คมอการใชงาน

โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง

EASY-ACC PAYROLLUser’s Manual

สงวนลขสทธ ตาม พรบ. ลขสทธ พ.ศ. 2544หามลอกเลยนแบบไมวาสวนใดสวนหนงของหนงสอเลมน นอกจากจะไดรบอนญาต

Copyright ©1993-2011 by Businesssoft.co.,Ltd.

โปรดตรวจสอบรายละเอยดของผลตภณฑททานไดรบ

บรษท บซเนสซอฟต จากด ขอขอบคณททานไดเลอกใชผลตภณฑทสรางสรรคโดยบรษทฯ หลงจากททานไดรบ

ผลตภณฑแลวโปรดตรวจสอบวา ทานไดรบอปกรณตาง ๆ เหลานในกลองบรรจโปรแกรมอยางครบถวนหรอไม ไดแก :-

• CD ROM สาหรบตดตงโปรแกรม EASY-ACC PAYROLL for Windows

• EASY-ACC PAYROLL Protection USB หรอ EASY-ACC PAYROLL Protection Disk

• คมอการใชงานทจดพมพดวยระบบออฟเซท

• บตรลงทะเบยนการใชงานโปรแกรม ครบทงสองสวน ไดแก สวนทจะตองสงคนบรษทฯ และ สวนทลกคาเกบไว

และโปรดกรอกขอมลดานลางนไวเพอเปนขอมล ในกรณทมการตดตอ หรอ ขอรบบรการจากทางบรษทฯ

เลขทะเบยนของโปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL ......................................................................

EASY-ACC PAYROLL Protection ...... USB ...... DISKETTE

บตรลงทะเบยนไดลงทะเบยนในนาม ............................................................................................................................

ไดสงบตรลงทะเบยนกลบไปยงบรษท บซเนสซอฟต จากดแลวเมอวนท ...............................

ซอโปรแกรมจาก ............................................................................................................... เมอวนท .............................

สารบญ i

สารบญแนะนา EASY-ACC PAYROLL รายละเอยดทวไป 3

คณสมบตโปรแกรม 3

คาแนะนาในการใชคมอ 4

บทท 1 การตดตงโปรแกรม ความตองการของโปรแกรม 7

ขนตอนการตดตงโปรแกรม 7

การตดตง EASY-ACC PAYROLL Protection USB 9

การตดตง EASY-ACC PAYROLL Protection Disk 10

การถอนสทธการตดตง 11

การตรวจสอบจานวนสทธการตดตง 12

การยกเลกการตดตง (Uninstall) 13

การอพเดทโปรแกรมลาสด (อตโนมต) 14

การตดตอเพอสอบถามปญหาการใชงาน 15

บทท 2 เรมตนการใชงาน การเรยกเขาสโปรแกรม 19

การเรยกใชงานกรณตดตงบนระบบ LAN หรอ File Server 19

เรมตนการใชงาน 20

กาหนดรายละเอยดของกจการ 21

การกาหนดการใชงานอนทจาเปน 22

สรางหรอแกไขรหสผาน 23

กาหนดเงอนไขตาง ๆ สาหรบระบบ 24

รปแบบการพมพ 25

จานวนวน/ชวโมงทางาน 26

อนญาตใหลาหยดงาน 26

เงนไดตามมาตรา 40 27

แสดงรายไดและภาษบนจอภาพ 27

บทท 3 รายไดและรายการหก กาหนดรายการรายได 31

กาหนดรายการหก 34

บทท 4 สรางแฟมแผนกและพนกงาน สรางรหสแผนก 39

เพมแกไขพนกงาน 40

การบนทกกรณพนกงานลาออก 42

ii โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

เทคนคการคนหารหสพนกงาน 43

ใสรปพนกงาน 44

บนทกโนตยอ 45

กาหนดหรอแกไขขอมลอนของพนกงาน 45

บนทกคาลดหยอนของพนกงาน 46

รายการบนทกแบบอตโนมต 47

อตราเงนสะสมกองทนเลยงชพ 48

กาหนดรายไดประจาของพนกงาน 49

รายละเอยดคสมรสบดามารดา 50

บทท 5 รายการบนทกประจาวน ขนตอนการบนทกรายการ 53

การบนทกรายการประจาวน 54

หนาทการทางานอน 55

แกไขหรอยกเลกรายการบนทกประจาวน 56

คานวณรายไดและภาษ 56

คานวณรายไดอตโนมต 56

ไมคานวณรายไดอตโนมต 57

คาแนะนาในการเลอกใชวธการคานวณภาษ 57

การยกเลกรายการคานวณ 57

การบนทกรายการขาด/ลา/มาสาย 58

บทท 6 พมพรายงาน พมพใบแจงเงนได รปแบบการพมพรายงาน 61

การแสดงรายงานแบบตาราง 62

การเรยงลาดบขอมล 64

การจบกลมขอมล 64

การปดการแสดงผลบางขอมล 66

การนาขอมลออกในรปแบบอน 66

การสรางเงอนไขการกรองขอมล 67

พมพใบแจงเงนได 69

วธสงพมพ 69

การตงคาสาหรบแบบฟอรมใบแจงเงนไดสาเรจรป 70

บทท 7 การปดบญช การปดบญชสนงวด 75

การปดบญชสนเดอน 77

การปดบญชสนป 78

สารบญ iii

ขอสงเกตบางประการในการปดบญชสนงวด 79

บทท 8 ตารางภาษ คาลดหยอน ประกนสงคม ปรบแกไขตารางภาษ/คาลดหยอน 83

คาใชจาย/รายการลดหยอน 85

รายการลดหยอน (ตอ) 86

คาซอหนวยลงทนในกองทนรวมเพอการเลยงชพ 86

คาซอหนวยลงทนในกองทนรวมหนระยะยาว 87

เงนกองทนประกนสงคม 88

การเปลยนแปลงแกไขฐานเงนเดอนคาจางตาสด 88

การเปลยนแปลงอตราการหกเงนประกนสงคม 89

บทท 9 เทคนคการใชงานโปรแกรม การสารองขอมล 91

การเรยกขอมลทสารองไวกลบคน 93

การสรางแฟมขอมลหลายกจการ 94

การนาขอมลทสารองไวมาสรางเปนกจการใหม 97

การแกไขจอภาพ เครองพมพ LAN 98

จอภาพ 98

เครองพมพ 99

LAN 100

ส/พนหลง 101

การแกไขแฟมขอมลทเสยหาย 102

การกาหนดสทธในการบนทกรายการ 103

การตงคาชนสงสาหรบจานวนวน/ชวโมงทางาน 104

การเรมตนใชงานโปรแกรมระหวางป 105

การแกไขจานวนงวดกรณทมการจายเงนทกสปดาห 106

จายเงนเดอนผานธนาคาร 106

บทท 10 การใชรวมกบโปรแกรมระบบบญช EASY-ACC กาหนดไดเรคทอรของโปรแกรมระบบบญช EASY-ACC 109

กาหนดรหสบญชสาหรบระบบ 111

กาหนดรหสบญชรายได รายการหก 111

โอนขอมลจาก PR เขาส GL 112

แนะนา EASY-ACC PAYROLL

แนะนา EASY-ACC PAYROLL 3

รายละเอยดทวไป

โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL เปนโปรแกรมทชวยจดการงานบญชเงนเดอนและ

คาแรงไดอยางมประสทธภาพ ชวยใหเกดความรวดเรวในการทางาน งายตอการนาไปใช และถกตองตาม

ระเบยบททางราชการกาหนด EASY-ACC PAYROLL รองรบการคานวณรายไดของพนกงานไดทกประเภท

และงวดการจายทกรปแบบ สามารถคานวณภาษเงนได และรายการหกตาง ๆ อาท เงนสมทบกองทนประกน

สงคม เงนกองทนสะสมเลยงชพ เปนตน พรอมทงพมพใบจายคาแรง PAYSLIP และรายงานแบบยนตาง ๆ เชน

ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.1ก. ภ.ง.ด.91 หนงสอรบรองการหกภาษ ณ ทจาย สปส.1-10 ฯลฯ พรอมทงนาขอมลลงแผน

ดสกเพอจายเงนเดอนผานทางธนาคารตาง ๆ ได นอกจากน ยงมความยดหยนในการทางาน สามารถปรบ

เปลยนคากาหนดตาง ๆ ทอาจมการเปลยนแปลงไดในอนาคต อาท ตารางภาษ อตราคาลดหยอน อตราเงน

สมทบประกนสงคม เปนตน

คณสมบตโปรแกรม

• ใชไดทงพนกงานรายเดอน รายวน รายเหมา และอนๆ ครอบคลมงวดการเงนทกรปแบบ ไมวาจะเปนราย

สปดาห ราย 10 วน รายครงเดอน และ รายเดอน รวมทงแยกการคานวณภาษเฉพาะงวดทมการจายเงน

นน ๆ ได

• มระบบการสรางรายการเงนเดอนและคาแรงอตโนมตทาใหสามารถทราบเงนไดสทธของพนกงานแตละ

คนโดยไมตองมการบนทกรายการใด ๆ ทงสน

• สามารถยกเลกการคานวณภาษ หรอจะคานวณภาษใหมไดทกเมอตามตองการ ตราบเทาทยงไมไดปด

บญชในงวดนน ๆ

• คานวณเงนเดอน หรอคาแรง ภาษหก ณ ทจาย เงนสมทบกองทนประกนสงคม รวมไปถงเงนสะสมกองทน

สารองเลยงชพ ใหโดยอตโนมต ชวยลดเวลาอยางมาก จากพนกงาน 200 คนใชเวลาคานวณนอยกวา 30

วนาท

• คานวณภาษไดทกรปแบบไมวาจะเปน ภาษหก ณ ทจาย ออกภาษใหตลอดไป หรอออกใหครงเดยว

• คานวณภาษหก ณ ทจายไดทงแบบคณ 12 หรอแบบสะสม (โปรแกรมจะเฉลยภาษฯ ตลอดทงปเพอคานวณ

ภาษใหลงตวพอดใหเดอนสดทายของป)

• สรางประเภทรายได และรายการหกเพมเตมได พรอมกาหนดเงอนไขในการคานวณ

• เกบบนทกการขาด ลา มาสาย ทงยอดสะสมในแตละเดอน และตลอดทงป

• กรณทมการเปลยนแปลงขอกาหนดของทางราชการ อาท ตารางภาษ การกาหนดคาลดหยอน และเงอนไข

อน ๆ สามารถปรบเปลยนขอกาหนดภายในโปรแกรมไดทนท

• กาหนดรายละเอยดตาง ๆ ของรายไดตามมาตราทว 40 เพอใชในการออกหนงสอรบรองการหกภาษ ณ

ทจาย

• ระบบการสรางรายการแบบอตโนมต สามารถกาหนดจานวนงวดทจะหก หรอจายใหกบพนกงานได

เชน สวสดการเงนก ใหหกจากรายไดของพนกงานทก ๆ งวดการจายครงละ 500 บาทเปนจานวน 5 งวด

เปนตน

• กาหนดรายไดประจาใหพนกงานแตละคนได และโปรแกรมจะสรางรายการใหทนท เมอสงคานวณแบบ

อตโนมต เชน คาอาหาร คาพาหนะ เปนตน

4 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

• กาหนดวธการคานวณภาษ และเงนประกนสงคมไดหลายรปแบบ เชน คานวณภาษเฉพาะรายไดจากเงน

เดอนคาแรงไมรวมรายไดประจา คานวณภาษเฉพาะงวดการจายสดทายของเดอน คานวณภาษเฉพาะผ

ทมเลขประจาตวผเสยภาษ ฯลฯ ซงสามารถนาไปประยกตใชงานใหเขากบกจการของทานไดทกกรณ

• รองรบการการจายเงนผานธนาคาร ซงรวมไปถงขอมลประกนสงคม และขอมลภาษ จายชาระผานสอ

ขอมลไดอกดวย

• โอนขอมลเงนเดอนไปยงโปรแกรมระบบบญช EASY-ACC เพอจดทางบการเงนได

คาแนะนาในการใชคมอ

คมอการใชงานโปรแกรม EASY-ACC PAYROLL เลมน จะอธบายครอบคลมการใชงานหลก ๆ ไวทงหมด

โดยเนนใหผใชงาน สามารถศกษาการทางานไดดวยตนเอง เรมตงแตการตดตงโปรแกรม การสรางแฟมขอมล

กจการ สรางแฟมขอมลหลก การบนทกรายการประจาวน การปดบญช ตลอดจนการแกไขปญหาเบองตน ขอ

แนะนาใหศกษาการใชงาน รวมกบการเปดโปรแกรมควบคกนไป เพราะการอานเพยงอยางเดยวโดยไมปฏบต

ตามไปดวย เปนสงทยากทจะทาใหเกดความเขาใจไดด

ลาดบเนอหาจะแบงเปน 7 สวนหลกๆ ไดแก

1. การตดตงโปรแกรม เนอหาสวนนจะอยใน บทท 1 โดยจะอธบายวธการตดตงโปรแกรม การตดตง Protection การคน

Protection กลบส Protection USB การยกเลกการตดตง

2. การเรมตนการใชงาน เนอหาสวนนจะอยใน บทท 2 โดยจะอธบายการกาหนดรายละเอยดของกจการ และสวนทจาเปนกอนท

จะเรมใชงานวามอะไรบาง

3. การสรางแฟมขอมลหลก เนอหาสวนนจะอยใน บทท 3 และ บทท 4 จะอธบายการสรางแฟมขอมลหลก ทจาเปนตองใชในโปรแกรม

ทงหมด

4. การบนทกรายการ เนอหาสวนนจะอยใน บทท 5 จะอธบายวธการบนทกรายการ ทละขนทละตอน การยกเลกรายการบนทก

และการแกไขรายการกรณเกดความผดพลาดขน

5. การพมพรายงาน เนอหาสวนนจะอยใน บทท 6 จะอธบายการพมพรายงานในรปแบบตาง ๆ อาท การดรายงานทางจอภาพ

การพมพออกทางเครองพมพ การพมพรายงานแบบตาราง การพมพใบแจงเงนได เปนตน

6. การปดบญช เนอหาสวนนอยใน บทท 7 จะอธบายวธการปดบญชในรปแบบตาง ๆ ไดแก การปดบญชสนงวด การปด

บญชสนเดอน การปดบญชสนป

7. อนๆ เนอหาสวนนอยในบทท 8 และ บทท 9 จะเนนไปในทางเทคนคการใชงาน การปรบแตงการทางานให

เหมาะสมกบกจการ

1การตดตงโปรแกรม

บทท 1 การตดตงโปรแกรม 7

รายละเอยดทวไป

กอนจะเรมการใชงานจะตองทาการตดตงโปรแกรมลงบนฮารดดสก หรอบน File Server ภายใตระบบ

ปฏบตการ Microsoft Windows จากนนกจะตองทาการตดตงตว Protection ลงไปยงฮารดดสก หรอ File

Server ซงขนตอนเหลาน สามารถตดตงไดดวยตนเอง และใชเวลาเพยงเลกนอยในการตดตง เพราะขนตอน

โดยสวนใหญ โปรแกรมจะทาใหโดยอตโนมตอยแลว

ความตองการของโปรแกรม

• CPU Intel หรอ AMD ทมความเรว 1 GHz. ขนไป

• ระบบปฏบตการ Microsoft Windows XP, VISTA, Windows 7 หรอ สงกวา

• หนวยความจาขนตา 512 Mb.

• ฮารดดสกทมพนทวาง 150 Mb. ขนไป

• จอภาพทมความละเอยดขนตา 1024x768

• คยบอรด เมาส

• ไดรฟ CD หรอ DVD ROM

• ชองเสยบ USB (กรณใช Protection USB)

• ดสกไดรฟขนาด 3.5” (กรณใชแผน Protection Disk)

• เครองพมพทกรนทกแบบทใชรวมกบ Microsoft Windows ได

ขนตอนการตดตงโปรแกรม

วธการตดตงโปรแกรมใหปฏบตตามขนตอนดงตอไปน

1. ใสแผน CD EASY-ACC PAYROLL โปรแกรมจะเรมตนการตดตงใหโดยอตโนมต ถาการตดตงไมเรม

ตนใหอตโนมต ใหไปท My Computer คลกไปท CD ไดรฟทใสแผน CD EASY-ACC PAYROLL แลว

ดบเบลคลกไปทไฟล SETUP.EXE เมอจอภาพเรมตนการตดตงแสดงขนมาใหคลก [Next]

8 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

2. ระบไดเรคทอรทตองการตดตงโปรแกรมในชองรายการ Install EASY-ACC PAYROLL to : (โดยปกต

โปรแกรมจะตดตงไวท C:\ECPAY32) หรอ ถามเตรยมไดเรคทอรทจะตดตงไวแลวใหคลก [Change]

เพอเลอกได แลวคลก [Next] เพอทาการตดตงในขนตอนตอไป

3. ในกรณทตดตงโปรแกรมบนระบบ LAN ใหเปลยนตาแหนงทจะตดตงใหเปน NETWORK DRIVE เชน

F:\ECPAY32

4. คลก [Next] อกครง โปรแกรมจะเรมทาการตดตง

5. ทาตามคาแนะนาบนจอภาพ จนเสรจเรยบรอย ใหคลก [Finish] เปนอนเสรจสนในสวนของการตดตง

ตวโปรแกรม ในขนตอนตอไปจะเปนการตดตง Protection ซงจะไดอธบายในหวขอถดไป

บทท 1 การตดตงโปรแกรม 9

การตดตง EASY-ACC PAYROLL Protection USB

โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL จะมระบบปองกนการทาซา หลงจากทตดตง

โปรแกรมเสรจแลวทานจะตองตดตงไฟล Protection ดวย จงจะเรยกใชงานโปรแกรมได สาหรบตวอปกรณ

ปองกนการทาซาจะมดวยกน 2 รปแบบ คอ

- Protection USB เปนอปกรณ Flash Drive ทใชสาหรบตดตง Protection

- Protection Disk เปนแผนดสกเกตทใชสาหรบตดตง Protection

โดยมวธการตดตงดงน

1. ใหเสยบ Protection USB ไวทชอง USB

2. กรณทเปนการเรยกใชงานครงแรก โปรแกรมจะตรวจสอบวาเคยมการตดตง Protection มากอนหรอ

ไม ถาจะยงไมตดตงมากอนจะแสดงขอความดงรป แลวคลก [OK]

3. จากนนใหรอสกครจนกระทงมขอความนแสดงขนมา กเปนอนเสรจสนการตดตงโปรแกรม

หมายเหต หลงจากตดตงตว Protection แลว ทานจะพบไดเรคทอร Ax NF ZZ ภายในฮารดดสกของทาน หามลบ หรอ เคลอนยายไฟลนโดยเดดขาด เพราะจะใหโปรแกรมเรยกใชงานไมได

10 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

การตดตง EASY-ACC PAYROLL Protection Disk

สาหรบผทจะตดตง Protection โดยใชแผน Protection Disk เมอจอภาพใหใสอปกรณตดตง Protection

แสดงขนมาบนจอภาพ ใหทาตามขนตอนดงน

1. คลกท Option จากนนจะม Menu ยอยใหเลอกไดรฟทจะใชในการตดตง กรณนใหเลอก ไดรฟ A หรอ

ไดรฟ B เทานน (Windows จะกาหนดใหดสกไดรฟเปนไดรฟ A หรอ B โดยอตโนมต ยกเวนผใชงานจะมการ

เปลยนแปลงแกไขเอง)

2. ภาพสาหรบการตดตงจะเปลยนไปตามรป จากนนใหคลก [OK] เพอตดตง Protection ลงในฮารดดสก

3. ใหรอสกครจนปรากฏขอความตามรปกเปนอนเสรจสนขนตอนการตดตง

บทท 1 การตดตงโปรแกรม 11

การถอนสทธการตดตง

ในกรณทตองการยายโปรแกรมไปตดตงทเครองใหม ทานสามารถทจะทาการยายสทธ หรอ Protection

ทตดตงอยบนฮารดดสก หรอ File Server กลบมายงแผนตนฉบบ แลวสามารถทจะนาไปตดตงใหมได โดยไม

เสยสทธในการตดตง โดยมวธการดงน

การถอนสทธกลบส Protection USB1. เสยบตว Protection USB ไวทชอง USB

2. คลก Start > All Program > EASY-ACC Payroll > Setup & Tools > Authorization Manager จอภาพตามรปจะแสดงขนมา คลกท Deactivate/Remove

4. จอภาพ Information จะแสดงขนมา แลวคลก [OK]

5. เมอมขอความ Please enter the name of the authorization ใหพมพ BSFTPRW1 แลวคลก [OK]

6. ระบตาแหนงของไดรฟ USB ท Protection USB ตดตงไว แลวคลก [OK]

