Dagsorden Mødelokale: 1445-019 (videolink 1445019)medarbejdere.au.dk/fileadmin/ · efteråret 2016. Grundet arbejdet med sammenflytningen i AUL BSS udfoldes deres ... Kalenderfri

Aarhus Universitet

Side 1/1

AARHUS

UNIVERSITET

Møde den: 18. august 2016 kl. 11.00-12.00

Mødelokale: 1445-019 (videolink 1445019)

Møde i LAMU for AU Uddannelse

Deltagere: Kristian Thorn, Annette Graae, Ditte Jessing, Gitte Gjøde, Gitte Pedersen

Viftrup, Mette Bøj Brodersen, Pernille Christiansen, Signe Osbahr (referent)

Dagsorden

Kl 11-12 – møde afholdes sammen med LSU

1. Godkendelse af dagsorden

2. Psykisk APV

Godkendelse af afsnittenes handleplaner (bilag 6a)

Grundet højt arbejdspres i Optagelse udfoldes deres handleplan først i

efteråret 2016.

Grundet arbejdet med sammenflytningen i AUL BSS udfoldes deres

handleplan først i løbet af august.

Drøftelse af samlet AU Uddannelses handleplan (udkast medsendt som bilag

6b)

3. Evaluering af psykisk APV og fysisk APV

HAMU/HSU har bedt om én evaluering fra hvert vicedirektørområde. Vedlagt er

spørgeskema for dette (bilag 7a)

4. Eventuelt

AARHUS UNIVERSITET

HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR AU Library Emdrup

Udarbejdet 16. juni 2016 Opdateret

INDSATSOMRÅDE: - Anerkendelse

MÅL: - Mere anerkendelse på arbejdspladsen i dagligdagen

PRIORITERING (1, 2, 3, etc.)

TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau)

ANSVARLIG FOR TILTAG (Evt. hjælper)

FRIST (Dato)

STATUS

1. Feedback/sparring MUS samtaler samt plads i kalenderen til individuelle samtaler

Leder Jun 2017 Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender

2. Feedback/sparring Starte hos sig selv og være åben overfor kolleger

Medarbejdere Jun 2017 Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

3. Åbenhed overfor alle typer af arbejdsopgaver og forandringer i opgaver (gensidig anerkendelse)

Medarbejdere Jun 2017 Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

4. Hjælpsomhed i forhold til alle typer af opgaver Medarbejdere Jun 2017 Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

INDSATSOMRÅDE:

- God ledelse, medbestemmelse og gensidig tillid MÅL:

- Synlighed og tilgængelighed i dagdagen samt fortsat udvikling af tillid medarbejdere/ledelse PRIORITERING (1, 2, 3, etc.)



FRIST (Dato)

STATUS

1. Klar struktur med afklarede roller Leder Mar 2017 Tiltag påbegyndt men

AARHUS UNIVERSITET

væsentlige udeståender

2. Kalenderfri timer i leders kalender Leder Jun 2017 Tiltag næsten gennemført

3. Uddelegering af mindre opgaver Leder Dec 2017 Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

4. Ledelse inddrager medarbejdere – også de der holder sig lidt tilbage Leder og medarbejdere Dec 2017 Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender

5. Tidlig inddragelse af medarbejdere skaber tillid Leder Dec 2017 Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender

6. Gensidig tillid går begge veje Leder og medarbejdere Dec 2017 Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender

INDSATSOMRÅDE: - Håndtering af usikkerhed - fremtidsudsigter

MÅL: - Skabe afklaring og større sikkerhed i forhold til fremtiden




FRIST (Dato)

STATUS

1. Leder tilbyder et møde/sparring om muligheder Leder Okt 2017 Tiltag identificeret

2. Efterfølgende afklaring/plan for medarbejderne Leder 14 dage efter

Tiltag identificeret

3. Tilbud om individuelt forløb med ekstern konsulent (særligt berørte medarbejdere)

Leder Dec 2017 Tiltag påbegyndt men væsentlige

AARHUS UNIVERSITET

udeståender

Vælg status

INDSATSOMRÅDE: - God omgangstone og omsorg

MÅL: - At vi i forhold til brugere og kolleger har en tillidsskabende kommunikation.




FRIST (Dato)

STATUS

1. Fælles værdisæt/ proces med alle medarbejdere Emnet drøftes løbende på møder

Leder og medarbejdere Leder

Dec 2017 Tiltag identificeret

2. Tag den 1 til 1 – ikke med 3. mand. Vend evt. tilbage, hvis ikke i øjeblikket Vær opmærksom på egne og andres grænser Vær opmærksom på, at stress påvirker omgangstone

Alle Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

3. Behandl andre som du gerne selv vil behandles Alle Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender

Vælg status

AARHUS UNIVERSITET

HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR AU Library Arts Aarhus

Udarbejdet 29.6.2016 Opdateret 1.7.2016

INDSATSOMRÅDE: - God ledelse i dagligdagen (stressforebyggelse)

MÅL: - Færre stress-symptomer og øget afklaring af arbejdsmæssige forventninger.




