CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

GESTIN DOCUMENTAL II TRABAJO UNIDAD TRES: ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

GEST-DOC-TALLER-UNIDAD-3-Gr-07.doc Pgina 1 de 32

TRABAJO UNIDAD TRES

DIANA PATRICIA GUERRA DIAZ ELIANA MELISSA MEJIA GALLEGO

GERMAN LIBARDO MARIO FONSECA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

GESTION DOCUMENTAL II ARMENIA 2015



TRABAJO UNIDAD TRES

DIANA PATRICIA GUERRA DIAZ ELIANA MELISSA MEJIA GALLEGO

GERMAN LIBARDO MARIO FONSECA

PROFESORA: LUZ MARINA ARIAS GONALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

GESTION DOCUMENTAL II ARMENIA 2015



CONTENIDO

INTRODUCCION .............................................................................................................................. 5

OBJETIVO ......................................................................................................................................... 6

1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES? ........................................................... 7

2. Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin. ................................................. 9

3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos. .............................. 9

4. Qu se refleja con la Clasificacin? ...................................................................................... 10

5. Qu implica la clasificacin? ................................................................................................. 11

6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada uno de ellos?11

7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una organizacin en la

Clasificacin? .................................................................................................................................. 12

8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin? ................................................. 12

9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES? ........................................................................... 13

10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos

ejemplos de cada una. ................................................................................................................... 14

11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos ...................................................................... 15

12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas? ................. 16

13. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la gestin

documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite, Organizacin, Transferencia,

Disposicin de documentos, Preservacin a largo plazo, y Valoracin. Teniendo en

cuenta estos procesos, visite una entidad pblica e indague paso a paso cules son las

actividades que se realizan en cada uno de ellos e ilstrelos con fotografas. .................... 17

14 Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los

documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en

cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e Histrico). .................................................. 19



15 Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y explicar el

paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su produccin. ................. 25

16 Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o

etapas. .............................................................................................................................................. 27

17. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la los Acuerdos 03,

04, 05 de marzo 15 de 2013. ........................................................................................................ 29

CONCLUSIONES ........................................................................................................................... 31

BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................... 32



INTRODUCCION

Este documento es el desarrollo de un taller muy didctico, en el que se plasman

conceptos sobre el ciclo vital de los documentos, y por medio de una visita a una

empresa pblica en este caso, los afianzamos; es una manera muy interesante

de comprender el tema, y que nos permite centralizar el contenido del tema

directamente en el ambiente laboral; esto nos permite familiarizarnos con estos

contenidos directamente en la prctica empresarial, y el la labor diaria de la

gestin documenta en la empresa; el hecho de estar en las oficinas donde se

desarrolla toda esta teora documental permite entender y valorar la importancia

que tiene en las empresas.



OBJETIVO

General.

Comprender el ciclo vital de los documentos, por medio del desarrollo de un taller

muy completo e interesante.

Especficos.

Analizar de forma prctica la teora del ciclo vital de los documentos, ya que es

un tema muy importante en la Gestin Documental.

Afianzar los conceptos ms importantes del ciclo vital de los documentos en

forma grupal, con un auto aprendizaje eficiente de manera personal, e

interactuando con el grupo, usando las herramientas tecnolgicas.

Conocer de forma directa la gestin documental en la empresa para consolidar la

teora y el conocimiento del ciclo vital de los documentos.



TALLER UNIDAD 3

1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa , en

elejercicio de sus funciones, las cuales, segn su jerarqua ilustrada en

elorganigrama, originan los fondos, las secciones, las subsecciones, las series y

las subseries documentales.

Fondo Documental :

Es la totalidad de la documentacin producida y recibida por una institucin o

persona, en desarrollo de sus funciones o actividades.

Seccin Documental:

Es una subdivisin del fondo identificada con la produccin documental de

unaunidad o divisin administrativa o funcional de la institucin que produce el

fondo.

Subseccin Documental:

Es una subdivisin de la seccin documental (divisin administrativa). En

algunos casos la subseccin recibe el nombre de Oficina, Divisin o Seccin.

