin fonksiyonel gereksinimleri tanımlarken kullanır.
Bozulmamış belgeler kaza ile veya kasdi değiştirmeden, tahribat veya imhadan tümüyle
korunmuş olan belgelerdir. Birbirini tutma, belge içeriğinin ve yapısının diğer belgelerle
ilişkileri dolayısıyla yeniden yapılandırılmasına referans verir. Kontrole açıklık, belge
ve belge yapısının, niteliğinin, belgelerin içine katıldığı ve taraflarından yaratıldığı
işlemlerde delil olma niteliğini anlatmaktadır.116
Elektronik bilgi ve belgelerin ortaya çıkmasıyla birlikte bu tür belgeleri koruma
gereksinimi de ortaya çıkmıştır. Basılı kaynaklardaki bilgileri korumak için o bilgilerin
kaydedildiği ortamı ( kağıt vb. ) korumak yeterli olmaktadır. Oysa elektronik bilgi bir
ortamdan diğerine hiçbir bilgi kaybı olmaksızın aktarılabilmektedir. Graham’a göre
elektronik bilgilerin korunması için sadece bu bilgilerin kayıtlı olduğu ortamı koruma
altına almak yeterli değildir. Bunun yanı sıra o ortamda kayıtlı bilgiyi okumak ya da
görmek için gerekli teknolojiyi ve entellektüel içeriğini de ( özgünlük ve bütünlük
açısından ) koruma altına almak gerekmektedir.117
Kurumun ve kuruluşların faaliyetlerini yürütmek için üretilmiş olan dokümanların
korunması ve kontrol edilmesi şarttır. Dokümanların korunabilmesi için üretimlerinde
kaliteli malzeme kullanılması ve uygun yerlerde saklanması kaçınılmazdır. Bunun
yanında özel koruma gerektiren belgelerin muhafazası için önlemler alınması da
gerekmektedir. Bunun için özel koruma gerektiren doküman, üretimi aşamasında
belirlenmeli ve ona uygun ortamda üretilmesi sağlanmalıdır.
Dokümanların korunmaları için uygun dosyalama malzemesinin seçimi, bilginin
mikrofilm, manyetik bant ve CD gibi ortamlar üzerinde saklanması, vb. gibi
özelliklerine, oluşturulan dokümanın niteliğine göre üretimleri aşamasında karar
verilmesi gerekmektedir
116. Erlandsson, s. 9.
117. Yaşar Tonta, “Internet, elektronik kütüphaneler ve bilgi erişim”, Türk Kütüphaneciliği 10(3), 1996, s.221.
75
Gerek doküman yönetimi, gerekse arşiv çalışmalarında belgelerin korunmaları,
belgelerin üretim aşamasıyla ve nasıl organize edildikleriyle ilgilidir. Bu nedenle
dokümanların üretim ve düzenleme çalışmaları, korunmalarının da etkinliğini
belirleyecektir. Üretilen dokümanların değerinin olabilmesi için noksansız ve düzenli
olarak bulundurulması zorunludur. Bunun sağlanabilmesi ancak korumaya yönelik
çalışmaların tam ve güvenilir şekilde yapılabilmesiyle gerçekleşir.
Bir takım bilgi ve belgelerin korunmasının yolu; arşivcilerin, dokümanların
üretimlerinden önceki geliştirme ve tasarım aşamasında sisteme müdahale ederek
saklama süreleri konusunda görüşünü ortaya koymasından ve uzun süre saklaması
gereken belgelerin üretilmesi ve tanımlanmasında ağırlığını koymasından geçmektedir.
Bu arşivcilerin geleneksel rollerinde önemli bir değişime de yol açmaktadır.
Dokümanların korunması için gerekli işlemleri yapabilmek ya da onları gerektiği
gibi koruyabilmek, dokümanların üretim esnasındaki durumunu bilmeyi de gerektirir.
Belgelerin korunma yöntem ve tekniklerini belirleyebilmek için üretim aşamasının çok
iyi değerlendirilmesi gereklidir. Çünkü dokümanların üretimleri esnasında izlenen yol,
onların hangi şartlarda, nasıl korunabileceklerinin de göstergesi olacaktır.
Elektronik dokümanlar için öncelikle bir saklama planı oluşturulmalıdır.
Elektronik dokümanlar için saklama planı: “Bu tür malzeme için, kağıt
ortamda bulunan kayıtlara uygulanan yöntemlerle aynı şekilde saklama planı
oluşturulmalıdır. Girilen bilgiler, belge serilerini adına ve bileşeni oldukları daha geniş
veri tabanlarına göre tanımlamalıdır. Giriş bilgileri malzemenin sahibini de
belirtmelidir. Serinin hangi kayıtlarla oluşturulduğu ve bileşenlerinin yeri kısaca
tanımlanmalıdır. Serilerin imha süreleri ya da uzun süreli muhafazası ile ilgili şartları
içeren esaslar oluşturulmalıdır. Taslak halindeki belgelerin sirkülasyonu için elektronik
posta sistemlerinin kullanıldığı durumlarda, belge üzerinde yapılan tüm yorumlar ve
revizyonlar elektronik formatta saklanmalıdır. Bu ortamda, sistem dizinleri, dağıtım
listeleri, takvimler, toplantı çizelgeleri ve kayıtların oluşumunda katılımcıları
76
tanımlamak için kullanılan her türlü kod isim ve kısaltma da saklanmalıdır. Mesajın
tarihi, gönderen ve alıcısı rutin olarak kaydedilmelidir.
Sistem planlanırken aktif olmayan dokümanların imhası için gerekli kriterler ve
uygulamalar geliştirilmelidir. Çoğunlukla ofis otomasyon sistemleri planlanırken
belgelerin uzun süreli muhafazası ile aktif olmayan belgelerin imhasına ilişkin hususlar
göz önüne alınmaz. Bu durum, pahalı disk alanlarının harcanmasına, sistemin
etkinliğinin azalmasına ve belgelerin getirim süratinin düşmesine yol açar.”118
Kurum ve kuruluşlarda, manuel dosyalar için kullanılan etkin bir saklama planı
varsa, üzerinde gerekli değişiklikler yapılarak elektronik dokümanlara da bu saklama
planı uygulanabilir.
Ofis otomasyon sistemleri oluşturulurken aktif olmayan dokümanların yönetimi ve
imhası için yöntemler geliştirilmesi gerekmektedir. Bu yapılmazsa hızla artan elektronik
dokümanlar, sistemin depolama kapasitesine ulaştığında saklama ile ilgili kararlar
organizasyonlar dahilinde sorunların çıkmasına neden olur.
“Bunun için daha iyi bir yaklaşım, aktif olmayan belgelerin periyodik olarak
sistemden çıkarılmasıdır. Elektronik belgelerin saklama süreleri belirlenirken şu
sorulara cevap aranmalıdır:
• Hangi dokümanlara, ne kadar süre ihtiyaç var?
• Bu dokümanlara kanuni olarak veya denetim nedeniyle gereksinim var mı?
• On-line olarak muhafazası gereken en eski kayıtlar hangileridir? Bunlar ne
zaman off-line depolanabilir ( manyetik teyp, optik disk vb. ) ve ne kadar
süreyle saklanmalıdır?
• Elektronik belgelerin kâğıt kopyaları ile ne yapılabilir?
• Verinin çoklu kopyalarına ihtiyaç var mı? Varsa hangi ortamda? Farklı
kopyalara ne olacak?
118. Üstün, s. 40-41.
77
• Hangi ortamdaki, hangi kayıtlar uzun süreli operasyonel veya arşiv amaçlı
saklama için özel bakıma gereksinim duyacaktır?
Saklama planı hazırlanırken program yöneticileri ve diğer çalışanlar, sistemdeki
belgeler için saklama gerekliliklerini tanımlamalıdır. Küçük sistemlerin haricinde her
bir doküman için saklama süresi belirlenmesi pratik değildir. Bunun için şekline, kayıt
ortamına ve belge tipine bakılmaksızın, bir fonksiyon ( örneğin maliyet muhasebesi ) ile
ilişkili olan tüm kaynaklar için saklama süreleri belirlenmelidir. Mümkünse aynı
fonksiyonla ilişkili ve aynı saklama sürelerine sahip olan dokümanlar aynı alt dizinlerde
birleştirilmelidir.
Elektronik belgeler için saklama planı geliştirilirken kâğıt dosyalara
uygulanamayacak iki hususu daha göz önüne almak gerekir. Bunlardan ilki, belgelerin
on-line olarak mı, yoksa periyodik olarak başka bir ortama aktarılıp off-line olarak mı
saklanacağına karar verilmesidir. Pek sık ihtiyaç duyulmayan belgeler, merkezi dosya
sunumcusu ve sabit disk yerine manyetik teyp veya floppy disklerde saklanabilir.
Ancak verilerin hangi ortam üzerinde ve hangi formatta saklanacağına dikkatle
karar verilmelidir. Zira manyetik ortamlar oldukça dayanıksızdır ve yeterince dikkat
edilmediğinde veri kayıpları kaçınılmazdır. Veri kayıplarına karşı şu hususlara dikkat
edilmelidir.
Disketler:Uzun süre veri saklama için uygun değildirler. Okuma-yazma kafası
üzerinde biriken toz parçacıkları bu veri taşıyıcısı üzerinde çiziklerin oluşmasına yol
açarlar. Çift kopya hazırlama ve her yıl önemli verilerin başka bir taşıyıcıya
kopyalanması tavsiye edilir.
Bantlar: Bantlar yılda en az bir kez çalıştırılmalı ve üç yıl içinde veriler başka bir
taşıyıcıya kopyalanmalıdır.
78
Değiştirilebilir diskler/Syquest: Düzenli olarak disk tarama ve onarım
programlarıyla işleyişin sağlıklı olup olmadığı kontrol edilmeli ve bozuk sektörler
işaretlenmelidir.
Migrasyon: Yeni bir program sürümüne ya da başka bir programa geçerken
veriler yeni formata dönüştürülmelidir. Örneğin HTML ve SGML gibi standart
formatlar yıllar sonra dahi sorunsuzca okunabilir.
Depolama: Veri taşıyıcıları depolanırken çevrenin fiziksel koşullarına dikkat
edilmelidir. Elektromanyetik alanlar, sıcaklık, güneş ışınları ve nem veri taşıyıcıların
ömrünü kısaltır, hatta telafisi mümkün olmayan kayıplara neden olur.
Ofis otomasyon sistemlerinde mevcut elektronik belgeler için saklama planı
geliştirilirken göz önüne alınması gereken ikinci önemli nokta ise, bunların
saklanmasında en iyi formata ve depolama ortamına karar vermektir. Belgelerin
elektronik formda, kâğıt ya da mikrofilm üzerinde veya bunların bir kombinasyonunda
saklanması bazı faktörlere bağlıdır.
Kullanım Kolaylığı: Bazı depolama ortamları, erişim ve üzerinde işlem yapmak
bakımından diğerlerinden daha kullanışlıdır. Örneğin, ofis dışında ihtiyaç duyulan,
toplantılarda kullanılan ya da görüş için dağıtılan bir belgenin kâğıt üzerine basılması
daha pratiktir. Ancak kısa aralıklarla üzerindeki bilgi değiştirilirken, ekleme ve revizyon
yapılan belgeler için elektronik ortam daha uygundur.
Hacim: Departmanlar yer kazanmak için yüksek hacimli kayıtları elektronik
formatta, mikroformlar üzerinde veya optik görüntüleme sistemlerinde saklayabilirler.
Kullanım Sıklığı: Eğer bir departmanda belgelere sıklıkla ( günde birkaç kez )
ihtiyaç duyuluyorsa ya da aynı anda belgeler birkaç kişi tarafından talep ediliyorsa,
belgelerin elektronik formda saklanması, kâğıt veya mikrofilm dosyalar için de
indeksler geliştirilmesi gereklidir.
79
Dağıtım: Belgelerin elektronik formda dağıtılması, kağıt üzerinde dağıtılmasına
göre ucuz bir yoldur.
Doğruluk: Belgelerin orijinalliği ve doğruluğu genellikle pul ve imza ile sağlanır.
Ancak tüm belgelerin buna ihtiyacı yoktur. Eğer hukuki, idari ve denetim yönünden
belgelerin doğruluğu ve orijinalliği önemliyse, belgeler üretilirken ve yönetilirken,
kanıtsal değerlerini sağlamak için uygun yollar bulunmalıdır. Kayıtların doğruluğunu ve
güvenilirliğini sağlamak, bunları üreten proses ya da sistemin sağlamlığına, kayıtların
içindeki bilginin kaynağına ve bunların hazırlanış zamanına bağlıdır.”119
“Bilindiği gibi, manyetik bantların ve optik disklerin ömrü basılı yayınların ana
maddesi olan kâğıttan çok daha kısadır. İyi korunduğu ve kullanıldığı takdirde kâğıt
yüzyıllarca dayanabilmektedir. Oysaki manyetik ve optik disklerin ömrü genellikle 10
yıl civarındadır. Bu bakımdan bu tür diskleri bir kez kopyalayıp arşivlemek yeterli
değildir. Depolama ve arşivleme teknolojilerinin hızlı gelişmesinden dolayı eski
teknoloji ile üretilmiş elektronik/dijital medya üzerine kayıtlı bilgilerin zaman zaman
daha yeni teknoloji ile üretilmiş yeni medya üzerine kopyalanması gerekmektedir. Bu
kopyalama işlemine “teknoloji yenileme”( techonology refreshment ) ya da “teknoloji
göçü” ( technology migration ) adı verilmektedir. Aslı basılı medya üzerinde olan
bilgilerin arşivleme amacıyla elektronik/dijital medya üzerine aktarılması da teknoloji
yenilemenin bir parçasıdır. Örneğin, Amerikan Ulusal Arşivleri sahip olduğu manyetik
ve optik disklerin iki kopyasını arşivlemekte ve bu kopyaları her 10 yıl da bir yeni
medyaya aktarmaktadır.
Kopyalama sırasında bazı bilgiler medya hatasından dolayı kaybolabilmekte,
bazılarıysa formatlama farklılıklarından dolayı okunamaz hale gelmektedir. Yeni
teknolojiyle kullanılan yazılımlar eski yazılımlar ile hazırlanmış bazı bilgileri
tanımamaktadır. Aynı yazılımların çeşitli sürümlerinin ( versiyon ) kullanılması bu
119. Üstün, s. 42-44.
80
durumu daha da zorlaştırmaktadır.120 Manes, kopyalama sırasında basit formatların
kullanılmasını, görüntü dosyalarının sıkıştırılmadan saklanmasını, belgeleri yaratmak
için kullanılan yazılımın depolamak için de kullanılmasını depolama için kaliteli medya
kullanılarak iki kopyanın arşivlenmesini, donanım ve yazılım tercihinden önce bir
arşivleme planı geliştirilmesini, yeni alınacak donanım ile arşiv kopyalarının okunup
okunamadığının test edilmesini ve yapılan işlerin belgelenmesini önermektedir.”121
“1980’li yıllardan başlayarak elektronik bilginin paylaşımında gözlenen hızlı
büyüme bilgi merkezleri için dijital bilgi kaynaklarına erişimi birinci derecede önemli
hale getirmiştir. Ancak son zamanlarda bilgi merkezleri için elektronik ortamlarda
depolanmaya başlanan her türlü bilginin gelecek için saklanmaya değer olup olmadığı
bugünden kestirilememektedir. Bu nedenle elektronik ortamda kayıtlı bilgilerin
saklanma ve depolanma politikaları da günümüzde bilgi erişim kadar öncelikli
olmaktadır. Literatürde de ağırlıklı olarak ele alınan bu konu, daha uzun süre bilgi
merkezlerine rehberlik etmeyi sürdürecek gibi görünüyor.
Dijital materyalin depolanması ve korunmasına yönelik politikalar büyük ölçüde
bu tür materyalin oluşturulma süreciyle birlikte ele alınmalıdır.
Elektronik ortamdaki bazı bilgiler çok kısa bir zaman dilimi içinde kullanıcı
açısından hem güncelliğini, hem de geçerliliğini yitirebilir ve saklanmasına gerek
duyulmayabilir. Hangi bilgilerin saklanacağı ya da hangi ortamlarda daha sağlıklı
depolanabileceği gibi konular bilgi merkezleri için gelecekte de sorun olacak gibi
görünmektedir.”122
120. Yaşar Tonta, “Elektronik yayıncılıkta son gelişmeler” [Çevrimiçi] Elektronik adres:
http://yunus.hacettepe.edu.tr/~tonta/yayinlar/eyayin99.doc ,s.11
121. S. Manes, ( 1998 April 7 ) Time and Technology Threaten Digital Archives...but whith lack and diligence treasure-
troves of data can be preserved. New York Times. Aktaran: Anne Muller, [email protected] listesine
gönderilen elektronik posta mesajı [14.08.1999]
122. Özlem Bayram, “Elektronik bilgileri saklama sorunları”, Türk Kütüphaneciliği 13(2), 1999, s.139-140.
81
2.3.3. ELEKTRONİK DOKÜMANLARIN DOSYALANMASI VE
İNDEKSLENMESİ
Günümüzde insanlar, birbiriyle uyumsuz bilgisayar sistemleri ve yazılımları
kullanarak çeşitli elektronik dokümanlar üretmektedir. Bu elektronik dokümanları
üretenlerin çoğu, bu dokümanlara erişim, güvenli bir ortamda depolama ya da
dokümanların tasfiyesini göz önünde bulundurarak dosyalama konusunda başarılı
olamamaktadırlar.
Bilgisayarda üretilen dokümanların dosyalanma mantığı, gerçekte manuel
dokümanların dosyalanma mantığından pek farklı değildir. Ancak bilgisayar
terminolojisinde kullanılan bazı terimler kavram kargaşasına neden olmaktadır. Örneğin
bilgisayarda üretilen her belge dosya ( file ) olarak adlandırılmaktadır. Yani evrak
işletmeciliğindeki evrak/dosya/klasör yaklaşımı bilgisayar terminolojisinde dosya /
dizin ( directory ) olarak farklılaşmaktadır. Halbuki bilgisayarda üretilen dokümanlar da
tıpkı manuel sistemlerde olduğu gibi organize edilmektedir. Belgeler ( dosyalar )
dizinler ( klasör ) içerisinde muhafaza edilir ve gerekli olduğu durumlarda alt dizinler (
subdirectories ) oluşturularak düzenlemeler yapılabilir. İşletim sistemleri çoğunlukla
hiyerarşik dosya yapısı kullanırlar.
“Elektronik doküman yönetimi için örgütlenme dahilinde özel amaçlı bir yazılım
kullanılmıyorsa, dosyalama işlemleri için işletim sistemi ve elektronik belgeleri üreten
yazılımın sunduğu yöntemlere bağlı kalmak zorunludur. Çoğu elektronik dosyalama
sistemi ise birbirlerinden ayırt edilmesi zor ve her biri pahalı dosyalama ortamlarını
işgal eden belge taslaklarıyla doludur.
İş dünyasında çoğunlukla MS-Dos, UNIX ve WINDOWS işletim sistemleri
kullanılmaktadır. Bu işletim sistemlerinin belge ve dosya organizasyonuna yaklaşımları
şu şekildedir:
82
UNIX işletim sistemi başlama dönemi olan 1969 yılından beri çok yaygın olarak
kullanılmaktadır. UNIX, bilgisayarlarda, etkileşimli ( interactive ), çok kullanıcılı (
multi-user ) ve aynı zamanda birden fazla işin yapılabildiği ( multi-tasking ) bir çalışma
ortamı sağlar. Bütün bu özellikler UNIX işletim sisteminin gittikçe yaygınlaşmasını
sağlamaktadır.
Sistem kendi içinde iki parçaya ayrılmıştır. Birinci parça UNIX sistem ortamının
yaygın bir şekilde kullanılmasını sağlayan programları içerir. Bu programlar; çalışma
ortamını hazırlayan kabuk ( shell ), elektronik haberleşmeyi sağlayan mail, editörler ve
sistem kontrol programı gibi programlardır. UNIX’in bu parçası kullanıcılar tarafından
rahatlıkla görülebilen ve kullanılabilen kısmıdır. İkinci parça, bu programları ve
servisleri destekleyen işletim sistemini içerir.
UNIX dosya sisteminin tipik özellikleri şunlardır:
* Ağaç yapısındadır.
* Dosyadaki verileri işler.
* Dosya yaratabilme ve silebilme özelliğine sahiptir.
* Dosyalar dinamik olarak büyür.
* Dosya verilerinin korunması sağlanmıştır.
* Tüm çevre birimleri sistem tarafından birer dosya olarak görülür.
Dosya sistemi tek köklü ağaç yapısında düzenlenmiştir. Bu dosya yapısı
çoğunlukla baş aşağı dönmüş bir ağaca benzetilir ve kullanıcı bu ağaçta birçok dal
oluşturabilir. Sistemde herhangi bir yere erişmek için ağaç üzerindeki uygun dallardan
geçerek gidilir. Bu kök root olarak bilinir ve “/” işareti ile gösterilir. Bu dosya yapısında
üç tür dosyadan söz edilebilir: kılavuz dosyalar, standart dosyalar ve özel çevre birim
dosyaları.
Tüm dosyalar için birbirinden bağımsız üç tip ve üç yetkiye dayalı erişim yetkisi
bulunmaktadır. Dosya sahibi, dosya sahibinin ait olduğu grup, diğerleri olarak
tanımlanan üç tip kullanıcı için ayrı ayrı okuma, yazma, çalıştırma yetkileri
verilebilmektedir.
83
Her kullanıcının başlangıçta, sistem yöneticisi tarafından atanmış bir ana kılavuzu
vardır. Bu kılavuz sadece kullanıcıya aittir ve kullanıcının çalışma kılavuzu ( home
directory ) adını alır.
Herhangi bir dosyaya erişmek için kökten başlayarak ( / ) o dosyaya ilişkin dosya
yolunun tam adı belirtilmelidir.
Dosya ismi uzunluğu s5 ( system 5 ) dosya sisteminde maksimum 14 karakter, ufs
( unix file system ) dosya sisteminde maksimum 256 karakter olabilir. Dosya ismi bir
harfle başlar. Dosya ismi içerisinde boşluk kullanılamaz. Eğer ismi bölmek gerekirse
bunun yerine ( . ) ve ya ( _ ) sembolleri kullanılabilir. UNIX’ de büyük / küçük harf
ayrımı yapılır. Bu nedenle rapor, Rapor, RAPOR, raPor farklı dosyalardır.”123
MS-DOS: “MS-DOS işletim sisteminde veri dosyalarda organize edilmektedir.
Bu dosyalar veri dosyaları ya da çalıştırılabilir program dosyaları olabilir. Dizin (
directory ) ve dosyalara ( file ) azami 8 harflik isim ve azami 3 harflik dosya uzantıları
verilebilir. Dosya işletimi için komut satırına çeşitli komutlar yazmak gereklidir.
Program yöneticilerinin elektronik ofis sistemleri üzerinde etkin kontrol
sağlamasının yolu, tek tip dosyalama sistemi ya da kullanıcıların tümünün belgeleri tek
bir yerde saklamasını temin eden merkezi saklama seçeneğidir. İyi tasarlanmış bir
sistem, personelin kişisel çalışma dokümanları için “kişisel çalışma alanı” ve çalışma
grupları için “grup alanı” olanağı sağlamalıdır. Ancak belgelerin en son versiyonları ve
görüş ya da bilgi maksadıyla ofis dışına aktarılmış belgeler, kurumsal kontrol altında,
merkezi dosyalama sistemi içinde saklamalıdır.Merkezi dosya sunucusuna ( central file
server ) sahip yerel iletişim ağları ve ana bilgisayara bağlı ofis sistemleri tek tip merkezi
dosyalama için gerekli teknolojik yeteneklere sahiptirler.
Tüm sistemler, yeni dosyalara ( ya da dokümanlara ) sistemde saklanabilmesi için
123. Üstün, s. 34-36.
84
isim verilmesini isterler. Organizasyon dahilinde elektronik dokümanlar için önceden
belirlenmiş adlandırma standartlarının ( naming conventions ) oluşturulması, belgelerin
isimlendirilmesinde ve geri getiriminde kolaylık sağlar. İster ağ, ister dağıtık
bilgisayarları kullanan bir ofis sistemi için olsun, dosyaların isimlendirilmesinde
standardize edilmiş bir yaklaşım büyük önem taşır. Personel, bir dokümana ulaşmak
için kağıt belgelerin organizasyonunda kullanılan dosyalama sistemlerine, dosya
katagorilerine ve klasör etiketlerine yabancı değildir.
Ancak elektronik dokümanların isimlendirilmesi ve dosyalanması daha
kapsamlıdır. Çünkü pek az kuruluşta elektronik dokümanların isimlendirilmesi için
standartlar geliştirilmiştir. Bunun ötesinde bir belgeyi bulmak için elektronik
dosyalara göz atmak,kullanıcılar için pratik değildir. Örneğin 100 megabyte kapasiteli
bir sabit sürücüde 35.000’den fazla belge depolanabilir.
Dosya isimleri, elektronik dokümanlara erişim için gereken asgari bilgiyi
taşımalıdır. Diğer gerekli bilgiler dokümanın kendi içerisinde ya da belgeyle saklanan
veya belgeye bağlanmış doküman profiline dahil edilmelidir. Bir çok ofis otomasyon
ürünü, ( kelime işlemciler, hesap tabloları, belge yönetim yazılımları gibi ) elektronik
dokümanlara ait tanımlayıcı bilgileri yakalayabilme özelliğine sahiptir. Belge özeti,
profil ya da yorum ekranları gibi özellikler kullanıcıların belgelere ihtiyaç
duyduklarında erişmelerini kolaylaştırır.
Elektronik dokümanların isimlendirilmesinde terminolojinin standardize edilmesi
pek çok avantaj sağlar:
• Dosyalara çabuk ve kolay erişim,
• Fazla kopyaların azaltılması,
• Bilgi kayıplarının önüne geçilmesi,
• Dokümanın en son halinin ya da istenen versiyonunun bulunması,
• Dosyaları çabuk ve kolay isimlendirme,
• Kolay dosya paylaşımı.
85
Bir çok programın kullanıcı ara yüzü, alt dizin yapısını gösteren özelliklere
sahiptir. Çoğu kelime işlem paketi, dizin ve alt dizinleri kullanarak, elektronik
dokümanları organize etme olanağı sunarlar. Alt dizinler belgeleri; konularına, belge
tiplerine, orijinlerine vb. gruplara göre organize etmek için oluşturulabilirler. Eğer
kuruluş içinde kağıt belgelere yönelik hazırlanmış iyi bir dosyalama sistemi varsa, alt
dizinler, manuel dosyaların ana sınıflandırma esasına göre yapılandırılabilirler.”124
2.3.4. ELEKTRONİK DOKÜMANLARA ERİŞİM
“Dünyada her yıl yaklaşık iki “Exabyte” ( 1000 katrilyon byte ) miktarında bilgi
üretildiği hesaplanmıştır. Bu miktar 20 milyar adet The Economist dergisinin içerdiği
bilgi miktarına eşittir. Bu bilgiler basılı, sesli, görüntülü ve çoklu ortam gibi çeşitli
formlarda üretilmektedir. Örneğin, dünyada her yıl 80 milyar fotoğraf, iki milyar
röntgen filmi çekilmekte, sadece ABD’de günde 610 milyar elektronik posta mesajı
gönderilmekte, yazıcılar ve diğer makinelerden yılda 15 trilyon sayfa çıktı alınmaktadır.
1999 yılında toplam 2,5 milyar CD üretilmiştir. Internet aracılığıyla doğrudan
erişilebilen “yüzey” web’de yaklaşık 2,5 milyar belge vardır. Buna Web’e bağlı
veritabanları, intranet siteleri ve dinamik sayfalar ( “derin” Web ) da eklendiğinde belge
sayısı 550 milyara ulaşmaktadır. Bir başka deyişle, yeryüzünde yaşayan her insana
yaklaşık 90 sayfalık doküman düşmektedir. Bu bilgilerin yaklaşık %95’i herkese açıktır.
Yüz yıl önce bir insan çok az miktarda bilgi üretebilmekte ve az miktarda bilgiye
erişim sağlayabilmekteydi. Günümüzde ise insanlar çok büyük miktardaki bilgiye
erişim sağlayabildikleri gibi, büyük miktarlarda bilgi üretebilmekte ve bu bilgileri
internet aracılığıyla tüm dünyaya açabilmektedir. Bilgi kağıt, film, optik ve manyetik
diskler/bantlar üzerinde depolanmaktadır. Üretilen bilgilerin çok küçük bir kısmı basılı
ortamdadır. Dijital ortamdaki bilgi miktarı ise hızla artmaktadır. Günümüzde üretilen
bilgilerin yaklaşık dörtte üçü bilgisayar diskleri, sunucular ve video kasetler gibi
124. Üstün, s.36-39.
86
manyetik ortamlarda saklanmaktadır.125
“Belge erişimi, bir kurum veya kuruluş tarafından üretilen veya üretimine neden
olunan, gerek güncel gerekse güncel olmayan resmi kayıtlı bilgileri içeren belgelerin,
üretimlerinden itibaren belgenin yaşam evresinin her aşamasında gereksinim
duyulduğunda mümkün olan en kısa zamanda, en ekonomik ve en doğru şekilde elde
edilmesinin sağlanmasıdır.
Her kurum ya da birim istediği zaman kendi ürettiği dokümanlara erişmek ve
üzerinde araştırma-inceleme yapmak hakkına sahiptir. İster birim, ister kurum, isterse
milli arşivde olsun bu sağlanmak zorundadır. Bu da üretilen dokümanlara erişimin
sağlanması için gerekli çalışmaların yapılmasını zorunlu kılar. Bu durumda üretim de,
erişim de bir amaç değil, amaçların gerçekleştirilmesi için birbirini tamamlayan birer
araçtırlar.
Doküman, herhangi bir formda olabilir; metin halinde, kartografik görüntü ve ses
bandı vs. şekilde bulunabilir. Erişim için bunun önemi yoktur. Ancak, gerek
duyulduğunda önemli olan belgeye erişimin sağlanmasıdır. Dokümanın formunun
bilinmesi ya da üretimi aşamasında hangi formda üretileceğine karar verilmesi
gereklidir. Çünkü erişim araçları ve yönetemleri bu doğrultuda gerçekleştirilecektir.
Belgeler hangi formda olursa olsun tekrar gereksinim duyulduğunda erişimin en iyi
şekilde sağlanması söz konusu olacaktır. Buna üretimi aşamasında karar
verilmelidir.”126
“Bilgileri elektronik olarak depolama maliyeti düştükçe daha fazla sayıda
doküman elektronik ortama aktarılmaktadır.Elektronik ortama aktarılan bu dokümanlara
125. Yaşar Tonta, “Bilgi erişim sorunu”21. yüzyıla girerken enformasyon olgusu: Ulusal Sempozyun bildirileri içinde
( 198-206 )” yay.haz. Tülay Fenerci, Oya Gürdal. Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği, 2001, s. 1-2.
126. Özdemirci, “Kurum ve kuruluşlarda Belge üretiminin denetlenmesi ve belge yönetimi”, s. 50-58.
87
geleneksel erişim noktalarının yanı sıra daha gelişmiş tekniklerle de erişim
sağlanabilmektedir.
Elektronik bilgilere erişim ve bu bilgilerin kullanımıyla ilgili entellektüel mülkiyet
hakları henüz yasalarla düzenlenebilmiş değildir. Elektronik ortamdaki bilgilerin
kolayca kopyalanabilmesi ve bir yerden bir yere aktarılabilmesi telif hakkı yasalarının
yaşama geçirilmesini de zorlaştırmaktadır. Örneğin halen Türkiye’de kullanılan kelime-
işlem, veri tabanı yönetim sistemleri ve tablolama programlarının sadece %10’unun
yasal yollardan elde edildiği tahmin edilmektedir. Elektronik bilgiler ve dokümanlar
halen bir çok ülkede hukuki açıdan ikinci sınıf bilgi ve belge işlemi görmektedir. Oysa
günümüzde bir çok düşünce ve sanat yapıtı elektronik ortamda tasarlanmakta ve
üretilmektedir. Bunların basılı ya da elektronik olarak çoğaltılıp dağıtılması ise ikinci
derece önemlidir. Bu bakımdan elektronik bilgi ve dokümanlar da en az basılı
belgeler kadar telif hakkı yasalarıyla korunmaya değerdir.” 127
“Bilgi erişim, kullanıcının belirli bir konudaki istek ve gereksinimlerini
karşılamak üzere ilgili bilgi ve dokümanlara ulaşmayı amaçlayan bir dizi işlemi
kapsamaktadır. Bir bilgi erişim sisteminin kullanıcının bilgi ihtiyacını karşılıyabilmesi
için her dokümanın temel özellikleri geleneksel veya otomatik dizinleme işlemleri
sırasında belirlenmeli ve her doküman için o dokümanı temsil edecek içerik belirteçleri
oluşturulmalıdr. Ayrıca, kullanıcıların sorgu cümleleri de içerik belirteçleri ile
çakışmalıdır.
