Embed Size (px)
Citation preview
PPID UNIVERSITAS PADJADJARAN 1
PPID UNIVERSITAS PADJADJARAN 1
Daftar Isi
Kata Pengantar 2
BAGIAN I PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI
UNIVERSITAS PADJADJARAN 3
A. Gambaran Umum Layanan Informasi Publik 3
B. Kebijakan Layanan Informasi Publik 4
C. Struktur PPID Universitas Padjadjaran 4
BAGIAN II LAYANAN PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK 6
A. Mekanisme Memperoleh Informasi Publik 6
B. Permohonan Informasi Publik 6
B.1 Jumlah Permohonan Informasi Publik 6
B.2 Sarana Permohonan Informasi Publik 8
B.3 Jangka Waktu Pemberian Informasi Publik 8
B.4 Pemenuhan Permohonan Informasi Publik 9
B.5 Jumlah Keberatan 10
C. Informasi Berdasarkan Permohonan 10
D. Pemeringkatan Keterbukaan Informasi Publik 11
BAGIAN III KENDALA LAYANAN INFORMASI PUBLIK 13
A. Kendala Internal 13
A.1 Kendala Teknis 13
A.2 Kendala Substansi 13
B. Kendala Eksternal 13
BAGIAN IV PENUTUP 15
A. Kesimpulan 15
B. Saran 15
PPID UNIVERSITAS PADJADJARAN 2
KATA PENGANTAR
Amanat Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik menjadikan ruang-ruang informasi semakin terbuka
lebar. Upaya ini mendorong transparansi badan publik untuk
menjalankan kinerjanya menjadi lebih profesional dan akuntabel.
Sejalan dengan hal tersebut, Universitas Padjadjaran (Unpad) sebagai
badan publik pun turut melakukan berbagai upaya dalam rangka
penerapan keterbukaan informasi publik tersebut.
Penerapan keterbukaan informasi publik ini juga merupakan
komitmen Unpad dalam menerapkan zona integritas sebagai badan
publik di bawah Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik
Indonesia.
Untuk itu, semoga dengan terbitnya Laporan Layanan Informasi
Publik ini menjadi evaluasi diri bagi Unpad untuk berkinerja lebih
baik lagi di masa yang akan datang.
Jatinangor, Desember 2019
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi
Universitas Padjadjaran
PPID UNIVERSITAS PADJADJARAN 3
BAGIAN I
PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN
DOKUMENTASI UNIVERSITAS PADJADJARAN
A. Gambaran Umum Layanan Informasi Publik
Komitmen Unpad dalam memberikan pelayanan informasi baik dari sisi
permohonan informasi maupun layanan pengaduan, semakin berkembang seiring
dengan kemajuan teknologi. Penerapan teknologi informasi dalam memberikan
pelayanan yang terbaik kepada seluruh pemangku kepentingan menghasilkan
berbagai kemudahan dalam berinteraksi dengan lingkungannya.
Pelaksanaan pengelolaan informasi dan dokumentasi dengan sentuhan
teknologi informasi tersebut semakin mempermudah siapa pun
menghubungi Unpad untuk meminta informasi ataupun menyampaikan
keluhan.
Untuk itu, pada tahun 2019, Unpad berupaya melakukan berbagai
terobosan dan inovasi dalam pengembangan berbagai layanan informasi,
baik yang bersifat online maupun offline.
Tidak hanya dari sisi teknologi informasi, tapi Unpad juga melakukan
penguatan layanan kepada para petugas layanan informasi agar dapat
memberikan layanan prima kepada seluruh pemangku kepentingan.
PPID UNIVERSITAS PADJADJARAN 4
B. Kebijakan Layanan Informasi Publik
Penyelenggaraan keterbukaan informasi publik di Unpad diperkuat dengan
diterbitkannya Surat Keputusan Rektor Nomor
1036/H6.1/Kep/2010 tentang Pendirian Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi (PPID) Universitas Padjadjaran.
