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G08/D03/O
Directrices –
Difusión
Modelo de Gestión de Documentos y
Administración de Archivos (MGD) ara la
!ed de "ransarencia y Acceso a la
#nformación (!"A)
Versión: 1.0
Fecha: diciembre de 2014
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$
G08/D03/O Directrices – Difusión
Coordinadores
%eatri& 'ranco sio
!icard *+re& Alc,&ar
Equipo
%lanca Desantes 'ern,nde&
'rancisco 'ern,nde& -uesta
.avier !eueo 1alama
2 De los tetos4 sus autores
ste documento se encuentra en fase 5orrador6 7i la !"A ni los autores se hacen resonsa5les de un
mal uso de esta información
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stas Directrices se interan en el MGD se9n se esecifica en el siuiente Diarama de
relaciones4
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:
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;6 *resentación y o5etivos
;6;6 'inalidad
;6$6 Alcance y contenido
;636 Documentos relacionados
$6 <a difusión de documentos en las orani&aciones
$6;6 Asectos a considerar
$6$6 l *lan de difusión
$636 O5tención de resultados
36 Metodolo=a ara la creación de un *lan de difusión
36;6 An,lisis de situación
36$6 Desarrollo de los rocesos relativos a la difusión
3636 -onstrucción del *lan de difusión
36:6 ecución y evaluación del *lan de difusión
:6 -uadro de comromisos de cumlimiento
>6 "+rminos y referencias
>6;6 Glosario
>6$6 %i5lioraf=a
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1. Presentación y objetios
1.1. Fina!idad
<a finalidad de estas Directrices es ofrecer una serie instrucciones t+cnicas ara llevar a ca5o el
roceso de difusión de documentos ue se uede desarrollar una orani&ación? en el marcodel Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos de la !ed de
"ransarencia y Acceso a la #nformación (!"A)6
1.2. "!cance y contenido
stas Directrices roorcionan unos fundamentos esenciales ara comrender cómo se uede
deslear adecuadamente el roceso de difusión vinculado a la documentación de una
orani&ación concreta desde la unidad resonsa5le de estionar sus documentos y oder
desarrollarlo efica&mente a diferentes niveles de alica5ilidad en una orani&ación? se9n
esta5lece el Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos de la !"A6
1.#. $ocumentos re!acionados
%0&'( %u)a de sericios de "rchio
%0&'$01'( "tención a !a "dministración
%0&'$02'( "tención a! p*b!ico
2. +a di,usión de !os documentos en !as or-aniaciones
"radicionalmente? se ha considerado la difusión como una función archiv=stica cuya finalidad
era romover y enerali&ar la utili&ación de los fondos documentales de los archivos? al tiemo
ue se hac=a art=cie a toda la sociedad del ael ue desemean los archivos dentro de
ella6
<os archivos? entendidos como auellas unidades deendientes de las orani&ación?
resonsa5les de la custodia y estión de los documentos ue roduce y reci5e dicha
orani&ación? se constituyen en una fuente continua de información y conocimiento ue
uede estar al servicio de la roia orani&ación? ero tam5i+n de la sociedad en eneral6
*or este motivo? las ersonas resonsa5les de la estión documental dentro de cada
orani&ación de5en contemlar como uno de los ilares de su actividad esa función social?