Bilginin kaydedilemeye başlanmasıyla birlikte bilginin düzenlenmesi büyük bir
önem kazanmıştır. Genel anlamda bilginin düzenlenmesi, enformasyon ( information )
ya da bilginin ( knowledge) daha sonra arandığında, en ekonomik ve en hızlı bir
biçimde bulunabilmesine olanak vermesidir. Bilgi erişim olarak da bilinen bilginin
düzenlenmesi çeşitli teknik ve kurallara göre yapılmaktadır.Bilginin düzenlenmesi, bilgi
127. Tonta,”Internet, elektronik kütüphaneler ve bilgi erişim”, s.3-7.
88
erişim için gerekli bir işlem ve bunun bir parçasıdır. Kısaca, bilginin düzenlenmesindeki
temel amaç başarılı bir erişim sağlamaktır.
Var olan bir bilgiye erişim sağlamak; bilginin kim tarafından, nerede, ne biçimde,
ne zaman ve nasıl üretildiğinin bilinmesi ile mümkündür. Bu da ancak bibliyografik
denetim sayesinde sağlanabilmektedir. Burada kısaca bibliyografik denetimden de söz
edecek olursak; bilgi veya dokümanın var olup olmadığı, nerede, ne zaman, kim veya
kimler tarafından üretildiğinin bilinmesi, bibliyografik kayıtların yapılıp düzenlenmsi
olarak tanımlayabiliriz.
Bilgi erişim sistemlerinin ve tarama hizmetlerinin temel amacı, kullanıcıların
anlamlı bilgilere erişebilmelerini sağlamaktır. Bu yüzden anlamlılık kavramı, erişim ve
bilgi tarama hizmetlerinin başarısını değerlendirmede temel ögedir. Anlamlılık, bilgi
kaynağı içeriğindeki bilginin, kullanıcının bilgi ihtiyacına ne derecede cevap verdiğini
gösteren bir ölçüdür.Erişilen künyeler kullanıcılar tarafından anlamlı bulunduğu zaman
erişim başarılı olmuş demektir.
Bilginin üretilmesi ve yayılmasında kullanılan teknoloji, bilginin düzenlenmesi,
istenildiğinde bulunması, süzülmesi ve özetlenmesinde de kullanıldığında bir anlam
ifade edecektir. Böylece, bilgi erişimi hızlandıran teknolojik ürünlerin yanında bilgi
erişimi kolaylaştıran dizinleme ve sınıflama faaliyetleri de yapılmış olacaktır.”128
Elektronik dokümanlara erişim ve geri çağırma çoğunlukla elektronik
dokümanlara ilişkin diğer başlıkları ile birlikte gündeme gelmektedir. Pekçok kurum,
içerisinde toplanılan, depolanan ve organize edilen bilginin ne şekilde araştırma, geri
çağırma ve kominikasyon ihtiyaçlarında kullanılabileceğini tartışmaktadır.
“ICA, elektronik belgeler komitesi mevcut teknolojilerin elektronik dokümanlara
en uzak mesafelerden bile kullanıma soktuğunu söylemekte hatta ne arşivlerin, ne de
128. Aşır. Doğaner, “İnternet’te elektronik dokümanların düzenlenmesi ve bilgi erişim sorunu”, İstatistik Araştırma
Dergisi , 2 ( 2 ), 2003, s. 125-128.
89
araştırıcıların aynı sitede bile olmalarına gerek kalmamaktadır.129 Diğer düşünülen
kavramlar dokümanların muhafaza edilmesi ve muhafaza edilmemesi durumları ve
güvenilirliklerdir. Komite raporu aynı zamanda erişimin iki yönünü de gündeme
getirmektedir. Arz ve talep. Erişimin “arz” ile ilişkili bölümü çok değişkenli olarak
kararlaştırılmış ve oturtulmuştur.130 Yazarlar bilgi teknolojisinin arşivsel dokümanlara
yönelik talebin artmasının en önemli nedeni olduğunu söylemektedirler.
Komite elektronik arşivsel belgelere girişte temel gerekenlerin dokümanların, işe
yarar, erişilebilir ve anlaşılabilir şekilde yeterli ve uygun korunmaları olduğunu
söylemekte arşivsel elektronik dokümanlara girişte temel gereksinimin belgelerin işe
yarar erişilebilir ve anlaşılabilirliğinin sağlanması için yeterli ve yaygın korunmanın
sağlanmış olması da aynı ölçüde gerekmektedir.131
Komite, elektronik dokümanların diğer sistemlere aktarılmalarında onlara erişmi
sağlamak için üç temel metot ortaya koyar:
•
Belgeleri manyetik teyp, dijital medya, floppy disk, CD-ROM, kağıt veya
diğer bir ortama kaydetmek,
•
Belgeleri dağıtmak için telekominikasyon teknolojisini kullanmak,
•
Belgelere online girişi sağlamak.”132
Bilgi toplamak, işlemek ve bir yerden bir yere iletmek için geliştirdiğimiz bilgi ve
iletişim teknolojilerinin gelişmiş olması, bilgi kaynaklarının çok küçük bilgisayar
yongaları ( chips ) üzerine depolanması ve hatta söz konusu yongaların insan beyninin
bir uzantısı haline getirilmesi bilgi erişim sorununun çözümü için yeterli değildir.
Çünkü kayıtlı bilgilere bir şekilde erişim sağlamak gerekmektedir. Bilgi erişim ise çoğu
zaman, bilgi ihtiyacımızı tanımladığımız terimler ile bu ihtiyacımızı karşılaması
129. International Council on Archives ( ICA ),s.19.
130. International Council on Archives ( ICA ),s. 27
131. International Council on Archives ( ICA ),s. 46 132. Furat, s. 22-23.
90
muhtemel belgelerde geçen terimlerin eşleştirilmesine dayanmaktadır. Bu eşleştirme
süreci ise henüz çok iyi anlaşılamadığından mükemmel bir biçimde işlememektedir.”133
2.3.5. ELEKTRONİK DOKÜMANLARIN GÜVENİRLİĞİ VE
GEÇERLİLİĞİ
Elektronik dokümanlar konusunda üzerinde durulması gereken ilk kavramlar,
güvenilirlik ve gerçekliktir. Güvenilirlik, dokümanların otorite ve doğruluk bağlamında
ilgili olduğu olay için kullanılabilme yeterliliğidir. Kavram dokümanın yaratım aşaması
ile ilgilidir. Gerçeklik ise dokümanın güvenilirliğine referans verir ve dokümanın
statüsü, aktarım formu, koruma ve depolama koşulları ile ilgilidir
Belge bütünlüğü resmi format içerisindeki dokümanların yetkisiz kişi veya kişiler
tarafından değiştirilmediğini güvence altına almayı ifade etmektedir. Elektronik
dokümanların güvenliği ise sadece yetkili kişilerin belgelere ulaşabileceği girebileceği
anlamına gelmektedir.
“NARA bir belge tutma sisteminin güvenliğinin belgeleri elde tutmak için bir
ihtiyaç olduğunu gündeme getirmektedir. Güvenlik indeksleme ve diğer idare
fonksiyonların yetkili kişilerle sınırlı olduğunu söylemekte ve bu durum ancak onların
bilgilere ulaşabileceğini güvenceye almayı gerektirmektedir.134 Bu doküman ortaya
koymaktadır ki: Sistem ancak yetkili kişilerin sistem fonksiyonlarına ve sistem
içerisindeki belgelere ulaşmasına izin vermelidir. Sistemler dokümanların içeriğinin
değişmediğini güvence altına almalı,ayrıca yetkili kişilerce değişmeler yapıldığında da
değişiklikler kaydedilmeli ve orjinal belgeye ilintilendirilmelidir.
133. Tonta, “Bilgi erişim sorunu”21. yüzyıla girerken enformasyon olgusu:Ulusal Sempozyun bildirileri içinde (198-
206)”, s.5.
134. National Archives and Records Administration, Records Management Requirements for Electronic Recordkeeping,
1996, s.8.
91
ICA’nın Elektronik Belgeler Komitesi şunu zikretmektedir: Halihazırda elektronik
belgelere bağımlı olan organizasyonlar bunları idarede, doküman işlerinde veya
sistemlerinde aradaki kağıt belgeleri çıkarmaya çalışmakta ancak güvenlik, idare ve
imha konularında hala çözümler aramaktadırlar.135
Gerçeklik doküman idaresinde bir gerekliliktir. Gerçek dokümanlar yetkili bir
doküman yaratıcısı tarafından ortaya çıkartılmış belgeler olarak tanımlanabilir. Herbir
doküman yetkili yaratıcı hakkında bilgi içermeli ve yaratıcı da belgelenen iş ilişkisini
idare konusunda yetkilendirilmelidir. Sistemin kaçınılmaz ihtiyacı bu işler ile ilgili
kişiler hakkında bir bilgi tabanına sahip olmaktır.136
2.3.6. ELEKTRONİK DOKÜMANLARIN İMHASI
Dokümanların düzenleme çalışmalarının ardından, düzenlenen dokümanların
hangi şartlarda ne şekilde, hangi tarihler arasında saklanacağının belirlenmesi gerekir.
Ayrıca, doküman yönetim programında belge uzmanları, kanunlarla özel olarak
belirlenmiş ya da kurumun idari yapısını ortaya koyan dokümanları öncelikle saptamaya
çalışmalıdır. Kurumsal çalışmaların tüm yönlerini ortaya koyacak sistemlerin başarısı,
yürütülecek programların uzun süreler dahilinde düşünülmesini gerektirir.
“Doküman yönetim çalışmaları kapsamında bir alıkoyma programının dört
belirleyicisi vardır. Bunlar, idari, mali, yasal ve araştırma değeridir. İdari değer,
yöneticiler; mali değer, idari ve mali işlerden sorumlu kişiler; yasal değer, hukuk
müşavirleri; araştırma değeri ise dokümanları kullanacak personeli doğrudan
ilgilendirmektedir. Belge uzmanları, belgelerin alıkoyma programlarında değerlerini
belirlerken, ilgili personel ile birlikte çalışmalıdır.
135.International Council on Archives ( ICA ), Commitee on Electronic Records, Guide for managing Electronic Records
from an Archival Perspective, 1996, s.67. 136. Furat, s.19.
92
Belgelerin ayıklanması işlemi, yarı güncel ya da güncelliğini tamamen yitirmiş
belgeler üzerinde yürütülen bir çalışmadır. Gelecek için hiç bir kullanım değeri
kalmayan belgelerin imhası işlemi de bu evrede gerçekleştirilir. Kurumlarda oluşturulan
doküman yönetim programları kapsamında ayıklama çalışmalarının iki yönü
sozkonusudur. İlki, güncelliğini tamamen ya da kısmen yitirmiş belgeler içerisinde
kalıcı değere sahip olanların belirlenmesi, ikinci yönü ise kalıcı değere sahip olmayan
belgeler üzerinde ne gibi işlemlerin yapılacağının belirlenmesidir.”137
“Tasfiye; belgelerin yasalar, yönetmelikler, idari kararlar ile belirlenen alıkoyma
sürelerinin sona ermesi ve güncelliklerini yitirmelerini müteakip yapılan işlemlerdir.
Tasfiyenin amacı, arşivlerde gereksiz dokümanların saklanmasını önlemek,
depolardaki yer darlığına ve karışıklığa son vermek; ayrıca arşivleri gereksiz belgelerle
doldurmamak, yer ve iş kaybına engel olmaktır.
Değerlendirme, ayıklama ve imhayı içeren işlemleri; arşiv belgesi ya da arşiv
belgesi niteliği kazanacak belgeler ile güncel oldukları evrede bir değere sahip oldukları
halde, hukuki kıymetini ve bir delil olma niteliğini kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve
muhafazasına gerek görülmeyen her türlü belgenin birbirinden ayrımını yaparak, arşiv
belgesi ya da ileride arşiv belgesi niteliği kazanacak belgelerin belirlenmesini, bunlar
dışında kalanların imha edilmesini ifade eder.138
Tasfiye işlemleri, doküman yönetim programının önemli bir parçasını
oluşturmaktadır. Schellenberg, önemli belgelerin bir arşiv kurumunda korunması için
toplanmasının zor olduğunu, bu zorluğun da, onların içinde yer aldığı gereksiz belge
yığınından ayırmaktaki güçlükten kaynaklandığını belirtmekte ve ayrımın genellikle
belgelerin mevcut işlemler için önemini yitirdikten sonra yapılması gerektiğini
vurgulamaktadır.139
137. Külcü, s..31-33.
138. Özdemirci, “Kurum ve kuruluşlarda Belge üretiminin denetlenmesi ve belge yönetimi”,s.59-62.
139. T.R. Schellenberg. Modern Archives: Principles and Techniques. Chicago: The University Press, 1975.
93
Bu durumda tasfiye işleminin kolaylaşması için, gereksiz doküman üretiminin
ortadan kaldırılması, hiç olmazsa en aza indirilmesi gereklidir. Böylece önemli
belgelerin gereksiz belgeler arasında kaybolup gitmesi önlenmiş olacaktır. Belge
üretimi tasfiyenin ön şartı olmak yanında, tasfiye işlemlerini kolaylaştıran bir
fonksiyona da sahiptir.140
Aynı konu Cook tarafından da şöyle dile getirilmektedir. “ Belge yönetiminin en
zor ve sorumluluk gerektiren yanı, belgelerin elıkonmak veya imha edilmek üzere
seçilmesidir. Modern yönetimlerde üretilen belge hacim olarak çok fazla olduğundan,
kararlar geniş bir görüş açısından bakılarak verilmelidir. Belgelerin seçiminde, hem
yasal idari ölçütler, hem de tarihsel ya da araştırma değeri ölçütleri gözönünde
bulundurulmalıdır.”141
“Dokümanların saklama sürelerini etkileyen unsur yıl değil, o belgenin değeri
olmalıdır. Asla yok edilmemesi, süresiz saklanması gerekli belgelerin olduğu ve
arşivlerin oluşmasının ana nedeninin de bu tür belgeler olduğu unutulmamalıdır.”142
“Elektronik dokümanların imhasında temel gerçek, bilgiyi kaydeden ve elinde
bulunduran insanların imha işlemini gerçekleştirdikleridir. İnsanlar istedikleri zaman bir
belgeyi üretir, istedikleri sürece muhafaza eder ve hemen hemen tüm kayıtları
diledikleri zaman imha ederler. Bir elektronik dokümanın, onu silmek isteyen biri
tarafından silinmesini önleyecek pratik bir yol yoktur.
Elektronik dokümanların imhası aşamasında evrak işletmecisinin rolü, 40 yıldan
fazla süredir geleneksel kağıt ortam üzerindeki belgelere uyguladıklarından farklı
değildir. Bu rol, değeri kalmayan belgeleri sistematik şekilde imha etmektir.
140. Özdemirci, s. 61-62.
141. Michael Cook, “Archives Administration Today: The Background to Professional Training”, Lectures Delivered
at the department of Library Science, University of Istanbul, and at the Departments of Library Science of Ankara
University and Hacettepe University, Apr.-May. 1982.(Metin Teksirdir) (İstanbul: 24 Nisan – 6 Mayıs 1982), 4.
142. Özdemirci, “Kurum ve kuruluşlarda Belge üretiminin denetlenmesi ve belge yönetimi”,s.63-64.
94
Arşivci ve evrak işletmecileri, tüm bilgi sistemlerinde imha işlemlerinin, yalnızca
depolama alanlarının boşaltılması için bir mekanizma olmadığını, asıl amacın gerçek bir
işletme aracı olarak hangi verilerin organizasyon için değeri kalmadığı ve gelecekte
ihtiyaç duyulmayacağı üzerine bir karar verme eylemi olduğunu bilmelidirler.”143
“NARA 1996 elektronik dokümanların imhasını elektronik belge idaresi sistemi
içerisinde anlatır. Uygun fasıllarla sistem belgelerin imha statülerini rapor etmelerini
isteyecek bir yetkili kadronun olmasını ve bir raporun ortaya konulmasını gerekli
kılmaktadır. Görevlilerin yetkinliği imhanın bir programa bağlanması için gereklidir ve
otomatik ortaya çıkmamalıdır.”144
143Üstün, s.40.
144. National Archives and Records Administration, Records Management Requirements for Electronic Recordkeeping,
1996, s.10.
95
3.BÖLÜM
ELEKTRONİK DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMLERİ
3.1.Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri Nedir?
Milletlerin ( devletlerin ) kendilerine özgü olduğu kadar, diğer toplumlarında
ortak mirası olan bilgi, belge ve bunları koruyup, organize edip kullanıma sunan arşivler
küreselleşen bugünkü dünyada önemli birer bilgi bankaları durumundadırlar.
Arşivler, sadece her türlü dokümanı bünyelerinde taşımazlar. Bu belgeler aynı
zamanda geçmişteki ve günümüzdeki uygarlıkların; tarihi ve ekonomik yapılarıyla,
sosyo-kültürel durumlarını ve bilimsel birikimlerini depolayan ve gelecek kuşaklara
aktaran bilgi merkezleridir. Bu yönü ile arşivler, bireylerin, ulusların ve devletlerin vaz
geçemediği kültür ve bilgi hazinelerinin ana merkezi durumundadırlar. Bu açıdan
arşivler, bilginin sonraki kuşaklara aktarılmasında son derece büyük öneme sahiptirler.
Doğal olarak bu aktarımda da bugünkü bilgisayar teknolojisinin kullanılması ve
yetişmiş insan kaynaklarına ihtiyaç vardır.145
Bilişim teknolojilerindeki gelişmeler sonucu elektronik dokümanların yönetimi
için de birçok sistem geliştirilmiştir. Standart uygulama yazılımlarının sunduğu
dosyalama ve saklama olanakları, elektronik ortamda üretilen belgelerin yönetimi için
kısıtlıdır. Bununla birlikte çoğu organizasyon elektronik ortamdaki dokümanların
yönetimi için gereken prosedürleri belirlememiştir. Elektronik dokümanların
yönetiminde aşağıda belirtilen hususlar bu konudaki en önemli sorunları ortaya
koymaktadır:
145. Muammer Göçmen, ve diğerleri, Arşiv belgelerinin ( doküman ) bilgisayar Ortamına Aktarılması ve kullanılması
96
• Elektronik belgelerin saklama süreleri ve imha edilecekleri tarih
belirlenmez. Etkin bir saklama ve imha planı olmaksızın pasif ve yarı aktif
elektronik dokümanlar elektronik ortamda kalmaya devam ederler.
• Bu belgelerin silinmesi bunların, idari, hukuki, mali ve tarihi değerleri
yeterince tahlil edilmeden gerçekleştirilir.
• Birçok elektronik doküman, ayrıca kâğıt üzerine bastırılır. Ancak kâğıt ve
elektronik dokümanların saklama süreleri ve imhaları eşgüdümlü değildir.
Dağıtık veri işlem ortamında üretilen, kullanılan ve saklanan elektronik
dokümanların güvenliği de giderek önemli bir hale gelmektedir. Çoğu ana bilgisayar
sistemi ( mainframe ) yetkisiz kullanıcılara karşı korunmuştur. Ayrıca herhangi bir
felaket durumunda kullanılmak üzere sistem yöneticileri, genellikle yazılım ve verinin
“backup” kopyalarını alırlar. Yerel iletişim ağları ( LAN ) ve tek kullanıcılı
mikrocomputer sistemlerinde ise uygun güvenlik ve koruma tedbirlerine ihtiyaç vardır.
Bu sistemlerdeki kayıtlar, yetkisiz erişim ve bilgisayar virüslerine karşı korumasızdır.
Ayrıca elektronik bilginin gizliliği, bütünlüğü ve geri getiriminde de sorunlar
yaşanmaktadır.
Bir kuruluş için en iyi çözüm, saklanacak dosyaların tipi ve erişim özellikleri ile
dosyalar üzerinde kurulmak istenen kontrolün derecesine bağlıdır.
Doküman yönetimi, özellikle sayısal biçimdeki belgelerin depolanması ve getirimi
için etkin bir bilgisayar bazlı metodolojiyi ifade eder. Elektronik doküman yönetimi
köklü yeni teknolojileri yansıtmaz ancak bunun yerine, daha geniş bir sistemin içinde,
depolama, getirim ve iş idaresinin klasik alt sistemlerini yeniden tanımlayarak donanım,
yazılım ve prosedürlerin bütünleşmesini sağlar.
Birçok kuruluşun network sisteminde Elektronik Doküman Yönetim günden güne
daha vurgulayıcı bir hale gelmektedir. Çünkü kuruluşlar elektronik dokümanlara da
sahip oldukları diğer doküman çeşitleri gibi kurumsal bilgi kaynağı olarak bakmayı ve
97
değer vermeyi öğrenmeye başlamışlardır. Elektronik dokümanlar çoğu iş için geçerli
hale gelmiştir.
Bilgi yönetim sistemleri değişik doğrultularda gelişti. Doküman görüntüsü işleme
sektörü, elektronik doküman yönetimi yazılımını doğurdu. Bu yazılım, yalnızca
taranmış dokümanları yönetmeye yönelik tasarımlanmıştır. Dokümanlar kelime
işlemciyle hazırlanmış olsa bile, çıktısı alınır ve taranır, böylece tüm bilgiler ortak bir
görüntü formatında toplanır. Elektronik Doküman Yönetimi Sistemleri’nin sunduğu
olanaklar odukça sofistikedir. Günümüzde bu sistemler, işlenecek çok fazla sayıda
dokümanı olan birçok kuruluş tarafından kullanılmaktadır. Elektronik Doküman
Yönetimi, dosyalama ve kategorizasyonun yanı sıra revizyon, versiyon kontrolü ve
güvenlik erişim kontrolü özelliklerini de içermektedir.
Çok sayıda kuruluş cografi olarak ayrı yerlerde bulunan çalışanlarının belge
paylaşımını sağlamak, maliyeti yüksek kâğıt bazlı uygulamaları otomatikleştirmek ve
verimsizliği engellemek için Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri’ni kullanmaya
başlamışlardır. Kuşkusuz bunda, kuruluşların hiyerarşik işletme kültüründen hızla
uzaklaşarak daha katılımcı ve paylaşımcı bir tarza doğru ilerlemelerin büyük payı
bulunmaktadır. Bu durumda dokümanlara dayanan ortak kuruluş bilgilerinin bir “kurum
değeri” olarak ele alınması ve ihtiyacı olan herkesin erişimine imkan sağlanması çok
daha önemli bir hale gelmektedir.
Diğer yandan işin teknolojik yanına bakacak olursak; mevcut istek/hizmet birimi
(client/server) mimarileri, Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri için yeterince olgun
hale gelmiş, e-mail ve network dolayısıyla giderek artan doküman değişimi yeni
düzenleme ve kontrol prosedürlerini gerektirir olmuştur. Günümüzün bilgi teknolojisi
stratejilerinin büyük bölümü istek/hizmet birimleri esasına dayanmaktadır. Son
kullanıcılar işlemlerin büyük kısmını kendi PC’lerinde yaparken ( istek birimleri/client
), daha büyük bilgisayarlar, merkezi saklama, iletişim ve yönetim görevlerini yerine
getirmektedir ( hizmet birimleri/server ).
98
Yakın zamana kadar tüm kuruluş bünyesinde Elektronik Doküman Yönetim
Sistemleri’ni oluşturmak oldukça karmaşık ve pahalı görünüyordu. Ancak tek
kullanıcılı erişim ve metin tabanlı uygulamalar artık gerilerde kalmıştır. Günümüzdeki
elektronik dokümanlar ise metin, görüntü, veri, ses ve hareketli video içermektedir.
İlk bakışta Elektronik Doküman Yönetimi Sistemleri, dosya indeksleme ve metin
getirim programlarının geliştirilmiş bir versiyonu gibi görünür. Ancak bu öngörü tıpkı
bir buzdağı gibi olayın yalnızca su üstünde görünen kısmıdır. Doküman Yönetim
Sistemleri network üzerinde saklanan belgeleri işaretleyip yönetmek için bir çekirdek
veri tabanı motoru kullanırlar. Temel olarak elektronik doküman yönetim sistemleri
belgeleri saklayabilmeli, kolayca konumlandırabilmeli ve belgelere erişenleri kontrol
edebilmelidir.
Doküman yönetim ürünleri, işletim sistemleri ile kelime işlemciler, tarayıcılar, e-
mail paketleri ve grafik araçları gibi belge üretim uygulamaları arasında yer alır ve
middleware terimiyle adlandırılırlar. Dokümanın depolanması ve yönetimi yerine
yalnızca içeriğine ihtiyaç duyanlar için yeterince şeffaftırlar. Ancak birçok sistem
yöneticisi için uygulama yazılımları ile belge yönetim sistemleri arasındaki
işletilebilirlik en önemli unsurdur.
Doküman yönetim yazılımları dosya açma ve dosya kaydetme gibi işlemleri
yapmak için kullanılan bilinen metodlardan farklı olarak kendi ekranlarını kullanırlar.
Bu yazılımlar her bir kelime işlem ve görüntüleme uygulaması için ayrı kullanıcı ara
yüzleri sunurlar. Bazı şirketler, farklı uygulamalar arasındaki iletişimi sağlamak için
kuruluşa özel ve maliyeti yüksek programlar geliştirirler.146
Elektronik Doküman Sistemleri yaratımı, elektronik belgelerin yaşam döngüleri
sırasınca ideresine yönelik bilgi sistemlerinin ortaya konulmasını anlatmaktadır. Gözden
146. Aykut Üstün. “Arşivlerde verimlilik ve elektronik belge yönetimi” ( Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi ) İstanbul,
Marmara Üniversitesi., 1997.
99
geçirilen literatür elektronik belge sistemlerinin aşağıda sayılacak yönlerini
tartışmaktadır: gerçeklik, güvenilirlik, belge bütünlüğü, risk idaresi, sistem güvenilirliği,
meta-data, güvenlik, indeksleme, erişebilirlik, geri çağırma ve belgelerin tasviyesi.
NARA bir elektronik belge sistemini “bilgisayar kullanarak belgeleri üreten,
işleyen ve depolayan bir bilgi sistemi” olarak tanımlar.147
Erlandson’a göre gelecekte elektronik belgelerin hayatta kalmasını güvence altına
almak için belge sistemlerinin yaratım aşaması oldukça önemlidir. Bilgisayar temelli
bilgi sistemlerinde arşivistlerin ve belge idarecilerinin rolleri onların sistem dizaynlarına
ve yapılarına katkıları noktasında önem kazanmaktadır.148
Erlandson, E. Cowan Üniversitesi projesine değindiği çalışmasında elektronik
belge idaresi ile ilişkili olan belge idarecilerinin ve arşivistlerin temel avantajlarından
bahsetmektedir. Belge tutmanın temel prensipleri ve arşivler, belge idarecilerine ve
arşivistlere halihazırda tüm bilginin aslında belgeler olduğunun farkında olmayanlara
karşı ciddi bir avantaj sağlar ve çoğu bilgi sistemleri organizasyonu elde tutacak kadar
yeterli bilgiyi ellerinde bulundurmazlar. Bu yargı belge idarecileri ve arşivistlerin
elektronik bilgi idaresi sistemlerinin yaratımlarına ve dizaynlarına katılma
gereksinimlerini ortaya koyar.149
Erlandson hukuki ve organizasyonel belge tutma ihtiyaçları kapsamında kuruma
ait belgelerin dokümantasyonuna ilişkin bir elektronik sistemin fonksiyonlarını
tanımlamaktadır. Onun tartışması özel bir alanda kanunların, düzenlemelerin ve en iyi
uygulamaların nasıl ortaya konulabileceği noktasındadır.
Dokümantasyon amaçları için iç ve dış düzenlemeler birbirleriyle ilintilendirilmeli
ve uygulamanın en iyiye ulaşabilmesi için organizasyonlar değişikliklerden ve
147. National Archives and Records Administration.1993. A Federal Records Management Glossary. Washington Dc, s13.
148. A. Erlandson, Electronic Records Management: A Literature Review, April 1996, s.36.
149. A. Erlandson, Electronic Records Management: A Literature Review, April 1996, s.25.
100
yenilenen bilgiden haberdar edilmelidir. İş ilişkileri sistem içerisinde kontrol edilmeli ve
sistem tüm zamanlarda kullanılmış ve çalışabilirliği kanıtlanmış olmalıdır.150
NARA elektronik belge tutma sistemlerine ilişkin görüşlerini, sistem dizaynları
bağlamında ortaya koymaktadır. “Belge tutma beklentilerini karşılayabilmek için
elektronik belge tutma sistemleri kullanıcıya veya sistem idarecisine, yaratımda,
tanımlamada, depolamada, erişimde, geri çağırmada, güvenlik ve imhada belgeler
konusunda yetki tanımalıdır.151
Elektronik dokümanların yönetiminde kullanılan yazılım araçları gittikçe ofis
çevresi içerisinde önemli bölüm olmaktadır. Onların popülerliği ağların çok süratli
gelişmeleri, çalışmaları, çalışma grupları üzerine temellenmiş iş organizasyonu
metodları, belge görüntü işlem sistemleri, geniş veri depolama üniteleri ve bunlara bağlı
olarak ortaya çıkan gelişmeler sayesinde gittikçe artmaktadır. Dolayısıyla bu gelişmeler
arşivistlere ve evrak idarecilerine elektronik bilgi kaynaklarını kullanmada yeni
alternatifler sunmaktadır.
Elektronik Doküman Yönetimi Sistemleri ile ilgili piyasada bir çok ürün var ve bu
ürünlere her geçen gün yenileri eklenmektedir.Burada asıl önemli olan bu ürünlerin
yukarıda aktarmış olduğum kavramsal çerçeveye ne ölçüde uyduklarıdır.
3.2.Elektronik Doküman Yönetim Sistemlerinin Sahip Olması
Gereken Özellikler
Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri’ni değerlendirirken endüstri
analistlerinin işaret ettiği bazı noktalara dikkat etmek gerekir.
150. A. Erlandson, Electronic Records Management: A Literature Review, April 1996, s. 32.
151. National Archives and Records Administration, Records Management Requirements for Electronic Recordkeeping (
1996 ), s.4.
101
3.2.1.Açık Mimari
Elektronik Doküman Yönetimi yazılımı kuruluşun mevcut network ve veri tabanı
alt yapısına uyacak şekilde açık bir mimariye sahip olmalı ve yeni teknolojilere uyum
sağlayabilmelidir.
3.2.2.Kolay Benimsenebilirlik
Elektronik Doküman Yönetimi yazılımı, kullanıcıların kolayca benimsemesi ve
eğitim için harcanan zamanın en aza indirgenmesi için, sezgisel bir kullanıcı ara yüze
sahip olmalıdır. Sistem yöneticisi açısından ise, network işletim sistemi güvenliği ile
tam entegre olması gibi özellikleriyle Elektronik Doküman Yönetimi, kolayca
işletilebilmelidir.
3.2.3.Ölçeklenebilirlik
Kuruluşların sahip olduğu doküman hacmi sürekli artış göstermektedir. Bu
yüzden Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri ölçeklenebilir olmalıdır. Bazı
kuruluşlar Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri’ni uygulamak için bir departman
seçerek pilot uygulama yapma yoluna gitmektedirler. Sistemden fayda sağlandığı
görüldüğünde, sistem kuruluşun diğer birimlerini de kapsayacak şekilde
genişletilmektedir. Bu bakımdan sistemin ölçeklenebilir olması gereklidir.
3.2.4.Uygulama Bütünleşmesi
Mevcut uygulamalarla bütünleşme, doküman yönetim sistemleri için en gerekli ve
önemli özelliktir.152 Dokümanların sisteme alınması adımı, elektronik formatta olan
veya elektronik olarak oluşturulmuş dokümanlar için nispeten yalın bir işlemdir.
152. Aykut Üstün. “Arşivlerde verimlilik ve elektronik belge yönetimi” ( Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi )
İstanbul, Marmara Üniversitesi, 1997.
102
Herhangi bir ofis uygulaması ( kelime işlemci, sunum, hesap tablosu yazılımı vb. )
kullanılarak hazırlanan bir dokümanın saklanması sırasında, doküman yönetim sistemi
kullanıcıdan doküman profil bilgilerini oluşturulmasını talep eder. Söz konusu profil
bilgileri, dokümanın adı, yazarı, konusu, tipi, grubu, yaratılış/güncelleme tarihi,
erişim/yetki bilgileri, arşivleme seçenekleri gibi parametrelerden oluşur. Sisteme kayıt
olan her doküman bir indeks numarası alır ve sistem dahilinde takibi bu numara
üzerinden yapılır. Bu aşamada dokümanın fiziksel olarak bulunduğu yerin bilgisi de
doküman yönetim sistemi tarafından algılanır ve ilgili bilgiler bir veri tabanına aktarılır.
Bu tipte olmayan tüm basılı dokümanlar için ise doküman yönetim sistemlerinin
tarayıcıları ile uyumlu bir şekilde çalışması ve gelişmiş görüntü işleme fonksiyonlarına
sahip olmaları gerekmektedir.
Özellikle tarama sonrasında görüntünün iyileştirilmesi, karakterlerin, el yazısının
ve bazı görüntülerin tanınabilmesi, OCR ( optik karakter tanıma ) ve ICR ( akıllı
karakter tanıma ) tekniklerinin desteklenmesi sisteme kayıt aşamasında önem
kazandırmaktadır. Bununla birlikte elektronik formata getirilmiş doküman üzerinde
çeşitli bölgeleri işaretleme, post-it yapıştırma, karalama, silme, değişiklik yapma,
değişiklikleri orijinal düzeni bozmadan şeffaf katmanlar dahilinde işleme, çoklu şeffaf
katman desteği tarzında çoğaltabilecek görüntü işleme fonksiyonları, kullanıcıların
basılı kâğıt üzerinde yapacakları tüm işlemleri doküman yönetim sistemi dahilinde de
yapabilmelerini sağlar.
