Central Utbildning, pass 2 Beställning till betalning i Winst Utrullningsgrupp 5 Mars 2014

Central Utbildning, pass 2

Beställning till betalning i Winst

Utrullningsgrupp 5

Mars 2014

Inledning

NEKK BtB |Central utbildning, pass 2 2

Syfte och upplägg – central utbildning

Syfte med den centrala utbildningen är att:

•Ge lokala utbildare en sammanfattande teoretisk bakgrund/förståelse och en praktisk utbildning i systemet

•Ge lokala utbildare tips kring upplägg och innehåll för de lokala utbildningarna samt gå igenom det material som projektet har tagit fram till de lokala utbildningarna

•Att utbilda lokala systemadministratörer inom den systemadministration som de förväntas hantera

3

Pass 1 • Målgrupp

- Lokala utbildare- Lokala systemadministratörer

• Innehåll- Nytta och mål- Inköpspolicy- Användare och behörigheter- Bokföring och kontering- Attest- Flöden- Systemvisning- Introduktion till systemövningar- Support

Pass 2 - idag• Målgrupp

- Lokala systemadministratörer

• Innehåll - Administration - Roller

Pass 3

• Målgrupp - Lokala utbildare

• Innehåll- Genomgång och tips kring

upplägg lokala utbildningar samt utbildningsmaterial

Se den centrala utbildningen som ett komplement till tidigare möten samt eget arbete och inläsning

NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

Dagens agenda

4

INLEDNING

NÅGOT OM DE LOKAL ADMINISTRATÖRSROLLERNA

SYSTEMADMINISTRATION

FAKTURAFLÖDE OCH STATUSHANTERING

AVRUNDNING


Något om de lokala administratörsrollerna

NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 5

Lokala administratörer på förvaltningen

6

Ett fåtal personer på förvaltningen har denna roll. Förvaltningen styr vem/vilka

Fakturahantering i Winst • Hanterar/rättar fakturor som stannat i formaliakontroll

vid inläsning (Fakturainformation måste kontrolleras)• Distribuerar fakturor utan giltig referens/mottagarkod

(Granskare ej angiven) • Makulerar och ändrar förfallodag på fakturor på

uppdrag av granskare eller attestant.• Kontrollerar fakturor där moms har justerats vid

konteringen – (Kontering ej kontrollerad)• Påminner och följer upp förvaltningens fakturor/ordrar• Kan se förvaltningens alla fakturor, alla ordrar och alla

beställningar.• Kunna se sekretessfakturor – (kan anges per person

inom gruppen.)• Kunna hantera andras fakturor –(ej attest) och ordrar

(leveranskvittens).

Administration i Winst • Användaradministration, nyupplägg och underhåll* • Administration av mottagarkoder• Lägger upp lokala avtal, kataloger och formulär• Lägger upp och underhåller abonnemang• Registrerar delegeringar• Skapar rapporter i rapportgenerator

Övriga uppgifter – utanför Winst• Utbildning och användarsupport• Anmäler ärenden till central systemförvaltning• Underhåller attestträdet i Nekksus – separat

behörighet i Nekksus

*En högre behörighet kan aldrig ges till en användare än den som man själv har.

Lokal systemadministratör A-44


Lokala administratörer på förvaltningen

7

Alla/merparten på ekonomiavdelningen.

Fakturahantering i Winst • Hanterar/rättar fakturor som stannat i formaliakontroll

vid inläsning (Fakturainformation måste kontrolleras).• Distribuerar fakturor utan giltig referens/mottagarkod

(Granskare ej angiven). • Makulerar, ändrar förfallodag, ändrar flöde på fakturor

på uppdrag av granskare eller attestant.• Kontrollerar alla fakturor där moms har justerats vid

konteringen, (Kontering ej kontrollerad).• Påminner och följer upp förvaltningens fakturor/ordrar.• Kan se förvaltningens alla fakturor, alla ordrar och

beställningar.• Kunna se sekretessfakturor – (kan anges per person

inom gruppen).• Kunna hantera andras fakturor –(ej attest) och ordrar

(leveranskvittens).

Förvaltningen styr vem som ansvarar för respektive uppgift

Övriga uppgifter – utanför Winst• Utbildning och användarsupport• Upplägg av utbetalningsmottagare i PC-lev

Lokal fakturaadministratör A-45


Systemadministration


A44: Lokala systemadministratörer

A45: Lokala fakturaadministratörer

Standardanvändare(A14, B27, BX1)

• Beställare• Attestanter• Fakturagranskare

Fakturasynare (A51,B26)• Kontrollanter• Controllers • Revisorer

Gruppstruktur och Roller i Winst 2.0

A45: Central fakturaadministratör

A43: Central systemadministratör

9

Skillnader mot den struktur som finns idag i Winst 1.0

• Förvaltningarna har en gemensam konfiguration (gruppstruktur och rolluppsättning).