como arantes del conocimiento y de la evolución de la sociedad? tal y como se reflea en la
información ue contienen los documentos de su orani&ación6
<as ersonas resonsa5les de la estión de documentos de5en orani&ar sus
actividades ensando en las necesidades resentes de la orani&ación? ero
tam5i+n de5en tener en consideración las necesidades futuras de la orani&ación y
la sociedad6
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n este sentido? a los efectos de estas Directrices? se uede considerar la difusión como un
roceso archiv=stico ue 5usca romover la utili&ación de los documentos roducidos o
reci5idos or una orani&ación? ermitiendo el acercamiento entre el archivo y sus usuarios y
meorando su reconocimiento? resencia y credi5ilidad como unidades de estión
administrativa y cultural6
2.1. "spectos a considerar por parte de !a or-aniación
<os archivos contemlan como arte de su misión esec=fica la lanificación? imlementación y
evaluación del sistema de estión de documentos dentro de la orani&ación de la ue
deenden? con el fin de oder orani&ar y conservar sus documentos y la información ue
contienen como un recurso 5,sico ara la estión ordinaria de la orani&ación6
*ero tam5i+n se uede enlo5ar dentro de su misión otro tio de función4 contri5uir a la
difusión de la orani&ación y del atrimonio documental ue roduce? 5ien mediante la
creación de roductos o servicios destinados a satisfacer las necesidades de sus roiosusuarios? o 5ien mediante actividades ue den a conocer los fondos documentales a la
ociedad en eneral6
*ara oder desarrollar adecuadamente la difusión en un archivo? es necesario tener en cuenta
una serie de elementos fundamentales4
B <a documentación de5e encontrarse de5idamente orani&ada? con el fin de oder
conocer su contenido y los asectos ue ueden ser merecedores de ser difundidos6
*or este motivo? es recomenda5le alicar el roceso de difusión so5re auellas
aruaciones documentales ue ya han sido o5etos revios del resto de rocesos de
estión documental (identificación? valoración? acceso? descrición? etc6)6
s necesario definir adecuadamente los o5etivos y metas ue se retenden alcan&ar a trav+s
de la difusión de los documentos de una orani&ación6 stos o5etivos ermitir,n ela5orar el
*lan de difusión y adem,s facilitar, su alineación con las estrateias enerales de la
orani&ación C+ase G01D01G! "lanes estrat#$icosE6
s necesario identificar el tio de usuarios ue ueden verse 5eneficiados de los
desarrollos en materia de difusión archiv=stica ue realice la orani&ación? estudiando
las caracter=sticas m,s imortantes ue los definen y las necesidades de información o
conocimientos ue ueden ser resondidas or arte de la orani&ación
s necesario conocer todos los recursos con los ue uede contar la orani&ación?
tanto en materia de recursos económicos y materiales disoni5les ara su uso como
en materia de recursos humanos y cometencias eistentes
s necesario conocer todas las osi5ilidades de servicios y roductos de difusión ue
ueden ofrecerse ara cumlir de la forma m,s efica& osi5le con los o5etivos
revistos? utili&ando los recursos disoni5les
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s necesario reali&ar sondeos y estudios de la situación en materia de difusión de
documentos ue se realicen en orani&aciones similares? as= como los resultados
o5tenidos or su arte6
2.2. E! P!an de di,usión
Anali&ando todos estos asectos? odemos comro5ar cómo la forma m,s recomenda5le ara
llevar a ca5o el roceso de difusión es disoner de una lanificación esec=fica de las
actividades corresondientes6
sta lanificación uede reci5ir la denominación de *lan de difusión? entendido como un
documento de laneamiento interal esec=fico de auellas actuaciones en materia de
difusión ue se vayan a orani&ar or arte de una orani&ación6
<os lanes de difusión est,n considerados como la meor herramienta ara la
estión efica& y rolonada de las actividades relacionadas con difusión en las
orani&aciones6
<os lanes de difusión ueden ser considerados documentos de lanificación indeendientes o
eclusivos de las unidades resonsa5les de la estión de documentos? aunue tam5i+n ueden
formar arte de los documentos de laneamiento estrat+ico de la orani&ación? asando a
conformar un aartado dentro de los lanes estrat+icos enerales o los osi5les lanes
oerativos en ue se uedan deslear C+ase G01D01G! "lanes estrat#$icosE6
2.#. /esu!tados
<a difusión ofrece un valor aadido ue odr=a considerarse indirecto ara la o5tención de5eneficios directos dentro de la roia orani&ación? uesto ue los resultados o5tenidos no
eneran un 5eneficio directo so5re la roia orani&ación en si ni so5re sus usuarios directos?
tal y como ocurre con la mayor arte de rocesos de estión documental? en los cuales las
actividades desarrolladas resonden a una necesidad directa lanteada? ya sea or una unidad
de la orani&ación o 5ien or un usuario de la misma6
*or este motivo? la difusión ha sido conce5ida como una función secundaria en determinados
,m5itos u orani&aciones donde lo ue rima es la eneración de un valor directo frente a los
osi5les 5eneficios indirectos6 sta filosof=a ha sido alicada de forma eneral so5re auellos
archivos cuyos rocesos de estión documental se centra5an en las fases activas del ciclo vitalde los documentos? considerando las actividades de difusión eclusivamente destinadas a
desarrollarse en archivos de car,cter histórico6
n realidad? una adecuada lanificación del roceso de difusión en cualuier tio de archivo?
