Dokumentet me mesazhe negative

FAKULTETI I SHKENCAVE KOMPJUTERIKE

Lënda: PREZANTIME EFEKTIVE

Prof.Ass.Dr.. Mimoza Dugolli

Permbajtja

Hyrje

Modeli i organizimit te dokumenteve me mesazhe negative

Mesazhet derguar udheheqesve

Mesazhet derguar nivelit te njejte dhe vartesve

Pjeset perberese te dokumenteve me mesazhe negative

Strategjite alternative

Hyrje

Ne mesazhet negative, informatat baze te cilat duhet t’i japim jane negative, prandaj edhe duhet te presim qe lexuesi te jete i zhgenjyer apo i nervozuar. Mesazhet negative perfshijne: Letrat kthyese dhe refuzuese, Shpalljet per nderrimin e procedurave, qe nuk jane ne dobi te bleresve dhe konsumatoreve Kerkesat te cilat lexuesi mund te i shoh si ofenduese ose te bezdisshme Vleresimet negative te performancave Verejtjet disiplinore Lajmerimi per terheqjen e produktit apo lajmerimet per defekte

Mesazhet negative gjithnje kane disa qellime: Qellimet primar Te i japin lexuesit lajmet e keqija Ta bejne lexuesin qe ta lexoje ate, kuptoje ate dhe ta pranoje mesazhin Ta mirembaje aq sa eshte e mundur dashamiresine. Qellimi sekondar Ta ndertoje imazhin e mire te shkruresit Te ndertoje imazhin e mire te organizates se shkruresit Ta eliminoje ose minimizoje korrespodencen e ardhme me temen e njejte dhe te krijoje me shume qarkullime te letrave per kete pune.

Ne shumicen e mesazheve negative korrespodencat vazhdojne ne mes te dy paleve, por edhe ne rastet kur ato nuk vazhdojne, tendenca e shkruresit duhet te jete qe lexuesi kur I bie rasti te flase mire per organizaten ne vend se te kete pershtypje te keqe. Te pakten shkruresi duhet te tregoje qe ta beje lexuesin te kuptoje qe: Ceshtja e tij eshte marre seriozisht Vendimi qe eshte marre eshte I arsyeshem Edhe nese shkruresi do te ishte ne vendin e tyre do te kishte marre te njejtin vendim

Modeli i organizimi i letrave negative

Kur ekziston arsyeja te cilin lexuesi do ta kuptoje, duhet te vendosni arsyen para refuzimit.

Jepni informatat negative ose refuzimet vetem nje here, qarte.

Prezento alternativen ose kompromisin nese ekziston ndonje.

Perfundoni me deklarate pozitive e fokusuar ne te ardhmen

Organizimi i memove negative

Se si organizohet nje struktura e memove negative, varet nese ju i shkruani

1. Mbikeqyresve,

2. Nivelit te njejte apo

3. Vartesve.

Lajmet e keqija - mbikeqyresit

Mbikeqyresit presin qe problemet e vogla te i zgjedhni ju vet. Por ndonjehere zgjedhja e problemeve kerkon autoritet me te madh dhe kompetenca se sa ato qe keni ju. Kur I jepni lajme te keqija mbikeqyresit, kujdesuni qe te rekomandoni te ai nje zgjidhje. E shnderroni ate ne memo per kerkim te ndihmes/aktivitetit.

1. Pershkruani problemin (tregoni cka eshte gabim qarte)

2. Trego si ka ndodhur ( jepni nje historik te shkurte, cilet faktore kane ndikuar ne ngjarje)

3. Pershkruani opcionet per rregullim ( nese eshte qarte vetem nje opcion, pershkruani vetem ate, nese ka me shume se nje, jepni te gjitha opcionet dhe jepni perparesite dhe te metat e secilit)

4. Rekomado zgjedhjen dhe kerko veprim ( kerko aprovim ashtu qe te mund te vazhdohet me rregullimin e problemit)

Lajmet e keqija – nivelit te njejte dhe vartesve

Mund te shfrytezohet modeli i njejte me ate te menaxhereve me keto pika kryesore:

1. Pershkruani problemin

2. Prezento alternativa dhe kompromiset, nese ka mundesi

3. Nese ka mundesi kerkoni input ose veprim.

Asnje mesazh negativ nuk duhet te jipet krejt papritur. Menaxheret duhet te i pergatisin punetoret me te gjitha informatat qe kane dhe munden te kerkojne nga punetoret qe ata te marrin pjese ne selektimin e kritereve per zbatim.

