DIRECTRIZ DE IMAGEN INSTITUCIONAL, DIVULGACIÓN Y ... … · MANUAL PARA LAS DIRECTRICES DE IMAGEN INSTITUCIONAL, DIVULGACIÓN Y COMUNICACIONES Código: PA01-DAC-M1 Versión: 2 Página

MANUAL PARA LAS DIRECTRICES DE IMAGEN INSTITUCIONAL, DIVULGACIÓN Y COMUNICACIONES

Código: PA01-DAC-M1

Versión: 2

Página 1 de 14

Fecha de emisión: 30/07/2014

EL FORMATO IMPRESO DE ESTE DOCUMENTO ES UNA COPIA NO CONTROLADA

Bogotá, 2014



Versión: 2

Página 2 de 14



1. INTRODUCCIÓN

Lo que las organizaciones deciden, planifican y realizan, sólo adquiere sentido y se hace realidad cuando lo comunican. Si no se comunica no existe ni en el ámbito interno ni en el sector externo. La comunicación es más fuerte que la acción. (Joan Costa)

El Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA, tiene la necesidad de implementar estrategias coordinadas de comunicación, tanto a nivel interno como externo, dirigidas a los agentes relacionados con su gestión y a la ciudadanía en general. El documento de Política de Comunicaciones del INVIMA, prevé el desarrollo de estrategias desde cuatro ejes: corporativo, referido a las relaciones públicas e institucionales, informativo, referido a los medios de comunicación, para la interacción, referido a la participación social, y organizacional, referido a la comunicación interna. Uno de los elementos más importantes de la cultura organizacional es justamente la comunicación interna, que involucra como propósito no sólo la emisión oportuna de mensajes con respecto a decisiones directivas y programas de bienestar social, sino también el fortalecimiento del sentido de pertenencia y la identidad frente a la misión, principios y valores de la Entidad. Es por esto que el INVIMA elabora esta Directriz de Imagen Institucional, Divulgación y Comunicaciones, con el objeto de que los funcionarios y contratistas de la Entidad conozcan y utilicen de manera adecuada y efectiva los canales de comunicación para que la información fluya entre las instancias y niveles tanto vertical como transversalmente dentro de la estructura organizacional.



Versión: 2

Página 3 de 14



2. PROPÓSITO Dotar al INVIMA de un lineamiento para el manejo de su comunicación organizacional, de manera que contribuya a la consolidación de uniformidad y unidad en cuanto a la imagen institucional de la Entidad. 3. ESQUEMA DEL DOCUMENTO:



Versión: 2

Página 4 de 14



4. IMAGEN CORPORATIVA: La imagen corporativa es el conjunto de símbolos, comunicación y comportamiento de una organización o institución, basados en su visión, misión y demás principios institucionales. Esta hace referencia a “cómo es percibida cada organización,” y se constituye en una herramienta para construir y proyectar solidez de su identidad institucional; por ello es importante construir una imagen corporativa sólida que genere recordación y confianza. Actualmente el INVIMA tiene definidos algunos elementos visuales de identidad institucional, los cuales se describen a continuación.

4.1 LOGOTIPO El logosimbolo es un grupo de elementos gráficos que representan a una empresa / institución, marca o producto, el cual es utilizado como distintivo y medio de identificación ante clientes y/o usuarios. Es la firma que la hace única en el mercado. El logotipo del INVIMA está compuesto por cuatro elementos:

Para generar solidez de marca, la imagen se apoya sobre el nombre del Instituto escrito en altas y bajas, en una fuente “Arial Narrow”.

La fuente “Opificio Regular” compone las letras que hacen parte de la palabra Invima, teniendo en cuenta que sus trazos son sólidos, dinámicos y modernos.

El signo de “visto bueno”, que era protagonista en la imagen anterior, se convierte en un nuevo signo con más curvas, dando dinamismo a la marca, haciéndolo único. Reemplaza la letra “V” haciendo alusión a la certificación que da la institución en sus labores de Inspección, Vigilancia y Control Sanitario.

En este signo no verbal se sugiere una figura humana, construida a partir de la “I”, introduciendo la marca para generar un concepto más humano y de cercanía en los consumidores.

El signo de los puntos en diferentes tramas, que se encuentra en la parte superior junto al punto del signo “i”, denota las principales Direcciones de la Institución, las cuales trabajan siempre de manera mancomunada.