• Användare tillhör en grupp i Winst. Gruppen styr användarens behörighet.

• Rollerna är kombinationer av arbetsmoment som ska vara möjliga för användaren.

• Winst 1.0 användare som avaktiveras grupp Inaktiva användare.

NNNStandard

NNNBegränsad

NNN FÖRVALTNING

CSFadmingroup

NNNInaktiva

användare


Administration av Användare

Användarna registreras på Användarkortet i Winst av den lokala systemadministratören

•Nyupplägg

•Ändring av grupptillhörighet

•Ändring av tilläggsroller

Blankettstöd och rutiner

Manual för användarregistrering

10NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

Anna Ericsson, Angered, AD-konto = anneri0630

SSO inloggningen innebär att man vid flytt av användare endast behöver ändra grupptillhörighet, telefonnummer , ev. tilläggsroller och ej obligatoriska uppgifter måste bytas på användare.

ID = AD-kontoID är inloggningen för SSO

[email protected]ör dubbla användare skall detta vara användarnamn.

För att kunna ange användarnamn måste ”Tillåt lösenordinloggning” markeras. När användarnamn är ifyllt skall markeringen ”tillåt lösenordsinloggning” återigen avmarkeras.


Läsbild

mailto:[email protected]



Roller för användare per förvaltning

12

Följande roller gäller för alla• A14 Inköp/faktura med attest• B27 Leveranskvittera på belopp• BX1 Granska faktura vid ordermatchning

Följande tilläggsroller är möjliga:

• B45 Se sekretess• B26 Se alla förvaltningens fakturor• B10 Extra leveranskvitterare• B25 FKU-användare• B41Leverantörsadministratör• B42 Skapa tillfällig leveransadress

StandardanvändareFöljande roller gäller för alla• A51 Visa avtal• B26 Se alla förvaltningens fakturor

Följande tilläggsroller är möjliga:

• B10 Extra leveranskvitterare• B45 Se sekretess

Fakturasynare


Beskrivning av tilläggsroller i Winst 2.0

Tillvalsroll Innebär Användning

Se sekretess En vanlig användare har inte rätt att se eller hantera sekretessmarkerade fakturor. Om användaren får denna roll kan han/hon se och hantera sekretessfakturor men också sekretessmarkera och avsekretessmarkera fakturor.

Om denna roll ges i tillägg till rollen se alla fakturor (nedan) så kommer användaren att se alla förvaltningens sekretessfakturor.

Ges till de användare som skall kunna se eller hantera sekretessfakturor.

Tänk också på att alla chefer i attesthierarkin som en sekretessfaktura kan eskalera till måste kunna ha denna roll.

Se alla förvaltningens fakturor

En vanlig användare har rätt att hantera sina egna fakturor och också bara se sina egna fakturor i sin listvy. Med denna tilläggsroll kan användaren se hela förvaltningens fakturor – får möjlighet att välja ”Alla fakturor” i sin listvy.

Det finns i nuläget ingen möjlighet att koppla vilka fakturor som användaren ser till organisationsträdet.

Denna tilläggsroll ges till de användare som har behov av att se alla fakturor.

Tänk på effekterna vid sekretess ovan.


Läsbild

Beskrivning av tilläggsroller i Winst 2.0, forts


Extra leverans-kvitterare

Leveranskvittensen är en mycket viktig del i ordermatchningen och i normalfallet så skall den som gör beställningen, eller den som anges som beställare när någon annan gör beställning vara den som leveranskvitterar. Denna rättighet ligger i grundrollen som beställare. Om man vill att någon annan skall leveranskvittera kan man delegera rätten att leveranskvittera till någon annan.

Rollen extra leveranskvitterare innebär att användaren ser alla ordrar i förvaltningen som avvaktar leveranskvittens och kan göra leveranskvitten på dessa.

Denna tilläggsroll kan ges till en användare som skall vara godsmottagare eller på annat sätt ta emot leveranser för många beställare.Överväg också alternativen att delegera för att få ett mer styrt flöde och påminnelser när leveranskvittens inte gjorts.Den som är extra leveranskvitterare ser alla förvaltningens ordrar som avvaktar leveranskvittens på sin blåa hemsida och i sin listvy.


Läsbild

Beskrivning av tilläggsroller i Winst 2.0, forts


Genomföra FKU Ger användaren möjlighet att göra beställning enligt Förnyad Konkurrensutsättning

Ges endast till utvalda användare som skall ha denna rättighet och som har utbildning för att använda denna

Leverantörs-administratör

Ger användaren rätt att administrera lokala avtal, kataloger etc. Rollen innebär inte att man kan bygga egna formulär – detta kan endast central systemadministration göra.

Fåtal användare vid start.

Tillfällig leveransadress

Ger användaren rätt att lägga upp en tillfällig leveransadress. Normalt är endast de leveransadresser som UHB lagt upp valbara. Denna roll skall användas mycket restriktivt och endast vid tydliga behov.

