Cartilla Asamblea 2016

Informe de Gestión 2015Calle 163 B No.45-32.

Contenido

1. REGLAMENTO PARA LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS..................7

2. CONDICIONES PARA SER MIEMBRO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.............................8

2.1. Requisitos.........................................................................................................................8

2.2. Principios orientadores.....................................................................................................8

2.3. Derechos y Deberes..........................................................................................................8

3. CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA C. R. LA ESPERANZA I Y II P.H.................9

4. PODER...............................................................................................................................10

5. PROPUESTAS GENERALES...................................................................................................11

6. INFORME DE GESTIÓN DE LOS ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS AÑO 2015-2016...................12

6.1. Aspectos Administrativos................................................................................................12

6.2. Indicadores de Gestión 2015...........................................................................................14

6.3. Aspectos Financieros.......................................................................................................15

6.4. Aspectos Jurídicos...........................................................................................................29

6.5. Seguridad........................................................................................................................30

6.6. Obras y Mantenimiento..................................................................................................30

6.7. Otras Gestiones:.............................................................................................................33

6.8. RECOMENDACIONES FINALES..........................................................................................33

7. INFORME COMITÉ DE CONVIVENCIA 2015.............................................................................34

8. ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS 2014-2015..........................................................35

8.1. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2014 Y 2013......................37

9. PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS VS. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL AÑO 2015...........42

10. CERTIFICACION ESTADOS FINANCIEROS...............................................................................44

11. INFORME REVISORÍA FISCAL................................................................................................46

12. PROYETO DE PRESUPUESTO Y PLAN DE INVERSIÓN Y FINANCIACIÓN AÑO 2016..................50

12.1. PLAN DE INVERSIÓN Y FINANCIACIÓN 2016...................................................................51

13. METODOLOGÍA Y REGLAS PARA ELECCIÓN DE REPRESENTANTES AL CONSEJO.....................52

MISION

La Misión del Conjunto Residencial La Esperanza, es la de conformar un espacio de vivienda organizado y en donde se busca propiciar espacios de comunicación, sana convivencia y en donde reine la armonía, la paz, el respeto mutuo y la equidad para todos los propietarios siguiendo los lineamientos establecidos en nuestro reglamento con el fin de lograr un desarrollo humano sostenible.

VISION

La Visión del Conjunto Residencial la Esperanza, es la de constituirse en un ejemplo a seguir desde el punto de vista de organización residencial, armonía con la naturaleza, así mismo motivo de orgullo de todos los propietarios por ser reconocidos como el mejor conjunto residencial del sector, comprometidos con el progreso y caracterizados por la integridad, respeto valores y principios orientados a lo que es justo para todos los Copropietarios.

VALORES

Nuestros valores en el Conjunto Residencial la Esperanza son:

Honestidad: La honestidad forma parte de aquellas cualidades más gratas que puede poseer una persona, ella garantiza confianza, seguridad, respaldo, confidencia, integridad.

Respeto: Trata a las personas con respeto, igual como te gustaría que te trataran. Cuando lidies con personas complicadas, utiliza todo tu conocimiento para comprender el origen de sus problemas o situación para estar por encima de la situación.

Eficiencia: es el logro de los resultados deseados en el menor tiempo posible y con la menor cantidad de recursos posibles para llevarlo a cabo.

Trabajo en equipo: Trabajar para que todo el personal de la copropiedad conozca el objetivo común y se involucre, y éste sea parte intrínseca de las conversaciones, reuniones y presentaciones diarias, aportando su experiencia, formación, personalidad, aptitudes, etc., que van a influir decisivamente en los resultados.

Creatividad: Capacidad humana que consiste en la generación de nuevas ideas o conceptos o de nuevas asociaciones entre ideas ya conocidas, que suele producir soluciones originales.

Constancia: persistencia, firmeza, dedicación o tesón, tanto en las ideas, como en las actitudes, en la realización de algo, en la ejecución de los propósitos, y también en las resoluciones del ánimo, buscando el éxito de la copropiedad de manera firme y perseverante.

C.R. La Esperanza I y II Página N° 1

Señores Copropietarios:

Reciban un cordial saludo.

Durante el periodo 2015-2016, continuamos trabajando a partir del gerenciamiento de la copropiedad, orientados en tres ejes: Seguridad, Optimización y Convivencia.

En Seguridad se realizó el estudio y se están adelantando los trámites para su implementación en la medida de la posibilidad del recurso, esto nos hará sentir más protegidos. En Optimización el foco estuvo en realizar gestión de la cartera, disminución de gastos, y en asignar los recursos mediante mecanismos de priorización. En Convivencia, realizamos eventos de sano esparcimiento e integración con la comunidad, promovimos el buen trato y el respeto entre residentes y colaboradores.

En el presente informe y siendo fiel a los principios de Transparencia, encontrarán en detalle las actividades realizadas durante el período comprendido entre el 1 de abril de 2015 al 31 de marzo de 2016, los invito a que lo lean detenidamente.

Igualmente encontrarán las propuestas de proyectos que no dan espera y que deben ser realizados, tales como: Pintura de fachadas y ventanas, arreglo de grietas; Refuerzo, arreglo y pintura de la reja perimetral; plan de Emergencia y evacuación del Conjunto, con la señalización adecuada; cambio del techo y mejorar la iluminación de la Sede Social y pintura de los techos, arreglo, nivelación y señalización de los parqueaderos.

En conjunto sigamos mejorando nuestra Copropiedad y por ende la inversión que tenemos en ella. La Asamblea General del 16 de abril de 2016, será un espacio de construcción colectiva donde se requiere la participación de todos nosotros.


Señores Copropietarios

Reciban un Cordial Saludo

Sea esta la oportunidad para expresar nuestro agradecimiento por la acogida que tuvo el plan de inversión presentado el 5 de septiembre de 2015, por parte de ustedes, quienes con su pago puntual, permitieron que los proyectos propuestos se estén llevando a cabo e incluso se hicieran obras adicionales.

Fue así, como logramos la reparación e impermeabilización de los tanques de agua potable, el cambio de la red hidráulica, montaje de bombas, cambio de pasa muros en acero inoxidable, adecuación de pozos eyectores, el cambio de bombillos a tecnología led, se realizó la reparación y mantenimiento de la puerta vehicular y se cambió el brazo hidráulico, entre otros.

Así mismo es importante mencionar que no todas las mejoras que el Conjunto requiere fueron realizadas, tales como: un aseguramiento del Conjuntó de acuerdo al avaluó que realizo la aseguradora y nos beneficiemos todos en caso de un desastre, Reacondicionar, remodelar o hacer pintar los Bicicleteros, renovación de sillas y mesas del salón Social, reemplazar o Re tapizar los muebles de la Recepción y compra de tapetes protectores, Actualización del Reglamento Interno de propiedad horizontal del conjunto, incluyendo el manual de convivencia.

En cuanto al tema de Convivencia, agradezco al comité, su apoyo y le reitero a todos los residentes, la importancia de los buenos hábitos y costumbres para que podamos permanecer en armonía, generando paz en nuestro sitio de vivienda.

Los invito a que lean el presente informe, en el que encontrarán el detalle de las actividades realizadas durante este período.

Me despido, convocándolos a que participen activamente en la próxima Asamblea General a realizarse el sábado 16 de abril de 2016, y deseándoles éxitos al nuevo consejo.

Manuel Gutiérrez Cubillos Presidente


CONSEJO DE ADMINISTRACION 2015 - 2016

Manuel Gutiérrez CubillosPresidente

Antonio Díaz Porras Vicepresidente

Silia María Ardila Tesorera

José Antonio CastroAugusto Prada

COMITÉ DE CONVIVENCIA

Eva de PradaMery PenagosYolanda García

COMITÉ DE OBRAS

Luis Alfredo Prieto Carlos Ciza

REVISOR FISCAL

Luis Alberto Sarmiento Molano

ADMINISTRADORA

María Natalia Alfonso Hasta el 31 de enero de 2016Martha Beatriz Labrador Pinzón desde el 1 de febrero de 2016


1. REGLAMENTO PARA LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS

1. Podrán participar con voz y voto todos los COPROPIETARIOS personalmente o por representación con poder.

2. Cada copropietario podrá conferir poder a un tercero para ser representado en la Asamblea. No se aceptan poderes que se otorguen a menores de edad.

