Embed Size (px)
Citation preview
1
CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU MICROSOFT ACCESS 2013
CHƯƠNG NÀY GIỚI THIỆU NHỮNG KIẾN THỨC SAU
Xác định những tính năng mới trong Access 2013
Làm việc với giao diện người dùng của Access 2013
Tìm hiểu những khái niệm cơ sở dữ liệu
Khảo sát bảng, biểu mẫu, truy vấn, và báo cáo
Xem và in ấn các đối tượng cơ sở dữ liệu
Chương này giới thiệu Microsoft Access 2013 và được thiết kế để phục vụ cho nhiều mục
đích khác nhau cho nhiều người học khác nhau, tùy vào mức độ ưu tiên của việc tìm hiểu
phần mềm này so với các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office 2013
Nếu người học mới bắt đầu làm quen với Access thì có thể bỏ qua việc tìm hiểu
những tính năng mới của Access 2013 và bắt đầu với "Làm việc với giao diện người
dùng của Access 2013"
Nếu người học đã từng sử dụng các phần mềm thuộc Office 2007 hoặc Office 2010
nhưng chưa từng làm việc với Access thì có thể bắt đầu nghiên cứu từ phần "Tìm
hiểu những khái niệm cơ sở dữ liệu".
Nếu người học nâng cấp Access 2013 từ Access 2003 thì có thể nghiên cứu chi tiết
từ đầu đến cuối phần "Làm việc với giao diện người dùng của Access 2013", sau đó
có thể bắt đầu tìm hiểu từ Chương 2 "Tạo cơ sở dữ liệu với các bảng đơn giản".
Nếu người học nâng cấp Access 2013 từ Access 2007 hoặc Access 2010 thì có thể
quan tâm đến các tính năng mới được giới thiệu, nhưng không cần phải thực hiện
các bài tập trong chương này.
Trong cuốn sách này, người học sẽ được làm việc với các cơ sở dữ liệu chứa thông tin về
nhân viên, sản phẩm, nhà cung cấp và khách hàng của một công ty hư cấu. Khi người học
hoàn thành các bài tập, họ sẽ phát triển một tập hợp các bảng, biểu mẫu, truy vấn và báo
cáo có thể được sử dụng để nhập, chỉnh sửa, và thao tác các thông tin trong cơ sở dữ liệu
theo nhiều cách khác nhau.
2
Trong chương này, người học sẽ có cái nhìn tổng quan về các tính năng mới trong các phiên
bản Access gần đây nhằm xác định được những thay đổi khi nâng cấp từ phiên bản cũ sang
phiên bản mới. Người học sẽ tìm hiểu giao diện người dùng, các khái niệm và cấu trúc dữ
liệu lưu trữ trong Access. Sau đó, người học sẽ xem xét đến các đối tượng cơ sở dữ liệu bao
gồm bảng, biểu mẫu, truy vấn và báo cáo trong khi nghiên cứu về các đặc điểm và chức
năng của Access một cách chi tiết hơn trong những chương sau. Cuối cùng, người học sẽ
được xem trước và in ấn các đối tượng cơ sở dữ liệu.
TÀI LIỆU THỰC HÀNH: Để hoàn thành các bài tập trong chương này, người học cần tài
liệu thực hành chức trong các thư mục Chapter01. Để biết thêm chi tiết, xem mục "Tải tài
liệu thực hành" ở phần giới thiệu của sách.
1. Xác định những tính năng mới trong Access 2013
Access 2013 được phát triển dựa trên các phiên bản trước đó nhằm cung cấp những công
cụ mạnh mẽ cần thiết cho cơ sở dữ liệu. Nếu người học nâng cấp Access 2013 từ các phiên
bản trước thì họ sẽ phải quan tâm và tìm hiểu một cách nhanh nhất đến sự khác nhau giữa
phiên bản mới và cũ và ảnh hưởng của sự khác biệt ấy đến người học như thế nào. Nội dung
các phần được trình bày sau đây sẽ liệt kê các tính năng mới cần phải chú ý của Access
2013 so với phiên bản cũ. Từ đó người học có thể thấy được một bức tranh hoàn chỉnh của
các phiên bản Access khi bắt đầu nghiên cứu từ phần nội dung đầu tiên.
1.1. Nếu người học nâng cấp từ Access 2010
Nếu người học đã từng sử dụng Access 2010, họ có thể tự hỏi làm thế nào mà Microsoft
có thể cải thiện một bộ các tính năng và công cụ khá toàn diện. Các tính năng mới được
giới thiệu giữa Access 2010 và Access 2013 bao gồm:
Ứng dụng web Access: người học vẫn có thể tạo ra các ứng dụng cơ sở dữ liệu
mạnh mẽ được lưu trữ cục bộ hoặc trung tâm. Tuy nhiên nếu tổ chức mà người học
đang làm việc đang sử dụng Microsoft SharePoint với các dịch vụ của Access thì
người học có thể tạo biểu mẫu web của một cơ sở dữ liệu mà những người có quyền
truy cập tương ứng sẽ có thể xem hoặc thao tác chỉnh sửa từ trình duyệt. Với nhiều
nỗ lực của Microsoft trong việc phát triển ứng dụng web Access đã cho thấy sự phát
triển phức tạp của web được giới thiệu từ Access 2010 sẽ trở thành xu hướng của
tương lai, ít nhất là đối với các doanh nghiệp lớn.
Tương thích Windows 8: Access 2013, tương tự như tất cả phần mềm trong Office
2013, là là một ứng dụng toàn phần của Windows 8. Khi ứng dụng được chạy trên
hệ điều hành Windows 8, nó không chỉ có giao diện bóng mượt của Windows 8 mà
còn được tích hợp với các kỹ thuật cảm ứng mới nhất được thiết kế cho máy tính
bảng và thiết bị di động.
3
Màn hình khởi động: Access khi khởi động mở ra màn hình cho phép truy cập dễ
dàng đến các mẫu cơ sở dữ liệu mới, các cơ sở dữ liệu đã được làm việc gần đây và
cả vị trí lưu trữ của các cơ sở dữ liệu được lưu lại.
