21Conceptos básicos de hoja de cálculo

Conceptos básicos de hoja de cálculo

Contenido

Introducción a la hoja de cálculoHoja de cálculo Microsoft Excel

Entorno de Microsoft ExcelElementos de un archivo de Microsoft Excel

Uso del teclado

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ConCeptos básiCos de hoja de CálCulo

introduCCión a hoja de CálCulo

El uso de la computadora es hoy en día una necesi-dad cada vez más tangible en todos los ámbitos. Áreas como la medicina, industria, tecnología, investigación, administración, etcétera no podrían avanzar sin el uso de la computadora. Así como existen diferentes y tan variadas actividades donde se aplica, también existen las herramientas apropiadas para cada necesidad. El uso de las hojas de cálculo es básico en cualquier área, ya que viene a facilitar en gran medida todo proceso que requiera manejar información principalmente numérica, pero sobre todo de una manera sencilla.

Hoja de CálCulo

También conocida como hoja electrónica. Tiene un parecido similar a las hojas tabulares utilizadas en el área de contabilidad, debido a que están constituidas por columnas y renglones formando una hoja cuadriculada.

En comparación con las hojas tabulares una hoja de cálculo tiene la ventaja de almacenar la información y realizar cálculos de forma automática y rápida.

La principal ventaja de una hoja de cálculo es que una vez establecidas las fórmulas, al cambiar los datos de entrada podremos ver inmediatamente las consecuencias del cambio en los resultados. De esta forma podremos analizar inversiones, esquemas de tiempo, organizaciones de producción y en base a esto tomar las decisiones co-rrespondientes.

Los programas dedicados a las hojas de cálculo han evolucionando, algunos que se clasifican como hojas de cálculo son Lotus 123, Quattro Pro y Microsoft Excel.

FunCiones de una Hoja de CálCulo.1) Procesar grandes cantidades de información, principalmente de tipo numérica.

Con la limitante de la memoria RAM de su computadora.

2) Agilizar el cálculo de resultados mediante la aplicación de fórmulas mate-máticas definidas por el usuario (fórmulas).

3) Automatizar procesos de cálculo mediante la aplicación de operaciones ma-temáticas automáticas (funciones).

4) Representar por medio de una gran variedad de gráficos, datos numéricos.

5) Uso de libros de trabajo por medio de procesos automáticos para calcular: Totales, proyecciones de presupuestos, cálculo de ganancias, manejo de

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datos estadísticos, y proyección en el tiempo, etc.

elementos de una Hoja de CálCulo

Dependiendo del tipo, podrá contener algunas otros elementos, pero en términos generales una hoja de cálculo contiene al menos los siguientes elementos:

1) Columnas: Espacios distribuidos en forma vertical en el área de trabajo de la hoja de cálculo.

2) Filas: Espacios distribuidos en forma horizontal en el área de trabajo de la hoja de cálculo.

3) Celdas: Intersección entre una fila y una columna formando un rectángulo.

4) Rangos: Grupo de celdas contiguas o aisladas de celdas.

áreas donde se pueden utilizar las Hojas de CálCulo

Algunas de las áreas en las cuales encontramos la utilidad de una hoja de cálculo son las siguientes:

áreas de uso General

Trabajos escolares.

Educación.

Hogar.

áreas de oFiCina

Ventas.

Administración.

Contabilidad.

Estadísticas.

Finanzas.

Economía.

Ingeniería.

hoja de CálCulo MiCrosoft exCel

Sin lugar a dudas el programa Microsoft Excel es otra herramienta de la familia Microsoft, que en sus diferentes versiones ha innovado cada vez más sus ya podero-sas opciones. Ofreciéndonos en la actualidad un conjunto de soluciones en cuanto al manejo de hojas de cálculo.

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requeriMientos de hardware y software

Hardware.

Si desea instalar el programa Microsoft Excel en su computadora debe conocer los requerimientos mínimos que necesita para una correcta ejecución de la aplicación:

Procesador de 500 MHz o superior.

Memoria: 256 MB de RAM o superior.

2 GB de espacio libre en disco duro.

Unidad de lectura CD o DVD.

Pantalla: Monitor con resolución de 1024 x 576 o superior

Video: Tarjeta gráfica con 64 MB de memoria o superior (aceleración de hard-ware gráfico requiere DirectX 9.0c)

Teclado y mouse.

soFtware.

