86 JULI 2015

Dunia kerja di kota besar tidak

lepas dari menerima undangan atau bahkan mengundang

untuk makan siang atau malam

resmi yang juga sekaligus ajang bersosialisasi, entertaining, atau membicarakan pekerjaan. Agar tidak melakukan kesalahan yang memalukan, CLEO meminta bantuan Susanne Kleinsteuber, seorang International Business Etiquette Consultant & Cross-Cultural Specialist untuk menjawab pertanyaan dari beberapa CLEO babes.

Ketika kolega saya mengajak makan siang, tentunya kami masing-masing membayar apa yang kami makan. Tetapi jika saya harus bertemu klien dan dia menyarankan melanjutkan diskusi sembari makan siang, saya tidak yakin, siapa yang harus membayar?—Grace H.

Susanne Kleinsteuber (SK): Secara umum peraturannya adalah siapa yang mengundang adalah yang membayar. Tetapi tentunya kembali lagi kepada sifat dari hubungan bisnis dan tujuan Anda. Contohnya, jika Anda yang menginginkan sesuatu (apakah itu informasi atau rekomendasi), atau klien Anda bisa memberikan keuntungan ke

Business Entertaining

Siapa yang membayar, bagaimana cara mengundang, dan etika lain yang harus kita ketahui dalam perjamuan di lingkungan bisnis.

perusahaan dan karena itu penting bagi Anda, tentu Anda yang harus membayar. Jika keadaannya sebaliknya, maka biarkan dia yang membayar. Tetapi bukan berarti Anda lalu memesan makanan termahal di menu, karena akan memberikan kesan oportunistis.

Tetapi jika Anda merasa klien Anda selalu mengajak bertemu di restoran sehingga Anda selalu harus membayar, hal ini tidak adil juga, karena itu ajak untuk bertemu di kantor.

Saya baru dipromosikan sebagai kepala sekretaris di bank tempat saya bekerja. Saya harus mengelola jadwal dan undangan untuk atasan.

JULI 2015 87

Teks

Sus

anne

Kle

inst

eube

r Ter

jem

ahan

Lei

la S

afira

Fo

to G

etty

Imag

es, F

otos

earc

h, D

ok. P

ribad

i

Bagaimana cara menerima atau menolak dengan baik undangan resmi untuk atasan saya?—Liana T.

SK: Etiket RSVP yang buruk menyianyiakan waktu, uang dan tenaga yang dihabiskan hanya untuk melakukan follow up undangan. RSVP adalah kepanjangan dari “répondez, s’il vous plaît”, yang berarti “harap dijawab”; yang mengirimkan undangan perlu mengetahui apakah Anda menerima atau menolak undangan tersebut, tentunya untuk keperluan menghitung tempat dan biaya sebelumnya.

RSVP biasanya dicantumkan di bagian kiri bawah undangan sambil menyebutkan cara untuk menjawab (contohnya: contact person, nomer telepon atau email). Undangan resmi tidak jarang hadir dengan kartu respons, yang bisa segera Anda kirim kembali. Selalu yakinkan untuk menjawab undangan segera, paling tidak dalam waktu satu minggu.

Jika atasan Anda tidak bisa hadir karena ada hal yang mendadak, beliau harus memberikan informasi ini kepada sang pengundang secara langsung. Jika pengundang tidak bisa dihubungi, Anda bisa menghubungi tempat di mana acaranya dilaksanakan (maître dari restoran, misalnya). Jika tetap tidak bisa dihubungi, tulislah permintaan maaf yang hangat dan sopan keesokannya dan ditandatangani oleh atasan Anda.

Kemacetan di Jakarta menghambat untuk datang tepat waktu ke mana pun. Sering kali orang tidak segan datang terlambat dan membiarkan pihak lain menunggu (being fashionably late). Dalam etiket undang – mengundang di restoran, berapa lama saya harus menunggu tamu yang datang terlambat? Bagaimana jika saya tiba terlalu dini? Apakah saya boleh memesan minum sembari menunggu?—Amanda A.

SK: Peraturan terpenting dalam etiket diundang acara resmi adalah: jangan sampai terlambat. Bahkan 5 sampai 10 menit terlambat saja bisa menimbulkan kesan buruk, apalagi lebih dari itu. Tata krama umum adalah menunggu semua tamu hadir baru makanan bisa dihidangkan. Tamu yang terlambat (dan tidak bisa menghindari keterlambatannya) harusnya menghubungi pengundang dan memberi tahu di mana posisinya.

Ketika Anda menjadi pengundang, tunggu 15 menit sebelum Anda menghubungi tamu yang terlambat untuk menanyakan posisinya. Tawarkan minuman untuk tamu yang lain, kemudian tunggu hingga 30 sampai maksimum 45 menit sampai tamu lain bisa memesan makanan dan hidangan mulai disajikan. Jangan menunggu lebih dari itu, karena tamu lain bisa kelaparan atau lelah menunggu setelah seharian bekerja, atau lebih parah lagi, terlalu mabuk karena minum wine dengan perut kosong.