La subseccin tiene a su cargo funciones y actividades especficas dentro de la

seccin.



Serie Documental:

Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas

desarrolladaspor una entidad en cumplimiento de una funcin determinada.

Cada seccin ysubseccin est constituida por documentos agrupados en

series.

Subserie Documental:

Es una subdivisin de la serie documental. Est conformada por un conjunto

deunidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.

Unidad Documental:

Es el resultado fsico de una actividad llevada a cabo en las

unidadesadministrativas por las funciones que le han sido asignadas.

La unidad documental puede ser simple o compleja. Es simple, cuando

estconstituida por el mismo tipo documental, es compleja cuando est

integrada por tipos documentales de



2. Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin.

Descripcin Documental:

Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones,

materializado en representaciones que permiten su identificacin, localizacin y

recuperacin de su informacin para la gestin y para la investigacin.

Ordenacin Documental:

Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden

previamente acordado.

Clasificacin Documental:

Es el proceso mediante la cual se identifican y establecen las series que

componen cada agrupacin documental (fondo, seccin, subseccin), de

acuerdo a la estructura orgnico funcional de la entidad.

3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.

La ordenacin es el proceso que consiste en establecer secuencias naturales

cronolgicas y/o alfabticas, dentro de las categoras o grupos definidos en la

clasificacin. (...) De acuerdo con estos planteamientos, se puede decir que la

organizacin es un resultado, producto de realizar adecuadamente, en primer

lugar, la clasificacin y, en seguida, la ordenacin. Si no se dan los procesos de

manera complementaria se debe afirmar que no hay una adecuada

organizacin, pues se pueden tener o custodiar archivos bien clasificados pero

mal ordenados. La organizacin (clasificacin, ordenacin) no solo se



comprueba examinando fsicamente los documentos, sta tambin se puede y

se debe- observar o representar en instrumentos de control (Inventarios, Tablas

de Retencin Documental, Tablas de Valoracin Documental) o en instrumentos

de consulta (Guas, Catlogos). En tales instrumentos se puede apreciar la

coherencia y confiabilidad de los procesos de organizacin.

De acuerdo con estos planteamientos, se puede decir que la organizacin es un

resultado, producto de realizar adecuadamente, en primer lugar, la clasificacin

y, en seguida, la ordenacin. Si no se dan los procesos de manera

complementaria se debe afirmar que no hay una adecuada organizacin, pues

se pueden tener o custodiar archivos bien clasificados pero mal ordenados

Organizacin = Clasificacin + Ordenacin + Descripcin

4. Qu se refleja con la Clasificacin?

Se refleja la jerarquizacin y clasificacin dada a la documentacin producida

por una institucin. En ellas se registran jerrquicamente las secciones,

subsecciones, las series y subseries documentales. Cada unidad productora

se identificar por un cdigo.

Este cdigo se asigna teniendo en cuenta el nivel jerrquico

Ejemplo:

Primer digito. Rectora

Segundo digitoDecanaturas

Tercer digitoSecretarias de Decanatura



5. Qu implica la clasificacin?

La clasificacin implica identificar la procedencia de los documentos teniendo

en cuenta la estructura orgnica y las funciones desarrolladas por una

institucin a lo largo de su gestin.

Procedencia

Clasificar Identificar Estructura

Funciones

6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada

uno de ellos?

Principios de procedencia

Permite identificar la procedencia de los documentos, la cual puede ser

instituciones (fondos documentales) y administrativos (secciones y subsecciones

documentales)

Para la aplicacin del principio de procedencia debe identificarse la entidad

productora de los documentos, la dependencia productora, las funciones

desarrolladas, y los documentos producidos agrupados en series.

Este principio debe aplicarse a toda la entidad, incluyendo la unidad ms

pequea que cumpla funciones definidas y determinadas, sobre la cual tenga

una responsabilidad directa, se clasificndola de acuerdo a la estructura

orgnica.