Memo Bordi i Komisionereve Date: 9 janar, 2014

Per: Te gjithe punetoret Nga: Floyd Loer dhe Stewart Meyson

Ashtu sic edhe vet e keni te ditur, sherbimet County qendrojne gjithmone te hapura, pa marre parasysh se cfare jane kushtet atmosferike. Puntoret te cilet munguan gjate reshjeve te medha te bores, mund te llogarisin mungesat e tyre ne pune, si pjese te pushimit vjetor, mjekesor ose pushim personal. Punetoret qe punojne me ore, mund te llogarisin oret e humbura poashtu si pjese te pushimit vjetor, mjekesor ose pushim personal, dhe do te paguhen per oret qe kane punuar. Aprovimi i pushimeve do te behet automatikisht, vetem me nje kerkese te bere 24 ore me heret. Ju falenderojme per gjithe perpjekjet tuaja per tu ofruar klineteve sherbimet me te mira edhe gjate kushteve te jashtezakonshme atmosferike

Tema: Llogaritja e diteve te humbura per arsye te kushteve atmosferike

Pjeset e mesazheve negative

Titujt (subject) Kur i shkruani mbikeqyresit, titujt duhet te jene te fokusuar ne zgjidhje te problemit. Tema: Permiresimi i fletushkes abonuese

Kur i shkruani vartesve ose nivelit te njejte, vendosni temen tuaj (por jo kerkesen per veprim)

Tema: Statusi i programit te tabelave konvertuese Per shkak te ngarkesave te medha dhe kohes se manget, nuk kemi qene ne gjendje qe te perpunojne programet e tabelave konvertuese te cilat keni kerkuar

Kur i shkruani emaila shfrytezoni mesazhin negativ ne subject

Tema: Vonesat ne tabelat konvertuese

Pjeset e mesazheve negative

Deklaratat zbutese Jane deklarata ose neutrale ose pozitive qe ju lejojne te zvarritni dhenjen e mesazhit negativ. Por ne disa raste eshte vertetuar se keto deklarata nuk kane ndikuar aq shume qe lexuesi te pergjigjet shume pozitivisht. Per te qene efektiv, keto deklarata duhet te jene neutrale, te mos jap mesazhin e keq por as te jap deklarate pozitive, por nje transicion natyral deri ne esence te letres.

1. Filloni me cdo lajm pozitive ose element pozitiv qe letra mund te permbaje.

Duke filluar te enjten, me 26 qershor, ju do te keni akces ne parat tuaja 24 ore ne dite ne Banken e Pare Nacionale.

2. Deklaroni nje fakt ose jepni nje kronologji te ngjarjes

Si rezultat I afateve te reja per te sapo diplomuarit - te determinuara me voten e Delegateve asambleist ne dhjetorin e kaluar dhe te miratuara me pas nga Keshilli Ekzekutiv, kerkohet qe ata te vendosin tarifat e tyre dhe te kalkulojne secili per vete, vleren totale te parave qe duhet derguar.

3.Referojuni shtojcave ne leter

Te bashkangjitur gjeni afishet e reja per veturen tuaj. Mund te merrni te tjerat ne zyrat tona nese ju duhen. Ju lutem, shkaterroni afishet e vjetra qe e mbajne nenshkrimin e “L.S. LaVoie”.

4. Falenderoni lexuesin per dicka qe ai ose ajo ka bere

Ju falenderoj perangazhimin tuaj ne aranzhimin e takimit me stafin e larte te Bankes se Pare. Vizita ime atje ishte vetem informative.

