Budget et GBCP Journée des administrateurs et … · CNRS I DSFIM I GBCP 02 Février 2017 Budget et GBCP Journée des administrateurs et responsables administratifs des laboratoires

02 Février 2017 CNRS I DSFIM I GBCP

Budget et GBCP

Journée des administrateurs et responsables administratifs des laboratoires - INSIS

02 Février 2017

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Amélioration du pilotage budgétaire dans l’esprit de la LOLF

Le décret du 7 novembre 2012 relatif à la Gestion Budgétaire et Comptable Publique

(GBCP) : nouveau décret qui remplace le décret du 29 décembre 1962 portant

Règlement Général sur la Comptabilité Publique (RGCP)

Entrée en vigueur du volet budgétaire de la GBCP prévue dans le décret : 1er janvier

2016

Objectif principal : améliorer le pilotage budgétaire des opérateurs de l’Etat, par la

mise en œuvre d’une réforme d’envergure en accord avec les principes de la Loi

organique relative aux lois de finances (LOLF) du 1er août 2001 (développement de la

programmation, amélioration de l’information financière, responsabilisation des

décideurs en contrepartie de plus grandes marges d’actions etc).

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Propos introductifs

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Objectifs de la réforme du cadre budgétaire et comptable des organismes

Le décret du 7 novembre 2012 relatif à la Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP)

remplace le décret du 29 décembre 1962 portant Règlement Général sur la Comptabilité Publique

(RGCP) et actualise le texte réglementaire de base dans ce domaine (240 articles).

Réforme le cadre budgétaire des établissements publics notamment.

Le décret, qui aborde de nombreux sujets, conforte aussi des évolutions déjà engagées au

CNRS:

La dématérialisation des processus :

Mise en œuvre du P2D2 (projet de pilotage et de dématérialisation de la dépense), qui organise

la dématérialisation de toute la chaîne de traitement, de la commande au paiement

La constitution de services facturiers :

Déploiement du SCTD (service central de traitement de la dépense) à Nancy; déploiement

progressif à partir des 5 DR pilotes

Le contrôle hiérarchisé de la dépense :

Mise en œuvre d’un dispositif de contrôle fondé sur la maîtrise des risques et des enjeux, avec la

définition d’un plan de contrôle

La gestion des effectifs est déjà effectuée en ETPT

Les Autorisations d’Engagement sont déjà utilisées (opérations d’investissement programmées)


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Un chantier difficile car de profonds changements ont été introduits par la GBCP

Les règles métier du domaine financier sont profondément modifiées

La mise en place d’une comptabilité budgétaire distincte de la comptabilité générale en droits

constatés bouleverse les règles de gestion

o La comptabilité budgétaire est désormais en encaissements / décaissements,

La programmation devient nécessaire

o Le budget est désormais suivi en AE/CP (autorisation d’engagement et crédits de paiement) pour

mieux garantir la soutenabilité des budgets des organismes

o La prise en compte des notions de pluriannualité, d’encaissement et de décaissement change en

profondeur le métier des gestionnaires,

Pour les contrats de recherche pluriannuels, le CNRS a fait le choix de la mise en place des

AGD (Autorisations globales de dépenses)

o Ce dispositif vise à simplifier la vie du laboratoire en lui donnant la capacité d’engager dès le

début du contrat et en évitant le morcellement des crédits

o Les modalités de suivi des ressources propres évoluent en profondeur et nécessitent un

changement des pratiques qui peut déstabiliser les équipes


L’évolution du dispositif financier

Avant GBCP

Comptabilité

générale

En droits constatés,

Vision patrimoniale

GBCP

Comptabilité budgétaire


Vision centrée sur les recettes et

dépenses annuelles, sauf OIP

Trésorerie

Encaissements et décaissements, y

compris pour comptes de tiers

Comptabilité

générale


Vision patrimoniale

complète

Comptabilité budgétaire

En encaissements et

décaissements, avec une

vision pluriannuelle AE

Trésorerie

Encaissements et

décaissements, y

compris pour compte

de tiers

Une situation financière

plus complète : trois

axes de lecture se

complétant

Une situation

financière

complexe : deux

axes de lecture

difficiles à relier.