3. La verificación del quórum se realizará desde la hora de citación y hasta media hora posterior a la hora de iniciación de la verificación. Así mismo se verificará el quórum al término de la Asamblea.

4. Cada copropietario podrá intervenir hasta dos veces sobre un mismo asunto y durante un lapso no mayor de tres minutos. Sólo con autorización de la Asamblea podrán prolongarse estas intervenciones, las cuales deberán ceñirse en todos los casos al tema en discusión.

5. En uso de la palabra deberá dirigirse a la Asamblea y no a una persona en particular.

6. El Consejo de Administración presentará a la Asamblea General un mínimo de tres aspirantes al cargo de REVISOR FISCAL, junto con los resultados obtenidos del proceso de preselección, adelantado por éste.

7. Todas las proposiciones y recomendaciones se deben ser diligenciado en el formato adjunto y pasarlo a la Administración, mínimo dos días antes a la Asamblea.

8.


2. CONDICIONES PARA SER MIEMBRO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

2.1. Requisitos

1. Ser "propietario" (titular de dominio)2. Podrán ser elegidos para conformar el Consejo de Administración aquellos

copropietarios que estén presentes en la Asamblea y que están al día en sus pagos.3. Haber observado siempre una conducta impecable y caracterizarse por su puntual y

estricto cumplimiento de todas las normas del Reglamento

2.2. Principios orientadores

1. Confidencialidad de los temas tratados en las reuniones2. Transparencia actuando siempre en beneficio de la comunidad, sin permitir que

relaciones, de amistad, simpatía o desafectos hacia otros miembros de la comunidad, influya sobre sus determinaciones

3. Actuación colegiada y no a título individual4. Observación de Conductos : Cualquier observación sobre las empresas o personas

contratadas, será formulada a través del Administrador.5. Responsabilidad sobre las decisiones tomadas6. Prerrogativas : Ningún consejero, puede ser acreedor de prerrogativas o tratamientos

especiales y/o preferenciales, en razón a su condición de miembro principal o suplente del Consejo de Administración. Asimismo no podrá subrogarse ningún derecho especial sobre los bienes del Conjunto, aprovechando su condición.

7. Idoneidad : En su papel como consejero, el copropietario se compromete a aplicar su máxima diligencia y conocimientos en pro de los intereses de la copropiedad, sin perder la objetividad del trabajo en equipo como parte del Consejo.

2.3. Derechos y Deberes

1. Los miembros del Consejo ejercerán su cargo "Ad Honorem" y cumpliendo una función social de servicio a la comunidad, por lo que actuarán siempre en función del bien común.

2. No podrá desempeñar ningún cargo remunerado en la copropiedad, simultáneamente con el ejercicio como consejero, ni ser empleado de la administración.

3. Durante su investidura deberá dar estricto cumplimiento al reglamento interno de la copropiedad. Como consejero no deberá incurrir en mora en el pago de sus obligaciones pecuniarias con la administración.

4. Cumplir con las funciones contempladas en el artículo 61 del Reglamento de Propiedad Horizontal del Conjunto Residencial La Esperanza P.H.


3. CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA CONJUNTO RESIDENCIAL LA ESPERANZA I Y II P.H.

Fecha Convocatoria : 30 de marzo de 2.016Fecha Asamblea : 16 de ABRIL de 2.016Hora : 2:00 pmLugar : Salón Social del Conjunto

La suscrita Administradora del Conjunto, Martha Beatriz Labrador Pinzón, se permite convocar a todos los copropietarios, con base en las facultades estatuarias y legales consagradas en el reglamento de Propiedad Horizontal y el artículo 39 de la Ley 675 de 2.001, a la celebración de la ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA, de acuerdo con lo expuesto en el encabezado.El orden del día sometido a consideración de la Asamblea es el siguiente:

1. Verificación del Quórum2. Lectura y aprobación del orden del día3. Aprobación Reglamento de la Asamblea4. Elección de Presidente y Secretario de la Asamblea5. Nombramiento de la Comisión Verificadora del Acta de la Asamblea6. Presentación del Informe de Gestión de los Órganos Administrativos. Año 20157. Informe del Comité de Convivencia.8. Informe de Revisoría Fiscal9. Aprobación de Estados Financieros 201510. Presentación y Aprobación del Proyecto de Presupuesto 2016 y Plan de Inversión 11. Elección y Nombramiento del Consejo de Administración para la Vigencia 2016-201712. Elección y Nombramiento del Revisor Fiscal13. Elección y Nombramiento del Comité de Convivencia14. Proposiciones y Recomendaciones15. Cierre

En caso de no concretarse el quórum exigido, de conformidad con lo previsto en el artículo 41 de la Ley 675 de 2001, la Asamblea se reunirá y decidirá válidamente con un número plural de copropietarios que asistan el tercer día hábil siguiente, veinte (20) de abril a las 8:00 pm, en el salón social del conjunto.

Los libros de contabilidad, estados financieros, correspondencia y demás documentos de la copropiedad, se encuentran a disposición de los copropietarios para consulta en la oficina de la administración, en el horario establecido. De igual manera las inquietudes sobre los estados financieros serán atendidas por la administración.

La inasistencia a esta convocatoria tendrá una sanción equivalente al 25% del valor de la cuota de administración.

MARTHA B. LABRADOR PINZÓNAdministradora – Representante Legal


4. PODER

Señores:

Asamblea General Ordinaria

Conjunto Residencial La Esperanza I y II P.H.

Bogotá D.C.

Yo ______________________________________ mayor de edad y vecino (a) identificado (a) con

cédula de ciudadanía No. ________________de ________________ en mi calidad de propietario

del apartamento No. _____ de la Torre _____ manifiesto que confiero poder general amplio y

suficiente al señor (a) __________________________________________ identificado con cédula

de ciudadanía No. ________________ de ________________ para que en mi nombre y

representación asista e intervenga con derecho a voz y voto en las deliberaciones de la Asamblea

General Ordinaria, que se celebrara el día 16 de Abril de 2016 a las 2:00 PM en el Salón Social del

Conjunto, Asamblea para la cual fui citado debidamente por la Administración del Conjunto.

Si por falta de quórum, no se puede llevar a cabo la reunión en el día citado, el poder también será

válido para la segunda convocatoria, a las 8:00 PM del día 20 de abril de 2016.

Atentamente,

PROPIETARIO APODERADO

NOMBRE:_______________________________NOMBRE__________________________________

FIRMA:_________________________________FIRMA____________________________________

C.C:____________________________________C.C.:_____________________________________


5. PROPUESTAS GENERALES

Señores:CopropietariosConjunto Residencial La Esperanza I y II P.H.Bogotá D.C.

Con el fin de agilizar el desarrollo de la Asamblea General Ordinaria a realizarse el día 16 de abril de 2016, a las 2:00 PM y en especial el punto de proposiciones y varios, nos permitimos remitir a ustedes este formato.

Les recomendamos que éstas deben hacerse llegar a la oficina de la Administración o al correo electrónico [email protected] con el fin de organizarlos para su respectiva presentación a más tardar el miércoles 13 de abril de 2016. Solamente se tendrán en cuenta las que lleguen dentro de este plazo.

TEMA:___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

TEMA:___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

Cordialmente,

PROPIETARIONOMBRE: ____________________________________________________________________Cédula de Ciudadanía ___________________________________________________________Bloque N°_______________________ Apartamento N°________________________________


6. INFORME DE GESTIÓN DE LOS ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS AÑO 2015-2016

El informe que se presenta contiene aspectos financieros, administrativos, jurídicos, técnicos y operativos que se desarrollaron durante el 1 de abril de 2015 al 31 de marzo de 2016, en cumplimiento del normal funcionamiento del Conjunto Residencial la Esperanza P. H.

