Embed Size (px)
Citation preview
Chương 1- HTTT Tài chínhDoanh nghiệp
Chương 1- HTTT Tài chínhDoanh nghiệp
Hà Văn SangBộ môn: Tin học TC-KT
Học viện Tài chính
1. Khái quát về HTTT
• 1.1. Lí thuyết hệ thống– Là một tập hợp các phần tử cùng với mối
quan hệ phối hợp giữa các phần tử đó đểthực hiện một mục tiêu nào đó
– Vd: hệ thống giao thông, hệ thống tài chính..– Các phần tử nằm ngoài hệ thống có tác động,
ảnh hưởng tới hệ thống được gọi là môitrường
– Giữa môi trường và hệ thống các tác động tớinhau
• 1.1. Lí thuyết hệ thống– Là một tập hợp các phần tử cùng với mối
quan hệ phối hợp giữa các phần tử đó đểthực hiện một mục tiêu nào đó
– Vd: hệ thống giao thông, hệ thống tài chính..– Các phần tử nằm ngoài hệ thống có tác động,
ảnh hưởng tới hệ thống được gọi là môitrường
– Giữa môi trường và hệ thống các tác động tớinhau
1.1. Lí thuyết hệ thống (tiếp)
Đầu vào HỆ THỐNG Đầu ra
• Tác động của môi trường lên hệ thống gọi làđầu vào
• Tác động của hệ thống lên môi trường gọi làđầu ra
1.1. Lí thuyết hệ thống (tiếp)
• Đặc điểm của hệ thống:– Có các thành phần, bộ phận hoặc đặc điểm hữu hình– Có cách thức hay phương thức xử lí– Có mục tiêu hoạt động
• Phân loại hệ thống cơ bản:– Hệ thống đóng– Hệ thống đóng có quan hệ– Hệ thống mở– Hệ thống kiểm soát phản hồi.
• Đặc điểm của hệ thống:– Có các thành phần, bộ phận hoặc đặc điểm hữu hình– Có cách thức hay phương thức xử lí– Có mục tiêu hoạt động
• Phân loại hệ thống cơ bản:– Hệ thống đóng– Hệ thống đóng có quan hệ– Hệ thống mở– Hệ thống kiểm soát phản hồi.
1.2. Hệ thống thông tin doanhnghiệp
• Là hệ thống thu thập, lưu trữ , xử lí vàcung cấp thông tin cho mục tiêu đưa raquyết định và kiểm soát hoạt động của DN
• được cấu thành từ nhiều hệ thống nhỏ• là hệ thống mở sử dụng chu trình I-P-O
• Là hệ thống thu thập, lưu trữ , xử lí vàcung cấp thông tin cho mục tiêu đưa raquyết định và kiểm soát hoạt động của DN
• được cấu thành từ nhiều hệ thống nhỏ• là hệ thống mở sử dụng chu trình I-P-O
1.3.Các loại hoạt động quản lý
• Kế hoạch chiến lược– Thiết lập mục tiêu dài hạn, cách sử dụng và sắp xếp
các nguồn lực• Kiểm soát quản trị
– Đưa ra mục tiêu cụ thể dựa trên mục tiêu chiến lược– Do cấp quản lí trung gian(phụ trách chi nhánh, kế
toán..) thực hiện• Kiểm soát hoạt động cụ thể
– Là hoạt động chỉ đạo, giám sát các hoạt động cụ thể
• Kế hoạch chiến lược– Thiết lập mục tiêu dài hạn, cách sử dụng và sắp xếp
các nguồn lực• Kiểm soát quản trị
– Đưa ra mục tiêu cụ thể dựa trên mục tiêu chiến lược– Do cấp quản lí trung gian(phụ trách chi nhánh, kế
toán..) thực hiện• Kiểm soát hoạt động cụ thể
– Là hoạt động chỉ đạo, giám sát các hoạt động cụ thể
1.4. Các thành phần của HTTT DN
• a. Hệ thống xử lí nghiệp vụ– Là hệ thống cơ bản của DN để hỗ trợ các
công việc hàng ngày– Cung cấp thông tin chi tiết và cơ bản về toàn
bộ hoạt động hàng ngày– Các hệ thống xử lí nghiệp vụ trong doanh
nghiệp:• Hệ thống thông tin kế toán• Hệ thống thông tin bán hàng• Hệ thống thông tin chấm công và quản lí nhân sự
• a. Hệ thống xử lí nghiệp vụ– Là hệ thống cơ bản của DN để hỗ trợ các
công việc hàng ngày– Cung cấp thông tin chi tiết và cơ bản về toàn
