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CONSTRUYENDO LA EMPRESA INTELIGENTE Gestión del Conocimiento: Un imperativo más para la Gestión Documental
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CONSTRUYENDO
LA EMPRESA INTELIGENTE
Gestión del Conocimiento:
Un imperativo más para la Gestión Documental
Ing. Antonio Garin Rodríguez RODELU Consultores Tecnológicos
“No es posible forjar el mañana si uno no se
despoja del ayer ”. Peter Drucker
… Es la Revolución del Conocimiento
La revolución del Hombre Total.
Reducción de la parte Física en el Trabajo.
Lanzamiento del Pensamiento y el Arte Humano.
Información, la Tecnología y el Capital Humano pilares del
Proceso Productivo.
El Cliente de este Milenio quiere un Nuevo Valor.
Generación Sándwich.
Cual es el prototipo de la Nueva Organización en la era
del Conocimiento ????
LA EMPRESA INTELIGENTE
¿ Qué es una EMPRESA INTELIGENTE ?
Adaptable a entornos en permanente estado
de desequilibrio.
Valorización de recursos de mayor capacidad
competitiva: CONOCIMIENTO y CAPITAL
HUMANO.
Capacidad de Aprendizaje e Innovadora con
Recursos Propios.
Se basa y recompensa, las habilidades,
actitudes, conocimiento y comprensión que
contribuyen a añadir valor a la empresa.
Como se Inicia el Proceso de Transformación
hacia la EMPRESA INTELIGENTE
Compromiso empresarial para desarrollar, facilitar y
emplear las capacidades humanas esenciales.
Formación y educación para ampliar las capacidades
humanas y entender las necesidades de los demás y
trabajar en red con ellos.
Formar un todo con todos los recursos para que se
conviertan en habilidades útiles para la empresa y para su
competitividad.
Desarrollar principios nuevos y análisis en profundidad
para poder poner en práctica todo lo anterior de forma
más productiva y humana.
“EMPRESA INTELIGENTE es aquélla que aprende en forma
continua, tanto ella, como sus miembros.”. Peter Senge
Disciplinas de la Organización de Aprendizaje
(La Quinta Disciplina – Peter Senge)
Pensamiento Sistémico.
Dominio Personal.
Modelos Mentales.
Construcción de una Visión
Compartida.
Aprendizaje en Equipo.
Aprendizaje
Trabajo en Equipo
Aspiraciones
Reflexión y conversación
Comprensión de la
complejidad Dominio Personal
Visión Compartida
Modelos mentales
Pensamiento
Sistémico
Barreras para el Aprendizaje
1. “Yo soy mi puesto”.
2. El “enemigo externo”.
3. La ilusión de hacerse cargo.
4. La fijación en los hechos.
5. La parábola de la rana hervida.
6. La ilusión de que “se aprende con la experiencia”.
7. El mito del equipo administrativo.
Las leyes de la Quinta Disciplina
1. Los problemas de hoy derivan de las “soluciones” de ayer.
2. Cuanto más se presiona, más presiona el sistema.
3. La conducta mejora antes de empeorar.
4. El camino fácil lleva al mismo lugar.
5. La cura puede ser peor que la enfermedad.
6. Lo más rápido es lo más lento.
7. La causa y el efecto no están próximos en el tiempo y el
espacio.
8. Los cambios pequeños pueden producir resultados
grandes, pero las zonas de mayor apalancamiento a
menudo son las menos obvias.
9. Se pueden alcanzar dos metas aparentemente
contradictorias.
10. Dividir un elefante por la mitad no genera dos elefantes.
11. No hay culpa.
Una EMPRESA INTELIGENTE, trabaja como un todo, tiene,
Fuerza para cambiar la esencia de su Carácter; Valores,
Hábitos, Políticas, Programas, Sistemas y Estructuras que
apoyan y aceleran el aprendizaje organizacional.
Reutiliza el conocimiento y la experticia de otros
integrantes de la empresa.
Crea a partir de la información existente, en lugar de la
creación desde cero.
Toma de decisiones más informadas, y por lo tanto con
mayor posibilidad de éxito.
Intercambia constantemente información entre los
miembros de la empresa.
Ventajas de la EMPRESA INTELIGENTE
El Conocimiento es un aspecto del
coeficiente intelectual, es una
síntesis de informaciones.
La Inteligencia es lo que hace falta
para generar conocimiento, encierra
capacidades inherentes de aprender,
transferir conocimientos razonar,
encontrar nuevas formas de análisis,
generar vías alternativas y tomar
decisiones sabias.
El CONOCIMIENTO, es un factor de vital
importancia de la EMPRESA INTELIGENTE
• Conocimiento Explícito: Transferido de
un individuo a otro usando algún tipo de
sistema de comunicación formal.
• Conocimiento Tácito: Conocimiento poco
codificado y profundamente arraigado en
la experiencia y en los modelos mentales.