5. Deklaroni nje parim gjeneral

Vozitesit e mire duhet te paguajne, ne realitet me pak per sigurimin e tyre te vetures. “Plani I Vozitesit te Mire” eshte krijuar per ‘ti shperblyer vozitesit e mire (ata qe brenda 5 viteve skan pasur asnje aksident) me tarifat tona me te ulta. Nje ndryshim qe kemi bere ne kete plan, qe nga 1 janari I ketij viti , do te ndihmoje qe keto tarifa te mbahen ende te ulta.

Pjeset e mesazheve negative

Arsyetimet Jepni arsyet per refuzime te qarta dhe bindese. Psh. Qellimi i Knoxville eshte qe konsumatoreve tane te ju ofrojme sherbime me te shpejta dhe te personalizuara. Pasi qe ju tani jetoni jashte lokacionit te sherbimit te Knoxville, ne nuk mund te ju ofrojme perparesite e kartes CHARGE ALL. Lexuesi do te thote “nuk me intereson nese faturat e mija jane te ulta ose personale, a do ta kem karten apo jo?”. Paraqitja e arsyes se drejte do te ishte: Secili CHARGE ALL lokacion lejohet tu ofroje zbritje konsumatoreve ne disa shtete. Nje lokacion I tille eshte ajo ne Misisipi. Ju mund te vazhdoni te shfrytezoni karten tuaj deri sa te i dal afati, me pas ju do te duhet te hapni llogarine e re ne Texas ne qendren tone atje.

Mos u fshehni pas rregulloreve te Kompanise, sepse lexuesi do te paragjykoje qe rregulloret Kompania I ka bere per te perfituar per vete. Psh. Nuk mund te ju japim polise sigurimi sepse rregulloret e Kompanise sone nuk me lejojne ate. Menyra e drejte: GORHAM i siguron veturat vetem kur ato kane nje garazhe te sigurte normale gjate nates. Sigurimet standarde ofrojne sigurime me nje spekter me te gjere te rreziqeve dhe kane tarifa me te larta. Limitimi i polisave GORHAM, u mundeson konsumatoreve te vet tarifat me te ulta per sigurimin e veturave.

Shmangeni thenjen “nuk mund ta beni” per nje dicka. Nese keni disa arsye per te thene jo, shfrytezoni vetem ato qe i keni me te fortat dhe te drejtat. Psh. Nuk mund te vendosni gjera te renda dhe te medha ne konvikt gjate veres sepse bartja e tyre brenda dhe jashte nenkupton qe ashensoret dhe shkallet do te jene te bllokuara sidomos gjate frekuntimit me te madh te njerezve. Menyra e drejte: Do te largojme gjerat e renda dhe te medha nga konvikti para ose pas periudhes kur shumica e njerezve jane duke qarkulluar brenda dhe jashte.

Pjeset e mesazheve negative

Refuzimet Largoni nenvizimet e refuzimit duke e vendosur ne te njejtin paragraf me arsyetim, ne vend se ta vendosni ne paragraf te vetem. Refuzim direkt: Ju nuk mund te merrni sigurimin vetem per nje muaj Refusim indirekt: Afati me i shkurte per polisen e sigurimit eshte gjashte muaj Sigurohuni qe mesazhi indirekt eshte kristal i qarte. Mos leni vend per paqartesi, sepse njeri nga qellimet e mesazheve negative eshte qe te permbyllet cikli i shkembimit te letrave.

Pjeset e mesazheve negative

Alternativat Eshte ide e mire qe lexuesit t’i jipet nje alternative ose kompromis • I ofron lexuesit nje menyre tjeter per ta marre ate cfare po e kerkon • Sygjeron qe ju po kujdeseni vertete per lexuesin duke i ndihmuar atij te plotesoj nevojat e tij. • I mundeson lexuesit te riformoje lirine psikologjike qe ju i keni limituar kur keni thene jo. • Mundeson ta perfundohet ne menyre pozitive dhe te prezentoni vehten dhe organizaten tuaj pozitivisht dhe ndihmuese.

Pjeset e mesazheve negative

Perfundimet Nese keni nje alternative te mire, atehere referojuni asaj ne fund te letres. Perfundimi me i mire, shikon nga e ardhmja.