FRIST (Dato)

STATUS

2 timers kursus for alle i effektive møder. Leder sept/ okt 2016

Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender

Tidsstyring og ny dagsorden på personalemøder Louise og Søren Okt 2016

Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

Øget fokus på at definere klare mål/delmål og forventningsafstemme ved igangsættelse af opgaver og mindre projekter

Leder og projektejere Nu Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

Øget brug af ad-hoc arbejdsgrupper til lokal opgaveløsning Leder og alle 2016 Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

Færdiggørelse af funktionsbeskrivelses-katalog samt ”Hvem laver hvad” Leder Aug 2016

Tiltag næsten gennemført

Fortsat fokus på håndtering af stress-problematikker: Individ: opmærksomhed på stresssymptomer både hos dig selv og andre Leder: Arbejd med prioritering

Leder og alle Nu Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender

Forklaringer: Tiltag: For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning. Ansvarlig for tiltag: Personen i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Den ansvarlige person kan have en eller flere ’hjælpere’. Dette kan være en person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes nødvendig for at iværksætte tiltaget. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven.

AARHUS UNIVERSITET

INDSATSOMRÅDE:

- God omgangstone MÅL: Større trivsel




FRIST (Dato)

STATUS

Øget fokus på anerkendelse, respekt og god tone mellem kollegaer Alle Nu Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender

Udviklingsforløb i samarbejde med AU HR omkring: - Kommunikation og samarbejde - Konflikthåndtering - Stress og trivsel

Leder Efterår 2016


Fortsat fokus på at få samarbejdsrelationer i skranken i Nobel til at fungere optimalt

Leder og Alle Nu Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender

Forklaringer: Tiltag: For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning. Ansvarlig for tiltag: Personen i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Den ansvarlige person kan have en eller flere ’hjælpere’. Dette kan være en person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes nødvendig for at iværksætte tiltaget. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven. Frist: Den ønskede tidsfrist for iværksættelse af tiltag.

AARHUS UNIVERSITET

INDSATSOMRÅDE: - Styrk fællesskabet

MÅL: Stærkere relationer til kollegaer og den enkelte føler sig bedre tilpas PRIORITERING (1, 2, 3, etc.)



FRIST (Dato)

STATUS

Fælles frokost efter fællesmøder Leder og alle Aug 2016


Frivillig korttids job-rotation/føl-ordning mellem Arts bibliotekerne (og evt. SB)

Carina 2017 Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

AUL Arts klubben – jævnlige arrangementer af ikke faglig karakter udenfor arbejdstid (bio, teater, cafe, gymnastik, fredags-øl m.m.)

Alle 2016 Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

Fast årlig studietur Lisbeth og Leder 2016 Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

Daglig fælles-pause i Nobel kl 9 og kl 12 Alle August 2016


Forsøg med ugentligt stressnedsættende fælles gymnastik/yoga tiltag Carina og Leder Forår 2017


Forklaringer: Tiltag: For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning. Ansvarlig for tiltag: Personen i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Den ansvarlige person kan have en eller flere ’hjælpere’. Dette kan være en person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes nødvendig for at iværksætte tiltaget. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven.

AARHUS UNIVERSITET

HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR AUL BSS.

AUL BSS har meddelt, at de først kan afslutte arbejdet med handleplanen ultimo august.

Udarbejdet d. 8. juli 2016 Opdateret [dato]

INDSATSOMRÅDE: - God ledelse i dagligdagen

MÅL: Bedre kommunikation




FRIST (Dato)

STATUS

Vælg status

Vælg status

Vælg status

Vælg status

INDSATSOMRÅDE: God ledelse i dagligdagen

MÅL: - Synlig ledelse




FRIST (Dato)

STATUS

Vælg status

Vælg status

Vælg status

Vælg status

AARHUS UNIVERSITET


MÅL: - Kompetenceudvikling




FRIST (Dato)

STATUS

Vælg status

Vælg status

Vælg status

Vælg status

INDSATSOMRÅDE: - Anerkendelse, både kollegialt og fra ledelsen

MÅL: - Individuel anerkendelse




FRIST (Dato)

STATUS

Vælg status

Vælg status

Vælg status

Vælg status

Forklaringer: Tiltag: For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning.

AARHUS UNIVERSITET

Ansvarlig for tiltag: Personen i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Den ansvarlige person kan have en eller flere ’hjælpere’. Dette kan være en person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes nødvendig for at iværksætte tiltaget. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven. Frist: Den ønskede tidsfrist for iværksættelse af tiltag. Status: Status opdateres løbende i handleplanen.

- Tiltag identificeret (rød) - Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat (orange) - Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender (gul) - Tiltag næsten gennemført (lysegrøn) - Tiltag gennemført (grøn)

AARHUS UNIVERSITET

HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR AU Library - ST

Udarbejdet 2016-06-28 Opdateret [dato]

INDSATSOMRÅDE: - Fremtidsudsigter

MÅL: - Skabe tryghed om fremtiden




FRIST (Dato)

STATUS

1 Vi afdækker/bliver bevidste om, hvad der skaber utryghed Leder + medarbejdere Ultimo septem-ber 2016

Tiltag identifice-ret

2 Vi arbejder med de afdækkede områder, der skaber utryghed Leder + medarbejdere Ultimo septem-ber 2016



MÅL: - Vi får en ny vision/mission for AUL




FRIST (Dato)

STATUS

1 Vi deltager i udarbejdelsen af version 2 af AUL-rapporten AUL Ledelsen Ultimo 2016


INDSATSOMRÅDE:

- Fremtidsudsigter MÅL:

- Vi bliver mere synlige i de faglige miljøer PRIORITERING (1, 2, 3, etc.)