Versión: 2

Página 5 de 14



4.2. CONSTRUCCIÓN:

4.3. COLORES Y COMPOSICIÓN: Las letras que componen el logotipo del Invima van en color azul, de la siguiente manera: Pantone Sólido: Composición: 632 C Composición: 376 C Sistema de impresión RGB:

=

X= mitad de la altura de la “i” central X= mitad de la altura de la “i” central

Los puntos superiores en estas dos letras (i-a), deben estar siempre centrados verticalmente.



Versión: 2

Página 6 de 14



=

Porcentaje de tintas:

Aplicación en escala de grises: Pantone Sólido: Composición: 424 C Composición: 419 C Sistema de impresión RGB:

= =

Rojo= 0% Verde = 158% Azul = 200%

Rojo= 149% Verde = 193% Azul = 31%

Rojo= 0% Verde = 0% Azul = 0%

Rojo= 111% Verde = 111% Azul = 111%



Versión: 2

Página 7 de 14



Porcentaje de tintas:

Aplicación a una tinta:



Versión: 2

Página 8 de 14



Prohibiciones: A continuación se describen las restricciones que se deben tener en cuenta a la hora de hacer uso del logo Institucional en publicaciones, impresos, presentaciones, y demás espacios donde la marca esté presente.

4.4. USO LEMA DE GOBIERNO (PROSPERIDAD PARA TODOS)

Cada período presidencial tiene un lema de Gobierno propio, el cual identifica la hoja de ruta de trabajo del Plan de Desarrollo del Gobierno y la línea a seguir por parte de las entidades públicas, durante los cuatro años de nombramiento o por el tiempo que dure el mandato presidencial.

Para el período 2010 – 2014, el lema de Gobierno corresponde a “Prosperidad para todos”, haciendo alusión a un “crecimiento económico equitativo y que pueda llegar sobre todo a los más pobres para disminuir esa brecha”. “La ‘Prosperidad para Todos’ también quiere decir que llega a todas las regiones por medio de planes y propuestas concretas”. 1

Para el caso de las comunicaciones externas del Instituto, es decir comunicaciones cuyo fin sea el público externo diferente al de la Institución, deberán incluir sin excepción, el lema de Gobierno, representado por un logotipo. Esto aplica también para la totalidad de formatos institucionales utilizados por las áreas de control de la Institución, se encuentren o no codificados.

Actualmente el uso del lema de Gobierno, “Prosperidad para todos”, está representado con el siguiente logotipo:

1 http://wsp.presidencia.gov.co/Prensa/2010/Noviembre/Paginas/20101112_09.aspx

http://wsp.presidencia.gov.co/Prensa/2010/Noviembre/Paginas/20101112_09.aspx



Versión: 2

Página 9 de 14



Y la forma como debe ser utilizado en las comunicaciones externas corresponde a la siguiente ilustración:

Como lineamiento de imagen institucional y comunicacional, siguiendo las directrices impartidas por Presidencia de la República, ningún tipo de modificación bien sea en la forma, color, posición, y/o uso diferente etc está permitida en cualquiera de estos logos.

Eslogan Institucional: El Eslogan es la frase que identifica a una institución en el mercado, define sus valores corporativos y la hace diferente a las demás. Este debe ser corto, efectivo, generar un impacto y tener una “personalidad distintiva”. Para el caso del INVIMA es la frase que identifica sus valores, la razón por la cual el equipo humano trabaja para hacer la diferencia el ámbito sanitario. El Eslogan que rige para la entidad a partir del 2014 es “calidad de vida”.

5. PAPELERÍA INSTITUCIONAL El diseño de la papelería institucional atiende una directriz de Presidencia de la República en el sentido de adoptar el logotipo que para el año en curso disponga, normalmente relacionado al lema de Gobierno.