3.2.5. Arama-Getirme
Elektronik doküman yönetim sistemlerinde, verimli arama yapılabilmesi ve de
erişim kolaylığının arttırılması amacıyla dokümanlar sisteme, belirli arama kriterlerine
baz oluşturacak özellikler dahilinde tanımlanır ve indekslenir. Sistemde yer alan arama
motorları, bu özellikleri temel alır ve kullanıcıların bu özellikler için belirttiği
kriterlere göre arama bulma işlemlerini gerçekleştirir. Söz konusu özellikleri,
dokümanın oluşturulma amacı, yaratıcısı, yaratılış zamanı, formatı, güvenlik tanımları,
versiyon bilgileri, arama-getirme parametreleri, saklama koşulları, arşivleme
103
zamanlaması ve koşulları olarak çeşitlendirmek mümkündür. Bunların yanı sıra tam-
metin indeksleme ( full text indexing ), doküman yönetim sistemlerinde kullanılan,
içerik tarama bazlı, gelişkin arama algoritmalarını gerektiren bir diğer arama-getirme
metodudur
3.2.6.Güvenlik
Doküman yönetim sistemlerinde güvenlik önemli bir başlıktır ve doküman
yaratma, görüntüleme, güncelleme ve silme işlemlerinin kimler tarafından ve ne
koşullar altında yapılabileceğini tanımlar. Kullanıcı ve grup tanımları, güvenlik
tanımlarının temelini oluşturur ve işletim sistemi, kitaplık, doküman veya obje
seviyesinde verilebilmektedir. Bununla birlikte bir dokümanın güvenlik tanımları,
yaşam döngüsü içinde geçtiği farklı süreç adımlarında kullanıcılar bazında değişiklik
gösterebilir
3.2.7. Doküman Saklama, Arşivleme
Doküman saklama ve arşivleme doküman yönetim sistemlerinin temel
fonksiyonlarındandır. Bunlarla birlikte, ne türde arşivleme ve silme opsiyonlarının
bulunması gerektiği yönündeki kararlar ( örn. Arşive kaldırılan dokümanı hemen sil, n
gün boyunca sakla sonra sil, n ay boyunca sakla sonra sil, sonsuza kadar arşivle vb. )
doküman yönetim sistemlerinde veri saklama kapasitesinin yönetimi açısından önem
taşımaktır.153
3.2.8.İşe Özel Yapı
Elektronik Doküman Yönetim sistemleri iki farklı uçtaki kullanıcıların
gereksinimini karşılayabilecek şekilde modifiye edilebilmelidir.
153. “Doküman yönetimi nedir ?” [ Çevrimiçi ] Elektronik adres: http://www.erksoft.com/bpi.asp?caid=212&cid=23
104
3.2.9.Belgelere Uzaktan Erişim
Bir kuruluşun bilgi kaynakları yalnız ofis içi çalışanlar değil, dışarıda görev yapan
personel tarafından da erişilebilir olmalıdır. Seyahat halindeki kullanıcılar taşınabilir
bilgisayarlarıyla merkezdeki tüm doküman yönetim fonksiyonlarına sahip olmalıdır.154
3.3.Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri
Bu bölüm sonunda 7 farklı Elektronik Doküman Yönetim Sistemi ile ilgili
karşılaştırma tablosu 169-176 sayfaları arasında verilmiştir.
3.3.1. PaperPlus
Doküman Yönetim Sistemleri öncelikle saklanacak ( arşivlenecek ) bilgiyi farklı
formatlarda sisteme girdi olarak kabul ederler, ardından bilgi üzerinde yapılan bir takım
işlemler sonrasında, ki buna kısaca bilgiyi yorumlama diyebiliriz, uygun bir saklama
ortamına kaydedilirler. Yorum aşamasında ilgili bilgiye eklenen bazı ek bilgiler, özel
kriterler sayesinde bilgiyi, kolay erişilebilir hale getirir.
Kullanıcı, son aşamadan geçmiş olan bilgiye ulaşmak istediğinde Doküman
Yönetim Sistemi bünyesinde bulunan özel arama yöntemlerini kullanır ve ardından
bilgiye hızlı bir şekilde ulaşır. Ulaşılan bilginin bir kopyası, kullanıcının isteğine göre
farklı formatlarda çıktı olarak sistemden geri alınır.
PaperPlus Yapısına Yakından Bakış:
Her türlü bilgiyi PaperPlus’a aktarmak, işleme tabi tutarak güvenli bir ortamda
saklamak ve yeniden değerlendirilmek üzere çıktı almak için gerekli olan girdi ( input ),
saklama ( store ) ve çıktı ( output ) yönetiminin aşağıda detaylarını görebiliriz.
154. Aykut Üstün “Arşivlerde verimlilik ve elektronik belge yönetimi” ( Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi ) İstanbul,
Marmara Üniversitesi, 1997.
105
Girdi Yönetimi ( Input Management )
Doküman Yönetim Sistemleri bilgisayar ortamına aktarılabilen her türlü bilgiyi
sisteme girdi olarak kabul eder. Günlük hayatımızda kullandığımız her türlü doküman,
bilgi, bilgisayar teknolojileri kullanılarak sisteme aktarılabilir.
Input Process ( Data Capture ):
Genel olarak bir Doküman Yönetim Sisteminin kabul ettiği bilgi formatları,
• Matbu doküman
Kâğıt, broşür, dergi, kitap v.s.
• Elektronik doküman
Word, Excel gibi uygulama dosyaları, ses, video veritabanı dosyaları
v.s.
• Analog bilgi
Ses, video, radar data v.s.
Bir bilgiyi Doküman Yönetim Sistemine aktarabilmek için sisteme aktarılmak
istenen bilgi, formatına göre farklı işlemlere tabi tutulmalıdır.
Eğer bilgi;
Matbu ise:
Bu tipteki bilgilerin bilgisayar ortamına aktarılabilmesi için bir tarayıcı ( scanner )
kullanılması gerekir. Tarayıcılar bu tür dokümanları özel bir teknoloji ile elektronik
forma dönüştüren cihazlardır. Bilgisayar sektöründe şu anda kullanılan Tarayıcı (
Scanner ) tipleri aşağıda listelenmiştir.
Scanner tipleri:
Normal tarayıcı: dk. 1-5 adet tarayabilir, Color veya B/W tarama yapabilir.
Hızlı Tarayıcı: dk. 5-150 civarında tarama yapabilir.
106
Kitap tarayıcı: Book Scanner
Kamera tarayıcı: Camera Scanner
Doküman Yönetim Sistemini kullanacak kurum ya da kişiler tarayıcı satın alırken
sistemin kabul edilebilir performanslar dahilinde çalışabilmesi için bir takım kriterlere
dikkate etmelidirler. Alınacak tarayıcı, kullanım yoğunluğuna göre seçilmelidir.
Örneğin ayda 100 tarama yapacak bir kurum için Hızlı Tarama yapan bir scanner’a
ihtiyaç yoktur. Normal scanner bu kurum için yeterlidir. Ya da Matbu bilgiler genelde
kitap şeklinde ise, elbetteki bir Kitap tarayıcı almalıdırlar.
Elektronik formda ise:
Doküman Yönetim Sistemi’ne aktarılacak bilgiler elektronik formda ise; sisteme
aktarmak daha hızlı bir şekilde yapılabilir. Genelde tüm Doküman Yönetim Sistemleri,
İçeri Alma ( Import ) veya entegrasyon özelliklerini kullanarak bilgileri sisteme
aktarabilir.
İçeri Alma ( Import ) ; Kullanılan programın bir özelliği olup mevcut dokümanın
farklı bir formatta programa aktarılması ve kaydedilmesidir.
Entegrasyon: Word, Excel, Internet Explorer gibi yaygın olarak kullanılan
programlara yapılan entegrasyon eklentileri ile bilgiler Doküman Yönetim Sistemi’ne
otomatik olarak aktarılabilmektedir. Örneğin, Word programında çalışıyor iken,
Doküman Yönetim Sistemi ile bu programa sonradan eklenmiş bir buton veya menü
seçeneği sayesinde ekranda yazılı olan bilgileri Doküman Yönetim Sistemi’ne aktarmak
mümkündür.
Analog ise:
Analog bilgi; ses, video kayıtları gibi bilgisayar ortamına doğrudan aktarılamayan
bilgi tipidir. Bu tür bilgilerin aktarımı için bilgisayarda ara donanımların kullanılması ve
bunlarla ilgili programların ilgili bilgisayara yüklenmiş olması gerekir. Örneğin analog
107
bir bilgi türü olan ses kaydının Doküman Yönetim Sistemi’ne aktarılması için,
bilgisayarda ses kartı; bir video kaydının aktarılabilmesi için ise bir video kartının
monte edilmiş ve ilgili programların yüklenmiş olması gerekir.
System Support ( Type Support )
Doküman Yönetim Sistemi’ne Girdi Denetimi ( Input Process ) biriminden gelen
bilgiler, sistem tarafından tanınmalıdır. Doküman Yönetim Sistemi’nin bilgiye kendi
içinde bir takım teknik etkenler yapabilmesi, kullanıcı talebine göre format çevrimleri
yapabilmesi için gelen bilginin sistem tarafından tanınan bir formda olması çok
önemlidir.
Bu yüzden Doküman Yönetim Sistemi bilgiyi kendi içinde bir bilgi tipi
destekleme işlemine tabi tutar. Gelen bilginin kendi içindeki tip desteklerinden birine
uyup uymadığını kontrol eder. Örnek olarak PaperPlus Doküman Yönetim Sistemi
programını gösterecek olursak, desteklenen formatlar aşağıdaki gibi olabilir.
PaperPlus hangi formatları destekler
Image type support:
En popüler 50 adet file type desteklenmektedir. ( Jpeg, tiff, bmp gibi )
TIFF support:
Eğer doküman Siyah/beyaz ise CCITT grup 3 veya grup 4 formatında saklanır.
CCITT bir sıkıştırma formatıdır.
250dpi’lik bir image belgesi normalde Siyah/beyaz olarak 1 MB yer tutar. Ancak
TIFF CCITT grup 4 ile sıkıştırılırsa 20 KB’ya düşer.
108
Eğer belge renkli ise TIFF JPEG formatında sıkıştırılır. TIFF JPEG formatı normal
JPEG formatından farklı olarak belgeyi kayıpsız olarak sıkıştırmaktadır.
DWG ( Autocad File Support ):
DWG için view support’u sağlanmaktadır. View işlemleri resize, zoom gibi görsel
işlemleri kapsamaktadır. View işlemlerinde Edit yer almamaktadır.
AVI ( Video file support ):
AVI dosyalarının aktarımının yanısıra play özelliği de PaperPlus’da
bulunmaktadır.
OLE support ( Object Linking and Embedding ):
PaperPlus, yukarıda açıklanan dosya formatlarının dışında kalan diğer tüm
formatlar için OLE support kullanmaktadır. OLE support, dosyanın yaratılmış olduğu
program vasıtasıyla Paperplus içinde kullanılmasıdır. Örneğin bir pdf ( Adobe Acrobat )
dosyası PaperPlus’a aktarıldı ise, o dosyayı view etmek için PaperPlus, Adobe Acrobat
programını OLE desteği sayesinde açarak kullanıcıya dosya içeriğini gösterir.
Ancak bu işlemin yapılabilmesi doğal olarak dosya formatını açacak programın
bilgisayarda yüklü olması gerekir. Örneğin pdf dosyalarını PaperPlus’ın gösterebilmesi
için, PaperPlus’ın yüklü olduğu makinada Adobe Acrobat yüklenmiş olmalıdır.
Pre-Process ( Ön İşlemler )
Eğer bilgiyi saklamak istiyorsak, tekrar ulaşmak gerektiğinde sorun yaşamamak
için, o bilgiyle ilgili bazı temel kriterlerin de birlikte saklanması gerekir. Örneğin bir
dosyayı bilgisayarımıza kaydetmek istiyorsak ona bir isim ve yer bilgisi de eklemeliyiz.
Aksi halde dosyaya tekrar erişmek istediğimizde onu bulmamız imkansız hale gelir.
109
Doküman Yönetim Sistemleri bir bilgiyi saklarken birden fazla kriteri bilgiye
eklememize imkan verir. Örneğin bir Word dosyasını Doküman Yönetim Sistemi içinde
saklayacağımız ( arşivleyeceğimiz ) zaman, sadece ona bir isim ve yer bilgisi vermek
yerine, daha sonraki işlemlerimizi hızlandırmak amacıyla ek birtakım kriterleri de
dosyamıza ekleyebiliriz. Dosyanın tüm içeriği bile bir saklama kriteri olarak Doküman
Yönetim Sistemi’ne kayıt edilebilir. Böylece bilginin kendi saf içeriği yanı sıra, onu
bulmamızı kolaylaştıracak ek bilgiler de eklenmiş, bu bilgiler üzerinden sorgulama
yaparak bilgimize hızlı bir şekilde ulaşabilecek hale gelmiş oluruz.
Örneğin bir fatura klasörü yarattık ve içine şirketimizdeki faturaları kayıt edeceğiz.
Normal olarak bu klasöre konacak faturalara isim verirken fatura şirketiyle ilintili bir
isim veririz, ayrıca fatura tarihini de fatura dosyasının ismine ekleyebiliriz. Ancak daha
sonra yüzlerce fatura içinden aradığımız bir fatura dosyasına ulaşmak sadece bu iki
kritere göre oldukça zor olacaktır.
Bunun yanısıra, eğer faturanın içerdiği bilgilerden bir kısmını ya da faturanın
içeriğinde olmadığı halde fatura ile ilgili olduğunu düşündüğümüz bir takım ek bilgileri
fatura kayıtlarımıza ekler isek, arama ( sorgulama ) yaptığımızda istediğimiz özel bir
faturaya kolayca erişim sağlayabiliriz. Aşağıda bahsattiğimiz ek bilgilerin bazı tipleri
tanıtılmaktadır.
Indeks Tanımlama:
Bir bilginin içeriği ile ilgili olarak indeks tanımlayabiliriz. Örneğin bir klasöre
fatura dosyalarını kaydedeceksek, kayıt esnasında indeks alanları tanımlayarak daha
sonradan aranan bir faturaya hızlıca erişmek mümkün olacaktır.
Bu işlem yapılırken, klasöre konacak tüm faturaların ortak özelliklerinden oluşan
bir indeks listesi oluşturulur ve faturalar bu klasöre kayıt edilirken tanımlanmış olan
indeks alanları doldurularak ilerisi için hazırlık yapılmış olur.
Örneğin bir fatura dosyası için şu indeksleri tanımlayabiliriz:
110
Fatura tarihi, faturanın kesildiği yer, firma adı, malzeme, toplam fiyat v.s. Daha
sonra bu indeks değerlerinden herhangi birine göre, örneğin firma adına göre sorgulama
( arama ) yaptırabilir.
Otomatik İndeksleme:
Dokümanın türüne göre yukarıda anlatıldığı gibi kullanıcı müdahalesi ile
indekslemenin yanısıra bazı Doküman Yönetim Sistemi programları otomatik olarak
indeksleme yapma imkanı vermektedir. Örnek olarak, PaperPlus programı aşağıdaki
dokümanlar için otomatik indeks alanları tanımlanmasını sağlayabilmektedir.
Matbu dokümanlar için:
Matbu dokümanlar PaperPlus ortamına tarayıcı kullanılarak aktarılır. Optik
karakter tanıma ( OCR – Optical Character Recognition ), Akıllı Karakter Tanıma ( ICR
– Intelligent Character Recognition ), Optik İşaret Tanıma ( OMR – Optical Marc
Recognition ) yöntemleri kullanılarak dokümanın belli bölgeleri indeks alanı olarak
tanımlandıktan sonra otomatik indeksleme yapılabilmektedir.
Optik karakter Tanıma ( OCR ) ve Akıllı Karakter Tanıma(ICR):
Eğer doküman bir image olarak kayıt edilmiş ise içerisinde bulunan bir bilgiyi
indeks alanına aktarmak ( indeks olarak tanımlamak ) istersek PaperPlus içerisinde
bulunan ImagePlus editörünü kullanarak öncelikle belirli alanlar tanımlarız ve editör
içinde bu alanları OCR veya ICR’dan geçirerek bu alanların içeriğini indeks alanı olarak
tanımlayabiliriz.
Optik İşaret Tanıma ( OMR ):
Eğer doküman optik işaretleme ile hazırlanmış bir form image ise ( Örneğin
ÖSYM başvuru formları ) formdaki belli alanları indeks alanı olarak tanımlayabiliriz.
PaperPlus bu alanlardaki işaret bilgilerini 1 ve 0 bilgilerine dönüştürerek indeks olarak
111
tanımlamamıza imkan verir. Böylece büyük bir dokümanda yüzlerce alan kolayca
tanımlanarak otomatik olarak indeks alanları tanımlamamız mümkün olur.
Elektronik dokümanlar için:
Eğer dokümanımız bir image değil de bilgisayar ortamında çeşitli programlar
vasıtasıyla hazırlanmış bir dosya ise ( örneğin bir Word dosyası ), doküman içeriği veya
dokümanda saklı ek bilgiler otomatik indeksleme ya da full-text özelliklerinden biriyle
PaperPlus ortamına aktarılır. Örneğin bir HTML ( WEB sayfası ) dosya için
klasörümüze indeks alanı tanımlıyorsak, otomatik indeskleme ile HTML sayfanın
içerisindeki title, meta name gibi özellikler indeks alanı olarak tanımlanabilir.
Anahtar Kelime tanımlama:
Eger Doküman Yönetim Sistemi’ne aktarılacak dokümanlarımız için, elimizde
standart indeksleme yapısına uymayan ek bir takım sıralı bilgiler var ise, anahtar
kelime tanımlayarak bu kriterleri de bilgimize, sorgulama – arama çalışmalarımızı
kolaylaştırmak amacı ile ekleyebiliriz.
Örneğin faturalar için yarattığımız arşiv alanına koyacağımız bir dosyada,
diğerlerinde bulunmayan ek bir bilgi varolsun. Daha önce tanımlamış olduğunuz indeks
alanlarımıza bu bilgiyi yazamıyoruz, çünkü tanım itibariyle bu alanlara uymuyor.
Dokümanımız için bu bilgiyi anahtar kelime olarak tanımlayabiliriz ve daha sonra
sorgulama yaparken eğer anahtar kelimelere göre sorgulama yapıyorsak, bu dosyaya ya
da benzer durumda olan özel bir dosyaya hızlıca ulaşabiliriz.
Full – Text özelliği ( İçerik İndeksleme ):
Doküman Yönetim Sistemi programları bilgi kaydı yaparken iki türlü kayıt
yaparlar. Birincisi bilginin “kendisi”, ikincisi bu bölümün konusu olan “ek bilgiler”dir.
Bu iki kayıttan ilki, yani bilginin kendisi, bir kalıcı hafıza medyasında ham hali ile
112
saklanır. Ek bilgiler ise bir veri tabanı içerisinde saklanır. Böylece, veri tabanının hızlı
erişim, sorgulama gibi yeteneklerinden faydalanarak bilgiye erişim kolaylaştırılır.
Yukarıda anlatılan indeks tanımlama ve anahtar kelime verme işlemlerinin
yanısıra, “dokümanın kendisi de ( içeriği )” bir indeks tanımı gibi veri tabanına
kaydedilebilir. Böylece, dokümanın içinde geçen herhangi bir kelimeye göre sorgulama
– arama yaptırılabilir, belirli bir dokümana ulaşabiliriz.
Sınıflandırma ( Classification ):
Doküman Yönetim Sistemi yapısında, bir bilgi saklanırken rastgele yerlere ya da
bilgisayarınızda işletim sisteminin tayin edeceği yerlere kayıt yapılmaz. Doküman
Yönetim Sistemleri kendi özel arşivleme yapılarını kullanırlar.
Bu yapılar başlangıçta mevcut değil iken, kullanıcı kendi ilgilendiği konulara göre
belirli bir hiyerarşiye uyarak bir arşiv yapısı oluşturur. Bu arşiv yapısının içinde
Doküman Yönetim Sistemi’ne aktarılmış olan salt bilgi ve sonradan eklediğimiz ek
bilgiler birarada bulunur.
Bir bilgi, Doküman Yönetim Sistemi’ne aktarılırken ( arşivlenirken ), standart
işlemlerin yanısıra, oluşturulmuş olan arşiv yapısının neresinde duracağına da karar
verilmelidir. Kullanıcı buna kendisi karar verir ve uygular.
Ancak büyük miktarlarda, sayılarda bilgi transferi yapılacaksa Doküman Yönetim
Sistemi bu tür dokümanların arşiv yapısına yerleştirilmisi safhasını otomatik bir şekilde
yapabilir.
Örneğin, elimizdeki yüzlerce fatura bilgisini belirli arşiv kategorilerine kayıt
etmek istiyoruz. İçinde %80 oranında Turmap kelimesi geçen fatura bilgileri (
dokümanları ) Turmap adlı arşiv kategorisine kayıt edilsin diyerek bu işlemi
otomatikleştirebiliriz.
113
Ancak, bu yöntem insan müdahalesini kısıtladığı için yanlış bir takım yer
seçimleri olabilir. Bu yüzden %100 güvenilir olduğu söylenemez.
Veri Saklama Yönetimi ( Store – Retrieval )
Doküman Yönetim Sistemi mantığında, bilgilerimizi belirli yerlere kayıt
etmemizin nedeni, daha sonra o bilgilere hızlı bir şekilde erişme isteğidir.
Veri tabanı:
Belirli özelliklere sahip bilgilere erişmek için bir sorgulama – arama işlemi
yapılmalıdır. Bu yüzden Doküman Yönetim Sistemi, bilgileri bir veri tabanı içerisinde
saklar.
Daha önce anlatılan indeksler, anahtar kelimeler, full-text alanlarının hepsi, birden
fazla veri tabanı tablosu içerisinde tutulur. Bu veri tabanı tabloları kendi aralarında
belirli kriterlere göre ilişkilendirilerek yapılacak sorgulama işleminin daha hızlı bir
şekilde sonuçlandırılması sağlanır.
Ana Kayıt Alanı ( Main Storage ):
Yukarıda anlatılan, dokümanlara ait bilgilerin ( dokümanın kendisinin değil ) veri
tabanlarında tutulmasının yanı sıra, dokümanın kendisinin de belirli bir alanda
saklanması gerekir. Veri tabanındaki bilgiler kullanılarak yapılan sorgulama sonucu bir
takım dokümanlar sonuç listesi olarak karşımıza gelir. Bu dokümanları izlemek,
çıktısını almak gibi işlemler için, dokümanın kendisini kayıt edilmiş olduğu yerden
açmamız gerekir.
Dokümanların saklanması için aşağıdaki saklama donanımları kullanılır:
114
Medya Kapasitesi Hızı Güvenilirliği
Hard Disk 1 GB – 50 GB 5 ms 0
CD 650 10 ms 10 yıl
Optik Disk 2.6 – 5.2 GB 12 ms 100 yıl
Tape DLT 14 – 100 GB Çok Yavaş 2 -5 yıl
DVD 2.6 – 5.2 GB 10 ms 100 yıl
Tablo 3: Saklama Donanımları
Pratikte, dokümanlarımızı saklamak için daha çok Hard Disk ( HD )’ler
kullanılmakla birlikte Doküman Yönetim Sistemi mantığı içerisinde sadece; çok
kullanılan, günlük dokümanları HD içerisinde saklamamız yerinde olur. HD’ler
güvenilirliği en düşük olan malzemeler olduğu için arşivleme amaçlı olarak HD
kullanmak ileride sorunlara neden olabilir. Ancak, sistem yöneticileri mevcut HD
yedekleme yöntemleri, arızalara karşı koruma sistemlerini kullanarak bu medyanın
güvenilirliğini artırabilirler. Nadiren kullanacağımız, erişim oranı düşük
dokümanlarımızı diğer medyalarda saklamak uygun olur.
Arama İşlemi ( Retrieve Process )
İndeks alanları tanımlanmış ve saklama donanımlarına kayıt edilmiş bilgi ve
dokümanlara erişimi bu birim tarafından yapılmaktadır.
Daha önce bahsedildiği gibi bilgilerin Doküman Yönetim Sistemi’ne aktarımı
sonrası, kullanıcının talebine göre, belirli bir bilgiye hızlı ve doğru bir şekilde erişmek
için sorgulama-arama yöntemleri kullanılmaktadır. Çeşitli arama yöntemleri vardır:
1. İndeks üzerinden arama
2. Anahtar kelimeden arama
115
3. İçerik ( Full-text ) üzerinden arama
PaperPlus programını örnek gösterecek olursa, yukarıdaki tüm arama yöntemleri
kullanılabilmektedir. Bu arama yöntemlerinden sadece, içerik üzerinden arama tek
başına kullanılabilir. Diğer arama yöntemlerini karma bir şekilde kullanmak
mümkündür. Örneğin Fatura Tarihi indeks alanındaki bilginin içeriği 30.11.1970 olan,
aynı zamanda anahtar kelime olarak içinde Turmap kelimesi geçen dokümanları
sorgulamamız, yani karma sorgu yapmamız mümkündür.
Ancak arama işlemleri daha önce bahsettiğimiz gibi veri tabanı içine kaydedilmiş
bilgiler üzerinde yapılmaktadır. Dokümanın kendisine erişim bu aşamada mevcut
değildir. Arama sonuçlandıktan sonra istenirse ilgili dokümanlara kayıt edildiği yerden
ulaşmak ve bir sonraki bölümde anlatılacak çeşitli işlemlere tabi tutmak mümkündür.
Çıktı Yönetimi ( Output management )
Sisteme bilgilerin aktarılmasının en önemli nedeni, bir şekilde yeniden
kullanıcının bu bilgileri kullanmasını sağlamaktır. Bilgiyi kullanmanın yöntemi ise,
kullanıcının ihtiyacı doğrultusunda bilgiyi sistemden dışarı çıkartmak veya sistem
içinde dolaşımı sağlamaktır. Çıktı yönetimi bu işlemleri gerçekleştiren bir yapıdadır.
Çıktı İşlemi ( Output Process ):
Yukarıda açıklanan arama yöntemleri ile elde edilen dokümana, yani dokümanın
kendisine eriştikten sonra üzerinde çeşitli işlemler yapılabilir:
• Display ( görüntülemek )
• Print ( yazıcıdan çıktı almak )
• Mail: elektronik posta kullanılarak dokümanı bir elektronik posta adresine
göndermek
• Fax ( dokümanı fax kullanarak bir adrese göndermek )
• Export ( dokümanı başka bir dosya formatında kayıt etmek )
116
• Edit ( doküman üzerinde değişiklik yapmak )
• Route & Workflow ( dokümanı çeşitli birimler arasında dolaşıma çıkartmak )
Sonuç olarak Windows’un sunduğu tüm imkanlar kullanılarak, sorgulama sonucu
bulunmuş olan doküman ( lar ) üzerinde işlem yapmamız mümkündür.
Yukarıda anlatılan ilk altı madde genel olarak kullandığımız Windows
özellikleridir. Bunun dışında Route & WorkFlow uygulamaları Doküman Yönetim
Sistemi programlarında kullanılmaktadır.
Route & WorkFlow
Örneğin bir personel izin formu dokümanı yaratmış olalım. Bu izin formu bir
PaperPlus kullanıcısı tarafından doldurulup daha sonra izin süreci sonuçlanana kadar
dolaşıma çıkar. Bu formun sırayla Personel ( izin isteyen kişi ), Personel Şefi, Müdür,
Muhasebe birimlerinde dolaştığını varsayalım.
Öncelikle personel PaperPlus içinde kaydedilmiş olan “izin formu” dokümanını
doldurur ve “devam” dediğinde form personel Şefi’ne gider. Personel Şefi formu
içeriğini ( izin tarihi, süresi, nedeni v.s. ) inceledikten sonra ya personele eksik bilgileri
doldurması için geri gönderir ya da formdaki kendine ait alanları doldurduktan sonra
“Devam” diyerek formun Müdür’e gitmesini sağlar. Bu dolaşım yolu PaperPlus içinde
“izin formu” için daha önceden ayarlanmış olmalıdır. Müdür de gerekli incelemeyi
yaptıktan sonra kendisine ait alanları doldurarak ( onaylayarak ) formu Muhasebe’ye
gönderir. Muhasebe’de yapılan inceleme sonucu form geri gönderilebilir veya son
onay’dan geçtikten sonra nihayet Personel’e geri gönderilir.
Bu işlem sırasında hiçbir birim formun nereye, nasıl gittiğini görmez. Form,
elektronik ortamda dolaşarak personele ulaştığında gerekirse çıktısı alınır ve personel
izin alma işlemi tamamlanmış olur.
117
Güvenlik
PaperPlus Bilgi ve Belge’lerin yönetiminden sorumlu olduğundan, doğal olarak
ilk akla gelen özellik güvenliktir. Güvenlik günümüzde elektronik ortamda değişik
yöntemler ile sağlanmaktadır. PaperPlus bu konuda kullanıcının ihtiyaçları
doğrultusunda çeşitli çözümler sunmaktadır.
PaperPlus temelde servis tabanlı olması nedeni ile sunucu ile kullanıcı arasında
yüksek düzeyde bir güvenlik oluştursa da, daha detaylı güvenlik unsurları
gerekmektedir. Bunu ise çok katmanlı güvenlik yapısı ile sağlamaktadır.
PaperPlus’ın temel güvenlik katmanlarına bakacak olursak, kullanıcı ile bilgi
arasında ciddi bir duvar oluşturduğunu görebiliriz. Bu tür çok katmanlı bir yapıda
müşterilerimiz istedikleri katmanı kullanabilmektedir. Aşağıda bu katmanların neler
olabileceği ve ne yönde kullanılabileceği konusunda daha detaylı bilgi bulunmaktadır.
PaperPlus Güvenlik Katmanı
PaperPlus programın modülleri bazında güvenlik sunmaktadır.
• Sistem,
• Klasör,
• Masaüstü,
• Dizin,
• Belge,
• Bilgi,
• Form,
• Servis,
• Sunucu
gibi PaperPlus içinden ulaşılabilen her modül detaylı hak tanımları ile güvenli hale
getirilmiştir. Bilgi alanlarında satır ve sütun bazında hak tanımlanabilmekte,
kullanıcının herhangi menüler kullanıp kullanamayacağı belirlenebilmektedir.
118
Özel Güvenlik Katmanı
PaperPlus’a ulaşım, bilgileri paylaşım gibi konularda dış kaynaklı değişik ürünler
kullanılabilir. Bunlar fire-wall, parmak izi, smart card gibi ürünlerdir.
Uygulama Alanları
PaperPlus uygulamada tüm sektörlere hitap etmektedir. Fakat sıkça uygulanan
sektörler; Kamu, Bankacılık ve Finans Sektörü, Sağlık Sektörü, Basın Yayın, Hukuk ve
Mali Mevzuat’tır.
İsterseniz işe, resmi bir belgenin zaman içinde yeniden kullanılmak üzere
saklanması gerektiğini düşünerek başlayalım. Bu tür belgeler normal arşiv düzeninde
konularına göre dosyalansalar bile daha sonra belgeyi bulmak genelde sorun olmaktadır.
Oysa belgelerin elektronik ortamda saklanması halinde, istenilen belgeye kısa sürede
erişmek mümkündür. Bunu bir örnekle görelim:
Diyelim ki bir ihracat şirketimiz var. Şirket yazışmalarını yurtiçi ve yurtdışı olmak
üzere iki ana grupta toplayalım. Bu iki ana grubun alt grupları da olabilir. ( örneğin ülke
bazında Gelen ve Giden Yazılar, Teklifler, Faturalar vb. ) Yurtiçi ve yurtdışı belgeleri
ayrı dolaplara koyabiliriz. Dolapların bulunduğu odaya arşiv odası dersek, belgeleri
kullanabilmek ya da yeni bir belgeye ulaşabilmek için:
• Arşiv odasına gidilir.
• Belgenin bulunduğu dolap açılır.
• Konu ile ilgili dosya dolaptan çıkarılır.
• Dosya açılıp içindeki belge, verilen isim ya da numaraya göre bulunur.
Oysa PaperPlus programı kullanıldığında, gerek belge saklamak ( arşivlemek )
gerekse arşivlenen bir belgeyi belli bir zaman sonra yeniden kullanmak için kişinin
119
masasından kalkmasına ve arşiv odasına gitmesine hiç gerek kalmaz. Tüm belgeleri
bulunduğu yerden saklayabileceği gibi yine tüm belgelere bulunduğu yerden erişebilir.
Program arşiv odası gibi kullanılarak içinde istenilen sayıda dolap yaratılır. Bu
dolapların içinde de, yine istenilen sayıda dosya yaratılarak, daha sonra belgelerin tür ve
/ veya konularına göre arşivlenmeleri sağlanır.
Saklanan her belge belli bir sistem içinde arşivlendiği için tüm belgelere,
sorgulama yardımıyla kısa sürede erişilir ve belgeler kullanılır hale gelir. Bu sistemde
hem bilgisayar ortamında yer alan belgeler ( Word, Excel belgeleri, resimler vb. ), hem
de tarayıcı ile taranan belgeler, her türlü ses ve görüntü kayıtları ve Internet’ten indirilen
bilgiler güvenli bir şekilde saklanabilirler.
Böylece, normal koşullarda bir sürü dolap dolduran belgeler bilgisayar ortamında
saklanır ve daha az yer kaplamaları sağlanır. Optik Disk veya CD’lere düzenli biçimde
yedekleme yapılması halinde, belgelerin kaybolma riskinin yanı sıra, üzerlerinde
yetkisiz kişilerce istenmeyen değişikliklerin yapılması riski de ortadan kaldırılır.
