CƠ CHẾ GIẢI TRÌNH TRÁCH NHIỆM CỦA NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN CHÂU Á

Ngày 5 tháng 6 năm 2004

Thủ Tục Thực Hiện dành cho Ban Xem Xét Việc Tuân Thủ Quy Định

Tài liệu này được dịch ra từ nguyên bản tiếng Anh. Chỉ có bản tiếng Anh mới được chính thức công nhận để tránh mâu thuẫn và sự thiếu nhất quán. Bản dịch tiếng Việt của tài liệu này được in tháng Tư năm 2005.

CÁC TỪ VIẾT TẮT

ADB Asian Development Bank Ngân hàng Phát triển Châu Á BCRC Board Compliance Review Committee Ủy ban Xem xét việc tuân thủ quy định của Ban Giám đốc CRP Compliance Review Panel Ban Xem xét việc tuân thủ quy định DMC developing member country Nước thành viên đang phát triển của ADB NGO Nongovernment organization Tổ chức phi chính phủ OCRP Office of the Compliance Review Panel Văn phòng Ban Xem xét việc tuân thủ quy định OD operations department Vụ Chức năng OM Operations Manual Sổ tay Hướng dẫn Hoạt động SPF Special Project Facilitator Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt TOR Terms of Reference Điều khoản tham chiếu

MỤC LỤC

I. GIỚI THIỆU 1 A. Cơ chế giải trình trách nhiệm của Ngân hàng Phát triển Châu Á và Ban Xem xét

việc tuân thủ quy định 1 B. Thành phần và các đặc điểm cơ bản 1 C. Mục đích và phạm vi 2

II. NỘP ĐƠN YÊU CẦU 3 A. Ai có quyền nộp đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định 4 B. Giữ bí mật cho bên yêu cầu 5 C. Làm thế nào để nộp đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định 5 D. Mẫu đơn yêu cầu 5 E. Ngôn ngữ 5 F. Nội dung của đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định 5 G. Các trường hợp không được chấp nhận 6

III. THỦ TỤC XEM XÉT VIỆC TUÂN THỦ QUY ĐỊNH 7 A. Các bước theo trình tự và Khung thời gian 7

IV. HÀNH ĐỘNG SỬA CHỮA 11 A. Theo dõi việc thực hiện các hành động sửa chữa 11 B. Dự thảo Báo cáo theo dõi tình hình thực hiện 11 C. Báo cáo theo dõi tình hình thực hiện 11

V. VAI TRÒ CỦA BÊN YÊU CẦU VÀ CÁC BÊN THỨ BA 12 A. Cung cấp thông tin 12 B. Đơn yêu cầu sửa đổi 12 C. Thông tin bổ sung 12

VI. TÍNH MINH BẠCH VÀ SỰ CẨN MẬT 12 A. Tính minh bạch 12 B. Sự cẩn mật 13

VII. PHỔ BIẾN THÔNG TIN 13 A. Tiếp xúc công chúng 13 B. Thông cáo báo chí và Truyền thông công cộng 13 C. Trang web 14 D. Hệ thống dữ liệu thông tin cho công chúng 14 E. Công bố các bản báo cáo 14

VIII. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG 15 A. Tiếp cận với ADB: Đội ngũ nhân viên và Thông tin 15 B. Thủ tục hành chính của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) 15 C. Báo cáo hàng năm 15 D. Tư vấn pháp lý 15 E. Xem xét lại các Thủ tục thực hiện của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định 15 F. Phối hợp 16 G. Hỗ trợ thư ký cho Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định của Ban Giám đốc

(BCRC) 16 H. Liên hệ với Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) và Hướng dẫn viên các

Dự án đặc biệt (SPF) 16

PHỤ LỤC

1. Mẫu đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định 18

2. Quá trình xem xét việc tuân thủ quy định 20

I. GIỚI THIỆU

A. Cơ Chế Giải Trình Trách Nhiệm của Ngân hàng Phát triển Châu Á và Ban Xem Xét Việc Tuân Thủ Quy Định

1. Sau đây là các thủ tục hoạt động của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) của Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB). Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) là một diễn đàn độc lập do Ban Giám đốc Điều hành (Ban Giám đốc) của ADB thành lập ngày 29 tháng 5 năm 2003. Nhiệm vụ của Ban là thực thi giai đoạn xem xét việc tuân thủ quy định trong Cơ chế Giải trình trách nhiệm (Cơ chế) của ADB. Cơ chế này có hiệu lực từ ngày 12 tháng 12 năm 2003, gồm 2 giai đoạn: (i) giai đoạn tham vấn được thực hiện thông qua Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (Special Project Facilitator/SPF) và (ii) giai đoạn xem xét việc tuân thủ quy định do Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) tiến hành. Mặc dù Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) và Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF) có chức năng tách biệt, nhưng hai bộ phận này vẫn có liên quan với nhau vì mục đích chung là trả lời đơn khiếu nại của những người chịu ảnh hưởng của dự án. 2. Các thủ tục hoạt động phân định rõ và bổ sung chi tiết cho các điều khoản thực hiện nêu trong văn bản của Ban Giám đốc khi hình thành Cơ chế Giải trình trách nhiệm mới của ADB: “Xem xét Chức năng Thanh tra: Thiết lập một Cơ chế Giải trình trách nhiệm mới của ADB” (R79-03 ngày 8 tháng 5 năm 2003). Những thủ tục này được dựa trên văn bản của Ban Giám đốc, có xem xét đến các điều khoản của Sổ tay Hướng dẫn Hoạt động phần, L1/BP và L1/OP về Cơ chế Giải trình trách nhiệm của ADB phát hành ngày 29 tháng 10 năm 2003. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) tuân theo các thủ tục này chiểu theo đoạn 98 trong văn bản của Ban Giám đốc và sẽ điều chỉnh lại nếu cần thiết. 3. Phù hợp với các quy định dưới đây của Cơ chế, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ:

(i) nâng cao hiệu quả phát triển và chất lượng dự án của ADB; (ii) phản ứng kịp thời với những thắc mắc của người chịu ảnh hưởng của dự án và

đối xử công bằng với tất cả các bên liên quan (stakeholders); (iii) phản ánh trình độ chuyên môn và kỹ thuật cao nhất trong vấn đề nhân sự và

hoạt động của mình; (iv) làm việc độc lập và minh bạch nhất có thể; và (v) giảm chi phí, tăng hiệu quả, bổ trợ cho các hệ thống khác hiện có của ADB như

giám sát, kiểm toán, kiểm tra chất lượng và đánh giá. B. Thành Phần và Những Đặc Điểm Cơ Bản của Ban Xem Xét Việc Tuân Thủ Quy

Định (CRP)

4. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) gồm có 3 thành viên, trong đó có Chủ tịch. Văn phòng của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (Office of the Compliance Review Panel/OCRP) hỗ trợ về mặt thư kí cho Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP). Một thành viên của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ bị tuyên bố không đủ tư cách tham gia xem xét việc tuân thủ quy định nếu Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xét thấy thành viên này có thể có quyền lợi cá nhân hoặc đã từng tham gia nhiều vào dự án bị khiếu nại. 5. Hai thành viên của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) phải là công dân các nước trong khu vực, trong đó có ít nhất một thành viên là người của nước thành viên đang phát triển (DMC). Thành viên thứ ba của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) là công dân một