ya sea histórico o no? ofrece m9ltiles ventaas y 5eneficios a dicha unidad? entre las ue
odemos destacar las siuientes4
Aumenta el osicionamiento del archivo4 racias a las actividades de difusión? se da a
conocer el archivo como una unidad o servicio destinado a la consulta de información?
no sólo hacia fuera de la orani&ación? sino ue tam5i+n hacia el interior de la roia
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orani&ación? alcan&ando ,m5itos ue udieran desconocer todav=a el tio de
actividades ue se desarrollan or esta unidad
Aumenta el volumen de catación de usuarios4 or medio de las actividades de
difusión? se roicia el acercamiento de usuarios al archivo y la documentación ue
custodia aumentando? el volumen del actividades
*ermite la osi5ilidad de o5tener mayor volumen de recursos ara desarrollar sus
actividades6 i las actividades de difusión est,n 5ien lanificadas? orientadas y con
unos o5etivos definidos? el +ito de sus actuaciones y la meora del osicionamiento
dentro de la orani&ación con ello conlleva facilitar, la asinación de nuevos recursos
ara la unidad or arte de los altos resonsa5les de la orani&ación6
n definitiva? si se anali&a adecuadamente la situación de cada archivo o de cada orani&ación
y se disea un *lan de difusión ersonali&ado ue ermita resonder con +ito a las
necesidades de los usuarios de cada orani&ación? se odr, conseuir la meora de lareutación y de la credi5ilidad? tanto de la orani&ación en eneral como de la unidad de
archivo ue osea6
#. etodo!o-)a para !a creación de un P!an de di,usión en un archio
*ara oder disear un lan efectivo de difusión en una unidad ue sea resonsa5le de
estionar documentación? lo m,s adecuado es llevar a ca5o una 5uena lanificación de todo el
roceso? ara lo cual se uede asumir una metodolo=a 5asada? en rimer luar en un an,lisis
de la situación ue nos ermita conocer las osi5ilidades de difusión y los tios de usuarios alos ue llear6
#.1. "n!isis de !a situación
n esta rimera etaa? se de5e recoilar toda la información ue ueda resultar imortante
ara futuras actuaciones de difusión? desde la información del roio edificio ue al5era la
documentación hasta los rocesos de estión documental? los tios de usuarios? etc6
-on este an,lisis reliminar? se odr,n tomar las decisiones m,s adecuadas en cuanto al tio
de roductos? servicios o actividades de difusión ue resulten m,s atrayentes ara el sector de
usuarios ue se haya odido definir6
Estructura de! archio de !a or-aniación. <a estructura or,nica de un archivo? as=
como de la orani&ación de la ue forma arte? esta5lece relaciones oeracionales y
administrativas entre s=? con el fin de cumlir funciones ue ermitan el cumlimiento
de los o5etivos asinados mediante diversos niveles de resonsa5ilidad6 *or tanto?
resulta imortante identificar la osición administrativa del archivo dentro del
orani&ación de la ue forma arte? con el fin de oder visuali&ar adecuadamente su
osición dentro del sistema y as= identificar los roles esec=ficos de cada ruo de
tra5ao o usuarios ue haya en el mismo6
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Conocimiento de! entorno ,)sico de! archio. 7o sólo resulta imortante conocer la
situación del archivo dentro de la estructura orani&ativa de la ue forma arte? sino
ue tam5i+n es necesario conocer el entorno f=sico donde el archivo se u5ica con el fin
de oder aduirir el mayor conocimiento osi5le de la u5icación eor,fica? la sede
del archivo? los esacios disoni5les ara su uso? etc6
Conocimiento de !os usuarios. n cualuier lanificación de difusión resulta muy
conveniente identificar los tios de usuarios de ue disone un servicio de archivo?