Ketika Anda sampai ke lokasi sebelum pengundang tiba, Anda bisa menanti di bar sambil memesan minuman, atau langsung duduk di meja untuk acara yang tidak terlalu resmi. Tetapi perhatikan untuk tidak menyentuh serbet atau keranjang roti. Meja harus kelihatan tidak berubah sampai pengundang datang.

Tips Yakinkan atasan Anda jika beliau

sering tidak hadir di acara makan seated, bisa jadi beliau tidak akan diundang lagi.

Lebih buruk lagi bila atasan menolak undangan kemudian

di akhir waktu memutuskan untuk datang.

Yakinkan juga kalau atasan Anda tidak akan membawa

rekan yang tidak diundang kecuali sudah mengkonfirmasi ke pengundang sebelumnya.

88 JULI 2015

Saya harus mengundang klien dan partner bisnis untuk makan malam lebih sering. Apakah ada etika restoran dan pengundang yang saya harus ketahui agar acara berjalan dengan mulus dan sukses?—Sheila M.

SK: Peraturannya atau moto yang harus Anda pegang adalah: “kendalikan yang bisa dikendalikan”.

1 Pilih tempat, sebaiknya pilih restoran yang Anda sudah familier, sehingga tahu mengenai kualitas

makanan, pelayanan hingga suasana. Pikirkan juga selera makan yang Anda undang, contohnya jangan mengundang seorang vegetarian ke steak house.

2 Lakukan konfirmasi atas reservasi di restoran yang dipilih, juga kepada para tamu. Jika tempat

yang Anda pilih ada dress code khusus, jangan lupa menyampaikannya kepada para undangan.

3 Pilih meja dan kursi terbaik. Sebisa mungkin jauh dari lorong yang sibuk, toilet, kasir dan pintu

ke dapur, sehingga meminimalkan gangguan dan privacy terjaga.

4 Yakinkan pihak resto bahwa Andalah pengundangnya. Jangan sampai ada pramusaji

yang tidak tahu. Karena itu bayar di awal atau informasikan kepada pihak restoran kalau tagihan harus diberikan kepada Anda dan bukan tamu lain.

5 Tiba paling awal, tidak hanya harus menyapa para tamu, Anda juga memeriksa bahwa semuanya

sudah sesuai dengan yang diinginkan.

6 Tawarkan minuman, apakah itu minuman sebelum hidangan, segelas wine ketika makanan

dihidangkan, dan jangan lupa air.

7 Tamu Anda harus memesan lebih dahulu. Jika tamu Anda menemui kesulitan dengan

menu, seperti ketika menu dalam bahasa asing atau makanan yang tidak biasa, terangkan specialties dan beri saran.

8 Selalu dahulukan tamu. Pastikan tamu Anda disajikan hidangan lebih dahulu, tawarkan

keranjang roti kepada tamu dan gelas wine mereka diisi sebelum gelas Anda.

9 Ambil kendali dan selalu perhatikan tamu. Ketahui apa yang mereka pesan dan pastikan

tamu Anda dapat hidangan yang sesuai. Tangani sendiri hingga detail terkecil, Anda yang harus memberikan informasi kepada pramusaji.

10 Tahu waktu terbaik untuk membicarakan pekerjaan. Jangan langsung membahas bisnis

di setengah jam pertama (atau jika Anda mengundang makan siang, sepuluh menit pertama), beramah tamah dahulu membicarakan hal lain.

11 Mengakhiri acara dan membayar tagihan. Sebagai pengundang, beri kode ke pramusaji

bahwa acara sudah selesai dan kemudian membayar tagihan. Jika ada yang tidak sesuai dengan tagihan, atau ada keluhan mengenai pelayanan, jangan diskusikan di depan tamu. Terakhir, berdiri dan ucapkan terimakasih kepada semua yang sudah datang.

PT. AS Production didirikan tahun 2003, dan awalnya mengkhususkan di bidang event manajemen sosial dan

korporat, juga PR dan publications. Menjadi perintis di bidang ini, keahlian perusahaan ini lebih kepada

etiket sosial, etiket bisnis global, juga protokol dan hubungan antar kebudayaan.

Susanne F. Kleinsteuber, yang telah disertifikasi dan berlisensi dari “International Etiquette & Protocol

Academy of London” yang bergengsi, kini menawarkan kursus-kursus dan pelatihan etiket yang unik di bawah

brand “The Executive Finishing School - Jakarta.

Untuk informasi selanjutnya, Anda bisa mengirimkan email ke susanne@sfketiquette.com, atau

menghubungi Adies di 08121231225, atau kunjungi www.sfketiquette.com.