Digital FilingA Simple Way to Digitally Centralize and Distribute Documents

Pengarsipan Dokumen Dalam Perusahaan

Masalah Umum:• Tingginya biaya untuk mencetak dokumen agar bisa disimpan

dalam arsip. • Banyaknya pengeluaran biaya untuk kebutuhan distribusi dokumen.• Pengeluaran biaya yang tidak sedikit untuk menyediakan tempat

(gudang) guna menyimpan dokumen perusahaan yang ada serta pemeliharaannya.

• Kesulitan untuk mencari dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam waktu singkat terutama terhadap dokumen-dokumen lama.

• Ancaman terhadap hilangnya dokumen akibat bencana seperti kebakaran, banjir dsb.

Solusi

Digital Filing• Digital Filing (DF) menyediakan solusi

penyimpanan untuk berbagai macam jenis dokumen. DF dapat menangani dokumen yang dikirim langsung dari printer, scanner dan email. Selain itu, DF juga menyediakan fasilitas untuk menyimpan dokumen melalui proses upload file. Dokumen-dokumen ini akan disimpan dalam database dan dapat dipergunakan untuk berbagai keperluan selanjutnya.

Gambaran Cara Kerja Digital Filing

Operator

Printing

Database Server

Operator dapat melakukan pencetakan menggunakan Virtual Printer yang telah disediakan. Hasil pencetakan ini akan disimpan kedalam database Digital Filing dalam format digital.

Operator

Printing

Database Server

Scanning

Operator dapat menggunakan hasil proses scanning dan menyimpannya kedalam database Digital Filing.

Operator

Printing

Database Server

Scanning File Uploading

Operator dapat melakukan upload terhadap berbagai format file yang dimiliki untuk disimpan kedalam database Digital Filing.

Operator

Printing

Database Server

Scanning File Uploading

Intranet

Para pengguna intranet yang memiliki hak akses, bisa memanfaatkan file-file yang terdapat dalam database Digital Filing untuk berbagai keperluan melalui browser.

Operator

Printing

Database Server

Scanning File Uploading

Intranet

Internet

Tidak hanya dalam lingkungan intranet. Para pengguna internet yang memiliki hak akses, juga bisa memanfaatkan file-file yang terdapat dalam database Digital Filing untuk berbagai keperluan melalui browser.

Operator

Printing

Database Server

Scanning File Uploading

Intranet

Internet

Email Receiving Internet Email Sending

Para pengguna internet yang memiliki hak akses, bisa menyimpan berbagai format file yang dimilikinya ke dalam database Digital Filling dengan memanfaatkan email.

Operator

Database Server

Scanning

Email Receiving

File Uploading

Printing

Internet

Intranet

Internet Email Sending

Manfaat Menggunakan Digital Filling

• Penghematan Biaya– Dengan menggunakan Digital Filing, maka penghematan biaya pada kegiatan

pengarsipan dokumen bisa dilakukan, seperti penghematan biaya mencetak, penghematan biaya distribusi dan penghematan tempat penyimpanan dan pemeliharaan dokumen.

• Meningkatkan Kinerja Perusahaan– Dengan berbagai fitur yang telah disediakan, Digital Filing diharapkan bisa

meningkatkan kinerja perusahaan khususnya masalah penanganan dokumen.

• Meningkatkan Kepuasan Pelanggan– Pengarsipan dokumen yang baik seperti yang ditawarkan oleh Digital Filing akan

membuat waktu penanganan dokumen lebih cepat. Hal ini tentu akan berdampak pada meningkatnya kepuasan pelanggan.

• Keamanan Dokumen– Pengaturan hak akses pada Digital Filing memungkinkan suatu dokumen hanya dapat

diperoleh dan digunakan oleh pihak (pengguna) yang berkepentingan.

– Penyimpanan dokumen dalam database memungkinkan dilakukannya proses backup terhadap dokumen-dokumen yang ada. Hal ini sangat penting untuk mengantisipasi hilangnya dokumen akibat bencana kebakaran, banjir dsb.

– Pencatatan aktifitas pengguna guna pelacakan penyalahgunaan dokumen

Operator

Database Server

Scanning

Email Receiving

File Uploading

Printing

Internet

Intranet

Internet Email Sending

Fitur-fitur Digital Filling• Menyimpan dokumen dari printer dan scanner beserta keterangannya ke dalam

database• Upload berbagai jenis dokumen dalam bentuk file ke dalam database.• Dapat memanfaatkan email sebagai sarana untuk memasukan data secara

langsung kedalam database digital filing,.• Lima level Pengaturan hak akses pengguna yang terdiri dari

– No Access : Tidak memiliki akses apa pun terhadap dokumen.

– Reader : Hanya memiliki akses untuk melihat.

– Data Entry : Memiliki akses untuk memasukan dokumen, melihat dan memperoleh dokumen.

– Editor : Memiliki akses untuk memasukan dan mengedit dokumen serta melihat dan memperoleh dokumen.

– Administrator : Selain memiliki hak akses penuh terhadap dokumen, hak akses Administrator memiliki kemampuan untuk membuat dan mengedit pengguna beserta hak aksesnya, serta membuat dan mengedit folder, category dan source.

• Pengaturan penyimpanan dokumen secara terstruktur dalam folder dan kategori yang bisa di kustomisasi sesuai keinginan pengguna.

• Dokumen dapat direvisi tanpa menghilangkan dokumen sebelumnya.• Dokumen yang ada, bisa dicari, dilihat dan dikirim melalui email serta diperoleh

(download) melalui web browser dengan tetap memperhatikan pengaturan hak akses pengguna.

Terimakasih