1 Matriz de Comunicação

1.1 CONTRATADA x CONTRATANTE - Gerencial

Assunto Ponto Focal CONTRATADA

Ponto Focal CONTRATANTE

Observações

Termo de Aceite de Produto

Gerente Geral do Projeto

Gerente Geral do Projeto

Change Request Diretor de Projeto Gerente Geral do Projeto

Aprovação Documentos Gerente Geral do Projeto

Gestor Funcional/Gerente Geral do Projeto

Recursos Hardware e Software

Gerente Geral do Projeto

Gerente Geral do Projeto

1.2 CONTRATADA x CONTRATANTE - Técnico

Assunto Ponto Focal CONTRATADA

Ponto Focal CONTRATANTE

Observações

Documentos Escopo Controle de Qualidade

Gerente de Projeto Gestor Funcional Nível Executivo

Testes e Homologação do Sistema

Usuário Chave e Gestor Funcional

Coordenador e Consultor

Gestão de Mudanças Gerente de Change Managment

Gerente de Change Managment

Produção Gerente de Produção Gerente de Produção Integração Gerente Integração Gerente Integração Relatórios Técnicos Gestores dos módulos Gestores técnicos

CONTRATANTE Cartas Usuários-chave e

Gestores de cada móduloUsuários-chave e Gestores de cada módulo

Plano de Implantação Gerente de Projeto Gerente de Projeto Scripts de Help Desk Gestores dos módulos Gestores técnicos

CONTRATANTE Manuais (Admin., usuário) Gestores dos módulos Gestores Documento de Controle de

PerformanceGerente de Projeto Gerente de Projeto

2 Matriz de Distribuição, Acesso e Troca de Informações e Documentos

Documento /Informação

Objetivo Responsável Requisitos Origem / Dependência

Forma de Distribuição

Público Formalidade Periodicidade

Ata de Reunião

Obs. A Memória da Reunião de Progresso de Projeto com a CONTRATANTE (Ponto de Controle) obedecerá um padrão próprio, em formato eletrônico, e deverá ser disponibilizada pela equipe da CONTRATANTE, em conjunto com a CONTRATADA

Registrar os assuntos tratados nas reuniões internas e externas do projeto.

O responsável pela convocação da reunião ou um participante por ele designado.

1. Deve ser armazenada no repositório central do projeto, no diretório a que o assunto da reunião a que se refere.

2. Deverá ser armazenada na pasta do projeto “Memórias de Reunião” após assinaturas.

E-mail

OBS. Para os que não possuírem endereço eletrônico, uma cópia em papel.

Todos os participantes da reunião.

Protocolar E-mail

A memória da reunião anterior deverá ser assinada pelo Ger. do Projeto CONTRATADA e pelo Ger. do Projeto CONTRATANTE.

Deve ser enviada a todos os presentes até 1 dia útil após a reunião com possibilidade de sugestão de alteração pelos participantes durante uma semana.

A memória da reunião anterior deverá ser assinada e armazenada na pasta do projeto “Memórias de Reunião”

Planilha de Acompanhamento do Projeto - Dashboard

Informar quinzenalmente os Stakeholders Internos o status financeiro e de cronograma do projeto.

Assessoria de Planejamento – Consolidação e Distribuição

1. As inf. deverão ser atualizadas durante a semana e consolidada em até 3 dias após o término de cada quinzena

1. Comunicação no último dia da quinzena.

1. Informações Financeiras – Coordenador de Custos

2. Informações Cronograma – Coordenador de Escopo e Tempo

E-mail

OBS. Para os que não possuírem endereço eletrônico, uma cópia em papel.

- Gerente Geral do Projeto

- Gerente ProjContratante Office

- Gerente Funcional

Protocolar E-mail

Entrega de carta da Contratada para CONTRATANTE com o relatório em anexo

Deve ser enviada quinzenalmente,

A planilha deverá ser armazenada na pasta do Projeto “Progresso do Projeto”.

Documento /Informação

Objetivo Responsável Requisitos Origem / Dependência

Forma de Distribuição

Público Formalidade Periodicidade

Relatório de Progresso de

Projeto - Interno

Registrar o progresso do projeto do ponto de vista da equipe interna, bem como as pendências, o status do projeto e as ações corretivas necessárias..