2

nước ngoài khu vực. Một trong ba thành viên đầu tiên của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) được bổ nhiệm làm Chủ tịch phải làm việc chuyên trách ít nhất một năm. Hai thành viên còn lại của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) được bổ nhiệm làm bán thời gian khi khối lượng công việc của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) cần đến. Nếu thấy cần thiết, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ khuyến nghị những hình thức phân công công việc khác lên Ban Giám đốc. 6. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) báo cáo trực tiếp tất cả các hoạt động lên Ban Giám đốc, ngoại trừ hai hoạt động cụ thể phải báo cáo lên Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định thuộc Ban Giám đốc (Board Compliance Review Committee/BCRC). Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định thuộc Ban Giám đốc (BCRC) (i) thông qua các điều khoản tham chiếu đề xuất của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) và khung thời gian để tiến hành mỗi hoạt động xem xét việc tuân thủ quy định do Ban Giám đốc uỷ quyền trước khi Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) công bố các điều khoản tham chiếu này và (ii) xem xét các báo cáo dự thảo của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) về công tác theo dõi việc thực hiện các hành động sửa sai được Ban Giám đốc thông qua sau khi xem xét việc tuân thủ quy định trước khi Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) đưa ra báo cáo cuối cùng. Chức năng của Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định thuộc Ban Giám đốc (BCRC) trong việc thông qua các điều khoản tham chiếu đề xuất và khung thời gian là nhằm đảm bảo hoạt động của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) nằm trong phạm vi của quá trình xem xét việc tuân thủ quy định. Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định (BCRC) sẽ xem xét lại các báo cáo kiểm tra dự thảo của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) để đảm bảo Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) đã tiến hành các quy trình thỏa đáng khi kiểm tra việc thực thi các hoạt động sửa sai. C. Mục Đích và Phạm Vi

7. Mục đích của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) là nâng cao trách nhiệm giải trình của ADB trong các hoạt động bằng cách thành lập một diễn đàn mà ở đó những ngườichịu ảnh hưởng của dự án (trong những trường hợp đặc biệt, sẽ có cả thành viên Ban Giám đốc tham gia) được quyền khiếu nại ADB bằng cách nộp đơn yêu cầu. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) điều tra các vi phạm bị cho là do ADB gây ra đối với các chính sách và thủ tục hoạt động của bất kỳ dự án nào do ADB hỗ trợ mà đã có ảnh hưởng xấu, trực tiếp, và đáng kể đến người dân địa phương trong quá trình hình thành, chuẩn bị và thực hiện dự án do ADB hỗ trợ1. 8. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ xác định xem liệu ADB có tuân thủ hay không các chính sách và thủ tục hoạt động của mình trong dự án cụ thể đang xem xét. Đồng thời Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) cũng kiểm tra xem những tác hại trực tiếp và đáng kể mà bên yêu cầu khiếu nại có thể quy cho là ADB không tuân thủ chính sách và thủ tục hoạt động trong quá trình hình thành, chuẩn bị và/hoặc thực hiện dự án cụ thể đó không.

1 Cụm từ “dự án do ADB hỗ trợ” dùng để chỉ một dự án đang hoặc sẽ được ADB tài trợ, đang hoặc sẽ được ADB

quản lý và dự án trong cả hai lĩnh vực tư nhân và nhà nước (ví dụ như những khoản vay dự án, khoản vay chương trình, khoản vay ngành, khoản vay hỗ trợ kĩ thuật, khoản vay trung gian tài chính, khoản vay đầu tư, bảo lãnh, đầu tư cổ phần và hỗ trợ kĩ thuật không hoàn lại) nằm trong phạm vi chính sách và thủ tục thực hiện của ADB. Cụm từ “Dự án do ADB hỗ trợ” bao gồm “các hợp phần của dự án”, bất kể nguồn hỗ trợ tài chính có phải là của ADB, các nhà đồng tài trợ, chính phủ, hoặc của nhà tài trợ dự án tư nhân. Tuy nhiên, cụm từ “các hợp phần của dự án” không bao gồm những yếu tố hay tiện nghi nằm ngoài ảnh hưởng của người đi vay, cơ quan thực hiện, hoặc bất kỳ nhà tài trợ dự án nào mà ADB phải có sự cẩn trọng thích đáng để xác định mức độ rủi ro người dân và ADB phải gánh chịu do liên quan.

3

9. Phạm vi xem xét việc tuân thủ quy định nằm trong “chính sách và thủ tục hoạt động của ADB” bởi vì những thủ tục và chính sách này liên quan đến quá trình hình thành, chuẩn bị và thực hiện dự án do ADB hỗ trợ và không bao gồm vấn đề liên quan đến việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ, trong đó có dịch vụ tư vấn, cũng như công tác hỗ trợ ngoài phạm vi hoạt động ví dụ như quản lý hành chính và tài chính được đề cập đến trong đoạn 26 của tài liệu này. Các chính sách và thủ tục hoạt động trên được ghi trong cuốn Sổ tay Hướng dẫn Hoạt động (Operations Manual/OM) phát hành tháng 10 năm 2003, sách Hướng dẫn Quản trị Dự án và Các quy trình hoạt động mới được cập nhật theo từng thời điểm. Những chính sách và thủ tục hoạt động được Ban Giám đốc thông qua sẽ được sử dụng khi không có phần hướng dẫn tương ứng trong Sổ tay Hướng dẫn Hoạt động. Hướng dẫn dành cho nhân viên ADB hoặc các tài liệu tương tự đã dự định phát hành thành các mục trong cuốn Sổ tay Hướng dẫn Hoạt động. Trong trường hợp có mâu thuẫn giữa chính sách do Ban Giám đốc thông qua và một phần trong cuốn Sổ tay Hướng dẫn Hoạt Động, thì cần tuân theo chính sách. 10. Đối với một dự án được thực hiện hoặc thông qua trước khi cập nhật cuốn Sổ tay Hướng dẫn Hoạt động phát hành tháng 10 năm 2003, các chính sách và thủ tục hoạt động được áp dụng phải là những chính sách và thủ tục đã được Ban Giám đốc thông qua cho dù các thủ tục và chính sách này có nhất quán với bất kỳ Sổ tay Hướng dẫn Hoạt động nào hiện có hay không. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ xác định thủ tục và chính sách liên quan dựa trên thông tin được cung cấp trong đơn yêu cầu xem xét tuân thủ quy định và thông qua quá trình tham vấn với Vụ chức năng và các bên liên quan khác. 11. Những chính sách và thủ tục hoạt động của ADB áp dụng cho dự án đang trong quá trình xem xét việc tuân thủ là:

(i) trong trường hợp dự án mới được đề xuất, những thủ tục và chính sách đã có hiệu lực khi đơn khiếu nại được đệ trình lên Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF); và

(ii) trong trường hợp dự án đang được triển khai, những thủ tục và chính sách đã có hiệu lực tại thời điểm Ban Giám đốc thông qua dự án, đối với quá trình hình thành hoặc chuẩn bị dự án, và những thủ tục chính sách đã có hiệu lực khi một hành động nghi vấn hoặc thiếu sót của ADB xảy ra đối với quá trình thực hiện dự án.

12. “Dự án được đề xuất” (Proposed Project) là dự án đang trong giai đoạn chuẩn bị, chưa được Ban Giám đốc hoặc Chủ tịch (được Ban Giám đốc uỷ quyền) thông qua, còn “dự án đang triển khai” (Ongoing Project) là dự án đã được Ban Giám đốc hoặc Chủ tịch (được Ban Giám đốc uỷ quyền) thông qua.

II. NỘP ĐƠN YÊU CẦU

13. Trước khi đệ trình đơn yêu cầu lên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP), tất cả các bên có khả năng yêu cầu (ngoại trừ thành viên Ban Giám đốc) trước hết phải nộp một đơn khiếu nại lên Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF) và cố gắng giải quyết vấn đề của mình thông qua giai đoạn tham vấn. Những bên có khả năng yêu cầu nên tham khảo cuốn Các Thủ Tục Hoạt Động dành cho Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF), tài liệu này có thể nhận từ văn phòng Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF) hoặc Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP). Tài liệu này cũng có trên trang web của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) tại địa chỉ www.compliance.adb.org, hoặc trang web của Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt

4

(SPF) tại địa chỉ www.adb.org/spf. Sau khi đệ trình đơn khiếu nại lên Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF), bên yêu cầu có thể đệ trình đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định lên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP):

(i) nếu và khi Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF) xét thấy đơn khiếu nại không đủ điều kiện (bước 3 của quá trình tham vấn); hoặc

(ii) khi bên khiếu nại nhận được kết quả và đánh giá của Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF) về đơn khiếu nại, và quyết định không tiếp tục giai đoạn tham vấn nữa (dừng lại tại bước 4 của quá trình tham vấn); hoặc

(iii) nếu bên khiếu nại xét thấy quá trình tham vấn không đạt được kết quả thỏa đáng (ở các bước 5,6 và 7 của quá trình tham vấn); hoặc

(iv) nếu quá trình tham vấn bị Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF) đình chỉ hoặc những bên liên quan khác phản đối quá trình tham vấn.