Truy cập đám mây: khi người học kết nối việc cài đặt Office hoặc Access với tài
khoản Microsoft (trước đó được biết là tài khoản Windows Live) hoặc tài khoản
Microsoft Office 365, người học được chọn lựa lưu trữ cơ sở dữ liệu trong máy tính
"lên đám mây" bằng cách lưu vào thư viện tài liệu SharePoint hoặc Microsoft
SkyDrive. Như thế, người học sẽ truy cập được vào cơ sở dữ liệu đó khi không có
mặt ở bàn làm việc của mình.
1.2. Nếu người học nâng cấp từ Access 2007
Bên cạnh những tính năng được liệt kê ở phần trên, nếu người học cập nhật từ Access
2007 thì sẽ phải chú ý đến những tính năng đã được giới thiệu trong Access 2010 sau đây:
Hậu cảnh: tất cả công cụ cần thiết để làm việc trên các tập tin cơ sở dữ liệu, tương
phản với nội dung của chúng, có thể được truy cập từ một vị trí. Người học có thể
hiển thị hậu cảnh bằng cách click chuột vào thẻ File, được thay thế nút bấm
Microsoft Office tại góc trái của thanh thẻ giao diện (ribbon)
Tùy biến thanh thẻ giao diện: tự tạo các thẻ và nhóm thẻ phù hợp với công việc
của người học
Thống nhất chủ đề: có thể tạo sự hấp dẫn cho các đối tượng cơ sở dữ liệu như biểu
mẫu hoặc báo cáo bằng cách áp dụng chủ đề chuyên nghiệp từ tập hợp các mẫu lựa chọn
Cơ sở dữ liệu web: với Access 2010, các công ty với nhân viên và khách hàng ở
các vị trí địa lý khác nhau có thể truy cập vào cơ sở dữ liệu của họ qua Internet bằng
trình duyệt (kỹ thuật này vẫn tồn tại trong Access 2013 nhưng được nâng cấp thành
ứng dụng web Access. Một cơ sở dữ liệu web trong Access 2010 không thể được
chuyển đổi thành ứng dụng web Access).
Biểu mẫu điều hướng: cung cấp những kỹ thuật duyệt tinh vi cho người dùng quen
với việc sử dụng trên các trang web, những biểu mẫu này cung cấp công cụ điều
hướng cần thiết mà có thể nâng cao tính khả dụng và an toàn dữ liệu của bất kỳ cơ sở
dữ liệu nào.
Mẫu cơ sở dữ liệu mới: xây dựng các loại cơ sở dữ liệu phổ biến trở nên dễ dàng hơn
khi người học sử dụng các mẫu có sẵn. Các mẫu cơ sở dữ liệu Access được bổ sung bởi
cộng đồng các nhà phát triển cơ sở dữ liệu thông qua website Microsoft Office.
Thành phần ứng dụng: bổ sung các đối tượng cơ sở dữ liệu được định nghĩa trước
vào một cơ sở dữ liệu có sẵn. Bên cạnh nhiều loại biểu mẫu, vài thành phần khởi
động nhanh (Quick Start) được sử dụng. Ví dụ, bổ sung vào thành phần của Contact
thêm 1 bảng liên kết với truy vấn, biểu mẫu và báo cáo.
Nâng cấp khung nhìn và kiểm soát bố cục thiết kế: cho phép dễ dàng thay đổi
thiết kế trong khung nhìn bố cục trong khi xem các dữ liệu cơ bản.
4
Nâng cấp xây dựng biểu thức: thiết kế hộp thoại xây dựng biểu thức được trau
chuốt để việc tạo biểu thức trực quan hơn. Bên cạnh đó, tính năng IntelliSense được
tích hợp để hiển thị các lựa chọn dựa trên những gì người học nhập vào và cung cấp
các hướng dẫn về cú pháp.
Cải tiến định dạng điều kiện: người học có thể sử dụng các đơn vị dữ liệu để bổ
sung nhanh chóng vào dữ liệu thuộc trường kiểu số.
Khả năng xuất ra tập tin PDF hoặc XPS: khi người học muốn tạo một báo cáo
hoặc đối tượng cơ sở dữ liệu cho người khác nhưng không muốn họ có thể thay đổi
được thì có thể xuất dữ liệu của đối tượng ra tập tin định dạng PDF hoặc XPS. Người
học có thể điều chỉnh kích thước file để in ấn hoặc xuất bản trực tuyến
1.3. Nếu người học nâng cấp từ Access 2003
Bên cạnh những tính năng được liệt kê ở phần trên, nếu người học cập nhật từ Access
2003 thì sẽ phải chú ý đến những tính năng đã được giới thiệu trong Access 2007 sau đây:
Giao diện thẻ (ribbon): giao diện người dùng tổ chức những lệnh phổ biến nhất cho
các đối tượng cơ sở dữ liệu thành các thẻ và nhóm thẻ vì thế các lệnh thích hợp sẽ
được truy cập ngay lập tức cho đối tượng hiện tại
Thanh công cụ xử lý nhanh của Access: tùy chỉnh một phần của thanh công cụ bao
gồm các lệnh người học thường xuyên sử dụng, bất kể đối tượng đang hoạt động.
Vùng điều hướng: tùy chỉnh vùng điều hướng thay thế cửa sổ cơ sở dữ liệu của
Access 2003. Người dùng có thể hiển thị hoặc ẩn đi tất cả bảng, truy vấn, biểu mẫu,
báo cáo, tập vi lệnh, khối chương trình; hoặc tạo một nhóm tùy chỉnh mà chỉ hiển
thị các đối tượng người dùng muốn làm việc tại thời điểm hiện tại. Người học có thể
ẩn đi vùng điều hướng để tạo không gian rộng hơn cho màn hình hiển thị đối tượng
cơ sở dữ liệu.
