ÇEVRE, SAĞLIK & GÜVENLİK BİLGİ NOTU

COVID-19 VE SONRASINDA UZAKTAN DENETİM

Kısa ve uzun dönem yansımaları

Roy Litzenberg, CPEA ve Carrie F. Ramirez, CIA, CHMM, CDGP

İçindekiler Tablosu

Uzmanlar hakkında ....................................................................................................................................... 1

Giriş………………………………………………………………………………………………………………………2

Uzaktan denetim — olağandışı zamanlar için olağandışı çözümler ................................................. 2

Uzaktan denetim……………………………………………………………………………………………………….3

Uzaktan denetime yönelik düşünceler………………………………………………………………………3

Planlama…………………………………………………………………………………………………………..3

Belge gözden geçirme ......................................................................................................................... 4

Saha keşfi…………………………………………………………………………………………………………4

Uzaktan görüşmeler…………………………………………………………………………………………….5

Kapanış toplantısı ................................................................................................................................ 6

Bilgi paylaşımı ............................................................................................................................................... 7

COVID-19 ortamına yanıt verme .......................................................................................................... 7

İmalat şirketi uzaktan denetimler için kriterler belirliyor ................................................................... 7

Otomobil üreticisi uzaktan denetimi yaygınlaştırıyor........................................................................ 7

Kanunen zorunlu denetim için hızla uzaktan denetime geçiliyor ..................................................... 8

Uzaktan denetimleri destekleyen diğer unsurlar ............................................................................... 8

Çıkarılan dersler ............................................................................................................................................ 9

Uzaktan denetimin artı ve eksileri ....................................................................................................... 9

Uzaktan denetimin avantajları ............................................................................................................. 9

Uzaktan denetimin kısıtlamaları .........................................................................................................10

Sorunlara karşı hazırlıklı olun ............................................................................................................10

Sonuç ............................................................................................................................................................11

Teknolojinin pratik kullanımı………………………………………………………………………………...11

1

Uzmanlar hakkında

Roy Litzenberg, CPEA

Roy Litzenberg çevre, sağlık ve güvenlik (ÇSG) uyum ve güvence hizmetleri alanında 35 yıllık

deneyime sahiptir ve 2000’li yılların ortalarından bu yana bir iç ÇSG denetçisi olarak çalışmaktadır.

Ayrıca çevresel detaylı durum tespiti, çevre değerlendirme ve ıslahı alanlarında deneyime sahip bir

çevre uzmanıdır. California ve Birleşik Devletler’de saha çalışmaları gerçekleştirmiştir. Uluslararası

tecrübeleri arasında Arjantin, Brezilya, Kanada, Kolombiya, Kosta Rika, Dominik Cumhuriyeti, El

Salvador, Honduras, Hindistan, Meksika, Polonya ve İspanya’daki çalışmaları yer almaktadır.

Carrie F. Ramirez, CIA, CHMM, CDGP

Carrie F. Ramirez çevre, sağlık ve güvenlik yönetimi alanında 18 yıllık deneyime sahiptir. Üçlü

savunma hattının tümünde çalışmıştır ve IIA’nın ÇSG Denetim Merkezi’nin aktif bir üyesidir. Mevcut

görevi kapsamında global işyeri güvenliği için doğrulama faaliyetlerini yönetmektedir. Dünya

çapında gerçekleştirilen üretim, depolama ve mühendislik çalışmalarını desteklemektedir.

2

GİRİŞ

Uzaktan denetim — olağandışı zamanlar için olağandışı çözümler

Yeni denetim yaklaşımları, teknolojinin kullanımı ve uzaktan denetim teknikleri üzerine konuşmalar yıllardır

sürüyor. Buna rağmen, geçtiğimiz iki yıl boyunca şirketlerle gerçekleştirilen anketler gösteriyor ki yalnızca

birkaç firma test ölçeğinin dışında uzaktan denetim gerçekleştiriyor.

Düzenlemelere, yasalara veya acil ihtiyaçlara bağlı olarak zaten yapılması gereken mevcut denetimlere

ilaveten COVID-19’un ortaya çıkışı ve buna bağlı olarak dünya genelinde uygulanan seyahat kısıtlamaları,

yukarıda değindiğimiz konuşmaları dönüştürüyor ve iç denetim alanındaki çabaların, geleneksel yüz yüze

denetim yerine, hemen uygulanabilecek alternatiflere odaklanması sonucunu doğuruyor. Özellikle çoğu

şirketin seyahatlerini iş açısından kritik işlevlerle kısıtladığı ve dünyadaki birçok ülkenin geçici olarak sınırlarını

kapattığı düşünüldüğünde, uzaktan denetim iyi bir kurtarıcı alternatif olabilir.