12 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

การตรวจสอบจานวนสทธในการตดตง

EASY-ACC Payroll ทกชดมสทธในการตดตงทงหมด 3 ครง* ซงหลงจากทตดตงไปแลวสทธในการตดตง

จะลดลงไปตามจานวนครงทตดตง แตทานสามารถทจะทาการถอนสทธการตดตงกลบคนมาทแผน Protection

Disk ได (ดวธการ การถอนสทธการตดตง) ถาตองการตรวจสอบสทธการตดตงทเหลออย ใหทาตามวธการดงน

1. คลก Start > All Program > EASY-ACC Payroll > Setup and Tools > Authorization Manager 2. เมอโปรแกรม Authorization Manager แสดงขนมา ใหคลก [Check]

3. เมอมขอความ Please enter the name of the authorization ใหพมพ BSFTPRW1 แลวคลก [OK]

3. ระบตาแหนงของ Protection USB หรอตาแหนงของไดรฟทแผน Protection Disk ไว

4. คลก [ok] ทจอภาพจะแสดงจานวนสทธในการตดตงทเหลออยบนจอภาพ ตามภาพหมายความวา

เหลอสทธการตดตง 1 ครง

หมายเหต สทธการตดตง 3 ครงน ไมไดหมายความวา อนญาตตดตงได 3 เครอง แตใหสทธในการตดตงบนเครองคอมพวเตอรเครองใดเครองหนงเทานน สวนทเหลอไดจดเตรยมเพอสารองไว หากตองการใชงานบนเครองหลายเครองพรอมกน ขอแนะนาใหทาการตดตงเปนระบบ LAN โดยชด Standalone จะมสทธใชงานได 3 เครองพรอมกน และชด Network จะมสทธใชพรอมกนได 10 เครอง

บทท 1 การตดตงโปรแกรม 13

การยกเลกการตดตง (Uninstall)

เมอตองการยกเลกการตดตงโปรแกรม ใหทาตามขนตอนดงน

1. กอนทจะทาการยกเลกการตดตงควรทาการถอนสทธการตดตงกอน เพราะหากทานทาการ Uninstall

กอน โปรแกรมทจะใชสาหรบถอนสทธจะถกลบไปดวย แตสามารถทาการถอนสทธแบบ MANUAL ได

(ดวธการ การถอนสทธการตดตง ในหวขอกอนหนานไป)

2. คลก Start > EASY-ACC Accounting System > Setup and Tools > Uninstall EASY-ACC Payroll จอภาพจะแสดงขอความตามรป คลก [Uninstall] แลวคลก [Next]

3. เมอการยกเลกเสรจเรยบรอยใหคลก [Finish]

หมายเหต ในกรณททานทาการตดตงบนระบบ LAN การ Uninstall ตามวธการน จะตองทาการ Uninstall จากเครองทใชในการตดตง แตถาไมทราบ กสามารถลบไดเรคทอรนไดโดยตรง แตจะตองทาการถอนสทธออกจากไดเรคทอรนกอนดวย

14 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

การอพเดทโปรแกรมลาสดอตโนมต

EASY-ACC Payroll จะมการปรบปรงการทางานอยตลอดเวลา ทานสามารถตรวจสอบไดทนทวาโปรแกรม

ทใชงานอยเปนรนทไดมการปรบปรงลาสดหรอไม ตามขนตอนดงน

1. เครองทจะใชตรวจสอบ จะตองสามารถใชงานอนเตอรเนตได เพราะโปรแกรมจะตรวจสอบเวอรชน

และดาวนโหลดไฟลผานทางอนเตอรเนต

2. เรยกโปรแกรม EASY-ACC Payroll แลวคลกท Help > ตรวจสอบเวอรชนลาสด

3. จากนนปฏบตตามคาแนะนา และเมอตรวจสอบวามเวอรชนจะมขอความแจงใหทราบ

4. ถาทานตองการดาวนโหลดไฟลอพเดทใหคลก [YES] โปรแกรมจะนาทานเขาสยงหนาเวบเพจสาหรบ

การดาวนโหลดใหโดยอตโนมต

5. กรณทยงไมมปรบปรงกจะมขอความแจงใหทราบ

6. หากมไฟลเวอรชนใหม ทานจะไดไฟลทดาวนโหลดมาชอ ecpay32_setup.exe ใหทาการตดตงลงไป โดยไมมผลกระทบใดๆ ตอขอมลทบนทกไปแลว และเรยกใชงานโปรแกรมไดทนท

บทท 1 การตดตงโปรแกรม 15

การตดตอเพอสอบถามปญหาการใชงาน

กรณทเกดปญหาการใชงานใดๆ ในสวนของโปรแกรม EASY-ACC ทานสามารถตดตอขอรบบรการได ทง

ทางโทรศพท, แฟกซ หรอ อนเตอรเนต โดยกอนทจะตดตอมายงบรษท ขอใหทานไดจดเตรยมขอมลเหลานไว

เพอความสะดวกในการใหบรการ

1. หมายเลข Serial No. ของโปรแกรม

2. ระบบปฏบตการทใชงาน (หรอ เวอรชนของ Windows)

3. กรณทเปนปญหาเกยวกบการพมพรายงาน ใหจดเตรยมรนและยหอของเครองพมพ

4. ถาเปนการใชงานบนระบบ LAN ใหแจงใหทราบดวย

5. เปดคอมพวเตอรและพรอมทจะปฏบตตามคาแนะนาของเจาหนาท

การตดตอทางโทรศพท, แฟกซ

เวลาในการใหบรการ วนจนทร - วนศกร เวลา 8.30 น. ถง 17.30

วนเสาร เวลา 8.30 น. ถง 12.00 น.

หมายเลขโทรศพท 0-2971-4444 (อตโนมต 20 สาย)

แฟกซ 0-2552-7704, 0-2552-8038

การตดตอทางอนเตอรเนต

ทานสามารถคนหาคาตอบของปญหาในการใชงานโปรแกรม EASY-ACC PAYROLL ทไดรวบรวมไว หรอ

ผานทางกระดานคาถามคาตอบ ไดตลอดเวลาทกวนไมมวนหยด โดยจะมเจาหนาทฝายบรการ รวมไปถงฝาย

พฒนาโปรแกรมทจะดแลและตอบคาถามใหกบทาน โดยใหเขาไปใชบรการท www.businesssoft.com

หรอตดตอผานทางอเมลท info@businesssoft.com

2เรมตนการใชงาน

บทท 2 เรมตนการใชงาน 19

การเรยกเขาสโปรแกรม

เมอตดตงโปรแกรมเสรจเรยบรอยแลว จะมไอคอนของ EASY-ACC PAYROLL แสดงไวบน Desktop ของ

WIndows ตามรป

เมอจะเรยกใชงาน ใหดบเบลคลกทไอคอนน จากนนเมนของ EASY-ACC PAYROLL จะแสดงขนมาตามรป

การเรยกใชงานกรณตดตงบนระบบ LAN หรอ File Server

สาหรบผทตดตงโปรแกรมบนระบบ LAN หรอ File Server ตวไอคอนจะแสดงเฉพาะบนเครองทใชตดตง

โปรแกรมเทานน สวนเครองตวลกอนไอคอนจะไมแสดงขนมา ผใชงานจะตองเขาไปเรยกใชงานโดยตรงเอง

สมมตวา ไดตดตงโปรแกรมไวทไดรฟ F:\ECPAY32 ใหทาการเรยกโดย

• ไปท My Computer ดบเบลคลกทไดรฟ F และคลกเขาไปทไดเรคทอร ECPAY32• คนหาไฟล PRSHELL32.EXE แลวดบเบลคลกทไฟลน

• เมนของโปรแกรมจะแสดงขนมาบนจอภาพเชนกน

• จากเมน ใหคลกท Option คลกเลอก วางไอคอนบนเดสกทอป ไอคอนของ EASY-ACC PAYROLL จะ

ถกสรางบนเดสกทอป และเรยกใชงานไดสะดวกขนในครงตอไป

20 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

เรมตนการใชงาน

• จากเมนโปรแกรมคลกทรายการ PAYROLL/เงนเดอนและคาแรง• จอภาพใหเลอกกจการทจะเขาไปใชงานจะแสดงขนมา

• กรณทเปนการเรยกใชงานครงแรก ขอแนะนาใหเปลยนชอกจการทโปรแกรมไดจดเตรยมไว ทไดเรค

ทอร C:\ECPAY32\DATAFILE โดยใหเลอกทรายการนแลวคลก [แกไข]

• ใหใสชอของกจการลงไป แลวคลก [ตกลง]

• เมอจะเขาไปงานกเพยงแตเลอกกจการทตองการ แลวกด Enter หรอคลกท [เลอก]

หมายเหต

1. สาหรบผทใชงาน EASY-ACC PAYROLL เวอรชนเกา ใหทานกาหนดชอไดเรคทอรไปยงตาแหนงของขอมลเดม (เชน C:\ECPAY\DATAFILE) โปรแกรมจะตรวจสอบเวอรชนและปรบปรงขอมลเดมใหเองโดยอตโนมต

2. เรยนรวธการ “สรางขอมลหลายกจการ” เพมเตมไดใน บทท 9 เทคนคการใชงานโปรแกรม

บทท 2 เรมตนการใชงาน 21

กาหนดรายละเอยดของกจการ

ในกรณทเปนการเรยกใชงานโปรแกรมเปนครงแรก ทานจะตองกาหนดรายละเอยดของกจการ ดงนน

หลงจากทานใสวนทปจจบนลงไปแลวกจะเขาสหวขอ กาหนดรายละเอยดของกจการ โดยอตโนมต ดงรป

จากรปจะมรายละเอยดของกจการ ซงจะตองบนทกลงไป ดงน:-

ชอกจการ,ทอย, โทรศพท, เลขทะเบยนการคา, เลขประจาตวผเสยภาษใสชอ,ทอย และเลขประจาตวตางๆ ของกจการของทานลงไป ซงรายละเอยดตางๆ เหลานจะถกนาไปแสดงใน

รายงานและแบบยนรายการตางๆ

ชอกจการ (ภาษาองกฤษ)การนาสงขอมลผานบางธนาคารชอกจการจะตองระบเปนภาษาองกฤษ

เลขบญชธนาคารในกรณทกจการมการจายเงนเดอนผานทางธนาคาร จะตองระบเลขทบญชของธนาคารทกจการใชในการโอน

เงนเดอน

เลขทประกนสงคม และ ขอมลตางๆ สาหรบประกนสงคมถากจการมการหกเงนประกนสงคมจากพนกงาน จะตองระบขอมลทสานกงานประกนสงคมไดกาหนดมาให

ลงในชองรายการตางๆ ทกาหนดไว

หกเงนสมทบประกนสงคมถากจการจะตองหกเงนสมทบประกนสงคมจากพนกงานให ทรายการน

วนทเรมตนงวดบญช (วน/เดอน/ป)วนทเรมตนงวดบญชจะตองระบเปนวนท 1 มกราคมของปเทานน เชนปจจบนคอ ป พ.ศ. 2554 ใหใสเปน

“01/01/2554”

22 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

ไดเรคทอรแฟมขอมลของ GLถาทานมโปรแกรมระบบบญช EASY-ACC โดยเฉพาะมโปรแกรมบญชแยกประเภท และตองการโอนขอมล

เขาไปในผงบญช ใหระบชอไดเรคทอรของแฟมขอมลของโปรแกรมบญชแยกประเภทลงไป (ถาทานไมไดใช

โปรแกรมบญชแยกประเภทจะไมมผลใดๆทงสน)

เมอกรอกรายละเอยดเสรจเรยบรอยแลวใหกด F10 หรอคลก [ตกลง] เพอยนยนและเกบขอมลลงแฟม

หากตองการมาเปลยนคากาหนดทใสไปในภายหลง สามารถมาแกไขโดยคลกทรายการ Others > สรางแฟมเรมตนระบบ

ในกรณทกาหนด ไดเรคทอรแฟมขอมล GL โปรดอานรายละเอยดเพมเตมใน บทท 10 การใชงานรวมกบโปรแกรมระบบบญช EASY-ACC

การกาหนดการใชงานอนทจาเปน

การกาหนดรายละเอยดของกจการในหวขอทผานมา ถอเปนสวนทโปรแกรมบงคบ และมความจาเปนใน

การเรมตนการใชงานโปรแกรม แตยงมสวนสาคญในโปรแกรมบางสวนทผใชงานควรจะกาหนดเพมเตม เพอ

ใหโปรแกรมทางานไดเขากบกจการทตองการมากทสด สาหรบกาหนดการใชงานอนทจาเปน จะอยในหวขอ

Others ทงหมด

สาหรบการใชงานทขอแนะนาใหทาไดแก

• สรางหรอแกไขรหสผาน

• กาหนดเงอนไขตางๆ สาหรบระบบ

• แสดงรายไดและภาษบนจอภาพ

บทท 2 เรมตนการใชงาน 23

สรางหรอแกไขรหสผาน

การกาหนดรหสผานมความสาคญตอความลบของกจการ โดยเฉพาะอยางยงในเรองของอตราเงนเดอนของ

พนกงานแตละคน ซงจาเปนทจะตองมการเขารหสกอนทจะใชงานโปรแกรม ทงนเพอปองกนไมใหบคคล

ภายนอกรวมทงพนกงานภายในกจการทไมมหนาทเกยวของ เรยกเขาไปในโปรแกรมและดรายละเอยดของ

พนกงานคนอนๆได ยงไปกวานนรหสผานยงควบคมไมใหเขาไปยงสวนสาคญอนๆ ภายในโปรแกรมได เชน

การแสดงรายได การกาหนดรายละเอยดของกจการ การกาหนดขอบเขตการทางาน การเรยกดรายงาน ฯลฯ

ขนตอนในการกาหนดรหสผานมดงน

1. คลกไปทรายการ Others > สรางหรอแกไขรหสผาน2. ใหทานกาหนดรหสผานลงไปไดตามตองการ โดยกาหนดเปนตวเลขเทานนยาว 5 ตวอกษร เฉพาะรหสผานลาดบท 1 จะตองมการยนยนรหส 2 ครง เพอปองกนไมใหมการใสรหสโดยไมไดตงใจ

3. คลก [ตกลง] เพอบนทกรายการลงแฟมขอมล

ซงรหสผานในแตละระดบมความสาคญแตกตางกนดงน:-

ลาดบท 1 สามารถเขาสการทางานไดทกสวนของโปรแกรม ไมวาจะเปนการลบขอมลหรอแกไขแฟม

พนกงาน, การปดบญช ไปจนถงการเขามาเปลยนแปลงรหสใหม

ลาดบท 2 มหนาทรองจากลาดบท 1 แตไมสามารถปดบญชและเขามาเปลยนรหสผานได

ลาดบท 3- 5 สามารถเรยกเขาสโปรแกรมไดเพยงอยางเดยว

อยาลมวา เมอทานกาหนดรหสผานไปแลว และภายหลงตองการเปลยนแปลงแกไขรหสใหมผทมรหสผาน-ลาดบท 1 เทานนทสามารถเขามาแกไขได ดงนน ทานจะตองจารหสผานเฉพาะลาดบท 1 ไวใหด

24 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

กาหนดเงอนไขตาง ๆ สาหรบระบบ

เปนการกาหนดคาตวเลอก หรอเงอนไขตาง ๆ ใหตรงกบทกจการของทาน เชน วธการคดคาลวงเวลา เงนประกน

สงคม เงนสะสมกองทน ฯลฯ ซงโปรแกรมไดแบงหวขอทใชในการบนทกออกเปน 3 กลม ไดแก

• การคานวณภาษ และ รปแบบการพมพ

• จานวนวน/ชวโมงทางาน

• เงนไดตามมาตรา 40

• รหสบญชสาหรบระบบ

เมอตองการกาหนดเงอนไข ใหไปทรายการ Others > กาหนดเงอนไขตาง ๆ สาหรบระบบ

การคานวณภาษ

รายการในสวนนจะเกยวของกบการเลอกวธการคานวณทกจการในคานวณอย โดยสามารถปรบเปลยน

วธการคานวณในระหวางปไดตามตองการ โดยตวเลขการคานวณตาง ๆ จะยงถกตอง ซงมรายละเอยดดงน

คานวณภาษหก ณ ทจายเฉพาะงวดสดทายของเดอนในสวนของการ “คานวณรายไดและภาษ” โปรแกรมจะคานวณภาษหก ณ ทจายใหทกครงทมการจายเงน (คอ

จะหกภาษในทกงวดการจาย) ถาในกรณททานตองการใหโปรแกรมคานวณภาษเฉพาะงวดการจายสดทาย

ของเดอน เชน จายเงนเดอนละ 2 ครงใหคานวณภาษเฉพาะงวดท 2 เทานน กใหใส ทขอน ถาตองการให

คานวณทกงวดการจายใหเวนวางเอาไว (ไมตองใสเครองหมายใดๆ)

คานวณเงนประกนสงคมเฉพาะงวดสดทายของเดอนเทานนทกครงททาการ “คานวณรายไดและภาษ” โปรแกรมจะหกเงนประกนสงคมใหทกครง (หรอทกงวดการจาย)

ถาในกรณทตองการใหโปรแกรมหกเงนประกนสงคมภาษเฉพาะงวดสดทายของเดอน เชน จายเดอนละ 2

ครงใหคานวณเฉพาะงวดท 2 กใหใส ทขอน ถาตองการใหคานวณทกงวดการจายใหเวนวางเอาไว (ไม

ตองใสเครองหมายใดๆ)

นาคาลดหยอนทกอยางมาหกภาษในทกงวดการจายโดยปกตแลวในการคานวณภาษหกณ.ทจายโปรแกรมจะนาคาลดหยอนตาง ๆ คอ คาลดหยอนสวนตว คสมรส

บทท 2 เรมตนการใชงาน 25

บตร ประกนสงคม และ เงนสะสมกองทนฯ มาหกลดหยอนภาษใหทกครงอยแลว แตทงนยงไมรวมไปถงคาลด

หยอนทจะนาไปหกภาษปลายป ไดแก เบยประกนชวต ดอกเบยเงนกยม และเงนบรจาค ซงในกรณทตองการ

ใหโปรแกรมนาคาลดหยอนเหลานมาหกภาษ ณ.ทจายใหดวยในทกงวดการจายกให ทชองรายการน

วธคานวณภาษฯ 1=แบบเฉลย,2=ยอดสะสมแตละเดอน• เลอก “1” หมายถง โปรแกรมจะคคภาษโดยนาเอารายไดเฉพาะในเดอน ๆ นนมาคณดวย 12 แลว

นาไปคานวณกบตารางภาษ

• เลอก “2” โปรแกรมจะนารายไดในเดอน ๆ นนคณกบจานวนเดอนทเหลอ บวกดวยรายไดในเดอน

ทผานมา จากนนจงนาไปคานวณภาษ

ซงขอดของแบบท 1 คอทานไมตองสนใจรายไดในเดอนทผานมาของพนกงาน หรอถามพนกงานเขาใหม

กสามารถคานวณภาษไดทนทโดยไมตองสนใจรายไดทผานมาหรอทรบจากบรษทเดม อกทงยงไมตองสนใจ

จานวนครงทปดบญชไปแลวในหวขอ “ปดบญชสนงวด” และ ปด บญชสนเดอน” (เพราะไมมผลใด ๆ ตอการ

คานวณ) แตขอเสยกคอ เนองจากเปนการคานวณแบบเฉลยเดอนตอเดอน ดงนนถาหากรายไดของพนกงาน

ในแตละเดอนไมเทากน ในตอนปลายปกอาจตองมการชาระภาษเพม หรอ ตองมการเรยกภาษคน สวนแบบ

ท 2 นนขอดกคอจะคานวณภาษไดอยางถกตองทสด (ในตอนปลายปไมตองมการชาระภาษพมหรอเรยกคน

เพราะยอดจะลงตวพอด) แตกขอเสยกคอเมอมพนกงานเขาใหมจะตองนารายไดเดมทไดรบจากบรษทเกามา

บนทกในโปรแกรมใหเรยบรอยกอน และจานวนครงทปดบญชในหวขอ “ปดบญชสนงวด” และ “ปดบญชสนป” ตองเปนตวเลขทถกตองเพราะจะมผลตอการคานวณ

สาหรบทานทตองการใชวธในแบบท 1 ขอแนะนาเพมเตมดงนคอ ใหทานคานวณโดยเลอกแบบท 1 ไป-เรอย ๆ ทกเดอน จนกระทงในงวดการจายครงสดทายของป กมาเปลยนเปนคานวณแบบท 2 ซง กจะทาให ภาษทพนกงานตองจายในงวดสดทายจะถกปรบใหเทากบภาษเงนไดตลอดทงปพอด

