業務効率化アップのための ITツール活用術kachiel.jp/sharefile/seminar/200911_taniguchi_toei...業務効率化アップのための ITツール活用術～在宅勤務・リモートワークにも最適！～

業務効率化アップのための

ＩＴツール活用術

～在宅勤務・リモートワークにも最適！～

合同会社MGNコンサルティング

税理士谷口孔陛

自己紹介

・税理士谷口孔陛（たにぐちこうへい）

合同会社MGNコンサルティング代表

・1985年1月生まれ（34歳）、2016年7月独立

はじめに

ふんふふ～ん、ITツールふふふ～ん

2019年

ふんふふ～ん、ITツールふふふ～ん

新型コロナ

何に取り組まざるを得なくなったか

何に取り組まざるを得なくなったか

リモートワーク

本日のテーマ

リモートワーク

を中心に

本日のゴール

胸がときめく

ツールがあったら

実際に試してみること

・テレビ電話

・チャットツール

・オンラインストレージ

・インターネットFAX

・電子契約

・電子申告・納税

・カレンダーアプリ

・タスク管理アプリ

・スキャナー

・ノートPCのすすめ

・Googleスプレッドシート

・セキュリティいろいろ

・Wi-Fiのひと工夫

・ほか個人的な趣味

目次 1項目 5～10分

・テレビ電話




・電子契約




・スキャナー






目次

テレビ電話はもうあれですよね

テレビ電話はもうあれですよね

テレビ電話のメリット１

テレビ電話のメリット２

テレビ電話のデメリット

・対面より情報量は減る

・時間問わなくなりがち

・雑談が減る？

とはいえ、もはや時代的には

テレビ電話の種類

・Zoom

・Google Meet

・Facebook Messenger

・Microsoft Teams

何を使ったらいい？


みんな

よくできてる

メインツールの選び方一例

Microsoft Teams

G Suite Microsoft 365

Google Meet

メインツールの選び方一例その他の方

余談

つなぎっぱなしに

する会社も

・テレビ電話




・電子契約




・スキャナー






目次

リモートワークで重要なもの

リモートワークで重要なもの

密なコミュニケーション

いま進捗どうなってる？

なんでこの処理にしたの？

税額控除の検討した？

所長

お客さんから連絡来ない･･･

まあこんなもんでええか

質問したいけど電話するのもな･･･

スタッフ

チャットツールとは

チャットツールのメリット

・話題ごとに小分けできる

・やりとりが気軽（コミュニケーションの量が増える）

チャットツールのデメリット

・気軽ゆえに量が多くなる

・種類がとにかく多い

チャットツールの種類

・Chatwork ・LINE

・Slack ・Messenger

・Discord ・ハングアウト

・Microsoft Teams

Chatwork（チャットワーク）

Slack（スラック）

Discord（ディスコード）

Teams（チームズ）

チャンネルメッセージ

相手

その他

・LINE

・Facebook Messenger

・Google ハングアウト（Google Chat）

メインツールの選び方一例 IT苦手なら

Chatwork

メインツールの選び方一例迷ったら

Slack

所長がつかうときの注意点

（ダイレクトメール）


（ダイレクトメール）


・”失敗は恥ずかしくない”