La gestión administrativa, contó con la participación efectiva de la Administración, Consejo de Administración, que con su acompañamiento, seguimiento y control permanente, generaron los resultados que ponemos en su conocimiento, incluyendo entre otros la valoración de riesgos y el plan de inversiones, que fueron estudiados y avalados en estrecha colaboración, supervisión..

PRESUPUESTO

De acuerdo con el pronunciamiento oficial del Consejo Técnico de la Contaduría Pública de julio 1 de 2008, en lo referente a los estados de propósito especial, sin duda alguna, la preparación por parte de la administración como responsable de la contabilidad, es el Estado de resultados presupuestal cuya finalidad es la de mostrar la eficacia de la administración en la ejecución del presupuesto aprobado por la Asamblea General de Copropietarios, igualmente, la contabilidad llevada de acuerdo con las normas vigentes y de manera sistemática y uniforme, constituyendo la base fundamental sobre la cual se prepara el presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia siguiente. El presupuesto es, una herramienta de gestión que indica que para la financiación de las expensas necesarias para la administración de los edificios o conjuntos inmobiliarios y consiste en determinar el monto de los gastos que dividido entre los índices de copropiedad determina las cuotas de administración a aportar los copropietarios, o arrendatarios según sea el caso.

A continuación se relacionan las actividades realizadas durante el periodo de la siguiente manera:

6.1. Aspectos Administrativos

1. Actualización de libros de contabilidad. 2. Actualización y correcto archivo de comunicaciones internas y externas. 3. Actualización de datos a proveedores de servicios para portería. 4. Presentación de medios magnéticos y actualización del RUT 5. Actualización de la personería jurídica ante la alcaldía de suba. 6. Cancelación oportuna de la rete-fuente. 7. Adelantar procesos de cobro de cartera. 8. Se realizó el cambio de firmas en las cuenta de ahorros para el manejo de los dineros del

Conjunto. 9. Entrega de instrucciones a los vigilantes para la adecuada prestación del servicio. 10. Actualización de listados de vehículos, empleadas y residentes. 11. Reunión mensual con el consejo de administración. 12. Se hizo entrega del aguinaldo navideño al personal de vigilancia y aseo que labora para el

Conjunto, se distribuyó equitativamente el dinero recaudado y aportado por los residentes y a este se le sumo el dinero que se había incluido en el presupuesto anual de la


Copropiedad, en el año 2.015. La administración entrego el dinero a cada uno, de los trabajadores de la copropiedad.

13. Los gastos y pagos del conjunto fueron evaluados y aprobados por el Consejo de Administración.

14. El presupuesto para la vigencia del año 2015, se ejecutó y controló mensualmente. 15. Se realizaron tres (3) jornadas de Normalización de Cartera, con el fin de depurar la

cartera. 16. Se elaboró el Manual de Convivencia, ya que es una herramienta importante para el

manejo de las normas internas del Conjunto y así prevenir la ocurrencia de conflictos y socializar el cumplimiento de las obligaciones de los propietarios y residentes frente a la copropiedad. Es conveniente que este manual de convivencia haga parte integral del reglamento interno de la Copropiedad.

17. Para el manejo de la contabilidad bajo la nueva reglamentación de NIFF Se contrató con DAYTONA, INTER CLOUD. Este manejo es requerido y necesario para así parametrizar nuevamente toda la contabilidad y adecuar al PUC específico para manejo de contabilidad de propiedad horizontal.

18. Se Contrató la Consultoría para la implementación de las NIIF en la contabilidad del Conjunto.

19. Se actualizo la información y firmas del Conjunto ante las entidades Financieras, Distritales y Nacionales.

20. Se Pagó a los proveedores en forma mensual previa verificación de las facturas y cuentas de cobro; igualmente se verifico la cancelación de aportes laborales obligatorios en cuanto a vigilancia, aseo, contabilidad, revisoría fiscal. De igual forma pago de servicios públicos y demás obligaciones a cargo de la copropiedad.

21. Se firmó contrato de portal con pago por transferencia en el Banco AV Villas. Esta modalidad acabaría con la compra de chequeras y con la tentación de que los cheques se giren a nombre del Representante Legal (un ahorro para la Copropiedad) y así podemos también tener la información diariamente de los movimientos de la cuenta.

6.1.2. Personal al Servicio del Conjunto

PERSONAL AL SERVIO DEL CONJUNTO RESIDENCIAL LA ESPERANZACARGO CANTIDAD EMPRESA

VIGILANTES 4 SEGURIDAD SCANNER LTDA. COORDINADOR DE VIGILANCIA 1 SEGURIDAD SCANNER LTDA. ASEADORAS 2 SERVILIMA S.A.S.TODERO 1 SERVILIMA S.A.S.JARDINERO 1 SERVILIMA S.A.S.CONTADOR 1 INDEPENDIENTEREVISOR FISCAL 1 INDEPENDIENTEADMINISTRADOR 1 INDEPENDIENTETOTAL PERSONAL 12

6.1.2.1. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

1. Revisor Fiscal: En Asamblea General de marzo de 2015, se eligió al Señor Luis Alberto Sarmiento Molano para asumir la revisoría y control de los estados financieros y de la gestión administrativa del año 2015.


2. Departamento contable y financiero: Se contó con los servicios de contabilidad con la señora Gloria Cristina Hernández Cruz, contador titulado de alta experiencia en Propiedad Horizontal.

3. Administrador; se hizo convocatoria en el mes de abril del 2015 y se contrató a la señora MARIA NATALIA ALFONSO MARTINEZ, con la cual tuvimos inconvenientes varios, entre ellos la falta de gestión y visión, quien renunció a partir el 1 de enero de 2016. En este mismo mes se hizo convocatoria nuevamente y se contrató a la señora MARTHA BEATRIZ LABRADOR PINZON, con muy buena experiencia como Administradora y conocedora de las Normas y Leyes de propiedad Horizontal.

6.2. Indicadores de Gestión 2015

Perspectiva Indicador Unidad Fuente de

Información Meta Resultado Cumplimiento

Financiera

Ejecución Presupuestal % Sistema Contable $ 366.504.000 $ 385.699.505 105% okCartera Morosa pesos Sistema Contable $ 179.227.273 $ 185.059.272 103% okValor total de Energía pesos Recibo Codensa $ 18.984.000 $ 18.318.460 96% okValor Total de Agua pesos Recibo Acueducto $ 2.568.000 $ 1.305.830 51% xValor total de ETB pesos Recibo ETB $ 1.992.000 $ 1.152.976 58% x

Valor total de Gas pesos Recibo Gas$ 144.000 $ 138.820 96% ok

Interna Número de IncidentesNúmero Informe Seguridad 0 1 x

6.2.1. Contratos

A continuación describimos los Contratos y su presupuesto para el año 2016:

a. Contrato de Servicio de Vigilancia: Se suscribió con la firma Vigilancia Scanner Ltda. desde Noviembre 1 de 2014 hasta Octubre 31 de 2017. Con cláusula de indemnización en caso de terminación equivalente a una (01) mensualidad del servicio de vigilancia Presupuesto estimado nuevo contrato 163.6 millones de pesos.

b. Contrato de Servicio de Aseo: Se suscribió contrato con la firma Servilima SAS desde el 01 de febrero de 2015 hasta 31 de enero 2016. Presupuesto estimado nuevo contrato 68.9 millones de pesos.

c. Contrato Póliza Copropiedad: Se contrató por 1 año con la firma CHUBB DE COLOMBIA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., se adquirió la Póliza N°43282214 el 15 de junio de 2015, con cubrimiento del 33,22% del costo de reconstrucción del conjunto y reconstrucción de los bienes comunes, a valores de avalúo 2015. Presupuesto estimado nuevo contrato 37,5 millones de pesos.

d. Contrato Administrador y Representante Legal: Se suscribió contrato con la Sra. Natalia Alfonso desde el 01 de mayo de 2015, presento renuncia en el mes de enero 2016. Presupuesto estimado 24 millones de pesos.

e. Contrato Contador: Se suscribió contrato con la Sra. Gloria Cristina Hernández Cruz desde el 1 de marzo de 2016 al 28 de febrero de 2017. Presupuesto estimado 8.3 millones de pesos.


