Category Management

Category Management

Det flesta strategiska inköpare arbetar med sortimentsstrategier, varugruppsstrategier, försörjningsstrategier, anskaffningsstrategier eller leverantörsstrategier. Strategierna definieras inom ramen för organisationens verksamhetssystem och då i synnerhet processen för sortimentsstyrning.

Sortimentsstyrningsprocess

Val av strategimodell och positionering

De flesta organisationer väljer att arbeta med en eller flera strategimodeller, varav några vanliga är Kraljic, Boston eller relationssegmentering. De flesta modeller bygger på någon form av matris, ofta i formatet 2x2. Sortimenten positioneras i modellen och därefter arbetar inköparteamet vidare med en detaljerad strategi.

Category ManagementKartläggning

• Spendanalys• ABC analys• Delkategorier• Bef leverantörsstuktur (typ av lev)• Bef lev.marknadsfördelning

Category Management

• Konkurrentanalys (var köper andra)• Prisindex• Teknikutveckling• Upplevda problem• Framtida utmaningar

Category ManagementAnalys

Kraljic nuläge• Bef inplacering i Kraljic• Vald position eller tvingad• Styrkeanalys• Tillämpas basstrategi• Framgångar och misslyckanden vid

tillämpning

Category Management

Kraljic frammåt• Önskas förflyttning av position i Kraljic?• Vad krävs för att flytta?• Är det värt besväret?• Strategi för förflyttning

Category Management

• Samordning vs Delegerat• Generationsskiften• Produktlivscykelskede• Behovsförändringar

Category ManagementStrategisk plan

• Kartläggning• Analys• Målformulering• Aktiviteter

Strategi

• Beskriv problemet/utmaningen• Analys av orsaken till P/U• Beskrivning av mål• Plan för att nå mål1. Aktiviteter2. Hinder och ”Workaround”3. Resurser4. Tidplan

Category Management

• I det moderna arbetet delar man i allmänhet in leverantörsbasen i olika leverantörskategorier eller "inköpsfamiljer". Syftet är att kunna hantera leverantörer med likartad påverkan på verksamheten, likartade marknadsförutsättningar eller likartade egenskaper, som en samlad kategori. För en sådan inköpskategori kan sedan en sortiments- eller kategoristrategi utvecklas för det kort- och långsiktiga arbetet.

Category Management

• Kategoristyrning är ett mycket effektivt sätt att skapa ordning i leverantörsbasen och samtidigt ha en strukturerad metod för att hantera det strategiska inköpsarbetet.

Category Management

• För att göra indelningen i kategorier används ofta Kraljics Matris som grund. För att ytterligare få en fördjupad bild av en kategorins strategiska betydelse och den position man själv som inköpare har, kan de s k Kraft-matrisen utnyttjas.

http://tools.effso.se/html/sortimentsstrategi.html#KraljicsMatris

http://tools.effso.se/html/sortimentsstrategi.html#KraljicsMatris

16

Kraljic’s purchasing matrix as a basis for choice of strategy

Leverage items(Competitive procurement)

Strategic items(Partnership)

Standard items(System agreement + e-business solution)

Bottleneck items(Reliable supply + search alternative)

High

Low

Financial impact

HighLow Supply risk

Source: van Weele, Purchasing and Supply Chain Management, 2002

•Systems, working with reduction of administration and logistic costs (order, confirmations, invoice, controls and storage).

•Reducing the number of suppliers – increase orders to fewer suppliers

•Seek standardisation, standardize cooperation•Reduce transactional costs•Use frame agreements

Minimizing transactional costs

Kraljic’s matrix

•Use safety storage and back-up planes •Make shortage analyses and risk analyses of assortment but also make/buy analyses

•Seek substitutes•If possible integrate vertically, buy suppliers, constructions or patent •Try to make long term analyses concerning the coming market- and capacity development to avoid shortage

Delivery precision

Kraljic’s matrix

•Portfolio management - create larger volumes and fewer variations/adjustments

•Coordinate purchasing with other units for maximal purchasing/negotiation power

•Reduce the number of suppliers, though at least two•Seek a mix ox contracting and spot buying•Total cost thinking (TCO, LCC) e.g through improved information and Supply Chain Management

•Follow price and index development•Change volumes and suppliers to maximize competition

