Comunicando 8

Boletín electrónico de la Escuela Nacional de Archiveros

Año 4 Número 8 Lima, Enero 2013

Jefe Institucional del AGN: Lic. Pablo Alfonso Maguiña Minaya Director Nacional de la ENA: Ing. Jorge Espino Sánchez Edición, Diseño y Diagramación: Pilar Mayta Arrunátegui

Comunicando/Editorial2

Índice

La Gestión Documental Moderna desde la Perspectiva del Cloud Computing………..3

Balance y Perspectiva de las Microformas Digitales……..……………..……………...….8

Se Edificará Nuevo Local del AGN…………………………………………………..…….....15

Programa Anual de Capacitación y Especialización Archivística 2013……...………..21

Programa de Conferencias 2013 “Jueves Archivísticos”………….…………………….23

Editorial Empezamos un nuevo año y con él se inicia una nueva etapa de proyectos para hacerlos realidad, y para ello empezamos a planificar y programar todas las actividades que desarrollaremos a lo largo de los próximos doce meses, cuidando cada detalle de los eventos académicos a realizar, los contenidos de cada curso, seminario, taller o diplomado, los docentes que llevarán a cabo la difícil tarea de transmitir sus conocimientos y experiencias a los educandos, las aulas donde se dictarán los cursos, los horarios y demás especificaciones técnicas que conlleva la enseñanza del nivel superior. Por otra parte, habiendo tenido una masiva aceptación, las conferencias de-nominadas “Jueves Archivísticos”, estas se han programando los últimos jueves de cada mes, desde febrero hasta noviembre de este año, las salas del Ministerio de Cultura, las cuales nos permite albergar a una mayor cantidad de asistentes. Para tal efecto se han proyectado temas de actualidad en el que se destacan los de tec-nología aplicada a los archivos, normatividad, transparencia, información, tratamien-to archivístico entre otros, que estoy seguro permitirá a los archiveros actualizar sus conocimientos y desenvolverse en este mundo cada vez más competitivo; como siempre seguirán siendo gratuitas y accesible al público en general. Asimismo, se ha programado tres Diplomados en convenio con la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, que permitirá perfeccionar el nivel académico de nuestros archiveros y obviamente, los contenidos que se impartirán serán minucio-samente diseñados, por docentes de primer nivel, todos ellos con grados de Maes-tros o Doctores que se encargarán de impartirlos. Finalmente, el inicio de la elaboración del expediente técnico para la cons-trucción del nuevo local del Archivo General de la Nación es la noticia central de es-te Boletín, pues satisface un anhelo largamente esperado por la comunidad archive-ra, requisito previo para iniciar las obras del mismo el próximo año, contando para ello con los recursos del Tesoro Público.

Pág. Tema:

3 Comunicando/Jueves Archivístico

LA GESTIÓN DOCUMENTAL MODERNA DESDE LA

PERSPECTIVA DEL CLOUD COMPUTING

Exposición de la conferencia ‘Tecnología de la Información en Archivos’ del 20/12/2012

Mg. Sergio Valcarcel Ascencios*

Entre las nuevas tecnologías de hoy, resalta la emergente “Cloud Computing” –

Computación en la Nube – como un posible aliado estratégico en la gestión documental

para las diversas actividades como es la creación, gestión y conservación de documen-

tos en las instituciones públicas y empresas privadas. Algunos, estiman por lo contrario

podría ser contraproducente por las vulnerabilidades que evidencia.

Empecemos, por precisar su epistemología, la Comisión de Justicia Europea FRC

(Fundamental Rights and Citizenship), lo describe como un conjunto de tecnologías y

modelos de servicios cuya atracción se encuentra en el uso del internet, la entrega de

servicios, la capacidad de procesamiento, y la gestión del almacenamiento en discos y

memoria. Por otro lado (Gartner, 2012), dice que Cloud Computing, está determinada por

la escalabilidad con los servicios activos en la entrega de TI apoyado en recursos de in-

ternet. También Forrester, lo acuña como una infraestructura compleja de las aplicacio-

nes del usuario final y por su consumo (Rhoton, J. 2011).

Otra opinión lo tiene el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología NIST

(National Institute of Standards and Technology), que dice: “es un modelo activado por

redes sobre demanda, compartiendo una cola configurable de recursos computaciona-

les”.

Está tecnología tiene sus raíces, en los sistemas operativos de tipo Unix, allá por

los años 80-90, que permitió generar agrupaciones selectivas, conocidas como configu-

ración de “clusters”, de tal modo, los cálculos computacionales se asemejen como si fue-

ra hecho por un solo computador.

Más tarde, su diseño se vio superado con características novedosas en el proce-

samiento de los cálculos y almacenamiento, controlado a través de cómo eran los cen-

tros de investigación en privados y universidades. Está actividad, la llamaron posterior-

mente “Computación en Grid”, que básicamente centra sus esfuerzos en el método de

procesamiento paralelo y la capacidad de almacenar grandes volúmenes de datos.

