Cmo comprender las finanzas de una compaa

un enfoque grfico

W.R.Purcell, Jr Edit Norma 1984

Contenido 1.-Representacion del desarrollo de una compaa. 2.-Representacion del funcionamientode una compaa 3.-Representacion del estado de perdidas y ganancias. 4.-Representacin del balance general 5.-La grfica completa 6.-De cmo las cifras de los informes reflejan las actuaciones de la compaa. 7.-De cmo las cifras de los estados financieros reflejan los negocios de una compaa durante un periodo 8.- Del efectivo y otros bienes 9.-Utilidad y efectivo 10.-Grfica de una compaa cualquiera 11.-Razones financieras para comparacin y anlisis 12.-El futuro 13.-Qu pasara si...? 14.-Evaluacin de las finanzas de una compaa.

1 REPRESENTACION DEL DESARROLLO DE UNA COMPAA.

Todas las partes de los estados financieros de una compaa se ajustan entre si, como las partes de un mapa. Cuando usted haya visto como sucede, puede convertir los informes en un mapa de las finanzas de la compaa.

Para ilustrarlo, supongamos que usted y yo estamos considerando invertir en la creacin de

una empresa, que se denominara Compaa de Botes, y que fabricara y vender botes inflables de caucho. Las dos personas que planean fundar y administrar la firma nos han proporcionado unos estados financieros estimados

ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS

Primer ao ( en miles )

Ventas $ 300 Gastos Costo de la mercanca vendida $ 108 Gastos de ventas 75 Gastos de administracin 60 Depreciacin 15 258 Utilidad antes de impuestos $ 42 Impuestos 21 Utilidad neta $ 21 Informe 1.1 del primer ao de la compaa las cules fueron elaboradas por un contador, basada en sus

planes para la empresa. Los estados financieros contienen un estado de perdidas y ganancias para el primer ao de la compaa. Se representan como informe 1.1.

Tambin incluyen un balance general estimado para el comienzo y el final del primer ao, el

cul aparece como informe 1.2. Estos dos informes, el estado de prdidas y ganancias y el balance general, son los estados

financieros tradicionales para cualquier empresa. Como en un mapa, considrense estas dos listas de elementos de un mapa de Ohio (tabla 1.1.): Por supuesto, en las ciudades de la lista es donde la gente vive, y las carreteras de la izquierda

son las rutas por donde la gente se traslada de una ciudad a otra. Y si se convierten estas dos listas en

Se utilizaran cifras en dlares, como en el original, para evitar el uso de cifras y divisas que parezcan extraas en los pases donde este libro circula (N. del T.)

un mapa, indicando cuales carreteras comunican con qu ciudades, se puede ver cmo todas las partes de ambas listas se ajustan y conforman una representacin grfica de Ohio (Fig. 1.1.).

BALANCE GENERAL Principio y Final del primer ao ( en miles )

Activos

Principio

de ao

Fin de ao

Pasivos y

Patrimonio

Principio

de ao

Fin de ao

Caja $ 50 $86 Cuentas por pagar $ 0 $ 0 Cuentas por cobrar 0 0 Inventario Producto terminado 18 18 Producto en proceso 1 1 Materias primas 6 6 $ 25 $ 25 Patrimonio de los Equipo 75 60 accionistas 150 171 Total $ 150 $ 171 Total $ 150 $171

Informe 1.2

Carreteras Ciudades Interestatal 70 Interestatal 77 Akron Dayton Interestatal 71 Interestatal 80 Cambridge Mansfield Interestatal 75 Interestatal 90 Cincinnati Marietta Interestatal 76 Cleveland Toledo

Columbus Youngstown

Tabla 1.1. Con las listas nicamente, no es posible planear un viaje por Ohio, pero cuando se convierten

en un mapa se tiene una excelente base para entender la geografa de Ohio y realizar el viaje por ese Estado.

Los rubros en los estados financieros de la Compaa de Botes se parecen mucho a las carreteras y ciudades de las listas de la tabla 1.1. El balance general aumenta categoras o sitios donde los valores financieros se detienen y se quedan como las ciudades de Ohio, donde la gente vive. Los rubros enumerados en el estado de prdidas y ganancias de la Compaa de Botes son categoras o ruta por donde la compaa moviliza valor, as como las carreteras de Ohio, por donde la gente transita.

Todas las rutas y lugares de los estados financieros se ajustan entre s, como las ciudades y las carreteras en el mapa de Ohio. De manera que, haciendo un bosquejo de cmo se ajustan entre s, podemos elaborar un mapa de las finanzas de la compaa una grfica financiera de la empresa - , lo cul hace que las finanzas de la firma sean tan fciles de entender y leer como el mapa de Ohio.

Para disear la grfica financiera de la Compaa de Botes, procedamos a dibujar unos tanques

que representen categoras y que nos indiquen en donde provienen los vales, donde permanecen y hacia donde van. Algunos tanques representan grupos de extraos a la Compaa de Botes y de quienes obtiene y entrega valor; colocaremos estos tanques en los extremos izquierdo y derecho de la grfica. Otros tanques representan clases de valor que la Compaa de Botes posee y que colocaremos en la columna del centro.

Una vez dibujados los tanques podemos trazar tubos con flechas para indicar como la Compaa de Botes recibe y entrega valor.

Por ejemplo, lo primero que la compaa hace al iniciar actividades es recibir dinero de los accionistas que han acordado invertir en la nueva empresa. En la fig. 1.2. se representa nuestra grfica financiera.

El dinero fluye de los accionistas grupo de personas de fuera representado por un tanque al extremo derecho hacia el tanque de caja, localizada a la columna central.

El segundo paso de la compaa ser solicitar a los proveedores equipo para la fabricacin de botes y pagarlo. En la fig.1.3. se ilustra esta operacin.

El pago en efectivo por el equipo va del tanque de caja al de proveedores, a la derecha. Y el equipo fluye del tanque de proveedores al equipo de la Compaa de Botes, situada en la columna central.

La entrada de equipo se indica como un tubo con trazos, para distinguirlo de los flujos de efectivo que aparecen como tubos continuos. Utilizaremos tubos con trazos para todos los flujos de valor de forma de bienes fsicos, diferentes de dinero en efectivo. Utilizaremos tubos punteados para representar los flujos de valor en forma de bienes intangibles, tales como los servicios que se reciben de los empleados.

Como tercero y ltimo paso para prepara su primer ao, la Compaa de Botes iniciar la

produccin de botes y terminar algunos para venderlos. Para fabricarlos, la compaa comprar y pagar alguna cantidad de caucho a los proveedores, y luego pagar a algunos trabajadores por la mano de ora para convertir el caucho en botes terminados. El comienzo de la produccin se indica en la Fig. 1.4.

La compaa recibe caucho de los proveedores, el cual va al tanque de inventario de materias primas (MP), y paga a los proveedores de su tanque de caja. Despus la empresa pasa parte del caucho de materias primas al tanque de producto en proceso (PEP), que representa botes en proceso de produccin. Al convertir el caucho en botes, los empleados aaden el valor de la mano de obra a

los botes que se estn fabricando; esto se representa por el tubo punteado que conduce el valor de la mano de obra desde el tanque de empleados al de inventario de producto en proceso. La compaa paga dinero a los empleados por esta mano de obra. Finalmente, a medida que se terminan de fabricar los botes, pasan a un tercer tanque de inventarios, producto terminado (PT), el cul representa artculos terminados, listos para la venta.

Fig 1.4. Ahora la Compaa de Botes est lista para iniciar su primer ao de operaciones. Los tanques

de la columna central representan valor que la compaa posee en varias formas, y el resto de la grfica indica cmo lo obtuvo.

REPRESENTACION DEL FUNCIONAMIENTO DE UNA COMPAA.

Para que la grfica financiera de la Compaa de Botes refleje su primer ao de operacin, debemos dibujar otro tanque que represente a los clientes de la empresa. La vamos a colocar en la esquina superior izquierda de la grfica.

2 La compaa entregar valor a los clientes en forma de botes, y a cambio recibe pagos en

efectivo por dichos botes. Esto se ilustra en la Fig. 2.1

FIGURA 2.1 La flecha de trazos hacia los clientes representa el valor de los botes que la compaa les

entrega, medido segn lo que convengan pagar por los botes. Este flujo corresponde a las ventas de la compaa.

Para lograr las ventas, la compaa deber utilizar valor en varias formas, como, por ejemplo, los botes que ha fabricado y el trabajo del gerente de ventas. Podemos indicar la realizacin de las ventas dibujando una bomba de ventas como la que aparece en la Fig. 2.2.

Hacia la bomba de ventas fluyen las diversas clases de valor que se utilizan para poner en

ejecucin las ventas. Los valores utilizados se denominan gastos. De la bomba de ventas sale hacia lo s clientes el valor resultante de las mismas.

Uno de los valores que la compaa debe utilizar para llevar a cabo las ventas es parte de los botes que haba colocado en el inventario de producto terminado (vase la Fig. 2.3). Esto se denomina costo de la mercanca vendida.

Como su nombre lo indica, el costo de la mercanca vendida representa los botes utilizados en las ventas, en trminos de lo que le cuestan a la compaa. La grfica muestra esto indicando de dnde proviene el valor que fluye a travs del tubo de costo de la mercanca vendida. El valor llega al tubo de costo de las mercancas vendidas desde los tanques de proveedores y empleados en forma de caucho y mano de obra, y despus pasa a travs de los tres tanques de inventarios a medida que el caucho y la mano de obra se convierten en botes.

FIGURA 2.2 De modo que el valor de los botes que fluye a travs del tubo de costo de la mercanca vendida

al vender un bote es el mismo valor que anteriormente ingres como caucho y mano de obra y que se utiliz para fabricar ese bote. Por ejemplo, si el valor que la compaa invierte es cada bote es caucho de los proveedores por un valor de $ 12 y mano de obra de los empleados que cuesta $ 6, este bote entra al inventario de producto terminado como un bote con valor de $ 18 y despus sale como $ 18 de costo de la mercanca vendida al vender el bote.

