Clasificación y Archivo · 2017-08-11 · Las reglas alfabéticas de archivo sirven para unificar la clasificación y el ordenamiento de los documentos alfabéticamente. Dichas reglas

Clasificación y Archivo

SECRETARIADO EJECUTIVO

Año 2016

2 Clasificación y Archivo

INTRODUCCIÓN

El archivo es la memoria única de los documentos originales del accionar vital de la empresa. Esa memoria se ha convertido en una de las principales fuentes de antecedentes para la toma de decisiones empresariales. El volumen de papeles con los cuales opera la empresa crea una cantidad de documentos no controlables, siendo éstos de muy diversas características y aplicaciones. A ello se suma la conservación de memorias magnéticas y las micropelículas. Los programas de toda empresa moderna incluyen estudios de los archivos activos, inactivos, históricos, la prescripción legal y comercial, el planeamiento de la entrada del material al archivo y la reducción de costos mediante un correcto planeamiento de los archivos. La organización de estos documentos debe hacerse con método, orden y precisión, puesto que deben ser incorporados a esa “memoria colectiva” que es el archivo de una empresa. La función del archivo resulta así fundamental y requiere, para su desenvolvimiento, el uso de material apropiado y de una técnica adecuada. Su campo de responsabilidad se ha venido extendiendo hasta abarcar los más valiosos órdenes del quehacer empresarial. Los fines del Archivo

Satisfacer, de la mejor y más económica manera, las exigencias de la empresa con el objeto de conservar la información y la documentación que interese a la misma.

Constituirse en un centro activo de información y de documentación entre las dependencias de la empresa.

Crear un instrumento útil y de control funcional del movimiento de la empresa.

Instituir un centro de promoción del trabajo.

Asegurar una perfecta conservación de los documentos

Técnicas de Organización

Necesidad de crear un servicio de archivo idóneo.

Disponer de personal competente.

Asignar al archivo un local adecuado y de fácil acceso.

Emplear un sistema racional para la clasificación del material.

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Instalar el mobiliario de archivo adecuado

Limpiar periódicamente el archivo de los documentos inútiles.

Hacer funcionar un archivo de los documentos inútiles.

Tener el archivo en las dependencias inmediatas propias o en las de un director calificado.

Requerir la colaboración de toda la empresa para una buena gestión de los servicios.

DEFINICIONES

Archivar

Es el arte de colocar y conservar en un mismo sitio, debidamente clasificados, toda la correspondencia, documentos y otros papeles relacionados con una persona o firma, con cierta división geográfica o sobre determinada materia, en forma tal que estén protegidos contra deterioro, destrucción o pérdida y que, a la vez, se facilite su localización y manejo en cualquier momento. En otras palabras, archivar es el proceso de clasificar y colocar la correspondencia y documentos de tal forma que estén protegidos y puedan encontrarse inmediatamente en caso necesario. Archivar no quiere decir simplemente guardar la correspondencia y documentos para quitárnoslos del frente. Archivar quiere decir organizar sistemáticamente dichos documentos y correspondencias de modo que puedan ser localizados prontamente.

Documentos que se archivan La correspondencia que se recibe y las copias de las que se redactan en

toda oficina, las facturas, los recibos, los cheques cancelados y los estados de cuenta.

Escrituras, historias clínicas, planes en general, tanto de las oficinas de profesionales como del gobierno.

Catálogos, libros, recortes de periódicos y revistas.

Tarjetas con distintas informaciones.

Sistemas de Clasificación de los Archivos Existen básicamente dos sistemas y subdivisiones:

A. Sistema de clasificación directo (alfabético): el sistema directo de clasificación es aquel en el que los documentos se clasifican por


nombres de personas e instituciones, alfabéticamente. En este sistema los documentos se clasifican y se archivan bajo el apellido de las personas o firmas comerciales, conforme a las “Reglas Alfabéticas de Archivo”.

B. Sistemas de clasificación indirectos

Numéricos: los sistemas de clasificación indirectos numéricos son aquellos en que los documentos se clasifican y archivan por números y necesitan de un índice alfabético para localizar el documento.

Por materia o contenido: en este sistema los documentos se clasifican y archivan bajo el tema de que trata dicho documento.

Por lugares geográficos: en este sistema los documentos se clasifican y archivan por lugares geográficos, continentes, regiones, países, ciudades o comunidades menores.

Importancia documental de la Conservación

En los archivos se conservan documentos únicos en su género. Por ejemplo las notas de un departamento, cuyos únicos originales posee ese departamento.

Técnica de Archivo

Consiste en una disciplina sistematizada y metódica, basada en normas y reglas aptas para la organización científica del material, impreso o manuscrito, que se acumula en las instituciones diariamente.

REGLAS ALFABÉTICAS DE ARCHIVO

Generalidades Las reglas alfabéticas de archivo sirven para unificar la clasificación y el ordenamiento de los documentos alfabéticamente. Dichas reglas están adaptadas a las modalidades de las instituciones y empresas del país, conservando su validez internacional.

Unidad de Archivo Cada palabra, cada letra aparte, cada inicial, cada abreviatura en el nombre de una persona, sociedad, corporación o institución, salvo las excepciones que

más adelante se explican, constituyen una UNIDAD de archivo.

Inversión


Consiste en poner en primer término el o los apellidos, luego el signo de la coma, después el nombre de pila y por último, el intermedio.

Ejemplos:

1. El apellido o apellidos : Alvarenga 2. La coma : , 3. El nombre de pila o primer nombre : Andrea

4. El nombre intermedio : Lorena

Esto es: Alvarenga, Andrea Lorena

Principios fundamentales

Son inseparables del concepto de unidad de archivo; tres principios previos al estudio de las reglas alfabéticas son:

A. Cuando la primera unidad de cada nombre de persona, sociedad o

institución es distinta, ésta decide el orden alfabético. Ejemplos:

Nombres de Personas Inversión Se archiva

Ricardo Ferreira Ferreira, Ricardo ............................ Noemí Marecos Marecos, Noemí ............................ Mario Alcaraz Alcaraz, Mario………….

B. Cuando la primera, segunda, tercera o cuarta unidad de cada nombre

de persona, sociedad o institución es idéntica, la próxima, al ser distinta, decide el orden alfabético. Ejemplos:

Nombres y Apellidos Inversión Se archiva Juan José Mendoza Mendoza, Juan José ............................ Juan Javier Mendoza Mendoza, Juan Javier............................ Juan Joel Mendoza Mendoza, Juan Joel ………………… C. Una unidad más corta precede a una más larga si su raíz es idéntica a

aquella. Ejemplos:

Nombres y Apellidos Inversión Se archiva Lucas Martini Martini, Lucas .......................... José Martí Martí, José ........................... Elena Martín Martín, Elena ...........................

NOMBRES DE PERSONAS


1. Dos Apellidos

El apellido paterno y el materno forman una sola unidad de archivo, vayan o no separados por un guión. Ejemplos:

Nombres y Apellidos Se clasifican

Laura Ocampos Velázquez …………………………. Diana Ortiz Rodríguez …………………………. Marta Gauto Báez …………………………. Romina Ocampos V. ………………………….

2. Prefijos en nombres y en apellidos

Las partículas o prefijos en nombres y en apellidos se consideran como parte del mismo. Ambos constituyen una sola unidad de archivo conservando su lugar. Ejemplos:

Nombres y Apellidos Se clasifican De la Paz D’Agostino ……………………………. Ma. Del Carmen Da Silva ……………………………. De las Nieves Da Costa ……………………………. Gabriela Di Martino ……………………………. Diana De los Ríos …………………………….

3. Nombres raros

Cuando se hace difícil o imposible decidir qué parte del nombre es el apellido, el nombre debe ordenarse tal como está escrito y se hace referencias. Ejemplos:

Nombres Se clasifican Florentín Alfonso …………………………….. Su Lee Chang ……………………………..

……………………………..

4. Iniciales

Una inicial se considera una unidad de archivo. En la comparación de las unidades entre sí, preceden a todos los nombres que comiencen con esa misma letra. Ejemplos:

Nombres y Apellidos Se clasifican Miriam Paola Acosta ……………………………. M. Paola Acosta …………………………….

Miriam P. Acosta …………………………….


5. Abreviaturas

Un nombre de pila o nombre intermedio escrito en forma abreviada se considera como si estuviera todo escrito en la comparación, siempre que se conozca el significado de dicha abreviatura.

Nombres y Apellidos Se clasifican Fco. Emilio Gamarra …………………………….. Fdco. Emilio Gamarra …………………………….. Fndo. Emilio Gamarra …………………………….. Fabio Emilio Gamarra ……………………………..

6. Nombres de mujeres casadas

El nombre de la mujer casada consta de: 1) primer nombre, 2) segundo nombre, 3) el apellido de soltera, 4) la preposición “de” y 5) el apellido del esposo. Estos nombres se clasificarán por el apellido de soltera y se recomienda referencia por el apellido del esposo. La preposición “de” no constituye unidad de archivo y se la pone entre paréntesis. El apellido de soltera y el del esposo forman una sola unidad de archivo. En caso de firmar la mujer casada con la inicial de soltera u omisión de la misma, se clasifica y archiva directamente por el apellido del esposo, hasta que se logre aclarar su apellido. Ejemplos:

Nombres y Apellidos Se clasifican

Ana Díaz de Arguello …………………………………… Celeste Centurión de Ortega …………………………………… Sara M. de López …………………………………… Claudia de Benítez …………………………………… Celeste Vda. De Ortiz ……………………………………

7. Títulos

Un título profesional, grado académico, eclesiástico o militar no forman unidad de archivo y se escribe entre paréntesis al final del nombre.

Si se encuentran dos nombres exactamente iguales diferenciados por el título, éste determina el orden alfabético.

Si hay dos o más nombres exactamente iguales y uno de ellos va precedido por un título, se clasifica primero el que no lleva título.

Si a un título le sigue un nombre incompleto, se clasifica tal como está escrito, considerando el título como una unidad de archivo. Ejemplos


Nombres y Apellidos Se clasifican Arq. Daniel Barreto Cabañas ..................................... Lic. Julio César Jara ..................................... Dr. Bogado ..................................... Dr. Daniel Barreto Cabañas ..................................... Ing. Julio César Jara ..................................... General Martínez ..................................... Padre Claudio ..................................... Julio César Jara .....................................

8. Direcciones

Cuando los nombres de dos o más personas son iguales, se determina el orden por el nombre de la ciudad; si éstos son iguales se tiene en cuenta el nombre de las calles y si ellos fuesen a su vez iguales se deben tener en cuenta los números de las casas, hasta encontrar la diferencia. Ejemplos:

Nombres y Apellidos Direcciones

David Martínez Ocampos Concepción David Martínez Ocampos Asunción, Yegros 130 David Martínez Ocampos Caacupé David Martínez Ocampos Asunción, Yegros 114 David Martínez Ocampos Asunción, Palma 520

Se clasifican

Nombres y Apellidos Direcciones

Martínez Ocampos, David …………………………… Martínez Ocampos, David …………………………… Martínez Ocampos, David …………………………… Martínez Ocampos, David …………………………… Martínez Ocampos, David ……………………………

NOMBRES DE EMPRESAS E INSTITUCIONES

Regla General

1. En la regla general, los nombres de empresas e instituciones se consideran tal cual como están escritos y cada una de sus partes es una unidad de archivo

Cuando el nombre de la empresa o institución comienza con el nombre de una persona, debe procederse a la inversión del mismo. Ejemplos:

Nombres Se clasifican

Importaciones Ángel Ovelar ………………………………… Alcides González Comercial …………………………………


Agencia Comercial Internacional ………………………………… Nicolás Bo S.A. …………………………………

2. Palabras que no se toman en cuenta al clasificar Las preposiciones, conjunciones, artículos y contracciones no se consideran unidades de archivo y las mismas se encierran entre paréntesis en el lugar en

que se encuentran.

Artículos El, La, Los y Las

Cuando un artículo es la primera palabra del nombre de una firma, se escribe entre paréntesis al final del nombre.

Excepción Cuando el nombre de una firma tiene un nombre geográfico que se escribe con cualquiera de los artículos “el, la, los y las” se considera como parte integrante de la unidad. Ejemplos:

Nombres Se clasifica Electrodomésticos El Altillo ……………………………………. El Rincón del Chocolate ……………………………………. Los Ángeles Turismo ……………………………………. La Preferida Confitería ……………………………………. La Encarnacena Viajes S.A. …………………………………….

3. Letras solas Una o más letras solas, separadas o no por coma, punto o guión, se consideran cada una de ellas una unidad de archivo y precede a todos los nombres, dentro de la misma unidad, que comiencen con esa letra. Ejemplos:

Nombres Se clasifican MR Organización …………………………… Hernán Aguilera …………………………… A.B. Arquitectura …………………………… Ricardo Martínez Auditor ……………………………

4. Apellidos separados por coma o guión Si no van precedidos de un nombre de pila, los apellidos separados por coma o guión, en los nombres de empresas se consideran unidades de archivo separadas y se hacen referencias. Ejemplos:

Nombres Se clasifican Pérez, Ramírez y Cía. ………………………….. Alcaraz-Barboza Asociados ………………………….. Zaida Pérez Ramírez y Cía. …………………………..

…………………………..


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5. Números

Un número en el nombre de una firma se considera cuando sea necesario, como si estuviera escrito en letras, a los efectos de la comparación, y constituye una sola unidad de archivo. Ejemplos:

Nombres Se clasifican Farmacia 1811 …………………………… Artesanía 5ª. Avenida …………………………… Farmacia la Milagrosa …………………………… Artesanía Quintana …………………………… Artesanía 5 estrellas ……………………………

6. Nombres Geográficos

Cada una de las partes de un nombre geográfico usado en la denominación de una firma constituye una unidad de archivo, conservando siempre su lugar. Ejemplos:

Nombres Se clasifican Santa Elena Confecciones ………………………………. San Lorenzo Transporte ………………………………. Santa María Farmacia ………………………………. San Miguel Tejidos ………………………………. San Antonio Joyas ……………………………….

7. Artículos y Prefijos en idioma extranjero

Los artículos y prefijos ajenos al español usados en el nombre de una firma constituyen una unidad de archivo separada. Ejemplos:

Nombres Se clasifican Le Galión Antiguedades ............................................ L’Etoile Boutique ............................................ Che Arasa Artesanía ............................................ Il Manggiare Pizzería ............................................ L’Amour Florería ............................................

8. Títulos

Un título en el nombre de una firma es una unidad de archivo. Ejemplos:

Nombres Se clasifican La Princesa Tienda ………………………… Duque Alberto Sastrería …………………………


Príncipe Andrés Corbatas ………………………… Reina Ana Bijouterie …………………………

9. Siglas Cuando una firma o institución es más conocida por las siglas que por sus nombres, se recomienda hacer referencia en las siglas (en caso de no conocer el significado de las siglas) y los documentos se clasifican y archivan bajo el nombre completo. Ejemplos: Nombres Se clasifican ACISA – Automotores Com. E Indust. S.A. ……………………………. SENASA- Servicio Nac. De Saneam. Amb. ……………………………. APA- Autores Paraguayos Asociados …………………………….

10. Direcciones

Cuando los nombres de dos o más negocios en diferentes ciudades son idénticos, los nombres se arreglan alfabéticamente según los nombres de las ciudades; si están dentro de una misma ciudad, los nombres de las calles deciden el orden alfabético y si también éstos son iguales, lo determinan los números. Ejemplos:

Nombres Se clasifican Farmacenter, Asunción, Palma 343 ……………………………………… Farmacenter, Encarnación ……………………………………… Farmacenter, Villarrica ……………………………………... Farmacenter, Asunción, Palma 382 ……………………………………..

11. Bancos Los nombres de los Bancos se ordenan de acuerdo con la regla general de los nombres comerciales, es decir tal como aparecen escritos. Con el fin de identificar el lugar geográfico donde los bancos estén localizados, se agrega al final el nombre de la ciudad y país. Ejemplos: Banco Nacional (de) Fomento - Asunción, Paraguay Banco Exterior – Encarnación, Paraguay Itaú – Villarrica, Paraguay ABN Amro Bank – Asunción, Paraguay

Se Archiva ……………………………………………………….. ……………………………………………………….. ………………………………………………………..


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12. Nombres de Municipalidades, Iglesias, Instituciones de Enseñanza, Clubes, Asociaciones y otras Organizaciones similares

Se aplica la regla general de los nombres comerciales que dice: “se los considera tal como están escritos”. Ejemplos:

Nombres Se clasifican Hospital de Clínicas ………………………… Municipalidad de Lambaré ………………………… Club de Leones del Barrio Sajonia ………………………… Escuela Nacional de Vocalización ……………………….. Hospital de Barrio Obrero ………………………..

13. Oficinas de Gobierno

Los nombres de las instituciones oficiales se clasifican y archivan por los países de donde provienen, si el archivo es internacional. Si es nacional, por los nombres de las instituciones. Por ser de uso común, en todas las oficinas de gobierno no se consideran unidad de archivo las palabras: Ministerio, Dirección General, Dirección, Departamento, División, Sección u Oficina y los mismos van encerrados entre paréntesis. Ejemplos:

República del Paraguay, Ministerio de Hacienda. Dpto. de Recursos Humanos. República de Colombia, Ministerio de Relaciones Exteriores Dirección de Tratados Internacionales. República Argentina, Ministerio de Agricultura y Ganadería. Dirección General de Fauna y Flora. República del Paraguay, Ministerio Hacienda. Dirección General de Recaudaciones.

Se clasifican ………………………………………….. …………………………………………. ………………………………………….

………………………………………….. …………………………………………. ………………………………………….


………………………………………….. …………………………………………. …………………………………………. ………………………………………….. …………………………………………. ………………………………………….

14. Organismos Internacionales

Los organismos internacionales están dados en varios idiomas y son más conocidos por sus siglas (formas breves) que por el nombre completo. En este caso, se recomienda archivar por las siglas e irán acompañadas de sus respectivas ciudades. No se hace referencia ni se tiene en cuenta el nombre completo; cada letra es una unidad de archivo. Ejemplos:

Nombres Se clasifican OPS Lima ………………… BID Medellín ………………… FMI Washington ………………… FAO Bs. As. …………………

MATERIALES DE ARCHIVO

Muebles de Archivo Es el mueble usado para guardar las carpetas que contienen los documentos en forma ordenada detrás de cada guía. Los muebles más usados están confeccionados de madera o acero y generalmente están compuestos por cuatro a cinco cajones llamados gavetas.

Guías Las guías son tarjetas indicadoras hechas de un cartón fuerte y resistente. en la parte superior tienen pestañas de acero, celuloide o del mismo material de la tarjeta, donde aparece el título.

Las guías tienen dos funciones principales y son las siguientes:

Sirven como señales para guiar al ojo rápidamente a los sitios que se desea dentro de la gaveta.

Ayudan a sostener los documentos y papeles dentro de la gaveta en posición vertical.

Posiciones de las pestañas


Las pestañas superiores en las guías pueden tener distintas posiciones que varían de acuerdo con el sistema y con la casa que las produce. Las posiciones dependen del número de divisiones que se han hecho en el ancho de las guías. Pueden ser de una, dos, tres, cuatro y cinco posiciones.

Rótulos de las pestañas Lo que va impreso en la pestaña de las guías es lo que en archivo se denomina rótulo o título de la pestaña. De acuerdo con las características de los rótulos, éstos se clasifican en:

Rótulos fijos sencillos: son los que van impresos en las pestañas de

las guías con una sola letra o una combinación de letras. Los nombres que se han de archivar detrás de las guías con este tipo de rótulo son aquellos que empiezan con la letra o título impreso en dicha pestaña.

Rótulos fijos dobles o cerrados: son aquellos que además de indicar donde comienza una sección del archivo indican donde termina dicha sección. A veces estos rótulos dobles están escritos uno al lado del otro, separados por un guión y otras veces se escriben uno debajo del otro.

Estos tienen la ventaja de ofrecer todas las combinaciones de letras del alfabeto. Hay un tipo especial de rótulo cerrado llamado múltiple, que además de indicar el comienzo y final de la sección alfabética indica la parte o partes de dicha sección que se usan más frecuentemente.

Carpetas Son cartulinas dobladas en dos, con una pestaña en la hoja de atrás para poner en ella el nombre o tema de acuerdo con la materia que se guarda en la carpeta. Como en las guías, las pestañas de las carpetas pueden ocupar distintas posiciones. Al archivar la correspondencia, encontramos dos tipos de corresponsales y materias:

Activo: cuando reciben cinco o más papeles o documentos de una

persona o contenido, durante el periodo de archivo.

Inactivo: cuando se reciben menos de cinco papeles o documentos relacionados con un mismo corresponsal o material, durante el periodo de archivo.

Generalmente, en una gaveta de archivo de correspondencia se encuentran carpetas para los dos tipos de corresponsales. Así se tienen carpetas individuales para los corresponsales activos y carpetas misceláneas para los inactivos.

Carpeta individual: al acumularse cinco o más papeles de un mismo corresponsal o contenido se habilita una carpeta individual. En la pestaña de la carpeta se


escribe el nombre del corresponsal o contenido. En esta carpeta se archivan las correspondencias de una sola persona o contenido. Esta correspondencia incluye papeles o documentos originales recibidos y copias de los que se envían.

Generalmente, cuando se desea un papel de los archivos se da la fecha y el nombre. Por consiguiente, es imprescindible tener todos los papeles dentro de una carpeta individual, ordenados de acuerdo con la fecha, colocando siempre arriba los de fechas más recientes. Se procede de esta manera porque son los que más posibilidad tienen de ser solicitados.

Carpeta miscelánea o general: a menos que se pueda determinar desde el principio que un corresponsal o materia será activo, el primer papel o documento

recibido o dirigido a dicho corresponsal se debe poner en la carpeta miscelánea o general. Allí se colocan los documentos de varias personas, entidades o materias hasta considerarlos de bastante importancia para habilitarles una carpeta individual. Esta carpeta se usa para corresponsales o materias inactivas.

Los documentos dentro de la carpeta miscelánea se ordenan en primer término de acuerdo con el orden alfabético de los nombres y luego, si existen dos o más papeles de la misma procedencia, en orden de fechas, colocando arriba el documento de fecha más reciente.

Periodo de archivo El periodo de archivo puede ser de seis meses a dos años, dependiendo de las necesidades de la firma o institución.

Recomendaciones

El archivo debe hacerse diariamente, no dejar que se acumulen trabajos, pues puede pasar que más tarde sea ineficiente. Solamente los empleados y encargados de los archivos deben archivar y buscar documentos en los mismos. Cuando el empleado está ausente en la oficina, puede permitirse que otras personas busquen documentos en los archivos, pero no debe permitirse que los guarden, pues podrían colocarlos fuera de sitio.

PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO

Al llegar la correspondencia al archivo, el encargado del mismo debe ceñirse al siguiente procedimiento que consta de cinco pasos:

1. Inspeccionar los documentos. 2. Determinar bajo qué nombre o contenido se archivará.

3. Marcar el nombre o contenido y la referencia si la hubiere. 4. Clasificar los documentos según el sistema adoptado. 5. Archivar la correspondencia.

SISTEMA DE ARCHIVO ALFABÉTICO


El sistema de archivo alfabético es el que hace uso del alfabeto para ordenar los nombres de personas, sociedades y contenido siguiendo las reglas para ordenar alfabéticamente. Es un sistema de archivo directo porque se archiva por el nombre de la persona, por el de la institución o empresa y bajo determinada materia o contenido. Este sistema no necesita archivo de tarjetas como auxiliar para guardar o buscar en las gavetas. El alfabeto y la secuencia correcta de las letras dentro del mismo se usan en todos los sistemas de archivo, ya que son los nombres los que generalmente constituyen los títulos bajo los cuales se archiva todo documento.

Materiales En este sistema se utilizan guías y carpetas que pueden ser del tamaño carta u oficio.

Guías: hechas de cartón resistente, con pestañas en la parte superior donde aparece escrito el título. Las pestañas pueden tener hasta cinco posiciones.

Carpetas: hechas de cartulina dobladas en dos con pestañas en la hoja de atrás donde se pone el nombre o contenido de la misma.

Las carpetas pueden ser del tipo “individual” o del tipo “miscelánea”. En la individual, que corresponde a una sola persona o contenido, se guardan documentos de los corresponsales activos, colocando siempre arriba el documento de fecha más reciente. En la miscelánea o general, que pertenece a corresponsales inactivos (los que reúnen cinco papeles o documentos), se archivarán los documentos teniendo en cuenta en primer término el orden alfabético de los nombres y luego el orden de fecha, colocando el de fecha más reciente arriba. Los documentos permanecen en esa carpeta hasta considerarlos de bastante importancia para habilitarles una carpeta individual.

SISTEMA DE ARCHIVO GEOGRÁFICO En este sistema se asigna mayor importancia a las divisiones geográficas ya que se tienen en cuenta para la clasificación los nombres de países, estados, departamentos, ciudades, pueblos, calles y zonas. Es un archivo con base alfabética en el que se considera en primer lugar la posición geográfica (lugar donde reside el corresponsal o cliente) y luego el nombre o contenido del documento.

Ciertas instituciones o empresas, por la naturaleza de sus operaciones, encuentran muy ventajosa la aplicación de este sistema. Por ejemplo: el Ministerio del Interior en la supervisión de las Delegaciones de Gobierno o las Compañías de Seguros.

Carpetas:


Este sistema utiliza dos clases de carpetas: las individuales y las misceláneas. Se preparan carpetas individuales siempre que un corresponsal o cliente sea lo suficientemente activo que lo justifique. Los títulos de estas carpetas llevan primero el nombre de la ciudad o pueblo y luego el nombre del corresponsal.

En las carpetas misceláneas se archivan los documentos de los corresponsales o clientes inactivos. En principio hay tres clases de carpetas misceláneas: las alfabéticas, las departamentales y las de capitales de departamentos. Puede presentarse el caso de que en una carpeta miscelánea alfabética o departamental, se acumulen 5 papeles pertenecientes a una misma ciudad o pueblo. Entonces se debe habilitar una carpeta miscelánea con el nombre de dicha ciudad o pueblo. En este caso tendríamos cuatro clases de carpetas misceláneas: las alfabéticas, las departamentales, las de capitales de departamentos y las de ciudades o pueblos.

Orden de guías y carpetas en la gaveta de archivo:

Guía de la unidad principal (nombre del país).

Guía alfabética.

Guía departamental.

Guía de la capital del departamento.

Carpeta individual.

Carpeta miscelánea de la capital del departamento.

Carpeta miscelánea de la ciudad o pueblo.

Carpeta miscelánea departamental.

Carpeta miscelánea alfabética

Tarjetero o guía auxiliar: En un archivo en el que se emplea el sistema geográfico, debe usarse un tarjetero auxiliar para el control y registro del contenido de la gaveta de archivo y para facilitar la búsqueda de papeles. Se debe habilitar una tarjeta por cada corresponsal o cliente y señalar en la misma el lugar exacto en que se encuentran los documentos de dicho corresponsal o cliente. Las tarjetas se archivan por orden alfabético, teniendo en cuenta el nombre de la persona, institución o razón social. Las referencias se hacen en el tarjetero.

SISTEMA DE ARCHIVO POR MATERIA O CONTENIDO

En este sistema la ordenación de documentos o correspondencias se hace de acuerdo con el contenido o tema de que tratan los mismos. Del texto de la carta o documento se determina el tema bajo el cual se ha de archivar. Los nombres de personas, instituciones o firmas comerciales se consideran en grado mínimo.

La Dirección de una empresa está más interesada en cuadros completos que en detalles aislados, por consiguiente sus archivos se deben ordenar por materia o contenido. Los archivos de un gerente de ventas, por ejemplo, se ordenarán mejor de acuerdo con el contenido, sin embargo un departamento de créditos estará más interesado en nombres de determinadas zonas y se organizarán sus archivos de acuerdo con un sistema alfabético, numérico o geográfico.


Como el archivo por materia se hace de acuerdo con cierta descripción del contenido y no todas las personas describen un contenido de la misma forma, este sistema no es tan fácil como los otros donde se usan nombres específicos o números como títulos de las guías y carpetas. En un archivo alfabético, el apellido Cáceres no podrá confundirse con Amarilla, así como en un archivo geográfico no se podrá confundir Coronel Oviedo con Paraguarí; tampoco podrá confundir en un archivo numérico el número 1467 con 4322. Sin embargo, en un archivo por materia o contenido, los documentos archivados bajo el título de máquinas de escribir podrían solicitarse también bajo el de máquinas de oficina.

Combinaciones

El sistema de archivo por materia o contenido puede combinarse con arreglos alfabéticos y numéricos. Los arreglos alfabéticos son: el diccionario y el enciclopédico. Los arreglos numéricos son: el Dewey y el Dúplex.

Arreglos alfabéticos:

Diccionario: en el cual no existe relación lógica entre los temas y sólo se sigue el orden alfabético.

Enciclopédico: en el cual las materias se agrupan siguiendo un orden lógico y la secuencia alfabética. Ejemplos:

Arreglo alfabético. Diccionario

Actas-Reuniones Administración Balances Clientes Comprobantes-pagos Control-pagos Directorios Existencia-útiles-oficina

Arreglo Enciclopédico

Actas-Reuniones Actas-Directorio

Administración Administración-Balances Administración-Clientes Administración-comprobantes de pago Administración-Control de gastos


Archivo por materia o contenido con arreglo numérico decimal: Cuando se necesita hacer una agrupación permanente de material relacionado con divisiones o subdivisiones de cada materia o contenido, se puede usar un arreglo decimal, basado en el principio de la clasificación Decimal o Dewey. De acuerdo con este principio los documentos se agrupan bajo 10 títulos muy amplios, numerados en secuencia de 100, desde el número 000 al 900, inclusive.

Para utilizar este arreglo se hace de la siguiente manera:

1. Preparar una lista de los títulos principales y asignar a cada uno un número, empezando con 000 y siguiendo de 100 en 100 hasta 900.

2. Dividir los títulos, y a cada división se le asigna un número. Este número

conserva la raíz del título principal y su terminación aumenta de 10 en 10.

3. Los números de las subdivisiones retienen la raíz de la división y van

aumentado de 1 en 1. 4. Si estas subdivisiones vuelven a dividirse, éstas retendrán el número de

la anterior, pero se le ira añadiendo un decimal y un número que

aumentará también de 1 en 1. Ejemplo para el arreglo de la gaveta de archivo

000 GENERAL 100 ADMINISTRACIÓN 110 Presidente 120 Miembros 200 CONTABILIDAD 300 CRÉDITOS 310 Cuentas a cobrar 311 Capital 312 Interior 312.1 Región Occidental 312.2 Región Oriental

Archivo por materia con arreglo numérico Dúplex: al aplicar este arreglo numérico, se debe asignar un número a cada materia o título principal. A las divisiones se les debe asignar números precedidos por el número del tema o título principal.

Estos números asignados a las divisiones llevan en primer lugar el número del tema principal y le sigue, separado por un guión, el número de la división. A las subdivisiones se les asigna una letra que se añade a los números anteriores. En el arreglo numérico Dúplex el número de los títulos principales no tiene que ser limitado como sucede con el arreglo decimal, ya que se asignan números aún no utilizados y esto puede hacerse en forma indefinida.


Ejemplo para el arreglo de la gaveta de archivo:

1 ASPECTOS GENERALES 1-1 Limpieza 1-2 Vigilancia-Portería 1-2a Mantenimiento Edificios

2 CONTABILIDAD 2-1 Contador 2-1a Auxiliares 3 ADMINISTRACIÓN-DIRECTORIO 3-1 Presidente 3-2 Miembros del Directorio 3-2a Personal Subalterno 3-2a1 Femenino 3-2a2 Masculino

SISTEMA DE ARCHIVO NUMÉRICO En el sistema numérico se asigna a cada nombre de persona, institución, razón social o contenido un número y todos los documentos correspondientes se archivan en la carpeta con ese número. El sistema numérico, se considera indirecto, porque necesita una fuente auxiliar de información (índice alfabético) con el fin de averiguar el número asignado, para luego poder buscar o archivar algún papel o documento. A pesar de ser indirecto, este sistema puede usarse ventajosamente en las siguientes circunstancias:

En negocios donde los papeles o documentos se agrupan alrededor de casos determinados, contratos u operaciones que se mantienen activos por periodos largos, pero indefinidos y que requieren referencia extensiva permanente.

En operaciones donde el término de referencia es un número en vez de un nombre. Algunos departamentos dentro de una misma institución se dedican a una actividad que no se relaciona precisamente con nombres de personas. Es, por lo tanto, más eficiente clasificar los documentos de dichos departamentos de acuerdo con números. Las compañías de seguros usan los números de las pólizas en vez de los nombres de los asegurados. En situaciones confidenciales, por ejemplo, se pueden ocultar los nombres de personas mediante el uso de títulos numéricos.

Organización del Archivo bajo el Sistema Numérico Se pueden distinguir tres secciones o partes fundamentales:


El Archivo Principal o Sección Numérica

El Archivo Misceláneo o Alfabético

El Tarjetero Auxiliar o Índice

El Archivo Principal o Sección Numérica: esta sección corresponde exclusivamente al archivo de los documentos de corresponsales o clientes activos. Las carpetas numéricas utilizadas en esta sección se consideran carpetas individuales, donde se archivan los documentos relacionados con una sola persona. El orden de dichos documentos dentro de la carpeta debe ser de acuerdo con la fecha, colocando siempre adelante el de fecha más reciente.

El Archivo Misceláneo o Sección Alfabética: como su nombre lo indica está compuesto de guías y carpetas que siguen el orden alfabético y está destinado a los documentos de menor importancia. Estas carpetas son las llamadas alfabéticas o misceláneas.

Tarjetero Auxiliar o Índice: este sistema no puede operar sin un tarjetero que sirva para identificar el número o carpeta alfabética asignada a un corresponsal o cliente determinado. Debe confeccionarse una tarjeta con el nombre de cada corresponsal o cliente, ya sea activo o inactivo, en la que se indicará en qué lugar del archivo se han guardado los documentos correspondientes. Si el corresponsal es activo, la tarjeta indicará el número de carpeta que le corresponde y si es inactivo, la carpeta alfabética correspondiente.

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