A partir du budget 2016 et de ses budgets rectificatifs, des tableaux sont présentés pour vote:

Les tableaux 1 et 2 - autorisations budgétaires en emplois et en autorisations d’engagement,

crédits de paiement et prévisions de recettes (comptabilité budgétaire),

Le tableau 3 présente l’équilibre financier résultant du solde budgétaire issu des

autorisations précédentes et des opérations de trésorerie,

Le tableau 5 est un compte de résultat prévisionnel et un état prévisionnel de l’évolution de la

situation patrimoniale (ou tableau de financement) en droits constatés (comptabilité

générale).

Le tableau 8 présente les opérations pluriannuelles (comptabilité budgétaire).

D’autres tableaux sont présentés pour information:

En trésorerie, le tableau 4 présente les opérations menées pour compte de tiers,

Le tableau 6 présente le plan de trésorerie,

Le tableau 7 présente les opérations fléchées (comptabilité budgétaire).

Ces tableaux différent peu de ceux présents les années précédentes dans le document de

présentation du budget initial du CNRS.

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La nouvelle présentation du budget initial 2016, au format GBCP, est utilisée également pour le budget rectificatif


Le calendrier budgétaire

• Côté Etat Février :

réunions

techniques –

analyse de la

gestion (n-1)

Mai/juin :

conférences

budgétaires

budget (n+1)

Juin/juillet :

arbitrages/

ministères et

missions

budget (n+1)

Fév : Données

d’exécution n-1

Fin sept PLF en

Conseil des

Ministres

budget (n+1)

Fin août : réception

montant SE

Fin sept : réserve de

précaution taux normé

• Côté CNRS

Juillet :

conférences de

répartition

budget (n+1)

Oct/déc : examen du PLF,

adoption et promulgation

de la finances

budget (n+1)

Décembre : budget

initial (n+1)

présenté au Conseil

d’administration du

CNRS et voté

Budget n

rectifié 1

Mars/avril :

transmission de

l’analyse détaillée des

besoins

Décembre : budget

initial (n+1)

présenté au Conseil

d’administration du

CNRS et voté

Budget n

rectifié 2

Janvier Décembre

Mi

septembre-

mi novembre :

dialogues de

gestion

Loi de finances

rectificative (n)


