CUENTAS.

La cuenta es el elemento básico de la Contabilidad. Es como una

ficha individual donde se anotan todos los movimientos contables como

CAJA, CLIENTES, BANCOS, etc. La cuenta se representa en forma de T y

tiene la siguiente estructura:

Cuando en una cuenta anotamos una cantidad en el DEBE, se dice

que estamos haciendo un CARGO. Cuando es en el HABER, se dice que

estamos haciendo un ABONO.

Por ejemplo, vamos a realizar un CARGO en la cuenta de CAJA de

1.000.

y ahora un ABONO de 500 en la misma cuenta:

Dependiendo de la naturaleza de la cuenta, las cantidades se

colocarán en el DEBE o en el HABER. Cada cuenta sólo puede ser de 4

tipos: ACTIVO, PASIVO, INGRESOS o GASTOS. Por ejemplo, la cuenta de

CAJA que estamos utilizando es una cuenta de ACTIVO, por lo que las

entradas en caja (ingresos de dinero) se sitúan en el DEBE. En nuestro caso

práctico, hemos realizado un ingreso de 1.000 ¬ y una extracción de 500.

Saldo de una cuenta.- Se denomina saldo de una cuenta a la

diferencia entre el DEBE y el HABER de la misma. Existen tres tipos de

saldo: DEUDOR (el Debe es mayor que el Haber), ACREEDOR (el Haber es

mayor que el Debe) y saldo NULO (ambos saldos son iguales). 

SALDO DEUDOR

SALDO ACREEDOR

SALDO NULO

Ahora bien, ¿en qué momento debemos poner una cantidad en el

DEBE o en el HABER? ¿Cómo sabemos, por ejemplo en la cuenta de

PROVEEDORES, si la cantidad la tenemos que colocar en el DEBE o en el

HABER? Todo dependerá del tipo de cuenta que sea. Observa el siguiente

esquema:

Ahora, sólo debemos conocer la naturaleza de la cuenta para saber

si debemos colocar la cantidad en el DEBE o en el HABER. Por ejemplo, la

cuenta BANCOS es una cuenta de ACTIVO, así que si ingresamos dinero,

debemos colocarlo en el DEBE, y si sacamos, en el HABER. Según el

esquema anterior, BANCOS es una cuenta de ACTIVO y su aumento se

reflejaría según el gráfico:

CLASIFICACIÓN

a. De Balance General o Estado de Posición Financiera: son todas

las cuentas que agrupan los valores homogéneos de activo, pasivo y capital.

i. Activo: conjunto de bienes y derechos, propiedad de una

entidad económica.

Activo circulante: conjunto de bienes y derechos que se

transforman en dinero en un plazo menor de un año. Ejemplo: caja,

bancos, cuentas por cobrar, documentos por cobrar, mercancías, etc.

Activo fijo: conjunto de bienes y derechos con el fin de realizar

las operaciones de la entidad económica. Ejemplo: terrenos, edificios,

maquinaria, equipo, mobiliario, depósitos en garantía, documentos por

pagar a largo plazo, etc.

Activo diferido: conjunto de bienes y derechos que se han

adquirido como un gasto adelantado. Ejemplo: inversiones

amortizables (investigación, instalaciones, organización), gastos

pagados por anticipado (rentas, seguros, intereses), anticipo a

proveedores.

ii. Pasivo: conjunto de deudas y obligaciones a cargo de la

entidad económica.

Pasivo circulante: conjunto de deudas y obligaciones menores a

un año. Ejemplo: sueldos por pagar, impuestos, documentos por

pagar, Proveedores, acreedores diversos, préstamos bancarios, etc.

Pasivo fijo: conjunto de deudas y obligaciones a un plazo mayor

de un año. Ejemplo: hipotecas por pagar, documentos por pagar a

largo plazo, etc.

Pasivo diferido: son las cantidades cobradas por anticipado, por

las que se tiene la obligación de proporcionar un servicio. Ejemplo:

rentas cobradas por anticipado, sueldos cobrados por anticipado,

intereses cobrados por anticipado, anticipo de clientes.

iii. Capital: Es la diferencia entre activo y pasivo.

Aportado: capital social, capital exhibido.