f. Contrato Mantenimiento Preventivo Motobombas: Suscrito con Electrobombas GMS, el cual vence el 30 de marzo 2017 Presupuesto estimado 1 Millón de pesos.

g. Contrato de Asesoría Legal: Continúa la Dra. Raquel Helena Zuleta y el Dr. Diego Armando Sarmiento Ch. 10 de marzo de 2015 y 16 de marzo 2015 respectivamente. Los apartamentos en cobro jurídico por parte del abogado Sarmiento son: 1-404, 2-103, 6-303, 6-401. Valor $57.973.350 a la fecha, 31 de marzo 2016. Y de la abogada Zuleta son: 3-201, 3-203, 3-501, 4-601, 4-604, 5-503, 6-202, 8-604, 9-301, 9-503, 10-602. Por valor de $107.658.892. Estos contratos se pagan en función de los resultados.

h. Contrato Plan de emergencia: Plan de Emergencia y evacuación del Conjunto, con la señalización adecuada Presupuesto estimado 2.2 Millones de pesos.

i. Contrato de Soporte Software Contable, Arrendamiento Inter Cloud: Suscrito con DAYTONA, INTER CLOUD Con vencimiento el 31 de diciembre 2016. Así mismo se adicionó el aplicativo NIFF (Normas Internacionales de Información Financiera). Presupuesto estimado 1.5 millones de pesos.

6.2.2. Servicios Públicos: destacamos el servicio de Energía Eléctrica, Agua, ETB y gas con un Presupuesto estimado de 25.5 millones de pesos

6.2.3. Actividades de IntegraciónNos complace registrar que los residentes cada vez más, asisten a las actividades programadas, tales como: Celebración del Día de la Madre, la Fiesta de los Niños, la Noche de Velitas, la Novena de Aguinaldo y Celebración de la Sagrada Eucaristía los domingos. Es así como generamos espacios que fomentan el compartir como comunidad.

6.3. Aspectos Financieros

6.3.1. INGRESOS, COSTOS Y GASTOS

Los ingresos, costos y gastos de este tipo de entes económicos deben registrarse y representarse por el sistema de causación y su realización no implica necesariamente flujos de efectivo, sino la generación de derechos y obligaciones.

Los ingresos de la copropiedad están integrados por las cuotas con las cuales contribuyen los copropietarios residentes o arrendatarios para sufragar las expensas necesarias, a través de cuotas ordinarias o extraordinarias, al igual que aquellos que se obtengan por la explotación económica de los bienes comunes, cuando tal actividad se realice.

Las contribuciones a expensas comunes son determinadas en su cuantía y condiciones de pago por la Asamblea y constituyen una obligación inexcusable de los copropietarios y residentes o arrendatarios, así no hayan participado en la asamblea, de acuerdo con reglamento de propiedad horizontal y la normatividad vigente.

Los gastos están representados por las erogaciones necesarias causadas por la administración y la prestación de servicios comunes esenciales para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes, de acuerdo con el reglamento de propiedad horizontal y la normatividad vigente.


Durante la vigencia 2015 el presupuesto se manejó como una herramienta de gestión, razón por la cual el Consejo de Administración realizó un detallado análisis de los gastos para que cada rubro se pudiese optimizar, no con el ánimo de generar excedentes pues este no es el objeto social del ente económico, pero si el de racionalizar el gasto, tal como se muestra en la ejecución del presupuesto en cada uno de sus ítems, su resultado fue un excedente en libros de $ 29.041.928 Es importante resaltar que la administración advirtió al consejo de administración que las cuotas no se ajustaban a los coeficientes de acuerdo con la norma. Debido básicamente al ingreso de los intereses de mora y la cuota extraordinaria y a la no ejecución de algunos gastos.

La ejecución presupuestal presento una variación positiva de los ingresos frente a los egresos de $488.784.000.00. El recaudo de las cuotas de administración se efectuó según lo aprobado por la asamblea de copropietarios, es decir, del primero (1) al quince (15) de cada mes se otorgando un descuento del 25%, si un residente no cancela dentro del mes las expensas de administración se cobra el 2 % de interés de mora y sin el descuento.

El presupuesto por ser un proyecto a futuro puede ser afectado por situaciones imprevistas, que inciden de manera positiva o negativa en su ejecución.

Se evidencia un incremento de las cuotas de administración del 4.6% debido básicamente al incremento autorizado por la asamblea para que se surtieron durante el año 2015.

Los intereses se disminuyeron en un 32,52 % en referencia año anterior debido a la disminución de la cartera y recuperación de la misma.

Los descuentos por pronto pago aumentaron en un 8% ya que la copropiedad en mayor medida a los descuentos mejorando el flujo.

Los otros ingresos como multas y sanciones y alquiler de sede social fueron los más relevantes.

Los gastos se disminuyeron en un 3,9% a pesar de que las cuotas se incrementaron en un 4,6%, lo cual quiere decir que se racionalizo el gasto con respecto al año anterior. Como se


evidencia en el siguiente cuadro los gastos presentaron reducción con respecto al año anterior son:

Al racionalizar el gasto se presenta un ahorro de 22.048.541.

6.3.2. MOVIMIENTO DEL DISPONIBLE DEL CONJUNTO

A continuación damos un resumen del comportamiento del disponible. Como se evidencia el disponible aumento en un 38%; debido a que el efectivo operacional aumento en un 100% y la cuenta bancaria de la provisión en un 27% con ocasión del recaudo de la cuota extraordinaria y recuperación de la cartera.

Hasta la fecha el conjunto ha podido responder con sus obligaciones debido a la apropiación de provisiones y excedentes que respaldan de alguna manera la cartera. Excedentes que respaldan cartera

Su mayor acreencia es con los copropietarios ya que las provisiones y excedentes no se encuentran totalmente líquidos.


Obligaciones cubiertas con el disponible

El disponible está compuesto por:

EXCEDENTES AÑO: Presenta un disminución del 51% con relación al año anterior pero como ya se explicó este no se encuentra disponible debido a la cartera.

LOS EXCEDENTES DE EJERCICIOS ANTERIORES: debido a que se llevó los excedentes del año 2014.

FONDO DE IMPREVISTOS: En el fondo de imprevistos se presentó una disminución del (39%) debido a la apropiación del recurso para atender obras prioritarias como lo aprobó la asamblea.

PROVISION DE FONDO DE IMPREVISTOS PARA OBRAS. Corresponde a la apropiación de los recursos aprobados por la asamblea para la obra de la cubierta.

CUOTA EXTRAORDINARIA: corresponde a la acusación de tres (3) de las seis (6) de cuota extraordinaria para la cubierta y de la aplicación de la cuota extraordinaria para el contrato de las motobombas costado norte segunda etapa e impermeabilización de un tanque más los honorarios de interventoría.

INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO: corresponde a los pagos de administración de los copropietarios que pagan de forma anticipada presento un disminución del 19%

CONSIGNACIONES POR IDENTIFICAR: corresponde a las consignaciones que no entregaron a fin de mes pero que ya fueron identificadas en el mes de enero.

Disponible que está representado en:

CAJA: representa el valor de caja menor BANCOS: El saldo en el banco el cual incremento en un 100% debido al recaudo de la

cuota extraordinaria y recuperación de cartera. CTA FONDO DE IMPREVISTOS: Representa el saldo en la cuenta de la apropiación de

los recursos de la provisión de imprevistos, y provisión de obras DEUDORES: Los deudores se mantuvieron de un año a otro, a pesar del cobro de la

cuota extraordinaria. GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADOS: Estas corresponden a pago del seguro de

zonas comunes.


6.3.3. COMPORTAMIENTO RECAUDO 2015

Entre los hallazgos que se encontraron es que las cuotas de administración estaban mal aplicadas ya que los coeficientes. Se solicitan los certificados y se evidencia que los coeficientes de los apartamentos de las torres 1, 2, 9 y 10 tienen como coeficiente un 93% en cada uno de los apartamentos. Se tomaron las áreas de cada uno de los activos de los propietarios para sacar los coeficientes y poder establecer cuotas.

