Dokumenthanteringsplan · 2019. 9. 30. · kommun eller anpassningar av SKL/Riksarkivets ”Klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter”. Den senare användes i Kommunstyrelsens

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan for kommunstyrelsen

2

Innehållsförteckning

1. Inledning 5

2. Kommungemensam dokumenthanteringsplan 5

3. Klassificering 6

4. Dokumenthanteringsplanen 6

5. Läsanvisning 7

6. 1.1.1 Administrera val 8

7. 1.2.2 Fullmäktigemöten 9

8. 1.2.3 Kommunstyrelse- och nämndmöten 10

9. 1.2.5 Hantera förtroendevalda 11

10. 1.3.1 Styrande dokument 12

11. 1.3.3 Leda det interna arbetet 13

12. 1.3.4 Samverka med personal och fackliga organisationer 14

13. 1.4.1 Mål- och ekonomistyrning 15

14. 1.5.4 Synpunkter och klagomål 16

15. 1.5.6 Forum för samråd 17

16. 1.7.1 Post- och postöppning 18

17. 1.7.2 Lämna ut allmänna handlingar 19

18. 1.7.3 Redovisa information 20

19. 1.7.6 Hantera arkivleveranser 21

20. 1.11.1 Evenemang och avtackningar 21

3

21. 1.11.2 Vänortsutbyte 23

22. 2.3.1 Internt informationsmaterial 24

23. 2.4.1 Kontoplan 25

24. 2.4.2 Leverantörsreskontra 26

25. 2.4.3 Kundreskontra 27

26. 2.4.4 Anläggningsreskontra 28

27. 2.4.5 Huvudbok 29

28. 2.4.6 Löpande bokföring – övrigt 30

29. 2.4.7 Stiftelser 31

30. 2.6.1 Genomföra upphandling 32

31. 2.6.4 Kommuninterna tjänster 33

32. 2.7.1 Rekrytera personal 34

33. 2.7.2 Anställa personal 35

34. 2.7.3 Bemanning och ledigheter 36

35. 2.7.4 Administrera anställningar 37

36. 2.7.5 Personalhälsa 39

37. 2.7.6 Utbilda personal 40

38. 2.7.7 Disciplinåtgärder för personal 41

39. 2.7.8 Uppvakta personal 42

40. 2.7.9 Avsluta anställning 43

41. 2.8.1 Arbetsmiljö/skyddsrond 45

42. 2.8.2 Utreda arbetsmiljö 46

43. 2.11.2 Förvalta IT-system 47

4

44. 2.15.1 Behandling av personuppgifter 50

45. 3.1.1 Namngivningscermoni 51

46. 3.1.2 Borgerlig vigsel 52

47. 3.1.3 Borgerlig begravning 53

48. 3.1.4 Uppvaktning av nya svenska medborgare 54

49. 3.1.5 Uppvaktning av 100-åringar 55

50. 3.2.1 Integrationsenheten 58

51. 3.3.1 Ge kommuninformation 59

52. 3.4.1 Tillstånd och tillsyn enligt alkohollagen 61

53. 3.4.2 Tillstånd och kontroll av tobaksförsäljning 62

54. 3.4.3 Kontroll av försäljning av receptfria läkemedel 63

55. 3.5.1 Stöd för anställbarhet och personlig utveckling 64

56. 5.2.1 Risker och sårbarhet 66

57. 5.2.2 Planera krisledning 67

58. 5.2.5 Stöd vid kriser 68

59. 5.6.1 Försäkra personer 69

60. 5.8.1 Samverka med polis m.fl. 70

Beslutande: Kommunstyrelsen Datum och paragraf: Dokumentansvarig: Administrativ chef Reviderad: Gäller till:

5

Inledning Kommunens dokumenthanteringsplaner ska uppdateras kontinuerligt för att fungera som ett hjälpmedel i administrationen och för att åskådliggöra kommunens arbetsuppgifter/processer samt att beskriva hur dessa hanteras. Tidigare dokumenthanteringsplaner har i huvudsak innehållit information om de pappershandlingar som framställs och sätts i pärmar eller ingår i olika aktserier.

Då nästan alla kommunens administrativa rutiner idag bygger på en digital hantering av uppgifter finns det anledning att mer genomgripande förändra kommunens dokumenthanteringsplaner. En av dessa förändringar är en övergång till processorienterad arkivredovisning. Uppgifter och handlingar ska redovisas i det sammanhang där de förekommer nämligen i en bestämd process. Den andra förändringen är anpassningen till kommande e-arkiv och rör möjligheten att kategorisera och hitta handlingar, klassificering. Sedan tidigt 1900-tal har handlingar förtecknats efter Svenskt arkivschema där A är lika med protokoll, B inkommande handlingar, C diarier och så vidare. Systemet är mindre lämpligt för hantering av digitala uppgifter och inom arkivvärlden överger man denna modell för att istället klassificera processer och enskilda uppgifter.

Dokumenthantering handlar idag i huvudsak om hantering av digitala uppgifter. Ett personnummer registreras i en tabell. I en annan tabell registreras namnet och i en tredje ett postnummer. Verksamhetssystemet hjälper oss att lägga samman tabellerna och tolkningen av uppgifterna. I en pappersutskrift är sammanhanget klart. Vi ser ett adressregister. Den digitala processen ”Hantera adressregister” behöver däremot beskrivas för att bli uppenbar. Det som redovisas i dokumenthanteringsplanen är därför de olika uppgifter/information som ingår i en process. För att göra uppgifterna begripliga redovisas de i ett sammanhang och beskrivs ibland som dokument.

Kommungemensam dokumenthanteringsplan En stor del av de kommunala processerna sker idag i verksamhetssystem som används över myndighetsgränserna. Exempel på detta är registrering av handlingar, mötesadministration, personaladministration eller ekonomi. I vissa verksamhetssystem sker arbetet inom en gemensam yta. I andra delar man system men har separata lagringsytor. Inom Kumla kommun finns en intention att hantera rutiner på ett likartat sätt oavsett om den sker inom kommunstyrelsen eller hos andra myndigheter. Processer och redovisandet av de uppgifter som uppstår i processen är därför ofta identiska från myndighet till myndighet. Med hänsyn till detta finns det anledning att redovisa dessa processer i en kommungemensam dokumenthanteringsplan istället för att varje myndighet redovisar processerna i sina respektive planer. Beslut rörande gallring eller bevarande av de gemensamma processerna ska ske i kommunstyrelsen.