FRIST (Dato)

STATUS

AARHUS UNIVERSITET

1 Følge op på vores måder at kommunikere med de faglige miljøer på Leder + medarbejdere Aug/Sept2016

Tiltag på-begyndt men væ-sentlige udeståen-der

2 Forbedre og udvikle nye måder at kommunikere med de faglige miljøer på Leder +medarbejdere Novem-ber 2016


3 Forbedre og udvikle nye måder at kommunikere med Dekanatet og institut-lederne

Leder + medarbejdere Forår 2017


INDSATSOMRÅDE:

- Fremtidsudsigter MÅL:

- Dialog med bibliotekschef PRIORITERING (1, 2, 3, etc.)



FRIST (Dato)

STATUS

1 Bibliotekschefen er med på 2 personalemøder om året Leder Oktober 2016

Tiltag be-skrevet og påtænkt igangsat

INDSATSOMRÅDE:

- Anerkendende ledelse

MÅL: - Skabe rum for samtale




FRIST (Dato)

STATUS

1 Tilbud om systematisk opfølgning på MUS 1 gang i kvartalet Leder Start efterår 2016


2 Leder indkalder til møder Leder Hvert kvartal


AARHUS UNIVERSITET

3 Forventningsafstemning mht. opgaveløsning Leder + medarbejdere Løbende Tiltag identifice-ret

INDSATSOMRÅDE: - Anerkendende ledelse

MÅL: - Gøre arbejdet synligt, så anderkendelse er mulig




FRIST (Dato)

STATUS

1 Del din succes med lederen Leder + medarbejdere Løbende fra aug. 2016

Tiltag påbe-gyndt men væsentlige udeståender

2 Del din succes på medarbejdermøderne Leder + medarbejdere Løbende fra aug. 2016


3 Leder og medarbejder deler succeser i AUL Nyhedsbrevet Leder + medarbejdere Løbende fra aug. 2016


INDSATSOMRÅDE: - Anerkendende ledelse

MÅL: - Anderkendelse af god indsats




FRIST (Dato)

STATUS

1 Faglig udflugt/temadag 1 gang om året Et betjeningssted/alle 2016 Tiltag identifice-ret

INDSATSOMRÅDE: - Ledelse og forventnings afstemning

AARHUS UNIVERSITET

MÅL: - At kende rationalet bag ledelsens beslutninger (daglig ledelse)




FRIST (Dato)

STATUS

1 Mere fokus på udmelding af rationalet bag strategiske og økonomiske beslutninger

Leder Løbende Tiltag næ-sten gen-nemført

2 Evaluering af tiltaget efter ½ år Leder + medarbejdere Januar 2017



MÅL: - Klare rammer mht. inddragelse og indflydelse (daglig ledelse)




FRIST (Dato)

STATUS

Kompetencer og viden skal videreformidles. Orienteres begge veje. Leder + medarbejdere Tiltag identifice-ret

Udstikke rammerne for frihed til initiativer og pilotprojekter(små) Leder Tiltag identifice-ret

Tilbyder hjælp til prioritering af arbejdsopgaver generelt og i perioder med stor arbejdsbelastning

Leder Tiltag næsten gennemført

Revision af årshjul Leder + medarbejdere Ultimo 2016



MÅL: - Kommunikation/Forventningsafstemning (daglig ledelse)

AARHUS UNIVERSITET




FRIST (Dato)

STATUS

Tydelig uddelegering af opgaver og forventningsafstemning af niveauet for opgaveløsningen, efter behov

Leder Løbende Tiltag identifice-ret

Forklaringer: Tiltag: For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning. Ansvarlig for tiltag: Personen i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Den ansvarlige person kan have en eller flere ’hjælpere’. Dette kan være en person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes nødvendig for at iværksætte tiltaget. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven. Frist: Den ønskede tidsfrist for iværksættelse af tiltag. Status: Status opdateres løbende i handleplanen.


For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning.

AARHUS UNIVERSITET

HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR INTERNATIONAL UDDANNELSE

Udarbejdet: 18. juni 2016 Opdateret: 23. juni 2016

INDSATSOMRÅDE: - Forebyggelse af stress

MÅL: indsæt fra tidligere -




FRIST (Dato)

STATUS

Oplæg om stress på kontormøde Ledelse med inddragelse af medarbejder

01.11.2016 Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

Alle medarbejdere tilbydes mini-MUS og kvartalsvise 1:1 samtaler som supplement til MUS. Møderne skal bl.a. have fokus på opgaveløsning- og prioritering, trivsel og afvikling af flex.

Ledelse 01. 12.2016 Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

Der udarbejdes et stressbarometer, som kan anvendes på 1:1 samtaler og mini-MUS/ MUS til indikation af stressniveau

Ledelse 01.10.2016 Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

Vælg status


MÅL:




FRIST (Dato)

STATUS

Fokus på at sætte realiserbare udviklingsmål i forhold til ressourcer Ledelse Ingen frist Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

AARHUS UNIVERSITET

Leder og medarbejder skal løbende prioritere opgaverne og afstemme forventninger i forhold til kvalitet og det endelige produkt.