FIGURA 2.3 En trminos de productos fsicos, los botes que fluyen a travs del tubo de costo de la

mercanca vendida hacia la bomba, en cualquier perodo, son los mismos botes que salen de la bomba hacia los clientes como ventas de ese periodo. Pero los valores del costo de la mercanca vendida que entran a la bomba y el de las ventas que salen, no son los mismos: el costo de la mercanca vendida representa la utilizacin de los botes al precio que le cuesta a la compaa y las ventas representan la entrega de los botes a los clientes al precio que acordaron pagar. Pro ejemplo, si el martes la Compaa de Botes vende dos botes, cada uno a un costo de $ 18, al precio planeado de $ 50, las ventas del martes sern de $ 100 ($50 por cada bote) y el costo de la mercanca vendida del martes ser de $ 36 ($18 por cada bote).

Los otros $ 32 incluidos en el precio de cada bote son valor adicional que la Compaa de Botes ha colocado a travs de otros tubos que fluyen hacia la bomba de ventas.

Para poder realizar las ventas de su primer ao, la Compaa de Botes tambin tendr que utilizar algn valor recibido de los proveedores y de los empleados para vender, y algn valor por concepto de administracin, como se indica en la Fig. 2.4.

Estos dos flujos hacia la bomba de ventas son los gastos de ventas y los gastos de administracin de la compaa.

Cada ao, a medida que la compaa realiza ventas, utilizar tambin parte del valor del equipo recibido previamente ( vase la Fig.2.5.). Este gasto se denomina depreciacin. No representa la salida de partes reales del equipo; es la prdida intangible de valor del equipo: es la perdida intangible de valor del equipo a medida que el equipo envejece y se desgasta y se vuelve obsoleto. Por eso se indica como un tubo punteado.

FIGURA 2.4.

FIGURA 2.5. El esta de prdidas y ganancias mostrado antes (informe1.1) indica que estos cuatro tubos que

fluyen hacia la bomba de ventas con todos los gastos que la compaa espera tener en su primer ao de operacin. Representan todas las formas como la compaa espera utilizar valor de los proveedores y empleados para lograr sus ventas del ao.

Como la compaa recibe de los proveedores empleados todo el valor que utiliza en sus gastos

caucho, mano de obra, trabajo administrativo y de ventas, suministros y equipo - , tarde o temprano tiene que pagarles por todo este valor utilizado. En la Fig. 2.6 se ilustra esta situacin.

FIGURA 2.6 Pero cuando la compaa paga dinero por estas cosas, no es necesariamente el mismo que se

registra cuando se utiliza como gastos. La grfica muestra que el recibo de valor, el pago y su uso como gastos son tres clases diferentes de flujos, y no tienen que ocurrir al mismo tiempo. Por ejemplo, la Compaa de Botes puede pagar su equipo poco antes o despus de recibirlo. Y una vez recibida la totalidad del equipo al principio, la utilizar gradualmente, como gasto de depreciacin, dejando la parte no utilizada como propiedad de la empresa en su tanque de equipo.

En efecto, las diferencias de tiempo entre el momento en que se reciben los bienes / o servicios y cuando se paga por ellos son la razn bsica por la cual se necesitan el estado de prdidas y ganancias y el balance general. Si estas diferencias no existieran, las finanzas de una compaa se podran indicar completamente con un simple informe de caja, como el extracto bancario de una cuenta corriente. La compaa poseera solamente efectivo; y lo que gane o pierda durante un perodo se indicara por la diferencia entre los ingresos de caja del perodo y los egresos y el ascenso y descenso resultantes de su nivel de efectivo.

Bsicamente, la razn de ser del estado prdidas y ganancias, el cual informa sobre las ventas y gastos de un perodo, es que durante ese perodo de tiempo la cantidad de valor que la compaa utiliza como gastos es diferente de la que paga durante ese mismo lapso de tiempo. Y la razn del balance general, que informa sobre lo que se posee y se debe al final del perodo, es que, como

resultado, la compaa posee cosas que ha recibido, pero que no ha utilizado; posee cosas que ha vendido, pero que no le han pagado; y debe cosas que ha recibido, pero que no ha pagado todava.

Ms an, en cualquier momento la compaa tiene que pagar a los proveedores y empleados por todo lo que utiliza como gastos. De manera que para no quedarse sin dinero, la compaa tiene que lograr que los gastos por los cuales tiene que pagar, produzcan por lo menos una cantidad igual en ventas por las cuales pueda recibir efectivo.

Supngase que cada mes el total de los gastos de venta, de administracin y depreciacin de la Compaa de Botes sea de $ 12,800. Por lo tanto, si producir cada bote cuesta $ 18 y su venta produce $ 50, para que el valor de ventas que sale de la bomba iguale a los gastos que entran, la Compaa de Botes tendra que vender 400 botes mensuales. El costo de la mercanca vendida en el mes ser de 400 bote multiplicados por $ 18, lo cual da un total de $ 7,200. Con los otros tres gastos que suman $ 128,000 mensuales, los gastos totales que entran a la bomba sera $ 20,000 mensuales. Las ventas mensuales que salen son 400 botes multiplicado por $ 50 que serian $ 20,000 mensuales.

Esto significa necesariamente que en un determinado mes la compaa reciba y pague cantidades iguales de dinero, por que puede recaudar efectivo por algunas de las ventas realizadas en un mes anterior o posterior, o puede pagar en un mes anterior o posterior por algo que utiliz como gastos del mes. Pero s significa que las ventas de cada mes, por las cuales la compaa puede tarde o temprano recaudar dinero, igualaran los gastos mensuales utilizados para las ventas que debe en algn momento. No hay utilidad no hay perdida.

REPRESENTACION DEL ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS.

Si la compaa logra que las ventas que salen de la bomba valgan ms para los clientes

que los gastos que entran para producirlas, obtendr utilidades. Por ejemplo, supngase que cada mes la compaa puede vender 500 botes a $ 50 cada uno;

en lugar de 400. El costo de la mercanca vendida ser de 500 botes multiplicado por $ 18, o sea $ 9 000. Como los otros tres gastos suman $ 12 800 mensuales, los gastos que entran a la bomba durante el mismo perodo sern de $ 21 800. Pero las ventas resultantes que salen de la bomba sern 500 botes multiplicado por $ 50, o sea $ 25 000. Pro lo tanto, al utilizar gastos mensuales totales de $ 21 800, la compaa entregar a los clientes ventas por valor de $ 25 000.

3 El resto del valor de las ventas mensuales entregado a los clientes, los otros $ 3 200, se

denominar utilidad de la compaa antes de pagar impuestos. En la grfica financiera, este valor fluir hacia la bomba cerca de la parte inferior.

El gobierno argumentar que l fue directamente responsable por parte de este valor extra que fluye a las ventas de la compaa, porque proporcion los servicios que indirectamente ayudaron a la misma, tales como la defensa, la proteccin policial y las carreteras. El gobierno le cobrar por estos servicios indirectos y la empresa tendr que pagar al gobierno por ellos. En la Fig. 3.1 se muestra la grfica financiera que ilustra esta situacin. El tubo punteado que va desde el gobierno hasta la bomba de ventas, representa los servicios que el gobierno dice aportar

Figura 3.1

indirectamente para que se realicen las ventas de la compaa. Este flujo se denomina impuesto. porque representa estos servicios al precio que el gobierno le cobra a la compaa. El tubo slido representa el pago que sta hace al gobierno por tales servicios.

En los estados financieros de una compaa, "impuesto" significa la cantidad que el gobierno cobr

a la empresa como gravmenes por ese ao, y no la cantidad que esta pag en impuestos ese ao como lo indica la fig. 3.1. Por ejemplo, el gobierno puede decir que sus servicios contribuyeron en la mitad de los $ 3,200 por concepto de ventas que no provinieron de gastos, en cuyo caso la cantidad de impuesto que fluye hacia la bomba ser de $1,600 mensuales, que eventualmente la compaa tendr que pagar al gobierno.

El resto del valor colocado en .las ventas, la parte que no entra a la bomba a travs de los conductos de gastos e impuestos en este caso los otros $ 1,600 mensuales- proviene de la creacin de/valor de la compaa y es utilidad neta del mes. En la grfica de la fig. 3.2 se indica claramente esta idea.

Figura 3.2

Al utilizar $ 23 400 de valor como gastos e impuestos por el cual tiene que pagar, a la vez que entrega ventas por valor de $25,000 que los clientes pagarn, la compaa ha creado valor por $1,600 que, como ventas, entreg a los clientes. Ese valor creado por la compaa es la utilidad neta del mes.

Como lo indica la grfica, la utilidad neta de la Compaa de Botes no es efectivo, sino realmente es un componente del valor de las ventas que la compaa entrega a los clientes. Sin embargo, la empresa gana dinero en efectivo de su utilidad neta: aunque la Compaa de Botes no tiene que pagarle a nadie por su utilidad neta, puede recaudar efectivo de la utilidad neta como parte del dinero que recibe de los clientes por las mercancas que les entrega.

Si la compaa obtiene las utilidades planeadas, y si, como resultado, recauda ms dinero por ventas de lo que paga por lo utilizado como gastos e impuestos, puede pagar parte de ese efectivo a sus accionistas como dividendos. Esto se ilustra en la fig. 3.3.

Figura 3.3

Los dividendos proporcionaran un rendimiento a la inversin de los accionistas. la cual financi la iniciacin de la compaa, y probablemente mejorara su capacidad de atraer ms financiacin de los inversionistas, que puede necesitar en el futuro.

Sin embargo, la compaa no est legalmente obligada a pagar dividendos a los accionistas ni a devolverles su inversin original. Cuando los accionistas invierten en la empresa, cada uno obtiene en posesin parte de ella: esto incluye el derecho de votar en las elecciones de la junta directiva, la cual escoge a su presidente y toma las decisiones ms importantes. as como el derecho a participar en los dividendos que alguna vez pueda pagar la empresa. Pero la compaa no se compromete legalmente con los accionistas a pagar dividendos o a devolverles lo que invirtieron. Las personas elegidas para manejar la compaa pueden decidir que, en lugar de pagar dividendos. la firma debera utilizar todo o parte del efectivo que obtiene para otros propsitos que conduzcan a realizar ms utilidades y dividendos futuros, como, por ejemplo. comprar ms equipos modernos, disear otro producto o abrir una oficina de ventas en otro sitio del pas.

