Concentrados para un mundo mejor - Italcolitalred.italcol.com/intranet/politicasti/Politicas/lbp.pdf · 2019-01-21 · Concentrados para compartir 5 en los mejores momentos A lo largo

Concentrados para un mundo mejor

Este documento tiene por objeto difundir los Valores Corporativos y Políticas Corporativas de ITALCOL (Italcol S.A. e Italcol de Occidente

S.A.), con el fin de que dirijan sus comportamientos y decisiones a su aplicación.

Bogotá, agosto de 2017

Libro deCorporativas

VALORES CORPORATIVOS Y POLÍTICAS

INDICE

1. Carta de la Presidencia y la Junta Directiva 5

2. Misión y Visión 7

3. Valores Corporativos 9

4. Política Corporativa de Ética y Conducta 13

5. Políticas Generales

Política Financiera 23

Política de Control y Riesgo 29

Política de Gestión Humana 35

Política Comercial 43

Política de Compras y Logística 49

Política de Producción 53

Política de Tecnologías 57

Política Legal 63

6. Carta de Declaración y Compromiso 69

Concentrados para compartir en los mejores momentos5

A lo largo de los años, los valores de ITALCOL han sido transmitidos a través de un ejemplo constante y

persistente, dando lugar así a una cultura organizacional estable, innovadora, orientada a las personas,

a los resultados, con atención al detalle, y al trabajo en equipo.

ITALCOL se ha caracterizado por ser una empresa integra, ética y respetuosa durante todo este tiempo

desde su fundación. Por eso, nuestro Libro de Valores Corporativos y Políticas Corporativas ha sido

desarrollado con el objetivo de brindar conocimiento sobre el cumplimiento de las leyes, normas y

políticas de Italcol. De esta manera nuestros Colaboradores sabrán cómo actuar cuando lo haga en

nombre de la empresa, y frente a cualquier persona que deba, requiera y mantenga construir una

relación a corto o largo plazo, como colaboradores, compañeros, contratistas, clientes, proveedores y

comunidad en general.

Concentrados por un mundo mejor, busca alinear a toda la organización hacia unos hábitos, conductas

y comportamientos inconscientes competentes, que están enmarcados en nuestros cinco valores:

Respeto, Honestidad, Lealtad, Perseverancia y Compromiso; siempre encaminados a hacer las cosas

correctamente.

Con el objetivo de mantener y desarrollar una oferta de productos y un alto compromiso social,

económico y ambiental sostenible con la comunidad y el país, ITALCOL se compromete a asegurar

que los lineamientos de los subprocesos, alcances, declaración de compromisos, marcos generales y

específicos de la Política Corporativa de Ética y Conducta sean afines con nuestro Libro de Valores

Corporativos y Políticas Corporativas, de manera tal que se garantice el RESPETO.

Gracias por leer este libro, entenderlo y cumplirlo, para continuar trabajando para un mundo mejor.

CONCENTRADOSpara compartir en los mejores momentos

ALBERTO CARBONE RODRÍGUEZ

Presidente

JUAN CARLOS CARBONE RODRÍGUEZ

Junta Directiva

Carta de la presidencia y la junta directiva

1

ESTRATEGIAS


2 Misión y Visión

MISIÓNItalcol existe para satisfacer la necesidad de alimenta-ción, en busca permanente de una mejor nutrición, manteniendo y desarrollando una oferta de produc-tos, social, económica y ambientalmente sostenibles, procurando el mejoramiento continuo del nivel de vida de nuestra comunidad.

VISIÓNLiderar el mercado andino de alimentos balanceados para animales, manteniendo altos estándares de cali-dad, una continua investigación y desarrollo de nue-vos productos, generando valor garantizando la sa-tisfacción de nuestros clientes, manteniendo un alto compromiso social y ambiental con la comunidad y el país.


3 Valores Corporativos

COMPROMISOAsumimos con responsabilidad el propósito individual y colectivo en las acciones realiza-das y el comportamiento diario.

HONESTIDADActuamos de manera recta y transparente movidos por principios éticos y somos cohe-rentes con nuestro propósito y valores.

LEALTADSomos fieles y reservados con los principios y valores corporativos, políticas, procesos e in-formación organizacional, así como con nues-tros clientes, dentro y fuera de las Compañías.

RESPETORespetamos la pluralidad, la diversidad y las diferencias individuales, promoviendo el tra-bajo colaborativo a nivel profesional e inte-rinstitucional, asumiendo siempre las conse-cuencias de nuestros actos.

PERSEVERANCIANos esforzamos con fortaleza continua para enfrentar retos y dificultades, hasta lograr las metas deseadas.

1 4

5

2

3


4 Política corporativa de ética y conducta

ALCANCEEl propósito de esta política es establecer los lineamien-tos de ITALCOL S.A., ITALCOL DE OCCIDENTE S.A. y sus Empresas relacionadas (en adelante las Compañías) en la búsqueda del más alto estándar de Ética y Conducta ha-cia y en la empresa, con el objeto de cuidar los intereses colectivos y el respeto individual, y tomando como marco de referencia los Valores Corporativos definidos para las Compañías.

APLICA ALa presente política debe ser de conocimiento y aplica-ción obligatoria por parte de todos los colaboradores de las Compañías, contratistas, subcontratistas y terceros que tengan vínculos con estas, así como de sus representantes legales y miembros de Junta Directiva, independiente del tipo de la figura contractual que exista entre las Compa-ñías y cada individuo.

GENERALIDADES, TÉRMINOS Y CONDICIONES

El cumplimiento de la Política Corporativa de Ética y Conducta es la esencia del trabajo cotidiano de todos los colaboradores, contratistas, subcontratistas o miem-bros de las Compañías, independientemente del cargo o función que desempeñe. La política busca:

A Ser una referencia o marco objetivo, formal e institucio-nal para la conducta personal y profesional.

B Lograr un comportamiento ético basado en los valores corporativos.

C Reducir la subjetividad de las interpretaciones personales sobre los principios morales y éticos. Los socios y direc-tivos de la Compañía han escogido cinco Valores Cor-porativos, los cuales enmarcan los pilares de la filosofía empresarial de ITALCOL, ITALCOL DE OCCIDENTE y sus Empresas relacionadas. Los cinco Valores Corporativos de las Compañías son:

POLÍTICA CORPORATIVA DE ÉTICA Y CONDUCTA

COMPROMISOHONESTIDADLEALTADRESPETOPERSEVERANCIA

Con estos principios como marco de referencia, se pre-sentan a continuación los lineamientos que deben ser seguidos en los diferentes subprocesos de las Compañías para el cumplimiento de la Política de Ética y Conducta.


Reclutamiento, Selección y Vinculación de Personal

A Las Compañías deben aplicar la política corporativa que enmarca el proceso de selección para la contratación del recurso humano más idóneo para la necesidad del nego-cio, bajo el modelo de selección aprobado por la Dirección General.

B Como parte del proceso de selección, las Compañías deben utilizar los mecanismos y herramientas aprobados para validar la información personal y profesional provista por los candidatos. El objetivo de estas actividades es el de validar la veracidad de la información provista y cotejar si el candidato ha demostrado en su historial, comportamientos que NO estén alineados con la Política Corporativa de Ética y Conducta. El acceso a la información que surja de estas revisiones debe limitarse exclusivamente a las personas di-rectamente involucradas en el proceso de selección, y bajo ninguna circunstancia debe ser expuesta o utilizada para otros fines.

C Durante el proceso de selección, se debe validar con el candidato si existe algún vínculo familiar o comercial que pudiese generar algún conflicto de interés, si se concreta la vinculación a la Compañía. De existir estos vínculos fa-miliares o comerciales, los mismos deben ser considerados como parte de las variables de selección, y comunicados formalmente al Gerente del área, si la decisión es escoger a dicho candidato.

D Una vez escogido el candidato, y previo a la formaliza-ción de su vinculación laboral, se debe confirmar con el gerente o jefe que recluta si la vacante a ser cubierta, hace parte del grupo de “Cargos de Confianza y Exposición”. El candidato debe ser informado de esta condición y de las particularidades que esto implica para su contrato de vin-culación. En caso de que el candidato NO esté de acuerdo con lo definido para este tipo de cargos, no se debe con-cretar su vinculación y se debe continuar con el proceso de selección. (Ver Política Especifica de Relaciones Laborales).

Cargos de Confianza y Exposición

Teniendo en cuenta que la HONESTIDAD es uno de los Va-lores Corporativos sobre los cuales ITALCOL, ITALCOL DE OCCIDENTE y sus Empresas relacionadas han construido y quieren seguir construyendo su historia, se presenta a continuación el conjunto de normas y lineamientos que las Compañías y sus colaboradores y miembros deben se-guir, con el propósito de promover un ambiente de trabajo sano, libre de malas prácticas y equilibrado.El objetivo principal es establecer herramientas que permi-tan a la Gerencia gestionar de manera adecuada y consis-tente el recurso humano, particularmente aquel que por la naturaleza de su cargo está expuesto a situaciones de riesgo o vulnerabilidad, desde la óptica de control y preser-vación de los activos de las Compañías.

Con esto como referencia, se definen las siguientes nor-mas:

A La Gerencia General o Gerencia Regional deberá realizar un ejercicio de revisión de cada uno de los cargos de la empresa, para determinar si los mismos deben ser incluidos en el listado de “Cargos de Confianza y Exposición” de la Compañía. Los criterios a considerar en la evaluación de los cargos son:

I. Cargos que manejen o tengan acceso a activos, bie-nes o patrimonio de la Compañía, por ejemplo dinero, títulos valores o inventario de producto.II. Cargos en los que se interactúe con clientes o pro-veedores, y a través de los cuales se pudiesen tomar ac-ciones que vayan en contra de los intereses económicos de la Compañía.III. Cargos a través de los cuales se tomen decisio-nes de contratación de materias primas, insumos o servicios, a través de los cuales se puedan realizar negociaciones que sean sensibles para la Compañía.IV. Cargos que tengan mayor exposición o vulnera-bilidad a recibir ofrecimientos por parte de terceros, para influir en decisiones que vayan en detrimento de la Compañía.

4.1 4.2


4.3

V. Cargos que manejen información confidencial y sujeta a reserva de las Compañías, clientes, proveedores o terce-ros, tales como pero sin limitarse a descuentos, listas de precios, reportes de trazabilidad económica de los mismos que pudiesen desvirtuar la realidad económica de dichos terceros ante un manejo errado de la información, etc.

B Si bien no hay un número o porcentaje máximo de cargos que deben hacer parte de la lista de “Cargos de Confianza y Exposición”, la gerencia deberá aplicar un criterio de razo-nabilidad para limitarse a los cargos de mayor exposición o vulnerabilidad. Esto es de importancia para que el manejo ad-ministrativo y aplicación de esta política sean efectivos.

C Con el ánimo de mantener un ambiente de negocios sano al interior de las Compañías y a su vez cuidar y proteger adecuadamente a todos los colaboradores de prácticas que se desvíen de la Política Corporativa de Ética y Conducta, la Gerencia General o Gerencia Regional deberá implementar mecanismos de control y gestión preventiva enfocados al gru-po de colaboradores cuyos cargos hacen parte de la lista de “Cargos de Confianza y Exposición”, siguiendo los siguientes lineamientos:

I. Validaciones complementarias a las que se llevan en el proceso de selección y contratación, por ejemplo, pruebas de integridad, polígrafo, estudios de seguridad, visita a re-sidencia del candidato, entre otros.II. Validaciones aleatorias y preventivas a las personas que ocupen “Cargos de Confianza y Exposición”, durante el tiempo que estén ejerciendo los mismos. Podrán realizarse pruebas de polígrafo, visitas a domicilio, estudio de seguri-dad y similares a los empleados bajo el alcance.III. Contratos de trabajo específicos o inclusión de OTRO/SI en los contratos actuales, donde el empleado certifi-que que entiende y reconoce que el cargo que ejerce co-rresponde a uno de “Confianza y Exposición”, y por lo tanto acepta las actividades complementarias de gestión y control preventivo que la Compañía adelantará. Dichos contratos deben ser explícitos en enunciar las causales de despido con justa causa inherentes al cargo, así como cláusula de responsabilidad sobre activos bajo custodia del empleado.

IV. Como parte del proceso integral de evaluación de resultados, competencias y habilidades de las personas que ocupan posiciones de “Confianza y Exposición”, la Gerencia General, en conjunto con la Jefatura de Gestión Humana, ”o sus cargos equivalentes en cada compañía” deberá identificar aquellos cargos para los cuales los fun-cionarios que los ocupan presentan brechas importantes y por lo tanto es necesario definir un plan de acción para evitar riesgos de control y desarrollo inadecuado. Se debe procurar al máximo que la persona que ocupe un “Cargo de Confianza y Exposición” esté debidamente preparada para las responsabilidades que dicho rol exija, a través de evaluaciones periódicas bajo estándares de control, retroa-limentación y crecimiento en el cargo.V. Los documentos de Descripción de Funciones para los “Cargos de Confianza y Exposición” deben ser elaborados y actualizados de manera detallada por el gerente y/o su-pervisor del área, dejando muy claras las responsabilidades del cargo, así como los aspectos de mayor cuidado y con-trol. De la misma manera, debe definirse un tiempo máxi-mo de permanencia de la persona en el cargo, buscando una sana rotación de actividades dentro del equipo.

D Una vez definida la lista de “Cargos de Confianza y Expo-sición”, la Gerencia deberá informar de manera clara y precisa a todos los empleados que ocupen dichos cargos, dando es-pacio para aclarar inquietudes e implicaciones. Seguidamente, deberá realizar los ajustes necesarios en los contratos de tra-bajo para una aceptación formal de las partes.

Sobre la información, la imagen, el uso y los bienes de las Compañías

A Todos los colaboradores están obligados a proteger los bie-nes de la organización adoptando las medidas de seguridad y protección necesarias.

B Los colaboradores, contratistas, subcontratistas y miembros deben disponer de manera racional y efectiva los recursos de las Compañías.


C Se debe mantener en reserva la información confiden-cial y estratégica a la que se tenga acceso y dar un ade-cuado manejo de la misma de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente en la materia. Entre la Información Confidencial se encuentra la contable, operativa, comercial, financiera, regulatoria, de producción, de accionistas, de clientes y proveedores. Las Compañías se reservan los de-rechos y propiedad intelectual sobre toda información que sea desarrollada como consecuencia de la actividad laboral de sus funcionarios y de los servicios prestados por otros Co-laboradores.

D La información financiera y contable de la organización, y cualquier otro informe relativo a sus actividades, debe ser confiable.

E Está prohibido el uso de software ilegal y la reproducción ilegal de contenidos en los equipos de la compañía o en aque-llos de propiedad del empleado donde se tenga información de las compañías.

F La Compañía y colaboradores no están autorizados para disponer de fondos, bienes o facilidades en beneficio de partidos políticos, agrupaciones religiosas o grupos de interés, salvo con autorización de la Junta.