Principio de orden original

Hace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de cada

carpeta o expediente ubicndolos de manera consecutiva de acuerdo como se

dieron las actuaciones administrativas que dieron lugar a su produccin.

Cuando una serie documental est compuesta por varios expedientes o

carpetas, estas tambin deben ir ubicadas de manera consecutiva respetando

el orden natural en que fueron conformados.

7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una

organizacin en la Clasificacin?

Las funciones comunes establecen las funciones administrativas genricas

que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad

(personal, presupuesto, asuntos, jurdicos,)

Las especificas por su parte desarrollan la misin de la entidad y constituyen

su razn de ser, hacindolas diferentes de cualquier otra.

8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?

Identificacin de productores

Estructura orgnica

Series documentales o asuntos



Identificacin de productores

Lo que primero que tenemos que tener en cuenta es identificar de los fondos

documentales a partir de la informacin contenida en los actos administrativos

de creacin y reestructuracin, de los organismos productores y de los

organigramas.

Estructura orgnica

Con la estructura orgnica identificamos las secciones y subsecciones

documentales relacionndolas con la documentacin producida por cada una de

las dependencias de mayor rango y los grupos en que estas se subdividen.

Estos datos son importantes para codificar las dependencias y las series

documentales que le corresponden cada una

Series documentales y asuntos

Con las series documentales se identifican las funciones y actividades

desarrolladas por cada dependencia para el cumplimiento de los objetivos

propuestos.

Para el desarrollo de sus funciones, cada entidad establece tramites y

procedimientos administrativos que se reflejan en la produccin documental

necesarias para iniciar y finalizar la accin administrativa.

9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES?

Es la unin de documentos en pro de generar una accin administrativa para

que en su posterior trmite realice la funcin con motivo de su creacin.



Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de los

documentos que hagan parte de esta unin.

10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de

dos ejemplos de cada una.

Unidad documental simple

Est conformada por una sola tipologa, ya que su funcin es la misma y un

tanto repetitiva como por ejemplo:

La unidad documental de Actas de reunin de la EIB, posee en un orden

consecutivo y cronolgico las actas hechas durante un periodo determinado

(varios das). En la que contiene una sola tipologa llamada Actas de reunin, en

las que estn registradas todas las reuniones en funcin de solucionar y/o

realizar las labores administrativas de la EIB.

Unidad documental compuesta:

Es la que posee variedad de tipologas documentales que van relacionadas con

algo en comn. Por ejemplos:

La unidad documental de la historia acadmica de Natalia Andrea Echeverri,

posee la fotocopia del documento de identidad (cedula), Formulario de

inscripcin, Cuenta de servicios pblicos, Certificado de bachillerato, diploma de

bachillerato, pruebas del examen de estado, registro de las notas, etc. Muchos

documentos que se relacionan con un individuo. (Natalia) en funcin de ejecutar

un programa acadmico.



11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos

Podemos decir que tipos documentales son todas las informaciones

consignadas en un documento y que estn reguladas por unas normas

procedimentales, utilizando formatos preconcebidos. Se conocen dos tipos de

documentales; tipo documental simple y tipo documental compuesto que se

puede utilizarlos siguientes soportes: papel, disco magntico, ptico o

electrnico, fotografa.

Ejemplos:

TIPO DOCUMENTAL SIMPLE

Conformado por un solo documento cuyo contenido mantiene una unidad de

informacin con el emisor y el receptor como son en este caso, un oficio, una

carta, una letra de cambio, un recibo, un memorando, las cuales se producen en

forma cronolgica y van enumeradas en forma ascendente.

TIPO DOCUMENTAL COMPUESTO

Conformado por dos o ms tipos documentales que tienen relacin entre si y

conservan una unidad de informacin conocido formalmente como expediente

tales como, carpeta con los documentos que conforman la hoja de vida de un

empleado as:

Proceso de seleccin (hoja de vida, entrevista preliminar, pruebas psicolgicas,

examen medico de ingreso, estudio tcnico, visita domiciliaria, contrato)



Documentos requeridos: (de identidad, certificaciones laborales y personales,

recibo de servicios, certificacin de estudios, antecedentes disciplinarios,

judiciales.