Yangın, sel gibi doğal afetler yaşanması halinde bile belgeler güven içinde olur.
Ticari Belgeler
Şirket tarafından kesilen faturalar, irsaliyeler ve teslimatla ilgili notlar, hangi
sözcük işlemci, hangi faturalama ve muhasebe sistemi kullanılarak basılırlarsa
basılsınlar, yazdırıldıkları anda elektronik olarak arşivlenirler. Ayrıca şirkete kesilen
faturalar ve diğer ticari belgeler de taranarak elektronik arşivdeki bir dolapta saklanır.
Bu şekilde arşivlenen bir faturaya ilişkin diğer bilgiler örneğin fatura tarihi veya fatura
toplamı PaperPlus kullanılarak, muhasebe sisteminden alınabilir.
Teknik Belgeler
Genelde büyük olan teknik çizimler ve ozalitler, mikrofilmlere kaydedilen planlar
ve bunlar gibi birçok belgeyi de CAD dosyaları, resmi standartları içeren belgeler ve
120
veri sayfalarıyla birlikte elektronik olarak dosyalamak mümkündür. Bu belgeler dosya
olarak elektronik ortamda mevcut olabilir, bir tarayıcı ile taranabilir veya dosyalar ofis
içinde yaratılabilir. Ancak PaperPlus hepsini arşivleyebilir. Böylece sisteme bağlı tüm
kullanıcılar, yerel ağ, Intranet ve hatta Internet üzerinden aynı bilgiye erişebilirler.
İletişim ve Yazışma
Herhangi bir sözcük işlemci kullanarak yazılan mektuplar, teklifler ve diğer
belgeler, PaperPlus kullanılarak arşivlenebilir. Şirkete gelen mektuplar, broşürler, faks
iletileri ve diğer belgeler bir merkezde taranır ve ilgili dolaplara arşivlenebilir. Yazılı ve
sesli iletiler ağ üzerinden gönderilebilir, tüm belgeler iş akışı programlarına entegre
edilebilir.
Kurum içi iletişim ve yazışmalar da PaperPlus sayesinde çok daha kolay ve etkin
olmaktadır. Kurumsal yazışmaların tümü kolayca arşivlenebilir, güven içinde
saklanabilir ve istenildiği zaman, istenilen yerden incelenebilir.
Erişim
PaperPlus belge yönetim sisteminde arşivlenen belgelere erişim çok kolaydır.
Aranan bir belgeyi bulmak için kullanılabilecek birçok kriter vardır; bilgi alanı, anahtar
sözcük, metin alanı. Arşivdeki belgelere bütün kullanıcılar yetkileri doğrultusunda
erişebilir, hatta bu erişimi Internet üzerinden bile sağlayabilirler. Üstelik bir belgeye
birden fazla kullanıcı aynı anda da erişim sağlayabilir.
Uzun süreli depolama ve yedekleme amacıyla veriler optik disklere veya CD-
ROM’lara aktarılır. Böylece hem uzun yıllar boyunca saklanacak olan belgelerin
güvenliği sağlanır hem de kullanıcılar bu depolama birimlerine erişerek belgeleri
inceleyebilirler.
121
PaperPlus 4.4 versiyonunda olan değişiklikler:
• Ekran görünümlerinin Windows 2000 standartlarına getirilmesi,
• PaperPlus içindeki verilerin linklerinin e-posta yoluyla gönderilmesi,
• Klasörler arasında ilişki sağlayan modülün getirilmesi,
• Gelişmiş tarama ortamı sayesinde taranan belgelere çeşitli efektler
uygulanabilmesi ve kurumunuza göre özelleştirilebilinecek fonksiyonlar
içeren yeni FormPlus modülü155.
3.3.2. SAPERİON
Saperion’un Karakteristikleri:
Saperion Windows altında çalışan 32-bit mimariye sahip bir Arşiv Yönetim
Sistemidir. Aynı anda farklı sürücüler üzerinde işlemler yapabiliyor olması ve arka
planda da tarama işlemlerini kontrol edebiliyor olması bir çok avantaj sağlamaktadır.
Ayrıca 32-bit mimarinin beraberinde getirdiği özelliklerin Windows 95 ve Windows NT
tarafından desteklenmesi, çok sürücülü Jukebox’ların başarılı bir şekilde kontrol
edilebilmesini sağlamaktadır.
Network Yetenekleri:
Saperion / ArChief ( ArChief Tek Kullanıcılı çözüm dışında ) tamamen Network
uyumludur. Kullanıcı yönetim aracı Windows NT’dekine benzemektedir ve belirli
kullanıcıların ve kullanıcı gruplarının kontrolü buradan yapılabilmektedir. Network
içinde Saperion kendi Client-Server yapısını desteklemektedir ve içerdiği bir yazılım
modülü ile tüm Saperion Workstation’ların bağlantılarını kontrol etmektedir. Ayrıca her
iş istasyonunun kendi özel sorgulama ve indeksleme ortamı bulunabilir.
155. “Paperplus”. [Çevrimiçi] Elektronik adres: http://www.paperplus.com.tr/teknik/teknikbilgi_ozellik.htm
122
Kullanıcı Arabirimi:
Kullanıcılar arası ilişkilerde Windows’un benzeri felsefe izlenmiştir. Hemen
hemen tüm fonksiyonlar sürükle-bırak yöntemiyle düzenlenebilmektedir ve programın
her aşamasında yardım almak mümkündür. Bütün işlemlerin sembollerle ifade edildiği
sistemde, On-line durumlarda kullanım dilini ( Almanca, İtalyanca, İsveçce ve diğerleri )
değiştirmek mümkündür.
Mikrofilm görüntüleyicisi oldukça kullanışlı bir özelliğidir. Bununla, büyük
dokümanlar içindeki belirli alanları veya sayfaları görüntülemek oldukça kolaydır.
Gruplandırma Fonksiyonu:
Bu fonksiyonla MS-Exchange, MS-Outlook, MS-mail ve diğer MAPI uyumlu
mail sistemlerine bağlanmak mümkündür. Böylece, arşivlenmiş dokümanlar Network
üzerinden diğer kullanıcılara posta ile gönderilebilmektedir. Bir Saperion istasyonunda
bulunan dokümanlar doğrudan başka bir Saperion istasyonuna aktarılabilir.
Sistemin gerekleri:
• MS Windows / WfW 3.11 ( sadece 16-bit versiyonu ), Windows 95 veya
Windows NT ( 32-bit versiyonu )
• Herhangi bir Windows uyumlu network ( Windows NT, NOVELL Netware
vb.)
• Pentium işlemcili IBM uyumlu PC, min 16 MB RAM (Windows
3.11,Windows 95) veya min. 32 MB RAM ( Windows NT ), min. 30 MB
boş disk ve CD sürücü.
• Sorgulama PC’leri için önerilen donanım ( Windows 95 )
• Pentium 200 MHz, 32 MB RAM
123
Ölçeklenebilir:
Saperion, tek kullanıcılı sistemden kurumun gerektirdiği boyuta getirilebilir.
Yalnız böyle bir büyüme Saperion’un kullanımında herhangi bir değişiklik
yaratmamaktadır.
WWW Özellikleri:
Saperion, dünyanın ilk Internet Doküman Server’ı konumundadır. Elektronik
doküman yönetim sistemiyle Saperion, taranmış sayfaları, dosyaları veya büyük
miktardaki bilgileri ( COLD ) Internet’te bulunmasını sağlayabildiği gibi standart
Internet browser’larla sorgulanmasını yapabilmektedir.
Cyberspace Server’ı, Windows NT’de yüklü MS Internet Information Server’la
çalışır.
CD okuyucu versiyonu:
Okuyucu opsiyonu, CD’lerde bulunan bilgileri sorgulamak için kullanılmaktadır.
Saperion okuyucu versiyonu, CD’ye ulaşacak bilgisayara yüklenmelidir. Bu özellik
sadece sorgulama ve görüntüleme için kullanılabilir. İndeksleme – düzeltme ya da
yükleme yapılamamaktadır.
İş-Akış Yönetimi:
Bu özelliği özel bir seçenek olmaksızın destekler. Farklı iş akış sistemleri
aracılığıyla da CSE ve COSA gibi sistemlerini de destekler. Program geliştiriciler için
OLE-2 otomasyonu, WBA ( Workflow Basic for Archief ), VBA uyumlu makro dilini
Saperion destekler.
124
OLE-2 Otomasyonu:
Saperion’un OLE-2 arabirimi doğrudan başka program uygulamalarını ya da
dosyalarını arşivleyebilir. Kullanıcılar kendi makrolarıyla veya kısa Vbasic
programlarıyla Saperion’u kontrol edebilirler.
Açık Doküman Yönetimi:
Saperion, masa-üstü uygulamalar ve doküman yönetim sistemleri için standart
olan Open Document Management API ( ODMA ) sistemini destekler. Bu da onun
Microsoft ürünleriyle doğrudan bütünleşmesini sağlamaktadır.
Doküman Girişi:
Tarama: Tarayıcılar tarafından sayısallaştırılan görüntüler, format sınırlaması ve
ayırımı yapılmaksızın ( DIN A4’ten büyük ) doğrudan Saperion’a dahil edilebilir. Bütün
çözünürlüklerin desteklenmesinin yanında, binary, gri ve renkli görüntüler de işlenebilir.
Ayrıca istenilen tarayıcı konfigürasyonları doğrudan Saperion kullanıcı arabirimi ile
yapılabilir. Taramadan kaynaklanan eğrilikleri düzeltmek için görüntüyü 0.01 derece
döndürerek düzeltme olanağımız yanında bir de formdaki lekeleri kaldırmak için
Saperion’un filtreleri bilinmektedir.
Baskı kupürler: Bu fonksiyon, farklı sayfaları ya da farklı dokümanları bir araya
getirerek yeni sayfa ya da doküman oluşturulmasına dayanmaktadır. ( örn. Gazete
kupürleri )
Doğrudan saklama sistemi: Saperion beraberinde, yazdırılan dokümanları
standart görüntüye dönüştüren UNIDOC yazıcı sürücüsünü getirmektedir. Böylece
yazdırılacak olan dokümanlar otomatik olarak arşivlenmek için hazırlanmaktadır ki bu
yöntemle oluşturulmuş arşivlere tekrar erişilmesi durumunda özel programlara ihtiyaç
duymazlar. ( MS-Word gibi ).
125
Dosyaların yüklenmesi: Saperion, Windows’ta okunabilen tüm dosyaları
istenilen formatta ( zip dosyalar ) yükleyip saklayabilir. Sıkıştırılmış formattaki dosyalar
arşivlendikten sonra esas dosyalar silinebilir ( bu işlem Saperion tarafından otomatik
olarak yapılabilir). Eğer bir belgenin referans olarak kopyası oluşturulursa o zaman
belgede yapılan değişiklikler orijinal bilgileri etkilemeyecektir.
Resim dosyaları: Bunlar, saperion destekli piksel formatına sahip dosyalardır ve
resim olarak saklanırlar. Bu dosyalar üzerinde, taranmış resim dosyalarında olduğu gibi
işlem yapılabilir. Saperion aşağıdaki formatları desteklemektedir;
BMP, PCX, DCX, herhangi bir TIFF formatını, TGA, EDS, WMF, WPG, PCT,
JPG, MSP, PDF, IMG vb.
Uygulama dosyaları: Bunlar birer uygulamaya ait bilgileri içeren dosyalardır.
Örneğin kelime-işleyen sistemlerdeki text dosyaları, grafik program dosyaları, ses
dosyaları gibi. Bu dosyaların orijinal halleri *.zip ile sıkıştırılmış durumdadır, fakat
görüntülenmek, düzenlemek ya da yazdırılmak üzere işlem yapmak içim otomatik olarak
Saperion tarafından açılırlar.
İç İçe dokümanlar: Dokümanları oluşturan belirli nesneler giriş ünitesinden
doküman ünitesine taşınır ve gerekirse yeniden yapılandırılabilir.
Dokümanların İndekslenmesi: Arşivlenecek olan dokümanlar çıkış ünitesine
yerleştirilir. Aynı zamanda kullanıcı tarafından serbestçe oluşturulan indeks alanlarına
göre indekslenir. Yalnız, bu işlemin kolay yapılabilmesi için kullanımı basit olan grafik
arabirim ekranı oluşturulmalıdır. İndeks alanlarını girilmesinde anahtar kelimler, elle,
optik veya barkod karakter tanıma yöntemleriyle girilebilir.
İndeksleme işlemi tamamlandıktan sonra Saperion, dokümanları otomatik olarak
sıkıştırarak seçilen medyaya gönderir.
126
Toplu bilgi girişi: Saperion tek sayfa tarama yöntemini desteklediği gibi,
otomatik olarak yığından da okuma yapar. Ayrıca çift yüzlü taramayı desteklediği gibi,
ön ve arka yüz ayırımını otomatik olarak yapar. Saperion’un opsiyonel OCR ve Barkod
modülleri otomatik olarak çok seviyeli form tanınmasına imkan vermektedir. ( çok
bölümlü dokümanların otomatik olarak birleştirilmesi işlemi ) İndeksleme esnasında,
barkod veya text tanıma programlarının, tanıma sonucu oluşan çıktılar, indeksleme veya
form ayırma için kullanılmaktadır.
Print Data: Başka sistemde sunulan bilgiler ( faturalar, servis notları, muhasebe
dergileri vb. ), Saperion’un Print Data Import Driver’ı ( COLD modül ) ile otomatik
olarak arşivlenebilir. Bu yöntemle rulo halinde dosyalar ( örn. Fatura çıktılarından )
analiz edilerek dosyalara ayrıştırılabilir. İndeks bilgileri ise doğaldan elde edilen
verilerden alınır.
Bilgiler tamamen otomatik olarak girilebilir. Ayrıca Saperion her dosya türüne ait
veri yapılarını tanıyabiliyor olması, bunları farklı veri kaynakları ile kullanılabilmesini
sağlar.
Sorgulama:
Arşivlenmiş dokümanlara Saperion’un herhangi bir istasyonundan erişilebilir.
Belirli dokümanların seçimi ve karmaşık sorgulamalar, sorgulama ekranından yapılır.
Outliner fonksiyonunun, verileri hiyerarşik yapıda yönetmesi, normal veri tabanı
sorgulama anlayışını değiştirmektedir. Böyle bir sorgulama sonucunda bilgiye erişim
süresini oldukça azaltmaktadır.
Sorgulama sonucunda, ekranda, arama kriterlerine göre aynı indeks alanlarına
sahip dokümanlar görüntülenir. Sonuç liste istenildiği gibi saklanır. Sonuç listelerin
dökümü ise, kullanımı basit olan rapor üreticisi ile yapılabilir. Ayrıca karmaşık
sorgulamalar kaydedilerek defalarca kullanılabilir.
127
Görüntüleme:
Seçilen dokümanlar ekranda görüntülenir. Çok sayfalı dokümanlarda ise, sayfalar
arasında dolaşmak mümkündür.
Dokümanların Düzenlenmesi:
Taranmış sayfalar veya resim dosyaları 0.01 derecelik küçük açılarla
döndürülebilmektedir. “Noise removal” özelliği ise görüntüdeki küçük lekeleri
filtrelemek için kullanılmaktadır.
Ayrıca, özel işaret, yorum vb. gibi yazıların yetkisiz kişiler tarafından
görülememesi için “Black Marker” ( karartma ) fonksiyonu kullanılabilir.Uygulama
dosyaları ise orijinal uygulama programlarıyla düzenlenip yazılabilmektedir. Örneğin bir
dosyayı açmak istediğimizde, Saperion, bununla ilgili programı otomatik olarak
çalıştırır ve yapılan değişiklikleri yeni-düzeltilmiş baskı olarak kaydeder ki orijinallerini
olduğu gibi korur.
Çapraz Referanslandırılan Dokümanlar:
Saperion’un Smart-Link fonksiyonu, bir dokümandan bir başka dokümana
bağlantı kurarak çapraz-referans yapısı kurar. Böylece farklı kaynaklardan gelen belgeler
tek bir yapı altına toplanarak, karmaşık sorgulamalardan kaynaklanacak zaman
gecikmeleri önlenmiş olur
Dokümanların Basımı:
Resim dosyalarının veya taranmış bilgilerin plotter veya printer çıktıları çok hızlı
bir şekilde elde edilebilir ki bu işlemde sadece Saperion tarafından hazırlanması birkaç
saniye almaktadır.
128
Revision Yönetimi:
Saperion’da bulunan Revision Management, arşivlenmiş dokümanlar üzerinde
yapılan tüm değişiklikleri, bunları yapan kullanıcının ID’sine kaydetmektedir. Orijinal
dokümana ulaşımın her zaman mümkün olduğu böyle bir ortamda değişikliklerin tümü
sırayla görüntülenebilir.
Saperion’da Bilgi depolama:
Depolama araçları: Saperion, standart olan her türlü depolama aracını tanır.
Örneğin, optik depolama araçların ( MO, WORM, PD ) kontrolleri SCRI arabirimleri ile
yapılmaktadır. Ayrıca Adaptec’in standart arabirimi olan WinASPI de
desteklenmektedir.
NETWORK üzerinde Optik medyalar belirlenmiş noktalardan yönetilir. Böylece
gerçek bir Network Server’ına bağlantı yapılması gerekmediği için sürücüye de ihtiyaç
duyulmamaktadır.
Optik medyalar yerine JukeBox kullanımı, avantaj olarak manuel müdahaleleri
kaldırmaktadır. Sık kullanılan dokümanlara hızlı erişimi sağlamak için Saperion,
kendine bir cache ( yardımcı ) kurar.
Saperion’nu enterprise çözümü farklı sayıda JukeBox’ların kullanımı yanında
Mirror Server kullanımına da izin verir ki böylece bilgi kaybı engellenmiş olur.
Güvenlik: Güvenilir koruma sağlayarak bilgi kaybını önlemek için bütün indeks
bilgileri Optik medyalara kaydedilir. Herhangi bir sistem kazasında bu bilgileri Veri
tabanının yeniden yapılandırılmasında kullanılabilir. Ayrıca WORM’a ( Wright Once
Read Muitiple ) kaydedilen bilgiler değiştirilemez. Üreticiler, bilginin yaklaşık olarak 10
yıl saklanabileceğini garanti etmektedir.
129
Bilgi Tarnsferi: Saperion’un transfer fonksiyonu, arşivin bir kısmını başka bir
depolama aygıtına aktarmak için kullanılmaktadır. Bu fonksiyonla ayrıca işletmenin
diğer bir başka şubesine Veri tabanının değişik kısımlarını aktarmak mümkündür.
Sıkıştırma: Saperion’la bilgi sıkıştırma işlemi %99 olarak başarılabilmektedir.
Sıkıştırma ve çözümleme işlemleri çok yüksek hızlarda yapılır. Örneğin ZIP metodu
uygulama dosyaları için kullanılır. JPEG ise renkli resimlerin sıkıştırılması için
kullanılır.
Bilgilerin sıkıştırılması, tarama işleminden sonra otomatik olarak arka planda
yapılmaktadır. ( 300 dpi ile taranmış bilgilerin sıkıştırılması ve açılması 1 sn’den kısa
sürede yapılır. )
Boş alan gereksinimi: 300 dpi, siyah-beyaz bir A4 metin belgesi normal şartlarda
tarandıktan sonra boyutu 1.2 MB’a yaklaşırken, TIFF G4 metoduyla sıkıştırıldıktan
sonra 50-60 KB’a düşmektedir. Gri metodunda taranmış bir DIN A4 sayfası, ZIP
yöntemle sıkıştırıldıktan sonra kapasitesi 9 MB’tan 4 MB’a düşmektedir. Benzer şekilde
renkli DIN A4 ( 24 renkli ) 26 MB’tan 10 MB’a kadar düşürülebilir ki sıkıştırma faktörü
büyük ölçüde taranmış sayfaların içeriğine bağlıdır. Buna dayanarak, 40.000 üzerinde (
A4 siyah-beyaz ) taranmış doküman 2,6 GB kapasiteli Optik Diskte depolanabilir.
Veri tabanı:
Saperion, standart SQL sorgulama dilini kullanan bir ISAM veri tabanı
fonksiyonlarına sahip olup, tamamı network uyumludur.
Genelde bir SQL server çok sayıda doküman kullanıcının bulunduğu sistemlerde
tercih edilir. Saperion, ODBC sürücüsü bulunan hemen hemen tüm SQL veri
tabanlarına bağlanabilmektedir. Ayrıca Saperion’un ağ versiyonları ODBC sürücülerini
kullanarak, ORACLE, MS SQL, Informix ve Sybase veri tabanlarına
bağlanabilmektedir.
130
Standart indeks alanlarının yanında, sayaç alanlar ( sayfa veya doküman sayımı
için ) ve tam-metin arama alanları da bulunmaktadır. İndeks alanları için göz-atma (
look-up ) tabloları yaratarak dokümanlar üzerinde tek tip anahtar kelimelerle işlem
yapılması sağlanır. Böylece indeksleme veya sorgulamada anahtar kelimeler doğrudan
listeden alınarak uygun alanlara yerleştirilir.
Saperion’da bilgilerin tutulduğu geçici hafıza da veri tabanı tarafından
yönetilmektedir ki bu yolla her hangi bir elektrik kesintisi durumunda veri kaybı
engellenmiş olur.
Full-Text Database: Standart indeks alanları ile yapılan sorgulamalar dışında,
tam-metin arama yöntemi de doküman aranmasında kullanılır. Saperion, her iki
yönetimin kombinasyonuna izin verir. Mantıksal operatörler ( and, or, not, vb. ) tam-
metin aramasında kullanılabilir.
Form Tasarımı: Form tasarımcısı her kullanıcının ihtiyacına göre sorgulama ve
indeksleme ekranlarının üretiminde kullanılır. Windows grafik programlarında olduğu
gibi, nesneler ( text, giriş alanları, butonlar ) yerleştirildikten sonra fonksiyonlar
tanımlanır. Bu esnada değerleri sabit olan ya da sadece belirli değerleri alabilecek
alanlar önceden belirlenebilir.
Raporlama: Saperion’un özelliklerinde bir de WYSIWYG ( What You See Is
What You Get ) rapor üreticisi bulunur. Kompleks sorgulama çıktılarıyla birlikte gelen
bilgilerin, analizi yapılmak üzere, başka programlara aktarılmasını sağlar.156
156. Dokuman yönetimi: Saperion” [Çevrimiçi] Elektronik adres: http://www.teknosis.com.tr/doc.htm
131
3.3.3.ARCHİMED
Kullanıcı Desteği:
Archimed’i kullanırken karşılaşılacak olası sorunlara çözüm getirmek için üç
farklı yardım ünitesi kullanıcıların hizmetine verilmiştir.
Bunlardan birisi, Archimed programının nasıl çalıştığını görsel olarak anlatan
“Archimed Interactive Tutor” isimli yardımcı bir programdır. Bilgi alınmak istenilen
konu başlığı önceden hazırlanmış listeden seçilir ve başlat düğmesine basılır. Bu andan
itibaren o konu ile ilgili yapılması gerekenler adım adım ekrana yansıtılır. Böylece konu
hakkında hiç bilgisi olmayan bir kullanıcı bile rahatlıkla yapılmak istenen işi
kavrayabilir.
Bir diğer yardım ise, Windows uygulamalarından aşina olduğumuz “Help”
sayfalarıdır. Yukarıdaki yardımdan daha ayrıntılı bilgiler sağlar. İster önceden
hazırlanmış konu başlıklarından, ister özelliğini kullanarak indeks içinden istenilen
konu hakkında bilgi alınabilir.
Son olarak PDF formatında hazırlanmış bir “Kullanıcı Elkitabı” bulunmaktadır.
Dosyaların Düzenlenmesi:
Yeni bir dosya yaratılacağı zaman Archimed, dosyanın yapısını belirleme imkanı
sunar. Yani dosyanın ismini, özel ya da gizli yapıya sahip olup olmamasını, bu dosyaya
erişebilmek için gerekli güvenlik derecesini belirlemek mümkündür. Eğer dosya “özel”
diye nitelendiriliyorsa, bu dosyaya sadece dosyayı yaratan kişi ve sistem yöneticisi
erişebilir. Eğer dosya “gizli” olarak tanımlanmışsa, bu dosyaya sadece bu tür dosyalara
erişim izni verilen kullanıcılar ulaşabilir demektir. Öte yandan Archimed dosyalara 0 –
9 arasında erişim derecesi verebilmektedir. Eğer bir dosyanın erişim seviyesi 0 ise o
132
dosyaya tüm kullanıcılar erişebilir anlamına gelmektedir. Derece arttıkça o dereceye eşit
ya da büyük erişim seviyesine sahip olan kullanıcılar erişim hakkına sahiptir.
Yeni yaratılan dosyanın bir başka dosyanın içinde ya da diğer dosyalarla aynı
seviyede olup olmaması, dosyanın niteliğine bağlı olarak seçilebilecek seçenekler
arasındadır.
Dosyanın alanları da verilen seçenekler arasından tamamı ya da bir kısmı alınarak
oluşturulur. Örneğin telefon numarası, faks numarası, sorumlu adı, şirket adı, konu gibi
12 adet alan tanımlanmıştır. Bunlardan bir kısmı ya da hepsi seçilebileceği gibi, bu
seçeneklerin dışında bir alan oluşturmaya da izin veren bir yapısı vardır. Böylece
metinsel, sayısal, tarihsel vb. veri tiplerinde alanlar oluşturmak ve bunlara istenilen ismi
vermek mümkündür. Tabii ki yaratılan bir dosyanın tanımlanmış tüm özellikleri sistem
yöneticisi tarafından istenilen şekilde daha ileri bir tarihte değiştirilebilir.
Belgelerle Yapılabilen İşlemler:
Dokümanlarla yapılacak ilk işlemler doğaldır ki, dokümanın kayıt edilmesi ve ait
olduğu dosyaya yerleştirilmesi olacaktır. Bunun için belgenin elektronik ortama
geçirilmesi ve kayıt edilmesi gerekir. Eğer belge elektronik ortamda değilse, önce
tarayıcı vasıtasıyla elektronik ortama hazır hale getirilir, daha sonra da istenilen dosyaya
kaydedilir. Hangi dosyaya kayıt edileceği tabii ki sistem yöneticisi tarafından önceden
belirlenmiş olmalıdır. Dolayısıyla belgeye ait bilgiler o dosyada bulunan alanlara girilir
ve kayıt tamamlanır. Diğer taraftan eğer belge elektronik ortamda ise yapılması
gereken, kayıt edilecek dosyayı açmak, ardından “import” komutu ile belgeyi o dosyaya
taşımak ve gerekli alanlar doldurulduktan sonra kayıt işlemini tamamlamak olacaktır.
Kayıtlı bir belgeyi görmek için ise, belgenin bulunduğu dosya seçili hale getirilir
ve “page view” komutu yardımıyla belge görünür hale getirilir. Eğer dosya içinde çok
sayıda belge varsa ve biz belirli bir zaman aralığındaki belgeleri görmek istiyorsak,
Archimed böyle bir sınıflandırmayı kolaylaştırmak için, sadece belirlediğimiz zaman
aralığındaki belgeleri gösterecek bir yapıya sahiptir.
133
Ayrıca son kullanılan belgeleri “history” penceresi içinde saklar. Burada son
kullanılan 20 belgeyi gösterir. Bu sayıyı azaltmak “setting” ayarlarını değiştirmek ile
mümkündür. Ayrıca çok sık kullanılan belgelere hızlı erişim için “bookmark”
işaretlemesi yapabilmektedir. Yani “bookmark” konulmuş bir belgeyi görmek için,
bulunduğu dosyaya gitmek ya da arama yapmak gereksiz hale gelmektedir. Yapılması
gereken sadece “bookmark1 butonuna tıklamak ve istenilen belgenin adını
işaretlemektir. Böylece bu sık kullanılan belge ekrana çok kısa bir sürede gelmiş olur.
Doğaldır ki, elektronik ortamdaki belgelerin yazılı ortama aktarılması gerekirse
yazıcı aracılığıyla bu işlem kolayca yapılabilir. Gerekli ayarlar yapılarak belge istenilen
büyüklükte ve kalitede basılabilir. Farklı dosyalarda bulunan belgeler arasında bir ilişki
varsa, bu belgeler birbirleri ile ilişkilendirilebilir.
Arama Yapmak:
Archimed ile arama yapmanın en kullanışlı yolu anahtar kelime ile arama yapma
seçeneğidir. Arama tüm belgeler arasında yapılabileceği gibi, belirlenen dosyalarda da
yapılabilir. Anahtar kelimeler belirlendikten sonra iki ayrı seçenek mevcuttur. Küçük /
Büyük harf ayrımı yapılıp yapılmaması seçeneği bunlardan birisidir. Örneğin anahtar
kelimemiz “ahmet” olsun. Eğer küçük büyük harf ayrımı yapılmak istenmiyorsa arama
sonucunda “Ahmet”, “AHMET”, “ahmet” ve diğer tüm olası farklı biçimler
bulunacaktır. Diğer seçenek ise “girilen kelimenin aynısını bul” diye
tanımlayabileceğimiz seçenektir. Örneğin anahtar kelimemiz “ali” olsun. Eğer bu
seçenek tercih edilmemişse arama sonucunda “ali” “aliyev”, “alican”, “cemali” gibi
sonuçlara ulaşılır. İstenilen sayıda anahtar kelime seçildikten sonra daha önce de
belirttiğimiz gibi arama ya tüm belgeler arasında ya da istenilen dosyalarda yapılır. Eğer
arama belirli dosyalar arasında yapılacaksa, arama yapılacak dosyalar işaretlenmelidir.
Aynı zamanda arama yapılacak belgeler için tarihsel sınırlama yapılabilir. Böylece
belirli bir zaman sürecindeki belgeler arama kapsamına alınabilir. Bulunan belge diğer
tüm belgelerde olduğu gibi basılabilir, silinebilir. vb.
134
Belgeler Üzerinde Yapılabilecek Değişiklikler:
i. Eğer üzerinde işlem yaptığımız belge, başka bir işlemden geçecekse veya
başka birisi tarafından görülmesi gerekiyorsa, bu adımın unutulmaması
için belge üzerine bir uyarı notu yazılabilir. Bu not hemen farkedilebilecek
bir renkte ve boyutta düzenlenebilir.
ii. Belgenin içerdiği bilgilerden bir bölümü bizim için daha fazla önem
arzediyorsa, örneğin bir toplantı tarihi ya da herhangi bir işin son yapılma
tarihi gibi, bu bölümün daha dikkat çekici hale gelmesi kolayca
sağlanabilir. Bu tip uyarılar için elips, üçgen vb. şekiller, farklı renkler,
çizgiler bulunmaktadır.
iii. Belge üzerinde gerekli yerlerin altı çizilebilir, oklar yardımıyla belirli
noktalara dikkat çekilebilir. Ayrıca belgenin özelliğini belirten çeşitli
ibareler konabilir. Örneğin gizli bir belge için “top secret”, “confidental”
vb. “kaşe”ler basılabilir. Belge üzerindeki bu değişiklikler istenildiği
zaman kaldırılabilir. Yani belgenin orijinalliği bozulmaz.
Bu tür şekiller, kaşeler yardımıyla doküman, daha anlamlı hale
getirilebilmektedir. Bu tip yazıların fontları, renkleri istenildiği gibi ayarlanabilir. Daha
ötesi istenirse bu tip değişiklikler doküman üzerinden kaldırılmadan görünmez hale
getirilebilir.
Diğer Programlarla Uyum:
Archimed birçok program ile özellikle windows uygulamaları ile uygunluk
gösterir ve bu yazılımlarca üretilmiş dokümanları arşivleyebilir. Bir örnek vermek
gerekirse elektronik ortamda bulunan bir WORD belgesini Archimed aracılığıyla
arşivleyebiliriz. Bunu sağlamak için de bu belgenin önce yazıcıdan çıktısını alıp, sonra
da tarayıcıdan geçirmek gibi uzun bir işlemden geçirmek yerine, belgeyi Archimed’in
özelliklerinden birisi olan “kâğıtsız baskı” özelliği ile Archimed’in “Desktop”
bölümünde saklanır ve daha sonra ilgili dosyaya kayıt edilebilir. Böylece büyük bir
zaman kaybı önlenmiş olur.
135
Kullanıcı Tipleri ve Güvenlik Özellikleri:
Archimed üç tipte kullanıcı tanımlamaktadır.
1. Sistem yöneticisi: Bu gruba en yüksek seviyede kullanım hakkı
verilmiştir. Sistem yöneticisi , sistem operatörü bu grup içinde yer alırlar.
Bu gruba dahil kullanıcılar sistemin sahip olduğu tüm özellikleri
kullanabilirler. Ancak gerekirse bu grup içindeki kullanıcılardan
bazılarının kullanım haklarına kısıntı yapılabilir. Bu tip kullanıcılar, diğer
kullanıcılarının haklarını belirleme ve değiştirme yetkisine sahiptirler.
2. Operatörler: Bu kullanıcı grubu arşiv belgeleri için gerekli işlemleri
yapabilen, yeni kayıt yaratabilen gruptur. Sahip oldukları izin seviyesi
dahilindeki dokümanlara erişebilirler.
3. Müşteriler: Son grup olan “müşteriler” arşiv belgelerine izin verilen
ölçüde erişim hakkına sahiptirler. Ancak dokümanlar üzerinde işlem
yapma hakkına sahip değildirler.