Hiển thị thanh công cụ lối tắt: thanh công cụ ngữ cảnh tại góc dưới bên phải của
cửa sổ chương trình cung cấp khả năng chuyển đổi các khung nhìn được hỗ trợ của
đối tượng cơ sở dữ liệu hiện hành chỉ bằng 1 lần nhấp chuột.
Tài liệu theo thẻ: mở nhiều đối tượng cơ sở dữ liệu và chuyển đổi giữa chúng một
cách nhanh chóng bằng cách nhấn vào các thẻ trên thanh nhóm thẻ.
Thư viện mẫu: xác định nhanh chóng vị trí và tải về các mẫu thiết kế chuyên nghiệp
cho các dự án cơ sở dữ liệu phổ biến.
Cải tiến sắp xếp và trích lọc: sắp xếp dễ dàng tất cả các bản ghi trong một bảng
dựa trên một hoặc nhiều trường dữ liệu, hoặc trích lọc một bảng hoặc biểu mẫu để
hiển thị hoặc ẩn các bản ghi phù hợp với nhiều điều kiện.
Khung nhìn thiết kế: thiết kế lại biểu mẫu hoặc báo cáo khi xem chúng.
Bố cục dạng nhóm và bảng: nhóm các điều khiển trong thiết kế biểu mẫu hoặc báo
cáo nhằm thao tác dễ dàng trên toàn bộ nhóm như là một đơn vị
5
Lịch tự động: kiểu dữ liệu Ngày/Thời gian bao gồm lựa chọn điều khiển lịch. Kích
chuột vào lịch và lựa chọn kiểu ngày thích hợp.
Văn bản giàu tính chất: trường kiểu dữ liệu văn bản có chiều dài thay đổi (memo)
hỗ trợ các kiểu định dạng phổ biến bao gồm kiểu chữ, màu sắc và định dạng ký tự.
Định dạng này được lưu trữ cùng với cơ sở dữ liệu.
Tạo thẻ: dùng để nhanh chóng tạo mới một bảng, biểu mẫu, truy vấn, báo cáo, vi
lệnh, danh sách SharePoint, hoặc các đối tượng Access khác.
Hàm tính tổng: thêm vào một hàng tính tổng cho truy vấn và chọn từ một danh sách
các công thức để tự động tính toán giá trị tổng hợp cho các biểu mẫu và báo cáo.
Danh sách trường dữ liệu: kéo và thả các trường dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng
có liên quan hoặc không liên quan vào bảng đang hoạt động.
Kiểu dữ liệu đính kèm: đính kèm hình ảnh và các tập tin khác vào bản ghi cơ sở dữ liệu
Vi lệnh nhúng: vi lệnh nhúng vào biểu mẫu hay báo cáo tăng cường bảo mật ở mức
độ cao cho các ứng dụng cơ sở dữ liệu.
Trợ giúp Microsoft Access: tìm kiếm dễ dàng nội dung trợ giúp thuộc người dùng
cuối và nhà phát triển trong phạm vi Access.
Cải tiến chia sẻ thông tin: dễ dàng xuất nhập dữ liệu giữa Access và ứng dụng
Office khác hoặc các tập tin xml, html, và pdf; tạo ra hoặc liên kết một cơ sở dữ liệu
với danh sách SharePoint; hoặc xuất bản cơ sở dữ liệu vào một thư viện SharePoint
và cho phép người dùng cập nhật và khai thác thông tin.
Cải tiến thiết kế báo cáo: nhanh chóng tạo ra một báo cáo chuyên nghiệp, hoàn
chỉnh có logo, tiêu đề, và footer; và sử dụng khung nhìn báo cáo, kết hợp với bộ lọc,
để chỉ duyệt những bản ghi được lựa chọn trong báo cáo.
Khung giao diện nhóm, sắp xếp và trích lọc: tính năng này tạo điều kiện dễ dàng
hơn để nhóm và sắp xếp dữ liệu trong báo cáo, kết hợp tính toán tổng từ danh sách
sổ xuống.
Tăng cường bảo mật: bổ sung bảo vệ bằng mật mã làm cho Access tự động mã hóa
cơ sở dữ liệu khi đóng và giải mã khi cơ sở dữ liệu được mở.
2. Làm việc với giao diện người dùng của Access 2013
Chương trình chúng tôi làm việc với hình ảnh và mô tả trong suốt cuốn sách này là một
phiên bản Access 2013 cài đặt trên máy tính để bàn, được cài đặt từ một đĩa DVD như là
một phần của bộ chương trình Office 2013. Người học có thể cài đặt Access 2013 như là
một chương trình độc lập hoặc là một phần của một thuê bao Office 365 cho phép người
dùng cài đặt các chương trình máy tính để bàn từ Internet. Bất kể người học cài đặt Access
như thế nào, chương trình có cùng chức năng và hoạt động tương tự.
LỜI KHUYÊN: Office 365 là một giải pháp "đám mây" dành cho các doanh nghiệp nhỏ,
vừa là lớn cung cấp nhiều loại sản phẩm và dịch vụ cho nhân viên của họ thông qua một
thuê bao chương trình bản quyền.
6
Tương tự như tất cả chương trình của Office 2013, cách thông dụng nhất để khởi động
Access là từ màn hình khởi động – Start Screen (Windows 8) hoặc thực đơn khởi động –
Start menu (Windows 7) hiển thị khi người học kích chuột vào góc dưới cùng bên trái của
thanh tác vụ Windows. Khi người học khởi động Access nhưng không mở cơ sở dữ liệu thì
mà hình khởi tạo của chương trình xuất hiện. Từ màn hình này, người học có thể tạo cơ sở
dữ liệu mới hoặc mở một cơ sở dữ liệu đã có sẵn. Dù bằng cách nào, cơ sở dữ liệu được
hiển thị trên màn hình chương trình có chứa tất cả các công cụ cần thiết để tạo các đối tượng
cơ sở dữ liệu, nhập và chỉnh sửa dữ liệu. Giao diện của Access 2013 được thiết kế phản ánh
một cách gần gũi nhất cách mọi người làm việc với cơ sở dữ liệu nói chung. Nếu người học
không quen thuộc với giao diện này, được giới thiệu đầu tiên với Access 2007, thì sau đây
là mô tả nhanh các thành phần của cửa sổ chương trình.