Kudo qe ju do te keni konton tuaj, ju do te merrni sherbimet te cilat jeni mesuar t’i pranoni nga CHARGE ALL dhe lehtesite ne blerjen e artikujve ne milion dyqane, restorante dhe hotele ne US dhe jashte, ne Knoxville poashtu, sa here qe te ktheheni aty.

Shmangni perfundimet qe duken te pasincerta Ne jemi te lumtur qe ju kemi sherbyer, dhe nese ju nevojitet ndihma jone ne te ardhme, mos hezitoni te na kontaktoni. (pa qendrimin ju…)

Strategjite alternative per situata negative

Rimodelimi i situates si mesazh pozitiv

Situata: Ju duhet te ngrisni cmimet e qerase se parkingut per te mundur t’i mbuloni shpenzimet per mirembajtje, pastrim nga bora, vendosjen e shenjave dhe largimin e veturave qe u zene parkingun konsumatoreve qe kane paguar, te gjitha keto kerkesa jane kerkuar nga vete shfrytezuesit. Negative: Qe nga 1 Maji, cmimi i qerase per parking do te shkoje ne 5 eu per muaj . Pozitive: Qe nga 1 Maji, nese dikush parkon ne parkingun tuaj, do te mund te largoni ate pa problem. Shenjat jane duke u vendosur per te treguar se ato parkingje jane te rezervuara. Mirembajtja e parceles poashtu eshte duke u bere si dhe pergatitjet per largimin e bores dhe akullit.

Strategjite alternative per situata negative

Rimodelimi I situates negative ne nje situate bindese ose kerkuese. Nese organizata ka nje problem, atehere shkruajeni dokumentin qe te kerkoni nga lexuesi te ju ndihmoje ta zgjidhni ate. Nese duhet ta kritikoni dike per dicka qe ka bere ose sjelljet e tij, atehere formulojeni letren qe ju te kerkoni ta nderroj menyren e sjelljes, I sygjeroni atij cfare te beje, duke sjellur nje perfundim qe do te ishte nje benefit per te dy palet.

Strategjite alternative per situata negative

Humori ne situata negative mund te zbuse efektin negativ Psh.

JU LUTEM MOS HANI, Ushqeni, gelltisni, gllaberoni, darkoni, grickoni, breni, pini, kullufisni, tymosni, mbllaqitni, pertypni, peshtyni NE BIBLIOTEKE

Shembull Ju jeni Drejtori i sektorit te beneficioneve te punetoreve dhe keni pranuar nje memo si ne vijim. Nga: Blerta Jakupi Tema: Kerkese per kontributet Pensionale I nderuar, E premtja e ardhme do te jete dita ime e fundit ketu. Une po largohem nga Kompania _________ sepse jam pranuar ne nje pozite me te avansuar ne nje Kompani tjeter. Ju lutem te procesoni cekun me beneficionet e mija pensionale, duke futur ketu ndalesat nga paga ime dhe kontributet nga Kompania, per gjashte vite e gjysme te punes sime ketu. Do te doja te marr te hollat e mija deri te premten tjeter, nese eshte e mundur.

Ju keni nje lajm te keq per Blerten. Edhe pse Kompania kontribon ne pensionet e punetoreve me nje shume te caktuar, ajo kete e ben vetem per ata punetore qe kane mbi dhjete vite pune ne ate Kompani. Keshtu qe Blerta tani do te mund te terheq vetem pjesen e ndare nga paga e saj, plus ineteresi per 4% e ndare per qerek viti. Pagesa a saj mberrin vetem 15, 000 eu. Kjo shume mund te ngritet per nje vlere te vogel, nese i llogariten edhe ditet e pushimit vjetor qe nuk i ka shfrytezuar. Pervec kesaj, shuma te cilen ajo do ta marre duhet te taxohet poashtu. Nuk mund ta procedoni cekun para se te behet efektive doreheqja, keshtu qe ju duhet te i shkruani email asaj. Ju e keni adresen e saj te shtepise, por nese ajo largohet duhet te ju njoftoj per adresen e re qe ju te dini ku ta dergoni cekun. Procedimi I cekut do te vonohet 2-3 jave. Shkruajeni memon per te.