De superávit: utilidades del ejercicio, utilidades de ejercicios

anteriores, superávit por reevaluación, donaciones.

De déficit: pérdidas del ejercicio, pérdidas de ejercicios

anteriores.

b. De Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias: son

todas las cuentas que agrupan cuentas de productos,

disminuciones a los ingresos, gastos y costos.

i. Productos: ventas, productos financieros, otros productos, etc.

ii. Disminución a los ingresos: rebajas sobre ventas, devoluciones

sobre ventas, descuentos sobre ventas, etc.

iii. Gastos: gastos de administración, gastos de venta, gastos

financieros, otros gastos, etc.

iv. Costos: costo de venta, costo de producción.

c. Complementarias: son todas aquellas que sirven para controlar

los ajustes a que se ven sujetos algunos valores como

consecuencias de sus características o del tiempo.

i. De activo: estimación de incobrabilidad, estimaciones de

depreciación, amortización, etc.

ii. De capital: capital no exhibido.

d. De orden y registro: aquellas que agrupan valores que, estando

fuera de nuestra operación, debemos registrar como posibles

responsabilidades o custodias, tales como: mercancías a

comisión, avales otorgados, etc.

CLASES DE CUENTAS

Caja: Dinero en efectivo. 

Valores a Depositar: Cheques comunes recibidos de terceros. 

Valores diferidos a depositar: Cheques diferidos recibidos de

terceros. 

Tarjeta de Crédito XXX: Cupones recibidos o comprobantes emitidos

por ventas realizadas con tarjetas de crédito. 

Materias Primas: Bienes destinados a la fabricación de mercaderías. 

Muebles y Útiles: Sillas, escritorios, maquinas

de escribir, mostradores, fotocopiadoras, teléfonos, faxes, celulares,

proyectores, etc. 

Banco XXX c/c: Dinero depositador en cuenta corriente bancaria. 

Rodados: Vehículos, camiones, automóviles, etc. 

Deudores por Ventas: Personas que nos deben dinero en c/c (sin

documentar) por venta de mercaderías o servicios. 

Deudores Varios: Personas que nos deben dinero

por créditos otorgados u otros motivos que no corresponden a venta de

mercaderías. 

Documentos a Cobrar: Pagares recibidos de terceros a nuestro

favor. 

Instalaciones: Estanterías, carteles luminosos, aire

acondicionado, ventiladores de techo, estufas, centrales telefónicas, portones

, sistemas de alarmas, etc. 

Inmuebles: Casas, locales, terrenos, departamentos, etc. 

Maquinarias: Máquinas de un taller o fábrica (tornos, guillotinas,

dobladoras, etc.) 

Mercaderías: Bienes destinados para la Venta. 

Equipos de Computación:

Computadoras, scanner, impresoras, grabadoras de CD,

MODEM, monitor, teclado, Mouse, notebook, etc. 

Documentos a Pagar: Pagarés de nuestra firma entregados a

terceros. 

Acreedores Varios: Personas a quienes debemos dinero (sin

documentar) por préstamos obtenidos u otros motivos que no corresponden

a compra de mercaderías o servicios. 

Proveedores: Personas a quienes debemos dinero en c/c (sin

documentar) por compra de mercaderías o servicios. 

Valores Diferidos a Pagar: Cheques de pago diferido de propia firma

entregados a terceros. 

Capital: Aporte inicial por constitución. 

Comisiones Ganadas: Ganancia lograda por tareas comerciales

realizadas para terceros. 

Gastos Generales: Gastos de bajo importe, papelería, artículos

de limpieza, agua, luz, Internet, teléfono, gas. En caso que los servicios de

luz, gas, Internet, o teléfono correspondan a importes elevados y que tenga

incidencias significativas en el proceso de producción, se aconseja

individualizarlas en una cuenta propia. Ej. Gastos de electricidad. 

Costo de Mercaderías Vendidas: Importe que el costó al comerciante

la mercadería que vendió. 

Intereses Ganados: Recargo que cobramos a nuestros clientes o

deudores por pagos que nos efectúan fuera de término o préstamos

realizados. 

