Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP)

Dépense Comprendre les processus de la dépense

Détails et explicitations dans les commentaires du document

2

PréambulePrésentation de l’ensemble des modules de formation proposés

Domaines Modules de formation associés

Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéréLégende :

Transverse

Les référentiels

Budget

Dépenses

Elaboration, allocation et mise à disposition du budget

La gestion en AE et CP

Présentation des états budgétaires

Démarche de programmation

Comprendre les processus de la dépense

Carte achat et dématérialisation

Engagement juridique marché

Engagement juridique hors marché

Le service fait

Retenues de garantie

Gestion des avances et des acomptes

Gestion des pénalités

Demande de paiement sur EJ

Mise en paiementDemande de

paiement hors EJ

xxx module considéré

La démarche

de contrôle

Comptabilités

Articulation entre les

comptabilités

Comptabilités – Cas

particuliers

Opération pour compte

de tiers

Gestion de la trésorerie

Eléments de comptabilités

60’

Recettes

Présentation du processus standard de la recette

Recettes globalisées et fléchées

Recettes au comptant

Gestion des titres de recette

Recettes – Cas particuliers

3

Sommaire

Référentiels budgétaires de la dépense

Processus de la dépense

Impacts organisationnels

Impacts comptables du processus

• Les étapes clés• Concepts clés• Description du processus• Articulation entre EJ, SF et DP : illustration

• Variantes du processus standard de la dépense

• Processus standard• Première variante• Deuxième variante• Troisième variante• Quatrième variante

• Concepts clés• Nature et destination• Opération et organisation budgétaire

• Organisation en mode hors Service Facturier

• Organisation en mode SFACT

Quiz • Quiz

4

Description du processus de la dépense

5

Exprimer un besoin

Engager la dépense associée

1

2

Contrôles

Impacts

Vérifier que la prestation ou la livraison est

conforme à l’engagement

3

Payer

4

Description du processus de la dépenseLes étapes clés

Décider une dépense

Réaliser une dépense

6

� Le processus standard de la dépense repose sur 4 actions majeures :

Processus de la dépenseConcepts clés

Acte juridique par lequel une personne morale crée ou

constate à son encontre une obligation de laquelle il

résultera une dépense.

Engagement

Procédure en une ou deux étapes (constatation puis

certification) permettant d’attester la conformité à

l’engagement de la livraison ou de la prestation.

Service fait

Ordre donné par l'ordonnateur au comptable de payer

une dépense. Il se matérialise par des DP transmises au

fil de l'eau (Suppression du bordereau de transmission

et du mandat). En mode service facturier, l’ordre de

payer est porté par la certification du service fait.

Ordonnancement

Acte par lequel une personne morale se libère de sa

dette.Mise en Paiement

Engagement

juridique (EJ)

Service fait

(SF)

Demande de

paiement

(DP)

Paiement

1

7

Description

CPAEImpact

budgétaire

Impact

comptable

Formalisation Création

Contrôle et validation

Contrôle et certification

Création

Contrôle et validation

Prise en charge

Mise en paiement

AcheteurGestionnaire

des EJ

Responsable des EJ

Certificateur du SF

Gestionnaire des DP

Responsable des DP

Comptable de la PEC

Responsable de la

trésorerie

Expression de Expression de

besoin

Engagement Engagement

juridiqueService faitService fait Demande de paiement Paiement

Constatation

Gestionnaire du SF

Expression de besoin

Service métier

Description du processus de la dépense 1

8

EJ SF DP

• L’engagement juridique constitue la limite supérieure des paiements pouvant être réalisés.

• Le service fait correspondant peut être total ou partiel, sans dépasser au total le montant engagé.

• Le total des demandes de paiement ne peut être supérieur au service fait.

