Introducción.

El presente trabajo corresponde a un resumen de los puntos más resaltantes de los diferentes rubros queintegran el Activo, en donde se tomo información de libros y/o trabajos presentados en otras Universidadespor profesores, partiendo con un concepto de lo que es la Contabilidad y desarrollando siete capítulos(Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Efectivo, Efectos por Cobrar, Cuentas por Cobrar,Inventarios, Inversiones y Propiedad, Planta y Equipo) que son de gran interés y que conforman los aspectosmás relevantes del contenido del programa de Contabilidad II.

La contabilidad es de uso generalizado, y a través de técnicas específicas, y por medio de los informes y losEstados Financieros, provee información a diversos usuarios interesados en ella: Administradores,Particulares, Accionistas, Instituciones Financieras, Acreedores, Entes Públicos, Inversionistas, Empleados,etc. Por tanto, se constituye en un instrumento indispensable para la toma de decisiones y en una base deinformación financiera pertinente para la planificación y control de las operaciones, para las estadísticas y lasproyecciones económicas. En esta unidad se desarrolla una definición de contabilidad general que comprendelas fases o etapas del proceso contable.

Es por demás reconocido el carácter histórico de la contabilidad, pues por su intermedio se registra ydocumenta parte de la actividad económica, integrando el pasado con el presente y constituyéndose en fuentede información para pronósticos financieros y económicos o futuro. Ello significa que el registro contable noes otra cosa, que documentar el producto del análisis de los fenómenos económico observados bajo diferentesópticas, principalmente la financiera, pero también tomando en consideración aspectos cualitativos, tanto en lojurídico y lo social como de conocimientos y aplicaciones matemáticas y de otras disciplinas, todasrelacionadas entre sí. Este enfoque justifica con creces, la moderna calificación o utilización del terminoContabilidad Integral.

Toda la información financiera que afecta el patrimonio de una organización y que es sujeta de registrocontable, conduce a que se elaboren estados financieros: el balance general, el estado de ganancias o pérdidas,el estado de movimiento del patrimonio y el estado de flujo de efectivo, y los mismos deben elaborarsebasados en los Principios de Contabilidad de Aceptación General.

Las consideraciones antes planteadas, permite entender como algo natural, la existencia de numerosos yvariados criterios en cuanto a opiniones y propuestas de parte de los contadores sobre los procedimientos ymétodos a utilizar en el ejercicio profesional de la contaduría, por lo tanto se recomienda complementar estalectura con otros textos, de manera de poder soportar adecuadamente los criterios o conclusiones que nosformemos.

TEMA NO. 1

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS.

Concepto de Contabilidad.

La contabilidad financiera es definida por algunos autores como una ciencia que se utiliza para producirsistemática y estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de ciertos eventoseconómicos identificables y cuantificables que la afectan con el objeto de facilitar a los diversos interesados eltomar decisiones en relación con dicha entidad económica.

Por lo tanto esto implica que la información y el proceso de cuantificación deben cumplir con una serie derequisitos para que satisfaga adecuadamente las necesidades que mantienen vigente su utilidad.

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La contabilidad está obligada a registrar las operaciones financieras que afectan el patrimonio de la empresa.Este proceso sistemático conduce a la elaboración de los estados financieros como una síntesis de todo elproceso de registro correspondiente a un período.

Los estados financieros dejarán de ser cifras muertas, en la medida en que dichos estados puedan sercomparados con los estados financieros de años anteriores de la propia empresa y con otras empresassimilares, tanto en tamaño como en características. Estas comparaciones tendrán sentido solo si los estadosfinancieros tienen bases comunes de elaboración, ya que de no existir esta comparación sería inútil y cadacontador elaboraría los estados financieros a su criterio, y la calidad, relevancia y pertinencia de los mismosquedarían disminuidas a la mínima expresión.

Las características fundamentales que debe tener la información contable son: Utilidad y Confiabilidad.Además, la información contable tiene otras características: La Provisionalidad.

La Utilidad: como característica de la información contable, es la cualidad de adecuarse al propósito delusuario, por lo tanto la misma está en función de su contenido informativo y de su oportunidad.

Contenido informativo: 1.1 Significado de la información

La revelación de la información.• La veracidad.• La comparabilidad.•

La Confiabilidad: es la característica de la información contable por la que el usuario la acepta y utiliza paratomar decisiones basándose en ella.

Otras características de la información contable serían:

La Estabilidad del Sistema: indica que su operación no cambia en el tiempo y que la información queproduce ha sido obtenida aplicando las mismas reglas para la captación de los datos, su cuantificación ypresentación.

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La Objetividad del Proceso: implica que las reglas del sistema no han sido deliberadamentedistorsionadas y que la información representa la realidad de acuerdo con dichas reglas.

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La Verificabilidad: toda operación del sistema permite aplicar pruebas para comprobar la informaciónproducida, ya que son explícita sus reglas de operación: captación selectiva de datos, transformación,arreglo y combinación de los datos, clasificación y presentación de la información.

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La Provisionalidad de la Información Contable: significa que no presenta hechas acabados ni totalmenteterminados. La necesidad de tomar decisiones obliga a hacer cortes en la vida de la empresa para presentarlos resultados de operación y la situación financiera y sus cambios incluyendo eventos cuyos efectos noterminan a la fecha de los estados financieros.

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En cada país, la profesión de contaduría pública, debe ir desarrollando una serie de reglas, normas y acuerdosque puedan ser usados de manera obligatoria por los contadores de un determinado país. Estos conceptosbásicos están dirigidos al registro, a la cuantificación de las operaciones y a la presentación de los estadosfinancieros.

Todo lo mencionado, es lo que conforman los principios de contabilidad de un país en particular. No se tratade leyes de una nación, sino de acuerdos, que una vez que la práctica y tomando en cuenta condicioneslegales, económicas y contables lo convierten de aceptación general, se hacen de obligatorio cumplimiento yen nuestro caso Venezuela, la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (FCCPV) velarápor su estricta aplicación por parte de los contadores públicos.

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Naturaleza de los Principios.

Los cambios más violentos que se están produciendo en el mundo entero involucran a la economía, a lasfinanzas y a los tributos, entre otros, los cuales en este ambiente de globalización, de agrupación de países enmercados comunes, de internacionalización de las bolsas de valores, la información financiera producto decompilación de las transacciones mediante la contabilidad, cumple un papel significativo por cuanto es y serála base para la toma de decisiones de alto nivel. Al mismo tiempo, la determinación de costos, márgenes derentabilidad y precios de ventas tienen que ser el producto de una contabilidad que refleje las finanzas de unaentidad, como la base para el establecimiento de una adecuada estrategia de competencia.

El conocimiento contable ha evolucionado mucho y actualmente cuando los errores son muy costosos y dondehay que ser firme para poder presupuestar en ambiente de competitividad, las miradas y los esfuerzos secentran hacia un departamento de contabilidad de personal calificado, con instrumentos óptimos deinformática que permitan la preparación de estados financieros y de información que permitan la preparaciónde estados financieros y de información numérica confiable.

La contabilidad está sustentada en una serie de Principios, los cuales sirven para uniformar criterios enmateria de valuación y exposición de los hechos o fenómenos patrimoniales y su interpretación.

Podemos decir entonces que los Principios de Contabilidad de Aceptación General (PCGA) son un conjuntode normas sancionadas por especialistas de esta ciencia y se refiere, a la manera de registrar las operacionesen los libros y presentarse el resultado de esas operaciones en los estados financieros.

El Instituto Americano de Contadores Públicos titulado (AICPA) y el Instituto Mexicano de ContadoresPúblicos han realizado una valiosa labor divulgativa sobre principios contables.

Hay que tener claro que los PCGA no son leyes y por lo tanto no deben prescribir procedimientos o métodosde practicas rígidas. Los procedimientos de contabilidad (métodos de que se vale la misma para lograr susfines, conjunto de técnicas que se emplean para la presentación de los hechos patrimoniales, formas o modosde registrar, anotar u clasificar las transacciones de la empresa). Por eso se puede decir, que hay principios decontabilidad generalmente aceptados y no procedimientos, ya que estos constituyen simplemente modo deoperar.

Los principios contables pueden ser diferentes entre un país y otro, de acuerdo a las condiciones de cadanación. No será igual en un país de alta inflación a uno de baja; será diferente en un país que regulaintensamente a las empresas a uno de baja regulación; sin embargo, nos encontramos que muchos paísestienen principios que son iguales o semejantes.

La aplicabilidad de los principios contables, se basa en establecer supuestos básicos que son de aceptacióngeneral y de aplicación inicial para cualquier estado financiero que sean presentados de acuerdo a losprincipios de contabilidad generalmente aceptados, la validez de estos principios se apoya en su simplicidad,claridad y generalidad para reflejar las prácticas corrientes y proporcionar orientación para la conducta moralde los profesionales en ejercicio y para el desarrollo continuo de la profesión.

Entre las principales razones por las cuales surgen los PCGA esta referida al entendimiento básico que debetener un usuario sobre las cifras que presenta una empresa para ser comparadas con otras. A fin de cumplircon esta comparabilidad y que la misma sea válida, los estados financieros deben seguir ciertas reglas básicasen su preparación y elaboración; Es decir, esto se debe a la necesidad de informar con mayor claridad ytransparencia la situación financiera mediante el Balance General y los resultados de las operaciones a travésdel Estado de Ganancias y Pérdidas de una entidad.

Los datos contables son Útiles y convienen a los propios empresarios y a otras personas que estén interesadas

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en conocer la marcha y situación de una empresa, por lo que en síntesis diremos:

La información financiera la debe conocer la administración y los resultados de sus operaciones para tomardecisiones y planificar actividades (homogeneizar la información financiera e uniformar los criterioscontables a problemas específicos).

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Otorgantes de crédito para determinar: Las utilidades del solicitante, su capacidad de pago y su grado deresponsabilidad.

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Accionista para conocer: productividad de la inversión, incremento o reducción de aportes y ampliación dela empresa.

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El Estado para: ISLR, Concejos Municipales (impuestos municipales, patentes, etc.), INCE (aportes), Leydel Trabajo, Seguro Social, Ministerio del Trabajo.

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Organizaciones Laborales, Sindicatos y otros: participación de los trabajadores en las utilidades, nivelesmínimos de remuneración, utilidades convencionales, indemnización a los trabajadores.

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Hipótesis Fundamentales o Supuestos Básicos.

Supuestos Básicos según la Publicación Técnica No. 3 (emitida en el mes de septiembre de 1974):

La práctica contable en Venezuela ha establecido una serie de supuestos o normas básicas en donde lasiguiente cita estableció una serie de normas que serían de guía para la ejecución de los procesos contables enVenezuela:

... denominaremos normas básicas de los supuestos fundamentales conceptos básicos o postulados (como losidentifican algunas instituciones profesionales), que tienden a que la información de la contabilidadfinanciera logre el objetivo básico de ser útil para la toma de decisiones...

Dentro de la clasificación que establece la Publicación Técnica No. 3, se consideran que solo cuatro (04)constituyen las hipótesis fundamentales. Cabe destacar que hay autores que consideren a algunos de elloscomo principios:

1) Unidad Operativa o Entidad: La contabilidad considera a la empresa como una unidad operativaindividualizada, asiendo abstracción de la realidad jurídica que puede ser vinculada íntimamente con otrasempresas del mismo propietario e inclusive de su propio dueño. Debemos concebir a la empresa como unaunidad separada de sus dueños o inversionistas y los estados financieros deben ser elaborados de acuerdoúnicamente a los resultados de las operaciones de dicha empresa. Por lo tanto, las ganancias y/o pérdidaspara la empresa significan cambios en los activos de la empresa y no cambios en los bienes del dueño.Las utilidades acumuladas pertenecen a la empresa hasta tanto esta no sea repartida a los dueños y/oaccionistas a través de retiros o pagos de dividendos.

Según kieso y Weygandt en su libro de Contabilidad Intermedia establece: La actividad económica se puedeidentificar como una unidad particular responsable. Las actividades de la empresa se pueden separar ydiferenciar de sus propietarios y de cualquier otra empresa. De no haber una manera coherente de separartodos los eventos económicos que tienen lugar, no existiriría una base para la contabilidad.

El concepto de Entidad no es necesariamente un concepto de entidad legal. Una matriz y sus subsidiarias sonentidades legales separadas, pero la fusión para fines contables y la información financiera no constituye unaviolación de este principio.

Continuidad o Empresa en Marcha: Los principios aplicados en la contabilidad están basados en que laempresa continuará su actividad indefinidamente. Este supuesto puede verse afectado por condicionesinternas relacionadas con la administración del negocio (mala gerencia, deterioro de la tecnología,pérdidas recurrentes en los últimos ejercicios) y las externas con las condiciones económicas, las cuales

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pueden determinar que una empresa no sea rentable hasta el punto de verse en la obligación de cerrar(imposiciones de tipo gubernamental, cambios bruscos en las condiciones del mercado, cambios en lacomposición accionaría que obligue a la empresa a reducir sus operaciones). En este caso, estos mismosprincipios no serían aplicables ya que la empresa esta en liquidación y daría lugar a una informaciónfinanciera inadecuada.

Según kieso y Weygandt en su libro de Contabilidad Intermedia establece: La empresa tendrá una larga vida.A pesar de fracasos, las compañías presentan un índice de continuidad bastante alto y la adopción delsupuesto de continuidad ha resultado útil para fines contables.

Las políticas de depreciación y amortización solo son justificadas y apropiadas si se supone ciertapermanencia de la empresa. El supuesto de empresa en marcha sólo deja de serlo cuando la liquidaciónparece ser eminente.

Período Fiscal o Ejercicio Económico: La utilidad o pérdida de una inversión de una empresa comercialse determina con exactitud cuando tal empresa deja de existir. Por razones legales y otras, se requiere hacercortes cada cierto tiempo, para producir la información financiera requerida para conocer resultadosparciales y que nos permita tomar correctivos, cambiar las políticas, establecer planes de inversión, otros.Estos cortes pueden ser mensuales, trimestrales, semestrales o anuales, y donde se producen los estadosfinancieros.

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Según kieso y Weygandt en su libro de Contabilidad Intermedia establece: La manera más precisa de medirlos resultados de las actividades de una empresa sería medirlos en el momento de su eventual liquidación. Sinembargo, la empresa, el gobierno, los inversionistas y otros usuarios no pueden esperar indefinidamente poresa información.

Este proceso simplemente implica que las actividades económicas de una empresa se dividen en períodosartificiales; los más comunes son el mensual, trimestral y el anual.

Estabilidad Monetaria: La contabilidad parte del supuesto que el valor del poder adquisitivo de la monedapermanezca invariable. A fines contables se presume que la unidad monetaria tiene un poder adquisitivoinalterable, que el valor adquisitivo de la moneda no varía. A pesar de que esta hipótesis de la estabilidadmonetaria es contraria a los hechos, evidentemente se trata de una presunción, es decir, de un supuesto yaque la realidad de los hechos es diferente, y más aun en períodos inflacionarios como el actual.

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El dinero es el común denominador de la contabilidad de las actividades económicas y que la unidadmonetaria constituye una base adecuada para la medición y el análisis. Se reflejan los cambios registrados enel capital y en los intercambios de bienes y servicios. La contabilidad tiene que ver con todas aquellasoperaciones y eventos que puedan ser medidos en términos de bolívares. La ventaja del uso del dinero, es quemuchos hechos heterogéneos que ocurren en un negocio pueden ser expresados en términos de dinero.

Como establece Kyeso y Weygandt en su libro de contabilidad intermedia: la unidad monetaria es pertinente,simple, universal, disponible, comprensible y útil.

Otros problemas que presenta la unidad monetaria como base para la presentación de las operaciones son que:a) los informes financieros nunca registrarán hechos importantes que ocurren en la empresa, los cuales son decalidad y contribuyen a los ingresos o a las pérdidas, pero los cuales no se pueden cuantificar en bolívaresporque no se ha pagado por ellos y b) el bolívar cambia su valor a través del tiempo debido a la inflación, esdecir, pierde fuerza y por ello no se puede decir que los bolívares de ayer son iguales a los de hoy, por ladepreciación que sufren en períodos de inflación.

Este supuesto de estabilidad monetaria, es el principal sustento del Principio del Costo Histórico, ya que

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suponemos que todos los bolívares son iguales a través del tiempo. Sin embargo, al haber inflación entre unaño y otro, los bolívares no son iguales y por lo tanto no se pudieran sumar los costos de diferentes años yfechas. En conclusión, la inflación o no−estabilidad de la moneda, trae como consecuencia la reexpresión delos Estados Financieros (aplicación de la Declaración de Principios de Contabilidad No. 10, Normas para laelaboración de los Estados Financieros ajustados por efectos de la inflación) convirtiendo todos losbolívares a una base constante, de modo tal que se puedan sumar, ya que serían bolívares del mismo valor.

Los otros Principios clasificados en esta PT No. 3 son los siguientes:

Realización.• Dualidad Económica.• Revelación Suficiente.• Importancia Relativa.• Énfasis en el Aspecto Económico.• Prudencia.• Uniformidad en la aplicación de las Políticas de Contabilidad.•

Supuestos Básicos según la Declaración de Principios de Contabilidad No. Cero 0:

En el mes de abril de 1997, el comité permanente de Principios de contabilidad de la FCCPV emitió ladeclaración de Principios de Contabilidad No. 0, denominada Normas Básicas y Principios de Contabilidad deAceptación General que sustituyó a la Publicación Técnica No. 3, la cual en el fondo estructuró en un nuevocuerpo normativo, la Teoría Contable Básica.

En su párrafo 24 de la DPC 0 establece lo siguiente: los Principios de Contabilidad de Aceptación Generalson un cuerpo de doctrinas asociadas con la contabilidad, que sirven de explicación de las actividadescorrientes o actuales y como guía en la selección de convencionalismos o procedimientos aplicados por losprofesionales de la contaduría pública en el ejercicio de las actividades que le son propias, en formaindependiente de las entidades analizadas y que han sido aceptadas en forma general y aprobados por laFederación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela auscultados a través de su comité permanentede Principios de Contabilidad

La definición de la DPC 0 es más amplia y normativa que la establecida en la PT−3 pero coinciden ambas alotorgarle a los principios la atribución de ser emitidos por un cuerpo colegiado de la profesión contable.

En su párrafo 25 de la DPC 0 establece lo siguiente: es abundante la cantidad de términos en la literaturacontable para denominar los conceptos y las clases de los mismos que integran dichos principios, por lo cualla expresión principios de contabilidad generalmente aceptados comprende lo que en forma más precisa seha definido como:

Postulados o Principios básicos que constituyen el fundamento para la formulación de los principiosgenerales.

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Principios Generales, elaborados en base a los postulados los cuales tienden a que la información de lacontabilidad financiera logre el objetivo de ser útil para la toma de decisiones económicas; y

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Principios aplicados a los estados financieros y las partidas o conceptos específicos, es decir, laespecificación individual y concreta de los estados financieros y de las partidas específicas que lo integran.

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Los postulados o principios básicos son equidad y pertinencia. La equidad está vinculada con el objetivofinal de los estados contables. Los interesados en los estados financieros son muchos y muy variados y enocasiones sus intereses son encontrados. La información debe ser lo más justa posible y los intereses de todaslas partes tomarse en cuenta en el apropiado equilibrio. Por consiguiente, los estados financieros deben estarlibres de toda influencia o sesgo indebido y no deben prepararse para satisfacer a persona o grupo

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determinado alguno con detrimento de otros. En cuanto a la pertinencia, exige que la información contabletenga que referirse o estar útilmente asociada a las decisiones que tiene como propósito facilitar o a losresultados que desea producir. En consecuencia es necesario concretar el tipo específico de informaciónrequerido en los procesos de toma de decisiones por parte de los usuarios de los estados financieros en funcióna los intereses específicos de dichos usuarios y a la actividad económica de la entidad (comercial, industrial,de servicios, financiera, aseguradora, sin fines de lucro, etc.)

Los principios generales comprenden, en sustancia, tres categorías distintas:

Supuestos derivados del ambiente económico: entidad, énfasis en el aspecto económico, cuantificación yunidad de medida.

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Principios que establecen la base para cuantificar las operaciones de la entidad y los eventos económicosque la afectan: valor histórico, dualidad económica, negocio en marcha, realización contable, períodocontable.

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Principios aplicables a los estados financieros: Objetividad, importancia relativa, comparabilidad,revelación suficiente y prudencia.

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Como observamos los principios nombrados en la PT−3, los cuales no establecen ningún orden deimportancia, son clasificados en forma diferente al compararlos con la D.P.C. No. 0.

La práctica independiente del contador público en Venezuela está constituida principalmente por la función deAuditoria Externa, la cual fue iniciada por las firmas de contadores públicos extranjeras cuando las operadoraspetroleras requerían los servicios de revisión de los estados financieros por contadores públicosindependientes.

Criterios para la Aplicación supletoria de otros pronunciamientos.

De acuerdo con lo establecido en la DPC No. 0 en sus párrafos No. 47 al No. 50 para aplicar los P.C.G.Aexiste una jerarquía establecida en la D.P.C. No. 0:

Párrafo 47: Para la aplicación práctica de los principios de contabilidad de aceptación general, la profesiónen Venezuela debe guiarse en primer lugar por los publicados por la Federación de Contadores Públicos deVenezuela. Para estos efectos se entiende por principios publicados por la federación los por ellos emitidos yauscultados a través de su Comité Permanente de Principios de Contabilidad, Declaraciones de Principios deContabilidad DPC o Publicaciones Técnicas − PT.

Párrafo 48: Si algún aspecto no es tratado por los principios mencionados en el párrafo anterior, en segundolugar y de manera supletoria, los contadores públicos venezolanos deberán guiarse por las normasinternacionales de contabilidad (NIC) emitidas como definitivas por el comité internacional de principios decontabilidad (International Accounting Standars Committee − IASC).

Párrafo 49: Ante circunstancias no previstas por los organismos mencionados, las supletoriedad se dará entercer lugar, con los principios de contabilidad aceptados en México emitidos y publicados por el institutomexicano de contadores públicos (IMCP) a través de sus Boletines y circulares.

Párrafo 50: En cuarto lugar y de acuerdo con el mismo criterio de supletoriedad, se aplicarán lospronunciamientos contables de la Financial Accounting Standars Board − FASB conocido como FAS y,finalmente, por los pronunciamientos contables emitidos en países latinoamericanos con situacioneseconómicas similares a Venezuela.

De la cita anterior, se deduce que la jerarquía para la aplicación de los PCGA en Venezuela es la siguiente:

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DPC o PT emitidos en Venezuela.• Normas Internacionales de Contabilidad.• Principios de Contabilidad emitidos en México por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos.• Pronunciamientos Contables de la FASB.• PCGA de países Latinoamericanos con situaciones económicas similares a la de Venezuela.•

Debilidades observadas en la DPC 0.

En la D.P.C. No. 0, se pueden observar algunas debilidades que dificultan su aplicación y que requieren unmayor trabajo de elaboración por parte del Comité de Principios de la Federación.

Por una parte, cualquier principio o norma que se emita en un país, debe tener una fecha de vigencia; en estecaso la D.P.C. No. 0 no tiene ese requisito básico. Entendemos que ella fue elaborada después de catorcedeclaraciones y se colocó el No. 0, para que sirviera de base a las otras.

Por otro lado establece que en caso de discrepancias entre la D.P.C. No. 0 y otras Declaraciones de Principiosde Contabilidad (D.P.C.), se le da preponderancia a los boletines preexistentes sobre la general No. 0.

Por último la D.P.C. No. 0 es similar a la mexicana, lo cual no es malo per sé, pero debió esperarse tener unamayor elaboración, lo cual se debe lograr consultando a los que trabajan la profesión, a los consultores y a losacadémicos que han investigado en el área.

Principios de Contabilidad de Aceptación General.

Objetividad: Es la norma que exige procurar documentación completa que respalde toda operaciónrealizada, sobre todo comprobante originados fuera de la empresa. Ejemplo: en el caso de una compra,debemos tener facturas, orden de compra, nota de recepción.

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De acuerdo con la DPC 0 en su párrafo 42: Las partidas o elementos incorporados en los estados financierosdeben poseer un costo o valor que pueda ser medido con confiabilidad. En muchos casos el costo o valordeberá ser estimado; el uso de estimaciones razonables es una parte esencial en la preparación ypresentación de estados financieros y no determina su confiabilidad. Sin embargo, cuando una estimación nopueda realizarse sobre las bases razonables, tal partida no debe reconocerse en la contabilidad y por ende enlos estados financieros.

Conservatismo o Prudencia: El principio dice no anticipar utilidades, pero si prever cualquier perdidaposible. Este principio es aplicable cuando intervienen factores de estimación y hay ausencia o restricciónde la objetividad. Por ejemplo:

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__ 1 __

Cuentas por Cobrar XXX

Ventas XXX

__ 2 __

Perdida en Cuentas Incobrables XXX

Provisión para Cuentas Incobrables XXX

De acuerdo con la DPC 0 en su párrafo 46: Las incertidumbres inevitables circundan muchas de las

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transacciones y eventos económicos, lo cual obliga a reconocerlos mediante el ejercicio de la prudencia en lapreparación de los estados financieros. Cuando se vaya a aplicar el juicio profesional para decidir enaquellos casos en que no haya bases para elegir entre alternativas propuestas, deberá optarse por la quemenos optimismo refleje; pero observando en todo momento que la decisión sea equitativa para los usuariosde la información contable. Sin embargo, el ejercicio de la prudencia no justifica la creación de reservassecretas u ocultas o provisiones en exceso, ni realizar deliberadamente, subvaluación de activos o ingresos osobreestimación de pasivos o gastos.

Consistencia o Comparabilidad: Consiste en la revisión sistemática de los hechos de elaboración que sehayan adoptados. La inconsistencia destruye la comparabilidad, es decir, no pueden ser comparados losestados financieros de distintos períodos, debido a que se producen cambios de los resultados por el hechode haber variado el método de estimación. Hay que destacar que pueden hacerse cambios cuando estos seanrealmente necesarios siempre y cuando se tenga presente que este hecho debe mencionarse e igualmente seindique su efecto en los estados financieros.