Las nuevas mejoras en esta parte de la tecnología, marcó una era singular, incor-

porando el concepto de “virtualización”, resolviendo viejos problemas en las arquitecturas

grid y, distribuyendo las cargas de procesamiento de una forma más sencilla, volviéndo-

se más eficientes, mediante el uso de máquinas virtuales, originando lo que hoy conoce-

mos como “Cloud Computing”(Uraeña, y otros, 2012).


En la publicación de Gartner’s 2012 Hype Cycle for Emerging Technologies, emitida en

agosto del 2012, nos muestra con claridad (ver Fig. 1), las tecnologías emergentes, el cual

se observa como el cloud toma un rumbo que va desde la zona del pico de las expectativas

hacia la curva de la desilusión, lo cual indica que viene posesionando rápidamente en el

mercado pero no necesariamente con bajos riesgos.

En la encuesta, realizada por el IDC, “Survey of CIO’s organizations and IT professio-

nals, explica (ver Fig. 2), que un 87.5% existe una percepción negativa de los clientes res-

pecto a la sensación de seguridad del cloud computing, en empresas que sostienen esta tec-

nología.


Este comportamiento de baja seguridad en la figura anterior, confirma el estudio hecho por el Observatorio Nacional de Telecomunicaciones y la Sociedad de la Información - ONTSI en España– ver Fig. 3 –el cual demuestra deficiencias en la confidencialidad princi-palmente, cuando se pone en práctica el uso de esta tecnología.

Algunas organizaciones del extranjero, vienen elaborando sus procesos documenta-

les, subiendo gestores documentales o servicios en relación a la archivística en el cloud

computing, como una estrategia para alcanzar la ventaja competitiva y, quea pesar de los

riesgos inherentes es usado.

Está apreciación analítica, es conocida y rescatada por la licenciada Carlota Bustelo,

un personaje líder en Records Management & Documents en España, quien hace una fuerte

crítica del uso de gestores documentales en el entorno cloud, por sus riesgos en la integri-

dad y distribución del documento, así como de su gestión; advirtiendo que puede perderse

el control de los mismos, debido a vacíos en la seguridad; explica además que existe ante-

cedentes de ello, recordando el caso de Megaupload, que fue cerrado porqué sus clientes

perdieron sus archivos. Añade, que a pesar que el cloud computing es considerada una tec-

nología revolucionaria, todavía tiene muchas dificultades en la salvaguarda de documentos

indicando la inviabilidad de tomar como opción esta tecnología en la gestión documental

moderna – al menos por ahora – Es más confiable tomar los servicios de un simple servidor

de archivos que optar por el cloud como hoy lo conocemos.

Por otro lado, Steve Wosniak, co-fundador de Apple, que trabajo al lado de Steve

Jobs, opino ante la CBS News, en entrevista producida en agosto del 2012, acerca del

cloud, predica su preocupación por la pérdida de control por parte del usuario final en cuan-

to a sus archivos y aplicaciones que se almacenan en la nube, el cual predice dificultades

serias en pocos años, consternado por el concepto creado por los proveedores en la nube

donde los usuarios deben ceder sus derechos de acceso al servicio.


Trajo a la memoria, un hecho sucedido en la compañía que trabaja, acerca de un vacío en la seguridad que hizo susceptible al Apple Care permitiendo a los hackers romper su cuenta iCloud, desencadenando en eventos que terminaron en un borrado globalizado a los usuarios de iPhone, iPad y MacBook Air.

Evidentemente, tanto Carlota B. y Steve W. tienen muchísima razón en alertar este problemas y sus consecuencias, desde el enfoque archivístico. La ONTSI de España en el estudio del 2009, (Ver Fig. 4), demuestra que hay serias preocupaciones en el empresaria-do cuando aplica soluciones cloud. Ya que la mayor fijación se encuentra en la pérdida del control de los procesos, la confidencialidad y seguridad como aspectos recurrentes en di-versas corporaciones. Lo que nos hace un llamado a la reflexión.

Sin embargo, no todo es negativo para el cloud, en la actualidad muchos gobiernos

en América y los que conforman la unión europea, están adoptando esta tecnología a pa-

sos acelerados, como un patrón en la gestión documental y en los servicios a la ciudadan-

ía. Debido a las grandiosas bondades que ofrece está reciente tecnología, como es la re-

ducción de los costos, actualizaciones automáticas, escalabilidad de almacenamiento, ac-

ceso remoto, mejora de los tiempos de respuesta, entre otros; que conjugan con las expec-

tativas y la demanda pujante del mercado, no solo empresarialmente, sino desde la arista

de la archivística.

El National Institute Standard and Technology NIST, del gobierno americano, tiene

publicado en febrero del 2012, un marco de referencia denominado “Cloud Computing

Technology Roadmap”, para el uso intensivo en las organizaciones.

El documento normaliza los estándares para el aseguramiento de la inter-

operatividad, portabilidad y seguridad en los diferentes niveles de acceso. También, se es-

tablecen las guías de buenas prácticas y la tecnología de hardware para su implementa-

ción.


De igual modo, la Unión Europea ha regulado los servicios en el uso del cloud

computing. En julio del 2012, publica el Artículo 29Working Party issues opinión on

cloudc omputing (WP 196), en relación a la directiva: Data Protection Directive (95/46/

EC) and the e-Privacy Directive (2002/58/EC as amended). Detalla la necesidad de refor-

zar dos categorías que preocupan a la opinión pública.