De myndighetsspecifika processerna ska beslutas i respektive nämnd. Eftersom de utgör en del av den klassificerade arkivredovisningen (se nedan) ska även dessa processer ingå i den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen. Vad gäller beslut i nämnderna rörande de gemensamma processerna är det lämpligt att hänvisa till den gemensamma planen.

6

Klassificering Klassificering är ett sätt att ett sätt att göra det lättare att förstå hur olika rutiner och verksamheter hänger samman. En myndighets verksamhet kartläggs och från en huvudnivå bryts rutinerna/processerna ner till undernivåer i ett eller flera steg beroende på hur komplexa processerna är. Förutom att klassificeringen speglar verksamheten och beskriver var olika processer hanteras kommer denna även att fungera som sökverktyg i det kommande e-arkivet.

Det finns idag flera olika klassificeringsstrukturer framtagna specifikt för en kommun eller anpassningar av SKL/Riksarkivets ”Klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter”. Den senare användes i Kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan från 2013. Med anledning av att flera kommuner har valt att använda egna eller anpassade versioner av denna klassificeringsstruktur ser det för närvarande inte ut som om en riksgemensam klassificering kan komma till stånd. Den i Kumla tidigare använda klassificeringen har visat sig vara lite för detaljerad och därmed svår att applicera på verksamheterna och därför har i stället den klassificeringsstruktur som används av Sydarkivera (18 kommuner i arkivsamarbete) legat till grund även för Kumla kommuns klassificering av verksamheter. Sannolikt kommer det inom den kommunala sektorn även framgent att förekomma flera olika klassificeringsstrukturer och/eller anpassningar till de enskilda kommunernas verksamheter och rutiner.

Dokumenthanteringsplanen Dokumenthanteringsplanen bygger på den antagna klassificeringsstrukturen (se ovan). Den är processinriktad och redovisningen av handlingar och uppgifter är inordnad i den process där de förekommer. Inom processen förekommer handlingar eller uppgifter. Det är viktigt att hitta en gemensam terminologi när det gäller namngivning av de handlingar och uppgifter som processen ger upphov till. Om en attestförteckning förekommer i flera processer bör den heta attestförteckning i samtliga sammanhang. Inte ”register över granskare” eller liknande.

Dokumenthanteringsplanen anger huruvida uppgifter ska bevaras eller gallras. Vid gallring anges även gallringsfrist, det vill säga vid vilken tidpunkt uppgiften kan gallras. I planen anges även var uppgifterna förekommer. När det gäller digitala uppgifter anges namn på verksamhetssystem eller plats i datanätet. Pappershandlingar förekommer i allmänhet i mappsystem eller i pärmar och förutsätts befinna sig i närarkiv eller vid arbetsplats. Uppgifter av tillfällig karaktär, allmänt betecknat ”minnesanteckningar” ska kontinuerligt rensas från allmänna handlingar.

Dokumenthanteringsplanen är i sin helhet inte kopplad till en enskild myndighet. Myndigheten fattar däremot beslut om bevarande eller gallring inom de specifika processer som myndigheten ansvarar för. Om processerna övergår till annan myndighet ska nytt beslut tas i denna. Beslut rörande kommungemensamma processer tas i kommunstyrelsen.

7

Läsanvisning Dokumenthanteringsplanen är indelad i två huvudsakliga delar. Den övre innehåller klassificeringen och den nedre den egentliga dokumenthanteringsplanen. Den senare beskriver enskilda processer och de handlingar/uppgifter som förekommer inom processen. Här anges först namn på handlingen, därefter anvisning om bevarande eller gallring. I kolumnen databärare anges till exempel; papper, CD etcetera. I kolumnen Förvaring/sökväg anges var eller på vilket sätt handlingen förvaras. I allmänhet anges ett verksamhetssystem eller en sökväg i datanätet. Begreppet systematisk förvaring innebär alltid att uppgifterna är bundna till papper och förvaras i mapp eller pärm. I anmärkningskolumnen förekommer information som förtydligar vilken typ av uppgift som avses eller hur den ska hanteras. Kolumnen Signum/klass används för att ange uppgiften/handlingens placering i kommunarkivet/e- arkivet.

Uttrycket Bevaras innebär att uppgiften ska förvaras i all framtid. När en uppgift ska gallras anges också en gallringsfrist, det vill säga den tidpunkt då uppgiften kan/ska gallras.

G i a = gallras vid inaktualitet, det vill säga då uppgiften inte längre behövs i verksamheten

G 2 år = gallras två år efter kalenderårets slut. En uppgift som uppkommer 2010 kan gallras först i januari 2013

8

1.1.1 Administrera val Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 1 Demokrati och

ledning Beskrivning

Processgrupp 1 Politiska partier och Val

Huvudprocess 1 Administrera val Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Valnämndens protokoll

Bevaras W3D3

Röstlängd Bevaras Papper Efter avslutat val överlämnas röstlängderna till kommunarkivet

Information från valmyndigheten

Bevaras W3D3

9

1.2.2 Fullmäktigemöten Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 1 Demokrati och

ledning Beskrivning

Processgrupp 2 Politiskt beslutsfattande

Huvudprocess 3 Kommun- fullmäktigemöten

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Kallelse G i a www.kumla.se Publiceras på hemsidan tillsammans med

handlingar

Fastställande av mötestider

Bevaras W3D3 Registrering i system.