รปแบบการพมพ

เปนการกาหนดเงอนไขสาหรบการพมพใน ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.1ก. และ สปส.1-10

พมพ ภ.ง.ด.1 และ ภ.ง.ด.1ก เฉพาะผทมเลขประจาตวในบางกรณอาจไมตองการใหพนกงานบางคนแสดงออกมาใน ภ.ง.ด.1 และ ภ.ง.ด.1ก สามารถทาไดโดยการ

ใสเลขประจาตวผเสยภาษใหกบพนกงานคนนนเปน “NONE” พรอมกบทาการ ทราย การน

พมพ สปส.1-10 เฉพาะผทมเลขประกนสงคมถาตองการใหพมพ สปส.1-10 เฉพาะผทมบตรประกนสงคมให ทรายการน

26 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

พมพ สปส.1-10 เฉพาะผถกหกเงนประกนสงคมในบางกรณอาจไมตองการใหพนกงานบางคนแสดงออกมาใน สปส.1-10 สามารถทาไดโดยการใสเลขประจา

ตวประกนสงคมใหกบพนกงานคนนนเปน “NONE” พรอมกบทาการ ทรายการน

จานวนวน/ชวโมงทางาน

ในบางกจการอาจจะมการกาหนดรายละเอยดเกยววน และ ชวโมงการทางาน ทแตกตางไปจากกจการ

อน กสามารถทาการเปลยนแปลงแกไขคากาหนดตาง ๆ ใหตรงกบทตองการได ดงน

จานวนชวโมงทางานตอวนใสจานวนชวโมงทางานของกจการในแตละวน (ปกต = 8)

จานวนวนทางานตอเดอนใสจานวนวนทางานใน 1 เดอน (ปกต = 30)

รายการทงสองน จะมผลกบการคานวณคาลวงเวลา (OT) ทโปรแกรมจะใชคานวณอตราคาแรงการทางานตอชวโมง ดงน

อตราเงนเดอน (จานวนวนทางานใน 1 เดอน x จานวนชวโมงทางานตอวน)

กจะไดเปนคาแรงทางานตอชวโมง และนาไปคานวณเปนคาลวงเวลาตอไป สาหรบการ กาหนดคาชนสง ไดอธบายเพมเตมไวใน บทท 9 เทคนคการใชงานโปรแกรม

อนญาตใหลาหยดงาน

ใหกาหนดจานวนวนลาประเภทตาง ๆ ทกจการอนญาตใหลาได กรณทพนกงานลาเกนกาหนดในการ

ลาประเภทใด โปรแกรมจะนามาหกจากจานวนวนทางานใหโดยอตโนมต เชน กาหนดวาลากจไดไมเกน 10

วน และพนกงานไดลากจครบแลว แตมความจาเปนจะตองลาเพมอก 2 วน เมอบนทกวนลาในโปรแกรมแลว

จานวนวนทางานทจะนามาคดให คอ 28 วน จากปกตทคดให 30 วน (การคานวณจานวนวนทางานจะทาเฉพาะ

งวดการจายนนเทานน เมอเรมตนงวดการจายใหม จะไมนาวนลาทหกไปแลวมาคานวณอก)

บทท 2 เรมตนการใชงาน 27

อนญาตใหลาหยดไดเฉพาะพนกงานเงนเดอนเทานนสมมตวา กจการของทานกาหนดใหพนกงานสามารถลากจไดไมเกน 10 วน กรณทเปนพนกงานประเภท

เงนเดอนถาหากมการขอลากจแตยงไมเกน 10 วนกจะยงคงไดรบเงนเดอนเตมจานวน แตถาเปนพนกงาน

ประเภทรายวน (หรอรายชวโมง) จะคดคาจางตามจานวนวนทมาทางาน ซงหากมการลาหยดกจะถอวาไมได

มาทางานในวนนน

เงนไดตามมาตรา 40

ในการออกหนงสอรบรองหกภาษ ณ ทจายใหพนกงาน ซงในหนงสอรบรองฯ มการกาหนดประเภทรายไดไว

หลายอยาง ถาตองการแยกการแสดงรายไดแตละประเภทลงในหนงสอรบรองฯ กในนารหสรายไดทไดสราง

ไวในรายการ Update > เพม/แกไขรายได มาใสในชองรายไดแตละประเภททไดกาหนดไวในหนงสอรบรองฯ

สาหรบรายการนอธบายอกครง เมออธบายการสราง รายการรายได ในบทถดไป

รหสบญชสาหรบระบบ

กรณททานไดกาหนดชอ ไดเรคทอรของแฟมขอมล GL ไวตอนกาหนดรายละเอยดของกจการ รายการน

จะแสดงขนมาใหเองโดยอตโนมต ถาไมไดกาหนดชอ ไดเรคทอรของแฟมขอมล GL รายการนจะไมแสดงขน

มา เนองจากไมมความจาเปนจะตองใชงานรวมกบโปรแกรมบญชแยกประเภท และไมใหเกดความยงยากใน

การใชงานในสวนทไมจาเปนสาหรบกจการ สาหรบรหสบญชทตองกาหนด ไดแก

• เงนเดอนและคาแรง

• เงนประกนสงคม (นายจาง)

• เงนสะสมกองทน (นายจาง)

รหสบญชเหลานทานจะตองสรางในโปรแกรมบญชแยกประเภทใหเรยบรอยกอน แลวจงมากาหนดใน

โปรแกรม EASY-ACC PAYROLL เพราะโปรแกรมจะไมสรางรหสเหลานใหอตโนมต

โปรดอานรายละเอยดเพมเตมไดในบทท 10 การใชงานรวมกบโปรแกรมระบบบญช EASY-ACC

28 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

แสดงรายไดและภาษบนจอภาพ

รายการนจะเปนการปกปดเงนเดอนคาแรง รวมทงรายการหกตาง ๆ ของพนกงาน ไมใหผอนเหน โดย

จะแสดงเปนเครองหมาย #.## แทน ซงรวมถงการบนทกรายการดวย โดยในขณะบนทกรายการ พนกงาน

จะเหนเฉพาะตวเลขทกาลงบนทกลงไปเทานน แตหลงจากทไดบนทกไปแลว จะมองไมเหนตวเลขเหลานนอก

การใชงานในรายการน จะมประสทธภาพเมอมการกาหนดผานไว เพราะผทมสทธจะเปลยนแปลงการแสดง

รายไดและภาษบนจอภาพ จะทาไดเฉพาะผมรหสลาดบท 1 เทานน แตถาไมไดกาหนดรหสผานไว พนกงาน

ทวไปกสามารถจะเขามาเปลยนแปลงการแสดงผลนไดเอง

ผลจากการกาหนดไมใหแสดงเงนเดอน/คาแรง/ภาษ บนจอภาพ

3รายไดและรายการหก

บทท 3 กาหนดรายไดและรายการหก 31

รายละเอยดทวไป

โปรแกรม EASY-ACC PAYROLL ไดมการจดเตรยมประเภทของรายไดและรายการหกทเปนมาตรฐาน

สาหรบกจการทวไป แตในกรณทคากาหนดดงกลาว ไมสอดคลองกบการคดคานวณเงนเดอนคาแรงของกจการ

กสามารถทจะเปลยนแปลง แกไข เพมเตมในสวนทตองการไดเอง ซงจะชวยใหโปรแกรมคานวณรายไดและ

รายการหกไดตรงตามทตองการ

การกาหนดรายไดและการหกน จะมความสาคญมากตอขอมลทจะถกนามาคานวณ รวมถงรายงานตางๆ

ตลอดทงป ดงนน หลงจากทกาหนดรายไดและรายการหกไปเรยบรอยแลว ทานกไมควรกลบมาเปลยนแปลง

หรอแกไขใดๆ จนกวาจะมการปดบญชสนป ยกเวนถาเปนการเพมรายการใหมเขาไปกสามารถทาได

กาหนดรายการรายได

จากเมนรายการโปรแกรม คลกไปท Update > เพมแกไขรายการรายได จะปรากฏภาพดงรป:-

• จากจอภาพทานสามารถกาหนดรายการประเภท รายได ไดทงหมด 30 รายการ โดยทง 30 รายการ

น เฉพาะรายการท 1 ถง 14 จะเปนรายการทโปรแกรมขอสงวนไว ดงนน จงไมควรเปลยนแปลงชอ

ของรายการเหลาน (เฉพาะในสวนของชอรายการซงถอเปนความหมายของรายการเทานน สวนราย

ละเอยดอนๆ สามารถเปลยนแปลงแกไขได)

• เมอตองการเพมประเภทของรายได ใหดวารายการทตองการจะเพมดลาดบทเทาไร เนองจากใน 14

รายการแรก โปรแกรมไดใชไปแลว กจะเพมไดตงแตรายการท 15-30 โดยใหเลอนเคอรเซอรไปยง

รายการทตองการแลวดบเบลคลก หรอ กด F5 ซงรายละเอยดทจะบนทกมดงตอไปน

32 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

รหสรายไดเลอกรหสรายไดทยงไมไดใชงานตงแต 15-30 แตถาเลอกรหสรายไดทใชงานแลว จะเปนการแกไขขอมลของ

รหสรายไดนน

รายละเอยดใสชอของรายได ยาวไมเกน 20 ตวอกษร

รหสบญชกรณใชรวมกบบญชแยกประเภทจะปรากฏชองบนทกน ใหใสรหสบญชแยกประเภทของรายไดลงไป (ดราย

ละเอยดเพมเตมในบทท 10)

การคานวณภาษ หมายถง นารายไดนนมาคานวณภาษหรอไม โดยมคาอธบายของตวเลอกแตละแบบดงน

Y คอ ใหนารายไดนนมาคานวณภาษ

N คอ ไมนารายไดนนมาคานวณภาษ

T คอ คานวณภาษเฉพาะเดอนนนๆ หมายความวา ใหนารายไดนน มาคานวณภาษเฉพาะใน

เดอนทมรายการรายไดนนเพยงเดอนเดยว เชน เงนโบนส

X คอ เงนไดทนายจางจายใหครงเดยวเหตเพราะออกจากงาน

คาอธบายเพมเตม : ขอแตกตางระหวาง Y กบ T นน ถากาหนดรายไดนนเปน Y โปรแกรมจะนารายไดนนไปคณดวย 12 หรอ คณดวยจานวนเดอนทเหลอ แลวจงนาไปคานวณเปนรายไดทงป สวนถาเลอกเปน T โปรแกรมจะนารายไดนนไปคานวณภาษโดยตรง เชน เงนโบนส พนกงานจะไดนบโบนสเพยงปละ 1 ครง ดงนนควรกาหนดเปน T แตถาเปนคาคอมมชชน ซงพนกงานจะไดรบเปนประจาทกเดอน (แมจะไมเทากนทกเดอน) ถอวาเปนรายไดประจาของพนกงาน และตองนาไปคณ 12 หรอคณดวยจานวนเดอนทเหลอ กอนนาไปคานวณภาษ ดงนนควรกาหนดเปน Y

ปรบหมายถง ตองการปรบจดทศนยมเปนเศษสตางคหรอไม ซงมเงอนไขในการใสตวเลอกดงน

บทท 3 กาหนดรายไดและรายการหก 33

Y คอ ตองการปรบทศนยมใหลงเศษสตางค เชน 25 , 50 หรอ 75 สตางค

N คอ ไมตองการปรบทศนยม

T คอ ปรบใหทศนยมใหลงหลก บาท โดยใชหลกคอ .01 - .50 ปดทง และ .51 - 99 ปดขน

ชนดการบนทกหมายถง ชนดของอตราและจานวนเงน ททานจะตองระบในชองถดไป มรายละเอยดดงตอไปน:-

ชนดท 1 จานวนเงนคงท (หนวยเปนบาท) โดยจะตองระบชอง จานวน ตอนบนทก รายการประจาวน

ดวย (จานวนในทน เชน จานวนวน,ชวโมง, จานวนชน ฯลฯ เปนตน) ตวอยาง ของรายการ

ชนดท 1 ไดแก เงนเดอน,คาแรงรายวน,คาแรงรายชวโมง, คาจางงานผลต ฯลฯ เปนตน

ชนดท 2 คดเปนอตรารอยละของเงนเดอนและคาแรง เชน คาแรงลวงเวลา เปนตน

ชนดท 3 คดเปนรอยละของเงนเดอน,คาแรง และคาลวงเวลา

ชนดท 4 คดเปนอตรารอยละของรายไดทงหมด (รายการท 1 ถง 30)

ชนดท 5 จานวนเงนคงทเชนเดยวกบชนดท 1 แตไมตองระบ จานวน ตวอยางเชน เงนโบนส, คาพาหนะ,

คาอาหาร ฯลฯ

ชนดท 6 เหมอนกบชนดท 2 + รายไดประจาทงหมด หมายความวา คดรายไดเปนรอยละจากเงนเดอน

และคาแรงบวกกบรายไดประจาทงหมด

ชนดท 7 เหมอนกบชนดท 3 + รายไดประจาทงหมด หมายความวา คดเปนรอยละจากเงนเดอนคาแรง

และคาลวงเวลา บวกกบรายไดประจาทงหมด

ดรายละเอยดของการกาหนดรายไดประจาของพนกงานไดใน บทท 4 เพมแกไขแฟมพนกงาน หวขอ

การกาหนดรายไดประจาใหกบพนกงานอตราชองนขนอยกบชนดททานระบ ถาเปนชนดท 1 และชนดท 5 ใหเลอกเปน “บาท” แลวใสจานวนเงนปกต (เชน

2000.00 บาท,150.00บาท) แตถาเปนชนดท 2,3 และ 4 ใหเลอกเปน “%” และใสจานวนเปอรเซนตทจะหก

โดยไมตองใสเครองหมาย %

สงสด/ปหมายถงจานวนเงนสงสด “ตอป” ทพนกงานจะไดรบ ในกรณททาการคานวณรายไดอตโนมต และมรายได

ประเภททมการกาหนดจานวนเงนสงสดเอาไว โปรแกรมจะตรวจสอบวารายไดทไดรบเกนกวาทไดกาหนดไว

หรอไม ถาเกนโปรแกรมจะไมคานวณหรอนาเอารายไดตวนมาเพมในรายไดของพนกงานคนนนๆ เทากบวา

เปนการจากดรายไดในประเภทนนๆ ไมเกนกวาทกจการไดกาหนดไว

เมอเพมหรอแกไขเสรจเรยบรอยแลว คลก [ตกลง] หรอกด F10 เพอเกบขอมลลงแฟม

34 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

กาหนดรายการหก

การเพมหรอแกไขรายการหกนน มขนตอน และ วธเดยวกบการ เพมแกไขรายได ไปท รายการ Update > เพมแกไขรายการหก จะปรากฏจอภาพดงรป:-

• ทานสามารถกาหนด รายการหก ได 30 รายการ โดยรายการท 1 ถง 3 จะเปนรายการทโปรแกรม

สงวนไว ไดแก ภาษหก ณ ทจาย เงนสมทบกองทนประกนสงคม และเงนสะสมกองทนเลยงชพ สวน

รายการทเหลอทานสามารถกาหนดขนมาไดเอง

• ขนตอนการเพมหรอแกไข ใหดบเบลคลกในบรรทดทวาง หรอ กด F5 จะปรากฏจอภาพสาหรบบนทก

รายการหก มรายละเอยดทตองบนทกดงน

บทท 3 กาหนดรายไดและรายการหก 35

รหสรายการหกเลอกรหสรายการหกทยงวางและไมไดใชงาน แตถาเลอกรหสทใชงานแลวจะถอวาเปนการแกไขขอมลของ

รายการหกนน

รายละเอยดใสชอของรายการหก ยาวไมเกน 20 ตวอกษร

รหสบญชกรณใชรวมกบบญชแยกประเภทจะปรากฏชองบนทกน ใหใสรหสบญชแยกประเภทของรายการหกลงไป (ด

รายละเอยดเพมเตมในบทท 10)

ภาษสาหรบภาษในรายการหกน หมายถง นามาหกคาลดหยอนภาษได ถาเลอก “Y” จะหมายถงรายการนสามารถ

นามาหกเปนคาลดหยอนได ซงรายการหกทสามารถนามาหกคาลดหยอนได จะมเพยง เงนสมทบกองทน

ประกนสงคม และ เงนสะสมกองทนเลยงชพ เทานน ดงนน ถาไมใช 2 รายการนจะตองระบเปน “N” สาหรบ

คาลดหยอนอน เชน เงนบรจาค ดอกเบยเงนกซอบาน ใหไปกาหนดทรายการ Update > เพมแกไขพนกงาน

ซงจะอธบายเพมเตมใน บทท 4 เรอง เพมแกไขพนกงานปรบหมายถง การปรบทศนยม โดยมเงอนไขใหกาหนดดงน

N คอ ไมปรบทศนยม

Y คอ ปรบทศนยมใหลงเศษสตางค คอ 25, 50 หรอ 75 สตางค

T คอ ปรบใหลงจานวนบาท (เชน เงนสมทบประกนสงคม)

ชนดหมายถง ชนดของอตราและจานวนเงน มรายละเอยดดงตอไปน:-

ชนดท 1 จานวนเงนคงท โดยตองระบชอง จานวน ตอนบนทกรายการประจาวน

ชนดท 2 คดเปนอตรารอยละของเงนเดอนและคาแรง

ชนดท 3 คดเปนอตรารอยละของเงนเดอน, คาแรง และคาลวงเวลา

ชนดท 4 คดเปนอตรารอยละของรายไดทงหมด (รายการท 1 ถง 30)

ชนดท 5 จานวนเงนคงทเชนเดยวกบชนดท 1 แตไมตองระบ จานวน

ชนดท 6 เหมอนกบชนดท 2 + รายไดประจาทงหมด หมายความวา คดคานวณรายการหกเปนรอยละ

จาก-เงนเดอนคาแรงบวกกบรายไดประจาทงหมด เชน เงนสมทบฯ ประกนสงคม เปนตน

ชนดท 7 เหมอนกบชนดท 3 + รายไดประจาทงหมด หมายความวา คดคานวณรายการหกเปนรอยละ

จาก-เงนเดอนคาแรง และคาลวงเวลาบวกกบรายไดประจาทงหมด

เนองจากตอนบนทกรายการประจาวน ถาเปนรายการหกจะไมมการระบชอง จานวน จงไมสามารถกาหนด

เปนชนดท 1 ได ดงนน ใหทานกาหนดเปนชนดท 5 , 6 หรอ 7 แทน

บาท/อตราชองนขนอยกบชนดททานระบ ถาเปนชนดท 1 และชนดท 5 ใหเลอกเปน “บาท” แลวใสจานวนเงนปกต (เชน

2000.00 บาท, 150.00 บาท) แตถาเปนชนดท 2 - 4 และ 6 - 7 ใหเลอกเปน “%” และใสจานวนเปอรเซนต

ทจะหก โดยไมตองใสเครองหมาย %

36 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

สงสด/ปหมายถง จานวนเงนสงสดตอป ตวอยางเชน เงนสมทบกองทนประกนสงคม จะคดจากเงนเดอนและคาแรงใน

อตรา 5% แตไมเกนเดอนละ 750 บาท ดงนน จานวนเงนสงสดกคอ 750 บาท X 12 เดอน = 9,000 บาท ดง

นน จานวนเงนสงสดตอปกคอ 9,000 บาท

เมอเพมหรอแกไขรายการหกตาง ๆ เสรจเรยบรอยแลวใหคลก [ตกลง] หรอ กด F10 เพอเกบขอมลลง

แฟม

4สรางแฟมแผนกและพนกงาน

บทท 4 สรางแฟมแผนกและพนกงาน 39

สรางรหสแผนก

จดประสงคของการสรางแฟมขอมลแผนก คอ ใชสาหรบจดหมวดหมของพนกงานตอนพมพรายงานตาง ๆ

ทาใหสามารถทราบขอมลโดยแยกเปนแตละแผนกได สาหรบรายละเอยดและขนตอนการทางานมดงตอไปน:-

• คลกไปทรายการ Update > เพมแกไขแผนก • ทานสามารถกาหนดแผนกไดถง 60 แผนก และเลอนไปยงลาดบถดไปโดยการเลอนแถบเลอนขน