Analiza e problemit 1. Kush eshte audienca juaj? Cka eshte karakteristike per kete

mesazh? Blerta Jakupi. Me siguri nuk e dini pse ajo po largohet, dhe ku

po shkon. Ka shume qe nuk dini per te. Ndoshta ka njohuri per taxat ndoshta jo…

2. Cilat jane qellimet tuaja ne kete memo? Ti tregoni asaj se ajo do t’i marre vetem kontributet e saj plus

interesin, qe ceku do ti arrij asaj dy –tri jave me vone, dhe te hollat do te taxohen poashtu.

3. Cfare informata duhet qe te perfshini? Kur do t’i arrije asaj ceku. Faktin qe ceku I saj do te jete vetem

me kontributet e saj dhe jo te punedhenesit dhe te hollat do te taxohen. Si llogariten shumat perfundimtare te kontributeve pensionale, faktin qe ne e kemi adresen e tanishme dhe jo te ardhmen.

4. Si te ndertojme nje pozicion tonin te forte? Cilat arsye qe jane perfituese per lexuesin do te ishin te forta dhe bindese.

Duke dhene shifrat e sakta qe gjenden ne konton e saj, ajo do te ndihet se po merr mjaft te holla. Duke I sygjeruar asaj dike qe ta keshilloje ne lidhje me taxat. Duke I deshiruar asaj suksese ne punen e ardhme.

5. Cfare reaksione pret nga lexuesja? Ajo po merr vetem gjysmen e te hollave qe ka

planifikuar, ajo do te kete mundur te fitoje interes me te madh se 4% interes nese do t’i kishte investuar te hollat diku tjeter. Duke u bazuar se ajo tash e merr shumen e madhe, taxat do te jene me te medha se sa do te kishte paguar taxat per cdo vit vec e vec.

20 prill, 2013 Per: Blerta Jakupi Nga: Liza Gashi Tema Pranimi i kontributeve te punetorit nga konto pensionale Ju nuk mund te merrni cekun tuaj ne diten e fundit te punes suaj dhe mund te merrni vetem kontributet tuaja, pa i shtuar kontributet nga Kompania, sepse nuk keni punuar ne kete Kompani per 10 vite. Pagesa juaj dhe interesi arrijne shumen deri ne 15,000 eu; shuma mund te jete me e larte varsisht nga ceku juaj I fundit I cili mund te permbaje kompensimin per ditet e pushimit te pashfrytezuara. Per me teper, pasi qe shuma e ndaluar nga paga nuk ka qene nje vlere e taxuar, ajo tani duhet te taxohet. Ceku do te ju dergohet ne adresen tuaj. Nese adresa juaj ne dosje nuk eshte ne rregull, ju lutem permiresojeni qe te mos keni vonesa edhe me te medha ne marrjen e cekut tuaj

20 prill, 2013 Per: Blerta Jakupi Nga: Liza Gashi Tema Pranimi i kontributeve te punetorit nga konto pensionale Te punesuarit, te cilet largohen nga Kompania jone me se paku 10 vite sherbim kane te drejte per te pasur ne konton e tyre te pensionit edhe kontributet e shtuara nga Kompania se bashku me kontributet nga paga e tyre. Te punesuarit qe largohen nga Kompania me me pak se 10 vite sherbim do te pranojne cekun vetem me kontributet e ndara nga paga e tyre. Ju tani keni 15,780 eu ne konton tuaj e cila eshte rritur per 4% interes per 6 vite e gjysme sa keni punuar me ne. Shuma qe do te merrni mund te jete edhe me e larte nese keni dite pushimi pa shfrytezuar, qe do te ju paguhen me te holla. Pasi qe ju keni qasje ne konton tuaj, shuma qe do te merrni do te llogaritet si page. Ju lutem drejtohuni te dep. i financave, z. Berisha i cili do te ju keshilloje per shumen e mundshme qe do te ju taxohet. Ceku do te ju dergohet ne adresen tuaj_____________. Nese adresa juaj do te ndryshoje, ju lutem na beni me dije, qe te mund te ju dergojme cekun tuaj. Ju deshirojme suksese ne punen tuaj te re.

Pyetje?