という雰囲気の醸成

・徹底して風通しをよくする

NG事例

OK事例

チャットツールは

言葉だけの

コミュニケーション

なので配慮を

・テレビ電話




・電子契約




・スキャナー






目次

オンラインストレージとは

サーバー等

もともとの懸念災害からデータをどう守るか？

サーバー等

世界各地で分散してデータを保管

増えたメリットリモートワークのときも手軽

自宅事務所

オンラインストレージ

大容量のデータ共有も安全にできる

オンラインストレージの比較表

（G Suite）

Dropbox Google Drive OneDrive Box

無料プランの

容量2GB 5GB 15GB 10GB

一番安い

有料プラン

5TB

月1,250円（1人あたり）

30GB

月680円（1人あたり）

1人1TB


100GB


次の

有料プラン

無制限


無制限


無制限


無制限


※ 2019年12月時点

メインツールの選び方一例

OneDrive

G Suite Microsoft 365

Google Drive

メインツールの選び方一例その他の方

Dropbox

・テレビ電話




・電子契約




・スキャナー






目次

税理士業界の現状

・税務署

・銀行などの金融機関

→ まだまだFAXが現役

インターネットでもFAXが送れる！

工事不要

インターネットFAXの比較表 ※ 2020年9月時点

eFax 秒速FAX 03FAX

初期費用

固定費

初期費用 1,000円

月額 1,500円

初期費用 0円

月額 0円

初期費用 5,000円

月額 980円

送信料（151ページ目以降）

1枚10円1枚10円 30秒ごとに20円

機能送信も受信も送信のみ送信も受信も

その他海外製のサービス受信可能な

秒速FAX Plusも番号移転も可能

最悪・緊急事態

僕たちにはコンビニがある（1枚50円）

・テレビ電話




・電子契約




・スキャナー






目次

まず

電子契約ってなに？

電子契約のしくみ

自事務所顧問先

電子契約サービス



①PDFをアップ




①PDFをアップ

②招待





①PDFをアップ

③合意の署名

②招待



④締結の証明

②招待


①PDFをアップ

電子契約のメリット

・製本の手間の削減

・印紙代、印刷代、郵送料、

保管費等のコスト削減

・後日の確認も容易に

電子契約サービスの種類（すべて無料からスタート可）

・クラウドサイン

・GMO電子印鑑 Agree

・NINJA SIGN

（中略）

「もっと印鑑っぽいほうがいい」そんなあなたに

・テレビ電話




・電子契約




・スキャナー






目次

電子申告の全体像

電子申告の大まかな導入手順

国税（e-Tax）の導入時の画面見本

地方税（eLTAX）の導入時の画面見本

多様になった納税方法

超絶おすすめ「ダイレクト納付」

みんなでやろう

ダイレクト納付

・テレビ電話




・電子契約




・スキャナー






目次

ホワイトボードでのスケジュール管理の問題点

ひと目でスケジュールの状況がわかる

月表示で手帳のように俯瞰することも

プライベートの予定は隠すこともできる

会議室や備品の管理でも使える


Google

カレンダー

・テレビ電話




・電子契約




・スキャナー






目次

リストの種類を分ける

事務所経営上重要なのはこちら


・Evernote

・Google スプレッドシート

・Torello

・Asana

おすすめツール１ Torello（トレロ）

ドラッグ・アンド・ドロップ

ドラッグ・アンド・ドロップ

Torello（トレロ）の特徴

・ホワイトボードに付箋を貼るイメージ

・見やすい

・申告の進捗管理に向いてる

おすすめツール２ Asana（アサナ）

外部サービスと連携してガントチャート表示も可能

Asana（アサナ）の特徴

・表示方法が多彩

・やりとりがしやすい

・外部サービスと連携するとガントチャート表示も可

結論としては

無料で使えるものが

多いので

とにかく使ってみる

・テレビ電話




・電子契約




・スキャナー






目次

リモートワークでレシートどうする？問題

ScanSnap（スキャンスナップ）iX1500 据え置き型

ScanSnap（スキャンスナップ）iX100 持ち運び型

ScanSnapの使用イメージ未使用時

ScanSnapの使用イメージレシート設置時

ScanSnapの使用イメージレシート読み取り後

ScanSnapのメリット

・レシートの読み取りがスムーズ＋きれい

・連携している外部サービスが多い

ScanSnapのデメリット

とはいえスキャンするのもそれなりの手間が

大量のレシートがあるときの運用方法一例

・アルバイトさんにスキャンしてもらう

・お客さんにスキャンしてもらう

・テレビ電話




・電子契約




・スキャナー






目次

在宅勤務があるなら

在宅勤務があるなら

メインをノートパソコンに

担当者のデータ閲覧方法の一例

「そのまま持っていくだけ」が一番早い