Archimed kullanıcıların erişim haklarını belirlemede dosyaları “gizli” ve “özel”
olarak iki şekilde tanımlamıştır. Ayrıca tüm belge ve dosyaların “erişim seviyeleri”
belirlenmiştir. Erişim seviyesi 0’dan 9’a kadar değişen bir alandadır. Örneğin 6
derecesinde erişim seviyesine sahip olan bir kullanıcı 0 – 6 arasındaki tüm dokümanlara
erişebilirken 7 – 9 arasındaki dokümanları görmesi imkânsızdır. Tabii ki kullanıcının
erişim seviyesini sistem yöneticisi belirlemektedir. Gizli olarak belirlenmiş
dokümanlara ise, erişim seviyesi ne olursa olsun bu tür belgeye erişim izni verilen
kullanıcılar erişebilirler. “Özel” nitelendirilen belgelere ise sadece o belgeyi yaratan
kullanıcı ile sistem yöneticisi erişebilmektedir. Bu saptanan erişim hakları gerektiğinde
değiştirilebilir.157
157. Aköz, Ataç. “Elektronik belge yönetim sistemleri yazılımları” [Çevrimiçi] Elektronik adres:
http://yunus.hacettepe.edu.tr/~atacakoz/belge_yönetimi.htm
136
3.3.4.BIZDOCS: DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ
BIZDocs web tabanlı, çok kullanıcılı, güvenilir, ölçeklenebilir doküman ve iş akış
yönetim sistemidir. BIZDocs; elektronik dokümanların ( MS Word, MS Exel, MS
Powerpoint vb. ) resimlerin, AutoCAD ve benzeri dosyaların; birden fazla kullanıcı,
departman veya bütün kurum çalışanları tarafından her yerden erişebilecekleri tek bir
depodan yönetimini sağlar.
BIZDocs’un web tabanlı mimari yapısı, herhangi bir kuruluma gerek
kalınmaksızın, Internet Explorer 6.0 aracılığı ile firma içinde veya firma dışından,
kullanıcıların ulaşmak istedikleri dokümanlara erişimini rahatlıkla sağlar.
Günümüzde kullanılan programlarla benzerlik gösteren ve sadelik düşünülerek
tasarlanmış arayüzü sayesinde, çalışanlarca çok kısa sürede benimsenmekte ve
minimum eğitimi gerektirmektedir.
BIZDocs, kolay doküman yakalama, görüntüleme, ayrıntılı doküman ve klasör
arama, güçlü resim düzenleme, versiyonlama, esnek açıklama ve eksiksiz bilgi yönetme
işlemlerini destekler. Ayrıca BIZDocs, uygulanabilir iş akışı BIZFlows sistemi
sayesinde kullanıcıların, dokümanları, mesajları ve formları yönlendirip, daha sonra
ilgili dokümanları izlemesini sağlar.
BIZDocs’un ayrıntılı arama ve yeniden inceleme mekanizması sayesinde bilgiyi
arama ve yeniden yaratma süresi azalmıştır.
BIZDocs, firmaların ihtiyacına göre uyarlanabilen Microsoft .NET Web Tabanlı
mimariye ve sıfır istemci kurulum “Zero configirasyon client” özelliğine sahiptir.
Ayrıca güvenli erişim, versiyon kontrolü ve sofistike denetim tarihçesi ile BIZDocs,
kurum içinden ve dışından bilgiye erişim imkanı da sunmaktadır.
137
BIZDocs, taleplere yanıt verme süresini azaltması ve iş ortaklarının sorgularını
verimli biçimde gerçekleştirmelerine olanak sunmasıyla, daha yakın müşteri ilişkileri
sağlar ve daha güçlü iş ortaklıkları kurulmasında yardımcı olur.
BIZDocs, gerekli bütün dokümanları online dağıtım özelliği sayesinde kâğıt
maliyetinde azalma sağlar. Doğal afetlere ve kâğıt kaybına karşılık sayısallaştırılmış
formatta, off-line arşivleme ya da co-location ( uzak bölge ) opsiyonları da yer alır.
BIZDocs nedir?
BIZDocs, dokümanların tek depodan yönetilebilmesi için, Microsft .NET
platformundan XML web servisleri teknolojisi ile, geliştirilmiş bir doküman yönetim
sistemidir. BIZDocs kullanıcıya, ortak iş akışında yönlendirilebilecek depolama,
yönetim, sorgulama ve dokümanları konumlandırma masaüstünü sunar.
BIZDocs’un Desteklediği Formatlar:
BIZDocs, Microsoft Word, PowerPoint, Excel ve PDF dahil olmak üzere 200’den
fazla dosya formatını destekler.
Dokümanları taramanın efektif hızı:
Dokümanları tarama hızı, tarayıcının ortalama hızına, makinenin
konfigürasyonuna ve düzenli bakımına bağlıdır. Performansı yüksek ( high-end ) bir
kişi, toplu taramayı ve beklenen çevrimi gerçekleştirebilir. Doküman seperatörleri,
tarama esnasında yeni bir dokümanı tanıtmak için kullanılabilir. Böylece işlemi yarıda
kesmek gerekmez.
Klasör ve alt klasör oluşturmada limit:
Klasör ve alt klasör oluşturmada limit yoktur. Windows Explorer’e benzer
arayüzü ile istenilen sayıda klasör ve alt klasör oluşturulabilir.
138
Resim dokümanları için versiyon kontrolü:
Resim dokümanları, zaman zaman gerçekleştirilen güncellemeleri ile tek versiyon
olarak kaydedilirler. Resim olmayan dokümanlarda ise her defasında ayrı bir versiyon
saklanır. BIZDocs her zaman, ilgili dokümanın son versiyonunu açar.
Doküman üzerinde ortak çalışırken iş akışının önemi:
İş akışı; çalışma grubu içinde dokümanları, mesajları ve formları çalışma
elemanları olarak takip etme ve yönlendirme sürecidir. Bu çalışma elemanları, iş akış
işlemlerini yürütür ve dokümanlar üzerinde not alma kolaylığı sağlar. Arama ve
raporlama kolaylıklarının da birleşimi ile BIZFlows, çalışma grubu içinde ortak
dokümanların faaliyet süreçlerini otomatize eden güçlü bir araç haline gelir.
Log-off olmuş kullanıcı faaliyetleri:
Detaylı Geçmiş Bilgi ( audit trail ), üyelerin işlemlerini ve çalışmalarını takip
eder. Bu bilgi fonksiyonunun izleyebildiği faaliyetler, kullanıcı klasörleri ve doküman
faaliyetleri olarak sınıflandırılır. Belirli kriterlerin detayları, yine belirlenmiş
dönemlerde görülebilir. Böylece herhangi bir dokümanın durumu takip edilebilir.
Sistem ilgili dokümanın, bu dokümanı kullanmaya yetkili kullanıcılar için önceden
belirlenmiş “doküman kullanım”süresinden fazla sürede sistemde kalma istemi halinde,
kullanıcıyı uyaracak alarm sistemi geliştirilmiştir.
Dokümanların güvenliği ve gizliliği:
BIZDocs, BIZFrame’in gelişmiş güvenlik sistemlerini kullanmaktadır. Ayrıca
dokümanlar gerek gelişmiş dizinlerde rol bazlı gerekse dokümanlar üzerinde kullanıcı
bazlı güvenlik sistemi ile donatılmıştır.
139
BIZDocs FAYDALARI
BIZDocs; kullanıcılara, daha etkili bilgi paylaşımı ve transfer olanağı, ayrıca
geliştirilmiş güvenliği ile daha iyi grup çalışması ( collaboration ) sağlar. Kullanıcıların
bu olanaklara sahip olabilmeleri için, yeni uygulamalar öğrenmelerine veya çalışma
biçimlerini değiştirmelerine gerek duyulmaz.
Artan Verimlilik:
BIZDocs üretimi arttırmada, iş süreçlerini hızlandırmada ve maliyetleri
düşürmede kullanılabilen mükemmel bir araçtır. Bilginin %95’inin kâğıtta olduğu ve
kâğıt kullanımının 4-6 yıllık periyotlarla ikiye katlanacağını düşünülürse, BIZDocs
sayesindeki verimlilik artışı daha anlaşılır bir hale gelir.
Organizasyonunuzu Güçlendirir:
BIZDocs; esnek, güçlü, hesaplı, güvenli ve kolay kullanılabilir özelliklere
sahiptir. Bütünüyle yeni endüstri standartlarına dayalı olarak inşa edilmiş olan BIZDocs
Doküman Yönetim Sistemi; geliştirilmiş içeriği ile daha iyi bir doküman yönetim
sistemi sağlarken, aynı zamanda bu dokümanların dağıtımı ve yayınlanması olanağını
da sunar.
Rekabet Avantajı:
BIZDocs, çalışanların “büyük resmi” daha net görmesini sağlayarak, kritik iş
kararlarını daha sağlıklı almalarına yardımcı olur. Hızlı alınan doğru kararlar, firmaların
rekabet gücünü arttırır.
140
Memnun Müşteri:
BIZDocs Doküman Yönetim Sistemi sayesinde, müşterilere yanıt verme süresi
kısaltılarak, memnun müşteriler kazanılır. Çözüm ortaklarının istekleri daha verimli
biçimde karşılanarak yakın ve güçlü ilişkiler sağlanır.
Bilgiye Heryerden Ulaşım:
İster yerel ağdan, ister uzak noktalardan herhangi bir dokümana ulaşılabilir ve bu
doküman görüntülenebilir.
Azalan Kâğıt Maliyeti:
BIZDocs, tüm gerekli dokümanların çevrim içi ( on-line ) dağıtım özelliği
sayesinde, kâğıt maliyetinde azalma sağlar.
Kaybolmayan Dokümanlar:
BIZDocs doğal afetlere ve kâğıt doküman kaybına karşı güvenli sayısallaştırılmış
format kullanır. Bu format çevrim içi ( on-line ), çevrim dışı ( off-line ) ya da uzak
bölge ( co-location ) ile korunabilir.
BIZDocs TEMEL ÖZELLİKLERİ
BIZDocs yönetim sisteminde varolan herhangi bir dokümanın Versiyon Kontrolü,
ilgili dokümanın önceden kaydedilmiş eski versiyonlarının takip edilmesine yarayan bir
mekanizmadır.
Bu mekanizma, dokümanın farklı versiyonlarını yaratmak, onun gelişim sürecini
takip etmeyi kolaylaştırmakla kalmayıp; ilgili dokümanın geriye yönelik olarak
içeriğinde silinen bazı unsurların tekrar çağrılmasını da sağlar.
141
BIZDocs versiyon değişikliklerinde, doküman tarihini kaydederek değişimlerin
saptanmasını sağlarken; bu değişimlerin, diğer kullanıcıların modifikasyonlarının
üzerine tekrar kaydedilmesi riskini elimine eder. Dokümanın üstünde yapılacak her
CHECK-IN işlemi sonunda BIZDocs, yeni versiyon numarasını talep edildiği taktirde
otomatik olarak ya da kullanıcı tarafından manuel olarak kaydedilmesini sağlar.
Doküman Profilleri:
BIZDocs yönetim sisteminde Doküman Profilleri; ilgili dokümana, bilgi ekleme
olanağı sunarken, bu bilgilerin araştırılabilir olmasını da sağlar. Metadata olarak bilinen
bu bilgi, dokümanı tanımlamaya yardımcı olur. Doküman profili “yazar”, “başlık”,
“doküman tipi”, “türü”, “konusu”, “not”, ve “tarih” gibi temel seçenekler sunar.
Doküman Yaşam Döngüsü:
BIZDocs, bir dokümanın yaşam döngüsü için gerekli olan; Doküman Oluştur,
Onay ( seri ya da paralel ) ve Yayımlama parçalarından oluşur. BIZDocs dokümanın
“özel” ve “paylaşılmış” versiyonlarını saklar. Kullanıcılar, sistemden yalnızca
yayınlanmış dokümanları arayabilir ve görüntüleyebilirler.
Check In – Check Out:
BIZDocs yönetim sisteminde varolan bir doküman; tekrar gözden geçirilmesi
gerektiği zaman, ilgili dokümanı kullanmaya yetkili kullanıcı tarafından, sistemden
CHECK – OUT edilir. Bu işlem; dokümanı diğer kullanıcıların düzenlemelerine karşı
kilitleyip, üzerinde yapılmak istenilen değişikliklere izin vermez. Aynı işlem, ancak
istenirse, dokümanın görüntülenmesine izin verir. Değişiklikler yapıldıktan sonra ilgili
doküman BIZDocs’a CHECK – IN edilir ve sonraki düzenlemelere hazır hale getirilir.
142
Onay Yönlendirimi ( Approval Routing ):
BIZDocs Doküman Yönetim Sistemi’nde bulunan Onaylama Yönlendirimi,
dokümanın yayınlanmadan önce, yeterli biçimde gözden geçirilip geçirilmediğinin
incelenmesine yardımcı olan bir özelliktir. Yazar, yarattığı bir dokümanı yayınlamaya
karar verdiğinde otomatik olarak ilgili doküman, sistem tarafından gözden geçirilmek
üzere bir ya da birden fazla kişiye yönlendirilir. Bu kişilerin dokümanı kabul etme ya da
reddetme hakları vardır.
BIZDocs Doküman Yönetim Sistemi; seri, paralel ve seri-paraleli birlikte olan,
farklı onay yönlendirmeleri kullanılabilir.
Üstün Güvenlik Sistemi:
BIZDocs, dokümanlara ulaşmada rolleri baz alır. Kullancılar görevlerine göre;
Sistem Yöneticisi, Okuyucu ya da Yazar olarak adlandırılıp kaydedilebilirler. Herbir
rol, spesifik izinleri içerir: sistem Yöneticileri, yönetim görevlerini yürütme; Yazarlar,
dosyalara eklemelerde bulunup değiştirme; Okuyucular ise, yayınlanmış dokümanlara
salt okunur halde erişme haklarına sahiptirler. BIZDocs, aynı zamanda her dokümana
özgü, erişimi engelleme olanağı da sunar. Her bir kullanıcının görmeye ve/veya
yazmaya yetkili olduğu doküman tipleri ve her kullanıcının sorumluluğu altında
bulunan diğer kullanıcılar ayrı ayrı tanımlanabilir.
Kolay Arama Seçenekleri ve Tam Metin ( Full Text ) Arama:
BIZDocs’un gelişmiş sorgulama modülü sayesinde, dokümanla ilgili detaylı ve
akıllı arama yapılabilir. Herhangi bir dokümanı sisteme kaydederken, metadata ve profil
bilgileri ( doküman tipi, türü, konusu, not, tarih, vb. ) girilir. Bu bilgilere göre arama
yapılabileceği gibi, dokümanın içeriği üzerinden de tam metin araması ( full text search
) yapılabilir. Bu sayede dokümanla ilgili arama sonuçları rapor halinde kaydedilebilir ve
yazdırılabilir. Ayrıca yapılan her arama; ağaç yapısı içinde gösterilip, bu arama
sonuçlarındaki değişikliklere kullanıcının istediği an ulaşabilmesi sağlanır.
143
Üyelikler:
BIZDocs sistemi içerisinde kayıtlı kullanıcılar, gerekli olduğuna inandıkları bir
dokümana üye olabilirler. BIZDocs Doküman Yönetimi Sistemi, kullanıcının ilgi
alanına giren dokümanlarda bir değişiklik olduğunda, onu uyarır. Böylece,
kullanıcıların, üye oldukları dokümanların daima son hallerinden haberdar olmalarını
sağlar.
Yazarlık:
Yazarlık araçları doküman yaratımını destekler. Yazarların data girmede
sınırlandırıldığı durumlarda; yapılandırılmış ya da yönlendirilmiş yazarlığı destekleyen
gelişmiş araçlar mevcuttur.
Detaylı Geçmiş Bilgi ( Audit Trail ) Desteği:
BIZDocs Doküman Yönetim Sistemi’nin güvenliğini sağlamak için, kapsamlı
raporlama gerekmektedir. Detaylı Geçmiş Bilgi özelliği olan BIZDocs, sistemde kayıtlı
bütün dokümanların ve kullanıcıların hareketliliğini gözlemleyebilir. BIZDocs Denetim
Logu ( Audit Log ); kullanıcı girişini ve bu dokümanlar üzerindeki hareketlerin
gözlemlenmesini sağlar. Bunlara ek olarak Denetim Logu, herhangi bir sistem
kullanıcısı tarafından BIZDocs sunucusuna erişim sağlama kayıtlarını da kapsar.
BIZDocs Denetim Logu, dokümanın yerini ve durumunu belirlerken, sistemdeki herbir
kullanıcının aksiyonlarını da bildirir.
Not Düşme ( Annotation ) Özelliği:
BIZDocs Doküman Yönetim Sistemi’ne kayıtlı kullanıcılar, yetkileri dahilinde,
dokümanlar üzerine not düşebilir; aynı zamanda çizimler de yapabilirler. ( Opsiyonel )
144
Doküman Yönlendirme ve İş Akış Yönetimi:
BIZDocs ve BIZFlows İş Akış Yönetimi’nin, kullanıcı tanımlı doküman
yönlendirme özelliği ile zaman kazanır. Doküman yönlendirme özelliği ile BIZDocs; bir
formun veya bir dokümanın onayını gerektiren çoklu basamak süreçlerini hızlandırır ve
ilgili formun firma içerisindeki süreçlerinde kaçınılmaz verim artışı sağlar.
Daha zeki ve daha kolay yerel ve Web Arayüzü:
BIZDocs ile firmalarda verimliliğin hemen kazanıldığı farkedilir. Sahip olduğu,
tanıdık ve kolay arayüz ile öğrenme eğrisi birkaç saate indirgenmiştir.
BIZDocs kullanıcıları, hem yerel ağ hem de internet üzerinden aynı arayüz ile
çalışma imkanı bulurlar. Bu özelliği ile BIZDocs, üst düzeyde verimliliği de
beraberinde getirir.
Microsoft Outlook ve diğer standart Office Programları ile Entegrasyonu:
BIZDocs’un Ofis ile entegrasyon özelliği sayesinde, Microsoft Ofis ürünlerinden (
Excel, Word, PowerPoint ....) çıkılmaksızın, dokümanların BIZDocs’a gönderilmesi ve
BIZDocs’dan çağrılması mümkün olmaktadır.
BIZDocs kullanıcıları, e-postalarını, BIZDocs içerisinde yer alan kütüphanede
koruyabilirler. BIZDocs aracılığıyla e-postalar, ekleriyle beraber, kullanıcıların kendi
yerel ağlarından internet üzerinden çağrılıp, paylaştırılabilirler.
Yaygın Dosya Formatı Desteği:
BIZDocs Doküman Yönetim Sistemi, kurumların isteklerine göre, 200’den fazla
yaygın dosya formatını destekleyebilir. ( Opsiyonel )158
158. “BIZDocs: Doküman Yönetim Sistemi”. [Çevrimiçi] Elektronik adres: http://www.ees.com.tr/dys.html
145
3.3.5.IMAGE MANAGER
1. Veri güvenliği
2 Performans
3 Ölçeklenebilir
4 Güvenli
5 Esnek
6 Açık
P8 DokümanYönetimi Sistemi, Image Manager ( IM ) yazılımı size bilgiyi
düzenleme, saklama ve erişme için kapsamlı bir çözüm sunamaktadır. Ayrıca dağınık
yapıda bulunan doküman görüntüleri, CAD çizimleri, yazılar ve hatta resim, ses ve
video görüntülerini kontrol etmenize olanak sağlamaktadır.
Image Manager büyük boyutta resim dosyaları, taranmış dokümanlar vb.
nesnelerin; saklanmasında, bulunup getirilmesinde ve çok sayıda iş istasyonuna
ulaştırılmasında olağanüstü performans, bütünlük ve işlem kapasitesi sergilemektedir.
Bir çalışma grubunun ihtiyaçları ya da tüm kurumun taleplerini karşılayabilmek
için Image Manager ölçeklenebilir, güvenli, yüksek performanslı ve hiyerarşik arşiv
yönetim çözümü sunamaktadır.
Image Manager’ın Sahip olduğu özellikler:
Veri Güvenliği:Image Manager hayati önem taşıyan bilgilerinizi doküman
havuzlarında hiçbir zaman kaybolmayacak şekilde saklamak üzere dizayn edilmiştir.
Performans: Yüksek performanslı Image Manager mimarisi, uzmanlaşmış
yazılım algoritmaları ile kritik kaynakların verimli kullanılmasını sağlar
146
Esneklik: Image Manager çok çeşitli uygulama problemlerini çözebilmek için
birçok kurulum ve çalışma seçenekleri sunar.
Açıklık: Image Manager sistemi bilinen birçok donanım, işletim sistemi, iletişim
standartları ve üçüncü parti yazılımları kullanılabilen çok geniş bir yelpaze sağlar.
Tüm bu özellikler iş süreçlerinin başarılı bir şekilde otomatikleştirilmesini
sağlayan anahtarlardır.159
Kurumsal doküman yönetimi uygulamaları ile, iş süreçlerinde kalite ve tutarlılık,
yapılacak işlerde en iyi yöntemin kullanılması ve süreç çevrim sürelerinin azaltılması
sağlanmaktadır. Elektronik doküman yönetimi, çalışanların idari işlerini azaltarak
gerçek anlamda şirkete daha fazla değer katacak olan bilgiyi işlemelerini ve bilgiye
nerede ya da nasıl ulaşılacağı yerine, işin kendisine odaklanmalarını sağlamaktadır.
İçerik yönetimindeki üstün performansı ile IBM Content Manager ailesi web
destekli, açık ve tümleşik, e-business'e hazır kurumsal doküman yönetimi çözümüdür.
Temel işlevler, bilgisayar çıktılarının arşivlenmesi ve geri çağrılması (fatura, dekont);
kağıt ortamdaki dokümanların taranması, saklanması ve işlenmesi; ofis dokümanlarının
arşivlenmesi ve bunlara erişilmesi; bileşik doküman yaratılması, saklanması ve
paylaşılması; çoklu ortam (multimedia) dokümanlarının saklanması, geri çağrılması; iş
süreçlerinin yürütülmesi ve iş akışının denetlenmesi olarak sayılabilir
159. “FileNet Doküman Yönetim Sistemi – Image Manager” [Çevrimiçi] Elektronik adres:
http://www.nexus.com.tr/998.asp?product_id=158
147
3.3.6.IBM Content Manager
IBM Content Manager, her türlü istemciyle (web tarayıcısı, Lotus Notes istemcisi
veya uygulama istemcisi) tek istek yollanarak, tüm belge ve bilgi sunucularından birleşik
yanıt alınması sağlanıyor. Bağlantı düzeyinde sağlanan tümleştirme ile veri modelinden
bağımsız, IBM ve/veya IBM dışı birden çok saklama alanlarında birleşik arama ve sonuç
elde ediliyor.
Kullanıcılar tek oturumla erişirken, güvenlik erişimi bir veya birden fazla saklama
alanıyla sınırlanabiliyor. IBM Content Manager ailesinin altındaki teknolojiler; iş ve
süreç akışı, görüntü işleme, doküman yönetimi, kurumsal arşivleme ve erişimdir. Tüm
ürünlerin, diğer IBM yazılımlarında olduğu gibi ortak özelliği platform bağımsız
olmalarıdır. S/390, OS/400, UNIX, Windows NT ve OS/2 platformlarında çalışıyorlar.
Content Manager, gelen faksların veya kağıt ortamdaki belgelerin işlenmesini ve
elektronik ortamda saklanmasını sağlıyor. Sağladığı arayüzlerle iş uygulamaları ile
ilişkilendirilerek, verimliliğin ve süreç çevrim sürelerinin azaltılmasına büyük katkı
sağlıyor. İstemci/sunucu yapısında olan bu ürün, Kitaplık ve Nesne sunucularından
meydana geliyor. Kitaplık ve/veya Nesne sunucuları farklı platformlarda
kullanılabilmektedir. Yani, Nesne sunucusu S/390 platformunda iken, Kitaplık sunucusu
UNIX veya NT ortamında olabiliyor. Bu özelliği ile çözümlerde çok büyük esneklik ve
yatırımları koruma olanağı sağlamaktadır.
Content Manager ayrıca metin, görüntü, ses ve video gibi dokümanların
yaratılması, saklanması, aranması, görüntülenmesi, yönetilmesi ve korunmasını sağlıyor.
Verilerle uzaktan çalışılabiliyor, büyük hacimli veriler yönetilebiliyor ve ulaşılabiliyor.
Kitaplık, nesne, metin araması, yönetim ve internet erişimi sunucularını içeriyor ve diğer
ürünler gibi istemci/sunucu mantığında çalışıyor. İstemciler doğrudan SNA, TCP/IP,
LAN/WAN üzerinden erişebileceği gibi, internet/intranet üzerinden erişilen web
istemcileri de olabiliyor. İstemciler nesneye doğrudan değil, kitaplık sunucusu
148
aracılığıyla eriştiğinden, doküman güvenliği sağlanıyor. En önemli özellikleri arasında
'Full Text Search, Query by Image Content' ve Hak Yönetimi özellikleri sayılıyor. İz
yerleştirme, parmak izi ekleme ve kimlik denetimi özellikleri ile belgelerin mülkiyet
hakları korunuyor. İz yerleştirme ya belirgin damga şeklinde ya da soğuk damga olarak
dokümanın orjinal görüntüsünü değiştirmeden yapılabilmektedir.
Uygulama Alanları
Her alanda doküman yönetimi uygulamaları görülebiliyor. IBM Content Manager,
finans kuruluşlarında kredi açma işlemleri, imza doğrulama, sözleşme yönetimi, kredi
kartı başvuruları, leasing işlemleri, menkul kıymet yatırımları, kamu ve ulaştırmada icra,
tapu, nakliye senetleri için, üretim sektöründe teknik kılavuzlar, ISO 9000 belgeleri,
malzeme güvenlik bilgi formları için, sigorta ve sağlık sektöründe ise talep işleme, hasta
kayıtları, poliçe hazırlama, hasar takibi, hasta muhasebe ve ilaç kayıtları vb. için
kullanılabiliyor.
IBM Content Manager, tüm dünyada yaygın bir şekilde kullanılmaktadır. Tercih
edilmesinin en önemli nedeni, Windows platformundan, mainframe sistemlere kadar
platformları desteklemesi, bu platformlar arasında dağıtık yapıda çalışabilmesidir.
IBM'in Tivoli Storage Manager (TSM) ile beraber çalışarak dokümanları offline veya
online medya birimlerinde saklayarak maliyetleri aşağıya çeker. TSM'in yedekleme
sistemi ile doküman yönetim sistemlerindeki yedekleme sorunu da güvenilir bir şekilde
çözüm bulmaktadır. IBM Content Manager, müşterilere tüm kurumu kapsayan
ölçeklenebilir, gelişmiş içerik yönetimi ve eProcess yetenekleri sunuyor.
IBM'in pazardaki yerine bakacak olursak, 5000'e yakın kurulu doküman yönetim
sistemi bulunuyor. 20 Milyon IBM/LOTUS iletişim ve işbirliği yazılımı kullanıcısı
dışında, yüzbinlerce kullanıcı mevcut. Dünyadaki kurumsal verilerin %70'i IBM
yazılımları altında yönetiliyor. Fortune 100 listesindeki şirketlerin %100'ü ve Fortune
500 listesindekilerin %80'i IBM veri yönetimi çözümlerini kullanmaktadır.
149
IBM Content Manager müşterileri arasında Tiffany & Company, Lidl & Schwarz,
AGF Irısh Life Insurance, Abbey National Life Insurance, Kaiser, USAA, Metropolitan
Life, New Orleans Polisi, El Paso Belediyesi, British Columbia Maliye Bakanlığı,
Katalonya Sosyal Yardım Bakanlığı, Iowa Trafik ve Motorlu Taşıtlar İdaresi, Bank of
America, First Union Bank, The World Bank, Chase Manhattan, ING Postbank, Nations
Bank, Mitsui, Midland Bank, Canadian Imperial Bank, Advantis, Atlanta Olimpiyat
Komitesi, Nippon Telegraph & Telephone Corp, CANTV ve daha bir çok kuruluş
bulunmaktadır.
En önemli referanslardan Vatikan Kütüphanesi, internet üzerinden Content
Manager aracılığı ile tüm dünyaya açılmaktadır. Aynı şekilde İspanya Kraliçesinin
arşivleri, Library of Congress, CBS News, German Broadcasting Archives, National
Museum of Netherland, Ethonology Museum of Osaka, Japan, National Palace Museum,
Taipei, Fine Arts National Museum, Rio, The State Hermitage Museum, Russia, Yale
Library önemli referanslardan bir kaçını oluşturuyor.
IBM Content Manager ailesini tamamlayıcı diğer ürünler arasında, Content
Manager Videocharger, Content Manager CommonStore for SAP, Content Manager
CommonStore for Lotus Domino sayılabilir.160
3.3.6.1.IBM Content Manager CommonStore for Exchange Server
Endüstrinin tüm alanlarındaki şirketler, elektronik ortamda çalışma yolunu seçerek
daha verimli hale gelmektedirler. En başta büyük hacimli dosya dolaplarından
kurtulmaları nedeniyle büyük kazanımlar elde etmişlerdir. Buna rağmen günümüzde, e-
mail'ler ve onlarla birlikte gelen ekler nedeniyle yeni sorunlar doğmaktadır. Çünkü,
eskiden sorun olan büyük hacimli dosya dolaplarının yerini günümüzde sürekli
büyümekte olan inbox'lar ve sunucular almıştır.
160. Kets [ Çevrimiçi ] Elektronik adres http://www.kets.com/tr/urunler/dokuman.yonetimi/ibm.cm.htm 10/02/2005
150
Kullanıcılar, herhangi bir bilgiyi ararken inbox'ları içindeki eski e-mail'leri manuel
olarak aramaktadırlar. Bu inbox'lar büyükse, eski e-mail ve ekleri arasında daha uzun
süre manuel arama yapması söz konusudur. Sonuçta büyük bir zaman kaybı
oluşmaktadır.
Bilgi işlem yöneticileri cephesindeki sorun ise disk alanlarının artan bir şekilde
büyümesi ve oluşan büyük alan üzerindeki bilginin, e-mail sunucularında
yedeklenmesinin uzun zaman almaya başlamasıdır. Aynı zamanda bu alanın yönetilmesi
de sorun yaratmaktadır. Artan bir şekilde e-mail mesajları ve ilişkili ekleri kullanan
organizasyonlar, IBM Content Manager CommonStore For Exchange'in arşivleme ve
geri çağırabilme özelliklerinden yararlanabilirler.
IBM Content Manager CommonStore For Exchange, kurumsal e-içerik yönetim
çözümü olan IBM Content Manager ürün ailesinin bir parçasıdır. Microsoft Exchange
2000 üzerinde bulunan mesaj ve/veya bu mesajlar içerisinde bulunan ek dosyaların IBM
Content Manager, IBM Content Manager OnDemand veya IBM Tivoli Storage Manager
gibi depolama seçenekleri üzerinde arşivlenmesini sağlayan, bugünün e-iş dünyasında
oluşturulmuş olan bilgilerin yönetilmesini sağlayan bir yazılımdır. Bu uygulama
sayesinde Exchange server üzerinde eski mesajların ya da ekindeki dosyaların büyük yer
kaplaması engellenmektedir.
IBM Content Manager CommonStore For Exchange ürünü, elektronik posta
sunucuları üzerindeki yükü azaltmakta ve uzun dönemli arşivleme olanakları
sağlamaktadır. IBM Content Manager CommonStore For Exchange 2000, kullanıcıların
alışık oldukları elektronik posta arayüzünden ayrılmadan dokümanlarını
yönetebilmelerini sağlayan, kullanıcılar tarafından kolay kullanılabilen ve ek eğitim
gereksinimi olmayan bir üründür. IBM Content Manager CommonStore For Exchange
Server, Microsoft Exchange 2000 Server ve Microsoft Outlook 2000 istemcilerine
entegre olur. Sistem yöneticileri, daha sonra mesajları ve eklerini Microsoft Exchange
2000 Server üzerinden alarak, diğer IBM arşivleme çözümleri üzerinde saklayabilirler.
Mesajlar bir kez arşivlendikten sonra, kullanıcılar ekteki dosyaları doğrudan Microsoft
151
Outlook istemcilerinden geri çağırabilirler.
IBM Content Manager CommonStore For Exchange ürünü geliştirilirken, IBM'in
saklama medyaları yönetimine yönelik yazılımı Tivoli Storage Manager ve içerik
yönetimi yazılımı Content Manager ürünlerinden gelen birikim ve teknolojik üstünlük
kullanılmış ve elektronik posta sunucularının arşivlenmesi amacıyla kullanılabilir bir
ürün meydana getirilmiştir.
Kazançlar
Arşivleme yapılmazsa, Exchange Server üzerindeki e-mail ve eklerinin
hacimleri giderek artar. Artan depolama gereksinimlerini karşılamak için, sürekli
yeni hard diskler, rack'ler ve sunuculara gereksinim duyulur. Sürekli genişleyen
Exchange Server veritabanı üzerinde yedekleme ve kurtarma için harcanan süre de
gittikçe artar. Elektronik depolama limitlerine uyabilmek için kullanıcılar e-mail
ekindeki dosyalarını ya kendi lokal diskleri üzerinde bulunan Outlook Personal
Folders'da arşivleyecekler, ya yazıcıda basacaklar ya da değerli iş bilgilerini silmek
yoluna gideceklerdir.