Una de ellas es la falta de control de los contenidos y lo siguiente es la falta de

procesamiento de información. Con ello, permitirá modificar los parámetros del estándar

para que obliguen a los proveedores de cloud a suministrar una lista detallada sobre los

datos que se procesan y además, asegurar dentro de la organización el arreglo del pro-

cesamiento de datos, de tal forma se haga compatible con las reglamentaciones legales

nacionales y extranjeras.

Estos ejemplos, se repiten en Australia, en la publicación del 2010, titulada

“Advice on managing there cord keeping risks associated with cloud computing”, produci-

da por ADRI, Australasian Digital Record keeping Initiative o el NARA National Archives

and Records Administration de los Estados Unidos, en el boletín del 2012 que habla so-

bre los archivos creados, gestionados y almacenados en ambientes de cloud computing

en la directiva (44 USC 3303) y la especificación 36 CFR 1236.1ff (formerly 1234.1), tam-

bién hablan de las debilidades en la pérdida de la información y la manera de minimizar

los riesgos ante ello.

Diversos expertos profesionales de TI, explican que estos riesgos en la actualidad

se vienen mitigando, para evitar la pérdida de información. Existen niveles de seguridad

que se han mejorado, que van desde la protección de documentos mediante la definición

de roles en la base de datos, hasta diferentes componentes de hardware y filtros en la

red.

También se sugiere desde el lado del gestor documental, realizar mejora continua

en la clasificación documental de las organizaciones, enfocar la administración de la me-

ta-data en no más de dos personas en la organización, en el caso de la de-duplicación,

una copia del documento debería ser considerado un registro, más allá, cualquier siste-

ma debe ser capaz de identificarlo automáticamente y consolidarla en la fase de conser-

vación. Sin embargo estos esfuerzos, no logran a convencer a los comprendidos en ma-

teria archivística.

En los próximos años, es natural que esta tecnología deje de ser emergente y se

convierta en un commodite, lo cual será común servirse de ella, apareciendo con mejo-

res adaptaciones contra las vulnerabilidades en la autenticidad y al control documental

que son los puntos claves en las críticas actuales.

En el marco del análisis desarrollado por la ONTSI para los países europeos, des-

taca la importancia que cumple el rol del cloud computing en el impacto positivo de las

economías en diferentes naciones de Europa, con proyección hasta el 2015 y, que inclu-

sive ha dado paso a la generación del empleo.


En el Perú, tenemos un ritmo de crecimiento discreto en la adopción de esta tec-

nología, sobre todo en el sector privado. Existen esfuerzos por parte del estado en intro-

ducir a las instituciones públicas en la corriente cloud computing, circunscrito desde el

marco del gobierno electrónico.

La Presidencia de Consejo de Ministro - PCM a través de la Oficina Nacional de

Gobierno Electrónico y de Información ONGEI, ha trazado los lineamientos nacionales

de TI, tomando en cuenta la presente tecnología. En la práctica dependerá mucho de las

decisiones que adopten los líderes de las instituciones para llevar a cabo proyectos de

migración de aplicaciones hacia un entorno cloud, especialmente los gestores documen-

tales.


Desde mi punto de vista, el cloud computing, puede resultar un binomio importan-

te sí lo asociamos en la gestión documental moderna. Muchos de los beneficios de está

tecnología descansan a lo largo del ciclo documental documentos, siempre y cuando se

planifique, ejecute y controle estratégicamente. En primer lugar debe mantenerse una

línea política en el tiempo dentro del marco del gobierno electrónico, asegurando el com-

promiso de elevar la participación de la archivística entre los líderes de los poderes del

estado y de las entidades gubernamentales, a fin de que en la administración pública se

evalúe el impacto de migrar loss of twares legacy a un entorno cloud, resolviendo los

puntos de discusión como es la confiabilidad y seguridad de los documentos digitaliza-

dos. De ser viable, es necesario consignar los instrumentos legales y administrativos pa-

ra su uso intensivo. La otra parte es la planificación, diseño, construcción de la platafor-

ma tecnológica, arquitectura y software, finalmente, remarcar el monitoreo de la docu-

mentación y las estrategias documentales para la creación, gestión, copia y conserva-

ción de los documentos físicos y digitales.

En mi visión particular, de la archivística moderna en el Perú, observo grandes lo-

gros por cosechar y la oportunidad para integrar la documentación del estado en los ni-

veles multi-sectorial, convirtiéndose en una herramienta poderosa para la gestión del co-

nocimiento y apoyo en la toma de decisiones. Además de generar documentos certifica-

dos desde el marco de la calidad consignadas en el reciente ISO 30300, asegurando la

confiabilidad y confidencialidad de los mismos.

Por supuesto, es necesario, mitigar los riesgos existente con la estandarización de

los equipos, procesos, servicios, aplicaciones, documentos y de los roles involucrados

que permitan mantener una gestión documental controlada y transparente, en forma se-

gura y auténtica. De tal manera, no solo mantengamos la memoria inter-institucional sino

de nuestro Perú, para redescubrir nuestra historia y cultura.

