2012.

KRATKI OPIS:

- MODULARNA PLATFORMA ZA

UPRAVLJANJE POSLOVNIM

SADRŽAJEM, POSLOVNIM

PROCESIMA I POSLOVNOM

DOKUMENTACIJOM

NAMJENA:

- UPRAVLJANJE POSLOVNOM

DOKUMENTACIJOM

- UPRAVLJANJE POSLOVNIM

PROCESIMA

- UPRAVLJANJE JAVNIM

NADMETANJIMA (BMS)

- DIGITALNA ARHIVA I DMS

- SUSTAV POSLOVNIH REGISTARA

- INTERNA KOLABORACIJA

e-BAP Opis proizvoda

Infodom d.o.o. - 2012

e-Business Administration Platform (e-BAP)

Osnova svrha i namjena

e-BAP je jedinstveni, integrirani sustav, modularna informacijska platforma za upravljanje poslovnim sadržajem i poslovnom dokumentacijom, namijenjen uspostavi učinkovitog elektroničkog poslovanja unutar cijele organizacije, te efikasnu komunikaciju s vanjskim poslovnim subjektima, građanima i gospodarstvom.

Osnovna svrha sustava je uspostava jedinstvene platforme za učinkovito upravljanje suvremenim uredskim poslovanjem u srednjim i velikim organizacijama, kroz povezivanje sadržaja, službene dokumentacije i poslovnih registara s pripadajudim poslovnim procesima.

e-BAP se temelji na jezgri koja integrira standardne funkcije organizacije koristedi pri tome suvremene tehnologije poput digitalnog potpisa, elektroničke isprave, web servisa. Ujedno je omogudena automatska elektronička razmjena i otprema dokumenata s integracijom e-pošte kao službene pošte prema vanjskim poslovnim subjektima, građanima i gospodarstvu.

Upravljačke funkcije

e-BAP objedinjuje četiri osnovne upravljačke funkcije:

upravljanje poslovanjem – potpora menadžmentu pri donošenju odluka upravljanje poslovnim procesima – potpora zaposlenicima na operativnoj razini upravljanje komunikacijom sa strankama (poslovni subjekti, građani, gospodarstvo) upravljanje dokumentacijom i poslovnim registrima

e-BAP funkcionira kao integrirani sustav za upravljanje:

poslovnim procesima (BPMS) poslovnim slučajevima (CMS) i kolaboracijom (CWS) poslovnom dokumentacijom i digitalnom arhivom (DMS) organizacijom, lokacijama, nadležnostima (MDM) rasporedima, radnim mjestima, klasama (MDM) konekcijama prema drugim sustavima (ESB) poslovnim izvješdivanjem (CPMS) poslovnim zapisima (RMS) tijekom posla (WFM) znanjem (KMS)

Integracija poslovnih procesa e-BAP platformom

Infodom d.o.o. - 2012

Pregled integriranih pod-sustava e-BAP platforme

Menadžerski registri sustav za brzo uspostavljanje i upravljanje raznorodnim sustavima

baziranim na registrima. Uz veliki set postojedih pre-definiranih registara.

e-Sjednice sustav za (višerazinsko) zajedničko elektroničko upravljanje i vođenje

sjednica uprave ili nižih kolegija.

Portal intranet portal sa svrhom objave zajedničke dokumentacije, te prikaza

dokumentacije iz drugih sustava.

CROSS sustav za upravljanje poslovnim procesima, poslovnim slučajevima i poslovnom

dokumentacijom. Pokriva kompletan proces upravljanja poslovnom dokumentacijom, uz

dodatne module za upravljanje arhivskom građom (arhiviranje, korištenje, izlučivanje), te

evidenciju popisa i količina arhivske građe - ePAGis.

DMS back-end sustava CROSS sa svrhom pohrane i manipulacija digitalnim

dokumentima, verzioniranje, kontrolom pristupa, sigurnosnim politikama, itd.

ESB centralna sabirnica elektroničkih servisa sa svrhom orkestracije (preusmjeravanja)

podataka i dokumenata između interni i vanjskih sustava.