Sözü edilen sorunlar, IBM Content Manager CommonStore For Exchange ile
tamamen çözülebilir. IBM Content Manager CommonStore For Exchange, sürekli
büyüyen Microsoft Exchange e-mail depolarındaki e-mail'leri ve eklerini harici bir
ortama güvenli ve uzun süreli olarak arşivleyerek mailbox'ların giderek
büyümesine engel olur. Bilginin istenilen zaman diliminde saklanabilmesine olanak
sağlayarak oganizasyonların bu konudaki yasal ve kurumsal gereksinimleri ile
uyum sağlar ve arşivlerin merkezi bir şekilde yönetilebilmesine olanak sağlar.
E-mailler, bir kez arşivlendikten sonra, eklerini web tarayıcısından
görebilmek için, ilgili mail içindeki link'i kullanmak yeterlidir. Eğer bu link'ler
diğer alıcılara da gönderilirse, arşivlenilen dosyalar diğer kullanıcılarla da
paylaşılmış olur.
Sistem yöneticileri, IBM Content Manager CommonStore For Exchange ile
152
arşivleme yapmaktan büyük yarar sağlarlar. Çünkü Exchange mailbox depolarının
boyutunu azaltır. Sonuçta veritabanı yedeklemesi, geri yüklenme süresi ve ilişkili
bakım maliyetleri azaltılmış olur.
IBM Content Manager CommonStore For Exchange Server kullanmak,
depolama maliyetlerinin kontrol edilebilmesini sağlar. Milyonlarca mesaj ve
ekindeki dosyalar, çeşitli depolama ortamlarında (Ör; optik disk, jukebox ve tape
library'ler) saklanarak düşük maliyetli ve genişletilebilen depolama kapasitesine
ulaşılabilir. Herhangi bir isteğe karşılık verirken, mesajlar ya da bağımsız ekler
hızlı bir şekilde geri çağrılabilir. Zaman ve maliyetlerde azalma, verimlilik artışı
sağlanır.
Nasıl çalışıyor?
Öncelikle ürünün sistem yöneticisi tarafından yapılan analizler sonucunda
mesajların ve/veya eklerin arşive gönderilmesi için kurallar tanımlanır. Bu kurallar
mesajın bulunduğu mailbox'a göre, mesajın boyuna göre, gönderim tarihine veya
son değiştirilme tarihine göre tanımlanabilir. Kurallar aynı zamanda mesajların
tamamının mı, yoksa sadece eklerinin mi arşivleneceğini de belirtmektedir. Bu
kurallara bağlı olarak arşivlenmesi gereken ek ve mesajlar arşiv yazılımına
gönderilir. Başarılı olarak arşivlenen ek ve/veya mesajlar yine kurallara bağlı
olarak Exchange sisteminden silinebilmektedir.
Herhangi bir anda mesajına ya da mesajın eklerine ulaşmak isteyen
kullanıcılar, mesajı seçtikten sonra, CommonStore Extension for Microsoft
Outlook ile birlikte gelen ve Outlook'un toolbar'ına yerleşen "retrieve" butonuna
basarak mesajı arşivden Exchange sistemine geri getirebiliyor. Böyle bir durumda
sanki mesaj daha önce hiç arşivlenmemiş gibi orjinal hali ile geri gelmektedir.
Uygulama üç ana parçadan oluşmaktadır:
Bunlardan birincisi uygulamanın Exchange Server ile olan bağlantısını
sağlayan, "Task"ler. Her bir task kendisine verilen işlem parametreleri
153
doğrultusunda sürekli olarak Microsoft Exchange Server'ı kontrol etmekte ve
arşivlenmesi gereken mesaj ya da ekleri arşiv kuyruğuna yazmaktadır.
Uygulamanın ikinci parçası olan "Archive Server" ise bu kuyruğa konulan
tüm mesaj ve ekleri arşiv yazılımına (IBM Content Manager, IBM Content
Manager OnDemand veya IBM Tivoli Storage Manager) göndermektedir.
Erişim için ya uygulamanın "Archive Server"ının WEB erişim desteği
sayesinde, mesaja ekler yerine ilgili link eklenebilmekte ya da uygulamanın üçüncü
parçası olan "CommonStore Extension for Microsoft Outlook" kullanılmaktadır.161
3.3.6.2.IBM Content Manager CommonStore for Lotus
Domino
IBM Content Manager CommonStore for Lotus Domino, dünyanın önde
gelen mesajlaşma sistemi olan Lotus Domino ile groupware platformu olan IBM
Content Manager sistemini birbirine bağlamaktadır.
IBM CommonStore for Lotus Domino ile e-mail'lerin, dosya eklerinin, Notes
dokümanlarının bütün olarak elektronik arşiv ortamına aktarılması; arşivlenmiş
verinin sıkıştırılması, hard disk, teyp veya optik disk üzerinde güvenli bir şekilde
saklanması; arşivlenmiş eklere ve dokümanlara hızlı ve otomatik olarak erişilmesi
ve Notes client aracılığı ile kolay arşiv erişimi sağlanmaktadır
IBM Content Manager CommonStore for Lotus Domino'nun
Avantajları
CommonStore sayesinde, işiniz ile ilgili bilgiler üzerinde güçlü bir
kontrolünüz olur. İş dokümanları saklanabilir ve Lotus Notes tarafından, güvenli
161. Kets [ Çevrimiçi ] Elektronik adres
http://www.kets.com/tr/urunler/dokuman.yonetimi/ibm.commonstore.for.exchange.htm 10/02/2005
154
olarak tüm ağa erişilebilir. Aynı erişilebilirlik tüm Internet üzerinden dünya
çapında da olabilir.
CommonStore, bir departmandaki, bir bölümdeki ya da tüm kurumdaki Notes
kullanıcılarının üretkenliğini arttırır. Şirketler, daha verimli iş süreçlerini daha kısa
döngü zamanları ve daha rekabetçi olarak gerçekleştirebilir. Arşivlenmiş dokümanlara
olan anlık erişim sayesinde, personelinize ve müşterilere daha iyi servis sağlanabilir
Temel Kazançlar
• Notes veritabanlarının büyüklüğünün azalması
• Sistem performansının artması
• Domino sunucu donanımı harcamalarının azalması
• Önemli belgelerin yıllar sonra bile kullanılabilir olması
• Arama ve erişim zamanlarının azalması
• Kullanıcı memnuniyeti ve verimliliğin artması
Daha Çok Üretkenlik: Notes dokümanları birkaç saniye içinde arşivlenebilir ve
geri çağrılabilir.
Daha İyi Performans: Eski ve aktif olmayan dokümanların harici bir arşivde
saklanması, Notes veritabanınızın boyutlarını küçültmeye ve Domino uygulamalarınızın
performansını arttırmanıza olanak sağlar.
Daha Gelişmiş Doküman Güvenliği: Dokümanlar, üzerlerinde değişiklik
yapmaya yetkisi olmayan kişilerce ulaşılamaz bir durumda, güvenli harici arşivlerde
saklanırlar.
Daha Gelişmiş Saklama Kapasitesi: Optik disk jukebox'lar ve tape library'ler
milyarlarca dokümanın bir tek saklama cihazı üzerinde saklanmasına olanak sağlar.
155
Daha Etkili Süreçler: Dokümanların elektronik olarak arşivlenmesi, iş
süreçlerinizin daha verimli hale gelmesine ve bütün üretkenliğin arttırılmasına olanak
sağlar.
Daha Düşük Masraflar: CommonStore, sunucu bakımının, arşiv yönetiminin ve
Domino sistemlerinin saklama ortamlarının maliyetini düşürür.
Daha Az Eğitim: Var olan Domino uygulamalarıyla olan görünmez entegrasyon,
Notes kullanıcılarının ekstra bir eğitim olmadan arşivleme sistemlerini kolaylıkla
kullanılmasına olanak sağlar.162
3.3.6.3.IBM Content Manager OnDemand
IBM Content Manager OnDemand, IBM'in COLD uygulamasıdır. COLD
(Computer Output to Laser Disk), bilgisayarda üretilen formatlı raporları indeksleyerek,
bilgisayar ortamında saklama olanağı sağlayan entegre bir paket olarak tanımlanabilir.
IBM Content Manager OnDemand, verinin bilgisayarda saklanmasını sağlayarak
kullanıcıların dokümanda yer alan herhangi bir bilgiyi elektronik ortamda aramasına,
görüntülemesine, bastırmasına ve işlemesine olanak sağlar.
IBM Content Manager OnDemand, kısaca bilginin elektronik ortamda
saklanmasını ve gerektiğinde erişilmesini sağlıyor. Yeni uygulamalar kullanıcıların
kendileri ile ilgili bilgilere internet üzerinden ulaşmalarına imkan tanıyor. Faturalar
veya raporların yazıcı çıktılarını almak yerine, müşterilerin internet üzerinden bilgiye
erişmelerini sağlayarak, hem müşteri memnuniyetine katkıda bulunuluyor, hem de
çalışanların verimliliği arttırılıyor.
162. Kets [ Çevrimiçi ] Elektronik adres http://www.kets.com/tr/urunler/dokuman.yonetimi/ibm.commonstore.for.lotus.htm
10/02/2005
156
Belge Erişim Arayüzleri
IBM Content Manager OnDemand, 5250 arayüzüyle, IBM Enterprise Information
Portal (EIP) aracılığıyla browser erişimiyle ve OnDemand istemcisinin sağladığı arayüz
ile kullanılabilir. OnDemand istemcisinin gelişkin işlevleri arasında güçlü arama
motoru, mantıksal görünümler, önceden hazırlanarak saklanan sorgulamalar, e-mail,
yazıcı ve faks desteği sayılabilir.
Gelişkin Arşivler
IBM Content Manager OnDemand Spool File Archive özelliği ile yazıcı çıktıları
otomatik olarak indekslenir, sıkıştırılarak arşivlenir. Arşivlenen bu çıktılara indeks
bilgileriyle erişim mümkündür.
IBM Content Manager OnDemand Record Archive özelliği, optik disk
birimindeki veri kayıtlarına erişim olanağı veren API'ler sağlar.IBM Content Manager
OnDemand'ın Object Archive özelliği ile farklı nesneler arşivlenip versiyon takibi
yapılabilir.IBM Content Manager OnDemand AnyStore özelliği, çok farklı veri
tiplerinin diskte, optik disk biriminde ya da teypte saklanmasına olanak sağlayacak
API'ler sunar. Verileri veri tipinden bağımsız olarak saklamak ve bu verilere erişmek
mümkündür. Sağlanan API'lerle PC kütükleri gibi verileri saklamak ve bu verilere
erişmek amacıyla yeni uygulamalar geliştirebilir veya varolan uygulamalar
zenginleştirilebilir.163
3.3.6.4.IBM Content Manager VideoCharger
IBM Content Manager VideoCharger, video görüntülerinin arşivlenmesini ve
gerçek zamanlı olarak internet ya da intranet üzerinden TV, video ya da radyo yayını
yapmaya imkan verir.
163. Kets [ Çevrimiçi ] Elektronik adres: http://www.kets.com/tr/urunler/dokuman.yonetimi/ibm.cm.on.demand.htm
10/02/2005
157
IBM Content Manager VideoCharger kullanarak, dijital videoyu birçok kullanımı
olan (iletişim, satış, eğlence, eğitim ve güvenlik) etkili bir masaüstü aracına
dönüştürebilir. Gerek iş yerinde, gerek evde, nerede olursa olsun dinamik bilgiler
oluşturabilir. IBM Content Manager ile entegrasyonu sonucunda, masaüstünüzdeki
dizinlerinizde ses ve video bigilerini saklayabilir, böylece işi destekleyecek olan
bilgilere rahatlıkla ulaşılabilir. Content Manager VideoCharger ile birlikte
masaüstünden gerçek zamanlı video izlemeye olanak sağlayan bir yazılım da
gelmektedir.
Gerçek Zamanlı Video Bilgi Akışı
Kurumsal intranetler ya da internet üzerinden en son format standartlarını (Apple
QuickTime da dahil olmak üzere) destekleyen yüksek kaliteli, gerçek zamanlı ses ve
video bilgisi akışı sağlar. Düşük, orta ve yüksek bit oranlarında video bilgisi akışına
imkan tanıyarak esnek bir yapı oluşturur.
Video İşlerinize Değer Katar
Content Manager VideoCharger ve Content Manager kombinasyonu, temel iş
uygulamaları tarafından kullanılacak bilgilerin tek bir yerden izlenmesine olanak sağlar.
Video ve ses dosyalarına ek olarak personel, iş ortakları veya müşteriler taranmış
dokümanlara, elektronik raporlara ve belgelere hızlı ve verimli bir şekilde erişebilirler.
Masaüstünden Yüksek Kaliteli Video Akışı Desteği
Bu uygulamalar birçok iş alanında kullanım bulabilirler. Üreticiler,
fabrikalarındaki gelişmeleri, merkez binalarındaki bilgisayarlarından video görüntüsü
olarak izleyebilirler. Güvenlik kuvvetleri, bilgisayarlarına bağlanarak bina içindeki tüm
güvenlik kameralarını izleyebilirler.
İşin çok gelişmiş bir şekilde takip edilebilmesi, müşteri hizmetlerinin de
gelişmesine olanak sağlayacaktır. Tüm görüntü, metin ve grafik dokümanlarınının
yanısıra video ve ses, anlatılması çok zor olan karışık bilgilerin kolay bir şekilde
sunulmasına olanak sağlar.
158
Content Manager VideoCharger, iş ile ilgili aşağıdaki gereksinimlere de cevap
verebilmektedir:
• Kurumsal eğitim ve video konferans aktivitelerine olanak sağlamak.
• Video teyp ortamına kaydedilmiş ya da canlı olarak, eş zamanlı olarak birden
fazla yere uzaktan eğitim verebilme (Böylece eğitim maliyetleri de düşmüş
olmaktadır).
• Ürün ve servislerinizi videoteyp ortamlarında tanıtarak yeni müşterilere
ulaşabilmek ve yeni kazançlar elde edebilmek
• Yüksek bit oranlarındaki video bilgilerinizi evlere, iş merkezlerine, hotellere ve
hastanelere sunabilir.
Her Türlü Ağ Hızı İçin Uyarlanabilir ve Ölçeklenebilir Olma
Content Manager VideoCharger, otomatik Microsoft Windows yükleme
prosedürleri sayesinde sisteme yüklenmesi çok kolay bir hale gelmiştir. Bu
prosedürlerin içinde, en sık kullanılan Web sunucularının konfigürasyonu ve sistem
yeteneklerinin belirlenmesi için kalibrasyon da yapılmaktadır.
Content Manager VideoCharger, bir tek Microsoft Windows NT ya da Windows
2000 sunucusundan çok düğümlü IBM pSeries sunucularına kadar yüksek seviyede
ölçeklenebilirdir. Bunun sonucunda, işinize uygun herhangi bir seviyeden itibaren
Content Manager VideoCharger’ı kullanabilir ve gerektiğinde yüksek hacimli kurumsal
gereksinimleri karşılayabilir hale getirebilirsiniz.
Ağınızın hızı ne olursa olsun, Content Manager VideoCharger size hizmet
edebilir. Content Manager VideoCharger çözümü, endüstri standartları olan birçok
multimedya formatını farklı bit oranlarında destekleyebilir. Bu formatlar arasında
MPEG-1, MPEG-2, QT5, .AVI, MP3 VE .WAV da yer almaktadır. Token-Ring ya da
10 Mbps Ethernet gibi düşük hızlı ağ ortamlarında, düşük bit oranlarındaki içerik ağa
bağlı istemcilere gönderilebilir. Yüksek hızlı ağ ortamlarından ise daha yüksek iş
kalitesindeki bilgiler aktarılabilir. Desteklenen ağlar arasında aşağıdakiler de yer
almaktadır:
159
• TCP / IP ya da LAN emülasyonunu çalıştıran Asenktron Transfer Modu
(ATM)
• LAN ortamları (10 Mbps ve 100 Mbps Ethernet, Token – Ring)
•
WAN ortamları (T1, E1, T3 ve E3)164
3.3.7.Microsoft SharePoint Portal Server
Microsoft SharePoint Portal Server, 3 farklı özelliği bir arada toplayarak bilgiyi
kolayca bulabilmenize, paylaşabilmenize ve yayınlayabilmenize olanak sağlayan esnek
bir çözümdür.
Günümüzde şirket içi verimliliği arttırmanın en önemli anahtarı, varolan bilgiyi
hızlı ve doğru bir şekilde paylaşabilmek ve bilgileri kolayca bularak kullanabilmekten
geçmektedir. Bu alanda varolan pek çok çözüm bazen bir portal, bazen bir doküman
yönetimi ve bazen de arama fonksiyonları ile ön plana çıkmaktadır.
SharePoint Portal Server, bu üç özelliği bir araya toplamayı başaran ilk çözümdür.
Bu çözüm ile kurumsal, departmantal ya da bayilere ve dışarıdaki kullanıcılara yönelik
portal’lar kurarak bilgiler buradan paylaşılabilmekte, arama motoru ile farklı yerlerde
varolan bilgi üzerinde arama yapabilmekte veya en çok gerekli olan ISO, proje yönetimi
gibi uygulamalar için doküman yönetimi özelliklerini kullanılabilmektedir.
SharePoint Portal Server’ın en önemli özelliklerinden birisi de kullanıcıların yeni
bir bilgi öğrenmeden browser, Office programları ve Windows Explorer gibi bildikleri
arayüzlerden bu özellikleri kullanmalarını sağlamasıdır. Bu sayede Intranet ya da
Extranet’teki içeriğin sorumluluğu direkt olarak kullanıcılara verilebilmektedir
164. Kets [ Çevrimiçi ] Elektronik adres: http://www.kets.com/tr/urunler/coklu.ortam.medya.yonetimi/ibm.videocharger.htm 10/02/2005
160
İçerisinde doküman yönetimi ve herhangi bir kaynaktaki bilgileri tek noktadan
arama özelliklerini içeren SharePoint Portal Server, şirketlerin en çok ihtiyaç duyduğu
özelliklerden biri olan bilgiyi toparlayıcı ve kolay bir şekilde bulmaya yardımcı olan
özellikleri beraberinde getirmektedir. Aynı zamanda kolaylıkla kurulabilen ve ek
özelliklerin rahatlıkla eklenebildiği bir portal ile şirketler intranetlerini daha kolay
kullanılabilir ve yaşayan bir ortam haline getirebilirler.
SharePoint Portal Server, 3 Ayrı Fonksiyonu Birarada Sunuyor
• Intranet / Extranet Portal
• Entegre Doküman Yönetimi
•
İş Bilgilerine En Kolay Şekilde Erişim165
3.3.7.1.Microsoft SharePoint Portal Server Portal Fonksiyonu
Portal, şirketler içerisinde bütün bilgi ve servislere tek arayüzden ulaşılabilen Web
sayfaları olarak tanımlanabilir. Analistler kurumsal portal’ları elektronik ortamdaki
bütün kaynakları biraraya getiren ve herkesin rahatlıkla kullanabileceği kadar kolay,
internet tabanlı yeni iş masaüstleri olarak tanımlıyorlar.
Herşeyin bir portal olarak adlandırıldığı günümüzde, gerçek bir portal ancak farklı
uygulamalardaki bilgileri toplayarak tek bir ortamda kullanıcılara toplam iş bakışını
verebiliyorsa 'intranet' ya da 'kurumsal portal' olarak adlandırılabilir.
Microsoft SharePoint Portal Server ürününün en önemli özelliklerinden birisi
paketten hazır çıkan ve genişleyebilen bir portal çözümü sunuyor olmasıdır. Ürünün
içerisinden çıkan portal mimarisi Microsoft’un iki yıldan fazladır üzerinde çalıştığı
Digital Dashboard teknolojisine dayanan ve hazır gelen ilk Digital Dashboard örneğidir.
165. Kets [ Çevrimiçi ] Elektronik adres http://www.kets.com/tr/urunler/kurumsal.portal.ve.vortal/ms.sps.htm10/02/2005
161
Portalın kurulumu kolay olmalı ve portal, maksimum şekilde fayda sağlamak
üzere kuruluşun özel ihtiyaçlarına göre ayarlanabilmelidir. SharePoint Portal Server ile
önemli bütün verilerinizi bulmanızı, oluşturmanızı ve paylaşmanızı kolaylaştıran,
kullanıma hazır komple bir portal çözümünü hızlı bir şekilde kurabiliyorsunuz.
SharePoint Portal Server, tamamıyla Web Part teknolojisinden oluştuğu için, kolaylıkla
iş ihtiyaçlarınıza göre özelleştirilebilir. Web Part teknolojisi ile kişi bilgileri, takvimler
ve mesajlar gibi genel kaynakları yöneten bu arayüzü de özelleştirebilirsiniz.
Müşteriler, SharePoint Portal Server’ı genişletebilmekte ve web uygulama
işlevselliği ekleyebilmektedir. SharePoint Portal Server, OLE DB, Microsoft ActiveX
Data Objects (ADO), XML ve Microsoft WebDAV gibi sektör ve internet standartları
çerçevesinde tasarlanmıştır. Bu şekilde, bu standartları tanıyan geliştiricilerin işi
kolaylaşmaktadır. Bu standartları desteklemesinden dolayı, Microsoft Visual Studio gibi
araçlar sayesinde Aktif Sunucu Sayfaları (ASP) işlevselliği portala entegre
edebilmektedir.
Hazır bir portalı hızla kullanıma geçirme
SharePoint, organizasyon genelindeki ve haricindeki verileri tek bir portalda
birleştiren ve bir organizasyon açısından kritik önem taşıyan tüm bilgilere
erişebilmesine olanak veren bir Digital Dashboard Portal içermektedir. Kullanıcılar, ayrı
ayrı uygulamalar yerine standart bir arayüz kullanarak istedikleri yere gidebilmekte ve
aradıkları bilgileri kolaylıkla bulabilmektedirler.
Web Part teknolojisi yardımıyla kolayca özelleştirilebilme
Grup portalı kolayca değiştirilebilmektedir. Portalda uygulamalarla birlikte
çalışma özelliği eklemek üzere Web part’lar kullanılmaktadır. Web part’lar, portal
üzerinde görünen her farklı uygulamaya ait bilgileri gösteren parçacıklardır. Microsoft
ve iş ortaklarının hazırladığı 100’den fazla Web part
http://www.microsoft.com/sharepoint/downloads/webparts/ adresinden alınabilir ve
direkt olarak portal içinde kullanılmaya başlanılabilir. Bu Web part’lar içerisinde ERP
162
uygulamalarından, veri ambarı uygulamalarına kadar pek çok bilgiye erişimi sağlayan
araç hazır bulunmaktadır.
Internet’ten ve endüstri standardında arayüzlerden yararlanma
Özgün Web uygulamaları oluşturulabilmekte ve kullanıma sunulabilmektedir.
SharePoint Portal Server, yüksek performanslı Web uygulamaları oluşturmak üzere
XML, Web DAV ve ASP (Active Server Page) desteğini içermektedir.166
3.3.7.2.Microsoft SharePoint Portal Server Doküman Yönetimi
Fonksiyonu
Herkes belgelerle çalışır ancak herkes bu belgeler üzerinde iş arkadaşlarıyla nasıl
çalıştığını yapılandıracak teknolojiye sahip değildir. Doküman oluşturmaktan, bu
belgeleri intranet'te yayınlamaya kadar olan süreç, birbiriyle bağlantılı olmayan eylem
ve iş süreçlerinden oluşan bir zincir olabilir. SharePoint Portal Server, doküman
kilitleme, düzenleme ve yayınlama gibi özellikler taşımakta ve ortalama bir kullanıcı bu
özellikleri kullanabilmektedir. SharePoint Portal Server, dokümanları oluşturmak ve
yönetmek için kullanılan araçlara ve Microsoft Word, Microsoft Excel ve Microsoft
PowerPoint gibi Microsoft Windows Explorer ve Microsoft Office 2000 uygulamalarına
entegre edilmiş, kullanımı kolay doküman yönetim özellikleri sunmaktadır.
SharePoint Portal Server kullanarak aynı zamanda, işle ilgili meta veriyi
‘doküman profili’ formlarında saklayarak, belgeler doküman deposuna kaydedilip,
kontrolleri yapılabilmektedir. Formları kuruluşunuza göre de uyarlayabilirsiniz. Bir
doküman düzenlendiği, gözden geçirildiği ve onaylandığı sırada değişikliklerin birkaç
taslak üzerinde takibi, entegre onay süreci kullanılarak yapılır. Bu takip, belgeyi intranet
166. Kets [ Çevrimiçi ] Elektronik adres:
http://www.kets.com/tr/urunler/kurumsal.portal.ve.vortal/ms.sps.fonksiyon.portal.htm 10/02/2005
163
kontrol paneli sitesinde herkesin erişimine sunmadan önce gerçekleşir. Dokümanın bir
önceki haline de dönülebilmektedir. Doküman üzerinde ‘ortak çalışma’, ‘profil
oluşturma’, ‘kullanım ömrü yönetimi’ ve ‘web-tabanlı doküman yönetimi’ gibi
özellikler tarayıcıdan aranabilmektedir.
En önemli avantajı ise kullanıcıların Windows Explorer, IE veya Office 2000/XP
ürünleri içinde döküman yönetimi özelliklerini yeni herhangi bir bilgi öğrenmeden
kullanabiliyor olmalarıdır.
SharePoint Portal Server, doküman yönetim sistemi maliyetlerini, kullanıcılara
yeni bir teknoloji öğretmeden bildikleri ortamları kullanarak düşürmeye de yardımcı
oluyor. SharePoint Portal Server bir döküman yönetim sisteminde olması gereken temel
özelliklerin hepsini kapsamaktadır:
• Doküman check-in / check-out (Belgenin üzerinde ortak çalışma)
• Versiyon kontrolü (İstenilen versiyona geri dönebilme ve versiyonların
takibi)
• Yayınlanma (Belgelerin bir onay mekanizmasından geçerek intranet’te
yayınlanması)
• Güvenlik (Belgelere herkesin hakları ölçüsünde erişebilmesi)
İndeksleme ve Arama (Belgelere birer profil atanması, belgenin içindeki
kelimelere göre otomatik olarak kategorize edilmesi ve aranılan kelimelere göre gelen
belgelerin görüntülenmesi)
Office ve Windows kullanıcıları için kullanımı en kolay çözüm
Office 2000 ve Office XP’nin menülerinden direkt olarak erişilebilecek check-in,
check-out, yayınlama (publish) ve versiyon takibi özelliklerini sunmaktadır.
Kullanıcılar yeni bir araç öğrenmeden belgelerini sistemin içine koyabilmekte veya
buradan kullanabilmektedirler. Office belgelerini açarken otomatik olarak check-out
yapma ya da saklama durumlarında otomatik olarak check-in yapma özellikleri,
kullanıcı hatalarından dolayı dokümanların sistemin dışında kalmasına engel
164
olmaktadır. Doküman içi tartışmalar ve Office belgelerine abonelik özellikleri,
kullanıcıların değişikliklerden haberdar olmalarını kolaylaştırmaktadır. Ürün, Office
uygulamalarından doküman profillerinin otomatik olarak yaratılmasına olanak vermekte
ve zengin verilerin Windows Explorer kullanarak görüntülenebilmesini sağlamaktadır.
Bilgi çalışanları, belgeler hakkında açıklama sunan verileri (meta veri)
görebildiklerinden doküman içeriğinin yerini kolayca belirleyebilmekte ve içeriği
kolayca anlayabilmektedir.
Belgelerde iş süreçlerini birleştirme
SharePoint Portal Server’ın doküman düzenleme, düzenlenmiş belgeyi kısaltma
ve eski haline geri çevirme gibi doküman yönetimi ve takibi özelliklerinden
yararlanarak doküman üzerinde daha önceden yapılan değişiklikler izlenebilmektedir.
Doküman onay sürecini doğrudan uygulamadan planlayabilirsiniz. Bu süreçte
kullanıcılar, dokümanlarla ilgili olarak doğrudan doküman içerisinde seri veya paralel
onay süreçleri belirleyebilmektedirler.
Kolay güvenlik yönetimi ve belgelere erişim
Genel kullanıma yönelik dokümanları yayımlamak ve oluşturmak için tek adımlı
bir süreç yardımıyla doküman güvenliği kolayca yönetilebilmektedir. Erişim denetimi,
çalışan kişi tarafından yönetilmektedir. Bu şekilde yöneticiler çalışma alanına üye
ekleyebilir ve burada yayımlanan içerik ile ilgili olarak güvenliği denetleyebilirler.
Daha iyi bir arama yapılabilmesi için belgeleri sınıflandırma
Ortak bir organizasyon sözlüğü ile dokümanları kategorilendirmek üzere
kullanılan özelleştirilebilir şablonlar ve profil formları sayesinde, iş açısından önemli
bilgiler uygulanmak suretiyle dokümanlar sınıflandırılabilir. Bu ilişki, diğer sistemlerde
saklanan bilgiler de dahil olmak üzere organizasyon genelindeki doküman ve içeriği
kapsayabilir. Kategorilendirme, kolayca oluşturulabilen, yönetilebilen ve doküman
kategorizasyon sürecini kolaylaştırmak üzere yeniden kullanılabilen doküman profil
şablonlarına yaratabilme hakkına sahip kişiler tarafından yapılabilir. Dokümanlarda
meta veri hakkında açıklama sunan veriler ve belgelerle ilgili anahtar sözcükler,
165
dokümanın bulunduğu yerden bağımsız olarak belirlenebilir. Bu şekilde, belgelerle ilgili
katma değer bilgi, belge nereye taşınırsa taşınsın doküman içerisinde kalmaktadır.
Alternatif bir kullanıcı arayüzü
Web tarayıcısını alternatif bir kullanıcı arayüzü olarak kullanabilmektedir. Tüm
temel doküman yönetimi işlevlerine, WebDAV iletişim kuralı üzerinden Internet
Explorer 5.x ve 4.x tarayıcılarının yanı sıra Netscape 4.x kullanılarak
ulaşılabilmektedir.167
3.3.7.3.Microsoft SharePoint Portal Server Arama Fonksiyonu
Ürünün içerisinde çok kuvvetli bir arama motoru gelmekte, yalnızca kendi
veritabanını değil, arkada farklı bilgilerin durduğu Exchange, Dosya Sistemi,
Internet/Intranet ve Lotus Veritabanlarını da indeksleyerek aranılan herhangi bir
bilginin bulunduğu yerden bağımsız olarak getirilebilmesini sağlamaktadır.
Farklı formlar ve dosya formatlarında (dosya sunucuları üzerindeki belgeler, web
sunucuları üzerindeki HTML sayfaları ya da mesajlaşma sunucularındaki e-postalar)
olan bilgiyi istediğiniz zaman, çok hızlı bir şekilde bulmak zor olabilir. Çalışanlar,
gerekli bilgiye tutarlı ve anlamlı bir şekilde yapılandırılmış bir yerden erişmek
istemektedirler. Intranet portalları bu tür bilgilerin toplandığı, düzenlendiği ve arandığı
yerlerdir.
SharePoint Portal Server ile geniş bir kurumsal bilgi setinden önemli içeriğe
kolayca erişmenizi sağlayan intranet sitesi oluşturmak için Microsoft'un güçlü arama
teknolojilerinden yararlanma gücüne sahip olabilirsiniz. Araştırmanın yapılacağı
portalda kapsamlı arama yapılabilmenin yanı sıra, yeni eklenen veya değişiklik yapılan
içeriği doğrudan size göndermesi için de ayarlama yapabilmektedir.
167. Kets [ Çevrimiçi ] Elektronik adres:
http://www.kets.com/tr/urunler/kurumsal.portal.ve.vortal/ms.sps.fonksiyon.dokuman.yonetimi.htm 10/02/2005
166
SharePoint Portal Server’da arama yapmak için kullanılan özelliklerden bazıları
'abonelik', 'kategori arama', 'en çok arananlar' ve Web Parts teknolojisini kullanarak
kendi dijital kontrol panelinizi genişletebilme özelliğidir.Bilgilerin nerede durduğundan
bağımsız olarak bu bilgilerin bulunabilmesi ve kullanılabilmesi bir şirket için de
verimliliği artıran en önemli etkenlerden biridir. Microsoft SharePoint Portal Server
içerisinde gelen entegre arama motoru ile bu ihtiyaç en kolay ve kullanışlı şekilde
karşılanmaktadır.
Endüstri lideri arama teknolojisi
SharePoint Portal Server geliştirilirken akademik testlerde en iyi veya en iyiye
yakın sonucu veren yeni bir endüstri algoritmaları seti geliştirmiştir. Microsoft
Research’ün patentli teknolojisi, bu algoritmaları ilk kez ticari kullanıma sunmaktadır.
SharePoint Portal Server’ın esnek bir şekilde arama yapmaya olanak veren kullanıcı
arayüzü, kullanıcıların doğal dil, mantıksal ve diğer sorgu işlemlerini kolayca
yapmalarına olanak sağlamaktadır. Ayrıca, kullanıcı arayüzü sayesinde kullanıcılar
arama içerisinde kolayca arama yapabilir; en iyi sonuç ve ilgi sırasına göre sonuçlar
alabilirler.