Fåtal användare vid start.


Läsbild

Systemvisning


Delegeringar

Delegering läggs upp av lokal systemadministratör

Blankett finns

Delegeringen i Winst kan avse 4 olika funktioner och göras oberoende av varandra - Attestera faktura (beslutsattest)- Attestera beställning (beslutsattest)- Leveranskvittera (kontrollattest)- Granska faktura (kontrollattest)

Överlåta rättigheten att utföra en aktivitet från en person till en annan person, dvs. en spegling av en persons samtliga rättigheter till en annan person

Delegering av skall vara beslutad i enlighet med stadens/förvaltningens riktlinjer/rutiner.

Delegationen är tidsbegränsad

Sökning på Aktiva, Tidigare och Kommande delegeringar.

Rapport finns


Delegeringar – Listvy för administratör


Läsbild

Delegeringar – För användare på startsidan

19

Delegering visar från vem till vem och under vilken tidsperiod


Läsbild

Delegering – visning i fakturavy

20

* före namnet visar att det finns en delegation för användaren.


Läsbild

BeställareSkapa

BeställningElektroniskrekvisitionKontering(Skicka)

Kontrollattest

Attest av Beställning(Godkänn)

Beslutsattest

Vara/tjänst levereras

BeställareLeverans-Kvittens

Kontrollattest

Fakturaankomst Automatisk

MatchningOK

BetalningsGodkännande

Betalningsattest

Betalningshantering (Intraservice, Horisonten)

Förvaltning (WINST)

Styrs av ”Ansvar” i kontering


BeslutsattestVara/tjänst levereras


Kontrollattest

Fakturaankommer Automatisk

Matchning/Slutkontroll

Ej OK

Betalnings-Godkännande

Betalningsattest

BeställareAvvikelsehantering

Granskningav faktura

(Acceptera)Kontrollattest

Attest avFaktura

(Acceptera)Beslutsattest

Styrs av ”Ansvar ” kontering

Styrs av ansvar i kontering

Fakturan går till beställare.

Fakturaankommer

Betalnings-Godkännande

Betalningsattest

FakturagranskareGranskning/

Konteringav faktura


Attest avFaktura


Styrs av ”Ansvar ”i konteringStyrs av beställarreferens

Alt 3 – Faktura utan order - ”Vild” faktura

Formaliakontroll

Formaliakontroll

Formaliakontroll

Attester i BtB i flödet – beställning/faktura

Beställare och beslutsattestant alltid olika personer

Granskare och beslutsattestant alltid olika personer

BeställareSkapa

BeställningElektroniskrekvisitionKontering(Skicka)

Kontrollattest

Autoslutkontroll

MomskontrollGiltiga koderSambandskontroller

Auto slutkontroll

Auto slutkontroll

Alt 1 – Attest av beställning med matchning mot faktura

Alt 2 – Automatisk ordermatch ej OK


Beslutsattest


Beslutsattest


Kontrollattest


Kontrollattest


Beslutsattest


Beslutsattest


Kontrollattest


Kontrollattest







Attest avFaktura


Attest avFaktura



Konteringav faktura



Konteringav faktura


Attest avFaktura


Attest avFaktura


DELEGERINGAR

21

Läsbild

Leveranskvittens

• En person som är ”extra leveranskvitterare” kan se alla förvaltningens order (för de leveransadresser som är kopplade till gruppen – vilket alltid är samtliga förvaltningens adresser). Personen måste dock söka upp ordrarna och får ingen påminnelse att det skall göras när faktura kommer. Han/hon kommer också att se alla förvaltningens order i det ”blåa” fältet på sin hemsida och i sin listvy. Att delegera rätten att göra leveranskvittens är därför ofta ett bättre alternativ än att tilldela rollen som extra leveranskvitterare.

• En person som får leveranskvittens delegerad till sig måste kunna se inköpsfliken för att kunna se order och leveranskvittera. (dvs om personen tillhör gruppen ”Begränsad” så måste man först säkerställa att personen har rollen ”extra leveranskvitterare” (B10)). Personen kommer sedan att få påminnelsemail 5 dagar efter att fakturan har anlänt (på samma sätt som beställaren).

Granskning av faktura

• Genom att delegera ”granska faktura” kan man möjliggöra att fler personer kan hantera varandras fakturor fram till attest. En person som är granskare av faktura kan delegera sin rätt att granska fakturor (från start endast för vilda fakturor eftersom avvikelsefakturor går till administratör inledningsvis). Det innebär att fakturan alltid skickas både till ursprunglig granskare och till den som är delegerad. Både granskare och delegerade får påminnelsemail.En granskare kan också välja att skicka till annan granskare ”välj annan granskare”. Då kan den personen göra granskningen (kontrollattesten) i dennes ställe utan att det behövs en delegering.