DOCUMENTOS: Características:

Formato carta 21,5 x 27,9 cms

Formato oficio 21,5 x 34,2 cms Encabezado de páginas: en el margen superior izquierdo debe ir el logo del INVIMA de acuerdo con las características descritas y al lado derecho del logo debe ir el lema de gobierno que aplique. Para el período en vigencia corresponde a “Prosperidad para todos”. Pie de página: en la primera línea de texto, alineada a la izquierda, el nombre completo de la Entidad: “Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA”. En la segunda línea la dirección física de la sede central del Instituto así: “Carrera 68D 17-11/21 y el PBX. En la tercera línea el número del PBX: 2948700. En la cuarta línea: “Bogotá – Colombia”, y en la quinta la página web: www.invima.gov.co. También en el pie de página, pero alineado a la derecha, se encuentran los logos de las certificaciones en calidad con que cuenta la Entidad: Gestión de la calidad NTCGP 1000-2009 Sector Público (GP 202-1), ISO 9001 (SC 7341-1) y Certified Management System (CO-SC-7341-1). Ver Plantillas Papelería Institucional.

http://www.invima.gov.co/



Versión: 2

Página 10 de 14



6. PLANTILLAS PARA PRESENTACIONES La facilidad para acceder al software "Power Point", permite el uso recurrente de esta ayuda metodológica que ofrece otras ventajas al expositor:

Agiliza la percepción del mensaje

Facilita la retención del mensaje

Cambia el ritmo de la exposición Para optimizar estas ventajas y consolidar los elementos de imagen institucional, el INVIMA cuenta con dos patrones de plantillas pre - diseñados para las presentaciones, los cuales están basados en los lineamientos de Presidencia de la República en cuanto a fuentes y colores: (Ver Plantilla Presentaciones). Cada plantilla obedece al uso que a éste se le dé. Es decir, para las presentaciones que sean de carácter interno, se deberá utilizar la plantilla que lleva únicamente el logo del INVIMA sin el lema de Gobierno. A continuación se describe su uso, características y lineamientos a tener en cuenta: Plantilla para comunicaciones internas: Características: La plantilla está compuesta por 3 diapositivas diferentes. La primera diapositiva debe ser utilizada como portada para la apertura de la presentación. La segunda diapositiva debe ser utilizada para el desarrollo de sus contenidos y la tercera diapositiva debe ser utilizada para el cierre de la misma. Color del fondo de diapositivas internas: Primera diapositiva: el fondo es de color azul institucional. El tipo de letra o fuente a utilizar es “Arial Black” y el tamaño máximo es de 30 puntos. El color de la letra a utilizar es el blanco. Esta diapositiva lleva en el margen superior izquierdo el logo del INVIMA, y en la parte inferior derecha el icono del visto bueno, acompañado del Slogan Institucional “es calidad de vida”. Segunda diapositiva: el fondo es de color blanco. Para el título de la diapositiva se debe utilizar la fuente “Arial Black”, con un tamaño máximo de 35 puntos. El color de la letra para el título es azul, el cual viene predeterminado en la plantilla. Para el contenido de la presentación el tipo de letra es “Arial”, el tamaño máximo es de 30 puntos, debe ir en minúscula y el color sugerido es el negro. Esta diapositiva lleva en el margen superior izquierdo el logo del INVIMA, y en la parte inferior derecha el icono del visto bueno, acompañado del Slogan Institucional “es calidad de vida”. Tercera diapositiva: el fondo es de color azul institucional e incluye el logo del Invima. Esta debe ser utilizada como cierre de la presentación y no debe incluir texto. La diapositiva lleva en el centro el logo del INVIMA resaltado en un recuadro blanco, y en la parte inferior derecha el icono del visto bueno, acompañado del Slogan Institucional “es calidad de vida”.

Plantilla%20Presentaciones.ppt



Versión: 2

Página 11 de 14



Plantilla para comunicaciones externas: Características: La plantilla está compuesta por 3 diapositivas diferentes. La primera diapositiva debe ser utilizada como portada para la apertura de la presentación. La segunda diapositiva debe ser utilizada para el desarrollo de sus contenidos y la tercera diapositiva debe ser utilizada para el cierre de la misma. Color del fondo de diapositivas internas: Primera diapositiva: el fondo es de color azul institucional. El tipo de letra o fuente a utilizar es “Arial Black” y el tamaño máximo es de 30 puntos. El color de la letra a utilizar es el blanco. Esta diapositiva lleva en el margen superior izquierdo el logo del INVIMA acompañado del logo del lema de Gobierno, y en la parte inferior derecha el icono del visto bueno, acompañado del Slogan Institucional “es calidad de vida”. Segunda diapositiva: el fondo es de color blanco. Para el título de la diapositiva se debe utilizar la fuente “Arial Black”, con un tamaño máximo de 35 puntos. El color de la letra para el título es azul, el cual viene predeterminado en la plantilla. Para el contenido de la presentación el tipo de letra es “Arial”, el tamaño máximo es de 30 puntos, debe ir en minúscula y el color sugerido es el negro. Esta diapositiva lleva en el margen superior izquierdo el logo del INVIMA acompañado del logo del lema de Gobierno, y en la parte inferior derecha el icono del visto bueno, acompañado del Slogan Institucional “es calidad de vida”. Tercera diapositiva: el fondo es de color azul institucional e incluye el logo del Invima. Esta debe ser utilizada como cierre de la presentación y no debe incluir texto. La diapositiva lleva en el centro el logo del INVIMA acompañado del logo del lema de Gobierno resaltado en un recuadro blanco, y en la parte inferior derecha el icono del visto bueno, acompañado del Slogan Institucional “es calidad de vida”.