G Es obligación de todos los empleados el preocuparse por proyectar una imagen positiva y evitar cualquier conducta que deteriore el buen nombre y reputación de las Compañías dentro y fuera de ellas.

H Cualquier viaje institucional o atención que se realice, debe corresponder a las necesidades del negocio y los gastos de-ben ser razonables y moderados, cumpliendo con los sopor-tes legales del mismo. Dichos gastos deberán ser legalizados dentro de un plazo no mayor a 30 días después de realizados y la Gerencia debe ser informada de los legalizaciones presen-tadas por fuera de este término.

I Deben ser utilizados los instrumentos y medios de trabajo úni-camente con fines empresariales a favor de las Compañías.

J Todos los empleados deben hacer un uso adecuado de los activos de las Compañías, evitando el deterioro o pérdida de los mismos. Los activos de las Compañías que son entregados a los colabora-dores para ejercer sus labores rutinarias, deberán ser utilizados y custodiados con toda la atención, diligencia y cuidado, para evitarle a las Compañías costos y gastos innecesarios. Para este tipo de ac-tivos fijos, la Gerencia debe diseñar esquemas para que los mismos sean entregados y devueltos con actas debidamente diseñadas y firmadas por los responsables al momento de la entrega y de la de-volución. En caso de daño, hurto o accidente de los activos de las compañías, el empleado debe reportar el evento de inmediato y de forma escrita a la Gerencia, para tomar las acciones que correspon-dan ante terceros, aseguradoras o las autoridades.

K Todos los empleados deberán hacer uso responsable del nombre de las Compañías dentro y fuera de ellas, así como de sus marcas, no excediendo las atribuciones de su cargo ni usando públicamente el nombre de las Compañías y sus marcas para fines distintos a los autorizados por la Gerencia General o Gerencia Regional y establecidos comercialmente. Está prohibido el uso de logos y nombre de las Compañías y sus marcas para comunicaciones externas, sin el visto bueno previo por parte de la Gerencia General o Gerencia Regional.

I Debe aplicarse un criterio conservador y responsable para el

uso de uniforme o vestuario que tenga impreso, estampado

o bordado el logotipo o nombre de las Compañías y/o sus

marcas. El uso de los mismos en eventos o espacios públicos

debe limitarse en lo posible a actividades comerciales o em-

presariales. El empleado que esté portando dicho uniforme o

vestuario debe mostrar un comportamiento responsable, res-

petuoso y profesional, acorde con los lineamientos expuestos

en esta política y los Valores Corporativos de la Compañía.

Se debe evitar utilizar uniforme o vestuario con logotipos o

nombre de la Compañía y sus marcas cuando el empleado (o

tercero que trabaje para la Compañía) se encuentre en día de

descanso o en actividades de índole personal.


M Las Compañías reconocen y valoran el importante valor y po-

sicionamiento que tiene su nombre y sus marcas en el mercado,

siendo estos pilares importantes para el éxito y continuidad del

negocio. Por esta razón, la Gerencia tomará todas las acciones

legales necesarias ante eventos en que dichos nombres y marcas

sean utilizados de forma incorrecta o para otros fines por parte

sus Colaboradores o de terceros.

Relaciones Comerciales y Relaciones de Trabajo

Toda relación dentro y fuera de la organización debe estar

gobernada por la buena fe y la transparencia de cada una de

nuestras acciones, basado en los principios planteados en la

Política Corporativa de Ética y Conducta.

Tomando ese marco como referencia, se describen a conti-

nuación los lineamientos que los empleados deberán seguir

para su relacionamiento con los distintos individuos o grupos

de interés:

A Clientes: La interacción con clientes debe ser clara y cons-

tructiva, buscando siempre un adecuado balance y beneficio

para las partes. Los empleados que interactúan con los clien-

tes y sus equipos, deben dirigirse de manera respetuosa y te-

ner una actitud de apertura para sortear las discrepancias y

obstáculos comerciales.

Está estrictamente prohibido proveer información privilegiada

a los clientes que les permita alcanzar una situación de ventaja

sobre la Compañía o sobre otros clientes.

Malas prácticas como la orientación de descuentos y ofre-

cimiento de mejores condiciones, manipulación de precios,

negligencia en el seguimiento de compromisos comercia-

les y uso de fondos de clientes para beneficio propio, están

prohibidas y constituyen justa causa para la terminación de

contrato de trabajo en el caso de los empleados y contratos

de prestación de servicios o compra de bienes en el caso de

contratistas, subcontratistas, etc.

B Proveedores: La interacción con proveedores debe ser

transparente y constructiva, buscando siempre un adecuado

balance y beneficio para las partes. La comunicación con los

proveedores deber ser clara y debidamente documentada,

para evitar confusiones y/o explicaciones adicionales. Los em-

pleados que interactúan con los proveedores y sus equipos,

deben dirigirse de manera respetuosa y tener una actitud de

apertura para sortear las discrepancias y obstáculos comercia-

les, como evitar cualquier circunstancia constitutiva de con-

flicto de interés. (Ver política de Compras).

Está estrictamente prohibido proveer información privilegiada

a los proveedores que les permita alcanzar una situación

de ventaja de dicho proveedor sobre las Compañías o

sobre otros proveedores. Se debe garantizar igualdad de

condiciones y oportunidad a todos los proveedores. (Ver

política de Compras). Malas prácticas como aceptación de

coimas, comisiones, favorabilidad injustificada en la selección

de un proveedor y aceptación de regalos suntuosos están

prohibidas y son causales para la terminación de contrato

con el empleado que las ejecute. (Ver política de Compras).

Los ofrecimientos de servicios, descuentos futuros o de volu-

men, viajes por cuenta del Proveedor deberán ser canalizados

a la gerencia, para definir con la junta su manejo.

C Relaciones Afectivas entre Colaboradores: La

Compañía no promueve ni prohíbe las relaciones sentimenta-

les entre sus colaboradores, siempre y cuando las mismas no

afecte el correcto desarrollo de las responsabilidades labora-

les de cada individuo, o afecte el clima laboral del equipo de

4.4


trabajo. Las relaciones sentimentales que potencialmente ge-

neren un Conflicto de Interés por existir algún nivel de depen-

dencia jerárquica entre los involucrados, deben ser reportadas

a la Gerencia siguiendo los lineamientos expuestos más abajo.

D Trabajo con Familiares: Es política de ITALCOL y sus

Empresas relacionadas no vincular a personas que tengan re-

lación de consanguinidad de ningún tipo con el empleado,

exceptuando Granjas, Plantaciones y/o Plantas de Sacrificio.

Sin embargo la Empresa se reserva el derecho de evaluar la

pertinencia de la contratación de un familiar para casos espe-

ciales y para situaciones laborales donde se requiera la partici-

pación familiar o exista dificultad en la consecución de talento

para la labor establecida. En estos casos, el caso deberá ser

aprobado para la Gerencia General o Gerencial Regional, y

debidamente documentado por el área de Gestión Humana

en la carpeta de cada empleado.

E Conflicto de Interés: Un conflicto de intereses surge

cuando los intereses personales, familiares o de personas cer-

canas, de un empleado pueden estar influenciados por un

beneficio real o posible, directo o indirecto para dicho cola-

borador o para algún miembro de su familia, como resultado

de una inversión, interés o actividad comercial u otro tipo de

asociación.

Todos los empleados deberán firmar una declaración don-

de manifiesten no encontrarse en situación constitutiva de

conflicto de interés o en caso de ser así, se documenten los

Conflictos que individualmente existan (o puedan existir)

de relaciones con colegas de trabajo, clientes, proveedores,

competidores, u otros terceros. En dicho documento se debe

describir el tipo de relación que se tiene con la persona en

cuestión y la razón por la cual existe o puede existir un con-

flicto de interés.

La Gerencia General o Gerencia Regional evaluará todos los

Conflictos de Interés reportados y tomará las acciones nece-

sarias para minimizar o eliminar dicho conflicto., El plan de

acción y mitigación del riesgo que se seguirá en el caso en

particular debe quedar adecuadamente documentado en la

carpeta del empleado que presenta esta circunstancia.

Todos los empleados tienen la obligación de reportar opor-

tunamente todos los conflictos de interés (ciertos o posibles)

que puedan afectar su sano desarrollo y desempeño en la

Compañía. No reportar oportunamente un conflicto de in-

terés es considerada una falta grave y causal de terminación

del contrato de trabajo o en el caso de contratistas, subcon-

tratistas y terceros en general con los que las Compañías ten-

gan relación comercial la terminación del contrato o vinculo

correspondiente.

Todo caso de conflicto de intereses debe ser elevado a la alta

Junta Directiva para su revisión y definición.

F Acoso Laboral y Malos Tratos: El acoso laboral y el

mal trato son formas de representar el abuso de poder que

tiene por finalidad dañar, excluir o someter al otro. Puede ma-

nifestarse como agresión física, psicológica verbal o de acoso

sexual.

Puede presentarse tanto en sentido vertical (ascendente o

descendente) como entre pares. Puede ejercerse por acción o

por omisión. Afecta la salud y el bienestar de las personas que

trabajan. Configura una violación a los derechos humanos y

laborales y es catalogada como una falta grave al código de

conducta, los valores y la relación laboral contractual.


Cumplimiento de Ley y Control

A Todos los colaboradores tienen la obligación de cumplir y

colaborar con las actividades de control interno definidos por

las Compañías (auditorías, revisorías, informes, evaluaciones

de desempeño entre otros).

B Es deber de todos los colaboradores ser cuidadosos en las

transacciones de las Compañías, con la finalidad que no estén

relacionadas con actividades delictivas o que violen la ley.

C Las obligaciones y responsabilidades de las Compañías y

sus representantes con entidades estatales se regirán siempre

por las normas y procedimientos legales. Quienes se relacio-

nen con organismos estatales, se conducirán con profesiona-

lismo, seriedad y alto nivel ético. Queda prohibido ofrecer o

dar directa o indirectamente cualquier ofrecimiento u obse-

quio a un funcionario, con el propósito de influir en cualquier

acto o decisión para que las compañías obtenga un beneficio

o contrato.

D Las Compañías y sus empleados cumplirán estrictamente con

lo dispuesto en las leyes de Competencia, particularmente con lo

relacionada a prácticas de competencia desleal, carteles de pre-

cios y compartir información privilegiada con competidores. En

lo que se refiere a comunicación con clientes y consumidores, las

Compañías se rigen bajo el principio de Publicidad Responsable,

que no induzca al error o engaño a compradores y/o consumi-

dores.

Medio Ambiente

ITALCOL es una empresa dedicada a la producción y comerciali-

zación de alimentos concentrados para animales, comprometida

con la protección del medio ambiente y prevención de la conta-

minación mediante:

El cumplimiento de la normatividad legal vigente y otros requisitos

aplicables a los impactos ambientales de sus actividades y productos.

• El uso sostenible de los recursos y el empleo de tecnologías

apropiadas.

• La protección de la flora y fauna mediante los controles a las

emisiones y los vertimientos generados por la operación de la

organización.

• El mejoramiento continuo del sistema de gestión ambiental,

asegurando la contribución y el compromiso de sus colabo-

radores y partes interesadas, por medio de la formación y la

orientación al logro del buen desempeño de los procesos.

El compromiso de la compañía con el desarrollo sostenible del

país, ha logrado conseguir la certificación en ISO 14001, ayu-

dando a identificar, priorizar y gestionar los riesgos ambientales,

como parte de sus prácticas de negocios habituales. Demostran-

do la prevención de la contaminación, soportada en la perma-

nente formación de nuestros colaboradores, en la importancia

y el respeto por el medio ambiente, cumpliendo la normatividad

legal vigente, controlando y/o disminuyendo el consumo de

recursos naturales; haciendo manejo adecuado y eficiente de

los residuos, a través, de planes de acción específicos y buenas

prácticas ambientales con tecnologías más limpias y programas

de fomento y desarrollo ambiental, basadas en reducir, reutilizar

y reciclar. Buscando el equilibrio entre el desarrollo económico,

social y la protección del medio ambiente.

De un modo u otro, se hace necesario tener presente que el me-

dio ambiente debe introducirse en el pensamiento estratégico al

constituirse este como una parte fundamental del entorno em-

presarial.

4.5

POLÍTICAS GENERALES


Política Financiera 23

Política de Control y Riesgo 29

Política de Gestión Humana 35

Política Comercial 43

Política de Compras y Logística 49

Política de Producción 53

Política de Tecnologías 57

Política Legal 63

5 Políticas Generales

Concentrados para compartir en los mejores momentos22POLÍTICA FINANCIERA


1. ALCANCEEl objetivo de la Política financiera de la Compañía es entre-

gar a sus colaboradores los lineamientos para llevar a cabo

los procesos que involucren transacciones contables y fi-

nancieras, que garanticen el reporte oportuno y veraz de la

situación económica, relacionadas con clientes, acreedores,

entidades financieras, accionistas, organismos de tributa-

ción y regulación.

Están incluidos en esta política los procesos de planeación

financiera, gestión contable, tesorería, cartera, administra-

ción de activos, gestión tributaria y reporte de estados fi-

nancieros.

2. DECLARACIÓN DE COMPROMISOLa Compañía declara su empeño en el cumplimiento de los

valores corporativos de Honestidad, Compromiso, Lealtad,

Respeto y Perseverancia en todos los procesos de gestión

contable y financiera, velando permanentemente por los

intereses de la compañía:

l Honestidad como fundamento para la ejecución de

todos y cada uno de los procesos contables y financieros,

desde la planeación financiera y el registro de transac-

ciones hasta la presentación de los estados financieros.

l Compromiso en la entrega oportuna, completa y veraz

de la información para soportar la toma de decisiones.

l Lealtad siendo fieles y reservados en el uso y manejo

de la información financiera evitando exposición inne-

cesaria a riesgos.

l Respeto a la normatividad vigente aplicable a la ges-

tión contable, tributaria y financiera, cumpliendo con

los requerimientos de las entidades de control.

l Perseverancia para lograr el monitoreo requerido de

los procesos operacionales de la organización, buscan-

do alcanzar el control y que los estados financieros re-

flejen la realidad económica de la compañía.

3. MARCO GENERALLa política Financiera esta orientada a una óptima y eficien-

te administración de los recursos financieros para proveer

los recursos requeridos por la compañía y al fortalecimiento

de su control para minimizar la exposición al riesgo.

Como marco general de esta política se definen los linea-

mientos a cubrir en los siguientes tres aspectos:

Cumplimos…• Con las leyes y normatividad vigente.

• Con la entrega oportuna de los requerimientos solicita-

dos porsocios, organismos de control interno y externo.

POLÍTICA FINANCIERA


• Con la generación oportuna de la información financiera

de la compañía para soportar la toma de decisiones.

• Con el pago oportuno de las obligaciones laborales, tri-

butarias y acreedores.

Prevenimos…• El deterioro económico del negocio a través del análisis

de la información financiera e indicadores.

• El deterioro o daño de los activos de la compañía como

fuente generadora de ingreso.

• La exposición al riesgo revisando los procesos

operacionales de la organización.

