de Cevi Klantendag · PDF fileafspraken te maken over het informatiebeheer en de ... Tips en aanbevelingen diverse audits ... Zorg voor de uitbouw van functiescheiding in de administratieve

11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017

Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]

1

14 maart 2017

Kristien Ooghe – domein belastingen

Daisy Vercruysse – domein financiën

Audit

14 maart 2017

Wat vertellen we u graag ?

Welkom

Debiteurenbeheer

Rollen en rechten

Beveiliging en logging

Aanbevelingen per soort audit

Thema-audit “Gemeentelijke belastingen en retributies”

Thema-audit “Aankoop- en contractbeheer”

Detectie & organisatie-audit

Thema-audit “Informatiebeveiliging”

Vragen

Audit



2

14 maart 2017

Debiteurenbeheer

‘Het is noodzakelijk dat de organisatie de inkomende betalingen goed

opvolgt en dat zij voor ontbrekende betalingen tijdig de nodige

aanmaningen of dwangbevelen verstuurt. Dit voorkomt dat verstuurde

aanslagbiljetten en facturen onbetaald blijven en het gemeentebestuur

inkomsten mist’

Bron “Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies”

Audit

14 maart 2017

Debiteurenbeheer – unieke identificatie

Audit



3

14 maart 2017

Link authentieke bronnen

Uw documenten altijd naar het juiste adres? Nieuwe debiteuren

eenvoudig toevoegen? Correcte en volledige identificering van

belastingplichtigen?

Centraal beheer van uw contactgegevens is een essentieel

onderdeel van efficiënte dienstverlening.

De link authentieke bronnen maakt dit mogelijk.

Vanuit onze toepassingen zoekt u via een centraal zakenmagazijn

in de authentieke bronnen Rijksregister en KBO.

Audit

14 maart 2017

Betalingsopvolging belastingen

Keuze tussen Unibel en BBC:

Betalingsopvolging in Unibel:

* Betalingen aanzuiveren

* Oninbaarstellingen

* Opmaak (aangetekende) herinneringen

* Dwangschriften

Betalingsopvolging in BBC:

* Opmaak kohieren en aanslagbiljetten in Unibel

* Doorgave kohierartikels aan de boekhouding

* Opvolging van de debiteuren en belastingschulden in BBC

Audit



4

14 maart 2017

Betalingsopvolging in Unibel

Betalingsopvolging

Correct

Gelijkwaardig

Tijdig en systematisch

Tal van tools:

Kohierlijsten: slechte betalers, oninbaarstellingen …

Invorderingsdossiers: opvolging afbetalingsplannen, collectieve

schuldregelingen, notificaties, faillissementen …

Statuslijsten: toestand van kohieren …

Audit

14 maart 2017

Werkopvolging

Aanbeveling: “tijdig en systematisch”

Oplossing: geïntegreerde werkopvolgingsmodule in Unibel.

Betere planning

Timing

De werkzaamheden voor belastingen registreren en opvolgen:

* Aangiften drukken

* Drukwerk ambtshalve vaststellingen

* Kohieren opmaken en aanslagbiljetten verzenden

* Maningen, laatste waarschuwingen, dwangschriften aanmaken

* Controlelijsten: afbetalingsplannen, verjaring …

Opdrachten toewijzen aan medewerkers

Audit



5

14 maart 2017Audit

14 maart 2017Audit



6

14 maart 2017Audit

14 maart 2017Audit



7

14 maart 2017

Debiteurenbeheer - BBC

Centraal over alle NH-toepassingen

Module Link Authentieke Bronnen centraal met andere

toepassingen

Aanduiding bij de debiteur

Audit

14 maart 2017

Informatieveiligheid en toegangsbeheer

Audit



8

14 maart 2017

“Het is van belang om de toegang tot informatie goed te beheren,

afspraken te maken over het informatiebeheer en de

informatiebeveiliging, en wijzigingen in data goed te registreren”

Bron “Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies”

Audit

14 maart 2017

Rollen, Rechten, Beveiliging en Logging

Audit



9

14 maart 2017

BBC: rollen en rechten bepalen

Menubeveiliging om de rol van de gebruiker te bepalen

Gepersonaliseerd menu

Lees- of schrijfrechten

Databeveiliging om de rechten van de gebruiker te bepalen

Wie ziet welke gegevens?

Wie mag welke gegevens wijzigen?