También se encontró mal aplicación de multas y sanciones, generando una cartera con muchas reclamaciones, sin embargo se hicieron varios llamados a los residentes para que se acercaran a la administración y arreglar sus cuentas, lo cual significo un gran desgaste ya que muchas de ellas tienen problemas desde hace más de 10 años.

De igual forma se realizó una investigación de los procesos jurídicos los cuales estaban abandonados, por ello se debió llegar a acuerdos de pagos.

6.3.4. Cartera

A diciembre 31 de 2015 la cartera de la copropiedad cerró en $ 219.641.847 pesos. Se detalla a continuación como está conformada:

Composición de la Cartera Valor (pesos) PorcentajeCuotas de Administración $ 102.532.042 55,40%Intereses de Mora $ 59.554.718 32,18%Cuotas Extraordinarias $ 55.749.900 30,13%Multas-Sanciones $ 1.204.750 0,65%Tarjetas v Villas $ 18.000 0,01%Contribución $ 94.500 0,05%Costos Jurídicos $ 487.937 0,26%Anticipos Avances $ 6.764.200 3,66%provisión cartera -$ 41.678.775 -22,52%Otros deudores $ 332.000 0,18%


6.3.5. RELACION DE CARTERA DETALLADO AL 31 DE DICIEMBE DE 2015


Lo preocupante es que la gran mayoría de cartera con saldos muy altos no estaban en cobro jurídico lo cual genero a la copropiedad una prescripción como paso con el apto 4-601 que el juzgado solo ordeno el cobro de los cinco últimos años y los demás prescribieron a demás debió reliquidarse ya que los cobros no coincidían con los coeficientes del apartamento.

6.3.6. Fondos de Destinación Específica

FONDO DE IMPREVISTOS: El registro y control del fondo de imprevistos ordenado por el artículo 35 de la Ley 675 de 2001 está orientado a cubrir erogaciones para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes, no previstas en el presupuesto.


Por su naturaleza y en consideración a que se toma como parte de los valores causados y recaudados a cargo de los propietarios debe contabilizarse en forma simultánea con el reconocimiento de los ingresos como un pasivo a favor de la copropiedad hasta que cumpla con su finalidad o destinación de acuerdo con el mandato de la Asamblea General de copropietarios, el administrador podrá disponer de tales recursos, previa aprobación de la asamblea general, en su caso, y de conformidad con lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal.

Así las cosas, el Fondo de Imprevistos tiene como finalidad garantizar los recursos necesarios en el momento en el que se incurra en situaciones inciertas, no presupuestadas, que implican la disposición de recursos adicionales a los recursos recaudados en las cuotas ordinarias de administración. Como consecuencia, la naturaleza del Fondo que establece la Ley 675 de 2001, corresponde a la separación de los recursos monetarios en una cuenta de destinación específica, como por ejemplo una cuenta de ahorros, un fondo fiduciario líquido, que garantice la disponibilidad inmediata de los recursos, durante esta vigencia se ha ido abonando porcentualmente. Los valores a la fecha están representado en una cuenta de ahorros del BANCO del OCCIDENTE por $ 42.906.968.

PROVISION DE IMPREVISTOS MOVIMIENTO

6.3.7. SEGUROS

Se procede a cotizar pólizas con otras compañías aseguradoras las culés se presentan al consejo para su aprobación, entre las seleccionadas CHUBB cumple con los requerimiento para poder dar un mejor cubrimiento con el presupuesto aprobado, adicionalmente se consiguió un valor agregado reflejado en el avalúo del Conjunto Residencial La Esperanza, para así poder tener certeza de lo que se debe asegurar. Sin embargo se le recomienda al consejo revaluar el presupuesto asignado a la póliza de acuerdo al avaluó dado para el presupuesto del 2016 En cumplimiento de lo consagrado en la ley 675 del 3 de agosto se tomó la póliza de seguros a que obliga la norma. Actualmente el Conjunto cuenta con la póliza de zonas comunes de la copropiedad, es importante mencionar que dicha póliza se ciñe a los lineamientos dados en el reglamento de copropiedad y sus valores no se ajustan al avaluó calificado. La vigencia de esta, es del 06 de marzo de 2015 hasta el 06 de marzo de 2016.


Se adquirió la Póliza N°43282214 con la empresa CHUBB DE COLOMBIA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.

El costo de la póliza para el 2015 fue de $ 12.968.001.00 con CHUBB SEGUROS S.A. y financiado con CREDIVALORES a tres cuotas mensuales de $ 4.321.221.

Se hizo un avaluó de la Reconstrucción del Conjunto Residencial La Esperanza, a través de la Inmobiliaria Barrios AREA URBANA E.U “INBAU E.U.”, certificada por CORPOLONJAS, este valor complementario lo aporto la COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. CHUBB DE COLOMBIA y dio como resultado:

a. VALOR TOTAL DE RECONSTRUCCION DEL CONJUNTO; SON: Veintiún mil ciento cincuenta y tres millones setecientos veintinueve mil pesos MCTE. ($21.153.729.000) (Se incluye máquinas y equipos).

b. VALOR TOTAL DE RECONSTRUCCION DE LOS BIENES COMUNES: SON: Dieciséis mil doscientos cuarenta y un millones ciento setenta y nueve mil pesos MCTE. ($16.241.179.000.00) (Se incluye máquinas y equipos). Da como resultado un valor promedio de Reconstrucción de $1.509.309.00 por M 2 para la copropiedad.

6.3.8. COEFICIENTES DE LA COPROPIEDAD

Son los índices que establecen la participación porcentual de cada uno de los propietarios de bienes de dominio particular en los bienes comunes del edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal. Definen además su participación en la asamblea de propietarios y la proporción con que cada uno contribuirá en las expensas comunes del edificio o conjunto, sin perjuicio de las que se determinen por módulos de contribución, en edificios o conjuntos de uso comercial o mixto.

“ARTÍCULO 26. DETERMINACIÓN. Salvo lo dispuesto en la presente ley para casos específicos, los coeficientes de copropiedad se calcularán con base en el área privada construida de cada bien de dominio particular, con respecto al área total privada del edificio o conjunto. El área privada libre se determinará de manera expresa en el reglamento de propiedad horizontal, en proporción al área privada construida, indicando los factores de ponderación utilizados”.

Estimado lo anterior se encontró que los coeficiente con los cuales se hacían los cobros no corresponden a los estimados en las escrituras por ello y con el objetivo de dar certeza se solicitaron los certificados de libertad de cada uno de los inmuebles registrado en las escrituras, una vez entregados los certificados se realiza una base de datos con toda la información que los certificados.

Es así como nos dimos cuenta que los certificados tienen un error en los coeficientes ya que en los certificados de la etapa I nos da por cada uno 94% en los apartamentos, y esto es un error.


De tal forma que se debe tomar todas las áreas de cada uno de los inmuebles de los propietarios y sacar los coeficientes esto nos daría una certeza de lo que se debería aplicar de acuerdo a la norma.






6.4. Aspectos Jurídicos A continuación se relacionan los procesos jurídicos por concepto de cartera y estado a la fecha acorde con la gestión realizada tanto por la Administración como por los Asesores Jurídicos:

Abogada Raquel Zuleta Apartament

oNombre

3 201 MARIA VIRGINIA MARTINEZ GRISALES $4.992.7003 203 RAMIRO BARRAGAN $7.151.7003 501 MARTHA ESPINOSA $4.869.2004 601 MATILDE NUÑEZ $45.754.9314 604 CECILIA DE ARIAS $5.610.8905 503 CLEOTILDE BELTRAN DE MOSQUERA $2.834.6506 202 EMILIA GONZALEZ $2.481.7008 604 OLGA MERCEDES PERILLA $8.471.4819 301 SANTIAGO PEREZ $4.182.7009 503 CARMEN ELISA QUIROGA ESCOBAR $14.818.50010 602 GLADYS SANCHEZ $6.490.437

TOTAL $107.658.892

Abogado Diego Sarmiento 1 404 FERNANDO JOSE ARIAS MORA 10.998.0282 103 KENNETH ERIK CUECHA 42.654.9626 303 FANNY DAZA DE LINARES 1.586.0006 401 ALICIA DUQUE GUTIERREZ 2.734.360

TOTAL $57.973.350

6.4.1. Aspectos Jurídicos - Demanda en contra del Conjunto Residencial1. Les informamos que la copropiedad tiene un proceso de demanda en el Juzgado

Civil Municipal 64 de Bogotá proceso N°11001400306420150149000, por la empresa de vigilancia Toronto, tenemos una medida cautelar en el Banco Av Villas por valor de $9.100.000.