Bu bilgi notu uzaktan denetimin zorluklarını incelemekte ve planlama, belge gözden geçirme, saha çalışması,

görüşmeler ve kapanış toplantıları olmak üzere denetim görevi sürecinin her bir adımında bu zorlukların

üstesinden gelmeye yönelik stratejiler sunmaktadır. Bunun yanı sıra, COVID-19 döneminde uzaktan denetim

gerçekleştiren üç kurumdan iyi uygulama örnekleri paylaşmaktadır.

3

UZAKTAN DENETİM Uzaktan denetim bileşenleri

Uzaktan denetime yönelik düşünceler

Uzaktan denetimin bileşenleri birçok açıdan yüz yüze denetiminkine benzerdir. Ancak bu iki denetim

sürecinin odağı, getirdiği yükler ve uygulanışları birbirinden farklılaşmaktadır. Bu bölüm, COVID-19’a

verdikleri yanıtın bir parçası olarak uzaktan denetimleri kullanan ve bu belgeye katkıda bulunan üç şirketin

uygulamalarından çıkarılan dersleri temel alarak dikkat edilmesi gereken hususların altını çizmektedir.

Planlama

Planlama ve kapsam belirleme adımları her denetimde kritik öneme sahiptir. Uzaktan, mevcut duruma göre

ani bir karar değişikliği yapmak daha zor olduğundan, paydaş planlama toplantısı çok önem kazanmaktadır.

Bu toplantıda, kapsam ve planlama görüşülür ve denetçilerin katılımcılara uzaktan denetim yaklaşımını

açıklamak için yeterli zaman ayırmaları gerekir. Bu açıklama sırasında paydaşların alışık olduğu yüz yüze

denetimler ile uzaktan denetimler arasındaki öngörülen benzerlikler ve farklılıklara değinilmelidir.

Planlama toplantısında ele alınması gereken hususlara ilişkin örnekler arasında şunlar sayılabilir: “bilgi nasıl

ve ne zaman paylaşılacak, hangi teknoloji kullanılacak (kameralardan dronlara, telebulunuş –uzaktan yer

alma- desteğine kadar her türlü teknoloji), video ve fotoğraf almak için gereken ön onay ve yetkiler neler ve

dikkate alınması ya da kaçınılması gereken gizli ya da yasak bölgeler neler.”

Ayrıca sürecin başında uzaktan denetimin sınırlarını konuşmak ve uzaktan denetim bulgularına dayanarak ya

da fiziksel saha ziyaretinin önündeki engeller kaldırıldığında (örn. seyahat yasakları iptal edildiğinde) gelecekte

yerinde (yüz yüze) denetimin gerekli olabileceğini açıklamak önemlidir.

İlave içerik ve açıklamalar düşünüldüğünde, deneyimlerimiz, iç denetçilerin bir uzaktan denetim planlama

toplantısı için geleneksel bir denetime kıyasla iki katı zaman ayırmaları gerektiğini gösteriyor. Bu tür toplantılar

için bir PowerPoint veya diğer görsel rehberlerin yanı sıra video telekonferans yönteminin kullanılması da

faydalı olacaktır.

4

Belge gözden geçirme

Yapılması gereken birkaç önemli uyarı dışında, uzaktan belge gözden geçirme işlemi, yerinde yapılan gözden

geçirmeyle birçok yönden benzerdir.

Tesisin belgeleri hazırlaması ve bir dosya paylaşım platformuna (SharePoint, paylaşımlı sürücüler vs.)

yüklemesi, denetçilerin tesisteki bir dosya çekmecesine ya da klasöre erişim sağlamasına olanak vermesine

kıyasla çok daha fazla zaman alabilir. Belgeleme yöntemine bağlı olarak (kâğıt üzerindeki kayıtlar, veri tabanı

saklama sistemleri vb.) tesis çalışanlarının bu kayıtları gözden geçirilebilir bir formata (PDF gibi) dönüştürmek

ve bunları uygun platforma yüklemek için zaman harcaması gerekecektir.