Một bảng trống hiển thị trên màn hình chương trình Access 2013
2.1. Xác định các thành phần của cửa sổ chương trình
Cửa sổ chương trình có chứa các thành phần sau
Thanh tiêu đề Giao diện thẻ
Vùng điều hướng Thanh trạng thái
7
Biểu tượng chương trình
Thanh công cụ xử lý nhanh của Access
Các nút bấm quản lý Window
Nút bấm trợ giúp Microsoft Access
Thẻ
Nhóm Khởi tạo hộp thoại
Thanh tiêu đề: thanh này ở trên đầu của cửa sổ chương trình hiển thị tên của cơ sở dữ
liệu đang hoạt động và hiển thị mặc định đường dẫn đến thư mục mà nó được lưu trữ.
Nó cũng cung cấp các công cụ để quản lý các chương trình và các cửa sổ chương trình.
Người học có thể sử dụng các công cụ trên thanh tiêu đề để di chuyển và thay đổi kích
thước cửa sổ, lùi lại hoặc thực hiện lại thay đổi, lưu cơ sở dữ liệu, và nhận hỗ trợ từ chương trình
Ở bên trái ngoài cùng của thanh tiêu đề là biểu tượng chương trình, người học kích
chuột vào để hiển thị các lệnh để khôi phục lại, di chuyển, thay đổi kích thước, cực tiểu
hóa, tối đa hóa, và đóng cửa sổ chương trình.
Ở bên phải của biểu tượng Access là thanh công cụ xử lý nhanh Access. Theo mặc
định, thanh công cụ xử lý nhanh Access hiển thị các nút Lưu, Lùi lại, Thực hiện lại thay
đổi, tuy nhiên người học có thể tùy chỉnh để hiển thị bất cứ nút lệnh nào theo mong muốn.
LỜI KHUYÊN: người học có thể nhận ra rằng công việc trở nên hiệu quả hơn nếu
họ tổ chức các lệnh sử dụng thường xuyên trên thanh công cụ xử lý nhanh Access và sau
đó hiển thị phía dưới giao diện thẻ và ngay phía trên vùng làm việc. Để có thêm thông tin,
xem phần "Thao tác với thanh công cụ xử lý nhanh Access" ở chương 13 "Làm việc với
Access hiệu quả hơn"
Ở phía phải ngoài cùng của thanh tiêu đề là bốn nút lệnh: nút Hỗ trợ cho phép mở
cửa sổ hỗ trợ của Access, trong đó người học sẽ sử dụng các kỹ thuật tiêu chuẩn để tìm
kiếm thông tin; và các nút quen thuộc gồm cực tiểu hóa, tối đa hóa/khôi phục nguyên trạng,
và đóng cửa sổ chương trình.
XEM THÊM: Để có thông tin về hệ thống hỗ trợ của Access, xem phần bổ sung
"Nhận hỗ trợ với Access 2013" ở phần sau của chương này
Giao diện thẻ (Ribbon): Dưới thanh tiêu đề, tất cả các lệnh để làm việc với cơ sở
dữ liệu Access được biểu diễn như là các nút ở vị trí trung tâm để người học có thể
làm việc hiệu quả với chương trình.
Mỗi thẻ của ribbon có chứa một loại cụ thể của các lệnh.
8
Nếu giao diện ribbon xuất hiện như là một hàng các thẻ ngay trên đầu không gian
làm việc, kích chuột vào thẻ Home để hiển thị tạm thời các nút lệnh của thẻ đó mà người
học có thể làm theo. Chúng tôi có thể hướng dẫn cách điều khiển hiển thị của giao diện
ribbon trong một phút. Người học không nên lo lắng khi thấy giao diện ribbon của mình
khác với minh họa trong sách này. Lúc đó người học đã có thể cài đặt những chương trình
mà bổ sung các thẻ của riêng họ vào giao diện ribbon, hoặc màn hình được cài đặt cấu hình
khác nhau. Để có thêm thông tin, xem "Làm việc với ribbon" ở phần sau.
Phía trên đầu của Ribbon là tập hợp các thẻ, kích chuột vào một thẻ hiển thị bộ các
lệnh liên quan của nó.
Các lệnh liên quan đến quản lý Access và cơ sở dữ liệu Access (không phải nội dung)
được tập hợp lại với nhau ở màn hình hậu cảnh, được hiển thị bởi kích chuột vào thẻ màu
File ở ngoài cùng bên trái của Ribbon. Các lệnh ở màn hình hậu cảnh được tổ chức trên các
trang, được hiển thị bởi kích chuột lên các thẻ trang ở vùng màu phía trái. Người học có thể
trở lại màn hình cơ sở dữ liệu với Ribbon bằng cách kích vào mũi tên Trở lại đặt ở phía trên
của thẻ trang.
Màn hình hậu cảnh, nơi mà người học có thể quản lý tập tin và tùy biến chương trình
Các lệnh liên quan đến làm việc với nội dung cơ sở dữ liệu được biểu diễn là các nút
lệnh thuộc các thẻ còn lại của Ribbon. Khi một đối tượng được chọn trong cơ sở dữ liệu,
một hoặc nhiều thẻ công cụ có thể xuất hiện tại phía phải ngoài cùng của Ribbon nhằm tạo
những lệnh liên quan truy cập dễ dàng đến đối tượng cụ thể đó. Các thẻ công cụ sẽ biến
mất khi đối tượng liên quan không còn được xử lý hoặc khung nhìn hiện tại không hỗ trợ
việc sử dụng chúng.