2. La Señora Ruby Amparo Cleves, propietaria del Apto. 103 del Interior 9, tiene un proceso de demanda en el Juzgado Civil Municipal 6 de Bogotá proceso N° 11001400300620010131001 contra el Conjunto y tenemos una medida cautelar en el Banco Av Villas por $1.000.000.Por estar los Juzgados en Huelga no ha sido posible conseguir los expedientes y saber los pormenores de las demandas, por esta razón se le dio poder a la Doctora


Martha Lucia Quintero, para que nos represente y realice los procedimientos que haya lugar en cada caso.

6.5. Seguridad1. La administración del señor Juan Carlos Rueda Navarrete, dejo un contrato firmado por

tres años, con la empresa Vigilancia Scanner Ltda., y solo aportaron 12 cámaras sin instalación, que es poco el valor complementario aportado a la comunidad. (Valor Agregado).

2. Durante el año 2015 no se presentaron eventos de inseguridad significativos al interior de los apartamentos. Ante las eventualidades presentadas, la empresa Vigilancia Scanner Ltda. atendió los requerimientos de los usuarios.

3. A pesar que se ha buscado que haya estabilidad del personal de vigilancia, no ha sido posible ya que hay una alta rotación.

4. Se seleccionó un sitio en la Recepción como espacio de Telecomunicaciones, el cual se implementó, con un nuevo cableado eléctrico para la red de datos y video de vigilancia con el traslado de DVR que estaba en parqueadero.

5. Se implementó un sistema de video vigilancia con grabación electrónica en dos (2) DVR’s ubicados en la Recepción.

6. El conjunto cuenta con un sistema de video de vigilancia con las siguientes cámaras:a. Dos (2) grabación del Exterior de la paralela de la Autopista Norte (una hacia el

norte y otra hacia el sur)b. Dos (2) grabación del Exterior de la calle 163B (una hacia el oriente y otra hacia el

occidente).c. una (1) grabación del Exterior de la carrera 43 (una hacia el norte)d. Uno (1) Domo ubicado en la Recepcióne. Un (1) cámara entrada y salida de personalf. Tres (3) cámara entrada y salida de personal hacia el parque.g. Dos (2) cámaras entrada y salía vehicularh. Catorce (14) cámaras en el parqueadero en vías de acceso, estratégicamente

colocadas, que han ayudado en diferentes investigaciones.7. El evento de seguridad corresponde a un conato de robo en el interior 4 apartamento 104

en el costado noroccidental; la empresa de Vigilancia Scanner Ltda. Pago el arreglo de la reja de la ventana. En la Administración reposan los informes emitidos por la empresa de seguridad sobre el incidente antes mencionado.

6.6. Obras y Mantenimiento6.6.1. Reparación e Impermeabilización de los Tanques de agua potableDentro delos contratos celebrados está el del sistema hidráulico el cual fue aprobado por el consejo de administración y priorizado por la asamblea, de tal forma que se inició la adquisición delos equipos necesarios para estas reparaciones y adecuaciones delas bombas de hidráulica y las bombas de eyección de igual forma se impermeabilizo el tanque, cambio de tres válvulas de pie, cambio de tres tubos de succión 3”en acero inoxidable, cuatro pasa muros en acero inoxidable una escalera en acero inoxidable, tapa para el tanque. En el cuarto de equipos se instalaron los siguientes elementos nuevos: un tablero con tres guarda motores, un logo control, borneras de conexión, tres botones de tres posiciones, tres pilotos de señalización una puesta a tierra, una flauta de 4”, un cheque de 4” un


registro de 4”, tres presos tatos, cuatro manómetro de presión, tres válvulas, tres registros, dos bombas IHM “Ignacio Gómez”, un Hidroflo. Dos bombas sumergibles para los tanque de eyección de aguas lluvias, con sus respectivos tableros de mando y controles Todos los equipos y accesorios nuevos certificados por IHM, adicionalmente el consejo de administración decidió contratar un interventor para supervisar los trabajos hidráulico ya que consideraban hay sobrecostos sin embargos el interventor en su informe considera que todo lo contratado fue lo instalado; de igual forma el reporte del ingeniero de Ignacio Gómez. Por estas razones el consejo de administración decide suspender el contrato del sistema hidráulico incurriendo en incumplimiento en el contrato y exponiendo a cobros jurídico.El proyectó que ejecutado en un 70% esto se le informa a la nueva administración.

6.6.2. Mantenimientos Ejecutados

Durante el periodo comprendido entre el 1 de abril de 2015 al 31 de marzo de 2016; se adelantaron diversas gestiones de mantenimiento:1. Mantenimiento de iluminación en parqueadero-sótano y pasillos.2. Para optimizar el consumo de energía, se colocaron sensores de movimiento y paneles

Redondos LED en las escaleras de la mayoría de las torres. . (ahorro de energía).3. Para mejorar la iluminación en el salón Social se colocaron luminarias-paneles

Redondos LED.4. Se revisó continuamente la iluminación del Conjunto interna y externa y se cambiaron

los bombillos corrientes y ahorradores por LED, se ilumino la parte Occidental de las torras 4, 5y 6; además en los sótanos se está implementando la tecnología LED, en la medida en que se ha requerido el cambio de luminarias.

5. Se instaló lámparas Led en las áreas externas alrededor del conjunto. 6. Se realizó el lavado de las cajas de aguas lluvias.7. Se realizó la limpieza de los pozos eyectores.8. Se hizo limpieza de las cajas de aguas negras.9. Se imprimió el Boletín informativo N° 1 y 2 y se distribuyó a la comunidad. También se

imprimió informes y campañas en las carteleras de cada torre para conocimiento de los residentes.

10. Se repararon fisuras que estaban ocasionado goteras en los quintos pisos que tenían filtración y se destaparon tuberías.

11. Se realizaron las Fumigaciones reglamentarias, en todos los interiores del conjunto.


12. Compra candados puerta jardín y parque.

6.6.3. Reparaciones Locativas:

Con cargo a la cuota extraordinaria recaudada en el 2015 al 29 de febrero de 2016, se desarrollaron los siguientes proyectos de acuerdo a lo aprobado en la Asamblea del 5 de septiembre de 2015:Demolición, e Impermeabilización y recubrimiento con mortero en las áreas de circulación y jardines; y acabado con baldosas marca alfa o similar en las áreas de circulación del conjunto residencial la esperanza. Primera parte de la obra equivalente a un 55% de la obra total.Para mantener el valor de la copropiedad, se fimo el 14 de marzo de 2016, el contrato de obra civil con la empresa aprobada en la Asamblea del 5 de septiembre de 2015, S&G OBRAS CIVILES S.A.S. Este contrato no fue posible firmarlo en el año 2015, debido a que los Copropietarios no cancelaron a tiempo la cuota extraordinaria, por tal razón el valor inicial se nos incrementó en un 7% más, valor que se debe cargar al presupuesto del año 2016, VEINTE MILLONES TRESCIENTOS SESENTA Y UN MIL QUINIENTOS SESENTA Y SIETE PESOS MCTE. ($20.361.567).

6.6.4. Equipos:1. Se realizó la Reparación e Impermeabilización de Dos Tanques de Agua Potable,

Cambio de la Red Hidráulica, montaje de Bombas, cambio de pasa muros en acero inoxidable, adecuación de pozos eyectores. Las empresas que realizaron esta obra fueron: MECANIMEC y ELECTROBOMAS G.M.S.

2. Se trasladó la caja del DVR´s, que estaba en el parqueadero a la recepción, con el fin de tener control sobre los videos de seguridad, también para evitarnos gastos futuros ya que se encontraba ubicado dentro del cuarto de las electrobombas del agua. Pbrazoara poderlos bajar se requiere que venga un supervisor de la compañía de vigilancia.