ลงดานขาง

• ถาตองการกาหนดหรอแกไขแผนกใดกใหดบเบลคลกบรรทดทวาง หรอ ทรหสแผนกนน จะมกรอบ

ใหใสขอมลของแผนกแสดงขนมาก ใหทานใสชอของแผนกโดยมความยาวไมเกน 30 ตวอกษรลงไป

ในแผนกทตองการ เสรจแลวคลก [ตกลง] หรอกด F10 เพอบนทกขอมลลงแฟม

40 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

เพมแกไขพนกงาน

หวขอนนจะเปนการจดการเกยวกบรหสพนกงานทงหมด ซงถอวาเปนหวใจสาคญในการคานวณเงนได

และรายการหกของพนกงานใหไดถกตอง การจดการหลกๆ ในสวนของพนกงาน ไดแก

• เพมรหสพนกงานใหม คลก [เพม] หรอ กด F4

• แกไขรหสพนกงาน ใหใสรหสพนกงานทตองการ แลวคลก [แกไข] หรอกด F5

• ลบรหสพนกงาน ใหใสรหสพนกงานทตองการ แลวคลก [ลบ] หรอกด F6

โดยมรายละเอยดในแตละชองดงน:-

รหสพนกงานรหสพนกงานความยาวไมเกน 9 ตวอกษร สามารถกาหนดไดทงตวเลขและตวอกษร แตขอแนะนาใหทานใช

ตวเลขเพยงอยางเดยว เชน 001,002,003,… ไมควรใชอกษรหนาของชอพนกงานมาเปนรหส เชน สมศกด กไม

จาเปนตองกาหนดเปน ส001 แตกใหกาหนดเปน 001 แทน และทสาคญคอ ควรกาหนดความยาวของรหสให

เทากนทงหมด เชน ถาจะใหรหสพนกงานเปน 3 หลก พนกงานทกคนกควรจะมรหสเปน 3 หลกทงหมด หรอ

ถาจะใหเปน 6 หลกพนกงานทกคนกควรจะเปน 6 หลก เปนตน

ชอพนกงานใสชอพนกงานความยาวไมเกน 40 ตวอกษร ไมตองมคาวา นาย นาง นางสาว นาหนา

ในกรณทมคานาหนานามเปน ยศ หรอ ตาแหนง ใหใส “,” และ ตามดวยยศ หรอ ตาแหนงหลงชอพนกงาน เชน สมชาย รกการงาน,วาทรอยตร เปนตน

ทอย,โทรศพทใสทอย โทรศพท ของพนกงาน ควรเปนทอยตามบตรประชาชน เนองจากจะมผลกบรายงานนาสงตาง ๆ เชน

ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.1ก

ชอภาษาองกฤษใสชอพนกงานเปนภาษาองกฤษ ซงจะมผลเกยวกบการนาสงขอมลเงนเดอนผานธนาคาร

บทท 4 สรางแฟมแผนกและพนกงาน 41

ชาย/หญงระบเพศของพนกงานโดยคลกเลอกท ตามเพศของพนกงาน

รหสแผนกใสรหสแผนกทพนกงานคนนประจาอย สามารถคลก ทชองรหสแผนก หรอกด F4 เพอใหแสดงรหสแผนก

ขนมาได หากตองการสรางรหสแผนกใหม ใหดบเบลคลกทชองรหสแผนกน

ตาแหนงใหใสตาแหนงของพนกงานลงไป โดยทานสามารถดบเบลคลกทชองรายการน หรอ กด F4 เพอสรางชอของ

ตาแหนงไวสาหรบการเรยกใชบอยๆ หรอคลกท เพอแสดงรหสแผนกทสรางไวแลว

ประเภทพนกงานใหระบวาพนกงานคนนเปนพนกงานประเภท เงนเดอน, รายวน หรอ รายชวโมง โดยคลกท สาหรบในกรณ

ทเปนพนกงานทไมมการจายเงนทแนนอนใหระบเปนประเภท อน ๆ แทน

งวดการจายเปนการกาหนดจานวนงวดของการจายเงน โดยคลกท เชน ถาจายเงนเดอนละ 1 ครงกใหใส “1” หรอถาจาย

เงนเดอนละ 2 ครง (คอจายเงนกลางเดอนกบสนเดอน) กใหใส”2” หรอถาจายเงนเดอนละ 4 ครง (คอประมาณ

อาทตยละ 1 ครง) กใหใส “4” เปนตน

เลขทบตรประชาชน รหสประจาตวผเสยภาษ เลขทบตรประกนสงคมใสเลขทหรอรหสประจาตวตางๆ ของพนกงาน สามารถมชองเวนวรรคหรอจะใสเครองหมายตางๆ ได กรณทม

การเวนวรรค หรอ ใสเครองหมายกใสใหกบพนกงานทกคนเหมอนกนดวย

เลขทบญชธนาคารกรณทจายเงนผานธนาคารใหระบเลขทบญชเงนฝากธนาคารของพนกงานลงไปในชองน

วนเดอนปเกดใสวนเดอนปเกด (ป พ.ศ.ใหใสเตม 4 หลก) และโปรแกรมจะคานวณอายใหโดยถอตามวนทในระบบเปนวน

ทลาสด

เงอนไขการหกภาษโดยปกตแลว ถามการหกภาษตอนจายเงนเดอนหรอคาแรงจะตองกาหนดใหเปนแบบท “3” แตถาไมมการหก

ภาษเพราะนายจางเปนผออกใหกใหกาหนดเปนแบบท “2” ซงเงอนไขของการหกภาษดงน:-

1 = ออกใหครงเดยว

2 = ออกใหตลอดไป

3 = ภาษหก ณ.ทจาย

สถานภาพหมายถง สถานภาพการสมรส ซงจะเปนขอมลในการคานวณภาษ แบงเปน:-

1 = โสด

2 = แตงงานแลว แตเปนหมายหรอหยาราง

3 = แตงงานแลว และคสมรสมรายได

4 = แตงงานแลว และคสมรสไมมรายได

42 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

บตรศกษา/บตรไมศกษาใสจานวนบตรทมสทธนามาหกเปนคาลดหยอนได โดยรวมกนตองไมเกนจานวนบตรทหกลดหยอนไดใน

ตารางอตราภาษ (ปกตไมเกน 3 คน)

วนทเรมเขาทางานวนททพนกงานเรมเขาทางานวนแรก

วนทบรรจเขาทางานใหใสวนททพนกงานคนนถกบรรจเขาเปนพนกงานประจา ถาทานไมไดใสวนทลงไปกแสดงวาพนกงานคนน

ยงเปนพนกงานชวคราวอย เชน อาจอยในชวงทดลองงาน 3 เดอน ดงนนถาเปนพนกงานประจาจะตองใสวนท

บรรจเขาทางานลงไปดวย ไมควรเวนวางไว

วนทปรบเงนลาสดใสวนททมการปรบอตราเงนเดอนหรอคาแรงครงลาสด (สาหรบเกบเปนประวต)

OTถาคดคาแรงลวงเวลาใหเลอก ”Y” ถาไมคดคาแรงลวงเวลาใหเลอก “N”

อตราคาจางเดมหมายถง อตราเงนเดอนหรออตราคาแรงครงทแลวกอนทจะมการปรบอตราใหม (ใชสาหรบเกบเปนประวต

พนกงาน)

เงนเดอน/คาแรง ใสอตราเงนเดอนหรอคาแรงลงไป โดยจานวนเงนทใสจะขนอยกบประเภทของพนกงาน เชน ถาเปนพนกงาน

รายเดอน จานวนเงนทใสกคอเงนเดอน หรอถาเปนพนกงานรายวน จานวนเงนทใสกคอคาแรงตอวน เปนตน.

เมอกรอกรายละเอยดตางๆ หรอ แกไขขอมลเสรจแลวใหคลก [ตกลง] หรอกด F10 เพอยนยน และ เกบ

ขอมลลงแฟม

การบนทกกรณพนกงานลาออก

กรณทพนกงานลาออกใหทาตามวธการดงน

1. ใสรหสพนกงานทตองการบนทก แลวคลก [แกไข] หรอกด F5

3. คลกทคาวา “วนทเรมทางาน” ขอความจะเปลยนเปน “วนทลาออก”

4. ใสวนทพนกงานลาออก แลวคลก [ตกลง] หรอกด F10 พนกงานทลาออกโปรแกรมจะแสดงวนทให

เหนตามรป

บทท 4 สรางแฟมแผนกและพนกงาน 43

เทคนคการคนหารหสพนกงาน

EASY-ACC PAYROLL ไดจดเตรยมการคนหารหสไวหลายรปแบบ ชวยใหคนหาไดในหลายลกษณะ เพราะ

ในบางครงอาจจะจาขอมลของพนกงานไดไมครบถวน หรอจดจาไดบางขอมลกสามารถทาการคนหาขอมล

พนกงานไดอยางสะดวกและรวดเรว โดยมวธการคนหาดงน

1. การคนหาแบบปกต ถามเคอรเซอรกระพรบทชองรหสพนกงานใหกด F1 จะมจอภาพแสดงรหส

พนกงานขนมา ใหคลกเลอกรหสทตองการไดทนท

2. จดเรยงตามชอพนกงาน เมอทานกด F1 จะเปนการเรยงตามรหสพนกงาน และใหกด F7 ตามอกครง

จอภาพจะจดเรยงขอมลตามชอพนกงานให (กด F1 แลวตามดวย F7)

44 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

3. คนหาจากขอมลบางสวนของพนกงาน เชน บางสวนของชอ หรอ นามสกล หรอ ทอย สามารถทจะ

ใชขอมลเหลานน มาชวยในการคนหารหสได โดยใหคลกท [คนหา] แลวใสขอมลททานทราบลงไป

แลวคลก [เรม] จอภาพจะแสดงขอมลทตรงกบขอมลททานตองการคนหา เมอตองการขอมลใด กให

ดบเบลคลกทขอมลนน

จากรป ตองการจะคนหาพนกงานทมคาวา “วรรณ” กใหคลกท [คนหา] แลวใสคาวา “วรรณ” แลวคลก

[เรม] โปรแกรมจะทาการคนหา และแสดงรายชอพนกงานทมผลตรงกบคาทตองการแสดงขนมา เมอพบรหส

ตามทตองการแลวกใหดบเบลคลกทพนกงานนน โปรแกรมกจะนาขอมลพนกงานรายนนมาแสดงทจอภาพให

สาหรบวธการคนหาน วธท 1 และ 2 ทานสามารถใชไดกบทกจอภาพทมชองรหสพนกงาน สวนวธท 3 จะ

ใชไดเฉพาะกรณทอยในจอภาพ เพมแกไขพนกงานเทานน

ใสรปพนกงาน

ในการนารปพนกงานไปเกบบนทกไวในโปรแกรม กอนอน ขอแนะนาใหจดเตรยมรปของพนกงานรวม

ไวทไดเรคทอรสาหรบเกบรปพนกงาน จากนนทาตามขนตอนดงน

• ไปทรายการ Update > เพมแกไขพนกงาน ใสรหสพนกงานทตองการบนทก แลวคลก [แกไข] หรอ

กด F5

• ใหดบเบลคลกทชองรายการ คลกทนเพอใสรปภาพ เมอมขอความตามรปเลอก [Yes]

• เลอกรปพนกงานจากไดเรคทอรทไดจดเตรยมไว

• ทาตามคาแนะนาบนจอภาพ

• จากนนรปของพนกงานกจะมาแสดงในแฟมขอมลพนกงาน และ ทรายการบนทกประจาวน

บทท 4 สรางแฟมแผนกและพนกงาน 45

บนทกโนตยอ

นอกจากเหนอจากรายละเอยดของพนกงานทโปรแกรมไดจดเตรยมไวให ทานยงสามารถบนทกประวต

สวนตว หรอขอมลอนๆ ของพนกงานไดตามตองการ โดยไมมขอจากดใดๆ ลกษณะคลายกบสมดบนทกชวย

จา แตจะเปนขอมลเฉพาะตวของพนกงานแตละคน ซงมวธการเรยกใชงานดงน

• คลกไปทรายการ Update > เพมแกไขพนกงาน แลวใสรหสพนกงานทตองการ

• เมอรายละเอยดของพนกงานแสดงทจอภาพแลว ใหคลกเมาสขวาทบรเวณในกรอบขอมลพนกงาน

แลวเลอก บนทกโนตยอ หรอกด Ctrl+F1 กได

• จอภาพ Memo จะแสดงขนมา สามารถใสขอมลใดๆ ของพนกงานไดตามตองการ อาท ประวตการ

ศกษา ความสามารถพเศษ ประวตการลงโทษ หรอ บนทกความผดของพนกงาน เปนตน

• เสรจแลวคลก [ตกลง] เพอบนทกขอมลลงแฟม

• หากตองการแกไข หรอ เพมเตมขอมลกใหทาวธเดยวกน ถามขอมลเดมทเคยบนทกมาแลว โปรแกรม

จะนาขอมลเดมมาแสดงใหเองโดยอตโนมต

กาหนดหรอแกไขขอมลอนๆ ของพนกงาน

นอกจากจะมขอมลของพนกงานตามททานไดบนทกไปขางตนแลว ยงมขอมลอนๆททานอาจตองการนา

มาบนทกดวย เชน รายไดหรอรายการหกทยกมาจากบรษทเดมททางานอยคาลดหยอนปลายป รวมถงอตรา

เงนสะสมกองทนเลยงชพ ฯลฯ การใสขอมลอนของพนกงาน จะอยทจอภาพ เพมแกไขพนกงาน ดงรายละเอยดทจะอธบายตอไปน

46 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

กาหนดคาลดหยอนของพนกงาน

คาลดหยอนในทนหมายถงคาลดหยอนทพนกงานมสทธนามาหกลดหยอนภาษไดตามกฏหมาย ซงใน

ปจจบนคาใชจายทสามารถนามาหกลดหยอนไดกคอ เบยประกนชวต, ดอกเบยเงนกซอบาน และ เงนบรจาค

ดงนนในกรณทพนกงานทมรหสอยในโปรแกรมแลวมคาใชจายดงกลาวกจะตองนามาบนทกลงในโปรแกรม

ซงมขนตอนดงน

จากจอภาพ เพมแกไขพนกงาน ใสรหสพนกงานทตองการบนทกคาลดหยอนกด Enter คลกท [ขอมล]

เลอก กาหนดคาลดหยอน รายละเอยดทปรากฏบนจอภาพมดงน

รายการ รายการคาลดหยอนทจะทาการบนทก โดยโปรแกรมไดกาหนดไวแลว ไดแก เบยประกนชวต , ดอกเบยเงน

กยมฯ และ เงนบรจาค

จานวนปจานวนปทมการหกคาลดหยอน เชน มกรมธรรมประกนชวตสงเบยประกน 20 ป กใหระบในชองรายการน

เทากบ 20 แตถามการชาระเบยประกนไปบางแลว กใสเฉพาะจานวนปทเหลอ

หกแลวโปรแกรมไดมการหกคาลดหยอนไปแลวเปนจานวนกป โดยในชองรายการนโปรแกรมจะทาการปรบปรงให

เองโดยอตโนมตเมอมการนามาคานวณคาลดหยอนในแตละป หรออาจจะใชการบนทกอกวธหนงกคอ ใหใส

จานวนปทมการหก ตามทเปนจรง และใสจานวนปทไดมการหกไปแลวในชองรายการนกไดผลเชนเดยวกน

จานวนเงน/ปจานวนเงนทมการชาระตอป ใหใสตวเลขลงไปตามความเปนจรง วาผอนชาระตอปเปนจานวนเงนเทาไร

หกลดหยอนคาอปการะเลยงดในกรณทพนกงานมสทธหกลดหยอนตามรายการน กใหเลอกวาตองการหกลดหยอนของบคคลใดบาง โดย

คลกท หนาบคคลนน (สามารถระบไดทงสวนตวและของคสมรส) ในการปรบอตราคาลดหยอนกรณทม

การเปลยนแปลง ทานสามารถปรบแกไขไดทรายการ Update > ตารางภาษ > คาใชจาย/รายการลดหยอน

บทท 4 สรางแฟมแผนกและพนกงาน 47

รายการบนทกแบบอตโนมต

เปนการใหโปรแกรมนารายได หรอ รายการหกใหกบพนกงานในแตละงวดการจายโดยอตโนมต โดย

สามารถกาหนดจานวนงวดทจะคานวณไดตามตองการ และเมอครบตามจานวนงวดทกาหนดไวโปรแกรมก

จะไมนามาคานวณให ซงสามารถนามาประยกตในงานไดหลายกรณ อาท

• หกเงนกยมพนกงาน

• หกคาของเสยหาย โดยแบงหกเปนงวดๆ

• เงนเพมพเศษโดยแบงจายเปนงวดๆ

• ฯลฯ

สาหรบรายการบนทกแบบอตโนมตนโปรแกรมจะนามาใสใหกบพนกงานแตละคน เมอทาการสงคานวณ

รายไดแบบอตโนมตเทานน ซงรายละเอยดในสวนนจะกลาวเพมเตมอกครงใน หวขอการคานวณเงนไดและ

ภาษของพนกงาน ในบทถดไป

จากจอภาพ เพมแกไขพนกงาน ใสรหสพนกงานทตองการ คลกท [ขอมล] เลอก กาหนดรายการบนทกแบบอตโนมต รายละเอยดทปรากฏบนจอภาพมดงน

รหสรหสของรายไดหรอรายการหกทตองการนามาคานวณ

รายละเอยด ชอของรายไดหรอรายการหกตามรหสรายได หรอ รายการหก

จานวนงวด จานวนงวดทจะมการคานวณรายการอตโนมตนน ถารายการนมทกงวดการจายใหระบเปน 999

ใชไป งวดทโปรแกรมไดทาการคานวณไปแลว

จานวนเงน/งวดจานวนเงนทจะเพมหรอหกในแตละงวดการจาย

48 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

สาหรบการกาหนดรายการบนทกแบบอตโนมตนสามารถบนทกไดสงสด 5 รายการตอพนกงาน 1 คน

และรายการตางๆ สามารถเปลยนแปลงแกไขไดตลอดเวลา

อตราเงนกองทนสารองเลยงชพ

หากกจการมสวสดการเงนกองทนสารองเลยงชพใหกบพนกงาน กจะตองนารายละเอยดในสวนของเงน

กองทนฯ นมาบนทกลงในโปรแกรม เพอใชในการคานวณเงนทจะตองหกจากพนกงาน และสามารถนาไปลด

หยอนภาษได

จากจอภาพ เพมแกไขพนกงาน ใสรหสพนกงานทตองการ คลกท [ขอมล] เลอกรายการ อตราเงนกองทนสารองเลยงชพ ซงรายละเอยดทตองบนทกมรายการดงตอไปน

วนทเปดบญชเงนสะสมกองทนฯใสวนททเรมตนหกเงนสะสม

หมายเลขสมาชกเงนสะสมกองทนฯใสหมายเลขสมาชกทสถาบนจดการเงนกองทนฯออกใหกบพนกงาน

อตราเงนสะสมของพนกงาน (%)ใหใสอตราเงนสะสมทจะหกจากรายไดของพนกงาน (หนวยเปนเปอรเซนต) ถาในอนาคตมการปรบอตราใหม

กสามารถเปลยนแปลงได

อตราเงนสมทบของนายจาง (%)ใสอตราเงนทนายจางจะออกสมทบให และสามารถเปลยนแปลงเมอมการปรบอตราใหใหมไดเชนเดยวกน

เงนสะสมของพนกงานจนถงปจจบนเงนสะสมทหกจากพนกงานตงแตเรมเปดบญชจนถงปจจบน

เงนสมทบของนายจางจนถงปจจบนเงนสมทบของนายจางตงแตเรมเปดบญชจนถงปจจบน

บทท 4 สรางแฟมแผนกและพนกงาน 49

เงนสมทบของพนกงาน และ เงนสมทบของนายจาง โปรแกรมจะปรบปรงตวเลขเหลานนใหเองโดย-

อตโนมต ดงนนถากจการเพงจะเรมเขาเปนสมาชกฯ ตวเลขทง 2 ชองใหปลอยวางไว แตถาเปนการยกตวเลข

ยอดสะสมเดมมาใสกสามารถนามาบนทกไดทนท

กาหนดรายไดประจาของพนกงาน

นอกเหนอจากอตราเงนเดอน/คาแรงทพนกงานไดรบในแตละงวดการจายเงน บางกจการอาจจะมรายได

อนๆทรวมเปนรายไดใหกบพนกงาน เชน คาทพก คาพาหนะ ฯลฯ ในกรณทรายไดเหลานนเปนรายไดประจา

ของพนกงาน เราสามารถกาหนดใหรายไดเหลานนเปนรายไดประจาของพนกงาน ทงนเพอความสะดวกใน

การทจะไมตองจดจาวาพนกงานคนใดมรายไดประจาอะไรบาง และโปรแกรมกจะนามาคานวณเปนรายได

รวมของพนกงานใหโดยอตโนมต

จากจอภาพ เพมแกไขพนกงาน ใหใสรหสพนกงานทตองการ แลวคลกท [ขอมล] เลอก กาหนดรายไดประจาของพนกงาน เมอจอภาพแสดงขนมาใหคลก [แกไข] โดยมรายละเอยดของรายไดประจาทจะบนทกลง