Afiliaciones de ley (EPS, fondo de pensiones, de cesantas, caja de

compensacin)

Procesos disciplinarios (informes, descargos, sanciones)

12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o

etapas?

El ciclo vital del documento es la vida til del mismo para una institucin tanto

oficial como privada que muestra las diferentes etapas que este debe transitar

de su creacin hasta su eliminacin o conservacin definitiva y sus fases o

etapas son las siguientes:

ARCHIVO DE GESTIN En una entidad este archivo, contiene todos los documentos que habitualmente estn en permanente produccin y consulta

ARCHIVO CENTRAL En este archivo se recopilan todos aquellos documentos que son fuente de consulta importante para la entidad pero que no se hace con una frecuencia cotidiana si no, cuando las circunstancias o necesidades lo exigen

Valores

primarios

Administrativo

Legal

Fiscal

Contable

Tcnico



13. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la gestin

documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite, Organizacin,

Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a largo plazo, y

Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una entidad pblica e

indague paso a paso cules son las actividades que se realizan en cada uno

de ellos e ilstrelos con fotografas.

Entidad: La Contralora.

Foto No 1. Archivo Entidad CGR.

ARCHIVO HISTORICO En este archivo van a reposar aquellos documentos que por su valoracin han sido seleccionados por la entidad productora dndole un valor histrico.

Cultural

Cientfico

Valores

secunda

rios

Histrico



Despus de una visita, un poco difcil por el carcter de la entidad, fue muy

limitada la informacin que proporcionaron, ya que la informacin que se

maneja es de carcter reservado por la naturaleza administrativa de la entidad,

pero despus de observar y escuchar la charla, se logro obtener lo siguiente:

Planeacin: Esta entidad hace un trabajo interdisciplinario donde intervienen,

funcionarios de la oficina de planeacin, oficina de archivo (Direccin de

Imprenta Archivo y Correspondencia), sistemas y la oficina de comunicaciones,

con el fin de disear los formatos a utilizar de manera transversal en la entidad,

incluyendo la adecuada utilizacin de imagen corporativa.

Produccin: En este proceso la entidad agrupa a todas las dependencias, y

quien lidera el proceso es la DIAC con el apoyo de la oficina de planeacin,

donde buscan unificar criterios para su elaboracin, identificar su ingreso y

produccin, formato utilizado, y la trazabilidad de la informacin plasmada en

procesos y procedimiento de la entidad.

Gestin y trmite: Este proceso se elabora en la entidad a travs de aplicativos

como, el sistema de gestin documental, donde registran todas las

comunicaciones que entran y salen, permitiendo hacer un seguimiento y conocer

la trazabilidad de los documentos, otro sistema es SICA, que permite llevar y

controlar las auditorias, SIPAR que lleva la trazabilidad de las denuncias y

derechos de peticin, entre otros.

Organizacin: Esta normalizada por el manual de gestin documental de la

entidad, en la se establece como debe realizarse la organizacin de los

documentos sin importar el soporte,; este manual sigue lineamientos por AGN.

Transferencia: Se realizan de acuerdo a lo establecido en las TRD, y dentro del

marco de comit de archivo, por medio del desarrollo del proceso, identificando

e inventariando la documentacin para su trmite determinado, sobre

transferencias primarias, secundarias.



Disposicin de documentos: Estas actividades se desarrollan al pie del trmite

sobre TRD y TVD, actividad aprobada por el comit de archivo, cada actividad

sea eliminacin o conservacin se realiza de acuerdo a lo indicado en el manual

de gestin documental.

Preservacin a largo plazo: Este proceso se lleva a cabo por medio de

unidades fsicas de almacenamiento (cajas y carpetas), adicionalmente se esta

en proceso de adquisicin de nuevas reas para almacenar la documentacin, y

de un servidor informtico o repositorio para el almacenamiento de archivos

electrnicos.