3. Se instaló un teléfono en la recepción para facilitar la comunicación de la vigilancia en casos de emergencia.

4. Se reemplazaron 2 cámaras de grabación en el circuito cerrado de televisión y se realizó mantenimiento correctivo en las otras.

5. Se realizó reparación y mantenimiento preventivo al sistema de citofonía, del conjunto.

6. Se realizó la reparación y mantenimiento de la puerta vehicular y se cambió el brazo hidráulico por uno nuevo de la puerta vehicular y se instaló un semáforo para señalización el ingreso y salida de vehículos del parqueadero.

7. Se implementó el sistema de lector de tarjeta para la entrada y salida vehicular.8. Se cambió el brazo hidráulico por uno nuevo y el vidrio de la puerta de ingreso y salida

de los residentes en la recepción.9. Se compró guadaña para corte de césped, hierbas, arbustos.(Ahorro gastos en corte

de césped y poda de árboles. 10. Se compró herramientas, como alicates, martillo, llaves de expansión, llave de tubo,

destornilladores, y otras. 11. Se compró impresora multifuncional de tóner para ahorrar en fotocopias.


12. Se Compra de una (1) cartelera para la recepción.13. Se remplazaron en dos ocasiones las bombonas y bombillos que destruyeron vándalos

en el costado nororiental, paralela e la auto norte.

6.7. Otras Gestiones:

1. Se instaló la decoración navideña en todas las zonas de circulación del conjunto y la administración realizó dos novenas de Aguinaldos. Así mismo se instalaron luces navideñas en la fachada del Conjunto.

2. Se instalaron en botellas con arena velas encendidas, el día 7 de diciembre como celebración del día de las velitas

3. El comité de Obras, adelantó el proceso de cotización, evaluación y selección del Contratista del Proyecto de obra civil de Demolición, e Impermeabilización y Recubrimiento con Mortero en las áreas de circulación y Jardines; y acabado con Baldosas marca Alfa o similares en las áreas de circulación del conjunto residencial la esperanza, el cual se inició la ejecución el 16 de marzo de 2016.

4. El contrato de las obras comunes se firmó el 16 de marzo de 2016, inmediatamente el Ingeniero Contratista empezó a construir su campamento, el 28 de marzo se inicia en firme el trabajo en las zonas comunes de nuestro conjunto, primera parte 55%, torres: 2-3-4-5-6-7 y 8. La segunda parte 45% se ejecutara una vez sea entregada la impermeabilización del 55% inicial.

5. Se realizaron diversa gestiones de cotización, verificación y calificación para adelantar los proyectos de reparación e impermeabilización de los tanques de agua potable y cambio de la red hidráulica, montaje de bombas, cambio de pasa muros en acero inoxidable, adecuación de pozos eyectores, obra que ya se ejecutó en un 100%.

6.8. RECOMENDACIONES FINALES

El Consejo de administración y la Administración pone a consideración a la Asamblea y a los próximos integrantes de los órganos administrativos del Conjunto, el desarrollo de las siguientes actividades:

1. Impulsar el proyecto de ampliación del Circuito Cerrado de Televisión para mejorar la vigilancia y reubicación de cámaras.

2. Realizar estricto control a los trabajos adelantados por la Constructora de tal manera que se garantice la ejecución total y con calidad de los pendientes ya establecidos.

3. Impulsar proyectos comunitarios con el Edil Pablo Emilio Gutiérrez para beneficio de la comunidad del Conjunto. (mejorar el parque, solicitarle la dotación de elementos deportivos para el parque, cancha múltiple, gimnasio ecológico y el cerramiento definitivo de las puertas del parque, ya que ha convertido en un baño Público para perros y sitio de drogadictos).

4. Solicitar a la Asamblea Ordinaria la aprobación para realizar una auditoria externa de los últimos 8 años en que estuvo como administrador el señor Juan Carlos Rueda.


7. INFORME COMITÉ DE CONVIVENCIA 2015

Los miembros del Comité de Convivencia elegidos por la ASAMBLEA GENERAL, reunida en marzo de 2015, designó a los residentes Eva de Prada, Mery Penagos, Yolanda García, para contribuir en el cumplimiento de las funciones que están consignadas en el Manual de convivencia del Conjunto Residencial La Esperanza Etapas I II P.H.En nombre de las integrantes del Comité de Convivencia reciban un salud de agradecimiento a toda la comunidad por la confianza depositad en nosotras, por su colaboración y participación en cada u no de los eventos realizados; especialmente a los integrantes del Consejo de Administración de quienes obtuvimos su permanente apoyo.

Eventos realizados en el año 20151. Día de las madres2. Día de los niños3. Novenas de Aguinaldos4. Actividad en el parque en horas de la tarde Agradecimientos especiales1. Niños del Conjunto, por su activa participación en todos los eventos, así como a las madres y

abuelas en su día.2. A la Señorita KAREN CHALOT por su colaboración en la celebración de las novenas.3. A la persona que dono los helados para una novena4. A la señora Eva Prada por los arreglos florales para la recepción del Conjunto.Temas preocupantes. 1. Drogadicción : con tristeza y preocupación se observó al interior del Conjunto este flagelo, por lo

que recomendamos a los residentes estar atentos de sus hijos de los amigos.2. Manejo de Mascotas : Debido al incumplimiento de las normas policivas en cuanto al uso del collar

y bozal, se presentaron agresiones entre los animales y por ende enfrentamientos entre sus dueños

3. Escándalos, Fumadores, ropas tendidas en las ventanas y arrojo de desperdicios de comida. Pese a los constantes llamados de atención tanto verbales como escritos algunos residentes continúan perturbando la tranquilada de los vecinos con escándalos hasta altas horas de la noche, fumando en las escaleras de los interiores y en las ventanas de los apartamentos afectando la salud de las personas y contaminando el ambiente, igualmente se observa a diario como arrojan por las ventanas que dan a los parqueaderos comida (arroz, pan, maíz, etc.). Se adelantó en forma permanente junto con la empresa de vigilancia la invitación a que no colgaran ropa a secar en las ventas ya que esto da un mal aspecto a la Copropiedad.

4. Así mismo informamos que hay residentes que arrojan materia fecal y orines en bolsas plásticas y las botan en el shut; causando infecciones y malos olores a las personas que manejan las basuras. (Falta de respeto).

5. Manejo inadecuado de basuras y material reciclable: Hacemos un llamado especial a todos los copropietarios y/o residentes para que tengamos sentido de pertenencia y compromiso con el manejo de basuras, no arrojar por los Shut bolsas sin amarrar y tamaños muy grandes ya que ocasiona malos olores y taponamientos.

Recuerde. 1. Usar bolsas negras para material no reciclable y bolsas blancas para material reciclable.


2. No arrojar vidrios y materiales de construcción por los shut pueden ocasionar accidentes al personal que labora en servicios.

3. Informamos que se está normatizando el manual de convivencia como herramienta para el manejo de la copropiedad.

Eva de Prada Mery Penagos Yolanda García

8. ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS 2014-2015



8.1. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2014 Y 2013


NOTA 1 - ENTIDAD REPORTANTE

El CONJUNTO RESIDENCIAL LA ESPERANZA P.H es una entidad sin ánimo de lucro, con domicilio en la Calle 163 B No.45-32 en la ciudad de Bogotá D.C. Su objeto social es el de administrar en forma correcta y eficiente las zona comunes y en especial mejorar la calidad de vida de los copropietarios del conjunto, utilizando para ello los recursos que de acuerdo con el presupuesto anual serán destinados a garantizar la seguridad de la copropiedad, mantenimiento de zonas comunes y demás gastos relacionados con la conservación de las áreas comunes. El Conjunto se identifica para efectos tributarios y fiscales con el NIT 800.166.969-6.

No es responsable de los Impuestos de Renta, IVA, y de Industria y Comercio; la única obligación tributaria es la Retención en la Fuente.