En önemli kurumsal içeriğe erişim
SharePoint Portal Server, bir organizasyonun temel bilgi kaynakları için hazır
destek sunmaktadır. Bir sihirbaz ile yönlendirilen arayüz sayesinde, belirlenmiş
koordinatörler Windows Server dosya sunucularından, Exchange Server Public
Folder’ları, Lotus Notes/Domino Server veya herhangi bir web sunucusunda saklanan
bilgileri indeksleyebilirler. SharePoint Portal Server, organizasyonel içerik güvenliği
talimatlarına uygun hareket etmekte ve Windows dosya sistemi, Exchange Server
Public Folder veya Lotus Notes Server’da bulunan her türlü bilgi ile ilgili güvenlik
bilgisini yakalamakta ve arama sonuçlarını da kullanıcının güvenlik seviyesine göre
sunmaktadır. SharePoint Portal Server, uygulama geliştiricilerin diğer içerik
kaynaklarını indeksleyebilmelerine olanak veren bir uygulama programlama arayüzü
(API) desteğini de sunmakta ve bu sayede organizasyonlar tam olarak aradıkları içeriğe
ulaşabilmektedir. SharePoint Portal Server, aynı zamanda Office 95, Office 97, Office
167
2000 ve Office XP belgeleri, HTML belgeleri, TIFF belgeleri ve metin belgeleri gibi en
sık kullanılan belge türlerine erişim sağlamaktadır. WordPerfect, PDF gibi diğer belge
türleri de endüstri standardına dayalı filtre modeli sayesinde kullanılabilmektedir.
Sizin için en önemli olan bilgilerdeki değişikliklerden haberdar olma
SharePoint Portal Server'ın üyelik teknolojisi, internet haber gruplarındaki yüz
binlerce kullanıcı için tasarlanmıştır ve kullanıcıların takip etmek istedikleri aramalara,
doküman değişikliklerine veya belirli konu başlıklarına abone olmalarına olanak
sağlamaktadır. Bir kullanıcı, portalda belirli bir konu başlığına üye olmakta ve
değişiklik kendisine düzenli aralıklarla veya değişiklik olduğunda hemen portal veya e-
posta aracılığıyla bildirilmektedir. SharePoint Portal Server, web yöneticilerinin belirli
dokümanları veya içeriği öncelikli veya 'En İyiler' olarak belirleyebilmesine olanak
vererek kullanıcıların en iyi bilgiye, en hızlı şekilde ulaşabilmelerini sağlamaktadır. Bu
şekilde belirli bir bilgiye ulaşmak isteyen bilgi çalışanları, ilk olarak aradıkları ile en
ilgili olan bilgiye ulaşmaktadır.
İlgili içeriği otomatik olarak kategorilendirme
SharePoint Portal Server’ın otomatik olarak kategorilere ayırma teknolojisi,
dokümanların belirli bölümleri için bazı kurallar ve anahtar sözcüklerden oluşan ortak
bir sözlük kullanmaktadır. Bu sayede koordinatörler SharePoint Portal Server'ı sunucu
tarafından indekslenen içeriği otomatik olarak kategorilere ayıracak şekilde kurabilirler.
En yoğun intranet portalları için ölçeklenebilir ve yönetimi kolay arama
özelliği
Esnek içerik sunum özelliği, yeni içeriği manuel modda, belirlenen belirli bir
zamanda, artırmalı modda (bu şekilde yöneticiler yalnızca yeni içeriği ve yeni içerikte
meydana gelen değişiklikleri indeksleyebilirler), uyarı modunda (diğer sunuculardan
uyarı gelmesi şeklinde) veya uyarlama modunda (SharePoint paylaşımları ve konumları
ölçer ve en sık değişen içeriği proaktif olarak indeksler) indekslemek üzere
ayarlanabilir. Microsoft SharePoint Portal Server, performans ölçüm ve olay izleme
destek araçları ve yedekleme/yeniden yükleme gibi standart sistem yönetim işlevleri
168
için Microsoft Management Console (MMC) ek bileşenleri sunmaktadır. Microsoft
SharePoint Portal Server’ın indeksleme teknolojisi, binlerce sunucu üzerindeki
milyonlarca dokümanı indeksleyebilmekte ve indeks ile ilgili olarak on binlerce
kullanıcı tarafından sorgulama yapılabilmektedir.168
168. Kets [ Çevrimiçi ] Elektronik adres:
http://www.kets.com/tr/urunler/kurumsal.portal.ve.vortal/ms.sps.fonksiyon.arama.htm
10/02/2005
169
3.4.DEĞERLENDİRME KRİTERLERİ ve SİSTEMLER
PaperPlus
Saperion
Archimed
BizDocs
Image Maneger
IBM Con
tent M
anager
SharePoint Portal S
erver
Dosya tasnif planı
var mı? √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Kurumun dosya
tasnif planı ile
uyumlu mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Dosya tasnif
planının
güncellenmesine
imkan tanıyor mu?
Saklama
planlarına entegre
edilebiliyor mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Saklama süresi
dolan
dokümanlarla
ilgili uyarı veriyor
mu?
√√√√
Saklama süresi
dolan
dokümanların
tasfiye işlemlerini
otomatik
yapabiliyor mu?
√√√√
Saklama Kriterleri
varmı √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Saklama süreleri
ile ilgili kriterler
var mı?
√√√√
Saklama süre
kriterleri
değiştirilebiliyor
mu?
√√√√ √√√√ √√√√
Her tür e-
dokümanın √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
170
kaydını
yapabiliyor mu?
E-dokümanların
üretildiği
programlara uyum
sağlayabiliyor
mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
E-dokümanlarla
ilgili her tür
bilgiyi kendi
sistemine
aktarabiliyor mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Sisteme kayıt
edilen e-
dokümanların
kayıt tarihleri
otomatik tutuluyor
mu?
√√√√ √√√√
Kullanıcıların
enson kullandığı
dokümanların
listesi tutuluyor
mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Kayıtlı e-doküman
tekrar kayıt
edilmek
istendiğinde uyarı
veriyor mu?
√√√√
Farklı formatlarda
ki e-dokümanlar
sisteme entegre
edilebiliyor mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Farklı dosya
formatlarına
uyumlu mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Sistem gelişmelere
açık mı? √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
E-postalar sisteme
aktarılabiliyor
mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Sistem içinde ki
dokümanların
kopyalanmasına
izin veriyor mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Dokümanlar
üzerinde Full-text √√√√ √√√√ √√√√
√√√√ √√√√
171
arama
yapılabiliyor mu?
Dokümanlar
üzerinde indeks
arama, anahtar
kelimeden arama
yapılabiliyor mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Dokümanlar
üzerinde karma
arama
yapılabiliyor mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Aramalar Boolean
matığına göre
yapılabiliyor mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Kullanıcıların
arama sonuçlarını
kaydetebiliyor
mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Arama sonucunda
listelenen
dokümanlara
doğrudan erişim
mümkün mü?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Dokümanlara
birden fazla
kullanıcı aynı
anda ulaşabiliyor
rmu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Arama sonucunda
listelenen
dokümanların
çıktısı alınabiliyor
mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Sistem içinde
yapılan her türlü
işlemin raporu
alınabiliyor mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Kullanıcıların
sisteme girişleri
kontrol
edilebiliyor mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Erişim haklarını
kurumların
belirlemesine izin
veriliyor mu yoksa
standart mı?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
172
Kullanıcıların
sistem içindeki
faaliyetlerini
belirlemek için
kullanıcı rolleri
belirlenebiliyor
mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Dokümanlara
erişimde güvenlik
kodları
belirlemeye
olanak tanıyor
mu? ( 0-9 a kadar)
√√√√
Erişim hakları ile
ilgili her türlü
bilgi kayıt altına
alınabiliyor mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Bünyesine dahil
edilen her türlü
elemanın üretim
ve sahiplik bilgisi
sistemde tutuluyor
mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Kullanıcı
faaliyetleri günlük
olarak kayıt
edilebiliyor mu?
√√√√ √√√√
Sistemin kullanıcı
desteği (yardım
fonksiyonu) var
mı?
√√√√ √√√√
Sistemin kullanıcı
arayüzü basit mi? √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Gelişmiş görüntü
işleme
fonksiyonlarına
sahip mi?
√√√√ √√√√ √√√√
Sistemde optik
karakter tanıma (
OCR, ICR ve
OMR) özelliği var
mı?
√√√√ √√√√
Sistem
ölçeklenebiliyor
mu?Sistem √√√√
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
173
versiyon
gelişmelerinde
veri kayıplarına
neden oluyor mu?
HAYIR
HAYIR
HAYIR
HAYIR
HAYIR
HAYIR
Sistem, e-
dokümanların
yasal statüleri ile
ilgili yasalara
uyumlu mu?
√√√√
Dosya yapısını
belirleme imkanı
var mı?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Yazılım ve
verilerin “back
up” kopyaları
alınıyor mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Sistem uygulama
yazılımlarıyla
entegre
edilebiliyor mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Dokümanlarda
yapılan
değişikliklerden
ve yenilenen
bilgilerden
kullanıcılar
otomatik olarak
haberdar
olabiliyor mu?
√√√√ √√√√ √√√√
Dosya bazında
güvenlik kontrolü
sağlanıyor mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Sistemin
desteklediği dosya
formatı sayısı
nedir?
54 13’DEN
FAZLA
200’DEN
FAZLA
TÜM
FORMATLAR
TÜM
FORMATLAR
Network işletim
sistemi güvenliği
ile tam entegre
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
174
olabiliyor mu?
Tam-metin
indeksleme
yapabiliyor mu?
√√√√ √√√√
√√√√ √√√√
Sistemin çıktı
formatı nedir?
YAZICI
YAZICI
+
PLATTOR YAZICI YAZICI YAZICI
E-dokümanları
otomatik olarak
sisteme
aktarabiliyor mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Sistem otomatik
indeksleme
yapabiliyor mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Dokümanları
kurum içindeki
çeşitli birimler
arasında dolaşıma
açabiliyor mu?
√√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
Çok katmanlı
güvenlik Modülü
var mı?
√√√√ √√√√
Dokümanlara
uzaktan erişim
nasıl sağlanıyor? (
Internet, Intranet
vb. )
yerel ağ,
Intranet,
Internet
Yerel ağ,
Internet
Yerel ağ,
Intranet, LAN,
WAN, SNA,
TCP/IP
Intranet,
Internet
Sistemin dil
seçeneği var mı? √√√√
Tarama işleminde
format sınırlaması
var mı?
HAYIR HAYIR HAYIR HAYIR HAYIR HAYIR
Toplu bilgi girişi
yapılabiliyor mu?
√√√√ √√√√
Dokümanlar
üzerinde
değişiklik
yapılabiliyor mu?
√√√√
√√√√
√√√√
√√√√ √√√√
√√√√
Değişikli yapılan
dokümanların
orijinallerine daha
sonra
ulaşılabiliyor mu?
√√√√
√√√√
√√√√
√√√√ √√√√
√√√√
175
Sistemin
desteklediği
depolama araçları
nelerdir? Sayısı?
Tüm
depolama
formatları
Tüm
depolama
formatları
Tüm
depolama
formatları
Tüm
depolama
formatları
Tüm depolama
formatları
Kaç yıl güvenli
saklama garantisi
veriyor?
Uzun süre 10 yıl
Uzun Süre
Uzun Süre
Sistem kullanıcı
eğitimi
gerektiriyor mu?
√√√√
Kullanıcı eğitimi
gerektiriyorsa
süresi ? minimum
Sistemin
dokümanları
tarama hızı nedir? Çok hızlı
Versiyon kontrolü
yapılabiliyor mu?
√√√√
√√√√ √√√√
√√√√
√√√√
√√√√
Kullanıcılar ilgi
alanlarına giren
konularla ilgili
dokümanları
seçebiliyorlar mı?
√√√√ √√√√
√√√√
Kullanıcılara
seçtikleri
konularla ilgili
değişiklik
olduğunda haber
veriliyor mu?
√√√√ √√√√
√√√√
Microsoft Office
programları ile
entegre
edilebiliyor mu?
√√√√
√√√√
√√√√
√√√√
√√√√
√√√√
√√√√
Sistemde
kurumların
isteklerine göre
değişiklikler
yapılabiliyor mu?
√√√√
√√√√
√√√√
√√√√
√√√√
√√√√
√√√√
Belge bütünlüğü
sağlanabiliyor
mu? √√√√
√√√√
√√√√
√√√√
√√√√ √√√√
176
Sistem açık bir
mimariye sahip
mi? √√√√
√√√√
√√√√
√√√√
√√√√ √√√√
Sistem farklı
bilgisayar ağ
mimarileri
üzerinde
çalışabiliyor mu?
√√√√
√√√√
√√√√
√√√√
√√√√
√√√√
√√√√
177
4. BÖLÜM
ELEKTRONİK DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMLERİNİN
ARŞİVCİLİK AÇISINDAN DEĞERLENDİRİLMESİ
4.1. Arşivcilik Fonksiyonları
Kurum ve kuruluşların işlemleri sonucunda ortaya çıkan, ortamına ve kayıtlı
olduğu biçimine bakılmaksızın bilgiyi taşıyan her türlü aracı ifade eden dokümanlar söz
konusu olduğunda, doküman yönetiminden ve dolayısıyla arşivlerden bahsetmek
gerekmektedir.
Kurum ve kuruluşlarda gerek duyulan nitelik ve nicelikte, istenilen ortamda,
istenilen zamanda bilgi sunulabilmesi doküman yönetim sisteminin bulunmasına
bağlıdır. Doküman yönetimi, kurumların her türlü gereksinimlerini sağlamak, gerekli
olan bilgi ve belgeleri gelecek kuşaklara aktarabilmek için, dokümanların
üretimlerinden başlayarak, arşive intikaline kadar olan süreçleri belirli kurallara
bağlayan bir sistemdir.
Kurum ve kuruluşların geçmişte üretmiş oldukları, günümüzde ürettikleri ve
gelecekte üretecekleri dokümanların düzenli olarak saklanması, çeşitli aşamalardan
geçtikten sonra saklama planlarına uygun olarak tekrar gözden geçirilmesi ve
saklanmasına gerek olmadığına karar verilen dokümanların imha edilmesi ya da
saklanması gerektiğine karar verilen dokümanların arşive gönderilmesi işlemlerinden
meydana gelen doküman yönetimi, modern arşivciliğin gereklerinden biridir.
Dokümanlar, kurum ve kuruluşların faaliyetleri sonucunda ortaya çıktıkları için
kurumlar için çok önemli olmakta, dokümanlara bağımlılıkları içinde bulunduğumuz
bilgi çağında her geçen gün biraz daha artmaktadır. Üretilen dokümanlar, üretildikleri
kurumların geçmişine, bugününe ve hatta geleceğine yönelik bilgiler içermektedirler.
178
Dokümanlar, kurum ve kuruluşlarda işlerin nasıl sürdürüldüğü, nasıl
sonuçlandırıldığı, yönetim birimleri tarafından alınan kararların neler olduğunu
görmemize olanak sağlamakta ve yapılan işlerin doğrulanması ve incelenmesi sırasında
gereklidirler.
Kurum ve kuruluşların faaliyetleri sonucu iş akışı sırasında kendiliğinden oluşan
dokümanlar, kurumsal yapının düzenli bir şekilde devam edebilmesi için gerekli olan
bilgi alış-verişini sağlayan en önemli yapı taşlarından biridir.
Bilgi ve özellikle de güncel bilgi değişime yön veren ana kaynak etkisini
günümüzde her alanda hissettirmektedir. Kurumlar, değişime yön veren bilgiye
hergeçen gün daha fazla bağımlı olmaktadırlar. Bunun için, kurumlar içindeki arşivler
tarafından doğru bilgi, uygun formatta, gerekli kişilere, gerekli zamanda ulaştırılmalıdır.
Doküman yönetimi, kurum ve kuruluşlarda üretilen ya da değişik şekillerde kurumlara
gelen dokümanlar üzerinde kontrol sağlamayı amaçlamaktadır.
Arşivciler, geleneksel olan dokümanlarla ilgilendikleri gibi, elektronik
dokümanlar ve bu dokmanların yönetimi ile de ilgilenmelidirler. Çünkü, Bilişim
teknolojilerinde ki gelişmelerin doküman yönetiminde değişiklikler meydana getirmesi
kaçınılmazdır. Kurum ve kuruluşların çalışma düzeni değişmekte ve bu değişikliklerin
arşiv işlemlerini de etkilemesi çok doğaldır.
Bilişim teknolojilerindeki gelişmeler sonucunda ortaya çıkan ürünler merkezi
saklama olanakları sağlamasına rağmen, kurumların çoğu elektronik doküman yönetimi
sistemlerini hala kurmamışlardır. Kurum çalışanları kendi ürettikleri elektronik
dokümanları kendilerine özgü yöntemlerle dosyalamaktadırlar. Bu durum tüm kurum
için geçerli, yararlı bir sistemin hayata geçirilmesinin önünde büyük bir engel olarak
arşivcilerin önüne çıkmaktadır.
Arşivler, günümüzde bireylerin ve toplumların vazgeçemediği bilgi hazinelerinin
merkezi durumundadırlar. Ayrıca arşivler bilginin bizden sonraki kuşaklara
aktarılmasını sağlayan en önemli kurumlardan biridir. Bu aktarımı sağlayabilmek için
179
arşivlerin gelişen teknolojilere uyum sağlaması gerekmektedir. Bilgi temelli teknolojik
ürünlerden yararlanmak yanında, bu ürünlerin geliştirilmesine katkı sağlamalıdır.
Günümüzde doğru bilginin, doğru şekilde ve doğru ortamda kaydedilmesi çok
önemlidir. Bundan dolayı kurum ve kuruluşlar doküman üretme konusunda dikkatli
olmak zorundadırlar. Kurumların yapmış oldukları ortam tercihleri bütün arşiv
uygulamalarına etki etmektedir.
Bilişim teknolojilerindeki hızlı gelişmeler sonucunda bilgi kayıt ortamları
çeşitlenerek artmıştır. Bu yeni ortamlarda üretilen dokmanların arşivsel değerlerinin
belirlenmesi, gelecek kuşaklara aktarılması geleneksel ortamlardan farklılık
göstermektedir. Bu tür kayıt ortamları bilenen uygulamalar dışında yeni yöntemleri
gerektirmektedir.
Bilgi eskiden parşömen, kağıt gibi ortamlarda kayıtlı iken günümüzde elektronik
ortamlarda kayıtlı olan bilgiler hızla artmaktadır. Bilindiği gibi arşivcilik açısından
bilginin üzerine kayıtlı olduğu ortam değil, bilginin kendisi esastır. Arşivciler,
geleneksel dokümanların yönetimi ile ilgilendikleri kadar elektronik dokümanların
yönetimi ile de ilgilenmek zorundadırlar. Elektronik dokümanlar için de, değerlendirme,
sağlama, düzenleme, koruma, erişim işlemlerini arşivcilik bilinci ile yapmalıdırlar.
Bunun için arşivciler, ihtiyaç duyulan dokümanı istenilen yer ve zamanda sunabilmek
için hertürlü önlemi almak zorundadır. Bu zorunluluk içinde bulunduğumuz bilgi
çağında daha da artmıştır. Arşivcilerin bütün bu işleri gerektiği gibi yerine getirebilmesi
için arşivcilik bilgilerinin yanında çok iyi bir teknik bilgi sahibide olması
gerekmektedir. Böylece arşivci çalıştığı kurumdaki elektronik doküman yönetimi
sisteminin eksikliklerini görebilir, uyumsuzlukları farkedebilir ve bir sorun ile
karşılaşıldığında çözüm önerileri sunabilir.
Arşivlerdeki dokümanların kalitesini ve durumunu çoğunlukla dokümanların nasıl
üretildiği, nasıl yönetildiği ortaya koymaktadır. Bu durum bilginin üzerine kaydedildiği
ortamların belirli standartlarda olmasının ne kadar önemli olduğunu göstermektedir.
180
Arşivciler, dokümanların üretimlerinden önceki aşama olan geliştirme sürecine
müdahale etmeli, dokümanların saklama süreleri konusunda görüşlerini iletmeli ve uzun
süre saklanması gereken dokümanların nasıl üretilmesi gerektiği konusunda ilk andan
itibaren ağırlığını koymalıdır. Bu durum arşivcilerin geleneksel rollerinde büyük
değişikliklere neden olmaktadır.
Geleceğin arşivlerinde kâğıt ortamların yanında elektronik dokümanlarında
bulunacağı asla unutulmamalıdır. Bu durum kuşkusuz arşivlerin sundukları hizmetlerin
gözden geçirilmesini zorunlu kılmaktadır.
4.2. Arşivciliğin Elektronik Doküman Yönetim Sistemlerinden
Beklentileri
İçinde bulunduğumuz bilgi çağında, her türlü bilgi hizmetlerinde olduğu gibi
dokümanlara yönelik çalışmalarda da oldukça ilerlenmiştir. Organizasyonlarda
yürütülen her türlü işlemlerin resmi yüzü belgelere dayanmaktadır. Bundan dolayı,
belgelere yönelik, çok yönlü ve çeşitli çalışmaların yapılması gerekmektedir.
Bilişim teknolojilerindeki gelişmeler sonucunda, kurum ve kuruluşlar; doküman
üretimi, saklanması, denetimi, korunması ve dolayısıyla arşivler konusuna daha fazla
önem vermek zorundadırlar. Arşivlerin ana kaynağını oluşturan belgelerin üretiminin
meydana geldiği kurum ve kuruluşlarda doküman yönetimi; sadece dokümanların
dosyalanması olarak algılanmamalıdır.
Günümüzde kurum ve kuruluşlar elektronik doküman yönetim sistemlerini
kurmalı ve iyi bir şekilde sürdürmelidirler. Arşivlerin geleceğini, kurum ve
kuruluşlardaki elektronik doküman yönetim sistemlerinin yapısı doğrudan doğruya
etkileyecektir.
Elektronik doküman yönetim sistemleri; dokümanları saklayabilmeli,
konumlandırabilmeli, hızlı erişim sağlayabilmeli ve dokümanlara erişim sağlayanları
181
kontrol edebilmelidir. Elektronik doküman yönetim sistemlerinde, dokümanların
üretimi aşamasında standartlar tanımlanmalıdır.
Elektronik doküman yönetim sistemleri; dokümanlar sisteme eklendikten itibaren
içeriklerinin değişmediğini güvence altına almalıdır. Dokümanların içerikleri yetkili
kişiler tarafından değiştirilirse bu işlem kayıt altına alınmalıdır. Değişikliğe uğrayan
orijinal dokümanlar imha edilmemeli, gerektiğinde orijinal dokümana erişim
sağlanabilmelidir.
Kurum ve kuruluşlar istedikleri zaman daha önce kendi üretmiş oldukları
dokümanlara erişmek isterler. Bir elektronik doküman yönetimi sisteminin
kullanıcıların bilgi isteklerini karşılıyabilmesi, her tür doküman için bir dizinleme işlemi
yapılmasına bağlıdır. Dizinleme işlemi sırasında dokümanlar için içerik belirteçlerinin
oluşturulması gerekir.
Elektronik doküman yönetim sistemleri tarafından elektronik dokümanlar için
oluşturulacak olan saklama planları, geleneksel dokümanlar için oluşturulmuş olan
saklama planlarına uyumlu olmalıdır.
Kurum ve kuruluşlarda ki sistem yöneticileri ve arşivciler dokümanlar için
saklama kriterlerini tanımlamalıdırlar. Saklama kriterleri belirlenirken, kayıt ortamına
ve dokümanın tipine göre değil, aynı fonksiyon ile ilişkili olan tüm dokümanlar için
aynı saklama süreleri belirlenmelidir.
Elektronik dokümanların depolama ve koruma işlemleri, elektronik doküman
yönetim sistemleri tarafından bu tür dokümanların üretilme süreçleriyle birlikte ele
alınmalıdır.
Kurum ve kuruluşlar da var olan basılı dokümanların elektronik ortama aktarımı
sırasında sorunlarla karşılaşılmaması için elektronik doküman yönetim sistemlerinin
tarayıcılar ile uyumlu olması ve gelişmiş görüntü işleme fonksiyonlarına sahip olması
gerekmektedir.
182
Depolama ve arşivleme teknolojilerindeki gelişmeler sonucunda daha önce
üretilmiş olan ürünler üzerinde kayıtlı olan bilgilerin yeni ürünler üzerine yeniden
kaydedilmesi gerekmektedir. Bu yeniden kopyalamalar sırasında çok dikkat edilmeli,
bilgi kayıplarına neden olunmamalıdır. Bunun için kopyalama sırasında basit formatlar
kullanılmalı, bilgiler sıkıştırma işlemine tabi tutulmamalı, yedekleme yapılmalı ve en
önemlisi yeni alınacak donanımın bir önceki donanımla arşivlenen dokümanları okuyup
okumadığına dikkat edilmelidir. Ayrıca bu işlemler yapılırken tüm aşamalar kayıt altına
alınmalıdır.
Elektronik doküman yönetim sistemlerinde güvenlik çok önemlidir. Sistemde
doküman yaratma, görüntüleme, güncelleme, silme işlemlerinin kimler tarafından ve ne
tür koşullarda yapılacağı baştan belirlenmiş olmalıdır.
Elektronik doküman yönetim sistemleri, kurum ve kuruluşlar tarafından üretilmiş
ve daha sonra sisteme dahil edilmiş olan dokümanları sadece kurum içi çalışanlara değil
kurum dışı çalışanlarına da ulaştırabilecek fonksiyonlara sahip olmalıdır.
Elektronik doküman yönetim sistemleri, kurum ve kuruluşların yapısına uyacak
şekilde geliştirilmeli, yeni teknolojilere ve gelişmelere uyum sağlayabilmelidir.
Elektronik doküman yönetim sistemleri, kullanıcıların kolay benimseyebileceği
şekilde tasarlanmalı ve kullanıcı eğitimi süresinin çok kısa olması sağlanmalıdır. Ayrıca
elektronik doküman yönetim sistemleri, network işletim sistemlerine tam olarak uyum
sağlıyabilmelidir.
Elektronik doküman yönetim sistemleri her zaman için ölçeklenebilir olmalıdır.
Kurum ve kuruluşlara yarar sağlayıp sağlamadığı her zaman için denetlenebilir
olmalıdır.
Genellikle kurum ve kuruluşlarda dokümanların imhasına yönelik kriterler
belirlenmemekte bu da elektronik doküman yönetim sistemlerine aşırı yük binmesine
neden olmakta, sistemin verimli çalışmasını engellemekte ve dokümanların getirim
183
hızının düşmesine neden olmaktadır. Bu tür sorunlarla karşılaşmamak için elektronik
doküman yönetim sistemleri içinde saklama planları oluşturulurken aktif olmayan
dokümanların nasıl imha edileceği ile ilgili kriterler en başta belirlenmelidir.
Kurum ve kuruluşlarda elektronik doküman yönetimi sistemleri kapsamında
ayıklama işlemlerinin iki yönü bulunmalıdır. Bunlardan birincisi, güncelliğini
kaybetmiş olan dokümanlar içinde süresiz saklanması gereken dokümanların tespit
edilmesi, ikincisi ise saklanmasına gerek olmayan dokümanların ne gibi işlemlere tabi
tutulacağının belirlenmesidir.
Elektronik doküman yönetim sistemlerinin en önemli yönünü tasfiye işlemleri
oluşturmaktadır. Çünkü, arşivlerde gereksiz dokümanların saklanması hem depolama
sorununu ortaya çıkarmakta hem de gerekli olan dokümanların bulunma hızını
etkilemektedir. Aranan dokümanların hızlı bir şekilde bulunabilmesi, ihtiyacı olan
kişiye zamanında ulaştırılabilmesi için gereksiz dokümanların tasfiyesine önem
verilmelidir. Tasfiye işlemleri sırasında doküman seçiminde hem yasal, hem tarihsel
hem de araştırma değeri ölçütleri dikkate alınmalıdır. Tasfiye işlemleri sırasında çok
dikkatli olunmalı, asla yok edilmemesi gereken dokümanların bulunduğu ve arşivlerin
oluşmasının nedeninin bu tür dokümanlar olduğu göz önünde bulundurulmalıdır.
Günümüzde kurum ve kuruluşlarda kullanılan bilgisayar sistemleri ve yazılımları
birbirinden farklı olabilmekte ve bu da birbirinden farklı elektronik dokümanların
ortaya çıkmasına neden olmaktadır. Üretim aşamasında bu tür dokümanların erişim,
depolama, tasfiye işlemleri göz önünde bulundurulmadığı için çeşitli sorunlarla
karşılaşılmaktadır. Bu sorunlarla karşılaşmamak için en baştan itibaren standartlar
belirlenmelidir.
184
4.3. Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri’nin Arşivciliğe
Uyumu
Yaşamın her alanında bilgiye olan ihtiyacın artması ve bilginin, teknolojik
gelişmeler sonucunda daha etkin kullanılmaya başlaması bilgi toplumunu ortaya
çıkarmıştır. Bilgi çağında kurum ve kuruluşların varlıklarını sürdürebilmeleri yaptıkları
ve ileride yapacak oldukları çalışmaları incemeleri ve bu çalışmaları geliştirmeleri ile
mümkün olacaktır.
Bilişim teknolojilerindeki gelişmeler, elektronik doküman yönetimi için bir çok
farklı sistemin ortaya çıkmasına olanak sağlamıştır. Bu teknolojilerdeki gelişmeler,
doküman yönetimi ve arşivcilik açısından bir çok fırsatlar sunmaktadır. Bu fırsatlardan
yararlanabilmek, yeni gelişmelere açık olmak, yeni beceriler geliştirmek ve kendimizi
yeniliklere hazırlamak ile mümkündür.
Bilişim teknolojilerindeki gelişmeler kurum ve kuruluşların çalışma düzeninde
değişikliklere neden olmuş, bu değişiklikler zamanla arşiv hizmetlerini de etkilemiştir.
Elektronik doküman yönetim sistemlerinin arşivciliğe uyumu konusunda;
arşivciler, doküman yöneticileri, bilgisayar mühendisleri, bilgisayar programcıları aynı
amaç için çalıştıklarını göz önüne alarak işbirliği yapmalıdırlar.
Arşivciler, elektronik doküman yönetim sistemleri’nin gelişimine katılabilmek
için bilişim teknolojilerini yakından takip etmeli ve kendilerini mesleki gelişmelerinin
yanında bu teknolojiler konusunda da geliştirmelidirler.
Elektronik doküman yönetim sistemlerinin arşivciliğe uyumu konusunda
arşivciler aktif bir rol oynamalıdırlar. Çünkü, günümüzde elektronik dokümanlar
üretilmekte ve bu üretilen dokümanların, saklanması, korunması, düzenlenmesi,
gerektiği zaman geri çağırılabilmesi için gerekli olan işlemlerin yapılması
gerekmektedir. Bu işlemlerin arşivciler tarafından en iyi şekilde yapılması bu sistemleri
iyi bilmelerini gerektirmektedir.
185
Elektronik doküman yönetim sistemleri, doküman saklarken rastgele yerlere kayıt
yapmamakta, kendi içlerinde arşiv odası gibi kullanımak üzere çok sayıda dolap
yaratmaktadırlar. Böylece sisteme dahil edilen dokümanların istenilen kriterlere göre
arşivlenmesi sağlanmaktadır.
Elektronik doküman yönetim sistemleri, bir dokümanı arşivlerken bir den fazla
kriteri dokümana eklememize imkan vermekte ve belli bir sistem içinde
arşivlenmektedir. Bu da arşivlenmiş olan dokümana normalden daha hızlı erişilmesine
ve kullanıma sunulmasına olanak vermektedir.
Ayrıca elektronik doküman yönetim sistemleri, dokümanlara bilgi ekleme
olanakları sağlamanın yanında bu bilgilerin araştırılabilir olmasına da olanak
sağlamaktadır.
Elektronik doküman yönetim sistemlerinin, gelişmiş sorgulama yapabilme
özellikleri bulunmaktadır. Dokümanlar sisteme dahil edilirken, doküman tipi, türü,
konusu, tarihi vb. kriterler kaydedilmektedir. Sistem içinde bu bilgilere göre arama
yapılabileceği gibi tam-metin aramada yapılabilmektedir.
Elektronik doküman yönetim sistemleri, kullanıcı müdahalesi ile indeksleme
yapabildiği gibi, otomatik indeksleme olanağı da sağlamaktadır.
Elektronik doküman yönetim sistemleri sayesinde, bir dokümana birden fazla
kullanıcı aynı anda erişim sağlayabilmektedir. Bu da arşivlerin görevlerinden birini en
iyi şekilde yapabilmelerine olanak vermektedir.
Elektronik doküman yönetim sistemleri, versiyon kontrolü yapabilmektedir. Bu da
arşivdeki dokümanların gelişim süreçlerini takip etmenin yanında, dokümanların
içeriğinde silinmiş olan bazı unsurların tekrar geri getirilmesine olanak sağlamaktadır.
Elektronik doküman yönetim sistemleri, güvenliği sağlamak için kapsamlı
raporlamalar yapmaktadır. Bu raporlama sayesinde hem kullanıcıların hem de
dokümanların hareketliliği gözlenebilmektedir.
186
Elektronik doküman yönetim sistemleri, kullanıcılara daha etkili bilgi paylaşımı
olanağı sağlamaktadır. Ayrıca esnek, güvenli ve kolay kullanılabilme özellikleri
sayesinde arşivlerin daha iyi hizmet vermelerine olanak vermektedir.
Bilişim teknolojilerinin doküman yönetimi ve arşiv hizmetlerini yürütmede bir
çok fırsatlar sunduğu ortadadır. Fakat yeni teknolojilerin arşivcilere fırsatlarla birlikte
bir takım sorunlar da getirdiği ve getirmeye devam edeceği bir gerçektir.
