CONFERENCIA

La importancia de

profesionalizar la empresa

familiar

Relator:Raúl Muñoz R.Consultora HyRE-mail: rmunoz@grupo-hyr.cl

El 90% de las empresas Chilenas son Familiares, y sólo el 13% de ellas llega a la tercera generación.

A raíz que solamente el 10% cuenta con 10% cuenta con PROTOCOLOS FAMILIARES escritos de manejo del negocio, que incluyen los planes de sucesión.

Fuente: AEF

¿ Cómo evoluciona una empresa?

Evolución elegida

Evolución natural

¿puede la empresa vivir sin mi?

¿ Cómo selecciono a la gente, le doy tareas y evalúo su desempeño?

¿por qué la gente que contrato me parece bien al principio pero me termina decepcionado?

¿Sera mejor mantener la empresa chica y bajo mi control como antes?

•Riesgo de quiebra.•Necesidad de repensar el negocio.•Buscar ayuda, capacitarse para el cambio. •Fortalecer un nuevo tipo de liderazgo; aprender a delegar.

Etapa 1 nace el emprendimiento

Eje en la CREATIVIDAD

Creación del NEGOCIO (producto y mercado)

�La empresa es la familia y la familia la empresa.

� La comunicación entre los empleados es frecuente e informal.� La comunicación entre los empleados es frecuente e informal.

�Las largas jornadas de trabajo son retribuidas con salarios modestos y lapromesa de beneficios futuros.

�Los fundadores de la compañía, enfocan todo su esfuerzo en el procesoprincipal, en desmedro del secundario (administrativo)

Etapa 2 Crecimiento

Eje en la CONSOLIDACIÓN (formalización)

Periodo de Crecimiento sostenido

�Se incorpora nuevo personal, generalmente por vínculos personales con eldueños.�Los dueños asumen la mayoría de la responsabilidad tanto gerencial como�Los dueños asumen la mayoría de la responsabilidad tanto gerencial comodirectiva; los mandos medios son tratados más como especialistas funcionalesque como gerentes autónomos en la toma de decisiones.

� Se introduce una estructura organizacional funcional para separar lasprincipales áreas del negocio.

�Se introducen sistemas de contabilidad para el control de inventario y lascompras / ventas.

�Se adoptan presupuestos y entrega de bonos al personal.

�La comunicación sigue siendo informal y personal.

Etapa 3 Transición

Eje en CAMBIO

Cuestionamiento sobre la empresa

•Primera sensación de pérdida de dominio del rumbo: “esto necesita unorden”; “no puedo seguir ocupando de todo”; “el negocio se me esta yendo delas manos”.las manos”.•Aparecen problemas financieros relevantes.•Hay zonas grises entre las responsabilidades del personal.•El dueño/los dueños actúan sin un plan formal. Van tras el día a día.�Dificultan para definir algunos lineamientos del negocio. Se cuestiona crecer.�Aparece la desmotivación y desgano en los empleados y también en losdueños.�Aumenta la rotación y se pierde el “know how”, dado que los procesos ytareas están centradas en las personas.�Aparecen quejas de clientes. Se pierde estándares de calidad en productosy/o servicios.�Las decisiones parecen ser impulsivas, con marchas y contramarchas.

Etapa 4 Profesionalización

Eje en la SISTEMATIZACIÓN

Reorganización de la empresa•Definición de responsabilidades, funciones y tareas de los accionistas, de lafamilia y de los empleados.•Progresiva delegación de las funciones de gestión en cuadros gerencialescontratados.contratados.•Definición de una estructura clara de puestos y remuneraciones.•Definición de políticas y normas para cada uno de los procesos de lacompañía.•Foco en la gestión de las personas; definir criterios y practicas sistemáticaspara la selección, capacitación, promoción, desvinculación de quienes trabajanen la empresa .•Definir indicadores de gestión que permitan monitorear lo que se hace ytomar y tomar decisiones de mejora.•Promover la rendición de cuentas de lo que se hace y como se hace ante losdemás.•Introducir practicas sistemáticas de comunicación y evaluación dedesempeño.

MODELO EVOLUTIVO EN LA EMPRESA FAMILIAR

EmpresaEmpresa

PropiedadPropiedad

TEORIA DE CÓMO SE PRODUCE LA EVOLUCION EN UNA EMPRESA FAMILIAR

COMPLEJIDAD DE LA FAMILIA

RIESGO ESTRUCTURAL

DESARROLLO DE LA ESTRUCTURA

COMPLEJIDAD DE LA EMPRESA

+ - =

Incorporar Diferenciación Desarrollar Incorporar habilidades

comunicativas

Diferenciación ámbito de decisiones

Institucionalizar las relaciones

Preparar la continuidad

Desarrollar practicas de

gestión

•Revisar las funciones de los órganos de gobierno (Directorio, comité de dirección, consejo de familia.

•Empresa, familia, propiedad.

•Legitimar las formas de relación de los familiares en la empresa.

•Plantear estrategias de comunicación sistemática y que superen el cara a cara.