Seiring dengan perkembangan zaman dan meningkatnya pelayanan
informasi, Unpad membuka layanan secara online melalui website resmi
http://ppid.unpad.ac.id/ dan layanan secara offline melalui Unit Layanan
Terpadu di Gedung Rektorat Unpad di Kampus Jatinangor.
C. Struktur PPID Universitas Padjadjaran
SK PPID Universitas Padjadjaran yang berlaku saat ini adalah Keputusan
Rektor Universitas Padjadjaran Nomor 72/UN6.RKT/Kep/HK/2018 tentang
Pengangkatan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)
Universitas Padjadjaran yang ditandatangani pada tanggal 29 Januari 2018.
Pada struktur tersebut, Atasan PPID langsung dijabat oleh Rektor dengan
PPID Utama dijabat oleh Wakil Rektor Bidang Tata Kelola, Perencanaan dan
Sistem Informasi Unpad serta Koordinator PPID Pelaksana dijabat oleh
Direktur Tata Kelola dan Komunikasi Publik Unpad dan Sekretaris PPID
Pelaksana dijabat oleh Direktur Perencanaan dan Sistem Informasi Unpad.
Selanjutnya dibantu oleh Sekretaris dan para Petugas Informasi.
PPID UNIVERSITAS PADJADJARAN 5
PPID UNIVERSITAS PADJADJARAN 6
BAGIAN II
LAYANAN PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK
A. Mekanisme Memperoleh Informasi Publik
Saat ini, untuk memperoleh informasi publik dapat dilakukan dengan
mengajukan permohonan dengan cara mengakses website resmi PPID
Unpad yaitu http://ppid.unpad.ac.id/. Pada website tersebut dapat mengklik
menu “Ajukan Permohonan” yang akan dilanjutkan dengan mengisi
formulir permohanan beserta data pendukung lainnya.
Untuk melengkapi informasi yang disampaikan di website resmi Unpad,
website PPID juga menyajikan berbagai data sesuai dengan kategori
informasinya, antara lain, informasi yang disediakan dan disediakan dan
diumumkan secara berkala dan informasi yang wajib diumumkan serta
merta.
B. Permohonan Informasi Publik
Dengan adanya kemudahan dalam pengisian formulir di website resmi PPID
Unpad, para pemohon informasi lebih mudah mendapatkan informasi dan
bisa melacak permohonan yang mereka sampaikan.
B.1. Jumlah Permohonan Informasi Publik
Dalam kurun bulan Januari hingga Desember 2019, PPID Universitas
Padjadjaran telah menerima permohonan informasi publik sebanyak 143
permohonan.
PPID UNIVERSITAS PADJADJARAN 7
Berdasarkan data tersebut, permohonan informasi paling banyak diterima
pada bulan November yaitu sebanyak 55 permohonan. Adapun informasi
yang paling banyak diminta adalah permohonan informasi sertifikat
akreditas institusi dan program studi untuk digunakan sebagai persyaratan
pendaftaran seleksi CPNS.
PPID UNIVERSITAS PADJADJARAN 8
B.2. Sarana Permohonan Informasi Publik
Sebagaimana disampaikan sebelumnya, bahwa PPID menerima
permohonan informasi melalui website resmi PPID maupun Unit Layanan
Terpadu. Namun pada tahun 2019, tidak ada permohonan yang masuk
melalui Unit Layanan Terpadu, semua masuk melalui website PPID.
B.3. Jangka Waktu Pemberian Informasi Publik
Sesuai UU KIP No 14 Tahun 2008, setiap badan publik wajib memberikan
jawaban permohonan informasi publik paling lambat 10 (sepuluh) hari
kerja sejak diterimanya permintaan.
Pada tahun 2019 ini, rata-rata lamanya waktu permohonan selama 3 hari.
Ada kalanya waktu untuk memproses permohonan lebih lama dari waktu
tersebut karena membutuhkan koordinasi lebih jauh dengan unit kerja
terkait.