uesto ue el tratamiento y las actividades de difusión siemre variar,n en función de
los usuarios a uienes vayan destinadas6 *or ello? la norma eneral esta5lece ue se
de5e anali&ar el tio de usuarios de ue disone un servicio de archivo? identificando
tios en función de alunas caracter=sticas m,s relevantes (seo? edad? formación
acad+mica? eiencias? etc6)6 De esta forma? se ueden confiurar unos modelos de
usuarios? llamados Husuarios o5etivoI? ue servir,n como referencia ara orientar las
actividades de difusión de cara a satisfacer sus eectativas6
Conocimiento de productos y sericios de di,usión. Al iual ue es necesario reali&ar
un an,lisis interno ue incluye el conocimiento del servicio de archivo y de sus
usuarios? tam5i+n es necesario a5ordar un an,lisis eterno ue ermita conocer las
osi5ilidades eistentes en materia de difusión ue odr=an ser alicadas en el archivo6
*ara ello? la norma eneral esta5lece la osi5ilidad de reali&ar %enchmar&in$? es decir?
anali&ar casos de +ito o tomar como eemlos referencias conocidas? ya sea en el
mismo sector o en sectores aenos? con el fin de identificar los criterios 5,sicos ue un
servicio de archivo uede utili&ar ara evaluar una futura careta de servicios de
difusión6
"n!isis de posib!es estrate-ias de di,usión. Adem,s de los an,lisis internos y eternos
de la situación? es conveniente reali&ar el an,lisis de las estrateias ue se utili&an en el
roio archivo ara lorar una mayor interacción con sus usuarios6 !esulta
conveniente conocer la forma en ue los servicios de archivo entran en contacto con
sus usuarios uesto ue resultar, sumamente imortante de cara a mantener su
atención en actividades de difusión6 *ara ello? se ueden reali&ar an,lisis de los
mecanismos de atención a usuarios o incluso cuestionarios directos a los usuarios ara
ue eliuen ellos mismos la forma or la cual toman contacto con el archivo6
#.2. $esarro!!o de !os procesos re!atios a !a di,usión
Jna ve& se haya reali&ado el an,lisis reliminar? todo ese conocimiento se odr, ir traduciendo
en una serie de rocesos relativos a la difusión ue ueden ser imlementados desde el
servicio de archivo? con el fin rincial de interretar las necesidades de los usuarios
identificados de acuerdo con los recursos disoni5les y las estrateias de comunicación
eistentes C+ase G0;/D0$/G6 'ormaliación y anlisis de procesosE6
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*ara ello? una ve& identificadas las necesidades de los usuarios? se recisa crear o disear el
roceso o los rocesos ue sean resonsa5les de la difusión? acordes con las necesidades de
cada tio de usuario eistente6
<os servicios de difusión de5en satisfacer en todo luar las necesidades ue se
lantean los usuarios del archivo6 i una actividad de difusión no sirve araresonder las eectativas de al9n tio de usuarios? entonces est, mal diseada6
-uando nos referimos a la necesidad de disear rocesos o servicios acordes a las necesidades
de los usuarios del servicio de archivo? de5emos estructurar el tra5ao de diseo siuiendo
varios asectos4
Estab!ecimiento de indicadores de -estión de !a di,usión. <os indicadores de difusión
ermitir,n evaluar el rado de cumlimiento de los o5etivos marcados ara cada uno
de los roductos? servicios o actividades ue se vayan a deslear6 n el momento en
ue se identifican lenamente las necesidades de los usuarios? se ueden lantearo5etivos a cumlir y el rado de cumlimiento de dicho o5etivo? ue de5er=a ser
evalua5le a trav+s de una serie de indicadores 5,sicos de estión C+ase G01D0*
Indicadores de evaluaciónE6
$esarro!!o de productos o sericios. <a selección y el deslieue de actividades o
servicios osi5les de difusión en un archivo siemre estar, relacionada con las
eectativas de los usuarios6 Antes de construir un *lan de difusión? ser, necesario