Denetçilerin, bilgileri denetlenen için en kolay hazırlanabilecek formatta almaya ve gözden geçirmeye açık

olmaları gerekir, böylelikle tesisin üzerindeki yük hafifletilmiş olur. Mümkünse tesisin zaten kayıtlarını sakladığı

dijital dosya sistemine doğrudan erişim olanakları da dikkate alınmalıdır. Bu tür durumlarda, sıklıkla bir

kullanıcıya yalnızca denetim süresi için geçerli olacak şekilde geçici doğrudan erişim yetkisi sağlanmaktadır.

Verilerin uzaktan gözden geçirilmesi için etkin stratejiler geliştirilmesi hususuna özel önem verilmelidir.

Örneğin, gözden geçirilecek kayıtların sayısına bağlı olarak “örnekleme yöntemi” en iyi seçenek olabilir.

Mevcut verilerin tümünün ya da bir kısmının gözden geçirilmesine bakılmaksızın, denetçi öngördüğü stratejiyi

destekleyecek doğru ve yerinde bilgileri vereceklerini garanti etmek amacıyla, denetleyeceği taraflarla ilgili

stratejiyi tartışmalıdır.

Yerinde kayıt gözden geçirmelerin aksine, uzaktan gözden geçirmeler eşzamanlı sorulara imkân vermez.

Uzaktan gözden geçirme esnasında denetçi, notlar almalı ve uzaktan görüşmeler sırasında sorulacak soruları

yazmalıdır. Bununla birlikte, ilgili denetçi ve gözden geçirilen programı uygulamakla görevli olan kişinin

katılacağı bir video telekonferans organize edilerek uzaktan gözden geçirme sırasında eşzamanlı soru

sorulması sağlanabilir. Böylelikle gerçek zamanlı olarak belgeler paylaşılıp gözden geçirilebilir ve sorular

sorulup eş zamanlı olarak cevaplar alınabilir.

Saha keşfi

Uzaktan saha keşfi uzaktan denetimin belki de en zorlayıcı yanıdır. Bu bilgi notuna katkıda bulunan şirketler

uygun ve yerinde bir saha keşfi gerçekleştirebilmek için çeşitli teknoloji çözümleri denemiştir.

Yaklaşımlardan biri canlı yayın ve çift-yönlü akıllı gözlükler dâhil olmak üzere canlı, çift yönlü iletişim

teknolojisini kullanmaktı. Canlı bir gözden geçirme fikri ilginç olmakla birlikte, aşağıda sıralanan sınırlamalarla

karşılaşılmıştır:

Çoğu tesiste tüm alana yayılmış Wi-Fi bağlantısı bulunmuyordu. Tesis çapında Wi-Fi bağlantısı

olduğunu iddia eden tesislerde dahi, alanın uzak bölgelerinde (petrol deposu sahaları, antrepolar,

büyük depolar ve depolama alanları) bağlantı gücünün iyi olmadığı görüldü.

Denetimlere dâhil edilen tesisler arasında cep telefonu hizmetlerinin kısıtlı olduğu ya da sinyal

gücünün düşük olduğu uzak bölgelerde ya da sığınak gibi inşa edilmiş eski binaların içinde bulunan

yerler de vardı ve bu durum canlı video akışının kalitesini düşürdü.

Video akışı sınırlı bakış açısı sağladığından ve çevresel gözlem yapmak mümkün olmadığından

uzaktan gözlemler sırasında bir noktadan diğerine gezinmek çok az bir değer sağladı.

5

Ortam gürültüsü ve (aksine) teknolojinin gürültü kesici özellikleri uzaktan denetime katılan personelin

görüşme yanıtlarını duymasını engelledi.

Şirket cep telefonlarını kullanarak çekilen videolar ve dijital fotoğraflar; canlı, çift-yönlü iletişime bir alternatif

olarak düşünülebilir. Bu yaklaşımın avantajı, söz konusu cihazların hâlihazırda bulunuyor olması ve birçok

şirket dijital depolama çözümüyle (örn. SharePoint) uyumlu olmasıdır. Ayrıca, fotoğraf ya da video çekim

noktasındaki sinyal gücü zayıflığı, bu tür cihazlardaki video ya da fotoğraf kalitesini olumsuz etkilemez.