EJ = 100

SF1 = 60SF2 = 40

SF = 100

OU

DP = 100

DP1 = 60DP2 = 40

OU

DP1A = 20DP1B = 40

OU

DP2A = 20DP2B = 20

Description du processus de la dépenseArticulation entre EJ, SF et DP : illustration

1

9

Impacts comptables du processus

10

Les variantes du processus standard

EJ SF DP Paiement

DP Paiement

DPPaiement

EJ SF DP Paiement

EJ DP PaiementSF

Processus standard.EX : subventions avec

conditions de réalisation.

Dépense sans engagement préalable.

La consommation des AE et le SF sont concomitants à la DP.

EX : fluides.

Paiement réalisé avant l’ordonnancement.EX : prélèvements.

Le SF est concomitant à l’engagement juridique.

EX : subventions sans condition de réalisation.

1

Le SF est concomitant à la demande de paiement.EX : baux avec préavis.

2

3

4

Impacts comptables du processusVariantes du processus standard de la dépense

EJ SF

1

11

Zoom sur la consommation des AE et des CP

Impacts comptables du processusProcessus standard

EJ SF DPProcessus standard

EX. : une subvention avec condition de réalisation

Consommation des AE

1

Impact

comptable

Impact

comptable

Consommation des CP

Paiement

Impact

comptable

Débit 6 / 2

Crédit 408

Débit 401

Crédit 5

Débit 408

Crédit 401

12

Zoom sur la consommation des AE et des CP

Impacts comptables du processusPremière variante

EJ SF DP Paiement

Le SF est concomitant à l’engagement juridique.Ex. : une subvention sans condition de réalisation

1

Le système d’information peut offrir la possibilité de certifier le service fait dès l’engagement juridique, sans avoir besoin de procéder à sa saisie distincte et à sa validation par les acteurs habilités.

1

Impact

comptable

Impact

comptable

Impact

comptable

Débit 6 / 2

Crédit 408

Débit 401

Crédit 5

Débit 408

Crédit 401

Consommation des CP

Consommation des AE

13

Zoom sur la consommation des AE et des CP

EJ DP PaiementSFLe SF est concomitant à la demande de paiement.Ex. : baux avec préavis.

2

Impacts comptables du processusDeuxième variante

Consommation des AE

Le système d’information doit permettre de comptabiliser directement la charge ou l’immobilisation en comptabilité générale lors de la prise en charge de la DP par le comptable.

1

Consommation des CP

Impact

comptable

Impact

comptable

Débit 401

Crédit 5

Débit 6 / 2

Crédit 401

14

Zoom sur la consommation des AE et des CP

Dépense sans engagement préalable.

La consommation des AE et le SF sont concomitants à la

DP.Ex. : les fluides

3

Impacts comptables du processusTroisième variante

DP PaiementEJ SF

Le système d’information doit permettre de procéder à la consommation des AE lors de la validation de la DP par l’ordonnateur et d’enregistrer directement la charge en comptabilité générale, lors de la prise

en charge par le comptable.

1

Consommation des AE

Consommation des CP

Impact

comptable

Impact

comptable

Débit 401

Crédit 5

Débit 6 / 2

Crédit 401

15

Zoom sur la consommation des AE et des CP

Impacts comptables du processusQuatrième variante

DPPaiementPaiement réalisé avant l’ordonnancement.Ex. : prélèvements

4

Le système d’information doit permettre de traiter le rapprochement d’un décaissement avec une DP ultérieure.

1

Impact

comptable

Impact

comptable

Consommation des AE

Consommation des CP

Débit 401

Crédit 5

Débit 6 / 2

Crédit 401

16

Référentiels budgétaires de la dépense

17

� Les objets de gestion (EJ, SF, DP) doivent porter les informations permettant d’assurer la génération des écritures comptables et des consommations d'AE et de CP.

� Il existe au minimum quatre référentiels pour les dépenses. Certains sont obligatoires (nature et destination), d’autres facultatifs ou recommandés (opérations et organisation).

Référentiels budgétaires de la dépenseConcepts clés

1

18

Référentiels budgétaires de la dépenseNature et destination

1

Objectif

• Exprime la spécialité des crédits et porte le niveau delimitativité.