14. Trong nhiều trường hợp, việc đệ trình một đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định là dấu hiệu cho thấy giai đoạn tham vấn bị phản đối hoặc đã kết thúc. Tuy nhiên trong một số trường hợp cụ thể khi bên khiếu nại có thắc mắc về các vấn đề tuân thủ quy định, bên yêu cầu cũng có thể đệ trình một đơn yêu cầu tại bất kỳ thời điểm nào trong khi chương trình hành động đang được triển khai (bước 7 của quá trình tham vấn) mà không nhất thiết loại bỏ quá trình tham vấn. 15. Trong trường hợp bên khiếu nại gửi đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định, Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF) sẽ chuyển tài liệu và chia sẻ các thông tin liên quan đến khả năng đủ điều kiện khiếu nại và kết quả thực tế thu được qua quá trình tham vấn với Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP). Nếu Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF) đã bác bỏ khả năng đủ điều kiện của đơn khiếu nại, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ tiến hành xem xét độc lập xem liệu trong quá trình đánh giá của mình, đơn yêu cầu có đáp ứng đủ các tiêu chuẩn về khả năng khiếu nại của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) hay không. A. Ai Có Thể Nộp Đơn Yêu Cầu Xem Xét Việc Tuân Thủ Quy Định

16. Những cá nhân và tập thể sau có quyền nộp đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định:

(i) nhóm bất kỳ có từ hai người trở lên (ví dụ một cơ quan, tổ chức, đoàn thể hoặc nhóm cá nhân khác) ở nước đi vay nơi có dự án do ADB hỗ trợ hoặc ở một nước thành viên liền kề với nước đi vay đó;

(ii) một đại diện địa phương nằm trong nhóm bị ảnh hưởng; (iii) một đại diện bên ngoài, trong các trường hợp ngoại lệ khi không có đại diện địa

phương phù hợp và đại diện này phải được sự đồng ý của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP); hoặc

(iv) một hay nhiều thành viên bất kỳ trong Ban Giám đốc, sau khi nêu những thắc mắc lên Ban Điều hành, trong các trường hợp đặc biệt phải trình cả những nghi vấn về các sai phạm nghiêm trọng của ADB trong chính sách và thủ tục hoạt động liên quan đến một dự án đang triển khai do ADB hỗ trợ mà dự án này đã hoặc có khả năng ảnh hưởng xấu, trực tiếp và đáng kể đối với một cộng đồng hoặc nhóm cá nhân khác cư trú tại nước mà dự án nói trên đang được thực hiện hoặc ở một nước thành viên liền kề với nước đó.

5

17. Việc đệ trình một đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định không làm gián đoạn hoặc ảnh hưởng đến quá trình hình thành, chuẩn bị hoặc thực hiện dự án, trừ trường hợp được sự đồng ý của chính phủ nước thành viên đang phát triển hoặc nhà tài trợ dự án tư nhân và ADB. B. Giữ Bí Mật Cho Bên Yêu Cầu

18. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ giữ bí mật về thông tin cá nhân của bên yêu cầu nếu bên yêu cầu đề nghị, tuy nhiên các đơn yêu cầu nặc danh sẽ không được chấp nhận. C. Làm Thế Nào Để Nộp Một Đơn Yêu Cầu Xem Xét Việc Tuân Thủ Quy Định

19. Đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định phải ở dạng văn bản viết và gửi đến “Thư ký đoàn của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP)”. Đơn yêu cầu có thể gửi qua đường bưu điện, fax, thư điện tử hoặc chuyển tận tay tới Thư ký đoàn của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) tại Trụ sở chính của ADB. Trong trường hợp gửi đơn qua fax hoặc thư điện tử, nên gửi thêm một bản in đến Thư ký đoàn của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) theo địa chỉ sau để lưu vào hồ sơ:

Secretary, Compliance Review Panel Asian Development Bank 6 ADB Avenue Mandaluyong City 1550 Philippines

Tel: +632 632 4149 Fax: +632 636 2088 Email: crp@adb.org

20. Đơn yêu cầu có thể được bất kỳ cơ quan nào của ADB tiếp nhận ví dụ như cơ quan thường trú hoặc văn phòng đại diện, những cơ quan này sẽ chuyển tiếp nguyên vẹn chưa mở các đơn yêu cầu lên Thư ký đoàn của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP). D. Mẫu Đơn Yêu Cầu

21. Đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định không có mẫu cụ thể. Bên yêu cầu có thể dùng mẫu đơn trong Phụ lục 1 để tham khảo. E. Ngôn Ngữ

22. Ngôn ngữ mà ADB sử dụng trong Cơ chế Giải trình trách nhiệm là tiếng Anh, tuy nhiên đơn yêu cầu cũng có thể được viết bằng ngôn ngữ chính thống hoặc quốc ngữ được sử dụng ở nước thành viên đang phát triển của ADB trong trường hợp bên yêu cầu không thể cung cấp bản dịch tiếng Anh. Nếu đơn yêu cầu được viết bằng một ngôn ngữ khác không phải tiếng Anh thì cần phải gửi sớm hơn. F. Nội Dung của Đơn Yêu Cầu Xem Xét Việc Tuân Thủ Quy Định

23. Văn phòng Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (OCRP) sẽ sẵn sàng tư vấn và hướng dẫn các bên có khả năng yêu cầu cách đệ trình đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định.

6

24. Đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định phải nêu cụ thể những nội dung sau và nếu đơn yêu cầu không đủ thông tin thì Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) có thể tìm thêm thông tin và tài liệu dẫn chứng từ phía bên yêu cầu trước khi quyết định khả năng đủ điều kiện của đơn:

(i) bên yêu cầu đã bị hoặc có khả năng chịu ảnh hưởng trực tiếp và đáng kể do dự án ADB hỗ trợ gây ra;

(ii) bên yêu cầu tuyên bố rằng những thiệt hại trực tiếp và đáng kể đó đã hoặc sẽ xảy ra do hệ quả của một hành động hoặc thiếu sót cho là của ADB khi không tuân thủ những chính sách và thủ tục hoạt động (viết rõ hoặc nêu bằng cách khác) trong quá trình hình thành, chuẩn bị, hoặc thực hiện dự án do ADB hỗ trợ;

(iii) mô tả chi tiết các thiệt hại trực tiếp và đáng kể, ví dụ những quyền và lợi ích đã hoặc có khả năng chịu ảnh hưởng xấu, trực tiếp và đáng kể do dự án ADB hỗ trợ gây ra;

(iv) Thông tin về bên yêu cầu và thông tin liên hệ, kèm theo đề nghị giữ bí mật nếu có;

(v) nếu đơn yêu cầu được viết thông qua một đại diện thì phải nêu rõ thông tin về những người bị ảnh hưởng bởi dự án mà người yêu cầu thay mặt để viết đơn yêu cầu và chứng minh thẩm quyền đại diện;

(vi) miêu tả vắn tắt về dự án do ADB hỗ trợ, nêu rõ tên và địa điểm thực hiện dự án; (vii) kết quả mong muốn và những điều chỉnh mà người chịu ảnh hưởng của dự án

cho rằng ADB nên thực hiện trong giai đoạn xem xét việc tuân thủ yêu cầu; (viii) giải thích các kết quả mà bên yêu cầu đã nỗ lực thực hiện trong lần đệ trình đơn

khiếu nại đầu tiên lên Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF) (hoặc nếu Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF) bác bỏ đơn khiếu nại vì không đủ điều kiện thì giải thích rõ tại sao đơn yêu cầu cần được xem xét lại);

(ix) giải thích lý do không thể cung cấp bất kỳ thông tin nào ở trên; và (x) giải trình bất kỳ vấn đề hoặc sự việc nào có liên quan trực tiếp và gửi kèm các tài

liệu bổ sung.

25. Đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định bao gồm phần lớn các thông tin tương tự như trong đơn khiếu nại gửi lên Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF) cùng với các thông tin được yêu cầu ở đoạn 24 phần (vii) và (viii) nói trên. Mặc dù bên yêu cầu không bị bắt buộc phải trích dẫn các chính sách cụ thể mà ADB bị cho là đã vi phạm trong đơn yêu cầu nhưng bên này có quyền đề cập đến bất kỳ vi phạm chính sách nào mà họ cho rằng có liên quan tới một hành động hay thiếu sót bị cho là của ADB do không tuân thủ các chính sách và thủ tục hoạt động. G. Các Trường Hợp Không Được Chấp Nhận

26. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ không xem xét những đơn yêu cầu:

(i) không liên quan đến bất kỳ hành động hay thiếu sót nào của ADB trong quá trình hình thành, chuẩn bị và thực hiện dự án do ADB hỗ trợ;

(ii) về các quyết định của ADB, bên đi vay, cơ quan thực hiện dự án hoặc nhà tài trợ dự án tư nhân có liên quan đến việc mua sắm đấu thầu hàng hoá, dịch vụ, trong đó có cả dịch vụ tư vấn;

(iii) về những khiếu nại về gian lận hoặc tham nhũng trong các dự án do ADB hỗ trợ hoặc do các nhân viên ADB gây ra;

7

(iv) về một dự án do ADB hỗ trợ mà báo cáo hoàn thành2 của dự án đó đã được phát hành;

(v) liên quan đến những vấn đề đã được xem xét trong chức năng thanh tra trước đây hoặc do Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xem xét trừ trường hợp đơn khiếu nại đưa ra bằng chứng mới có trọng lượng mà chưa được phát hiện tại thời điểm đưa đơn khiếu nại lần đầu hoặc trừ trường hợp đơn khiếu nại tiếp theo dễ dàng kết hợp với đơn khiếu nại ban đầu;

(vi) về tính thích đáng và phù hợp của các thủ tục và chính sách hiện có của ADB; (vii) mà Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) coi là lặt vặt, cố tình làm hại,

không quan trọng hoặc được tạo ra để tạo lợi thế cạnh tranh; (viii) nằm trong phạm vi phán quyết của Uỷ ban Kháng cáo ADB hoặc Hội đồng Hành

chính của ADB hay có liên quan đến các vấn đề nhân sự của ADB; (ix) liên quan đến những hành động thuộc trách nhiệm của các bên khác ví dụ như

bên đi vay, cơ quan thực hiện dự án, hoặc bên sẽ vay trừ trường hợp việc thực thi của những bên nói trên liên quan trực tiếp đến đánh giá về việc tuân thủ các chính sách và thủ tục hoạt động của ADB;

(x) liên quan tới những vấn đề không bao gồm các hành động hay thiếu sót của ADB về việc không tuân thủ các chính sách và thủ tục hoạt động;

(xi) liên quan đến các điều luật, chính sách và quy định của cơ quan thực hiện dự án hoặc chính phủ nước thành viên đang phát triển có liên đới trừ trường hợp vấn đề nói trên có liên quan trực tiếp đến việc tuân thủ các chính sách và thủ tục thực hiện của ADB;

(xii) liên quan đến một dự án khu vực tư nhân mà đề cương đã được phê duyệt trước ngày 29 tháng 5 năm 2003; và/hoặc

(xiii) khi đơn khiếu nại tương ứng chưa được gửi lên Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF) (trường hợp không được chấp nhận này không áp dụng với đơn yêu cầu của các thành viên Ban Giám đốc.)

27. Trường hợp đơn khiếu nại thuộc phần (ii), (iii) và (iv) đoạn 26 về các thủ tục nói trên, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ thông báo cho bên yêu cầu đệ trình vấn đề lên Ban Chống Tham nhũng của ADB, Văn phòng Tổng Kiểm toán; Văn phòng Dịch vụ Hoạt động Trung tâm của ADB; và Văn phòng Quản lý Hành chính, Nhân sự và Ngân sách của ADB.

III. THỦ TỤC XEM XÉT VIỆC TUÂN THỦ QUY ĐỊNH

A. Các Bước Theo Trình Tự và Khung Thời Gian

28. Dưới đây là các bước theo trình tự và khung thời gian cho quá trình xem xét việc tuân thủ quy định (xem Sơ đồ ở Phụ lục 2). Tất cả các ngày được ghi trong thủ tục thực hiện này đều được tính theo dương lịch. Trừ trường hợp đơn yêu cầu là của thành viên Ban Giám đốc, trong tất cả các trường hợp còn lại, các đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định đều phải gửi những khiếu nại của mình lên Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF) trước đó trong giai đoạn tham vấn theo những thủ tục do Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF) quy định.

2 Báo cáo hoàn thành dự án được ADB phát hành trong vòng 1-2 năm sau khi dự án đã hoàn thành về mặt xây lắp

và đang đi vào hoạt động. Đối với những dự án thuộc khu vực tư nhân mà báo cáo hoàn thành dự án chưa được phát hành, hạn cuối là 2 năm sau khi dự án được hoàn thành về mặt xây lắp và đang đi vào hoạt động; hoặc với những dự án không yêu cầu hoàn thành về mặt xây lắp hoặc không liên quan (ví dụ dự án trung gian tài chính), hạn cuối là một năm sau ngày giải ngân cuối cùng hoặc kết thúc vai trò của ADB trong dự án, tuỳ thuộc vào hạn nào sớm hơn.

8

29. Bước 1: Nộp đơn yêu cầu. Đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định phải được đệ trình lên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP). 30. Bước 2: Ghi sổ và thông báo nhận đơn yêu cầu. Trong vòng 7 ngày kể từ khi nhận đơn yêu cầu với những thông tin cơ bản cần thiết, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ:

(i) ghi đơn yêu cầu vào một cuốn sổ mà mọi người đều có thể xem được qua trang web của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP);

(ii) xác định đã nhận đơn yêu cầu; (iii) thông báo với Ban Giám đốc rằng đơn yêu cầu đã được ghi sổ; và (iv) công bố với báo chí về việc nhận đơn yêu cầu.

31. Bước 3: Xác định khả năng đủ điều kiện của đơn yêu cầu. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ độc lập xác định xem đơn yêu cầu có đáp ứng đủ tiêu chuẩn của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) hay không mà không căn cứ vào quyết định của Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF) về khả năng đủ điều kiện của đơn. Trong vòng 14 ngày kể từ ngày ghi sổ đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ xác định khả năng đủ điều kiện của đơn và sẽ thông báo quyết định của Ban cho bên yêu cầu. Nếu Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF) đã xác định rằng đơn khiếu nại không đủ điều kiện cho giai đoạn tham vấn thì Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ xem xét khả năng đủ điều kiện của đơn trong vòng 21 ngày kể từ ngày ghi sổ đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định. 32. Nếu Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF) đã xác định rằng đơn khiếu nại đủ tiêu chuẩn cho giai đoạn tham vấn thì Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ xét xem những thiệt hại trực tiếp và đáng kể mà bên yêu cầu khẳng định trong đơn yêu cầu có phải bị cho là ADB không tuân thủ các chính sách và thủ tục hoạt động trong quá trình hình thành, chuẩn bị, hoặc thực hiện dự án do ADB hỗ trợ hay không. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ thu thập từ Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF) tất cả những tư liệu và phân tích liên quan đến đơn khiếu nại trong giai đoạn tham vấn, bao gồm cả quyết định của Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF) về các tiêu chuẩn đủ điều kiện. 33. Nếu bên yêu cầu không nghi vấn bất kỳ vi phạm chính sách cụ thể nào thì Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ tự đánh giá đơn yêu cầu theo ý kiến chủ quan của Ban để xác định xem đơn yêu cầu có nêu lên những vấn đề về vi phạm chính sách có khả năng xảy ra hay không. Trong giai đoạn xác định khả năng đủ điều kiện, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) có thể tham vấn với tất cả các bên có liên quan, trong đó có Ban Điều hành và đội ngũ nhân viên, bên yêu cầu, cơ quan thực hiện dự án hoặc chính phủ nước thành viên đang phát triển hoặc nhà tài trợ dự án tư nhân, và thành viên Ban Giám đốc đại diện cho nước có dự án. Quá trình xác định khả năng đủ điều kiện của đơn bao gồm việc xem xét tại chỗ và/hoặc khảo sát thực tế địa điểm thực hiện dự án. 34. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ gửi báo cáo về việc xem xét khả năng đủ điều kiện của đơn yêu cầu lên Ban Giám đốc. Nếu Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xác định đơn yêu cầu không đủ điều kiện thì Ban sẽ thông báo với Ban Giám đốc về việc đơn không đủ điều kiện. Còn nếu Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xác định rằng đơn yêu cầu đủ điều kiện, Ban sẽ đề nghị Ban Giám đốc cho phép tiến hành giai đoạn xem xét việc tuân thủ quy định. Báo cáo của Ban bao gồm:

9

(i) nội dung của đơn yêu cầu và bất kỳ thông tin bổ sung nào do bên yêu cầu cung cấp;

(ii) một bản giải thích các kết quả của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) về khả năng đủ điều kiện của đơn yêu cầu; và

(iii) khuyến nghị về việc cho phép tiến hành xem xét việc tuân thủ quy định nếu Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xác định rằng đơn yêu cầu đủ điều kiện.

