Definición de manual.Quiroga (1999) define que “un manual es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una organización que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo.”(p.161)

Según la opinión de Kellog (1963):El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo. (p19)

Se entiende que un manual es todo cuerpo sistemático que indique las actividades a ser cumplidas por los miembros de una organización, son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, el propósito fundamental de los manuales es el de regularizar la operaciones de la organización y su elaboración depende de la información y necesidades de cada empresa, ya que representa una guía práctica que se utiliza de herramienta y soporte para las organizaciones, incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han establecido en el transcurso del tiempo.

Tipos de manuales. 

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa con nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

Por su alcance: • Generales o de aplicación universal.• Departamentales o de aplicación específica.• De puestos o aplicación individual.

Por su contenido:• De historia de la empresa o institución.• De organización.• De políticas.• De procedimientos.• De contenido múltiple (manual de Técnicas)

Por su función específica o área de actividad:

• De personal.• De ventas.• De producción o ingeniería.• De finanzas.• Generales, que se ocupen de dos o más funciones específicas.• Otras funciones.

Objetivo de los manuales.

• Instruir a la persona acerca de aspectos tales como: Objetivos, funcione, relaciones,

políticas, procedimientos, normas, etc.

• Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa.

• Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. 

• Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.

Ventajas de los Manuales.

Los manuales tienen las siguientes ventajas:

a- Facilita el estudio de los problemas de organización.b- Logra y mantiene un sólido plan de organización.c- Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.d- Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.e- Sirve como una guía eficaz para la preparación clasificación y compensación del personal clave.

Desventajas de los Manuales. 

Kellog (1963) menciona que entre los inconvenientes que presentan los manuales se encuentran:a- Muchas empresas consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.b- Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.c- Existe el temor de que pueda conducirá una estricta reglamentación y rigidez.d- Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.e- Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.

Los Manuales De Procedimientos

Los manuales de procedimientos describen en detalle los procedimientos que se realizan en una organización. Contribuyen a uniformizar la acción del personal, al establecimiento de medidas de calidad y facilitan la racionalización de los procesos. Según las características y necesidades de cada empresa es posible encontrar manuales que describen los procedimientos.

Sin perjuicio de otros aspectos que sea pertinente incluir, es recomendable que un manual de procedimientos contenga, como mínimo:

• Carátula.• Índice.• Introducción y Objetivos.• Glosario de términos utilizados.• Descripción literal de cada procedimiento, detallando cada uno de los pasos a Realizar, su forma de ejecución y el o los responsables de su ejecución.

Pasos Para La Elaboración De Un Manual: 

Para elaborar correctamente un manual, se recomienda seguir los siguientes pasos:a) Se recolecta toda la información que se considere necesaria para la elaboración del manual.b) Ordenar, revisar y analizar la información recolectada.c) Sometimiento a consideración de los usuarios se elabora un borrador el cual le es entregado a los usuarios del manual para que permita una opinión sobre el mismo.d) Aprobación después del proceso antes mencionado se hará la aprobación para uso de la organización.e) Publicación, distribución e implementación, cuando el manual es aprobado se procede a publicarlo y distribuirlo al personal para comenzar con la implementación.