sa5er u+ tios de actividades o servicios ueden ser desleados or el servicio de
archivo y ue ser,n tenidos en consideración a la hora de construir el *lan de difusión6
Alunos de los roductos? servicios o actividades m,s utili&ados en cuanto a difusiónen archivos son los siuientes4
osiciones documentales o tem,ticas? ya sea en esacios disoni5les en
el roio archivo o en micrositios de #nternet
.ornadas t+cnicas de car,cter rofesional? destinadas a m9ltiles tios de
usuarios? ya sean rofesionales de la estión documental o de otros
,m5itos
Actividades edaóicas o did,cticas? diriidas a cualuier tio de usuario
con necesidades formativas
Actividades culturales en eneral? utili&ando como entorno el roio
esacio del archivo
*roductos de merchandisin$? relacionados con el servicio del archivo
(carteles? ostales? o5etos decorativos? etc6)
Estrate-ias de promoción. Al iual ue es necesario conocer y lanificar de antemano
el rado de efectividad de las osi5les actividades o servicios desleados? resulta
iualmente oortuno lanificar la metodolo=a ue se retende utili&ar ara dar a
conocer las actividades y servicios ofrecidos a los usuarios otenciales6 Al iual ue
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ocurre con los roductos o servicios de difusión? una lanificación adecuada de la
romoción facilita el +ito en cuanto al desarrollo de cualuier actividad de difusión6
*ara ello? ser, necesario conocer las v=as de romoción ue resulten ótimas ara ue
la información so5re las actividades lleue a los usuarios de la forma m,s efica&6 A
continuación incluimos alunas de las estrateias de romoción m,s utili&adas4
*,inas Ke5
*resencia en redes sociales
*u5licación de 5oletines informativos
-ontratos de u5licidad
=deos institucionales
'olletos
Art=culos en rensa
<a selección de una adecuada estrateia de romoción desde un servicio de archivo
resultar, tan determinante ara aranti&ar el +ito como la roia actividad de
difusión lanteada6
#.#. Construcción de! P!an de di,usión
Jna ve& ue se haya reali&ado el an,lisis de dianóstico de la situación y se hayan determinado
los rocesos de difusión? es necesario roceder a confiurar la resentación del *lan de
difusión6
l *lan de difusión ue se deslieue y confiure desde una unidad destinada a la estión
documental de5er=a estar avalado o contemlado en la lanificación estrat+ica ue desarrolle
dicha unidad6 *or ello? se recomienda su inclusión en la lanificación estrat+ica eneral del
archivo? as= como en la lanificación interal de la orani&ación? de forma ue se ermitan
alinear los o5etivos del *lan de difusión con auellos o5etivos ue resulten similares en la
estrateia lo5al de la orani&ación C+ase G01D01G! "lanes estrat#$icosE6
Jn *lan de difusión uede contener? como m=nimo? los siuientes aartados4
n resumen ejecutio. n este aartado se de5er=an incluir las l=neas 5,sicas de las
actividades de difusión desleadas4 contenidos 5,sicos? o5etivos y resultados
revistos? tiemos ara su eecución? etc6
$ia-nóstico. e ofrece un acercamiento al an,lisis reali&ado con anterioridad ue ha
ermitido confiurar el contenido del *lan de difusión? descri5iendo las condiciones
enerales de la unidad de archivo y de la orani&ación suerior? los ro5lemas
descu5iertos? las oortunidades osi5les? los tios de usuarios identificados? etc6
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(bjetios y metas. De5en incluirse los o5etivos ue se retenden alcan&ar con el
deslieue del *lan de difusión? ofreciendo una 5reve elicación de los mismos as=
como una referencia a los indicadores de estión de la difusión ue van a ser utili&ados
ara comro5ar su rado de cumlimiento6
"ctuaciones de $i,usión. l *lan de5er, contemlar el conunto de actuaciones oroyectos de difusión ue el archivo vaya a oner en r,ctica ara intentar cumlir