* * * En la grfica financiera de la compaa se indican todos los flujos planeados que entran y salen de la bomba de ventas. Estos flujos son exactamente los que muestra el estado de prdidas y ganancias y se indican en la fig.34. Para efectos de comparacin, nuevamente presentamos el estado de prdidas y ganancias de la Compaa de Botes, preparado por el contador (vase informe 3.1). Se puede notar que el estado de prdidas y ganancias registra en la parte superior las ventas de la compaa, que en la grfica estn representadas por valores entregados a los clientes, desde la bomba; debajo de las ventas el estado de prdidas y ganancias registra gastos, impuestos y utilidad neta, lo cual, segn lo muestra

la grfica, son los componentes de las ventas que salen de la bomba.

Figura 3.4

Bsicamente, el estado de prdidas y ganancias es un informe sobre la utilidad obtenida por la compaa durante un perodo y cmo lo hizo. Para calcular y explicar la utilidad neta del perodo. el informe indica la cantidad de todos los flujos que entra salen de la bomba de ventas sobre el perodo: el valor de ventas entregadas a los clientes durante el perodo, menos gastos y el impuesto utilizado para la entrega de las ventas, igual a la utilidad neta que la compaa ha creado y colocado en ventas.

ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS Primer ao (en miles) Ventas $ 300 Gastos Costo de la mercanca vendida $ 108 Gastos de ventas 75 Gastos de administracin 60 Depreciacin 15 258 Utilidad antes de impuestos $ 42 Impuestos 21 Utilidad neta $ 21 Informe 3.1

REPRESENTACIN DEL BALANCE GENERAL Parotro

compaa d4 a completar la grfica financiera de la Compaa de Botes, debemos aadir smbolos de tipo: contadores, para mantenemos informados de lo que la compaa posee y de lo que la

ebe.

Para representar los contadores de lo que la compaa posee utilizaremos elipses. Para mostrar cmo las cantidades posedas estn determinadas por flujos de valor a travs de los tubos que se encuentran en la grfica, dibujaremos alambres entre cada contador y los tubos cuyos flujos cambian su cantidad.

Imagnese que cada contador funciona como el medidor de gasolina de su automvil o como el contador de agua de su residencia.

Si algunos clientes de la compaa compran a crdito, o sea que reciben botes pero no los pagan inmediatamente, ello significa que estos clientes le deben dinero a la empresa. La cantidad que deben los clientes se llama cuentas por cobrar. En la grfica financiera, utilizando nuestro smbolo para el contador. las cuentas por cobrar aparecen como se indica en la fig. 4.1. La elipse es el contador que indica lo que le deben los clientes a la empresa. El alambre que conecta este contador con el tubo de ventas, con un signo ms donde est conectado al contador, significa que siempre que algn valor fluya a travs del tubo de ventas hacia los clientes que compran a crdito, la lectura del contador de cuentas por cobrar sube en esa cantidad, de la misma forma como el medidor de un automvil sube cuando fluye gasolina por la manguera hacia el tanque de gasolina. Por ejemplo si el martes la Compaa de Botes entrega tres botes a los clientes a un precio de $ 50 cada uno, las cuentas suben a $150. El segundo alambre, que llega hasta el contador desde el tubo de pagos de los clientes y tiene el signo menos donde est conectado al medidor, indica que siempre que los clientes paguen a la compaa cierta cantidad de dinero la lectura del contador de cuentas por cobrar baja en esa cantidad -as como el medidor de gasolina baja cuando la gasolina fluye del tanque al motor-. Por ejemplo. si el mircoles dos de los clientes le pagan $ 50 a la Compaa de Botes, las cuentas por cobrar bajan en $100.

El contador de cuentas por cobrar sube cuando la compaa entrega ventas a los clientes y baja cuando los clientes pagan a la compaa, segn lo indica la grfica. Como resultado, la lectura del contador siempre indica cunto ha entregado la compaa a sus clientes, pero que no han pagado, que es exactamente el monto de las acreencias de la compaa en ese instante. Este contador est localizado en la misma columna central, de igual forma que los tanques de la compaa, porque tambin representa valor que la compaa posee: una cantidad de pagars que se le deben a la compaa.

Todos los tanques y los contadores de la columna central de la grfica representan los activos de la compaa: la cantidad de valor que posee (tanques) y que le deben (contadores).

* * * Si la compaa debe a terceros, estas cantidades debidas tambin se representan por contadores en la grfica financiera de la empresa y tambin tienen alambres que muestran cmo cada cantidad en el contador est determinada por los flujos en ciertos tubos de la grfica. Los contadores que indican las cantidades que la compaa debe a terceros, se colocan en una columna a la derecha de la columna de los activos.

Figura 4.1

Figura 4.2

Por ejemplo, si la Compaa de Botes recibe valores de los proveedores a crdito y no los paga de inmediato, entonces deber dinero a los proveedores. La cantidad debida se denomina cuentas por pagar. En la grfica financiera las cuentas por pagar se muestran en la fig. 4.2.

El alambre que llega a este contador procedente del tubo que conduce el flujo desde los proveedores, con un signo ms donde est conectado al contador, indica que cuando una cantidad de valor entra a la compaa desde los proveedores la lectura del contador de cuentas por pagar se eleva en esa cantidad: y el alambre que va haca el contador desde el tubo para pagos a proveedores. con un signo menos, indica que cuando la compaa paga a los proveedores su contador de cuentas por pagar baja en esa cantidad. En otras palabras, este contador trabaja en la misma forma que el de cuentas por cobrar. Se ele, cuando se reciben suministros de los proveedores y baja cuando se paga por ellos; de este modo. siempre muestra cunto se t recibido de los proveedores. pero no ha sido pagado an. que, exactamente lo que la Compaa de Botes debe a los proveedores en ese momento.

Si la Compaa de Botes debiera dinero a otras personas, tal, como empleados o al gobierno, habra otros contadores colocados en la misma columna del contador de cuentas por paga Todos estos contadores, que mantienen la informacin de lo que la empresa debe a terceros, representan los pasivos de la compaa.

Hay otro contador que mantiene la informacin sobre lo que en cierta forma se les debe a los accionistas, que son quienes financiaron y poseen la cornpaa. Se le conoce como patrimonio de los accionistas o simplemente como patrimonio. Segn lo indica la grfica, la lectura de este contador aumenta cuando fluye valor a travs de uno de dos tubos: aumenta cuando los, accionistas entregan dinero a la compaa y cuando la empresa produce utilidades. Baja cuando la compaa paga a los accionistas. De esta manera, el monto del patrimonio represen cunto ha recibido la compaa de los accionistas y cunto 1 obtenido de utilidad neta para ellos como propietarios, pero que no les ha pagado an, es decirlo que en cierta forma les debe.

Esta cantidad no se les debe los pasivos a terceros, los accionistas son los propietarios de la compaa, no sus acreedores.

Pero el patrimonio de los accionistas es un registro de lo que la compaa les estara debiendo, en la forma que indica la fig. 4.3

* * * La grfica financiera muestra ahora todos los tanques y los contadores de la compaa, y son exactamente lo que el balance general muestra (vase fig. 4.4).

Para efectos de comparacin, aparece nuevamente el balance general estimado que prepar el contador para el principio y final del primer ao de la Compaa de Botes.

Se puede observar que el balance general registra en una columna los activos de la compaa y que la grfica muestra en los tanques y lo que le deben de acuerdo con los contadores. En una segunda columna, a la derecha de los activos, registra los pasivos y el patrimonio, que la grfica muestra como lo que debe a otros y que en cierta forma debe a los accionistas, de acuerdo con los contadores. Bsicamente, el balance general es un informe sobre cunto posee y cunto debe la compaa en un momento dado, usualmente al principio y al final de un periodo.

En una columna estn los activos. lo que la compaa posee y le deben. En la otra columna estn los pasivos que debe y el patrimonio que en cierta forma debe a los accionistas propietarios de la firma.

Figura 4.3

Figura 4.4

BALANCE GENERAL

Principios y final del primer ao (en miles)

Fin Fin

Comienzo de Pasivos y Principio de

Activos de ao ao patrimonio de ao ao

Caja $ 50 $ 86 Cuentas por pagar $ 0 $ 0

Cuentas por

Cobrar 0 0

Inventario

Producto terminado 18 18

Producto en proceso 1 1

Materia prima 6 6

$ 25 $ 25

Equipo 75 60 Patrimonio 150 171

Total $ 150 $ 71 total $ 150 $ 171

Informe 4.1

La grfica completa La g5.1.

fluyeron a t

rfica financiera de la Compaa de Botes est ahora completa, como se muestra en la fig. Las cifras financieras de una compaa son simplemente las cantidades de valor que ravs de los tubos en la grfica. y las cantidades que quedaron en los tanques y las lecturas

de los contadores como resultado de los flujos. De manera que para explicar las cifras, las incluiremos en la grfica en los prximos captulos. Antes, sin embargo, examinaremos la grfica para ver cmo el sistema de informes refleja en forma lgica la compaa. Obsrvense los tubos con trazos que cruzan la grfica desde los proveedores. a la derecha. a travs de los tanques de inventario, hasta la bomba de ventas, a la izquierda, lo cual representa el proceso de produccin de la compaa.

5 Podemos imaginar el caucho fluyendo desde los proveedores hacia el inventario de materia prima a

medida que la compaa lo compra, pasando despus hacia producto en proceso, donde la compaa aade valor en forma de mano de obra para convertir el caucho en botes; los botes terminados pasan luego al inventario de producto terminado, donde permanecen hasta ser vendidos; posteriormente, cuando se venden, salen del inventario de producto terminado como costo de las mercancas vendidas. Podemos imaginar el nivel de cada seccin de inventario subiendo cuando fluye valor hacia ella y bajando cuando sale.

Obsrvense, a la derecha, los tubos slidos de efectivo que representan los pagos a los proveedores, empleados y al gobierno. Podemos imaginar el dinero saliendo del tanque de caja de la compaa a travs de estos tubos hacia los proveedores y otros, a medida que la Compaa de Botes paga el valor recibido de ellos y que despus utiliza para entregar los botes a los clientes. A la extrema izquierda podemos observar el dinero fluyendo hacia el tanque de caja de la compaa. a travs de un tubo slido que sale hacia los clientes a medida que la compaa recauda el dinero de las ventas. Asimismo, podemos observar el nivel en el tanque de caja de la compaa bajando cuando paga a los proveedores y a otros. y subiendo cuando recauda dinero de sus clientes. Tambin podemos ver a los contadores registrando lo que la compaa debe y lo que le deben a medida que ocurren esto! flujos: la lectura del contador de las cuentas por pagar subiendo a medida que entra el caucho y bajando a medida que la compaa paga por l: y la lectura del contador de cuentas por cobra! subiendo cuando salen ventas hacia los clientes y bajando cuando los clientes pagan.