Yukarıda yer alan planlama bölümünde de değinildiği üzere, dijital cihazların kullanımı sıklıkla önceden

planlama ve özel izinler (hassas bölgelerde ya da patlama tehlikesinin bulunduğu ortamlarda vb.) gerektirir.

Denetçiler belge gözden geçirme aşamasında, videoya almak ya da fotoğraflamak istedikleri alanların bir

listesini hazırlamalıdır. Kimyasal güvenlik denetimleri için örnek verilebilecek odak alanlar şöyledir:

Aktif durumdaki tesis erişim noktaları.

Güvenli ve yasak bölgeler.

Araç ve personel tarama süreçlerinin videoları.

Kameraların kullanımı da dâhil olmak üzere kapalı devre kamera sistemi izleme merkezlerinin

videoları.

Fotoğraf ya da videolar denetim müdürü tarafından gözden geçirilir ve bir albümde bir araya getirilir, daha

sonra bu albüm her bir denetçi tarafından gözden geçirilir. Denetçiler notlar alır ve uzaktan görüşmeler

sırasında sorulacak soruları hazırlarlar.

Uzaktan görüşmeler

Uzaktan görüşmeler yüz yüze görüşmelerle aynı şekilde yürütülür ve mevcut teknolojik imkânlardan herhangi

biri ya da birkaçı (örn. Microsoft Teams, Skype ve Zoom) kullanılıp kilit kişilerle video aramaları planlanarak

gerçekleştirilebilir. Tesis programı sahipleriyle 30 ila 90 dakikalık görüşmeler planlayın. Uygulama

sorumlulukları olan atanmış personel ile daha kısa, 15 dakikalık görüşmeler ve denetimin odağı ile ilgili

sorumlulukları olan, seçilmiş genel tesis çalışanlarıyla kısa (10 dakikalık) görüşmeler gerçekleştirilebilir. Bu

görüşmeler iç denetçilerin söz konusu kurumun genel kültürüne ilişkin bilgi edinmesine yardımcı olur. Video

aramalar, yalnızca sesli aramalara kıyasla daha faydalıdır zira sözel olmayan ipuçları iletişimin önemli bir

kısmını oluşturur ve video olmadığı durumlarda bunlar sıklıkla kaybolur.

Uzaktan görüşmeler için hazırlık yapmak denetçiler için ekstra zaman harcamak anlamına gelir. Her bir

denetçinin, belge gözden geçirme sürecinde elde ettiği bilgilere dayanarak, hangi ilave bilgilere ihtiyaç

duyulduğunu gösteren soruların ve hususların bir listesini hazırlamış olarak görüşmeye gelmesi gerekir.

Bir görüşmeye birden fazla denetçinin katıldığı durumlarda görüşülen kişi ya da diğer denetçiler konuşurken

söze karışılmasını önlemek için özen gösterilmelidir. Video görüşmesi yapmaya alışkın olmayan denetlenen

kişiler başta olmak üzere (örneğin beceriye dayalı meslek gruplarından bir yönetici), birçok insanın video

yoluyla konuşurken rahat olmayabileceğini göz önünde bulundurun. Bu durum kaçınılmaz olmakla birlikte,

denetleyen taraf olarak sizler rahatlatıcı bir hava yaratmaya çalışabilirsiniz; bunun yanı sıra, bu süreçte

yalnızca videonun dahi vücut dilini ya da algıyı değiştirebildiğinin bilincinde olun.

6

Kapanış toplantısı

Bir uzaktan denetim için yapılacak kapanış toplantısının yüz yüze bir denetim için yapılacak olandan bir farkı

yoktur. Kapanış toplantısının, uzaktan görüşmeleri takiben bir ya da iki gün içinde gerçekleştirilmesi tavsiye

edilir. Bu, denetim ekibi üyelerinin ön taslak denetim sonuçlarını derlemek için bir uzaktan denetim ekibi

toplantısı gerçekleştirmesinin yanı sıra kendi notlarını ve bulgularını gözden geçirmelerine imkân sağlar.

Bu denetim kapanış toplantısı söz konusu ön taslak denetim sonuçlarını paydaş tarafa sunmak, mevcut

herhangi soru ya da kaygıyı ortadan kaldırmak ve denetim sonucunun kesinleştirilmesi ve sürekli gelişim için

ileriye dönük yol haritasını tartışmak için iyi bir fırsattır.