35. Bước 4: Ban Giám đốc cho phép tiến hành xem xét tuân thủ quy định. Trong vòng 21 ngày kể từ khi nhận được khuyến nghị của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP), Ban Giám đốc sẽ cho phép tiến hành xem xét việc tuân thủ quy định trên cơ sở không phản đối và không đánh giá tính chất của đơn yêu cầu. Trong vòng 7 ngày kể từ khi nhận được uỷ quyền của Ban Giám đốc, bên yêu cầu sẽ được thông báo về quyết định tiến hành việc xem xét tuân thủ quy định của Ban Giám đốc. Sau đó, quyết định của Ban Giám đốc sẽ được đưa lên trang web của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP). 36. Bước 5: Thực hiện xem xét việc tuân thủ quy định. Ngay khi Ban Giám đốc cho phép tiến hành, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ bắt đầu quá trình xem xét. Quá trình xem xét của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) không bị giới hạn về thời gian vì thời lượng xem xét sẽ thay đổi đáng kể tuỳ thuộc vào tính chất, sự phức tạp và phạm vi của dự án và những chính sách bị cho là đã vi phạm. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ tiến hành xem xét với phong cách làm việc khẩn trương nhất. 37. Ngay sau khi Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) nhận được uỷ quyền của Ban Giám đốc, Chủ tịch Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ (i) chỉ định một thành viên của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) chịu trách nhiệm chính cho quá trình xem xét; và (ii) phân công cho tất cả các thành viên của Ban chuẩn bị các điều khoản tham chiếu đề xuất bao gồm phạm vi xem xét, phương pháp và khung thời gian. Để tạo điều kiện cho Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định của Ban Giám đốc (BCRC) thông qua nhanh, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ cung cấp các điều khoản tham chiếu của mình cho Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định của Ban Giám đốc (BCRC) sớm nhất có thể sau khi Ban Giám đốc đã cho phép xem xét tuân thủ quy định. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ cho Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định của Ban Giám đốc (BCRC) khoảng thời gian thích hợp để xem xét các điều khoản tham chiếu đề xuất. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ thống nhất các điều khoản tham chiếu đề xuất và khung thời gian với Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định của Ban Giám đốc (BCRC) trước khi công bố. Trong vòng 14 ngày kể từ khi nhận được uỷ quyền của Ban Giám đốc về việc xem xét, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ công bố các điều khoản tham chiếu và khung thời gian. Trong này sẽ nêu rõ phương pháp và thời lượng ước tính của quá trình xem xét việc tuân thủ quy định. Các điều khoản tham chiếu và khung thời gian sẽ được gửi lên Ban Giám đốc và tất cả các bên liên quan, đồng thời được đưa lên trang web của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP). 38. Tuỳ thuộc vào tính chất của đơn yêu cầu quá trình xem xét của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) có thể bao gồm các bước sau:

(i) tham vấn với tất cả các bên có liên quan, thành viên Ban Giám đốc đại diện cho nước có liên quan và đại diện của các tổ chức phi chính phủ quan tâm đến vấn đề mà tất cả những bên có liên quan này sẽ được tạo điều kiện nêu ý kiến của mình;

(ii) xem xét hồ sơ của ADB; (iii) tiến hành khảo sát thực tế để điều tra trong khi xem xét việc tuân thủ quy định; (iv) lấy ý kiến công chúng tại khu vực có dự án;

10

(v) thuê tư vấn để hỗ trợ công việc cho Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP); và

(vi) sử dụng bất kỳ phương pháp điều tra khác mà Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xét thấy phù hợp với quá trình thực hiện công việc.

39. Trước khi tiến hành khảo sát nơi triển khai dự án, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) phải nhận được sự đồng ý của nước có liên quan hoặc nhà tài trợ dự án tư nhân nếu thấy thích hợp. 40. Bước 6: Dự thảo báo cáo của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP). Khi hoàn thành quá trình xem xét việc tuân thủ quy định, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ phát hành một bản dự thảo báo cáo về kết quả và khuyến nghị của mình lên Ban Điều hành. Sau đó, Ban sẽ gửi cho bên yêu cầu để lấy ý kiến nhận xét. 41. Bước 7: Ý kiến phản hồi của Ban Điều hành và Ý kiến phản hồi của Bên yêu cầu về dự thảo báo cáo của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP). Ban Điều hành và Bên yêu cầu có 30 ngày kể từ ngày nhận được dự thảo báo cáo của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) để đưa ra ý kiến phản hồi về báo cáo đó. Mỗi bên có quyền tự do nhận xét về dự thảo báo cáo. Tuy nhiên, chỉ có ý kiến cuối cùng của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) về các vấn đề được nêu trên mới được ghi trong báo cáo cuối cùng của Ban. 42. Bước 8: Báo cáo cuối cùng của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP). Trong vòng 14 ngày kể từ khi nhận được ý kiến phản hồi của Ban Điều hành và Bên yêu cầu về dự thảo báo cáo, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ xem xét các ý kiến phản hồi đó và tiến hành những sửa đổi mà Ban thấy cần thiết trước khi gửi báo cáo cuối cùng cùng với các kết quả và khuyến nghị lên Ban Giám đốc để đảm bảo việc tuân thủ quy định dự án được thực hiện, trong đó bao gồm các khuyến nghị, nếu thấy hợp lý, về các thay đổi sửa chữa trong phạm vi hoặc quá trình thực hiện của dự án. 43. Báo cáo cuối cùng của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) bao gồm những nội dung sau:

(i) mô tả về đơn yêu cầu, các sự việc liên quan và các bước tiến hành quá trình

xem xét việc tuân thủ quy định; (ii) các kết quả và khuyến nghị của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP); và (iii) các ý kiến đa số và thiểu số trong trường hợp không có ý kiến đồng thuận về các

kết quả và khuyến nghị của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP).

44. Cùng với báo cáo cuối cùng, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ phát hành dưới dạng tài liệu đi kèm các nội dung sau:

(i) ý kiến phản hồi của Ban Điều hành và bên yêu cầu; và (ii) danh sách các tài liệu bổ sung sẽ được Ban Xem xét việc tuân thủ quy định

(CRP) cung cấp nếu có yêu cầu.

45. Bước 9: Quyết định của Ban Giám đốc. Trong vòng 21 ngày kể từ khi nhận được báo cáo cuối cùng của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP), Ban Giám đốc sẽ xem xét và đưa ra quyết định cuối cùng về các khuyến nghị làm thế nào để dự án được tuân thủ chặt chẽ và/hoặc giảm thiểu tác hại của dự án nếu thấy hợp lý. Trong vòng 7 ngày kể từ khi có quyết định cuối cùng của Ban Giám đốc, quyết định của Ban Giám đốc, và báo cáo cuối cùng của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) cùng với các ý kiến phản hồi đi kèm sẽ được công

11

bố cho bên yêu cầu và sau đó được đưa lên trang web của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP).