Bsicamente. todos los estados financieros son tan lgicos y fciles de entender como lo indica la grfica. La mayora de las empresas son ms complicadas que la Compaa de Botes y la mayora de los informes de las empresas son ms prolijos. Adicionalmente, los detalles de la contabilidad son muy complejos. Pero fundamentalmente, los informes de toda empresa la reflejan de acuerdo con la misma lgica sencilla que se utiliz para confeccionar la grfica financiera de la Compaa de Botes.

Lo que hace que los estados financieros parezcan imposibles de entender, es que tanto ellos como

sus partes casi siempre los presentan y explican separadamente, fraccionados, de manera que se fracasa en mostrar la lgica que existe cuando se miran en conjunto. La clave para entender cada informe y cada una de sus partes es ver cmo se ajustan dentro de la grfica financiera completa.

Por ejemplo, considrese la definicin de costo de la mercanca vendida que aparece en el estado de prdidas y ganancias. A partir de la grfica financiera. que muestra el costo de la mercanca vendida y cmo se ajusta a la grfica completa, se puede definir como sigue: el costo de la mercanca vendida es una cantidad de valor que fluye durante un perodo. Representa parte del valor utilizado por la compaa para las ventas del perodo al colocarlo en el valor de las ventas que la compaa entrega a los clientes durante el perodo. El costo de la mercanca vendida sale del inventario de producto

terminado, de modo que representa la utilizacin de valor que la compaa coloc en producto terminado al fabricar los botes, valor que tom de los proveedores y empleados y por el cual tiene que pagar. Y como el costo de la mercanca vendida sali del inventario de producto terminado, reduce la cantidad del mismo, el cual se registra en el balance general. Al mostrar cmo cada informe y cada una de sus partes se ajustan en la grfica completa, ella suministra un glosario excelente de los informes y sus partes, que es mucho ms fcil de entender que las definiciones en palabras Adems de representar todas las partes de los informes y de mostrar cmo se relacionan entre s, la grfica financiera de una empresa contiene otros elementos que ni el balance general, ni el estado de prdidas y ganancias registran. Estos son los terceros con quienes la empresa tiene relaciones y los smbolos de la bomba de ventas y de la creacin de valor que ayudan a ilustrar el estado de prdidas y ganancias. Ninguna de estas partes de la grfica es un flujo que representa acciones de la compaa o cantidades debidas por la compaa o debidas a ella como resultado de sus acciones: son partes auxiliares de la grfica de la empresa, que representan algunos de los sitios hacia donde o de donde mueve valor y se muestran para hacer la grfica completa y comprensible.

Figura 5.1

Y, lo que es mucho ms importante, la grfica financiera tambin indica todos aquellos flujos de valor que no se muestran, ni en el estado de prdidas y ganancias, ni en el balance general (vase fig. 5.2). Estos flujos no registrados en la grfica incluyen todos los ingresos de valor a los tanques de la compaa y todas las entradas y salidas de dinero. Es necesario estar informado de estos aspectos de las finanzas de la compaa que no se dan a conocer para que el resto que se presenta en los estados financieros tengan algn sentido. Muestran los recibos y pagos de la firma por los gastos e impuestos indicados en el estado de perdidas y ganancias, y muchos de los flujos que entran y salen y que determinan todos los niveles que se informa en el balance general. Ms an, las cantidades de estos flujos no registrados son en s mismas tan importantes como las cantidades de los otros flujos y niveles que el balance general y el estado de prdidas y ganancias registran. Afortunadamente, una vez que se sabe cmo las partes, registradas o no, de las finanzas de una empresa se ajustan entre s en la grfica financiera, es posible utilizar las cifras que presentan los estados financieros para calcular las cantidades de estos flujos no registrados, y por lo tanto obtener informacin, muy importante que los informes no suministran, como lo demostraremos en los siguientes captulos.

COMPAA DE BOTES

Fig 5.2

De cmo las cifras de los informes reflejan las actuaciones de la compaa.

canti

contadores co

Como se indic en el captulo anterior, las cifras financieras de una compaa son las dades de los flujos y el monto de los niveles de sus tanques y las lecturas de sus mo resultado de los flujos, de manera que las cifras financieras se pueden incluir en la

grfica financiera, lo que ayuda a entender su significado.

6 Como ejemplo, incluyamos las cifras de la Compaa de Botes en la grfica financiera de la empresa, para ver cmo hizo el contador para llegar a las cifras que se presentan en el captulo primero. A continuacin presentamos el plan para iniciar operaciones, que los gerentes-fundadores de la Compaa de Botes entregaron al contador, despus de haber discutido con l.

1. El equipo para fabricar botes costar $75 000, permitir fabricar 6000 botes anuales y durar cinco aos o ms.

2. El caucho costar $12 por bote. 3. La fabricacin de 6,000 botes al ao requerir tres trabajadores, cada uno a $12 000 anuales. 4. Los botes se vendern a $50 cada uno. 5. Para vender 6,000 anuales a este precio, requerir un presupuesto de publicidad de $60 000

por ao. 6. El personal de administracin constar de los dos fundadores a quienes se les pagar $17 000

anuales por persona, un gerente de ventas de $15 000 anuales, un oficinista de $10 000 anuales y los servicios de un abogado y un contador externos que cuestan $6,000 anuales.

7. El alquiler del edificio donde funcionar la compaa costar $ 10 000 anuales. 8. El contador recomienda que la compaa mantenga constantemente lo siguiente:

a. Efectivo equivalente a dos meses de recaudos de los clientes. b. Botes terminados equivalentes a dos meses de ventas. c. Materiales equivalentes a un mes de produccin. d. Botes en produccin por valor de $1,000. Estima que los impuestos sern del 50%

sobre la utilidad antes de impuestos. 9. La compaa que vende el equipo acepta que la empresa pueda utilizarlo gratuitamente por un

corto tiempo, de modo que la Compaa de Botes pueda producir la mercanca necesaria para iniciar el ao. Los trabajadores por su parte aceptan realizar esta produccin a un costo de $6 por bote fabricado.

10. En cualquier momento unos pocos clientes pueden deber dinero a la compaa y a su vez sta puede deber pequeas cantidades de dinero a los proveedores de materias primas, pero el plan es vender y comprar de contado. Toda la financiacin que se necesita se obtendr de los accionistas.

El contador bas las cifras de los informes estimados en este plan. Durante la discusin, los dos gerentes y el contador acordaron que la compaa tomara tres medidas antes de iniciar el primer ao:1) obtener dinero de los accionistas; 2) comprar y pagar el equipo para fabricar botes y cierta cantidad de caucho; 3) pagar la mano de obra de los trabajadores y fabricar algunos botes. Al adoptar estas medidas antes del comienzo del primer ao, la compaa estara preparada para comenzar a vender botes tan pronto como se iniciara el ao. Por supuesto, antes que la compaa tome cualquier medida, la cantidad que aparece en cada uno de los tanques es cero y la lectura de cada contador ser tambin cero. Despus de tomar las tres medidas mencionadas cambiarn los niveles de los depsitos y las lecturas de los contadores. Las cifras que el contador estim para el balance general de principio de ao de la compaa representan

su decisin de los niveles que debern alcanzar los tanques y contadores despus de haber tomado las tres medidas. Utilicemos la grfica financiera para ver cmo las tres medidas tomadas antes de iniciar el ao, cambiarn los niveles de los tanques y las lecturas de los contadores desde cero hasta las cifras que el contador predijo para el principio del ao. La primera medida de la compaa, como se dijo, ser obtener algn dinero de los accionistas. El contador calcul que la cantidad por obtener de los accionistas deba de ser de $15 000, basado en algunos clculos que explicaremos posteriormente. Las cifras que representan esta accin y sus efectos se muestran en al figura 6.1. Dichas cifras aparecen en millares.

Figura 6.1 El ingreso de $ 15 000 representa la accin de la compaa; el aumento del nivel de su tanque de caja y la lectura del contador de patrimonio, representan los efectos de la accin. Los $ 150 000 van al tanque de caja de la compaa, de modo que elevan su nivel en $150 000, desde cero hasta $150 000. Y como el contador de patrimonio est conectado de tal manera que su lectura se eleva por la cantidad del flujo que provenga de los accionistas, la lectura de este contador tambin se aumenta en $150 000, o sea, desde cero hasta $150 000. Las cifras en la grfica muestran exactamente cmo el primer paso afecta las cifras del balance de la compaa. Si sta prepara un balance general inmediatamente despus de este paso, indicara el nivel de los tanques y la lectura de los contadores as:

Activos Pasivos y patrimonio Caja $150 000 Total $150 000

Patrimonio de los accionistas $150 000 Total $150 000

Como los dems tanques y contadores estn en cero, ni siquiera es necesario que aparezcan en el balance general. Una empresa puede preparar un balance general en cualquier momento, y sus cifras indicarn siempre el nivel de sus tanques y las lecturas de sus contadores en ese momento, como lo ilustra este ejemplo. Se puede ver cmo cualquier paso que d la compaa afectar las cifras del balance general. Solamente inclyanse en la grfica las cifras de los flujos que implican la accin, y despus, sencillamente, raznese sobre la forma como afectan estos flujos los niveles de los tanques y las lecturas de los contadores.

**** La segunda medida de la compaa ser recibir y pagar el equipo, que tiene un costo de $ 75 000. En la grfica de la figura 6.2 se indica esta accin y sus efectos. La accin implica dos flujos: $ 75 000 de valor del equipo, que proviene de los proveedores y $75 000 de efectivo que sale para pagarlo.