ไปใหกบพนกงาน มดงน

รหสหมายถงรหสของรายไดประจาของพนกงาน กด F1 เพอแสดงรหสรายไดทสรางไวแลวได ซงรหสรายไดนน

จะตองถกสรางไวกอน (ดวธการสรางรายไดในบทท 3) โดยรหสทจะระบในทนจะตองเปนรหสลาดบท 3 - 30

เทานน

รายละเอยด รายละเอยดของรายไดตามรหสรายได โดยโปรแกรมจะนาขนมาแสดงใหโดยอตโนมต

อตราตอเดอนจานวนเงนของรายไดประจาทพนกงานคนนนๆจะไดรบตอเดอน ถาในกรณมการจายเงนมากกวาเดอนละ 1

ครง โปรแกรมจะนารายไดนนมาหารตามจานวนงวดทจายใหเอง

• เมอใสรายละเอยดตางๆ เสรจเรยบรอยคลก [ตกลง] หรอกด F10 เพอบนทกรายการ

50 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

รายละเอยดคสมรส/บดามารดา

ในการกาหนดคาลดหยอนบางกรณ จะตองระบรายละเอยดของบคคลทจะนาไปหกลดหยอน ไดแก บดา

มารดา และคสมรส (กรณทไมมเงนไดและนาไปหกลดหยอน)

จากจอภาพ เพมแกไขพนกงาน ใหใสรหสพนกงานทตองการ แลวคลกท [ขอมล] เลอก รายละเอยดคสมรส/บดามารดา เมอจอภาพแสดงขนมาใหคลก [แกไข] และใสรายละเอยดตามทแสดงไวบนจอภาพ ทงใน

สวนของคสมรส บดา/มารดาสวนตว บดา/มารดาของคสมรส

5บนทกรายการประจาวน

บทท 5 บนทกรายการประจาวน 53

ขนตอนการบนทกรายการ

ในบททผานมาจะเปนการเตรยมขอมลตาง ๆ รวมไปถงคากาหนดทจะใชในการคานวณเงนได และ

รายการหกของพนกงาน ขนตอนไปกจะเปนการบนทกรายได รายการหก และคานวณภาษ เพอคานวณเงน

ไดสทธทจะจายใหพนกงาน โดยกอนทจะไปถงขนตอนการบนทกรายการ ขออธบายวงจรการทางานของ

โปรแกรม EASY-ACC PAYROLL ใหทานไดทราบ ซงวงจรดงกลาวเปนขนตอนการปฏบตทจะตองทาในแตละ

รอบการจายเงน ซงถอเปนขนตอนสาคญในการใชงานโปรแกรมใหคานวณรายการไดอยางถกตอง และชวย

ทานลดขนตอนการทางานลงไปไดอยางมากมาย

1. บนทกรายการประจาวน เปนการบนทกรายการรายได และรายการหกของพนกงานทมในงวดการ-

จายนน ทอยนอกเหนอไปจาก เงนเดอนและรายไดประจาของพนกงาน (รายการทง 2 ประเภทน

โปรแกรมจะคานวณใหโดยอตโนมต โดยไมตองบนทกรายการ) ซงในสวนนจะอธบายเพมเตมใน

หวขอการบนทกรายการประจาวน

2. บนทกการขาด/ลา/มาสาย ถาพนกงานมการลาในงวดการจายนน ใหนารายการมาบนทกลงใน

โปรแกรม กอนทจะมการคานวณรายไดและภาษ

3. ทาการคานวณรายไดและภาษ ถามการบนทกรายการตามขอ 1 ผดพลาดสามารถทจะยกเลกการ

คานวณได และสงใหโปรแกรมคานวณใหมเมอมการแกไขเสรจเรยบรอยแลว

4. จดพมพรายงานตางๆ โดยเฉพาะกอนการปดบญชสนเดอน ทานจะตองพมพรายงานประจางวด ใหเรยบรอยกอนทจะมการปดบญช เพราะถาปดบญชไปแลวจะไมสามารถพมพรายงานได เนองจาก

ขอมลจะถกลางออกไปเมอมการปดบญช

5. ทาการสารองแฟมขอมลกอนปดบญชสนงวด หรอ สนเดอน เพราะหลงจากทปดบญชแลวขอมลทบน

ลดขนตอนการทางานลงไปไดอยางมากมาย

54 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

ทกไปแลว จะถกลบออกจากโปรแกรม

6. เมอคานวณรายไดตางๆ เสรจเรยบรอยแลว กอนจะเรมตนบนทกรายการของงวดการจายถดไป จะ

ตองทาการปดบญชสนงวด (หรอปดบญชสนเดอนในกรณเปนงวดการจายงวดสดทายของเดอน) ซง

จะไดอธบายใน บทท 7 เรองการปดบญช วงจรในการบนทกรายการ จะทาเชนนเปนประจาในทกงวดการจาย โดยขอมลเงนได และ รายการหก

ของพนกงาน หลงจากทปดบญชไแลวจะถกลบออกจากโปรแกรม ไมสามารถแกไขใดๆ ได หากมการจายเงน

ไดขาด หรอ เกน จะตองไปทาการบนทกรายการเพม หรอ ลด จากเงนไดในงวดการจายถดไปแทน

การบนทกรายการประจาวน

หลงจากททานกาหนดแฟมขอมลหลกและสรางแฟมพนกงานเสรจเรยบรอยแลว ใบบทนกจะเขาสการ

บนทกรายไดและรายการหกประจางวดพรอมกบคานวณภาษสาหรบพนกงานแตละคน ซงถอเปนขนตอนการ

ทางานสาคญททานตองปฏบตเปนประจา กอนททานจะมการจายเงนเดอนหรอคาแรงโดยมขนตอนดงตอไปน

• คลกไปทรายการ Edit > บนทกรายการประจาวน จอภาพ Transaction Entry จะแสดงขนมาตามรป

• ขณะทเคอรเซอรอยทชอง รหสพนกงาน (เคอรเซอร กคอ ชองทเหนเปนแถบแสงสาหรบรอรบการ

บนทกขอมล) ใหใสรหสพนกงานทตองการบนทกลงไป (หรอคลกท ในชองรหสพนกงาน หรอ

กด F1 เพอแสดงรหสและรายชอพนกงานได) จากนน ใหบนทกรายการลงไปโดยมรายละเอยดดงน

รหสใสรหสรายการ รายได หรอ รายการหก หลงจากทใสรหสรายการลงไปแลว ชอของรายไดหรอรายการหกนน

จะไปแสดงท ชองรายละเอยด รายการททานไมจาเปนตองบนทกเพราะโปรแกรมจะสรางใหตอนทคานวณ

รายไดและภาษ ไดแก เงนเดอน รายไดประจา รายการบนทกแบบอตโนมต ภาษหก ณ.ทจาย เงนประกน

สงคม และเงนสะสมกองทนฯ

บทท 5 บนทกรายการประจาวน 55

จานวนถารายการทจะบนทกนเปน เงนเดอน คาแรงรายวน คาแรงรายชวโมง คาลวงเวลา และรายไดอนๆ ททาน

กาหนดใหเปนชนดท 1 ตอนทสรางรายได (ด สรางแฟมขอมลรายไดในบทท 3 เพมเตม) โปรแกรมจะใหทาน

ใสจานวนในชองนดวย แตถาไมใชรายการขางตนกจะขามไปชองถดไป

รายได รายการหกใหทานใสจานวนเงนลงไป (ถารายการทบนทกเปนประเภทรายได เคอรเซอรจะไปอยทชอง รายได ถารายการทบนทกเปนรายการหกเคอรเซอรกจะอยทชอง รายการหก)

• เมอบนทกรายการเสรจเรยบรอยแลว ใหคลก [ตกลง] หรอกด F10 เพอเกบขอมลลงแฟม

หนาทการทางานอน

หลงจากทโปรแกรมคานวณรายไดและภาษบนจอภาพแลว ทานสามารถตรวจสอบ หรอ ดวธการคานวณ

ของโปรแกรมไดดงน

• กด F3 เพอดขอมลของพนกงาน

• กด F4 เพอดวธการคานวณภาษของโปรแกรม

• หลงจากทกด F4 แลว ถากด F4 อกครงจะเปนการแสดงตารางภาษ เพอดวาภาษทคานวณตกอยใน

อตราคานวณใดของตารางภาษ และ ถากด F3 กจะแสดงวธการคานวณภาษของโปรแกรม

56 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

การแกไขหรอยกเลกรายการบนทกประจาวน

ถาตองการแกไขหรอยกเลกรายการบนทกประจาวน ไมวาจะเปนรายการทบนทกเอง หรอรายการท

โปรแกรมสรางขนมาใหตอนคานวณรายไดและภาษ ใหปฏบตดงน

• คลกทรายการ Edit > บนทกรายการประจาวน• ใส รหสพนกงาน ทตองการแกไขขนมา

• เลอนเคอรเซอรไปยงบรรทดของรายการทตองการแกไขหรอยกเลก

• จากนน ใหทาการแกไขใหเรยบรอย หรอถาตองการยกเลกใหกด F6

• คลกทปม Re-Calculate หรอ กด F7 เพอคานวณภาษใหม

• คลก [ตกลง] หรอกด F10 เพอยนยนและเกบขอมลลงแฟม

ถามการแกไขรายได หรอ รายการหกของพนกงาน ใหกดปม Re-Calculate หรอ F7 ซาหลายๆ ครงจนตวเลขไมเปลยนแปลง เพอใหโปรแกรมคานวณเงนไดสทธใหใหม เพราะการแกไขรายได หรอ รายการหกจะมผลตอภาษฯ เงนสมทบประกนสงคม และ เงนกองทนสารองฯ

คานวณรายไดและภาษ

ความสะดวกในการใชโปรแกรม EASY-ACC PAYROLL มาชวยในการคานวณเงนไดและรายการหกของ

พนกงาน คอ การใหโปรแกรมชวยสรางรายการใหอตโนมต โดยไมตองบนทกรายการใดๆ โดยเพราะกจการ

ทมพนกงานเปนพนกงานประจา และไมมการเปลยนแปลงในเรองของรายไดแตละงวดการจาย จะยงสะดวก

มากขน เพยงเรยกการ คานวณอตโนมต โปรแกรมจะสรางรายการรายไดและรายการหกใหเองทนท

• คลกไปทรายการ Edit > คานวณรายไดและภาษ จากนนใหเลอก งวดการจาย ของพนกงานทตองการ

คานวณ ทานจะเหนหวขอยอยอก 2 หวขอ คอ คานวณรายไดอตโนมต และ ไมคานวณรายไดอตโนมต

ซงแตละหวขอมรายละเอยดดงน

คานวณรายไดอตโนมต

ถาเลอกหวขอน หมายถง ตองการใหโปรแกรมสรางรายการทเปนรายไดปกตของพนกงานแตละคนให

ดวย ซงรายไดปกตในทน ไดแก เงนเดอน คาแรงรายวน และ คาแรงรายชวโมง อยางไรกตาม ถาทานเลอกให

โปรแกรมคานวณรายไดอตโนมตโดยททานไดสรางรายการทเปนรายไดปกตเหลานใน บนทกรายการประจา

บทท 5 บนทกรายการประจาวน 57

วน ไปแลวกไมเปนไร เพราะโปรแกรมจะสรางรายการใหเฉพาะพนกงานทยงไมมรายการเหลานเทานน (ถา

มอยแลวกจะขามไป)

ไมคานวณรายไดอตโนมต

ถาเลอกหวขอน โปรแกรมกจะสรางใหเฉพาะรายการ ภาษหก ณ.ทจาย เงนประกนสงคม เงนสะสมกองทนฯ และรายการบนทกแบบอตโนมต ททานกาหนดไวตอน เพมแกไขพนกงาน เทานน

คาแนะนาในการเลอกใชวธการคานวณภาษ

กรณทกจการของทานมแตพนกงานรายเดอนและรายไดของพนกงานกคอ เงนเดอน ซงสวนใหญจะไดรบเตมจานวน 30 วนอยแลว ขอแนะนาใหเลอกเปน คานวณรายไดอตโนมต โดยในตอนท บนทกรายการประจา

วน ใหบนทกเฉพาะพนกงานททางานไมครบ 30 วน หรอพนกงานทมรายการรายได หรอรายการหกอนๆ ทไมใชรายการปกตเทานน ทเหลอใหโปรแกรมจดการทงหมดใหเอง เชน พนกงานบางคนมรายไดเพมจาก

ปกตเปนคาพาหนะ กใหบนทกเฉพาะคาพาหนะลงในรายการบนทกประจาวน สวนรายไดประจาอนๆ กไม

ตองบนทกลงไป เปนตน

สวนพนกงานประเภทรายวน ซงมกจะมจานวนวนทางานไมเทากน รวมทงมคาลวงเวลาดวย ใหใชวธ

บนทกรายไดปกต เชน คาแรงรายวน คาลวงเวลา ใน บนทกรายการประจาวน ใหเรยบรอยกอน จากนน จง

มาทาการ คานวณรายไดและภาษ โดยเลอกการคานวณเปนแบบ ไมคานวณรายไดอตโนมต หลงจากทสงคานวณสามารถจดพมพรายงานตางๆ ไมวาจะเปน ทะเบยนจายเงนเดอนหรอคาแรง ใบแจง

เงนได รายงานประจางวดตาง ๆ หรอถาเปนสนเดอนกสามารถพมพแบบยนนาสงตาง ๆ ไดทนท

การยกเลกรายการคานวณ

เปนการยกเลกรายการทโปรแกรมสรางขนมาใหตอน คานวณรายไดและภาษอตโนมต หลงจากทเรยก

รายการนแลวควรจะสงใหโปรแกรมทาการคานวณรายไดและภาษใหม ดงน

• ไปท Edit > ยกเลกรายการคานวณ จะเหนหวขอยอยแสดงขนมา ใหเลอกหวขอ เฉพาะทโปรแกรมคานวณ

• จากนนใหเขาไปท Edit > บนทกรายการประจาวน แกไขรายการใหเรยบรอย

• ไปท Edit > คานวณรายไดและภาษ เพอคานวณรายไดและภาษใหม

โปรดระวง..! การยกเลกรายการคานวณโดยเลอกแบบ ยกเลกรายการทงหมด จะเปนการยกเลกขอมลทงททานบนทกเองและโปรแกรมสรางขนมาให จงควรระวงในการใชงาน

58 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

บนทกรายการขาด/ลา/มาสาย

รายการน ใชสาหรบบนทกจานวนวนขาด/ลา/มาสาย ซงนอกจากจะเกบเปนประวตการทางานของ

พนกงานแลว ถาเปนการบนทกการขาดงาน หรอ กรณทกาหนดจานวนวนทอนญาตใหลาหยดงานไว และ

ถาพนกงานลาหยดเกนจานวนวนทกาหนดไว โปรแกรมกจะหกวนขาดหรอลาเกนกาหนดนออกจากจานวน

วนทางานปกตใหตอนทบนทกรายการประจาวนหรอคานวณรายไดอตโนมตใหดวย (ดวธการกาหนดจานวน

วนลาประเภทตางๆ ในบทท 2 เรอง จานวนวน/ชวโมงทางาน)

• คลกไปทรายการ Edit > บนทกการขาด/ลา/มาสาย จอภาพ Edit Attendance จะแสดงขนมา จากนน

ใหใสรายละเอยดลงไป ดงน

รหสพนกงานใสรหสพนกงานทตองการบนทกลงไป

จานวนใส จานวนวน ขาดงาน ลากจ ลาปวย ลาพกรอน และ มาสาย เนองจากโปรแกรมจะรบการบนทกเปนจานวน

วนเทานน ดงนน ถาตองการบนทกเปนจานวนชวโมงจะตองคานวณเอง โดยวธคานวณใหนาตวเลขนนมาหาร

ดวยจานวนชวโมงทางานตอวน (ปกต=8) เชน ถาตองการบนทก 1 ชวโมง กจะเทากบ 1 หาร 8 จะได 0.123

วน เปนตน

• เสรจแลว คลก [ตกลง] หรอกด F10 เพอบนทกขอมลลงแฟม

6การพมพรายงาน

พมพใบแจงเงนได

บทท 6 การพมพรายงาน 61

รายละเอยดทวไป

การทางานของโปรแกรม EASY-ACC PAYROLL จะเปนแบบ INTERACTIVE ดงนน หลงจากทบนทกขอมล

เขาสโปรแกรมแลวกสามารถพมพรายงานไดทนทโดยไมตองทาขนตอนใดๆ อกทงสน ซงขนตอนในการพมพ

รายงานนนกเพยงแตเลอกรายงานทตองการ จากนนใหกาหนดคาตวเลอกตางๆ ตามทโปรแกรมถาม เชน

ตงแตวนทใดจนถงวนทใด หรอตงแตงวดบญชใดจนถงงวดบญชใด จากนนโปรแกรมกจะพมพรายงานตาม

ททานเลอกและกาหนดไวใหทนท รายงานทงหมดทมอยในโปรแกรมจะอยในหวขอ REPORT

รปแบบการพมพรายงาน

การแสดงรายงานทางจอภาพและพมพรายงาน

เมอเลอกรายงานทตองการแลวคลกท [พมพ] จะเปนการแสดงผลรายงานทางจอภาพกอน (Preview) จากนน

จงจะสงพมพออกทางเครองพมพอกครงหนง โดยมวธการใชงาน และการควบคมดงน

1. เปนปมสงพมพรายงานออกทางเครองพมพ

2. เปนปมลดสาหรบการแสดงผลทางจอภาพ ซงมรายละเอยดดงน

Whole Page = แสดงรายงานเตมหนากระดาษ

Page Width = แสดงแบบใหขอบกระดาษซายขวาแสดงเตมจอภาพ

100% = แสดงขนาดพมพจรง

62 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

3. สาหรบยอขยายรายงาน

4. พลกหรอเลอกหนาทตองการ โดยสามารถกระโดดขามไปยงหนาแรก หรอหนาสดทายของรายงาน

ได

5. สาหรบปดรายงาน

นอกจากนในรายงานยงมปม Push Pin ทจะทาใหการแสดงรายงานแยกออกมาจากโปรแกรม ซงทาให

ทานสามารถดรายงานไดมากกวา 1 รายงานในเวลาเดยวกน หรอจะใชเปรยบเทยบรายงาน 2 รายงานในชวง

เวลาทตางกนได

การแสดงรายงานแบบตาราง

การจดพมพรายงานแบบตาราง เปนการนาเสนอรายงานในอกรปแบบหนง ซงมประโยชนอยางยงใน

การจดทารายงานในรปแบบทตองการไดอยางรวดเรว ซงผใชงานจะเหนผลลพธไดในขณะนนทนท และ จด

พมพรายงานออกมาทางเครองพมพไดตามรปแบบทกาหนดไว นอกจากนยงสามารถนาขอมลออกเพอเชอม

กบขอมลภายนอกไดหลายรปแบบ ซงจะชวยอานวยความสะดวกในการใชงานไดอยางมประสทธภาพ และ ได

ประโยชนจากโปรแกรมไดอยางเตมท การสงพมพแบบตารางทาไดโดย ใหเลอกรายงานทตองการพมพ จาก

นนใหคลกท [ตาราง] รายงานในรปแบบตารางจะแสดงขนมาบนจอภาพ

บทท 6 การพมพรายงาน 63

การยายตาแหนงขอมล

ทานสามารถทาการสลบเปลยนลาดบการแสดงผลไดตามตองการ ตามขนตอนดงน

1. คลกทชอขอมลคางไว จากตวอยางใหคลกเมาสคางไวทแถวของ “รหสพนกงาน”

2. แลวลากขอมลไปยงตาแหนงทตองการแลวปลอยเมาส ขอมลกจะยายไปยงตาแหนงทตองการ

64 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL การพมพรายงาน 64

จากภาพ แสดงตวอยางการยายขอมล “รหสพนกงาน” ไปไวหลง “ชอพนกงาน” ซงขอมลทงหมดใน

ตารางสามารถทาการเคลอนยายในลกษณะน

การเรยงลาดบขอมล

1. ใหทาการคลกท “รหสพนกงาน” 1 ครง

2. ขอมลจะเรยงลาดบสลบจากมากไปหานอย และจากนอยไปหามากเมอทาการคลกซาอกครง

จากตวอยาง คลกทขอมลจานวนเงน จะสงเกตเหนวาขอมลจะทาการเรยงลาดบรายการขอมลจากมากไป

นอย ใหทนท โดยจะทาไดกบขอมลทละ 1 รายการเทานน

การจบกลมขอมล

ในกรณททานตองการเรยงลาดบรายการมากกวา 1 ระดบ หรอตองการจบกลมรายการทสนใจ ใหทาตามขน

ตอนดงน

1. ใหคลกทขอมลทตองการจบกลมแลวลากไปยงพนททมขอความ “Drag a column header here to group by that column” เชน ลากขอมล “แผนก” ไปยงพนทน จะเหนความเปลยนแปลงทเกดขน