IV. CÁC HÀNH ĐỘNG SỬA CHỮA

46. Bất kỳ hành động sửa chữa nào trong phạm vi hoặc quá trình thực hiện dự án được Ban Giám đốc thông qua (hoặc quyết định đình chỉ hay huỷ bỏ dự án nếu có lệnh) sẽ được thực hiện theo các thủ tục của ADB (thủ tục này phải được sự đồng ý của bên đi vay hoặc bên nhận viện trợ không hoàn lại có liên quan hoặc nhà tài trợ dự án tư nhân có liên quan, trừ khi được quy định khác trong Quy chế Cho vay của ADB hoặc các văn bản pháp luật khác có liên quan). A. Theo Dõi Việc Thực Hiện Các Hành Động Sửa Chữa

47. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ theo dõi việc thực hiện các hành động sửa chữa được Ban Giám đốc thông qua sau khi quá trình xem xét việc tuân thủ quy định kết thúc. Nếu Ban Giám đốc không quy định cụ thể thời gian biểu thì Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ báo cáo thường xuyên theo yêu cầu hoặc ít nhất một năm 1 lần trong vòng 5 năm cho Ban Giám đốc về việc thực thi các quyết định của Ban Giám đốc liên quan đến các biện pháp sửa chữa, trong đó bao gồm cả đánh giá của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) về tiến trình thực hiện việc tuân thủ chặt chẽ quy định dự án. Sau 5 năm, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) có thể khuyến nghị kiểm tra tiếp dự án nếu thấy cần thiết. Phương pháp theo dõi có thể gồm các bước sau:

(i) tham vấn với các bên có liên quan và các thành viên Ban Giám đốc; (ii) xem xét văn bản, tài liệu; (iii) khảo sát thực tế tại nơi tiến hành dự án; và (iv) thông tin nhận được từ (các) bên yêu cầu và ý kiến công chúng về tình hình thực

hiện các hành động sửa chữa.

B. Dự Thảo Báo Cáo Theo Dõi Tình Hình Thực Hiện

48. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ chuyển dự thảo báo cáo theo dõi tình hình thực hiện lên Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định của Ban Giám đốc (BCRC). Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định của Ban Giám đốc (BCRC) sẽ đưa ra nhận xét về dự thảo báo cáo theo dõi của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) trong vòng 21 ngày kể từ khi nhận được bản báo cáo đó. Sau đó, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ tổng kết các báo cáo theo kết quả tham vấn với Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định của Ban Giám đốc (BCRC) trước khi phổ biến rộng rãi cho các bên liên quan và công chúng. C. Báo Cáo Theo Dõi Tình Hình Thực Hiện

49. Báo cáo theo dõi tình hình thực hiện của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ bao gồm những nội dung sau:

(i) tóm tắt đơn yêu cầu ban đầu và quyết định đầu tiên của Ban Giám đốc về đơn yêu cầu đó;

(ii) tóm tắt các thông tin do (các) bên yêu cầu, các bên có liên quan, và các bên tham gia bất kỳ quan tâm đến dự án cung cấp;

12

(iii) kết quả của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) về thực trạng triển khai quyết định của Ban Giám đốc; và

(iv) bất kỳ khuyến nghị tiếp theo nào của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) nếu cần thiết để dự án tuân thủ chặt chẽ quy định.

V. VAI TRÒ CỦA BÊN YÊU CẦU VÀ CÁC BÊN THỨ BA

A. Cung Cấp Thông Tin

50. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) khuyến khích bên yêu cầu và tất cả các bên liên quan quan tâm cung cấp cho Ban tất cả các thông tin trong suốt quá trình xem xét việc tuân thủ quy định. B. Đơn Yêu Cầu Sửa Đổi

51. Nếu bên yêu cầu nhận được chứng cứ mới có tầm quan trọng tại bất kỳ thời điểm nào sau khi nộp đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định nhưng trước khi Ban Giám đốc ra quyết định tiến hành xem xét việc tuân thủ quy định, bên yêu cầu có thể nộp đơn yêu cầu sửa đổi. Nếu đơn yêu cầu sửa đổi được chấp nhận và Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) thấy rằng những chứng cứ mới là quan trọng thì khoảng thời gian để xác định khả năng đủ yêu cầu của đơn do Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) quyết định sẽ lùi lại bắt đầu từ thời điểm Thư ký đoàn CRP nhận được đơn yêu cầu sửa đổi. Hoặc nếu không, chứng cứ đó có thể được dùng như tài liệu bổ sung và được sử dụng như mô tả trong đoạn 52 của tài liệu này. C. Thông Tin Bổ Sung

52. Ngoài những thông tin Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) đòi hỏi, bên yêu cầu (và những người chịu ảnh hưởng của dự án trong trường hợp bên yêu cầu chỉ là người đại diện cho những người bị ảnh hưởng, hoặc một thành viên Ban Giám đốc), nhân viên của ADB hoặc quần chúng nhân dân bất kỳ đều có thể cung cấp thông tin bổ sung liên quan đến quá trình xem xét đơn yêu cầu của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) cho các thành viên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP),Thư ký Đoàn hoặc Ban hỗ trợ Thư ký đoàn của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP). Người cung cấp thông tin có thể yêu cầu giữ kín các thông tin về bản thân. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ thông báo cho bên yêu cầu về những thông tin quan trọng do những người được nói đến ở trên cung cấp. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) có thể yêu cầu các bên liên quan cung cấp thêm chi tiết nếu thấy cần thiết kể từ khi nhận được những thông tin bổ sung này.

VI. TÍNH MINH BẠCH VÀ SỰ BẢO MẬT

A. Tính Minh Bạch

53. Hoạt động của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) ở tất cả các giai đoạn của quá trình xem xét việc tuân thủ quy định phải thật minh bạch và thống nhất với các chính sách và thủ tục liên quan của ADB.

13

B. Sự Bảo Mật

54. Các thành viên của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) và nhân viên của Văn phòng Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (OCRP) phải tuân thủ chính sách về bảo mật và cung cấp thông tin, bao gồm những điều khoản nhằm đảm bảo thông tin bí mật không bị tiết lộ. Khi được yêu cầu, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ giữ kín thông tin cá nhân về người khiếu nại và người cung cấp thông tin từ các bên khác. 55. Bất kỳ tài liệu hay thông tin trình lên thành viên bất kỳ của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) hoặc nhân viên Văn phòng Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (OCRP) phải ghi rõ rằng các tài liệu, thông tin này phải được giữ bí mật và sẽ không được công bố cho bất kỳ bên nào khác khi không có sự đồng ý của bên cung cấp. Bên cung cấp thông tin cần lưu ý rằng Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) vẫn có thể sử dụng phần cơ bản của những tài liệu hay thông tin này trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

VII. PHỔ BIẾN THÔNG TIN

A. Tiếp Xúc Công Chúng

56. Các thành viên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) và nhân viên Văn phòng Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (OCRP) luôn sẵn sàng gặp gỡ và tiếp xúc với công chúng để thảo luận về Cơ chế Giải trình trách nhiệm của ADB. Nội dung có thể trao đổi gồmcả những khía cạnh chung và các vấn đề cụ thể liên quan đến quá trình xem xét việc tuân thủ quy định, các hoạt động của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) và bất kỳ đơn yêu cầu việc xem xét tuân thủ quy định nào. Các nhân viên của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) và nhân viên Văn phòng Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (OCRP) sẵn sàng tư vấn và hướng dẫn các bên có khả năng yêu cầu hoặc các đại diện của họ về thủ tục nộp đơn yêu cầu. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) cũng sẽ chuẩn bị thêm các tài liệu mô tả hoạt động của mình và sẵn sàng tư vấn cho các bên sắp yêu cầu. 57. Văn phòng Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ thực hiện việc phổ biến thông tin và tiến hành tiếp xúc trong nội bộ ADB và với công chúng ở các nước thành viên xung quanh vấn đề Cơ chế Giải trình Trách nhiệm. B. Thông Cáo Báo Chí và Truyền Thông Công Cộng

58. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ phát hành các thông cáo báo chí riêng của Ban và các tài liệu cho các phương tiện truyền thông. Trước khi phổ biến bất kỳ thông cáo báo chí hay các tài liệu truyền thông khác, Văn phòng Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (OCRP) sẽ thông báo cho Phòng Quan hệ Đối ngoại, có gửi cho Văn phòng Chủ tịch để ADB chuẩn bị cho việc trả lời các chất vấn của nhân dân và các phương tiện thông tin đại chúng. 59. Đối với việc xem xét tuân thủ quy định, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) chỉ công bố một số thông tin tối thiểu ở các nước đi vay và không trả lời phỏng vấn của báo chí, truyền hình về quá trình xem xét trong khi tiến hành khảo sát thực tế ở nước đi vay. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) cũng không trả lời phỏng vấn ở bất kỳ giai đoạn nào trong quá trình xem xét việc tuân thủ quy định hay quá trình theo dõi sau khi có quyết định, ngoại trừ việc làm rõ các vấn đề về trình tự thủ tục.