con los o5etivos definidos reviamente6 ste listado de actuaciones odr, variar en
función del centro donde se vaya a desarrollar? del resuuesto disoni5le ara su
eecución o incluso del rado de imlementación de servicios similares6
3cticas de promoción6 e incluir, una elicación del m+todo ara dar difusión a las
roias actividades de difusión? incluyendo osi5les varia5les en función de los
recursos de ue se uedan disoner6
"neos. "oda la información necesaria ara conocer el desarrollo de las actividadesincluidas en el *lan y la forma de tramitar dichas actividades de5er=a ser incluida en
documentación anea? ara ue el *lan de difusión ueda ser considerado como un
9nico auete documental ue ermita el deslieue de las actividades incluidas en +l6
l documento resultante confiura lo ue venimos llamando *lan de difusión y de5er=a ser un
documento ue or s= mismo ermita el desarrollo de todas las actividades contemladas en
+l6 Adem,s? es conveniente ue dicho *lan de difusión reci5a el aoyo y la validación de
auellas unidades imlicadas en su eecución o seuimiento? as= como el visto 5ueno de los
altos resonsa5les de la orani&ación6
#.4. Ejecución y ea!uación de! P!an de di,usión
-uando el *lan de difusión ha sido aro5ado? el siuiente aso consiste en eecutarlo se9n las
actividades o la&os de tiemo fiados en el roio *lan6 *uede ocurrir ue en ocasiones? ara
oder eecutarlo adecuadamente? el *lan de difusión de5a ser dividido o reartido or
secciones en función de las fechas o ,m5itos de actuación6 n este caso? se recomienda ue el
roio *lan de difusión ya contemle esta osi5ilidad reviamente y resuelva la forma de
reali&ar el seuimiento y eecución del mismo ara evitar osi5les vac=os en su desarrollo6
l roósito 5,sico de todo *lan de difusión de5e ser eecutarlo? a ser osi5le? con el mayor
nivel de alineamiento osi5le a los o5etivos revistos en el *lan6 L ara comro5ar su
eecución? es necesario reali&ar? de forma aralela a su eecución? un seuimiento y control de
su desarrollo? o5teniendo r,cticamente en tiemo real una visión del estado del *lan y de las
osi5les desviaciones ue suran con cada una de las actividades desleadas? con el fin de
oder tomar las medidas correctivas lo antes osi5le6
*ara reali&ar adecuadamente el seuimiento y la evaluación del *lan? es necesario ha5er
identificado correctamente las tareas y funciones de auellas ersonas ue sean resonsa5les
de reali&ar dicho seuimiento6 Dichas tareas de5en ser conocidas y f,cilmente identifica5lesdentro del seuimiento del *lan y adem,s de5er,n estar contemladas en el momento de
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asinar resonsa5ilidades as= como en cuanto a caacitación del ersonal ue conforma la
unidad de archivo corresondiente C+ase G01D0+G! Roles, responsa%ilidades y
competenciasE6
l roceso de seuimiento y control del *lan de difusión ermitir, medir los indicadores de
estión de la difusión contemlados en el *lan ara conocer el rado de cumlimiento de loso5etivos revistos6 *ero tam5i+n se odr,n tomar decisiones de seuimiento y control no
contemladas reviamente en caso de ue resulte necesario monitori&ar al9n asecto
concreto6
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4. Cuadro de compromisos de cump!imiento
ste cuadro identifica auellos comromisos esta5lecidos en las l=neas de actuación de la Gu=ade #mlementación de servicios de archivo? as= como una serie de recomendaciones so5re
cómo cumlir con los mismos6
l n9mero reresentado es el mismo con el ue se identifica dicho comromiso en la Gu=a de#mlementación6
56 Compromisos Cómo cump!ir con !os compromisos
#.1 #nclusión de las actividades dedifusión dentro de las cometenciasy resonsa5ilidades de la unidad dearchivo de la orani&ación