บทท 6 การพมพรายงาน 65

โดยขอมลทเปน “แผนก” เดยวกนจะอยจบรวมเปนกลมเดยวกน ถาตองดขอมลทอยภายในกลมนน

ใหคลกทเครองหมาย +

2. ในการจบกลมขอมลนสามารถทาไดมากกวา 1 ระดบ หมายความวา ทานสามารถลากขอมลทตองการ

มากกวา 1 ขอมลไปยงบรเวณพนทน ตารางจะทาการจบกลมขอมลภายในกลมเพมเตมให ซงหาก

ทานสงพมพรายงานโดยคลกท File|Print ในตอนน รายงานทแสดงออกมาจะพมพในแบบททานได

จบกลม เรยงลาดบขอมลทแสดงอยบนจอภาพให

3. หากตองการยกเลกการจบกลมกใหลากขอมลจากพนทจบกลมมายงตาแหนงเดม

จากตวอยางจะทาการจบกลมขอมลตาม “แผนก” และตามดวยขอมลของ “รหสพนกงาน”

66 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

การปดการแสดงผลบางขอมล

ในบางรายงานอาจจะมการแสดงขอมลบางอยางทมากเกนไป ทานสามารถทจะปดขอมลทไมตองการได ตาม

ขนตอนดงน

1. โดยคลกทเครองหมาย ทมมซายของชอขอมล

2. จากนนในเอาเครองหมาย ออกในขอมลทไมตองการใหแสดง

3. คลกท ซาอกครง เพอปดการทางาน

จากตวอยางจะสงเกตเหนวาไดทาการปดชอง “เงนเดอน/คาแรง” ซงทานสามารถทจะปดขอมลทกตวท

ไมตองการได

การนาขอมลออกในรปแบบอน

ทานสามารถนาขอมลออกเพอใชงานรวมกบโปรแกรมอนได โดยมขนตอนดงน

1. โดยคลกท FILE|EXPORT TO.. 2. จากนนเรองรปแบบทตองการนาขอมลออก ซงมใหเลอก 3 รปแบบ คอ

• HTML : การแสดงผลแบบน จะถงดรายงานผานทางโปรแกรม Internet Browser เชน IE, Nescape

เปนตน หรอ จะนาไฟลไปแสดงบนอนเตอรเนตกได

• Excel : เปนการนาขอมลออกในรปของ Excel ไฟล เพอใชงานรวมกบ MS Excel และ MS Access ได

ทนท

• Text : เปนการนาขอมลออกในรปของ Text File เพอใหงานรวมกบโปรแกรมประยกตอน

บทท 6 การพมพรายงาน 67

การสรางเงอนไขการกรองขอมล

ในกรณทตองการทจะกรองขอมลในขอบเขตทตองการ ทานสามารถกาหนดเงอนไขในการแสดงรายงานออก

มาไดตามตองการ ตามขนตอนดงน

1. คลกทเครองหมาย หลงขอมลทตองการกรอง ทานจะเหนรายการทรายงานไดเลอกเฉพาะขอมล

ทซากนมาใหเลอกได

2. แตถาตองการทสรางเงอนไขการดขอมลเอง กใหเลอก Custom โดยทานสามารถสรางเงอนไขงาย ๆ

ในการกาหนดขอบเขตทตองการไดโดย

• equals หมายถง เทากบ

• does not equal หมายถง ไมเทากบ

• is less than หมายถง นอยกวา

• is less than or equal to หมายถง นอยกวาหรอเทากบ

68 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

• is greater than หมายถง มากกวา

• is greater than or equal to หมายถง มากกวาหรอเทากบ

• is blank หมายถง เปนชองวาง

• is not blank หมายถง ไมเปนชองวาง

สมมตวา ทานตองการทราบพนกงานทมเงนมากกวา 20,000 บาท กใหคลกท ใน Column เงนเดอน/คาแรง แลวเลอก Custom ตามวธการทอธบายขางตน แลวระบรายละเอยด คอ เงนเดอนคาแรง เลอก is greater than สวนในชองถดมาดานซายใหพมพ 20,000 แลวคลก [OK] กจะปรากฏผลตามรปถดไป คอ รายงานจะ

แสดงเฉพาะพนกงานทมเงนเดอนมากกวา 20,000 บาท เทานน

บทท 6 การพมพรายงาน 69

พมพใบแจงเงนได (PAYSLIP)

โปรแกรม EASY-ACC PAYROLL ไดจดเตรยมรปแบบการพมพใบแจงเงนได (PAYSLIP) ไดใหเลอกใชงาน

ไว 2 รปแบบ

1. พมพลงกระดาษธรรมดา เปนการพมพใบแจงเงนไดลงกระดาษ A4 ทวไป สามารถใชเครองพมพทก

ประเภทในการจดพมพ อาท DOT Matrix, Inkjet, Laser เปนตน

2. พมพลงฟอรมสาเรจรป สาหรบฟอรมสาเรจรปทโปรแกรมไดจดเตรยม เปนแบบฟอรมทบรษท บซเนส

ซอฟต จากด เปนผออกแบบไว การจดพมพจะใชกบเครองพมพแบบ DOT Matrix ไดเทานน เนองจากเปน

แบบฟอรมทมสาเนาในตว ถาใชเครองพมพประเภทอน จะไมสามารถใสกระดาษ หรอ พมพใหมสาเนาได

สาหรบแบบฟอรมสาเรจรป กยงมดวยกน 2 รปแบบ คอ แบบธรรมดา 2 ชน กบ แบบซอง Enclose ให

เลอกใชงาน

วธการสงพมพ

1. ไปทรายการ Report > พมพใบแจงเงนได จากนนใหระบ วนทจดพมพ ชวงพนกงานทตองการพมพ

และงวดการจายเงน

2. ถาพมพลงฟอรมสาเรจรป สามารถคลก [พมพ] ไดทนท

3. ถาตองการพมพลงกระดาษธรรมดาใหเลอก ไมพมพลงฟอรมสาเรจรป

70 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

การตงคาสาหรบแบบฟอรมใบแจงเงนไดสาเรจรป

เนองจากเครองพมพแตละรน แตละยหอมการกาหนดระยะในการเลอนบรรทดแตกตางกน ทาให

โปรแกรมไมสามารถกาหนดเปนคามาตรฐานในการพมพลงฟอรมสาเรจรปได ดงนนกรณทพมพใบแจงเงนได

ไมลงฟอรมพอดใหปรบคาของโปรแกรมตามขนตอนดงน

1. ไปทรายการ Report > พมพใบแจงเงนได ทชองพมพ จะมปมลกศรเลก ๆ ขางปม [พมพ] ใหคลก

แลวเลอก ออกแบบรายงาน

2. จอภาพ Report Designer จะแสดงขนมา ใหทานนาเมาสไปวางบรเวณคาวา “Header” แลวคลกขวา

เลอก Position ใหปรบคาในชอง Print Position โดยปรบคาทละนอย แลวทาการบนทกคา โดยกด

[OK]

3. ออกจากจอภาพ Report Designer โดยคลกไปท File > Close ถามขอความวา Save Change to ... ใหตอบ [Yes]

4. ทดลองพมพรายงานอกครง

สวนในกรณทสวนของรายละเอยดของรายไดและรายการหก ถาพมพลงแบบฟอรมใบแจงเงนไดไมลง

ฟอรมพอด การปรบแกไขทาไดดงน

1. จากจอภาพการออกแบบรายงาน ใหคลกท SubReport1 : TextPipeline_SubDesc

บทท 6 การพมพรายงาน 71

2. คลกขวาทบรรทด Detail เลอก Position

3. ปรบคา Print Position เพมขนหรอลดลงทละนอย ๆ แลว จากนนใหบนทกคา แลวทดลองพมพจนได

ตาแหนงการพมพทลงแบบฟอรมใบแจงเงนไดไดพอด

72 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

ตองการสงซอแบบฟอรมสาเรจรปสามารถตดตอสงซอไดทบรษทฯ หรอ สงซอผานเวบ

ไซด www.businesssoft.com

ตวอยางแบบฟอรมใบแจงเงนเดอนสาเรจรปแบบ 2 ชน ธรรมดา

ตวอยางแบบฟอรมใบแจงเงนเดอนสาเรจรปแบบซอง Enclose

7การปดบญช

บทท 7 การปดบญช 75

รายละเอยดทวไป

รายการปดบญช ถอเปนขนตอนสดทายในการทางานปกตททานจะตองปฏบตทกครง กอนทจะเรมบนทก

ขอมลในงวดตอไป ในการปดบญชนโปรแกรมจะทาการลบขอมลททานบนทกลงไปในงวดกอนหนานออก

ทงหมด สวนรายไดและรายการหกตาง ๆ ทเกดขนมาในแตละงวดนน จะนาไปรวมเปนยอดสะสมเพอใชใน

การคานวณภาษของงวดถดไป

ปดบญชสนงวด

หลงจากททานบนทกรายการประจาวน,คานวณรายไดและภาษ รวมทงพมพรายงานตาง ๆ ประจางวด

เสรจเรยบรอยแลว กอนทเรมทางานในงวดตอไปทานจะตอง ปดบญชสนงวด เสยกอน มฉะนนขอมลเดมก

จะยงคงคางอยทาใหไมสามารถบนทกรายการใหมลงไปได บางทานอาจตงคาถามวา ถาจะใชวธการยกเลก

รายการบนทกประจาวนออกไปเลยโดยไมตองปดบญชจะไดหรอไม กขอตอบวาทาไมได เพราะถาทาน ลบ

รายการบนทกประจาวนออกไป จะทาใหยอดสะสมเดอน และ ยอดสะสมปถกลบออกไปดวย แตถาเปนการ

ปดบญชสนงวด โปรแกรมจะลบเฉพาะขอมลประจางวดออก แตยอดสะสมเดอนและยอดสะสมปยงคงอย อยา

ลมวา จดประสงคของการปดบญช คอ เพอเรมตนการทางานในงวดตอไป ไมใชเปนการปดบญชเพอประมวล

ผลใด ๆ ทงสน (บางทานอาจเขาใจวา รายงานบางตวจะตองพมพภายหลงจากทปดบญชไปแลว ซงเปนการ

เขาใจผด) ดงนน ทานจะตองปฏบตงานหรอพมพรายงานตาง ๆ ประจางวดใหเรยบรอยกอนแลวจงคอยมา

ทาการปดบญช สงททานจะตองปฏบตกอนทจะทาการปดบญชสนงวด มดงน :-

76 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

• พมพรายงานประจางวด ไดแก

1. รายงานรายการบนทกประจาวน

2. รายงานทะเบยนจายเงนได

3. ใบแจงเงนได (ถาตองการ) จายเงนเดอนหรอคาแรงใหกบพนกงานใหเรยบรอย

• โอนขอมลเขาสโปรแกรมบญชแยกประเภท (ถาใชรวมกบโปรแกรมบญชแยกประเภท)

• ทาการ สารองแฟมขอมล เกบไวอยางนอย 1 ชด

สาหรบขนตอนการทางานและรายละเอยดตางๆ มดงน :-

• คลกไปทรายการ Period > ปดบญชสนงวด จากนน ทานจะเหนหวขอยอยเพอใหเลอกงวดการจาย

ถาพนกงานจายเงนแบบใดกใหเลอกแบบนน เชน ถาจายเงนเดอนละ 1 ครงกเลอกหวขอ เดอนละ 1

ครง ถามมากกวา 1 แบบ เชน มทงแบบจายเงนเดอนละ 1 ครง และ แบบจายเงนเดอนละ 2 ครง ถา

เปนกลางเดอนกใหปดบญชเฉพาะพนกงานทจาย เดอนละ 2 ครง พอถงวนสนเดอนจงคอยปดบญชทง

แบบ เดอนละ 1 ครง และแบบ เดอนละ 2 ครง เมอเลอกงวดการจายเรยบรอยแลว จะปรากฏจอภาพ

ดงรป ใหทานกรอกรายละเอยดลงไป ดงน :-

วนทปดสนงวดใสวนททจะทาการปดบญชครงน

พมพรายงานประจางวดแลว?เนองจากภายหลงการปดบญช รายงานตาง ๆ ประจางวด (เฉพาะงวดททาการปดบญช) ทกลาวถงขางตนจะ

ถกลบออกไปและไมสามารถเรยกมาพมพไดอก ดงนน ถาทานยงไมไดพมพรายงานเหลานน ทานจะตองไป

พมพใหเสรจเรยบรอยเสยกอน แตถาพมพเรยบรอยแลวกใหเลอก “ใช”

บทท 7 การปดบญช 77

สารองแฟมขอมลเกบไวแลว (Y/N)ถาทานไดทาการ สารองแฟมขอมล เรยบรอยแลว ใหเลอก “ใช”

• หลงจากกรอกรายละเอยดเสรจเรยบรอยแลว ใหคลก “เรม” หรอกด F10 เพอทาการปดบญช

ปดบญชสนเดอน

เมอถงวนสนเดอน กอนททานจะเรมบนทกขอมลหรอปฏบตงานใดๆ ในเดอนตอไปทานจะตองทาการ

ปดบญชสนเดอน เสยกอน เพอทาใหยอดสะสมเดอนวางสาหรบบนทกขอมลในเดอนตอไป ซงถาหากทานไม

ไดปดบญชสนเดอน ยอดสะสมเดอนกจะยงคงคางอยทาใหไมสามารถบนทกรายการใหมลงไปได (เพราะถาม

ขอมลใหมเขาไป แทนทจะเปนยอดสะสมของเดอนตอไปกลบกลายเปนยอดสะสมในเดอนทแลว) สงททานจะ

ตองปฏบตกอนทจะทาการปดบญชสนเดอน ไดแก

• พมพรายงานประจาเดอน ไดแก

1. รายงานสรปการขาด/ลา/มาสาย

2. รายงานสรปรายไดและรายการหก

3. แบบยนรายการประจาเดอน

• ทาการ สารองแฟมขอมล เกบไวอยางนอย 1 ชด

จากนน ใหคลกไปทรายการ Period > ปดบญชสนเดอน จะปรากฏจอภาพดงรป ใหใสรายละเอยดลงไปดงน

วนทปดบญชสนเดอน ใสวนททจะทาการปดบญชครงน

พมพรายงานประจาเดอนแลว?ถาทานพมพรายงานประจาเดอนทกลาวไวขางตนเรยบรอยแลวกใหเลอก “ใช” แตถายงไมไดพมพจะตอง

78 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

ไปพมพใหเรยบรอยกอน เพราะหลงจากปดบญชสนเดอนไปแลวจะไมสามารถพมพรายงานเหลานนไดอก

สารองแฟมขอมลเกบไวแลว?ถาทานไดทาการ สารองแฟมขอมล เรยบรอยแลว ใหเลอก “ใช”

• เมอกรอกรายละเอยดลงไปเรยบรอยแลว ใหคลก “เรม” หรอกด F10 เพอทาการปดบญช

ปดบญชสนป

รายการน ถอไดวาเปนขนตอนสดทายของการทางานในแตละป โดยเมอถงวนสนปทานจะตองทาการ ปด

บญชสนป เพอลางยอดสะสมตางๆทเกดขนตลอดทงปออกไปสาหรบเรมตนบนทกขอมลในปภาษตอไป สงท

ทานจะตองปฏบตกอนทจะทาการปดบญชสนป ไดแก

• พมพรายงานประจาป ไดแก

1. รายงานสรปการเสยของพนกงาน

2. แบบยนรายการประจาป

• ทาการ สารองแฟมขอมล เกบไวอยางนอย 1 ชด

ขนตอนการปดบญชสนปคอ ใหคลกไปทรายการ Period > ปดบญชสนป จะปรากฏจอภาพดงรป ใหทาน

กรอกรายละเอยดตางๆ ลงไป ดงน:-

วนทปดบญชสนป ใสวนททจะทาการปดบญชครงน

พมพรายงานประจาปแลว? ถาทานพมพรายงานประจาปแลวกใหเลอก “ใช” แตถายงไมไดพมพจะตองไปพมพใหเรยบรอยกอน เพราะ

หลงจากปดบญชแลว จะไมสามารถพมพรายงานเหลานนไดอก

บทท 7 การปดบญช 79

สารองแฟมขอมลเกบไวแลว? ถาทานไดทาการ สารองแฟมขอมล เรยบรอยใหเลอก “ใช”

• เมอกรอกรายละเอยดลงไปเรยบรอยแลว ใหคลก “เรม” หรอกด F10 เพอทาการปดบญช

ขอสงเกตบางประการในการปดบญชสนงวด

บางทานอาจตงขอสงเกตวา ถาเปนกจการทมงวดการจายเพยงเดอนละ 1 ครง การปดบญชสนงวดอาจจะ

ไมจาเปน เพราะหลงจากปดบญชสนงวดไปแลวกจะตองมาปดบญชสนเดอนอยด ดงนน ถาสมมตวาพอถงวน

สนเดอนอาจจะพมพรายงานทงประจางวดและประจาเดอนใหเรยบรอย จากนนหลงจากจายเงนใหพนกงาน

เสรจแลวกปดบญชสนเดอนทเดยวไปเลยนาจะทาได ซงขอตอบวาขอสงเกตของทานดงกลาวเปนขอสงเกตท

ถกตอง ดงนน ถากจการของทานมงวดการจายเพยงแบบเดยวคอ เดอนละ 1 ครง กสามารถปดบญชสนเดอน

ไดเลยโดยไมตองปดบญชสนงวด แตอยาลมวาทานจะตองพมพรายงานทงประจางวดและรายงานประจาเดอน

ใหเรยบรอยกอน อยางไรกตาม วธการดงกลาวใชไดเฉพาะกจการทจายเงนเพยงเดอนละ 1 ครงเทานน และก

ไมใชสงจาเปนททานจะตองปฏบตตามทงหมด ดงนน หากทานยงไมเขาใจและเกรงวาจะสบสนกขอใหปฏบต

ตามขนตอนตามปกตโดยไมตองสนใจวธการดงกลาวน (คอใหปดบญชสนงวดใหเรยบรอยแลวจงมาปดบญช

สนเดอน)

8ตารางภาษ

คาลดหยอน

ประกนสงคม

บทท 8 ตารางภาษ/คาลดหยอน/ประกนสงคม 83

รายละเอยดทวไป

ในสภาพเศรษฐกจทมความเปลยนแปลงอยตลอดเวลา การคานวณในเรองของคาลดหยอนตางๆ รวมไป

ถงการคานวณภาษกมการปรบเปลยนไปตามนโยบายของหนวยราชการ ทงนเพอใหสอดคลองไปตามสภาวะ

การนนๆ ในบางเงอนไขของการคานวณคาลดหยอนหรอภาษ ผใชงานโปรแกรมสามารถทจะปรบเปลยนหรอ

แกไขคาตาง ๆ ใหเปนไปตามททางราชการกาหนด

รายการทโปรแกรมไดจดเตรยมไวเพอใหมการปรบแกไข กรณทหนวยงานมการประกาศเปลยนแปลง

มดงน

1. ตารางภาษ

2. คาลดหยอนภาษเงนไดบคคลธรรมดา

3. อตราเงนกองทนสารองเลยงชพ

ปรบแกไขตารางภาษ/คาลดหยอน

ตารางภาษในทน เปนการกาหนดคาตาง ๆ ทใชในการคานวณภาษเงนไดบคคลธรรมดา ตามทกรม

สรรพากรประกาศใช ซงไดรบการออกแบบใหมความยดหยน สามารถทปรบตวเลขอตราภาษไดเมอมการ

เปลยนแปลงในอนาคต

คลกไปทรายการ Update > เพมแกไขตารางภาษ จากนนจะปรากฏจอภาพ Edit Tax Table แสดงขนมา

ใหคลกท [แกไข] เพอเขาสโหมดการแกไขรายการ

ทานจะเหนตวเลขตางๆ แสดงทจอภาพอยแลว ซงตวเลขเหลานเปนคามาตรฐานทโปรแกรมกาหนดไว

ใหอตโนมต ดงนน หากตวเลขเหลานตรงกบตารางอตราภาษปจจบนกไมจาเปนตองเขาไปแกไขใดๆ จนกวา

จะมการประกาศเปลยนแปลงจากกรมสรรพากร อยางไรกตามจะขออธบายรายละเอยดในแตละชองทจะบน

ทกเพอทวาหากมการเปลยนแปลงในอนาคตทานจะไดสามารถแกไขได ดงน

84 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

ชอตารางภาษชองนไมมความหมายใด ๆ มไวสาหรบเปนชอตารางเทานน

จานวนบตรหกลดหยอนไดคอจานวนบตรมสทธนามาหกเปนคาลดหยอนได ตามทกฏหมายกาหนด

สาหรบผมเงนไดเกนระบจานวนเงนไดทงปของพนกงานทจะตองถกนามาหกภาษ โดยถาเงนไดของพนกงานไมถงจานวนเงนท