* El Mg. Sergio Valcarcel Ascencios es ingeniero de Sistemas, egresado del 2005 de la Uni-

versidad Tecnológica del Perú. En el 2008, continúo con sus estudios de maestría en la Universidad

Nacional Mayor de San Marcos, graduándose con honores. Viene trabajando en el sector informático

por más de 15 años, con experiencia en tecnologías de información y comunicaciones, a favor de la

sanidad agraria en el país, encontrándose inmerso en diferentes proyectos de importancia nacional

para la modernización y simplificación administrativa, como es el caso de la VUCE y del sistema de

gestión documental usando los conceptos de e-administración en el marco del gobierno electrónico.

Ejerce la docencia universitaria en San Marcos en la unidad de posgrado.


Exposición de la conferencia ‘Tecnología de la Información en Archivos” del 20/12/2012

Ing. Miguel Veliz Granados * Introducción En la última década la gestión de documentos y los medios de comunicación masiva han sido objeto de grandes cambios debido al desarrollo y la difusión de nuevas tecnologías de información y las comunicaciones. Desde los orígenes, el hombre ha registrado su actividad en diferentes medios de soporte, desde la piedra hasta el papel, estas constancias han permanecido en uso durante varios si-glos, e incluso milenios. Con la evolución cada nuevo soporte proporcionaba nuevas ventajas de uso – tanto en economía de almacenamiento como de consulta – frente al soporte que sustituía. Sustituciones: La piedra por el bloque de arcilla (Edad de piedra) La arcilla por el papiro (Edad antigua) El papiro por el pergamino (Edad media) El pergamino por el papel (Edad moderna) El papel por la microforma (Edad contemporánea) En la actualidad coexisten los medios de soporte El papel, las microformas en películas y las microformas en soporte óptico Que se viene en adelante Las microformas en soporte óptico será sustituida por ¿……………? La microforma tiene mayor capacidad de almacenamiento de información. Una micro-forma en soporte óptico tiene además la ventaja de acceso más rápido, uso compartido y di-fusión a distancia. Todos estos registros de información han sido y son utilizados con un mis-mo fin tener la capacidad de funcionar como memoria autónoma y ser un registro inalterable. La gestión de los documentos y la información.

La informática y las telecomunicaciones están introduciendo cambios significativos en nuestra sociedad. Las tecnologías de la información no solo permiten la recolección, proce-samiento, almacenamiento, recuperación y comunicación de grandes cantidades de informa-ción sino la celebración de actos que producen consecuencias. Actualmente la información es manejada a través de ordenadores electrónicos es de-cir, se crean los documentos electrónicos los cuales deben conservarse como evidencia de actos a efectos de responsabilidad y memoria, manteniendo propiedades que, garanticen que dicho documento sea auténtico, fiable, íntegro y disponible. La gestión documental comprende un conjunto de operaciones técnicas orientadas a la búsqueda de la economía y la eficacia en la generación, producción, mantenimiento, uso y destino final de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida.

BALANCE Y PERSPECTIVAS DE LAS

MICROFORMAS DIGITALES


Es decir, desde el momento de su concepción en áreas en las que se realizan las actividades humanas hasta su ingreso en las instituciones de archivos. Algunos autores prefieren utilizar la denominación de "Sistema de Gestión de la Docu-mentación Administrativa" (SGDA) En todos los casos el objetivo es mejorar la eficiencia, la eficacia y la efectividad de la gestión de los documentos y la información En el entorno en el que se desarrolla es la automatización orientada por la voluntad de avanzar hacia la consolidación de un sistema de gestión electrónica de la información. Balance de la digitalización de documentos El desarrollo de las microformas en el Perú. DL Nº 681 - 14 de octubre de 1991

Regula el uso de tecnologías de avanzada para el archivo de documentos DS Nº 009-92-JUS – 27 de junio 1992

Reglamento del DL Nº 681. Reglamenta los requisitos para fedatarios, los requisitos de idoneidad técnica de las microformas, los procesos técnicos y for-males, los efectos legales, los archivos particulares

Ley Nº 26612 - 21 de mayo de 1996 Modificatoria del DL Nº 681, sustitoria de artículos del D. Leg. N° 768, D.

Leg. N°770, Ley 26122, Decreto Ley N° 25868 DL N° 827 – 05 de junio de 1996

Amplían alcances del DL Nº 681 a las entidades públicas a fin de modernizar el sistema de archivos oficiales.

DS Nº 001-2000-JUS - 26 de marzo de 2000 Reglamentan la ampliación del alcance del DL Nº 827 y se establecen requi-

sitos para la formación de los representantes de la fe pública Ley N° 27269 – 28 de mayo de 2000

Ley de Firmas y Certificados Digitales RM N° 169-2000-JUS – 24 de junio de 2000 Reglamento para supervisión de eventos de capacitación de fedatarios juramenta-dos con especialidad en informática DL N° 1030 - 24 de junio de 2008

Ley de los sistemas nacionales de normalización y acreditación- SNA DS N° 052-2008-PCM – 19 de julio 2008

Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales Ley N° 27658 – 30 de enero de 2002

Ley marco de modernización de la gestión del estado Ley N° 28186 - 05 de marzo de 2004

Ley que establece los alcances del DL N° 681 – Conservación de documen-tos con contenido tributario

Ley N° 27323 - 22 de julio de 2000 Ley que establece funciones de la CONASEV y la SBS para autorizar e inscribir a empresas e instituciones que recurren a servicios de microarchivos cuando estas no cuentan con un microarchivo propio.