Intereses Perdidos: Recargo que nos cobran (proveedores o bancos)

por pagos que realizamos fuera de término o por préstamos de dinero

solicitado. 

Ventas (Bienes o Servicios): Importe de la venta de mercaderías o

servicios prestados. 

Descuentos Obtenidos: Rebaja obtenida en el precio de compra o en

el pago a nuestros proveedores o acreedores. 

Descuentos Cedidos: Rebaja cedida en el precio de venta o en el

cobro a nuestros deudores o clientes. 

Comisiones Perdidas: Pérdida ocasionada por encargo de una tarea

comercial a un tercero. 

Alquileres Ganados: Ganancia obtenida por ceder el uso de

un inmueble de nuestra propiedad a un tercero por un tiempo determinado. 

Fletes y Acarreos: Gastos abonados por el traslado de mercaderías u

otros bienes. 

Impuestos: Pérdida ocasionada por tributos a favor del Estado

(AFIP) 

Alquileres Perdidos: Pérdida producida por utilizar inmuebles de

terceros por un tiempo determinado. 

Resultado del Ejercicio: Beneficio o quebrado producido en un

ejercicio económico. 

Sueldos y Jornales: Haberes abonados a los empleados u operarios

por su trabajo. 

Reservas: Ganancias no distribuidas. 

Publicidad Pérdida: Gastos abonados por promoción de nuestros

productos (mercaderías), folletos, avisos publicitarios (radiales, televisivos,

gráficos, informáticos), páginas Web, etc. 

Seguros: La prima abonada a una compañía por la contratación

de seguros generales sobre personas o bienes. 

Activo (A): 

Deudores por Ventas 

Deudores Varios 

Banco XXX c/c 

Mercaderías 

Inmuebles 

Maquinarias 

Materias Primas 

Documentos a Cobrar 

Valores a Depositar 

Rodados 

Muebles y Útiles 

Instalaciones 

Caja 

Valores Diferidos a Depositar 

Tarjeta de Crédito XXX 

Equipos de Computación 

Pasivo (P): 

Acreedores Varios

Proveedores 

Valores Diferidos a Pagar

Documentos a Pagar 

Patrimonio Neto (PN): 

Capital 

Reservas 

Utilidad del Ejercicio 

Quebranto del Ejercicio 

Resultado Positivo (R+):

Ventas 

Alquileres Ganados 

Intereses Ganados

Descuentos Obtenidos

Comisiones Ganadas

Resultado Negativo (R-): 

Costo de Mercaderías Vendidas (C.M.V.) 

Alquileres Perdidos

Sueldos y Jornales

Fletes y Acarreos 

Descuentos Cedidos

Seguros 

Impuestos 

Intereses Perdidos 

Gastos Generales 

Comisiones Perdidas 

Publicidad Perdida

CAJA CHICA

En estricto rigor, en esta cuenta sólo debieran clasificarse el dinero

en efectivo que posee la empresa. Sin embargo, en ocasiones, se incluye

también los cheques de terceros, que no tienen restricciones de algún tipo.

El dinero en efectivo que la empresa maneja debe controlarse, de tal

modo de tener un orden con respecto a éste. Generalmente, las empresas

tienen un responsable de la caja chica a quien se le entrega periódicamente

un monto de dinero en efectivo, quien debe efectuar rendiciones acerca del

uso de los fondos recibidos.

Usualmente en la empresa se realiza el denominado Arqueo de Caja,

que consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso

determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el

efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con

lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales.

Sirve también para saber si los controles internos se están llevando

adecuadamente.

Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores

o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas

no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o

sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas

diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada "

Diferencias de Caja".

Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes

como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la

cuenta "Diferencias de Caja" se deberá cancelar contra la de "Pérdidas y

Ganancias".

CONTROL DEL EFECTIVO

Es efectivo todo lo que pueda comprender dinero o documentos

transformables en dinero.

Esta transformación va a estar dada con la inmediatez y

liquidez de estos.

Estamos hablando de un activo circulante, o sea el activo más

líquido con que cuenta una empresa, por tanto esta debe habilitar para su

custodia y manejo una serie de procedimientos y principios de control

interno.

Un buen control interno del efectivo implica tener separado

totalmente el registro de los ingresos y egresos de dinero .