กาหนดกไมตองเสยภาษ (จานวนเงนดงกลาวยงไมรวมคสมรส ถาพนกงานคนใดทแตงงานแลวและคสมรส

ไมมรายได โปรแกรมจะนาตวเลขดงกลาวมาคณ 2 ใหเอง)

ตารางอตราภาษเงนไดระบจานวนเงนของขนเงนไดสทธ และอตราภาษของขน สาหรบชองภาษสะสมสงสดของขนโปรแกรมจะคานวณ

ใหโดยอตโนมต (หลงจากระบจานวนตางๆลงไปแลว ชองภาษสะสมสงสดจะตองตรงกนกบตารางอตราภาษ

ของกรมสรรพากร)

เมอแกไขเสรจเรยบรอยแลวใหคลก [ตกลง] หรอกด F10 เพอเกบขอมลลงแฟม

ขอควรจา ในการเปลยนแปลงตารางภาษนน ไมวาจะเปลยนแปลงหรอแกไขในเดอนภาษใด โดยปกตจะถอวาเปนการเปลยนแปลงตลอดปภาษนน ๆ โดยโปรแกรมจะทาหนาทคานวณ และ ปรบภาษในเดอนทลวงแลวใหโดยอตโนมต

บทท 8 ตารางภาษ/คาลดหยอน/ประกนสงคม 85

คาใชจาย/รายการลดหยอน

ผมเงนไดมสทธทจะหกคาใชจายแบบเหมาจายไดตามเกณฑทกฏหมายกาหนด สวนการหกคาลดหยอน

หมายถง รายการตาง ๆ ทกฏหมายไดกาหนดใหหกไดเพมขนหลงจากไดหกคาใชจายแลว เพอเปนการบรรเทา

ภาระภาษใหแกผเสยภาษตามบญชอตราภาษเงนไดบคคลธรรมดา

ใหคลกไปท Update > เพมแกไขตารางภาษ คลกไปทแทบ คาใชจาย/รายการลดหยอน เมอตองการ

แกไขคาลดหยอน ใหคลกทปม [แกไข] โดยมรายละเอยดแตละชองรายการดงน

หกไดรอยละ (%) ระบอตรารอยละทนามาหกเปนคาใชจายแบบเหมาจาย

สงสดไมเกน (บาท) จานวนเงนสงสดทหกเปนคาใชจายได ตามรายการหกไดรอย (%) หกแลวจะตองไมเกนจานวนเงนทระบ

ไวในชองรายการน

รายการลดหยอน คาลดหยอนทสามารถนามาหกลดหยอยภาษได พรอมจานวนเงนสงสดทลดหยอนไดไมเกน/ป เชน เบย

ประกนชวต หกไดสงสดไมเกน 100,000 บาท กใหระบในชองสงสดไว 100,000 บาท กรณทเบยประกนชวต

สงกวา 100,000 บาท โปรแกรมจะนามาคานวณเพยง 100,000 บาทเทานน

เมอแกไขคาตาง ๆ เสรจแลวใหคลก [ตกลง]

86 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

รายการคาลดหยอน (ตอ)

ในสวนนจะเปนการกาหนดคาลดหยอน ในสวนของ

• หนวยลงทนในกองทนรวมเพอการเลยงชพ (Retirement Mutual Fund หรอ RMF)

• หนวยลงทนในกองทนรวมหนระยะยาว (Long Term Equity Fund หรอ LTF)

• เงนกองทนประกนสงคม

ใหคลกไปท Update > เพมแกไขตารางภาษ คลกไปทแทบ รายการลดหยอน (ตอ) เมอตองการแกไขคาลดหยอน ใหคลกทปม [แกไข] โดยมรายละเอยดแตละชองรายการดงน

คาซอหนวยลงทนในกองทนรวมเพอการเลยงชพ

คอ กองทนรวมประเภทหนง ทมวตถประสงคในการสงเสรมการออม และ การลงทนระยะยาวของบคคล

เพอเตรยมเงน และ ความพรอมไวสาหรบการเลยงชพของตนเอง และ ครอบครว ในยามเกษยนอายงาน โดย

มขอมลทใหใสดงน

สวนทเกนจาก (บาท)เปนเงนสวนเกนจากเงนทจายเขาเงนสะสมกองทนสารองเลยงชพ ไดสงสดตามทกฏหมายกาหนด

สงสดไมเกน (บาท)จานวนเงนสงสดทสามารถนามาหกลดหยอนได

ไมเกนรอยละของเงนได (%)อตรารอยละของเงนไดสงสดทนามาหกลดหยอนได

บทท 8 ตารางภาษ/คาลดหยอน/ประกนสงคม 87

คาซอหนวยลงทนในกองทนรวมหนระยะยาว

คอ กองทนรวมตราสารแหงทนประเภทรบซอคนหนวยลงทน (กองทนเปด) ทมนโยบายในการลงทนใน

หนสามญของบรษทจดทะเบยนในตลาดหลกทรพย ไมนอยกวารอยละ 65 ของมลคาทรพยสนสทธของกองทน

โดยมรายละเอยดแตละชองรายการดงน

สงสดไมเกน (บาท)จานวนเงนสงสดทสามารถนามาหกลดหยอนได

ไมเกนรอยละของเงนได (%)อตรารอยละสงสดของเงนได ทสามารถนามาหกลดหยอนได

เงนกองทนประกนสงคม

คอ การสรางหลกประกนในการดารงคชวตในกลมของสมาชกทเขารวมโครงการ เพอรบผดชอบในการ

เฉลยความเสยงทอาจเกดขนจากการ เจบปวย คลอดบตร ตาย ทพพลภาพ สงเคราะหบตร ชราภาพ และการ

วางงาน เพอใหไดรบการรกษาพยาบาล และมรายไดอยางตอเนอง โดยมรายละเอยดแตละชองรายการดงน

สาหรบการเปลยนแปลงแกไขเงนประกนสงคมนน มสวนทจะตองทาการแกไขดวยกน 2 สวนไดแก

1. การเปลยนแปลงแกไขฐานเงนเดอนคาจางตาสด ฐานคาจางเงนเดอนตาสด หมายถง อตราคาจางขนตาทจะนามาใชในการคานวณเงนประกนสงคม สาหรบ

ในกรณทพนกงานมรายไดไมถงฐานรายไดขนตา กจะใชฐานคาจางเงนเดอนทกาหนดไวมาคานวณเงนประกน

สงคม ซงคาปจจบนนไดกาหนดไวอยท 1650 บาท ในกรณทคาดงกลาวมการเปลยนแปลง สามารถทาการ

แกไขไดดงน

• เลอกรายการ Update > แกไขตารางอตราภาษ เลอกรายการ รายการลดหยอน (ตอ)• ทชองรายการ ฐานคาจางรายเดอนตาสดสาหรบการคานวณเงนประกนสงคม (บาท) ใสคา ฐานเงนเดอน ทตองการลงไปแลวคลก [ตกลง] หรอ กด F10 เพอเกบบนทกคา

• ในกรณทมการคานวณภาษไปกอนทจะมการเปลยนแปลงคาดงกลาว ทานจะตองทาการยกเลกการ

คานวณ โดยเลอกรายการยกเลกเฉพาะทโปรแกรมคานวณ แลวสงใหโปรแกรมทาการคานวณใหม

เพราะการเปลยนแปลงคา ณ จดนจะไมไปเปลยนแปลงคาทไดคานวณไปแลว ซงกรวมไปถงการ

คานวณเงนประกนสงคมในงวดการจายทผานมาแลวดวย

88 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

2. การเปลยนแปลงอตราการหกเงนประกนสงคม อตราเงนสมทบประกนสงคม หมายถง อตราทจะหกเงนสมทบ โดยคดเปนอตรารอยละของรายได โดย

ปจจบนอย 5% กอนทจะไปบนทกรายการทานจะตองมการคานวณจดเตรยมคาตอไปนกอน เพราะถาใสคา

กาหนดไมถกตองจะมผลตอการคานวณเงนสมทบฯ ดวย

เงนหกสงสดตอป หมายถง เงนสมทบประกนสงคมสงสดทจะหกจากพนกงานตอปไมเกนเทาไร ซงมวธ

การคานวณดงน ใหเอาจานวนรายไดสงสดตอเดอนทจะนามาคานวณเงนประกนสงคม (ในขณะนคอ 15,000

บาท) คณดวยอตรารอยละทจะหกจากเงนไดของพนกงานตอเดอน (ในขณะนคอ 5%) จากนนนามาคณดวย

12 (หมายถงเปนการคานวณเงนสมทบตลอดทงป) จากตวอยาง กจะไดตวเลข คอ 15000 x 5% = 750 จาก

นนเอาผลลพธทไดมาคณดวย 12 ดงน 750 x 12 = 9000

สมมตวามการเปลยนแปลงอตราการหกเงนสมทบจากรอยละ 5 เปนรอยละ 4.5 ตวเลขดงกลาวจะเปนดงน

15000 x 4.5% = 675 เอาผลลพธทไดมาคณดวย 12 ดงน 675 x 12 = 8100 เมอไดตวเลขตางๆเรยบรอย

แลว กนาคาดงกลาวมาบนทกตามขนตอนตอไปน

• ไปทรายการ UPDATE > เพมแกไขรายการหก • จากจอภาพ Edit Earning/Deduction ใหดบเบลคลกทรายการ 32 เงนประกนสงคม• ทชองรายการ อตรา เลอก รอยละ (%) แลวใสอตราหกเงนประกนสงคมทมการเปลยนแปลง• ทชองรายการ สงสด/ป เลอก บาท แลวใสตวเลขจานวนเงน

• เมอเรยบรอยแลวคลก [ตกลง] หรอกด F10 เพอบนทกคา

9เทคนคการใชงานโปรแกรม

บทท 9 เทคนคการใชงานโปรแกรม 91

การสารองขอมล

การสารองแฟมขอมลถอไดวาเปนสงสาคญทสดอยางหนงในการใชงานคอมพวเตอร ซงทานควรสารอง

ขอมลทกวน หรอ อยางนอยสปดาหละ 1 ครง ในรายการนจะม 2 หวขอ คอ การสารองขอมล (Backup) และ

เรยกขอมลทสารองไวกลบคน (Restore) ในการสารองแฟมขอมลน ทานสามารถสงการทางานจากโปรแกรม

ใดกได เพราะ โปรแกรมจะสารองขอมลทงหมดของกจการ

1. เรยกรายการ จดการแฟมขอมล > สารองแฟมขอมล หรอ เรยกจากรายการ File > สารองแฟมขอมล ในโปรแกรมกได

2. เลอกการ สารองขอมล แลวคลก [Next] โปรแกรมจะสรางชอไฟลทสารองไวเปน ปเดอนวน.zip โดย

จะเกบไวท My Document ของเครองททาการสารองขอมล ซงผใชงานสามารถเปลยนไดเรคทอร หรอ

ชอไฟลทจะเกบขอมลไดตามตองการ

92 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

3. คลก [Save] จะแสดงตาแหนงของไดรฟ และ ไดเรคทอรทจะจดเกบไฟล หากตองการแกไขใหคลก

[Back] ถาถกตอง ใหคลก [Backup]

4. โปรแกรมจะเรมทาการสารองขอมล เมอเรยบรอยคลก [Finish] การทางานจะกลบมาทจอเมน

โปรแกรม

ในการอางถงตาแหนงของไดรฟ และ ไดเรคทอรทจะสารอง ทานสามารถทจะระบไดรฟทจะสารองไปไวยง Flash Drive หรอ External Hard Drive แทนได ไมจาเปนจะตองสารองเฉพาะบนฮารดดสกเทานน และขอใหทาการสารองขอมลไวมากกวา 1 ชด โดยแตชดใหอยกนคนละแหง เพอปองกนความเสยหายของขอมลทอาจจะเกดขนได

บทท 9 เทคนคการใชงานโปรแกรม 93

การเรยกขอมลทสารองไวกลบคน

การเรยกขอมลทสารองไวกลบคน จะทาใหขอมลปจจบนถกแทนทดวยขอมลทสารองไว ดงนนกอนทา

รายการน ควรจะทาการสารองขอมลชดปจจบนเสยกอน เพอปองกนความผดพลาด

1. เรยกรายการ จดการแฟมขอมล > สารองแฟมขอมล หรอรายการ FILE > สารองแฟมขอมล 2. คลกเลอกรายการ เรยกขอมลทสารองไวกลบคน แลวคลก [Next]

3. โดยปกตโปรแกรมจะสารองขอมลไวทไดเรคทอร My Document ใหคนหาไฟลสารองทตองการ (ปกต

จะเกบไวในชอทเปนรปแบบ ปเดอนวน.zip เชน 540219.zip) ถาไมไดเกบไฟลทสารองไวในไดเรค

ทอรดงกลาว กใหเลอกไดเรคทอรทตองการได เมอไดไฟลสารองทตองการแลวคลก [Open]

94 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

4. ทจอภาพจะแสดงตาแหนงของไดเรคทอรทจะนาไฟลสารองไปลงไว และ แสดงชอไฟลทสารองทจะ

กลบไปลงใหม ถาไมถกตองใหคลก [Back] ถาถกตองใหคลก [Restore..]

5. จอภาพยนยนการนาขอมลกลบคน ถาถกตองใหคลก [YES] ถาตองการยกเลกทางานคลก [No]

6. เมอการทางานเสรจเรยบรอยคลก [Finish]

การสรางแฟมขอมลหลายกจการ

ในกรณทตองการแบงขอมลเปนหลาย ๆ ชด โดยแตละชดกจะมรายการแตกตางกนออกไป เชน สานกงาน

บญชทตองการทารายการเงนเดอนใหกบลกคาแตละราย กจะแยกขอมลของแตละกจการไปเกบไวแตละไดเรค

ทอร ไมใหปะปนกน ซงโปรแกรม EASY-ACC PAYROLL ไดจดเตรยมการทางานในสวนน โดยสามารถรองรบ

ไดสงสดถง 90 กจการ (ทงนขนอยกบเนอทของฮารดดสกทเหลออยดวย) ซงมวธการดงน

บทท 9 เทคนคการใชงานโปรแกรม 95

1. เรยกรายการ FILE > เลอกแฟมขอมลกจการ หรอคลกท [เลอกแฟมขอมลกจการ]

2. เมอเมนแสดงรายการขนมาใหคลกเลอกบรรทดทวาง หรอ กจการทตองการแกไข แลวคลกท [แกไข]

3. ใสชอกจการทตองการในชองรายการ ชอกจการ และ ไดเรคทอรของแฟมขอมลในชอง ไดเรคทอรของแฟมขอมล เชน C:\ECPAY32\บรษท1, C:\ECPAY32\COMPANY2 เปนตน

96 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

4. ถามแฟมขอมลของกจการเดมอยแลว ใหคลก ในชอง ไดเรคทอรของแฟมขอมล เพอเลอกไดเรคทอรทตองการ

5. คลก [ตกลง] เมอโปรแกรมไมพบไดเรคทอรดงกลาว จะทาการสรางใหเองโดยอตโนมต โดยเลอก

[YES] เพอยนยน

6. ชอกจการทสรางไวจะแสดงขนมาบนรายการ และพรอมทเรยกใชงาน

บทท 9 เทคนคการใชงานโปรแกรม 97

การนาขอมลทสารองไวมาสรางเปนกจการใหม

สาหรบผทตองการนาขอมลเกาทสารองไวมาเรยกใชงาน โดยแยกเปนกจการใหมเพอใหไมมผลกระทบ

ตอขอมลปจจบน ซงเหมอนกบเปนการสรางขอมลของกจการใหมขนมา จะชวยใหทานสามารถดขอมลของงวด

บญชทผานมาได พรอมกบทางานในขอมลของปปจจบนควบคกนไป ซงมขนตอนดงน

1. ทาการสรางขอมลของกจการใหมขนมา โดยใหดขนตอนการสรางขอมลหลายกจการในหวขอทผาน

มา ซงอาจจะกาหนดชอของไดเรคทอรใหเขาใจไดงายๆ เชน C\ECPAY32\JAN2554 เพอใหทราบวา

เปนขอมลของเดอน มกราคม ป พ.ศ. 2554 เปนตน

2. เรยกรายการ จดการแฟมขอมล > สารองแฟมขอมล เมอจอภาพเลอกกจการแสดงขนมาให ดบเบล

คลกไปทบรรทดทวางใส ชอกจการ และระบ ไดเรคทอรของแฟมขอมล ถาไมมโปรแกรมจะสรางให

ใหมเอง

3. คลกเลอกรายการ เรยกขอมลทสารองไวกลบคน แลวคลก [Next]

4. ทจอภาพจะแสดงตาแหนงของไดเรคทอรทจะนาไฟลสารองไปลงไว และ แสดงชอไฟลทสารองทจะ

กลบไปลงใหม ถาไมถกตองใหคลก [Back] ถาถกตองใหคลก [Restore..] โดยใหสงเกตใหดวาขอมล

จะนาไปลงยงไดเรคทอรทไดสรางไวตามขอ 1 หรอไม จากนนปฏบตตามคาแนะนาบนจอภาพ

6. เมอการทางานเสรจเรยบรอยคลก [Finish]

7. ทดลองเรยกขอมลของกจการทไดสรางไว โดยใหเลอกโปรแกรมทตองการตรวจสอบไดตามตองการ

หากมขอมลของปอนทตองการสรางกใหทาในลกษณะเดยวกน

คาแนะนา : เนองจากโปรแกรมจะทาการลางขอมลของแตละเดอนออกทกครงหลงปดบญชสนเดอน ดงนนถาทานสรางขอมลของแตละเดอน และโดยใชวธการขางตน กสามารถตรวจสอบขอมลยอนหลงได ตลอดทงป แตหามไมใหแกไขขอมลยอนหลงใด ๆ เพราะการแกไขจะไมมผลกบขอมลในปจจบน และทาใหการตรวจสอบขอผดพลาดทาไดยาก

98 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

การแกไขจอภาพ/เครองพมพ/LAN

เปนการกาหนดคณสมบตในการแสดงผลบนจอภาพ (รปแบบเมน, สพนหลง) วธการจดพมพ และ กาหนด

ชนดของ LAN ทใชงาน โดยเปนการปรบใหโปรแกรมแสดงผลตามความตองการของผใชงาน และ เงอนไขของ

ระบบทใชงานอย เรยกรายการ Others|แกไขจอภาพ/เครองพมพ/LAN รายละเอยดทกาหนดจะแบงเปน 4 สวน

ในแตละสวนใหคลกเขาไปเพอเลอกการทางาน โดยมรายละเอยดดงน

จอภาพ

เปนสวนทใชในการปรบแตงรปแบบการแสดงผลในสวนของเมนโปรแกรม ซงโปรแกรมไดจดเตรยมไว

หลายรปแบบ

หนาจอทวไป จะเปนจอภาพสวนทใชงานสามารถเลอกรปแบบไดโดยคลกท ทชองรายการน ถามการเปลยนแปลง

การแสดงผล ใหสงเกตความเปลยนแปลงทกรอบรายการ จะเปลยนไปตามรปแบบทเลอก

เมนหลก จะเปนการเปลยนแปลงในสวนของเมนทเรยกใชงาน เลอกรปแบบทตองการโดยคลกท ทชองรายการ

น

ความกวางของชอกจการ : สามารถปรบความกวางของกรอบทจะใชแสดงชอของกจการบนจอภาพ วาตองการใหมความยาวมาก

นอยเทาไร กใหเลอนสไลดไปทาง MAX กรอบจะกวางสด และ MIN กรอบจะแคบสด

รปแบบ NativeStyle

รปแบบ UltraFlat

รปแบบ Flat รปแบบ Offi ce 11

บทท 9 เทคนคการใชงานโปรแกรม 99

เครองพมพ

Default Printer : ในกรณทคอมพวเตอรมการตดตอกบเครองพมพหลายรน หลายแบบ รวมไปถงเครองพมพทกาหนดบน

ระบบ LAN ดวย สามารถกาหนดใหโปรแกรมพมพออกทเครองพมพเครองใดเปนหลก โดยเมอสงพมพ

โปรแกรมจะระบเครองพมพทกาหนดไวทรายการนกอน แตกสามารถเปลยนแปลงไดอกครงเมอตองการ

สงพมพงานจรงๆ

Pass Setting : Pass 1 : เมอมการสงพมพรายงานในหนาแรกจะถกแสดงผลขนมากอน จากนนโปรแกรมจะจดเตรยม