• Permet d’imputer les dépenses et les recettes selon leurnature : enveloppe pour les dépenses et agrégat pour lesrecettes.

Axe « Nature »

ObjectifPermet de connaître la finalité de la dépense (qu’il s’agisse d’uneactivité, d’une finalité politique, d’une finalité stratégique...).

Axe « Destination »

19

Référentiels budgétaires de la dépenseOpération et organisation budgétaire

1

ObjectifPermet de modéliser des activités ou projets qui constituentdes ensembles cohérents qui doivent être financés et suivisdistinctement

Axe « Opération »

Axe « Organisation budgétaire »

ObjectifPermet de décrire la hiérarchie des entités budgétaires del’organisme impliquées dans la gestion et le pilotage budgétaire

20

Impacts organisationnels

21

Choix organisationnels

� Séparation ordonnateur / comptable au moment de la DP

� Factures envoyées aux services ordonnateurs avec centralisation possible

Ordonnateur

Saisie des DP

Contrôle et prise et charge

des DP

Mise en paiement

Ordre de payer

Comptable

Certification du SF

Fournisseur

Factures

Fournisseur

Constatation du SF

EJ

Impacts organisationnelsOrganisation en mode hors service facturier (SFACT) – 1/2

1

Contrôle et validation des DP

22

Impacts organisationnelsRôles et attributions en mode hors service facturier – 2/2

1

Gestionnaire des demandes de paiement

� Est chargé de la création de la DP.

� Est chargé de la saisie de l’ensemble des informations de la liquidation, si besoin, par collecte auprès des acteurs détenteurs des informations nécessaires.

Comptable de la prise en charge

� Prend en charge les DP.

� Procède à leur mise en paiement.

� Peut également procéder au rejet de certaines DP et doit motiver son rejet.

Responsable des demandes de paiement

� Contrôle les DP transmises par le gestionnaire des DP.

� Peut modifier les DP le cas échéant.

� Procède à la validation des DP.

� Peut également rejeter les DP en les retournant au gestionnaire des demandes de paiement ou en les supprimant.

� A la qualité d’ordonnateur.

Responsable de la trésorerie

� Est chargé du paiement des dépenses.

� Est chargé de la garde et de la conservation des fonds et valeurs appartenant à l’organisme, du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités, du suivi des prévisions de trésorerie, de l’intégration des opérations relatives aux régies.

Gestionnaire du service fait

Constatation

� Contrôle la réalisation physique des opérations.

� Contrôle la conformité des opérations grâce au rapprochement avec l’engagement juridique.

� Renseigne la date d’effet du service fait.

Gestionnaire du service fait

Certification

� Arrête et certifie le montant de la livraison/prestation conformément aux clauses du contrat.

� Contrôle les informations saisies précédemment et précise les éléments d’imputation qui n’auraient pu être définis lors de l’engagement.

� Arrête le montant de la charge ou de l’immobilisation, qui peut être différent de la dette du fournisseur.

Gestionnaire des EJ

� Gestion des aspects administratifs liés aux engagements juridiques

� Saisit des EJ

� Assure de la sincérité de l’impact budgétaire associé aux EJ.

Responsable des EJ

• Valide l’EJ (au sens budgétaire, consommation des AE)

• Responsable de la sincérité de l’impact budgétaire associé aux EJ

• A la qualité d’ordonnateur

: Sphère ordonnateur : Sphère comptable

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Choix organisationnels

� Constituer un centre de traitement et de paiement des factures placé sous l’autorité du comptable.

� Décharger les services opérationnels de la gestion des factures.

� Centraliser les factures au niveau du SFACT.

Objectifs du SFACT

� Réduction significative des délais de paiement.

� Suppression de la redondance d’une partie des contrôles.

� Rationalisation du circuit des pièces.

� Amélioration de la qualité comptable.

� Lissage de l’activité dans le temps.