Publicering av mötestider

G i a www.kumla.se

Kallelse G 2 år W3D3 Diarieförda handlingar som hör till respektive paragraf sänds digitalt till fullmäktigeledamöter

Protokoll Bevaras W3D3 /Pärm Binds in

Anslagsbevis för protokoll

G i a Papper Kommunens anslagstavla

Gallras när överklagandetid gått ut

Motioner Bevaras W3D3 Beslutas av kf och remitteras i förekommande fall till ks eller facknämnd

Interpellationer Bevaras W3D3 Besvaras skriftligt

Film Bevaras Systematisk förvaring Fullmäktigemöten filmas och förvaras i mp4- format

Omröstningslistor Bevaras Bifogas protokollet

http://www.kumla.se/


10

1.2.3 Kommunstyrelse- och nämndmöten Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 1 Demokrati och

ledning Beskrivning

Processgrupp 2 Politiskt beslutsfattande

Huvudprocess 3 Kommunstyrelse- och nämndmöten

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Kallelse G i a www.kumla.se Publiceras på hemsidan med handlingar

Kallelse G i a Meetings Till nämndledamöter

Protokollsutdrag från kommunfullmäktige och andra nämnder

Bevaras W3D3 Uppdrag och information från kf och nämnder

Inkommande skrivelser

Bevaras W3D3

Korrespondens Bevaras W3D3

Utredningar Bevaras W3D3 Underlag till beslut

Pro memoria, minnesanteckning

Bevaras W3D3 Gäller anteckningar som tillför sakuppgift till ärendet

Kallelse och ärendelista

G i a W3D3 Publiceras via Meetings by FormPipe till nämndledamöter

Protokoll Bevaras W3D3 /Pärm Binds in

Omröstningslistor Bevaras Papper Pärm Bifogas protokoll


11

1.2.5 Hantera förtroendevalda Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 1 Demokrati och ledning Beskrivning Processgrupp 2 Politiskt

beslutsfattande Förtroendevalda registreras i Troman.

Huvudprocess 5 Hantera förtroendevalda

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Avsägning från politiskt uppdrag

Bevaras W3D3

Uppgifter om ny förtroendevald

G i a Papper - Uppgifterna registreras i Troman webb

Meddelat beslut från länsstyrelsen

Bevaras W3D3

Förtroendemannaregister Bevaras Troman webb Adress- och kontaktuppgifter gallras om uppdraget upphör och i så fall efter mandatperiodens slut

Arvodesbestämmelser Bevaras W3D3

12

1.3.1 Styrande dokument Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 1 Demokrati och

ledning Beskrivning

Processgrupp 3 Verksamhetsledning Huvudprocess 1 Styrande dokument Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Beslut om att ärende ska uppföras/revideras

Bevaras W3D3

Förslag till beslut Bevaras W3D3

Beslut i arbetsutskott och nämnd

Bevaras W3D3

13

1.3.3 Leda det interna arbetet Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 1 Demokrati och

ledning Beskrivning

Processgrupp 3 Verksamhetsledning Övergripande verksamhetsledning och styrning Huvudprocess 3 Leda det interna

arbetet Aktivitet Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum

/klass Processkartor G i a Digitalt W3D3 Dokumentation vid gruppmöten

G i a Digitalt G:/ Kumlaportalen Till exempel ledningsgrupp

Interna utredningar Bevaras Digitalt W3D3 Remisser och yttranden Bevaras Digitalt W3D3 För remisser och yttranden som hör till ärende

som beslutas i nämnd (ej delegationsbeslut), se kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan

14

1.3.4 Samverka med personal och fackliga organisationer Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 1 Demokrati och

ledning Beskrivning

Processgrupp 3 Verksamhetsledning Huvudprocess 4 Samverka med

personal och fackliga organisationer

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Arbetsplatsträffar – mötesanteckning

G 2 år Kumlaportalen Ansvarig chef publicerar

MBL-förhandling - protokoll

Bevaras W3D3 Inklusive bilagor

Samverkan – protokoll Bevaras Systematisk förvaring Centrala samverkansgruppen. Innehåller även arbetsmiljöplan

Lokalt samverkansavtal Bevaras W3D3

Förhandlingsprotokoll, löneöversyn

Bevaras W3D3 Inklusive bilagor

Minnesanteckningar, löneöversyn

G i a Systematisk förvaring

Registrering av lön Bevaras Personec

Medlemslistor från arbetstagarorganisationer

G i a Digitalt Gallras efter tankning till Personec Förhandling av Systemförvaltare

Förhandlingsunderlag, chefer

G i a Personec Förhandling Gallras efter avslutad löneöversyn

Förhandlingsunderlag, HR-generalister

G i a Personec Förhandling

15

1.4.1 Mål- och ekonomistyrning Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 1 Demokrati och

ledning Beskrivning

Processgrupp 4 Planera och följa upp verksamheten

Huvudprocess 1 Mål och ekonomistyrning

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Direktiv för mål och medel

Bevaras W3D3

Budgetförslag från förvaltningarna

Bevaras W3D3 Beslutas i respektive nämnd och översänds för beredning i kommunstyrelsen

Underlag till beredningen för mål och medel

G 10 år W3D3 Komplettering från förvaltningarna sker kontinuerligt under processens gång

Budget och verksamhetsplan

Bevaras W3D3 Beslutas i kf och meddelas i protokoll

Förvaltningarnas årsberättelser och bokslutsanalyser

Bevaras W3D3 Beslutas i respektive nämnd och översänds för sammanställning till kommunstyrelsen.

Huvudbok Bevaras Papper Binds in

Bokslut, specifikationer

Bevaras Papper Binds in

Årsredovisning Bevaras W3D3 Beslutas i kf och meddelas i protokoll

Delårsrapport Bevaras W3D3 Beslutas i kf och meddelas i protokoll

Internkontrollplan G 10 år Digitalt W3D3

Uppföljning av internkontrollplan

G 10 år Digitalt W3D3

16

1.5.4 Synpunkter och klagomål Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 1 Demokrati och

ledning Beskrivning

Processgrupp 5 Kvalitetsledning Huvudprocess 4 Synpunkter och

klagomål Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Inkommen synpunkt Bevaras W3D3 Registreras.

Medborgarförslag Bevaras W3D3 Behandlas i kf och remitteras till ansvarig nämnd

17

1.5.6 Forum för samråd Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 1 Demokrati och

ledning Beskrivning

Processgrupp 5 Kvalitetsledning Sociala rådet består av företrädare för handikapporganisationer och liknande samt representanter för Kumla kommun. Huvudprocess 6 Forum för samråd

Aktivitet 1 Sociala rådet Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Protokoll, Sociala rådet

Bev W3D3 Administreras av personal inom Kultur- och fritidsförvaltning. Färdiga protokoll till KS

Protokoll, pensionärsrådet

Bev W3D3 Administreras av personal inom Kultur- och fritidsförvaltning. Färdiga protokoll till Kommunstyrelsen.

Protokoll, råd för personer med funktionsvariation

Bev W3D3 Administreras av personal inom Kultur- och fritidsförvaltning. Färdiga protokoll till Kommunstyrelsen.