BMS upravljanje, obrada i pradenje javnih nadmetanja s pokrivanjem kompletnog tijeka

procesa (učitavanje objava, javljanje, obrada, predaja ponude, pradenje objava,

ugovaranje). Sustav definiran na bazi menadžerskih registara.

MDM sustav za upravljanje središnjim podacima organizacije (organizacijska struktura,

dokumentacijska mjesta, lokacije, radna mjesta, rasporedi, klase, korisnici sustava, itd.).

Infodom d.o.o. - 2012

Infodom d.o.o. - 2012

Koristi od sustava

Ključne vrijednosti za korisnika sustava

Ubrzanje odvijanja poslovnih procesa, koje izravno rezultiraju: o smanjenjem troškova potrošnog materijala, papira, poštarine, dostavljača, troškova

pohrane / skladištenja dokumenata, radne snage , te nabave i održavanja uređaja; o smanjenjem rizika i povedanjem informacijske sigurnosti; o povedanjem produktivnosti i kvalitete izvršenih poslova;

Bolja koordinacija složenih radnih aktivnosti u kojima sudjeluju više organizacijskih dijelova kompanije i vanjski resursi.

Uspostavljanje preduvjeta za potpuno elektroničko poslovanje (e-Arhiva, e-Potpis, e-Razmjena, e-Otprema, e-Ugovori) uz mogudnost elektroničke razmjene podataka i dokumenata s drugim vanjskim poslovnim subjektima, građanima i gospodarstvom.

Jednostavno mjerenje ključnih pokazatelja uspješnosti, izvješdivanje i poslovne analize Planiranje, kontrola, mjerenje i izvješdivanje na operativnoj i menadžerskoj razini. Mogudnost naknadne prilagodne sustava prema specifičnim zahtjevima korisnika. Mogudnost definiranja različitih mehanizama upozorenja. Mogudnost kvalitetnog upravljanja prioritetima i rizicima. Razrađena sigurnosna prava i prava pristupa podacima.

Koristi za organizaciju

Standardizacija upravlja poslovnom dokumentacijom; Povedana točnost i kvaliteta obavljenog posla; Krade vrijeme obrade dokumentacije – zadovoljni klijenti; Bolja komunikacija unutar organizacije – zadovoljni zaposlenici; Smanjenje troškova poslovanja i optimizacija poslovnih procesa kroz

informatizaciju poslovnih koraka. Neovisnost o reorganizacijama i promjenama sistematizacije; Izgradnja baza znanja kao višeg oblika korištenja informacija; Povedana sigurnost i dostupnost svih podataka;

Koristi za menadžment

Povedanje preglednosti i kontrole izvršenja poslova; Nadzor nad životnim ciklusom poslovne dokumentacije; Menadžersko i operativno izvješdivanje; Ključni pokazatelji uspješnosti (KPI); Kohezija cijele organizacije zbog ubrzane i pojednostavljene

komunikacije sudionika i optimizirane organizacije poslova.

Koristi za referente

Olakšana komunikacija i smanjen broj posrednika; Standardizacija poslova, dokumentacije i informacija; Povedana dostupnost svih sudionika poslovnog procesa; Jednostavno korištenje i brzo uključivanje korisnika; Brz pristup ostalim poslovnim informacijama iz registara; Jednostavno i brzo pretraživanje dokumentacije;

Infodom d.o.o. - 2012

Funkcionalnosti

Napredne funkcionalnosti sustava za uredsko poslovanje

Pradenje i nadzor poslovnih aktivnosti – BAM (Business Activity Monitoring).

Digitalna arhiva - upravljanje arhivskom građom (arhiviranje, korištenje, izlučivanje).

ESB (komunikacija i automatska razmjena podataka između internih i vanjskih sustava).

Upravljanje sigurnošdu pristupa svim podacima (kontrolom dostupnosti i pregleda).

Upravljanje komunikacijom i elektroničkom dostavom službene dokumentacije.