Audit

14 maart 2017

Gepersonaliseerde menu

Audit



10

14 maart 2017

Beperkte opzoekmogelijkheden

Audit

14 maart 2017

BBC tip !

Audit



11

14 maart 2017

BBC - logging

Aanpassingen aan dossiers

Audit

14 maart 2017

BBC - logging

Algemene logging

Audit



12

14 maart 2017

Belastingen

Bij het opstarten van Unibel wordt de database beveiligd door:

login en paswoord

of

Windows-authenticatie.

Toegang tot het Rijksregister: strong authentication - aanmelden

met eID

Audit

14 maart 2017

Belastingen - toegangsbeveiliging

Unibel bevat

verschillende gebruikersniveaus die bepalen welke acties een

bepaalde gebruiker kan uitvoeren.

Toegangsrechten kunnen ingesteld worden op het niveau van

programma’s.

Rechten op een programma kan per gebruiker ingesteld worden:

* geen toegang

* leestoegang

* toevoegen en wijzigen

* verwijderen

Audit



13

14 maart 2017

Tips en aanbevelingen diverse audits

Audit

14 maart 2017

Thema-audit

Aankoop- en contractbeheer

Audit



14

14 maart 2017

Audit Aankoop- en contractbeheer

4. Plaatsing van de bestelling

Eenmaal de overheidsopdracht is gegund of de gewenste leverancier is gekozen,

kan de bestelling geplaatst worden. Vaak gebeurt dit via een bestelbon of een

gunningsbeslissing.

5. Ontvangst van de goederen en diensten

Na de bestelling worden de goederen of diensten geleverd of opgehaald. De

leverbon is hierbij een belangrijk document. De organisatie dient na te gaan of

deze goederen of diensten overeenkomen met de bestelling. De leverbon wordt

dus vergeleken met de bestelbon. In het geval van goederen controleert de

organisatie eveneens of deze in goede staat zijn en bij diensten of deze voldoen

aan het gewenste resultaat.

Audit

14 maart 2017


6. Factuurverwerking en -betaling

Eenmaal de goederen of diensten zijn geleverd, volgt de factuur. Deze wordt

nagezien en ten minste vergeleken met de bestelbon en de leverbon. Als de

factuur correct is wordt ze, idealiter binnen de vooropgestelde termijn, betaald.

Audit



15

14 maart 2017


Verslag Audit Vlaanderen:

Belangrijkste werkpunten die tijdens de audits naar voren kwamen:

1. er is onvoldoende overzicht op lopende contracten en de einddatum ervan;

2. uitgaven worden inadequaat opgevolgd, met als gevolg dat de mededinging (zoals

voorzien in de wetgeving overheidsopdrachten) niet behoorlijk speelt;

3. op bepaalde punten in het aankoopproces blijkt fraude mogelijk te zijn doordat de

functiescheiding binnen processen niet degelijk genoeg is uitgebouwd;

4. er zijn onvoldoende richtlijnen voor de ontvangst van goederen en diensten;

5. de correctheid en tijdige betaling van facturen wordt niet goed genoeg opgevolgd.

Audit

14 maart 2017


Aanbeveling 1 :

er is onvoldoende overzicht op lopende contracten en de einddatum

ervan

Productcataloog gebruiken en verplicht maken

Begin- en einddatum bij de producten plaatsen

Audit



16

14 maart 2017


Aanbeveling 3:

op bepaalde punten in het aankoopproces blijkt fraude mogelijk te

zijn doordat de functiescheiding binnen processen niet degelijk

genoeg is uitgebouwd

Databeveiliging

Menubeveiliging

Audit

14 maart 2017


Aanbeveling 4:

er zijn onvoldoende richtlijnen voor de ontvangst van goederen en

diensten

Registreer de leveringsnota

Hou digitaal de ‘fouten’ bij aan de hand van foto’s, nota’s, …

Audit



17

14 maart 2017


Aanbeveling 5:

de correctheid en tijdige betaling van facturen wordt niet goed

genoeg opgevolgd

Digitale validatie = snellere goedkeuringsflow

Maak mandaten of betaallijsten op basis van vervaldatum

Audit

14 maart 2017

Thema-audit

Gemeentelijke belastingen en retributies

Audit



18

14 maart 2017

Detectie van belastingplichtigen en grondslagen

Wie moet hoeveel aan het gemeentebestuur betalen?