รายงานหนาตอไปใหโดยอยเบองหลงการทางาน การเลอกการพมพแบบน เหมาะสาหรบผทตองการด

รายงานเรยงตามลาดบทละหนา ไมกระโดดขามหนาไปมากๆ (เชน จากหนาท 1 เปน 100 เปนตน)

Pass 2 : เมอมการสงพมพรายงาน โปรแกรมจะเตรยมรายงานใหครบทกหนากอนจงจะแสดงผลขนมา

บนจอภาพ ซงจะชากวาแบบ Pass 1 แตเมอรายงานแสดงขนมาแลว ทานสามารถจะขามไปหนาอนได

ทนท โดยไมตองรอใหโปรแกรมจดเตรยมหนาถดไปให การเลอกการแสดงผลแบบนเหมาะสาหรบทาน

ทจาเปนจะตองดรายงานแบบกระโดดขามหนาไปมาบอยๆ

Preview Zoom Setting : กอนทจะพมพโปรแกรมจะทาการแสดงผลการพมพออกทางจอภาพกอน จากนนจงจะมการสงพมพงาน

ออกทางเครองพมพอกครงหนง โดยรปแบบทกาหนดไดดงน

1. Page Width (Default) : รายงานจะแสดงใหพอดกบความกวางของจอภาพในขณะนน

2. Whole Page : จะแสดงรายงานใน 1 หนาใหพอดจอภาพในขณะนน

3. 100 Percent : จะแสดงขนาดพมพจรงๆบนจอภาพ

แสดงรายงานทมยอดเปนศนย : ถาเลอกรายการนรายงานทมยอดเปนศนยจะไมถกพมพออกมา โดยรายการนนจะตองเปนศนยทงหมด

ดงนนหากทานพมพรายงานออกมาแลวปรากฏวามขอมลทเปนศนยบางรายการแสดงออกมาดวย ให

ตรวจสอบเพมเตมวายอดสะสมของขอมลนนเปนศนยดวยหรอไม

100 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

LAN

เปนการกาหนดรายละเอยดของระบบ LAN ทโปรแกรม EASY-ACC PAYROLL ตอเชอมใชงานอย โดยม

เงอนไขใหกาหนดดงน

ระบบ LAN ทกาหนดไว : เปนการระบชนดของ LAN ทโปรแกรมทาการเชอมตออยดวย โดยมใหกาหนด 3 รปแบบ คอ

1. ไมไดตดตงระบบ LAN

2. MS Net or Compatible

3. Novell’s Advance Netware

สาหรบการใชงานบน MS WIndows Server ขอแนะนาใหเลอกแบบ MS Net or Compatible

หมายเลขเวรคสเตชน : กรณทใชงานบนระบบ LAN เครองแตละเครองจะตองมการกาหนดเลขเครอง หรอ Work Station ของ

แตละเครองใหแตกตางกน เพอโปรแกรมสามารถควบคมการทางานของแตละเครองไดอยางถกตอง โดยม

คาใหกาหนด 2 แบบ คอ แบบอตโนมต และ กาหนดเอง

บทท 9 เทคนคการใชงานโปรแกรม 101

ส/พนหลง

เปนสวนทใชในการตกแตงจอภาพในสวนของผใชงาน ใหแสดงผลไดตามทตองการ โดยมรายละเอยด

ดงน

แสดงรปภาพ : เปนการนาภาพทตองการมาแสดงในสวนของพนหลงของโปรแกรม (Background) ให ทแสดงรปภาพ

และ คลกท [เลอกภาพ] จากนนกใหเลอกภาพทตองการนามาแสดงไดตามตองการ สาหรบวธการแสดงผลม

ใหเลอกเพมโดยคลกท [ตาแหนงภาพ] ทจะแสดงจะมใหเลอก 2 แบบ คอ

1. Center : ถาเลอกเงอนไขนรปทจะนามาแสดงจะตองมขนาดใกลเคยงกบจอภาพทใชในขณะนน ซง

วธนจะไดรปทชดเจนทสด แตถารปเลกกวาจอภาพกจะมขอบเหลอบรเวณดานขาง ถารปใหญกวา

บางสวนของภาพจะไมถกแสดง แตสามารถบงคบใหภาพแสดงไดเตมดานขางโดยใหเลอกทชอง Fix

Width

2. Stretched : รปทเลอกมาจะถกขยายใหเตมพนทของจอภาพในขณะนน

แสดงชอกจการ : ถาตองการใหชอกจการแสดงบนจอภาพ ใหเลอกรายการน

• Transparent (%) : ถากาหนดใหแสดงชอกจการบนจอภาพ สามารถปรบใหชอกจการเขม หรอ จางได โดยการกาหนด

เปนเปอรเซนต ถากาหนด 100% คอ เขมทสด ถาปรบนอยลงกวา 100% กจะมความเขมนอยลงไป

เรอยๆ

• กาหนดส : เปนการกาหนดสพนหลงของจอภาพ

102 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

การแกไขแฟมขอมลทเสยหาย

รายการนใชเมอขอมลเกดการเสยหายอนเนองมาจากไฟดบ, ฮารดดสกเสย หรอมการเปลยนชนดของ

ระบบ LAN ฯลฯ โดยอาจสงเกตจากการเรยงลาดบของขอมลไมถกตอง หรอขอมลบางตวขาดหายไป หรอมตว

อกษรแปลกๆ เกดขนมา ฯลฯ เปนตน

! .. ในกรณทใชงานบนระบบ LAN จะตองใหผทใชงานอยทงหมด ออกจากโปรแกรม EASY-ACC PAYROLL เสยกอน ยกเวนเครองทจะใชในการแกไขเทานนทเรยกโปรแกรมได และควรทาการสารองขอมลกอนทจะทาการแกไขขอมลดวย

ในการแกไขทานสามารถเลอกได 2 วธไดแก Normal และ Full ซง 2 วธมขอแตกตางดงน:-

1. Normal Mode เปนการจดเรยงลาดบขอมลใหมโดยจะเปนการแกไขแฟมสารบญเพยงอยางเดยว (.IX)

เพราะโดยสวนใหญขอผดพลาดจะเกดจากแฟมสารบญ (.IX) ดงนนการแกไขแฟมขอมลในลกษณะ

น จงเปนวธแกปญหาเมอเกดขอผดพลาดทวๆ ไป

2. Full Mode เปนการแกไขขอมลทงหมด คอจะทาการแกไขแฟมสารบญ (.IX) และแกไขแฟมขอมลหลก

(.DAT) ซงควรใชหลงจากทมขอผดพลาด และ แกไขแบบ Normal Mode แลวแตยงไมหาย

การเรยกใชงาน

1. จากเมนหลกเรยกรายการ จดการแฟมขอมล > แกไขแฟมขอมลทเสยหาย เลอกไดเรคทอรขอมลท

ตองการแกไข (ถาม) ถาใชงานบนระบบ LAN ตองใหทกคนออกจากระบบ LAN กอน

2. ทานสามารถเลอกแกไขแฟมขอมลทงหมด หรอจะเลอกแกไขเฉพาะแฟมขอมลของโปรแกรมทเกด

ปญหา นอกจากนสามารถระบเฉพาะไฟลทตองการแกไขกได โดยให ทไฟลนนๆ หรอเอาเครองหมาย

ออก ถาไมตองการใหแกไขไฟลนนๆ

3. เลอกประเภทการแกไขเปนแบบ NORMAL หรอ FULL

4. คลก [เรม] เพอทาการแกไข และรอจนกระทงไฟลทงหมดแกไขเสรจสนแลวจงเรยกโปรแกรม

บทท 9 เทคนคการใชงานโปรแกรม 103

การกาหนดสทธในการบนทกรายการ

นอกจากการกาหนดรหสผานเพอปองกนบคคลภายนอกเขามาใชงานโปรแกรมแลว ทานยงสามารถ

กาหนดสทธในการใหพนกงานเขาไปบนทกรายการไดเฉพาะในสวนทอนญาตเทานน ซงมวธการกาหนดดงน

1. เรยกเขาโปรแกรม EASY-ACC PAYROLL

2. กอนจะทาการกาหนดสทธในการบนทกรายการ จะตองสรางรหสผานสาหรบการเขาไปใชงาน

โปรแกรมทรายการ Others > สรางหรอแกไขรหสผาน 3. เมอสรางรหสผานแลว จากจอภาพเมนโปรแกรมใหกด Ctrl+Alt+P จอภาพจะแสดงรายการตามรป

4. ในรายการบนทกใดทตองการใหใสรหสผานกใหคลก เพอเลอกระดบของรหสผานทจะเขาไปบนทก

รายการได

5. คลก [ตกลง] เพอบนทกคา และเมอใดทเขาไปบนทกรายการกจะตองใสรหสผานตามระดบทกาหนด

ไว จงจะเขาไปบนทกรายการได

104 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

การตงคาชนสงสาหรบจานวนวน/ชวโมงทางาน

จากบทท 2 ทอธบายเรอง การกาหนดจานวนวน/ชวโมงทางาน ของพนกงาน ไวซงเปนกรณทวไป แตใน

บางกจการ จะมการคดคานวณวนทางานทแตกตางไปจากปกต เชน การคดจานวนวนทางานตออาทตยทวไป

จะคด 7 วน แตบางกจการหยดทางานวนอาทตย กจะถอวาไมนาวนทหยดมาคานวณ ดงนนใน 1 อาทตย จะ

ใชตวเลขทจะมาคานวณคาลวงเวลาเปน 6 วนสาหรบงวดการจายเดอนละ 4 ครง 14 วนสาหรบงวดการจาย

เดอนละ 2 ครง และ 28 วนสาหรบงวดการจายเดอนละ 1 ครง ในกรณแบบนจาเปนจะตองใช การกาหนดคา

ชนสง เพอใหโปรแกรมคานวณคาลวงเวลาตามทตองการไดดงน

1. ไปทรายการ Others > กาหนดเงอนไขตาง ๆ สาหรบระบบ เมอจอภาพแสดงขนมาใหคลกทแทบ

จานวนวน/ชวโมงทางาน แลวคลกท กาหนดคาชนสง

2. ในชองตารางทแสดงขนมา ใหเลอกงวดการจายทตองการแกไข แลวคลก [แกไข] และใสตวเลขตาม

ทกจการตองการลงไป เสรจแลวคลก [ตกลง]

บทท 9 เทคนคการใชงานโปรแกรม 105

การเรมตนใชงานโปรแกรมระหวางป

โดยปกตขอมลเงนเดอนและคาแรงจะตองมการเกบสะสมยอดมาตงแตตนป คอ ในเดอนมกราคมของป

นนๆ โปรแกรม EASY-ACC PAYROLL กเชนกน จะตองมการเกบสะสมยอดตงแตตนปมา โปรแกรมจงจะคานวณ

ภาษไดอยางถกตอง แตในกรณทเรมใชงานโปรแกรมในระหวาง หมายถง ไมใชเปนการเรมตนการใชงานโปร

แกรมในงวดการจายแรกของป กจะตองมขนตอนการทางานดงตอไปน

1. ทาการเพมรหสพนกงาน ตามทไดอธบายไวใน บทท 4 สรางแฟมแผนกและพนกงาน2. เตรยมขอมลรายได และ รายการหกของพนกงานทผานมา ไดแก เงนเดอนคาแรง ภาษหก ณ ทจาย

เงนประกนสงคม เงนสะสมกองทนเลยงชพ รายไดอน ๆ ตามทกจการนามาคานวณภาษเงนได

3. เพอความสะดวกในการบนทกรายการเรมตน ขอแนะนาใหนารายไดทกประเภททนามาคานวณภาษ นามารวมคานวณเปนรายการเดยว (เชน รวมในเงนเดอน) เพอความสะดวกในการบนทกรายการ

4. เมอไดขอมลตาง ๆ เรยบรอยแลว ใหไปทรายการ Update > เพมแกไขพนกงาน ใสรหสพนกงานท

ตองการ คลกท [ขอมล] เลอก แกไขรายได/รายการหก แลวดบเบลคลกทชองรายการ เงนเดอน จาก

นนใหนารายไดทรวมคานวณไดตามขอ 3 นามาบนทกในชอง สะสมป หรอถาตองการแยกประเภท

ของรายได กใหดบเบลคลกในชองประเภทรายไดตามทตองการ แลวใสในชอง สะสมป เชนเดยวกน

5. ในการบนทกรายการหกของพนกงาน กใชวธเดยวกบการบนทกเงนได เพยงแตวารายการหกทเกด

ขนนน จะตองแยกจากกนโดยเดดขาด ไมใหนามารวมกน ซงรายการหกทสาคญกคอ ภาษเงนได เงน

ประกนสงคม เงนกองทนสะสมฯ ทง 3 รายการน ใหนายอดสะสมทจายมาแลวมาบนทกลงไปโดยแยก

แตละรายการ

106 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

การแกไขจานวนงวด กรณทมการจายเงนทกสปดาห

เนองจากโปรแกรม EASY-ACC PAYROLL มการกาหนดงวดการจายเดอนละ 4 ครง ซงกคอจายเงนทก

สปดาห โดยปกต 1 เดอนจะม 4 สปดาหใน 1 ปกจะเทากบ 48 สปดาห แตในความเปนจรงแลว ใน 1 ปจะม

ทงหมด 52 สปดาห ทาใหโปรแกรมไมยอมคานวณเงนไดกรณทมการคานวณเกน 48 งวดการจาย ในกรณน

สามารถทาการแกไขไดตามขนตอนดงน

1. เรยกรายการ Period > ปดบญชสนงวด และเลอกรายการงวดการจายเดอนละ 4 ครง

2. เมอจอภาพแสดงรายการปดบญชแสดงขนมาใหกด ALT+F9 จอภาพจะแสดงรายการใหแกไขจานวน

งวดตามรป ในชองรายการจะแสดงตวเลข 48 และวนททไดปดบญชไปครงสดทาย ใหทาการแกไข

ตวเลขจาก 48 เปน 44 สวนวนทปดบญชครงสดทายกใหคงเอาไว เสรจแลวคลก [ตกลง] เพอบนทก

รายการ

3. ในการแกไขจานวนงวดน จะมผลเฉพาะประเภทของงวดการจายทไดมการแกไขเทานน จะไมมผลตอ

งวดอน ๆ ทไมไดแกไข และการคานวณภาษรวมไปถงเงนหกตาง ๆ ยงคงคานวณไดอยางถกตองเชน

เดม

จายเงนเดอนผานธนาคาร

หลงจากททารายการเงนเดอนเสรจเรยบรอยแลว ถากจการมการใชบรการจายเงนเดอนผานธนาคารอย

แลว สามารถทจะนาขอมลเงนเดอนสงออกมาตามรปแบบทแตละธนาคารไดกาหนดขนมา เพอนาสงขอมลเงน

เดอนใหพนกงานได โดยมขนตอนดงน

1. ไปทรายการ Report > จดทาขอมลลงแผนดสเกตต > เงนเดอนและคาแรง > (เลอกธนาคาร)

2. ใสขอมลลงไปตามททางธนาคารเปนผกาหนดมา ซงขอมลทจะตองใสลงไป ทานจะตองตดตอทาง

ธนาคารทใชบรการอย เพอใหสามารถนาสงขอมลผานธนาคารได

10การใชงานรวมกบ

โปรแกรมระบบบญช EASY-ACC

บทท 10 การใชงานรวมกบโปรแกรมระบบบญช EASY-ACC 109

รายละเอยดทวไป

โปรแกรมในชดของ EASY-ACC ทกโปรแกรม ไดออกแบบมาใหขอมลสามารถเชอมโยงกนได โดยเฉพาะ

การโอนขอมลไปยงโปรแกรมบญชแยกประเภท เพอสรปผลประกอบการของกจการ ดงนนทานสามารถ

โอนขอมลรายการเงนเดอนคาแรงจาก EASY-ACC PAYROLL ไปยงโปรแกรมบญชแยกประเภท EASY-ACC

Accounting ได

กาหนดไดเรคทอรของโปรแกรมระบบบญช EASY-ACC

ถากจการของทานไดตดตงโปรแกรมบญชแยกประเภท ในชดของโปรแกรมระบบบญช EASY-ACC หรอ

อาจจะนามาตดตงเพมเตมในภายหลง กสามารถกาหนดใหโปรแกรม EASY-ACC PAYROLL โอนขอมลไปยง

โปรแกรมบญชแยกประเภทได โดยมขนตอนดงน

1. ไปทรายการ Others > สรางแฟมเรมตนระบบ

2. จากนนใหระบไดเรคทอรของขอมลโปรแกรมระบบบญช EASY-ACC โดยปกตจะถกกาหนดไวท

<ไดรฟ>:\ECACC32\DATAFILE แลวคลก [ตกลง] หรอกด F10 เพอบนทกคา

หลงจากทกาหนดแลว ผลความเปลยนแปลงทเกดขนในโปรแกรมจะมดวยกน 3 สวน ไดแก

1. ทเมน Edit จะมรายการ โอนขอมล PR เขาส GL

110 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

2. ทรายการ Update > เพมแกไขรายได และ Update > เพมแกไขรายการหก จะมชองรายการ รหส

บญช เพมเตมขนมา

3. ทรายการ Others > กาหนดเงอนไขตาง ๆ สาหรบระบบ จะมแทบรายการ รหสบญชสาหรบระบบเพมขนมา

เหตทโปรแกรมไมมรหสบญชมาตงแตแรกนน เพอไมใหผใชเกดความสบสน และยงยากในการใชงาน

เพราะหากทานไมมความจาเปน หรอ ไมมความตองการทจะโอนขอมลเงนเดอนไปยงโปรแกรมบญชแยก

ประเภท ทานกไมจาเปนจะตองกาหนดคาใด ๆ ทเกยวของกบ รหสบญช และการทางานในโปรแกรม EASY-

ACC PAYROLL กยงทางานไดอยางสมบรณในตวเอง โดยไมตองมโปรแกรมอนเขามาเกยวของดวย

บทท 10 การใชงานรวมกบโปรแกรมระบบบญช EASY-ACC 111

กาหนดรหสบญชสาหรบระบบ

เปนการกาหนดรหสบญชทจะใชในการเชอมขอมลจากโปรแกรม EASY-ACC PAYROLL ไปยงโปรแกรม

บญชแยกประเภท โดยมขนตอนดงน

1. ไปทรายการ Others > กาหนดเงอนไขตาง ๆ สาหรบระบบ จะสงเกตเหนวา จะมแทบรายการ รหสบญชสาหรบระบบ เพมขนมาใหโดยอตโนมต (ถาไมกาหนดไดเรคทอรของโปรแกรมระบบบญช

EASY-ACC รายการนจะไมแสดงขนมาให)

2. ใสรหสบญชแยกประเภทของคาใชจายตามทโปรแกรมกาหนด ไดแก

• เงนเดอนและคาแรง

• เงนประกนสงคม (นายจาง)

• เงนสะสมกองทน (นายจาง)

เสรจแลวกด [ตกลง] หรอ F10 เพอบนทก

รหสบญชทจะกาหนดในโปรแกรม จะตองถกสรางใน โปรแกรมบญชแยกประเภท ใหเรยบรอยกอน เพราะโปรแกรม EASY-ACC PAYROLL จะไมสรางรหสทกาหนดลงไปใหอตโนมต

กาหนดรหสบญชรายได รายการหก

ในกรณททานตองการแยกรายได หรอ รายการหกไปยงรหสบญชแตละรหส กจะตองกาหนดเพมเตม ใน

สวนของรายได และ รายการหก แตละรายการ ถาไมกาหนดโปรแกรมจะโอนรายการรายไดทงหมดไปเขา

บญชเงนเดอนคาแรงให

1. ไปทรายการ Update > เพมแกไขรายได

112 โปรแกรมบญชเงนเดอนและคาแรง EASY-ACC PAYROLL

2. ดบเบลคลกทชอง รายการรายได หรอ รายการหก ทตองการแกไข และใสเลขบญชทตองการ

โอนขอมลจาก PR เขาส GL

หลงจากทใหโปรแกรมคานวณเงนเดอนคาแรง เสรจเรยบรอยแลว กสามารถโอนรายการไปยงโปรแกรม

บญชแยกประเภทได โดยการโอนจะตองทาการโอนกอนทจะปดบญชสนงวด ถาปดบญชสนงวดไปแลวตวเลขตาง ๆ ภายในโปรแกรม EASY-CC PAYROLL จะถกลบออกไป ทาใหไมสามารถโอนรายการได

สาหรบขนตอนในการโอนขอมลมดงน

1. ไปทรายการ Edit > โอนขอมล PR เขาส GL จากนนใหระบวนททจะทารายการทางบญช แลวคลก

[เรม] โปรแกรมจะสรางรายการบญชทโปรแกรมบญชแยกประเภทโดยอตโนมต