Price focus

Kraljic’s matrix

•Stable and long term relations•Mutual trust and seek win-win•Cooperation and shared product development•Early involvement of supplier in product and market development, sharing risk, costs and competences

•Certify supplier, shared goals•Shared projects and teams with frequent and open information exchange

•Top management commitment, stimulate benchmarking•Consider make/buy, often ”single sourcing”

TCO- focus and cooperation

Kraljic’s matrix

Category Management

• Förbättrad produktspecifikation• Processförbättringar med leverantör• Ändra leverantörsrelationen• Volymkoncentration• Global sourcing• Kostnad/Pris analys

Bostonmatrisen

Liten Stor

Hög

Låg Byrackor Mjölkkossor

Problembarn Stjärnor

Marknadsandel

Tillv

äxth

astig

het

Ansoffs matris

Existerande produkter Nya produkter

Existerande marknader

Nya marknader Marknadsutveckling Diversifiering

Skydda, bygg upp,marknadspenetration Produktutveckling

Källa: Ansoff HI; Implementing Strategic management; Prentice Hall International; 1984

Där strategiska partners är den yttersta formen av samarbetsinriktad relation. Dessa relationer är långsiktiga och tillitsbaserade med gemensam utvecklings-, risk- och vinstfördelning. Med dessa bedrivs löpande gemensamma processförbättringar. Samarbetsinriktade relationer är medellånga relationer där leverantörerna involveras i den egna utvecklingen eller särskilda leverantörsutvecklingsprogram. Transaktionsinriktade relationer som är kortsiktiga avtalsrelationer som endast uppfyller företagets behov. Dessa bygger ofta på beslut från gång till gång genom konurrensutsatt upphandling. Respektive sortiment kan sedan delas in efter grad av samarbetsinriktad eller transaktionsinriktad relation, exempel:

Power Matrix

Generiska förhållningssätt

generiska förhållningssätt

LeveransriskLeveranskedjans komplexitet

Affä

rsris

kLö

nsam

hets

påve

rkan

Låg Hög

Hög

Inköps-kategori

LH

HL

HH

LL

StapelIcke kritisk

Strategisk Hävstång

Placera in den röda punkten och anpassa storleken efter spendvolymen

Kraljics inköpsmatris

Flaskhals

FlaskhalsStapelIcke kritisk


Låg Hög

Hög

Elektronik

LH

HL

HH

LL

Mekanik

Chassidelar

Montage-material

Kontors-material

Placera in samtliga inköpskategorier i kraljicsmatrisen


Kraljics inköpsmatris – positionering av samtliga inköpskategorierA

ffärs

risk

Löns

amhe

tspå

verk

an



Låg Hög

Hög LH

HL

HH

LL

Samtliga inköpskategorier ger oss en samlad bild, ofta benämnd ”fingeravtrycket”. Denna bild kan sedan ge oss en sammantagen uppfattning om hur företagets strategier bör se ut.


Kraljics inköpsmatris – Företagets ”fingeravtryck”A

ffärs

risk

Löns

amhe

tspå

verk

an



LH

HL

HH

LL

Kraljics inköpsmatris – Olika företag har olika ”fingeravtryck”



LH

HL

HH

LL



LH

HL

HH

LL



LH

HL

HH

LL

Systemleverantör fordonsindustrin

Grossistföretag Medicinteknikföretag

Byggföretag

Exemplen är hypotetiska, verkligheten kan skilja sig väsentligt

Kraljics inköpsmatris - inköpsstrategierna

Kraljicsfält Strategisk Hävstång Flaskhals Stapel

Strategi Partnerskap Konkurrensutsatta anbud

Säkra försörjning Kategoriintegration

Mål •Skapa ömsesidiga åtaganden i lång-varig relation.

• Hitta bästa kort-siktiga anbud.