Ledelse og medarbejdere Ingen frist Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

Vælg status


MÅL: -




FRIST (Dato)

STATUS

MUS skal have fokus på karriereveje og fremtidsudsigter Ledelse og medarbejdere 01.12.2016 Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

Gå-hjem møde (VD-niveau) om kompetenceudvikling og karriereveje Ledelse i samarbejde med AU Uddannelse

01.02.2017 Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

Mulighed for sidemandsoplæring og besøg i andre afdelinger for at få nye ideer, indsigt i samarbejdspartneres områder og perspektiver på arbejdsgange

Ledelse og medarbejdere 01.02.2017 Vælg status

Vælg status

INDSATSOMRÅDE: - Anerkendelse, både kollegialt og fra ledelsen

MÅL: -




FRIST (Dato)

STATUS

Kontormøder anvendes til kollgial sparring. Oplæg på kontormøde om Ledelse og medarbejdere 01.12.2017 Tiltag

AARHUS UNIVERSITET

projekt vedr. kollegial sparring i Fredrikshus beskrevet og påtænkt igangsat

Fortsat prioritering af sociale aktiviteter som f.eks. fredagsmorgenmad, elastikøvelser og Fin Fredag

Ledelse og medarbejdere Ingen frist Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

Vælg status

Vælg status

Forklaringer: Tiltag: For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning. Ansvarlig for tiltag: Personen i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Den ansvarlige person kan have en eller flere ’hjælpere’. Dette kan være en person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes nødvendig for at iværksætte tiltaget. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven. Frist: Den ønskede tidsfrist for iværksættelse af tiltag. Status: Status opdateres løbende i handleplanen. Vælg status og tilføj derefter farve:


AARHUS UNIVERSITET

HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR OPTAGELSE, Optagelse og Studiesystemer, AU Uddannelse.

Grundet det høje arbejdspres i Optagelse i juni måned, er det aftalt at afsnittet først afholder dialogmøder om mål og tiltag i sensommeren 2016.

Udarbejdet d. 24. juni, 2016 Opdateret [dato]

INDSATSOMRÅDE: - Forebyggelse af stress

MÅL: Konstant indlejret opmærksomhed på stress




FRIST (Dato)

STATUS

Vælg status

Vælg status

Vælg status

Vælg status

INDSATSOMRÅDE: - Samhørighed

MÅL: -




FRIST (Dato)

STATUS

Vælg status

Vælg status

Vælg status

Vælg status

AARHUS UNIVERSITET


MÅL: -




FRIST (Dato)

STATUS

Vælg status

Vælg status

Vælg status

Vælg status

INDSATSOMRÅDE: Anerkendelse MÅL:

- PRIORITERING (1, 2, 3, etc.)



FRIST (Dato)

STATUS

Vælg status

Vælg status

Vælg status

Vælg status

INDSATSOMRÅDE: Konfliktløsning MÅL:

- PRIORITERING (1, 2, 3, etc.)



FRIST (Dato)

STATUS

AARHUS UNIVERSITET

Vælg status

Vælg status

Vælg status

Vælg status

Forklaringer: Tiltag: For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning. Ansvarlig for tiltag: Personen i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Den ansvarlige person kan have en eller flere ’hjælpere’. Dette kan være en person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes nødvendig for at iværksætte tiltaget. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven. Frist: Den ønskede tidsfrist for iværksættelse af tiltag. Status: Status opdateres løbende i handleplanen.


AARHUS UNIVERSITET

HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR Studiesystemer, Funktionsområde ”Optagelse og Studiesystemer” – AU UDDANNELSE

Udarbejdet 30-06-2016 Opdateret [dato]

INDSATSOMRÅDE: - Afklaring af stress i afdelingen

MÅL: - At få forbedret situationen for personer i afdelingen, der oplever stærke stresssymptomer




FRIST (Dato)

STATUS

Via 1:1 med personaleleder (evt. i samarbejde med relevant TR) skal det afklares hvem der er udfordret med stressrelaterede symptomer

Personaleleder Tiltag identificeret

Individuel handlingsplan for stressramte medarbejdere Personaleleder + medarbejder


Et forløb eller et arrangement der fokuserer på forebyggelse af stress – evt. ved stress-coach eller HR

Ledelse Tiltag identificeret

Vælg status

INDSATSOMRÅDE: - Afklaring af ensomhed i afdelingen

MÅL: - Afhjælpe/fjerne følelsen af ensomhed hos ramte personer




FRIST (Dato)

STATUS

Via 1:1 med personaleleder (evt. i samarbejde med relevant TR) skal det afklares hvem der er udfordret med følelsen af ensomhed

Personaleleder Tiltag identificeret

Handlingsplan for håndtering af ensomhed i afdelingen Ledelse + medarbejdere Tiltag identificeret

Vælg status

Vælg status

AARHUS UNIVERSITET

INDSATSOMRÅDE: - Samhørighed – interne og eksterne relationer

MÅL: - At skabe en større samhørighed blandt medarbejderne internt i Studiesystemer samt funktionsområdet og i AU UDD




FRIST (Dato)

STATUS

Seminar hvert år/hvert andet år for medarbejderne i Studiesystemer – eksempelvis et konferencedøgn på Sandbjerg


Dannelse af faglige netværk i afdelingen – evt. med deltagelse af relevante eksterne interessenter – netværk med fokus på eksempelvis ”Test”, ”Projektledelse”, ”Support” mm.

Medarbejdere Tiltag identificeret

Gå-hjem-møder med relevant fagligt indhold eller workshops Medarbejdere + ledelse Tiltag identificeret

Vælg status

INDSATSOMRÅDE: - Synliggørelse af medarbejdernes ansvar og opgaveløsning

MÅL: - Øge kendskabet til hinandens fagområder (samt kompetencer), hvilket vil forbedre mulighederne for at bidrage konstruktivt i

opgaveløsning PRIORITERING (1, 2, 3, etc.)



