Opciones de AutorellenoMicrosoft Excel dispone de numerosas herramientas y ayudas para realizar varias tareas con los datos ingresados en las hojas, una de estas son las opciones de autorelleno, por ejemplo si deseamos ingresar datos con los meses del ao, basta con escribir el primer mes enero, luego para que las celdas se llenen con los nombres de los siguientes meses, basta acercar el cursor a la parte inferior derecha de la celda donde se encuentre el mes de enero y observemos que las cruz del cursor toma una forma ms delgada, es entonces que debemos mantener oprimido el botn izquierdo del ratn y desplazarlo hacia abajo para que las celdas se llenen con los nombres de los siguientes meses una vez que soltemos el cursor, como lo podemos observar en la siguiente imagen:

De igual forma se puede hacer una prueba con los das de la semana empezando el lunes, una vez que se haya hecho el desplazamiento hasta que aparezca el da domingo, si se contina con este desplazamiento vamos a observar que aparece otra vez el da lunes, esto siempre va a suceder con este tipo de datos.

Con los nmeros no sucede lo mismo, si ponemos uno y deseamos que aparezcan los siguientes con el mismo procedimiento, esto no sucede, pero si hacemos una ligera modificacin se puede conseguir obtener relleno con nmeros consecutivos, para esto escribimos en la primera celda el nmero 1 y en la siguiente el nmero 2, luego marcamos las dos celdas y continuamos con el procedimiento antes descrito, aparecer entonces

Centrar datos en las celdas Fundacin ForoEducacin a distancia PsicoterapiasCognitivas y Psicologa Positivawww.fundacionforo.comEnlaces patrocinadosSi los datos de estas celdas deseamos que se muestren centrados, basta con hacer clic en el cono de Centrar, obteniendo lo siguiente

Color de rellenoTambin podemos poner color de relleno a todo el rango seleccionado A2:A8, para esto hacemos clic en el cono correspondiente y el resultado que se obtiene es que se colorea el fondo de todas las celdas seleccionadas, como lo podemos observar a continuacin

Si bien el color amarillo aparece por default, se puede seleccionar el color que consideremos ms apropiado dando un clic a la derecha del mismo cono y observaremos lo siguiente:

Con un poco de prctica podremos utilizar cualquier icono o herramienta del men INICIO o de cualquiera de los mens que se encuentran a la derecha de este, acercando el cursor a cualquier icono, siempre aparecer un pequeo recuadro de texto donde se explica la funcin de cada uno de ellos, de modo que su uso solo es cuestin de prctica.Captulo 1: La hoja electrnica. Filas, columnas, celdas y modificacionesEnlaces patrocinadosVASTEC Equipamentos Inds.Pontes Rolantes, Talhas Eltricas,Guindastes,As.Tcnica 11-3572-8000www.vastec.com.br

La hoja electrnicaDesde hace varios aos, Microsoft en su afn de brindar cada vez mejores sistemas computarizados, ha ido perfeccionando sus programas y Microsoft Excel no es la excepcin, antes de la aparicin de esta hoja electrnica que en la actualidad sirve para muchas actividades, existan en el mercado, programas de hojas electrnicas como Lotus 123 y Q-pro.Con la aparicin de Excel en varias versiones, muchos profesionales han acogido esta hoja electrnica como una herramienta fundamental para sus trabajos y tareas diarias. En lo personal me siento muy satisfecho con el desempeo de este software, en razn de que se lo puede hacer las adaptaciones que sean necesarias para que se adapte a los propsitos de la Contabilidad.Estudiaremos la versin de Microsoft Excel 2007, con el propsito de que las personas que accedan a este curso saquen el mximo provecho para su ptimo desempeo en el campo laboral, vamos a incluir algunas imgenes que van a ser de mucha utilidad para la asimilacin del conocimiento, en primer lugar vamos a observar la siguiente pantalla:

Cuando accedemos a este software, observamos que disponemos de un men principal conformado por: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar, Vista y Complementos. Cada una de estas opciones tiene varios submens, ayudas, conos y herramientas que las encontramos a continuacin del men principal y que afectan los datos con los cuales trabajamos. En la parte inferior encontramos que disponemos de tres hojas electrnicas con una opcin para incrementar su nmero dependiendo del trabajo que vayamos a desarrollar. Existen muchas ocasiones en que solo se utiliza una hoja, mientras que hay trabajos ms complejos que ameritan la utilizacin de varias hojas electrnicas, en cualquier caso se las puede guardar en un solo archivo.Filas y ColumnasEn la parte inferior vamos a encontrar filas y columnas, las filas estn identificadas con nmeros, mientras que las columnas estn designadas con letras, las filas van numeradas desde la 1 hasta la 1048576, mientras que las columnas inician con la letra A y terminan con la combinacin de las letras XFD, segn podemos observar en la siguiente imagen