•

De acuerdo con la DPC 0 en su párrafo 44: Las decisiones económicas basadas en la información financierarequieren en la mayoría de los casos, la posibilidad de comparar la situación financiera y resultados enoperación de una entidad en períodos diferentes de su vida y con otras entidades, por consiguiente, esnecesario que las políticas contables sean aplicables consistente y uniformemente. La necesidad decomparabilidad no debe convertirse en un impedimento para la introducción de mejores políticas contables,consecuentemente cuando existan opciones más relevantes y confiables, la entidad debe cambiar la políticausada y advertirlo claramente en la información que se presente, indicando, debidamente cuantificado, elefecto que dicho cambio produce en la información financiera. Lo mismo se aplica a la agrupación ypresentación de la información.

Asociación de Ingresos con su respectivo Gasto o Realización Contable: Consiste en registrar lasoperaciones en el ejercicio que se realizaron, debe tenerse presente la asociación de ingresos y gastos, esdecir, que en el ejercicio que se realiza el ingreso también debe contabilizarse el gasto correspondiente.También hay que tener presente al momento del cierre hacer un análisis de todas las cuentas de tal formaque se efectúen los ajustes necesarios y se obtengan los resultados más exactos posibles.

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De acuerdo con la DPC 0 en su párrafo 40: La contabilidad cuantifica, preferentemente en términosmonetarios, las operaciones que una entidad efectúa con otros participantes en la actividad económica yciertos eventos económicos que la afectan. Dichas operaciones y eventos económicos deben reconocerseoportunamente en el momento en que ocurran y registrarse en la contabilidad. A tal efecto se considerenrealizadas para fines contables: a) las transacciones de la entidad con otros entes económicos. b) lastransformaciones internas que modifiquen la estructura de los recursos o de fuentes o, c) los eventoseconómicos externos a la entidad o derivados de las operaciones de ésta, cuyo efecto puede cuantificarserazonablemente en términos monetarios.

Exposición Clara y Precisa o Revelación Suficiente: La presentación de los estados financieros debeformularse teniendo como norma que los datos ordenados se exponen en forma completa y amplíafacilitando una buena información al lector y deben estar ausentes de toda intención que pueda envolverpropósitos engañosos. Todo contador debe tener presente:

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No omitir hechos importantes conocidos por él.• Dejar de informar sobre hechos importantes, declarados erróneamente.• Prestar atención hacia cualquier desviación importante de los PCGA.•

De acuerdo con la DPC 0 en su párrafo 45: La información contable presentada en los estados financierosdebe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y lasituación financiera de la entidad; por lo mismo, es importante que la información suministrada contengasuficientes elementos de juicio y material básico para que las decisiones de los interesados estén

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suficientemente fundadas.

Materialidad e Importancia Relativa: La información que aparece en los estados financieros debemostrar los aspectos importantes de la entidad, susceptibles de ser cuantificados en términos monetarios.Aquí se plantea que cuando las cantidades involucradas en el registro o en la presentación de una operaciónno son importantes, el contador puede tomar cursos de registros o valuaciones distintas a las que nosaconsejarían otros principios y las prácticas y normas de uso común en contabilidad.

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El principio de importancia relativa o de la materialidad, nos permite delimitar en el caso de corregir erroresde años anteriores. Cuando se detectan errores cometidos en otros ejercicios, las normas contables nos obligana corregir la utilidad de años anteriores afectada por el error. Esto quiere decir, la cuenta Capital en una firmaindividual a través de la cuenta transitoria Ajuste Resultados Ejercicios Anteriores o la cuenta deUtilidades no Distribuidas en una Sociedad Anónima (S.A.) Debemos ser cuidadoso del uso de esta cuenta,ya que en una compañía las utilidades de cada año, afectan al impuesto, las utilidades y otros aspectos lo quecomplica la corrección de años anteriores. En este sentido, la materialidad nos aconseja cuando usar la cuentaAjuste Resultados Ejercicios Anteriores (si es importante la cantidad involucrada) o cuando obviar que es unerror de años anteriores y llevarlo a los gastos de este ejercicio.

De acuerdo con la DPC 0 en su párrafo 43: La información financiera únicamente concierne a la que es, enatención a su monto o naturaleza, suficientemente significativa como para afectar las evaluaciones ydecisiones económicas. Una partida tiene importancia relativa cuando en ella, en su presentación, valuación,descripción o cualquiera de sus elementos, pudiera modificar la decisión de algunos de los usuarios de losestados financieros.

Principio del Costo o Valor Histórico:•

De acuerdo con la DPC 0 en su párrafo 37: Las transacciones y eventos económicos que la contabilidadcuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la estimaciónrazonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizados contablemente. Estas cifrasdeberán ser modificadas en el caso de ocurrir eventos posteriores que las hagan perder su significado,aplicando los métodos de ajustes aceptados por los principios de contabilidad que en forma sistemáticapreserven la equidad y la objetividad de la información contable. Si se ajustan las cifras por cambios en elnivel general de precios (método NGP) y se aplican a todos los conceptos que integran los estadosfinancieros, susceptibles de ser modificados, se considerará que no ha habido violación de este principio; sise ajustan las cifras de acuerdo con el método que combina los cambios en el nivel general de precios con loscambios en el nivel específico de precios (método mixto), los resultados netos del período deben coincidir conlos del método NGP y sólo en este caso se considerará que no ha habido violación al principio del valorhistórico original. Independientemente de la aplicación de uno u otro método, la situación debe quedardebidamente aclarada en la información que se produzca.

El costo es la base de valuación de los activos y gastos, por lo que está determinado por el precio que se pagapor él. A continuación mencionaremos en que forma se debe contabilizar los mismos, de acuerdo a lascondiciones de la compra:

En el caso de una compra al contado, el costo del bien adquirido será la suma pagada por él (la cantidad dedinero involucrado en la transacción).

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Cuando se compra un activo con descuento o bonificación, el costo por el cual se registra, es el costo netopagado, es decir, el precio bruto menos el descuento. El bien solo se podrá registrar a su precio brutocuando transcurra algún lapso de tiempo entre la adquisición y el descuento.

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Cuando se adquiere un activo fijo tangible, su costo está representado por todos los pagos efectuados parasu adquisición, así como los gastos de traslado e instalación, es decir, todos los costos necesarios para poneren uso dicho activo.

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En el caso del Terreno, el costo incluye: Precio de compra + costos por cerrar la operación (escritura de lapropiedad, honorarios al abogado y cuotas de registro) + costos para poner el terreno en condiciones deservicio (nivelación, relleno, desagüe y limpieza) + gravámenes de la propiedad + mejoras cuya duración seaindefinida ( sistema de drenaje, pavimentación, otros).

En el caso de un Edificio, el costo serían todos los desembolsos relacionados con la compra o construcción(materiales, mano de obra, gastos indirectos) + honorarios abogado + honorarios arquitecto + permiso para laconstrucción.

En el caso de Maquinarias y Equipos, el costo será todos los gastos en que se incurre hasta que este encondiciones optimas para funcionar.

Cuando una empresa realiza sus propias construcciones, el costo de esta, lo representan las erogaciones. Enlos casos de empresas de utilidad pública, que tengan tarifas fijas reguladas por el estado, se incluyen losintereses como parte del costo, de lo contrario deben excluirse del costo los intereses financierospagados durante la construcción.

•

La DPC No. 9 Capitalización de los Costos por Intereses establece en su párrafo No. 6: el costo históricopara la adquisición de un activo incluye los costos necesariamente incurridos, para llevarlo a la condición yubicación necesarias para su uso propuesto. Si un activo requiere un período de tiempo para efectuar lasactividades necesarias para llevarlo a esa condición y ubicación, los costos por intereses incurridos duranteese período, como resultado de desembolsos efectuados para el activo, son parte del costo histórico de laadquisición del activo. Como por ejemplo, en la construcción de un edificio los intereses por elfinanciamiento solo forman parte del costo hasta que se obtenga el permiso de habitabilidad.

En el caso de operaciones a crédito, en las cuales generalmente existen intereses involucrados en latransacción, la base de valuación deberá ser el precio de contado equivalente del activo que se adquieran losintereses se consideran gastos financieros y no parte del costo.

•

Cuando se adquieren varios activos a un precio global, el costo de cada uno se determina, prorrateando elmonto total o precio global pagado (PG), entre los activos adquiridos, tomando como base el precio relativoal mercado (PM) de cada uno.

•

Costo A1 = PG * PM1

Sumatoria PM

Cuando e adquiere un bien en condiciones de gangas, el costo que se le asigna es el precio de gangaspagado.

•

Cuando se adquieren Bonos y Acciones, el costo de los mismos será:•

Bonos: Precio pagado + impuestos + gastos de corretaje − intereses acumulados por cobrar a la fecha decompra, si los hubiere, ya que estos se van a recuperar en la primera oportunidad de cobro después de lacompra.

Acciones: Precio pagado + impuestos + gastos de corretaje − dividendos acumulados por cobrar, ya que estosse recuperan en la fecha determinada por la empresa después de la compra.

Cuando se recibe un activo por donación o descubrimiento, existen dos alternativas para su contabilización:•

i.1) Registrarlo por una cantidad simbólica de Bs. 1 0 100 cuando la cantidad no sea importante.

i.2) Registrarlo a su valor de mercado, cuando la donación sea por una cantidad importante. En este caso se

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registrará un cargo a la cuenta de activo y un crédito a la cuenta de Capital (firma individual) o a la cuentaSuperávit por Donación (sociedad). Lo importante que no se registre en una cuenta de ingreso, hasta que elmismo no sea realizado.

En el caso de permutas de mercancías o cualquier otro activo por bienes distintos al dinero, el costo del bienque entra se determinará:

•

j.1) Si se conoce el precio de mercado del bien que entra, este será el valor que se tomará como costo delactivo que entra.

j.2) Si se conoce el precio de mercado del bien que sale, este será el valor que se tomará como costo delactivo que entra.

PM del bien que entra: PM del bien que sale + Adicionales Entregados − Adicionales Recibidos.

j.3) En caso de que conozca el precio de mercado del bien que se recibe o del bien entregado, espreferible tomar costo del activo que entra el precio de mercado del bien que sale o bien entregado.

PM del bien que entra: PM del bien que sale + Adicionales Entregados − Adicionales Recibidos.

j.4) Cuando no se conoce ningún precio de mercado, deberá tomarse como valor de costo del bien que serecibe, el valor en libros del bien entregado.

PM del bien que entra: Valor según libros del bien que sale + Adicionales Entregados − AdicionalesRecibidos.

Notas a los Estados Financieros.

Los Estados Financieros deben estar presentados de acuerdo a principios y reglas de uso general, que permitanque los usuarios y lectores puedan tener decisiones adecuadas y, además, hacer comparaciones con otros añosy con otras empresas.

En las notas a los estados financieros el contador deberá aclarar todo aquello que impacta a una cuenta y queello por sí solo no puede aclarar el lector o usuario normal de los estados financieros.

Aspectos tales como métodos de valuación, cambios en políticas, aplicaciones de normas o leyes, cambiosconocidos después de elaborar los estados financieros tales como paridad dólar − bolívar, son algunosejemplos de aspectos a aclarar en la nota del pie a los estados financieros.

La declaración de principios de contabilidad No. 6 (DPC 6) de uso obligatorio en Venezuela, se establece enel punto No. 1 de la introducción: la presentación de estados financieros de conformidad con principios decontabilidad generalmente aceptados incluye la revelación adecuada sobre cuestiones importantes. Estascuestiones se refieren a la forma, disposición y contenido de los estados financieros y de sus notas anexas,incluyendo, por ejemplo, la terminología empleada, la cantidad de detalles suministrados, la clasificación delas partidas en los estados financieros y las bases de las cantidades presentadas. Un auditor independienteconsidera su un asunto debe revelarse a la luz de las circunstancias y hechos de las cuales él tieneconocimiento al momento

La declaración de principios de contabilidad No. 0 (DPC 0) en su párrafo 18 establece: Los estadosfinancieros forman parte del proceso de presentar información financiera y constituyen el medio principalpara comunicarla a las partes que se encuentran fuera de la entidad.....

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El objetivo de los estados financieros sé suministrar información acerca de la situación financiera de unaentidad económica a una fecha determinada y los resultados de sus operaciones y los movimientos de suefectivo por los períodos en esta fecha entonces terminados.

Los estados financieros obligatorios son: El Balance General, el Estado de Resultados o Estado de Gananciasy Perdidas, El Estado de Flujo del Efectivo y Movimientos de las Cuentas del Patrimonio.

El Balance General está compuesto por: Los Activos, Pasivos, Capital y las Cuentas de Orden.

El Activo está representado por todos los bienes, derechos y gastos diferidos que posee la empresa para unafecha determinada. En general, los activos son recursos económicos aplicados por una empresa y de loscuales se espera, generar beneficios en futuras operaciones.

El Activo Circulante, está compuesto por todas las cuentas que representen bienes o derechos que se van aconvertir en dinero o se van a consumir en el próximo ciclo normal de operaciones o en un año, el que seamayor de los dos.

Se entiende por ciclo normal de operaciones, el tiempo promedio que tarda la empresa en comprar lamercancía, venderla, pagar la mercancía y cobrar la mercancía vendida. El mismo por ejemplo puede serde 18 meses, que es mayor a un año y este será el límite para definir los activos que integran el circulante.

Dentro de la clasificación del activo circulante se encuentra: Caja chica, caja, bancos, inversiones temporales,efectos por cobrar, cuentas por cobrar, inventarios de mercancía y pre−pagados.

El Activo a Largo Plazo incluye todos los bienes y derechos que se van a convertir en dinero en un plazosuperior al próximo ciclo normal de operaciones; dentro de esta clasificación tenemos: Hipotecas por cobrar,inversiones en bonos, efectos por cobrar, otros.

El Activo Fijo son los bienes y derechos que se utilizan en las operaciones normales del negocio y que no hayla intención de vender y los cuales van a contribuir a producir beneficios en varios períodos contables. Elactivo se desglosa en Activo Fijo Tangible (Propiedad, Planta y Equipo) e Intangible.

Los activos fijos tangibles son bienes para utilizar en las operaciones normales de la empresa, las cuales tienenpresencia física y no hay intención de venderlos.

Los activos fijos intangibles son derechos que posee la empresa de carácter legal, económico o contractual. Secaracterizan por no tener presencia física.

El Pasivo está representado por todas las obligaciones que la empresa debe cancelar en el próximo ciclonormal de operaciones o un año, el más largo de los dos.

El Capital lo constituye la porción de los activos que corresponde a los dueños. El capital es una porcióndiferencias ya que refleja el aporte de los propietarios después de deducir el pasivo.

Definición de Términos.

Valor Histórico: Es el costo o valor del registro contable de un bien y se determina mediante la aplicación delprincipio del costo o valor histórico original.

Precios Constante: Es el costo de un bien expresado en moneda constante, es decir, en moneda de igual poderadquisitivo medido por un índice general de precios; El mismo es un indicador que relaciona las cantidadesnominales de efectivo necesarios para adquirir una misma canasta de bienes y servicios representativos de la

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economía nacional. Son los costos reexpresados por valores proporcionales al índice general de precios.

Costos Corrientes: Es el valor actual de un bien en un momento determinado, el cual puede ser el importeequivalente a su precio de mercado o valor de realización (no tiene nada que ver con la inflación y con elíndice general de precios).

Partidas Monetarias: Son aquellas partidas de los estados financieros que no se protegen de la inflación, puesdisminuyen su poder adquisitivo en forma inversamente proporcional al aumento de este indicador; el valorhistórico de las mismas está conformado por un valor fijo y nominal que no cambia por efectos de esteflagelo. Ejemplo: efectivo, cuentas por cobrar, ciertos prepagados como retenciones de ISLR, todos lospasivos exceptuando los créditos diferidos originados por ganancias no realizadas.

Partidas no Monetarias: Son aquellas partidas de los estados financieros que se protegen de la inflación, puesun aumento de este indicador generalmente implica un aumento en el costo de los mismos. Ejemplo:inventario; propiedades, planta y equipos; cargos diferidos y otros activos, todas las partidas del patrimonio ytodo el estados de ganancias y pérdidas, excepto el ISLR.

Reexpresar: Es expresar una partida en moneda constante para fines comparativos (las partidas del ejercicioanterior sé reexpresan para compararlos con las partidas del ejercicio actual, asegurándose que todos loscomponentes de los estados financieros de ambos períodos estén expresados a moneda de igual valor o deigual poder adquisitivo). De esta manera podemos concluir que las partidas monetarias del ejercicio anterior,sólo puedan reexpresarse a la moneda de cierre de un período actual para facilitar la comparación con lasmonetarias de este último período.

Ajustar: Consiste en ajustar las partidas no monetarias por efecto de la inflación y de acuerdo con lasdisposiciones establecidas en la Declaración de Principios de Contabilidad No. 10 (DPC−10) Normas para laElaboración de los Estados Financieros Ajustados por Efectos de la Inflación. Las partidas no monetarias delejercicio anterior han sido ajustadas de acuerdo con la inflación existente a la fecha de cierre de dichosejercicios; Sin embargo, estos valores deben reexpresarse a moneda de cierre del ejercicio actual para efectoscomparativos con las partidas monetarias de este último período.

DPC − 0

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS

Postulados o 1− Equidad

Principios 2− Pertinencia

Básicos

Supuestos 1− Entidad

derivados 2− Énfasis en el aspecto económico

del ambiente 3− Cuantificación

económico 4− Unidad a la medida

Principios

Generales Principios para 1− Valor histórico

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cuantificar las 2− Dualidad económica

operaciones 3− Negocio en marcha

4− Realización contable

5− Período contable

Principios 1− Objetividad

aplicables a 2− Importancia relativa

los estados 3− Comparabilidad

financieros 4− Revelación suficiente

5− Prudencia

TEMA NO. 2

EFECTIVO. CONCEPTO. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL EFECTIVO. PARTIDAS QUE NOSON EFECTIVO. CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO. CAJA CHICA. REGISTRO CONTABLEDE LA CAJA CHICA. CONCILIACIÓN BANCARIA.

Concepto de Efectivo.

Según Kieso y Weygandt: El dinero en efectivo, que es el más liquido de los activos, es el medio estándar decambio y es la base para evaluar y contabilizar todo lo demás. Generalmente se clasifica como activocirculante. Para clasificarlo como efectivo, debe estar disponible de inmediato para el pago de obligacionesactuales y no estar restringido por limitaciones contractuales que limiten su uso en el pago de deudas.

El efectivo se compone de moneda, divisas y fondos disponibles en depósitos bancarios. Los instrumentosnegociables como los giros postales, cheques, certificados, cheques de caja, cheques personales y girosbancarios también se consideran efectivo. Las cuentas de ahorros generalmente se clasifican también comoefectivo, aunque el banco tiene el derecho legal de exigir una notificación antes de efectuar un retiro. Dadoeste privilegio se ejecuta en muy pocos casos, las cuentas bancarias se consideran efectivo.

Los fondos del mercado monetario, los certificados de ahorro del mercado monetario, certificados dedepósitos (CD) y otros tipos similares de depósitos y documentos a corto plazo que dan a los pequeñosinversionistas la oportunidad de obtener mayores tasas de interés se clasifican generalmente comoinversiones temporales y no como efectivo....

El efectivo consiste en partidas que generalmente se aceptan como medios de cambio y que se tienendisponibles para efectuar pagos de cualquier naturaleza: Por ejemplo, el efectivo incluye monedas, billetes,cheques, giros bancarios, los montos disponibles en cuentas corrientes y de ahorro, cupones por interesesvencidos aún no cobrados, los montos depositados en Fondos de Activos Líquidos, etc. La moneda extranjerase puede considerar efectivo si existe libertad para su uso. Para su presentación debe convertirse a suequivalente en moneda nacional a la tasa de cambio vigente para la fecha del balance.

El efectivo representa un bien propiedad de una empresa. En la práctica, desde el punto de vista contable estárepresentado por: Caja Chica, Caja, Banco y las Inversiones en Moneda Extranjera.

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El Boletín C−1 de la Comisión de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Públicos,define el efectivo de la siguiente manera: El renglón de efectivo debe estar constituido por moneda de cursolegal o su equivalentes, propiedad de una entidad y disponibles para la operación, tales como: depósitosbancarios en cuentas de cheques, giros bancarios, telegráficos o postales, monedas extranjeras y metalespreciosos amonedados.

Partidas que no se consideran Efectivo.

Vales de Caja: No se considera efectivo, ya que no está bajo el control de la empresa y no puede serutilizado. En un arqueo debe presentarse como Cuentas a cobrar funcionarios y empleados.

•

2) Estampillas fiscales o postales: No es una forma común de pago y no se considera efectivo. En un arqueodeben presentarse como Existencias de estampillas o Timbres fiscales.

Depósitos a plazo fijo: No deben ser considerados efectivo en la sección del Activo circulante de unBalance General, pues posiblemente representen a fondos que no se encuentran disponibles para suinmediata utilización. Pueden ser considerados en la sección del Activo circulante (sí su plazo está entre unciclo normal de operaciones), pero separado del efectivo.

•

Depósitos para fines específicos: Son montos de dinero que pueden disponerse total o parcialmente encondiciones especiales o para fines predeterminados: por tanto, ese dinero no debe ser considerado comopartida en efectivo. Su presentación en el Balance depende del uso que se le vaya a dar (ejemplo: fondosespecíficos dentro del activo circulante).

•

Depósitos en bancos cerrados o intervenidos: Deben presentarse en el Activo como no circulante y a suvalor calculado de liquidación.

•

Depósitos en bancos extranjeros: No se consideran efectivo, cuando exista alguna restricción para su retiro.Si no existe restricción para su retiro, puede considerarse efectivo y se le da una conversión al tipo decambio vigente.

•

Cheque con fecha adelantada: No se consideran efectivo, ya que es un dinero que no puede ser depositado,por lo tanto, no se considera disponible. En caso de cierre debe presentarse como una cuenta por cobrar.

•

Manejo y control del Efectivo.

Según Kieso y Weygandt: La administración y control del efectivo presenta problemas especiales, no soloporque entra en muchas transacciones, sino también por las siguientes razones:

El efectivo es el único activo que se puede convertir inmediatamente en otro activo: Es fácil de ocultar ytransportar y es casi universalmente deseado. Por tanto, la correcta contabilización de las transaccionescon efectivo exige que se establezcan controles para cerciorarse de que el efectivo de la empresa no seaindebidamente usado para fines personales por alguien de la empresa o relacionado con ella.

•

Se debe controlar cuidadosamente la cantidad de efectivo de una empresa para que nunca estédisponible en cantidad excesivo ni insuficiente: Debe hacerlo siempre en una cantidad adecuada que nolimite los recursos de la compañía. Como es el medio de intercambio, se necesita para pagar todos losbienes de activos y servicios que la empresa compra y para cumplir con todas sus obligaciones alvencimiento. Por tanto, el desembolso de efectivo ocurre todos los días y debe tenerse a la mano un fondosuficiente para satisfacer estas necesidades. Por otra parte, el efectivo como tal no es un activo productivo,no produce utilidades. De aquí que no es deseable tener a la mano una cantidad de efectivo mayor de laque se necesita para satisfacer las necesidades cotidianas con un margen razonable para emergencias. Elefectivo adicional al que se necesita se debe invertir, ya sea en valores que reditúen o en otros activos queproduzca.

•

Las transacciones con efectivo deben tener controles necesarios para impedir que se realicen operaciones noautorizadas y auque se tengan los equipos más perfeccionados, los errores pueden ocurrir y ocurren. Por lo

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tanto la gerencia debe proporcionar la información necesaria para administrarlo por medio de transaccionesespeciales o préstamos o inversiones.

Reglas de Valuación.

El Boletín C−1 señala, en relación con las reglas de valuación lo siguiente: El efectivo se valuará a su valornominal. El representado por metales preciosos amonedados y moneda extranjera, se valuará a la cotizaciónaplicable a la fecha de los estados financieros. Cuando se habla de metales preciosos amonedados y monedaextranjera se valuará a la cotización aplicable a la fecha de los estados financieros, esto se traduce que a lafecha de preparación del balance se hará la valuación correspondiente y como consecuencia se registrará elasiento de ajuste resultante.

El Boletín C−1, también señala: Los renglones de efectivo e inversiones temporales, deben mostrarse en elbalance general como las primeras partidas del activo circulante, excepto cuando existan restriccionesformales en cuanto a su disponibilidad o fin al que estén destinados, en cuyo caso se mostrarán por separadoen el activo circulante o no circulante, según proceda. Si su disponibilidad es a plazo mayor de un año o sudestino está relacionado con la adquisición de activos no circulantes o con la amortización de pasivos alargo plazo, se presentarán fuera del activo circulante.

Las restricciones a que se refiere al párrafo anterior deben revelarse en las notas a los estados financieros.

Los cheques librados con anterioridad a la fecha de los estados financieros, que estén pendientes de entregaa los beneficiarios, deben presentarse formando parte del renglón de efectivo.

En el caso de que contablemente exista sobregiro en algunas cuentas de cheques o inversiones temporales,deben compensarse con otros saldos deudores de la misma naturaleza y de disponibilidad inmediata, sidespués de esa compensación el sobregiro prevalece, el saldo debe presentarse como pasivo a corto plazo.

Los sobregiros reportados por las instituciones que integran el sistema financiero, deben mostrarse como unpasivo a corto plazo, aún cuando se mantengan otras cuentas de cheques o de inversiones en valores en lamisma institución, siempre y cuando no se tengan convenios de compensación entre cuentas.

Deben revelarse l existencia de metales preciosos amonedados y el efectivo e inversiones temporalesdenominados en moneda extranjera, indicando su monto, la clase de moneda de que se trata, las cotizacionesutilizadas para su conversión y su equivalente a moneda nacional.

En las notas a los estados financieros deben indicarse las políticas de valuación seguidas en su caso, el efectode los hechos posteriores que por su importancia modifiquen sustancialmente la valuación del efectivo einversiones temporales entre la fecha de los estados financieros y la fecha en que estos son emitidos.

Control interno del Efectivo.

El control interno es una serie de métodos y medidas adoptadas en un negocio con el fin de salvaguardar susactivos, obtener una buena información contable y lograr una mayor eficacia en las operaciones del negocio.Los procedimientos de control interno varían de una empresa a otra, pero generalmente lo fundamental es lasegregación de funciones, para evitar errores y poder establecer responsabilidades.

Por tal motivo diremos que para un control interno adecuado:

Deben fijarse responsabilidades.• La contabilidad y las operaciones deben estar separadas. Un empleado no debe ocupar un puesto en el cualtenga control de la contabilidad y control de las operaciones que originen asientos de la contabilidad.

•

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Se debe comprobar la exactitud de las operaciones de contabilidad y verificar que se lleven en formaexacta.

•

Ninguna persona individualmente debe tener completamente a su cargo una transacción comercial.• Debe escogerse y entrenarse cuidadosamente al personal.•

6) Si es posible el personal debe ser rotado; además, que el personal debe tomar vacaciones (principalmentelos que tienen cargos de confianza).

7) Las instrucciones de operación para cada puesto deben estar por escrito.

Los empleados deben tener pólizas de fianzas.• Debe hacerse uso de las cuentas control en la mayor amplitud posible.•

En cuanto al efectivo:

Los depósitos deben hacerse el mismo día o al día siguiente en forma intacta, es decir, no deberíanefectuarse desembolsos utilizando los ingresos recibidos y no depositados.

•

Todos los pagos deben realizarse mediante cheques, a excepción de los pagos menores autorizados por cajachica.

•

Todos los cheques deben ser prenumerados en forma consecutiva, igualmente los comprobantes de ingresos(facturas de ventas al contado, recibo de cobro, etc.).

•

Los pagos de cheques deben estar respaldados por su justificante.• Es conveniente que los cheques sean firmados por más de una persona (firmas conjuntas).• Debe controlarse la secuencia de los cheques prenumerados.• La conciliación bancaria, la debe realizar un funcionario distinto al cajero.• La recepción del efectivo debe estar separada de la función de pago.• El cajero, el tenedor de libros y el auxiliar de contabilidad, deben ser personas distintas.• Se deben inutilizar con un sello los comprobantes cancelados.•

Hay que tener presenta que toda compañía tiene un registro del efectivo recibido y desembolsado y del saldo.Sin embargo, siendo muy numerosas las transacciones, se pueden cometer errores u omisiones en estosregistros. Por tanto, es necesario comprobar periódicamente el saldo que arroja el libro mayor. El efectivo queestá en la oficina (fondo fijo de caja chica, fondos de cambios o ingresos no depositados) se cuentan paracomprobar su importe y con respecto al efectivo que está en los bancos, se comprueba por medio de lasconciliaciones bancarias, es decir, una comparación entre los registros que proporcionan los bancos y elregistro que tiene la compañía en el banco.

Caja Chica.

Casi todas las empresas necesitan efectuar pequeños pagos como son comidas de los trabajadores, servicios detaxis, compra de pequeños artículos de oficina y otros gastos menores. Uno de los métodos de ejercer uncontrol razonable sobre estos pequeños desembolsos, los cuales no suelen cancelarse con cheques es a travésde la creación de un fondo fijo de caja chica.

Normalmente para la creación del fondo fijo de caja chica se hace un estudio de los pagos menores que sepudieran realizar en un período no menor de un mes, con base en este análisis se determina un montorazonable para la creación del fondo, se establecen las normas de funcionamiento entre las que mencionamoslas más importantes:

Se designa una persona como custodio de la caja chica y se le entrega la cantidad de dinero determinadacomo fondo para hacer pagos chicos.

•

Se establece un monto límite o máximo de los pagos que van a efectuarse.•

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A medido que se hacen los desembolsos, el custodio de la caja chica obtiene recibos firmados por cada unade las personas a quienes pagan.

•

Los comprobantes de desembolsos deben ser prenumerados.• Todo pago debe estar acompañado por documentación que justifique el desembolso; así mismo en elcomprobante del desembolso debe constar la firma de quien lo autorizó y de la persona que recibió eldinero.

•

Se debe establecer un mínimo de efectivo que pueda tener la Caja chica.•

Contablemente la creación del fondo fijo de caja chica puede quedar reflejada mediante el siguiente asiento dediario:

Caja Chica XXX

Banco XXX

(Creación del fondo fijo)

Esta cuenta se denomina Fondo Fijo, porque su saldo siempre permanecerá invariable, excepto cuando sepresentan estas situaciones:

Aumento del fondo fijo:

Caja Chica XXX

Banco XXX

Disminución del fondo fijo:

Banco XXX

Caja Chica XXX

La Caja Chica se abona si el fondo resulta excesivo (disminuye) o cuando se decide eliminarla, por lo tanto elexcedente debe depositarse en el banco. En caso contrario, se carga o debita cuando se decide un incrementoporque el fondo resulta insuficiente (aumenta).

Reembolso de Caja Chica.

La reposición o reembolso de la Caja chica, consiste en lo siguiente: Cuando el cajero a efectuado pagos porun monto previamente establecido procede a recopilar los documentos y procede a entregárselo a la personaencargada de revisarlos y emitir el cheque de la reposición, de tal forma, de tener de nuevo el monto totaldisponible para los pagos.

Arqueo de Caja Chica.

Como una norma de control interno del efectivo, es recomendable practicar arqueo de caja por sorpresa, paraverificar si el manejo del fondo fijo sé esta cumpliendo según las normas establecidas. Consiste en losiguiente:

Hacer un conteo físico de lo que tiene la Caja chica, es decir, sumar los comprobantes y el efectivo paradeterminar si es igual al fondo fijo; se dice que hay un sobrante (considerado un ingreso) cuando el conteofísico resulta mayor al fondo establecido y hay un faltante (considerado un gasto), cuando ocurre lo contrario.

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Se usa una cuenta de sobrantes y faltantes cuando no hay manera de comprobar un movimiento debido aerror (al dar un cambio o pagar de más en algún gasto, al extraviar de algún recibo, etc.). Sí hay faltante (esdecir, si la suma de los comprobantes más el efectivo del fondo es menor que el fondo fijo), el faltante secarga a la cuenta Faltante de Caja Chica y en algunos casos a Cuentas por cobrar trabajadores, de talmanera que el cajero pague la diferencia y eso no construya un gasto para la compañía. Si sobra (es decir, si lasuma de los comprobantes más el efectivo del fondo es mayor que el fondo fijo), el sobrante se acredita oabona a la cuenta de Sobrantes de Caja Chica.

Cuando se va a emitir el cheque para reembolsar el Fondo Fijo de Caja chica después de un arqueo, hay quetomar en consideración:

Si no hubo faltantes ni sobrantes, el cheque se va a emitir por el total de los comprobantes.• Si el arqueo arroja un sobrante, el cheque a emitir debe ser igual al total de los comprobantes menos elsobrante.

•

Cuando el arqueo arroja un faltante, el cheque a emitir debe ser al total de los comprobantes más el faltante.•

Hay que tener presente, que el custodio es responsable en todo momento del importe del fondo, ya sea delefectivo o de los comprobantes firmados, ya que estos últimos son la evidencia que requiere el funcionariorespectivo para expedir un cheque de reembolso del fondo. Por lo tanto, todo comprobante usado parareembolso, debe indicar que fue cancelado ya sea con un sello o mutilado, de manera de prevenir que puedaser usado para un segundo reembolso.

Contabilización del cheque por reposición que fue emitido por error.

Cuando el cheque fue emitido a un monto superior a la cantidad correcta, tendremos una diferencia que serállevada a una cuenta denominada Efectivo por Depositar, que será una cuenta de Activo Circulante, y deberáir en el Balance General antes de la cuenta Banco. Esta cuenta es de carácter transitorio que será eliminadauna vez ese excedente se deposite en el banco.

Cuando el cheque es emitido por un monto inferior al correcto, tendremos una diferencia que será llevada auna cuenta denominada Gastos por Pagar o Gastos por Reembolsar o Efectivo por Reponer, que será unacuenta de pasivo circulante y tendrá un carácter transitorio. La misma será eliminada cuando se emita unnuevo cheque, para pagar al cajero por gastos que se dejaron de reembolsar.

Bancos.

El citado boletín C−1 señala: El renglón del efectivo constituido por moneda de curso legal o sus equivalentesde una entidad disponibles para su operación, tales como depósitos bancarios en cuentas de cheques. Estacuenta representa el efectivo propiedad de la empresa que se encuentra depositado a una fecha determinada enlos bancos u otras entidades financieras. Se carga cuando se abre una cuenta, cuando se deposita, cuando elbanco nos acredita el producto de una operación crediticia o el cobro de documentos, transferencias bancarias,y se abona cuando se cancelan cheques emitidos por la empresa, débitos que nos efectúe el banco por cobro dedeudas, cheques devueltos, transferencias bancarias y cierre de cuentas bancarias.

El saldo de bancos es de naturaleza deudora y representa el valor de efectivo propiedad de la empresa ydepositado en las diferentes cuentas bancarias. Es una de las primeras cuentas del activo circulante.

Conciliación Bancaria.

Mensualmente, el banco proporciona a cada uno de sus clientes un estado de cuenta, para proceda a realizar laconciliación bancaria.

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La misma consiste en un método que se usa para verificar si los saldos de nuestros libros coinciden con lossaldos del banco, ya que en la mayoría de los casos el saldo del estado de cuenta del banco al final de cadames y el saldo que aparece en los libros del depositante no coincide. En otras palabras, es una cédula queindica y explica en caso de que existan, todas las diferencias entre los registros de efectivo del banco y los dela compañía. Si las diferencias son resultados de transacciones que aún no se han registrado por el banco, seconsidera que los registros de la empresa son correctos. En caso contrario, será necesario analizarlos yajustarlos (los de la empresa, los del banco o ambos).

Estas diferencias pueden ser:

Cheques Pendientes: Cheque expedidos por el cuentahabiente que estarían abonados en nuestros libros perono cargados por parte del banco (sino hasta el mes siguiente).

•

Depósitos en Tránsito: Estos depósitos aparecen cargados en nuestros libros porque son hechos a fin de mesy no abonados por parte del banco (sino hasta el mes siguiente).

•

Notas de Débito (N/D): Son cargos efectuados por parte del banco al depositante, por concepto de intereses,comisiones, efectos descontados devueltos, cheques recibidos de clientes y devueltos por el banco, etc. Va adisminuir nuestro efectivo. Ha sido cargada por parte del banco y no se ha abonado en nuestros libros(porque no se ha recibido).

•

Notas de Crédito (N/C): Son abonos efectuados por el banco correspondiente a descuentos de giros,pignoraciones, pagarés, etc. Van aumentar nuestro efectivo. Ha sido abonado por parte del banco y nocargada por nuestros libros (porque no se ha recibido).

•

Errores: Puede suceder tanto en libros como en el banco, ya que al realizar determinada operación (cheque,depósitos, etc.) se registra por una cantidad distinta a la correcta.

•

Cargos o Abonos Incorrectos: También puede suceder en nuestros libros como en los bancos. Podemoshacer cargos o abonos a otros bancos y los bancos a su vez puede hacer lo mismo con otros clientes.

•

Cualquier otra Diferencia.•

La conciliación bancaria se puede realizar por diversos métodos. Entre ellos podemos señalar: Igualación desaldos o saldos correctos, saldos encontrados y conciliación contable.

Procedimiento para efectuar la Conciliación Bancaria.

Hay que tener presente que nuestra cuenta es para la Institución Bancaria un pasivo y por lo tanto denaturaleza acreedora. Por lo contrario en nuestra empresa la cuenta es de activo, y cada vez que se realiza undepósito se registra por el debe, aumentando el saldo y en consecuencia aumentando el activo Bancos. En elbanco al registrar esta operación se efectúa un crédito y en consecuencia se produce un aumento del pasivo.En caso de que la empresa emita cheques, se registran abonos a la cuenta disminuyendo el activo Bancos. Asu vez el banco registra esta operación disminuyendo el pasivo registrándolo mediante un cargo. Algunospasos importantes al realizar la conciliación bancaria son los siguientes:

Verifique si no hay diferencias del mes pasado: si las hay serán incluidas en la conciliación del mes.• Se compara el mayor auxiliar correspondiente al Banco que se va a conciliar, con el estado de cuenta quenos envía el Banco. En este caso se procese así, comparando cantidades y conceptos:

•

La columna del debe del mayor auxiliar, se compara con la del haber del estado de cuenta bancario.• La columna del haber del mayor auxiliar, se compara con la del debe del estado de cuenta bancario.• La columna del haber del estado de cuenta bancario se compara con la del debe del mayor auxiliar.• La columna del debe del estado de cuenta bancario se compara con la del haber del mayor auxiliar.• Cuando tengamos la seguridad de que hemos encontrado todas las partidas que han originado la diferenciaexistente entre el saldo de la cuenta Banco en nuestros libros y el estado de cuenta bancario, procedemos aelaborar la conciliación.

•

Sobregiro Bancario.

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Un sobregiro bancario ocurre cuando los cargos efectuados por el banco en la Cuenta Corriente por conceptode Cheques Pagados y Notas de Débito son superiores al monto de los Depósitos y Notas de Créditosabonadas, es decir, que la empresa en ese momento no dispone dinero en el banco y al contrario le estadebiendo al banco el excedente pagado por él. En este caso la empresa tiene un saldo acreedor que constituyeun Pasivo Circulante.

Presentación en el Balance General.

Cuando una Empresa opera con una sola cuenta bancaria el Sobregiro se presenta en el Pasivo Circulante,como la primera partida del mismo.

•

Cuando tiene varias cuentas corrientes o bancarias, una o más con Sobregiro y unas o más con saldosdisponibles, se presentaran las primeras en el Pasivo Circulante y las otras en el Activo Circulante.

•

Encubrimiento en Cadena.

Consiste en el aplazamiento de una serie de asientos correspondientes al cobro de clientes, que realizar concargo a Caja o Bancos y con crédito a Cuentas por Cobrar, lo cual resulta fácil si una misma persona realizalas funciones de cajero y a la vez trabaja en la contabilidad; Ejemplo:

Cliente Abono Abono en libros

A 30.000 30.000

B 40.000 30.000+10.000

C 30.000 30.000

D 70.000 40.000

Abonos distintos al efectivo.

Consiste en apropiarse del dinero recibido por parte de los clientes y registrar en libros un abono por algúnotro concepto distinto al del efectivo, tales como rebajas en ventas, devoluciones en venta, etc.

Para que esta irregularidad no sea, debe existir una norma en la empresa de que todas estas operaciones quesignifiquen abonos a los clientes que se lleven a una cuenta distinta al efectivo deben ir firmados por unsuperior.

Asiento Correcto Asiento Incorrecto

Banco xxx Bonificación en Vtas xxx

Cuentas por Cobrar (xxx) Cuentas por Cobrar (xxx)

Saldos de caja falseados.

Puede ocurrir que una empresa deje abiertos sus libros unos cuantos días después del cierre, y registre dentrodel ejercicio contable que cierra, abonos recibidos de los clientes en fechas posteriores; esto con la intenciónde reflejar una situación más favorable en el Balance General o en el Estado de Ganancias y Pérdidas.

Este procedimiento contable tiene el efecto de aumentar el efectivo. Se detecta a través de la conciliaciónbancaria. Los saldos falseados van a conciliarse en los libros con signos negativos.

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Aspectos Financieros del Efectivo.

En toda empresa debe existir una relación de equilibrio entre el efectivo disponible y las necesidades normalesde dinero. No es recomendable una cantidad inferior a las necesidades, pero tampoco lo es la costumbre demantener cantidades exageradas de efectivo en Caja y Bancos superiores a las necesidades, a las exigenciasreales.

Cuando hay insuficiencia el negocio opera bajo constante presión de los acreedores, con frecuencia se veráprecisado a aplazar el pago de los compromisos contraídos, tendrá que pagar intereses moratorios y por otraparte no podrá aprovechar las bonificaciones por compra de contado, ni los descuentos por pronto pago, todolo cual le creará una reputación desfavorable en el mundo de los negocios.

El exceso de fondos aunque no es tan perjudicial, es censurable de todos modos, es preferible invertir elexceso en inversiones productivas, en bienes sólidos y de fácil realización.

Para evitar los dos extremos la administración debe hacer un estudio o análisis de las necesidades, unPresupuesto de Caja lo más exacto posible.

Reglas de Presentación.

En México, en el Boletín C−1. (Efectivo e Inversiones Temporales).• Internacionalmente en la NIC No. 13 (Efectivo)•

Los saldos de caja y bancos disponibles para operaciones regulares o inmediatas. Los saldos de caja ybancos cuyo uso inmediato esté sujeto a restricciones, sólo deberán incluirse como activo circulante cuandola duración de las restricciones esté limitada al término de una obligación que se haya clasificado comopasivo circulante, o cuando las restricciones expiren dentro del término de un año.

Internacionalmente en la NIC No. 25 (Inversiones Temporales)•

TEMA No. 3

LETRA DE CAMBIO PAGARE. DIFERENCIAS Y VENTAJAS. REGISTRO DE OPERACIONESMERCANTILES. RENOVACION DE GIROS. DESCUENTOS. GIROS AL COBRO. LIQUIDODESCUENTO GIRO. EFECTOS EN LITIGIO.

La mayor parte de las empresas, por no decir que todas ellas, realizan operaciones a crédito bien mediante unatransacción pactada a un plazo determinado (30,60,90 días) o mediante ventas realizadas para ser cobradas através de abonos parciales (mensuales, trimestrales, etc.). Cuando se efectúe este tipo de operaciones, en elprimero de los casos la empresa puede tener dos modalidades: factura o documento por cobrar (giros), pero enel segundo de los casos es frecuente que esta operación se realice a través de la aceptación de giros por partedel cliente. Cuando la operación es realizada y el documento que representa la transacción es la aceptación dela facturas, estamos en presencia de una cuenta por cobrar. Cuando la operación es respaldada por laaceptación de un giro el tratamiento contable difiere y hablaremos de efectos por cobrar.

Adicionalmente, también es considerado dentro del rubro Efectos por Cobrar las operaciones respaldadas porparajes, el cual es un documento utilizado en operaciones relacionadas con préstamos financieros.

DOCUMENTOS DE CREDITO.

Modo especial como se realizan una serie de operaciones comerciales, en las cuales un comerciante entregaun bien presente o actual a cambio de un bien futuro.

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Estas operaciones provienen por una venta de mercancía o prestación de un servicio a crédito o por unpréstamo en efectivo concedido al deudor o cualquier otra transacción similar.

LETRA DE CAMBIO.

Definición.

Es un título de crédito extendido en forma de carta abierta y con las formalidades legales, en virtud de la cualuna persona ordena a otra pagar cierta cantidad a la orden de un tercero, en el lugar y tiempo convenido. Éltermino de efectos por cobrar significa la promesa de pagar respaldada por un documento (giro o pagaré) enuna fecha futura una cierta cantidad de dinero.

Según Fernando Catacora, en su libro de Contabilidad La base para decisiones gerenciales define a la letrade cambio o giro como un título de crédito negociable que tiene amplia utilización en las operacionesmercantiles, y por la cual una persona denominada girador o librador le ordena o manda a pagar a otradenominado girado o librado, un monto determinado, en una fecha conocida, a un tercero denominadotomador o beneficiario. El Código de Comercio de Venezuela adopta la denominación de letra de cambiopara este tipo de documentos, pero en la práctica mercantil, también se conocen como giro. Para el aceptantede la operación representa un incremento de su pasivo y por lo tanto lo registra acreditando a la cuentaEfectos por Pagar y para el beneficiario el mismo documento representa un activo y lo registra cargando aefectos por cobrar.

Según Robert Meigs y Walter Meigs, en su libro Contabilidad, La base para decisiones gerenciales, define eldocumento por cobrar como una promesa incondicional hecha por escrito, de pagar en una fecha futura unasuma de dinero definida.

Reglas de presentación.

Según el Boletín C−3 del C.P.C., tanto los efectos como las cuentas por cobrar a clientes, considerando sudisponibilidad pueden ser clasificadas como de exigencia a corto plazo y a largo plazo. Cuando los efectos porcobrar se consideran que se convertirán en efectivo, en un plazo no mayor de un año, posterior a la fecha delbalance, su presentación dentro del Balance General, será dentro del grupo del activo circulante,inmediatamente después de las cuentas por cobrar. Cuando la transacción este pactada para un lapso superiora un año o del ciclo normal de operaciones, deberán presentarse fuera del activo circulante.

Reglas de Valuación.

Al igual que las cuentas por cobrar, los efectos por cobrar deben ser valuados al valor pactado originalmente,no obstante el mismo boletín señala que atendiendo al principio de realización el valor pactado deberámodificarse para reflejar lo que en forma razonable se espera obtener en efectivo, especie, crédito o serviciosde cada una de las partidas que lo integran, esto requiere que se le de efecto a descuentos y bonificaciones porirrecuperabilidad o difícil cobro.

Registro Contable.

El saldo del efecto por cobrar representa el valor nominal de los documentos por cobrar clientes, derivadosde operaciones de crédito y es de naturaleza deudora.

Se carga por Se acredita por

1) El valor de los documentos que la entidad otorgapor créditos a los clientes, sean por pagarés o letrasde cambio y que se derivan de la venta de productos o

El cobro de los documentos registrados en lacuenta.

•

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la prestación de servicios.

El mayor valor derivado de los ajustes de las tasasde cambio de documentos con denominación enmoneda extranjera.

•

El importe de los documentos consideradostotalmente incobrables.

•

El menor valor derivado de los ajustes por las tasasde cambio de documentos con denominación enmoneda extranjera.

•

Con los efectos por cobrar pueden presentarse diferentes operaciones que son las siguientes: Venta cobrablecon un documento, descuento de efectos por cobrar y envío de efectos al cobro, las cuales serán analizadasposteriormente.

Contablemente el registro de una venta cobrable es el siguiente:

Efectos por Cobrar XXX

Débito Fiscal − ICSVM XXX

Ventas XXX

Personas que intervienen en la Letra de Cambio.

Librador o Girador o Emisor: Es la persona que ordena hacer el pago.• El Girado o Librado o Pagador: Es la persona que debe pagar la letra al vencimiento.• El Beneficiario o Tomador: Es la persona a cuyo favor se extiende la letra de cambio y a cuya ordendebe hacerse el pago.

•

Contenido de la Letra de Cambio.

La letra de cambio en su artículo 410 del Código de Comercio establece que debe contener los siguientesrequisitos:

Debe mencionarse la denominación Letra de Cambio, pero si no se expresa ésta, tendrá valor si se redactaA la Orden de determinada persona.

•

La orden de pagar una suma, la cual debe ser en efectivo, aunque la Ley no lo exprese claramente.• El nombre del Librado.• Fecha y lugar de la emisión. Si no se indica, se considera el lugar de la emisión aquel designado al lado delnombre del Librador.

•

Fecha de Vencimiento (Art. 441 del Cod. De Comercio)• Lugar donde debe pagarse.• Nombre del Beneficiario.• La firma del que gira la letra (Librador).•

Aceptación de la Letra de Cambio.

Es el acto por el cual el Librado, se compromete a pagar la letra de cambio a su vencimiento. La Letra deCambio puede ser presentada a la aceptación por el Tenedor o cualquier otra persona, desde la fecha de laemisión hasta el vencimiento.

La Letra de Cambio debe traer la palabra Acepto y firmado por el Librado.

El Portador no está obligado a dejar la letra en manos del Librado, pues la letra contiene la prueba de laobligación y sería imprudente dejarla en manos del deudor.

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El Librado tiene el derecho de exigir que le presenten la letra al día siguiente, para verificar su deuda con elLibrador.

Si sé rehúsa la aceptación, puede el Librador ejercer acción legal contra todas las personas obligadas, a talefecto recurrirá al protesto por falta de aceptación y lograr la cancelación antes de la fecha de vencimiento.(Artículos 429 al 437 del Código de Comercio).

Endoso de la Letra de Cambio.

Un documento de crédito cambia de dueño al pasar de unas manos a otras, antes de su pago o cancelación.

Se puede definir el endoso, como el acto por el cual el Beneficiario legítimo de la Letra de Cambio ordenaque el pago sea hecho a una persona diferente ( Artículos 419 al 421 del Código de Comercio).

El endoso debe escribirse sobre la Letra de Cambio o sobre una letra adicional. El endoso es valido, aunqueno se designe el Beneficiario o aunque el Endosante se limite a poner su firma al dorso de la letra o en unahoja adicional (endoso en blanco)

En el endoso intervienen dos personas:

El Endosante: quien traspasa la propiedad del documento.• El Endosatario: quien es el nuevo Beneficiario o Tenedor.•

Aval de la Letra de Cambio.

Obligación escrita que toma un tercero en la forma cambiaría, de garantizar a su vencimiento el pago de unaLetra de Cambio (Artículos 438 y439 del C. de Comercio). Se expreso por medio de la palabra Bueno porAval y debe ir firmado por el avalista.

Vencimiento.

El vencimiento de una Letra de Cambio equivale a la llegada del momento en que ella debe ser pagado. LaLetra de Cambio tiene los siguientes vencimientos (Artículos del 441 al 445 del C. de Comercio).

A día fijo: Cuando en la letra aparece el día exacto del vencimiento. Ejemplo: 06de junio del9xx.• A cierto plazo de la fecha: Su vencimiento se determina por la fecha de emisión. Ejemplo: a 60 días fecha.• A la vista: Es decir, la letra debe ser pagada a su presentación.• A cierto término vista: El vencimiento se determina por la fecha de aceptación o la del protesto.•

Si la aceptación no ha sido fechada, a los efectos del Librado, se refuta como fecha el último día del plazo dela presentación legal. Ejemplo: 30 días a la vista.

Del Pago.

El pago de la Letra de Cambio consiste en la cancelación de la deuda a cargo del Librado o Aceptante. Elpago debe hacerse con entrega del dinero o cheques y hasta con la emisión de una Letra de Cambio.(Verartículo 446 al 450 del C. de Comercio).

El Librado puede exigir, al pagar la Letra de Cambio, que le sea entregada cancelada por el Portador. ElPortador no está obligado a recibir un pago parcial, En caso de un pago parcial, el Librado puede exigir quedicho pago se haga constar en la letra y que se le dé un recibo del mismo.

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Si el vencimiento de la letra coincide con un día feriado legal, no puede exigirse sino hasta dos días despuéslaborables. (Artículos 446 al 450 del C. de Comercio).

Protesto.

Es el acto en que se deja constancia de la falta de aceptación y de la falta de pago de la Letra de Cambio (Verartículo 452 del C. de Comercio). Cuando la letra de cambio no es cancelada o aceptada por el deudor, eltitular del documento de crédito puede solicitar ante el Notario Público que se efectúe el protesto. El protestopor falta de pago debe ser sacado dentro de los dos (02) días hábiles siguientes al vencimiento del documento.

El Notario Público deberá presentarse ante el deudor para ultimar su pago y proceder a levantar el Actacorrespondiente. El protesto por falta de aceptación generalmente se hace el mismo día de su presentación,esto exime de la obligación de presentar la letra a su pago y de sacar el protesto por falta de pago. Undocumento protestado en la fecha correspondiente permite el embargo inmediato de los bienes del deudor, elremate de ellos, así como cobrar el documento, intereses y otros cobros legales.

De la Prescripción.

Todas las acciones derivadas de la Letra de Cambio contra el Aceptante, prescriben a los tres años contadosdesde la fecha de vencimiento.(Artículos 479 y 480 del C. de Comercio).

Ventajas de la Letra de Cambio.

Mayor seguridad de cobro, ya que está respaldada legalmente• Evita los gastos y riesgos propios del transporte de dinero.• Sirve de instrumento de pago, y como tal, estimula el desarrollo de las transacciones mercantiles, a la vezque deja disponible la moneda circulante.

•

Como instrumento negociable, permite la obtención del dinero mediante el descuento.•

ÉL PAGARE.

Definición.

Es un título de crédito que contiene una promesa de pago sometida a determinadas formalidades. Se llamatambién VALE DE ORDEN.

Requisitos del Pagaré.

Que sea un documento a la orden.• Que intervengan los dos comerciantes: El Obligado y el Beneficiario.• Que aunque alguno o ambos de los que intervienen no sean comerciantes, para el Obligado sea un acto decomercio.

•

Contenido del Pagaré.

Fecha de emisión.• La cantidad que debe pagarse en letra y número.• Fecha de vencimiento• Nombre del Beneficiario• La expresión de sí la cantidad que el Emitente debe pagar fue recibida por él, o la debe pagar porqueconstituye un valor que le ha sido cargado en cuenta por el Beneficiario.

•

27

Diferencia entre la Letra de Cambio y el Pagaré.

El Pagaré esta representado por una promesa de pago y la Letra de Cambio es una orden de pago.• En cuanto a las personas que intervienen: En el Pagaré dos personas: El Obligado y el Beneficiario. En laLetra de Cambio tres personas: El Librador, el Librado y el Beneficiario.

•

El Pagaré para que sea mercantil, debe originarse entre comerciantes o por actos de comercio por parte delObligado.

•

OPERACIONES CON LAS LETRAS DE CAMBIO.

Ventas a Crédito o Aceptación de Giros.•

Cuando se efectúa una venta a crédito mediante aceptación de giros, puede acordarse de que el cliente pagueintereses los cuales pueden ir incluidos o no en el monto del giro.

Intereses incluidos en el monto del giro.•

1.2) Intereses no incluidos en el monto del giro.

Intereses Incluidos en el monto del giro:

El 15 de diciembre se vende a crédito mercancías por Bs. 180.000, aceptando él cliente una letra que llevaincluidos intereses al 15% anual en 60 días.

Intereses = Bs. 180.000*15% *60días/360 días = Bs. 4.500

Asientos:

15/12/ Efectos por Cobrar 184.500

Ventas 180.000

Intereses Diferidos por Devengar 4.500

15/02/ Banco 184.500

Intereses Diferidos por Devengar 4.500

Interés Ganado 4.500

Efectos por Cobrar 184.500

Intereses no incluidos en el Giro:

El 20 de mayo la empresa J.R.H, vende a crédito una mercancía por Bs. 300.000 al Sr. Sánchez, quien aceptael giro No. 1−1 con plazo de 3 meses, que devengan intereses al 15% anual cobrables al vencimiento del giro.

Asientos:

20/05/ Efectos a Cobrar 300.000

Ventas 300.000

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(Por la venta de mercancía)

20/08/ Banco 311.250

Efectos por Cobrar 300.000

Intereses Ganados 11.250

(Cobro del giro No. 1.−1 e intereses)

Intereses = Bs.300.000*15%*3/12 = Bs. 11.125

2) Prestamos concedidos con aceptación de giros:

Cuando se conceden prestamos respaldados por giros, los intereses pueden ser cobrados por adelantado ocobrados al vencimiento del giro.

El 01 de febrero la empresa L concede un préstamo por Bs. 600.000 al Sr. León Martínez, quien acepta unaletra a 60 días, cobrándosele por adelantado los intereses al 18% anual y entregándosele el neto con el chequeNo. 14 del Banco Local.

Intereses = Bs. 600.000 * 18%* 60días/360 días = Bs. 18.000.

Préstamo: Bs. 600.000

Intereses ( 18.000)

Neto 582.000

Asientos:

01/02/ Efectos por Cobrar 600.000

Banco L 582.000

Intereses Diferidos por Devengar 18.000

(Préstamo concedido al Sr. León)

01/04/ Banco L 600.000

Intereses Diferidos por Devengar 18.000

Intereses Ganados 18.000

Efectos por Cobrar 600.000

3) Aceptación de giros por prorroga en el cobro de una deuda:

Algunas veces las cuentas por cobrar vencidas son sustituidas por giros que tienen un plazo de vencimientomayor.

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El 04 de junio La Sra. Andrea León acepta el Giro No, 1−2 por Bs. 900.000, quien no pudo cancelar la Fact.No. 286 vencida en esa fecha. La Letra devenga intereses al 15% anual en 3 meses cobrables al vencimiento.

Intereses = Bs. 900.000*15% *3meses/12meses = Bs. 33.750.

Asientos:

04/06/ Efectos por Cobrar 900.000

Cuentas por Cobrar 900.00

(Sustitución del la Fact. No. 286 por el Giro No. 1−2)

04/09/ Bancos 933.750

Efectos por Cobrar 900.000

Intereses Ganados 33.750

(Cobro del Giro)

GIROS AL COBRO:

Definición•

Son los giros o las letras que están en el banco para que este gestione su cobro. Algunas veces las empresasutilizan los servicios de cobranza que prestan los Bancos. Como las Instituciones Bancarias tienen sucursalesy agencias en diferentes regiones del país y algunas empresas posiblemente reciban letras que son de lugaresdiferentes a donde ellas están ubicadas, proceden a utilizar al banco como cobrador y así le resulta máseconómico que utilizar cobradores.

Procedimiento•

Se envía al Banco para que este gestione su cobro. Contablemente esto queda reflejado mediante un asientode memorándum:

•

Giros al Cobro xxx

Giros al Cobro Per−Contra xxx

Estas cuentas se presentan al final del Activo y del Pasivo respectivamente.

Cuando llega la fecha de vencimiento de los giros, puede presentarse dos situaciones:•

b.1) Cuando el cliente paga: El Banco envía a la empresa una Nota de Crédito correspondiente al valornominal del giro cobrado, menos la comisión de cobro. Cuando la empresa recibe la Nota de Crédito, procedea contabilizarla y al mismo tiempo debe reversar el asiento de memorándum.

Banco (Neto) xxx

Gastos de Cobranza xxx

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Efectos por Cobrar xxx

Giros enviados al Cobro Per Contra xxx

Giros enviados al Cobro xxx

b.2) Cuando el Cliente no Paga: El Banco devuelve a la empresa el giro no cancelado al vencimiento, juntocon una Nota de Débito por comisiones al cobro. Cuando esta llega a la empresa se procede a contabilizarla yal mismo tiempo sé reversa el asiento de memorándum.

Gastos de Cobranza xxx

Banco xxx

Giros enviados al Cobro Per−Contra xxx

Giros enviados al Cobro xxx

DESCUENTO DE GIROS.

Definición.•

Es la operación mediante el cual se endosan las letras a una Institución Financiera con la finalidad de obtenersu importe antes de la fecha de vencimiento. Las Instituciones Financieras al efectuar esta operación deduceno cobran intereses y cierta cantidad por la gestión de cobro.

Las operaciones de descuento están garantizadas por dos personas:

El Librado o Girado (debe pagar al vencimiento de la Letra)• El Beneficiario.• Procedimiento.•

Se solicita al Banco el descuento de los giros.• Pasado cierto tiempo, el Banco acepta la negociación y emite una Nota de Crédito; a partir de ese tiempo secalculan los intereses.

•

Se recibe la Nota de Crédito del Banco; En esta nota sé específica el total de los intereses definanciamiento, las comisiones bancarias y la contribución fiscal y el neto abonado en cuenta y se procede acontabilizarlo:

•

Banco xxx

Intereses Pagados por Anticipado xxx

Comisiones Bancarias xxx

Contribución Fiscal xxx

Efectos por Cobrar Descontado xxx

Los Efectos por Cobrar Descontados, es una cuenta de Pasivo Contingente, la cual tendrá que cancelar laempresa sí el cliente no paga a la fecha de vencimiento. Se presenta en el Activo Circulante, disminuyendo losEfectos por Cobrar.

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Cuando llega la fecha de vencimiento de los giros pueden presentarse dos situaciones:•

d.1) Cuando el cliente paga: El Banco procede a enviar a la empresa un aviso de cobro, para que la empresasepa que el cliente le pago al vencimiento. Además, puede ocurrir que el Banco nos cobre comisiones por lasgestiones de cobro y para ello emite una Nota de Débito; Se procede a registrar los asientos necesarios:

Asientos:

Efectos por Cobrar Descontado xxx

Efectos por Cobrar xxx

Gastos de Cobranza xxx

Banco xxx

d.2) Cuando el cliente no paga: Aquí el Banco procederá a rebajar de inmediato mediante la emisión de unaNota de Débito, el valor nominal del giro y los intereses moratorios si fuese el caso, junto con esta Nota deDébito se envía el Giro.

Efectos por Cobrar Descontado xxx

Intereses de Mora u Otras Cuentas por Cobrar xxx

Banco xxx

SUSTITUCION O RENOVACION DE GIROS.

Algunas veces ocurre que un cliente no puede cancelar un giro a la fecha de su vencimiento y solicita a laempresa que se le sustituya por otro con un plazo de vencimiento mayor. Si la empresa acepta, por lo generalacostumbra a cobrar intereses sobre el nuevo plazo, así como también intereses de mora.

Período de Renovación: Lapso comprendido entre la fecha en que se efectúa la renovación y la nueva fechade vencimiento del giro. Este es el período sobre el que se calcularon los intereses por la renovación.

Período de Mora: Es el lapso vencido a la fecha de la renovación, es decir, el lapso comprendido entre lafecha de vencimiento del giro a la fecha en que se hace la renovación.

Una empresa tiene el giro No. 19, con un valor nominal de Bs. 600.0000 y fecha de vencimiento del 31 demarzo. El 15 de junio, se sustituye ese giro por el No. 20; se cobran intereses de mora al 12% anual enefectivo y se incluirá en el monto del nuevo giro. Los intereses de renovación son al 12% anuales y vence el30 de septiembre.

Intereses de Mora: 15/06

30/03

15/02 2.5 meses

Intereses = Bs. 600.000*12%*2.5 meses/12 meses = Bs.15.000

Intereses de Renovación 30/09

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15/06

15/03 3.5 meses

Intereses = Bs. 600.000*12%*3.5 meses / 12 meses = Bs. 21.000

Asientos:

15/06 Banco 15.000

Efectos por Cobrar 621.000

Efectos por Cobrar 600.000

Intereses Diferidos por Devengar 21.000

Intereses Ganados 15.000

(Sustitución del giro No. 19 por el 20)

30/09 Banco 621.000

Intereses Diferidos por Devengar 21.000

Intereses Ganados 21.000

Efectos por Cobrar 621.000

(Cobro del giro No. 20)

Por lo general, los intereses del nuevo plazo, van incluidos en el monto del nuevo giro, hasta la nueva fecha devencimiento. Los intereses de mora podrían ir incluidos en el monto del giro también, pero casi siempre secobran en efectivo. Estos se calculan desde la fecha en que se venció el giro, hasta el momento en que se hacela renovación o sustitución.

EFECTOS EN LITIGIO

Definición:•

Se trata de giros vencidos que por no poderlos cobrar directamente se los enviamos al abogado para queproceda a cobrarlos por vía judicial. El valor del efecto en litigio es lo que yo voy a intentar cobrar al librado,además, del valor nominal ya que la empresa queda facultada para recargar los gastos legales en las cuales seincurra, corriendo éstas por cuenta del librado, así como también cualquier otro gasto ocasionado porgestiones de cobranza de dicha letra.

Pero se nos van a presentar dos situaciones judiciales y es que no sabemos cuando vamos a cobrar, ni cuando.Esta es la razón por la que vamos a trasladar de la cuenta Efectos por Cobrar a la Cuenta Efectos por Cobraren Litigio cargando, además, a esta cuenta los gastos judiciales y extrajudiciales en que incurrimos que comolo dije anteriormente constituirá el valor según libros del Efecto por Cobrar en Litigio, es decir, lo quedebemos ganar al menos para no ganar ni perder.

Los Efectos en Litigios se clasifican en el rubro de Otros Activos, porque no sé tiene certeza en que

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momento y que monto puede hacerse efectivo.

Procedimiento.•

El giro que no ha sido cobrado en su vencimiento puede ser entregado a un abogado para que gestione sucobro.

Contablemente esto se registra mediante el siguiente asiento:

Efectos en Litigio xxx

Efectos por Cobrar xxx

Los honorarios pagados al abogado por esa gestión también deben ser llevados a Efectos en Litigio, es decir,que él va a cargar con eso.

Efectos en Litigio xxx

Banco xxx

Todos los gastos ocasionados por la no−cancelación del giro deben llevarse también a la cuenta Efectos enLitigio. Sí con anterioridad se habían registrado en una cuenta de gastos, deben ser traspasadas a efectos enlitigio.

Efectos en Litigio xxx

Intereses de Mora /Gastos de Cobranza xxx

Como todos los gastos en litigio forman parte del giro (Valor nominal + todos los gastos en que se incurrió), sise cobra de menos, la diferencia se carga a Pérdidas en Efectos en Litigio y si se cobra de más, la diferenciase acredita a Utilidad en Efectos en Litigio.

TEMA NO. 4

CUENTAS POR COBRAR CLIENTES. PROVISION PARA CUENTAS DUDOSAS. METODOSPARA CALCULAR LA PROVISION. ASIENTOS DE DIARIO. RECUPERACION DE UNACUENTA DEL MISMO EJERCICIO O DE EJERCICIOS ANTERIORES.

CUENTAS POR COBRAR.

Son los derechos a favor de la compañía contra terceras personas, que pueden ser a corto o a largo plazo. Lascuentas a cobrar, se clasifican en el Balance General dentro del Activo Circulante, las que vencen en un añoo en un ciclo normal de operaciones (el que sea más largo) y fuera del circulante aquellas cuyo vencimiento essuperior a un año o a un ciclo normal de operaciones (el que sea más largo)

En sentido genérico, el término Cuentas a Cobrar comprende todo lo que está por cobrar, cualquiera que seanlas transacciones que les haya dado origen, siempre que no estén evidenciados por Pagarés, Letras y otrosinstrumentos similares.

Según Kieso y Weygandt en su libro de Contabilidad Intermedia defina a las cuentas por cobrar como loscréditos que se otorgan a los clientes y otros deudores, por dinero, mercancías o servicios. Para lapresentación de estados financieros, las cuentas y documentos por cobrar se clasifican ya sea como

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circulantes (a corto plazo) o fijas (a largo plazo). Cuando se espera cobrarlos en el término de un año odurante el ciclo normal de operaciones en curso, el que sea más largo se clasifican como cuentas ydocumentos por cobrar a corto plazo, los demás se clasifican como cuentas por cobrar a largo plazo.Después, las cuentas y documentos por cobrar se clasifican en comerciales y en deudores diversos.

Las cuentas por cobrar comerciales son las que adeudan los clientes por mercancías vendidas y serviciosprestados como parte de las operaciones normales del negocio. Son generalmente cobrables en un término de30 a 60 días por medio de contra recibos y constituyen cuentas abiertas que resultan de créditos que seotorgan a corto plazo.

Los tres problemas de contabilidad más importantes relacionados con la letra de cambio son los siguientes:Reconocimiento, Valoración y Disposición.

Reconocimiento:•

En la mayoría de las transacciones con cuentas por cobrar, la cantidad que se reconoce es el precio por elnúmero de artículos vendidos. El precio por el número de artículos vendidos es la cantidad que debe eldeudor (al deudor se le denomina cliente) y generalmente la operación con algún tipo de documentocomercial, muchas veces factura. Hay dos factores que pueden complicar la estimación del precio, a saber:1) la disponibilidad de descuentos (descuentos comerciales y de pago al contado) y 2) el tiempo entre la ventay la fecha de vencimiento (elemento interés).

Valuación:•

Habiendo registrado las cuentas por cobrar a su valor nominal (la cantidad adeudada), los contadores seenfrentan al problema de la presentación de sus estados financieros. La declaración de las cuentas porcobrar abarca 1) clasificación y 2) valoración en el estado de situación financiera.

Como ya se ha dicho, la clasificación abarca la determinación del tiempo que cada cuenta por cobrar estarápendiente de pago: Las cuentas que son para cobrarse en el término de un año o durante un ciclo normal deoperaciones, el que sea más largo, se clasifica como circulante, todas las demás se clasifican como a largoplazo.

La valoración de las cuentas por cobrar en un poco más compleja; las que son a corto plazo se valoran ydeclaran a su valor neto de realización que es la cantidad que se espera recibir en efectivo, que no esnecesariamente la cantidad a recibir legalmente. Para determinar el valor neto de realización se necesitahacer una estimación, tanto de las cuentas por cobrar incobrables, como de las devoluciones bonificacionesque se concederán.

CLASIFICACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

Cuentas por cobrar clientes.• Préstamos a empleados.• Anticipos a vendedores.• Cuentas por cobrar directores, accionistas.• Cuentas por cobrar afiliadas.• Anticipo a proveedores.• Reclamaciones por cobrar.• Depósitos en garantía.• Ingresos acumulados por cobrar.• Cuentas varias (que surgen en un determinado momento).•

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CUENTAS POR COBRAR CLIENTES.

Son los derechos que tiene la empresa contra terceros, originados por la prestación de un servicio, por la ventade mercancía, es decir, por las operaciones normales de la empresa. Las cuentas por cobrar están respaldadasgeneralmente por facturas y con una copia de este documento se hacen los registros contables. El saldo decuentas por cobrar que aparece en el mayor general, representa el total que todos los clientes adeudan a laempresa, de modo que este libro no muestra en ningún momento la cantidad por cobrar a cada cliente, por estarazón las empresas utilizan un mayor general de cuentas por cobrar, donde se les abre una cuenta a cadacliente y se lleva el registro de todas las operaciones que afecten a cada una de ellas.

CUENTA INCOBRABLE.

Según Kieso y Weygandt en su libro de Contabilidad Intermedia defina a las cuentas incobrables: ... es unapérdida que requiere, mediante los asientos adecuados, registrar una disminución en las cuentas por cobrardel activo y la correspondiente disminución en las utilidades y en el capital social.

El primer problema para contabilizar las cuentas incobrables es el de establecer el momento en que seregistra la pérdida. Se usan dos procedimientos generales:

Método de cancelación directa: No se hace ningún asiento sino hasta establecer que una cuenta específicaes definitivamente incobrable. Se registra entonces la pérdida con abono a cuentas por cobrar y cargo acuentas incobrables.

•

Perdida cuentas incobrables XXX

Cuentas por cobrar XXX

Cuando una cuenta por cobrar se considera incobrable, se registra un cargo a una cuenta de gasto del períodoy en muchos casos no se toma en cuenta en que fecha se efectuó la venta; esto puede traer como consecuenciaque en un ejercicio las utilidades sean mayores o la pérdida sea menor, ya que no se ha tenido precaución deefectuar una provisión para posibles pérdidas por cuentas incobrables y el otro ejercicio, sea perjudicado porun gasto que no le corresponde, lo que provocará una disminución en su utilidad o aumentará su pérdida.

Este tipo de cancelaciones directa la utiliza las empresas cuyas ventas a crédito son muy pequeñas y cualquierperdida por este concepto no tiene mucha incidencia sobre su utilidad.

b) Método de provisión: Se hace una estimación de las cuentas incobrable esperadas correspondientes a lasventas a crédito o al total de las cuentas por cobrar. Esta estimación se registra como provisión, o reservapara cuentas incobrables y como reducción global en las cuentas por cobrar (por medio de un aumento en laprovisión o reserva para cuentas incobrables) en el ejercicio en que se registra la venta.

La Provisión de Cuentas Incobrables es un estimado donde se reflejan las cuentas por cobrar que son dedudoso cobro. Su saldo debe ser siempre acreedor, presentándose en el balance, como una deducción de lasCuentas por cobrar clientes.

Nota: Si la provisión de cuentas incobrables en algún momento tiene saldo deudor, esa cuenta tendrá esesaldo momentáneamente, ya que habrá que hacer un ajuste, porque sino aparecería en el balance sumando envez de restando.

METODOS PARA CALCULAR LA PROVISION.

Existen varios métodos para estimar las cantidades no recuperables o de cobro dudoso, entre ellos tenemos:

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Un % sobre las ventas a créditos o ventas netas.• Un % sobre las cuentas por cobrar.• Clasificación de las cuentas por antigüedad de saldas.•

El asiento contable es el siguiente:

Pérdidas cuentas incobrables XXX

Provisión cuentas dudosas XXX

Un % sobre las ventas a créditos.•

Consiste en aplicar un porcentaje (%) sobre el total de las ventas a créditos o ventas netas obteniendo este %sobre la base de las pérdidas reales de período anterior con relación a las ventas a créditos o ventas netas delmismo período.

Él % calcula de la siguiente manera:

PERDIDAS NETAS /VENTAS A CRÉDITO DEL EJERCICIO ANTERIOR

Un % sobre las cuentas por cobrar.•

Por este método se calcula la provisión aplicando un porcentaje sobre el saldo de las cuentas por cobrar alcierre del período contable.

Este método puede aplicarse de dos maneras:

b.1) Un % arbitrario fijo.

b.2) Un % sobre la base de las pérdidas reales en cuentas por cobrar del ejercicio anterior.

b.1) Un % arbitrario: Consiste en determinar por experiencias anteriores y en forma arbitraria un % dado, elcual deberá aplicarse a las cuentas a cobrar a la fecha de cierre y se obtendrá así el monto que debe tener laprovisión para el ejercicio siguiente.

b.2) Un % de lo realmente perdido: Consiste en establecer una relación entre el saldo de cuentas por cobraral cierre del ejercicio anterior y el monto de cuentas realmente perdidas durante el ejercicio actual.

Cuentas por Cobrar 100%

(saldo cierre ejercicio anterior)

Monto realmente perdido X

(correspondiente a esas cuentas)

Por antigüedad de saldo.•

Esto es un análisis de las cuentas por cobrar para estimar que parte de ella no es recuperable. El procedimientode clasificar las cuentas por antigüedad de saldo, consiste en agrupar los saldos de las cuentas individuales delos clientes por grupos de vencimientos y evaluar cada uno de ellos, mientras más antigua sea la cuenta,menos probabilidad hay de cobrarlas.

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Por eso se aplica el porcentaje de perdidas basado en las experiencias sobre los totales de cada grupo devencimiento, para hacer el cálculo estimado del importe total en dinero que se perdería por cuentasincobrables. Este porcentaje será menor para las cuentas con menores días de vencimiento y mayor a medidaque las cuentas se van haciendo más antigua.

Método de cancelación cuando existe provisión para cuentas incobrables:

La provisión para cuentas dudosas se utiliza para cancelar cuentas por cobrar originadas por ventas delejercicio anterior. Para proceder a la cancelación se pueden dar tres casos:

Cuando el saldo de la provisión es suficiente:•

Esto significa que el monto que sé esta perdiendo ya se había estimado de cobro dudoso. El asiento será:

Provisión cuentas incobrables XXX

Cuentas por cobrar XXX

Cuando el saldo de la provisión es insuficiente:•

Esto significa que lo que se está perdiendo es superior a lo que se había estimado sobre cobro dudoso. Elasiento será:

Provisión cuentas incobrables XXX

Cuentas por cobrar XXX

La diferencia, producto de la subestimación en la provisión será corregida durante el ejercicio cuando serealice el ajuste a la provisión.

Método de cancelación cuando la provisión existente no corresponde a la cuenta perdida:•

Cuando se están perdiendo o cerrando por incobrable facturas de años anteriores, a las cuales no se le habíarealizado una provisión, lo cual fue un error en la decisión tomada en esa oportunidad. El asiento será:

Provisión cuentas incobrables XXX

Cuentas por cobrar XXX

Al igual que en el caso anterior, la diferencia producto de la subestimación en la provisión será corregidadurante el ejercicio cuando se realice el ajuste a la provisión.

Comentarios:

Cuando una factura se considera incobrable y fue originada en el ejercicio anterior y no existe provisión, yaque no se tiene como política crear estimaciones por este concepto, el ajuste se realiza de la siguienteforma:

•

Pérdida en cuentas incobrables XXX

Cuentas por cobrar XXX

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Los cargos efectuados a la cuenta Provisión representan pérdidas reales para la empresa, es decir, cuando sehace un cargo a esta cuenta desaparece la estimación y se le acredita a Cuentas a cobrar ya quedefinitivamente se perdió ese monto.

•

Cuando se recuperan facturas que se han considerado incobrables hay que considerar tres situaciones:•

a) En el caso que la factura fue emitida en ejercicios anteriores, se cancele y recupere en el ejercicio en curso,se realiza un crédito a la cuenta Provisión; b) En el caso que la factura fue emitida durante el ejercicio, secancele y recupere dentro del ejercicio, se realiza un crédito a la cuenta Pérdida; y c) Cuando la factura seconsideró incobrable en ejercicios anteriores cargado a la provisión o a pérdida (según sea el caso) y lasmismas son recuperadas en el ejercicio en curso, debido a que algunos de esos clientes para obtener nuevoscréditos o buenas referencias proceden a cancelar las facturas respectivas, se procese a realizar un crédito aCUENTAS MALAS RECUPERADAS (cuenta de ingresos), si el monto de la factura no es material; En casocontrario, si el monto de la factura es material el crédito se realiza a la cuenta AJUSTES RESULTADOSEJERCICIOS ANTERIORES.

DESCUENTO DE CUENTAS POR COBRAR.

Es un contrato financiero y administrativo a través del cual una persona jurídica denominada (factor) (Banco,Institución Financiera) adquiere de su cliente (factorizado) los derechos de la propiedad de sus créditosderivados de las operaciones comerciales a corto plazo. También es conocido como Credic Factoring.

La entidad bancaria o institución financiera la cual otorgará el crédito, para determinar el valor de las cuentaspor cobrar del monto en bolívares, calcula el valor presente en el tiempo aplicando la tasa de interés vigente.En el contrato de factorización la entidad crediticia asume como un activo las cuentas por cobrar a corto plazode una empresa tanto de bienes como de servicios.

Los recaudos para el tratamiento de solicitud factoring son:

El factor solicitará al cliente que posea una cuenta corriente en el banco, el registro mercantil en caso de serpersona jurídica y cédula de identidad en caso de ser una persona natural, actas de los accionistas indicandofirmas autorizadas, estados financieros de los tres últimos años y balance de comprobación, flujo de cajaactualizado, referencias bancarias, referencias comerciales y relación de clientes actuales y potenciales.

El cliente anexará a la solicitud de los recaudos del deudor: el registro mercantil, actas de juntas con firmasautorizadas, estados financieros auditados de los tres últimos años, flujo de caja actualizado, referenciasbancarias, referencias comerciales y clasificación de la SIEX (Superintendencia de Inversiones Extranjeras).

TEMA NO. 5

INVENTARIO

INTRODUCCIÓN

Inventario es un activo mantenido por la empresa con el propósito de futuras ventas o para la utilización en laproducción y posterior venta. En el Boletín No. 43 de Investigación Contable se establece:

El término inventario incluye bienes esperando ser vendidos (la mercancía de una empresa comercial o losproductos terminados de una empresa manufacturera), bienes en el proceso de producción para la venta(inventario de productos en proceso) y bienes que se consumirán directa o indirectamente en la producciónde artículos para la venta (materia prima y materiales indirectos).

De acuerdo con el Boletín C−4 de la Comisión de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de

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Contadores Públicos la partida de inventarios la constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta oa la producción para su posterior venta, como materia prima, producción en proceso, artículos terminados yotros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancías o las refacciones para mantenimientoque se consuman en el ciclo normal de operaciones"

La Norma Internacional de Contabilidad No. 2 (NIC 2) define a los Inventarios como activos: a) poseídospara ser vendidos en el curso normal de la operación; b) en proceso de producción de cara a tal venta, o c)en la forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en el suministrode servicios.

Reglas de Valuación.

Costo:

Las reglas de valuación para inventarios es el costo de adquisición o producción en que se incurre al compraro fabricar un artículo, lo que significa en principio, la suma de las erogaciones aplicables a la compra y loscargos que directamente o indirectamente se incurren para dar a un artículo su condición de uso o venta.

De acuerdo con el principio del costo, la mejor base para registrar los inventarios es el precio pagado por elloso el equivalente en dinero que se usa para adquirir la mercancía.

La definición de costos de inventarios ha sido interpretada para incluir los siguientes costos: 1) Precio de lafactura menos descuento en compras de contado; 2) Fletes y seguros correspondientes a la adquisición de lamercancía; 3) Gastos para importar la mercancía; 4) Impuestos y tarifas; 5) Bonificaciones, rebajas ydescuentos, contribuyen por disminución a determinar el verdadero valor de la mercancía.

Otros costos por ordenar, transportar, recibir, almacenar, deberá ser también incluidos en el costo de losinventarios. Sin embargo, debemos aclarar que en algunos casos hay cantidades no relevantes, que de acuerdoal principio de la importancia relativa, pudieran llevarse a gastos de operación, si se dificulta su imputación alos costos de los inventarios.

La Norma Internacional de Contabilidad No. 2 (NIC 2) señala:

Los inventarios deber ser medidos al costo o al valor neto realizable, según cual sea menor. El valor netorealizable, es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de operación, menos los costosestimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta.

El costo de los inventarios debe comprender todos los costos derivados de la adquisición y conversión de losmismos, así como otros costos en los que se ha incurrido para darles su condición y ubicación actuales.

El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de compra, incluyendo aranceles deimportación y otros impuestos (que no sean recuperables por la empresa de las autoridades fiscales), lostransportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías,los materiales o los servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deduciránal determinar el costo de adquisición.

Materia Prima y Materiales:

Los importes aquí registrados deben referirse a los costos de adquisición de los diferentes artículos, más todoslos gastos adicionales incurridos en colocarlos en el sitio para ser usados en el proceso de fabricación, talescomo: Fletes, gastos aduanales, impuestos de importación, seguros, acarreos, etc. Por lo que se refiere amateriales, debemos entender artículos tales como: refacciones para mantenimiento, empaques o envases de

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mercancía, etc.

Mercancía en Tránsito:

La mercancía que siendo propiedad de la empresa, no está en nuestros almacenos o depósitos, deberá incluirseen la cuenta Mercancía en Tránsito para su control e información y es parte de los inventarios. Los gastos decompra y traslado son acumulable a los costos aquí registrados.

Javier Romero López, en su libro de Contabilidad Intermedia señala lo siguiente:

Los artículos que se compren libre a bordo proveedor, deben registrarse en una cuenta de tránsito para sucontrol e información. Los gastos de compra y traslado son acumulables a los costos aquí registrados.

Desde luego, que al momento en que los artículos llegan al almacén, debemos hacer el trasladocorrespondiente a la cuenta de compras o de almacén, según se trabaje con los procedimientos analíticos ode inventarios perpetuos.

MERCANCÍAS EN TRÁNSITO

SE CARGA SE ABONA

Al iniciarse el ejercicio:

Del importe de su saldo deudor que representa elprecio de costo de las mercancías propiedad de laentidad que fueron adquiridas fuera de plaza, lascuales viajan por cuenta y riesgo de la entidad.

•

Durante el ejercicio:

Del importe del precio de costo de las compras demercancías adquiridas fuera de plaza, libre a bordoproveedor, las cuales se encuentran viajando porcuenta y riesgo de la empresa (en tránsito)

•

Del importe de las primas de seguros contratadascontra riesgos y accidentes durante el trayecto delas mercancías.

•

Del importe de los fletes y acarreos.• En general del importe de todos los costos y gastossobre compra, como permisos, derechos deimportación e impuestos.

•

Durante el ejercicio:

Del importe de las transferencias a la cuenta decompras o almacén, al tener conocimiento de quelas mercancías llegaron a las bodegas de laempresa.

•

Del importe de los ajustes, correcciones negociadase inclusive por la cancelación de pedidos.

•

Al finalizar el ejercicio:

Del importe de su saldo para saldarla (para cierre delibros).

•

Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las mercancías propiedad de la entidad las cualesfueron adquiridas fuera de plaza, libre a bordo proveedor y que se encuentran viajando (transitando) bajocuenta y riesgo de la empresa.

Se presenta en el balance general dentro del grupo del activo circulante, inmediatamente después de lascuentas por cobrar, formando parte de los inventarios.

En relación con los costos incidentales (gastos de compra), es pertinente recordar que, aunque en teoría,deben formar parte del costo, en los casos en que no es práctico, deben ser considerados como gastos delperiodo.

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Los costos incidentales frecuentemente se omiten para los fines de valoración del inventario. Tal omisión esaceptada por los contadores si los costos incidentales son insignificantes en cuantía y si el efecto de suexclusión en los estados financieros es también de escasa importancia.

En teoría, el costo de los bienes vendidos y el costo del inventario final deben incluir todos los cargos en losque se haya incurrido para transportar la mercancía hasta la ubicación y condiciones actuales.Estrictamente interpretada, la teoría contable requiere la aplicación de los costos de ordenamiento,recepción, inspección y almacenaje. En la práctica, muchos de estos costos no pueden identificarse niseguirse. Por tanto, se tratan como gastos del periodo. El costo de aplicarlos excede al beneficio de unaexactitud incremental proveniente de su inclusión dentro de los costos inventariables.

Sin embargo, al valuar el inventario, la mayoría de las empresas no toman en consideración los costosincidentales relacionados con la adquisición de la mercancía. Valoran los inventarios exclusivamente sobrela base de sus precios de factura y consideran los costos incidentales de compra de los artículos como gastosdel periodo en que surgieron.

Anticipo a Proveedores:

Javier Romero López, en su libro de Contabilidad Intermedia señala lo siguiente: En ocasiones, por lascaracterísticas o la demanda de ciertos productos, los proveedores exigen a sus clientes anticipos a cuenta desus pedidos. Las empresas que tengan que efectuar desembolsos por este concepto, deberán registrarlodentro del capítulo general de inventarios en una cuenta específica, siempre y cuando se refieran al tipo deartículos que aquí se mencionan. Esta operación de anticipo también puede ser con el agente aduanal.

Su saldo es deudor y representa los anticipos efectuados a proveedores a cuenta de futuras compras demercancías o servicios.

Se presenta en el balance general dentro del grupo del activo circulante, inmediatamente después de lascuentas por cobrar, formando parte de los inventarios.

Conviene aclarar que no hay que confundir los anticipos a proveedores, los cuales tienen un fin específico ydeterminado que son las futuras compras de mercancías o servicios (sustancia antes que forma), con lossaldos deudores que pudieran tener las cuentas por pagar proveedores, por efecto de pagos en exceso, loscuales deberán se mostrados como un activo circulante y no como anticipos a proveedores.

ANTICIPO A PROVEEDORES

SE CARGA SE ABONA

Al iniciarse el ejercicio:

Del importe de su saldo deudor, que representa elimporte de los anticipos efectuados a losproveedores a cuenta de futuras compras demercancías o servicios.

•

Durante el ejercicio:

Del importe de los nuevos anticipos efectuados aproveedores a cuenta de futuras compras demercancías o servicios.

•

Durante el ejercicio:

Del importe de las amortizaciones (pagos) delanticipo al momento de efectuar la liquidación enpago de las mercancías o servicios.

•

Del importe de la devolución del anticipo por nohaberse recibido la mercancía o servicio.

•

Al finalizar el ejercicio:

Del importe de su saldo para saldarla (para cierre delibros).

•

Mercancía en Consignación:

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Consignación es cuando una empresa entrega una mercancía (consignada) para que otra persona o empresa(consignatario) la venda por cuenta nuestra (consignador) pero sin traspasar la propiedad de la mercancía.

Costo de Producción:

Representa el importe de los distintos elementos del costo que sé originar un artículo disponible para su ventao para ser usados en un posterior proceso de fabricación.

Partidas no cuantificables como Costos de Producción:

Capacidad de producción no utilizada. En ocasiones por diversas circunstancias, algunas empresasindustriales operan a un grado inferior de su nivel normal de producción, o bien parte de sus instalacionesestán ociosas, ocasionando con esto que ciertos gastos distorsionen el costo de producción. Como estasituación es difícil de precisar en la práctica, es necesario que en las empresas se recurra a la asesoría detécnicos, para cuantificar el importe que debe cargarse a los resultados. Entre los factores que puedentomarse en cuenta están: la capacidad práctica de producción, los volúmenes de producción presupuesto yla producción real obtenida.

•

Castigos de inventarios. Obedecen a diversas circunstancias, entre las cuales se pueden citar: estimacionespara posibles artículos obsoletos o de lento movimiento.

•

Desperdicios anormales de materia prima. Es frecuente que en las empresas industriales, durante el períodoinicial de operaciones o cuando se inicia la fabricación de un nuevo producto, el consumo de materia primase vea afectado, desfavorablemente por diversas causas, entre las que podemos citar: falta de ajuste de lamaquinaria, inexperiencia en el manejo de la producción, etc., por lo que no es conveniente afectar el costode producción.

•

Producción en Proceso:

Por la naturaleza del proceso de fabricación y la necesidad de preparar información a ciertas fechas,contablemente debe efectuarse un corte de operaciones y por lo tanto, los artículos que aún no esténterminados se valuarán en proporción a los diferentes grados de avance que tengan cada uno de los elementosque formen su costo.

Artículos Terminados:

Este concepto comprende aquellos que se destinarán preferentemente a la venta dentro del curso normal deoperaciones y el importe registrado equivaldrá al costo de producción tratándose de industrias y al deadquisición si se trata de comercios. Los artículos terminados entregados en consignación, deben formar partedel inventario al costo que les corresponda.

Gerencia de Inventarios:

Muchos consultores y especialistas coinciden que en el manejo del efectivo y del inventario se le va la vida deuna empresa. Estas dos partidas de circulante y el manejo de los bienes que la constituyen, no solamente serequiere de un control interno adecuado, sino de una gerencia y un manejo con mucha eficiencia, para queefectivo e inventarios contribuyan de manera determinante al proceso de la empresa.

La importancia que tiene el inventario en una empresa recae principalmente en que este bien es la principalfuente de ingreso para cualquier organización. No debemos olvidar que el inventario con el efectivo y losderechos, representan el capital de trabajo de la empresa.

No solamente la gerencia debe manejar políticas, tener lo que la gente desea comprar, sino tener la mercancíaen el sitio y tiempo adecuado, cuando los clientes lo necesitan. Adicionalmente, el gerente deberá tratar de

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minimizar el costo de inventarios, pero manteniendo la calidad. Por otro lado, el dinero invertido eninventarios debe ser controlado por el alto costo del mismo y los costos de almacenamiento.

Las decisiones anteriores deben ir acompañadas de decisiones contables muy importantes; tale como qué flujode costos usar en nuestra empresa, qué precios usar para valuar los inventarios, qué sistema usar para registrarlos inventarios, cómo proteger los inventarios contra pérdidas.

En este aspecto debe quedar claro que cualquier decisión equivocada en el manejo del inventario, es ladiferencia entre ganar y perder.

CONCEPTO DE INVENTARIO.

Los inventarios comprenden las existencias en bienes tangibles, sean terminados, en proceso, o de materiaprima, que pertenecen a la empresa, cuyo fin exclusivo es su venta o que habrán de ser utilizados paraconvertirlos directa o indirectamente destinados a su posterior venta en el curso normal de operaciones.

En esta definición general se destacen tres condiciones esenciales:

Que sean propiedad de la empresa, adquiridas mediante la transferencia real de la propiedad y registrados alcosto, independientemente de su ubicación, bien sea en la empresa, en tránsito, en consignación, esdepósitos.

•

Que su destino final sea la oferta permanente a los clientes para su venta, con la finalidad de obtenerganancias.

•

En el curso normal de sus operaciones, en donde el inventario debe mantener una rotación constante.•

SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS.

Existen dos sistemas muy conocidos y utilizados para el registro de las operaciones relacionadas con elInventario y el Costo de Venta o costo de la mercancía vendida; estos son:

Sistema de Inventario Periódico: Los saldos de la cuenta inventario permanecen sin cambios ya que lasentradas se registran en la cuenta compras. Consiste fundamentalmente en contar y valorar las existenciasde mercancías en una fecha determinada para su control y conocimiento. Se puede realizar trimestralmente,semestralmente o anualmente. Este sistema es usado generalmente en empresas pequeñas, teniendo comodesventaja que no se puede conocer la cantidad del inventario sin antes efectuar una toma física. Además,este sistema tampoco permite conocer en una fecha cualquiera cual es el costo de venta del producto, puespara ello también se necesita de una toma física y el registro de los asientos de cierre de manera de poderdeterminar el costo de los productos vendidos.

•

Las características más importantes son:

Las cuentas utilizadas son compras, gastos de importación, fletes en compras, por los aumentos ydescuentos, bonificaciones, descuentos y rebajas en compras, devoluciones en compras, por lasdisminuciones.

•

El monto de las ventas se lleva al día a precios de ventas, pero no así el costo de lo que se ha vendido. Elcosto es determinado al final del período contable y es necesario conocer el inventario inicial y el inventariofinal (a través de una toma física).

•

El manejo de las cuentas es el siguiente:

Registro de las compras:•

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Compras XXX

Banco o Cuentas por Pagar XXX

Registro de las ventas:•

Banco o Cuentas por Cobrar XXX

Ventas XXX

Devoluciones en compras:•

Banco o Cuentas por Pagar o Anticipo a Proveedores XXX

Devoluciones en Compras XXX

Fletes en Compras y Gastos de Importación:•

Fletes en Compra XXX

Gastos de Importación XXX

Banco XXX

5) Rebajas, Bonificaciones o Descuentos en Compra:

Cuentas por Pagar XXX

Rebajas, Bonificaciones o Descuentos XXX

Devoluciones en Ventas:•

Devoluciones en Ventas XXX

Banco o Cuentas por Cobrar XXX

Asientos de Cierre:•

Costo de Venta XXX

Inventario Final XXX

Devoluciones en Compra XXX

Rebajas, Descuentos y Bonificaciones XXX

Inventario Inicial XXX

Compras XXX

Fletes en Compras XXX

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Gastos de Importación XXX

Ventas XXX

Todos los demás ingresos XXX

Costo de venta XXX

Devoluciones en Ventas XXX

Descuentos, Bonificaciones en Ventas XXX

Ganancias y Perdidas XXX

Ganancias y Perdidas XXX

Ajuste Resultados Ejercicios Anteriores XXX

Cuenta Personal XXX

Cuenta Capital XXX

Nota: La cuenta de Ajustes Resultados Ejercicios Anteriores puede ser cargada o abonada.

Sistema de Inventario Continuo o Perpetuó: Consiste en el registro y control permanente, constante ysistemático de los artículos comprados o terminados, de los artículos vendidos, etc., es decir, el registrocontable en la cuenta de inventario de todas las generaciones que signifiquen aumento o disminución de lasexistencias físicas, así como cualquier modificación en el costo unitario de las mismas.

•

Este sistema tiene las siguientes características:

a) La cuenta de compras, gastos de importación y fletes en compras, no se utilizan, ya que se le cargandirectamente a la cuenta de inventario de mercancías (aquellas cuentas que signifiquen incrementos enunidades y precios). En relación con cuentas llamadas devoluciones en compras, descuentos, rebajas ybonificaciones en compras tampoco se utilizan, ya que le abonamos directamente a la cuenta de inventario demercancías (aquellas que significan disminuciones en unidades y precios).

El costo de venta se lleva en forma continua, ya que al momento de vender, se determina y registra estecosto (cargándole a la cuenta) y su contrapartida es un crédito a la cuenta de inventarios de mercancías; Nose necesita un conteo físico de las existencias para efectuar el asiento de cierre. Sin embargo, el conteofísico se realiza como una medida de control interno para comprobar la efectividad del sistema y en caso deser necesario medidas correctivas, se realizan los ajustes correspondientes.

•

c) Las devoluciones en ventas, también afectan a la cuenta de inventario de mercancía, ya que al producirseesta, se va a cargar a la cuenta de inventario de mercancía el monto correspondiente de la devolución, concrédito a la cuenta de costo de ventas.

En resumen:

Compras VentasLo afecto en precio y enunidades.

Devoluciones en Ventas Devoluciones en Compras

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Lo afecto en precio y enunidades.

Gastos de Importación, Fletes enCompras

Rebajas en Compras Lo afecta en precio

Bonificaciones en Compras Descuentos en Compras Lo afecta en precio

El manejo de las cuentas es el siguiente:

1) Registro de las compras:

Inventario de Mercancía XXX

Banco o Cuentas por Pagar XXX

2) Registro de las ventas:

Banco o Cuentas por Cobrar XXX

Costo de Ventas XXX

Ventas XXX

Inventario de Mercancía XXX

Fletes en compras y gastos de Importación:•

Aumentan el costo unitario de la mercancía adquirida, siempre y cuando todas estén en existencia; sinembargo, si todas las unidades no están en existencia, solo podemos cargar a la cuenta de inventario la cuotaparte del flete que afecte a las unidades que se encuentren en existencia para la fecha de registro y ladiferencia al costo de venta.

a) Si toda la mercancía está en existencia:

Inventario XXX

Banco XXX

Si toda la mercancía está vendida:•

Costo de Venta (unidades vendidas) XXX

Banco XXX

c) Si parte de la mercancía está en existencia:

Inventario (unidades en existencia) XXX

Costo de Venta (unidades vendidas) XXX

Banco XXX

4) Rebajas, bonificaciones o descuentos en compras:

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Las Bonificaciones, Rebajas y Descuentos en compras, disminuyen el costo unitario de la mercancíaadquirida. Si la mercancía se encuentra en existencia, acreditaremos al inventario la bonificación por lasunidades del lote que esta percibiendo el beneficio; si una parte se ha vendido, acreditaremos al inventariosolo la cuota parte correspondiente a las unidades que quedan en existencia y acreditaremos al costo de venta,por la cuota parte de las unidades de este lote que estén vendidas.

Si todas las unidades están vendidas, la Bonificación, Rebaja o Descuento afectará totalmente al Costo deVentas. Está disminución no se podrá observar en la tarjeta. Sin embargo, debemos tener presente que anteuna Devolución en Ventas, si el lote puede ser identificado, estás unidades deben ser reincorporadas a latarjeta a su costo modificado (costo original menos descuento, rebaja o bonificación).

a) Si toda la mercancía está en existencia:

Cuenta por pagar XXX

Inventario XXX

Si toda la mercancía está vendida:•

Cuentas por Pagar XXX

Costo de Venta XXX

c) Si parte de la mercancía está en existencia:

Cuentas por Pagar XXX

Costo de Venta (unidades vendidas) XXX

Inventario (sobre unid. en existencia) XXX

5) Devoluciones en compras:

Cuando se devuelven al proveedor parte de las unidades compradas, estas disminuyen el número tope deunidades del lote original, denominándose en consecuencia Lote neto. Es importante que a la fecha de ladevolución, deben analizarse las operaciones registradas relativas a esas unidades, para determinar el costovigente con el proveedor y el costo vigente en nuestros libros (fletes, seguros, gastos de importación, rebajas,fletes, descuentos, rebajas y bonificaciones en compras), las cuales afectan al costo.

Si la devolución está plenamente identificada, ya que nos indican a que lote de compra corresponde y seencuentran en la tarjeta, se desincorporan de él sin importar el método de valoración; Si los costos originales,han sufrido modificaciones las unidades serán desincorporadas al costo modificado, pero el registrocorrespondiente al pasivo (el cargo) se realizará tomando en cuenta el costo que reconoce el proveedor.

También puede suceder, que la devolución esté plenamente identificada, pero por ventas anteriores el lote demercancía ya no tiene unidades en existencia, se desincorporan dependiendo del método, por lo que se cargaráal pasivo las unidades por el costo que reconoce el proveedor y se abonará a inventario por el valor que tienela mercancía en la tarjeta; por lo tanto, la diferencia hay que cargarla o abonarla a la cuenta Costo de venta(cargarla cuando el costo de la mercancía es mayor y abonarla cuando es menor).

Banco o Cuentas por Pagar o Anticipo a Proveedores XXX

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Costo de Ventas (sí hay diferencia) XXX

Inventario de Mercancías XXX

En el caso de que no se pueda identificar el lote, pues no nos indican a que lote de compra corresponde, lasunidades serán desincorporadas de la tarjeta de acuerdo con el método de valoración y se cargarátransitoriamente al pasivo o al efectivo o a una cuenta de anticipo al costo desincorporado, hasta que el mismosea identificado.

En las devoluciones también hay que tomar varias consideraciones cuando el costo se ha modificado:

a) Cuando sé Compra Se Devuelve Se paga Flete

El flete total se divide entre la compra neta, es decir, que las demás unidades absorben el flete de las unidadesdevueltas (aumenta el flete por unidad).

b) Cuando sé Compra Se paga Flete Se Devuelve

b.1)En el caso en que se haya realizado una venta de al menos una (1) unidad de ese lote, el asiento se puedecuadrar con costo de ventas:

Cuentas por Pagar XXX

Costo de Ventas (flete) XXX

Inventario de Mercancías XXX

b.2) Cuando de ese lote no se ha vendido ni una unidad, no se puede cargar la diferencia al Costo de Ventas,por lo que en este caso la compra neta absorbe el flete total y el asiento quedará de la siguiente forma:

Cuentas por Pagar XXX

Inventario de Mercancías XXX

(costo en factura)

Se sacan las unidades del Inventario de Mercancías al mismo valor que en factura y no al costo en tarjeta, deesta forma las unidades en existencia absorben el flete de las devueltas y aumenta así, el costo por unidad.

c) Cuando se devuelven unidades que contablemente no quedan en existencia pero sí físicamente, estasse tomarán del primer lote que salga según el método.

6) Devoluciones en Ventas:

Cuando los clientes devuelven unidades que habían sido vendidas, se contabilizan dos asientos, uno por losvalores respectivos de venta, y el otro por la incorporación de las unidades devueltas a la tarjeta y a lasexistencias del inventario. Así como se registras dos asientos por las ventas, de igual manera se registran dosasientos por las devoluciones en venta. Estas incrementan las unidades físicas y el costo total acumulado. Enla tarjeta, las devoluciones se registran por la sección de Salidas entre paréntesis.

Los asientos son los siguientes:

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a) A precio de venta:

Devoluciones en Venta XXX

Banco o Cuentas a Cobrar XXX

A precio de costo:•

Para determinar el costo por el cual reincorporaremos a la tarjeta unidades que correspondan a devolucionesen venta, se deben tener presentes dos situaciones:

b.1) Que la devolución este plenamente identificada, es decir, a que venta corresponde:

b.1.1) Que en dicha venta solo haya intervenido un lote: en este caso serán reincorporadas a la tarjeta al costopor el cual fueron desincorporadas, tomando en consideración todas aquellas modificaciones, tales comorebajas, descuentos, bonificaciones y fletes que haya sufrido el lote y que no se puedan apreciar a través de latarjeta.

b.1.2) Que en dicha venta haya intervenido dos o más lotes, en este caso las unidades devueltas entran alorden inverso al cual salen, es decir, a través de una reconstrucción de lotes de la venta y debemos tenerpresente que serán reincorporados a la tarjeta tomando en cuenta las modificaciones en el costo unitario antescitadas.

b.2) Que la venta no se pueda identificar:

En este caso, las unidades devueltas se incorporaran en el primer lote que va a salir según el método,respetando que las unidades no deben sobrepasar del lote original.

Inventario XXX

Costo de Venta XXX

Asientos de Cierre:•

Ventas XXX

Todos los demás ingresos XXX

Costo de venta XXX

Devoluciones en Ventas XXX

Descuentos, Bonificaciones en Ventas XXX

Ganancias y Perdidas XXX

Ganancias y Perdidas XXX

Ajuste Resultados Ejercicios Anteriores XXX

Cuenta Personal XXX

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Cuenta Capital XXX

CONCLUSIÓN SOBRE LOS DOS SISTEMAS.

Con el inventario periódico, nos contentaremos con llevar durante el ejercicio las ventas, sin tener nada quever con el costo, el cual determinaremos en el momento de preparar los estados financieros.

•

Con el inventario continuo, llevaremos un control diario y acumulativo de las ventas. Pero también de lasunidades en existencia con su costo unitario (saldo de inventario de mercancías) y un control del costo de lovendido (saldo de costo de ventas). En este sistema, día a día afectaremos cada unidad esté en existencia ovendida, por cualquier operación que la aumente o disminuya. Por lo tanto, podemos saber en cualquiermomento, cuanto se ha vendido, cual ha sido el costo de venta y cuanto nos queda en existencia, tanto enbolívares como en unidades, ya que a cada artículo se le asignará una tarjeta o auxiliar y la sumatoria detodos estos auxiliares será igual al saldo de la cuenta de Inventarios de Mercancías en el mayor general.

•

CONDICIONES DE COMPRA.

Libre a bordo puerto de embarque (Free on Board − FOB)

La compra sólo incluye el costo de los bienes y la transferencia de propiedad se realiza cuando el proveedorcoloca los bienes en el medio de transporte, generalmente avión o barco, en el puerto de embarque. Los gastosde transporte son por cuenta del comprador. El registro contable se hace en el momento que se reciba lanotificación que la mercancía es embarcada.

Libre a bordo puerto de destino

Esta condición es conocida como FOB puerto de destino, y significa que la propiedad será traspasada en elmomento en que llegue al puerto de destino y se descargue la mercancía. El registro contable del inventario entránsito debe ser hecho una vez que éste llegue al destino, por lo que a partir de este momento y hasta queingresa en los almacenes, debe mantenerse en el rubro de los inventarios en tránsito.

Costo, seguro y flete (Cost, Insurance and Freight − CIF)

Esta condición de venta establece que el precio de venta incluye los tres elementos: costo, seguro y flete. Latransferencia de propiedad ocurre en el momento en que la mercancía llega al puerto de destino y esdesembarcada.

FAS O LAC (free Along Side o Libre al Costado)

Significa que el vendedor cubrirá los costos de entrega hasta colocar la mercancía al lado del transporte.Desde el punto de vista del traspaso de la propiedad y consecuente registro en los libros de la empresa, seconsidera mercancía en tránsito cuando se dé la condición de colocar la mercancía al lado del transporteconvenido.

Costo y flete (C & F)

En este caso, el precio de venta está formado por el costo de la mercancía y el valor del flete paratransportarla, es decir, la propiedad se traspasa en el puerto de destino.

Contra reembolso (Cash on Delivery − COD)

Significa que el comprador debe cancelar el bien en el momento de su entrega y a partir de allí, se consideratraspasada la propiedad d del vendedor al comprador.

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Tomado de Sistema y Procedimientos Contables Fernando Catacora.

Editorial Mc Graw−Hill. Año 1996. pp 272−273.

MÉTODOS DE VALUACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO.

La valuación de los inventarios y del costo de ventas puede resultar un proceso complejo, por cuanto al menostres factores pueden influir en la decisión del cómo hacerlo de la manera más objetiva y pertinente. Entre otrosse tienen: el tipo de artículos o partidas físicas que comprende el inventario, los costos que se involucran en elinventario y la manera en como el flujo de costos se va a transferir del inventario al costo de ventas. Otroelemento significativo a considerar es el estado de la economía en relación con la inflación, lo cual incide enlos cambios de los costos de adquisición.

Si todos los costos de las compras de un mismo tipo de artículo permanecen constantes (cero inflación), lamanera como van a ser transferidos al Costo de Ventas es muy sencillo, pues será al precio constante.

Pero lo normal, es que en el curso de un período contable, en cualquier economía, los artículos se compran aprecios diferentes, probablemente con un crecimiento sostenido debido al efecto de la inflación, sin descartarque pudiera bajar en un momento dado.

¿Cómo podemos resolver esto?. Para ello, se deberá recurrir a la aplicación constante de un método deasignación de costos, basados en supuestos sistemáticos de flujos de inventario. Esto significa que debedecidirse sobre el cómo, a través de la contabilidad, los costos del inventario van a ser transferidos al costo deventas, decisión básica por cuanto ello afectará la determinación de la utilidad del ejercicio. Se tendrá quedecidir si transferir identificando el costo de cada unidad, o en el orden que se compraron, o de acuerdo a loscostos de las últimas compras, o sacando promedio, etc. , decisión que en definitiva se corresponderá con elmétodo de valoración seleccionado, y que por el Principio de la Comparabilidad (Consistencia), deberá seraplicado año a año, salvo excepciones muy justificadas que permitan cambiar el método.

Otro punto a considerar es que se trata de flujos de costos según el sistema de información contable, pero nose trata de un flujo físico real de las unidades en el almacén, en consecuencia, no se exige él supuesto que elflujo de costos coincida con el flujo físico o movimiento de las mercancías.

Pero en cualquier caso, es importante señalar, que sea cual fuere el método escogido, las cantidades de lasunidades físicas registradas en los mayores auxiliares del inventario, serán siempre iguales a las reportadas enel almacén.

El monto de la cuenta Inventario de Mercancías, como el de Costo de Ventas, dependerá del método devaluación que se aplique. El saldo de Inventario de Mercancía corresponde al costo de unidades en existencia,resultante de la aplicación consistente del Método de Valuación escogido entre varias opciones, para lo cualdebe tenerse en cuenta el tipo de empresa, la particularidad de sus actividades, si la economía es inflacionariao no, así como la debida correspondencia con los principios de contabilidad, especialmente el PeríodoContable, la Asociación de Ingreso y Gasto, la Prudencia, etc., teniendo como objetivo principal, ladeterminación justa de la utilidad del ejercicio contable.

Los métodos básicos de valuación del Inventario más conocidos son:

Identificación Específica o Costo Específico: Este método consiste en mantener en los registros contableslos precios de adquisición de cada producto, o una serie especial de productos, identificados o asociados asu respectiva factura de compra, incorporándose las modificaciones por incrementos o ajustes de casa ítemo unidades en existencia en el inventario de mercancías. Para tales efectos, por cada tipo de productos, selleva una tarjeta de control y los valores de costos que se manejan en ellas serán utilizados para los registros

•

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de salidas (ventas), para determinar el costo de venta y para valorar el inventario final...

Por lo general, se aplica en negocios de compra−venta, que manejan productos de fácil identificación, de valorunitario significativo, tales como venta de maquinarias, vehículos, obras de arte, etc., en los cuales esimportante el control de los valores de cada producto o serie de producto.

PEPS: Primero que entra, primero que sale, conocido también como FIFO (First in First Out). Se basa en elsupuesto de que las primeras adquisiciones deben ser las primeras en salir, es decir, desde el punto de vistacontable, los registros de ventas o cualquier salida de unidades físicas deben realizarse por las unidades ysus respectivos valores de costos, que presenten los lotes registrados en primer término, continuando con lasecuencia cronológica de las adquisiciones. Se resalta desde del punto de vista contable, por cuanto en elalmacén y despacho por las ventas, se realizan las salidas de acuerdo a los pedidos de los clientes,independientemente del orden de las adquisiciones. Sin embargo, lo que sí debe coincidir entre lainformación contable y el manejo del almacén, es en cuanto al número de unidades en existencia pues debeser el mismo.

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Para tales efectos es necesario mantener un registro auxiliar (tarjeta Kardex) para cada tipo de producto, yregistrar en orden estricto de adquisición (cronológico) todas las entradas, agrupando las unidades por lotes ocapas de cada compra. En la misma tarjeta se lleva el registro por las salidas que se realicen.

Algunas características de este método de valuación son las siguientes:

El inventario final queda valuado a los precios más recientes, los más altos en caso de una economíainflacionaria, lo cual es beneficioso por representar los valores más cercanos a los precios dereposición actualizados en el mercado.

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El costo de ventas se registra a los costos más antiguos, normalmente los más bajos.• La utilidad bruta del ejercicio queda sobrestimada, afectándose de igual manera la determinación de lautilidad neta, lo cual genera mayor pago en impuesto sobre la renta con incidencia en la liquidez. Asímismo, mayor disponibilidad en el monto de las utilidades disponibles para el reparto de dividendos,lo cual puede incidir en la descapitalización de la empresa.

•

No aplica razonablemente el principio de la debida asociación de ingresos y gastos y la correctadeterminación de la utilidad del ejercicio.

•

La aplicación de este método es recomendado internacionalmente, sobre todo en aquellos paísesdonde no exista hiperinflación.

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3) UEPS: Último que entra, primero que sale, conocido también como LIFO (Last in First Out). Se basa en elsupuesto de que las últimas adquisiciones deben ser las primeras en salir, es decir, desde el punto de vistacontable, los registros por ventas, o cualquier salida física de unidades, deben realizarse por los costos de loslotes registrados en último término, continuando en sentido contrario a la secuencia cronológica deadquisiciones. Se resalta desde el punto de vista contable, por cuanto en el almacén y despacho por las ventas,se realizan las salidas de acuerdo a los pedidos de los clientes, independientemente del orden de lasadquisiciones. Lo que sí debe coincidir entre la información contable y el manejo del almacén, es en cuanto alnúmero de unidades en existencia pues debe ser el mismo. Tal como se estudio en PEPS, para llevar el controldel movimiento de las unidades y sus respectivos lotes se utiliza una tarjeta auxiliar (Kardex) para cada tipode producto, en la cual se registra en orden cronológico y secuencial los lotes o capas por cada compra.

Algunas características de este método de valuación son las siguientes:

El inventario final en una economía inflacionaria, queda valuado a los precios más antiguos, los másbajos, lo cual acarrea que difieran significativamente de los precios de reposición actualizados en elmercado.

•

El costo de ventas se registra a los costos más recientes, normalmente los más altos.•

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La utilidad bruta del ejercicio queda sobrestimada, afectándose de igual manera la determinación de lautilidad neta.

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Al utilizar este método se aplica razonablemente el principio de la debida asociación de ingresos ygastos, la correcta determinación de la utilidad del periodo y la prudencia.

•

La aplicación de este método es recomendado, sobre todo en aquellos países donde existahiperinflación.

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Cuando se utiliza el sistema de inventario periódico, los resultados son diferentes, a que si se utiliza elsistema de inventario continuo.

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4) Promedio: Simple y Ponderado (Periódico); Móvil (Continuo).

Promedio Simple (Inventario Periódico): Este método de valuación, de poco uso, se calcula sumando losprecios unitarios de cada compra en un período determinado, por ejemplo un mes, y dividiéndola entre elnúmero de adquisiciones.

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Cuando hay gastos de compras, como fletes, acarreo, etc., deben incluirse en los costos de cada compra, yajustar el costo unitario por estos incrementos.

Promedio Aritmético Ponderado (Inventario Periódico): Este método como el anterior descrito, es muypoco usado para la valuación de los inventarios. El costo unitario promedio − ponderado se calcula de lasiguiente manera: en primer término se suman los montos de las facturas respectivas a cada comprarealizada en un período determinado, incluyendo cualquier gasto posterior relacionado con esas compras.En segundo término, se suman también las unidades de cada una de esas compras. Y finalmente, se divideel primer resultado, como total de las adquisiciones, entre el segundo resultado que es el total de unidadesadquiridas en el período tomado.

•

Promedio Móvil (Inventario Continuo): De acuerdo con este método, no se segregan las compras porlotes, sino que se acumulan, y por los movimientos de las mercancías, se mantiene un único costo unitariopromedio, recalculándose cada vez que se incrementen las unidades físicas o valores de costos de lasmercancías en existencias. El costo unitario promedio se calcula, dividiendo el costo total acumulado, entrelas unidades físicas totales.

•

Cuando hay gastos directos relacionados con las compras, como fletes, acarreo, gastos de importación,seguros, etc. , cancelados después del registro de la compra, se tienen dos opciones: a) Si dicho monto sedebita a la cuenta del Inventario de Mercancía, se incorpora en la tarjeta, en la sección de entradas en lacolumna de costo total y en la sección de Saldos, se acumula en la columna de costo total y sé recalcula elcosto unitario promedio móvil, no afectando el número de unidades en existencia; b) Si dicho monto se debitaal Costo de Venta, no afecta el costo unitario promedio en tarjeta.

Algunas características de este método de valuación son las siguientes:

Es el más utilizado de los métodos que promedian los costos unitarios.• No maneja segregación de lotes, sino que presenta acumuladas las existencias.• Cada vez que se adquieren mercancías el costo unitario promedio móvil que representa la sección deSaldos, debe ser modificado.

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Este método es aceptado internacionalmente.• El inventario final queda valuado a los costos promedios entre los más antiguos y los más recientes, yde igual manera el costo de venta.

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Se dificulta la aplicación del costo por gastos directos relacionados con compras, si no se puedeprecisar si las unidades afectadas están en existencias o vendidas.

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Es el más sencillo y económico en su aplicación.•

Otras formas de calcular el Costo de lo Vendido.

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Cuando se establece un porcentaje fijo sobre el monto de la venta, ejemplo: la utilidad es del 10% sobre laventa. En este caso el costo de venta es del 90%.

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Cuando s establece que el costo será igual a la utilidad bruta. En este caso el costo de venta es del 50% y lautilidad bruta es del 50%.

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Cuando se establece que la utilidad bruta es un porcentaje sobre el costo, ejemplo la utilidad es del 20%sobre el costo. En este caso el costo de venta es del 100%.

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Cuando la empresa siempre obtiene la misma utilidad, se obtiene la relación a través de una regla de tres, endonde la venta es del 100%. Al obtenerse el costo, por diferencia se calcula la utilidad.

•

Donaciones Recibidas.

Las donaciones contablemente son tratadas tomando en cuenta dos consideraciones:

Si el monto de la misma es significativo, de acuerdo al Principio de Importancia Relativa, el asiento será:•

Inventario de Mercancía XXX

(precio de mercado)

Capital o Superávit XXX

Sí el monto no es significativo, se debe realizar un asiento para registrar el ingreso de esas unidades alalmacén, pero por una cantidad insignificante:

•

Inventario de Mercancías 1

Caja o Bancos 1

La utilidad se realizará en la medida en que las unidades se vendan.

Donaciones Entregadas.

Representa una erogación o gasto para la empresa. Las mismas se desincorporaran de la tarjeta, tomando encuenta el método de valoración que sé este utilizando. Contablemente se cargará a la cuenta Donaciones y uncrédito a Inventario de Mercancía.

Aplicación del Principio del Costo o Precio de Mercado, el menor.

Esta es una regla o principio particular que aplica generalmente a la mercancía y a las inversiones temporales.Se basa en que si por alguna razón el precio de mercado de un bien disminuye de precio por debajo de sucosto, el inventario se debe ajustar para reflejar la pérdida.

Esta regla está basada en los principios del conservatismo y en el apareamiento entre ingresos y gastos ocorrecta determinación de la utilidad.

Al cierre del ejercicio o cuando se preparan los estados financieros, compararse el valor que presenta la cuentade Inventario de Mercancía en el balance de comprobación con el valor de reposición obtenido en el mercado,y se determina cual de los dos es el que representa el monto más bajo o menor.

Cuando el valor de reposición o mercado, es menor que el costo histórico original, debe registrarse unaprovisión de la siguiente manera:

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Pérdida por fluctuación en Precio de Mercado XXX

o Ajuste de Inventario

Provisión por Pérdida de Precio de Mercado XXX

Javier Romero López en su libro de Contabilidad intermedia establece con relación a la modificación delprecio de costo, el boletín C−4 señala que se aplicará el Costo o valor de mercado, el que sea menor, exceptoque: 1) el valor de mercado no debe exceder del valor de realización y que 2) el valor de mercado no debe sermenor que el valor neto de realización.

El término mercado, debe entenderse como costo de reposición, ya sea por compra directa o producción.Puede obtenerse de las cotizaciones que aparecen en las publicaciones especializadas, si se trata deartículos o mercancías cotizadas en el mercado o bien, de cotizaciones y precios de facturas a losproveedores.

•

El valor de realización se obtiene del precio normal de ventas menos gastos directos de venta, tales como:impuestos, regalías y comisiones.

•

El valor neto de realización se obtiene del precio normal de venta menos gastos directos de venta y unporcentaje razonable de utilidad.

•

El objeto de ajustar el costo del inventario según los conceptos anteriores, es presentar razonablemente losresultados del ejercicio y, por tanto, cuando el costo de reposición es inferior al valor neto de realización, elajuste debe hacerse precisamente a este último valor, con objeto de no registrar pérdidas en exceso a las queen operaciones normales se obtendrían.

Inventarios Obsoletos o de Lento Movimiento.

Javier Romero López en su libro de Contabilidad Intermedia, establece: Una de las principales funciones dela administración es mantener niveles adecuados de inventarios, de no ser así, puede ocasionarsedisminuciones en los volúmenes de venta y pérdidas de clientes. Por otra parte, un exceso en los niveles deinventarios ocasione que se inmovilicen algunos flujos de efectivo.

Por ello, es útil realizar estudios financieros adecuados que permitan a la dirección decidir sobre el tamañode los inventarios, su rotación, la reserva de inventarios, el lote de compra más económico, las fechas deadquisición, etc.

Independientemente de eso, hay ocasiones en que los inventarios en existencia posiblemente no puedan servendidos por diversas causas así, es necesario que la empresa reconozca esta situación en su formafinanciera, teniendo presentes los principios de realización y período contable, que requieren por una parteque los ingresos se enfrenten con los costos y gastos del periodo, para ello se establecen estimaciones yprovisiones no exactas, pero sí que permitan un adecuado enfrentamiento entre ingresos y costos.

El Boletín C−4 del IMCP establece: Por otra parte, cuando el deterioro, la obsolescencia y el lentomovimiento y otras causas indiquen que el aprovechamiento o realización de los artículos que forman partedel inventario resultara inferior al valor registrado, deberá admitirse la diferencia como una pérdida delejercicio.

El asiento que debemos correr es de cargo a los gastos de operaciones del periodo, subcuenta Inventariosobsoletos o de lento movimiento, con abono a una cuenta de valuación o complementaria de activos quedenominamos Provisión para inventarios obsoletos o de lento movimiento, observemos que no abonamosdirectamente a la cuenta principal, pues no es una operación realmente realizada, sino una estimación.

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La cuenta Estimación para inventarios obsoletos o de lento movimiento se presentará en el balance generaldisminuyendo la cuenta de mayor almacén. Inventario de Mercancía.

Toma física de Inventario.

Es importante y necesario que las empresas, además de registrar y mantener sistemas y procedimientosadecuados para el registro de las operaciones relacionadas con el área de inventarios, se efectúen tomas físicasde la mercancía de la entidad, de manera que la misma se compare con los registros contables (mayoresauxiliares). En caso de discrepancias, deberán hacer las investigaciones y aclaraciones pertinentes, y en sucaso, se registren los ajustes que sean necesarios para que los estados financieros reflejen realmente lamercancía que se dispone.

Esta actividad involucra cuatro (4) pasos importantes y es pertinente tomar en cuenta: Planificación, dirección,ejecución y valuación.

Esta es una medida de control interno y la misma aplicada correctamente permitirá una adecuada salvaguardade las existencia, además, de su control y registro.

TEMA No. 6

INVERSIONES

CONCEPTO. PRINCIPALES TIPOS DE INVERSIONES. COMPARACION ENTRE BONOS YACCIONES. CONTABILIZACIÓN DE LOS TITULOS NEGOCIABLES. CALCULO YCONTABILIZACIÓN DE LAS INVERSIONES: SIN INTERESES, CON INTERESES, CON PRIMA,CON DESCUENTO, COMPRADAS A UN PRECIO GLOBAL. PERMUTA.

Concepto.

Desde el punto de vista del consumidor, una inversión se refiere a la compra de bienes durables para el usopropio.

Desde el punto de vista económico, se refiere a la compra de activos reales destinados a la producción debienes o servicios con el propósito de maximizar, el valor del capital de los propietarios.

Desde el punto de vista financiero, sugiere la compra de valores o bienes no utilizados ni en las operacionesnormales de la empresa, ni para el uso del adquiriente y de los cuales solo se espera obtener un ingreso,ejemplo: Inversiones en Bonos, en Acciones, etc.

Principales tipos de Inversión.

Bonos.• Acciones.• Cédulas Hipotecarias.• Letras del Tesoro.•

Bonos.

Son títulos de crédito emitidos por una entidad gubernamental, industrial o financiera, obteniéndose efectivo ycomprometiéndose a pagar por ello una tasa fija de interés y en algunos casos una retribución adicional anual.El bono debe llevar impreso la siguiente información:

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Fecha de emisión: Día, mes y año que salieron en circulación.• Fecha de vencimiento: Día, mes y año en que la entidad emisora pagará al portador del bono el valornominal o el valor par.

•

El principal, el valor par o valor nominal: Es la cantidad sobre la cual se pagaran los intereses y el quepagará la entidad emisora al finalizar el plazo.

•

Plazo: Tiempo que va desde la fecha de emisión hasta la fecha de vencimiento.• Tipo de interés: Tasa o porcentaje de interés que pagará la entidad emisora sobre el valor nominal del Bono.• Período de cobro de intereses: Puede ser trimestral o semestral.• Cupones de cobro: Son ticket prenumerados, impresos que se anexan al título en los cuales se indica lafecha, el monto y lugar de cobro de los intereses.

•

Acciones.

Las acciones son cuotas partes del capital social de la compañía. Cada accionista o inversionista recibe acambio de su inversión, un número de acciones equivalentes a su participación e interés dentro de la empresa.Un titulo de acciones debe indicar:

Nombre y domicilio de la empresa.• Capital Social.• No. Del titulo o certificado.• Registro de comercio de la empresa: el número y lugar de la inscripción.• Clases de Acciones: Comunes y/o Preferentes.• Condiciones de la emisión.• Valor Nominal y de Suscripción.• Duración de la empresa.• Condiciones para venta y traspaso de acciones.•

Los beneficios que ofrecen una inversión en acciones de capital, dependen de varios factores (tipo decompañía, tipo de acciones, condiciones económicas. Los beneficios más conocidos son:

Dividendos.• Ofrece posibilidades mayores de participar directamente en la administración.• Control de la empresa.•

Diferencia entre Bonos y Acciones.

Acciones. Bonos.

1)Representan la participación de capital social yconceden derechos.

1)No dan derecho sobre la administración de laempresa.

2)Sus valores en libros varían de acuerdo aldesenvolvimiento de la empresa.

2)El monto recuperable al vencimiento no varía y seráel valor nominal.

3)Generalmente se emiten sin plazo y sinvencimiento.

3)Tienen plazo fijo y fecha de vencimientodeterminada.

4)Perciben dividendos cuando hay utilidades. 4)Siempre perciben intereses.

5)Se emiten sin garantía. 5)Se emiten con garantía de bienes.

6)Dan derecho sobre nuevas emisiones. 6)No dan derecho sobre nuevas emisiones.

Contabilización de las adquisiciones en Bonos.

Las inversiones en bonos deben registrarse al costo en la fecha en que se adquieren, de esta manera el costoqueda constituido por su valor nominal más otros gastos como corretaje, impuesto, etc. , es decir, a su valor de

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mercado, el cual viene a ser el producto de la evaluación hecha por la empresa emisora, del riesgo implicadodel hecho de considerar la tasa de interés establecida.

El importe de los intereses que se recibirán en los períodos de cobros lo fija la tasa de interés determinadasobre el valor nominal del bono, comparada con la tasa de rendimiento que prevalece en el mercado para esetipo de valor. Estos varían de acuerdo al tipo de bono y el de la entidad emisora. Si la tasa de rendimiento seajusta a los requerimientos del inversionista puede suceder:

Que acepte la negociación y los bonos serán adquiridos por éste a su valor nominal.• Si el inversionista no está conforme con el rendimiento que ofrece la tasa establecida, el bono se vende conDESCUENTO, de esta forma su rendimiento con la tasa de interés en el mercado.

•

Si por el contrario la tasa establecida es menor el inversionista deberá pagar una PRIMA.•

Si se compra los bonos en fechas que coincidan con la fecha de emisión o con los períodos de cobros, su costoserá igual al monto pagado sin que existan intereses acumulados.

Cuando se adquieren bonos entre fechas de pago de intereses, el inversionista deberá pagar al tenedor debonos el precio de mercado más los intereses acumulados desde la último fecha de pago de intereses hasta lafecha en que está efectuando la operación. Estos intereses serán reintegrados en el momento en que seproduzca el primer pago de intereses y no forma parte del costo de la inversión.

Cuando se adquieren varios bonos por un precio global, para determinar el costo de cada uno, se hará unreparto proporcional en base al precio de mercado de cada uno de los tipos de bonos. Si hay interesesacumulados para el momento de la operación estos tendrán que ser restados del precio global antes de hacer elreparto.

Otra forma de adquirir bonos es mediante la permuta. Para ello existe la norma de los Principios deContabilidad Generalmente Aceptados (Principio del Costo: Permuta) donde se explica los valores por lo cualse deben registrar dichos bonos:

Para las partidas que salenA SU VALOR EN LIBROS.• AL PRECIO DE MERCADO DEL BIEN QUE SALE, cuando se conocen los dos precios de mercado (elPM del bien que entra y el PM del bien que sale).

•

AL PRECIO DE MERCADO DEL BIEN QUE SALE, cuando solo se conoce este valor.• Si no se conoce el precio de mercado de ninguno, el costo para el bono será igualAL VALOR EN LIBROSDEL BIEN QUE ESTA SALIENDO, por lo que no se produce ni utilidad ni perdida

•

Adquisición de Bonos con Prima.

Al efectuarse una inversión en bonos con prima, significa que lo pagado por dicha inversión es superior a suvalor nominal. Esta prima para el inversionista representa una disminución en la ganancia que se obtiene enlos intereses. La misma debe amortizarse en el tiempo que permanecen los títulos en poder del comprador(desde la fecha de adquisición hasta la fecha de vencimiento que se indica en el bono).

Hay dos formas de contabilizar dicha prima:

Registrando por separado el monto que corresponde a la prima, con cargo a la cuenta PRIMA SOBREBONOS y cuando se efectúe el cobro de intereses se abonará a dicha cuenta la amortizacióncorrespondiente. Llegada la fecha de vencimiento está cuenta quedará en cero.

•

Se abona directamente a la cuenta de INVERSIÓN EN BONOS, de esta manera la cuenta en el mayor vadisminuyendo a medida que se acerca a la fecha de vencimiento, al llegar a la fecha mencionada la cuenta

•

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mostrará un saldo igual al valor nominal total de la inversión.

Adquisición de Bonos con Descuento.

Al efectuarse una inversión en bonos con descuento, el inversionista gana además del interés mensual, eldescuento obtenido por haber adquirido los bonos por debajo de su valor nominal.

De igual manera que la prima hay dos formas de contabilizar el descuento: registrándolo por separado con uncargo a la cuenta DESCUENTO EN BONOS o bien cargándole a la cuenta INVERSIONES EN BONOS.

Calculo para amortizar la Prima o el Descuento.

Se pueden realizar los cálculos para amortizar una prima y/o un descuento entre dos métodos:

Método deL Interés Efectivo: Consiste en calculare la TASA EFECTIVA de interés para el período que seamortiza. El ingreso por interés para cada período se determina multiplicando el VALOR EN LIBROS de losbonos al principio de cada período por la TASA EFECTIVA que rige para la emisión de bonos. El valor de laprimo y/o descuento que debe amortizarse en cada período es la diferencia entre el INGRESO PORINTERESES así calculado y los INTERESES QUE DEBEN PAGARSE a los tenedores de bono durante elperíodo.

Método de Línea Recta: Se distribuye la prima o descuento en el lapso durante el cual se pretende estarán losbonos en poder del inversionista (fecha de compra − fecha de vencimiento). En el caso de la prima, estaamortización hace que el excedente pagado en la inversión vaya disminuyendo en montos iguales hastaquedar en cero una vez llegada la fecha de vencimiento; en el caso del descuento ocurre lo contrario ya que lamisma va aumentando en montos iguales la inversión hasta quedar en cero una vez llegada la fecha devencimiento.

Este método tiene algunos inconvenientes por cuanto al amortizar la prima por montos iguales, la TASA DERENDIMIENTO no es la misma año tras año; aunque los intereses cobrados son los mismos de un período aotro. EL VALOR EN LIBROS del bono estará ya disminuido en cantidad igual al importe de la primaamortizada. El método de LÍNEA RECTA produce un ingreso constante, pero da lugar a un rendimientovariable sobre el valor en libro de la inversión.

La opinión de Donald Kieso: El método de línea recta es el más popular porque: 1)es fácil de aplicar; 2) evitael cálculo de la tasa de interés efectiva y 3) da lugar a una buena aproximación del interés efectivo ganado, amenos que la fecha de vencimiento este a distancia de muchos años o que la prima o el descuento seanexcepcionalmente grande.

La PRIMA O EL DESCUENTO se obtiene comparando el costo neto de la inversión con su valor nominaltotal. Si el costo neto es mayor resultará PRIMA y si es menor resultará DESCUENTO. Las mismas sedistribuyen, según sea el caso entre el tiempo de permanencia de los bonos en poder del inversionista. Alcomparar las fechas de vencimiento y compra se expresa el tiempo en meses. El monto conocido de la prima oel descuento se divide entre el número de meses lo que dará la cantidad correspondiente a dicha amortización.

Procedimiento para el cálculo de la Inversión en Bonos.

Calcular el valor nominal: Se obtiene multiplicando el número de bonos por el valor nominal de cada uno.• Calcular los periodos de cobros de intereses: Se tome en cuenta la fecha de emisión de los bonos y a estafecha se le agregan tantos meses como cobros haya en el año; puede ser mensual, bimensual, trimestral,semestral, etc.

•

Calcular el interés mensual: Se calcula multiplicando el valor nominal total por la tasa de interés anual y el•

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resultado es dividido entre doce (12) meses.Calcular los intereses acumulados por cobrar: Hay que tomar en cuenta la fecha de compra y se comparacon la fecha del último cobro de intereses antes de la compra, esto da como resultado un númerodeterminado de meses los cuales se multiplican por el monto que corresponde a los intereses mensuales.

•

Determinar el costo neto de la inversión: Este es el monto por el cual hay que registrar la inversión. Seobtienen restando del precio pagado por los bonos, los intereses acumulados por cobrar (sí existiesen).

•

Calcular la determinación de la Prima o del Descuento: Se obtiene comparando el costo neto de la inversióncon su valor nominal.

•

Calculo para la amortización de la Prima o del Descuento• Calculo para determinar los Intereses Ganados: Cuando hay PRIMA, se determinará restándole al interésmensual la amortización de la prima y cuando hay DESCUENTO sumándole al interés mensual laamortización del descuento.

•

NIC 25.

Las inversiones es un activo poseído por la empresa con la finalidad de incrementar su riqueza por medio decréditos producidos (tales como intereses− regalías− dividendos y otras rentas), para conseguir surevalorización o para la obtención de otros beneficios para la empresa inversora, tales como se derivan de lasrelaciones comerciales.

No son inversiones los inventarios, tales como han sido definidos en NIC 2, Inventarios. Tampoco constituyeninversión los elementos de las propiedades, planta y equipo y como han sido definidos en la NIC 16,Propiedades, Planta y Equipo (distinto de las propiedades de inversión)

Las Propiedades de Inversión: son aquellas puestas por terrenos o edificios que no están ocupadossustancialmente para uso o en operaciones de la empresa inversora, o bien de otra empresa del mismo grupoque la inversora.

Valor razonable: es la cantidad por la cual puede ser intercambiado un activo entre un comprador y unvendedor debidamente informados, en una transacción libre.

Valor de mercado: es el importe que se puede obtener por la venta de una inversión en un mercado activo.

La naturaleza de la inversión puede ser la de un derecho de crédito, distinto de los créditos mercantiles a cortoo largo plazo, representando una cantidad monetaria que se le debe al tenedor y que usualmente acumulaintereses; alternativamente, la inversión puede suponer la participación en los resultados de una empresa,como es el caso de las participaciones en el capital. La mayoría de las inversiones representan derechos deíndole financiera, pero también pueden ser tangibles: tal es el caso de las inversiones en terrenos o edificios,así como de las inversiones directas en oro, diamantes y otras mercancías fácilmente negociables.

Clasificación de las Inversiones: De acuerdo con su clasificación toda empresa que distinga entre activoscorrientes y a largo plazo en sus estados financieros, deberá presentar las inversiones a corto plazo entre losactivos corrientes, y las inversiones a largo plazo entre los activos a largo plazo.

Costo de las Inversiones: El costo de una inversión incluye los gastos de adquisición tales como: corretajes,honorarios, derechos y gastos bancarios.

Si la inversión se adquiere, total o parcialmente mediante la emisión de acciones u otros títulos, el costo deadquisición está constituido por el valor razonable de los títulos emitidos, y no por su valor nominal. Si unainversión se adquiere total o parcialmente, mediante intercambio por otro activo, el costo de adquisición de lainversión se determina con referencia al valor razonable del activo entregado.

61

Los intereses, derechos de patente, dividendos y rentas por cobrar, en relación con la inversión, se considerarápor lo general ingresos constituyendo, por tanto, el rendimiento de tal inversión. Sin embargo, en algunascircunstancias, tales ingresos representan la recuperación del costo, y no forman parte del resultado. Porejemplo, cuando en una inversión que produce intereses se han acumulado éstos hasta el momento de laadquisición y, por tanto, quedan incluidos en el precio de compra de título, los intereses recibidos tras lamisma se distribuyen entre los períodos pre y post−adquisición, deduciendo del costo la porción quecorresponde al período anterior a la compra.

La diferencia entre el costo de adquisición y el valor de reembolso de las obligaciones y bonos (ya seadescuento o prima derivado del precio de adquisición), se amortiza por parte del inversor, normalmente, en elperíodo que media entre el momento de la compra y el del vencimiento del título, de manera que se obtengauna tasa de rendimiento constante sobre la inversión durante el mismo. La porción del descuento o prima quese amortice se acredita o carga, respectivamente, a resultados como se tratara de un interés, y, se añade o restaal valor en libros del título. El valor en libros resultante se considera a partir de entonces como costo.

DPC 15.

Las inversiones se clasifican en atención a los tipos de inversión la intención del propietario de las mismascomo sigue:

Tipos de Inversiones:•

a)Deuda; b) Capital.

Según la intención del propietario de la inversión:•

a) Inversiones negociables; b) Inversiones disponibles para la venta; c) Inversiones conservadas hasta suvencimiento y d) Inversiones permanentes.

Los títulos valores, son las acciones de sociedades, las obligaciones y los demás títulos emitidos en masa queposean iguales características y otorguen los mismos derechos dentro de su clase. Se clasifican en títulos dedeuda y títulos de capital.

Los títulos de deuda, son títulos que representan una relación entre un acreedor y la entidad. Incluye lasacciones preferentes que deben ser redimidas por la entidad emisora o que pueden ser redimidas a voluntaddel inversionista. Pueden citarse como ejemplos: títulos de la deuda pública, bonos quirografarios, bonosconvertibles, inversiones negociables, acciones preferentes redimibles y otros instrumentos de deudarespaldados por hipotecas, por activos y por otros bienes raíces. Se excluyen de los títulos de deuda, lascuentas a cobrar y pagar comerciales, las opciones y contratos a futuro, los contratos de arrendamiento y otrosde naturaleza similar a los anteriores.

Los títulos de capital, son títulos valores que representan propiedad de la entidad, ya sean en accionescomunes, preferentes no redimibles o de algún otro tipo, incluyendo el derecho a adquirir o vender unaparticipación en la propiedad a precio fijo o determinable, tales como opciones de compra o venta,certificados y derechos sobre acciones.

Inversiones negociables, son inversiones temporales, representadas por valores o instrumentos de inversiónnegociables, convertibles en efectivo en el corto plazo y tienen un mercado activo tal como las bolsas devalores, en el cual puede obtenerse un valor de mercado o algún indicador que permita calcular ese valor. Suvalor razonable es fácilmente determinable y este valor se registra en el balance general.

Inversiones disponibles para la venta, son las inversiones en títulos de deuda o de capital respecto de las

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cuales se tiene la intención de mantenerlas disponibles para la venta. Se clasifican en esta categoría aquellostítulos que no pueden incluirse como inversiones adquiridas para ser negociadas, inversiones a serconservadas hasta su vencimiento o inversiones permanentes.

Inversiones conservadas hasta su vencimiento, solamente se incluyen en esta categoría títulos de deudacuando se tiene la intención de mantener la inversión en estos valores hasta su vencimiento.

Inversiones permanentes, son aquellas inversiones en acciones o derechos en sociedades que se mantienencon el objeto de ejercer control o influencia significativa en la empresa en que se invierte según lo establecidoen la Declaración de Principios de Contabilidad No. 7.

Costo de la Inversión.

Adquisición por compras de un solo tipo de valor:•

Costo de adquisición = Valor del título más otros gastos directos.

Se adquiere un título negociable cuyo precio establecido es de Bs. 100.000. En la tramitación se pagan Bs.5.000 de comisión y Bs. 1.000 de impuesto. Se pagan intereses causados a la fecha por Bs. 1.500.

Costo de adquisición = 100.000+5.000+1.000 = Bs. 106.000

Inversión en Títulos Negociables 106.000

Intereses acumulados por Cobrar 1.500

Banco 107.500

Adquisición por compras de varios tipos de valores:• Conocemos los P.M. de los títulos que adquirimos, se registra a precio global.•

Inversión = Precio Global * P.M. Inversión

Sumatoria de los P.M.

Se adquirieron 10 Acciones a P.M. de Bs. 2.500 c/u y 100 Bonos a P.M. de Bs. 500 c/u. El precio globalpagado fue de Bs. 80.000

P.M. acciones = 80.000 * 25.000 = Bs. 26.666

75.000

Inversión en Títulos Negociables 53.334

Inversión en Acciones 26.666

Banco 80.000

Se conoce el P.M. de un bien, se registra a precio de mercado por diferencia.• Adquisición de valores por permuta por otros valores:• Los valores que se entregan (salen), se abonarán por su valor en libros a la fecha del cambio.• Los valores que se reciben (entran), se registrarán tomándose en consideración el conocimiento o no de sus•

63

precios de mercado:

b.1) A su P.M. si éste se conoce: Siempre y cuando conozcamos el P.M. de los títulos que recibimos este seráel costo por el cuál lo registraremos en los libros.

Se cambian 10 acciones cuyo valor en libros es de Bs. 18.000 c/u y tiene dividendos acumulados por cobrarde Bs. 30.000 por 20 bonos cuyo P.M. es del Bs. 8.000 con intereses acumulados por cobrar de Bs. 20.000.

10 acciones * Bs. 18.000 = 180.000

Dividendos acumulados 30.000

Total entregado 210.000

20 Bonos * Bs. 8.000 = 160.000

Intereses acumulados 20.000

Total recibido 180.000

Perdida en Valores 30.000

Inversión en Bonos 160.000

Intereses acumulados por cobrar 20.000

Perdida en valores 30.000

Inversión en acciones 180.000

Dividendos acumulados por cobrar 30.000

b.2) Al P.M. de los valores que salen: Si solo conocemos el P.M. de los valores que salen, este será el montopor el cual registraremos los valores que recibimos.

Se cambian 10 acciones cuyo valor en libros es de Bs. 18.000 c/u y un P.M. de Bs. 19.000 c/u; además, tienedividendos acumulados por cobrar de Bs. 36.000 por 20 bonos con intereses acumulados por cobrar de Bs.20.000.

Inversión en Bonos = P.M. Acciones + Div. Acum. − Int. Acum.=

Inversión en Bonos = 190.000 (10 * Bs. 19.000) + 36.000 − 20.000 =

Inversión en Bonos = Bs. 206.000

10 acciones * Bs. 18.000 = 180.000

Dividendos acumulados 36.000

Total entregado 216.000

20 Bonos = 206.000

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Intereses acumulados 20.000

Total recibido 226.000

Ganancia en Valores 10.000

Inversión en Bonos 206.000

Intereses acumulados por cobrar 20.000

Ganancia en valores 10.000

Inversión en acciones 180.000

Dividendos acumulados por cobrar 36.000

b.3) Al valor en libros de los valores que salen: Si no conocemos ningún P.M., entonces tomaremos comobase el monto del valor en libros de los títulos que recibimos en el cambio (No hay ganancias, ni perdidas).

El 30/06/98 cambiamos10 acciones de la CIA. X cuyo valor en libros era de Bs.1.000.000, recibiendo 20bonos de la empresa Y.

Inversión en Bonos 1.000.000

Inversión en Acciones 1.000.000

Si a la fecha de la permuta existen intereses acumulados o dividendos causados de los valores que entran,éstos no deben incluirse en el costo de la inversión, sino segregarse en una cuenta aparte. Los cuales afectaranla ganancia o la perdida en el cambio y no deben incluirse en el costo debido a que los intereses o dividendosserán recuperables totalmente en la oportunidad de su cobro, por lo tanto no se consideran cantidadesinvertidas.

Compra de Bonos sin intereses:

No habrá intereses acumulados en las siguientes situaciones:

Que se compre en la misma fecha de emisión.• Que se compre en una fecha igual a la fecha de cobro de intereses.•

Compra de Bonos con intereses:

Cuando la fecha de compra no coincide ni compra no coincide ni con la fecha de emisión, ni con una de lasfechas de cobro de intereses, habrá intereses causados acumulados pendientes por cobrar, los cuales deberánsegregarse del costo de la inversión y registrarse en la cuenta Intereses Acumulados por Cobrar.

Inversión en Bonos XXX

Intereses Acumulados por Cobrar XXX

Banco XXX

Los intereses causados acumulados a la fecha de compra corresponden al tiempo transcurrido desde la fecha

65

de cobro inmediatamente anterior hasta la fecha de compra.

Cobro trimestral

01/01/ 01/03/ 01/04/ 01/10/ 01/01/

compro Intereses

acumulados

Antes de realizar la compra, estos intereses causados acumulados pertenecen a quien está vendiendo losBonos, pues corresponden a intereses ganados durante el período en que los títulos eran sé su propiedad.Ahora bien, quién vende no puede reclamar el cobro de estos intereses causados a la entidad Emisora si parael momento de la transacción la fecha no coincide con una fecha de cobro de intereses, por lo tanto, le exige aquién le compra los bonos el pago de dichos intereses acumulados a la fecha.

El comprador no pierde nada, pues está comprando el derecho de recuperarlos a la fecha de cobro de losintereses. Por esto el comprador registra en la cuenta de Intereses Acumulados por Cobrar, los montos quepaga por los mismos a la fecha de la compra.

Procedimiento para el Cálculo de intereses del asiento por la compra de Bonos entre fechas de cobro deintereses.

Se determinan las fechas de cobro.• Calcular el interés mensual que cobra la inversión.• Calcular los intereses acumulados por cobrar.• Calcular el costo de la inversión (el costo de la inversión es lo que se paga por la transacción sin incluir losintereses acumulados.

•

Cobro de los intereses.

Cuando llega la fecha de cobro, el tenedor del bono cobra en la entidad emisora los intereses completoscorrespondientes a un período de cobro.

Cada vez que se cobran intereses, si se ha registrado acumulación de intereses que se están cobrando, dichosintereses acumulados por cobrar deberán cerrarse.

Banco XXX

Intereses acumulados por cobrar XXX

Si se han registrado por primera vez el cobro de intereses sobre unos bonos que se habían adquirido entrefechas de cobro y había intereses causados acumulados a la fecha de compra, el asiento será:

Banco XXX

Intereses acumulados por cobrar XXX

Intereses ganados XXX

Ejercicio para determinar la fecha de cobro de intereses y determinar los intereses acumulados porcobrar.

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El 1ero de agosto de 2002 se compraron 10 bonos en Bs. 204.000 con un valor nominal de Bs. 20.000 c/u.Intereses de los bonos al 12% anual, cobrable trimestralmente con vencimiento de 10 años. Fecha de emisiónel 01/03/98. Cierre el 31/12 de cada año.

a) Determine la fecha de cobro de los intereses.

01/03/ 01/06/ 01/08/ 01/09/ 01/12/ 31/12

Fecha de Fecha

Adquisición. de cierre

b) Determinación del interés acumulado.

Hasta 01/08/02

Desde 01/06/02

2 meses

Interés = 200.000 * 12% * 2 meses = Bs. 4.000 (mensual Bs. 2.000)

1200

Total Pagado Bs. 204.000

Intereses 4.000

Costo de la Inversión Bs. 200.000

Asientos:•

01/08/02 Inversión en Bonos 200.000

Intereses Acumulados por Cobrar 4.000

Banco 204.000

01/09/02 Banco (3 meses * Bs. 2.000) 6.000

Intereses Acumulados por Cobrar 4.000

Intereses Ganados 2.000

01/12/02 Banco (3 meses * Bs. 2.000) 6.000

Intereses Ganados 6.000

31/12/02 Intereses Acumulados por Cobrar 2.000

Intereses Ganados 2.000

67

Vamos a suponer que los intereses estaban todos pendientes de cobro a la fecha de adquisición:•

Tasa = 12%

F. Adquisición = 01/06

F. Emisión = 01/03

3 meses

Vence = en 10 años.

V. Nominal = Bs. 20.000 c/u

No. De Bonos = 10 Bonos.

Precio Pagado = Bs. 200.000

01/03/ 01/06/

Fecha Fecha

De emisión De adquisición

Intereses = 200.000 * 12% * 3 meses = Bs. 6.000 trimestral / 2.000 mensual

1200

Precio Pagado Bs. 200.000

Intereses Acumulados 6.000

Costo de la Inversión Bs. 194.000

01/06/02 Inversión en Bonos 194.000

Intereses Acumulados por Cobrar 6.000

Banco 200.000

01/09/02 Banco (3 meses * Bs. 2.000) 6.000

Intereses Acumulados por Cobrar 6.000

01/12/02 Banco (3 meses * Bs. 2.000) 6.000

Intereses Ganados 6.000

31/12/02 Intereses Acumulados por Cobrar 2.000

Intereses Ganados 2.000

68

Vamos a suponer que la adquisición fue a fecha intermedia:•

01/03/ 01/05/ 01/06

Fecha de Fecha

adquisición. de cobro

Interés mensual = Bs. 10.000

Valor Nominal de los Bonos = Bs. 100.000

01/05/02 Inversión en Bonos 100.000

Intereses Acumulados por Cobrar 20.000

Banco 120.000

01/06/02 Banco (3 meses * Bs. 10.000) 30.000

Intereses Acumulados por Cobrar 20.000

Intereses Ganados 10.000

Vamos a suponer que todo el registro contable se contabiliza a intereses ganados y la fecha de cierre es el01/06:

•

01/03/ 01/05/ 01/06

Fecha de Fecha

adquisición. de cobro

La materialidad es de Bs. 5.000

01/05/02 Inversión en Bonos 120.000

Banco 120.000

01/06/02 Banco (3 meses * Bs. 10.000) 30.000

Intereses Ganados 30.000

30/06/02 Ajuste Resultados Ejercicios Anteriores 20.000

Inversión en Bonos 20.000

Adquisición de Bonos con Prima y/o con Descuento.

Costo de la Inversión > Valor Nominal Total = PRIMA.

Costo de la Inversión < Valor Nominal Total = DESCUENTO.

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Errores al contabilizar la Inversión.

Que se contabilicen los intereses acumulados por cobrar como parte de la inversión:•

01/05/02 Inversión en Bonos 120.000

Banco 120.000

01/06/02 Intereses Acumulados por Cobrar 20.000

Inversión en Bonos 20.000

Que debamos corregir después de la fecha de cobro de intereses:•

01/05/02 Inversión en Bonos 120.000

Banco 120.000

01/06/02 Banco (3 meses * Bs. 10.000) 30.000

Intereses Ganados 30.000

30/06/02 Intereses Acumulados por Cobrar 20.000

Inversión en Bonos 20.000

30/06/02 Intereses Ganados 20.000

Intereses Acumulados por Cobrar 20.000

Que la corrección se realice después del cierre:•

01/05/02 Inversión en Bonos 120.000

Banco 120.000

01/06/02 Banco (3 meses * Bs. 10.000) 30.000

Intereses Ganados 30.000

30/06/02 Intereses Ganados 20.000

Inversión en Bonos 20.000

Venta Parcial.

Procedimiento:

Se hace un asiento de ajuste a la fecha de la venta.• Se determinan los saldos de las cuentas de inversión en Bonos e intereses acumulados por cobrar a la fecha(ya ajustada).

•

Se calcula la parte proporcional equivalente a los Bonos que se venden, de los saldos en las cuentas de•

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Inversión e Intereses Acumulados por Cobrar.Se compara el valor según libros de los bonos que se están vendiendo con el precio de venta o el valorobtenido por ellos y determinamos si hay utilidad o perdida en la operación.

•

Se modifican las cantidades mensuales correspondientes a: Intereses por Cobrar, Intereses Ganados,Descuentos y Primas, determinándose el monto correspondiente a los Bonos que quedaron en nuestropoder.

•

Mercado de Dinero.

Los valores que conforman el mercado de capitales prestan un servicio a los inversionistas y prestamistas quetienen un período más allá de un año; mientras que otros inversionistas tienen excedentes de efectivo quedesean utilizar durante períodos menores a veces de un día. Este Mercado de dinero está compuesto pormuchos mercados individuales: Papeles del tesoro nacional, certificados de depósitos negociables. Encualquier caso todas las transacciones tienen vencimiento antes de un año y la mayoría son a 90 días o menos.En Venezuela tenemos como ejemplo las Cédulas Hipotecarias, las Mesas de Dinero, los Bonos Cero cupón yotras.

Bonos Cero Cupón:

Para controlar la liquidez monetaria el estado venezolano consideró que uno de los mecanismos de control eralas operaciones de mercado abierto, dentro de los cuales se inscriben los Bonos Cero Cupón.

En los bonos cero cupón no hay pagos periódicos de intereses y tampoco existen cupones de bonos.

Los intereses se pagan de una vez a la fecha de vencimiento (91 días o 182 días) y en algunos casos sedescuentan todos los intereses por anticipado, o sea, que se paga menos de lo que realmente es el valornominal del bono pero a la fecha de vencimiento se recupera completo su valor nominal total.

Cada vez que el Banco Central de Venezuela subasta Bonos Cero Cupón, retira de las manos del público undinero sobrante que puede desatar movimientos inflacionarios. Hasta que no llegue la fecha de vencimiento,ese dinero no regresa a las manos de sus dueños originales y en consecuencia el circulante se restringe.

Los Bonos Cero Cupón tienen altas tasas de interés pagadas por el Banco Central de Venezuela y en últimotermino para la Nación.

Los beneficios del Bono Cero Cupón:

Reducción de la liquidez.• Mediante esta medida se ha logrado mantener cierto control del mercado cambiario.• Control de la inflación.• Aumento de la tasa de interés: obliga a los demás bancos o instituciones financieras a subir la tasa deinterés.

•

Las desventajas del Bono Cero Cupón:

Premia a los especuladores.• Debe usarse sólo como medida de emergencia.• El endeudamiento del Estado.•

Fondos Mutuales de Inversión y sus Sociedades Administradoras:

Representa una alternativa eficiente y productiva para el inversionista que desea participar en el mercado de

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valores, para obtener las ventajas de los grandes inversionistas, aunque su capital sea pequeño o mediano.

Al participar en un fondo mutual el inversionista aporta una cantidad determinada que se distribuye junto conlos aportes de los demás accionistas permitiendo de esta manera comprar diferentes valores; es decir, permiteadquirir instrumentos de cierta importancia y más rentables que generalmente por su elevado costo, estaríafuera del alcance de una empresa con medianos recursos.

Cuando se invierte en un Fondo Mutual este permite diversificar el dinero en lugar de concentrarlo en una solainversión; lo cual asegura el capital invertido, combinando inversiones altamente rentables con inversionesmás conservadoras, lo que conduce a una disminución del riesgo. Este tipo de inversión se le conoce tambiéncomo inversiones en participación.

El Banco Mercantil, en su Portafolio Mercantil de Inversión define lo siguiente:

Los Fondos Mutuales son vehículos de inversión que permiten la partición de pequeños y medianosinversionistas en los mercados de capitales, mediante la propiedad compartida de carteras de inversionesdiversificadas y administradas por especialistas en inversiones.

La Ley de Entidades de Inversión Colectiva define los Fondos Mutuales de Inversión como aquellas...entidades de inversión colectiva que tengan por objeto la inversión en títulos valores con arreglo al principiode distribución de riesgos, sin que dichas inversiones representen una participación mayoritaria en el capitalsocial de la sociedad en la cual se invierte, ni permitan su control económico o financiero. (1)

Cédulas Hipotecarias.

Son valores emitidos por Bancos Hipotecarios, previa autorización de su junta directiva y de conformidad conla Ley General de Bancos y otros Institutos de Crédito, y la emisión está respaldada por una garantíahipotecaria global o especial.

En el título se especifica el valor nominal de la cédula, su número correspondiente y la serie. Los interesesganados están exonerados del pago de I.S.L.R y pueden ser cobrados mensualmente, abonados en cuentas deahorro y ser utilizado para la compra de nuevas cédulas.

Letras del Tesoro.

Son títulos emitidos exclusivamente por el estado, cuando este necesita dinero por un período aproximado deun a dos años. Su emisión es autorizada mediante decreto ejecutivo y de acuerdo a la Ley de Crédito Público ysu Reglamento.

TEMA NO. 7

CONCEPTO. MEJORAS DE ACTIVO FIJO. ADICIONES. REPARACIONESEXTRAORDINARIAS.

Activo fijo− Concepto

El término Activo Fijo ha sido usado durante años para agrupar aquellas cuentas que representanInmuebles, Maquinarias y Equipos, sin embargo, en la actualidad este término está prácticamentedesaparecido de los estados financieros y observamos que se utiliza el término Propiedad, Planta y Equipo.

La NIC 16 establece lo siguiente:

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... Son activos tangibles que: a) Tiene una empresa para usar en la producción o suministro de bienes yservicios para rentar a otros o para propósitos administrativos, y pueden incluir las partidas paramantenimiento o reparación de dichos activos; b) Han sido adquiridos o construidos con la intención deemplearlos sobre una base continua; c) No están destinados a la venta en el curso normal de operaciones...

El Instituto Mexicano de Contadores Públicos en el Boletín C−6, establece:

El costo de adquisición incluye el precio pagado por los bienes, sobre la base de efectivo o su equivalente,más todos los gastos necesarios para tener el activo en lugar y condiciones que permitan su funcionamiento,tales como los derechos y gastos de importación, fletes, seguros, gastos de instalación, etc. ... Los interesesdevengados durante el período de construcción e instalación del activo pueden capitalizarse cargándose alcosto del mismo, o llevarse a cuentas de resultados.

La capitalización de los intereses es permitida en virtud de que el activo no produce ningún beneficio duranteel período de construcción e instalación para cubrir los mismos. En otras palabras, este razonamiento estábasado en el principio de obtener una relación más justa entre los costos y los gastos y los ingresos.

La presentación de los activos fijos en el Balance General se localiza, después del activo circulantededuciendo del total de los activos fijos el importe total de la depreciación acumulada, la integración delactivo fijo en inmuebles, maquinarias y equipo puede presentarse en el Balance General o en nota porseparado.

Clasificación.

Los grupos de activo fijo al presentarse en los estados financieros se clasifican en:

Inversiones no sujetas a depreciación: En este grupo se encuentran los terrenos en virtud de que soninversiones que no sufren ningún demérito o desgaste y que por el contrario, su valor nominal aumenta conel transcurso del tiempo, debido principalmente a plusvalía y otros fenómenos económicos.

•

Inversiones sujetas a depreciación: Tales como edificios, maquinaria y equipo, muebles y enseres,herramientas pesada, vehículos, otros.

•

Las construcciones en proceso se presentan por separado de los edificios terminados y es conveniente se hagamención de la cifra a que ascenderán los proyectos en proceso. En caso de existir planes aprobados paradichas construcciones, debe indicarse el monto de las inversiones y de los compromisos adquiridos, así comoel tiempo en que se planean llevar a cabo.

En el caso de que los intereses por financiamiento, devengados durante el período de construcción einstalación del activo fijo, se hayan cargado al costo del mismo, el monto de dichos intereses capitalizados,deberá mencionarse a través de una nota a los estados financieros mientras subsista esta práctica.

Reglas de Valuación.

De acuerdo con lo señalado en el boletín C−6 y de acuerdo con los principios de contabilidad, las inversionesen inmuebles, maquinaria y equipo deberán valuarse al costo de adquisición, al de construcción o, en sucaso, a su valor equivalente.

La NIC−16 establece: El costo de una partida de propiedad, planta y equipo corresponde su precio decompra, incluyendo derechos de importación e impuestos sobre compras no reembolsables y cualesquierotros costos directamente atribuibles a poner el activo en las condiciones de trabajo necesarias para su uso;cualesquiera descuentos comerciales y rebajas, son deducidos al determinar el precio de compra. Ejemplo decostos directamente atribuibles son: a) Preparación del lugar; b) Entrega inicial y costos de manejo; c)

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Costos de instalación, tales como cimientos especiales para la plante; d) Honorarios a profesionales(arquitectos, ingenieros, etc.)

Estados Unidos, en la APB−16, expresa que: Las propiedades, plante y equipo no deben revaluarse en unaentidad para reflejar aumentos de valor de mercado o valores actuales que se encuentren arriba del costo dela entidad.

Por su parte, Canadá en la Sección 3060, dice: La base de valuación de estos activos es el costo deadquisición erogado para dejar en condiciones de uso a los bienes...

Costos de construcción: El costo de construcción de inmuebles, planta y equipo está reglamentado por elIMCP en el boletín C−6 de la siguiente manera; El costo de construcción incluye los costos directos eindirectos incurridos en la misma, tales como materiales, mano de obra, costos de planeación e ingeniería,gastos de supervisión y administración, impuestos y gastos originados por préstamos obtenidosespecíficamente para este fin, que se devenguen durante el período efectivo de la construcción. Dicho periodotermina cuando el bien está en condiciones de entrar en servicio, independientemente de la fecha en que seatraspasado a las cuentas del activo fijo en operación.

El procedimiento práctico para la determinación del costo de construcción es el mismo que corresponde a ladeterminación del costo de mercancías manufacturadas para la venta. El costo directo de los materiales deltrabajo deben ser identificados específicamente y aplicados a la construcción en proceso. Los costosindirectos o gastos generales pueden ser aplicados al costo de la construcción sobre bases adecuadas.

Desembolsos Capitalizables

Son aquellos que tienen un valor significativo e importante. Además, benefician a la empresa durante variosejercicios económicos, en forma de nuevos activos, desarrollo o mejora de los existentes.

Ejemplo: (ampliaciones)

El 30/06/02 sé amplio el edificio, a un costo de Bs. 300.000 y se canceló al contado. El edificio había sidoadquirido el 30/06/99 por Bs. 2.400.000 con una V.U.P. de 15 años. La empresa cierre su ejercicio económicoel 31/12 de cada año. Método de depreciación Línea Recta.

MAYORES AUXILIARES

Edificio Depreciación Acumulada

Cargos Abonos Cargos Abonos

2.400.000 480.000

300.000

2.700.000

Asiento Contable:

Edificio 300.000

Banco 300.000

(asiento por la ampliación del edificio)

Valor según libros del activo = 2.700.000 − 480.000 = Bs. 2.220.000

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Nueva tasa de depreciación = 2.220.000/12 = Bs. 185.000 anual

Javier Romero López, en su libro de Contabilidad Intermedia establece lo siguiente sobre las Adaptaciones oMejoras: Este es un aspecto muy importante que se debe tener en cuenta al efectuar los registros contables,pues los errores que podrían cometerse en la contabilización de las adaptaciones o mejoras, puedensobrevaluar o subvaluar la utilidad del ejercicio corriente y de los posteriores.

Frecuentemente se pueden confundir las adaptaciones o mejoras con las reparaciones o los gastos normalesde mantenimiento o conservación, si bien es cierto cada uno de estas partidas tienen característicasdiferentes, es conveniente mencionar a manera de generalidad que podemos distinguir dos grupos o tipos dedesembolsos, aquellos que al incrementar el valor del activo benefician a ejercicio futuros, y se designancomo desembolsos capitalizables, mismos que deben ser cargados al activo fijo y aquellos desembolsos queafectan tan sólo al ejercicio presente, los que se denominan desembolsos de operación, y deben ser cargadosdirectamente a los resultados (gastos) del período.

En resumen, cualquier gasto relevante que va a beneficiar varios períodos contables es consideradodesembolso de capital. Cualquier desembolso que beneficie únicamente el periodo corriente o que no searelevante es tratado como un desembolso de operación.

El registro de los desembolsos capitalizables no tiene un efecto inmediato en el ingreso, ya que ladepreciación se reflejará como gastos en períodos contables futuros.

Por su parte, los desembolsos de operación son registrados mediante cargos a los resultados del ejercicio,con lo que la utilidad neta del ejercicio registrará una disminución de inmediato.

Por ello, si se comete un error de apreciación y registro de estos desembolsos, surgirían errores quemodificarían las decisiones de la gerencia; por ejemplo, supóngase que equivocadamente se carga a losresultados de operación un desembolso capitalizable. Esto ocasionaría una reducción de los ingresos y de lautilidad resultante, si este error no se corrige oportunamente, en los ejercicios futuros el ingreso y la utilidadobtenidos se mostrarían sobrevaluados, ya que los gastos por depreciación no se cargan o enfrentan en esosperíodos.

El caso contrario: supóngase que los gastos de operación en lugar de ser cargados a los resultados delperiodo son capitalizados incrementando el valor del activo, como resultado, la utilidad de subvaluará,acarreando sus efectos a los años posteriores.

El Instituto Méxicano de Contadores Públicos en el boletín C−6 expresa que: Las adaptaciones o mejoras deactivos fijos son desembolsos que tienen el efecto de aumentar el valor de un activo existente, ya sea porqueaumentan su capacidad de servicio, su eficiencia, prolongan su vida útil, o ayudan a reducir sus costos deoperaciones futuras. Aquellos desembolsos que reúnan una o varias de las características anterioresrepresentan adaptaciones o mejoras y consecuentemente deben cargarse al activo fijo. La diferencia esencialentre una adición al activo fijo y una adaptación o mejora es que la adición implica un aumento de cantidad,en tanto que la mejora aumenta sólo la calidad del activo.

Es recomendable que el costo de las adaptaciones o mejoras se registre por separado del costo del activooriginal. Además de que en esta forma se cuenta con una mejor información, el costo de la adaptación omejora puede estar sujeto a una tasa de depreciación diferente al que se aplica al costo del activo original.

En algunos casos, al efectuar la adaptación o mejora es necesaria la sustitución de partes o piezas yaexistentes. En estos casos, el costo de la pieza reemplazada así como la depreciación acumulada deben darsede baja de las cuentas correspondientes.

75

La NIC−16 reglamenta lo siguiente: Con frecuencia es difícil determinar si las erogaciones subsecuentesrelacionadas con la propiedad, planta y equipo representan mejoras que deben agregarse al valor en libros oreparaciones que deben cargarse a resultados. Únicamente se incluye en el valor en libros las erogacionesque aumentan los beneficios futuros del activo existente más allá de su estándar de funcionamientopreviamente establecido.

Ejemplos de estos beneficios futuros incluyen: a) una extensión en la vida útil del activo; b) un aumento en lacapacidad; o c) una mejora sustancial en la calidad de producción o reducción en costos de operaciónpreviamente establecidos.

Mejoras.

Las mejoras incrementan la eficiencia original del activo sin alargar la vida útil. En este caso estamoshaciendo un cambio de un elemento ineficaz por un elemento eficaz o eficiente. Ejemplo: cambiamos un pisorústico por uno de cerámica, o un techo de láminas de Zinc por uno de platabanda.

El procedimiento utilizado es el siguiente:

Si es necesario, se verifica la depreciación acumulada al cierre anterior.• Se deprecia el activo hasta la fecha de la mejora.• Se elimina del activo el costo de la parte reemplazada y su correspondiente depreciación acumulada.• Si la parte reemplazada puede venderse, disminuye la pérdida o se puede obtener una utilidad,• Se carga al activo el costo de la mejora.• Se determina el valor según libros del activo para depreciarlo en el tiempo de vida útil que le queda.• Hay que sacar siempre el valor de salvamento (antes de sacar el valor según libros)• Se calcula la nueva tasa de depreciación.•

Ejemplos:

1) En nuestra empresa se sustituye los pisos con un costo original del 20% del edificio. La parte nueva tieneun valor de Bs. 120.000 (No se recupera nada de la parte reemplazada). El edificio original tiene una vida útilprobable de 15 años por el método de linea recta. Los saldos de las cuentas son los siguientes:

MAYORES AUXILIARES

Edificio Depreciación Acumulada

Cargos Abonos Cargos Abonos

300.000 60.000 14.000 70.000 (3.5 años)

120.000 56.000

360.000

Parte reemplazada:

Piso: (20% de 300.000)= Bs. 60.000

Depreciación Acumulada: (20% de 70.000)= 14.000

46.000

Asiento Contable:

76

Edificio 120.000

Depreciación acumulada Edificio 14.000

Perdida en mejora de Activo Fijo 46.000

Edificio 60.000

Banco 120.000

(asiento por la mejora del edificio)

Nuevo valor según libros:

Edificio 360.000

Depreciación Acumulada Edificio 56.000

304.000

Resto de la vida útil: 15 − 3.5 = 11.5 años.

Nueva tasa de depreciación: 304.000/ 11.5 = 26.438,78 anual

Se tiene un edificio de un costo de Bs. 300.000 el cual fue adquirido el 01/09/99, con una vida útil de 10años. Método de depreciación es de línea recta y la fecha de cierre es el 31/12 de cada año. El 01/07/02 sedecide eliminar el techo el cual tenia un valor equivalente del 20% del Activo. El nuevo techo tiene uncosto igual a Bs. 80.000.

•

Depreciación =Bs.300.000/10 años = Bs. 30.000/12 meses = Bs.2.500 mensual.

F. cierre = 31/12/01

F. compra = 01/09/99

30/03/02 = 28 meses * Bs. 2.500 = Bs. 70.000

F. cambio = 01/07/02

F. cierre = 31/12/01

−−/06/−− = 6 meses * Bs. 2.500 = 15.000

Asiento Contable:

Depreciación Edificio 15.000

Depreciación acumulada Edificio 15.000

(asiento por la depreciación antes de la mejora)

Edificio 80.000

77

Bancos 80.000

(asiento por la mejora)

MAYORES AUXILIARES

Edificio Depreciación Acumulada

Cargo Abono Cargo Abono

300.000 60.000 70.000

80.000 17.000 15.000

320.000 68.000

100 % 20 %

Edificio 300.000 60.000

Depreciación Acumulada (85.000) (17.000)

Desincorporación 43.000

Recuperación 0

Perdida 43.000

Asiento Contable:

Depreciación acumulada Edificio 17.000

Perdida en Mejora Edificio 43.000

Edificio 60.000

(asiento por la desincorporación de la mejora)

Vida útil transcurrida = F. cambio = 01/07/02

F. compra = 01/09/99

−/10/02 = 34 Meses.

Vida útil del activo = 120 meses

Vida útil transcurrida = 34 meses

Resto de la vida útil 86 meses

Nueva tasa de depreciación = 320.000 − 68.000 = Bs. 2.930,20 mensual

86 meses

Asiento Contable:

78

Depreciación Edificio (2.930,20 * 6) 17.581,20

Depreciación acumulada Edificio 17.581,20

(asiento por la depreciación al cierre, desde el 01/07/01 al 31/12/01)

Adiciones o Ampliaciones.

Es cuando aumenta el volumen físico del activo, es decir, le agregamos algo que este no poseía. Ejemplo: Auna camioneta le colocamos una cava o a un edificio le agregamos una nueva planta.

El procedimiento utilizado es el siguiente:

Si es necesario se verifica la depreciación acumulada al último cierre.• Se deprecia el activo a la fecha de la adición.• Se le carga la adición al activo.• Para depreciar la adición hay que determinar una nueva tasa de depreciación en el resto de vida útil delactivo (siempre y cuando el método lo permita).

•

Ejemplos:

1) A un vehículo nuestro, cuyo costo fue de Bs. 100.000 le adicionamos una cava con un costo de Bs. 20.000.Se le había estimado al activo una vida útil de 4 años, sin valor residual y la depreciación acumulada por elmétodo de línea recta era de Bs. 37.500.

MAYORES AUXILIARES

Vehículo Depreciación Acumulada

Cargo Abono Cargo Abono

100.000 37.500 (1.5 años)

20.000

120.000

Se le carga la adición al activo:•

Asiento Contable:

Vehículo 20.000

Bancos 20.000

(asiento por la adición)

Se deprecia el activo hasta el momento de la adición y luego se determina el valor según libros.•

Tasa de depreciación = 4,0 años

Parte depreciada = 1,5 años

Parte no depreciada = 2,5 años

79

Nueva tasa = Bs. 82.500 = Bs. 33.000 anual.

2,5

A un vehículo cuyo costo de adquisición es de Bs. 50.000, adquirido el 01/08/01 con una vida útil de 5años, se le incorpora una cava el 31/05/02 por Bs. 15.000. Método de depreciación: línea recta. Fecha decierre, los 31/12 de cada año.

•

MAYORES AUXILIARES

Vehículo Depreciación Acumulada

Cargo Abono Cargo Abono

50.000 4.166,67 (31/12/01)

15.000 4.166,67 (31/05/02)

65.000 8.333,34

Depreciación = Bs. 50.000 = Bs. 10.000 / 12 meses = 833,33 mensual.

5

Asientos Contables:

Depreciación Vehículo (833,33 * 5) 4.166,67

Depreciación acumulada Vehículo 4.166,67

(asiento por la depreciación a la fecha de la adición)

Vehículo 15.000

Bancos 15.000

(asiento por la adición)

Nueva tasa de depreciación = Vehículo (Bs. 50.000 + 15.000) =Bs.65.000, 00

Depreciación acumulada = (8.333,34)

56.666,66

Tasa de depreciación = 60 meses

Parte depreciada = (10 meses)

Parte no depreciada = 50 meses

Nueva tasa = Bs. 56.6666,67 = Bs. 1.133,33 mensual.

50 meses

Asiento Contable:

80

Depreciación Vehículo (1.133,33 * 7) 7.933,31

Depreciación acumulada Vehículo 7.933,31

(asiento por la depreciación a la fecha de la adición)

Reparaciones Extraordinarias.

Son aquellas que por su cuantía se hace necesario capitalizar el monto de dicha reparación. La finalidad esalargar la vida del activo, más tiempo de lo estimado inicialmente. El costo de la reparación se carga a ladepreciación acumulada del activo en cuestión, lo que provoca un aumento del valor según libros yconsecuencialmente alargar su vida `útil.

El procedimiento es el siguiente:

Si es necesario se verifica la depreciación al cierre anterior.• Se deprecia el activo hasta la fecha de la reparación.• La reparación extraordinaria se carga a la depreciación acumulada.• Se ubica en donde quedo la depreciación consumida y cuanto fue el ahorro en la vida útil del activo.•

Ejemplos:

Partiendo de los siguientes años: Maquinaria 10 años y la depreciación acumulada 7 años, se realiza unareparación extraordinaria de Bs. 60.000. La maquinaria tiene un costo de Bs.200.000 y la depreciaciónacumulada Bs. 140.000.

•

MAYORES AUXILIARES

Maquinaria Depreciación Acumulada

Cargo Abono Cargo Abono

200.000 140.000

60.000

80.000

Asiento Contable:

Depreciación Maquinaria 60.000

Banco 60.000

(asiento por la reparación extraordinaria)

Depreciación anual = Bs. 200.000 = Bs. 20.000

10.000

Nuevos años = Bs. 80.000 / 20.000 = 4 años.

Se pagan Bs. 75.000 en reparaciones extraordinarias. Se deprecia por dígitos decrecientes, se ajusta ladepreciación (sí es posible) para no alterar el método.

•

81

Maquinaria = Bs. 300.000 (4 años)

Depreciación Acumulada = Bs. 195.000. (1año y 10 meses)

MAYORES AUXILIARES

Maquinaria Depreciación Acumulada

Cargo Abono Cargo Abono

300.000 195.000

75.000

120.000 (1 año)

1er año = Bs. 120.000

2do año = 90.000

3er año = 60.000

4to año = 30.000

300.000

Asiento Contable:

Depreciación Maquinaria 75.000

Banco 75.000

(asiento por la reparación extraordinaria)

Se adquiere un vehículo en Bs. 150.000 con una vida útil de 10 años; tiene una depreciación acumulada de Bs.65.000, correspondiente a 5 años (Bs. 1250 mensual) El 01/07/02 se hace una reparación extraordinaria de Bs.30.000. Fecha de cierre el 31/12 de cada año. Materialidad Bs. 5.000

MAYORES AUXILIARES

Vehículo Depreciación Acumulada

Cargo Abono Cargo Abono

150.000 65.000

10.000

30.000 7.500

52.500

Actualiza la depreciación acumulada (si no es correcta se ajusta, tomando en cuenta la materialidad.

Depreciación = Bs. 1.250 * 60 meses = Bs. 75.000

Depreciación registrada = 65.000

Ajuste resultados ejercicios anteriores 10.000

82

Asientos Contables:

Ajuste resultado ejercicios anteriores 10.000

Depreciación acumulada Maquinaria 10.000

(asiento para ajustar la depreciación al cierre anterior)

Depreciación Maquinaria 7.500

Depreciación acumulada Maquinaria 7.500

(asiento para ajustar la depreciación desde el 31/12/01 al 01/07/02)

Depreciación acumulada Maquinaria 30.000

Banco 30.000

(asiento por la reparación extraordinaria)

Posteriormente se ubica la depreciación para ver cuanto fue el ahorro y se deprecia al cierre del ejercicio.

Bs. 52.500 / 1.250 (deprec. mensual) = 42 meses (consumidos)

Depreciación Maquinaria 7.500

Depreciación acumulada Maquinaria 7.500

(asiento para ajustar la depreciación al cierre 31/12/02)

Javier Romero López en su libro de Contabilidad Intermedia establece: El concepto de reparaciones,comúnmente designado como gastos de mantenimiento y conservación, los cuales tienen la finalidad demantener al activo en condiciones normales de uso, por lo que este tipo de erogaciones no son capitalizadas;es decir, cargadas al activo, sino enviadas directamente a los resultados de operación, vía gasto.

El Boletín C−6: Las reparaciones ordinarias no son capitalizables ya que su efecto es el de conservar encondiciones normales de servicio y consecuentemente fueron consideradas implícitamente al estimaroriginalmente la vida útil del activo.

Bibliografía Recomendada.

1) Catacora, F. Contabilidad La base para decisiones gerenciales.

2) Declaración de Principios de Contabilidad No. 0 Normas básicas y principios de contabilidad de aceptacióngeneral.

Declaración de Principios de Contabilidad No. 6 Revelación de políticas contables.• Declaración de Estándares de Contabilidad Financiera (F.A.S.B)• Instituto Mexicano de Contadores Públicos.• Kyeso y Weygandt, Contabilidad Intermedia.• Meigs & Meigs Contabilidad La base para decisiones gerenciales.• Romero López Javier, Contabilidad Intermedia.•

83

ENTIDAD EMISORA

TERCERAS PERSONAS

A D

D E

Q

U

I B

S O

I N

C O

I S

Ó

N

Sin Intereses.

Con Intereses Acum.

Conociendo PM.

No se conoce PM.

Aportando Dinero.

Aportando otro bien.

Recibiendo dinero u otro bien.

Aportando ambos.

De un solo tipo.

De varios tipos.

No. Unidades iguales.

Desconoce PM de uno.

Mediante

84

Permuta

Precio Global

Sin Intereses.

Con Intereses.

Con Prima.

Con Descuento.

Con Descuento

85