Ordonnateur

Saisie des DP

Contrôle des DP

Mise en paiement

Ordre de payer

Comptable

Certification du SF

Fournisseur

Factures

Fournisseur

Constatation du SF

EJ

SFACT

Impacts organisationnelsOrganisation en mode service facturier (SFACT) – 1/2

1

24

Impacts organisationnelsRôles et attributions en mode service facturier – 2/2

1

Gestionnaire des demandes de paiement

� Est chargé de la création de la DP.

� Est chargé de la saisie de l’ensemble des informations de la liquidation, si besoin, par collecte auprès des acteurs détenteurs des informations nécessaires.

Comptable de la prise en charge

� Prend en charge les DP.

� Procède à leur mise en paiement.

� Peut également procéder au rejet de certaines DP et doit motiver son rejet.

Responsable des demandes de paiement

� Contrôle les DP transmises par le gestionnaire des DP.

� Peut modifier les DP le cas échéant.

� Procède à la validation des DP.

� Peut également rejeter les DP en les retournant au gestionnaire des demandes de paiement ou en les supprimant.

� A la qualité d’ordonnateur.

Responsable de la trésorerie

� Est chargé du paiement des dépenses.

� Est chargé de la garde et de la conservation des fonds et valeurs appartenant à l’organisme, du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités, du suivi des prévisions de trésorerie, de l’intégration des opérations relatives aux régies.

Gestionnaire du service fait

Constatation

� Contrôle la réalisation physique des opérations.

� Contrôle la conformité des opérations grâce au rapprochement avec l’engagement juridique.

� Renseigne la date d’effet du service fait.

Gestionnaire du service fait

Certification

� Arrête et certifie le montant de la livraison/prestation conformément aux clauses du contrat.

� Contrôle les informations saisies précédemment et précise les éléments d’imputation qui n’auraient pu être définis lors de l’engagement.

� Arrête le montant de la charge ou de l’immobilisation, qui peut être différent de la dette du fournisseur.

Gestionnaire des EJ

� Gestion des aspects administratifs liés aux engagements juridiques

� Saisit des EJ

� Assure de la sincérité de l’impact budgétaire associé aux EJ.

Responsable des EJ

• Valide l’EJ (au sens budgétaire, consommation des AE)

• Responsable de la sincérité de l’impact budgétaire associé aux EJ

• A la qualité d’ordonnateur

: Sphère ordonnateur : Sphère comptable

25

Quiz

26

Quiz

Question 1

Quelles sont les quatre étapes majeures du processus de la dépense ?

Réponse :

L’engagement juridique, le service fait, l’ordonnancement, le paiement.

1

27

Quiz

Question 2

A quelle étape du processus standard de la dépense s'effectue la consommation des AE?

A quelle étape du processus standard de la dépense s'effectue la consommation des CP?

Réponse :

- Validation de l’EJ- Paiement

1

28

Quiz

Question 3

L'étape du service fait donne lieu :

1- à une écriture en comptabilité budgétaire,

2- à une écriture en comptabilité générale,

3- aux deux

Réponse :

Réponse 2 : l’étape du service fait donne lieu à une écriture en comptabilité générale.

1

29

Quiz

Question 4

Certaines natures de dépense dérogent au processusstandard de la dépense et donnent lieu à des variantes.

Quelle est la particularité des paiements réalisés par la voiede prélèvements ?

Réponse :

Le paiement est réalisé avant l’ordonnancement.

1

30

Quiz

Question 5

Quels sont les quatre référentiels budgétaires relatifs au domaine de la dépense ?

Réponse :

La nature, la destination, l’opération et l’organisation budgétaires.

1

31

Quiz

Question 6

Sous l’autorité de qui est placé le service facturier (SFACT) ?

Quelles sont les principales fonctions d’un service facturier?

Réponse :

Le SFACT est placé sous l’autorité du comptable.

Un service facturier a pour fonction de centraliser les factures, leur traitement et leur paiement.

1