Anali&ar las cometencias a desemear or elersonal ue comonen la unidad resonsa5lede la estión documental
#ntroducir funciones esec=ficas relacionadascon la difusión en la lantilla de la unidad dearchivo dentro de la orani&ación
Disear actividades 5,sicas de difusión de losservicios ue se ofrecen en el archivo de laorani&ación
#.2 !eali&ación de un an,lisis dedianóstico de la situación uerodea al archivo de la orani&aciónara disoner de un lan de difusiónadecuado
!ecoilar toda la información de conteto de launidad de archivo dentro de su roiaorani&ación
-onocer el entorno f=sico ue rodea a la unidadde archivo (edificio? luar eor,fico? historia?etc6)
sta5lecer cateor=as de Husuarios o5etivoIue sean los recetores 5,sicos de lasactividades de difusión
Anali&ar osi5les roductos o servicios dedifusión a desarrollar? 5uscando referencias en,m5itos aenos a la unidad de archivo
Anali&ar osi5les estrateias de difusión yromoción v,lidas ara acercar las actividadesa los usuarios
#.# Diseo de los rocesos relativos a ladifusión 5ao la resonsa5ilidad dela unidad encarada de la estión de
documentos dentro de laorani&ación
#dentificar los o5etivos ue se eseran o5tenercon la uesta en marcha de actividades dedifusión dentro de la unidad de archivo de la
orani&ación
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*lanificar un sistema de indicadores deevaluación y seuimiento de las actividades dedifusión con indicadores de evaluaciónesec=ficos
Disear los rocesos de difusión ue senecesiten dentro de la orani&ación? deacuerdo con las osi5les estrateias adesarrollar
Disear royectos esec=ficos de difusión arasu eecución or arte de la orani&ación(eosiciones? eventos? actividades formativas?roductor de merchandisin? etc6)
Anali&ar las estrateias de romoción m,s
adecuadas ara la difusión del servicio dearchivo y deslear auellas ue resulten m,scercanas a los usuarios o5etivo (sitios Ke5?redes sociales? u5licidad? folletos? etc6)
#.4 -onstrucción de un *lan de difusióninteral? aro5ado or laorani&ación como un elementoestrat+ico m,s de la unidad dearchivo
Jtili&ar de toda la información recoidaanteriormente ara redactar un auetedocumental interal ue contenan loselementos fundamentales de la difusión de launidad de archivo de la orani&ación(dianósticos? o5etivos? actuaciones osi5les?
t,cticas de romoción? etc6)
Aro5ar el *lan de difusión or arte de losaltos resonsa5les de la orani&ación
#ncluir el *lan de difusión en la lanificaciónestrat+ica eneral de la orani&ación?asumi+ndolo como una arte del mismo
#.7 ecución y seuimiento del *lan dedifusión y de las actividades ue lo
comonen
Asinar ersonas resonsa5les de reali&ar lasactividades contemladas en el *lan
Asinar ersonas ue sean resonsa5les dereali&ar el seuimiento y el control de lasactividades contemladas en el *lan
!edactar informes o memorias de lasactividades reali&adas? detallando el desarrollode cada actuación unto con un an,lisis deresultados
-omro5ar el rado de desviacionesresultantes de la alicación del *lan con
resecto a los o5etivos revistos en el mismo
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#.8 An,lisis final de los resultadoso5tenidos y esta5lecimiento demeoras en futuros lanes dedifusión
!edactar un informe final de cumlimiento del*lan de difusión? utili&ando la información delos indicadores y los informes de desarrollo unave& ue se ha finali&ado el la&o ara laeecución del *lan
*rooner meoras o cam5ios en el siuiente*lan de difusión? a artir del contenido delinforme final y de las desviaciones resultantescon resecto a los o5etivos definidos en el*lan de difusión revio
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7. 39rminos y re,erencias
7.1. %!osario
"tención a! p*b!ico4 servicio ue resta una orani&ación a usuarios eternos con el o5etivode satisfacer sus necesidades mediante las actividades ue desemea6