FIGURA 6.2

El valor del equipo fluye desde los proveedores hasta el tanque de equipo de la compaa y hace que el nivel de este tanque o depsito se eleve en $ 75 000; desde cero hasta $ 75 000. Y el egreso de efectivo va a los proveedores desde el tanque de caja, haciendo que el nivel de ste baje en $ 75 000; desde $150 000, antes de tomar la medida, hasta $ 75 000 despus de la accin. (El contador de cuentas por pagar se eleva en $ 75 000 por la entrada del equipo, pero tambin se reduce en $ 75 000 por el egreso de efectivo. Como ambos flujos ocurren al mismo tiempo, la lectura de este contador permanece en cero). Si la compaa prepara otro balance general despus de este segundo paso, sera as: TABLA

Activos

Pasivos y patrimonio

Caja $ 75 000 Equipo 75 000 Total 150 000

Patrimonio de Accionistas 150 000 Total 150 000

De nuevo, como siempre, el balance general en este instante registra el nivel de los tanques y la lectura de los contadores, y usualmente no se indican los tanques y contadores cuyas cantidades sean cero. El tercer y ltimo paso, antes de iniciar el primer ao, implica varios flujos: la compaa recibir suficiente caucho y mano de obra para agregar la cantidad deseada de valor de inventario de materia prima, producto en proceso y producto terminado. En la figura 6.3 se ilustra los flujos y sus efectos en los contadores. Para entenderlos, conviene empezar con el producto terminado y regresar. De acuerdo con el plan, la compaa desea tener en inventario de producto terminado botes suficientes para dos meses de ventas; planea vender 6000 botes anuales, lo cual es igual a 500 mensuales, de modo que para dos meses se necesitaran 1000, y de acuerdo con el plan, cada bote necesita $12 de caucho y $ 6 de mano de obra, para un valor total de $ 18 por bote. De modo que la compaa desea mantener 1000 botes, que cuestan $ 18 000, en producto terminado. Por esta razn el valor de $18 000 en botes fluye de producto en proceso hasta el inventario de producto terminado, lo cual eleva el nivel de producto terminado de cero a $ 18 000. Nuevamente, de acuerdo con el plan, la compaa desea mantener cerca de $ 1000 en botes semi terminados como inventario de producto en proceso. El contador estim que, en promedio, cada bote sin terminar tendra la mitad de su trabajo de produccin realizada, de modo que cada bote sin terminar incluira $12 de caucho y $ 3 de mano de obra y sera 80 por ciento caucho y 20 por ciento mano de obra. Por lo tanto, los $1,000 de inventario de producto en proceso incluiran $800 de caucho y $200 de mano de obra. La compaa tiene que trasladar hacia el inventario de producto en proceso suficiente caucho para los botes terminados, o sea $12 000; y para los botes sin terminar, $800; de manera que se debe trasladar caucho por valor de $ 12 800 desde el inventario de materia prima hasta el de producto en proceso. La empresa tiene que trasladar suficiente mano de obra hacia el producto en proceso para entregar $6,000 en los botes terminados y mantener $200 en los botes sin terminar; de modo que $6 200 de mano de obra deben pasar desde empleados hasta producto en proceso.

Figura 6.3 En otras palabras, la compaa traslada al inventario de producto en proceso un valor total de $19 000; $12 800 de caucho y $6200 de mano de obra. Esto proporciona lo suficiente para que fluya a producto terminado los $18 000 planeados, dejando los $1000 planeados en producto en proceso. De acuerdo con el plan, la compaa desea tener en el inventario de materia prima suficiente caucho para un mes de produccin de botes, los cual es una doceava parte de los $6 000 botes que se producen anualmente. Como cada bote requiere una inversin de $12 de caucho, la cantidad que se necesita es de $6 000. De manera que la compaa debe trasladar al inventario de materia prima, de los proveedores, un total de $18 000 de caucho suficiente para cubrir los $12 800 de caucho que pasan a producto en proceso, ms los $6 000 que permanecen en el inventario de materia prima. En total, la compaa coloca $25 000 en inventario: $18 800 que recibe en caucho de los proveedores y $6,200 de mano de obra de los empleados. Estos flujos proporcionan exactamente la cantidad necesaria para los $25 000 que la compaa desea tener en los tanques de inventario: $18 000 en producto terminado, $1,000 en producto en proceso y $6 000 en materia prima. La compaa pagar de contado el caucho y la mano de obra, como lo indica la figura 6.4.

FIGURA 6.4 De igual modo, la compaa paga $18 800 a los proveedores por el caucho y $6200 a los empleados por la mano de obra. Estos pagos requeriran tomar otros $25 000 del tanque de caja de la compaa, lo cual reducira el nivel de efectivo en esa cantidad, de $75 000 hasta $50 000 (como estos flujos de efectivo a los proveedores y empleados son iguales a los flujos que ingresan de caucho y mano de obra y ocurren al mismo tiempo, los pasivos de la compaa permanecen en cero). Este nivel de efectivo de $50 000 es exactamente la cantidad que la compaa desea mantener en su tanque de caja, despus de completar los tres pasos. La compaa tiene programado vender 6000 botes anuales, es decir, 500 botes mensuales a un precio de $50 por unidad; por lo tanto, entregar $25 000 en ventas a sus clientes y recaudar la misma cantidad, cada mes. Y, de acuerdo con el plan, la compaa desea mantener una cantidad de efectivo igual a dos meses de los recaudos estimados de los clientes, o sea que la cantidad de dinero que se debe tener es de $50 000. (El contador calcul que la compaa deba obtener $150 000 de los accionistas, ya que se necesitara pagar $75 000 a los proveedores del equipo, $25 000 a los proveedores y empleados por el caucho y la mano de obra para los inventarios, y, adems, mantener los $50 000 en el tanque de caja). Una vez completados los tres pasos, el balance general registrar nuevamente los niveles de los tanques y las lecturas de los contadores de la siguiente manera:

TABLA Activos Pasivos y patrimonio Caja Inventario Producto terminado Producto en proceso Materia prima Equipo Total

18 000 1 000 6 000

50 000 25 000 75 000 150 000

Patrimonio de accionistas Total

150 000 150 000

Estos son exactamente los nmeros que aparecen en el balance de principio de ao elaborado por el contador. En la grfica se puede observar cmo las cifras del balance general reflejan en forma lgica lo que la compaa debe y posee como resultado de sus acciones previas. Este conocimiento puede utilizarse para deducir las cifras que no aparecen. Por ejemplo, si se nos informan slo las cantidades de los flujos que representan las tres medidas que la compaa pensaba tomar antes de empezar su primer ao y no las cifras resultantes del balance, podramos deducir cules seran las cifras del balance general despus de haber completado los tres pasos. O si tiene el balance general de principio de ao, despus de que la compaa puso en prctica las tres medidas, pero no se nos ha informado lo que sta hizo, podramos calcular a cabalidad las magnitudes de los flujos no informados que producen los niveles registrados en el balance general y as saber lo que la compaa hizo. En cualquier caso, utilizaramos nuestro conocimiento de cmo se ajustan entre s las partes de la grfica financiera, para determinar las cifras no se informan con base en los datos que s aparecen, y de este modo desarrollar una grfica completa de las magnitudes de todos los flujos y niveles.

DE CMO LAS CIFRAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS REFLEJAN

LOS NEGOCIOS DE UNA COMPAA DURANTE UN PERIODO

7

Ahora vamos a calcular las cifras de la compaa de Botes para el ejercicio de su primer ao. Supongamos que sta ha terminado su primer ao tal como lo haba planeado, de modo que los informes y cifras que el contador prepar representan los informes reales de la empresa.

El captulo anterior, al mostrar cmo las cifras financieras reflejaban acciones aisladas de la empresa, explicaba slo las cifras del balance de comienzo de ao. En este captulo examinaremos cmo las cifras financieras reflejan todas las acciones de una firma durante un periodo comercial, a travs de las cifras del balance general al comienzo del periodo, las del estado de prdidas y ganancias del perodo, y las cifras del balance general a final del mismo.

La mejor forma de demostrar que s se comprende cmo las cifras del balance general y del estado de prdidas y ganancias reflejan un perodo comercial, es calcular a partir de ellas lo que le sucedi al dinero de la compaa durante el ao. Antes de leer, regrese a los informes 1.1 y 1.2 por un instante y veamos si puede determinar con fundamento en sus cifras las cuantas de los ingresos y egresos de dinero de la compaa durante el ao, y explicar por qu el nivel de caja se elev de $50 000 al comienzo del ao, hasta $86 000 al final.

(Figura 7.1).

* * *

Una nueva grfica financiera de la compaa de Botes para su primer ao, muestra los niveles de los tanques y las lecturas de los contadores. Estas son simplemente las cifras del balance de comienzo del ao, que resultaron de las tres medidas que la firma puso en prctica antes de iniciar el ao.

En la Fig. 7.2 aparecen las cifras que especifican los informes para los flujos del ao. Estas son las cifras que registra el estado de prdidas y ganancias, precisando las cuantas de los flujos que entran y salen de la bomba de ventas durante el ao.

Ahora, las cifras que los informes registran para los niveles de los tanques y las lecturas de los contadores se encuentran en la Fig. 7.3. Estas son las cifras de los niveles de los tanques y las lecturas de los contadores que proporciona el balance general. En la grfica las hemos puesto a la derecha de las cifras de principio de ao para tanques y contadores. Por ejemplo, 50/86 en el tanque de caja significa que el nivel de efectivo es $50 000 al comienzo del ao y $ 86 000 al final. La grfica tiene ahora todas las cifras del primer ao tomadas de los informes. Ello ayuda a mostrar lo que cada cifra de los informes representa y cmo todas ellas se ajustan entre s para reflejar el estado de la compaa.

* * *

(Figura 7.2) En la grfica, adems, podemos calcular las cantidades de los flujos del ao, no informados. A partir de stos, obtendremos informacin muy importante que no ha sido proporcionada por los informes, y podremos desarrollar una grfica completa del movimiento en el primer ao de operaciones.

Por ejemplo, aunque no se especific en los informes, podemos deducir la cantidad de dinero, proveniente de los clientes, que ingres a la firma durante el primer ao.

(Figura 7.3)

(Figura 7.4).

El estado de prdidas y ganancias nos inform que el flujo de ventas fue de $300 000, y sabemos que estas ventas hicieron aumentar las cuentas por cobrar por esa cantidad. Pero el balance general inform que las cuentas por cobrar eran cero al final del ao, lo mismo que al principio. De este modo sabemos que para compensar el aumento de $300 000 en cuentas por cobrar originado por las ventas, ha debido ocurrir un ingreso de efectivo de $300 000 de los clientes.

