CÓMO CONTROLAR UNPRESUPUESTO CONINDICADORES KPI

Una combinación poderosa para mejorar el seguimientode un Presupuesto el uso de los indicadores llamadosKPIs. En Sixtina podemos integrar un Presupuestobasado en actividades y un Tablero de control. Tambiénse puede crear Tableros con KPI para el seguimiento dePresupuestos tradicionales.

Esta función la realizaremos en formato Excel yutilizaremos la función Macros de Excel para facilitar latarea. De esta manera podemos incorporar unpresupuesto que venga en formato Excel e introducirloen el archivo que nos exporta la plataforma desde eltablero.

Supongamos que tenemos el siguiente presupuestoanual:

Este es un clásico formato de presupuesto donde lascolumnas muestran los valores mensuales y las filasmuestran las cuentas contables que llevan presupuesto.

Para mostrar este presupuesto como los indicadores KPIcomenzamos por generar una plantilla Excel usando lafunción Exportación de Sixtina BSC.

En primer lugar tengo ya creado un Tablero llamadoPresupuesto Anual pero que todavía no tieneinformación.

Habiendo creado mi tablero de Presupuesto Anualprocedo a exportar la plantilla Excel contiene el formatonecesario para crear los KPI del presupuesto.Para generar dicha planilla usamos la función Exportar

Para integrar el Presupuesto con formato de nuestroTablero debemos completar la siguiente información enel archivo de Excel ya generado.

Luego hacemos uso de la macro creada específicamentepara esta función y se ordenaran los datos de la maneraque los necesitamos.

En esta hoja vamos a incluir los valores del presupuesto.Ahora bien vemos que el Presupuesto tiene un formatodonde los períodos se despliegan en columnas y losconceptos en filas. Por su parte la hoja Excel de Valoresrequiere el formato opuesto, es decir donde los mesesse muestran en filas y los conceptos en columnas y asícon todas la cuentas.

Así podemos vaciar el contenido de nuestropresupuesto en el archivo Excel que posteriormenteserá importado a la plataforma y modificará losindicadores que existen en ella. Volvemos a la plataforma, damos clic en Importar yseleccionamos el archivo correspondiente. Al finalizar la importación podemos ver todos losindicadores. La serie Objetivo es el presupuesto y laserie Real es el valor de gasto real.Podemos ver un histograma y controlar el cumplimientodel presupuesto. A partir de quí sólo debemospreocuparnos por introducir el dato real de cada mes,pues el presupuesto anual ya queda determinadoSi queremos podemos integrarlo en un Dashboarddonde podemos ver toda la ejecución del presupuestocuenta por cuenta.