enchmar;in-4 roceso comarativo de evaluación sistem,tica y continua de los roductos?servicios y rocesos desarrollados en otras orani&aciones ue evidencias 5uenas r,cticascon el o5etivo de transferir su conocimiento y alicación6
Ca!idad4 rado en el ue un conunto de caracter=sticas inherentes a una orani&ación oservicio cumle con los reuisitos esta5lecidos de antemano6
$i,usión4 roceso archiv=stico ue 5usca romover la utili&ación de los documentos roducidoso reci5idos or una orani&ación? ermitiendo el acercamiento a los usuarios y meorando su
reconocimiento? resencia y credi5ilidad como unidades de estión administrativa y cultural6
<ndicador4 unidad de medida ue ermite reali&ar el seuimiento y la evaluación eriódica delas varia5les clave de una orani&ación
Marketing4 conunto de t+cnicas y estudios orani&ativos ue tienen como o5eto meorar laromoción de un determinado servicio o roducto? mediante la identificación clara denecesidades or arte de los usuarios6
P!an de di,usión4 documento de laneamiento interal esec=fico de auellas actuaciones enmateria de difusión ue se vayan a orani&ar or arte de una orani&ación6
3cticas de promoción4 conunto de mecanismos o actuaciones orientadas a estimular laetensión del conocimiento y difusión de auellas actuaciones ue se desarrollan dentro deuna orani&ación6
7.2. ib!io-ra,)a
A<%!- # 'JGJ!A? !6 $0036 <a dinami&ación cultural en el archivo? un reto futuro6 n4 !L
D <A *NA? !6 (coord6)6 Aprender y ense-ar con el archivo. s#ptimas /ornadas archivsticas,
uenteheridos, 200+6 uelva4 Diutación *rovincial de uelva? 6 ;$FB;3>6
A<%!-? !6? %O#? <6? 7AA!!O? 76P <A? 6 $00;6 Archivos y cultura. manual de
dinamiación6 Gión4 "rea
-AM*O? .6 $006 <a difusión en los archivos4 imortante herramienta de royección ante la
sociedad6 Revista 3ódice Cen l=neaE? > ($)6 C-onsulta4 ;> diciem5re $0;:E6 Disoni5le en4
htt4//erints6rclis6or/$0$3@/;/<aQ$0difusiQ-3Q%3nQ$0enQ$0losQ$0archivos
Q$0imortanteQ$0herramientaQ$0deQ$0royecciQ-3Q%3nQ$0anteQ$0laQ$0sociedad6df
-A"#<<O %J!GO? 6 6 $006 *rouesta ara construir lanes de difusión en archivos
universitarios6 Revista 3ódice Cen l=neaE? > ($)? 6 $0B$$> C-onsulta4 ;> diciem5re $0;:E6
Disoni5le en4
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htt4//erints6rclis6or/$0$3/;/*rouestaQ$0araQ$0construirQ$0lanesQ$0deQ$0difusi
Q-3Q%3nQ$0enQ$0archivosQ$0universitarios6df
-!DA DRA1? .6 $0086 <as eosiciones documentales6 "+cnicas y tendencias6 T%ula? ;;? 6
3>B38:
-!DS DRA1? .6 $0;06 <os archivos? un luar ara descu5rir6 eriencias de dinami&ación
cultural Cen l=neaE6 n4 +4 5ornadas Archivando! 6a difusión en los archivos! Actas6 <eón4
'undación ierra *am5ley6 C-onsulta4 ;> diciem5re $0;:E6 Disoni5le en4
htt4//archivofsierraam5ley6files6Tordress6com/$0;;/0;/actasUornadasU$0;06df
-!LM%<? A6 $0;06 An Analysis of "Titter and 'ace5ooV Jse 5y the Archival -ommunity6
Archivaria Cen l=neaE? 70! C-onsulta4 ;> diciem5re $0;:E6 Disoni5le en4
htt4//ournals6sfu6ca/archivar/inde6h/archivaria/article/vieT/;3$8E
'!7S7D1 -J"A? '6 $0086 Archi5los4 el 5lo como nueva herramienta de difusión del
archivo Cen l=neaE6 5ornadas Archivando! 8n nuevo paradi$ma en la $estión de archivos6 <eón4
'undación ierra *am5ley6 C-onsulta4 ;> diciem5re $0;:E6 Disoni5le en4
htt4//TTT6slideshare6net/acofernande&/ornadasBarchivamosBresentation
.AW7? <6 '6 $00@6 6a Difusión de Archivos. estrate$ias para su proyección6 -onvención
#nternacional de Archivistas6 Mar del *lata? Arentina6
#!!A? <6 '6 $0;;6 Difusión en archivos4 una visión interadora6 3ódices Cen l=neaE? F ($)6
-olom5ia4 Jniversidad <asalle6 C-onsulta4 ;> diciem5re $0;:E6 Disoni5le en4
htt4//revistas6lasalle6edu6co/inde6h/co/article/vieT/F0F
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