Valoracin: En este proceso se tienen en cuenta los valores primarios y

secundarios de acuerdo a la normatividad vigente, en reuniones

interdisciplinarias entre la DIAC, planeacin y la oficina que produce y recibe los

documentos, plasmada en las TRD.

14 Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital

de los documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que

se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e

Histrico).

Archivo de Gestin: La entidad cuenta con 31 archivos de gestin en el nivel

central, los cuales se encuentran ubicados en cada dependencia, en espacios

adecuados para ellos, all se conservan por el tiempo que establezca la tabla de

retencin documental, contando su permanencia desde el ao que fue finalizado

el expediente. Los procesos de gestin documental que se desarrollan en esta

fase son:



Foto No 2. Documentos perteneciente a un archivo de gestin de la entidad

Foto No 3. Modelos de cajas y sealizacin utilizada en el archivo de gestin.



En el archivo de gestin podemos encontrar el desarrollo de los siguientes

procesos de la gestin documental: Produccin, Gestin y trmite,

Organizacin, Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a largo

plazo, y Valoracin

Archivo central: Esta entidad cuenta con un archivo central en el nivel central

de la entidad, ubicado en el sector de lamos de Bogot, es una bodega que

cuenta con estantera y dems mobiliario de archivo adecuado para el acervo

documental; tambin cuenta con elementos de seguridad, como extintores,

sealizacin, y los funcionarios cuentan con indumentaria adecuada para su

desempeo, como guantes, tapabocas, batas, gafas entre otos; en este archivo

se conserva la informacin que es transferida del archivo de gestin. Los

procesos de gestin documental que se desarrollan en esta fase son:

Foto No 4. Archivo central primer nivel CGR



Foto No 5. Archivo central segundo nivel CGR

Foto No 6. Lector y mueble de almacenamiento de rollos de microfilmacin CGR



En el archivo central podemos encontrar el desarrollo de los siguientes procesos

de la gestin documental: Produccin (solamente documentos relacionados con

la administracin del archivo central), Gestin y trmite, Organizacin,

Transferencia, Disposicin de documentos y Preservacin a largo plazo.

Archivo histrico: Actualmente la entidad esta conformando este archivo; que

inicialmente ser el producto de la valoracin que se le haga a un fondo

documental acumulado y la otra parte se conformara como producto de las

transferencias secundarias, que muy pronto se comenzarn a realizar. La

entidad tiene identificado sus documentos histricos, pero aun no cuenta con un

rea adecuada para este archivo. De acuerdo a lo informado por el funcionario

que atendi la visita, y teniendo en cuenta que el archivo histrico esta en

proceso de conformacin, los procesos de gestin documental que se

desarrollan en esta fase son:

En el archivo histrico podemos encontrar el desarrollo de los siguientes

procesos de la gestin documental: Produccin (solamente documentos

relacionados con la administracin del archivo histrico), Gestin y trmite

(registro de consultas, registro de visitas, instrumentos de descripcin entre

otros), Organizacin, y Preservacin a largo plazo.



Foto No 7. Archivo historico en proceso de creacin CGR

Foto No 8. Tomos de resoluciones que hacen parte del archvo histrico CGR



15 Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y

explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde

su produccin.

DOCUMENTO

ARCHIVO DE GESTIN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTORICO

Denuncias Es recibida por al

unidad de

correspondencia.

Remitida a la

contralora delegada

de participacin

ciudadana, despus

de un anlisis y

estudio, de acuerdo al

tema que trate es

enviada a la

contralora delegada

del sector

correspondiente.

La contralora

delegada del sector

correspondiente da

respuesta al

remitente, con copia a

la contralora

delegada de

participacin

ciudadana.

La denuncia es

archivada en el

Una vez cumplido el

tiempo en el archivo

de gestin la

denuncia con su

respuesta es

transferida al archivo

central, donde

permanecer por el

tiempo que indique la

TRD.

Cumplido el tiempo de

retencin en el

archivo central y de

acuerdo a la

disposicin final del

documento, que para

el caso es seleccin,

al archivo histrico

solo llegan las

denuncias que tratan

de ley de victimas,

derechos humanos y

algunas con

valoracin especial

determinada por el

comit de archivo.



archivo de gestin por

el tiempo indicado en

la TRD.