7. VIDEO INSTITUCIONAL El video institucional es una herramienta de comunicaciones con que cuenta el Instituto, para mostrar su visión, filosofía, valores institucionales, los productos y servicios que ofrece, competencias y su presencia en el territorio nacional. Es un espacio breve que de manera didáctica presenta al INVIMA ante su público de interés. El INVIMA cuenta actualmente con un video institucional, el cual puede ser utilizado en eventos, reuniones y en cualquier actividad oficial que la Institución lo requiera. Así mismo puede ser emitido en televisión y en las cuentas de redes sociales oficiales que tiene el INVIMA.



Versión: 2

Página 12 de 14



7.1. MATERIAL AUDIOVISUAL: Como parte de las herramientas de comunicación de la Institución, el INVIMA cuenta con una serie de videos denominados cápsulas y microprogramas. Sus objetivos de comunicación están enfocados en varios segmentos como lo son población en general, ciudadanía, población infantil, pequeñas, grandes y medianas empresas, entre otros. Parte de estos objetivos buscan sensibilizar a los segmentos anteriormente descritos sobre temas como competencias institucionales, campañas de educación sanitaria, retos, gestión institucional, temas de interés como son TLC, acuerdos comerciales y logros de la entidad a nivel nacional e internacional. Cada Dirección misional cuenta con su cápsula y microprograma respectivo. Estos videos pueden ser usados en eventos, emisión para televisión y cualquier actividad oficial del INVIMA que lo requiera, así como en redes sociales. Los Microprogramas tienen una duración de 15 minutos y las cápsulas de 3 a 6 minutos. 8. PENDÓN INSTITUCIONAL Los pendones institucionales son otra herramienta práctica y de gran impacto en los escenarios en los que el INVIMA participa. Actualmente, la Institución cuenta con pendones institucionales destinados para tener presencia de marca en eventos, reuniones, foros, etc… Estas herramientas deben usarse en eventos externos como apoyo visual, para así fortalecer las estrategias de posicionamiento de la imagen institucional de la Entidad. 9. PUBLICACIONES Las publicaciones del INVIMA son una herramienta de comunicación interna y externa, por lo tanto, éstas deben conservar las normas de identidad institucional del INVIMA: Todas las portadas deben tener la imagen institucional del INVIMA. Al inicio de cada publicación se debe encontrar la “bandera”, en la cual se nombra a quienes formaron parte del proceso editorial y una introducción firmada por el (la) Director(a) General. La distribución de las publicaciones debe ser inmediata al recibo de la imprenta. Para el efecto, la dependencia que solicitó la producción de la publicación debe definir previamente el listado de destinatarios a quienes irá dirigida. 10. COMUNICACIÓN INTERNA En el INVIMA la comunicación interna se desarrolla de diversas formas: de persona a persona, entre áreas o entre grupos con un propósito determinado como puede ser intercambiar ideas, resolver problemas técnicos o administrativos, enterarse de lo que sucede o sucederá en el Instituto, definir nuevos proyectos, entre otros. Actualmente, el INVIMA tiene definidos algunos medios que cumplen la función de comunicar a todo el personal de la Entidad, y ha decidido implementar nuevas herramientas para fortalecer estos procesos:

10.1. BOLETÍN NOTINVIMA El boletín interno NOTINVIMA permite difundir entre funcionarios y contratistas la información de interés sobre las actividades y programas de las distintas dependencias de la Entidad, favoreciendo el sentido de pertenencia entre todo el personal. Éste se entrega mensualmente (mes vencido) por correo electrónico a funcionarios y contratistas. Formato:



Versión: 2

Página 13 de 14



Electrónico Secciones como: Editorial Columna Noticia principal Para destacar Eventos Recursos humanos Recuerde Las secciones dependerán de la información disponible a ser publicada. El equipo de comunicaciones es responsable de la diagramación y distribución del boletín, sin embargo, la información a ser publicada deberá ser suministrada por todas las dependencias.