Minnesanteckningar, näringslivsråd

G 4 år W3D3

18

1.7.1 Post- och postöppning Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 1 Demokrati och

ledning Beskrivning

Processgrupp 7 Allmänna handlingar och arkiv

Huvudprocess 1 Post- och postöppning

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Inkommen handling Bevaras W3D3 Inkommande telefonsamtal, e-post, sms, fax, brev

eller sociala medier. Förteckning av registrerade handlingar publiceras på kommunens hemsida dagen efter registrering

Inkommen handling av uppenbart ringa betydelse för myndigheten

Gallras direkt

Till exempel pressklipp, cirkulär och reklamtryck som bara indirekt eller i ringa mån rör myndighetens verksamhet samt statistiska meddelanden och kopior av andra myndigheters yttranden. Även vissa anonyma skrifter och skrifter med meningslöst eller obegripligt innehåll som kommer in från enskilda kan i vissa fall gallras direkt.

19

1.7.2 Lämna ut allmänna handlingar Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 1 Demokrati och

ledning Beskrivning


Hantering av begäran om utlämnande av handlingar sker till en del utan att detta registreras. Till exempel via telefonsamtal eller e-post.

Huvudprocess 2 Lämna ut allmänna handlingar

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Inkommen förfrågan Bevaras W3D3 Begäran där sekretessprövning sker måste alltid

diarieföras. Enklare förfrågningar behandlas utan registrering.

Avslag på förfrågan Bevaras W3D3 Vid avslag måste aktuellt lagrum anges samt anvisningar om hur överklagande sker skickas med.

20

1.7.3 Redovisa information Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 1 Demokrati och

ledning Beskrivning


Huvudprocess 3 Redovisa information

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Registrering av inkommande och upprättade handlingar

Bev W3D3

Dokumenthanteringsplan Bev W3D3 Beslut i nämnd eller motsvarande

Arkivbeskrivning Bev W3D3 Beslut i nämnd eller motsvarande

Arkivförteckning Bev R:\-katalog Uppdateras fortlöpande

21

1.7.6 Hantera arkivleveranser Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 1 Demokrati och

ledning Beskrivning


Huvudprocess 6 Hantera arkivleveranser

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Leveransanteckning Bev Papper Inbunden bok Anteckning i accessionsliggaren

Registrering Bev R:/ - Databas

Överenskommelse Bev Papper Systematisk förvaring Avser enskilda arkiv. Original till arkivöverlämnaren

1.11.1 Evenemang och avtackningar Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 1 Demokrati och

ledning Beskrivning

Processgrupp 11 Representera

22

Huvudprocess 1 Evenemang och avtackningar

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Brev G 2 år H:\-katalog Uppvaktning av kulturpristagare

Diplom, check - Överlämnas till stipendiater

Brev G 2 år H:\-katalog Orkla Foods Stipendium Diplom, check - Överlämnas till stipendiater

23

1.11.2 Vänortsutbyte Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 1 Demokrati och

ledning Beskrivning

Processgrupp 11 Representera

Huvudprocess 2 Vänortsutbyte

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass

Protokollsutdrag från B Papper Inbunden bok Fastställda regler för vänortsutbyte

kommunfullmäktige

Brev, program B Papper Systematisk förvaring Sparas i pärm hos kommunledningssekreteraren

24

2.3.1 Internt informationsmaterial Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning Processgrupp 3 Informera och

kommunicera internt

Huvudprocess 1 Internt informationsmaterial

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Foto Bevaras

/ G i a Systematisk förvaring Gallras årligen. Vid gallring ska

bedömning göras vad gäller kulturhistoriskt värde. Bilderna ska då överföras till kommunens arkiv. Lagringstiden för bilder, där det lämnats publiceringsmedgivande, är 3 år.

Intranät Bevaras / G i a

Sharepoint Sparas årligen. En version vid ett tillfälle.

25

2.4.1 Kontoplan Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning Processgrupp 4 Ekonomiadministration Huvudprocess 1 Kontoplan Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Kodplan, arbetsexemplar

G i a Excelark Uppdateringar under året

Kodplan, tryckt Bevaras Systematisk förvaring Binds in med huvudbok

26

2.4.2 Leverantörsreskontra Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning Processgrupp 4 Ekonomiadministration Huvudprocess 2 Leverantörsreskontra Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Leverantörsfaktura G 7 år Digital Ekonomisystem Pappersfaktura som skannats in I ekonomisystem

Leverantörsfaktura G 4 år Papper Arkiv Pappersfaktura som skannas in

Svefaktura G 7 år Digital Ekonomisystem Elektroniska fakturor

Reversering av leverantörsfaktura

G 7 år Digital S-KLK- Ekonomiavdelningen - räkenskapsinformation

Fakturaflöde G 7 år Digital Ekonomisystem Attestflöde på fakturan

Betalningspåminnelser G i a Papper Tjänsterum

Leverantörsregister G i a Digitalt Ekonomisystem

Förändringar i leverantörsregistret

G i a Digitalt S-KLK- Ekonomiavdelningen - räkenskapsinformation

Loggning av ändringar på leverantör

Attestförteckning Bevaras W3D3 Beslut i nämnd

Betalfil G 7 år Digital S-KLK- Ekonomiavdelningen - räkenskapsinformation

Sända betalningar till bg

Återredovisning bg G 7 år Digital S-KLK- Ekonomiavdelningen - räkenskapsinformation

Återredovisade betalningar från bg

Övriga utbetalningar G 7 år Papper Arkiv

27

2.4.3 Kundreskontra Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning Processgrupp 4 Ekonomiadministration Huvudprocess 3 Kundreskontra Aktivitet


Avstämings- och fellistor

G 2 år Papper Pärm på tjänsterum

Betalningspåminnelser och inkassokrav

G 2 år Papper Pärm på tjänsterum

Fakturajournal G 7 år Digitalt S-KLK- Ekonomiavdelningen - räkenskapsinformation

Krediteringar G 7 år Papper Arkiv

Inbetalningskort, plus- och bankgiro

G 7 år Papper Arkiv

Kundfakturor G 7 år Digitalt Ekonomisystem

Kundregister G i a Digitalt Ekonomisystem

Reversering av kundfakturafaktura


Bokföringsjournal inbetalningar


Avskrivningar – bokföringsmässiga

G 7 år Digitalt W3D3 Enligt delegationsordning

Ackord/förlikning eller annan nedskrivning av fordran

G 7 år Digitalt W3D3 Enligt delegationsordning

28

2.4.4 Anläggningsreskontra Dokumenthanteringsplan –Kumla kommun Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning Processgrupp 4 Ekonomiadministration Huvudprocess 4 Anläggningsreskontra Aktivitet