En 1997 se aprobó la primera edición de las normas técnicas NTP 392.030-1:1997 y la NTP 392.030-2:1997 para certificar la idoneidad técnica de ela-borar microformas tanto en micropelículas como en medios de soporte electrónico respectivamente.

Desde 1997 se ha certificado a 46 organizaciones entre empresas propieta-rias de sus documentos de archivo, empresas de servicios de producción de microformas y empresas especializadas en servicios de microarchivos.

12 Comunicando/ Jueves Archivistico

Digitalización de documentos de archivo. Actualmente se digitaliza a partir de documentos de archivo originales en formato: Papel a digital Digital a digital Solo una empresa elabora microformas a partir de documentos de archivo obtenidos di-rectamente del internet Solo existe una experiencia de intermediación digital, la misma que hoy debe ser brinda-da por una organización acreditada por INDECOPI para realizar servicios de valor añadi-do de acuerdo a las Directivas emitidas para tal fin por el INDECOPI. Estructura de las redes informáticas para producción de microformas con valor legal.

Los principales procesos de los sistemas de producción de microformas se desarro-llan en un redes configuradas principalmente como redes locales LAN (Local área net)

Solo se tiene una sola experiencia certificada de aplicación de los procesos de transferencia telemática de información para producir microformas, en redes MAN (Metropolitan area net)

Aún no hay experiencia en la elaboración de miicroformas con valor en red WAN (Worldwide area net).

Arquitectura de las redes informáticas.


El software de digitalización. En la mayoría de los casos son aplicaciones comercialmente disponibles. Actualmente existen programas nacionales diseñados específicamente para solu-ciones específicas de digitalización En caso que se desarrolle software este debe ser elaborado de acuerdo con la norma ISO/IEC 25021. Systems and software engineering — Systems and software Quality Requirements and Evaluation (SQuaRE) — Quality measure elements. Se admite el uso del software de captación de imágenes proporcionados con el equipo de escaneado, para la grabación de las imágenes y software libre para el control antivirus. Perspectivas Perspectivas en gestión archivística. Establecer un sistema de gestión documental basado en cumplimiento los objetivos

de las normas internas de la institución sobre la simple implantación de un programa informático, a fin de evitar la dependencia de los proveedores de software.

El establecimiento del proceso de gestión documental recurriendo a la metodología archivística y las normas archivísticas vigentes y la participación de profesionales ar-chiveros.

Comparación entre el expediente tradicional y el electrónico, especificando los me-canismos que permiten garantizar la autenticidad, integridad y entrega en destino del expediente.

Aplicar los conocimientos, aplicar los instrumentos y metodologías archivísticas de los documentos electrónicos adaptados a las necesidades de cada organización.

Por ejemplo: Un cuadro de clasificación uniforme de los documentos, comprendiendo fundamen-

talmente la documentación del día a día Un método de descripción normalizada (indización) Un calendario de conservación (Tiempo de conservación del documento) Asumir los retos que presenta el avance de la gestión electrónica de la información

que ya demanda un ordenamiento por la cantidad de información que se está gene-rando y la diversidad de soluciones que no toman en cuenta las metodologías ar-chivísticas.

Proporcionar la formación e incrementar el conocimiento del profesional archivero sobre el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Programar cursos de especialización en materias archivísticas para profesionales de diferentes disciplinas profesionales, en especial profesionales de informática

14 Comunicando / Ponencia

Ejemplo de organización de documentos electrónicos (en carpetas): Series:

Sub Series:

15 Comunicando /Jueves Archivístico

Perspectivas en la administración de documentos electrónicos de la gestión del estado. Norma que permite la utilización de los medios electrónicos para la comunicación

de la manifestación de voluntad. Ley N° 27291 Ley que modifica el Código Civil permitiendo la utilización de los me-

dios electrónicos para la comunicación de la manifestación de voluntad y la utiliza-ción de la firma electrónica.

Normas que regulan el uso de las tecnologías de la información en la Gestión de Archivos y Documentos. Decreto Ley N° 25661 Comprenden a la Banca Estatal de Fomento dentro de los

alcances del Decreto Legislativo N° 681, en cuanto al uso de las tecnologías de mi-croformas, microduplicados, micrograbación y otros análogos.

Circular N° B-19922-92-SBS Circular referida a la sustitución de archivos mediante microformas y plazos de conservación de libros y demás documentos.

Resolución N° 090-93. EF.94.10.0/CONASEV Dictan normas que permitan poner en práctica el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos.

Normas que fomentan el uso de formatos electrónicos en la entidades de la Admi-nistración Pública. Decreto Legislativo N° 809 Ley General de Aduanas Decreto Supremo N° 121-96-EF Reglamento de la Ley General de Aduanas Resolución de Intendencia Nacional de Aduanas N° 000 Adt/2000-000750- Aprue-

ban Formatos e instructivos de la Declaración Única de Aduanas (DUA) y la Orden de Embarque

Resolución de Intendencia Nacional de Sistemas N° 001-2000.Aduanas – Estructu-ra de Datos de la “Declaración Única de Aduanas – Electrónica” (E-Dua), La “Orden de Embarque” y demás documentos del Despacho Aduanero Electrónico.