Si la cantidad de dinero recibida de los clientes durante el ao hubiera sido menor de $ 300 000, el nivel de cuentas por cobrar habra sido mayor que cero. De manera similar, conociendo cmo todas las partes financieras se ajustan entre s, podemos deducir que la cantidad neta de los flujos de efectivo entre la empresa y sus accionistas fue cero, lo cual se puede observar en la figura 7.5.

Figura 7.5 El estado de prdidas y ganancias nos informa que el flujo de utilidad neta fue de $21 000, y sabemos que este flujo hizo subir el patrimonio en $21 000. por otro lado, el balance general nos informa que para el final de ao el patrimonio era exactamente $21 000 ms alto que al principio de ao, de modo que la utilidad neta explica totalmente el cambio de nivel del patrimonio. Como el flujo de efectivo de los accionistas tambin incrementa el patrimonio, si tal flujo hubiera ocurrido durante el ao, el aumento del patrimonio hubiera sido ms de $21 000. y como el flujo de efectivo hacia los accionistas disminuye el patrimonio, si hubiera existido un pago a los accionistas durante el ao, el patrimonio a su vez hubiera sido menos de $21 000 o hubiera disminuido. (es posible que durante el ao la compaa recibiera alguna cantidad de dinero de los accionistas y pagara la misma cantidad a

ellos, pero esto hubiera sido una coincidencia muy poco probable y no se tiene ninguna evidencia de ello.)

* * * Aplicando nuestro conocimiento de la grfica financiera completa, hemos deducido, de las cifras de los informes, algunas cifras importantes que no haban sido informadas: las cuantas de algunos de sus ingresos y egresos de efectivo que permitieron determinar la cantidad de dinero que haba al final del ao.

Los dems flujos de efectivo de la compaa van hacia los proveedores, los empleados y el gobierno. Aunque las cantidades no han sido informadas, tambin las podemos deducir. Pero para hacerlo tenemos que calcular primero las cantidades de los flujos de otros valores procedentes de terceros, que no han sido informados. Por ejemplo, en la fig. 7.6 parece la cantidad de equipo que fluy durante el ao.

El estado de prdidas y ganancias informa que la depreciacin del ao fue de $15 000 y sabemos que esta depreciacin provino del tanque de equipo. Y el balance general nos dice que el nivel del tanque de equipo baj de $75 000 a $ 60 000, o sea un descenso de $15 000. El flujo de depreciacin es suficiente para explicar el cambio en el tanque de equipo; de este modo sabemos que no ha habido algn flujo hacia el tanque, el descenso del nivel del habra sido menos de $15 000. Los flujos no informados de caucho y mano de obra aparecen en la Fig. 7.7.

Figura 7.6 El estado de prdidas y ganancias dice tambin que el costo de la mercanca vendida fue de $108 000 y tambin que sali del inventario de producto terminado. Adems, el balance general informa que el

nivel del inventario de producto terminado es igual tanto al principio como al final del ao. Por lo tanto, un valor de $108 000 en botes terminados ha debido fluir hacia el inventario d producto terminado, para reemplazar lo que sali.

El balance general nos muestra que el nivel del producto en proceso es igual al principio y al final del ao, de modo que un total de $108 000 ha debido fluir a producto en proceso para reemplazar lo que Sali.

Figura 7.7 Como el flujo que sali de producto en proceso fueron botes terminados, cada uno con dos tercios de caucho y un tercio de mano de obra, se puede suponer que el flujo que ingres a producto en proceso fue de $72 000 de caucho y $36 000 de mano de obra de los empleados. Esto hara que los porcentajes de caucho y mano de obra de producto en proceso al final del ao fueran iguales que al comienzo, y no hay razn para pensar que hubieran variado.

El balance general tambin indica que el nivel del intervalo de materia prima fue el mismo al principio y al final del ao. De modo que los $72 000 de caucho han debido llegar a este tanque de los proveedores para reemplazar los $72 000 de caucho que salieron.

En la Fig. 7.8 se ilustran los flujos de valor relacionados con los gastos de ventas y de administracin.

El estado de prdidas y ganancias pone de manifiesto que la compaa utiliz $75 000 en gastos de ventas y $60 000 en gastos de administracin. Para determinar cunto de este total provino de los proveedores y cundo de los empleados, para mostrar en la grfica los flujos procedentes de

estos grupos externos, debemos regresar al plan. De acuerdo con ste, tales gastos incluyen $15 000 de trabajo del gerente de ventas, $10 000 de una oficinista y $34 000 de los dos gerentes fundadores, todos los cuales son empleados; de modo que los empleados aportaron $59 000 de trabajo incluidos en estos dos gastos.

Figura 7.8 Los otros $76 000 de lo utilizado en los mencionados gastos provinieron de los proveedores grupos externos que no son empleados incluyendo la agencia de publicidad, el arrendador, el abogado y el contador ( si no tuviramos esta informacin del plan, todava podramos encontrar cifras para todos los flujos de la grfica financiera completa, dibujando a la derecha otro tanque para representar todos los gastos de administracin y de venta, proveedores y empleados combinados, y con un solo tubo que salga de ese tanque por un total de $135 000,el valor que todos ellos suministran para las dos clases de gastos).

Hemos utilizado ahora nuestro conocimiento de la grafica financiera completa para deducir, de las cifras de los estados financieros, otros datos clave que no han sido reportados: las cuantas de valores fsicos e intangibles que la compaa recibi de los proveedores y empleados durante el ao.

Con estas cantidades determinadas podemos ahora utilizar la grfica de la Fig. 7.9 y las cifras de los informes para deducir el resto de los flujos de efectivo de la compaa a los proveedores, a los empleados y al gobierno. El balance general nos indica que la compaa no tena pasivos ni al comienzo ni al final del ao; de modo que durante el ao debi pagar el valor de los flujos recibidos de terceros. Como ya hemos deducido lo que la compaa recibi de cada uno de ellos, sabemos cunto dinero pag: $148 000 a

los proveedores, por concepto de $72 000 en caucho, ms $76 000 de gastos de ventas y de administracin recibidos de ellos; $95 000 a los empleados, por los $36 000 de mano de obra, ms $59 000 de gastos de ventas y7 administracin; y $21 000 al gobierno por el valor del impuesto que registra el estado de perdidas y ganancias como recibido y utilizado del gobierno.

Figura 7.9

Por lo tanto, los egresos totales durante el ao fueron de $246 000: $148 000 a los proveedores; $95 000 a los empleados; y $21 000 al gobierno.

* * * Ahora tenemos una grfica completa de todas las cifras financieras de la empresa no solotas cifras del ao registradas en el estado de prdidas y ganancias y las de los niveles de los tanques y lecturas de los contadores registrados en el balance general si no tambin las cantidades de los flujos no informados: lo recibido de terceros y las cuantas de los flujos de efectivo.

Una ventaja especifica y muy importante de conocer las cifras no registradas, es que ahora podemos ver y entender exactamente por qu el nivel de efectivo de la compaa cambio en la cuanta que lo hizo a lo largo del ao. Durante el ao recibi $300 000 de los clientes y pag un total de $264 000 a proveedores, empleados y gobierno. Estos flujos de efectivo, que aportaron al tanque de caja $36 000 ms de lo que sacaron de l. Explican el cambio de nivel de efectivo desde $50 000 al principio de ao, hasta $86 000 al final del mismo.

Obviamente, estas cifras no registradas permiten que las cifras de los informes sean ms comprensibles, completando la grfica y mostrando las cantidades del resto de los flujos relacionados con los flujos t niveles que aparecen en los informes. Adicionalmente, estas cifras no informadas revisten tanta importancia como las que se hallan en los informes. En efecto, las cifras no registradas de los flujos de efectivo son, de cierta manera, las ms importantes de todas: lo que la empresa debe tener a su disposicin para poder hacer los pagos necesarios y evitar la quiebra, continuar comprendo las materias que necesita para mantener la operacin, ser competitiva y pagar los rendimientos a los inversionistas, es dinero.

Por estas razones, la clase de anlisis de las cifras de una empresa, que hemos aplicado a los datos del primer ao de la compaa de Botes, es muy importante para lograr entender realmente a una compaa a partir de las cifras de los estados financieros. Mas adelante ofreceremos otros ejemplos del mismo tipo de anlisis. Pero si no est seguro de entender completamente todo lo expuesto en este captulo, sera conveniente repasarlo antes de seguir adelante.

DEL EFECTIVO Y OTROS BIENES Sicom

sobre todo8 no existieran contadores en el mundo, y usted y yo furamos los gerentes fundadores de la paa de Botes, seguramente elaboraramos y utilizaramos nuestros propios informes

lo relacionado con el efectivo en la grfica financiera que aparece en la Fig.8.1.

Fig.8.1 No tendramos dificultad alguna en preparar y entender el informe de caja de la compaa. Para cada periodo, este informe consistira en una lista en la que figuraran el saldo inicial, las cantidades que ingresaron y las que egresaron de terceros durante el perodo, y el saldo final resultante. El informe de caja de la Compaa de Botes aparece como informe 8.1. Podramos determinar con facilidad todas estas cifras contando el dinero a medida que este entra y sale- si manejamos nuestra propia caja, o manteniendo el saldo en la chequera, si tenemos una cuenta corriente. Todas las cifras seran simples datos, de modo que para preparar y entender este informe no necesitaramos ni un contador ni conocimientos contables. A pesar de la simplicidad del informe de caja, si nicamente pudiramos contar con un solo informe de la compaa, este debera ser el de caja, el cual sera ms valiosos an que el estado de prdidas y ganancias o que el balance general. En definitiva, es efectivo lo que la compaa necesita para evitar la quiebra, para pagar los materiales que requiere, y para pagar el rendimiento a quienes han invertido en la compaa. De modo que para asegurarse de que tiene y sigue teniendo la capacidad de evitar la quiebra, de mantenerse operando y de pagarles el rendimiento a los inversionistas, lo ms importante de vigilar es el dinero que tiene, recibe y paga.

Por idnticas razones, es el informe aislado ms valioso y fundamental de cualquier compaa, grande o pequea. Es una lstima que las empresas no presenten, como norma, informes de caja junto con sus estados de prdidas y ganancias y balances generales.