•Incorporar procesos de comunicación horizontal y vertical.

•Profesionalización de las practicas de gestión.

•Estructuración de la información.

•Fortalecer capacidad emprendedora.

Modelo: ESADE

¿Cómo enfrento una situación critica?

MAGICO/FATALISTA

MADUREZ CRITICA

POSTURA INGENUA

•La realidad pasa por fuera . Nada puede hacerse

�Las limitaciones existen pero mi acción es posible.

�Las limitaciones de la realidad no existen .Nada puede hacerse

•Los problemas sólo pueden solucionarse si alguien (no yo) hace lo que debe hacer o hay nuevos recursos.

posible.

�Los únicos recursos reales son los que tengo o pueda tener (no los que quisiera tener).

�La única manera de modificar la realidad es aceptarla como es y actuar sobre ella.

realidad no existen .

�Todo es posible basta quererlo.

¿Cómo encarar la profesionalización de la EF?

Mejorar la

Incorporar herramientas

de gestión profesionales.

Aprender de los otros, integrar redes.

Mejorar la propia

gestión.

EL CAMBIO EMPIEZA POR UNO MISMO�Es necesario revisar nuestro desempeño como numero uno del negocio.�Hay que abrirse a los demás, aprender de los demas, ayudar a los demas y generar red de contactos.

¿De donde

¿Dónde estoy

¿Dónde quiero ir?

REVISIÓN DEL PROPIO PROYECTO

Comenzando por uno…

donde vengo?

estoy hoy?

quiero ir?

REVISION DEL NEGOCIORevisión de los compromisos de la familia con el negocio para encarar la profesionalización.

¿De qué se trata entonces la profesionalización?

• Pasar a tomar el control sobre la evolución de nuestra empresa “ELEGIR EL CAMINO”ELECCIÓN

• Imaginar un futuro posible y trabajar para hacerlo realidad con gente comprometida en ese futuro.

IMAGINACIÓN Y PASIÓN

• Abrirse a aprender de los otros y analizar lo que hacemos y cómo lo hacemos.

HUMILDAD Y CURIOSIDAD

¿Cuáles son nuestros focos de atención a la hora de profesionalizarnos?

NEGOCIO

• Procesos y mecanismos de toma de decisiones.

LAS PERSONASLAS PERSONAS

• RRHH, diferenciar las responsabilidades estratégicas, tácticas y operativas, proceso de aprendizaje.

LA COMUNIDAD

• Económica financiera, social, medio ambiental.

¿POR DONDE

EMPIEZO?

Revisemos un poco el proceso en el contexto de una EF

Gerente DueñoGerente Dueño

Revisando el proceso…

3

Familia

21

57

6

PROFESIONALIZACIÓN

1. Establecer las reglas del juego de la familia en la empresa.

2. Asumir que ser empresario es una elección, y familia no. Poder revisar la elección de formar parte de la empresa.

3. Desde la empresa pensar en los 2

Empresa

1

Propiedad

7

4

3. Desde la empresa pensar en los requerimientos del negocio para no “tensarlos”, en función o las necesidades de la familia.

1. PROTOCOLO FAMILIAR. 2. GOBIERNO CORPORATIVO.

PARENTESIS ( ) para aclarar conceptosGOBIERNO CORPORATIVO

Telecomunicaciones

Energía

Petrolera

Multinacional de ssfinancieros

Los órganos y las estructuras de gobierno pueden también denominarse gobiernocorporativo, management de gobierno o simplemente gobierno; se trata de las personascon responsabilidad en supervisar la dirección de la empresa y definir el rumboestratégico y operativo de la misma. Se identifican dos dimensiones diferentes dentrode la estructura.

• El gobierno (governance)• La dirección (management)

PARENTESIS ( ) para aclarar conceptos

GOBIERNO CORPORATIVO

• La dirección (management)

El equipo directivo responsable está subordinado al gobierno a través de las estructurasde gobierno de la empresa. Pueden plantearse diversas formalidades de órganos degobierno dependiendo del tipo de empresa, la cantidad de familiares involucrados, laantigüedad de la empresa, su posición en el ciclo evolutivo y, especialmente, de lacantidadde generaciones que ya han transitado en el control y la gestión de la empresa.Pueden identificarse como órganos de gobierno las siguientes figuras:• Consejo de familia• Consejo de gestión• Asamblea familiar• Comisiones específicas temáticas• Directorio y alta gerencia

Protocolo familiar es un acuerdo de voluntades consensuado y unánime, desarrollado

entre los miembros de una familia y la empresa familiar, que hace posible la aparición

de un código de conducta que regula las relaciones entre ellos. El protocolo constituye

la praxis jurídica que puede prevenir, o al menos administrar, toda la problemática que

plantea la titularidad, sucesión y gobierno de la empresa familiar. No existen códigos o

PARENTESIS ( ) para aclarar conceptos

PROTOCOLO FAMILIAR

plantea la titularidad, sucesión y gobierno de la empresa familiar. No existen códigos o

reglamentos jurídicos de protocolo familiar ya que es un proceso voluntario y de iniciativa

propia de cada empresa. Sin embargo, hay recomendaciones y experiencias de Estados

Unidos y Europa, especialmente España, acerca de cómo estructurar un protocolo

familiar para que se profesionalice y preserve la supervivencia de una empresa familiar.