7

BİLGİ PAYLAŞIMI Üç uygulama örneği

COVID-19 ortamına yanıt verme

Aşağıdaki bölümde bu bilgi notuna katkıda bulunan üç şirketin ortaya koyduğu uzaktan denetim

bileşenleri ve çıkarılan derslere değinilmektedir. IIA olarak, burada yer verilen uygulamaların en iyi

uygulamalar olduğunu iddia etmediğimizi, yalnızca bilgi paylaşımı amacıyla bunlara yer verildiğini belirtmek

isteriz. Bu bilgileri diğer uzmanların kendi acil ve uzun vadeli güvence hizmeti ihtiyaçlarını karşılayabilecek

uzaktan denetim programlarını geliştirip iyileştirebilmelerine yardımcı olması temennisiyle paylaşıyoruz.

İmalat şirketi uzaktan denetimler için kriterler belirliyor

İlk örneğimiz, Deniz Nakliyesi Güvenliği Kanunu (MTSA) ve Kimyasal Tesis Terörle Mücadele Standartları

(CFATS) düzenlemelerine tâbi olarak Birleşik Devletler’de 40’ın üzerinde tesis işleten ve denetim kapsamına

giren her bir tesiste yıllık olarak iyi niyet, emsallerine uygunluk denetimleri gerçekleştirmek için uzaktan

denetimleri bir araç olarak kullanan global bir şirket. 2019 yılında test ölçeğinde uzaktan denetimler

gerçekleştirilmişken 2020 yılında tam uygulamaya geçilmiştir. Genellikle uzaktan denetimler için seçilen

tesislerin belirli özellikleri bulunmaktadır:

Tesisin yürürlükteki düzenlemeleri ve alana özgü güvenlik planı gerekliliklerini anladığını gösteren bir

geçmişe sahip olması gerekir.

Tesis personeli rol ve sorumluluklarını iyi kavramış olmalı ve tesis güvenlik görevlileri arasında

personel değişim oranı minimum olmalıdır.

Tesis yönetimi uzaktan denetim yaklaşımını denemeye istekli olmalıdır.

COVID-19 salgınının başlaması ve bunu takiben kritik olmayan iş seyahatlerine getirilen yasakla birlikte, Mart

ve Mayıs arasında planlanan tüm kimyasal güvenlik denetimleri uzaktan denetimlere dönüştürülmüştür.

Otomobil üreticisi uzaktan denetimi yaygınlaştırıyor

İkinci örnek şirketimiz; üretim, depolama ve mühendislik tesisleri işleten ve dünya çapında yaygın bir bayi

ağına bağlı olan bir otomobil üreticisi. Bu firmada, çeşitli güvence ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla geçtiğimiz

10 yıl boyunca düzenli aralıklarla uzaktan denetimler gerçekleştirilmiştir. Uzaktan denetimler seyahatlerin

tehlikeli ya da imkânsız olduğu, siyaseten istikrarsız veya bölgesel şiddetin yaşandığı yerlerde mevzuata ve

politikalara uyumu izlemek için kullanılır. İç denetim, uzaktan denetimi ayrıca bayi ağı ve global depolama

faaliyetleri gibi yüksek hacimli, zamana duyarlı üçüncü şahıs operasyonlarının gözetimi görevlerinde de

kullanmıştır. Bunlara ilaveten, rollerin, sorumlulukların ve kritik güvenlik programlarına yönelik gerekliliklerin

8

anlaşıldığını doğrulamak ve yüksek riskli, sistemik sorunlara karşı düzeltici eylemlerin uygulamasını teyit

etmek amacıyla da kullanılmıştır. COVID-19’un ortaya çıkışı ve bununla ilişkili ekonomik etkiler ve seyahat

kısıtlamalarıyla birlikte, ikinci savunma hattı, aksi takdirde imkânsız olacak doğrulamaları (validasyon)

gerçekleştirebilmeyi sağlayan bir strateji benimsemiştir.

Kanunen zorunlu denetim için hızla uzaktan denetime geçiliyor

Bilgi notuna katkı sağlayan üçüncü şirket, COVID-19 seyahat kısıtlamaları sebebiyle geleneksel bir denetimi

çevrimiçi bir denetime dönüştürmek zorunda kalmıştır. Bu denetim sıkı, kanunen zorunlu bir son uygulama

tarihi içeriyordu. Denetçiler Paris, Denver ve Houston şehirlerindeydi. Tesis ise California eyaletinde

bulunuyordu ve tesis personeli evden çalışıyordu.