FRIST (Dato)

STATUS

”Bordet rundt” på afdelingsmøder Medarbejdere Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender

Redskaber til kompetencemapning (LSU projekt) Ledelse Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

Vidensdeling via oplæg på afdelingsmøder, præsentationer af opnået resultater, mm.

Medarbejdere + ledelse Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender

AARHUS UNIVERSITET

Ibrugtagelse af allerede udfærdiget generiske rollebeskrivelser Medarbejdere Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender

INDSATSOMRÅDE: - Forventninger til ansvar og opgaveløsning gennem synlig ledelse

MÅL: - Fjerne usikkerhed hos den enkelte medarbejder




FRIST (Dato)

STATUS

Øget opmærksomhed på opgavestillelsen og forventninger til opgaveløsningen


Løbende opfølgning med personaleleder – også på 1:1 og ved MUS Personaleleder + medarbejder


Ibrugtagelse af allerede udfærdiget generiske rollebeskrivelser Medarbejdere Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender

Vælg status

Forklaringer: Tiltag: For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning. Ansvarlig for tiltag:

AARHUS UNIVERSITET

Personen i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Den ansvarlige person kan have en eller flere ’hjælpere’. Dette kan være en person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes nødvendig for at iværksætte tiltaget. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven. Frist: Den ønskede tidsfrist for iværksættelse af tiltag. Status: Status opdateres løbende i handleplanen.


1

Psykisk APV 2016 – Handleplansskema for Uddannelsesstrategisk Sekretariat

1 Indsatsområde: Fremtidsudsigter/Karriere Indsatsområde: Fremtidsudsigter/Karriere Mål: At medarbejderne bliver klogere på fremtidsudsigter og mulige karriereveje Prioritering Tiltag Ansvarlig for tiltag Frist Status 1 Årlig budgetgennemgang VD Løbende 1 Afholde afdelingsseminar om identitet, opgaveportefølje og rolle for Uddannelsesstrategisk Sekretariat Funktionschef E16/F17 1 Konkret udmøntning af satsningen på kompetenceudvikling VD/Funktionschef E16 1 Synliggøre/kommunikere muligheder for finansiering af kompetenceudvikling VD/Funktionschef Løbende

2 Indsatsområde: Dialog Indsatsområde: Dialog Mål: At det bliver lettere at drøfte uhensigtsmæssig eller manglende dialog med vores samarbejdspartnere Prioritering Tiltag Ansvarlig for tiltag Frist Status 1 Fast pkt. på teammøder vedrørende uhensigtsmæssig dialog eller manglende dialog Teamkoordinator Løbende 1 Gøre opmærksom på uhensigtsmæssig kommunikation Medarbejdere Løbende 1 Følge op på uhensigtsmæssig kommunikation VD/Funktionschef Løbende 1 Bruge kollegaer til at sparre om kommunikation Medarbejdere Løbende

1 Opmærksomhed på inddragelse af alle relevante samarbejdspartnere i opgaveløsningen, herunder VIP’ere.

VD/Funktionschef Løbende

1 Fokus på at finde måder at forebygge uhensigtsmæssig eller manglende dialog – blandt andet med udgangspunkt i de situationer, hvor det går gnidningsfrit (også i den interne dialog i afdelingen)

Alle Løbende

1 Nedsætte en arbejdsgruppe, på tværs af medarbejdergrupperne, der skal arbejde med forebyggelse af uhensigtsmæssig kommunikation. Arbejdet skal munde ud i nogle kortfattede, konkrete anbefalinger for, hvordan man f.eks. kan:

• kommunikere tydeligt i forhold til at klarlægge og/eller fastslå, hvem der har ansvar for hvilke dele af en opgave

• sikre, at det kommer til at handle om bolden og ikke manden • sikre, at dialogen ikke bliver mudderkastning, og at folk ikke føler sig tromlet ned, hvis de

Teamkoordinatorer 1.11.16

2

ikke får deres vilje • sikre, at alle parter føler sig hørt og forstået

3 Indsatsområde: Synliggørelse af driftsopgaver Indsatsområde: Synliggørelse af driftsopgaver Mål: At driftsopgaver bliver anerkendt og indgår i planlægning/opgavestyring i sekretariatet Prioritering Tiltag Ansvarlig for tiltag Frist Status 1 Udarbejdelse af plakater med årshjul Teamkoordinatorer 1.10.16 1 Kende og italesætte driftsopgaver ifm. opgavestyring/aftaler med andre enheder Funktionschef/VD Løbende 1 Systematisk dialog mellem hver enkelt medarbejder og funktionschef* Funktionschef Løbende NB*: Det endelige format for denne dialog skal aftales med den nye funktionschef for Uddannelsesstrategisk Sekretariat

4 Indsatsområde: Forventningsafstemning og rammer for opgaveløsning Indsatsområde: Forventningsafstemning og rammer for opgaveløsning Mål: At sikre, at der er tilstrækkeligt grundlag for at løse en given opgave, inden opgaven påbegyndes. Prioritering Tiltag Ansvarlig for tiltag Frist Status 1 Nedsætte arbejdsgruppe på tværs af ledelse og medarbejdere vedrørende formater for rammesætning

og forventningsafklaring i forbindelse med opgaver. Arbejdet skal udmunde i en model eller nogle sigtelinjer/punkter, som vi som medarbejdere kan tænke i, når vi får en ny opgave. F.eks. ”Hvad er tidsfristen?”, ”Hvad er det forventede tidsforbrug?” og ”Hvad er formålet?”.