Transaktionslista Bevaras Papper Arkiv Binds in med huvudbok

Anläggningsreskontra 7 år Digitalt Ekonomisystem Anläggning spärras vid ex. försäljning, färdig avskriven men finns sökbar i ekonomisystemet

29

2.4.5 Huvudbok Dokumenthanteringsplan –Kumla kommun Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning Processgrupp 4 Ekonomiadministration Huvudprocess 5 Huvudbok Aktivitet


Dagbokföring G 7 år Papper Arkiv

Kontoutdrag pg/bg/bankkonto


30

2.4.6 Löpande bokföring – övrigt Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning Processgrupp 4 Ekonomiadministration Huvudprocess 6 Löpande bokföring-övrigt Aktivitet


Bokföringsorder G 7 år Papper /data Arkiv/Ekonomisystem

Momsredovisning G 7 år Papper Arkiv

Systemdokumentation Bevaras Digitalt S-KLK- Ekonomiavdelningen - räkenskapsinformation

Här framgår bland annat verifikationstyper, verifikationsnummerserier och integrationer.

Behörighetslistor G i a Papper Närarkiv Användare och behörigheter i ekonomisystemet

Avstämningar G i a Papper/digitalt Tjänsterum

EU-projekt 10-18 år Papper Närarkiv Projektledare ansvarar för att lämna in alla verifikationer för respektive EU-projekt i samband med årsbokslut till ekonomiavdelningen

Inventarieförteckning G 7 år Papper Arkiv

Inläsning av filer för bokföring från försystem

G 7 år Digitalt Ekonomisystem

Räkenskapssammandrag (RS) - slutversion

G 7 år Digitalt S-KLK- Ekonomiavdelningen - räkenskapsinformation

31

2.4.7 Stiftelser Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning Processgrupp 4 Ekonomiadministration Huvudprocess 7 Stiftelser Aktivitet


Ansökning fonder Bevaras Papper Förvaras hos respektive nämnd som beslutar om utdelning

Årsredovisning/Räkenskapssammanställning Bevaras Papper Arkiv

Verifikationer Bevaras Papper Arkiv

Permutationer Bevaras Papper Arkiv

32

2.6.1 Genomföra upphandling Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning Processgrupp 6 Inköp och

försäljning

Huvudprocess 1 Genomföra upphandling

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Offert /Förfrågningsunderlag

Bevaras W3D3/Tendsign

Inkommande offerter Bevaras Tendsign Samtliga offerter bevaras under pågående avtalstid. Därefter endast det antagna anbudet.

Anbudsöppningsprotokoll Bevaras W3D3/Tendsign

Avslut Bevaras W3D3 Då upphandlingen har administrerats i Tendsign ska samtliga filer föras över till W3D3.

Avtal Bevaras Papper/data W3D3 / Systematisk förvaring

Det underskrivna avtalet skannas in och förvaras därefter i närarkiv.

Personuppgiftsbiträdes-avtal

Bevaras Papper/data W3D3 Det underskrivna avtalet skannas in och förvaras därefter i närarkiv.

33

2.6.4 Kommuninterna tjänster Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning Processgrupp 6 Inköp och

försäljning Administreras av kommunledningssekreteraren

Huvudprocess 4 Kommun-interna tjänster

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Beställning G i a Papper Beställning gallras efter fakturering

Internfaktura Bevaras Data UBW

Löneavdrag G Papper Gallras efter att det skickats till löneförvaltningen

34

2.7.1 Rekrytera personal Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning Processgrupp 7 Personaladministration Huvudprocess 1 Rekrytera personal Aktivitet


Annons G 2 år Visma Recruit

Beslut om vem som fick tjänsten

Bevaras Visma Recruit Ansvarig chef meddelar Personalavdelningen

Ansökningshandlingar, anställd

Bevaras Personalakt

Intervju- & referensprotokoll, PPA graf, anställd

Bevaras Personalakt

Ansökningshandlingar ej anställd

G 2 år Visma Recruit

Intervju- & referensprotokoll, PPA graf, ej anställd

G 2 år Systematisk förvaring Ansvarig rekryterare

Manuellt inkomna ansökningar

Bevaras/G 2 år

Visma Recruit Registreras i Visma Recruit, underlaget gallras direkt efter registrering

Spontanansökningar G i a Gallras direkt, även praktikanters ansökningar

Utdrag ur belastningsregister

G 2 år Systematisk förvaring Ansvarig chef

35

2.7.2 Anställa personal Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning Processgrupp 7 Personaladministration Huvudprocess 2 Anställa personal Aktivitet


Anställningsavtal, månadsavlönad

Bevaras Personalakt Sommarvikarier sparas i pärm på Löneförvaltningen

Anställningsinformation, timavlönade

Bevaras Systematisk förvaring Sparas på förvaltningarna, kopia på anställningsinformationen skickas till lön

Postöppning fullmakt G i a Systematisk förvaring Ansvarig chef

Sekretess Bevaras Personalakt

Introduktionsschema G i a Systematisk förvaring Ansvarig chef

36

2.7.3 Bemanning och ledigheter Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning Processgrupp 7 Personaladministration Huvudprocess 3 Bemanning och

ledigheter Aktivitet


Ansökan om ledighet med lön för enskild angelägenhet

G 2 år Systematisk förvaring Personalavdelningen

Ansökan om facklig ledighet


Längre ledighetsansökningar

Bevaras Personalakt Avser det som medarbetaren inte ansöker om via Personec självservice

Semesterplanering G i a Systematisk förvaring Ansvarig chef

37

2.7.4 Administrera anställningar Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning Processgrupp 7 Personaladministration Huvudprocess 4 Administrera

anställningar Aktivitet


Personalakt Bevaras Personalakt innehåll • CV med meritförteckning examensbevis

betyg och intyg • Sekretesspapper /tystnadsplikten • Anställningsbevis, original • Tjänstledigheter längre än 6 månader, t.ex.

studieledighet, hel föräldraledighet, ledighet för att prova annat arbete m.m.