bộ hoạt động hàng ngày– Các hệ thống xử lí nghiệp vụ trong doanh
nghiệp:• Hệ thống thông tin kế toán• Hệ thống thông tin bán hàng• Hệ thống thông tin chấm công và quản lí nhân sự
1.4. Các thành phần của HTTT DN
• b. Hệ thống thông tin quản lí– Là hệ thống tổng hợp các thông tin của hệ thống xử lí
nghiệp vụ– Cung cấp thông tin tổng hợp hơn cho các cấp quản lí– Các hệ thống quản lí nghiệp gồm:
• Hệ thống thông tin thị trường• Hệ thống thông tin sản xuất• Hệ thống thông tin tài chính• Hệ thống thông tin nhân lực• Hệ thống thông tin kế toán
• b. Hệ thống thông tin quản lí– Là hệ thống tổng hợp các thông tin của hệ thống xử lí
nghiệp vụ– Cung cấp thông tin tổng hợp hơn cho các cấp quản lí– Các hệ thống quản lí nghiệp gồm:
• Hệ thống thông tin thị trường• Hệ thống thông tin sản xuất• Hệ thống thông tin tài chính• Hệ thống thông tin nhân lực• Hệ thống thông tin kế toán
1.4. Các thành phần của HTTT DN
• c. Hệ thống hỗ trợ quyết định– Là hệ thống tổng hợp các thông tin của hệ
thống quản trị– Cung cấp một cái nhìn tổng quát và khái quát
về toàn bộ hoạt động của DN– Là thông tin tổng hợp bao gồm thông tin về
lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội phục vụ choviệc lập kế hoạch chiến lược dài hạn, giảiquyết các vấn đề có tính tổng hợp
• c. Hệ thống hỗ trợ quyết định– Là hệ thống tổng hợp các thông tin của hệ
thống quản trị– Cung cấp một cái nhìn tổng quát và khái quát
về toàn bộ hoạt động của DN– Là thông tin tổng hợp bao gồm thông tin về
lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội phục vụ choviệc lập kế hoạch chiến lược dài hạn, giảiquyết các vấn đề có tính tổng hợp
1.4. Các thành phần của HTTT DN
• d. Hệ thống chỉ đạo– Là hệ thống hỗ trợ cho việc chỉ đạo– Cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị
cao cấp bằng cách tóm tắt và trình bày dữliệu ở mức tập hợp cao nhất
– Mục đích là thu nhiều dữ liệu từ nhiều nguồnkhác nhau rồi tích hợp và hiển thị kết quảdưới dạng báo cáo tiêu chuẩn
– Là hệ thống mới, được kỳ vọng
• d. Hệ thống chỉ đạo– Là hệ thống hỗ trợ cho việc chỉ đạo– Cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị
cao cấp bằng cách tóm tắt và trình bày dữliệu ở mức tập hợp cao nhất
– Mục đích là thu nhiều dữ liệu từ nhiều nguồnkhác nhau rồi tích hợp và hiển thị kết quảdưới dạng báo cáo tiêu chuẩn
– Là hệ thống mới, được kỳ vọng
1.4. Các thành phần của HTTT DN
• e. Hệ chuyên gia– Là hệ thống thông tin đặc biệt với chức năng
cung cấp lời khuyên và sự giúp đỡ về các vấnđề bán cấu trúc
– Dự đoán những vấn đề nào đó của hệ thống– Xử lí dữ liệu đầu vào dựa trên những hiểu
biết đã được tích lũy trong hệ thống
• e. Hệ chuyên gia– Là hệ thống thông tin đặc biệt với chức năng
cung cấp lời khuyên và sự giúp đỡ về các vấnđề bán cấu trúc
– Dự đoán những vấn đề nào đó của hệ thống– Xử lí dữ liệu đầu vào dựa trên những hiểu
biết đã được tích lũy trong hệ thống
2. Khái quát về HTTT Tài chính DN
• 2.1 Khái niệm– là hệ thống thu thập, lưu trữ, xử lí và cung cấp thông
tin cho mục tiêu đưa ra các quyết định và kiểm soáthoạt động về tài chính của doanh nghiệp