Geleneksel dokümanların arşivlenmesin de bilgi taşıyıcısı olan ortamların
korunması yeterli iken, elektronik dokümanların arşivlenmesinde ise kayıt ortamının
değil içindeki bilginin anlam ve güvenilirliği önemli olmaktadır.
Geleneksel kayıt ortamlarına bilgi bir defa kaydedildikten sonra, o kayıt ortamı
üzerindeki bilgilere çok uzun süre ulaşılabilmekteyken, elektronik kayıt ortamları
eskiye oranla daha kısa süre güvenli kayıt imkanı vermektedir. Bundan dolayı sisteme
aktarılan dokümanların belirli aralıklarla yeni teknolojiler ile üretilmiş olan ortamlara
aktarılması gerekmektedir. Bu aktarım sırasında çok dikkat edilmeli, bilgi kayıplarına
neden olunmamalıdır.
Elektronik dokümanların orijinallik tespiti, geleneksel dokümanların orijinallik
tespitinden çok daha zordur. Elektronik dokümanın, bir yerden başka bir yere
gönderilmesi, çevrimdışı depolanması, depolamak için kullanılan donanımın
değiştirilmesi gibi durumlar sözkonusu olduğunda elektronik dokümanların
orijinalliğini koruyup korumadığı sorusu gündeme gelmektedir. Geleneksel
dokümanların arşivlenmesinde fiziki ortamların korunması yeterli iken, elektronik
dokümanların arşivlenmesinde, dokümanın geçirdiği süreçlerin çok iyi kontrol edilmesi
gerekmektedir. Aksi takdir de dokümanın orijinalliği tehlikeye girer. Bu da arşivcilik
için büyük bir sorundur.
Karşılaşılan sorunlara rağmen arşivciler elektronik dokümanları yok saymamalı,
aksine sorunlara çözüm yolu bulabilmek için teknolojik gelişmeleri yakından takip
etmeli ve elektronik dokümanların en iyi nasıl üretileceği, saklanacağı, gerektiğinde en
187
hızlı nasıl ulaşılacağı, saklanmasına gerek olmayan elektronik dokümanların nasıl imha
edileceği, uzun süre saklanması gereken elektronik dokümanların ne tür işlemlere tabi
tutulması gerektiği gibi sorular üzerinde düşünmeli ve bu sorulara cevap bulmaları
gerekmektedir.
188
SONUÇ
Bilgi çağında elektronik ortamın çok hızlı bir gelişme içerisinde olması, yeni
konuların gündeme gelmesini sağlamıştır. Bu konuların başında ise, elektronik
doküman yönetiminin incelenmesi gelmektedir.
Günümüzde bilgi en önemli girdi olarak görülmektedir. İnsanlığın bu güne kadar
geçirdiği ve bundan sonra da geçireceği aşamalar hep belge bırakma ve bıraktığı bu
belgelerde ki bilgileri kullanabilme özelliği sayesinde olmuştur. Arşivler bu belgelerin
tutulduğu yerlerdir. Bundan dolayı arşivler günümüzde üretilen belgeleri de
bünyelerinde barındırmalıdırlar.
Kurum ve kuruluşlar, var olma savaşı içinde yapacakları değerlendirmelerde
arşivlenmiş bilgiye her zaman ihtiyaç duyacaklardır. Ayrıca ortaya çıkan elektronik
doküman yığınları içerisinde boğulmamaları, geniş bir alanda faaliyetlerini
sürdürebilmeleri, rakipleri ile rekabet edebilmeleri, organizasyon içinde mutlaka
elektronik doküman yönetim sistemlerini kurmuş olmalarına bağlıdır.
İçinde yaşamakta olduğumuz çağda büyük değişimler yaşanmaktadır. Bu
değişime ayak uyduramayan kurumların ayakta kalmaları oldukça zordur. Bilgi ve
teknolojik donanımı olmayan, elindeki belgeleri koruyamayan, elindeki dokümanlara
ulaşım sağlayamayan kurumlar var olma savaşında büyük sorunlar yaşayacaklardır. İyi
bir elektronik doküman yönetimi sistemi kurmuş olan, kurum içi ve kurum dışı bilgiyi
en iyi şekilde sağlayan kurumlar ise var olma savaşında başarıya ulaşacaklardır.
Günümüzde kurumların başarısı için bilginin önemi artmıştır. Kurumlarda bilgiler
çeşitli dokümanlar üzerine kayıtlıdırlar. Bu nedenle dokümanlar kurumlar için temel
bilgi kaynakları durumundadırlar.
Bilgi çağında insanlar eskiye oranla daha fazla bilgi ile karşı karşıya kalmaktadır.
Her geçen gün katlanarak artan bu bilgiyi yönetebilmek, verimli kullanabilmek,
189
dağıtabilmek ve depolayabilmek kurum ve kuruluşlar açısından çok önemlidir. Bundan
dolayı bu güne kadar katlanarak artan sorunlardan kurtulmak için bilişim teknolojileri
ile birlikte modern doküman yönetimi ve arşivcilik teknikleri birlikte kullanılmalıdır.
Günümüzde geleceğin arşivlerinde yer alacak olan dokümanlar çok hızlı bir
şekilde üretilmektedir. Arşivciler bu üretimi yönlendirmelidirler. Bilginin doğru şekilde
ve doğru ortamda üretilmesi önemli bir öğedir.
Arşivciler üretilen dokümanların korunmasını sağlamak zorundadırlar. Arşivciler
tarafından bu tür dokümanlar korunamazsa, geçmişin delili, geleceğin güvencesi olan
bu kaynaklara ulaşım sağlanamayacaktır.
Arşivlerin en önemli problemlerinden biri; kurum ve kuruluşların doküman
üretme, kullanma ve saklamaya yönelik olan yeni teknolojileri rastgele kullanma
eğilimleridir. Kurum ve kuruluşlarda her şey doküman üretimi, kullanımı ve saklanması
ile başlamaktadır. Arşivciler, doküman üretimi, kullanılması, saklanması ile ilgili
politikaları bilmek durumundadırlar. Ayrıca bu politikaların oluşturulmasında ve
gerekiyorsa değiştirilmesi işlerinin içinde yer almalıdırlar. Kurum ve kuruluşlar da;
doküman üretiminde kullanmakta oldukları teknolojiler ile ilgili arşivciler ile işbirliği
içinde olmalıdırlar.
Bilişim teknolojilerindeki gelişmeler bilgi kayıt ortamlarının günümüzde çok
çeşitlenmesini sağlamıştır. Yeni bilgi kayıt ortamlarında ki dokümanların arşivsel
değerlerinin belirlenmesi, gelecek kuşaklara iletilmesi, geleneksel kayıt ortamlarına
göre faklı olduğundan bu konuda yeni yöntemler geliştirilmesi gerekmektedir. Bundan
dolayı arşivcilerin teknolojik gelişmeleri yakından takip etmeleri gerekmektedir.
Kurum ve kuruluşlarda gerçekleştirilen doküman üretimi, bütün arşiv
uygulamalarını etkilemektedir. Bundan dolayı arşivciler doküman üretiminden
başlıyarak tüm aşamalarda etkin bir rol oynamalıdır. Bilginin üretilmesi ve
yayılmasında kullanılan teknoloji ancak bilginin düzenlenmesi, bilginin bulunması gibi
işlemler sırasında da kullanılırsa bir anlam ifade edecekir.
190
Bilgi çağında üretilen dokümanların zamanla arşiv belgesi olacak olması,
arşivlerin bilişim teknolojilerinden uzak durarak verimli hizmet veremiyeceğinin en
büyük kanıtıdır. Arşivciler ve doküman yöneticileri çalıştıkları kurum ve kuruluşlar
içindeki elektronik bilgi sistemlerine sağladıkları katkı oranında önem kazanacaklardır.
Aynı zamanda günümüzdeki kurum ve kuruluşların bilgi ve belge yoğunluğunda ayakta
kalabilmeleri arşivlere ve arşivcilere verdikleri değer oranında mümkün olacaktır.
Elektronik doküman yönetimi konusundaki gelişmeler, mesleki anlamda doküman
yöneticilerini değişime zorlamaktadır. Doküman Yöneticilerinin bu değişime ayak
uydurmaları gerekmektedir. Mesleki anlamda kendilerini bir çok konuda yeniden
eğitmek durumunda kalmaktadırlar. Çünkü elektronik doküman yönetimi geniş
kapsamlı bir çalışmanın sonucu olarak ortaya çıkmaktadır.
Elektronik doküman yöneticileri, bilişim teknolojilerinin gelişimi sonucunda
ortaya çıkan bilgi kayıt ortamlarıyla yakından ilişkilidirler. Bundan dolayı elektronik
doküman yöneticisi, donanım seçimi, yerleştirilmesi ve kaydedilmiş olan bilginin doğru
olarak sağlanabilmesi için bu teknolojilerin kullanımında bilgiye ve yetkiye sahip
olmalıdır.
Bilişim teknolojilerinde ki gelişmeler bazı insanların düşündüğü gibi arşivlerin ve
dolayısıyla arşivcilerin sonu olmayacaktır. Çünkü kurum ve kuruluşlar da üretilen yeni
tür dokümanların da bir şekilde düzenlenmesi, saklanması, korunması, arandığında
bulunması gerekecektir. Bundan dolayı bu işlerin olması gerektiği gibi yapılabilmesi
için arşivcilere her zaman ihtiyaç olacaktır.
Son olarak bu çalışma da incelenen elektronik doküman yönetim sistemlerinden
hangisinin kurum ve kuruluşlar için en iyi sistem olduğu sorusuna değinecek olursak
buna; saklanacak dokümanların tipi, erişim özellikleri, dokümanlar üzerinde kurulmak
istenen kontrolün derecesi, vb. gibi faklı kriterlerin değerlendirilmesi sonucunda ortaya
çıkan cevaplara göre karar verilmesi gerekmektedir. Yani her kurum için standart bir
sistem yoktur. Kurum ve kuruluşlar ihtiyaçlarına göre hangi sistemi seçeceklerine
kendileri karar vermelidirler. Kurum ve kuruluşlar bu kararı verirken, karar aşamasında
191
arşivcilerin etkin bir rol oynaması gerekmektedir. Çünkü, karar verildikten sonra
kurulacak olan elektonik doküman yönetim sistemini kullanacak olan kişiler elektronik
doküman yöneticileri ve arşivciler olacaktır.
192
KAYNAKÇA
Kitaplar
“21. Yüzyıla Girerken Enformasyon Olgusu”: Ulusal Sempozyum Bildirileri, 19-
21 Nisan 2001, Hatay. Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği, 2001.
“Arşiv Sorunlarına Bakış: Belge Üretim Yaklaşımı” Belge Yönetimi:
Yayınlanmamış İki Bildiri ve Yayınlanmış Bir Kitap Hakkında Yazılanlar / hazl.
Ve yazan Fahrettin Özdemirci, Ankara:1997
Arşivcilik Terimleri Sözlüğü: Almanca, İngilizce, Faransızca, İtalyanca,
Hollandaca, Rusça ve İspanyolca karşılıklarıyla. Türkçe haz. Ve gen. Bekir Kemal
Ataman. İstanbul: Librairie de Pera, 1995.
Ataman, Bekir Kemal. “Bilgisayar Ortamında Kayıtlı Bilginin Arşivlenmesi”.
Kütüphane – Enformasyon – Arşiv Alanında Yeni Teknolojiler ve Türk – MARC
Sempozyumu Bildiri Metinleri. 01 – 04 Ekim 1991 İstanbul: Türk Kütüphaneciler
Derneği İstanbul Şubesi.1991.
Athey, T.H. ve Zmud, R.W., Introduction to Computers and Information
Systems with Basic, Scott-Foresman and Company, 1986.
Barca, Mehmet. “ Yeni Ekonomide Bilgi Yönetiminin Stratejik Önemi”, Stratejik
Boyutuyla Modern Yönetim Yaklaşımları İstanbul: Beta, 2002.
Batkowski, Patria Records Management and the Walking Archivist. A
Modern Archives readers: Basic Readings on Archival Theory and Practice.
Washington: National Archives and Records Service, 1984.
193
Bennet, R. Management, The Manufacturing and Engineering Handbook
Series, London, 1994.
“Bilişim teknolojileri ve politikaları özel ihtisas komisyonu raporu Ankara:
Devlet Planlama Teşkilatı. 2001.
Cadel, Patrick. “Arşivciliğin Felsefi Boyutları”, çev. Hamza Kandur. Arşivcilik
Konferansları – I yay. haz. Hamza Kandur, İstanbul: Librairie de Pera, 1995.
Cansevdi, Hürrem (Ed.). Avrupa Birliği’nin Telekomünikasyon ve Bilişim
Teknolojileri Politikası ve Türkiye’nin Uyumu. İstanbul: İktisadi Kalkınma Vakfı,
2002.
Catherine E. Hare, Jullia McLeod, Developing a Record Management
Programme, London: Aslib, 1997.
Ceyhan, Yurdakul. Bilgi Teknolojileri Türkiye İçin Nasıl Bir Gelecek
Hazırlamakta. İstanbul: Türkiye İş Bankası Yayınları, 1997.
Ceyhun ve Çağlayan, Bilgi Teknolojileri Türkiye için Nasıl Bir Gelecek
Hazırlamakta, Ankara: Türkiye İş Bankası Kültür Yayınları, 1997.
Cole, G.A., Management Theory and Practise, Eeastleigh: DP Publications,
1988
Cook, Michael. “Archives Administration Today: The Background to
Professional Training”, Lectures Delivered at the department of Library Science,
University of Istanbul, and at the Departments of Library Science of Ankara University
and Hacettepe University, Apr.-May. 1982.(Metin Teksirdir) (İstanbul: 24 Nisan – 6
Mayıs 1982), 4.
194
Çoban, Hasan. Bilgi Toplumuna Planlı Geçiş: Gelecekten Kaçılamaz Bilgi
Toplumuna Geçiş İçin Stratejik Planlama ve Yönetim Bilgi Sistemi Uygulanması.
İstanbul: İnkılap, 1997.
Dearstyne, Bruce W. Arşivsel Girişim: Modern Arşivcilik İlkeleri,
Uygulamaları ve Teknikleri, çev. Mustafa Akbulut, A. Oğuz İcimsoy, İstanbul
Dura, Cihan ve Hayriye Atik. Bilgi Toplumu, Bilgi Ekonomisi ve Türkiye.
İstanbul: Literatür, 2002.
Emrealp, Sadun (haz.). Yerel Yönetim ve Bilgi Teknolojisi. İstanbul: IULA-
EMME, 1994.
Erkan, Hüsnü. Bilgi Toplumu ve Ekonomik Gelişme. İstanbul: Türkiye İş
Bankası Yayınları, 1998
Furat, Mehmet Fahri. “Elektronik Ortamda Üretilen Bilginin Arşivlenmesi”
İ.Ü. Sosyal Bilimler Enstitüsü ( Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi ) İstanbul, 2000.
Gibson, C.F. and Jackson, B.B. The Information Imperative, Toronto: Lexington
Books, 1987.
Hançerlioğlu, Orhan, Felsefe Ansiklopedisi, İstanbul: Remzi Kitabevi, 1977.
Kandur, Hamza, Arşivlerde Kullanıcı Hizmetleri ve Bilgisayar Kullanımı, T.C.
Başbakanlık I. Milli Arşiv Şurası, Ankara, 20-21 Nisan 1998.
Kandur, Hamza “Elektronik Belgelerin Yönetilebilirliği: Doküman ve Belge
Formları.” 41. Kütüphane Haftası Etkinlikleri, Enformasyon Teknolojilerindeki
Son Gelişmelerin Kütüphane Hizmetleri Üzerindeki Etkileri Sempozyumu, Kuleli
Askeri Lisesi Komutanlığı, İstanbul, 1 Nisan 2005.
195
Kennedy, Jay ve Cherryl Schauder. Records Management: a Guide the
Corporate Records Keeping, South Melborne: Longman, 1998.
O’Brien, J.A., Introduction to Information Systems, 7. Baskı, Boston: Irwin,
1994.
Odabaş, Hüseyin. “Elektronik Belgeler ve Arşivler”. Bilginin Serüveni: Dünü,
Bugünü ve Yarını... Türk Kütüphaneciler Derneği’nin Kuruluşunun 50. Yılı
Uluslararası Sempozyom Bildirileri, 17-21 Kasım 1999 Ankara, Ankara: Türk
Kütüphaneciler Derneği, 1999.
Oskay, Ünsal, İletişimin ABC’si, İstanbul: Der Yayınları, 1977.
Ozankaya, Özer, Toplumbilim Terimleri Sözlüğü, Ankara: TDK Yayınları,
1980.
Öngören, Gürsel ( Haz. ), Uluslararası İletişim. İstanbul: Der Yayınevi, 1995.
Özçağlayan, Mehmet.Yeni İletişim Teknolojileri ve Değişim. İstanbul: Alfa,
1998.
Özdemirci, Fahrettin. “E-arşivlere Giden Yolda Belge Yönetimi Birimleri”, E-
Türkiye Sürecinde Kütüphaneler”38. Kütüphane Haftası Bildirileri;25-31 Mart 2002.
Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği, 2002.
Özdemirci, Fahrettin. Kurum ve Kuruluşlarda Belge Üretiminin Denetlenmesi
ve Belge Yönetimi, İstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği, 1996.
Özel, Cem “Türkiye’de Internete dayalı uzaktan eğitim ve üniversite
kütüphaneleri” İ.Ü. Sosyal Bilimler Enstitüsü ( Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi )
İstanbul: İstanbul Üniversitesi, 2004.
196
Penn, Ira A. Record Management Handbook. Anne Mordel, Goil Penix Kelvin
Smith, England: Gower Publishing, 1989.
Sarı, Sadettin. “Sanat Eğitiminde Bilgi Teknolojilerinden Yararlanma”, Bilgi
teknolojileri kongresi bildiri özetleri, Pamukkale Üniversitesi , Denizli:, 06-08 Mayıs
2002.
Silver, G.A. ve Silver, M.L., Computers and Information Processing, New
York: Harpin and Row Publishers, 1986.
Slack, N. Vd., Operations Management, London: Pitman Publishing.
Tekeli, İlhan ve diğerleri ( derl. ) Bilgi Toplumuna Geçiş:
Sorunsallar/Görüşler/ Yorumlar/Eleştiriler ve Tartışmalar, Ankara: Türkiye
Bilimler Akademisi Yayınları, 2002.
Tekin, Mahmut, H.Kürşat Güleş ve Tom Burgess. Değişen Dünyada Teknoloji
Yönetimi: Bilişim Teknolojileri. Konya:S:U: İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi,
2000.
Tekin, M., Şahbaz, A., Bilgi Teknolojisi Kullanımı, Konya: Arı Ofset Matbaası,
1998.
Tonta, Yaşar. “Bilgi Erişim Sorunu”21. Yüzyıla Girerken Enformasyon
Olgusu: Ulusal Sempozyun Bildirileri. Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği, 2001.
Tonta, Yaşar. “Bilgi Erişim Sorunları ve İnternet” Kütüphanecilikte Yeni
Gelişmeler, Kavramlar, Olgular... 37. Kütüphane Haftası Bildirileri, 26 Mart –
1 Nisan 2001, Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği, 2002.
Tonta, Yaşar. “Elektronik Kaynaklarda Yasal Sorunlari” PULMAN-XT Türkiye
Ulusal Toplantısı, 16-19 kasım 2002 Ankara: Milli Kütüphane, 2002.
197
“Türkiye Bilişim Şurası: Sonuç Raporu”. Ankara: Başbakanlık, 10-12 Mayıs
2002.
Üstün, Aykut “Arşivlerde Verimlilik ve Elektronik Belge Yönetimi” M.Ü.
Türkiyat Araştırmaları Enstitüsü ( Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi ), İstanbul,
Marmara Üniversitesi, 1997.
198
Süreli Yayınlar
“VIII. Beş Yıllık Kalkınma Planı Bilişim Teknolojileri ve Politikaları Özel İhtisas
Komisyonu (81) Bilgi Hizmetleri ve İçerik Alt Komisyonu Raporu”.Türk
Kütüphaneciliği 15 ( 2 ), 2001.
Akın, B., “2000 Yılında Doğru Bilgi Toplumu Üzerine Genel Bir Değerlendirme
ve Bilgi Ekonomisinin Özellikleri”, Verimlilik Dergisi, 2003.
Ataman, Bekir Kemal. “Bilgisayarlı Arşivleme Sistemleri Nedir? Ne Değildir?
Byte Türkiye, 3 ( IV ), 1994.
Ataman, Bekir Kemal. “Sistem, Altyapı, İnsan Faktör”. Byte Türkiye, 6 ( IV ),
1994.
Atılgan, Osman. “Bilgi İletiminde Fiber Optik Teknolojisi”, Türk
Kütüphaneciliği 15 ( 4 ), 2001.
Bayhan, H. Müşerref. “Belge Yönetimi, Arşivler ve Bilgi Toplumu”, Türk
Kütüphaneciliği. 13 ( 3 ), 1999.
Bayram, Özlem. “Elektronik bilgileri saklama sorunları”, Türk Kütüphaneciliği
13 ( 2 ),1999.
Carl Newton, “The Fututre of Records Management is Not What is Used to Be”,
Records Management Journal, 5 ( 3 ), 1996.
Cox, Richard J. “Re-defining ElectronicRrecords Management”, Records
Management Quarterly 30 ( 4 ), 1996.
Çakır, Serhat “Çağımızın İletişim Devriminde Fiber Optik” Bilim ve Teknik,
(397), 2000.
199
Doğaner, Aşır. “İnternet’te Elektronik Dokümanların Düzenlenmesi ve Bilgi
Erişim Sorunu”, İstatistik Araştırma Dergisi , 2 ( 2 ), 2003.
Egeli, Birgül. “Elektronik Bilgi Sistemleri”, Türk Kütüphaneciliği 9 ( 3 ), 1995.
Fletcher, Patricia T. “Electronic Records Management in State Government:
Planing for the Information Age”, Records Management Quarterly 24 ( 4 ), 1990.
Kandur, Hamza. “Elektronik Bilginin Yönetilebilirliği: Doküman ve Belge
Formları”
Koç, Kemalettin. “ Kütüphanelerde Bilgisayarlaşma ve Internet Kullanımının
Hizmet Verimliliğine Katkısı”. Türk Kütüphaneciliği 48 ( 3 ), 1999.
Külcü, Özgür. “Modern Kurumlarda Bir Denetim Aracı Olarak Belge Yönetimi ve
Ülkemizdeki Durum”. Türk Kütüphaneciliği 14 ( 1 ), 2000.
Meijer, Albert, “Electronic Records Management and Public Accountability:
Beyond an Instrumantal Approach”, The Information Society, ( 17 ), 2001.
Öcal, Osman Tahsin. “Bilgiye Ulaşabilmek”, Türk Kütüphaneciliği 15 ( 3 ),
2001.
Özdemir, Fahrettin. “Organizasyonlarda Belge Yönetimi ve Toplam Kalite”.
Türk Kütüphaneciliği, 13 ( 2 ), 1999.
Özdemirci, Fahrettin. “Teknolojik Gelişmelerin Belge Yönetimine Etkisi ve
Arşivler”. Türk Kütüphaneciliği. 13 ( 1 ), 1999.
Roberts, David, “Electronic Recordkeeping: Defining Electronic Records,
Documents and Data” , Archives and Manuscripts, 22 ( 1 ), 1994.
200
Tonta, Yaşar. “Bİlgi Toplumu ve Bilgi Teknolojis” Türk Kütüphaneciliği 13 (4 ),
1999.
Tonta, Yaşar, “Elektronik Yayıncılıkta Son Gelişmeler”, Bilgi Dünyası, 1 ( 1 ),
2000.
Tonta, Yaşar. “Internet, Elektronik Kütüphaneler ve Bilgi Erişim”, Türk
Kütüphaneciliği, 10 ( 3 ), 1996.
201
İnternet Kaynakları
Akbaş, Mehmet. “İnternet İletişimi ve Demokrasi Üzerindeki Etkileri” [
Çevrimiçi ] Elektronik adres: http://www.edevlet.net/eTurkiye/InternetveDemokrasi.pdf
( 5 Ocak 2004 )
Ardaç, Murad. “Elektronik Ortam ne kadar güvenli?”. [Çevrimiçi ] Elektronik
adres: http://www.ntvsnbc.com/news/197739.asp.( 15 Aralık 2002
Aköz, Ataç. “Elektronik Belge Yönetim Sistemleri Yazılımları” [Çevrimiçi]
Elektronik adres: http://yunus.hacettepe.edu.tr/~atacakoz/belge_yönetimi.htm ( 29 Eylül
200 )
Ataman, Bekir Kemal. “Arşivcilikte Internet Kullanımı” [Çevrimiçi] Elektronik
adres: http://www.archimac.org/BKACV/articles/ars_Inet.spml ( 17 Ocak 2003 ).
“BIZDocs: Doküman Yönetim Sistemi”. [Çevrimiçi] Elektronik adres:
http://www.ees.com.tr/dys.html ( 29 Eylül 2003 ).
“Bilim ve Teknoloji Yüksek Kurulu Sekizinci Toplantısı Gelişmelere İlişkin
Değerlendirmeler ve Kararlar” [Çevrimiçi] Elektronik adres:
http://www.tubitak.gov.tr/btpd/btyk/BTYKKARAR8.pdf ( 15 Nisan 2002 )
“Bul, Paylaş, Yayınla” [ Çevrimiçi ] Elektronik adres:
http://www.chip.com.tr/yazilim/oku.asp?ID=93 ( 29 Eylül 2003 )
Bulkaz, Tayfun. “Doküman Yönetimi Kağıtsız Ofislere İlk Adımlar” [ Çevrimiçi ]
Elektronik adres: http://www.assetbilisim.com/news.asp?NewsID=6 ( Ekim 2002 ).
Büke, Ahmet. “Bilişim Çağında e-Devlet ve e-Türkiye” [Çevrimiçi] Elektronik
adres: http://www.edevlet.net/eTurkiye/eDevlet_ab.pdf ( 29 Eylül 2003 ).
202
“DAS A:Ş: Belgesayar Çözümleri Uzmanı” [ Çevrimiçi ] Elektronik adres:
http://www.das.com.tr/sayfalar/kurumsal1.htm ( 12 Şubat 2005 ).
“DataSel Bilgi Sistemleri” [ Çevrimiçi ] Elektronik adres:
http://www.datasel.com.tr/cozumler/teknolojik/e-document.htm ( 29 Eylül 2003 ).
“Doküman Arşivleme ve Yönetim Sistemleri” [Çevrimiçi] Elektronik adres:
http://www.abohce.com.tr/dokuman.htm ( 29 Eylül 2003 ).
“Doküman Yönetimi” [ Çevrimiçi ] Elektronik adres:
http://www.nexus.com.tr/332.asp ( 29 Eylül 2003 ).
“Doküman Yönetimi Nedir ?” [ Çevrimiçi ] Elektronik adres:
http://www.erksoft.com/bpi.asp?caid=212&cid=23 ( 29 Eylül 2003 ).
“ Doküman Yönetimi Nedir ?” , [ Çevrimiçi ] Elektronik adres:
http://www.mind2biz.com/services/knowledge_management/document/prod_document.
htm ( 29 Eylül 2003 ).
“Doküman Yönetimi Nedir?”, [ Çevrimiçi ] Elektronik adres:
http://www.kets.com/tr/sss/dokuman.yonetimi.faq.htm ( 29 Eylül 2003 ).
“Dokuman Yönetimi: Saperion” [Çevrimiçi] Elektronik adres:
http://www.teknosis.com.tr/doc.htm ( 29 Eylül 2003 ).
“Entegre Doküman Yönetim Sistemleri” [Çevrimiçi] Elektronik adres:
http://www.kets.com/tr/basindan/makaleler/entegre.dokuman.yonetim.sistemleri.htm
(29 Eylül 2003).
Elgütay, Özer. “Internet ve Yabancılaşma” [Çevrimiçi ]Elektronik adres:
http://inet-tr.org.tr/inetconf6/tammetin/yabancilasma.html (10 Aralık 2004 )
203
“Elektronik Doküman Yönetimi ve Arşiv Çözümü” [ Çevrimiçi ] Elektronik
adres: http://www.atonltd.com/easyware.com ( 29 Eylül 2003 ).
“Elektronik İş Akışı ve Doküman Yönetimi”, [ Çevrimiçi ] Elektronik adres:
http://wwwtepum.com.tr/e-is/is_akisi.htm ( 29 Eylül 2003 ).
“e-Türkiye Girişimi İçin Eylem Planı” [Çevrimiçi] Elektronik adres:
http://www.edevlet.net/raporveyayinlar/e-TurkiyeEylemPlani2002.pdf (15 Nisan 2002).
“FileNet Doküman Yönetim Sistemi - Content Manager” [Çevrimiçi] Elektronik
adres: http://www.nexus.com.tr/998.asp?product_id=159 ( 29 Eylül 2003 ).
“FileNet Doküman Yönetim Sistemi – Image Manager” [Çevrimiçi] Elektronik
adres: http://www.nexus.com.tr/998.asp?product_id=158 ( 29 Eylül 2003 ).
Göçmen, Muammer ve diğerleri, “Arşiv belgelerinin ( doküman ) bilgisayar
Ortamına Aktarılması ve kullanılması”[ Çevrimiçi ] Elektronik adres
http://ab.org.tr/ab03/sunum/28.doc ( 05 Ocak 2005 )
“IBM: Content Manager” [ Çevrimiçi ] Elektronik adres
http://www.kets.com/tr/urunler/dokuman.yonetimi/ibm.cm.htm (10 Şubat /2005 )
İraz, Rıfat. “Bilişim Teknolojilerinin Örgütsel Yapı ve Süreçler Üzerindeki
Etkileri:Bankacılık Sektöründe Bir Uygulama” [ Çevrimiçi ] Elektronik adres:
http://bahadirakin.tripod.com/rifat.htm ( 21 Ekim 2003 ).
Kalkan, Mehmet, “Arşivcilikte Bilgisayar Kullanımı” [Çevrimiçi ] Elektronik
adres: http://www.arsivcilik.net/bilgisayar.html ( 5 Ocak 2004 )
Karaata, Selçuk. “Türkiye’de Bilişim Sektörünün Gelişimine Yönelik Bir Not”.
[Çevrimiçi ] Elektronik adres: http://www.ceterisparibus.net/arsiv/karaata2.doc ( 10
Nisan 2003 ).
204
“Microsoft SharePoint Portal Server” Çevrimiçi ] Elektronik adres
http://www.kets.com/tr/urunler/kurumsal.portal.ve.vortal/ms.sps.htm ( 10 Şubat 2005 )
“Paperplus”. [Çevrimiçi] Elektronik adres:
http://www.paperplus.com.tr/teknik/teknikbilgi_ozellik.htm ( 29Eylül 2003 )
Sevim, Şerafettin ve Öncel, Mesut. “İşletmelerde Bilişim Teknolojilerinin
Kullanım Düzeyinin Belirlenmesine Yönelik Bir Saha Çalışması”. [Çevrimiçi
]Elektronik adres: Http://inet-tr.org.tr/inetconf8/bildiri/128.doc ( 29 Eylül 2003 )
Tonta, Yaşar. “Elektronik Yayıncılıkta Son Gelişmeler” [Çevrimiçi] Elektronik
adres: http://yunus.hacettepe.edu.tr/~tonta/yayinlar/eyayin99.doc ( 29 Eylül 2003 )
“Türkiye’nin Bilim ve Teknoloji Politikası” [Çevrimiçi] Elektronik adres:
http://www.tubitak.gov.tr/btpd/btspd/rapor/btpd_tbvtp_tr.htm ( 21 Ekim 2003 )
Uğur, Aydın. “Bilgi toplumu, Internet ve Demokrasi, Dijital Alemin Genleşen
Kamusal Alanı.” [Çevrimiçi]Elektronik adres :
http://www.medyakronik.com/akademi/makaleler/makaleler07.html ( 14 Ekim 2003 )
Yılmaz, Tuğrul. “Ulusal Akademik Ağ – Türkiye Deneyimi: Tubitak Ulakbim”
[Çevrimiçi ]Elektronik adres: http://inet-tr.org.tr/inetconf8/bildiri/85.doc ( 15 Ekim
2003 ).
205
KİŞİSEL BİLGİLER
İsim ve Soyadı : Serkan Kılıç
Doğum Yeri ve Tarihi : Bandırma / 25.05.1977
Ön Lisans : Balıkesir Üniversitesi
Bölüm : Mahalli İdareler
Lisans : İstanbul Üniversitesi
Bölüm : Kütüphanecilik Bölümü
Ana Bilim Dalı : Dokümantasyon ve Enformasyon
Yüksek Lisans : Marmara Üniversitesi
Enstitü : Türkiyat Araştırmaları Enstitüsü
Bölüm : Bilgi ve Belye Yönetimi
Tez Türü ve Tarihi : Yüksek Lisans – Haziran 2005
Bilgisayar Kullanımı : Ofis programları, Internet, Kütüphane
Programları ( BLISS, MILLENNIUM )
İş : İstanbul Bilgi Üniversitesi
Kütüphane ve Elektronik Kaynaklar Merkezi
Adres : İnönü Cad. No:28 Kuştepe
Şişli 34387 İSTANBUL
Tel. : (0212) 311 6398
Fax : (0212) 216 2327