Le budget du CNRS

Dépenses de personnel limitatives

3,50 M€ Autres dépenses de

personnel 263,40 M€

Fonctionnement et investissement non programmé

396,86 M€

Opérations d'investissement

programmé 91,61 M€

Budget en dépenses du CNRS (RP) - BI 2017 755,4 M€

Dépenses de personnel limitatives

2 145,88 M€

Fonctionnement et investissement non programmé

411,91 M€

Opérations d'investissement

programmé 11,71 M€

Budget en dépenses du CNRS (SE) - BI 2017 2 569,50 M€

Subventions pour charge de service public des ministères de tutelle

2 569,50 M€

Contrats et soutiens finalisés à l'activité de

recherche 633,21 M€

Recettes valorisées de l'activité de recherche et prestations de services

39,70 M€

Autres subventions et recettes

75,98 M€

Budget de recettes du CNRS - BI 2017 3 318,4 M€


Budget / gestion

2011 2012 2013 2014 2015

Crédits ouverts 3 748 M€ 3 733 M€ 3 859 M€ 3 809 M€ 3 758 M€

Crédits non consommés 477 M€ 436 M€ 539 M€ 504 M€ 492 M€

% des crédits ouverts 13% 12% 14% 13% 13%

Dont dépenses de personnel (NA-NB1) 19 M€ 4 M€ -2 M€ 25 M€ 30 M€

Dépenses 3 271 M€ 3 298 M€ 3 319 M€ 3 305 M€ 3 266 M€

dont personnels 2 308 M€ 2 338 M€ 2 384 M€ 2 358 M€ 2 358 M€

dont hors personnels 963 M€ 960 M€ 935 M€ 947 M€ 908 M€

Crédits non consommés / crédits ouverts hors

dépenses de personnel 48% 45% 58% 51% 51%

2011 2012 2013 2014 2015

Budget initial 3 204 M€ 3 321 M€ 3 415 M€ 3 272 M€ 3 228 M€

ajouts budgets rectificatifs +544 M€ +412 M€ +443 M€ +537 M€ +530 M€

Crédits ouverts 3 748 M€ 3 733 M€ 3 859 M€ 3 809 M€ 3 758 M€

Dépenses 3 271 M€ 3 298 M€ 3 319 M€ 3 305 M€ 3 266 M€


Programmation des TGIR déjà faite depuis plusieurs années,

Programmation des contrats de recherche: Webcontrat et création de l’AGD

(autorisation globale de dépense), donnant plus de souplesse mais avec une

programmation en contrepartie,

Programmation des autres projets pluriannuels: travaux lancés en octobre 2015 et

janvier 2016

Immobilier,

CPER,

Informatique,

Autres projets,

Plus tard: baux, achats, revenus de licences……

Besoin d’appuyer la demande budgétaire sur une programmation des crédits

pour chaque budget initial (BI) et chaque budget rectificatif (BR).

Objectif de soutenabilité pour l’Etat,

Nécessite un travail entre services renforcé,

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Les autres chantiers en cours La programmation


Le contrôle interne budgétaire

Décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable

publique (article 215)

Dans chaque organisme est mis en place un dispositif de contrôle interne budgétaire et de

contrôle interne comptable.

Le contrôle interne budgétaire a pour objet de maîtriser les risques afférents à la

poursuite des objectifs de qualité de la comptabilité budgétaire et de soutenabilité de la

programmation et de son exécution.

Le contrôle interne comptable a pour objet la maîtrise des risques afférents à la poursuite

des objectifs de qualité des comptes, depuis le fait générateur d’une opération jusqu’à son

dénouement comptable.

Le ministre chargé du budget définit le cadre de référence des contrôles internes

budgétaire et comptable.


Point de situation sur la mise en place de la GBCP au CNRS


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Le système d’information Finances a évolué de façon très conséquente

Des modifications impactantes ont été réalisées dans un délai très court

o Un tiers des règles de gestion dans BFC (SAP) a été transformé pour les SFC

o L’ensemble du processus de la commande a été revu dans Geslab pour les laboratoires

Le suivi des contrats de recherche en mode GBCP a nécessité la mise en place d’un 3ème outil

dans un calendrier extrêmement contraint

o Le Système d’information Finances est désormais constitué de trois applications communiquant

entre elles par des flux de données

Flux de données

existant

Flux de données

crées pour 2016

Webcontrat


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La mise en place de Webcontrat a généré des travaux importants avant l’ouverture de la

gestion

o Déploiement de Webcontrat dans les unités/SFC

o Adaptation importante de son module SIGFIC à la GBCP

o « Branchement » de Webcontrat avec BFC et Geslab

o Initialisation des contrats de recherche par une saisie manuelle des données par les SFC

La gestion 2016 a démarré…

o Alors que tous les travaux de développement et de test des applications informatiques n’avaient

pas pu être conduits à leur terme

o Et que les règles de gestion n’étaient pas toutes définies


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L’accompagnement des équipes reste important après 6 mois de fonctionnement en mode GBCP

Un accompagnement du changement important a été mis en place depuis l’ouverture de la

gestion

La phase de stabilisation est longue en raison des conditions de réouverture

Un système d’alerte court a été organisé avec les Délégations Régionales

o Les SFC assurent au quotidien la relation de proximité avec les laboratoires

o La DCIF et la DSFIM organisent chaque semaine 2 réunions avec les SFC: remontée des

urgences, signalement des anomalies, passage des consignes

Un suivi dédié des anomalies est mis en place

o Un site CORE assure le partage et le suivi de la régularisation des anomalies, ainsi que le

recensement des informations nécessaires

Difficultés: modélisation des AGD pour les IA à deux tranches et les Labex, restructurations, calculs

des AGD, montant des ERC, contrats non saisis en V1, contrats INSU, DIM, programmation, avenants

financiers, AGDG, transfert d’AGD, reporting, DR pilote / DR de proximité, transferts entre AGD….