Sistema Operativo: Windows XP con Service Pack 3, Windows Vista con SP1, Windows 2003 R2, Windows Server 2008 con SP2 y Windows 7.

iniCiar una sesión en MiCrosoft exCel

Al trabajar dentro del Sistema Operativo Windows puede ejecutarse de diferentes maneras, sin embargo es muy importante dejar muy claras aquellas más usuales.

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Formas de aCCesar a miCrosoFt exCel

Como toda aplicación que se puede correr en Windows, Microsoft Excel puede ser ejecutado de diferentes formas:

por medio del menú iniCio

1) Seleccione [Menú Inicio | Comando Todos los programas | Opción Microsoft Office | Opción Microsoft Excel]

usando el Cuadro de búsqueda del menú iniCio.

1) Seleccione el menú Inicio

2) Escriba en el cuadro de búsqueda la palabra Excel

3) De clic en el elemento correspodiente a Microsoft Excel.

Cuadro de búsqueda

Puede dar doble cilc en cualquier archivo de Micro-soft Excel, esto también abre la aplicación además del archivo.

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entorno de MiCrosoft exCel

Cuando se termina de cargar el programa, aparecerá la pantalla principal de la aplicación. La disposición de la ventana es muy similar a las ventanas de otras aplicaciones de Office:

1) Barra de Título. Muestra el nombre de la aplicación, además de los botones Minimizar, Maximizar, Restaurar y Cerrar.

2) Botón del Menú Control. Se ubica en el extremo izquierdo de la barra de título. Permite abrir el menú control, el cual proporciona comandos para mover, ampliar, minimizar y cerrar la ventana de aplicación.

3) Botón Minimizar. Reduce la ventana principal a un botón de la Barra de Tareas; para restaurar la ventana a su tamaño original, haga clic en el mismo botón de la barra de Tareas de Windows.

4) Botón Maximizar-Restaurar. Aumenta el tamaño de la ventana hasta cubrir todo el escritorio de Windows. Cuando la ventana no está maximizada, este botón se convierte en el botón Restaurar, que permite que la ventana retome su tamaño anterior.

5) Botón Cerrar. Su función es cerrar la ventana la de aplicación.

6) Barra de Acceso Rápido: contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar, Deshacer o Rehacer. Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quiera. Para ello haga clic en la flecha desple-gable de la derecha y seleccione Personalizar Barra de herramientas de acceso rápido.

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7) Cinta de Opciones: Contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas o fichas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerá porque tienen un color atenuado.Las pestañas que forman la cinta pueden ir cambiando según el momento en que se encuentre cuando trabaje con Excel. El programa esta diseñado para mostrar solamente las opciones que le serán útiles en cada pantalla.

8) Barra de Fórmulas. Se ubica bajo la cinta de opciones y presenta importante información en cuanto a lo que se está escribiendo en las celdas, el nombre de la celda, la introducción y cancelación de fórmulas.

9) Barra de Estado. Se ubica normalmente en la parte inferior de la ventana y presenta información de la activación de algunas opciones como: Activación del bloque de mayúsculas, activación del bloque de números, resultados de fórmulas y funciones, etc,

10) Barras de desplazamiento. Existen dos barras de desplazamiento: horizontal y vertical, permiten desplazar la visualización de la hoja de izquierda a derecha y de arriba a abajo.

11) Columnas. Se presentan en forma vertical y se identifican por tener letras como nombre de encabezado, inician en la letra A y terminan en la XFD su-mando un total de 16384.

12) Filas. Se presentan en forma horizontal y se identifican por números como nombre de encabezado y van de la fila 1 hasta la fila 1048576.

13) Celdas. Existen dos tipos de celdas: la normal que es la intersección de una fila y una columna y la celda activa que es la celda en la cual se desea introducir información, y se distingue por tener un borde mas obscuro.

14) Panel de Tareas. Aunque lo puede mover a cualquier parte, siempre le apa-recerá en el lado derecho de su pantalla. Ahí se encuentran algunas tareas necesarias al estar trabajando en una hoja de cálculo. Este panel aparece solamente con algunas opciones, por ejemplo: Insertar imagen prediseñada, Sinónimos, etc.

15) Etiquetas de las hojas. Es el nombre que distingue a las hojas, se encuentran en la parte inferior de la ventana en la Barra de navegación entre hojas de cálculo. Para moverse de una hoja a otra solamente de clic en la hoja deseada (Ctrl + AvPág. / Ctrl + RePág.).