• Säkra kort & långsiktig försörjning•Reducera försörjningsrisk

•Reducera logistik-komplexitet•Öka effektivitet•Reducera antal leverantörer

Aktiviteter •Korrekt prognos•Riskanalys•Noggrant lever-antörsval•Kostnadsanalys•Rulland inköpsplan•Effektiva processer•Leverantörsranking

•Förbättra marknads- och produktkunskap•Sök efter alternativ•Förflytta inköpsvolymer•Konsolidera inköp•Optimera inköps-kvantiteter•Target-pricing

•Korrekt prognos•Riskanalys•Bestäm kundranking•Utveckla förebyggande skydd•Sök efter alternativ•Utveckla alternativ

•Samla köp för hela kategorier•Standardisera kategorier och processer•Utveckla effektiva orderprocesser•Delegera order-hantering

Källa: van Weele 2005, sid 153



Inköpsmodeller 352009-09-25

Alternativa portföljstrategier - Bensaous modell

Marknadsrelation Leverantören fjättrad

Köparen fjättrad Strategiskt partnerskap

Låga Höga

Höga

Låga

Leverantörens specifika investeringar

Köp

aren

s sp

ecifi

ka in

vest

erin

gar

Källa: Bensaou (1999); samt Skjött-Larsen sid 246


Alternativa portföljstrategier - Persons modell

Många leverantörer, kort ledtid, få kvalitetsproblemStrategi: Prispress, mark-nadsorientering, alternativa leverantörer

Standard Special

Repititiva

Engångs

Typ av produkt

Typ

av k

öp

Källa: Persson 1998

Hårda krav på ledtid ochkvalitet. Köparen beroende.Strategi: Ram- och sam-arbetsavtal

Liknande ovan, samt prob-Lem att känna leverantörer och prisnivå. Köparen är beroende.Strategi: Prispress ochreferenser

Långa ledtider, hårda kval-itetskrav. StyrningsproblemStrategier: Förhandlingar och referenser


Alternativa portföljstrategier – Andra modeller och deras egenskaper

Modell Utgångspunkt

Elliot-Shircore-Steel (1985) Vinst/värde vs. leveransens sårbarhet

Hadeler-Evans (1994) Produktvärde versus komplexitet

Lilliecreutz-Ydreskog (1999) Ekonomisk profil vs. Komplexitet/risk

Olsen-Ellram (1997) Strategisk vikt vs. Svårighet att leda

van Weele (2002) Vinstpåverkan vs. leveransrisk

Samtliga modeller liknar Kraljics modell.