LỜI KHUYÊN: Một số lệnh cũ không còn xuất hiện như là nút lệnh trên Ribbon
nhưng vẫn tồn tại trong chương trình. Người học có thể làm cho các lệnh đó xuất hiện để
9
sử dụng bằng cách thêm vào thanh công cụ xử lý nhanh của Access. Để có thêm thông tin,
xem phần "Thao tác với thanh công cụ xử lý nhanh Access" ở chương 13 "Làm việc với
Access hiệu quả hơn"
Ở mỗi thẻ, các nút đại diện cho các lệnh được tổ chức thành từng nhóm được đặt tên.
Người học có thể trỏ đến bất kỳ nút nào để có thể hiển thị chỉ dẫn nhanh bao gồm tên của
nút lệnh và phím tắt của nó (nếu nút lệnh có)
XEM THÊM: để có thông tin về điều khiển nội dung và hiển thị chỉ dẫn nhanh, xem
phần "Thay đổi tùy biến mặc định của chương trình" ở chương 13 "Làm việc với Access
hiệu quả hơn".
Một số nút lệnh bao gồm một mũi tên tích hợp hay riêng biệt. Nếu một nút lệnh và
mũi tên của nó được tích hợp, kích vào nút lệnh sẽ hiển thị các tùy chọn tinh chỉnh hành
động của nút. Nếu nút lệnh và mũi tên là riêng biệt, kích vào nút lệnh sẽ thực hiện hành
động mặc định dựa trên biểu tượng hiện tại của nút lệnh. Người học có thể thay đổi hành
động mặc định bằng cách kích vào mũi tên sau đó chọn hành động mong muốn.
Các lệnh liên quan nhưng ít thông dụng hơn không được biểu diễn như nút lệnh trong
nhóm. Thay vào đó, chúng tồn tại trong hộp thoại hoặc khung giao diện được hiển thị bằng
cách kích chuột vào biểu tượng khởi tạo hộp thoại nằm ở góc dưới bên phải của nhóm.
Phía bên phải của tên các nhóm trong Ribbon là nút lệnh che dấu Ribbon. Kích vào
nút lệnh này sẽ ẩn đi toàn bộ các nhóm lệnh nhưng vẫn để lại tên của thẻ. Người học có thể
kích vào tên thẻ để hiển thị tạm thời các nút lệnh của nó. Kích vào bất cứ vị trí nào khác
với Ribbon để ẩn đi các lệnh một lần nữa. Khi toàn bộ Ribbon được hiển thị tạm thời, người
học có thể kích vào nút lệnh Gim chặt nằm ở bên phải của tên các nhóm lệnh để hiển thị cố
định Ribbon.
PHÍM TẮT: Nhấn Ctrl+F1 để thu nhỏ hoặc mở rộng Ribbon. Để biết danh sách các
phím tắt, xem phần "Các phím tắt" ở cuối cuốn sách.
Vùng điều hướng: nằm ở bên trái của cửa sổ chương trình, vùng điều hướng hiển
thị danh sách các đối tượng cơ sở dữ liệu. Theo mặc định, vùng điều hướng hiển thị
tất cả đối tượng trong cơ sở dữ liệu theo loại đối tượng, nhưng người học có thể lọc
danh sách bằng cách nhấn vào thanh tiêu đề của vùng và sau đó nhấp vào thể loại
hoặc nhóm đối tượng muốn hiển thị. Người học có thể thu gọn và mở rộng các nhóm
trong danh sách bằng cách nhấn vào biểu tượng chữ V trong vùng tương ứng. Nếu
vùng điều hướng gây cản trở công việc, người học có thể kích vào nút lệnh Đóng/Mở
ở góc trên bên phải để thu nhỏ. Để hiển thị trở lại vùng điều hướng, kích vào nút
Đóng/Mở lần nữa. Người học có thể kéo biên phải của vùng qua bên trái hoặc phải
để thu hẹp hoặc mở rộng vùng điều hướng.
PHÍM TẮT: Nhấn Ctrl+F11 để hiển thị hoặc ẩn đi vùng điều hướng.
10
Thanh trạng thái: nằm ở dưới cùng của cửa sổ chương trình, thanh trạng thái hiển
thị thông tin về cơ sở dữ liệu hiện tại và cho phép truy cập một số chức năng nhất
định của chương trình. Tại bên phải ngoài cùng của thanh trạng thái là thanh công
cụ phím tắt khung nhìn, cung cấp các nút lệnh thuận tiện cho việc chuyển đổi khung
nhìn của các đối tượng cơ sở dữ liệu đang hoạt động
Thanh trạng thái cho biết khung nhìn hiện tại và tình trạng bàn phím
Mục tiêu của tất cả tính năng giao diện người dùng là làm cho việc thao tác trên cơ sở
dữ liệu một cách trực quan nhất có thể. Lệnh cho các tác vụ thường xuyên phải luôn sẵn sàng,
ngay cả những lệnh có thể không được sử dụng thường xuyên cũng phải dễ dàng tìm thấy.
2.2. Làm việc với Ribbon
Như với tất cả các chương trình Office 2013, Ribbon của Access 2013 rất linh động, có
nghĩa là khi thay đổi chiều rộng của nó, các nút lệnh sẽ tương thích với không gian khả
dụng. Kết quả là, một nút có thể là lớn hay nhỏ, có hoặc không có nhãn, thậm chí có thể là
một mục trong một danh sách.
Chiều rộng của Ribbon phụ thuộc vào 3 yếu tố sau
Chiều rộng cửa sổ chương trình: tối đa hóa cửa sổ chương trình cung cấp nhiều
không gian nhất cho Ribbon.
Độ phân giải màn hình: độ phân giải màn hình là kích thước của màn hình hiển thị
được diễn tả là số lượng điểm ảnh chiều rộng × số lượng điểm ảnh chiều cao. Độ
phân giải màn hình càng lớn thì lượng thông tin hiển thị trên một màn hình càng
nhiều. Tùy chỉnh độ phân giải màn hình phụ thuộc vào card hỗ trợ đồ họa và màn
hình. Độ phân giải màn hình thông thường trong phạm vi từ 800 × 600 đến 2560 ×
1600. Số điểm ảnh theo chiều rộng (số đầu tiên trong độ phân giải màn hình) càng
cao thì số lượng nút lệnh xuất hiện trên Ribbon càng nhiều.