14

C. Trang Web

60. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) có trang web riêng tại địa chỉ www.compliance.adb.org, trên trang web có tất cả những nội dung được viết trong đoạn 61 và 62 của tài liệu này. D. Hệ Thống Dữ Liệu Thông Tin Cho Công Chúng

61. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ thông báo trực tiếp về các mốc quan trọng trong quá trình xem xét việc tuân thủ quy định cho bên yêu cầu và công bố rộng rãi cho công chúng thông qua danh sách nhận đơn yêu cầu trên trang web của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) với các nội dung như sau:

(i) ghi sổ và thông báo nhận đơn yêu cầu (bước 2), (ii) xác định khả năng đủ điều kiện của đơn yêu cầu (bước 3), (iii) uỷ quyền của Ban Giám đốc về việc xem xét tuân thủ quy định (bước 4), (iv) các điều khoản tham chiếu và khung thời gian dự kiến của quá trình xem xét việc

tuân thủ quy định đã được gửi lên Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định của Ban Giám đốc (BCRC) để phê duyệt (bước 5),

(v) các điều khoản tham chiếu và khung thời gian cuối cùng để tiến hành quá trình xem xét đã được phát hành và công bố rộng rãi;

(vi) dự thảo báo cáo của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) đã được gửi lên Ban Điều hành và Bên yêu cầu (bước 6),

(vii) báo cáo cuối cùng của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) đã được gửi lên Ban Giám đốc (bước 8),

(viii) quyết định của Ban Giám đốc (bước 9); (ix) Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) bắt đầu theo dõi tình hình thực hiện

một dự án trước đó bị yêu cầu xem xét; (x) Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) đã chuyển dự thảo báo cáo theo dõi

lên Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định của Ban Giám đốc; và (xi) Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) đã gửi báo cáo theo dõi cuối cùng lên

Ban Giám đốc và công bố rộng rãi báo cáo cho công chúng.

E. Công Bố Các Bản Báo Cáo

62. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ công bố rộng rãi các tài liệu và báo cáo sau trên trang web và gửi bản sao cho bất kỳ ai có yêu cầu:

(i) các báo cáo của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) về khả năng đủ điều kiện của đơn và quyết định của Ban Giám đốc trong vòng 7 ngày kể từ khi nhận quyết định của Ban Giám đốc cho phép tiến hành xem xét việc tuân thủ quy định,

(ii) các điều khoản tham chiếu, gồm có phạm vi xem xét, phương pháp đề xuất và khung thời gian trong vòng 14 ngày kể từ khi nhận được uỷ quyền của Ban Giám đốc về việc xem xét tuân thủ quy định,

(iii) quyết định cuối cùng của Ban Giám đốc và báo cáo cuối cùng của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) cùng với các tài liệu đi kèm trong vòng 7 ngày kể từ khi có quyết định của Ban Giám đốc,

(iv) báo cáo kiểm tra của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) trong cùng thời điểm những báo cáo này được gửi lên Ban Giám đốc và các bên liên quan khác, và

15

(v) báo cáo hàng năm của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) trong vòng 4 tháng sau khi kết thúc năm dương lịch.

VIII. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

A. Tiếp Cận với ADB: Đội Ngũ Nhân Viên và Thông Tin

63. Các thành viên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) và nhân viên của Văn phòng Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (OCRP) sẽ được tiếp cận với tất cả các nhân viên và Ban Điều hành của ADB, và tất cả các hồ sơ của ADB mà trong phạm vi quyền lực và nhiệm vụ của mình, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xét thấy có liên quan. B. Thủ Tục Hành Chính của Ban Xem Xét Việc Tuân Thủ Quy Định (CRP)

64. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) áp dụng Bản Hướng dẫn Thủ tục Hành chính cho các hoạt động nội bộ của mình. Bản Hướng dẫn các Thủ tục Hành chính này được phổ biến rộng rãi trên trang web của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP). C. Báo Cáo Hàng Năm

65. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xuất bản báo cáo hàng năm trong vòng 4 tháng sau khi kết thúc năm dương lịch, báo cáo bao gồm:

(i) mô tả về các đơn yêu cầu đã được xem xét, (ii) tóm tắt các hoạt động của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) khi giải

quyết đối với mỗi đơn yêu cầu, (iii) tóm tắt các hoạt động theo dõi của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP), (iv) thông tin về chi tiêu và ngân sách của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định

(CRP), và (v) tư vấn chính sách dựa trên bài học kinh nghiệm rút ra từ các đơn yêu cầu xem

xét việc tuân thủ quy định đã thực hiện trước đó.

D. Tư Vấn Pháp Lý

66. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ tìm kiếm ý kiến đóng góp từ Luật sư trưởng của ADB về bất kỳ vấn đề nào liên quan đến địa vị pháp lý, các quyền, và trách nhiệm theo hiến chương ADB hay bất kỳ hiệp định nào mà ADB tham gia ký kết, và về bất kỳ vấn đề nào khác có liên quan đến các quyền và trách nhiệm của ADB đối với đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định bất kỳ. E. Xem Xét Lại Các Thủ Tục Hoạt Động của Ban Xem Xét Việc Tuân Thủ Quy Định

67. Bất kỳ bên nào có quan tâm đều được hoan nghênh gửi đề xuất về việc sửa đổi những thủ tục nói trên cho Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP). Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ tiến hành xem xét thường kỳ các thủ tục này, bao gồm việc điều chỉnh các yêu cầu về mặt thủ tục của quá trình xem xét việc tuân thủ quy định đối với các dự án thuộc khu vực tư nhân sao cho phù hợp với các điều khoản trong văn bản của Ban Giám đốc.

16

F. Phối Hợp

68. Ở một mức độ thích hợp, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ phối hợp hoạt động của mình với hoạt động của các cơ chế giải trình trách nhiệm khác của cơ quan đồng tài trợ khác khi cơ quan này tiến hành xem xét riêng biệt trên cùng một dự án. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ tìm kiếm và xây dựng các mối quan hệ cũng như chia sẻ bài học kinh nghiệm với các cơ chế giải trình trách nhiệm ở các tổ chức tương tự khác. 69. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) hợp tác chặt chẽ với Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF) trong các hoạt động phù hợp với các chức năng tương ứng của Ban. Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) cũng sẽ hợp tác với Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF) trong việc tiến hành tiếp xúc công chúng về Cơ chế Giải trình trách nhiệm của ADB và phối hợp hoạt động với các vụ chức năng, Vụ Phát triển bền vững và Phát triển khu vực, Trung tâm các Tổ chức phi chính phủ của cơ quan này và Phòng Quan hệ Đối ngoại để đảm bảo các hoạt động phổ biến thông tin và tiếp xúc công chúng của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) hợp nhất với các hoạt động khác của ADB nhằm thúc đẩy sự trao đổi qua lại với người thụ hưởng dự án hay các bên có liên quan bao gồm cả các tổ chức dân sự. G. Hỗ Trợ về mặt Thư Ký cho Uỷ Ban Xem xét Việc Tuân Thủ Quy Định của Ban Giám

Đốc (BCRC)

70. Văn phòng Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (OCRP) hỗ trợ về mặt thư ký cho Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định của Ban Giám đốc (BCRC), trong đó bao gồm cả việc quản trị các chi phí hoạt động hàng năm của Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định của Ban Giám đốc (BCRC). H. Liên hệ với Ban Xem Xét Việc Tuân Thủ Quy Định (CRP) và Hướng Dẫn Viên Các

Dự Án Đặc Biệt (SPF)

71. Mọi câu hỏi, thắc mắc liên quan đến Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) hay các thủ tục hoạt động xin gửi trực tiếp đến địa chỉ:

