Digitalisierung der Hochschule - Wissenschaftsmanagement Online · 2014. 5. 27. · Lars von Thienen bps business process solutions GmbH Kleine Johannisstraße 9 20457 Hamburg 040

bps business process solutions GmbH www.bps.deSeite 1bps business process solutions GmbH www.bps.deSeite 1

Digitalisierung derHochschule

Prozessorientierte Einführung eines integrierten Campus

Management Systems zur Optimierung der studenten-

und mitarbeiterorientierten Service Prozesse

bps business process solutions GmbH

Stahltwiete 23 Mollstraße 1822761 Hamburg 68165 Mannheim

040-31 99 222 - 0 0621-454 81 15

www.bps.de


Lars von Thienen

bps business processsolutions GmbHKleine Johannisstraße 920457 Hamburg

040 – 30 37 52 - 51 [email protected]

Prozessorientierte Einführung eines integrierten Campus Management

Systems zur Optimierung der studenten- und

mitarbeiterorientierten Service Prozesse

Inhalt

1. Kurzvorstellung – Wer wir sind2. Business Process Management

- Framework und Verständnis3. Einführung eines integrierten

Campus Management Systems


Lars von Thienen


040 – 30 37 52 - 51 [email protected]




Inhalt




bps business process solutions GmbH www.bps.deSeite 4

Unsere Philosophie

Der Name ist Inhalt: business process solutionsWir bieten betriebswirtschaftliche, strategische Beratung für Unternehmen zur prozessorientierten Reorganisation und Einführung neuer Technologien.

Der Kunde steht im Mittelpunkt: GrundsätzeNicht von uns allein sondern nur gemeinsam mit dem Kunden werden die Lösungen erarbeitet. Unsere Methoden und Tools kombiniert mit unserer Erfahrung und ihrem Wissen ermöglichen effizientes Arbeiten.

Die Entstehung garantiert Qualität:Gegründet im Frühjahr 2000 durch die synergetische Verschmelzung aus Wissenschaft und mehrjähriger Beratungskompetenz im Bereich Prozessmanagement sowie IT-Systeme.


Unser Verständnis

gesch

äftsg

etrieb

ene

Tech

nolog

iestra

tegie

definiert

optimiertste

igert

Der Erfolg der Unternehmen

liegt in den Prozessen

Informations-Technologie

Strategie Prozesse

Ver

stän

dnis


Unsere Themenschwerpunkte

IT –Management

Programm- &Projektmanagement

Business ProcessManagement

BPM – FrameworkProzessanalyseProzessgestaltungProzesscontrollingProzessorganisationintegrierte QM-Systeme

IT-Controllingprozessorientierte PflichtenhefteAnforderungsmanagementPriorisierungWirtschaftlichkeit & NutzenSystemeinführungSystemoptimierungERP-Systeme

Multi – Projekt –ManagementProjektkultur- & OrganisationStandardisierung ProjektmanagementRisikomanagementÄnderungsmanagementProjektcontrolling


bps ReferenzenUnsere Kunden sind unsere Visitenkarte

Ref

eren

zen

Prof. Dr. Wolfgang Kersten

Senatsverwaltung für Bildung,Wissenschaft und Forschung

Hochschule für AngewandteWissenschaften Hamburg

Hochschule für bildende Kunst, Hamburg


Lars von Thienen


040 – 30 37 52 - 51 [email protected]




Inhalt





Integrierte Sicht auf den Geschäftsprozess

KundeKundeProzessAuslöser ErgebnisProzessLieferant

erfolgt in einer Organisation

KundeExt.

Vertrieb /(Vertriebs-

Center)

wer

ke M

ende

n

Logistik-center

Buchhaltung / Controlling /

Abrechnungs-Center

Nachricht Ersatzversorgung

Nachricht Ersatzversorgung Kunden prüfen

Ergebnis ist positiv

Ergebnis ist positiv

Ergebnis ist nagativ

Ergebnis ist nagativ

Ersatzversorgung ablehnen

Ersatzversorgungist abgelehnt




Ablehnung der Ersatzversorgung

weiterleiten

StandardschreibenAblehnungErsatzversorgung

StandardschreibenAblehnungErsatzversorgung

Sperrandrohung

Kunde ohne Lieferant

besteht aus einerAktivitätenfolge

wird von ITunterstützt

verarbeitet Wissen

benötigt Kennzahlen

zur Steuerung

Ist die Basis derWettbewerbsfähigkeit

Strategie

KundeLieferant


Der Prozess in Hochschulen…

Fachbereich Gebäudeverw. Prüfungsamt Dozent Hausmeister

„Ich möchte gerne an der Hochschule das Seminar X belegen

und wissen wann und wo es stattfindet“

Belegung

„Geschäftsprozess“

Studierender

Studierender


Belegung

…erinnert oft an einen Teller Spaghetti.