Để thay đổi độ phân giải màn hình:
1. Mở điều khiển Screen Resolution trong bảng điều khiển bằng một trong các
cách sau
o Kích phải chuột vào màn hình nền Windows, sau đó chọn Screen Resolution.
o Kích vào vùng trắng ở trên cùng của màn hình khởi động Windows 8, nhập
vào screen resolution. Sau đó ở vùng Search, chọn Settings, sau đó trong
kết quả của Settings chọn Adjust screen resolution.
Thông tin cơ sở dữ liệu Thông tin bàn phím
Thanh công cụ phím tắt khung nhìn
11
o Trong Control Panel (bảng điều khiển), mở điều khiển Display, sau đó chọn
Adjust Resolution (nếu Control Panel được thiết lập ở chế độ Hạng mục –
Category thì chọn Adjust screen resolution trong mục Appearance and
Personalization)
2. Tại màn hình Screen Resolution, kích vào mũi tên Resolution sau đó kích chọn
hoặc kéo chọn độ phân giải mong muốn, sau đó chọn Apply hoặc OK
Trên màn hình điều chỉnh độ phân giải Screen Resolution, người học thiết lập độ
phân giải bằng cách kéo con trỏ trên thanh trượt
Độ phóng đại của màn hình hiển thị: Nếu người học thay đổi độ phóng đại màn
hình thiết lập trong Windows, văn bản và các phần tử giao diện người dùng sẽ lớn
hơn, cho nên cũng rõ ràng hơn, tuy một số phần tử không phù hợp với màn hình.
Người học có thể thiết lập độ phóng đại màn hình từ 100 đến 500 phần trăm.
Người học có thể thay đổi độ phóng đại màn hình từ điều khiển Display trong bảng
điều khiển Control Panel hoặc dùng một trong các cách sau
o Kích phải chuột vào màn hình nền Windows, chọn Personalize, sau đó ở góc
dưới phía trái màn hình Personalization chọn Display.
12
o Nhập vào display ở trên cùng của màn hình khởi động Windows 8, chọn
Settings, sau đó chọn Display ở kết quả của Settings.
Trên màn hình Display, người học có thể chọn một trong những lựa chọn độ phóng
đại tiêu chuẩn hoặc thay đổi kích thước văn bản của các phần tử cụ thể.
Để thay đổi độ phóng đại màn hình đến 125 hoặc 150 phần trăm, kích vào lựa chọn
tương ứng trên màn hình Display.
Để lựa chọn độ phóng đại khác, kích vào liên kết Custom sizing options và ở hộp
thoại Custom sizing options chọn độ phóng đại mong muốn trong danh sách sổ xuống hoặc
kéo thước đo để thay đổi độ phóng đại nhiều hơn.
13
Người học có thể thiết lập độ phóng đại cao tới 500 phần trăm bằng cách kéo thước
đo ở hộp thoại Custom sizing options
Sau khi người học chọn OK ở hộp thoại Custom sizing options, độ phóng đại tùy chỉnh
được hiển thị ở màn hình Display kèm theo những cảnh báo nếu có về những vấn đề với độ
phóng đại đã chọn. Chọn Apply ở màn hình Display để chấp nhận thay đổi độ phóng đại.
2.3. Làm quen với các bước bài tập
Các hình chụp màn hình minh họa trong cuốn sách này được chụp trên màn hình có độ
phân giải 1024 × 768, độ phóng đại 100%. Nếu người học thiết lập khác, giao diện Ribbon
trên màn hình có thể không giống với những gì có trong sách. Vì vậy hướng dẫn bài tập
liên quan đến Ribbon có thể yêu cầu sự khác biệt nhỏ.
Hướng dẫn bài tập trong sách sử dụng định dạng:
Ở thẻ Home, trong nhóm Sort & Filter, kích vào nút lệnh Ascending.
Nếu lệnh có trong một danh sách, hướng dẫn của chúng tôi sử dụng định dạng
Ở thẻ Home, trong nhóm Records, kích vào nút lệnh More, sau đó trong danh
sách chọn Hide Fields.
Nếu có sự khác nhau giữa thiết lập màn hình người học với của chúng tôi gây ra một nút
lệnh nào đó xuất hiện trên màn hình người học khác với trong sách, người học có thể dễ
dàng làm theo các bước sau để xác định vị trí của nút lệnh đó. Đầu tiên, kích vào thẻ xác
định, sau đó tìm đến nhóm xác định. Nếu một nhóm bị ẩn đi trong danh sách nhóm hoặc
trong nút lệnh nhóm thì kích vào danh sách hoặc nút lệnh để hiển thị các lệnh trong nhóm.
Nếu người học không thể xác định ngay lập tức nút lệnh mong muốn thì trỏ đến các nút
nghi ngờ để hiển thị tên của chúng trong hộp thoại hướng dẫn nhanh.
Trong cuốn sách này, chúng tôi cung cấp các hướng dẫn dựa trên thiết bị nhập bàn phím
và chuột truyền thống. Nếu người học sử dụng Access trên thiết bị cảm ứng, họ sẽ phải
nhập lệnh bằng cách chạm ngón tay hoặc bút cảm ứng. Trong trường hợp đó hành động
chạm ngón tay sẽ thay thế cho việc kích chuột vào các phần tử giao diện người dùng theo
như chúng tôi hướng dẫn. Cũng chú ý rằng khi chúng tôi bảo người học nhập thông tin
trong Access, người học có thể làm điều đó bằng cách gõ phím, chạm ngón tay trên bàn
phím màn hình, thậm chí nói lớn tiếng tùy thuộc vào thiết lập của máy tính và cá nhân
người học.