Delegering vs Roll - Leveranskvittens och granskning av faktura


Fakturasynare

• Om man gör en delegering av granskning av faktura till en fakturasynare kommer den personen att kunna granska dessa fakturor. Detta gör dock inte att fakturasynaren blir möjlig att välja som annan granskare, (finns inte att välja i listan för användare).

• En faktura som har namnet på fakturasynaren angivet i referensfältet kommer att skickas till denna person för granskning. Det är då möjligt för fakturasynaren att ”acceptera fakturan=göra kontrollattest”. Instruktionen till fakturasynaren skall då vara att välja ”inte min faktura” så att fakturan skickas tillbaka till administratör för vidareskick till den som skall granska fakturan.

• För att undvika ovanstående situation kan man göra enligt nedan

• Förvaltningen kan lägga upp alla fakturasynares namn som mottagarkoder för att styra fakturor till annan person.

• Säkerställ att fakturasynaren inte har någon mottagarkod kopplad till sig

Delgering vs Roll - Leveranskvittens och granskning av faktura, forts


Systemvisning


Referenstabell/mottagarkoder

Referenser/Mottagarkoder registreras på Blankett/användare

Lathund för registrering finns Handbok för administratörer

Tips ! Lägg inte upp mottagarkoder till fakturasynare eller beslutsattestanter


Referenser på faktura

Tre fält för våra och leverantörens referenser i Winst:

• Ordernummer

• Abonnemangsnummer

• Referens

Vissa skillnader för olika typer av fakturor:

• Abonnemang

• E-fakturor

• Skannade fakturor

Prioriteringsordning vid val av fakturaflöde

27

Ordernr korrekt?

Flöde 1:Ordermatchningsflöde

Ja

Nej

Abonnemangsnr korrekt?

Flöde 2:Abonnemangs-matchningsflöde

Ja

Flöde 3:Manuelltflöde

Nej


Nyupplägg av referens - mottagarkod

28

Om markering för sekretess görs på mottagarkoden kommer alla fakturor kopplade till denna kod att bli sekretessmarkerade.


Läsbild

Systemvisning


Abonnemang och abonnemangsfakturor

• Syfte att möjliggöra att periodiska fakturor – som inte lämpar sig för ordermatchning – kan hanteras på ett enkelt och effektivt sätt.

• Ett avtal finns i grunden (t ex hyra av mattor, kaffemaskiner, telefonabonnemang, hyror) som innebär återkommande fakturor med likartande belopp

• Grunden för abonnemangsfunktionen är att respektive abonnemang läggs upp och definieras vad gäller kontering, belopp, frekvens etc. När fakturan kommer in med det aktuella abonnemangsnumret i abonnemangsfältet eller i referensfältet så sker en automatchning. Abonnemanget är därför en form av medgivande till betalning och skall också beslutsattesteras (precis som en order).

• Manuellt godkännande av abonnemangsupplägg med dokumentering i blankett.

• Om en abonnemangsfaktura inte automatchar kommer den att skickas till granskare för kontroll på samma sätt som om det varit en vild faktura.

• Fas 1 (tom juni 2014) – endast abonnemang från leverantörer i mallen eller de leverantörer som omfattas av central hantering inom projektet.

• Fas 2 – övriga leverantörer

• Tips! Kommunicera ev behov/tankar/idéer ang abonnemang till projektet


Abonnemang – förvaltningens ansvar

Huvudregel: Autoattest bör inte anges innan det går att få elektronisk attest av grundabonnemanget

Det är ok att sätta autoattest på alla kommuninterna leverantörer t ex KLAB , Lokalförvaltningen mfl.

Projektet har tagit ett exempel på en internkontrollrutin avseende upplägg av abonnemang (finns på NEKK-hemsidan)

Förvaltningens ansvar :

•Väljer själv omfattning av abonnemangsfunktionaliteten

• Beslutar om de vill ha autogranskning respektive autoattest på abonnemangsfakturor ( från kommuninterna leverantörer och externa leverantörer )

• Anger intervallvärde, min och max, vilket innebär att om det är en avvikelse utanför intervallet så stannar alltid fakturan för granskning respektive attest

• Har ansvar för internkontroll , vilket innebär att de måste säkerställa behörighetsupplägg och kontroll av upplägg av grunddata som t ex abonnemangsdata

•Informerar lokalt hur abonnemangsflödet fungerar. Viktigt att enhetschefen själv kan bestämma kring attest av sina kostnader


Abonnemang - registrering


Läsbild

Systemvisning


Administration av UNSPSC-kopplingar

• Koppling mellan artikel och konto.

Medför att när en beställning görs avseende en artikel som är UNSPSC–kodad så kommer det konto som finns i tabellen att föreslås som konto på beställningen.

• Endast de artiklar som leverantören har försett med UNSPSC–kodning som kan mappas.

Projektet har gjort en generell mappning som ska gälla för de artiklar som nu har kodats. Den gemensamma mappningen mellan UNSPSC–kod och konto ägs av koncernredovisningen.

• Utvärdering av UNSPSC-kopplingar under pilotdrift.

Hanteras av central systemadministratör.


Krav på kommentar för vissa konton

• För vissa konton och vissa typer av kostnader är det obligatoriskt att bifoga uppgift om syfte, deltagare etc.

• För de konton som kräver kommentar kommer en påminnelse att visas för användaren* om att kommentar måste lämnas, eller fil bifogas.

35

• Konton med krav på kommentar:

7101 Representation

7051 Hotell och Logi

7059 Övriga resekostnader

7111 Personalrepr./ Uppvaktning

7651 Kurs och konferensavgifter

7652 Handledning anställda

• Förvaltningen kan dessutom addera andra konton till denna lista. Lokal systemadministratör meddelar central systemadministratör som registrerar detta


Attestant per ansvar

Förberedelse

Förvaltningarna skall förbereda i Excel – projektet tillhandahåller underlag (ansvarsexport).

Registrering

Förvaltningarna skall registrera en beslutsattestant per ansvar i Nekksus. Tillgängligt för registrering nu. Registrering i Nekksus ska vara klar samtidigt som övriga mallar.

Anmäler vilka användare som ska registrera av attestanter Nekksus

till [email protected], så tar systemförvaltarna i Nekksus hand om era ärenden.

Manual: Finns se hemsidan



37

Attestinmatning i Nekksus


Läsbild

Sambandskontroller

38

Tänk på

• Motpart ej med i kodsträng i Winst

• Konto och ansvar alltid obligatoriska – utan sambandskontroll

• Centrala sambandskontroller gör verk obligatorisk för konto 3-8

Allmänt

• Unika per förvaltning

• Alltid mellan två dimensioner men kan kombineras att ge flera

• Kan ej utgå från ”underkoder” i Horisonten

• Tre olika regellogiker

• Förbjuder.

• Kräver.

• Begränsar.

Rutin

• Lokal systemadministratör koordinerar/ fångar förvaltningens ev. förändrade behov av sambandskontroller.

• Lokal systemadministratör kommunicerar detta med central systemadministratör (Lars Runesson) som administrerar i systemet.


Hur fungerar sambandskontrollerna?


Läsbild

Fakturahantering

E-faktura

Skannad faktura

Ankomst-hantering

Granskning och

konteringAttest

Matchning mot beställning/order/leveranskvittens

Matchning mot abonnemang

Konterings- kontroll

Klar-markerad

faktura

Slut-bokning

Ankomst-registrering

Vilka status har fakturan i de olika delarna av flödet?

• Leverantör ej vald• Betalningsinformation måste kontrolleras

• Granskning ej utförd • Attest ej utförd

• Ordermatchning krävs

• Kontering ej kontrollerad

• Fakturainformation måste kontrolleras• Granskare ej angiven

• Inväntar leveranskvittens

• Klar

• Avvaktar extrakontroll


Status för fakturor i Winst


Överstrukna statusar är ej tillgängliga i Göteborgs Stads Winst-installation

Vem ska hantera resp status?

Fakturainformation måste kontrolleras – Lokal administratör

Granskare ej angiven – Lokal administratör

Kontering ej kontrollerad – Lokal administratör

Ordermatchning krävs – Granskare/kontrollattestant resp. lokal administratör

Attest ej utförd - Attestant

Avvaktar extrakontroll – Extra kontrollant

Granskning ej utförd – Granskare/kontrollattestant

Inväntar leveranskvittens

Klar

Makulerad

Får INTE hanteras lokalt

Leverantör ej vald – Lev.gruppen

Betalningsinformation måste kontrolleras – Lev.gruppen


Hanteras av lokal administratör

43

Status Beskrivning

Fakturainformation måste kontrolleras.

1. När fakturan vid inläsningen har placerats hos rätt leverantör men stoppats för att någon av kontrollerna i ankomsthanteringen signalerats. 2. När faktura skickats tillbaka till ankomsthanteringen för att ändras eller makuleras.När fakturan har denna status kan den:makuleras, förfallodag ändras, flyttas till annat flöde (abonnemang eller ordermatchning) genom att ordernummer eller abonnemangsnummer anges.

Åtgärd

Om fakturan är på väg in i Winst – kontrollera och rätta vid behov.Om fakturan skickats tillbaka från verksamheten – läs kommentar och åtgärda (makulera, byt flöde, ändra uppgifter.) Se till att fakturan därefter går vidare i flödet (gäller ej makulerad faktura)



44

Status Beskrivning

Granskare ej angiven 1. Fakturan har ej kunnat placeras mot en order, abonnemang eller granskare eller2. Fakturan har skickats tillbaka till från granskare genom ”inte min faktura”.Administratören kan i denna status välja en granskare eller trycka på ”Skicka tillbaka” för att få fakturan tillbaka till status ”Fakturainformation måste kontrolleras”.

Åtgärd

Om fakturan är på väg in – välj granskare OBS – det går inte att justera referens i denna status.



45

Status Beskrivning

Kontering ej kontrollerad Fakturan har stannat i konteringskontroll (ändrad moms).

Åtgärd

Kontrollera fakturan – Om OK – acceptera faktura, Om ej OK – ”Skicka tillbaka”.


Hantering av övriga statusar

46

Status Beskrivning

Inväntar leveranskvittens Faktura har anlänt för en order och Winst har försökt ordermatcha mot order och leveranskvittens men leveranskvittens är ej gjord – fakturan är ännu inte redo för avvikelsehantering utifrån de parametrar som satts upp i systemet (7 dagar). Administratören kan se en faktura som har denna status under filter ”Alla fakturor” men ingen har denna status under sina ”Avvaktar hantering”.

Ordermatchning krävs Winst har försökt ordermatcha mot order och leveranskvittens men någon differens har gjort att ordermatchning ej är ok eller att leveranskvittens inte är gjord. Fakturan får också denna status när beställaren markerat att fakturan skall granskas även om det blir en automatisk ordermatchning.Denna status hanteras av granskare/kontrollattestant resp. lokal fakturaadministratör eller lokal systemadministratör och kommer att visas hos denne som avvaktar hantering.


Statusar som skall hanteras i verksamheten

47

Roll Status Beskrivning

Fakturagranskare (vild faktura)

Granskning ej utförd Fakturan är skickad till granskaren för kontroll, direkt eller via annan granskare eller attestant.

Attestant Attest ej utförd Faktura avvaktar attest – fakturan godkänd av kontrollant.Efter granskning skickas fakturan till attestant som skall attestera fakturan innan den vidareskickas för betalning till ekonomisystemet.

Granskare/Attestant/Fakturasynare

Avvaktar extra kontroll Denna status innebär att fakturan är skickad på extrakontroll av granskare eller attestant.Fakturan visas med denna status både hos den som har skickat fakturan och hos den som har fått fakturan för kommentar. Hos den som skickat visas den under ”Hanterade fakturor”, hos den som skall göra kommentaren visas den under ”Avvaktar hantering”.


Vem hanterar de olika statusarna?

E-faktura

Skannad faktura

Ankomst-hantering

Granskning och

konteringAttest




Klar-markerad

faktura

• Leverantör ej vald• Betalningsinformation måste kontrolleras

• Granskning ej utförd • Attest ej utförd

• Ordermatchning krävs

• Kontering ej kontrollerad

• Fakturainformation måste kontrolleras• Granskare ej angiven

• Inväntar leveranskvittens

• Klar

• Avvaktar extrakontroll

Lokal systemadministratör/Lokal fakturaadministratör – ser för sin förvaltningKan i vissa fall vad gäller ”Fakturainformation måste kontrolleras” innebära att Central systemadministratör måste kontaktas (Fakturanummer inte unikt för leverantör)

Central systemadministratör/Central fakturaadministratör (levgruppen) – ser för alla org.

Levgruppen måste också följa upp de fakturor som inte hittat rätt organisation – status ”fakturainformation måste kontrolleras

Denna status innehar en faktura som inte leveranskvitterats i det antal dagar som definierats för installationen (7 dagar). Under denna tid är fakturan inte avvaktande hos någon utan kan endast ses av administratör (ej hanteras).

Granskare/beställare

Attestant

När en faktura skickas tillbaka för byte av organisation kan detta endast göras av central systemförvaltare som har tillgång till alla organisationer. Lokal administratör måste notifiera central administratör om att detta skall göras.

Under inledande fas kommer Ordermatchning krävs att hanteras i projektet genom samarbete mellan projekt och lokal administratör.

Synare


Läsbild

Sammanfattning

Fakturor med följande status skall hanteras av användare med administrationsbehörighet:

• Leverantör ej vald – Hanteras av Ekonomi Intraservice

• Betalningsinformation måste kontrolleras – Hanteras av Ekonomi Intraservice

• Fakturainformation måste kontrolleras – Hanteras av lokal administratör

• Granskare ej angiven – Hanteras av lokal administratör.

• Kontering måste kontrolleras (momsändringar) – Hanteras av lokal administratör

• Ordermatchning krävs – Hanteras av granskare/kontrollattestant resp. lokal faktura- och /eller systemadministratör


Ankomsthantering

Inläsning av fakturor görs i flera steg.