Resolución de Intendencia Nacional de Aduanas N° 000 ADT-2000-0002180-Aprueban los Instructivos de Trabajo Declaración Única de Aduanas (DUA) y Orden de Embarque (O/E)

Resolución de Intendencia Nacional de Aduanas N°000 ADT-2000-002797 – Modifi-can el Instructivo de Trabajo “Declaración Única de Aduanas (DUA) INTA –IT.00.04


Resolución de Superintendencia de Aduanas N° 000103 – Establecen a nivel nacio-nal uso obligatorio del “Formato Electrónico de Documentos Internos” (FEDI) en la tramitación interna de documentos que no estén relacionados con el despacho de mercancías.

Formulación y Tramitación de Documentos Institucionales – Aduanas. Resolución de Intendencia Nacional N° 000 Adt/2001-000277 Aprueban Escritura

de Solicitudes Electrónicas y Modifican El Procedimiento “Autorización de Operado-res” INTA-PE.00.08.

Resolución de Superintendencia N° 002-2000/SUNAT – Establecen disposiciones sobre Declaración y Pago de Diversas Obligaciones Tributarias, mediante Progra-mas de Declaración Telemática.

Resolución del Superintendente Nacional de Registros Públicos N° 124-97-SUNARP, Aprobar la sustitución del archivo Registral existente en la Oficina de Li-ma Y Callao por un Sistema de Microarchivos.

Ley N° 27419 Ley Sobre Notificación por Correo Electrónico. Decreto Supremo N° 012-2001-PCM Texto Único Ordenado de la Ley de Contrata-

ciones y Adquisiciones del Estado Decreto Supremo N° 013-2001 – PCM – Reglamento de la Ley de Contrataciones y

contrataciones y Adquisiciones del Estado.

Perspectivas para la aplicación de Normas ISO sobre almacenamiento de Micro-formas en medios ópticos. ISO 11799:2003, Document storage requirements for archive and library materials

(Requisitos de almacenamiento de documentos para materiales de archivo y biblio-teca).

La ISO 11799:2003 especifica las características de los depósitos de uso general usados para el almacenamiento de larga duración de los materiales del archivo y de la biblioteca; se ocupa de la construcción del edificio, la instalación y el equipo que se utilizará; se aplica a todos los materiales del archivo y de la biblioteca almacena-dos en los depósitos de uso general, donde los materiales de diferentes soportes se pueden almacenar juntos; y tiene en cuenta el establecimiento de áreas separadas o de compartimientos dentro de los depósitos individuales donde el ambiente se puede controlar para crear las condiciones ambientales adecuadas a los materiales específicos del archivo.

ISO 18925:2008 Imaging materials -- Optical disc media -- Storage practices ISO 18925:2008 establece las condiciones para almacenamiento a largo plazo de

discos ópticos y proporciona recomendaciones relativas a las condiciones de alma-cenamiento, instalaciones de almacenamiento, recintos y la inspección de los disco-s ópticos. Es aplicable a los discos hechos para audio, vídeo, instrumentación y uso en computadora.

ISO 18927 2008 especifica un método de prueba para estimar la expectativa de vi-da de la información almacenada en sistemas de disco compacto grabable. Sólo son considerados los efectos de la temperatura y la humedad relativa sobre los me-dios de soporte.

ISO 18927:2008 no cubre los efectos de la luz, la contaminación del aire, o fenóme-nos dependientes del paso del tiempo.

ISO 18933:2012 Imaging materials -- Magnetic tape -- Care and handling practices for extended usage.

ISO 18934:2011 Imaging materials -- Multiple media archives -- Storage environ-ment.


ISO 18934 proporciona los lineamientos recomendables para cuatro macro ambien-tes de temperatura y la humedad relativa para archivos que contienen una variedad de medios de grabación, con base en las normas ISO correspondientes de almace-namiento para cada medio de soporte.

ISO 18938:2008 establece los principios generales para el cuidado y manejo de dis-cos ópticos digitales durante el uso. Trata las cuestiones relativas a la integridad física del medio necesario para preservar el acceso a los datos registrados (información). ISO 18938:2008 incluye recomendaciones para el manejo de los pro-cedimientos para maximizar la vida útil de los discos ópticos.

Los siguientes aspectos están comprendidos en el alcance de la norma ISO 18938:2008: Los de uso y manejo de entornos, incluyendo los contaminantes, la temperatura y la humedad y la exposición a la luz; Los problemas de contaminación; la inspección; la limpieza y el mantenimiento, incluyendo los métodos de limpieza y la frecuencia; el transporte; Los desastres, incluyendo los procedimientos de agua, el fuego, la construcción y después de un desastre; la capacitación del personal.