作業後そのまま持って外出

※ただし後述のセキュリティ必須

さらに

デスクトップだと在宅勤務のときに持っていけない

画面の小ささが不満ならデュアルディスプレイ

1つだけ注意点

1つだけ注意点

メモリ

8GB以上

・テレビ電話




・電子契約




・スキャナー






目次

Googleスプレッドシートとは

Googleスプレッドシートとは

Google版のExcel

共有するときの違い【Excel】

共有するときの違い【Google】

Googleスプレッドシートの特徴

・共有や同時作業に

とにかく強い

・マクロ的な機能もある

・インターネット環境は必須

オンラインストレージでExcelを共有もできるが


スタッフA スタッフB




①Excelを更新




①Excelを更新

②更新版を同期




①Excelを更新

③操作

スタッフA

スタッフB

(1) 12:00に更新

スタッフA

(2) 14:00に更新

(3) 12:00のデータで

処理

共有・同時作業の

可能性があるなら

Googleスプレッドシート！

・テレビ電話




・電子契約




・スキャナー






目次

セキュリティの基本の基本

・セキュリティソフトを入れる

・迷惑メールに注意

・ログインのときはパスワード必須

・OSやソフトは常に最新の状態に

・パスワードの使い回しはダメ

メールの添付ファイル、怪しいURLに注意

ログインのときはパスワード必須

OSやソフトのアップデートは必ず！

セキュリティ応用編

・パスワード管理ソフト

・2要素認証（2段階認証）

・シングル・サインオン

パスワード管理ソフトとは？

パスワード管理ソフトの比較表

1password Keeper LastPass

一人あたりの

金額月3.99ドル～月250円～月4ドル～

無料版 30日間無料 14日間無料無料でも利用可

（機能制限あり）

日本語 △ ◯ △

※ 2019年12月時点

Google Chrome にもパスワード管理システムがある

二要素認証（二段階認証）とは？

二要素認証の強固さ

二要素認証の強固さ

二要素認証アプリのイメージ

シングルサインオンサービスとは？

Aさん

シングルサインオンサービスとは？

Aさん

各サービスのパスワードわからない

パスワードは私が管理

セキュリティは本当に重要

導入できそうな

ものはなるべく

取り組む！

・テレビ電話




・電子契約




・スキャナー






目次

外のWi-Fiを使うときのリスク

t a n i g u c h i m e g a n e

インターネット

外のWi-Fiを使うときのリスク



ちょろいぜ

外でWi-Fiを使うときの注意点

・パスワードなしの

Wi-Fiは使わない

・”https”のサイトを選ぶ

・使うならVPNを利用

Wi-Fiのセキュリティ情報と、サイトの安全性

外のWi-Fiを使うときのリスク（再掲）



ちょろいぜ

VPNのざっくりイメージ「トンネル化する」



外でWi-Fiをよく使うなら！選択肢 3選＋1

・有料のVPNサービスを利用

・外では常にテザリング

・ポケットWi-Fiを導入

・筑波大学のVPNサービスもhttps://www.vpngate.net/ja/

筑波大学がVPNの学術実験を行っている（無料）

出典：VPN Gate 学術実験サービス https://www.vpngate.net/ja/

・テレビ電話




・電子契約




・スキャナー






目次

ファイル検索ツール

ファイル検索ツールが超便利（少人数事務所に限る）

kht

KHT

KHT

KHT

ファイル検索ツールを使うコツ

・フォルダは使わない

・命名ルールは厳密に

・名前つけ間違えると死ぬ

・ごく少人数の事務所向き

音声入力

個人の感想です

・Googleが至高

・Windows･･･

・ドキュメント中心のため、

常に使えるツール探し中

ノートアプリ

ノートアプリ（Evernote）とは

ノートアプリの一番近いイメージ

ノートアプリでできること

Evernoteは検索に強い！

ノートアプリの種類

・Evernote

・Google Keep

・OneNote

・Stock

もしも迷ったら

とにもかくにも

Evernote

クラウド会計

入力方法の種類

預金の取り込みイメージ

請求書の取り込みイメージ

税理士事務所はExcelがおすすめ

銀行連携へのセキュリティへの懸念に対して

クラウド会計ソフトの比較表 ※ 2019年12月時点

基本的な考え方

リモートワークの基本的な考え方

・クラウドを前提に

・コミュニケーションが大切

・”時間“ より ”成果” を見る

















おわりに

もしも少しでも「おっ、いいかも」と思えたら

もしも少しでも「おっ、いいかも」と思えたら

とにかく使ってみる

みなさまの業務が

ほんの少しでも

楽に・便利になれば

うれしい

世界の変化に

ともに対応して

いきましょう

ご参加ありがとう

ございました

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