Mejoramos Continuamente…• Los procesos operacionales buscando un adecuado ba-

lance entre los mecanismos de control y agilidad en la

operación.

• En la optimización del capital de trabajo requerido, mo-

nitoreando la rotación de cartera, inventarios y cuentas

por pagar.

4. MARCO ESPECÍFICOComo parte integral de esta política, se presentan a conti-

nuación los lineamientos, prohibiciones y buenas prácticas

que atañen al tema. Para algunos de estos temas se han

desarrollado Políticas Específicas, las cuales son de obliga-

torio conocimiento y cumplimiento por parte de los cola-

boradores de la empresa.

Lineamientos Generales• La administración financiera de la compañía se debe rea-

lizar por intermedio del Estado de Ganancias & Pérdidas,

Balance General, Flujo de Caja, Ejecución presupuestal y

Evaluaciones financieras requeridas.

• El endeudamiento a tomar debe ser al menor costo posi-

ble aprovechando las sinergias del grupo y el plazo debe

ser definido por la junta.

Prohibiciones Generales• Sobrepasar los límites de autoridad y aprobación inclui-

dos en el Manual de Autoridades de Italcol.

• Subestimar o Sobreestimar las provisiones requeridas en

los estados financieros.

• Realizar transacciones cerradas en una sola persona sin

el control requerido, en actividades que puedan generar

conflicto de interés exponiendo a la compañía a riesgos

de fraudes.

• Discriminar el acceso, en igualdad de condiciones, de la

información contable y financiera a los socios.

Planeación Financiera• Realizamos el proceso de gestión presupuestal estimando

de manera, conservadora los ingresos, y razonablemente

los costos y gastos para la planeación, manejo y control

de las operaciones de la compañía. Así como su segui-

miento periódico.

• Realizamos las proyecciones financieras requeridas para

soportar los proyectos de inversión e innovación de pro-

ductos que permitan la continuidad del negocio en el lar-

go plazo. Así mismo las evaluaciones económicas reque-

ridas para soportar la gestión comercial de la compañía.

• Evaluamos los impactos financieros requeridos por la com-

pañía.

Gestión Contable• Aseguramos que los estados financieros contienen la

descripción de sus transacciones, cumpliendo con los

principios contables de: Existencia, Ocurrencia, Integri-

dad, Valuación, Presentación, Distribución y Derechos/

Obligaciones.

Existencia: Que existen todos los activos / pasivos.

Ocurrencia: Todas las transacciones / eventos se lleva-

ron a cabo durante un período determinado.

Integridad: Todas las transacciones se incluyen.


Valuación: Todas las cuentas de activo / pasivo se han

incluido con los importes apropiados.

Presentación/Divulgación: Todas las transacciones se

han incluido y descrito adecuadamente en los estados

financieros.

Distribución: Los ingresos y componentes de gastos se

han incluido en los importes apropiados.

Derechos/obligaciones: Asegurar de que la empresa

tiene los derechos sobre todos los activos y que el pasivo

de la empresa contempla la obligación correspondiente.

• Ejercemos control sobre las operaciones y los soportes re-

queridos para el registro de las transacciones.

• Soportamos la información ante los entes de control y las

autoridades tributarias.

Tesorería• Buscamos conservar y maximizar los recursos financieros,

para cumplir con el pago de las obligaciones de la

compañía.

• Realizamos las actividades que permitan monitorear y con-

trolar el desembolso de todas las obligaciones.

• Realizamos el flujo de caja para asegurar el cumplimiento

de las obligaciones y mantener la liquidez requerida.

• Velamos porque el nivel de endeudamiento no amenace

la estabilidad económica y patrimonial de la Compañía.

• Velamos por la minimización de flotantes de dinero o

recursos ociosos de la compañía.

Cartera• Disminuimos el grado de exposición al riesgo que tiene la

compañía en materia de crédito mediante el otorgamien-

to de cupos y plazos adecuados acordes a la realidad eco-

nómica de los clientes.

• Protegemos un activo relevante de la compañía que se

encuentra en manos de terceros, mediante el cobro opor-

tuno y la custodia de garantías.

• Concientizamos a la fuerza de ventas acerca de la im-

portancia y utilidad de la información suministrada por el

cliente, preservando la excelente relación comercial.

• Mantenemos al día la información técnica, comercial y

financiera relevante de los clientes.

Administración de Activos• Buscamos la mejor rotación de los activos y pasivos ope-

racionales, en armonía con los planes de producción, ad-

ministración y ventas.

• Establecemos objetivos y metas concretas sobre el capital

de trabajo para lograr el buen manejo de los recursos

financieros y generar el rendimiento y crecimiento ade-

cuado.

• Ejecutamos mecanismos de control de todos y cada uno

de los activos: Efectivo, Bancos, Cartera, Inventarios, In-

versiones, Propiedad, Planta y Equipo.

• Protegemos los bienes y activos por medio de seguros

que nos blinden contra daños por efectos de la natura-

leza, accidentes o acciones dolosas que afecten el patri-

monio de la compañía. Los seguros se escalan a la junta

directiva.

Costos & Gastos• Realizamos presupuesto de los costos y gastos requeridos

en la compañía y realizamos su ejecución presupuestal.

• Evaluamos previamente todo costo y/o gasto nuevo, an-

tes de que tenga carácter permanente (fijo).


Gestión Tributaria• Liquidamos y presentamos oportuna y adecuadamente

todas las declaraciones tributarias requeridas, evitando

sobrecostos por intereses y sanciones.

• Planeamos estrategias que buscan optimizar la carga tri-

butaria dentro de los requerimientos y parámetros esta-

blecidos en la normatividad fiscal aplicable.

• Evaluamos los impactos de los nuevos proyectos y antici-

pamos los posibles efectos fiscales de los proyectos de ley

de reforma tributaria.

Reporte de Estados Financieros• Realizamos el seguimiento y reporte mensual a la gestión

y resultados financieros, por medio de indicadores que

permiten monitorear, analizar y controlar de forma opor-

tuna y eficaz la rentabilidad y la liquidez financiera.

• Suministramos la información financiera a la Geren-

cia, los accionistas y los entes internos de control, con

la oportunidad y veracidad requerida para la adecua-

da toma de decisiones.

• Cumplimos con la entrega de la información financiera

requerida por las entidades de control y vigilancia.


5. DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS A LA POLÍTICA

1. Manual de Políticas Contables (NIIF)

2. Política Específica Contable

3. Política Específica de Deudores

4. Política Específica de Efectivo y Equivalentes

5. Política Específica de Inventarios

6. Política Específica de Seguros

7. Política Específica de Gastos de Viajes y Representación

8. Política Específica de Propiedad Planta y Equipos

9. Política de Anticipos a Terceros & Empleados

POLÍTICA DE CONTROL Y RIESGO


POLÍTICA DE CONTROL Y RIESGO

1. ALCANCEEl objetivo de la Política de Control y Riesgo es suministrar

los aspectos relevantes para realizar el auto control en cada

uno de los procesos y definir los lineamientos básicos y el

marco general de actuación para la identificación, valora-

ción, control y seguimiento de los riesgos, buscando alcan-

zar un ambiente de control adecuado para la compañía.

Están incluidos en esta política los pilares que el equipo de

Contraloría ejecutará para realizar la gestión de riesgos en

los procesos de la compañía.



Respeto y Perseverancia en todos los procesos de gestión

del riesgo, velando permanentemente por los intereses de

la compañía:

l Honestidad como principio fundamental para operar

de manera transparente, confiable y sostenible en todas las

actividades de la compañía.

l Compromiso para adoptar las mejores prácticas en el

manejo y gestión de los procesos contribuyendo al logro

de los objetivos y visión de la compañía minimizando los

riesgos.

l Lealtad para proteger los recursos de Italcol, resguar-

dándolos contra la materialización de riesgos.

l Respeto a la normatividad vigente aplicable y a la es-

trategia del ITALCOL.

l Perseverancia para promover y desarrolla la cultura

de auto control y gestión del riesgo que contribuyan a un

ambiente de control adecuado para la compañía.

3. MARCO GENERALComo marco general de esta política se definen los linea-


Cumplimos…• Con las leyes y normatividad vigente; así mismo velamos

por el cumplimiento de las políticas corporativas en toda

la compañía.

• Con gestionar, de acuerdo con los valores establecidos y

de una manera estructurada y estratégica, los riesgos de

fraude o corrupción asociados a la compañía y su relacio-

namiento con terceros.

• Con el análisis y evaluación de los riesgos potenciales

tanto internos como externos, que afecten los objetivos y

visión, determinando los controles requeridos en la com-

pañía.

Prevenimos…• Los riesgos por medio de la evaluación de procesos y la

implementación de controles preventivos y detectivos en

los procesos de la compañía.

• Impactos económicos negativos y/o pérdida de los ac-

tivos de la compañía a través de la implementación de

controles.

• Los daños a la imagen y reputación del ITALCOL a tra-

vés de la adopción y cumplimiento de disposiciones que

prohíben acciones constitutivas de fraude o corrupción.


Mejoramos Continuamente…• La cultura ética en la compañía promoviendo la Política

Corporativa de Ética y Conducta.

• Los procesos de la compañía buscando una adecuada se-

gregación de funciones, detectando de manera efectiva y

oportuna los eventos de fraude y corrupción, implemen-

tando controles y planes de acción requeridos, velando

por un adecuado balance entre los mecanismos de con-

trol y la agilidad en la operación.

• La información financiera de la compañía en el procesa-

miento de transacciones con la transparencia, confiabili-

dad, oportunidad, e integridad en la información.

• Acogiendo como criterios principales del Sistema de Ges-

tión del Riesgo el autocontrol, la autorregulación, la au-

togestión, la efectividad y la eficiencia en los procesos de

la compañía.



que atañen al tema, así como la metodología de Gestión

del Riesgo.

Lineamientos Generales• Controlamos a nuestra gente clave motivándola siempre

a cumplir con el principio de honestidad en sus activida-

des para la compañía.

• La Gestión de Riesgos debe estar alineada con los objeti-

vos, estrategias y visión de la compañía.

• Italcol reconoce que los riesgos son dinámicos y que su

gestión debe considerar los constantes cambios del en-

torno y del contexto interno de la compañía.

Prohibiciones Generales• Realizar fraude bajo cualquiera de las siguientes moda-

lidades:

• Malversar activos, hurtando o utilizando indebidamente

los activos de propiedad o responsabilidad de Italcol o

bajo su custodia, en forma temporal o permanente, en

beneficio propio o de terceros, por parte de sus adminis-

tradores y/o colaboradores.

• Realizar fraude contable, alterando, distorsionando o pre-

sentando falsedad en las cuentas y registros de la empre-

sa de tal manera que no reflejan el valor razonable frente

a las operaciones y transacciones realizadas.

• Realizar actos de corrupción o deshonestidad actuando

en contra de los intereses de la compañía y abusando

de la posición para obtener un beneficio personal o una

ventaja a favor propio o de un tercero.

• Realizar sobornos ofreciendo, prometiendo, o dando

cualquier valor en dinero o en especie (atenciones, rega-

los, productos y servicios) con el fin de obtener o lograr

un beneficio o ventaja inapropiada a favor propio o de

un tercero.

• Realizar transacciones con empresas que pretendan legi-

timar los ingresos provenientes de acciones ilegales dis-

frazando así su verdadero origen, participando del lavado

de activos.

• Copiar y distribuir ilegalmente información falsa, presen-

tándose la violación de marcas, patentes o derechos re-

servados. Incluida la adquisición ilegal de secretos comer-

ciales o información de otras compañías.

• Sobrepasar los límites de los Estatutos de la compañía.

Así como los límites de autoridad y aprobación incluidos

en el Manual de Autoridades de Italcol para todas y cada

una de las transacciones descritas en él.

• Realizar transacciones cerradas en una sola persona sin

el control requerido, en actividades que puedan generar

conflicto de interés exponiendo a la compañía a riesgos

de fraudes.


Niveles de Control y RolesEl control es responsabilidad de todas las personas que in-

tegran el ITALCOL; es decir que la cultura en la compañía

busca el AUTOCONTROL.

• Los Colaboradores son los responsables de operar y

cumplir con las políticas corporativas y velar por el con-

trol de su proceso.

• El Gerente Regional, Gerente de Planta o Gerente Corpo-

rativo debe velar por el cumplimiento de todas las polí-

ticas corporativas, así como participar activamente en el

control de las operaciones correspondientes.

• El área administrativa y financiera tiene el rol de velar por

el cumplimiento de las políticas corporativas con afecta-

ción financiera y asegurar que la operación cumpla con

los controles y segregación de funciones requerida.

• La Contraloría es responsable de velar por el cumplimien-

to de todas las políticas corporativas, evaluar los riesgos

y controles por procesos tanto internos como externos y

realizar seguimiento a los planes de acción, soportar a la

Junta Directiva en la implementación de la matriz de ries-

gos de la compañía y realizar las auditorias requeridas.

• La Junta Directiva es responsable de proponer y comuni-

car las estrategias, políticas corporativas y lineamientos

para la gestión integral de riesgos. Así como de generar

y monitorear periódicamente la matriz de riesgos de la

compañía.

Principios de Gestión del RiesgoComo marco conceptual en el que se basa el sistema de

Gestión del Riesgo de la compañía se consideran los siguien-

tes elementos:

Ambiente de Control: Es el nivel de concientización

de todo el personal de la compañía respecto al control.

Evaluación de Riesgos: Es la identificación de los

eventos que ponen en riesgo los objetivos de la com-

pañía.

Actividades de Control: Acciones, políticas, normas

y procedimientos para mitigar los riesgos identificados.

Información y Comunicación: Medio por el cual se

desarrollan, gestionan y controlan las operaciones.

Supervisión: Es evalúa la calidad del control interno.

Todo lo anterior buscando garantizar:

Operaciones eficientes y eficaces.

Confiabilidad de la información contable y finan-

ciera.

Cumplimiento de las leyes y normas.

La Salvaguarda de los recursos.

Riesgo MaterializadoEn caso de materialización de un riesgo, se debe comunicar

a las partes involucradas y a Contraloría, para realizar las

siguientes actividades:

• Identificar la causa que dio origen a la materialización

y sus consecuencias reales (económicas, imagen, entre

otras).

• Definir e implementar controles o acciones correctivas

para minimizar el impacto.

• Definir e implementar controles o acciones preventivas

para evitar que el riesgo se vuelva a presentar.

• Hacer seguimiento a la efectividad de los controles tanto

correctivos como preventivos.

Metodología Gestión del RiesgoEl proceso para realizar la Gestión del Riesgo de la compa-

ñía por el área de Contraloría, se compone de tres pilares a

desarrollar de manera periódica:

1. Matriz de Riesgos de la Compañía:Sus objetivos principales son los de contribuir a un

excelente desempeño asumiendo riesgos calculados;

mantener la integridad del negocio evitando pérdidas,

riesgos de reputación y fallas; y brindar seguridad al ca-

pital de los accionistas, entre otros.