• Espiral de Creación del Conocimiento:
El conocimiento tácito y explícito
interactúan, este proceso dinámico de
creación de conocimiento hace posible que
este se desarrolle a través de un ciclo
continuo y acumulativo de generación,
codificación y transferencia
El CONOCIMIENTO un activo intangible
Gestión del conocimiento es todo el
conjunto de actividades realizadas
con el fin de utilizar, compartir y
desarrollar los conocimientos de
una organización y de los
individuos que en ella trabajan,
encaminándolos a la mejor
consecución de sus objetivos.
Gestión del Conocimiento
La gestión del conocimiento, permite realizar más
eficazmente el trabajo encomendado a la organización.
Mediante la gestión del conocimiento las organizaciones
favorecen que el individuo se desarrolle en su trabajo
aportando ideas, al mismo tiempo que evita la “fuga de
conocimiento” cuando las personas abandonan la
organización.
La gestión de la información es imprescindible, pero sólo se
convierte en conocimiento cuando los individuos la aplican
para la resolución de un problema.
¿Porqué?
Gestión del Conocimiento
Gestión de la Información: Implantar sistemas que permitan
que la información que tiene la organización y los individuos
que la componen puedan ser compartida por todos.
Gestión de Recursos Humanos: Para que las ideas fluyan y
los individuos se sientan motivados a aportar sus
conocimientos a la organización hay que establecer unas
políticas de desarrollo de recursos humanos, que permitan
que esto sea posible.
Medición de los Activos Intangibles: Las organizaciones
tratan de medirlos para demostrar su potencial y su capacidad
de enfrentar el futuro con éxito; así como para demostrar su
crecimiento a lo largo del tiempo.
Gestión del Conocimiento
Desarrollo de Iniciativas Prácticas
Gestión de la Información: Conjunto de actividades de
control, almacenaje, y recuperación de la información
producida en la organización.
Gestión Documental: Conjunto de normas técnicas y buenas
prácticas para administrar el flujo de documentos de una
organización.
Interna: Documentación generada o recibida por la
organización.
Externa: Documentación a consultar de fuentes externa a la
organización.
Pública: Documentación que la organización produce de cara
al público.
Gestión de la Información
Gestión Documental
Para implantar un Sistema de Gestión del Conocimiento
previamente se debe implantar un Sistema de Gestión de
Información y por ende un Sistema de Gestión Documental. .
Gestión del Conocimiento
Gestión de la Información / Gestión Documental
En estos tiempos de cambios tan vertiginosos impulsados
por la innovación tecnológica, es muy arriesgado formular
opciones de futuro.
La tendencia marcada por las teorías de la "gestión del
conocimiento" es imparable.
La sociedad de la información requiere de organizaciones,
tanto públicas como privadas, que se adapten a los nuevos
baremos y que sean capaces de aprovechar, en su propio
beneficio, las tecnologías de la información.
El FUTURO…
Objetivos de la Gestión Documental
El diseño normalizado de los documentos.
Controlar el uso y la circulación de los documentos.
Evitar la creación de documentos innecesarios.
Simplificar los procedimientos.
La conservación de los documentos a bajo.
Organizar los documentos para su adecuada explotación al
servicio de la gestión y la toma de decisiones.
Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en
situaciones de crisis o emergencia.
Permitir la recuperación de información de una forma
mucho más rápida, efectiva y exacta.
Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la
organización.
Implantación Gestión Documental
Metodología
1. Análisis de Necesidades y Definición.
Análisis y diagnóstico de la situación actual, incluyendo el estudio
de los documentos utilizados en la organización, sus flujos
documentales, y los requerimientos de mejoras.
Elaboración de un Plan de acción que contemple una estrategia
de Gestión Documental definiendo la siguiente información:
o Situación actual de los documentos. (Físicos y Digitales)
o Periodo de vigencia (para la custodia del documento)
o Nivel de consulta. Criterios de consulta del documento.
o Seguridad de la Información – Back-up de la Información -
.Firma Digital.
o Como aprobar, y distribuir los documentos y sus flujos
documentales. (Workflow).
2. Diseño.
Se diseño el nuevo modelo de Gestión Documental.
o Tipos y características de los documentos que intervienen en
el sistema.
o Campos que incluye cada documento e información
correspondiente a cada uno de ellos relativos a la indexación
o Métodos de indexación a utilizar - OCR – Código de Barras.
o Criterios de indexación: información necesaria en función del
método para la identificación de contenidos: definición de
zonas, formularios, etc.
o Entregables relativos a las consultas y gestión de contenidos
o Perfiles de Seguridad –Visualización.
o Niveles de Auditoría.
o Requrimiento de Hardware.
Implantación Gestión Documental
Metodología
3. Gestión de procesos
Métricas para evaluación de la eficiencia
Responsables y posibles funciones a realizar
Criterios de enrutamiento
Requerimientos integración con sistemas que afecten al proyecto.
4. Implantación.
Implantación del procesos de Gestión Documental.
Implantación soporte técnico. Incidencias Software y Hardware.
5. Seguimiento y Control.
Seguimiento y control de los procesos de Gestión Documental y
del grado de Calidad.
Implantación Gestión Documental
Metodología