Bir personel gereken dosyaları temin etti ve bunları Skype üzerinden paylaştı. Denetçiler ise Almanya, Boston

ve Birleşik Devletler’de dört yerde – Washington, DC; Virginia; Michigan ve Los Angeles – bulunan katılımcılar

için ev görüşmeleri planlayıp gerçekleştirdi. Herkesi şaşırtmakla birlikte, denetim son tarihe yetiştirildi ve

konulan hedeflere ulaşıldı.

Uzaktan denetimleri destekleyen diğer unsurlar

Deniz Nakliyesi Güvenliği Kanunu (MTSA) ve Kimyasal Tesis Terörle Mücadele Standartları’nca (CFATS)

gerekli olanlar gibi sık, zorunlu denetimler de geleneksel yüz yüze denetimlere alternatif arayışında başka bir

motivasyon kaynağı olarak sayılabilir. Bu düzenlemeler kapsamına giren tesisler yıllık bir iç denetim

gerçekleştirmek zorundadır. Söz konusu tesislerden herhangi birinin bir terörist faaliyetin hedefi olma riski

düşüktür, bu sebeple bir denetim programının amacı, bir yandan kaynakların boşa harcanmaması için ortaya

konacak çabayı doğru ölçeklendirirken, bir yandan da detaylı ve emsallerine uygun bir denetim

gerçekleştirmek olmalıdır. Özellikle denetçilerin denetim alanına seyahat etmemeleri durumunda, tesis başına

bir ya da iki günlük seyahatten kaçınılarak zaman tasarrufu yapılabileceği düşünüldüğünde, uzaktan denetim

ümit verici bir yaklaşımdır.

Uzaktan denetim yapmanın diğer sebepleri arasında şunlar sayılabilir:

Politik kargaşanın yaşandığı ya da ülkeye giriş ve çıkışların kısıtlandığı bölgelerde bulunanlar gibi,

seyahat etmenin zor ya da tehlikeli olduğu tesisler.

Şirket satın alımıyla ilgili ya da risk azaltma girişimi denetimleri gibi kısa zaman içinde yüksek hacimli

gözden geçirmeler yapılması gereken durumlar.

9

ÇIKARILAN DERSLER Yeni zorluklara karşı çözümler bulmak

Uzaktan denetimin artı ve eksileri

Aşağıda, uzaktan denetim uygulayan üç şirketin tespit ettiği avantajlar ve kısıtlamaların bir özeti yer

almaktadır.

Uzaktan denetimin avantajları

Uzaktan denetimler yürütülürken gözlenen olumlu hususların kısa bir listesi çıkarıldığında şunlar

görülmektedir:

Çok ihtiyaç duyulan bir normallik duygusunun yenilenmesi.

Seyahat masraflarının azalması. Yıllık birçok denetimin yapıldığı bir denetim programı

düşünüldüğünde uzaktan denetimler ciddi düzeyde tasarruf sağlayabilir.

Müsait denetçi havuzunun genişlemesi. Tennessee’deki emekli denetçi, Colorado’daki yarı-

zamanlı denetçi, hatta Van Nuys’taki denetçi denetim kadronuzu genişletebilir.

Daha geniş kapsam. Hacim ve zaman sınırlamalarının birbiriyle yarıştığı durumlar söz konusu

olduğunda uzaktan denetimler kapsamı genişletmeye olanak sağlar.

Uzmanlardan istifadenin iyileştirilmesi. Uzmanlar belirli görüşmelere ya da denetim planlamasının

bazı kısımlarına uzaktan bağlanabilirler ve tüm denetim süreci boyunca mevcut bulunmaları

gerekmez.

Belge gözden geçirmelerin iyileştirilmesi. Planların ve belgelerin, denetçinin kendi temposunda,

uzaktan gözden geçirilmesi daha yüksek kalitede gözden geçirmelere ve belgelere daha derin

odaklanabilmeye katkıda bulunur.

Mevcut teknolojinin daha iyi kullanılması belgelendirme ve raporlamayı güçlendirir. Tesis

personelinin video ve fotoğrafik bilgi temin etmek için teknolojiyi kullanması, bu kişilerin mevcut

teknolojiye ilişkin anlayışlarını geliştirir ve teknolojiyi kullanışlarını iyileştirir. Bu da tesis şartlarının

daha iyi belgelendirilmesine, olayların ve şartların uzaktaki kurum çalışanlarına raporlanmasına

ilişkin becerilerin gelişmesine ve gelecekte kullanılacak uzaktan eğitim araçları için fırsatların

artmasına katkı sağlar.