Teamkoordinator + VD/Funktionschef

1.9.16

1 Øget skriftlighed fra ledelsen (både intern og eksternt) om opgavens indhold, formål og frister. VD/Funktionschef Løbende

5 Indsatsområde: Prioritering af opgaver Indsatsområde: Prioritering af opgaver Mål: At lette arbejdspresset hos medarbejderne via prioritering af opgaver Prioritering Tiltag Ansvarlig for tiltag Frist Status 1 Ledelsen skal stå til rådighed for prioritering af opgaver og stå på mål for prioriteringer som rygdækning

for den enkelte medarbejder. VD/Funktionschef Løbende

1 Fokus på, at opgaver skal kunne løses af flere medarbejdere. VD/Funktionschef Løbende

3

1 Orientering af funktionschef i forhold til større ad hoc opgaver, så funktionschefen har mulighed for at følge med i opgaveporteføljen og eventuelt påvirke ressourceallokeringen om nødvendigt.

Medarbejdere Løbende

AARHUS UNIVERSITET

HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV for funktionsområdet Vejledning og Studiestøtte

4 Afsnit i funktionsområdet: SU og SPS (22 medarbejdere), Vejledning og Studieinformation (10 medarbejdere), Studievalg Østjylland (14 medarbejdere), Rådgivnings- og Støttecentret (30 medarbejdere)

Udarbejdet 21. juni 2016 Opdateret [dato]

INDSATSOMRÅDE: Ledelse på forskellige niveauer

MÅL: Udvikling af afsnitslederkreds i Vejledning og Studiestøtte PRIORITERING (1, 2, 3, etc.)



FRIST (Dato)

STATUS

1 I den samlede afsnitslederkreds i Vejledning og Studiestøtte arbejdes med roller og ledelsesrum efter infusionering af RSC. Fx ønsker medarbejdere ved Vejledning og Studieinformation højere grad af alignment mellem afsnitsleder og funktionschef. Det er et generelt ledelsesdilemma i omskiftelige organisationer at ledelseslagene igen og igen skal finde sine roller, ansvarsfordeling og rammer. En øvelse ledelsen i Vejledning og Studiestøtte har skullet igennem med halve års intervaller over de sidste 6 år. Den 8. august holder kredsen dagseminar, hvor der arbejdes med ansvar, roller, kultur, processer med mere.

Gitte Viftrup 8. august 2016


2 Lederkredsen vil konkret arbejde med life-work-balance og stress på seminar 8. august. Forud læser hver leder bogen ” Stop Stress – håndbog for ledere” og den drøftes på seminaret med henblik på at skabe større viden og bevidsthed omkring egen ageren som leder, men også om medarbejdernes. GV holder desuden oplæg og laver øvelser.

Gitte Viftrup 8. august og december 2016


3 Individuel og fælles udvikling via uddannelsesforløb ved HR Den samlede lederkredsen og HR

2017 Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

AARHUS UNIVERSITET

INDSATSOMRÅDE: Forebyggelse af stress MÅL: Forebyggelse af stress og målrettet arbejde til at skabe sammenhæng mellem arbejde og privatliv (work-life-balance) PRIORITERING (1, 2, 3, etc.)



FRIST (Dato)

STATUS

1 Hele funktionsområdet skal på seminar i november, hvor en del af tiden vil blive brugt på at øge viden om stress – symptomer, spotting, beredskab, handlingsplaner og der vil blive arbejdet med facetter som work-life-balance. Forud for seminaret, er der kørt proces i lederkredsen jf. ovenstående indsat.

Lederkreds og arbejdsgruppe og HR

9.-10. november 2016


1 RSC har udarbejdet stress-handlingsplan på bagrund af AUs stresspolitik. Denne handlingsplan kvalificeres og udbredes til funktionsområdets øvrige afsnit på workshop ved seminar i november.

Arbejdsgruppe på tværs af Vejledning og Studiestøtte

9.-10. november


1 Studievalg Østjylland afholder dagsseminar om stress og trivsel HR og medarbejdere og leder Studievalg Østjylland

18 og 19 august 2016


2 Løbende fokus på forebyggelse af stress og fokus på Life-work balance i relevante afsnit

HR og ledere Januar 2017


Tabellen kan kopieres og indsættes efter, hvor mange indsatsområder, der besluttes.

INDSATSOMRÅDE: Anerkendelse, god omgangstone og kultur MÅL: Kulturarbejde med henblik på at udvikle den anerkendende organisation og kollegiale sparringskultur – understøtte godt fællesskab og ordentlig omgangstone




FRIST (Dato)

STATUS

1 Temadag i Rådgivnings- og støttecentret. Dag med HR med fokus på etablering af ny kultur i den ny organisation. Oplæg, workshops og walk & talk.

HR og udvalgte medarbejdere plus afsnitsleder og koordinator. Oplæg ved afsnitsleder og funktionschef

1. juni Tiltag gennemført

1 Internt seminar ved Studievalg Østjylland. HR afholder forløbet med fokus på trivsel (og deraf kultur).

HR, leder og udvalgte medarbejdere

18. og 19. august

Tiltag beskrevet og påtænkt

AARHUS UNIVERSITET

igangsat

1 SU og SPS- afholdt dialogmøde, hvor der er enighed om at de har en god kultur med høj grad af anerkendende tilgang og stort fællesskab og derfor skal de gode tiltag identificeres, så øvrige afsnit kan lære af det.