Por medio de la identificación de los riesgos internos y ex-

ternos de la compañía, definición de las salvaguardas y ac-

ciones para mitigar los riesgos, generación y seguimiento

de planes de acción requeridos y monitoreo periódico de

evolución de la matriz de riesgos.

2. Políticas Corporativas:Su objetivo principal es establecer el marco de actua-

ción y las normas de comportamiento no negociables

y de obligatorio cumplimiento para hacer operativa la

estrategia de la compañía por parte de sus colaborado-

res y terceros.

Por medio de la divulgación para asegurar el conoci-

miento y entendimiento por parte de todos los involu-

crados, realizar el seguimiento al cumplimiento de las

políticas y reportar las excepciones a las políticas para

su aprobación.

3. Matriz de Riesgos y Control por Procesos:Su objetivo principal es minimizar los riesgos de la com-

pañía evaluando cada proceso, para definir los contro-

les requeridos, monitorear su implementación y definir

planes de acción requeridos.

Por medio de la evaluación de la segregación de funciones

por cada proceso, realización de la matriz de riesgos y con-

troles evaluando la efectividad, eficiencia y suficiencia de

controles y realizar el seguimiento a los planes de acción

requeridos.


1. Manual de Autoridades.

2. Formato Matriz de Riesgos del Negocio.

3. Formato Matriz de Riesgos y Controles por Proceso.

4. Formato Segregación de Funciones.

5. Formato Deficiencias y Planes de Acción.

6. Formato Política General Corporativa.

7. Formato Política Especifica Corporativa.

8. Formato Carta de Cumplimiento.

9. Formato Evaluación y Seguimiento de Políticas.

POLÍTICA DE GESTIÓN HUMANA


POLÍTICA DE GESTIÓN HUMANA

1. ALCANCEEl objetivo de la Política de Gestión Humana es proveer a

los colaboradores de Italcol y Empresas relacionadas, el di-

reccionamiento básico, que permita una adecuada gestión

integral: Vinculación, Administración, Desarrollo y Cuidado

del Capital Humano de la organización, teniendo en cuen-

ta que el mismo representa el factor de diferenciación y

clave del éxito para cumplir los objetivos del negocio.

Están incluidos en esta política los procesos de Selección,

Contratación, Inducción, Administración, Compensación,

Relaciones Laborales, Beneficios, Formación, Desarrollo,

Gestión de Desempeño, Plan Semillero, Retiro y Seguri-

dad y Salud en el trabajo.

Para cada uno de estos temas se han desarrollado Políticas

Específicas las cuales contienen el Alcance, Declaración de

Compromiso, Marco General, Marco Específico y Docu-

mentos Complementarios para cada tema. Dichas Políticas

Específicas son de obligatorio cumplimiento por parte de

los colaboradores de la Compañía.

2. DECLARACIÓN DE COMPROMISOLa Compañía declara su empeño en el cumplimiento de

los valores corporativos de Honestidad, Compromiso,

Lealtad, Respeto y Perseverancia en todos los procesos de

Gestión del Talento, trabajando permanentemente

por los intereses de la compañía:

l Honestidad como fundamento para la ejecución de

todos y cada uno de los procesos de Gestión Humana, des-

de la selección, contratación, administración, formación,

seguridad, bienestar y el retiro de los colaboradores.

l Compromiso con la seguridad, el bienestar y el desa-

rrollo de cada uno de nuestros colaboradores.

l Lealtad con los valores, el código de ética, las políticas

y procedimientos establecidos para la Gestión del Talento.

l Respeto por cada uno de los Colaboradores y sus Fami-

lias, respeto por los Accionistas, los Gerentes, Proveedores

y Personas vinculadas en la Gestión del Talento.

l Perseverancia en alcanzar todos y cada uno de los

objetivos asociados a ser uno de los 10 mejores lugares

para trabajar en Colombia y en cada uno de los países

donde hacemos presencia.

3. MARCO GENERALLa política de gestión humana está orientada a fomentar

una gestión integral del talento humano, con el fin de

atraer y retener el talento humano idóneo para las empre-

sas, de manera que cada una de ellas logre alcanzar los

objetivos de corto y largo plazo establecidos.



Cumplimos…

• Con las leyes y normatividad vigente.

• Con el logro de los objetivos establecidos para cada periodo

fiscal.

• Con la identificación oportuna de áreas de mejoramiento

y su respectivo plan de acción.


• Con el pago oportuno de las obligaciones laborales.

• Con la implementación, control y seguimiento del SGSST.

Prevenimos…• Situaciones que estén en contra de la normatividad la-

boral vigente.

• Situaciones que pongan en riesgo la salud o la vida de

nuestros trabajadores.

• Actos, comportamientos, acciones que deterioren el

buen ambiente de trabajo, la productividad o el buen

desempeño de los trabajadores.

Mejoramos Continuamente…• Los procesos buscando un adecuado balance entre los

requerimientos de la empresa y los intereses personales

de los colaboradores.

• La capacidad y la competencia de cada uno de nuestros

trabajadores y equipos.







Lineamientos Generales• El principio rector de todas nuestras actuaciones deberá

estar enmarcado en el cumplimiento del código de ética

y la práctica permanente de nuestros valores corporati-

vos.

• Nuestro propósito fundamental será siempre preservar la

vida y la salud de cada uno de nuestros trabajadores.

Prohibiciones Generales• Faltar al respecto de cualquier forma a un trabajador.

• Incumplir la normatividad laboral vigente en términos de

contratación, Administración, Salud y Seguridad y Retiro de

colaboradores.

• Acosar laboralmente en cada una de sus formas y mani-

festaciones a un trabajador.

• Discriminar por género, preferencia política, sexual, raza,

ideología, religión a un trabajador.

Selección de Personal• Son los Jefes de las vacantes y Gerentes de Área quienes

deberán liderar cada uno de los procesos de selección, ac-

tualizando los perfiles de cargo, presentando candidatos

idóneos, entrevistando a los finalistas y haciendo segui-

miento permanente del proceso.

• Todas y cada una de las empresas deberán tener imple-

mentado el proceso de selección en todas sus etapas.

• Gestión Humana deberá ser garante del cumplimiento de

cada una de las etapas del proceso.

• La búsqueda de ejecutivos (funcionarios de primer y

segundo nivel de la Empresa, Planta u Operación) po-

drán ser buscados a través de un Head Hunter, siempre

y cuando tenga el VoBo de la Gerencia Corporativa de

Gestión Humana.

Contratación• El Gerente Regional / Gerente General es el responsa-

ble de aprobar la contratación de personal y establecer las

condiciones relacionadas con el contrato, debidamente di-

ligenciadas por escrito, así se trate de personal temporal

para remplazos de licencias, vacaciones, incapacidades u

otros.

• La información referente a las condiciones contractuales

(tipo de contrato, salario, variables salariales y no salariales)

propias de las empresas debe ser claramente explicada a

la persona que ingresa a ocupar el cargo, garantizando la

total comprensión de las mismas por escrito y firmadas por

el Gerente Regional en una carta Oferta. El Jefe de Gestión


Humana para las empresas que cuentan con este cargo o

en su efecto el jefe administrativo y el Jefe Inmediato de-

ben tener total conocimiento de las variables y aspectos

inherentes a los procedimientos e implicaciones menciona-

das en este documento.

• Para la contratación de cargos de gerencia que reportan

directamente a la Gerencia Regional o de negocio, deberán

ser avalados por la Gerencia Corporativa de Gestión Huma-

na, a través de su VoBo en el contrato de trabajo.

Inducción• La Inducción es obligatoria para el adecuado acople de

los colaboradores al ambiente de trabajo dentro de las di-

ferentes empresas del Grupo.

• Se deberá suministrar la información suficiente y necesa-

ria para que el colaborador tenga totalmente claro y com-

prendido su aporte dentro de la organización: Historia de

la empresa y del Grupo, Filosofía Corporativa, Código de

Ética, información sobre las líneas de procesos y negocios,

Misión, Visión, Valores Corporativos, Modelo de Compe-

tencias Organizacionales y del Cargo, Políticas Corporati-

vas de Gestión Humana, Salariales y de Beneficios, Políticas

de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial, Manual de

Funciones específicas y la explicación del aporte que efec-

túa el colaborador al cumplimiento de los resultados globa-

les que tiene la empresa.

• De la misma forma, se deben entregar documentos de-

terminantes como el Reglamento Interno de Trabajo, el

Manual de Convivencia o reglas que estén estipuladas para

facilitar y fortalecer el relacionamiento interno.

• La duración del proceso de Inducción debe ser al menos

de un (1) día, ya que la cantidad de información que se

va a suministrar al colaborador es bastante y este tiempo

permite garantizar la explicación con el nivel de detalle ne-

cesario.

• La inducción al cargo deberá ser definida y coordinada

directamente por el jefe inmediato con el área de gestión

humana respectiva. La duración de dicha inducción es po-

testad del Jefe inmediato.

• Los Jefes de Gestión Humana de las empresas deben eje-

cutar y monitorear la ejecución de este procedimiento

y por ende son responsables también de la logística re-

querida y necesaria, entiéndase, construcción de crono-

grama, elaboración de documentos, apoyos locativos y

audiovisuales.

• Sistema para la Prevención de Lavado de Activos y Finan-

ciación al Terrorismo (LAFT)

Relaciones Laborales• Las Relaciones Laborales son la base fundamental para

la convivencia productiva entre empleador y empleado,

basadas en la confianza, el mutuo respeto y el dialogo.

• Esta política refuerza el compromiso de la compañía con

sus empleados, mediante el estricto cumplimiento de la

normatividad legal vigente. Para lo cual se han definido

con carácter de obligatorio cumplimiento los siguientes

parámetros:

• Toda nueva contratación debe estar aprobada por la Pre-

sidencia de las empresas.

• Solo se contratará personal que cumpla y entregue la

documentación requerida.

• Para todos los casos, la vinculación de los colaborado-

res se debe formalizar siempre por medio del modelo de

contrato laboral definido por el corporativo.

• Todo pago de naturaleza no salarial debe estar autoriza-

do por el corporativo y legalizado por escrito.

• Los sistemas de compensación variable de corto plazo

tanto para fuerza de ventas como para personal de pro-

ducción y/o administrativo deberá estar aprobado por La

Gerencia General respectiva con el VoBo de la Gerencia

Corporativa de Gestión Humana.

• Todos los empleados que se vinculan a la compañía, de-


ben tener las afiliaciones a la ARL, EPS, AFP, CAJA DE

COMPENSACION, radicadas en las entidades correspon-

dientes con la debida antelación a su vinculación.

• Toda empresa de servicio temporal deberá cumplir a ca-

balidad con las exigencias de ley, así como con los re-

querimientos establecidos por la Gerencia Corporativa

de Gestión Humana para poder optar a presentar su pro-

puesta comercial.

• Los trabajadores contratados bajo la modalidad de tem-

poralidad debe cumplir con los parámetros de ley y ten-

drán un contrato máximo de 11 meses, lapso de tiempo

donde se dará por terminado el servicio, sin previo aviso

para el área que lo solicita.

• Está prohibido acumular períodos de vacaciones.

• No se podrá compensar en dinero las vacaciones.

• Solo está permitido trabajar lo establecido en la ley sobre

las horas extras, es decir máximo 2 horas diarias y 12 a

la semana.

• El descanso compensatorio NO se puede acumular o

compensar en dinero.

• A toda persona que se retira de la compañía se le debe

realizar la entrevista de retiro.

• Es de obligatorio cumplimiento la entrega de la dotación en

las condiciones establecidas por la ley y respetando las fecha

de entrega.

• El reconocimiento al trabajador de la pensión de jubi-

lación, es justa causa para la terminación del contrato

y debe cumplir con el procedimiento establecido por el

corporativo.

• Está prohibido la renovación de contrato para personal

que haya recibido su pensión.

• Es de carácter obligatorio cumplir con la cuota de apren-

dices establecida por el SENA y debe prever el vencimien-

to de los contratos para la consecución de los remplazos.

• Todos los descuentos fuera de los establecidos por la Ley,

deben tener autorización previa y por escrito por parte

del trabajador.

• La aprobación de las licencias no remuneradas serán

otorgadas por la Gerencia Corporativa de Gestión Hu-

mana o en o en su caso la Gerencia Regional.

• Cuando el trabajador cometa una falta deberá cumplirse

el debido proceso disciplinario para asegurar el cumpli-

miento de la normatividad a este respecto.

• Los anticipos de cesantías de acuerdo a lo establecido

por Ley están autorizados para todo lo relacionado a vi-

vienda, ya sea compra, mejoras locativas, pago de im-

puestos. Los anticipos solicitados para educación, deben

ser tramitados directamente por el fondo donde fueron

consignadas, si se solicita las cesantías en el transcurso

del año, se debe hacer la liquidación respectiva y proce-

der a consignar en el fondo para que el trabajador haga

el trámite directamente en el fondo.

• El trabajador por ningún motivo se puede presentar a

trabajar cuando se encuentra en incapacidad.

• Todo empleado que se incapacite debe presentar el docu-

mento de la EPS, en el que se determina la incapacidad,

dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de inicio

de la misma.

• Es de obligatorio cumplimiento otorgar las (2) horas de

ley 50 establecidas por ley para entrenar y/o desarrollar

las habilidades del personal.

Compensación y Beneficios• Las modalidades de remuneración aplicables a diferen-

tes cargos dentro de la empresa: salario fijo, variable,

beneficios extralegales, bonos, entre otros, así como la

elegibilidad a los mismos, y las condiciones sobre las que

se entrega este tipo de remuneración, obedecen fun-

damentalmente a la Estructura Salarial y las correspon-

dientes bandas salariales por categoría o nivel de cargo

definidas para cada Operación o negocio.

• Podrá existir diferenciación salarial para los cargos Críti-


cos, Claves, Expertos o de Soporte, basados en el nivel

de aporte al negocio, siempre supeditados a las bandas

salariales correspondientes.

• La compensación por desempeño deberá estar acorde

con la evaluación de desempeño, valoración de compe-

tencias y aporte al mejoramiento del clima organizacio-

nal, bajo el cumplimiento de las metas organizacionales,

dichos incrementos manejados dentro de la política de

remuneración variable establecida por el Corporativo.

• De acuerdo al nivel de desempeño, el empleado podrá

recibir por una única vez un reconocimiento económico,

el cual se calcula de acuerdo a la tabla de reconocimien-

tos definida por el Corporativo, para este fin.

• Las nivelaciones por promoción o ajuste a la banda sala-

rial correspondiente, se harán a principios de cada año,

garantizando equidad interna en la organización.

• Anualmente se definirá el incremento salarial, el cual de-

penderá del estado financiero de la empresa.

• De existir incremento salarial, este se hará asociado al

IPC, el cual afectará exclusivamente a la remuneración

fija que tenga el empleado al 31 de Diciembre del año

inmediatamente anterior al incremento.

• Solo se tendrá en cuenta un incremento salarial anual,

para aquellos colaboradores que hubiesen ingresado an-

tes del 31 de Octubre del año inmediatamente anterior.