Fachbereich Gebäudeverw. Prüfungsamt Dozent Hausmeister

falscher Ortlange Antwortzeit

Kein SitzplatzKein Ansprechpartner

„Ich möchte gerne an der Hochschule das Seminar X belegen

und wissen wann und wo es stattfindet“

Studierender

Studierender


Prozesse

In der Hochschule haben sich die Abläufe im Laufe der Zeit durch ad hoc Entscheidungen entwickelt ...


... und bewegen sich in einer komplexen Organisationsstruktur ...

ProzesseOrganisation


... in der die Mitarbeiter oftmals auffunktionalen Inseln arbeiten ...

ProzesseOrganisationMitarbeiter

IT-Management

zentraleVerwaltung

InstituteFachbereich


... unter Einsatz einer unangemessenenTechnologie ...

ProzesseOrganisationMitarbeiterTechnologie


... ohne sich auf die Anforderungen desStudierenden auszurichten!

ProzesseOrganisationMitarbeiterTechnologie

Studierender


Welche Vorteile erreichen Sie mit einer Prozesszentrierung Ihrer

Organisation und IT-Landschaft


MitarbeiterOrganisationProzesse

Technologie

Überarbeitete, neu gestaltete bzw. angepassteProzesse ...

Prozesse

Studierender


OrganisationProzesse

MitarbeiterTechnologie

... mit einer schlanken Organisations-struktur ...

Studierender


Dekan

Dozent

Prüfungsamt

Haus-meister

Mitarbeiter OrganisationProzesse

Technologie

... in der die Mitarbeiter in Teams arbeitenkönnen ...

Studierender


MitarbeiterOrganisationProzesse

Technologie

... unterstützt durch angepasste IT-Technologien und e-Business...

Studierender


…und zentriert so die Organisation auf den Studierenden

ProzessgestaltungProzessgestaltung

bbüündelt die Krndelt die Krääfte fte

und zentriert die und zentriert die Organisation auf den StudierendenOrganisation auf den Studierenden

Im Wettbewerb siegt derjenige, der seine Kräfte optimal bündelt!BPM wird den größtmöglichen Beitrag zur Steigerung des Erfolgs der Hochschule nur

aufweisen, wenn die Aktivitäten optimal synchronisiert werden – und nicht, wenn die einzelnen Abteilungen jeweils mit dem stärksten Mann besetzt sind.

Studierender


…und zentriert so die Organisation auf den Studierenden

ProzessgestaltungProzessgestaltung

bbüündelt die Krndelt die Krääfte fte

und zentriert die und zentriert die Organisation auf den StudierendenOrganisation auf den Studierenden

Im Wettbewerb siegt derjenige, der seine Kräfte optimal bündelt!BPM wird den größtmöglichen Beitrag zur Steigerung des Erfolgs der Hochschule nur

aufweisen, wenn die Aktivitäten optimal synchronisiert werden – und nicht, wenn die einzelnen Abteilungen jeweils mit dem stärksten Mann besetzt sind.

Studierender


einzelne Puzzelteile fügen sich zu einem Gesamtbild im BPM

Programm-ablaufpläne

Qualitäts-management

Organisations-entwicklung

IT-Management

Bus

ines

s Pr

oces

sM

anag

emen

t

Statistische ProzessKontrolle TQM

LeanProduction- TPS

Six SigmaISO 9000

2000

Fließ-fertigung

Ablauf-organisation

Reengineering

Geschäfts-prozess-

gestaltung Prozess-Controlling

BPM-Systeme

EAI

BPMNUMLWorkflow-Management

IntegriertesERP-System

EPK

SOA

Change-Management

Prozess-Management

Matrix-Struktur

Modellierung &Dokumentation

Kundenanforderungen

ARIS

iGrafix

BPMEnt-

wicklungs-richtungen


F. Prozessgestaltung

G. IT - Systeme

H. M

itarb

eite

r &

Kom

pete

nzen


BPM Framework

BPMFramework

C. Organisation & Führung

A. Strategie & Kundenorientierung

B. M

odel

lieru

ng &

Pro

zess

arch

itekt

ur

D. C

ontro

lling

& S

teue

rung

strategisches BPM

E. Programm – Management & Methoden

Cha

nge

-Man

agem

ent

Pro

jekt

-M

anag

emen

t

taktisches BPM operatives BPMOutside In

Ansatz


Nutzung der Prozessmodelle zur Systemakkreditierung


BPMFramework

Anwendung

Outside InAnsatz

Das interne Qualitätssicherungssystem einer Hochschule im Bereich Lehre und Studium wird überprüft

Eine positive Systemakkreditierung bescheinigt der Hochschule, dass ihr Qualitätssicherungssystem im Bereich Studium und Lehre geeignet ist, die Qualifikationsziele zu erreichen, die Qualitätsstandards ihrer Studiengänge zu gewährleisten

Qualitätsdimensionen sind: Qualitätsplanung, Qualitätslenkung, Qualitätsförderung und Ergebnisqualität (Für jeden Studiengang Definition realistischer und überprüfbarer Ziele, Überprüfung der Zielerreichung)

Qualitätsregelkreis: Die in der Qualitätsdefinition beschriebenen Elemente bilden in ihrer Abfolge einen auf kontinuierliche Qualitätsverbesserung ausgerichteten Qualitätsregelkreis, der die validen Ziele des Studiengangs als zentralen Ausgangspunkt nimmt. Valide Ziele sind jene Ziele, die konzeptionell und/oder empirisch auf ihre Zulässigkeit und Zweckmäßigkeit hin überprüft sind.


Lars von Thienen


040 – 30 37 52 - 51 [email protected]




Inhalt





Integriertes Informationsmanagement alsCounterpart der prozessorientierten Hochschule

Benutzerfreundliche und nahtlose IuK InfrastrukturVereinheitlichung der IT Infrastruktur und damit Verbesserung der Qualität, Sicherheit, VerfügbarkeitVerminderung von Redundanzen Optimierung der Geschäftsprozesse

Einführung neuer Angebote basierend auf dieser InfrastrukturAusbau Webdienste (Portal, Features, z.B. Raumfinder, Corporate Design)Zentraler VerzeichnisdienstZentrale LernplattformBibliothek / Medienserver (Koppelung an Verzeichnisdienst)E-Mail (Einführung Groupwarelösungen, Ablösung vorhandener MailserverSpeicher (Hochverfügbarer, zentraler Speicher, auch per Webinterface erreichbar, Persönliche Dateiablage und Projektverzeichnisse)Integrierte Verwaltungs-EDV (Koppelung an Verzeichnisdienst)Systemadministration (Einbindung der Nutzer in den Fachbereichen) (bezieht sich z.B. auf CMS, DMS, usw.)Aufbau eines zentralen IT Service Desks

neueAngebote

IntegriertesCampus

Management System



Aktuelle IT- Themen an Hochschulen

Campus Management: Einführung von integrierten IT-Systemen zur Prüfungsverwaltung, Auswahl und Verwaltung von Lehrenden und Studierenden, Lehrveranstaltungs- sowie Raumplanung.Identity Management (IDM): Einführung eines bereichsübergreifenden Identity-Management-Systems an Hochschulen. Konzeption und Aufbau eines Systems zur zentralen Authentifizierung und zum Self-Service (Portal).Studienverlaufsstatistik und Controlling: An Hochschulen werden Steuerungsinstrumente wie z.B. eine Studienverlaufsstatistik implementiert und neue IT-Instrumente wie z.B. DataWarehouse evaluiert.IT Infrastructure Library (ITIL): ITIL wird in ersten Rechenzentrum eingeführt. Im Rahmen solcher Projekte wird u.a. ein zentraler Service Point für die Hochschule aufgebaut, Service-Level-Agreements (SLA) geschlossen sowie die ITIL-Prozesse Incident-, Change- und Service Level Management implementiert (Neuer Arbeitskreis "IT Service Management in Hochschulen" unter Leitung des Multimedia Kontor Hamburg).eLearning: Bereitstellung von eLearning Portalen, die einen Überblick über eLearning-Aktivitäten, -Services, Support und Angeboten der Hochschule sowie Ankündigungen von eLearning-Workshops und –Events bietet (beinhaltet auch das Angebot von multimedialen Technologien wie z.B. Lernmanagementsysteme, Vorlesungsaufzeichnung, Videokonferenz, Videostreaming, Archivierung von elektronischen Lernmaterialien, Autorenwerkzeuge)



Handlungs-felder

Ziele der Nutzung eines integrierten Campus-Management-Systems an Hochschulen (Beispiele)

„Unsere Hochschulverwaltung und die Fakultäten haben ein gemeinsames Bestreben: Steigerung der Kosteneffizienz, Optimierung der Planbarkeit, und Entlastung der Mitarbeiter in der Verwaltung und in den Fachbereichen durch ein leistungsstarkes, modernes System.“

„Die Vorteile der neu geschaffenen Basis für die reibungslose Unterstützung unserer Abläufe werden wir für den weiteren Aufbau unseres Studienangebotes und die Profilierung unserer Universität nutzen“.

Bernd Klöver, Kanzler der HAW Hamburg

Niels Helle-Meyer, Kanzler der HafenCity Universität Hamburg


Handlungs-felder

Ziele gehen über die reine IT-Einführung hinaus

Die Umstellung auf ein integriertes Campus-Management-System wird in den einzelnen Hochschulen zum Anlass genommen, eine nachhaltige prozessuale und organisatorische Verbesserung erreichen zu wollen.

Durch die Integration sämtlicher Bereiche der Hochschulorganisation sollen die Verwaltungsaufwendungen gesenkt sowie eine verbesserte Effizienz der Abläufe sichergestellt werden.

Ein personalisiertes Webportal ermöglicht es den Studierenden heutzutage, den Studienverlauf zeit- und ortsunabhängig zu organisieren und vielfältige Informationen rund um das Studium zu erhalten.

Neben der angestrebten verbesserten Kosteneffizienz und Servicequalität bietet die Einführung eines integrierten Campus-Management-Systems eine ganz allgemein eine Perspektive zur Modernisierung der Hochschule


Vorgehensweisen zur IT-Implementierung

1. ErkenneProbleme imFachbereich

2. Suche ITProdukte, die das Thema adressieren

3. Wähle Produkt, das

viele Funktionen bietet

4. InstalliereStandard, um

schnelle Erfolge zu erzielen

5. Processfollows IT, passe den Prozess an

6. Sukzessive Änderungen,

fachliche Fehler beheben

1. ErkenneAnforderungenfür Probleme im

Fachbereich

2. AnalysiereProzesse, die

Problem zu Grunde liegen

3. Identifiziere Ansätze, zur

Auto-matisierung

4. SpezifiziereIT-Funktionen, für die System-

optimierung

5. EvaluiereProdukte, auf

Funktions-abdeckung

6. Implementiere,nach Projektplan

IT-orientierteVorgehensweise

ProzessorientierteVorgehensweise

Vorstudie Fachkonzept DV-Konzept Implementierung

Vorstudie Fachkonzept DV-Konzept Implementierung


Campus-Management-Prozess

Ausstieg /Einstieg

Anwerbung

Bewerbung

Aufnah.-pr./ Zulassung

Einschr. / Immatrikul.

Prüfungs-ordnung

Kurse / Ver-anstaltungen

PrüfungenLeistungs-berichte

Wechsel /Fernstudium

Rückmeld./Beurlaubu.

Abschluss /Exmatrik.

Promotion

postprä

ante

Alumni

Handlungs-felder


Konzeptionsbasis (Szenarienuntersuchung)

•Öffentlichkeitsarbeit•Studierendenberatung•Immatrikulationsamt•Büro für Internationales•Prüfungsamt•Service

Zum Kunden:Interessierte,Bewerber,Studierende undAbsolventen

Vom Kunden:Interessierte,Bewerber,Studierende undAbsolventen

•Studiendekanat•Dekanat•Fakultätsbeauftragte

•Sekretariate•Dozenten

Campus-ManagementProzess

ZentraleVerwaltung

Fachbereiche Institute

Ausstieg /Einstieg

Anwerbung

Bewerbung

Aufnah.-pr./ Zulassung

Einschr. / Immatrikul.

Prüfungs-ordnung

Kurse / Ver-anstaltungen

PrüfungenLeistungs-berichte

Wechsel /Fernstudium

Rückmeld./Beurlaubu.

Abschluss /Exmatrik.

Promotion

Alumni


Einheitliche Konventionen für die Prozessgestaltung

Ebene 1Geschäfts- &Hauptprozesse

Ebene 2:Prozesse

Ebene 3:Teilprozesse

Kunden-Prozesse (E2E)Fahrzeug

Neuentwickl.

Produkte und Dienstleistungen entwickeln

Fahrzeug Weiterentwl.

Komponenten entwickeln

Intralogistik-Lsg. entwickl.

Dienstleist. entwickeln

StandardDen Kunden Neugeräte bereitstellen

UPA

Den Kunden Gebrauchtgeräte bereitstellen

Den Kunden Fahrzeuge vermieten

Den Kunden Komponenten bereitstellen

IntralogistischeDienstleistungen bereitstellen

Den Kunden Komponenten bereitstellen

Einsatzbereitschaft sicherstellen, Kunden betreuen

Support-prozesse

Prod. und DL vermarkten

IT bereitstellen

Material einkaufen, beschaffen, lagern

Infrastruktur bereitstellen

Personal bereitsellen

Kontinuierliche Verbesserung

Kaufmänn. Dienstleistungen

Business Development Operative UnternehmensplanungVertriebs-Planung

Produktions-planung

Budget- und Erg.planung

Produkt-Portfolio Mgmt.

Prozess-Portfolio Mgmt.

Projekt-Portfolio Mgmt.

Fahrzeuge & Komponenten bereitstellen

Führungs-Prozesse

Wartung / UVV

Arbeiten an int. Geräten

Ersatzteile bereitstellen Full-Service

... ...

Stammdaten anlegen & pflegen

Gliederungs-struktur

Modellierung & Darstellung Zielsetzung & Inhalte

Darstellung des Unternehmens mit seinenFührungs-, Kunden- und Support-Prozessen

Visualisierung der abteilungsübergreifendenZusammenarbeit im End-To-End Prozessvom Kunden zum Kunden mit den beteiligtenIT-Systemen für relevante Geschäftsvorfälle

Aufzeigen der einzelnen Prozess-Schritteder Mitarbeiter in einem Teilprozess mitden zugehörigen IT-Transaktionen

Je Geschäftsvorfall können die Integrationsfälle anhand der Prozesse mit den beteiligten Stammdaten und Datenflüssen abgeleitet werden

Ebene 4:IT-Integration

Integra-tions-Test für

Geschäfts-vorfall 1









BEISPIEL


Einführung eines integrierten Campus-Management-System

Start

Phase 4:Erstellung des Pflichtenheftes auf Basis der Soll-Prozesse

Woche 7 Woche 13 Woche 14

Phase 3:Workshops mit

Lösungs-anbietern

Phase 5: Ausschreibung und Angebots-

bewertung

MS3 MS4 MS5

Anbieter-präsentation

erfolgt

Ausschreibungs-unterlagen

erstellt

MS6 MS7

Fachkonzepterstellt

XX

MS1 MS2

Transparente Prozess- und IT-Landschaft

Abgestimmte unddokumentierte

IT-Anforderungen

Phase 6: Detaillierte Soll-

Prozesse (Fachkonzept) und IT-Konzept

Phase X: XXX

Phase 1:Ist-Analyse des Prozessmodells

und des IT-Einsatzes

Phase 2: Ableitung der

Anforderungen an die zukünftige

IT

Woche 4 Woche 6 Woche XX

Projekt 1:Erarbeitung eines

Anforderungskatalogs

Projekt 2:Begleitung bei der Ausschreibung

Projekt 3:Begleitung der Implementierung

Anbieter ausgewählt

Schulung Business Process Management (BPM)

Prozessmodellierung – 2 Tage

SchulungBusiness Process Management (BPM)

Grundverständnis – 1 Tag

SchulungRollen und Qualifikationen


Projektablauf des Projekts 1Start

Phase 1:Ist-Analyse des Prozessmodells und des

IT-Einsatzes

MS1

4 Wochen 2 Wochen

Phase 2:Ableitung der Anforderungen an die

zukünftige IT-Unterstützung

MS2

Transparente Prozess- und IT-Landschaft

Abgestimmte unddokumentierte

IT-Anforderungen

Leistungsaufnahme(Erfassung der Serviceleistungen der Hochschulverwaltung)Ableitung der HauptprozesseAnalyse der Prozesse (Abläufe, Stärken und Schwächen)Analyse der aktuellen IT-Unterstützung

Gemeinsame Workshops zur Ableitung der zukünftigen IT-AnforderungenAufbereitung und Dokumentation der IT-Anforderungen


Grundsätzlicher Ablauf zur Erstellung der Prozesslandkarte

Leistungsprozess-bestimmung

Geschäftsgetriebene Identifikation der

Leistungsprozesse

Umwelt- und Leistungsanalyse

Prozess-detaillierung

Detaillierung der Leistungs-

prozesse

Architektur-erstellung

Vervollständigung und Erstellung der

Prozesslandkarte

Veränderungs-analyse

1

2

3

4

5

Soll- Ist Vergleich und Prüfung der Machbarkeit

Bestimmung der Veränderungen

Kun

den

und

Mä

rkte

Lieferanten(P

ersona

l, Kap

ital, M

aterial, Ideen

)

Ko nkurre nz

Re gie rung / Gese tzg ebu ng

S ha re -

h old er

Unternehme n

Kun

den

und

Mä

rkte

Lieferanten(P

ersona

l, Kap

ital, M

aterial, Ideen

)

Ko nkurre nz

Re gie rung / Gese tzg ebu ng

S ha re -

h old er

Unternehme n

•Tec hni ca l Imp ro ve men tProg ramme

•Ge ne ra lü be rho lu ng•Rü ckka uf•Un te rstützu ng b ei Ge brau ch tv erka uf

•Erwei te run g•De mon ta ge•Re cycl i ng•….

•Tec hni ca l Imp ro ve men tProg ramme

•Ge ne ra lü be rho lu ng•Rü ckka uf•Un te rstützu ng b ei Ge brau ch tv erka uf

•Erwei te run g•De mon ta ge•Re cycl i ng•….

• Servi ce le is tu ng ko mmun i zie ren

• Beratu ng• Anlag enp lanu ng• TPM – Ko nze pte • Anwen de rde mon strat io n• Simu la tio n• Servi ce an geb ote• Gara nt ie an ge bo te• Wa rtu ng sa nge bo te• Betreibe rmod el l an biete n• ….

• Servi ce le is tu ng ko mmun i zie ren

• Beratu ng• Anlag enp lanu ng• TPM – Ko nze pte • Anwen de rde mon strat io n• Simu la tio n• Servi ce an geb ote• Gara nt ie an ge bo te• Wa rtu ng sa nge bo te• Betreibe rmod el l an biete n• ….

•In stal la ti on•Au sbi l dun g•Störu ng sme ld un g•In stan dse tzun g•Te chn ik ereins atz•Ersa tztei le•L ag ero ptim ie ru ng•Fern diag no se•Fern wartun g•Be tri eb d er Anlag e•Do ku men ta tio n•Ku la nza bwicklun g

Bedarfs-analys e

Anfra ge n,Verha ndeln ,Kaufen

Anlage be treiben

Anla gem oderni-

siere nAnla ge

a ustausc he n

K unde nproze s sKunde npr oze ss

Anlagebetre iben

Kaufphas eKaufphas e Nutz ungs pha se Nutzungs phas e Optim ie rung / Replac eOptim ie rung / Replac e

Bedarfs-analys e

Anfra ge n,Verha ndeln ,Kaufen

Anlage be treiben

Anla gem oderni-

siere nAnla ge

a ustausc he n

K unde nproze s sKunde npr oze ss

Anlagebetre iben

Kaufphas eKaufphas e Nutz ungs pha se Nutzungs phas e Optim ie rung / Replac eOptim ie rung / Replac e

Kunde nbez ogene Leis tungenK unde nbez ogene Leis tunge n

Großm aschinen

Kunde npräsentationInteressentenge sp räche

Pro jektier ungAngeb otserstellungPro jekta bwicklung

Pro duktionTeilebeschaffung

Ver sa ndInstallationInbetriebnah me

Großm aschinen

Kunde npräsentationInteressentenge sp räche

Pro jektier ungAngeb otserstellungPro jekta bwicklung

Pro duktionTeilebeschaffung

Ver sa ndInstallationInbetriebnah me

Großmaschi nen

K undenpr äsentationInter essentengespr äche

P rojektierungA ngebotser st ellun gP rojektabwicklu ng

P roduktionTe ilebe scha ffung

V ersandInstallationInbet riebnahme

Kunden und

Märkte

Res

sour

cen

Konkur renz

Regier ung / Gesetzge bung

Shareholder

Un tern ehm en

M anagemen t

V ertr ieb B eschaffung P roduktion Service

M anagemen t

V ertr ieb B eschaffung P roduktion Service

Le is tungs proz e s se

Gro ßm as ch in en

Klein m as ch ine n

S e rv ice

Le is tungs proz e s se

Gro ßm as ch in en

Klein m as ch ine n

S e rv ice

C on tr o l li ngPro du kt -m a nag em e nt

V er t r i ebs -pl anu ng u nd - st eu er un g

S t ra t egi e / Pl an ung

Fü hrungs proz e ss e C on tr o l li ngPro du kt -m a nag em e nt

V er t r i ebs -pl anu ng u nd - st eu er un g

S t ra t egi e / Pl an ung

Fü hrungs proz e ss e

Per s on al I TSupport proz es s e

Bu ch hal t un gAss et

M a na gem e ntPer s on al I T

Support proz es s eBu ch hal t un g

Ass et M a na gem e nt

Strategische Rahmenbedingungen:

Umwelt und Leistungsanalyse, Kunde, Lieferant,…



Studierender

Leistungen der FH für den Studierenden (ante)

Kursebelegen

Prüfungenablegen

Praktikumdurchführen

Absch.arbeitschreiben

Semesterrückmelden

Zeugniserhalten

Anmeldungbei Rückm.

Stundenplan

Prüfungs-planung

spezielle Leistungen

interne Leistungen

Modul-verzeichnis Abmeldung

notwend.WP-FachAngebot

Prüfung

WP-Fachwählen

Anwesen-heitslsite

Vorbereit.Woche

Antrag

Genehmigung

Evaluation

Aufforderung

Exmatrik.

Mahnung

Einzahlung= RM

Immatri.-bescheid

Berech. prüfenGültige PO

Anmeldung(Frist)

Frist-verlänger.

Fortschritts-bericht?

Noten-mitteilung

Abgabe(Datum)

Prüfungs-/Studienord.

AnrechnungAusland Sondersstudi.-

pläne

Liste aus PA

Meldung anPA

Prakt.-Zeugnis

Nachbereit.Woche

Erfahrungs-berichte??

Zeugnis

Exmatrik.

ÜberführungAlumni

MündlichePrüfung

Info an PA

Archiv.Bibliothek

Gutachtenan FB


Leistungsprozessbestimmung Identifizierte Leistungsprozesse

Führungsprozesse

Leistungsprozesse

Strategie-planung Controlling

Quallitäts-management

Marketing /Web

Messen / Infoveranst.

Bewerber-beratung

Immatr. / Rück.Exmatr.

Veranstalt.-planung

Veranstalt.-belegung

Veranstalt.-durchführung

Veranstalt.-evaluation

Prüfungs-planung

Prüfungs-anmeldung

Prüfungs-durchführung Bewertung

Notenver-buchung

Zeugnisse /Leistungsbe.

Praktikums-vorbereitung

Praktikums-durchführung

Qualifikations-bedarfserm.

Genehmigung/Akkreditierung

Modul-beschreibung

Kapazitäts-planung

Statistiken/Studienfortschritt/ Ranking

Anerkennung/Wechsel

L1: Anwerbung

L2: Bewerbung,Zulassung, Rückmeldung

L4: Prüfungsdurchführungmit Raumbelegung

L5: Praktikums-management

Abfragen(Statistiken)

Statistiken

L7: AlumniMarketing /WebMessen / Alumniveranst.

IT Einsatz forcieren

IT Einsatz prüfen

Nicht im Focus

L3: Veranstaltungs-durchführung inkl. Raumbelegung

L6: Studien-gangbetreuung

Stud.-ver.-verf.Zulassung

© bps GmbH

Material-wirtschaft

Drittmittel/Buchhaltung

Personal-verwaltung

Gebäude-management IT

Supportprozesse

Raumbeleg.-planung

Planung InhaltAblauf (SPO)

Alumni-Evaluation

bps business process solutions GmbH www.bps.deSeite 41 www.bps.de

Prüfungsamt Studien-beratung Immatrikulation Internationales Dekanate

HISPOS

FH-weit

Access

Excel

Word

HISZUL

HISSOS

HISISY

Excel

Word

Prak.-dat.FB 2, 4

Moduldat.FB1

BachelorVerw. FB4

Stundenplanxls, word

Raumlan.outl.,

E-Mail

Evaluat.Contaxt??

Evaluat.xls, SPSS

WebCMS

HISBAU?

IT Landkarte – grobOrganisation der FH und Zuordnung der IT Systeme


Studierender Ext.

NA Dozentenetc.Ex

t.H

ochs

chul

e

QM

Präsidium

Prüfungsamt

Stud. Angelegen-

heiten

Modellierung der IST-Prozesse

Dekanat xxx xxx xxx

xxx xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxxxxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx“

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx xxx xxx

xxx

IT-gestützter Prozess

Professoren

bps business process solutions GmbH www.bps.deSeite 43 www.bps.de

Ableitung der IT-Anforderungen

L2: Bewerbung, Zulassung, RückmeldungStartereignis /Input:eingehende Bewerbungen

(Bewerbungsfrist)

Marktereignis /Output:

Zulassungs- oder Ablehnungsbescheid, Einladung Auswahlgespr.Teilprozess: Studienplatzvergabeverf. / Zulassung (1)

Nr. Teilaufgabe IT-SystemVerwendete Daten / Dokumente

A: AusführenderV: Verantwortlich

Outputdaten an Prozess?

IT AnforderungSOLL

1 Unterlagen auf Vollständigkeit u. Zulassungsfähigkeit prüfen

HIS-ZUL, Uni-ASSIST Gesetze AV: Stud. –Angeleg. Online-Bewerbung

2 Eingangsbestätigung oder Aufforderung zur Nachreichung

Word, ISY, AV: Stud. –Angeleg. Stand der Bewerbung, Automatisch aus System heraus,

3 Nach Bewerbungsschluss Prüfung der Unterlagen

ISY Listen aus ISY AV: Stud. –Angeleg.AV E: Studiengangsleiter

4a Freie Studiengänge: Zulassung o. Ablehnung verschicken

Word, ISY, Stand der Bewerbung, Ausgabe aus System heraus

4b Vergabeverfahren durchführen (NC) (

HIS-ZUL, BZUL (Java), Word, HIS-ISY

Mitteilung und Veröff. im Gesetz, (Grundlage für ….

AV: Stud. –Angeleg.V (E): Studienkom.

Alles in einer Anwendung Ausgabe aus System heraus


Ablauf des Projektes 2Start

Phase 4: Erstellung des

Pflichtenheftes auf Basis der Soll-Prozesse

Woche 1 Woche 5 Woche 6

Phase 3:Workshops der Lösungs-

Anbieter

Phase 5: Ausschreibung und Angebotsbewertung

Auswertung der Erkenntnisse aus den Workshops Soll-Konzept für die zukünftigen AbläufeEindeutige Beschreibung von ProzessschnittstellenRegelung der VerantwortungMaßnahmen zur effizienteren Nutzung der vorhanden ITLeistungsanforderungen an die Software zusammenfassen

Bewertungskriterien für die Auswahl abstimmenEntscheidungsvorlage mit Alternativen inkl. Vor-undNachteilen erstellenErstellung AusschreibungsunterlagenEntscheidung für einen Anbieter

FH-Anforderungen an die AnbieterVorgespräche mit potentiellen Anbietern durchführenErarbeitung der Tagesordnung Moderation der Workshops der SoftwareanbieterBewertung der Leistungsfähigkeit der Anbieter

MS4MS3 MS5

Anbieter-präsentation

erfolgt

Ausschreibungs-unterlagen

erstellt



Studierender Ext.

NA Dozentenetc.Ex

t.H

ochs

chul

e

QM

Präsidium

Prüfungsamt

Stud. Angelegen-

heiten

Modellierung der Soll-Prozesse

Dekanat xxx xxx xxx

xxx xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxxxxx

xxx

xxx

xxx

xxx xxx xxx

xxx

xxxxxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx“

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx xxx xxx

xxx

IT-gestützter Prozess

Professoren


Detaillierte Aktivitätenliste SOLL

L2: Bewerbung, Zulassung, RückmeldungStartereignis /Input:eingehende Bewerbungen

(Bewerbungsfrist)

Marktereignis /Output:

Zulassungs- oder Ablehnungsbescheid, Einladung Auswahlgespr.Teilprozess: Studienplatzvergabeverf. / Zulassung (1)

Nr. Teilaufgabe IT-SystemVerwendete Daten / Dokumente

A: AusführenderV: Verantwortlich

Outputdaten an Prozess? ZU BEACHTEN!

1 Unterlagen auf Vollständigkeit u. Zulassungsfähigkeit prüfen

CMS Gesetze AV: Stud. –Angeleg. Sicherer Online-Zugriff vom Bewerber, Unterlagen spezifizieren

2 Eingangsbestätigung oder Aufforderung zur Nachreichung

CMS, Word AV: Stud. –Angeleg. Exakte Beschreibung der Stati, Unterlagen spezifizieren

3 Nach Bewerbungsschluss Prüfung der Unterlagen

CMS Listen aus CMS AV: Stud. –Angeleg. Unterlagen spezifizieren

4a Freie Studiengänge: Zulassung o. Ablehnung verschicken

CMS, Word automatisch Exakte Adressdaten

4b Vergabeverfahren durchführen (NC) (

CMS, Mitteilung und Veröff. im Gesetz, (Grundlage für ….

AV: Stud. –Angeleg.V (E): Studienkom.

Vorgehen exakt beschreiben,


Tool zur Softwarebewertung

Entwickelt Auswahl von Software. © 2008 e-ThinkTank e.V. / Arbeitskreis IT-Contolling

Tool zur Auswahl von Softwaresystemen

KO-ANALYSE Gesamt-Ergebnis für alle Softwaresysteme

Analyse Ergebnisse

Einführung

Gewichtung HauptgruppenAnbieteranalyse

FunktionenanalyseDatenbasisanalyse Anbieter

DETAILANALYSE

SystemumgebungsanalyseFlexibilitäts-/Updateanalyse


Implementierung und Change Management

MS5 MS6 MS7

Fachkonzepterstellt

Phase 6: Detaillierte Soll-

Prozesse (Fachkonzept) und IT-Konzept

Phase X: XXX

Projekt 3:Begleitung der Implementierung

SchulungRollen und Qualifikationen


Das Wissen muss in die Breite gestreut, die Anwendung der Prozesse von beherrscht, der Wille zur Veränderung gestützt und das konsequente Tunsichergestellt werden.

WISSEN

WISSEN

KÖNNEN

KÖNNEN

WOLLEN

WOLLEN

T

U

N

T

U

N

Leistung

Vorgaben, Regeln, Standards, Vision, Prozesse, Kultur

A. Strategie & Kundenorientierung

B. M

odel

lieru

ng &

Pro

zess

arch

itekt

ur

F. Prozessgestaltung

G. IT - Systeme

E. Programm – Management & Methoden

Cha

nge

-Man

agem

ent

C. Organisation & Führung

H. M

itarb

eite

r &

Kom

pete

nzen

Proj

ekt -

Man

agem

ent

D. C

ontro

lling

& St

euer

ung


Der Weg vom Wissen zum Tun…

Ziel-gruppe

Inhalt

Moderation durch BPM-Gremium als Treiber des Wandels

• Führungskräfte• Projektleiter• IT, Q, C, UE

Einheitlichen Überblick über das

Prozess-management

kommunizieren

Informations-veranstaltung

WISSENProzesse

• Projektleiter• Teilprojektleiter• Projekt-mitarbeiter

Trainings Prozess-management

Sicherer Umgang mit den Methoden

und Tools zum Prozess-

management

KÖNNENMethoden, Tools

• Projektleiter• Abteilungsleiter• Prozessowner

Führung und Verhalten in Prozessen

Realisierung der teamorientierten

Führung und Verhaltensweisen

„soft facts“

WOLLENVerhalten

• Führungskräfte aus der Linie

• GF

Change Board

Reflexion und Optimierung der

Prozess-managementKultur und

Zielvorgaben

TUNKultur

• Projektleiter• Mitarbeiter• Projekt-MA

Anwender-dialog

Aufnahme und Diskussion von

Problemen in der Anwendung

TUNMotivation


bps business process solutions GmbHStahltwiete 23, 22761 Hamburg

Tel.: 040 / 31 99 222 - 0Fax.: 040 / 31 99 222 - 9eMail: [email protected]

www.bps.de

IhrAnsprechpartner

Dr. Andreas Bruns

Dr. Arno Müller

Ihre Prozesse sind unser Geschäft.

Sprechen Sie uns an.

MaterialInfo

Documents

Digitalisierung der Hochschule - Wissenschaftsmanagement Online · 2014. 5. 27. · Lars von Thienen bps business process solutions GmbH Kleine Johannisstraße 9 20457 Hamburg 040