PwC

Velkommen til webinarDet digitale arbeidsmiljøet

Har du husket å:

● Slå av mikrofonen/mute?● Slå av kamera?● Hente deg en kopp kaffe?

Vi begynner kl 09.00

27. mars 2020

#BNmøte#PwCBergen

“Det digitale arbeidsmiljøet”

PwC

Sett mikrofonen på “mute” og ta av kamera

3

Mute deg selv når mange tilstede:● På PC, du kan mute

før joining

● … eller i løpet av møtet (bottom panel):

● Trykk på knappen med ikon av en mikrofon Rød = Mute, lysegrå = Unmute

● Hvis du ringer inn kan du unmute ved å trykke *6

PwC

Alle kan sende sine spørsmål i løpet av webinaret

4

1. Klikk Chat icon top right (or open the People / Chat panel)

2. Skriv inn ditt spørsmål i chatboksen

3. Trykk enter eller pil

Andre vil se ditt spørsmål en kort periode.

Send inn spørsmål via chatfunksjonen

PwC

Hvem hører du på i dag?

RUBEN NØTTVEITruben.nottveit@pwc.com

+ 47 481 65 594Senior Manager | PwC Consulting Bergen

LENE ELTVIK VINDFELDlene.eltvik.vindfeld@pwc.com

+ 47 950 43 880Director | PwC Consulting Bergen

● Rådgiver for kunder som jobber med digital omstilling og innføring av samhandlingsløsninger

● Kurs- og foredragsholder på tema knyttet til digital omstilling og digital samhandling

● Utdannet ved NHH, fordypning i Strategi og ledelse

● Organisasjonsdirektør gjennom omfattende omstillinger● Rådgiver for ledere gjennom endring og omstilling● Nasjonalt fagansvar endring og kommunikasjon● Del av lederteamet i PwC Consulting Bergen● Utdannet ved NHH, høyere avdeling Strategi og Ledelse

1Digital samhandling

PwC

De fleste av oss kjenner nok nå på behovet for effektiv digital samhandling

PwC

Det er så vanskelig å få gjort noe på hjemmekontor...

PwC

Hvordan få effektivt hjemmekontor?

Som leder bør du vurdere:● Avdekk hvilke verktøy og

kompetanse som kreves for effektiv digital samhandling

● Invester i generell kompetanse- heving innen digitale verktøy

● Sørg for å forstå hjemmesituasjonen til dine ansatte eller prosjekt- deltakere og gjør reelle tilpasninger.

Stå opp - ikke jobb fra sengen

Unngå forstyrrelserTa lunsj og pauser

Sørg for å få nok bevegelse

Finn et godt sted å jobbe

Kle på deg og start dagen

Oppretthold en god mental helse

Familie med barn?

PwC

Det er alltid et eller annet som ikke fungerer under videomøter...

PwC

Bruk en videoløsning med chat

Begrens antall deltakere til de absolutt nødvendige

Lag en klar møteagenda som sendes ut på forhånd

Velg en referent i forkant og send referat like etter møtet

Lag møteregler og velg en ordstyrer

Hold korte, effektive møter på 15-30 minutter

Involvér møtedeltakerne, helst hvert 10. til 15. minutt

Oppfordre alle til å skru på video

Hvordan gjennomføre effektive møter?

Som leder bør du vurdere:● Sett tydelige retningslinjer for

hvordan møter skal gjennomføres - og følg opp!

● Utarbeid retningslinjer for hvilke verktøy som skal brukes til hva

PwC

Det blir bare rot å holde workshops og store arbeidsmøter over video - det må vi vente med til senere...

PwC

Hvordan forberede en kreativ workshop?Som arrangør bør du vurdere:

● Få med deg et team til å planlegge og bidra med fasilitering

● Vurder å del opp “heldagsmøtet” over flere dager

Planlegg godt!Utarbeid og del agenda, mål

og plan for gjennomføring

Velg hensiktsmessige oppgaver og digitale verktøy

(og øv i forkant!)

Gjør opplegget så enkelt som mulig

Lag mappestrukturer og egne kommunikasjonskanaler

Sett tydelige forventninger for deltakelse

Vis samme omsorg for deltakerne som i fysiske

møter

PwC

Dersom det er mange deltakere: lag team og teamledere

Alliér deg med et knippe deltakere som skal fungere som teamledere for de mindre

teams. Det er viktig å gjøre dette på forhånd for å forankre agenda, mål og

fremgangsmåte.

Unngå lange aktiviteter så mye som mulig for å hjelpe deltakere til å holde fokus og

energinivå oppe.

PwC

Jeg føler jeg nå må jobbe dag og kveld for å rekke over det samme som før...

PwC

Vis at vi bryr ossDet er ikke “forretning som vanlig” i disse dager, og den digitale tilgjengeligheten kan slå begge veier - det kan bli nesten selvsagt at man er tilgjengelig for møter og avklaringer gjennom hele dagen, og også på kvelden.