PPID UNIVERSITAS PADJADJARAN 9
B.4. Pemenuhan Permohonan Informasi Publik
Pada tahun 2019 ini, Unpad telah menerima permohonan dari berbagai
kalangan masyarakat dengan ketegori yang beragam. Dari 143 permohonan
yang masuk, ada yang permohonannya dikabulkan dan ada yang tidak.
Sebanyak 3 permohonan tidak dikabulkan karena data pemohon yang tidak
lengkap dan mengajukan permohonan untuk informasi yang dikecualikan.
PPID UNIVERSITAS PADJADJARAN 10
B.5. Jumlah Keberatan
Pada tahun 2019, PPID Unpad tidak menerima permohonan keberatan
baru, namun masih berlangsung proses sengketa tersebut hingga Komisi
Informasi Pusat karena pemohon tidak puas dengan keputusan di Komisi
Informasi Daerah Jawa Barat.
C. Informasi Berdasarkan Permohonan
Sebagaimana diketahui, pada Undang-Undang Keterbukaan Informasi
Publik telah diatur pada Pasal 9 ayat 1 mengenai informasi yang wajib
disediakan dan diumumkan badan publik, yaitu, informasi yang berkaitan
dengan badan publik, informasi yang berkaitan dengan kegiatan dan
kinerja badan publik, informasi mengenai laporan keuangan dan informasi
yang diatur dalam perundang-undangan.
Sementara pada Pasal 10 disebutkan bahwa Badan publik wajib
mengumumkan informasi serta merta yaitu, informasi yang dapat
mengancam hidup orang banyak dan ketertiban umum.
Dan pada Pasal 11 disebutkan bahwa Badan publik wajib menyediakan
informasi publik setiap saat yang meliputi:
a. Daftar seluruh informasi publik yang berada di bawah
penguasaannya, tidak termasuk informasi yang dikecualikan;
b. Hasil keputusan badan publik dan pertimbangannya;
c. Seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen pendukungnya;
d. Rencana kerja proyek termasuk di dalamnya perkiraan
pengeluaran tahunan Badan Publik;
e. Perjanjian badan publik dengan pihak ketiga;
f. Informasi dan kebijakan yang disampaikan pejabat publik dalam
pertemuan yang terbuka untuk umum;
g. Prosedur kerja pegawai badan publik yang berkaitan dengan
PPID UNIVERSITAS PADJADJARAN 11
pelayanan masyarakat; dan/atau
h. Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik sebagaimana diatur
dalam UU KIP.
Berdasarkan dari ketentuan tersebut, semua jenis permohonan informasi
publik yang diminta sesuai dengan ketentuan tersebut. Untuk memenuhi
permohonan informasi tersebut, PPID Unpad berkoordinasi dengan dengan
unit kerja terkait di lingkungan Unpad.
D. Pemeringkatan Keterbukaan Informasi Publik
Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi yang dilaksanakan oleh Komisi
Informasi Pusat, dilakukan pemeringkatan badan publik kategori
Perguruan Tinggi Negeri pada tahun 2019. Pada tahun 2019, Unpad meraih
nilai rata-rata keterbukaan informasi kategori BP Perguruan Tinggi Negeri
sebesar 80,29 dengan kualifikasi: menuju informatif.
Rincian Penilaian Keterbukaan Informasi Publik
Universitas Padjadjaran
Nilai Indikator
1 & 2 (30%)
Nilai Indikator
3 & 4 (40%)
Nilai
Presentasi
(30%)
Nilai
Akhir
Kualifikasi
66,78 = 20,03
I. Pengembangan
Website: 37,33
II. Pengumuman
informasi:
29,45
79,64 = 24,71
I. Pelayanan
Informasi :
37,50
II. Penyediaan
Informasi :
42,14
94,67
28,40
80,29 Cukup
Informatif
PPID UNIVERSITAS PADJADJARAN 12
Berdasarkan tabel tersebut, menunjukkan adanya kenaikan peringkat
dibandingkan dengan tahun sebelumnya sekaligus kenaikan kategori dari
yang asalnya Cukup Informatif menjadi Menuju Informatif.