Informe de auditoria Despus del

documento que dio

inicio al proceso de

auditoria, y despus

de su desarrollo, se

consolida su resultado

en un informe de

auditoria, que es

elaborado, y firmado

por el contralor

delegado del sector.

Este informe es

digitalizado e ingresa

al aplicativo SICA.

Se enva el informe al

ente auditado, y una

copia queda en la

subsede informes de

auditoria.

Este queda archivado

por el tiempo que

indica la TRD.

Una vez cumplido el

tiempo de retencin

establecido en la

TRD, se realiza la

transferencia primaria

al archivo central.

Permanece en este,

por el tiempo indicado

en la TRD.

Cumplido el tiempo en

el archivo central, a

travs de una

transferencia

secundaria es informe

pasa al archivo

histrico, ya que su

disposicin final es la

conservacin total.

Memorando Este documento es

producido en todas

las dependencias.

Es radicado por la

oficina que lo produce

y se enva a las

dems dependencias

(ejemplo un

Una vez cumplido el

tiempo de retencin

establecido en la

TRD, se realiza la

transferencia primaria

al archivo central del

memorando de la

dependencia

Si el memorando

hace parte de una

serie o subserie

documental de

conservacin total,

llega a este archivo.

De ser as, el

memorando es



memorando de

carcter informativo

para todas las

dependencias).

Es archivado por la

dependencia que lo

produce de acuerdo a

las TRD, y por la que

lo recibe.

Permanece en este

archivo, por el tiempo

indicado en la TRD de

la dependencia

productora, como de

las destinatarias.

Cumplido el tiempo de

retencin en las

dependencias

destinatarias se

elimina el

memorando.

productora.

Es este archivo

permanece el

memorando por el

tiempo establecido en

la TRD.

Cumplido este tiempo,

si su disposicin final

es conservacin total,

pasa al archivo

histrico, de lo

contrario es

eliminado.

conservado

permanentemente.

16 Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas

fases o etapas.

DOCUMENTO

ARCHIVO DE

GESTIN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO

HISTORICO

Denuncias En esta etapa se

tienen en cuenta los

valores primarios que

son: Administrativo,

En esta etapa se




En esta etapa se


valores secundarios

que son: histrico,



legal, fiscal, contable

y tcnico.

Para el caso de la

denuncia, su valor es

administrativo.


y tcnico.

Al igual que en el

archivo de gestin,

para el caso de la


administrativo en esta

etapa.

cientfico y cultural.

Para el caso de la


histrico y cultural.

Informe de auditoria En esta etapa se





y tcnico.

Para el caso del

informe de auditoria,

su valor es

administrativo, legal y

fiscal.

En esta etapa se





y tcnico.

Al igual que en el

archivo de gestin,

para el caso del


su valor es


fiscal en esta etapa.

En esta etapa se


valores secundarios

que son: histrico,


Para el caso del


su valor es histrico y

cultural.

Memorando En esta etapa se





y tcnico.

Para el caso del

memorando, su valor

es administrativo,

legal y tcnico.

En esta etapa se





y tcnico.

Al igual que en el

archivo de gestin,

para el caso del

memorando, su valor


tcnico en esta etapa.

En esta etapa se


valores secundarios

que son: histrico,


Para el caso del

memorando, su valor

es histrico de

acuerdo a la serie en

que se encuentre.



17. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la los

Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.

El ACUERDO 03 DEL 15 DE MARZO DE 2013 DEL CONSEJO DIRECTIVO

DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION POR EL CUAL SE REGLAMENTA

EL DECRETO 2578 DE 2012, SE ADOPTA Y REGLAMENTA EL COMIT

EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Y

SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES,

Con este acuerdo unos de los aspectos mas relevantes es la definicin del

Comit evaluador, sus integrantes y las funciones especiales que se le otorgan

con el fin de seleccionar a travs de las TRD y TVD los documentos

componentes del Archivo General de la Nacin para determinar su valor

histrico, su conservacin, preservacin del patrimonio documental de la Nacin

recopilado de todas y cada una de las entidades de carcter oficial, nacionales,

departamentales, municipales y privadas que cumplen funciones pblicas,

enmarcadas en la ley 80 de 1989.