– Trong các thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lí,thông tin tài chính được quan tâm nhất của mọidoanh nghiệp vì mục tiêu lợi nhuận
– HTTT tài chính thường gắn liền với HTT kế toán đểdựa trên các số liệu kế toán mà cung cấp các thôngtin về tình hình tài chính cũng như mọi khâu trongquá trình sản xuất và tái sản xuất trong doanh nghiệp
• 2.1 Khái niệm– là hệ thống thu thập, lưu trữ, xử lí và cung cấp thông
tin cho mục tiêu đưa ra các quyết định và kiểm soáthoạt động về tài chính của doanh nghiệp
– Trong các thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lí,thông tin tài chính được quan tâm nhất của mọidoanh nghiệp vì mục tiêu lợi nhuận
– HTTT tài chính thường gắn liền với HTT kế toán đểdựa trên các số liệu kế toán mà cung cấp các thôngtin về tình hình tài chính cũng như mọi khâu trongquá trình sản xuất và tái sản xuất trong doanh nghiệp
2. Khái quát về HTTT Tài chính DN• 2.2 Các thành phần:
– HTTT tài chính cá nhân– HTTT tài chính nhóm– HTTT tài chính doanh nghiệp– …– Phần cứng– Phần mềm tài chính – kế toán– Dữ liệu tài chính – kế toán– Thủ tục tài chính – kế toán– Con người– …– HTTT tài chính tác nghiệp– HTTT tài chính sách lược– HTTT tài chính chiến lược
• 2.2 Các thành phần:– HTTT tài chính cá nhân– HTTT tài chính nhóm– HTTT tài chính doanh nghiệp– …– Phần cứng– Phần mềm tài chính – kế toán– Dữ liệu tài chính – kế toán– Thủ tục tài chính – kế toán– Con người– …– HTTT tài chính tác nghiệp– HTTT tài chính sách lược– HTTT tài chính chiến lược
3. Một số công cụ
• Công cụ soạn thảo văn bản• Công cụ bảng tính• Công cụ trình chiếu• …
• Công cụ soạn thảo văn bản• Công cụ bảng tính• Công cụ trình chiếu• …
3.1. Trộn thư với MS Word
• Chức năng Mail Merge (Trộn thư) trongMS Word để tạo ra các thư mời hay phiếubáo điểm...
• giúp người sử dụng giảm đáng kể thờigian xử lý văn bản trên máy tính
• Tính năng này dùng:– chèn thông tin dữ liệu khác nhau vào một tài
liệu văn bản cố định nào đó– bằng cách kết hợp 2 nguồn thông tin làm 1
• Chức năng Mail Merge (Trộn thư) trongMS Word để tạo ra các thư mời hay phiếubáo điểm...
• giúp người sử dụng giảm đáng kể thờigian xử lý văn bản trên máy tính
• Tính năng này dùng:– chèn thông tin dữ liệu khác nhau vào một tài
liệu văn bản cố định nào đó– bằng cách kết hợp 2 nguồn thông tin làm 1
Qui trình trộn thư
• Ở màn hình kế chophép bạn chọn địnhdạng thư nào dùnglàm tài liệu chính.Trong trường hợp vídụ này bạn dùng tàiliệu hiện hành thìchọn như hình vànhấp Next.
• Ở màn hình kế chophép bạn chọn địnhdạng thư nào dùnglàm tài liệu chính.Trong trường hợp vídụ này bạn dùng tàiliệu hiện hành thìchọn như hình vànhấp Next.
• Màn hình kế chophép bạn chọn nơinhận, trường hợp nàychúng ta sẽ tạo mộtdanh sách mới nênbạn chọn vào Type anew list, xong nhấpvào Create…
• Màn hình kế chophép bạn chọn nơinhận, trường hợp nàychúng ta sẽ tạo mộtdanh sách mới nênbạn chọn vào Type anew list, xong nhấpvào Create…
Hộp thoại này cho phép bạn nhậpdanh sách những người cần thêmvào thư của bạn, các chỉ mục ởtrên có thể sẽ dư thừa, bạn có thểxoá bằng cách chọn nútCustomize…, ở hộp thoạiCustomize Address List bạn chọncác mục trong Field Names vànhấp Delete để bỏ.