BÀI TẬP: Trong bài tập này, người học sẽ khởi động Access và khảo sát màn hình hậu
cảnh cùng giao diện Ribbon
CÀI ĐẶT: Người học cần cơ sở dữ liệu GardenCompany01 trong thư mục thực hành
Chapter01 để hoàn thành bài tập. Tuy nhiên không cần mở ra, chỉ cần làm theo các
bước sau:
14
1. Từ màn hình khởi động (Windows 8) hoặc thực đơn khởi động (Windows 7), khởi
động Access 2013
2. Tại màn hình khởi động Access, ở phía dưới vùng bên trái, kích chọn Open Other
Files để hiển thị màn hình Open của khung nhìn hậu cảnh.
LỜI KHUYÊN: Từ khung nhìn hậu cảnh, người học quản lý các tập tin cơ sở dữ liệu
Access, nhưng không làm việc với nội dung của các cơ sở dữ liệu. Ví dụ, người học
có thể tạo ra một cơ sở dữ liệu, nhưng không tạo được một đối tượng cơ sở dữ liệu.
Chúng ta sẽ nói về những nhiệm vụ người học có thể thực hiện trong khung nhìn hậu
cảnh thuộc các chương khác của cuốn sách này.
3. Ở vùng bên trái của màn hình Open, kích vào Computer và ở vùng bên phải chọn
nút lệnh Browse. Sau đó trong hôp thoại Open, tìm đến thư mục thực hành
Chapter01 và kích đôi vào GardenCompany01 để mở cơ sở dữ liệu.
4. Nếu có cảnh báo bảo mật xuất hiện, kích vào Enable Content ở thanh cảnh báo bảo
mật.
LỜI KHUYÊN: cần phải đọc phần "Kích hoạt vi lệnh và các nội dung hoạt động
khác" trong bài này để tìm hiểu về các tùy chọn bảo mật truy cập.
Lưu lại cơ sở dữ liệu để người học có thể khảo sát mà không sợ ghi đè lên bản gốc
5. Kích vào thẻ File để hiện thị màn hình hậu cảnh, và kích vào Save As. Sau đó chọn
Save Database As ở vùng bên trái của trang Save As, và chọn Access Database
trong vùng Database File Types phía bên phải, tiếp theo kích vào nút lệnh Save As
6. Trong hộp thoại Save As, lưu cơ sở dữ liệu này với tên khác, ví dụ như
MyGardenCompany01.
LỜI KHUYÊN: trong cuốn sách này, chúng tôi giả định người học lưu các tập tin
trong các thư mục thực hành, nhưng người học có thể lưu vào bất cứ nơi nào họ
muốn. Khi chúng tôi nói đến các thư mục thực hành trong khi hướng dẫn, hãy thay
thế bằng các thư mục người học đã chọn.
7. Kích vào Enable Content ở thanh cảnh báo bảo mật.
Phía bên trái, vùng điều hướng hiển thị danh sách cảu tất cả các đối tượng trong cơ
sở dữ liệu. Kéo lên phía trên cùng của cửa sổ, Ribbon bao gồm năm thẻ: File, Home,
Create, External Data, và Database Tools. Bởi vì không có đối tượng cơ sở dữ liệu
hiện tại được mở, thẻ Home được kích hoạt mặc định, nhưng không một nút lệnh
nào hoạt động.
LỜI KHUYÊN: Cơ sở dữ liệu được tạo ra trong Access 2013 sử dụng định dạng tập
tin lưu trữ được giới thiệu trong Access 2007, và các tập tin của chúng có phần mở
rộng là .accdb. Người học có thể mở các tập tin cơ sở dữ liệu được tạo ra trong các
phiên bản Access trước đó (có phần mở rộng .mdb) bằng Access 2013. Sau đó người
học có thể hoặc là làm việc và lưu ở định dạng cũ hoặc làm việc và lưu trong định
dạng mới. Nếu người học chuyển đổi tập tin sang định dạng mới, họ không còn có
15
Thẻ công cụ
Vùng điều hướng đã chọn lọc Thanh điều hướng bản ghi Bảng ở trên trang thẻ
thể mở chúng trong các phiên bản trước Access 2007. Để biết thêm thông tin về các
định dạng ACCDB, tìm kiếm "accdb" trong Trợ giúp Access.
8. Tại thanh tiêu đề vùng điều hướng, kích vào All Access Objects, và sau đó trong
vùng Filter By Group của thực đơn, chọn Tables để chỉ liệt kê các bảng trong vùng
điều hướng.
9. Trong vùng điều hướng, kích đôi vào Categories để mở bảng này trong một trang
thẻ. Chú ý rằng thanh điều hướng bản ghi ở cuối trang chỉ ra có bao nhiêu bản ghi
trong bảng và bản ghi nào đang được hoạt động, và cho phép di chuyển giữa các bản
ghi. Cũng để ý rằng thẻ công cụ Fields và Table xuất hiện trên Ribbon. Những thẻ
công cụ này chỉ xuất hiện khi người học thao tác trên bảng.
Nút lệnh đại diện cho các lệnh liên quan đến làm việc với nội dung cơ sở dữ liệu
được tổ chức trên thẻ Home trong sáu nhóm: View, Clipboard, Sort & Filter, Records,
Find, và Text Formatting.
16
LỜI KHUYÊN: Theo mặc định, đối tượng cơ sở dữ liệu Access 2013 hiển thị trên
các trang theo thẻ. Nếu người học muốn, họ có thể hiển thị từng đối tượng trong một cửa
sổ riêng biệt. Trong hộp thoại Access Options, hiển thị màn hình Current Database, sau
đó trong vùng Application Options phía dưới Document Window Options, chọn
Overlapping Windows. Cửa sổ của mỗi đối tượng đều có tập hợp nút lệnh Tối thiểu hóa,
Phục hồi/Tối đa hóa và Đóng cửa sổ. Người học có thể di chuyển các cửa sổ đối tượng
bằng cách kéo thanh tiêu đề, thay đổi kích thước bằng cách kéo các khung viền, và có thể
sắp xếp chúng bằng cách kích vào nút lệnh Switch Windows trong nhóm Window và chọn
lựa các tùy biến (Nhóm lệnh này được thêm vào thẻ Home khi người học chọn Overlapping
Windows trong hộp thoại Access Options)
10. Tại thẻ Home, kích vào hộp thoại Text Formatting để mở hộp thoại Datasheet
Formatting
Từ hộp thoại Datasheet Formatting, người học có thể truy cập đến các cài đặt không
xuất hiện như là các nút lệnh ở nhóm Text Formatting như Gridline Color và Border And
Line Styles.