Extractie gezinshoofden uit het bevolkingsbestand

Extracties Lokovest:

* Nieuwe ondernemingen en vestigingen

* Stopgezette ondernemingen en vestigingen

* Wijzigingen: nieuwe maatschappelijke naam, nieuwe rechtsvorm,

nieuw adres …

KSZ: gegevens verwerken voor de automatische toekenning van

verminderde tarieven, vrijstellingen of toelagen aan personen die

verhoogde tegemoetkoming genieten inzake gezondheidszorgen.

Detectie leegstaande panden, tweede verblijven en onbebouwde

gronden (sessie A1)

Audit

14 maart 2017

Digitale gegevensuitwisseling

Automatische gegevensoverdracht tussen belastingen

boekhoudprogramma (Unibel en NH BBC):

Globale koppeling

of

Detailkoppeling

Digitale uitwisseling: programma’s voor het inlezen van

bestanden afkomstig van andere bronnen

Controle op correctheid van de gegevens

Bijvoorbeeld: inlezen belastbare feiten voor leegstand, combitaks,

containerparken …

Audit



19

14 maart 2017

Rapporteren

“Het is belangrijk om een rapportering te voorzien, de gegevens goed op

te volgen en de nodige informatie tijdig te laten doorstromen naar het

correcte bestuursniveau”Bron “Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies”

BIBEL is een tool die toelaat om op een vlotte manier

rapporten en grafieken af te leveren gebaseerd op de gegevens

van de belastingtoepassing Unibel

Standaardrapporten of eigen rapporten met:

overzicht van de toestand van de belastingsontvangsten

openstaande schuld

oninbaarstellingen

verzonden documenten …

Audit

14 maart 2017

Kennis van de gebruikte software

“Veel geauditeerde gemeentebesturen hebben een (te) beperkte kennis

van hun eigen softwaresystemen”Bron “Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies”

Hulpmiddelen

Handleidingen

Online helpfunctie <F1>

Opleidingen

Groepsopleiding bij Cevi

Opleidingen op maat in uw bestuur

Helpdesk

Permanentie

GoToAssist

Audit



20

14 maart 2017

Detectie& organisatie-audit

Audit

14 maart 2017

Detectie-audit

Verslag Audit Vlaanderen:

Belangrijkste werkpunten die tijdens de audits naar voren kwamen:

1. Zorg voor de uitbouw van functiescheiding in de administratieve processen van zowel de

sociale als de financiële dienst.

2. Creëer een unieke autorisatie, los van dossierbehandelaars, voor de aanmaak of wijziging

van begunstigdengegevens.

3. Houd stavingstukken, die aantonen dat het gebruikte begunstigdenrekeningnummer in het

betalingsproces aan de cliënt toebehoort, systematisch bij.

4. Voer de betalingen uit op basis van de originele facturen en stavingstukken

Audit



21

14 maart 2017

Detectie-audit

Aanbeveling 1:

Zorg voor de uitbouw van functiescheiding in de administratieve

processen van zowel de sociale als de financiële dienst

Menubeveiliging

Databeveiliging

Audit

14 maart 2017

Detectie-audit

Aanbeveling 2:

Creëer een unieke autorisatie, los van dossierbehandelaars, voor de

aanmaak of wijziging van begunstigdengegevens

Beheer rekeningnummers

Audit



22

14 maart 2017

Detectie-audit

Aanbeveling 3:

Houd stavingstukken, die aantonen dat het gebruikte

begunstigdenrekeningnummer in het betalingsproces aan de cliënt

toebehoort, systematisch bij

Notities, digitale documenten bij dossiers

Audit

14 maart 2017

Detectie-audit

Aanbeveling 4:

Voer de betalingen uit op basis van de originele facturen en

stavingstukken

Digitale beelden van de facturen

Audit



23

14 maart 2017

Thema-audit

Informatiebeveiliging

Audit

14 maart 2017

Informatiebeveiliging nog onbekend

Audit



24

14 maart 2017

Kennis van de gebruikte software BBC

Veel geauditeerde gemeentebesturen hebben een (te) beperkte kennis

van hun eigen softwaresystemenBron “Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies”

Hulpmiddelen

Handleidingen

Ondersteuning

Opleidingen op maat in uw bestuur

Consultancy ter plaatse

Helpdesk

Permanentie

GoToAssist

Audit

14 maart 2017Audit

Documents

de Cevi Klantendag · PDF fileafspraken te maken over het informatiebeheer en de ... Tips en aanbevelingen diverse audits ... Zorg voor de uitbouw van functiescheiding in de administratieve