1.Identifiering av organisation (förvaltning) - Ekonomi Intraservice

2.Identifiering av leverantör - Ekonomi Intraservice

3.Kontroll av betalningsinformation - Ekonomi Intraservice

4.Kontroll av faktura – Fakturainformation måste kontrolleras – Lokal administratör

5.Därefter sker ankomstbokföring

6.Identifiering av fakturaflöde; 1. Order, 2. Abonnemang, 3. Vild faktura – om vild faktura

7.Identifiering av granskare – Granskare ej angiven – Lokal administratör


Läsbild

Kontroll av faktura

• Valuta - Kontroll görs att valutan är SEK

• Fakturabelopp och nettobelopp får ej vara noll

• Brutto belopp på fakturan skall vara lika med nettobelopp + moms

• Fakturanummer är unikt i kombination med leverantör (för hela staden) – Måste kontrolleras med Ekonomi Intraservice om lokal administratör inte hittar fakturan eftersom denne inte kan se alla fakturor.

• Fakturadatum inom angivna intervall, Fakturadatum måste ligga inom 3 månader innan + 10 dagar efter ankomstdatum. (Detta är fasta parametrar i systemet, ej möjligt att ändra).

• Förfallodatum på fakturan måste vara inom 100 dagar efter fakturadatum.

• Moms på fakturan är inom angivna %-satser – Nuvarande inställning på leverantör är 0-26%. Det är möjligt att göra individuella inställningar per leverantör. Dock måste dessa vara gemensamma för staden.

• I samband med inläsningen åsätts också fakturan med en sekretessmarkering om leverantören är markerad som en sekretessleverantör.


Läsbild

Kontroll av faktura – hantering av fel

52

Kontroll/Fel Åtgärd

Valuta är inte SEK Makulera fakturan

Fakturabelopp och/eller nettobelopp är noll.

Om fakturan skall hanteras i systemet måste den forceras vidare genom att ändra till ”Manuell”

Brutto belopp på fakturan skall vara lika med nettobelopp + moms

Om OK – ändra belopp – se vidare slide 54

Fakturanumret finns redan på annan faktura leverantören

Sök i egen organisation och kontakta Ekonomi Intraservice för sökning i hela staden. Makulering/ändra fakturanummer

Fakturadatum eller förfallodatum ej inom angivna intervall

Utred och makulera eller ändra

Moms på fakturan är inte inom angivna %-satser

Utred och makulera/ändra eller ändra till manuell och skicka fakturan vidare


Läsbild

Faktura med 100 % moms

• En faktura med 100 % moms kommer att stanna i ankomstkontrollen med status ”Faktura information måste kontrolleras” eftersom %-satsen inte ligger inom normala ramar. (0-26%) och för att fakturabeloppet exkl. moms är noll. Administratören öppnar fakturan och kontrollerar denna. Om allt är ok skall måste fakturan skickas vidare i flödet. Det görs genom att ”Manuell” markeras och trycker sedan OK.

• Om fakturan har en referens angiven kommer fakturan nu att gå till denna person för granskning. Om det inte finns en referens kan administratören lägga in referensen i referensfältet. Om han/hon inte gör detta och det inte finns någon referens kommer fakturan att få status ”Granskare ej angiven” och administratören får då bestämma till vem den skall skickas genom att ”Ange granskare”.

• Fakturan går till den som är granskare som gör kontrollattest och sedan blir fakturan ”Klar”. Ingen attest krävs på momsrader (eftersom de inte innehåller ett ansvar) och därmed inte heller på 100% moms fakturor.


Läsbild

Brutto är inte samma som netto + moms

Felaktig summering

I de fall en faktura inte summerar korrekt vilket kan vara fallet med fakturor från Martin & Servera stannar dessa fakturor i ankomstkontrollen med status ”Fakturainformation måste kontrolleras”.

Exempel:

Fakturan består av ett antal varurader och dessutom en frakt och en rabatt. Summan av dessa rader (inkl frakt och rabatt blir 1 137,71). Momsbeloppet på fakturan är 136,52. Summan av dessa belopp blir 1 274,23 men belopp att betala enligt fakturan är 1 274,21.

För att fakturan skall kunna fortsätta till betalning måste rättning görs genom Att betala i Fakturahuvudet justeras till 1 274,23.


Läsbild

Ändring av faktura som gått ut i flödet

En faktura som har gått ut i flödet och därefter skall ändras måste komma tillbaka till Ankomsthanteringen för att kunna ändras.

• Makuleras

• Byta flöde

• Ändra förfallodag eller annan uppgift

• Rättning av felkonterad moms (Konteringskontrollen efter attest).


Ändring av faktura i flödet

E-faktura

Skannad faktura

Ankomst-hantering

Granskning och kontering

Attest




Klar-markerad

faktura

Slut-bokning

Ankomst-registrering

Lokal systemadministratör.• Fakturainformation måste kontrolleras

Lokal systemadministratör/fakturaadministratör• Granskare ej angiven

”Returnera till granskare”

”Inte min faktura”

”Skicka tillbaka…..”

Makulera eller byt flöde genom att ändra flöde.