Alle SU – og SPS-medarbejdere plus leder

September/oktober 2016


1 Der er værdibaseret ledelse i funktionsområdet Vejledning og Studiestøtte, hvilket bl.a. er udmøntet i en række leveregler/værdier i funktionsområdet. Disse er præsenteret og drøftes/kvalificeres på seminar i november

Alle medarbejdere i funktionsområdet

November 2016


1

Dagseminar om roller, kultur i Vejledning og Studieinformation, der har flere nye medarbejdere og nye opgaver.

Alle vejledere i Vejledning og Studieinformation

Juni 2016 Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

INDSATSOMRÅDE: Fremtidsudsigter MÅL: Forsat sikre karrieremuligheder, perspektiv i jobbet, faglig selvsikkerhed og selvindsigt




FRIST (Dato)

STATUS

3 Sikre fortsat fokus på den enkelte medarbejders kompetencer i funktionsområdet til sikring af øget faglig robusthed og egen selvbevidst om faglige kompetencer, så den enkelte er beredt til nyt job, afskedigelse, omorganisering mm

ledelsen Sommer 2016


3 Udvikling via efteruddannelse, kurser, jobrotation, kollegial sparring Ledelsen og medarbejdere Sommer 2016


AARHUS UNIVERSITET

HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR SDC-Sekretariatet

Udarbejdet 20.06.2016 Opdateret

INDSATSOMRÅDE: - Videndeling og styrket samarbejde

MÅL: - Styrke løsning af arbejdsopgaver i teams og undgå faglig isolation




FRIST (Dato)

STATUS

1 Større arbejdsopgaver på sekretariatet bør løses i teams, således der sikres sparring og fremdrift. Flere opgaver (bl.a. kommunikationsopgaver) er på det seneste blevet løst på den måde og det har fungeret godt.

Morten Laugesen Løbende Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

2 Fælles halvårlige arbejdsseminarer, hvor der er tid til at diskutere de store linjer. Kræver grundig forberedelse af alle – ellers er de tidsspilde.

Morten Laugesen og medarbejderne ved SDC

løbende Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

3 Vigtigt at der fortsat sikres videndeling i det daglige arbejde – via e-mails, dialog på kontoret, etc. Også med kollegerne i Beijing, så vi ikke ender med et rent satellitkontor

Alle løbende Vælg status

Vælg status

INDSATSOMRÅDE: Forbedring af fysisk arbejdsmiljø

MÅL: - Sikre tidssvarende arbejdspladser til et øget antal medarbejdere, mindske støjniveauet




FRIST (Dato)

STATUS

1 Indvending renovering af bygning 1190 – ny belysning, opsætning af støjdæmpende loftbeklædning, lysisolering af skillevægge, etc.

Morten Laugesen, (Gustaf Lohm)

Sept. 2016


AARHUS UNIVERSITET

Vælg status

Vælg status

Vælg status

INDSATSOMRÅDE: - Ledelsesinvolvering og opgaveprioritering

MÅL: - Mere ledelsesinvolvering ift. prioritering af arbejdsopgaver, feedback, etc. for den enkelte medarbejder




FRIST (Dato)

STATUS

1 Det er vigtigt, at der afsættes tid til definere arbejdsopgaver for de enkelte medarbejder, herunder klare mål og realistiske tidsfrister.

Morten Laugesen løbende Vælg status

Vælg status

Vælg status

Vælg status


AARHUS UNIVERSITET

Status: Status opdateres løbende i handleplanen.


AARHUS UNIVERSITET

HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR AU Uddannelse

Udarbejdet 18. august 2016 Opdateret [dato]

INDSATSOMRÅDE: - Opfølgning på psykisk APV

MÅL: - Der arbejdes med forbedring af det psykiske arbejdsmiljø i de enkelte afsnit/funktionsområder




FRIST (Dato)

STATUS

1 LSU vedtager proces, hvor der arbejdes med det psykiske arbejdsmiljø på afsnits/funktionsområde-niveau, frem for på vicedirektør niveau.

LSU 23/5 16 Tiltag gennemført

1 Der formuleres handleplaner baseret på dialogmøder i de enkelte afsnit/funktionsområder

Funktionschefer og afsnitsledere

1/7 16 Tiltag næsten gennemført

1 Der følges der op på handleplanerne i de enkelte afsnit/funktionsområder, således at det psykiske arbejdsmiljø forbedres


31/12 16 Tiltag identificeret

1 LSU modtager opdateringer på status for arbejdet med udmøntning af handleplanerne i afsnit/funktionsområder.

LSU Løbende Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

INDSATSOMRÅDE: - Arbejdspres

MÅL: - At sænke det oplevede arbejdspres




FRIST (Dato)

STATUS

1 Det er vigtigt, at der ses på tiltag i de enkelte afdelinger, frem for på overordnet niveau, da årsagerne til det oplevede arbejdspres varierer.


løbende Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender

1 Der skal fokuseres mere på konkrete tiltag end generelle kulturprojekter, når der arbejdes med stress i enhederne. Eksempler på konkrete tiltag kan være håndfaste prioriteringer fra ledelsens side eller reduktion af krydspres


løbende Tiltag identificeret

AARHUS UNIVERSITET

gennem klare beslutningsgange og bestillinger.