Assessoria de Planejamento

1. Deve ser armazenado no repositório central do projeto, dentro do diretório “ProjContratante Office”.

2. Deverá ser armazenado na pasta do projeto “Progresso do Projeto”.

- Memória Reunião de Progresso de Progresso com a CONTRATANTE - Ponto de Controle

- RPP

E-mail

OBS. Para os que não possuírem endereço eletrônico, uma cópia em papel.

- Ger. Geral do Projeto

- Ge. ProjContratante Office

- Gerente de Escopo e Tempo

- Gerente Funcional

Entrega de carta da Contratada para CONTRATANTE com o relatório em anexo

Deve ser enviada a todos os presentes quinzenalmente.

Protocolo/ Carta de entrega de produto

Atestar junto à CONTRATANTE entrega de produtos para homologação/ avaliação.

Gerente Geral do Projeto

1. Deve ser armazenado no repositório central do projeto, dentro do diretório “ProjContratante Office”.

2. Deverá ser armazenado na pasta do projeto “Financeira”.

Formulário Impresso

Deve ser assinado por:

- Gerente Geral de Proejtos CONTRATANTE –- Gestor Funcional- CONTRATANTE

- Gerente Geral Projeto CONTRATADA

Sempre que a Equipe Funcional liberar produto para homologação pela CONTRATANTE.

3 Matriz de Atribuições e Responsabilidades - RAM

3.1 AUTARQUIA

AUTARQUIAPapel Responsabilidades

Diretor Responsável pela execução Física e Financeira do Projeto; Aprovação da Declaração de Trabalhos (Statement of Work – SOW) de criação do projeto; Financiar e apoiar estrategicamente junto a Presidência da AUTARQUIA a execução do Projeto; Orientar as prioridades e demandar os recursos necessários para o desenvolvimento do Projeto.

Gerente Geral do Projeto Gerenciar o processo de execução do PRODUTO como um todo; Verificar o andamento do desenvolvimento do Projeto; Esclarecer e orientar ações relativas ao gerenciamento global do projeto; Promover o marketing interno do Projeto; Homologar os Aceite de Produtos.

Assessores de Projetos GINFO

Fornecer informações sobre o negócio e o processo; Verificar o andamento e desenvolvimento do Projeto; Acompanhar, avaliar e homologar os relatórios de acompanhamento; Esclarecer dúvidas; Auxiliar na elaboração de soluções de negócio para as novas situações encontradas no decorrer do desenvolvimento do sistema.

Gestores Funcionais e Técnicos

Gerenciar o processo de redesenho dos Módulos; Esclarecer e orientar ações relativas ao gerenciamento técnico do projeto; Atuar como interlocutor e facilitador das atividades de gestão tecnológica que envolve o projeto; Acompanhar o andamento do desenvolvimento do sistema; Suprir ou providenciar o suprimento de demandas técnicas (hardware, software e ambiente) com vistas a facilitar o andamento do desenvolvimento

do sistema.Usuários Chave e usuários técnico

Fornecer informações sobre o negócio e o processo; Participar das reuniões de levantamento de requisitos; Fornecer a documentação dos processos, requisitos e regras do negócio; Avaliar e validar a documentação negocial inerente ao sistema; Testar as funcionalidades de negócio do sistema; Interagir com os gestores e usuários para coleta de informações.

Gerência de Mudança Participar das reuniões de levantamento de requisitos; Fornecer a documentação técnica apropriada às equipes de desenvolvimento de cada módulo; Executar tarefas de Mobilização dos envolvidos no Projeto; Analisar e desenvolver processos de aderência para implantação; Avaliar e validar a documentação técnica inerente a cada módulo do sistema; Interagir junto às áreas técnicas da AUTARQUIA, no sentido de facilitar a comunicação e a coleta de informações tecnológicas.

Assessoria Administrativa Assessorar a Superintendência Nacional de Projetos Especiais em assuntos administrativos

3.2 EMPRESA

EMPRESAPapel Responsabilidades

Partner Responsável pelo Projeto PRODUTOGerente Geral do Projeto Participar, avaliar e decidir sobre questões estratégicas do projeto;

Esclarecer e orientar ações relativas ao gerenciamento global do sistema; Verificar o andamento de desenvolvimento do sistema; Promover a integração das equipes do projeto; Definir objetivos de desempenho das equipes; Acompanhar a execução das atividades que compreendem as disciplinas de gestão: Integração, Escopo, Tempo, Custos, Qualidade, Recursos

Humanos, Comunicação, Aquisições e Riscos; Prestar informações aos interessados no projeto.