Nos vamos a detener sobre tres de estos factores relativos a las personas

�La relevancia del gobierno corporativo como garante del rumbo definido.

�La necesidad de organizar de manera optima las personas y su trabajo en pos de ese rumbo.

�La función gerencial como motor de la organización. �La función gerencial como motor de la organización.

En primer lugar: Que involucra definir el mecanismo de gobierno corporativo de

la EF

Explicitar los principios y normas que regulan el diseño, integración y funcionamiento de los ORGANOS DE GOBIERNO DE LA EMPRESA los accionistas, el Directorio, el Consejo de familiar y la Alta Administración.

Proveer los incentivos para proteger los intereses de la empresa y los accionistas, monitorear la creación de valor, y velar por el uso eficiente de los recursos.

Se basa en la apertura de la información, la profesionalización de sus prácticas y la transparencia de su manejo.

Entre sus principales funciones, se encuentra asegurar la guía estratégica de la empresa , el monitoreo efectivo del equipo de dirección por el consejo de administración y la definición de las responsabilidades del Consejo de Administración con sus accionistas.

La profesionalización en este punto requiere..

Conformar un Directorio definiendo un mecanismo de funcionamiento y la relación con los accionistas y la Alta Dirección.

Que los dueños y accionistas asuman su responsabilidad como tal desprendiéndola de la gestión de la empresa.

Darse la posibilidad cada uno de los dueños y accionistas de decidir su participación o Darse la posibilidad cada uno de los dueños y accionistas de decidir su participación o no en la empresa a futuro.

Diferenciar claramente el rol de accionista y director a nivel de responsabilidad y mecanismos de retribución por cada función.

Segundo lugar: ¿Qué involucra organizar el trabajo de las personas?

Por lo tanto se requiere……

�Definir la estructura requerida, teniendo en cuenta la estrategia planteada a corto, mediano y largo plazo.

�Revisar con que personas contamos, que podrían hacer mejor ahora (desempeño) y si pueden crecer a futuro (potencial de desarrollo) previendo cuadros de reemplazo.

�Revisar y definir una política clara de remuneraciones y beneficios.

�Acordar criterios de gestión de las personas con todos aquellos que tienen posiciones de mando.

�Establecer mecanismos de comunicación de los cambios y del rumbo definido, teniendo en cuenta la comunicación a todos los niveles de la organización.

La función gerencial como motor de la organización.

�TOMAR DECISIONES.�HACER QUE OTROS HAGAN�Conducir equipos de trabajo.�Asegurar el logro de los objetivos.�Hacerse cargo del ciclo de vida de las personas en la organización. (selección, inducción.. Hasta la desvinculación.�Sepan, pueda y quiera (personas competentes)

��La gestión La gestión implica salir del implica salir del día a díadía a día

Dos puntos Dos puntos críticoscríticos��Cómo lidera su Cómo lidera su equipo de equipo de trabajo.trabajo.

��La delegación La delegación de las tareasde las tareas

El desafío de pasar a ser dueño-gerente: La Delegación.

Es un proceso que consiste en asignar nuevas tareas y transferir responsabilidad y autoridad a alguien para la

consecución de objetivos. BENEFICIOS

�Contar con más tiempo a partir de una adecuada distribución del flujo

OBSTACULOS

�La falta de confianza en que su gente

�Dificultad en renunciar al control.

¿Qué delegar?

¿A quien?

¿Cuándo y donde?

¿Cómo?

distribución del flujo de tareas.

�Trabajar en el desarrollo de su gente potenciando las capacidades de cada miembro del equipo.

�Las tareas se cumplen y aumenta n los niveles de productividad.

que su gente pueda hacer un buen trabajo.

�La falta de conocimiento de su gente.

�No saber cómo.

al control.

�No entender a la delegación como parte de una autentica conducción.

EQUIPO GERENCIAL

Para ir cerrando la conferencia..

Capacitándonos

Buscar apoyo técnico y financiero

Por ejemplo organismos estatales, bancos, asociaciones gremiales.

¿Cómo empezar a trabajar en estos desafíos?

Tomándonos tiempo para pensar, conversar y anotar ideas

Por Ejemplo, reuniones semanales de dos horas entre los dueños para hablar de este tema y dejar de lado el día a día, recabar información de cómo nos ven nuestros proveedores , clientes, empleados, analizar como esta trabajando la competencia,

formalizar los acuerdos a nivel familia/dueños a partir del dialogo y explicitaciones de las mutuas expectativas

Capacitándonos

Por ejemplo, asistiendo a actividades que nos brinden herramientas, intercambio de experiencias con otros o analizando nuestro propio negocio desde nuevos enfoques.

MUCHAS GRACIAS, POR SU ATENCIÓN.