• Ändring av lön/lönetillägg • Nattarbete, uppgifter ang.

läkarundersökning • Varsel enligt LAS som resulterar i avslutad

anställning • Uppsägningar • Varningar • Socialförvaltningens skrivelse om

skyldighet att anmäla missförhållanden. • Protokoll som rör anställningen • Pensionsbrev

Personaluppgifter / timanställda

Bevaras Systematisk förvaring Ansvarig förvaltning

Anmälan av bisyssla G i a Systematisk förvaring Personalavdelningen. Gallras när anställningen

38

avslutas. Minnesanteckningar lönesamtal

G i a Systematisk förvaring Ansvarig chef.

Minnesanteckningar, utvecklingssamtal

G i a Systematisk förvaring Ansvarig chef.

Utvecklingsplaner, individuella

G i a Systematisk förvaring Ansvarig chef. Gallras när anställningen upphör. Ex individuell handlingsplan i samband med utvecklings- eller lönesamtal

39

2.7.5 Personalhälsa Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning Processgrupp 7 Personaladministration Huvudprocess 5 Personalhälsa Aktivitet Rehabilitering


Rehabiliteringsdokumentation

Bevaras Adato Dokumentation kopplat till ett rehabärende sparas i Adato, scanna in det som inte redan finns digital. Exempel på handlingar som ska bevaras: rehabutredning, handlingsplan, dokumentation, mötesprotokoll, utlåtande från arbetsförmedlningen eller försäkringskassan.

Omplaceringsutredning, rehab

Bevaras Personalakt Adato

Läkarintyg, rehabutredning

G 2 år Adato Sparas ned i rehabärende via intygsguiden, gallring sker automatiskt

Läkarintyg, ej rehabutredning

G 2 år Hos respektive chef

40

2.7.6 Utbilda personal Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning Processgrupp 7 Personaladministration Huvudprocess 6 Utbilda personal Aktivitet


Närvarolista utbildning G 2 år Systematisk förvaring Ansvarig utbildare

Utbildningsbevis Bevaras Personalakt Legitimations- och examensbevis, även kortare kurser

Kompetensförsörjningsplan

Bevaras W3D3

41

2.7.7 Disciplinåtgärder för personal Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning Processgrupp 7 Personaladministration Huvudprocess 7 Disciplinåtgärder för

personal Aktivitet


Skriftlig varning Bevaras Personalakt

Klargörande samtal G i a Systematisk förvaring Personalavdelningen. Gallras när anställningen upphör

Dokumentation kring misskötsel

G i a Systematisk förvaring Ansvarig chef. Gallras när anställningen upphör. Överlämnas vid eventuellt chefsbyte.

42

2.7.8 Uppvakta personal Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning Processgrupp 7 Personaladministration Huvudprocess 8 Uppvakta personal Aktivitet


Förteckning över utdelade minnesgåvor

Bevaras Systematisk förvaring Kommunledningssekreterare. Registret innehåller uppgifter om gåvans art och mottagare

43

2.7.9 Avsluta anställning Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning Processgrupp 7 Personaladministration Huvudprocess 8 Uppvakta personal Aktivitet


Uppsägning på egen begäran/pension

Bevaras Personalakt

Överenskommelse om avslut av anställning

Bevaras Personalakt

LAS varsel som resulterar i avslut

Bevaras Personalakt

LAS varsel som inte resulterar i avslut


Anmälan om företrädesrätt

Bevaras Winlas Blanketten gallras i samband med att uppgifterna registreras i Winlas

Turordningslista Bevaras Personalavdelningen Bilaga i protokoll Omplaceringsutredning övertalighet

Bevaras Personalakt

Intyg om dödsfall

Bevaras Personalakt

Avgångsenkät G i a Systematisk förvaring Personalavdelningen Pensionsbrev Bevaras Personalakt

44

Sammanställning/rapport av avgångsenkät

Bevaras Systematisk förvaring Personalavdelningen

Tjänstgöringsintyg/betyg

Bevaras Personalakt

45

2.8.1 Arbetsmiljö/skyddsrond Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning Processgrupp 8 Systematiskt

arbetsmiljöarbete

Huvudprocess 1 Arbetsmiljö/skyddsrond Aktivitet


Arbetsmiljöplan Redovisas i 1.3.4

Skyddsrondsprotokoll

Bevaras Systematisk förvaring Ansvarig chef

Delegering av arbetsmiljöuppgifter

Bevaras Systematisk förvaring Personalavdelningen

46

2.8.2 Utreda arbetsmiljö Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning Processgrupp 8 Systematiskt

arbetsmiljöarbete

Huvudprocess 2 Utreda arbetsmiljö Aktivitet


Arbetsskador Bevaras KIA

Tillbud Bevaras KIA

Utredning Bevaras Systematisk förvaring Personalavdelningen. Utredning kring kränkning, krishantering och konflikthantering

Medarbetarenkät Bevaras Systematisk förvaring Personalavdelningen

Riskbedömningar Bevaras Systematisk förvaring Ansvarig chef

Tillsynsprotokoll arbetsmiljöverket

Bevaras W3D3 Ansvarig chef

47

2.11.2 Förvalta IT-system Dokumenthanteringsplan –Kumla kommun Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning Processgrupp 11 IT och telefoni Huvudprocess 2 Förvalta IT-system Aktivitet


Teknisk dokumentation Bev / Gia

Systematisk förvaring Avser både dokumentation från leverantör och egenproducerad dokumentation. Dokumentationen måste bevaras i en sådan utsträckning att en digital arkivering möjliggörs. Uppgifter av tillfällig karaktär kan gallras.

Systeminformation Bev / Gia

Systematisk förvaring Avser både dokumentation från leverantör och egenproducerad dokumentation. Dokumentationen måste bevaras i en sådan utsträckning att en digital arkivering möjliggörs. Uppgifter av tillfällig karaktär kan gallras

Manualer G i a Systematisk förvaring Avser manualer rörande handhavande av system och applikationer.

Automatisk logghantering G i a I respektive system Då loggar sparas för att verifiera access till systemet, anges en gallringsfrist för respektive system

Planerad logghantering G i a Underlag för olika typer av beslut eller förändringar i systemen. Statistik från loggning redovisas i samband med beslut.

Support / helpdesk G 2 år Registrering sker i Footprints

Statistikuttag rörande beställning och felanmälan

Bevaras

48

Systemförteckning Bevaras Systematisk förvaring

49

Systemförvaltningsplan Bevaras Systematisk förvaring

Informationssäkerhetsplan/drift Bevaras

50

2.15.1 Behandling av personuppgifter Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 2 Intern service Beskrivning Processgrupp 15

Behandling av person-uppgifter

Huvudprocess 1 Behandling av personuppgifter

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Registerförteckning för behandling av personuppgifter

Bevaras Data W3D3 Registerförteckning revideras vid behov, men gamla versioner bevaras.