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eleMentos de un arChivo de MiCrosoft exCel

Un archivo de Microsoft Excel esta formado por los siguientes elementos:

Libro de Trabajo.

Hoja de Cálculo.

Hoja de Gráfico.

Módulo.

libro de trabajo

Un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede tener varias hojas para organizar diferentes tipos de información.

Hoja de CálCulo

Igual que un libro de cuentas tradicional, una hoja de cálculo se divide en una cua-drícula de columnas y filas las cuales a su vez forman las celdas.

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Hoja de GráFiCo

Área que puede almacenar datos representados por medio de un gráfico creado en la hoja de cálculo.

módulo

Serie de instrucciones en un lenguaje de programación especifico que interpreta la hoja de cálculo para automatizar procesos repetitivos.

uso del teClado.El teclado es el dispositivo periférico principal de cualquier computadora, su función

radica en ser el medio de comunicación entre ésta y el usuario. El teclado siempre ha sido considerado como parte fija de la computadora, aunque se mantiene unido a través de un cable.

La mayoría de los teclados disponen de indicadores LED (focos) que anuncian el estado de las teclas Núm Lock, Caps Lock y Scroll Lock.

Una de las formas más comúnes para redactar texto es por medio del teclado. El teclado al igual que el ratón forman una de las partes más importantes de la computa-dora ya que son dispositivos periféricos de entrada de mayor auge ya sea por la forma sencilla de aprender a usarlos o por la utilidad que representan.

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El teclado está dividido en 8 secciones, que es importante conocer para su uso adecuado:

Teclado Alfanúmerico. Tiene la apariencia de un teclado de máquina de escribir. Se compone de letras, números y símbolos especiales.

Teclado Numérico. Tiene la apariencia del teclado de una sumadora o calculadora. Se compone de números y los operadores aritméticos básicos como la suma, resta, multiplicación y división.

Teclas de Función. Teclas que tienen ro-tulado los caracteres F1 hasta F12 según el tipo de teclado. Estas teclas realizan funciones especiales dependiendo de el tipo de programa que se esté utilizando en ese momento.

Teclas de Control. Teclas que nos permi-ten realizar funciones específicas y esta función no depende del programa que se esté utilizando en el momento. En otras palabras la función de las teclas de control siempre son las mismas.

Teclas de edición. Teclas que nos per-miten editar información. La edición de información es el proceso de insertar o eliminar datos.

Teclas de movimiento del cursor. Son 4 teclas que están representadas con flechas hacia arriba, hacia abajo, a la derecha o a la izquierda y permiten el desplazamiento del cursor a lo largo y ancho de la pantalla del monitor.

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Tecla Escape. Tecla que nos permite can-celar una instrucción o un comando dado a la computadora.

Indicadores de estado. Indicadores de Estado: Son tres luces ubicadas gene-ralmente en la parte superior derecha del teclado que nos indican si se encuentran activos el Bloque de Mayúsculas del te-clado alfanumérico, el bloque del teclado numérico o el bloque de desplazamiento

práCtiCa

El siguiente ejercicio le permitirá confirmar cuales son los elementos de la pantalla de Excel. Escriba el nombre de cada uno de elementos de la pantalla de Excel que se presentan a continuación:

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1) _________________________________________________________

2) _________________________________________________________

3) _________________________________________________________

4) _________________________________________________________

5) _________________________________________________________

6) _________________________________________________________

7) _________________________________________________________

ResumenAcaba de terminar el primer capítulo de este libro, el cual lo llevó a conocer los

conceptos básicos de una hoja de cálculo, estos primeros conceptos son necesarios e importantes para el correcto manejo de una hoja de cálculo como lo es Microsoft Excel, ahora ya está listo para empezar a aplicar las primeras herramientas de esta poderosa Hoja de Cálculo.

En este capítulo usted aprendió:

1) Los conceptos básicos en el manejo de una hoja de cálculo.

2) Identificó las partes que componen el entorno de Microsoft Excel.

3) Los requisitos de Hardware y Software necesarios para la instalación de Microsoft Excel.

4) Identificó los elementos que componen un archivo de trabajo de Microsoft Excel (Libro, Hoja de cálculo, Hoja de gráfico y Módulo)

5) Identificar claramente los elementos de una hoja de cálculo, como son: las filas, columnas, celdas y rangos.

Mida sus ConoCiMientos

1) Mencione 3 áreas donde se puede utilizar el programa de Microsoft Excel:

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2) Una hoja de cálculo también se le puede conocer como:

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