Mediante Escritura Publica N° 622 del 04 febrero de 2.003, de la Notaria diecinueve de Bogotá, la unidad residencial protocolizo el reglamento de propiedad horizontal de acuerdo con lo establecido por la ley 675 del 3 de Agosto de 2001 la cual se encuentra registrada en la Oficina de Instrumentos Públicos en el folio de matrícula 50N – 142105 y cuya representación legal está inscrita en la Alcaldía local de Suba.

NOTA 2 - POLÍTICAS Y PRACTICAS CONTABLES

El Conjunto se acogió voluntariamente al Plan Único de Cuentas (P.U.C.) vigente para sociedades comerciales en lo que respecta al código contable; se observan principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia que son prescritos por el Decreto 2649 de 1993, vigente a partir del 1 de Enero de 1994 el cual modificó algunas normas en materia contable.

La contabilidad de la unidad residencial se maneja en forma sistematizada, utilizando para ello el Programa "DAYTONA”, que adquirió la Copropiedad, el cual cuenta con la respetiva licencia de uso de los programas y que pertenece al Conjunto.

NOTA 3 – DISPONIBLE

El saldo del disponible al 31 de diciembre de 2015, comprenden los saldos de las siguientes cuentas, que están debidamente conciliadas y dichas conciliaciones forman parte integral de la información contable.

NOTA 4 – INVERSIONES

El saldo del disponible al 31 de diciembre comprende:


Este CDT fue redimido el 5 de febrero de 2015, conforme a los registros contables.

NOTA 5 – DEUDORES

El saldo de la cuenta de Deudores al 31 de diciembre comprende los siguientes valores:

NOTA 6 - PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Y DEPRECIACIÓN ACUMULADA

La propiedad planta y equipo comprende los siguientes grupos de activos, los cuales se encuentran depreciados en su totalidad.

NOTA 7 – DIFERIDOS

Representa el saldo por amortizar de la Póliza de áreas comunes N°43282214 adquirida el día 15 de junio de 2015, a través de la empresa CHUBB DE COLOMBIA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.,


con un cubrimiento del 33,22% del costo de reconstrucción del conjunto y reconstrucción de los bienes comunes, con vencimiento el 14 de junio del 2016. El saldo a diciembre 31 es el siguiente:

NOTA 8 – COSTOS Y GASTOS POR PAGAR

El saldo de las cuentas por pagar corresponde a los siguientes conceptos:

NOTA 9 – RETENCION EN LA FUENTE

El saldo corresponde al pago pendiente de la Declaración de Rete fuente a 31 de diciembre de 2015.

NOTA 11 – DIFERIDOS

Corresponde al saldo de cuotas de Administración pagadas por anticipado y consignación sin identificar:


NOTA 12 – FONDOS

El saldo a Diciembre 31/2015 se origina una vez realizadas las destinaciones, las cuales se relacionan a continuación:

NOTA 13 – PATRIMONIO

Corresponde al valor de las reservas, y valor de los excedentes del ejercicio por el año terminado el 31 de diciembre comprende:

El origen de los recursos proviene de las cuotas de administración que son canceladas por sus copropietarios. En el desarrollo de su objeto social pueden reflejar en un momento determinado excedentes o pérdidas que afectan el patrimonio de la copropiedad.

NOTA 14 - INGRESOS OPERACIONALES

El saldo de los Ingresos NO operacionales por el año terminado el 31 de diciembre de 2015 comprende:

NOTA 15 - GASTOS OPERACIONALES DE ADMINISTRACIONEl saldo de los gastos operacionales de administración por el año terminado el 31 de diciembre comprende los siguientes conceptos y valores:


NOTA 16 - INGRESOS NO OPERACIONALES

NOTA 17 – GASTOS NO OPERACIONALES


9. PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS VS. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL AÑO 2015




10. CERTIFICACION ESTADOS FINANCIEROS



11. INFORME REVISORÍA FISCAL





12. PROYETO DE PRESUPUESTO Y PLAN DE INVERSIÓN Y FINANCIACIÓN AÑO 2016


12.1. PLAN DE INVERSIÓN Y FINANCIACIÓN 2016Teniendo en cuenta las necesidades de la Copropiedad y atendiendo las normas que rigen actualmente, ponemos a consideración de la Asamblea el siguiente plan de inversión, que involucra para su atención los recursos propios y el cobro de una cuota extraordinaria.

1. PROYECTO DE INVERSION 2016 CON RECURSOS PROPIOS

a. Ejecución de las siguientes obras con recursos propios: b. Mejorar el aseguramiento del Conjuntó de acuerdo al avaluó que realizo la aseguradora y

nos beneficiemos todos en caso de un desastre.c. Reacondicionar, remodelar o hacer pintar los Bicicleteros.d. Compra de extintores que hacen falta en los interiores.e. Magnetización Digital de Copropietarios y visitantes. Y chalecos o un sistema de

identificación a domiciliarios.f. Renovación de sillas y mesas del salón Social g. Adecuación de Juegos Electrónicos y medios de Entretenimiento para el salón social.h. Reemplazar o Re tapizar los muebles de la Recepción y compra de tapetes protectores.i. Construcción de un cuarto para los materiales reciclables.j. Canecas de ReciclajeK. Numerar los Depósitos con placa, de acuerdo a los Certificados de Libertad.L. Actualización del Reglamento Interno de propiedad horizontal del conjunto, incluyendo el

manual de convivencia.

2. PROYECTOS A FUTURO PARA MEJORAR ELCONJUNTO RESIDENCIAL:

La Administración y el Consejo de Administración; con el fin de mejorar el aspecto del conjunto, está realizando una evaluación con personal calificado de las mejoras más urgentes que debemos adelantar, paso a paso y estamos cotizando:

a. Pintura de fachadas y ventanas, arreglo de grietas; para darle un realce y embellecimiento a nuestro conjunto.

b. Refuerzo, arreglo y pintura de la reja perimetral del conjunto.

c. Plan de Emergencia y evacuación del Conjunto, con la señalización adecuada.

d. Cambio del techo y mejorar la iluminación de la Sede Social.

e. Pintura de los techos, arreglo, nivelación y señalización de los parqueaderos


13. METODOLOGÍA Y REGLAS PARA ELECCIÓN DE REPRESENTANTES AL CONSEJO

Según el Artículo 38 de la ley 675 de 2001. “Naturaleza y funciones: La asamblea general de propietarios es el órgano de dirección de la persona jurídica que surge por mandato de esta ley…”

Dentro de sus funciones básicas, se establece en el numeral 5, la siguiente:

“5. Elegir y remover los miembros del consejo de administración y, cuando exista, al Revisor Fiscal y su suplente, para los períodos establecidos en el reglamento de propiedad horizontal, que en su defecto, será de un año”.

Conforme al artículo 58 del Reglamento de Propiedad Horizontal, anualmente la Asamblea General de Copropietarios elegirá por votación, por el sistema de cociente electoral, el Consejo de Administración, el cual estará integrado por un número impar de por lo menos cinco (5) miembros y máximo once (11), los cuales deberán ser copropietarios o mandatarios de personas titulares del dominio.

Teniendo en cuenta estas consideraciones, a continuación se expone la metodología para la elección de los representantes al Consejo de Administración 2016-2017:

Se llamará torre por torre comenzando desde el número 1 hasta la 10 y se invitará a las personas que voluntariamente deseen postularse como miembros del Consejo de Administración. Es de aclarar que los postulados pueden postularse por voluntad propia o a solicitud de otros asambleístas. En todo caso la postulación debe ser expresamente aceptada por la persona.

La mesa directiva verificará que los postulados cumplan con las condiciones establecidas en el numeral 3 de este documento.

Se preguntará a los asambleístas si alguien tiene alguna objeción en la postulación de alguna de las personas. En caso afirmativo, quien exprese la objeción, debe argumentarla.

Si llegare a postularse más de dos personas por una torre, los postulados se someterán a votación por parte de los asambleístas presentes en la reunión. En dicha votación se tendrá en cuenta el voto simple para determinar los resultados. Quedarán elegidas las dos personas que hayan obtenido la mayoría de votos.

Una vez elegidos los representantes al Consejo de Administración, se dará por conformado el Consejo de Administración 2016-2017.


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Cartilla Asamblea 2016