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第 10 章
計算員工出缺勤時數
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應用實例說明
一家制度化的公司, 對於員工的出勤狀況應該要有詳實的記錄, 並擬定明確的請假流程與辦法讓員工遵循。如果您身為一個行政人員,
負責處理公司員工的請假單, 並且必須每個月製作出缺勤報表, 將員工的請假時數、假別等資訊統計出來, 怎麼做會最有效率呢？
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應用實例說明
如果員工少, 或許還可以採用紙上作業, 不過要是員工人數一多, 算錯的機率就會大幅提高, 而且顯得沒什麼效率。因此,
這一章我們要來教您運用 Excel 計算員工的出缺勤時數, 並使用樞紐分析表功能, 快速完成報表的製作。
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應用實例說明
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應用實例說明
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本章提要
設計請假單公式
建立請假記錄
製作出缺勤樞紐分析表
製作出缺勤考核表
出缺勤考核樞紐分析
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設計請假單公式
假別：
假別包括事假、病假、婚假、喪假、公假、產假、陪產假、特休假、颱風假。
若工作日未出席, 事後也未按時辦理請假手續, 則以「曠職」論。
請假時數：請假的最小單位為 "半日", 因此請假天數可為 0.5、1、1.5、2…天。
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設計請假單公式
出勤考核：員工出勤表現列入個人考核。職一日扣 3 分；病假或事假一日扣 1 分其餘假別不扣分。
請假手續：請假須填寫請假單, 填妥請假日期、
員工編號、
姓名、
假別、
天數
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設計請假單公式
請開啟範例檔案 Ch10-01, 這是為了幫助行政專員正確快速地處理假單資料所設計的一份活頁簿, 其中共有 4 張工作表,
請先切換至請假記錄工作表：
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設計請假單公式
自動填入員工姓名
建立假別清單
建立扣分公式
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自動填入員工姓名
請假記錄
為了加速資料的登錄速度, 我們可以為 "姓名" 欄設計公式, 只要在 "員工編號" 欄中輸入資料, 就自動將 "姓名"
欄填好。運用 LOOKUP 函數建立如下的公式：
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自動填入員工姓名
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建立假別清單
請假記錄工作表的 "假別" 欄, 則可以運用資料驗證功能建立假別清單。
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建立扣分公式
F 欄的扣分方式是根據假別及請假天數來設計公式。按照公司的請假規定,
曠職一日扣 3 分、病假或事假一日扣 1 分, 其餘不扣分, 因此我們可將 F2 儲存格的公式設計為：
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『OR』函數的用法
OR 為一邏輯函數, 假如有任何一個引數的邏輯值為 TRUE, 便傳回 TRUE,只有當所有引數的邏輯值皆為 FALSE 時,
才會傳回FALSE。OR 函數的格式如下：
OR 函數最多可接受 30 個引數, Logical1, Logical2,...則是您想要測試其為 TRUE 或FALSE
的條件。
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建立扣分公式
公式建好之後, 可輸入假別及天數來測試看看：
進行到這邊, 應該設計的公式就通通都完成了。
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建立請假記錄
行政專員的例行公事之一就是要將員工交過來的假單輸入工作表當中。在開始建立請假記錄清單之前, 還得先完成下面幾項預備動作。
複製公式
輸入假單資料
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複製公式
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輸入假單資料
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製作出缺勤樞紐分析表
請開啟範例檔案 Ch10-04：
工作表中含有 9 月、10 月、11 月份的記錄
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製作出缺勤樞紐分析表
篩選月份資料
製作樞紐分析表
列出全員的出缺勤統計資料
改變資料欄位的摘要方式
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篩選月份資料
製作 9 月份的出缺勤報表, 就必須先將 9 月份的資料篩選出來：
選取清單中的任一儲存格, 然後執行『資料/篩選/自動篩選』命令。
拉下 "日期" 欄旁邊的自動篩選鈕, 選擇自訂項目, 開啟自訂快速篩選交談窗：
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篩選月份資料
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製作樞紐分析表
將資料篩選出來之後, 接著請執行『資料/樞紐分析表及圖報表』命令, 啟動樞紐分析表和樞紐
分析圖
精靈：
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製作樞紐分析表
在步驟 3 之 2 的時候, 請您重新選取樞紐分析表的資料來源範圍：
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製作樞紐分析表
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製作樞紐分析表
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製作樞紐分析表
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列出全員的出缺勤統計資料
利用樞紐分析表, 雖然可以快速加總出請假的天數, 但是出來的報表卻只有那些有請假的人,
至於當月份沒請假的人就不會出現了。而且姓名出現的順序會自動依照筆畫做排列, 如果我們希望能夠看到全員的資料,
並按照員工編號的順序來顯示, 這時候我們可能要運用一點小技巧來辦到：
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列出全員的出缺勤統計資料