Tesis operasyonları üzerindeki denetim yükü hafifletilmiş olur. Personeli günlük faaliyetlerinden

alıkoyan bir denetim dönemine sıkıştırılmak yerine, belge, video ve görsel temin etmek ve bunları

dijitalleştirmek için gereken zaman birkaç haftaya yayılabilir.

10

Gerekli belgelerin organizasyon ve onaylanma süreçlerinin iyileştirilmesi. Tesis personelinin

gerekli belgeleri gözden geçirmesi ve bir araya getirmesi gerektiği göz önünde bulundurulduğunda,

uzaktan denetim, bir mevzuat denetimi için gereken tüm belgelerin organize edilmesi ve hazır

olduğunun temin edilmesi açısından bir fırsat sunar.

Uzaktan denetimin kısıtlamaları

Şirketlerce gerçekleştirilen uzaktan denetimler sırasında görülen bazı kısıtlamalar arasında şunlar sayılabilir:

İlk elden yapılan gözlemlerin yeri doldurulamaz. Hiçbir şey süreçleri ilk elden görmenin, vücut

dilini gözlemlemenin veya ortamda olmaması gereken bir kokuyu fark etmenin dahi yerine geçemez.

Ayrıca operasyonların güvenlikli, büyük oranda sınırlanmış olduğu ya da hassas ortamlarda

yürütüldüğü durumlar gibi belirli şartlar altında çevrimiçi denetim için bazı kısıtlamalar söz konusudur.

Bir video cihazıyla ne temiz bir odayı gözden geçirebilir ne de kimyasal tesislere veya rafinerilere

gidebilirsiniz.

Uzaktan denetim denetlenen tarafla yakınlık kurmayı zorlaştırır. Gelişim için tavsiye, ipucu ve

gözlemleri aktarma fırsatları kaçırılır. Belgelendirme sürecinin dışında, iyi uygulamaları tespit etmek

ya da başka kurumların faydalanabileceği hususları tanımlamak zorlaşır. İyi denetçiler bunlara dikkat

eder ve uygular ve denetim sürecinin denetlenen tarafa en önemli katkısı genellikle bunlardır.

Yüz yüze etkileşimin eksikliği başka suiistimal durumlarına kapı aralar. Üzerinde oynanmış

belgeleri sunma ve ilgili ve gerekli bilgileri belgelere dâhil etmeme olasılığı daha yüksektir. Bu gerçek,

ilave planlama yapmayı, bazı ek/farklı denetim prosedürleri uygulamayı ya da geleneksel denetimin

önündeki engeller kalktığında bir izleme ziyareti yapmayı gerekli kılabilir.

Sorunlara karşı hazırlıklı olun

Teknoloji aksaklıklarına hazır olun. Konferans köprüleri çökebilir. İnsanlar sesleri duyamayabilir ve

mikrofonlarını açmayı unutabilirler. Bazı şirket güvenlik duvarlarının video ve fotoğraf dosyaları için boyut

sınırları vardır ve bu durum, tesis personelinin dosyaları yüklerken BT yardımı almasını gerektirebilir. Tüm bu

engeller zaman ve deneyim ile aşılabilir.

11

SONUÇ

Teknolojinin pratik kullanımı

İnovasyon (Yenilik) ve dönüşüm, günümüzde dünya genelinde işletmelerin ve denetim programlarının

odak noktasıdır. Bu, uzaktan denetim üzerine yapılan konuşmalar için de bir o kadar geçerlidir. Canlı video

akışı, artırılmış ve sanal gerçeklik, insansız hava araçları (dronlar) ve yapay zekâ kullanımı da dâhil olmak

üzere bu alanda büyük umut vaat eden birçok gelişen teknoloji var.