Tänk på att all konteringsinformation försvinner – finns dock kvar i utökad logg


Makulering, ändra förfallodatum på faktura etc


Vissa moment kräver att fakturan först skickas tillbaka i flödet för att kunna genomföras:

• Makulering

• Byta flöde

• Ändra förfallodag eller annan uppgift

• Rättning av felkonterad moms (Konteringskontrollen efter attest).

Utförs av:

• Lokal systemadministratör.

Utförs av:• Beslutsattestant

”Inte min faktura”

”Skicka tillbaka…..”

Utförs av:• Beställare eller beslutsattestant• Lokal systemadministratör/ fakturaadministratör

Utförs av:• Lokal systemadministratör/

fakturaadministratör

”Returnera till granskare”

Granskning och kontering

Attest

Ankomsthantering

Status: ”Granskare ej angiven”

Status: ”Fakturainfo måste kontrolleras”

Ändring av inläst faktura

• Fakturan har lästs in på fel leverantör – det går inte att flytta en faktura i systemet från en leverantör till en annan (knappen ”Byt leverantör” skall aldrig användas.) makulering

• Fakturan har skannats in med fel belopp makulering.

• Fakturan är felaktig och leverantören vill att makulering skall göras – istället för att leverantören skickar en kredit makulering.

• Fakturan har fel förfallodag – om felet upptäcks innan fakturan går ut i flödet kan lokal administratör ändra. I de fall fel förfallodag upptäcks efter det att fakturan fått status ”Klar” – meddela Ekonomi Intraservice via rutin.

• Fakturanummer har blivit felaktigt skannat – fakturanummer kan ändras om fakturan skickas tillbaka till lokal system- eller fakturaadministratör.

• Fakturan har skannats in i fel organisation/förvaltning – kan flyttas via knappen ”Byt organisation”. En koncernintern faktura får aldrig flyttas – måste krediteras för att inte motparten hos säljaren skall bli fel (kommuninterna fakturor läses i normalfallet in som e-fakturor).

Om man vill stoppa en faktura för betalning skall kontakt tas direkt med Ekonomi Intraservice för ändring i Horisonten.


Makulering

Följande gäller för makulering

• Makulering kan göras av lokal administratör på förvaltningen

• Makulering får ej göras av förvaltnings-, kommun- och koncerninterna fakturor

• Om fakturan skall skannas om igen efter makulering ska Ekonomi Intraservice meddelas.

• Granskare/attestant som upptäcker felet skriver kommentar om att fakturan skall makuleras och skickar tillbaka fakturan till lokal administratör (”Inte min faktura”) – status blir då ”Granskare ej angiven”. Lokal administratör öppnar dessa fakturor och läser kommentaren och ”skickar tillbaka” fakturan i ankomsthantering (status blir då ”Fakturainformation måste kontrolleras).

• När fakturan är i status ”Fakturainformation måste kontrolleras” kan makuleringen göras genom att ändra ”flöde” i fakturahuvudet till ”makulerad visa i lista”.

• Det går att registrera en ny faktura med samma fakturanummer om den ursprungliga fakturan är makulerad (oavsett om den visas i lista eller ej).


Kreditfakturor

• Det finns ingen automatisk matchning mellan kreditfakturor och debetfakturor i Winst, varken vid ordermatchning eller för vilda fakturor. Det går dock att skriva en kommentar på båda fakturorna som korsreferens.

• När kreditfaktura som utgör en betydande andel av en faktura ska komma från leverantören ska debetfakturan aldrig betalas innan kreditfakturan har kommit till förvaltningen. Användaren skall sätta debetfakturan under utredning och avvakta vidare hantering i Winst till dess att kreditfakturan har kommit.

• På e-kreditfaktura är oftast förfallodatum blankt – en sådan faktura kommer att stanna vid inläsning med status ”Fakturainformation måste kontrolleras” och lokal administratör måste sätta detta manuellt. Skannade fakturor kommer att ha förfallodatum ifyllt. Önskvärt att detta sätts till fakturadatum av skanningen.

• Användaren skall inte försöka matcha förfallodag på debet och kreditfakturan i Winst utan vid större belopp be Ekonomi Intraservice ändra förfallodatum i leverantörsreskontran i Horisonten.

• Om en faktura skall stoppas för betalning skall också kontakt tas direkt med levgruppen för ändring i Horisonten.

• Vid kreditering av hela fakturabelopp måste alltid överenskommelse göras med leverantören huruvida fakturan ska makuleras eller om det kommer en kreditfaktura. Kommer kreditfaktura ska både debet och kreditfakturan alltid gå till betalning.

• Vid delkreditering av debetfaktura måste förvaltningarna alltid se till att få en kreditfaktura.


Läsbild

AVRUNDNING


Documents

Central Utbildning, pass 2 Beställning till betalning i Winst Utrullningsgrupp 5 Mars 2014