Gerente ProjAutarquia Office

Manter o controle do projeto no que tange a custos, escopo, cronograma, riscos, terceiros, comunicação e recursos humanos. Promover a integração de sua equipe com as demais. Prestar informações aos interessados no projeto.

Coordenador de Escopo e Tempo

Criar o Scope Statement e o Plano de Gerenciamento de Escopo. Elaborar e Manter a WBS.

Registrar as mudanças de escopo autorizadas no WBS. Analisar e comunicar dos impactos das alterações nos milestones do projeto (caminhos críticos). Controlar os Requerimentos de Contrato. Elaborar o Cronograma do Projeto em conjunto com a Gerência Funcional e a Gerência de Tecnologia.

Manter o Cronograma atualizado Analisar e reportar o status do cronograma.

Prestar informações aos interessados no projeto.Coordenador de Custos Controlar os custos do projeto.

Controlar e providenciar faturamento junto ao cliente; Controlar o pagamento junto aos fornecedores. Controlar Horas dos recursos do projeto. Prestar informações aos interessados no projeto.

Gerente de Riscos Identificar, analisar qualitativamente e quantitativamente os riscos do projeto Priorizar os riscos.

Preparar o plano de resposta aos riscos com as ações de avoidance, transfer, mitigation e contingency. Implementar as ações de avoidance e mitigation. Acionar o plano de contingência quando necessário. Suprir a equipe do ProjAutarquia Office com as informações necessárias para refletir os riscos identificados na WBS, cronograma e planejamento

financeiro. Prestar informações aos interessados no projeto.

Gerente de Aquisições/.Terceiros

Planejar a gestão de aquisições. Providenciar aquisição de recursos. Administrar contrato com terceiros. Prestar informações aos interessados no projeto.

Coordenador de Comunicação

Desenvolver Plano de Comunicação Assegurar a geração, consolidação, disseminação, troca e armazenamento de informações relacionadas ao projeto no momento e formatos

apropriados. Prestar informações aos interessados no projeto.

Gerente de Integração Definir os requisitos relativos à integração do sistema PRODUTO Definir escopo das integrações Planejar e administrar desenvolvimento das integrações Controlar e Entregar as Integrações

Analista de Bancos de Dados e DW

Definir modelos de dados; Definir parâmetros físicos do banco de dados; Definir modelos multidimensionais Efetuar a otimização de performance do BD.

Gerente de Controle de Qualidade e Testes

Negociar os objetivos e entregas do esforço de testes. Planejar e gerenciar dos recursos utilizados nos teste. Avaliar o progresso e eficiência do esforço de teste. Apoiar a resolução dos problemas, garantindo um nível de qualidade apropriado. Apoiar a manutenção do foco no esforço de teste no decorrer do processo de desenvolvimento do sistema. Prestar informações aos interessados no projeto.

Auditores de Controle de Qualidade

Garantir a qualidade dos produtos entregues, no que se refere a:o Aderência aos requisitos;o Aderência aos padrões definidos para o projeto.

Gerente de Configuração e CNCS

Configurar o ambiente de Controle de Mudanças Efetuar controle de FPA Estabelecer políticas de Controle de Mudanças Estabelecer regras e padrões para o processo. Escrever o Plano de Controle de Mudanças Definir arquitetura lógica e física do sistema; Definir estruturas de hardware e software utilizadas; Definir requisitos de integração entre os módulos do sistema e com outros sistemas; Definir frameworks de arquitetura. Manter este plano atualizado e em conformidade com o processo implantado.

Gerente de Mudanças Relatar à Gerência do Projeto o Status de Alterações (corretivas, evolutivas e novas) do projeto Negociar com o cliente a severidade (crítica, média ou baixa) do pedido de alteração (erro ou mudança) Identificar as responsabilidades para a atribuição do pedido de alteração Confirmar se os pedidos de alteração são duplicados ou rejeitados Submeter, registrar, atribuir, atualizar os pedidos de alteração Acompanhar e cobrar as alterações atribuídas. Notificar suporte de nível dois (AUTARQUIA); Manter atualizado o suporte de nível dois sobre as mudanças corrigidas através do "release notes" entregues pelo controle de qualidade.

Consultores/Analistas de Negócio e Sistemas

Conduzir atividades de levantamento de requisitos e modelagem de negócios; Documentar os processos e requisitos do negócio; Documentar os requisitos do sistema.