Formación y Desarrollo• Los programas de formación diseñados y definidos para

las empresas deben garantizar la alineación tanto con

los objetivos estratégicos del Grupo, como con los re-

querimientos de la ejecución de las actividades propias

del negocio, adicionalmente deben fomentar la reten-

ción del talento clave y ser otorgados o suministrados

como una forma de profesionalizar el capital humano

clave para la organización.

• Los programas de Formación tales como: Inducción, En-

trenamiento y Capacitación son requisito indispensable

para todos los colaboradores del las Compañias, por tan-

to son inaplazables y de carácter obligatorio, por tal mo-

tivo es responsabilidad de Gestión Humana Corporativa

y los Jefes Directos el control de asistencia y seguimiento

a dichos programas por parte de los colaboradores, con

el fin de generar reportes e informes correspondientes.

• Gestión Humana Corporativa en conjunto con los Jefes

de Gestión Humana de las empresas debe comprometer-

se a desarrollar las competencias relacionadas con el SER

(conductuales), el SABER (técnicas y de conocimiento de la

operación) y el HACER (ejecución) correspondientes al ne-

gocio y el área a la que pertenezcan los colaboradores, de

acuerdo a las necesidades identificadas en el proceso de

evaluación y o planeación del desempeño.

• Todo programa de formación y desarrollo deberá ser

aprobado por la Gerencia Regional o Gerencia General, o

cargos respectivos en cada Compañía así mismo deberá

en todos los casos ser evaluado y validado con respecto

a su impacto en la productividad.

Gestión del Desempeño1. Planeación del DesempeñoEl proceso inicia cuando la Presidencia y su equipo Ge-

rencial definen el Plan Estratégico (Plan de Negocio) y los

Objetivos de cada Regional / Operación, para el periodo

correspondiente, luego (los) jefes /gerentes de área, los Ge-

rentes Regionales o Gerentes de Negocio y GESTIÓN HU-

MANA discuten, analizan y preparan los objetivos y planes

de desarrollo que se deberán cumplir durante el año para

asegurar su contribución a los objetivos del negocio, así

mismo inicia cuando se definen los indicadores de gestión

para cada objetivo, de manera que se facilite su seguimien-

to y también garantice objetividad al momento de evaluar

cumplimiento de los mismos.


2. Acompañamiento en la ejecución del desem-peñoEl S.G.D es un proceso de comunicación entre jefe y em-

pleado (asesorado por GESTIÓN HUMANA), el cual requie-

re de reuniones regulares y programadas, mínimo una se-

mestral, donde se oriente al empleado sobre su progreso

con hechos y datos, en cuanto al avance en el cumplimien-

to de sus objetivos y planes de mejoramiento, donde reciba

guía, retroalimentación y apoyo.

3. Evaluación del desempeñoEl Empleado y el Jefe Inmediato se reúnen para realizar la

Evaluación y Calificación final del desempeño, para discutir

logros, ver los diferentes puntos de vista, compartir ideas

y sugerencias y para definir planes y programas de mejo-

ramiento.

Una vez terminada la reunión de Evaluación y calificación

del Desempeño Final, el empleado, el Jefe Inmediato, fir-

man el formato de Evaluación Final y programas de me-

joramiento asegurando la generación de compromiso y

mejoramiento para el próximo año.

Salud y Seguridad en el TrabajoEl objetivo de la Política de seguridad y salud en el trabajo

es intervenir en el control de los riesgos, que puedan causar

accidentes o enfermedades laborales. Involucrando con el

mismo grado de responsabilidad a todos los niveles de la

estructura organizacional de la gestión e implementación

del SGSST, el cual incluye el cumplimiento de la legislación

nacional.

Teniendo en cuenta que la finalidad de esta política es ge-

nerar un ambiente de trabajo seguro y sano, esta política

aplica para todas las empresas del ITALCOL, trabajadores,

contratistas, proveedores y visitantes.

Lineamientos• Todo trabajador nuevo debe recibir inducción en SST an-

tes de iniciar con sus labores, la cual deberá ser docu-

mentada para tener validez. Los Trabajadores antiguos

recibirán reinducción en SST cada año.

• Es responsabilidad de la Gerencia General de las Empre-

sas la implementación de sistemas de control para la dis-

minución de los accidentes de trabajo.

• Es responsabilidad de la Gerencia General de las Empre-

sas la identificación y valoración de los riesgos, e imple-

mentación de los controles requeridos.

• Desde el primer día de labor, todo trabajador deberá re-

cibir la dotación y sus elementos de protección individual

con su respectivo soporte para su validez.

• Es obligatorio exigir a todo contratista, proveedor y/o visi-

tante la afiliación de riesgos laborales para poder permi-

tir su ingreso a las instalaciones.

• Todos los accidentes e incidentes de trabajo deberán ser

reportados e investigados de acuerdo a los tiempos es-

tipulados: Accidentes e incidentes (reporte 24 horas), al

jefe inmediato y simultáneamente al Departamento de

Gestión Humana. Las Investigaciones de accidentes e

incidentes (48 horas) de la ocurrencia del evento y reali-

zado por el comité definido para este proceso (jefe, Co-

passt, trabajador, testigos, GH).

• El departamento de gestión humana está facultado

para suspender temporalmente cualquier actividad que

ponga en riesgo la integridad física de los trabajadores

o incumpla con la normatividad en materia en Salud y

seguridad en el trabajo.

• El reportar las condiciones inseguras y actos inseguros es

un deber de todos los trabajadores de la empresa que

contribuye con la gestión positiva en la prevención de ac-

cidentes de trabajo.

• Todo trabajador está obligado a participar de los progra-

mas de formación definidos por las áreas de gestión hu-

mana asociados al SST.


• La realización de los exámenes médicos ocupacionales,

definidos de acuerdo al profesiograma, son de carácter

de obligatorio cumplimiento por parte del empleador.

• El Presidente del Comité paritario de SST y del comité de

convivencia deberá garantizar la gestión de estos comités

mediante, las reuniones mensuales, formación y las actas

de seguimiento correspondientes.

• El departamento de Gestión Humana deberá garantizar

la gestión de la promoción y la prevención en salud, me-

diante la elaboración implementación y seguimiento de

los sistemas de vigilancia epidemiológica para el control

de riesgos de cada empresa.

RetiroTodo retiro de personal deberá cumplir con el siguiente

procedimiento.

• Haber realizado todos los esfuerzos posibles para rete-

ner, mejorar y potenciar la capacidad, la contribución y

el buen comportamiento de colaborador.

• Una vez se determine finalmente la salida del colabora-

dor, deberá asegurar el cumplimiento exigido en la nor-

matividad legal laboral, en términos de procedimiento,

pago de acreencias y tiempos.

• Los procesos de entrega del cargo, herramientas, infor-

mación, reportes etc., deberán ser definidos y avalados

por el jefe inmediato, cumpliendo a cabalidad con la lista

de chequeo y paz y salvo establecida para tal fin.

• Cumplir con los exámenes médicos obligatorios y la des-

vinculación de las entidades donde sea el caso.

• Gestión Humana deberá reportar al área de tecnología la

salida de la persona, con el fin de deshabilitar su correo

electrónico y otras fuentes de identificación propias del per-

sonal activo de la empresa.

• Realizar en todos los casos una entrevista de retiro de

acuerdo al formato definido por el corporativo para tal

fin.

• Gestión Human deberá retroalimentar a la Jefatura y a la

Gerencia sobre las estadísticas de retiro, las causas y las

posibles acciones de mejora para evitar estas situaciones

en el futuro.

Plan SemilleroLa Política de Plan Semillero deberá iniciar con la elabo-

ración del Mapping de puestos claves, entendiendo estos

como:

a) Cargos de impacto directo a los resultados del ne-

gocio.

b) Cargos que demandan un alto grado de conoci-

miento y especialización técnica.

c) Cargos que son difíciles de conseguir en el mercado.

d) Cargos que manejan información crítica, relevante y

confidencial del negocio o la familia.

Una vez establecido el Mapping de puestos, la Empresa de-

berá revisar, evaluar y establecer la brecha existente entre lo

que demanda el cargo y lo que demuestra la persona que lo

ocupa actualmente, con el fin de elaborar y ejecutar un plan

de cierre de brechas.

Seguidamente deberá identificar personas con potencial

que puedan desempeñar en un plazo no mayor a (5) años

un cargo clave específico. Para que un colaborador sea

catalogado como “alto potencial” deberá cumplir con las

siguientes condiciones:

a) Calificación de desempeño de los últimos dos años

entre bueno y muy bueno.

b) Alta capacidad de Aprendizaje y adaptación.


c) Evaluación 360° superior al (75%) de consistencia

con los comportamientos exitosos definidos para el

cargo.

d) Si el líder de equipo, tener un nivel de clima organi-

zacional superior al (75%) de favorabilidad.

e) Perfil DISC alineado con el perfil del cargo.

f) Prueba de integridad superior al (75%) de correla-

ción con los valores calificados.

5. DOCUMENTOS

COMPLEMENTARIOS A LA POLÍTICA

1. Política Específica de Selección e Inducción de Per-

sonal.

2. Política Específica de Contratación.

3. Política Específica de Compensación y Beneficios.

4. Política Específica de Formación y Desarrollo.

5. Política Específica de Gestión de Desempeño.

6. Política Específica de Retiro.

7. Política Específica de Seguridad y Salud.

8. Política Específica Plan Semillero.

9. Pólitica Específica de Relaciones Laborales.

Concentrados para compartir en los mejores momentos43POLÍTICA COMERCIAL


POLÍTICA COMERCIAL

1. ALCANCEEl objetivo de la Política Comercial es dar el marco teórico

de las relaciones comerciales que deseamos lograr en la

compañía.

Están incluidos en esta política todos los procesos en la re-

lación con los clientes, desde la generación de prospectos

hasta el servicio post-venta.



Respeto y Perseverancia en las actividades comerciales.

l Honestidad. Los productos y servicios de Italcol deben

entregar a sus clientes valores agregados reales. Debemos

ser ecuánimes y precisos en nuestros criterios técnicos.

Nuestras actuaciones y comentarios deben siempre seguir

lineamientos de honestidad y transparencia.

l Compromiso. Italcol se compromete en entregar a

sus clientes productos competitivos, con la mejor relación

costo beneficio del mercado, acompañados de un servi-

cio técnico de valor agregado. La excelencia en calidad de

productos y capacidad de aporte en servicio técnico, serán

siempre nuestro compromiso. Nos comprometemos en ser

amigables con el medio ambiente y luchar por la conser-

vación de las mejores condiciones naturales en nuestras

instalaciones y las de los clientes.

l Lealtad. En Italcol creemos en relaciones de Largo Pla-

zo y por ello la lealtad con nuestros clientes es un valor

fundamental. Los debemos acompañar de forma cercana

en todas las etapas de su ciclo de negocio, siéndoles cer-

canos y amigos. La sinceridad y profundidad en nuestro

diagnostico zootécnico permitirá entregar la mejor asesoría

y el producto más adecuado a nuestros clientes. Vemos a

nuestros clientes como Aliados de Largo Plazo.

l Respeto. Nuestras estrategias comerciales y de com-

petencia se basan en relaciones respetuosas con colegas

y clientes. Nuestro principal objetivo será siempre generar

una mutua relación de cumplimiento y credibilidad. Cree-

mos y propendemos por la cría de animales con sanidad,

bioseguridad y condiciones de confort que muestren un

gran respeto por los animales.

l Perseverancia. Permanente será nuestro interés por

mejorar, innovar y no desfallecer en el objetivo de generar

valor agregado para nuestros clientes y en ampliar nuestra

base de clientes satisfecha.

3. MARCO GENERALLa política comercial está orientada a construir relaciones

de largo plazo, enfocadas en generar valor agregado y cre-

cer con nuestros clientes en productividad y desarrollo de

sus negocios.



Cumplimos…• Con altos estándares de calidad de nuestros productos;

• Con investigar de forma permanente en cada línea para

traer innovación y competitividad, haciendo disponible

para nuestro clientes lo más avanzado en la investigación

de nutrición mundial.

• Con asistir técnicamente a nuestros clientes para la mejo-

ra de sus producciones y mayores productividades.


• Con propender por relaciones de largo plazo con nues-

tros clientes. Apoyar a los clientes distribuidores en sus

actividades comerciales con tiempo de calidad y materia-

les completos generadores de valor.

Prevenimos….• No conformidades de nuestro productos, buscando exce-

lencia y estabilidad en su calidad;

• Trasmitimos a nuestros clientes innovación y todos los

adelantos, buscando alta prevención.

Mejoramos Continuamente…• Investigación de productos y aseguramiento de calidad;

• Estar en la punta del conocimiento zootécnico de cada lí-

nea para llevar a entregar el conocimiento de innovaciones

y mejoras a los clientes;

• Desarrollar la relación comercial para conservar un gran

posicionamiento en la percepción técnica de los clientes,

los cuales nos deben ver como conocedores y serios.







Lineamientos Generales• Nuestro negocio está enfocado en dos pilares: la Calidad

del Producto y la Excelencia del Servicio Técnico.

• Nuestros esfuerzos en el área comercial estarán siempre

enfocados en mejorar estos dos aspectos de forma per-

manente y marcar diferenciales para que el producto ja-

más sea percibido como genérico.

• El marco de publicidad es muy importante porque debe

reforzar siempre el posicionamiento de calidad de pro-

ductos y en que se nos perciba como aliado estratégico

de largo plazo.

• Nuestro marco legal seguirá los lineamientos de las políti-

cas del ICA (Instituto Colombiano Agropecuario).

• Nuestros vendedores son asesores integrales y por ello los

llamamos Gerentes de Zona. Esperamos de ellos integra-

lidad en el manejo de su zona.

• Contamos también con Especialistas en Línea, de acuer-

do a los mercados asignados por los Gerentes Regionales

o de Ventas.

• La cercanía con el cliente es fundamental y la periodicidad

de visita /contacto debe ser mínimo una vez por mes.

Prohibiciones Generales• Nuestro trabajo comercial es de carácter exclusivo, y por

ello vender, agenciar o representar en los mismos clientes

otros productos o servicios, no está permitido.

• El recaudo y facturación se manejará siempre por la plan-

ta, para evitar el manejo de dinero o de condiciones co-

merciales por parte del gerente de zona.

• Ningún tipo de comisión será permitida dentro de nues-

tras estrategias.

• Todo paquete publicitario de apoyo, cuyo beneficiario sea

un empleado del cliente, siempre será discutido y apro-

bado por el dueño o gerente del cliente.

Perfil de Vendedores• El perfil del vendedor debe ser integral, con suficiencia

técnica y vocación comercial.

• Su capacidad de entrada a los clientes asignados será una

meta prioritaria.


Salarios y Comisiones• Los salarios se definen una vez al año en la reunión de

presupuesto.

• Las comisiones se definen una vez al año en la reunión de

presupuesto. Se pagan por ventas.