INFORME DE CAJA Primer ao (en miles)

Saldo de efectivo inicial $50 Ingresos durante el ao De clientes $300 De accionistas 0 300 Egresos durante el ao A proveedores Caucho 72 Venta y administracin 76 A empleados Mano de obra 36 Ventas y administracin 59 Al gobierno 21 A los accionistas 0 264 Saldo de efectivo al final $86 Informe 8.1 A pesar de la importancia del informe de caja, este no es en s un informe financiero completo de la compaa, porque toda empresa maneja tambin otros valores diferentes del efectivo: bienes fsicos, valores intangibles, pagars, etc. La manera como casi todas las empresas obtienen ganancias es cambiando efectivo por otros bienes, incrementando el valor de esos elementos y vendindolos despus para obtener ms dinero. La grfica financiera de la Compaa de Botes muestra este patrn. Cambia dinero por bienes fsicos e intangibles, tales como caucho y mano de obra; despus transforma estos valores en bienes intangibles y fsicos que valen ms para los clientes (botes) y los vende por ms para obtener mayor cantidad de dinero que el gastado. Si al realizar estos cambios la compaa recibe antes de entregar o viceversa, tendr pagars a su favor o a su cargo. De esta forma, aunque el informe de caja es valioso, no informa las ganancias netas totales, ni la propiedad neta total al comienzo y final de un perodo. Por ejemplo, durante su primer ao, la Compaa de Botes obtendr utilidades por $36000 en efectivo, pero tambin perder $15000 por concepto de depreciacin, de modo que su ganancia neta durante el ao ser menor que su ganancia en efectivo, solo $21000. Al final del ao tendr $86000 en efectivo; pero tambin tendr $85000 en otros bienes, inventario y equipo, de modo que el valor total que posee ser mayor que el efectivo, $171 000. El verdadero propsito del estado de prdidas y ganancias y del balance general es proporcionar informacin sobre las utilidades de una compaa y sobre los bienes de la empresa en todas sus formas (efectivo y otros valores). El estado de prdidas y ganancias informa sobre las ganancias de una compaa durante un perodo en todas las formas de valor, utilidad neta, indicando la diferencia entre lo que vendi y puede recaudar y lo que utiliz y debe pagar. El balance general informa sobre

el nivel de caja al principio y al final de un perodo, pero el resto de lo que registra se refiere a valores diferentes del efectivo. Para que todas la cifras sean comparables, de modo que puedan sumarse y restarse para calcular las sumas netas y totales de las ganancias de la compaa y de lo que debe y posee, y que las cifras de las diferentes compaas puedan ser comparadas, todos lo bienes en efectivo, y aquellos que no lo son, deben ser medidos utilizando la misma unidad de valor. Por ejemplo, si la Compaa de Botes tiene los inventarios registrados como 1 000 botes ms 15 000 kilos de caucho, no se podra saber cunto valen los inventarios. De esta manera, aunque la mayora de los rubros registrados en el estado de prdidas y ganancias no son efectivo, se presentan en trminos de dinero. La Compaa de Botes presenta su inventario de producto terminado como $18 000 de valor, aunque no sean realmente $18 000 sino 1 000 botes. El inventario de materia prima es de $6 000, aunque no sean realmente $6 000 sino 15 000 kilos de caucho. Pero el valor monetario de los bienes diferentes del efectivo no es un hecho real; como los rubros diferentes de efectivo no son unidades monetarias, sus valores en esas unidades no pueden ser hechos reales. Por ejemplo, considrese un bote del inventario de producto terminado de la Compaa de Botes. Para hacer el bote, la empresa utiliza bienes que cuestan $18, pero lo vende en $50. Cuando el bote se encuentra en el inventario de producto terminado, cunto vale, los $18 que le cost o los $50 por los cuales lo puede vender? No existe una sola respuesta verdadera a esta pregunta. Para responderla, hay que definir lo que usted quiere decir por valor monetario de un bote en el inventario de producto terminado: quiere decir lo que cost el bote o lo que pagan por l los clientes? Las reglas utilizadas por los contadores para determinar el valor monetario de los rubros diferentes del efectivo se denominan principios contables generalmente aceptados. El propsito de estos principios es hacer que las cifras de los informes financieros de las diferentes compaas sean no solamente lgicas, sino comparables, de tal modo que todos los informes se basen en el mismo cuerpo de principios. Empero, debido a que las empresas realizan actividades diferentes, existen muchas normas especficas para determinadas actividades comerciales, y los principios permiten cierta flexibilidad, de modo que cada contador pueda aplicarlos de forma que reflejen fielmente a su compaa. Para entender las cifras del estado de prdidas y ganancias y del balance general de determinada compaa, es muy importante leer las notas que acompaan los informes; ellas proporcionan informacin acerca de cmo se aplicaron los principios contables para determinar las cifras de los bienes diferentes del efectivo. Mas para entender el estado de prdidas y ganancias y el balance general de cualquier compaa es necesario comprender los principios contables ms fundamentales, porque afectan a las cantidades y el significado mismo de los rubros diferentes del efectivo de los estados financieros de la empresa. Los principios que se deben comprender son las reglas bsicas que aplican los contadores para responder a dos preguntas sobre el valor monetario de los bienes diferentes del efectivo.

Fig 8.2

Fig 8.3

La primera de dichas preguntas es: cuando adquieren los bienes o servicios que una compaa vende por mayor valor del que le costaron ese mayor valor? En otras palabras: Cuando obtiene una compaa utilidades sobre lo que vende a mayor precio del que le cost? Sobre un bote que la Compaa de Botes fabrica a un costo de $18 y que despus vende por $50, se puede argumentar que realiza su utilidad cuando fabrica el bote por menos de su precio de venta, o cuando realmente vende el bote por suma mayor a la de su costo, o cuando la compaa recauda el dinero por un bote que cost menos. Como el nmero de botes que fabrica, vende y por los que cobra dinero puede variar cada ao, la cantidad de utilidad de determinado ao depende de si la utilidad significa ganancia lograda en la fabricacin del producto, ganancia por venderlo, o ganancia por recaudar el valor de la venta. Es esencial que los contadores utilicen la misma definicin bsica de utilidad al calcularla para las empresas, de modo que los lectores de los estados financieros como usted y como yo podamos saber lo que todas las cifras de utilidad significan y podamos comparar las utilidades de diferentes compaas. La regla que todos los contadores utilizan para responder esta pregunta y para calcular la utilidad anual de cada compaa es que una compaa realiza la utilidad cuando vende el producto por mayor valor de lo que le cost. La grfica financiera de la figura 8.2 muestra cmo funciona esta regla. Las utilidades netas fluyen a la bomba de ventas como componente de las ventas, de modo que las utilidades netas se realizan solamente cuando se venden los artculos por mayor valor de lo que costaron. La nica forma en que una empresa puede hacer utilidades netas es vendiendo realmente los bienes por ms de su costo, y el verdadero significado de la utilidad neta es el valor ganado al vender cosas por mayor valor de lo que costaron. La grfica de la fig. 8.3 tambin indica cmo esta regla afecta las cantidades y el significado de las cifras para gastos y activos. Mientras los bienes que una compaa recibe y luego transforma en artculos para la venta son introducidos a la bomba de ventas y se convierten en ventas, se registran con el valor de lo que cuestan. en otras palabras, todas las cifras para los valores no monetarios, desde personas de fuera de la compaa (a la derecha) hasta la bomba de ventas (a las izquierda), los reflejan en trminos de lo que cuestan. Por ejemplo, en la parte relacionada con la fabricacin de botes de la grfica, cada cifra, desde el recibo del caucho y de la mano de obra, a la derecha, hasta la salida del costo de la mercanca vendida, a la izquierda, representa valor al costo: caucho a $12 por bote; mano de obra a $6 por bote; y botes de $18 cada uno, que es lo que cada elemento cuesta. Cada cifra del balance general para los activos en los tanques a todo lo largo de ese camino, por ejemplo los inventarios y el equipo, refleja lo que posee la compaa precio de costo. Y cada cifra del estado de prdidas y ganancias, en lo que respecta a gastos e impuestos, que entran a la bomba de ventas y salen como ventas. La segunda gran pregunta es: cundo utiliza una compaa los bienes como gastos? Se puede argumentar que ello ocurre cuando la empresa compra y recibe los bienes, o cuando los paga, o cuando logra ventas al utilizarlos. Por ejemplo: Tiene la Compaa de Botes un gasto de $18 cuando compra caucho y mano de obra para un bote? O cuando los paga? O cuando vende el bote fabricado con el caucho y la mano de obra? Como en un ao las cantidades de caucho y mano de obra que la compaa compra, paga y vende pueden ser todas diferentes, las cantidades de gastos registradas para cada ao dependen del significado que se les asigne a los gastos. Y puesto que las cantidades que se informa fueron consumidas como gastos afectan a la cantidad registrada como utilidad y a las cantidades registradas como activos que quedan, las cifras de utilidad y activos dependen de cmo se determinen las cifras de gastos. La regla fundamental para responder a esta segunda pregunta y determinar las cifras de gastos, es que los gastos del ao no son las cantidades de bienes que se compraron o pagaron ese ao; sino aquellas que se utilizaron para obtener las ventas del ao. La grfica financiera de la fig. 8.4 muestra la

aplicacin de esta regla en la determinacin de los gastos relacionados con caucho y mano de obra para la Compaa de Botes.