màn hình sẽ trở lại phần NewAddress List nhưng lần này đãđược bỏ bớt thông tin không cầnthiết, bạn nhập thông tin vào, nhậpxong bạn nhấp New Entry để nhậptiếp, cứ thế lần lượt đến hết danhsách, xong nhấp Close, hộp thoạixuất hiện yêu cầu bạn lưu tập tinnày lại, khi bạn nhấp Save thì mànhình sẽ mở hộp thoại Mail MergeRecipients như sau
màn hình sẽ trở lại phần NewAddress List nhưng lần này đãđược bỏ bớt thông tin không cầnthiết, bạn nhập thông tin vào, nhậpxong bạn nhấp New Entry để nhậptiếp, cứ thế lần lượt đến hết danhsách, xong nhấp Close, hộp thoạixuất hiện yêu cầu bạn lưu tập tinnày lại, khi bạn nhấp Save thì mànhình sẽ mở hộp thoại Mail MergeRecipients như sau
• Trong hộp thoại nàythì các thông tin bạnđã nhập sẽ được thểhiện, nhấp OK đểđồng ý.
• Tiếp theo bạn nhấpNext tại thanh MailMerge, màn hình nàysẽ cho bạn viết thư
• Trong hộp thoại nàythì các thông tin bạnđã nhập sẽ được thểhiện, nhấp OK đểđồng ý.
• Tiếp theo bạn nhấpNext tại thanh MailMerge, màn hình nàysẽ cho bạn viết thư
• Tại đây bạn nhấp vàoliên kết More items…để thêm các trường(fields) vào tài liệu,hộp thoại InsertMerge Field sẽ xuấthiện.
• Tại đây bạn nhấp vàoliên kết More items…để thêm các trường(fields) vào tài liệu,hộp thoại InsertMerge Field sẽ xuấthiện.
• Tại đây bạn lần lượtchọn các dòng FirstName, Last Name vàCompany Name rồinhấn Insert. Khi đócác Field được chènsẽ có dạng sau trênmàn hình soạn thảo.
• Tại đây bạn lần lượtchọn các dòng FirstName, Last Name vàCompany Name rồinhấn Insert. Khi đócác Field được chènsẽ có dạng sau trênmàn hình soạn thảo.
• Tiếp theo bạn nhấpNext ở thanh MailMerge, màn hìnhsoạn thảo sẽ chuyểncác Field thành dữliệu cho bạn xemtrước, trên thanh MailMerge sẽ hiện ra nhưsau:
• Tiếp theo bạn nhấpNext ở thanh MailMerge, màn hìnhsoạn thảo sẽ chuyểncác Field thành dữliệu cho bạn xemtrước, trên thanh MailMerge sẽ hiện ra nhưsau:
• Màn hình này thôngbáo Mail Merge đãsẵn sàng tạo trộn thưcho bạn, để chỉnh lạicác thư bạn nhấp vàomục:
• Màn hình này thôngbáo Mail Merge đãsẵn sàng tạo trộn thưcho bạn, để chỉnh lạicác thư bạn nhấp vàomục:
• Lúc này hộp thoạiMerge to NewDocument sẽ xuấthiện, bạn chọn All vànhấp OK
• Lúc này hộp thoạiMerge to NewDocument sẽ xuấthiện, bạn chọn All vànhấp OK
3.2 Công cụ bảng tính Excel
• - Tổ chức dữ liệu ở dạng bảng tính: chophép tạo, hiệu chỉnh, định dạng, in và lưugiữ bảng tính cùng khả năng tạo, in biểuđồ từ các dữ liệu có trong bảng tính.
• - Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu: có thểsắp xếp bảng dữ liệu theo nhiều tiêu thứckhác nhau với một trình tự ưu tiên địnhtrước. Khả năng tạo nhóm và tiến hànhtính toán, tổng hợp theo nhóm cũng rất đadạng.
• - Tổ chức dữ liệu ở dạng bảng tính: chophép tạo, hiệu chỉnh, định dạng, in và lưugiữ bảng tính cùng khả năng tạo, in biểuđồ từ các dữ liệu có trong bảng tính.
• - Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu: có thểsắp xếp bảng dữ liệu theo nhiều tiêu thứckhác nhau với một trình tự ưu tiên địnhtrước. Khả năng tạo nhóm và tiến hànhtính toán, tổng hợp theo nhóm cũng rất đadạng.
3.2 Công cụ bảng tính Excel
• - Lọc, kết xuất dữ liệu: có thể tiến hànhtìm kiếm và lọc dữ liệu theo nhiều tiêuchuẩn khác nhau, nhằm kết xuất từ bảngtính những thông tin có ích, cần thiết.