• La cartera no recaudada será descontada al momento de

calcular la comisión a pagar.

• Las Gerencias Regionales pueden establecer concursos

durante el año, siempre y cuando estos no superen el

10% del presupuesto anual. Concursos por encima de

este porcentaje, deben ser aprobados.

• Todo el equipo cuenta con una caja menor para reembol-

sar los gastos propios de su trabajo.

Listas de Precios• La compañía debe tener una lista de precios competitiva.

• Los márgenes los fija el Gerente Regional dentro de las

condiciones específicas de cada línea y lineamientos del

presupuesto aprobados. Márgenes que no cubran el CIF

+ $20.000 pesos no son permitidos.

• Los precios son fijados por el Gerente Regional.

• Contamos con 3 tipos de clientes: DISTRIBUIDORES, DI-

RECTOS, MAQUILAS O ALIANZAS. Las condiciones para

clientes de MAQUILAS O ALIANZAS debes ser aproba-

dos por la Presidencia.

• Nuestro objetivo es que los diferenciales entre clientes se

esperan sean razonables. Esta busca fomentar el desa-

rrollo de todos los clientes y no la concentración. Como

guía:

-PRECIO NETO DISTRIBUIDOR

100%

-PRECIO NETO CLIENTE DIRECTO

97-98%

-PRECIO NETO ALIANZA O MAQUILA

95-96%

Descuentos y Bonificaciones• Tenemos dos tipos de descuentos:

PIE DE FACTURA. Condición irrevocable definida con

el Gerente Regional.

CONDICIONADOS: Dentro de estos entran todos los

descuentos diseñados con el área comercial para el au-

mento de ventas y objetivos específicos. Dentro de esta

categoría están los apoyos directos de fletes y ventas

externas.

• Los descuentos y similares deben estar claros y aprobados

por escrito. No se aceptan pagos de periodos anteriores

no aprobados.

• La revisión de condiciones debe ser mensual y debe que-

dar por escrito.

• Se debe calcular el margen por clientes con todos sus

gastos.

• Las comunicaciones con clientes a este respecto serán

solo escritas y por parte de la Gerencia Regional.

Planes de Fidelidad y Desarrollo: Alianzas• Italcol tiene diseñado planes de fidelidad y desarrollo

dentro de su programa del MAS&MAS.

• Las reglas serán siempre escritas y definidas con la geren-

cia semestralmente.

• Italcol solo tiene alianzas con sus compañías vinculadas y

las comisiones de estímulo a las fuerzas de ventas a este

respecto siempre serán por plazos definidos.

Publicidad• Se maneja un manual de identidad corporativa que defi-

ne el manejo de nuestra imagen.

• Todos los desarrollos se deben centralizar para mantener

el contexto de mercadeo e imagen definido.

• La definición de la inversión será de cada regional decida

dentro de los lineamientos del presupuesto.


Servicio• La excelencia del servicio en planta debe ser medido

y mejorado permanentemente como responsabilidad

principal del Gerente Regional.

• La calidad del servicio en granjas será responsabilidad del

Gerente de Ventas, quien debe propender por que se

entregue un servicio con el nivel y el tiempo de calidad

indispensable.

• El tamaño de las zonas debe ser definido en términos del

servicio necesario para una buena atención.

Distribuidores• Seguiremos los lineamientos del Contrato de Distribui-

dores establecido.

• Buscamos siempre la No concentración.

• El perfil que buscamos es el de empresarios que estén

al frente de su negocio y que esto sea su actividad prin-

cipal.

• Queremos la totalización.

• Los debemos apoyar y evaluar de forma permanente.

Manejo de Vehículos• El vehículo se entrega para el manejo del 100% del tiem-

po.

• Los gastos a reembolsar son los usados en la actividad co-

mercial.

• Para uso personal del vehículo, se deberá pedir permiso

con la responsabilidad.

• En caso de accidente con responsabilidad de nuestro Ge-

rente de Zona, el deducible será cancelado por él.

• Las infracciones serán canceladas por el Gerente de Zona

• Se permite usar el vehículo del Gerente de Zona solo

transitoriamente.

• OTRAS NORMAS DE LOS VEHÍCULOS EN ITALCOL.

Manejo de Elementos Comerciales• Al gerente de zona se les entregan elementos de apoyo

comercial diferentes a publicidad como básculas, equipos

de análisis portátil, computadores, etc. que deben ser con-

trolados y custodiados como un activo de la compañía.

Cartera y Responsabilidad del Clientes• Semanalmente, y junto con la Jefatura de Cartera, será

revisada la cartera y se definirán las tareas de apoyo por

parte del Gerente de Zona.

• La actualización de documentos de los clientes para efec-

tos de análisis de crédito será responsabilidad del Geren-

te de Zona.

• Todas las condiciones de los clientes serán definidas en el

Comité de Crédito.

Reglamentación ICA• ITALCOL sigue toda la reglamentación establecida por el

ICA.

• Es necesario tener disponible toda la reglamentación en

cada regional, para que se vigile que el Gerente de Zona

las tenga, conozca y cumpla.

• El manejo de medicados será dentro del Protocolo del

ICA.

TODAS LAS DIVISIONES

HUEVO.

CERDO.

MAQUILAS.

ETC.



1. Política Específica de Distribución.

2. Contrato - Términos y Condiciones de Distribución.

3. Políticas Internas de la Venta de Alimentos para Mascotas.

Concentrados para compartir en los mejores momentos49POLÍTICA DE COMPRAS Y LOGÍSTICA


POLÍTICA DE COMPRAS Y LOGÍSTICA

1. ALCANCEEl objetivo de la Política de Compras y Logística de la Com-

pañía es dar los lineamientos para que los responsables del

abastecimiento en la compañía como los involucrados en

su manejo logístico cuenten con el marco organizativo que

les permita desarrollar su gestión en la búsqueda perma-

nente de las mejores opciones del mercado de bienes y

servicios en cuanto a la relación de calidad, servicio y precio

suministrados de manera óptima y en el momento opor-

tuno.

Están incluidos en esta política los procesos de selección,

compra, logística, almacenamiento y evaluación de provee-

dores.

2. DECLARACIÓN DE COMPROMISOLa Compañía declara su compromiso con los Valores Cor-

porativos de Compromiso, Honestidad, Lealtad, Respeto y

Perseverancia en las actividades de compras y logística.

l Honestidad como principio fundamental en la rela-

ción con nuestros proveedores, manifestada en la transpa-

rencia en las negociaciones y manejo logístico.

l Compromiso en ofrecer los mejores bienes y servicios

para la compañía disponibles en el mercado garantizando

así una operación fluida, al menor costo posible que nos

mantenga líderes en el mercado.

l Lealtad al trabajar de la mano con proveedores así

como proveedores de servicios logísticos entendiéndolos

como aliados estratégicos en nuestra operación.

l Respeto en el trato con compañeros de trabajo y perso-

nas que trabajan con nuestros proveedores, de igual forma

con el respeto y buen trato con todas las personas involu-

cradas en la operatividad.

l Perseverancia en la búsqueda constante de mejores

opciones para satisfacer más allá de las expectativas a nues-

tros clientes y en la búsqueda constante para optimizar los

procesos de manera sinérgica.

3. MARCO GENERALLa política de compras y logística está orientada a optimizar

la administración de las compras de bienes y servicios con el

fin de tener los mejores productos al mejor costo y de satis-

facer las necesidades de los clientes internos con la gestión

para poner los productos comprados a disposición.



Cumplimos…• Con el abastecimiento optimo en términos de cantidad,

calidad y tiempo.

• Con mantener el menor costo logístico.

• Con las mejores prácticas de almacenamiento garantizan-

do la permanencia de la calidad de los productos.

• Con la evaluación permanente de proveedores.

Prevenimos…• Comprar a proveedores que representen riesgo en cuan-

to a calidad de sus productos o riesgo financiero para la

compañía por lo tanto solo establecerá vínculos con pro-

veedores que permitan su identificación y el suministro de

la información necesaria.


• Manejos logísticos inadecuados que deterioren la calidad

de los productos o generen sobrecostos no necesarios.

Mejoramos Continuamente…• Con la búsqueda permanente de las mejores opciones de

bienes y servicios.

• En el engranaje de los procesos de compras y logística.

• En la relación con nuestros proveedores fortaleciendo la

relación como aliados estratégicos en nuestro negocio.

4. MARCO ESPECÍFICOComo parte integral de esta política, se presentan a con-

tinuación los lineamientos, prohibiciones y buenas prác-

ticas que atañen al tema. Para algunos de estos temas se

han desarrollado Políticas Específicas, las cuales son de

obligatorio conocimiento y cumplimiento por parte de los

colaboradores de la empresa.

Lineamientos Generales• Las necesidades de bienes y servicios obedecen a una

planeación adecuada y oportuna, y se consolidan en un

plan de compras regido por el Multiblend en Inventarios

, ventas de materia prima y por necesidades propias del

área debidamente justificadas y que se enmarquen en su

presupuesto.

• La búsqueda de las mejores opciones del mercado, bajo

un estudio juicioso de todos los oferentes.

• Los colaboradores conducirán los negocios con leal-

tad, claridad, precisión, integridad comercial, serie-

dad y cumplimiento.

• Todas las operaciones se realizarán a través de los sistemas

de información de que dispone la Organización, de

modo que queden debidamente registradas y puedan

consultarse.

• Todos los términos de las negociaciones deben estar in-

cluidos en las confirmaciones para mayor claridad, siem-

pre evitando que la falta de términos negociados con-

duzcan a problemas varios de calidad, condiciones de

pago, documentación requerida, demoras o penalidades

posibles.

Prohibiciones Generales• Aceptar de terceros donaciones o favores cuyo objetivo

pueda, debido a la naturaleza o importancia del obse-

quio, inclinar a quien los acepte a preferir a un proveedor

a razón de otro.

• Revelar información de carácter reservado, cuya divulga-

ción pueda ocasionar perjuicio a la compañía y/o pro-

veedores.

Compradores• La compañía tiene definido a sus compradores de inven-

tarios, propios de la función de Italcol, quienes deben

definir su nivel óptimo de compra por el ejercicio de Mul-

tiblend y la política de días de inventarios.

• Las áreas de compra de la compañía son los que adminis-

tran toda compra de bienes y servicios diferentes a inven-

tarios, verificando que las políticas específicas de compra

se cumplan.

• Las direcciones corporativas son las que dan el aval de la

compra diferentes a las de inventarios.

Proveedores• Las relaciones de la compañía con sus proveedores es-

tán basadas en los principios de transparencia, equidad,

buena fe, confidencialidad, responsabilidad ambiental y

responsabilidad social.

• Los proveedores deben entregar toda la información soli-

citada por Italcol según sus procesos.


Plazos• Se debe buscar plazo mínimo de 30 días con los provee-

dores con excepción de algunas compras internacionales

debidamente justificadas por lo referente a manejo de

estos mercados.

Días de Inventarios• Los días de inventarios de compras dependen del bien

(critico o reemplazable) y también de su procedencia

(internacional o nacional) y va de 10 a 45 días, depen-

diendo del tipo de producto.

• Los días de inventarios pueden verse incrementados por

situaciones particulares del mercado, donde puede ser

de oportunidad aumentar estos días por beneficios en

precio o por desabastecimiento futuro, para tal fin debe

existir autorización de la Gerencia y plan logístico.

Almacenamiento• El almacenamiento de las materias primas importadas

deberá seguir estrictamente con las eficiencias de cos-

tos presupuestadas.

• Se entiende que los almacenamientos externos son zonas

de depósitos temporales que por su costo deberán ser

objeto de continuo trabajo para disminución de gastos

innecesarios, manteniendo siempre las capacidades ins-

taladas de plantas propias en un nivel alto.

• La planeación de descargues y movimientos de mercan-

cías desde puertos y zonas aledañas deberán cumplir con

la eficiencia logística y manutención de calidad determi-

nando los productos prioritarios de manera constante.

• La planeación de retiros se convierte en tema prioritario

de reducción de costos y conservación de calidad.


1. Política Específica de Compras.

2. Política Específica de Inventarios.


POLÍTICA DE PRODUCCIÓN


POLÍTICA DE PRODUCCIÓN

1. ALCANCEEl objetivo de la Política de Producción de la Compañía

es entregar a sus colaboradores los lineamientos para

garantizar que nuestros procesos y productos cumplan con

los estándares y requisitos de cada uno de nuestros pilares:

Producción, Protección en Acción, Calidad, Mantenimiento,

Gestión Humana, Gestión Ambiental y Servicio al Cliente.

2. DECLARACIÓN DE COMPROMISOLa Compañía declara su compromiso con los valores cor-

porativos de Compromiso, Honestidad, Lealtad, Respeto y

Perseverancia en todos los pilares, velando permanente-

mente por los intereses de la compañía:

• Compromiso en el cumplimiento de las productivida-

des de todos procesos, en garantizar los parámetros de

calidad de nuestros productos terminados, en mantener

en optimo estado los equipos de las plantas, en minimi-

zar los riesgos de accidentes y garantizar cero accidentes

en nuestras plantas, en cumplir con las normas ambien-

tales y garantizar los niveles de inventario de producto

terminado óptimos para atender a los clientes.

• Honestidad en la realización de las labores diarias, en

el manejo de los recursos asignados y en el correcto uso

del presupuesto asignado.

• Lealtad, reservados con el manejo de la información

de nuestros procesos y fieles a los principios de la orga-

nización.

• Respeto a nuestros compañeros, a nuestros pares, a

nuestros jefes y a las normas establecidas. Asumir con

responsabilidad las consecuencias de nuestros actos y las

implicaciones en los procesos productivos.

• Perseverancia, nos esforzamos en lograr una mejo-

ra continua que nos permita alcanzar la CERTIFICACIÓN

ITALCOL.

3. MARCO GENERALLa política de Producción está orientada a una óptima y efi-

ciente administración de los recursos humanos, de infraes-

tructura y técnicos para producir alimentos concentrados

que cumplan con los parámetros de calidad establecidos.



Cumplimos….• Con las leyes y normatividad vigente.

• Con el programa de inducción para cada operario.

• Con las productividades definidas para cada proceso.

• Con los presupuestos asignados por la Presidencia.

• Con los parámetros de calidad de cada producto.

• Con las buenas prácticas de fabricación.

• Con el programa de mantenimiento Italcol.

• Con el programa de capacitación de cada cargo.

• Con eliminar los riesgos definidos en la matriz de riesgos.

• Con el programa de cero accidentes.

• Con las evaluaciones de desempeño.

• Con el programa de formación definido en cada pilar de

producción.

• Con las normas ambientales gubernamentales.

• Con mitigar los riesgos ambientales definidos en la matriz

ambiental.


• Con mantener los inventarios mínimos de cada producto

definidos por la Dirección Corporativa de Producción.

• Con los tiempos de despacho definidos.

• Con dar respuesta oportuna a la peticiones, quejas y re-

clamos.

• Con el control de mermas de la planta.

Prevenimos…• El deterioro de la materias primas y producto terminado

almacenado en nuestras plantas.