Bununla birlikte, bu bilgi notunu hazırlayan yazarların deneyimlerine dayanarak bir uyarı yapmakta fayda var:

Yeni teknolojinin cazibesinin hâlihazırda elinizde bulunan (ve nasıl kullanacağınızı bildiğiniz) teknolojik

imkânları kullanmanıza engel olmasına izin vermeyin. Dronları kullanmak için deneyimli ve – belirli ülkelerdeki

birçok şirket için – lisanslı operatör gerekir. Canlı akış ve artırılmış gerçeklik özel ekipman ve yüksek bant

genişliği gerektirir. Sınırları zorlamaya devam edin – bu teknolojiler yararlıdır – ancak yeni teknolojilerden

gelecekte nasıl faydalanabileceğinizi göz önünde bulundurarak şu anda işinize yarayanları kullanın.

Uzaktan denetim herkese uyan bir çözüm değildir. Yüz yüze bir denetimin yerine geçemez. Bununla birlikte,

uzaktan denetim, “çok yıllı bir güvence programı”nın parçası olarak tasarlanabilir ve özel durumların işlerin

rutin akışında yürütülmesini engellediği zamanlarda güvence sağlayabilir.

ÇEVRE, SAĞLIK & GÜVENLİK DENETİM MERKEZİ HAKKINDA Çevre, Sağlık & Güvenlik Denetim Merkezi (EHSAC) IIA’nın çevre, sağlık ve güvenlik (ÇSG) denetimi için başlattığı bir uzmanlık hizmetidir.

EHSAC denetçilere hedefe yönelik yüksek kaliteli mesleki gelişim, ÇSG paydaşları arasında bilgi paylaşımı için ağ kurma fırsatları ve

denetçilik mesleğindeki trendler, kıyaslama (benchmarking) ve fikir liderliği üzerine sürekli, zamanında ve yararlı raporlama sunmak amacıyla

kurulmuştur. Bu rapor Çevre, Sağlık & Güvenlik Denetim Merkezi’nin (EHSAC) bir üyesi olarak sizin özel kullanımınız için hazırlanmıştır.

Detaylı bilgi için bkz. www.theiia.org/EHSAC

IIA HAKKINDA

Uluslararası İç Denetçiler Enstitüsü (IIA) iç denetim mesleğinin en tanınmış savunucusu, eğitmeni ve standart, rehber ve sertifika

sağlayıcısıdır. 1941 yılında kurulan IIA, bugün 170'den fazla ülke ve bölgeden 200.000'i aşkın üyeye hizmet vermektedir. Birliğin global genel

merkezi Lake Mary, Fla., ABD adresinde bulunmaktadır. Daha fazla bilgi için lütfen www.theiia.org internet sitesini ziyaret ediniz.

SORUMLULUĞUN REDDİ BEYANI

EHSAC ve IIA, bu belgeyi sadece bilgi vermek ve eğitim amacıyla yayımlamıştır. Bu materyalin belirli somut münferit durum ve koşullara

kesin cevaplar vermek gibi bir işlevi veya amacı yoktur, yalnızca bir rehber olarak kullanılması hedeflenmektedir. EHSAC ve IIA, herhangi

bir özel durumla karşılaştığınızda daima bağımsız uzman görüşü ve tavsiyesi almanızı tavsiye eder. EHSAC ve IIA, sadece bu rehbere

dayanarak hareket eden kişiler için herhangi bir sorumluluk kabul etmez.

TELİF HAKKI

Telif hakkı © 2020 The Institute of Internal Auditors, Inc. şirketine aittir. Tüm hakları saklıdır. Çoğaltma izni almak için lütfen

copyright@theiia.org e-posta adresi üzerinden irtibat kurunuz.

Telif hakkı sahibi olan The Institute of Internal Auditors ‘dan, 1035 Greenwood Blvd., Lake Mary, Florida 32746, U.S.A., bütün önemli

açılardan orjinali ile aynı olan çevirinin – değiştirilmesi onaylanmış durumlar hariç - yayınlanması konusunda izin alınmıştır. Bu dokümanın

hiçbir parçası, IIA Inc. ‘dan yazılı izin alınmadan, tekrar çoğaltılamaz, herhangi bir sistemde saklanamaz veya herhangi bir formatta

paylaşılamaz, herhangi bir elektronik, mekanik, fotokopi, kayıt veya farklı bir yöntemle çoğaltılamaz.

Nisan 2020

Global Genel Merkez The Institute of Internal Auditors 1035 Greenwood Blvd., Suite 149 Lake Mary, FL 32746 ABD Telefon: +1-407-937-1111 Faks : +1-407-937-1101 www.theiia.org/EHSAC