10.2. CIRCULARES Y MEMORANDOS

Son comunicaciones formales, que se divulgan por escrito y deben contar con firma y constancia de radicación en el Sistema de Correspondencia del INVIMA. Las CIRCULARES son de carácter general y buscan dar a conocer a la organización políticas institucionales, normatividad, lineamientos, u orientaciones sobre una situación determinada. Las Circulares son publicadas exclusivamente por parte del Director General o el Secretario General. Los MEMORANDOS son en principio de carácter particular y se expiden ya sea con el objeto de solicitar información, instar el cumplimiento de obligaciones puntuales por parte de uno o varios integrantes de una o varias dependencias, o dar a conocer una decisión tomada. Los memorandos sólo pueden ser expedidos por parte de los directivos, jefes de área o coordinadores, hacia sus subalternos. Las comunicaciones formales de los subalternos hacia sus superiores, referentes a información oficial del INVIMA, deben ser remitidas en papelería con membrete, con el formato tipo de una carta en la que inicialmente se referencia la ciudad y fecha de remisión, posteriormente el título, nombre, cargo y dependencia del destinatario, seguido de la referencia del tema a tratar, el texto de la comunicación y finalmente la firma del remitente indicando nombre, cargo y dependencia. Las comunicaciones de los funcionarios referidas a asuntos laborales: permisos, licencias, vacaciones, descargos en procesos disciplinarios, entre otros, deben dirigirse en papelería sin membrete y ser radicadas como correspondencia externa que ingresa a la Entidad.

10.3. RECURSOS INFORMÁTICOS Para que Directivos, funcionarios y contratistas del INVIMA disfruten de disponibilidad y adecuado servicio en materia de recursos informáticos, son necesarias la racionalidad y la responsabilidad: utilizar los bienes asignados únicamente para el desarrollo de actividades relacionadas con el quehacer institucional.

El Grupo de Soporte Tecnológico de la Secretaría General, presta capacitación en el uso de estos recursos a todos los usuarios y atiende las solicitudes para la prestación de servicios de soporte en cada puesto de trabajo.

Destinar el uso de internet para el acceso a sitios con información relativa al desempeño de sus funciones.

Al finalizar las labores diarias, apagar los equipos de cómputo, impresoras y estabilizadores.

Comunicar al Grupo de Informática los cambios de personal para la oportuna cancelación y/o creación de las cuentas de usuarios.

Entre las principales recomendaciones se encuentran:



Versión: 2

Página 14 de 14



Acceder diariamente al buzón de correo electrónico y eliminar o almacenar los mensajes una vez se haya verificado su contenido.

Firma correo electrónico institucional: La firma del correo electrónico institucional debe tener las siguientes características:

o Fuente Arial o Tamaño 12 o Nombres y Apellidos (Negrita) o Cargo o Dependencia o Dirección, teléfono y extensión o Ciudad o Logo Invima y Logo lema de gobierno2 o Mensaje institucional sobre campaña cero papel3

De acuerdo con lo anterior, la firma del correo electrónico debe quedar de la siguiente manera:

Pedro Pablo Pérez Gomez Asistente Técnico Talento Humano [email protected] Carrera 68 D No. 17 – 11 Tel: (571) xxxxxxx Ext: xxxx Bogotá, Colombia www.invima.gov.co

11. ANEXOS

Plantilla Papelería Institucional Plantilla Presentaciones

2 Estos serán incluidos automáticamente por el sistema. NO deben ser ingresados manualmente. 3 Este será incluido automáticamente por el sistema. NO debe ser ingresados manualmente.

mailto:[email protected]

http://www.invima.gov.co/

Plantilla%20Documentos.doc

Plantilla%20Presentaciones.ppt

Documents

DIRECTRIZ DE IMAGEN INSTITUCIONAL, DIVULGACIÓN Y ... … · MANUAL PARA LAS DIRECTRICES DE IMAGEN INSTITUCIONAL, DIVULGACIÓN Y COMUNICACIONES Código: PA01-DAC-M1 Versión: 2 Página