• El deterioro o daño de los activos de la empresa que son

un recurso valioso dentro del proceso productivo.

• La exposición al riesgo revisando los procesos operacio-

nales de la organización.

• La salud de nuestros trabajadores.

• Las condiciones o actos que pongan en riesgo las perso-

nas y los activos de la empresa.

• Los riesgos asociados a cada proceso.

Mejoramos Continuamente…• Los procesos productivos mediante el programa de CER-

TIFICACIÓN ITALCOL.

• La productividad en todos nuestros procesos.

• Las condiciones ambientales en nuestras plantas.

• La disminución de las no conformidades de CALIDAD.

• El estado de los equipos.

• El recurso humano de la empresa.

• El panorama de riesgos de todas las plantas.

• La presentación de nuestros productos.

• Los niveles de inventarios de producto terminado.

• El porcentaje de mermas de la empresa.

• El clima organizacional.

• El desempeño laboral.

4. MARCO ESPECÍFICO

Como parte integral de esta política, se presentan a conti-






Lineamientos Generales• La administración de producción, calidad, ambiental,

mantenimiento y gestión humana en nuestras plantas se

debe hacer teniendo en cuenta los recursos humanos,

tecnológicos y de infraestructura asignados y aprobados

por la Presidencia todos los años.

Prohibiciones Generales• Sobrepasar los límites de autoridad y aprobación inclui-

dos en el Manual de Autoridades de Italcol.

• Sobrepasar los presupuestos asignados.

• Compra de activos.

• Contratación de personal para cargos no autorizados.

Producción• Mantenemos inventarios de producto terminado óptimos,

mediante la realización de una programación de produc-

ción teniendo en cuenta los inventarios mínimos reque-

ridos de cada producto, el inventario físico de producto

terminado, la productividad de los procesos y el inventario

disponible de materias primas.

• Hacemos una explosión de materiales de acuerdo a nues-

tros programas de producción para enviar a compras las

necesidades de materias primas.

• Garantizamos procesos eficientes, mediante un balan-

ceo de líneas determinando los cuellos de botella en el

proceso productivo y los incluimos dentro los planes de

inversión.


• Establecemos controles que nos permitan garantizar

productos que cumplan los parámetros de calidad

establecidos.

• Establecemos controles para lograr el cumplimiento del

presupuesto asignado.

• Realizamos programas de capacitación que nos permi-

tan elevar el potencial del recurso humano.

• Somos parte activa del PROGRAMA CERTIFICACIÓN

ITALCOL

• Garantizamos procesos eficientes en las operaciones de

maquilas que están a nuestro cargo.

Calidad• Aseguramos que los productos ITALCOL cumplen con los

parámetros de calidad establecidos.

• Garantizamos que las condiciones de trabajo en los

procesos productivos estén de acuerdo a los parámetros

establecidos.

• Controlamos que las formulas usadas en planta sean las

enviadas por formulación y que las cantidades pesadas

coincidan con los valores formulados.

• Enviamos datos de las materias primas para actualizar las

matrices de formulación.

• Verificamos que los planes de control de plagas estén

disminuyendo su población.

• Aseguramos la conservación de las materias primas y

productos terminados almacenados en la planta.

• Aseguramos el cumplimiento del programa de BPFA.2011.

Mantenimiento• Garantizamos el funcionamiento del programa de man-

tenimiento para preservar el estado de los equipos de la

planta, con la implementación del mantenimiento pro-

ductivo total en las diferentes líneas de proceso

• Ejecutamos mecanismos de control para el gasto de

mantenimiento en compras de repuestos y servicios.

• Manejo de mantenimientos predictivos en las redes de

distribución de los procesos.

• Actualizamos las hojas de vida de todos nuestros equipos.

Ambiental• Disminuimos el grado de exposición que tiene la compañía

en materia ambiental mediante planes de mejoras de los

puntos detectados en la matriz ambiental.

• Participamos en planes de sensibilización con los operarios

para crear conciencia ambiental.

Costos & Gastos• Realizamos presupuesto de los costos y gastos requeridos

en la compañía y realizamos su ejecución presupuestal.

• Evaluamos previamente todo costo y/o gasto nuevo, antes

de que tenga carácter permanente (fijo).

5. DOCUMENTOS

COMPLEMENTARIOS A LA POLÍTICA

1. Manuales de procedimientos.

2. Manual de CERTIFICACIÓN ITALCOL.

3. Programa de mantenimiento ITALCOL.

POLÍTICA DE TECNOLOGÍASDE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES




1. ALCANCEEl objetivo de la Política de Tecnologías de Información y

Comunicaciones busca establecer un marco de gobierno

para que el uso de las Tecnologías en la organización, y

así satisfacer las necesidades presentes y futuras derivadas

de la estrategia del negocio, siguiendo criterios de inno-

vación, calidad, eficiencia, escalabilidad, y de arquitectura

empresarial. Estas políticas son aplicables a todos los cola-

boradores, consultores, o terceros que usen cualquiera de

los recursos de Tecnología dispuestos por la organización.

Los lineamientos descritos en estas políticas corresponden

a unos estándares mínimos que se deben cumplir relacio-

nados con la Adquisición y Uso de las herramientas Tec-

nológicas, el Servicio de Comunicación Móvil, el Uso de

Internet y Correo Electrónico, así como de la política de

Protección de Datos de la compañía.

2. DECLARACIÓN DE COMPROMISOEl proceso de Tecnología declara su empeño en el cum-

plimiento de los valores corporativos de Compromiso,

Honestidad, Lealtad, Respeto y Perseverancia en todos los

aspectos que conforman el marco de las Tecnologías de In-

formación y Comunicaciones, velando permanentemente

por los intereses de la compañía:

• Compromiso en garantizar la disponibilidad,

estabilidad, confiabilidad, y seguridad de las Tecnologías

de Información y Comunicaciones implementadas en la

organización para apoyar oportunamente la toma de

decisiones.


• Honestidad como fundamento para la gestión integral

de los procesos internos de Tecnología y su interacción con

los demás procesos del negocio.

• Lealtad, mostrando concordancia y transparencia en su

quehacer diario, para garantizar la integridad y seguridad

de la información.

• Respeto a las normas y políticas establecidas que garan-

ticen la correcta utilización de los recursos de Tecnologías de

Información y Comunicaciones para el logro de los objetivos

organizacionales.

• Perseverancia, para atender de manera adecuada las

necesidades presentes y futuras derivadas de la estrategia

del negocio, que den soporte a la productividad de los co-

laboradores en los diferentes procesos.

3. MARCO GENERALLa política de Tecnologías de Información y Comunicacio-

nes está enfocada al correcto uso y aprovechamiento de

estos recursos provistos por la organización, para el logro

de los objetivos corporativos, apoyando y potenciando el

logro de los resultados en los distintos procesos.



Cumplimos…• Con las leyes y normatividad vigente.

• Con el desarrollo de proyectos aplicando criterios de

innovación, calidad, eficiencia, escalabilidad, y de

arquitectura empresarial que atiendan las necesidades de

información y comunicaciones de la organización.

• Con la entrega oportuna de los recursos solicitados por las

distintos procesos.

• Con la entrega y acceso a la información corporativa de

forma confiable, segura y oportuna.


• Con la ejecución de procesos de control para garantizar

la disponibilidad permanente de los recursos de

las Tecnologías de Información y Comunicaciones

implementadas.

Prevenimos…• El uso inadecuado y /o deterioro de los recursos de Tecno-

logías de Información y Comunicaciones implementados.

• La vulneración de los esquemas de seguridad que afecten

la integridad, confiabilidad y disponibilidad de la infor-

mación y recursos de comunicaciones.

• El atraso tecnológico de la organización, investigando y

desarrollando proyectos tecnológicos de vanguardia apli-

cables a los procesos del negocio.

Mejoramos Continuamente…• La calidad, disponibilidad y oportunidad de la informa-

ción y recursos de comunicaciones implementados.

• El desarrollo de los distintos procesos de la organización a

través de una gestión más eficiente y oportuna.

• La relación costo/beneficio de los servicios de Tecnologías

de Información y Comunicaciones en funcionamiento,

mediante la permanente evaluación del mercado y rene-

gociación de los contratos vigentes.

• El conocimiento y desarrollo de las competencias y habili-

dades del recurso humano de Tecnología, para proponer

y ofrecer servicios y soluciones tecnológicas acorde con

los retos cambiantes del mercado.

4. MARCO ESPECÍFICOComo parte integral de esta política, se presentan a

continuación los lineamientos generales y aspectos más

relevantes que atañen al tema. Para algunos de estos

temas se han desarrollado Políticas Específicas, las cuales

son de obligatorio conocimiento y cumplimiento por parte

de los colaboradores de la empresa.

Lineamientos Generales• Responsabilidad: Es responsabilidad del proceso de

Tecnología hacer uso de la política de Tecnologías de

Información y Comunicaciones como parte de sus

herramientas de gobierno y de gestión y definir los

estándares, procedimientos y lineamientos que garanticen

su cumplimiento.

• Cumplimiento: El cumplimiento de la Política de Tecnolo-

gías de Información y Comunicaciones es obligatorio. Si los

colaboradores, consultores, o terceros que usen cualquiera

de los recursos de Tecnología de Información y Comunica-

ciones dispuestos por la organización violan estas políticas,

la Organización se reserva el derecho a tomar las medidas

correspondientes.

• Excepciones: Las excepciones a cualquier cumplimiento

de Política de Tecnologías de la Información y Comunica-

ciones deben ser aprobadas por la Dirección de Tecnología,

la cual puede requerir autorización de la Vicepresidencia

de la compañía. Todas las excepciones a la Política deben

ser formalmente documentadas y registradas por los en-

cargados.

• Administración de las políticas: La Política de Tecnolo-

gías de la Información y Comunicaciones debe ser revisada

como mínimo una vez al año por parte de la Dirección de

Tecnología y cualquier modificación o adición debe ser di-

vulgada y publicada a través de los medios dispuestos para

este fin.

Adquisición y uso de Hardware y SoftwareEsta política define las directrices que se deben tener en

cuenta para la definición y compra de Hardware y Software

con el fin de propender por un crecimiento organizado y

estructurado de la arquitectura Tecnológica de la empresa.

Se entiende como Hardware cualquier elemento activo que

forme parte de la Infraestructura de Comunicación y Sis-

temas de Información existentes, tales como Equipos de


Cómputo, Servidores, Switches, Routers, Access Point,

Firewalls, Dispositivos de Almacenamiento como SAN y

NAS, Equipos de Videoconferencia, Plantas Telefónicas, y

demás relacionados.

La política proporciona además los lineamientos a tener

en cuenta al momento de adquirir algún software de pro-

pósito específico para la compañía, garantizando siempre

que se cumpla con la normatividad legal vigente respecto

de los temas de Licenciamiento. Cuando un Software se

vuelve crítico para los Procesos de Operación del negocio y

contiene parametrizaciones y/o desarrollos a la medida, se

convierte en un Sistema de Información, el cual debe tener

tratamiento diferente.

Uso del Correo electrónicoEl Correo Electrónico es una herramienta Tecnológica pro-

porcionada por la compañía con el propósito de apoyar

el desarrollo de las actividades de los trabajadores en su

proceso de comunicación.

El uso inapropiado de este recurso Tecnológico expone a

la organización a riesgos tales como ataque de virus, com-

promiso de las redes y sistemas de información e incluso

riesgos de índole jurídico a nivel nacional o internacional

como consecuencia de una inadecuada comunicación.

Estas directrices y recomendaciones buscan garantizar

que el correo electrónico sea utilizado de forma racional,

promoviendo una comunicación más adecuada y efectiva,

proporcionando a los usuarios una guía que describa sus

responsabilidades relacionadas con la confidencialidad, pri-

vacidad y uso correcto de este servicio.

Es responsabilidad de cada usuario conocer y aplicar las

recomendaciones descritas en esta política.

Uso de InternetEl servicio de acceso o conexión a INTERNET es una serie de

recursos de hardware y software que son escasos y de alto

costo, razón por la cual el departamento de Tecnología es

el encargado de velar por su buena utilización.

El desarrollo Tecnológico cada vez más acelerado, ha in-

crementado la demanda sobre el uso de este recurso para

atender temas de interés personal, educativo, investigativo

y profesional.

Debido a esto, administrar y priorizar el uso de este recurso

debe ser una tarea constante y responsable, ya que el ca-

nal de INTERNET por donde circula la información entre las

distintas oficinas, plantas o sedes no siempre es el deseado

y por él compiten una serie de paquetes de información de

los cuales algunos son útiles para la Organización y otros

no.

El objetivo de esta política es informar a los usuarios de la

organización el respecto de las buenas prácticas y restric-

ciones en el uso de INTERNET Corporativo provisto por la

empresa, el cual debe ser racional y apuntando siempre al

“buen servicio”, dando mayores recursos a los procesos

que permiten llevar a cabo la función para la cual la em-

presa fue creada.

Por lo anterior, el acceso a INTERNET a través de las re-

des de la compañía es un privilegio para los trabajadores, y

todos los empleados deben cumplir las directrices concer-

nientes a su uso.

La violación de estas normas podría suponer acciones dis-

ciplinarias y/o legales pudiendo llegar a la finalización del

contrato. Los empleados también pueden ser personal-

mente responsables de los daños causados por cualquier

violación de esta política.


Uso del Servicio de Comunicación MóvilLa telefonía móvil se ha constituido en un instrumento va-

lioso para potenciar el desarrollo de las organizaciones, for-

taleciendo los procesos de comunicación haciéndolos más

eficaces a nivel global.

Por tratarse de una Tecnología que está inmersa en un pro-

ceso de transformación permanente y de muy corto plazo,

se convierte en un recurso de alto costo cuya adquisición

y constante actualización debe ser financiada por la orga-

nización.

Esta política tiene como objetivo establecer los lineamien-

tos para regular la asignación y uso de teléfonos celulares,

los servicios de comunicación (Voz y Datos) que pueden

ser autorizados a cada trabajador y la responsabilidad de

éste para hacer un uso racional de la telefonía Móvil y los

dispositivos asignados.

Protección de DatosTiene por objeto garantizar el derecho constitucional que

tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar

las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las

bases de datos o archivos que la Organización haya reco-

pilado. Para efectos de la presente política, la compañía se

considerará como el responsable de la información.

La organización comprometida con la correcta aplicación

y cumplimiento de las normas de Protección de Datos Per-

sonales, tendrá a su Comité Directivo como foro de discu-

sión de toda propuesta de modificación, fortalecimiento y

mejora de la política que sea llevada por los directivos de la

compañía para su análisis y aprobación.

La Política será aplicable a los datos personales registrados

en cualquier base de datos que los haga susceptibles de

tratamiento que se encuentre en poder de la organización.

Aplica a los funcionarios de todos los niveles de la organi-

zación y a todas las bases de datos que se encuentren en

poder de ésta.

Aplica para las relaciones entre la Compañía como respon-

sable y cualquiera de sus encargados.