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Les travaux comptables se sont intensifiés avec la fin de l’exercice

La mise en place de la nouvelle comptabilité budgétaire a eu des effets de bord sur la

comptabilité générale

Le traitement des factures a repris un rythme normal à la mi année, dans le contexte d’une

intensification du déploiement de la dématérialisation

Des travaux importants d’apurement comptable ont étés menés avant la fin de l’exercice

o En vue de la préparation de la clôture des comptes et des contrôles réalisés par les

Commissaires aux Comptes dans le cadre de la certification des comptes, un plan d’actions

est mis en place par la DCIF

o Des anomalies liées à la migration du système d’information compliquent la régularisation de

certaines opérations

Le dispositif de clôture annuelle a été modifié de façon importante et des travaux sont

conduits pour la production du compte financier voté par le Conseil d’Administration


│ Un dispositif de suivi de l’exécution des RP

│ Note DSFIM-SAGR-D-2016-49 du 28 juillet – Suivi de l’exécution des ressources

propres en recettes et dépenses,

│ Dispositif synthétique de suivi budgétaire des crédits RP en dépenses et

ressources par DR actualisé chaque mois par la DSFIM,

│ Mise en place d’un dispositif de suivi et d’encadrement des avances en RPB

en GBCP les recettes sont enregistrées au moment de leur encaissement et les

crédits mis à disposition des unités à ce moment là uniquement,

Hors AGD, le principe de l’encaissement s’applique. En Ressources Propres

Banalisées des exceptions peuvent être nécessaires,

Ces exceptions doivent rester « exceptionnelles » et être suivies par les SFC,

être auditables,

L’avance doit être octroyée en fonction de la situation globale du laboratoire ou

de l’unité concernée (pas de trésorerie permettant d’y faire face);

│ Déploiement du contrôle interne budgétaire : à mettre en place.

Les autres chantiers en cours


GBCP – V2 2017

EVOLUTION BFC

• Mise à jour des restitutions dans INFOCENTRE (1er semestre),

• Changement de la nomenclature comptable (1er semestre),

EVOLUTION GESLAB

• Nouvelle page d’accueil sur le Web (1er semestre) : les actualités et la liste des mouvements à

traiter et intégrer seront visualisables à un seul et même endroit, les mouvements à traiter seront

directement accessibles (commandes et missions),

• Mise en place d’un message lors du solde d’une commande sur exercice antérieur (1er semestre) :

alerte sur la non restitution des enveloppes sur origines sauf sur AGDI et AGDG,

• Intégration automatique des mouvements en provenance de BFC et Webcontrat (1er semestre),

• Impact de la nouvelle nomenclature comptable dans la commande (1er semestre),

• Nouvelle ergonomie de la gestion des adresses budgètaires (1er semestre),

• Commandes multi-origines : possibilité de passer des commandes sur plusieurs origines de

financements (1er semestre),

• Poursuite de la mise à jour des états Geslab en mode GBCP (1er et 2ème semestres),

• Création du flux référentiel entre Geslab et BFC (2 ème semestre),

EVOLUTION WEBCONTRAT

• Visualisation des contrats complexes (IA à deux tranches, LABEX, INSU,…) (1er semestre) : la

notion de « chapeau » permettra une approche globale des différentes composantes d’un contrat

complexe via la notion de projet scientifique.

ACCOMPAGNEMENT DU CHANGEMENT

• Nouvelles sessions de formations pour les gestionnaires des SFC et des laboratoires (1er semestre)


Merci de votre attention

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