EL ACUERDO 04 DEL 15 DE MARZO DE 2013 DEL CONSEJO DIRECTIVO

DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

Al reglamentar los Decretos 2578 y 2609 de 2012, modifica la conformacin de

las TRD y TVD de estricto cumplimiento para las entidades oficiales tanto

nacionales, departamentales, distritales, municipales y las privadas con

funciones pblicas, determinando su mbito de aplicacin, su alcance,

determinando el equipo encargado de su elaboracin y la aplicacin de criterios

como son la idoneidad, el anlisis contextual, la trazabilidad y control de los

mismos por parte de todas las entidades obligadas a su estricto cumplimiento.



EL ACUERDO 05 DEL 15 DE MARZO DE 2013 DEL CONSEJO DIRECTIVO

DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

Por el cual se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y

descripcin de los archivos de las entidades pblicas y privadas que cumplen

funciones pblicas.

Con el cual se les recuerda la obligacin perentoria de la organizacin de los

archivos, teniendo en cuenta el desarrollo establecido de los procesos de

clasificacin, ordenacin y descripcin, facilitando con esto el proceso de

acceso y consulta, con la utilizacin de la TRD y TVD para brindar un mejor

servicio al usuario de su labor administrativa.

As mismo todas las entidades del estado estn obligadas de crear los archivos

centrales institucionales para la recepcin, organizacin y custodia de

documentos, teniendo en cuanta la estructura jerrquica de todas las

agrupaciones documentales en sus diferentes niveles.

De acuerdo a la estructura orgnico funcional de las entidades oficiales, sean

estas, departamentales, distritales, municipales en los diferentes estamentos del

estado podrn crear los archivos generales territoriales y archivos histricos

constitucionales siempre y cuando provengan de los archivos centrales as como

de tambin de los fondos documentales que tengan un valor histrico y que

hayan sido dados en custodia o donados por las entidades particulares.

As mismo es de obligatoriedad que las entidades del estado que conserven

archivos histricos, pblicos y privados, deben desarrollar procesos que

permitan el acceso, la consulta y la visualizacin a travs de las pginas WEB.



CONCLUSIONES

Como punto importante y esencial para el desarrollo de nuestra actividad de la

Ciencia de la Informacin la Documentacin, Bibliotecologa y Archivstica, este

taller fue muy importante para reforzar lo visto anteriormente en Gestin

Documental I, pues los temas tratados fueron una radiografa de lo que el futuro

como profesionales de esta ciencia podemos brindar e instrumentar en

cualquiera de las entidades tanto oficiales como privadas que requieran el

concurso de nuestros conocimientos.

Realizar Este tipo de talleres permite reforzar el conocimiento sobre el ciclo vital

de los documentos, y la visita no permite conceptualizar la realidad en la que

seguramente nos desempearemos.



BIBLIOGRAFIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Manual Implementacin de un programa

de Gestin Documental- PGD. 2014.

COLOMBIA. Ministerio de Cultura. Decreto nmero 2609 de 2012 de 14 de

Diciembre de 2012.

http://lehernandez66.blogspot.com/2010_10_01_archive.html. (Consultada 9 de

Marzo de 2015)

https://elmundodocumental.wordpress.com/2012/12/05/clasificacion-y-

ordenacion- de-los-documentos/ file:///C:/Users/dguerra/Downloads/

Cartilla%20de%20Ordenaci%C3%B3n%20.pdf. (Consultada 10 de Marzo de

2015)

http://190.26.215.130/index.php?idcategoria=4395. (Consultada 10 de Marzo de

2015)

http://190.26.215.130/?idcategoria=2329 (Consultada 11 de Marzo de 2015)

Documents

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS