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Métodos de clasificación de archivo nos muestra la forma apropiada para almacenar documentos
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MÉTODOS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO
LOS DOCUMENTALISTASINTEGRANTES:
- Alexandra Benavides.
- Sonia Haro.- Geoconda Salcan.- Allison Segura.- David Álvarez N. (COORDINADOR)
MÉTODO DE ARCHIVO
SECUENCIA LÓGICA CON LA QUE SE ORDENA LA DOCUMENTACIÓN.
ALFABÉTICO
NUMÉRICO
GEOGRÁFICO
POR ASUNTOS
ALFANUMÉRICO
MÉTODO ALFABÉTICO
APOYO DE LAS DEMAS METODOLOGIAS DEL TRABAJO DE ARCHIVO.
ALFA POR ASUNTOS O DE MATERIA: ALFA-NUMÉRICO.
ALFA-GEOGRÁFICO.
ALFA-CRONOLÓGICO.
SENCILLO DE MANEJAR.
REFERENCIA DIRECTAMENTE EN GAVETAS PRINCIPALES.
NO NECESITA ARCHIVO AUXILIAR.
VENTAJA
SENCILLO DE COLOCAR.
PUEDE MANEJARSE SIN NINGUN TIPO DE FORMACIÓN ESPECIAL.
DESVENTAJA
PODRÍAN SURGIR PROBLEMAS SI EL ARCHIVO LO MANEJAN VARIAS PERSONAS
SE NECESITA CONOCER
REQUISITOS DE LAS EMPRESAS SOBREALMACENAJE DE DOCUMENTOS Y SISTEMADE CONTROL.
SISTEMAS DE ARCHIVO Y EQUIPOSDISPONIBLES EN EL MERCADO.
ELEMENTOS ESENCIALES PARA UNADECUADO ALMACENAJE Y CONTROL DEDOCUMENTOS.
MÉTODO NUMÉRICO
ASIGNA UN CÓDIGO A CADA UNA DE LAS CARPETAS DEL ARCHIVO.
MÉTODO INDIRECTO YA QUE NECESITA UN ARCHIVO AUXILIAR.
CONSTA DE TRES PARTES
ARCHIVO PRINCIPAL
TARJETERO
ARCHIVO ALFABÉTICO
SE UTILIZA EN:
MOVIMIENTOS BANCARIOS.
POLIZAS DE SEGUROS.
HISTORIAS CLÍNICAS.
FACTURAS.
RECIBOS.
REGISTROS DE ALUMNOS.
DEPARTAMENTOS CONTABLES.
CASOS CONFIDENCIALES.
VENTAJAS
SENCILLO PARA ENCONTRAR CARPETAS.
EL ARCHIVO SE PUEDE AUMENTAR INDEFINIDAMENTE.
FICHAS UTILIZABLES PARA OTROS FINES.
DESVENTAJAS
SIEMPRE NECESITA ARCHIVO AUXILIAR
MÉTODO GEOGRÁFICO
AGRUPA CARPETAS EN ORDENGEOGRÁFICO, POR PAISES, REGIONES,TERRITORIOS, ETC.
UTILIZA ORDEN ALFABÉTICO PARALOCALIDADES DE MANERADESCENDENTE. PAIS, DEPARTAMENTO, MUNICIPIO, CANTONES, ETC.
SE UTILIZA EN:
OFICINAS DE EXPORTACIÓN.
DEPARTAMENTO DE VENTAS.
MINISTERIOS.
SECRETARIAS DEPARTAMENTALES.
ALMACENES EN CADENA.
OFICINAS DE INGENIEROS Y ARQUITECTOS.
DESVENTAJA
LAS ACTIVIDADES NO SIEMPRE SE DESARROLLAN EN TERRITORIOS ESPECÍFICOS.
NECESITA AMPLIO CONOCIMIENTO DEL DESPLAZAMIENTO DE TODOS LOS PUEBLOS Y CIUDADES.
MÉTODO POR ASUNTOS
CONCISTE EN ARCHIVAR LADOCUMENTACIÓN POR TEMA OCONTENIDO.
SON ÚTILES PARA LLEVARCORRESPONDENCIA Y PAPELES DE UNAACTIVIDAD REPETITIVA.
SE UTILIZA EN:
DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIONES CIENTÍFICAS.
OFICINAS DONDE EL INTERES SE ENFOCA EN EL CUADRO GENERAL DE LA SITUACIÓN.
OFICINAS QUE CONSERVAN MATERIAL DIDÁCTICO.
INSTITUCIONES QUE REQUIEREN QUE SUS PRODUCTOS SE IDENTIFIQUEN POR GRUPOS.
VENTAJAS
SIRVE PARA AGRUPAR DOCUMENTOSRELACIONADOS CON UN ASUNTO ENPARTICULAR.
GUARDA EL EXPEDIENTE COMPLETOPERTENECIENTE AUN RPODUCTO ESPECÍFICO OUNA ACTIVIDAD DETERMINADA.
DESVENTAJAS
PUEDE PRODUCIRSE OLVIDO DE PAPELES DE UN TEMA EN OTRA CARPETA.
MÉTODO ALFANUMÉRICO
COMBINA LAS CLASIFICACIONES ALFABÉTICA Y NUMÉRICA.
ASIGNA UN NÚMERO A CADA LETRA DEL ALFABETO.
CADA CARPETA DENTRO DE UN NUMERO SE NÚMERA CONSECUTIVAMENTE.
LAS CARPETAS SE ORDENAN ALFABETICAMENTE EN EL ARCHIVO Y LOS NÚMEROS SE USAN COMO REFERENCIA SOBRE LA CORRESPONDENCIA.