Dividiendo las funciones del registro entre varias personas de

tal forma que el trabajo de una quede verificado con las anotaciones de otra,

por cuanto la subdivisión o segregación de funciones desalienta la comisión

de fraudes o delitos.

Medidas de control interno para desembolso de efectivo.

1. Un buen sistema de control interno exige que el 100% de los

ingresos de caja sean depositados a la brevedad.

2. Todo desembolso se debe efectuar con cheque.

3. Todo cheque dañado o inutilizado debe marcarse como anulado

y archivarse a lo menos el número de serie.

4. Las personas autorizadas para girar no deben aprobar las

facturas para su pago ni tampoco formular asientos en los registros.

5. Los cheques presentados a la firma de las personas

encargadas deben estar respaldados con toda la documentación de la

operación, por ejemplo factura debidamente autorizada, orden de pago, etc.

6. Se debe autorizar el pago de los cheques con la firma de dos

personas diferentes con distinto nivel jerárquico.

7. Se debe consignar en la factura mediante un timbre o una

anotación que fue pagada, anotando en el número de cheque, fecha, etc.

8. Se deben emitir los cheques nominativos y especialmente

cruzados a nombre de las empresas o personas naturales.

Medidas de control interno para ingresos de efectivo.

1. Toda operación de ingreso de dinero debe contar con el

correspondiente comprobante de ingreso.

2. El depósito que se realice de los fondos ingresados debe

quedar registrado en una planilla de control que será validado al confeccionar

la conciliación bancaria.

3. La persona encargada de la recepción de los fondos debe

confeccionar al término del día un resumen con todos los ingresos recibidos

detallando la fuente de estos y confeccionar el comprobante de depósito.

4. Una persona de distinto nivel jerárquico debe autorizar o dar

VºBº para el depósito propiamente tal validando el monto del depósito con

todos los ingresos registrados en los distintos comprobantes de ingresos.

Los comprobantes de ingresos deben estar foliados y ser emitidos

consecutivamente, dejando el original con todas sus copias en caso de

anularse alguno de ellos.

Medidas de control interno para saldos de efectivos

1. En el caso de cajas o fondos fijos el arqueo, es decir, el

recuento de todo el dinero, moneda, papel y comprobantes de gastos

realizados.

2. En el caso de cuentas corrientes bancarias la conciliación

bancaria.

CONTROL INTERNO PARA INGRESOS Y EGRESOS DE

EFECTIVO

Es importante hacer notar que al interior de nuestro sistema de

información contable, todo el control y fiscalización de los movimientos de

fondos, se llevar cabo con la utilización de los COMPROBANTES DE

INGRESOS O ENTRADAS y con COMPROBANTES DE EGRESOS O

SALIDAS.

Las operaciones que dan origen a movimientos de fondos son

muy diversas y los formularios que acompañan a dichos formularios a su

vez son muy variados.

Formulario en cajaàOtras seccionesàFacturas de venta

Facturas de Compra

Boletas

Comprobante Entrega de Dinero

Comprobante Recibo de Dinero

Sobre la base de lo anterior, es que se hace imprescindible un

control efectivo sobre los comprobantes de ingreso y egreso, los cuales

deberán contener a lo menos:

La fecha

Nombre del cliente o proveedor

Nº de la factura que se cancela

La forma de pago

Numero de cheque, nombre del banco

El monto recibido o entregado

Firma y timbre del funcionario responsable o de la persona

designada por el proveedor

CONCILIACIÓN BANCARIA

Consiste en la comparación de los registros de las operaciones que

lleva la empresa, con el registro que llevan los Bancos y que informan a

través del movimiento bancario, con la finalidad de proceder a hacer las

correcciones o ajustes necesarios en los libros de contabilidad que posee la

Empresa. La conciliación bancaria se realiza ya que es común que los saldos

del movimiento enviada por los Bancos, no coincidan con los registros

contables que lleva la empresa por una o más de las siguientes razones:

- Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los

mismos, llamados también cheques girados y no cobrados.

- Depósitos que la Empresa realizó en el momento que el Banco ya

había emitido el movimiento bancario.

- Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa

- Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación.

- Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.