11. Đóng hộp thoại Datasheet Formatting.
12. Kích vào thẻ Create
Nút đại diện cho các lệnh liên quan đến việc tạo ra các đối tượng cơ sở dữ liệu được
tổ chức ở thẻ Create trong sáu nhóm: Templates, Tables, Queries, Forms, Reports, và
Macros & Code.
17
13. Kích đôi vào thẻ Create
Kích đôi vào thẻ đang hoạt động làm ẩn đi các nhóm lệnh của Ribbon và cung cấp
nhiều không gian hơn cho đối tượng cơ sở dữ liệu hiện tại.
14. Kích vào thẻ External Data để hiển thị tạm thời Ribbon đầy đủ, sổ xuống ngay phía
trên bảng
Nút đại diện cho các lệnh liên quan đến việc di chuyển thông tin giữa cơ sở dữ liệu
và các nguồn khác được tổ chức trên thẻ External Data trong 3 nhóm: Import & Link,
Export, và Web Linked Lists.
15. Kích vào nơi bất kỳ của bảng đã mở và để ý rằng Ribbon lại bị ẩn đi.
16. Kích đôi vào thẻ Database Tools để hiển thị cố định Ribbon và kích hoạt thẻ này
Nút đại diện cho các lệnh liên qua đến việc quản lý, phân tích, và đảm bảo độ tin
cậy dữ liệu được tổ chức vào thẻ Database Tools trong 6 nhóm: Tools, Macro,
Relationships, Analyze, Move Data, và Add-Ins.
Trước khi kết thúc bài tập này, đầu tiên hãy đóng đối tượng cơ sở dữ liệu đang hoạt
động, sau đó đóng cơ sở dữ liệu (Nếu muốn đóng cơ sở dữ liệu và thoát Access, kích vào
nút Close ở góc trên bên phải của cửa sổ chương trình).
17. Ở góc bên phải của thanh thẻ hiển thị bảng Categories, kích vào nút lệnh Close để
đóng bảng nhưng chưa đóng cơ sở dữ liệu.
18. Hiển thị màn hình hậu cảnh và sau đó kích vào Close để đóng cơ sở dữ liệu nhưng
chưa thoát Access.
18
LỜI KHUYÊN: Nếu người học không đóng cơ sở dữ liệu đang hoạt động trước khi
mở một cái khác, Access sẽ nhắc nhở lưu các thay đổi trước khi đóng cơ sở dữ liệu hoạt
động. Người học không thể có hai cơ sở dữ liệu được mở đồng thời trong một phiên làm
việc của Access. Nếu muốn có hai cơ sở dữ liệu mở cùng một lúc, người học phải bắt
đầu một phiên mới của Access.
LÀM SẠCH: Giữ lại phiên bản của cơ sở dữ liệu GardenCompany01 để sử dụng trong các
bài tập sau.
2.4. Lấy trợ giúp với Access 2013
Bất kỳ lúc nào mà người học có vấn đề với Access 2013 mà không được giải đáp trong
cuốn sách này thì họ sẽ phải cầu viện tới hệ thống trợ giúp Access. Hệ thống này là sự kết
hợp của các công cụ và thông tin có sẵn từ các trang web của Office để tham khảo khi người
học đang trực tuyến, và các thông tin cơ bản được lưu trữ trên máy tính của họ để tham
khảo khi đang ngoại tuyến. Tài liệu tham khảo trực tuyến có thể bao gồm các bài viết, video,
và các công cụ đào tạo khác.
Để mở cửa sổ trợ giúp của Access và tìm kiếm thông tin:
1. Ở gần góc bên phải của thanh tiêu đề, kích vào nút lệnh Microsoft Access Help để
mở cửa sổ trợ giúp Access.
PHÍM TẮT: Bấm phím F1 để hiển thị cửa sổ trợ giúp Access.
LỜI KHUYÊN: Để chuyển đổi giữa các nội dung tài liệu tham khảo trực tuyến và
ngoại tuyến, kích vào mũi tên ở bên phải của Access Help và sau đó chọn Access
Help From Office.com hoặc Access Help From Your Computer. Người học có thể
in thông tin được hiển thị ở cửa sổ trợ giúp bằng cách kích vào nút lệnh Print (in) ở
trên thanh công cụ. Người học có thể thay đổi kích cỡ font chữ của nội dung bằng
cách kích vào nút lệnh Use Large Text (sử dụng chữ lớn) ở trên thanh công cụ phía
bên trái của hộp tìm kiếm giúp đỡ.
2. Trong hộp tìm kiếm, nhập vào từ khóa tìm kiếm, và sau đó kích vào nút lệnh Search
(hình kính lúp) để hiển thị danh sách các nội dung liên quan.
3. Trong danh sách kết quả tìm kiếm, kích vào nội dung quan tâm để hiển thị thông tin
tương ứng.
4. Đi đến thông tin liên quan bằng cách kích vào bất cứ liên kết nào được xác định bởi
văn bản màu xanh.
LỜI KHUYÊN: Khi có liên kết chỉ mục xuất hiện ở phần đầu của một bài viết, người
học có thể nhấn vào liên kết để di chuyển trực tiếp đến chỉ mục đó của bài viết. Người
học có thể kích vào liên kết Top Of Page ở cuối bài viết để quay lại từ đầu
5. Khi người học kết thúc việc khảo sát, đóng cửa sổ trợ giúp Access bằng cách kích vào
nút Close ở góc phải trên cùng của cửa sổ.