Fig 8.4 Los gastos son flujos de valor diferente del efectivo que fluyen hacia la bomba de ventas. Los pagos por concepto de caucho y mano de obra no son gastos sino flujos totalmente diferentes, dinero a proveedores y empleados, que pueden ser, en un determinado ao, cantidades diferentes de lo que fluye hacia la bomba de ventas de ese ao. Ni son gastos la compra de caucho y la mano de obra se muestra como flujo procedente de terceros hacia los tanques de inventarios de la compaa, y en un determinado ao estos flujos pueden ser tambin cantidades diferentes a las que fluyen hacia la bomba de ventas como gastos de ese ao. Lo que s es gasto del ao relacionado con el caucho y la mano de obra, costo de la mercanca vendida, es el valor de la cantidad de caucho y de mano de obra que se emplearon en los botes y se invirtieron en las ventas de ese ao, es decir, el costo de los botes vendidos en ese ao. Cualquier cantidad de caucho o de mano de obra que la compaa haya comprado, pero que no haya utilizado an en ventas, no se registra como un gasto que fluye a la bomba de ventas; se registra como si todava estuviera en el inventario de la compaa, de propiedad de la empresa y disponible para ser utilizada en ventas futuras. La palabra gasto no significa una cantidad de bienes adquiridos, o una cantidad de efectivo pagado por ellos: significa una cantidad de bienes utilizados para las ventas. El mismo enfoque general se utiliza para determinar las cantidades de otras clases de bienes utilizados como gastos cada ao; pero para las diferentes clases de bienes, los contadores utilizan diversos mtodos para llevar el control de lo que se utiliza como gastos y de lo que queda como activo. Por ejemplo, en la Compaa de Botes,

al recibirse el valor del equipo, tambin fluye a un tanque activo y despus sale hacia la bomba de ventas como un gasto que se utiliza en las ventas. Pero como la Compaa de Botes no vende equipo, sino botes, los contadores tienen que utilizar otro mtodo para determinar en qu momento el valor del equipo se utiliza para las ventas. Calculan que, como el equipo dura 5 aos, se utilizar la quinta parte de su valor en las ventas de cada ao. De manera que registran un quinto del valor del equipo ($15 000) como utilizado en los gastos del primer ao de la empresa, y todava quedan las otras cuatro quintas partes como activos, que pueden ser utilizadas en las ventas de los aos venideros. Pero al final de cualquier ao, no es completamente claro qu tanto de los valores diferentes del efectivo ha utilizado la compaa para las ventas de ese ao, y cunto tiene an al final del ao para ser utilizado en ventas futuras. Para el equipo de la Compaa de Botes es completamente claro cunto ser el gasto total de depreciacin sobre toda la vida del equipo: para el final del ao en que deje de trabajar y valga cero, todos los $75 000 de valor que han entrado al tanque de equipo ya habrn fluido hacia la bomba de ventas como gasto de depreciacin. Pero al final del primer ao el contador no puede estar seguro de cunto durar el equipo. Estim que durara 5 aos y que utilizara un quinto de su valor cada ao. Pero puedo haber estimado que durara seis aos y habra utilizado una sexta parte cada ao. Si lo hubiera hecho as, registrara $12 500 como gasto de depreciacin para el primer ao. Esto habra producido una mayor utilidad para ese ao y habra dejado $62 500 como valor del equipo en activos al final del ao, no puede saber cunto va a durar el equipo, de manera que no sabra que cifras utilizar. Si el contador sobreestima la cantidad del equipo utilizada como depreciacin y subestima el valor de los activos que quedan, el efecto ser que las utilidades del primer ao sern ms bajas y las de los aos venideros ms altas, debido a que habr restado una mayor depreciacin para calcular la utilidad del ao y dejar menos depreciacin para registrar y restar al calcular la utilidad de los aos futuros. Como resultado, las cifras que presente, correspondientes al primer ao, tendern a hacer que la gente subestime la situacin financiera de la compaa: se encontrar una cifra de utilidades menor para el primer ao. Utilizando esta cifra como base y sin saber que se ha sobreestimado la depreciacin, ser muy probable que se calculen ganancias relativamente bajas para los aos venideros. Pero si el contador subestima la cantidad de equipo utilizada como gasto de depreciacin durante el primer ao y por lo tanto se sobreestima la cantidad que queda en activos, el efecto ser que la utilidad del primer ao aparezca ms alta y la de los aos futuros ms baja, porque ha sustrado menos depreciacin el primer ao y dejado ms para sustraer en el momento de calcular la utilidad de los aos futuros. Concretamente, las cifras del primer ao tendern a que la gente sobreestime el buen estado financiero de la empresa: se encontrar una cifra de utilidades mayor para el primer ao, y al utilizarla sin saber que el contador ha sobreestimado la depreciacin, es muy probable que se calculen ganancias relativamente altas para los aos futuros. Para minimizar la posibilidad de que las cifras que se presenten en los estados financieros estn sobreestimadas, los contadores aplican otra regla general: cuando exista seria duda sobre cunto se ha utilizado y cunto ha quedado de un bien, presentan cifras que puedan subestimar, antes que sobreestimar la situacin financiera de una compaa, indicando que el valor fue utilizado como gasto en vez de dejarlo como activo. Por ejemplo, si el contador de la Compaa de Botes no est seguro de que el equipo va a durar cinco o seis aos, probablemente para calcular la depreciacin, utilizar cinco aos. Registrar $15 000 de depreciacin para el primer ao en lugar de $12 500; por lo tanto mostrar menores utilidades y menores valores en los activos. Otro ejemplo de este enfoque es la forma como la Compaa de Botes registra los gastos de ventas y de administracin. La grfica muestra que cuando la compaa recibe bienes para ser utilizados en ventas y administracin, su valor fluye de inmediato hacia la bomba de ventas como gastos y nunca se detiene en un tanque de activos. Es posible que se haya previsto que parte del trabajo administrativo y de ventas que la empresa reciba en su primer ao producir ventas en aos

posteriores y no en el primero. Pero el contador no tiene ningn mtodo confiable para determinar o siquiera estimar cunto de ese valor ayudar a obtener ventas en el futuro y por lo tanto clasificarlo como activo a final del ao, o para determinar o estimar cundo contribuira a cules ventas en aos futuros. De modo que registra como gastos todos los bienes recibidos para administracin y ventas, y no queda nada como activo a final del ao. En casi todos los informes de las empresas, las cifras registradas como gastos se basan, en buena parte, en el criterio del contador en relacin con cunto de los bienes recibidos por la compaa ha sido utilizado y cunto queda. Ello debe ser as, porque el contador no puede saber cunto de los bienes recibidos por la compaa producir ventas futuras y, por lo tanto, no ha sido utilizado. Al revisar las notas que acompaan los estados financieros para saber cmo se han utilizado los principios contables para determinar las cifras, lo ms importante de observar es en qu medida se han sobreestimado o subestimado las cantidades presentadas como gastos, y por lo tanto subestimado o sobreestimado las cantidades que aparecen como utilidad y como activos. Si se encuentra que la compaa informa haber utilizado una buena cantidad de valor como gastos, y se cree que probablemente conducir a un alto volumen de ventas en el futuro, es conveniente considerar la posibilidad de que a sabiendas se haya subestimado la utilidad apreciablemente y puede ser posible predecir mucha utilidad para el futuro. Pero si se encuentra que una compaa ha dejado como activos gran cantidad de valor que puede no ayudar mucho a obtener ventas y utilidades en el futuro, considrese la posibilidad de que la empresa haya sobreestimado su utilidad y que, en consecuencia, registre en el futuro utilidades menores. Aunque el sistema de los estados financieros es excelente para reflejar de una manera racional y sucinta casi cualquier cosa que afecte las finanzas de una compaa, no refleja de ninguna manera los efectos de la inflacin. El sistema de informes financieros est basado en que la unidad monetaria es la misma a lo largo de los aos. En cualquier caso, cuanto ms haya perdido valor la unidad monetaria en determinado ao y en los anteriores, mayor ser la diferencia entre la realidad de la empresa y lo que sus estados financieros indican. Como quiera que la inflacin es alta y ha sido as durante varios aos, las finanzas de la compaa son significativamente diferentes de lo que los estados financieros indican. La mejor solucin a esta situacin en efecto, la nica solucin buena- es detener la inflacin. Mientras tanto, lo mejor que se puede hacer es ajustar el sistema de los estados financieros de modo que reflejen los efectos de la inflacin. Sin embargo, los efectos de la inflacin son tan complejos y difciles de entender, que no hay un consenso en cuanto a la mejor forma de incluirlos en las cifras de los estados financieros. En consecuencia, todava los estados financieros se preparan sin incluir dichos efectos. Pero las grandes compaas estn suministrando, en una de las notas de sus estados financieros, estimativos adicionales que seran algunas cifras si se tuvieran en cuenta los efectos de la inflacin. Esta informacin sobre los efectos estimados de la inflacin es fragmentaria y no se presenta o no se identifica con la suficiente claridad. Sin embargo, nos permite analizar con claridad cmo la inflacin hace que tres aspectos de las finanzas de la empresa sean diferentes de lo que muestran sus estados financieros, y vale la pena examinar esta informacin. En las notas de los estados financieros sobre los efectos de la inflacin, stos se calculan y presentan en dos formas distintas: una denominada: unidades monetarias constantes y otra denominada precios corrientes. Los contadores no se han puesto de acuerdo sobre cul mtodo es mejor, de modo que presentan ambo. El mtodo de valor constante mide los efectos del descenso del poder adquisitivo de la moneda y eso es precisamente la inflacin y la razn por la cual se necesita la informacin sobre ella. Por lo tanto vamos a concentrarnos en el mtodo de valor constante. Una de las tres cosas ms importantes que se pueden obtener de una nota sobre inflacin, es el mejor estimativo de lo que sern las utilidades de la compaa si las cifras reflejaran los efectos de la

inflacin. Es posible que en esa nota se encuentre una tabla que indica cmo la inflacin ha afectado las utilidades. En esa tabla probablemente se puede encontrar la cifra correspondiente a lo que sera la utilidad neta ajustada por inflacin. Llamemos a esta cifra nmero A. En la misma tabla probablemente se encontrar una segunda cifra identificada como prdida por prdida de poder adquisitivo de los activos monetarios o ganancia por prdida del poder adquisitivo de las cantidades debidas. Llamemos a esta cifra el nmero B. Este nmero representa el grado en el cual la inflacin ha proporcionado a la compaa una ganancia al reducir el valor de las cantidades netas que debe. En realidad este nmero B es equivalente a una reduccin de los gastos por pago de intereses, debida a la inflacin. Ahora bien, el nmero B se debi haber tenido en cuenta al calcular el nmero A, porque el nmero B es una ganancia debida a la inflacin y el nmero A se supone que refleja la utilidad de la compaa (utilidad neta), incluyendo los efectos de la inflacin. Pero los contadores no incluyen el nmero B al calcular el nmero A. De modo que para obtener un mejor estimativo de la utilidad neta alcanzada durante el ao, se deben sumar los nmeros A y B. El resultado es el mejor estimativo de lo que realmente gan la empresa durante el ao, considerando los efectos de la inflacin. Es mejor que la cifra de utilidad neta del estado de pr