Riskanalys Bevaras Data W3D3 Konsekvensbedömning Bevaras Data W3D3 Anmälan av dataskyddsombud till Datainspektionen

G i a

Registerutdrag G 1 år Data W3D3 Beslut om registrerades rättigheter, vid avslag

Bevaras Data W3D3

51

3.1.1 Namngivningscermoni Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 3 Samhällsservice Beskrivning Processgrupp 1 Borgerliga

ceremonier Kommunens roll är att meddela den sökande vilka förrättare som är tillgängliga

Huvudprocess 1 Namngivnings- ceremoni

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Protokoll Bevaras Data W3D3 Uppgift om utsedda förrättare meddelas i

kommunstyrelsens protokoll

52

3.1.2 Borgerlig vigsel Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 3 Samhällsservice Beskrivning Processgrupp 1 Borgerliga

ceremonier Administreras av kommunledningssekreterare

Huvudprocess 2 Borgerlig vigsel Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Förfrågan G i a Papper Systematisk förvaring

Bokning av vigselförrättare

G i a Papper Anteckning i kalender

Vigselbevis - Papper - Överlämnas till de vigda

Vigselprotokoll Bevaras Papper Systematisk förvaring Kopia sänds årligen till Länsstyrelsen

Vigselbok Bevaras Papper Inbunden bok Fortlöpande registreringar av vigslar och vittnen

53

3.1.3 Borgerlig begravning Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 3 Samhällsservice Beskrivning Processgrupp 1 Borgerliga

ceremonier All hantering sker via begravningsbyrå. Kommunen meddelar begravningsförrättare.

Huvudprocess 3 Borgerlig begravning Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Protokoll Bevaras Data W3D3 Uppgift om utsedda förrättare meddelas i

kommunstyrelsens protokoll

54

3.1.4 Uppvaktning av nya svenska medborgare Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 3 Samhällsservice Beskrivning Processgrupp 1 Borgerliga

ceremonier

Huvudprocess 4 Uppvaktning av nya svenska medborgare

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Förteckning G 2 år Papper Systematisk

55

3.1.5 Uppvaktning av 100-åringar Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 3 Samhällsservice Beskrivning Processgrupp 1 Borgerliga

ceremonier

Huvudprocess 5 Uppvaktning av 100-åringar

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Förteckning G 2 år Papper Systematisk

56

3.2.1 Konsumentrådgivning Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 3 Samhällsservice Beskrivning Processgrupp 2

Konsument-stöd och rådgivning

Huvudprocess 1 Konsumentrådgivning

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass E-post med frågor till konsumentrådgivaren

G i a Data Fr.o.m. 1 januari 2019

Statistik G i a Fr.o.m. 1 januari 2019

57

58

3.3.2 Integrationsenheten Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 3 Samhällsservice Beskrivning Processgrupp 3 Vägledning och

service Integrationsenheten hos AMI

Huvudprocess 2 Integrationsenheten

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Information från Migrationsverket om anvisning av kvotflykting eller anvisade individer

G 2 år Elektroniskt mejl Outlook Krypterad e-post Gallring sker två år efter att etableringstiden upphör eller efter att personen går över till socialtjänsten för hantering där.

Individakt/pappersdokument

G 3 år Papper Tjänsterum/kassaskåp Gallring sker två år efter att etableringstiden upphör eller efter att personen går över till socialtjänsten för hantering där.

Individakt/elektroniska register

G 2 år Elektroniska document

G:/MIA Bevaras i behörighetsstyrd mapp under G:/MIA Gallring sker två år efter att etableringstiden upphör eller efter att personen går över till socialtjänsten för hantering där.

59

3.4.1 Ge kommuninformation Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 3 Samhällsservice Beskrivning Processgrupp 4 Extern information

och kommunikation

Huvudprocess 1 Ge kommuninformation

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Pressmeddelanden Bevaras Systematisk förvaring

MyNewsDesk Pressmeddelande bevaras i aktuellt ärende av respektive förvaltning. Publiceras också på MyNewsDesk.

Informationsblad Bevaras Systematisk förvaring Ett exemplar av varje varje trycksak sparas årsvis av respektive förvaltning. Digitalt material sparas i separat mapp. Tryckt och digitalt material lämnas årsvis till arkivet.

Annons G i a Annonser bevaras i aktuellt ärende av respektive förvaltning.

Kumlan Bevaras Systematisk förvaring Ett antal exemplar sparas för inbindning vart fjärde år. Dessutom sparas cirka 100 lösnummer för komplettering. Sista numret gavs ut 27 november 2018.

Vårt Kumla Bevaras Systematisk förvaring Ett exemplar av varje nummer sparas och arkiveras årsvis. Digitalt material sparas i separat mapp. Första numret gavs ut 5 mars 2019.

Webbplats, Kumla.se Bevaras / G i a

Sitevision Sparas årligen. En version vid ett tillfälle.

Förvalta och utveckla Sitevision

G i a Medarbetare som är redaktörer finns kvar i systemet i tre månader, i AD:t. I övrigt måste dessa plockas bort manuellt av systemförvaltaren.

Sociala medier Bevaras Sparas årligen. En version vid ett tillfälle.

60

61

3.4.1 Tillstånd och tillsyn enligt alkohollagen Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 3 Samhällsservice Beskrivning Processgrupp 5 Extern information

och kommunikation Handläggs av tjänsteperson i Hallsbergs Kommun.