• - Biểu diễn dữ liệu ở dạng biểu đồ: Excelcung cấp khả năng tạo biểu đồ và hìnhảnh với nhiều kiểu biểu đồ khác nhau từhai chiều đến ba chiều nhằm làm tăng tínhtrực quan đối với dữ liệu.
• - Lọc, kết xuất dữ liệu: có thể tiến hànhtìm kiếm và lọc dữ liệu theo nhiều tiêuchuẩn khác nhau, nhằm kết xuất từ bảngtính những thông tin có ích, cần thiết.
• - Biểu diễn dữ liệu ở dạng biểu đồ: Excelcung cấp khả năng tạo biểu đồ và hìnhảnh với nhiều kiểu biểu đồ khác nhau từhai chiều đến ba chiều nhằm làm tăng tínhtrực quan đối với dữ liệu.
3.2 Công cụ bảng tính Excel
• - Phân tích dữ liệu và tiến hành dự báo:có nhiều công cụ phân tích, trên cơ sở cácdữ liệu lưu trong bảng tính tiến hành cácphân tích thống kê nhằm lượng hóa cácxu thế, các quan hệ giữa các yếu tố kinhtế và trên cơ sở đó cho phép tiến hànhcác dự báo.
• - Phân tích dữ liệu và tiến hành dự báo:có nhiều công cụ phân tích, trên cơ sở cácdữ liệu lưu trong bảng tính tiến hành cácphân tích thống kê nhằm lượng hóa cácxu thế, các quan hệ giữa các yếu tố kinhtế và trên cơ sở đó cho phép tiến hànhcác dự báo.
3.2 Công cụ bảng tính Excel
• - Tính toán bằng các hàm chuẩn: Excelcung cấp sẵn rất nhiều hàm chuẩn thuộcnhiều phạm trù khác nhau: thống kê, ngàygiờ, logic, toán học, tìm kiếm, cơ sở dữliệu và tài chính. Đó là các thủ tục tự động,những công thức được định trước, có thểtự động tính toán kết quả. Bên cạnh cáchàm có sẵn trong Excel, người dùng cóthể tự tạo các hàm mới, gọi là các macros
• - Tính toán bằng các hàm chuẩn: Excelcung cấp sẵn rất nhiều hàm chuẩn thuộcnhiều phạm trù khác nhau: thống kê, ngàygiờ, logic, toán học, tìm kiếm, cơ sở dữliệu và tài chính. Đó là các thủ tục tự động,những công thức được định trước, có thểtự động tính toán kết quả. Bên cạnh cáchàm có sẵn trong Excel, người dùng cóthể tự tạo các hàm mới, gọi là các macros
3.2 Công cụ bảng tính Excel
• - Quản trị cơ sở dữ liệu: Excel cho phépxây dựng, cập nhật và truy xuất thông tintừ cơ sở dữ liệu như một hệ quản trị cơsở dữ liệu. Ở đây, cơ sở dữ liệu là một tậphợp các dữ liệu có quan hệ với nhau,được tổ chức lưu trữ theo cấu trúc dòng,cột. Sử dụng Microsoft Query, người dùngcó thể thực hiện truy vấn dữ liệu trong cơsở dữ liệu Excel và lập những bảng báocáo dựa trên cơ sở dữ liệu.
• - Quản trị cơ sở dữ liệu: Excel cho phépxây dựng, cập nhật và truy xuất thông tintừ cơ sở dữ liệu như một hệ quản trị cơsở dữ liệu. Ở đây, cơ sở dữ liệu là một tậphợp các dữ liệu có quan hệ với nhau,được tổ chức lưu trữ theo cấu trúc dòng,cột. Sử dụng Microsoft Query, người dùngcó thể thực hiện truy vấn dữ liệu trong cơsở dữ liệu Excel và lập những bảng báocáo dựa trên cơ sở dữ liệu.
3.2 Công cụ bảng tính Excel
• - Các công cụ bổ sung bao gồm “Add-ins” và “Excel trong Workgroup”: cung cấpkhả năng lưu trữ tự động và cho phép tậndụng Excel khi sử dụng chung tệp tin vớinhiều người khác.
• - Các công cụ bổ sung bao gồm “Add-ins” và “Excel trong Workgroup”: cung cấpkhả năng lưu trữ tự động và cho phép tậndụng Excel khi sử dụng chung tệp tin vớinhiều người khác.