請執行『插入/工作表』命令新增一張空白的工作表 Sheet1, 然後將請假記錄工作表中篩選出來的 9 月份記錄複製過來。
切換到員工資料工作表, 然後複製 A2：B68 的資料到 Sheet1 的B21：C87：,
如此就可讓工作表中包含全部員工的資料：
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列出全員的出缺勤統計資料
請在 D21：D87 範圍中任意填入假別, 例如全部填入 "病假", 後面的 E、F 欄則保持空
白即
可：
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列出全員的出缺勤統計資料
在 Sheet1 中執行『資料/樞紐分析表及圖報表』命令, 重新啟動樞紐分析表和樞紐分析圖精靈,
這次的資料來源範圍要指定為Sheet1 的 A1：F87, 而進行到步驟 3 之 3 時, 請您按下版面配置鈕,
然後依下圖指定各個欄位：
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列出全員的出缺勤統計資料
最後請指定要將樞紐分析表放置在新工作表當中, 然後按下完成鈕：
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改變資料欄位的摘要方式
在上面的樞紐分析表中, 資料欄位的摘要方式為計數, 而不是先前的加總, 這樣的結果會變成計算每種假別請了幾次,
而非請了幾天。因此, 我們要來改變資料欄位所採用的計算方式。
您可以接續上例練習, 或是開啟範例檔案Ch10-05, 切換至 Sheet2 後按下樞紐分析表工具列的欄位設定鈕 ,
在摘要方式列示窗中選取要採用的計算方式：
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改變資料欄位的摘要方式
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改變資料欄位的摘要方式
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改變資料欄位的摘要方式
如果您還想加上員工的姓名欄, 可以選取 A 欄, 然後執行『插入/欄』命令插入空白的一欄, 再從員工資料工作表中將 "姓名"
欄複製過來即可。
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選取儲存格範圍的技巧
當您使用滑鼠選取大範圍的儲存格時, 經常不太容易一次就選取正確的範圍, 這時您可以在選取後, 利用 +方向鍵來微調選取的範圍。
+ 、 方向鍵可縮小或增加一列的選取； + 、 方向鍵則可增加或減少一欄的選取。
以下圖為例, 按 + 鍵, 選取範圍會變成 B2：D4, 若繼續按 + 鍵, 則選取範圍就會變成 B2：D5：
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選取儲存格範圍的技巧
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製作出缺勤考核表
出缺勤考核樞紐分析
隱藏欄位
設定空值儲存格的內容
後記
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出缺勤考核樞紐分析
首先開啟範例檔案 Ch10-06。假設現在行政專員要製作一份出缺勤考核表, 內容必須列出所有員工在 9~11 月之間,
一共因為請假而扣了幾分的考核分數。我們同樣可運用樞紐分析功能快速產生這份報表, 不過為了要讓報表列出所有員工的記錄,
同樣得動一些手腳才行：
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出缺勤考核樞紐分析
將員工資料工作表的 A2：B68 複製到請假記錄工作表的 B43：C109, 然後同樣地, D43：D109 請任意填入假別
(如 "公假" ), 以避免樞紐分析表出現空白欄：
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出缺勤考核樞紐分析
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出缺勤考核樞紐分析
執行『資料/樞紐分析表及圖報表』命令, 再次啟動樞紐分析表和樞鈕分析圖精靈。
進行至步驟 3 之 2 時, 指定請假記錄工作表的 A1：F109 做為資料來源範圍；步驟3 之 3 時, 按下版面配置鈕,
然後依下圖指定欄、列、與資料欄位：
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出缺勤考核樞紐分析
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出缺勤考核樞紐分析
由於目前是採用計數的計算方式, 會變成是統計被扣了幾次分數, 而非統計總共被扣了幾分。因此我們可雙按樞紐分析表和樞紐分析圖精靈
– 版面配置交談窗中的
鈕, 開啟樞紐分析表欄位交談窗來改變資料摘要方式：
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出缺勤考核樞紐分析
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出缺勤考核樞紐分析
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出缺勤考核樞紐分析
回到步驟 3 之 3 後, 請將樞紐分析表的存放位置指定為出缺勤考核工作表的 A1 儲存格,
然後按下完成鈕即可按照員工編號、姓名, 計算每個人被扣了多少考勤分數：
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出缺勤考核樞紐分析
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隱藏欄位
由於有兩個列欄位, 因此每名員工下方都多出一列合計列, 顯得有些多餘。現在我們就將合計列隱藏起來。請選取 A4 儲存格,
接著按右鈕執行快顯功能表中的『隱藏』命令, 即可將每名員工底下的合計列隱藏起來：
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隱藏欄位
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隱藏欄位
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設定空值儲存格的內容
為了統一樞紐分析表的格式, 我們可以自行設定要在空白的儲存格中填入的內容 (例如補 0 或者填入 "無"
等等…)。請選取樞鈕分析表的任一儲存格, 然後按下樞紐分析表工具列上的 鈕, 並選擇『表格選項』命令,
開啟樞紐分析表選項交談窗：
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設定空值儲存格的內容
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設定空值儲存格的內容
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設定空值儲存格的內容
在樞紐分析表和樞紐分析圖精靈的步驟 3 之 3 時, 按下當中的選項鈕, 亦可開啟樞紐分析表選項交談窗。
最後, 再搭配格式化工作表的技巧, 就可完成一份清晰美觀的報表了。您可開啟範例檔案 Ch10-07
來觀看本章範例製作的成果。