Huvudprocess 1 Tillstånd och tillsyn enligt alkohollagen

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Permanent serveringstillstånd

G 3 år Papper Närarkiv (i Hallsberg) 3 år efter att tillstånd upphört

Tillfälligt serveringstillstånd, allmänheten

G 5 år Papper Närarkiv (i Hallsberg) Samtliga handlingar gallras

Tillfälligt serveringstillstånd, slutet sällskap

G 5 år Papper Närarkiv (i Hallsberg) Samtliga handlingar gallras

Utökad serveringsyta G 3 år Papper Närarkiv (i Hallsberg) 3 år efter att tillstånd upphört

Utvigdgad serveringsyta

G 3 år Papper Närarkiv (i Hallsberg) 3 år efter att tillstånd upphört

Delegationsbeslut B Papper Närarkiv (i Hallsberg) Överförs till centralarkiv efter 1 år Kontrollrapporter, tillsyn

G 5 år Papper Närarkiv (i Hallsberg)

Restaurangrapporter G 2 år Papper Närarkiv (i Hallsberg) Serveringstillstånd B Papper Närarkiv (i Hallsberg) Överförs till centralarkv efter 1 år Utredning, tillsynsärende

B Papper Närarkiv (i Hallsberg) Överförs till centralarkiv efter 1 år

62

3.4.2 Tillstånd och kontroll av tobaksförsäljning Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 3 Samhällsservice Beskrivning Processgrupp 5 Extern information


Huvudprocess 2 Tillstånd och kontroll av tobaksförsäljning

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Anmälan om försäljning

B Papper/IT Närarkiv (i Hallsberg) Överförs till centralarkiv efter 1 år

Tillsynsrapporter B Papper/IT Närarkiv (i Hallsberg) Överförs till centralarkiv efter 1 år

63

3.4.3 Kontroll av försäljning av receptfria läkemedel Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 3 Samhällsservice Beskrivning Processgrupp 5 Extern information


Huvudprocess 3 Kontroll av försäljning av receptfria läkemedel

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Tillsynsprotokoll B Papper Närarkiv (i Hallsberg) Överförs till centralarkiv efter 1 år

64

3.5.1 Stöd för anställbarhet och personlig utveckling Dokumenthanteringsplan – Kumla Kommun Verksamhetsområde 3 Samhällsservice Beskrivning Processgrupp 6 Arbetsmarknad

och sysselsättning Arbetsträning, arbetspraktik, utbildning, datortek

Huvudprocess 1 Stöd för anställbarhet och personlig utveckling

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Kartläggning/planering, beslutsunderlag och beslut deltagare AMI

G i a Papper Tjänsterum Gallras efter avslutad aktivitet.

Anställningsavtal Bevaras Papper/GW Tjänsterum/GW Bevaras i personakt

Ledighetsansökan G i a Papper Tjänsterum Gallras efter avslutad aktivitet. Närvarorapporter G i a Papper/GW Tjänsterum/GW Gallras efter avslutad aktivitet.

Daganteckningar G i a GW GW Gallras efter avslutad aktivitet.

Disciplinärenden Bevaras Papper Låst arkivskåp Bevaras i personakt Uppsägningar Bevaras Papper Tjänsterum Gallras efter avslutad aktivitet. Arbetsgivarintyg Bevaras Papper Tjänsterum Gallras efter avslutad aktivitet. Läkarintyg G i a Papper Tjänsterum Gallras efter avslutad aktivitet. Utdrag från belastningsregistret

Bevaras Papper Tjänsterum Bevaras i personakt.

Sekretesspapper Bevaras Papper Tjänsterum Bevaras i personakt. Tillbud Bevaras Papper Tjänsterum Bevaras i personakt. Sjuk/friskanmälan G i a Papper Tjänsterum Gallras efter avslutad aktivitet. Friskvård G i a Papper Tjänsterum Gallras efter avslutad aktivitet.

65

Överenskommelse, arbetsprövning

G i a Papper Tjänsterum Gallars efter avslutad aktivitet.

GW Bevaras Digital GW Bevaras i systemet. Fakturering av varor och tjänster utförda av AMI, externt och internt Order/betsällning G i a Papper Tjänsterum Gallras vid avslut av tjänst Fakturaunderlag G 2 år Papper Tjänsterum Faktura G 10 år UBW Kundregister (endast externt)

G 10 år Papper/digitalt

66

5.2.1 Risker och sårbarhet Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 5 Trygghet och

säkerhet Beskrivning

Processgrupp 2 Krisberedskap Huvudprocess 1 Risker och sårbarhet Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Inkommande föreskrifter från MSB

G I A Systematisk förvaring

Inkommande analyser från förvaltning

Bevaras W3D3

Förmågebedömningar Bevaras W3D3 Genomförs årligen. Expedieras till Länstyrelsen och Ksau

Rapport Bevaras W3D3 Till KS vid ny mandatperiod.

67

5.2.2 Planera krisledning Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 5 Trygghet och


Processgrupp 2 Krisberedskap Huvudprocess 2 Planera krisledning Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Krishanteringsplan Bevaras W3D3 Ny plan upprättas inför ny mandatperiod

Kartläggning Bevaras W3D3 / systematisk förvaring

Utförs i samarbete med Länsstyrelsen och andra organisationer

Risk och sårbarhetsanalys

Bevaras W3D3 Upprättas varje ny mandatperiod

68

5.2.5 Stöd vid kriser Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 5 Trygghet och


Processgrupp 2 Krisberedskap Huvudprocess 6 Stöd vid kriser Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Sammankallning av POSOM-grupp

Bevaras Dagboksanteckning Uppgifter om tidpunkt och namn på kallade skrivs in.

Kontaktuppgifter till POSOM-resurser


Personavtal för frivilliga resurspersoner

G I A Förvaras i pärm

Minnes- och dagboksanteckningar

Bevaras Systematisk förvaring

Information från massmedia

Bevaras Systematisk förvaring Bevaras i urval med artiklar och information som belyser händelseförloppet

Rapport / sammanställning

Bevaras W3D3

5.6.1 Försäkra personer Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 5 Trygghet och


Processgrupp 6 Försäkringar Huvudprocess 1 Försäkra personer Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Skadeståndskrav Bevaras W3D3 Initieras av skadedrabbad

Utredning Bevaras W3D3

Beslut om ersättning Bevaras W3D3 Beslut rörande utbetalning av ersättning tas av respektive förvaltningschef

70

5.8.1 Samverka med polis m.fl. Dokumenthanteringsplan – Kumla kommun Verksamhetsområde 5 Trygghet och


Processgrupp 8 Brotts-förebyggande arbete

Huvudprocess 1 Samverka med polis

Aktivitet

Handlingstyp Bev/G Databärare Förvaring/sökväg Anmärkning Signum /klass Medborgarlöfte

Bevaras W3D3

Minnesanteckningar Bevaras Systematisk förvaring

Kontaktuppgifter till kontaktpersoner Grannsamverkan


Documents

Dokumenthanteringsplan · 2019. 9. 30. · kommun eller anpassningar av SKL/Riksarkivets ”Klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter”. Den senare användes i Kommunstyrelsens