Upravljanje radnim kapacitetima, vremenom i tijekom poslovnog procesa.

Izlazna pismena, predlošci i određivanje tijeka poslovnog procesa.

Automatsko kreiranje izlaznih dokumenata iz predložaka dokumenata.

Višestruka mogudnost skeniranja dokumentacije (Kofax, direktno skeniranje iz sustava).

Definiranje različitih upozorenja (mail, BAM konzola, SMS) i pretplate na izvješda.

Bar kod funkcionalnosti za ubrzanje obrade i kontrole poslovne dokumentacije.

Mehanizam ovjere i odobravanja računa (uz pradenje troškovnih mjesta).

Registriranje službene dokumentacije iz elektroničke pošte.

Klasificiranje poslovne dokumentacije (klase, procesi, dosjei).

Poslovna inteligencija i analitičke obrade produkcijskih podataka.

Digitalni potpis (uz korištenje registra ovlasti i ovlaštenika).

e-BAP interni kolaboracijski portal za sve zaposlenike.

Napredne funkcionalnosti sustava poslovnih registara

Integracija sustava poslovnih registara s uredskim poslovanjem.

Upravljanje dopuštenim prijelazima statusa unutar registra.

Konzola za pradenje poslovnih aktivnosti (BAM).

Definiranje različitih vrsta klasifikacija svakog registra.

Veze na postojede slučajeve (zapise) unutar istog registra.

Veze poslovnih slučajeva (zapisa) između različitih registara.

Mehanizmi upozoravanja (mail, BAM konzola, SMS).

Predefinirani set generičkih izvješda (uz grafičke prikaze).

Centralno pretraživanje podataka svih registara.

Napredno višekriterijsko pretraživanje prema svim podacima.

Kartica zapisa s pregledom svih relevantnih podataka.

Grupiranje i filtriranje podataka prema definiranim grupama.

Pradenje povijesnosti podataka i rada na pojedinom zapisu.

Mogudnost proizvoljnog dodavanja novih polja (meta podaci).

Infodom d.o.o. - 2012

Motivacija i razlozi za uvođenje

Reference sustava

HT - Hrvatski Telekom

Elektroprivreda Crne Gore

JP Međunarodni aerodrom Sarajevo

Odašiljači i veze

Ministarstvo mora, prometa i infrastrukture

Ministarstvo poljoprivrede, ribarstva i ruralnog razvoja

Ministarstvo regionalnog razvoja šumarstva i vodnog gospodarstva

Ministarstvo zaštite okoliša, prostornog uređenja i graditeljstva

Hrvatska informacijsko-dokumentacijska referalna agencija

Središnji državni ured za e-Hrvatsku

Ministarstvo financija

Ministarstvo turizma

Agencija za civilno zrakoplovstvo

Agencija za regionalni razvoj

Državni zavod za statistiku

Unaprjeđenje poslovanja

Bolja koordinacija složenih radnih aktivnosti Značajno ubrzanje odvijanja poslovnih procesa

Bolje upravljanje poslovnom dokumentacijom

Preglednost i kontrola izvršenja poslova

Uštede i povrat investicije

Godišnje uštede uvođenjem elektroničkog uredskog poslovanja ~ 2% od ukupnog prometa

Brzi povrat investicije tijekom 2.-3. godine

Smanjenje troškova radne snage (ljudskog rada)

Dodatne uštede

Smanje troškova papira, potrošnog materijala (tinte, toneri), poštarine, dostavljača

Smanjenje troškova nabave i održavanja printera

Manji troškovi pohrane/skladištenja dokumenata

Veda sigurnost sustava

Upravljanje pravima i nadzorom pristupa sustavu

Zaštita povjerljivih podataka i dokumenata

Uklanjanje rizika gubitka dokumenata

Infodom d.o.o. - 2012

www.infodom.hr

Kontakt: Miro Višić

Product Line Director

E-mail: miro.visic@infodom.hr

Mob. 098/345-517

Tel. 01/3040-588