Bibliografía

Ramón Alberch i Fugueras - ARCHIVOS, CALIDAD, MEMORIA Y DERECHOS DEMOCRÁTICOS. LOS DESAFÍOS DEL SIGLO XXI. http://www.marilia.unesp.br/Home/Extensao/CEDHUM/texto02.pdf

Pedro Alberto De Miguel Asencio Regulación de la Firma Electró-nica: Balance y Perspectivas. Direito da Sociedade da Informacao, vol. V, Coimbra, Coimbra Editora – Asociaciacao Potuguesa de Di-reito Inteletual, 2004 , pp 115-143 ISBN: 972-32-1225-0

Instituto Nacional de Estadística e Informática - Compendio de Nor-matividad sobre el uso de Tecnologías de Información en el Perú - Sub- Jefatura de Informática. www.inei.gob.pe

*Ingeniero Mecánico – Facultad de Ingeniería Mecánica Universidad Nacional de Ingeniería. Diplomado en Sistemas de Seguridad de la Información- Facultad de Ingeniería Industrial y de Sistemas. Es Secretario del Comité Técnico de Normalización de Microformas Digitales – INDECOPI, Secretario del Comité Técnico de Normalización de Micrograbación – INDECOPI. Consultor en Sistemas de Nor-malización y Sistemas de Gestión de la Calidad. Responsable de las Actividades de Normalización Técnica de CINSEYT. Director de la Empresa Consultora InnSolutions SAC. Docente del Curso de For-mación de Fedatarios Informáticos – Colegio de Abogados de Lima. Docente Contratado de la Escuela Nacional de Archiveros – Archivo General de la Nación.

http://www.marilia.unesp.br/Home/Extensao/CEDHUM/texto02.pdf

http://www.marilia.unesp.br/Home/Extensao/CEDHUM/texto02.pdf

http://www.inei.gob.pe/

18 Comunicando/Noticia Central

Después de varios años de espera, al fin se da inicio para hacer realidad una obra largamente

esperada por los peruanos. En efecto, desde el año 2007 que se promulgó la Ley N° 28993 que

declaraba de interés nacional, necesidad y utilidad pública la construcción e implementación del

nuevo local para el AGN no se había dado pasos firmes para su ejecución.

Es con la actual administración, liderada por el Lic. Pablo Alfonso Maguiña Minaya, Jefe

Institucional del AGN, que por fin se iniciará en el presente año el estudio de factibilidad y la ela-

boración del Expediente Técnico de esta importante obra que comprende el conjunto de planos

de ubicación, arquitectura, cimentación y estructuras, cortes y elevaciones, instalaciones eléctri-

cas, instalaciones sanitarias, instalaciones de energía solar, maqueta 3D, física, entre otros, para

por fin iniciar las obras de este moderno local que contará con avanzada tecnología para la con-

servación de documentos, para cuyo efecto el Tesoro Público ha destinado una partida presu-

puestal de 2.5 millones de nuevos soles.

SE EDIFICARÁ NUEVO LOCAL DEL AGN Gobierno Central destinó partida presupuestal para el Estudio de Factibilidad y la elaboración de Expediente Técnico

Nueva y moderna sede, que será edificada con materiales eco - amigables y tecnología de punta.


AQUÍ SE CONSTRUIRÁ EL NUEVO LOCAL DEL AGN

El proyecto del nuevo local del AGN cuen-

ta con la viabilidad e informe técnico favora-ble de la PCM (29/11/2010) y está registra-do en el Banco de Proyectos – MEF con el código de SNIP N° 87547.

Hacer realidad este proyecto permi-tirá al AGN salvaguardar y conservar más de 30 Km. De documentos de valor histórico custodiados en cinco (5) locales ubicados en diversos distritos de Lima, siendo el sóta-no del Palacio de Justicia el que alberga el mayor volumen de esta documentación con el riesgo de pérdida y destrucción por ata-

que de agentes nocivos y la humedad. La nueva sede del Archivo General de la Nación, permi-tirá realizar una transparencia de gestión institucional, con mayor inclusión al conocimiento e in-vestigación de nuestro Patrimonio Documental de la Nación, una custodia con respeto y tecno-logía del testimonio de la vivencia de cada peruano.

MEMORIA DESCRIPTIVA DE LA FUTURA SEDE DEL AGN – PERU

La infraestructura especia-

lizada del Archivo General

de la Nación, condiciona su

configuración en dos com-

ponentes fundamentales,

que son los repositorios y

dependencias; se plantea

así, en base a las visitas in-

ternacionales y los estudios

preliminares, sobre expe-

riencias de la infraestructura

de edificios de Archivos Na-

cionales del ámbito interna-

cional. La propuesta del

nuevo local del AGN, estará

ubicado en la Av. Paso de

los Andes Cdra. 6, s/n, dis-

trito de Pueblo Libre, Provincia y Departamento de Lima, el mismo que cuenta con un área de

terreno de 5,838 m2.

SE EDIFICARÁ NUEVO LOCAL DEL AGN Gobierno Central destinó partida presupuestal para el Estudio de Factibilidad y la elaboración de Expediente Técnico

Vista aérea del lugar donde se edificará el AGN

Zona del nuevo local del AGN.