- Cargos que efectúa el Banco causados por intereses, comisiones,

impuestos, cuotas de préstamos efectuados a la empresa, etc.

- Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de

intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto

- Errores u omisiones por parte de los Bancos Existen diferentes

métodos de conciliación:

Método de Cuatro Columnas.

Consiste en la elaboración de una hoja de cuatro columnas. Dos para

la cuenta en los libros de la Empresa y dos para la misma cuenta en los

libros del Banco (con Debe y Haber). Este procedimiento permite ver

claramente los Ajustes que hay que hacer en el Libro de la Empresa.

Una vez, que se llena el cuadro que a continuación se indica, se

procede a realizar los ajustes correspondientes a la empresa, en forma de

asientos de diario.

Conciliación por Saldos Ajustados.

Es una conciliación en dos etapas. En la primera se lleva el saldo del

Estado de Cuenta del Banco a la situación correcta, luego de hacer las

correcciones en los libros de la empresa, de acuerdo a las operaciones

pendientes de registro en el Banco. En la segunda etapa, se llevan los saldos

de los libros de la Empresa a su real valor, anotando las transacciones las

cuales la Empresa no había registrado.

El Saldo de la cuenta del Banco, en el Mayor de la Empresa se

ajusta de la siguiente manera:

- Sumando todos los abonos los cuales la empresa conoce sólo

cuando recibe el Estado de Cuenta del Banco, como son: cuentas por cobrar

de la Empresa que el Banco cobró y abonó en cuenta, abono por intereses,

errores u omisiones.

- Restando los cargos que el Banco ha hecho a su favor como son

comisiones, cheques devueltos o anulados, etc. De la misma manera se

hacen los ajustes al estado de cuenta enviado por el Banco:

- Sumando los cargos que la Empresa hubiese hecho, los cuales no

aparecen en el movimiento bancario tales como los errores u omisiones o los

depósitos a última hora.

- Restando abonos que no aparezcan tales como cheques

pendientes de cobro, errores u omisiones.

Conciliación por Saldos Encontrados

Es una conciliación que consiste en ajustar el saldo del Estado de

Cuenta del Banco, hasta llegar al saldo que muestra la cuenta del banco en

el libro mayor de la Empresa, es decir:

- Se suman al saldo del banco los Cargos por Depósitos de última

hora, efectuados por la Empresa y los Cargos efectuados por el Banco que la

empresa no haya tomado en cuenta, tales como: comisiones, intereses,

errores u omisiones.

- Se restan los Abonos por: Cheques emitidos por la Empresa y no

presentados para su cobro y los abonos efectuados por el banco no tomados

en cuenta por la empresa (Intereses, cobros hechos por el banco en nombre

de la empresa).

El formato utilizado para el método más común y utilizado es el

siguiente:

Empresa Banco

Transacción Debe Haber Debe Haber

Totales  100 50 50 100

Diferencia  50 50

PARTIDAS QUE CONFORMAN EL EFECTIVO

Se considera como efectivo las partidas del activo circulante que se

mencionan a continuación:

Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir,

dinero de obligatoria aceptación en el país, con las limitaciones que la Ley

impone, de acuerdo a lo especificado en la Ley del Banco Central y la Ley

General de Bancos y Otras Instituciones Financieras.

Depósitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y

de Ahorros, a favor de la Empresa.

Instrumentos de crédito de cobranza inmediata: cheques

ordinarios, cheques de gerencia, cheques de viajeros, giros postales y

telegráficos y otros instrumentos de crédito de cobro inmediato, aceptados

por los bancos, que legalmente posea la Empresa.

Divisas o monedas extranjeras de libre cotización en la Banca

Nacional.

No se considera efectivo a aquellas partidas del activo que, a pesar

de estar conformadas por dinero de curso legal, no sean de inmediata

disponibilidad, tales como: depósitos dados en garantía, coberturas de

reserva de capital y/o fondos de reserva legal, prestaciones sociales,

depósitos bancarios congelados por intervención de la institución financiera u

otros motivos, depósitos a plazo fijo, cheques devueltos por falta de fondos,

estampillas postales o fiscales, adelantos para viáticos u otros gastos, vales

en caja o cheques con fechas adelantadas.