Leverantörer skapar portföljstrategier för sin kunder på

liknande sätt

Plågoris Exploaterbara

Utvecklingsbara Kärnkunder

Lågt Högt

Högt

Lågt

Ekonomiskt värde av kundkontot

Kun

dkon

tots

attr

aktiv

itet


Leverantörsportföljstrategier och kundportföljstrategier kan

kombineras

Plågoris Exploaterbara

Utvecklingsbara Kärnkunder

Ekonomsikt värde av kundkontot

Kun

dkon

tots

attr

aktiv

itet


Affä

rsris

k

LH

Stapel, standardIcke kritisk


Flaskhals

+

Strategi: BalanseraStrategi: DiversifieraStrategi: Exploatera


De kombinerade matriserna ger ett flertal strategier

Beroendet av leverantören

Exploatera

Standard

Exploaterbara

Kärnkunder

PlågorisDiversifiera

Utvecklingsbara

Balansera

Hävstång Flaskhals Strategiska

Balansera

DiversifieraDiversifiera

Diversifieraeller balansera

Diversifiera

Diversifieraeller balansera

DiversifieraDiversifiera

Diversifiera Diversifiera

Exploatera

Exploatera Exploatera

Ber

oend

et a

v ku

nden

Exempel på detaljerade strategierStrateginamn Exploatera Balansera Diversifiera

Volym Sprid ut Förändra försiktigt Centralisera

Pris Prispress Opportunistisk förhandling Håll låg profil

Avtalstäckning Spotköp Avvägning mellan spot och långtidsavtal

Säkra genom långtids-leveransavtal

Nya leverantörer Håll kontakten Utvalda leverantörer Sök noggrant

Lager Litet Använd lager som buffert Stora lager

Egen produktion Reducera eller skapa inte ny

Besluta selektivt Bygg upp eller centralisera

Substitution Håll kontakten Håll goda möjligheter Sök aktivt

Value engineering Påtvinga leverantörer Utför selektivt Start egna program

Logistik Minimera kostnad Optimera selektivt Säkra tillräckliga lager

Kamanns kub är en annan portföljmodell som kombinerar synen på köpar- och

säljarmarknaden

Hävstång

StandardFlaskhals

Strategisk

Generiskdesign

Skräddarsydddesign

Kundanpassaddesign

Låg

Hög

Lönsamhetspåverkan

En köpare

Många köpareKöparmarknadenskomplexitet

En leverantör

Många leverantörer

Leverantörs-marknadens komplexitet

Mönsterskyddaddesign

Portfolio Management - Kraljic

Exploitation segment • Charge premium price• Beware for losing

customer

Core segment • Keep customer at all

cost• Provide superior

service and quality

Developmentsegment • Pamper customer• Provide new ideas

and new products

High

Low

Low HighCompetitive PositionRelative to other suppliers

Attractiveness

account

Customer portfolio analysis

Nuisance segment • Give little attention

to customer• If not profitable: say

goodbye to customer

Seller perspective

Source: A van Weele, Purchasing and Supply

Management 2002

Portfolio Management - Kraljic

Bottleneckproducts

Problem solver

Strategicproducts

Diplomate

Leverage products

Tough Guy

High

Low

Low HighSupply risk

Impact on financial result Routine

products

Adfmin pro

Allocating staff

Source: A van Weele, Purchasing and Supply Management 2002

--Agreementprocess

Demand &requirementanalysis

Marketanalysisprocess

Supplyprocess

Follow upprocess

Role description Category managerThe role description describes the main tasks for a Category manager connected to the different setups in the purchasing process. The overall description of the process is based on Generic Purchasing Process.

1.Demand & requirement analysisThe process step includes mapping and determining the company’s sourcing need by looking at the nature of the product, quality, volumes e t c in other words pin-pointing those internal company needs that can be satisfied by external resources.

Responsibility: question and challenge demand specifications with the purpose of open a lager supplier market, and/or standardisation of used products and services

Main tasks•Analyse the company spend data •Analyse in- or out-sourcing opportunities•Determining the purchasing requirements by examining the functional or technical specification regarding quality-, logistics-, maintenance specifications, legal and environmental requirements and target budget etc •Compare with needs from other user situations to determine possible benefits from economies of scale•Suggest alternative or adjustments to the demand specification •Transform the functional or technical specification to a RFQ- document or a purchasing order content.

-- Agreementprocess



Supplyprocess

Follow upprocess


•Market analysis process Mapping the supplier market total possibilities to solve the company’s needs and to make a selection of potential suppliers that can for fill this need. Responsibility: To compare the purchasing order content with the supplier market offering and match them together

Main tasks1.Inquire if there is a frame agreement with the preferred supplier2.Examine how the product previously been sourced. Examine the evaluation of previously used suppliers.3.If there is no previous suppliers or the used suppliers has a bad record scan the market for new suppliers.4.Determine, depending on the characteristics, if you should scan global, national or local.5.Pre-qualification of possible suppliers

1.Agreement processThe process step includes transforming the matching internal needs and external offerings to a purchasing agreement.Responsibility: To include and optimize al, necessary but no more, agreement content that is required to assure AstraZeneca the best possible deal with the most suitable supplier for that order taking al aspects into the decision.Main tasks•Preparation of the request for quotation•Analysis of the bids received.•Semi qualification of suppliers to select suppliers to negotiate with.•Preparing and conducting negotiation with supplier in order to establish an agreement. •Final selection of supplier

--Agreementprocess



Supplyprocess

Follow upprocess


1.Supply process The ordering and delivery stages including establish efficient ordering and payment routines between the buying company and the supplierResponsibility: To transfer the order form to the selected supplier using IT-supported system included al other administrative instructions needed to achieve a firm administrative process.

Main tasks•Issue PO´s•Take action if needed to adjust instruction on supply of al kind.•Take action on al reclamations or deviations•If needed conduct invoice control 1.Follow up process The process step includes: measuring and follow up on the hole purchasing process as well as the suppliers efficiency and identifying areas for improvements and developmentResponsibility: To measure the indicators needed to give feedback to internal customers and data to analyze and discuss with suppliers if the result of the supply have reach the goals set.Main tasks•Carry out supplier evaluation•Identify other areas that shall be measured•Assure that the measurement is correct•Collect and present data in a communicative way•Discuss and value the data with the responsive functions

Documents

Category Management