El planteamiento general se basa en la concepción funcional y formal del partido de base que caracteriza a los edificios de Archivos Nacionales del ámbito internacional, el que condiciona al em-plazamiento sobre el terreno, en función de sus condiciones de conservación y servicio del acervo documental, así como a la configuración arquitectónica de carácter sustentable y ecológico del con-junto.

La solución estructural responde a las condiciones especiales de infraestructura de edificios de archivos nacionales, que debe ser resistente a los sismos, combinando el concreto reforzado con sistemas de estructuras metálicas que configuran la triangulación de refuerzo al comportamiento a sísmico, que en conjunto otorguen la resistencia adecuada a la infraestructura integral del edificio.

Composición que se desarrolla en un área techada total de 21,820 m2., donde se han consi-derado las mejores condiciones funcionales y de tecnología especializada para infraestructuras de edificios de Archivos Nacionales, aplicando las técnicas de actualidad para crear un edificio de arqui-tectura sustentable y ecológico.

La futura infraestructura solucionará los requerimientos de labor archivística como son: de acopio y depuración, conservación y servicio, capacitación y especialización y, de control y normati-vidad, distribuidas en las dos zonas fundamentales del edificio, para el rol archivístico, como son los repositorios y las dependencias administrativas

Composición de infraestructura sustentable que utiliza la energía solar y geotérmica; el uso de ventilación natural generada por una composición el uso de ventilación generada por una composi-ción arquitectónica bioclimática; la creación de un techo verde para el aislamiento térmico del último piso de dependencias y que a su vez libera de anhídrido carbónico al aire del entorno del edificio; aire que luego será tomado para su ventilación general. Forma parte de este sistema de purificación del aire, el espejo de agua ubicado en la fachada, que cumple una función de purificar el aire me-diante la caída de agua que carga de los iones negativos de aire, dicho aire se toma por ductos es-peciales para ventilar los repositorios complementado a el sistema geotérmico y para las dependen-cias administrativas con el sistema bioclimático, técnicas dispuestas en conjunto con el uso de pane-les solares en el techo de los repositorios para la iluminación con sistemas de iluminación LED, que otorgan un ahorro energético y minimizan el riesgo de incendio. Conjunto de técnicas de infraestruc-tura sustentable, condiciones que podrían otorgar un ahorro de energía de un 80%, en la mejor de las condiciones, se prevé combinar con sistemas de ventilación mecánica para los casos especiales de conservación. Condicionantes que estructuran la composición del proyecto, considerando las re-comendaciones internacionales y en base a las visitas y experiencias recogidas de edificios de Ar-chivos Nacionales de


Condicionantes que estructuran la composición del proyecto, considerando las recomendaciones in-ternacionales y en base a las visitas y experiencias recogidas de edificios de Archivos Nacionales de nueva construcción del ámbito internacional, normatividad que requiere de zonas diferenciadas por el tipo de actividad y nivel de seguridad, son las siguientes:

ZONA PÚBLICA: Hall principal; salas de atención al público de Archivo Intermedio y Desa-rrollo Archivístico, Archivo Histórico y Archivo Audiovisual; Salas de Exposiciones Permanen-tes y Temporales; Mesa de Partes y Caja; Auditorio Sede Central y Salas de Uso Múltiple; Capilla y Comedor; Tienda, Publicaciones y Servicios Higiénicos.

ZONA CONTROLADA: Las oficinas de la Dirección Nacional de Patrimonio Documental Archivístico y de la Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico; así como los laboratorios de la Subdirección de Conservación; Aulas de Capacitación, Oficinas de Jefatura y de Admi-nistración Integral; Tienda de Publicaciones; Servicios Higiénicos Generales; Mantenimiento, Salas de Máquinas, Centro de control Integral, Sala de Servidores, almacenes, Vestidores, Tópicos, Cocina y otros.

ZONA RESTRINGIDA: Repositorios y Procesos Técnicos; Zonas de descarga del Acervo y Sala de Limpieza, Sala de Eliminación, Repositorios en Tránsito, Patio de Descarga y Elimi-nación.

El concepto general gira en torno al control de cada zona y componente designado (pública, controlada, restringida), por medio de sistemas de control interno y exterior de última generación en cada ambiente según su función y requerimiento de seguridad.

Todo el conjunto contará con un perímetro cercado de seguridad, así como de sensores de conservación, integrado al sistema de control maestro de seguridad integral. Las exigencias de se-guridad plantean tener los estacionamientos de uso público fuera del edificio, por posibles peligros de terrorismo, vandalismo o robo.

El proyecto está planteado para una capacidad con estanterías ordenadas en posición tradi-cional de 60,000 metros lineales y con estanterías ordenadas en posición compacta, que otorga la posibilidad de incrementar a futuro su capacidad hasta 110,000 metros lineales aproximadamente. Esta configuración garantiza el acopio para un promedio de más de 25 años de conservación del patrimonio documental.

La elaboración del expediente técnico que cuenta que con una partida presupuestal por la su-ma de 2.5 millones de nuevos soles, permitirá tener todos los planos y trámites listos para iniciar la construcción de este nuevo local del AGN que tiene una inversión estimada de 83.5 millones de nue-vos soles.


22 Comunicando/Programa Anual 2013

23 Comunicando/Programa Anual 2013

24 Comunicando/Programación