Secretary, Compliance Review Panel Asian Development Bank 6 ADB Avenue Mandaluyong City 1550 Philippines Tel: +632 632 4149 Fax: +632 636 2088 Email: crp@adb.org

17

72. Mọi câu hỏi, thắc mắc liên quan đến hoạt động của Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF) hay các thủ tục hoạt động xin gửi trực tiếp đến địa chỉ:

Special Project Facilitator Asian Development Bank 6 ADB Avenue Mandaluyong City 1550 Philippines Tel: +632 632 4825 Fax: +632 636 2490 Email: spf@adb.org

18 Phụ lục 1

MẪU ĐƠN YÊU CẦU XEM XÉT VIỆC TUÂN THỦ QUY ĐỊNH

Dưới đây là mẫu thư gửi lên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP), bao gồm những thông tin bên yêu cầu cần có trong thư yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định của ADB. Không nhất thiết phải tuân thủ mẫu đơn này, tuy nhiên việc cung cấp đủ thông tin như vậy sẽ thúc đẩy quá trình chấp nhận đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định. Một số thông tin đã được cung cấp trước cho Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF), do đó ở đây bên yêu cầu chỉ cần nhắc lại thông tin đó. Ngoài ra, thông tin bổ sung cần được nêu càng chi tiết càng tốt. Việc chỉ ra chính xác chính sách bị vi phạm sẽ trợ giúp Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) trong quá trình xem xét vịêc tuân thủ quy định.

Ngày viết đơn: _________ Kính gửi: Secretary, Compliance Review Panel Asian Development Bank 6 ADB Avenue Mandaluyong City 1550

Philippines Tel: +632 632 4149 Fax: +632 636 2088 Email: crp@adb.org Kính thưa Ban Thư ký: Chúng tôi những người ký tên dưới đây đại diện cho người dân sống ở ________, viết thư này kính đề nghị Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) giúp đỡ chúng tôi trong việc kiểm tra sự tuân thủ của ADB đối với các thủ tục và chính sách của ADB trong dự án được đề cập dưới đây. Chúng tôi hiểu rõ các Thủ tục Hoạt động của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) và biết rằng việc đầu tiên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ làm là kiểm tra xem đơn yêu cầu này có đủ tiêu chuẩn hay không. Dự án đã, hoặc sẽ có khả năng, phương hại đến chúng tôi có tên là ________, được thực hiện ở _________. Chúng tôi cho rằng ADB đã không tuân thủ thủ tục/chính sách của mình, đặc biệt là các thủ tục liên quan đến _________, và do những việc làm như vậy chúng tôi đã hoặc sẽ phải chịu những ảnh hưởng xấu, trực tiếp và đáng kể mà chúng tôi có thể mô tả. Ảnh hưởng cụ thể liên quan đến những vi phạm chính sách là ___________. Chúng tôi kính mong ADB giúp đỡ khắc phục những tác hại đó bằng cách sau___________. Trước khi viết thư này, chúng tôi đã nêu những thắc mắc của mình lên các nhân viên của ADB và Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF). Sau đây là tóm tắt sự việc đã xảy ra: ____________. Chúng tôi chuyển đơn khiếu nại lên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) do kết quả của những lần đưa đơn trước chưa được thoả đáng, cụ thể như sau: ______________.

Phụ lục 1

19

Ngoài những thông tin đã cung cấp ở trên, chúng tôi còn có nhiều tài liệu khác có thể giúp Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) hiểu rõ tình hình của chúng tôi. Chúng tôi gửi kèm danh sách các tài liệu bổ sung và ghi rõ nơi Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) có thể lấy được các bản sao của những tài liệu này. Tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của chúng tôi như sau: ________________ ____________________ Chữ kí Chữ kí

[Địa chỉ, số điện thoại và số fax, địa chỉ email của từng người nếu có] Trong những trường hợp chúng tôi đại diện cho một tổ chức hoặc một nhóm người, xin liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ và thông tin liên hệ sau:

Phụ lục 2

20

QUÁ TRÌNH XEM XÉT VIỆC TUÂN THỦ QUY ĐỊNH

Bước 1: Nộp Đơn Yêu Cầu • Đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định được gửi lên

Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP).

7 ngày sau khi nhận được đơn yêu cầu

Bước 2: Ghi Sổ và Thông Báo Nhận Đơn Yêu Cầu • Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) ghi sổ và thông

báo nhận đơn yêu cầu.

14 ngày kể từ khi nhận được uỷ quyền của Ban Giám đốc về việc xem xét tuân thủ quy định

14 ngày sau khi ghi sổ nộp đơn (21 ngày sau khi ghi sổ nộp đơn nếu Hướng dẫn viên các Dự án đặc biệt (SPF) xác định đơn khiếu nại không đủ tiêu chuẩn)

21 ngày kể từ khi nhận được khuyến nghị của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP)

7 ngày kể từ khi nhận được quyết định của Ban Giám đốc

Bước 5: Tiến Hành Xem Xét Việc Tuân Thủ Quy Định • Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ nhất trí với

Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định của Ban Giám đốc (BCRC) về các điều khoản tham chiếu (TOR) được đề xuất và khung thời gian.

• Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) công bố các điều khoản tham chiếu và khung thời gian trong đó có nêu phương pháp và thời lượng dự tính của quá trình xem xét.

Bước 3: Xác Định Khả Năng Đủ Điều Kiện của Đơn Yêu Cầu • Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xác định khả

năng đủ điều kiện của đơn yêu cầu và thông báo cho bên yêu cầu quyết định của Ban.

• Nếu Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xác định rằng đơn yêu cầu không đủ điều kiện, Ban sẽ thông báo kết quả này lên Ban Giám đốc.

• Nếu Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xác định đơn yêu cầu đủ điều kiện, Ban sẽ khuyến nghị Ban Giám đốc cho phép tiến hành xem xét việc tuân thủ quy định.

Bước 4: Ban Giám Đốc Cho Phép Tiến Hành Xem Xét Việc Tuân Thủ Quy Định

• Ban Giám đốc nhất trí cho phép tiến hành xem xét việc tuân thủ quy định.

• Bên yêu cầu được thông báo về quyết định của Ban Giám đốc cho phép thực hiện xem xét việc tuân thủ quy định.

Phụ lục 2

21

• Quyết định của Ban Giám đốc, báo cáo cuối cùng của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) cùng với các ý kiến phản hồi đi kèm được công bố cho bên yêu cầu.

• Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) tiến hành quá trình xem xét.

7 ngày sau khi có quyết định của Ban Giám đốc

21 ngày kể từ khi nhận được báo cáo cuối cùng của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP)

Bước 9: Quyết định của Ban Giám đốc • Ban Giám đốc xem xét báo cáo cuối cùng của Ban Xem xét

việc tuân thủ quy định (CRP) và đưa ra quyết định cuối cùng về các khuyến nghị làm thế nào để đảm bảo việc tuân thủ quy định dự án và/hoặc giảm thiểu tác hại nếu thấy khuyến nghị phù hợp.

Bước 8: Báo cáo cuối cùng của CRP • Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ xem xét các ý

kiến phản hồi của Ban Điều hành và bên yêu cầu, và thực hiện những thay đổi cần thiết trước khi đưa ra báo cáo cuối cùng về kết quả và các khuyến nghị để đảm bảo việc tuân thủ quy định dự án.

14 ngày kể từ khi nhận được ý kiến phản hồi của Ban Điều hành và bên yêu cầu

30 ngày kể từ khi nhận được dự thảo báo cáo của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP)

Bước 7: Ý Kiến Phản Hồi của Ban Điều Hành và Bên Yêu Cầu về Dự Thảo Báo Cáo

• Ban Điều hành và bên yêu cầu gửi lại ý kiến nhận xét về dự thảo báo cáo của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP).

Bước 6: Dự Thảo Báo Cáo của Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP)

• Khi hoàn thành quá trình xem xét, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) gửi dự thảo báo cáo về kết quả và các khuyến nghị tới Ban Điều hành và bên yêu cầu để lấy ý kiến nhận xét.

Theo Dõi Việc Thực Hiện các Hành Động Sửa Chữa được Ban Giám Đốc Thông Qua