Adapun beberapa catatan yang perlu dilengkapi untuk periode berikutnya
antara lain:
1. Kanal Rancangan Peraturan
2. Profil pimpinan yang tidak lengkap
3. Koordinasi rutin
4. Daftar Informasi Publik yang tidak sesuai dengan format Perki I Tahun 2017
5. Dokumen pengadaan barang dan jasa (bukan SPK)
PPID UNIVERSITAS PADJADJARAN 13
BAGIAN III
KENDALA LAYANAN INFORMASI PUBLIK
A. Kendala Internal
A.1 Kendala Teknis
Pada tahun 2019, PPID Unpad telah mengembangkan berbagai aplikasi baik
aplikasi PPID pada Android dan pengembangan formulir permohonan informasi
publik melalui website PPID.
Namun begitu, ada kalanya terdapat kendala teknis pada awal penggunaan
sehingga membutuhkan pengembangan lebih lanjut, khususnya pada masa
peralihan. Hal tersebut sempat mengakibatkan terganggunya pelayanan namun
masih dapat diatasi.
A.2 Kendala Substansi
Kendala substansi yang dihadapi antara lain terkait pemenuhan informasi yang
diminta. Informasi tersebut adakalanya membutuhkan pengelolaan yang lebih
lama sehingga perlu penambahan waktu untuk diproses.
Selain itu, pemahaman mengenai informasi yang diminta oleh unit kerja terkait
perlu dikoordinasikan lebih lanjut bahkan bila perlu dieskalasi pada pimpinan
yang lebih tinggi untuk mendapatkan jawaban yang komprehensif.
B. Kendala Eksternal
Permasalahan yang dihadapi antara lain adalah permohonan informasi yang
tidak lengkap sehingga tidak dapat langsung diproses. Hal tersebut diakibatkan
karena kurang pahamnya pemohon informasi untuk melengkapi persyaratan
yang dibutuhkan.
PPID UNIVERSITAS PADJADJARAN 14
Bagi yang dapat melengkapinya akan segera diproses. Namun bagi yang tidak,
permohonan informasi tidak dapat diproses karena menghindari memberi
jawaban yang tidak tepat.
PPID UNIVERSITAS PADJADJARAN 15
BAGIAN IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Penerapan keterbukaan informasi publik membutuhkan kerja sama yang
baik dari seluruh pihak. Tidak hanya dari sisi penyediaan informasinya
saja, namun dibutuhkan pemahaman yang baik tentang klasifikasi
informasi yang disampaikan agar tepat sasaran.
Pengelolaan informasi publik di lingkungan Unpad akan senantiasa
dikembangkan dalam berbagai hal sesuai dengan kebutuhan sehingga akan
mempermudah dan mempercepat layanan namun tetap profesional dan
akuntabel.
B. Saran
Di era masa kini, keterbukaan informasi publik menjadi sebuah
keniscayaan untuk mendapat kepercayaan dari masyarakat dan seluruh
pemangku kepentingan. Untuk itu diperlukan pengelolaan yang lebih baik
dengan berbagai inovasi khususnya dengan pemanfaatan teknologi
informasi.
Tidak hanya itu, selain diperkuat secara sistem, perlu juga adanya
kebijakan yang dapat memperkuat penerapannya di seluruh unit kerja agar
dapat berjalan dengan baik.
PPID UNIVERSITAS PADJADJARAN 16
PPID UNIVERSITAS PADJADJARAN
GEDUNG REKTORAT LANTAI 1
JL. RAYA BANDUNG SUMEDANG KM.21
JATINANGOR
E-mail: [email protected]
Website: http://ppid.unpad.ac.id/
PPID UNIVERSITAS PADJADJARAN 17