Som leder bør du vurdere:● Et prosjekt er oftest et maraton og

ikke en sprint. Ikke brenn alt kruttet de første par ukene.

● Ta vare på dem som deltar og sett deg inn i hva som kan være utfordrende

● Gjør beskjeder, oppgaver og aktiviteter så intuitiv og enkel å forstå som mulig

● Lage rom for utlufting og uformell kommunikasjon

PwC

Vi har nok med å sette oss inn i de digitale verktøyene vi allerede har - vi trenger ikke flere...

PwC

Nyttige verktøy

Valg av verktøy er helt avgjørende for god, digital samhandling.

Et ekstra verktøy kan kreve noe opplæring, men spare deg for mye tid i etterkant.

Ved valg av verktøy er det viktig å vurdere:

● Brukervennlighet● Kostnad● Hvor mange brukere som er tillatt● Datasikkerhet● Integrasjon mot eksisterende

verktøy● Mulighet til å samhandle med

brukere utenfor egen organisasjon

VIDEOMØTER FASILITERING

PwC

Upwave er et webbasert verktøy der du kan systematisere og følge opp oppgaver og informasjon i “tavler”, f.eks for et team.

Fungerer bra til: Å organisere, planlegge, dele og følge opp fremdriften i både prosjekt og

vanlige driftsaktiviteter.

Mentimeter er et webbasert verktøy der du kan lage spørsmål til møtedeltakerne i ulike

formater, og umiddelbart få inn svarene.

Fungere bra til: Idègenerering, tilbakemeldinger, avstemming mm.

PwC

Smartsheet er et webbasert løsning for prosjekt- og porteføljestyring med mulighet for

samhandling mellom alle ressurser.

Fungerer bra til: Prosjektstyring med mange aktiviteter og/eller deltakere der det er mange avhengigheter og behov for hyppig oppfølging

av status.

Mural er et digitalt samhandlingsverktøy med et stort utvalg av malverk der alle deltagere kan

jobbe sammen på digital whiteboard med post-its og tegneverktøy.

Fungere bra til: Produktive workshops med kompleks problemløsning og kreative løsninger

PwC

Spørsmål?

2Medarbeideroppfølging på avstand

PwC

Psykososialt arbeidsmiljø handler kort og enkelt om hvordan de ansatte har det på jobben

PwC

Medarbeider-oppfølging på avstand

Reduser avstand● Fysisk ● Sosial ● Kulturell● Teknologisk

….og skap trygghet

Vis forståelse for ulik hjemmesituasjon og sørg for

tilrettelegging og eventuell kontakt med hjelpeapparat

Bli enige om forventninger og hjelp med å prioritere

Følg opp, men ha tillit til at folk ønsker å få jobben gjort!

Følg opp hvordan medarbeider har det, ikke

bare hva de gjør

PwC

Skape fellesskapet

● Bruk ulike verktøy for kommunikasjon:

○ Video ○ Digitale møteplasser○ Faste møtepunkter

● Tilrettelegg for at folk kan stille spørsmål

Sørg for forutsigbarhet i møtepunkter og -form,

også de uformelle

Sett stemningen!

Vær det du forventer - synlig og tilgjengelig

Vær transparent. Informér både om det du vet og vær

åpen på det du ikke vet

PwC

Spørsmål?

3Hva er mest utfordrende i den nye, digitale hverdagen?

PwC

Hva syns du er mest utfordrende i den nye digitale hverdagen?

1. Finn frem telefonen din.

2. Åpne nettleseren og gå til:www.menti.com

3. Skriv inn koden:61 06 36

4. Skriv inn hva du syns er utfordrende og gjerne skulle vite mer om

(dette dukker opp på skjermen)

PwC

Deres tilbakemeldinger ang. hva som er utfordrende i den nye digitale hverdagen

For mange møter

For lange møter

Å sikre at alle ansatte føler seg sett

Å håndtere all usikkerheten

Å gi opplæring og støtte

Å håndtere nye verktøy

Tregt internett hjemme

Å beholde sosial kontakt med kollegaer

Å huske og ta pauser

Å møte nye kunder i digitale forum

Å konsentrere seg

Å holde strukturen på hjemme- kontor

Å oppnå god møtekultur på video

Å være “tilgjengelig” 24/7

Personlig oppfølging

Å få andre til å bruke video

Å oppfatte all informasjon som kommer i ulike kanaler

Andre som ikke er god på digitale verktøy

PwC

Takk for oss!

Ta gjerne kontakt om dere har noen spørsmål!

RUBEN NØTTVEITruben.nottveit@pwc.com

+ 47 481 65 594Senior Manager | PwC Consulting Bergen

LENE ELTVIK VINDFELDlene.eltvik.vindfeld@pwc.com

+ 47 950 43 880Director | PwC Consulting Bergen