Celdas Software para PymesGestione las Finanzas, Ventas,Inventarios y ms, de su empresa!www.parnet.com.mxEnlaces patrocinadosLas celdas son las intersecciones entre una fila y una columna, son susceptibles de almacenar datos alfanumricos con mltiples propsitos, las celdas siempre reflejan su posicin (columna-fila) en el lado izquierdo de la barra de frmulas. Toda informacin que maneja Microsoft Excel se encuentra en celdas perfectamente identificadas, donde se manejan todos los datos o informacin con los cuales se trabaja.Como toda celda puede ser identificada con la letra y la fila, dando su localizacin exacta, cuando tenemos ms de una celda, este concepto se llama rango de celdas; es decir, un rango puede ir desde la celda B3 hasta la celda B7, para una mejor identificacin de este rango, se puede reconocerlo de la siguiente forma B3:B7, donde aparece la seleccin de la primera y ltima celda.La identificacin de rangos de celdas es muy til cuando se trata de realizar varias operaciones como sumas de algunos valores, por ejemplo, tambin sirve para dar un nombre a un rango, todo depende de los trabajos que estemos desarrollando.ModificacionesToda celda es susceptible de hacerle modificaciones, normalmente tiene un alto de 15,00 (20 pixeles) y un ancho de 10,71 (80 pixeles), como observamos acontinuacin:Para modificar el alto y ancho de una celda, en el caso de las filas debemos acercar el cursor a la parte inferior del nmero de la fila, una vez que aparezca

debemos mantener oprimido el botn izquierdo del ratn y desplazarlo hasta que el alto de la celda sea el que mas ptimo para nuestro trabajo. De igual forma para ampliar o reducir el ancho de una columna debe acercar el cursor a la parte derecha de la celda hasta que aparezca

e igualmente debe mantener oprimido el botn izquierdo del ratn y desplazarlo hacia la derecha o la izquierda hasta fijar un ancho conveniente para esa columna.Captulo 3: Operaciones bsicas. Suma, resta, multiplicacin, divisin y exponenciacinEnlaces patrocinadosSoftware para PymesGestione las Finanzas, Ventas,Inventarios y ms, de su empresa!www.parnet.com.mx

Operaciones bsicasEntre las operaciones que puede realizar Microsoft Excel estn las operaciones bsicas como son: suma, resta, multiplicacin, divisin y exponenciacin.SumaPara realizar una suma, necesitamos ingresar en las celdas, valores que sean susceptibles de sumar, es decir nicamente nmeros, si introducimos un dato alfabtico por ejemplo, no se puede realizar la operacin y el resultado que Excel dar es #VALOR! indicando con esto que un valor utilizado en la frmula es errneo.Suma de celdas individualesExiste mas de una forma para realizar las sumas, en el ejemplo siguiente, vamos a realizar la suma de los valores de las celdas B4, B5 y B6, para lo cual colocamos el cursor donde queremos que vaya el total(B7), antecedemos el signo = y seguidamente ponemos la primera celda B4, luego ponemos el signo + la siguiente celda B5 otra vez el signo + y la ltima celda B6, el resultado obtenido se muestra en la celda B7.Suma utilizando icono de sumatoriaEsta forma para sumar es generalmente ms utilizada, ya que solo necesitamos colocar el cursor donde queremos que se totalice (B8) y hacer clic en el icono de sumatoria, inmediatamente aparece en la barra de frmulas =SUMA(B3:B7), luego que damos un enter, aparece el resultado en la celda B8 y el cursor salta de forma automtica a la celda B9, como lo podemos ver en la siguiente imagen

Excel, adems de sumar en forma vertical, tambin puede hacerlo de forma horizontal como lo podemos observar a continuacin, la grfica corresponde a la suma del rango A3:D3.Resta Cursos de idiomas con EFCursos de 2 semanas a 9 meses paratodos los niveles. Catlogo gratis!www.ef.comEnlaces patrocinadosSe puede realizar operaciones de resta identificando en forma individual con los signos +(mas) o (menos), los minuendos y sustraendos, nos ubicamos en la celda donde deseamos obtener el resultado y al igual que en el primer caso de las sumas, es necesario anteceder el signo =(igual), en el ejemplo siguiente sumamos dos valores C4+C5 y restamos otros dos C6-C7, el resultado lo obtenemos en la celda C8.