1. Política Específica para la Adquisición y Uso de Hard-

ware y Software.

2. Política Específica sobre el Uso del Correo Electró-

nico.

3. Política Específica sobre el Uso de Internet.

4. Política Específica sobre el Uso de la Comunicación

Móvil.

5. Política Específica de Protección de Datos.

6. Aviso Autorización Datos Personales.

Concentrados para compartir en los mejores momentos62POLÍTICA LEGAL


POLÍTICA LEGAL

1. ALCANCEEl objetivo de la Política LEGAL de ITALCOL es proporcionar

lineamientos e instrucciones para que la Compañía apro-

piadamente cumpla las normas y sus obligaciones, y a su

vez proteja sus bienes y derechos.

Esta política regula las áreas relacionadas con: (I) Merca-

deo, garantías y prácticas del negocio, (II) Transparencia,

Competencia y Conflicto de intereses, (III) Contratos, (IV)

Propiedad Intelectual, (V) Sistema de Autocontrol y Gestión

del Riesgo Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo,

(VI) Gobierno Corporativo, (VII) Gestión Documental, (VIII)

Visita y correspondencia de Autoridades, (IX) Confidencia-

lidad y (X) Privacidad y protección de datos.

2. DECLARACIÓN DE COMPROMISOLa compañía declara su compromiso con los Valores Cor-

porativos así:

• Compromiso Compromiso en el cumplimiento de las

normas y obligaciones de la Compañía en su contenido y

sentido u orientación.

• Honestidad en todas y cada una de los actos, negocios

y actividades con trascendencia legal, de forma que sean

éticas, de buena fe y transparentes, sin conflictos de inte-

rés ni transgresiones morales o legales.

• Lealtad de los empleados y proveedores hacia la Com-

pañía, y en sentido inverso, en el marco de la respectiva

relación.

• Respeto por las personas, comunidades y autoridades, y

por el orden legal de cada lugar donde opera la Compañía.

• Perseverancia por los integrantes y colaboradores de

la Compañía en cumplir y seguir la Política Legal en toda

actividad y labor por ejecutar.

3. MARCO GENERALLa política Legal está orientada a que la Compañía, sus

directivos, empleados y proveedores en lo pertinente (los

“Colaboradores”) cumplan las normas y protejan los bie-

nes e intereses de la Compañía.



Cumplimos…• Con todas las normas que nos son aplicables, sean leyes,

decretos, resoluciones, o cualquier otra naturaleza.

• Con todas las obligaciones contractuales y privadas que

tiene la Compañía.

Prevenimos…• Riesgos legales que puedan derivar en perjuicios para la

Compañía o para terceros, o en procesos judiciales o in-

vestigaciones administrativas.

Mejoramos Continuamente…• En la forma como damos cumplimiento a las normas,

siendo conocedores de las mismas con mayor profun-

didad.

• En el conocimiento del sentido u orientación que las au-

toridades dan a las normas.


• La forma como contratamos y nos relacionamos legal-

mente con terceros, para aminorar los riesgos que pueda

tener la Compañía, evitando que ellos sucedan o sean

relevantes.

• En cumplir las normas y obligaciones en su contenido y

en su sentido.

4. MARCO ESPECÍFICOSe presentan a continuación los lineamientos, prohibicio-

nes y buenas prácticas que atañen al tema. Algunos temas

se han desarrollado en Políticas Específicas, de obligatorio

conocimiento y cumplimiento por los Colaboradores de la

Compañía.

Lineamientos Generales• Todo Colaborador debe conocer las normas que le sean

aplicables a sus funciones o actividades y debe tomar las

medidas adecuadas para que se cumplan efectivamente.

• Todo Colaborador debe conocer las obligaciones contrac-

tuales que tiene la Compañía y que atañen a sus funcio-

nes, para tener un adecuado desempeño.

• Toda orden e instrucción dada o recibida, debe enten-

derse como cumplible dentro del marco de la ley y las

normas.

• Todo colaborador debe conocer y cumplir en lo pertinen-

te esta política.

Prohibiciones Generales• Cualquier desviación y/o incumplimiento parcial o total,

o extemporáneo, o inapropiado, a la presente Política, po-

drá ser considerada como una falta al contrato laboral por

parte de los empleados y justa causa de terminación del

contrato; así mismo, para los contratistas, proveedores,

clientes y terceras partes que tengan relación privada con la

Compañía se considerará causal de terminación inmediata

del contrato o acuerdo o relación que exista.

1. MERCADEO, GARANTÍAS Y PRÁCTICAS DEL NEGOCIO

• Normas de Protección al Consumidor. La Compañía cum-

plirá las normas de protección al consumidor, incluyendo el

estatuto del consumidor (Ley 1480 de 2011). La Compañía

no usará información o publicidad engañosa, cumplirá los

incentivos ofrecidos y la garantía mínima legal o aquella

ofrecida.

• Normas de Metrología. La Compañía ejercerá control me-

trológico sobre los instrumentos y métodos que aseguren la

veracidad y exactitud de las unidades en producción y em-

paque, cumpliendo los parámetros de la Superintendencia

de Industria y Comercio.

• Distribución y Agencia. La Compañía deberán dar cabal

cumplimiento a los contratos firmados sobre distribución

y agencia; así mismo, lo establecido en el Código de Co-

mercio.

2. TRANSPARENCIA, COMPETENCIA y CONFLICTOS DE INTERÉS

• Transparencia: Todo Colaborador deberá obrar con toda

ética, sin ofrecer ni dar beneficios, favores, dádivas o rega-

los a empleados ý funcionarios públicos o que ejercen fun-

ciones públicas, o a partidos políticos, a fin de influenciar

una determinada decisión.

• Mercado y Competencia: La Compañía cumplirá las nor-

mas de protección de la competencia; no se abusará de

cualquier posición dominante, se integrará con previo re-

porte o autorización de la SIC, no se deberán dar tratos ni

acuerdos ni conversaciones prohibidas con otros competi-

dores, participar en algún cartel, ni fijar precios, ni repartir

mercados, ni limitar la competencia. No participaremos en

ninguna conversación anticompetitiva, y nos retiraremos

de inmediato si se abordan tales temas dejando constancia

del retiro.


• Competencia leal: La Compañía actuará en lealtad y buena

fe con sus competidores, sin desacreditar, confundir, imitar,

explotar reputación ajena, comparar indebidamente, desor-

ganizar o desviar inapropiadamente clientela de competido-

res.

• Conflicto de Interés: Todo Colaborador deberá reportar

todo conflicto de interés, y no podrá favorecer inapropia-

damente a sí mismo o a amigos o familiares mediante con-

tratos, negocios o uso de recursos o bienes de la Compañía.

3. CONTRATOS• Debemos conocer los proveedores de bienes o servicios, y

hacerles una debida diligencia para según el Manual de LAFT

(anti-lavado de activos).

• Toda compra de bienes o servicios estará regulada por tér-

minos y condiciones de una orden de compra (compras me-

nores) o de un contrato de compra de bienes o de servicios

(compras mayores), siguiendo un formato de la Compañía y

el Manual de Contratación.

• La entrega de información sensible, secreta o confiden-

cial exigirá la firma de un previo acuerdo de confidencialidad

acogiendo el formato de la Compañía.

• En negocios se revisará si la Compañía tiene un formato a

usarse, como arrendamiento de predios, de granjas, de dis-

tribución, de servicios, entre otros. Si el tipo de contrato es

recurrente, se solicitará elaboración de un formato.

• Cualquier modificación a los formatos debe ser previamen-

te autorizada por un gerente quien evaluará si lo consulta o

no con un asesor de la Compañía.

4. INTANGIBLES y PROPIEDAD INTELECTUAL

• Todas las marcas, signos distintivos, diseños, patentes y

obras que realicen los Colaboradores son de propiedad de

Italcol y se entiende remuneradas con el salario, honorarios,

comisiones o pagos realizados.

• Marcas y Signos: La Compañía mantendrá a su nombre

registros de toda marca y signo distintivo que use para sus

productos o servicios, y respetará los signos de terceros, y

otorgará por escrito las licencias respectivas cuando desee

que terceros las usen.

• Patentes: Protegeremos toda nueva invención y manten-

dremos sus registros, respetaremos las de otros, y docu-

mentaremos las licencias que obtengamos u otorguemos.

• Sitio web: La Compañía es propietaria de todos los sitios

web, software y cualquier herramienta web desarrollada a

su favor.

• Intangibles: La Compañía es propietaria de todo intangi-

ble desarrollado o adquirido, y documentaremos nuestro

know how, y lo protegeremos para explotarlo en beneficio

de la Compañía.

• Derechos de Autor: La Compañía es titular de los de-

rechos patrimoniales de las obras desarrolladas por sus

Colaboradores.

• Secretos comerciales. La Compañía implementará sis-

temas de seguridad para guardar y proteger todos sus

secretos comerciales y empresariales.

5. SISTEMA CONTRA EL LAVADO DE AC-TIVOS

• Generalidad. Según sea aplicable la Circular Básica Ju-

rídica de la Superintendencia de Sociedades (No. 100-03

de 2015 Capítulo X) o normas de la DIAN (Circular 170 de

2002), la Compañía tendrá y cumplirá un sistema para la

prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terro-

rismo (“LAFT”) a fin de evitar riesgos legales, económicos

y/o reputacional.


• Alcance del sistema LAFT. Según aplique, la Compañía

adoptará un sistema LAFT, tendrá un manual, formatos,

procedimientos, responsables, generará informes UIAF,

tendrá un oficial de cumplimiento reportado, mecanismos

de diagnóstico, identificación, medición, control, docu-

mentación, manejo, prevención y monitoreo de los riesgos

LAFT.

6. GOBIERNO CORPORATIVO

• Todas las decisiones, procedimientos, contratos y nego-

cios se realizarán respetando los diferentes estamentos,

funciones y roles, de forma objetiva y profesional. Solo los

representantes legales podrán comprometer a la compañía

dentro de sus facultades y atribuciones.

• Los administradores (representantes legales, directivos,

gerentes y directores) de la Compañía darán cabal cumpli-

miento a sus funciones y responsabilidades laborales y so-

cietarias y de toda índole, y presentarán al máximo órgano

societario su informe de gestión anual.

• Los administradores velarán por la divulgación y cum-

plimiento de las Políticas de la Compañía. También infor-

marán todo Conflicto de Interés, según la Política No. 1

(página 19).

7. GESTIÓN DOCUMENTAL

• Cada una de las Compañías contarán con los instrumen-

tos archivísticos con el fin de asegurar la organización de

sus documentos, cumpliendo las normas.

• Todas la Compañías deberán guardar de forma segura y

designar un área encargada para conservar, guardar todos

los libros sociales que se generen. Estos jamás se podrán

destruir. En caso de pérdida o robo deberá ser informado

de forma inmediata a la máxima instancia.

8. VISITA Y CORRESPONDENCIA DE AU-TORIDADES

• Correspondencia de autoridades.

-Todo documento recibido de alguna autoridad colom-

biana deberá tener fecha de recibido claro, y conservar

dicho sello. También debe ser entregado en su original

inmediatamente a su destinatario. Autoridades rele-

vantes son DIAN, INVIMA, ANLA, autoridades ambien-

tales, secretarias de salud o de impuestos, Fiscalía, ICA,

Superintendencias, entre otras.

-Se llevará en libro aparte el control de correspondencia

de este tipo de documentos.

-Preferiblemente, se escaneará y remitirá a su destina-

tario, con copia a revisor fiscal, contador y contraloría.

• Atención de Visitas de Autoridades.

-Las visitas tendrán un gerente a cargo de atender la vi-

sita, o a quien(es) éste delegue. Cuando sea relevante,

se informará a la Contraloría.

-El Colaborador que reciba a los funcionarios verificará

su identidad y documentos que lo(s) designan para la

diligencia.

-En principio se entregará solo la información y docu-

mentación expresamente requerida y que sea pertinen-

te.

-Tan pronto termine la visita o inspección o diligencia

el Colaborador encargado quedará con copia de acta

escrita donde consten los detalles de la diligencia.

9. CONFIDENCIALIDAD

-Todos los Colaboradores deberán manejar la información

que sea secreta o confidencial por su naturaleza con el

mayor cuidado y sin afectaciones para la Compañía.

-Se deberá identificar esta información como confidencial,

y tomar las medidas de resguardo y conservación apro-

piadas.


-Cualquier revelación de información a terceros deberá ser

por medio de un acuerdo de confidencialidad.

-Los Colaboradores no realizarán declaraciones, anuncios

o comunicados a medios de información. Si un medio in-

sistiera, se realizará por escrito y con previa autorización de

la Junta Directiva o Asamblea de Accionistas.

10. PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS

• La Compañía cumplirá el derecho constitucional de Ha-

beas Data, regulado por la Ley 1581 de 2012 y Decreto

1377 de 2013 y demás normas aplicables. Tendrá en cuenta

sus principios rectores:

-Recopilar.

-Utilizar.

-Almacenar.

-Eliminar.

-Procesar.

• En caso de recolectar cualquier dato personal, tomare-

mos solo los necesarios y daremos aviso de privacidad a

su titular.

• La Compañía cumplirá la Circular Externa No. 002 de

2015, el Decreto 1074 del 2015 y el Manual de Usuario del

Registro Nacional de Bases de datos RNBD, y realizará el re-

gistro de las bases de datos ante la SIC.


1. Política Específica de Contratación y Formatos de

Contratos. Política de Distribución.

2. Política Específica de Propiedad industrial.

3. Manual de SARLAFT.

4. Política Específica de Gobierno Corporativo.

5. Manual de gestión documental

6. Política específica de gestión documental

7. Política Específica de visita y correspondencia

de autoridades.

6 carta de declaraciónSeñoresJunta DirectivaITALCOL

Declaro:Que recibo, conozco y me comprometo a conducir mis actos, dando cumplimiento a las Políticas Corporativas generales contenidas en este libro.

Que divulgaré y explicaré el contenido de las Políticas Corporativas a todos los colaboradores que me reportan, para que conduzcan su comportamiento al cumplimiento de la misma.

Que en los negocios a nombre de Italcol ejecutados con terceros, cuando aplique, hago que estos conozcan y apliquen lo establecido en la Política.

Que las excepciones identificadas al cumplimiento de estas políticas, en el caso que aplique, serán reportadas apropiadamente a la Junta Directiva, con copia a la Gerencia de Gestión de Riesgo.

En , en la fecha

Nombre

Firma

“Es responsabilidad de cada uno de los colaboradores del ITALCOL la divulgación,

concomimiento, cumplimiento e información del contenido escrito en este Libro

de Valores Corporativos y Políticas Corporativas”

¡En equipo se divide el trabajo y se multiplican los resultados!

CONCENTRADOSpara compartir en los mejores momentos

Concentrados para un mundo mejor

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Concentrados para un mundo mejor - Italcolitalred.italcol.com/intranet/politicasti/Politicas/lbp.pdf · 2019-01-21 · Concentrados para compartir 5 en los mejores momentos A lo largo