Vælg status

Vælg status


MÅL: - Medarbejderne skal se lysere på fremtiden ved AU Uddannelse




FRIST (Dato)

STATUS

1 Arbejdet med strategisk kompetenceudvikling og synliggørelse af mulighederne fuldføres

LSU Efteråret 2016


1 Der afsættes midler til kompetenceudvikling i hvert afsnit/funktionsområde. VD og funktionschefer løbende Tiltag gennemført

1 Der arbejdes kontinuert med den langsigtede økonomiske planlægning, således at økonomisk betingede afskedigelser afværges i videst muligt omfang.

VD og funktionschefer løbende Tiltag næsten gennemført

Vælg status

INDSATSOMRÅDE: - Tiltale

MÅL: - Antallet af tilfælde af grov tiltale skal nedbringes




FRIST (Dato)

STATUS

1 I afsnit/funktionsområder, hvor der opleves interne, gentagne tilfælde af grov tiltale, skal der arbejdes med den interne kultur



1 Der sikres via organisering og løbende dialog en respektfuld omgangstone mellem enhederne på AU

LEA og Universitetsledelsen løbende Tiltag påbegyndt men

AARHUS UNIVERSITET

væsentlige udeståender

1 Der udbydes universitetsbrede kurser i konflikthåndtering, hvor medarbejder undervises i at nedskalere konflikter med brugere, så grov tiltale så vidt muligt undgås

VD i dialog med AU HR Juni 2017 Tiltag identificeret

Vælg status

INDSATSOMRÅDE: - Anerkendelse

MÅL: - At alle – medarbejdere såvel som ledere – føler, at deres indsats er værdsat.




FRIST (Dato)

STATUS

1 Anerkendelse har mange former ligesom behovet herfor varierer fra medarbejder til medarbejder. Den kan komme fra både ledere, kollegaer, medarbejdere og brugere. Særlig vigtig er anerkendelsen i ens hverdag, hvorfor der kontinuert skal arbejdes med emnet i afsnit/funktionsområder

Ledelsen og medarbejdere på alle niveauer


2 Det er vigtigt at den øverste ledelse ser og anerkender de opgaver, den enkelte medarbejder løser. Dette kan bla. ske gennem årlige besøg af VD i hvert afsnit/team.

VD løbende Tiltag næsten gennemført

Vælg status

Vælg status

INDSATSOMRÅDE: - Ensomhed

MÅL: - At ingen er kede af at møde op på sin arbejdsplads




FRIST (Dato)

STATUS

1 Medarbejdere, der oplever negativ ensomhed, skal vide, at ledelsen og TR står til rådighed i forhold til at afhjælpe problemet. Dette kan f.eks. nævnes på afdelingsmøder eller i forbindelse med øvrig opfølgning på psykisk apv.

Funktionschefer, afsnitsledere, TR


Vælg status

AARHUS UNIVERSITET

Vælg status

Vælg status


MÅL: - Den enkelte medarbejder oplever en ledelse, som sætter retning, skaber gode rammer og understøtter personlig og faglig udvikling




FRIST (Dato)

STATUS

1 Der arbejdes med at videreudvikle ledere i AU Uddannelse gennem bl.a. den daglige opgavevaretagelse, samarbejde i interne og eksterne fora samt formel kompetenceudvikling rettet mod ledelse

Ledelse Løbende Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat

2 Der arbejdes på at skabe velfungerende ledelsesteams på tværs af AU Uddannelse og i samarbejde med fakulteterne igennem bånd og samarbejdet med uddannelsescheferne

Ledelse Løbende Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat


AARHUS UNIVERSITET

Status: Status opdateres løbende i handleplanen.


1

AARHUS UNIVERSITET

Evaluering af APV 2015-2016 Evalueringen igangsættes for fakultetet/enhedsadministrationen gennem FAMU/AAMU og FSU/ASU, som i samarbejde sikrer den behørige involvering. I Enhedsadministrationen er Enhedsadministrationens APV-følgegruppe tovholder på evalueringen. Administrationscentre og vicedirektørområder kan hver især indsende én samlet evaluering til Enhedsadministrationens APV-følgegruppe ([email protected]) senest d. 15. september 2016. Psykisk APV

Evaluering af spørgeskemadelen og rapportdelen (fx sammenlignelighed af spørgsmål med APV 2016, mulighed for specifikke spørgsmål, rapportering på 4. niveau, mulighed for særkørsler mm)

• Hvad fungerede godt og ønskes bibeholdt i næste APV?

• Hvad er fakultetets/enhedsadministrationens vigtigste anbefaling(er) til en kommende APV?

Evaluering af procesdelen (fx inspirationsmaterialet på www.au.dk/psykiskapv, temamøder om psykisk APV, følgegruppeorganiseringen, samarbejdet mellem AMO og SU, handlingsplansudarbejdelse, dialogmøder m.m.)

• Hvad fungerede godt og ønskes bibeholdt ved næste psykiske APV?


Fysisk APV Evaluering af spørgeskemadelen (fx ift. information om processen, relevante og dækkende spørgsmål og svarmuligheder, passende spørgeskemalængde, modtagelse af link til datarapporter m.m.)



Evaluering af handlingsplansdelen (fx ift. brugen af handleplansprogrammet Rambøll APV, justeringsforslag ift. processen omkring fysisk APV m.m.)



http://www.au.dk/psykiskapv

Documents

Dagsorden Mødelokale: 1445-019 (videolink 1445019)medarbejdere.au.dk/fileadmin/ · efteråret 2016. Grundet arbejdet med sammenflytningen i AUL BSS udfoldes deres ... Kalenderfri