Tambin se puede realizar resta con una suma previa, a la que se le resta dos valores, en el siguiente ejemplo observamos que a la suma del rango B4:B5 (250), restamos los valores de las celdas B6(10) y B7(20)

MultiplicacinPara obtener la multiplicacin entre dos o ms valores, antecedemos el signo = colocamos la celda del primer valor, luego utilizamos *(asterisco), otra celda para ingresar un segundo valor y enter, en el siguiente ejemplo vamos a obtener en A5, el resultado de multiplicar =A3*A4.

DivisinPara la divisin, antecedemos el signo =, ponemos la celda del primer valor, luego utilizamos el signo / y la celda del segundo valor, en el ejemplo siguiente en la celda C6 dividimos C4 para C5, luego entonces en la barra de frmulas aparece =C4/C5.

ExponenciacinAunque estas operaciones son poco frecuentes, vale conocer que Excel tambin puede elevar a cualquier potencia un nmero dado, en el siguiente ejemplo utilizamos la frmula =2^3, esto equivale a multiplicar =2*2*2 o lo que es lo mismo elevar 2 al exponente 3, el resultado lo podemos observar en la celda B4.

Captulo 4: Software contable educativo desarrollado en Microsoft ExcelEnlaces patrocinadosSoftware para PymesGestione las Finanzas, Ventas,Inventarios y ms, de su empresa!www.parnet.com.mx

AntecedentesEl avance tecnolgico constante de Microsoft Excel a travs de sus varias versiones, ha dado como resultado que se pueda desarrollar un Software contable con fines educativos, es decir que al igual que otros sistemas contables computarizados, se puede obtener los principales libros y reportes de la Contabilidad, esto a pesar del excepticismo de ciertos profesionales que consideran que Excel fue creado con otros propsitos.La editorial Libros en Red, en cooperacin con el autor del presente curso, lanzaron al mercado en el ao 2003, el libro Excel y Contabilidad cuyo objetivo es disear un software de Contabilidad bajo Excel adaptndolo a las necesidades del usuario, vamos a utilizar algunas imgenes de este trabajo para entender como funciona el sistema.[1]Introduccin al Software ContableComo hemos observado en captulos anteriores, Excel contiene 3 hojas de forma standard, pero pueden incluirse ms, dependiendo del trabajo a realizar, en este caso nuestro sistema contiene 5 hojas, para los siguientes propsitos:Hoja 1 DIARIO, para registrar las transacciones en Diario GeneralHoja 2 MAYOR, para revisar el libro mayor de cualquier cuentaHoja 3 BALANCE, para disponer de un Balance de ComprobacinHoja 4 GENERAL, para obtener el Balance GeneralHoja 5 RESULTADOS, para el Estado de Resultados o Prdidas y GananciasPara ingresar a este software y por motivos de seguridad, es importante dotar al sistema de una clave de seguridad, la cual puede ser incluida cuando se construye el programa.Diario GeneralEn esta hoja se puede registrar con asientos de diario cualquier transaccin de la entidad para la cual se realiza la Contabilidad, contiene en la parte superior izquierda un Plan de Cuentas, el cual se muestra en un cuadro de lista entre el rango A1:D6 que lo veremos con ms detenimiento en el prximo captulo, este recuadro es bsicamente de consulta para ver las cuentas que podemos utilizar en nuestra Contabilidad, dispone de una barra de desplazamiento que permite consultar desde la primera hasta la ltima cuenta.En la celda E2, podemos observar que se muestra la fecha, ms abajo en la celda A7 debemos poner el nombre de la entidad, para este caso en particular la empresa se llamar MODELO S.A., en el resto del documento, el libro diario aparece con las columnas necesarias para registrar la informacin de las transacciones con son: fecha, comprobante, cdigos que al momento de digitarlos aparece en forma automtica el nombre de la cuenta, descripcin para colocar las referencias para cada cuenta que interviene en el asiento, dbito y crdito.Es necesario indicar que en el rango E3:E4, aparece un botn con el nombre de Nuevo Diario que sirve para dejar en blanco todo el contenido del libro diario, este botn contiene una macro que se debe usar con cuidado, nicamente cuando ya se ha terminado un perodo contable y se va a iniciar un nuevo diario general. Para que este botn se pueda activar, primero, hay que considerar la advertencia de seguridad que se encuentra sobre la barra de frmulas, haciendo clic en Opciones, escogiendo luego Habilitar este contenido y por ltimo dando un clic en Aceptar como lo vemos en las siguientes imgenes:

En la celda F8, aparece en forma automtica un mensaje de advertencia, como medida de prevencin para que los asientos registrados siempre se mantengan cuadrados, es decir los valores de los dbitos deben ser iguales a los valores de los crditos en cada asiento contable.Se debe dejar una fila en blanco para diferenciar entre un asiento y otro; cada asiento debe tener su propio nmero de comprobante ya sea de ingreso(CI #), egreso(CE #) o diario(AD #).Una vez registradas todas las transacciones en la hoja de DIARIO, se puede imprimir todas las pginas que se hayan utilizado en el perodo contable, cabe anotar que en ocasiones no se utilizan todas las pginas del Diario, en ese caso solo se imprimir las pginas utilizadas.Macro VASTEC Equipamentos Inds.Pontes Rolantes, Talhas Eltricas,Guindastes,As.Tcnica 11-3572-8000www.vastec.com.brEnlaces patrocinadosEs una secuencia de acciones previamente definidas y grabadas, que pueden accionarse con un botn o la tecla ctrl.+ una letra. Estas grabaciones se realizan con el objeto de resumir en una sola tecla, varias acciones de carcter repetitivo.Libro MayorEsta hoja sirve para reflejar los dbitos y crditos de cada cuenta, contiene los siguientes elementos: un cuadro de lista, donde se puede consultar directamente el saldo en cualquier momento del perodo contable, haciendo clic en la cuenta que se desee y que se refleja en las celdas E5 o F5, dependiendo si el saldo es deudor o acreedor. Consta tambin de una celda para la fecha en la celda E2.Para seleccionar y ver el mayor de una determinada cuenta, se debe acceder a travs del filtro que se encuentra ubicado en la celda D12 y seleccionar un solo cdigo.En el caso del ejemplo que vamos a ilustrar, primero consultamos la cuenta 1.1.1.21 BANCO DEL PICHINCHA C.C. 434542 y vamos a observar que obtenemos en la celda E5 un saldo de $ 1.530, luego en el filtro de la celda D12 escogemos el cdigo 1.1.1.21, que corresponde a la misma cuenta, finalmente oprimimos el botn Presentar Mayor y vamos a observar lo siguiente:

Como vemos el saldo del Mayor coincide con el valor que previamente consultamos en la celda E5, esta consulta aparece a manera de Vista preliminar, si deseamos podemos imprimirla, haciendo clic en imprimir y escogiendo desde la pgina 1 hasta la pgina 1, en razn de que no son muchos movimientos y no es necesario imprimir todas las pginas, pues sera algo innecesario.Balance de ComprobacinEsta tercera hoja del software permite entre otras cosas, verificar que tanto las sumas como los saldos se encuentren cuadrados, tambin nos permiten hacer una clasificacin de los grupos y subgrupos de cuentas para obtener la informacin necesaria para estructurar el Balance General y el Estado de Resultados.

Balance GeneralEs la cuarta hoja donde se recoge la informacin exclusivamente de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, esta informacin la recupera el sistema de la hoja BALANCE, una vez verificados las cuentas y valores, se lo puede imprimir para un mejor anlisis o para guardarlo en el archivo correspondiente.

Estado de ResultadosTambin conocido como Estado de Prdidas y Ganancias, esta quinta hoja sirve para determinar la utilidad o prdida obtenida durante el perodo o ejercicio contable, en base a la informacin de las cuentas de gastos e ingresos que se obtiene de la hoja BALANCE, la utilidad o prdida obtenida es trasladada de forma automtica al patrimonio del Balance General.Una vez ejecutado el cierre de un ejercicio contable, es decir cerrando las cuentas de resultados, se le puede dar continuidad a la Contabilidad con los saldos del Balance General, que se lo registra como el primer asiento del siguiente ejercicio.Es necesario indicar que todo este software contable est diseado con frmulas, cdigos y ms facilidades que brinda Microsoft Excel, el usuario no tiene que ser un programador para desarrollar este sistema, solo debe tener algo de experiencia en el manejo de Excel y desde luego saber las bases de la Contabilidad.Cuando ya est listo el software, el usuario solamente debe realizar los asientos con un buen criterio contable, todo lo dems puede hacerlo el sistema como cualquier otro software contable como comprender el lector del presente curso, no podemos ahondar ms en el tema, pero si anotar que el libro Excel y Contabilidad est al alcance de cualquier persona interesada en este software y se lo puede ver en el portal de Libros en red. El libro indica paso a paso como se debe proceder para concluir con xito el sistema.

[1] http://www.librosenred.com/libros/excelycontabilidad.html