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戴德森醫療財團法人嘉義基督教醫院
單 位：保險業務室病歷檔案組報 告 者：許 禎 莉日 期：101 年02月09日
病歷無紙化推動分享
大 綱
注意事項2
人力調整3
工作調整4
進行方式1
病歷檔案組
病歷檔案組
組 織 圖
保險
業務室
申報組病歷
檔案組
病歷
管理組
東院區(門診大樓)
99 米
保健大樓
47 米
地 理 位 置
病歷檔案組
原第一門診中心倪傑大樓
不調紙本病歷進行方式
1.97年11月開始由小兒科開始試行，其他科漸進式實施【診間電腦設備更新、『跟診系統』上線】
2.前一週試行病歷送至診間但是【不看紙本病歷】
3.病歷快遞：病歷仍抽調到各樓層收發站，診間需要以電話(MVPN)直接聯絡，立即送入診間
4.門診急調：兩週後若無任何問題則改為門診急調，診間需要時由跟診人員操作電腦系統產出病歷調閱單，進而抽調病歷送診間
病歷檔案組
資訊室通知與週報
醫師診間時程排序
病歷檔案組
例如:主旨 : 明天(6/3)不調病歷vs開始使用病歷快遞的醫師名單
電子病歷 週報
門診組會議中E宣導、協調、意見溝通
原因調查表夾於病歷上方E連同病歷一起發送
病歷回收時E收集原因調查表E彙整統計原因分析
與護理部並肩作戰
將EMR報告操作方式及上線項目 E 放置診間備查
病歷檔案組
資料收集與協調(一)
病歷檔案組
問題點 主要因
醫師要書寫未完成病歷-26筆 1.未完成病歷未有看診記錄(或退掛)-45 筆
專師要書寫未完成病歷-19筆
血液檢查（97.01.15）-1筆
智能鑑定-1筆
子宮鏡相片-1筆
巴氏量表-1筆
2.有些表單或報告尚未列入電子病歷-32 筆
其他（診間未說明何種報告）-28筆
中風登錄-11筆
藥物試驗-1筆
巴氏量表-4筆
病理報告-2筆
超音波影像-1筆
視力檢查表-1筆
申請健保特殊用藥-1筆
3.重要的就診資料要歸入病歷-22 筆
外院轉入報告-1筆
趙星豪-1筆
劉俊宏-14筆
吳思遠-1筆 4.查看初診日期或是否為初診-17 筆
譚超毅-1筆
查看之前資料(未說明何種單張內容)-7筆
查看之前手術資料-5筆 5.查看之前資料-13 筆
查看有無打預防針-1筆
6.跟診小姐電腦操作錯誤產生調閱單-6 筆 跟診小姐電腦操作錯誤產生調閱單-6筆
病人未到所以沒有追蹤-1筆 7.患者未到-2 筆
事先調出病歷患者未到-1筆
查出入 ER時間-1筆
申請健保特殊用藥-1筆 8.其他-3 筆
研究需要-1筆
資料收集與協調(二)
與資訊室密切聯繫共同解決問題
病歷檔案組
單位內即時宣導事項
科室會議中宣導、協調、互動
查詢電子簽章項目及相關作業
病歷檔案組
醫令單黏貼進行方式
1.門診中產生：病患簽名各類單張(衛教單…)及他院就醫需歸入病歷的資料 …等，由診間人員收集統計
2.診間人員列印該診的醫令清單
3.核對數量註明在醫令清單上並簽名傳送(回收)至病歷檔案組
4.病歷檔案組人員再次核對統計檢查醫師未簽章、單張數量不符(例如:清單有但未有醫令單)..等，回饋給門診護理長處理
病歷檔案組
加強門診處方醫令簽收
落實排分報告作業
診間傳回醫令單時 依據清單逐一核對
落實排分報告作業
有問題影印存檔 回饋門診護理長
製作「排分報告稽核本」紀錄稽核狀況
病歷檔案組
宣導、心理支持準備、作業流程演練、物品準備(工作車、表格、MVPN、..)前
病歷抽/歸/送減少、醫令單、報告單張量減少掃描增加、整理單張、問題數據收集
病歷抽/歸/送減少、醫令單、報告單張量減少掃描增加、整理單張、問題數據收集後
中雙軌制 舊:抽、歸、送病歷、黏貼單張報告
新:抽、歸、送病歷、黏貼單張報告增加整理單張、問題數據收集
人力配置調整(一)
病歷檔案組
病歷檔案組
人力配置調整(二)
宣導、心理支持準備、作業流程演練、物品準備(工作車、表格、MVPN、..)前
1.科室會議公告(衛生署相關政策及訊息)2.人事室溝通協調、電子病歷進度3.培訓、在職教育、自我提升4. 轉任(單位)、轉跑道(尊重個人意願)5.雙向溝通:支持、關心
人力配置調整(三)
中雙軌制 舊:抽、歸、送病歷、黏貼單張報告
新:抽、歸、送病歷、黏貼單張報告增加整理單張、問題數據收集
1.病歷繼續抽/歸、輸送/收回2.醫令單回檔區黏貼3.增加定期(短期)工讀生(遞送病歷)4.原在職:抽/歸病歷、黏貼醫令單/報告5.工作內容:隨推動與人力上線狀況彈性調整(遞送病歷、整理報告單張..)
病歷檔案組
人力配置調整(四)
病歷抽/歸/送減少、醫令單、報告單張量減少掃描增加、整理單張、問題數據收集
病歷抽/歸/送減少、醫令單、報告單張量減少掃描增加、整理單張、問題數據收集後
1.病歷抽/歸、輸送/回收 = 減少2.醫令單、報告單張 = 減少3.定期(短期)工讀生 = 結束4.轉任、轉跑道= 人員減少5.掃描 = 增加6.受理病歷影本申請(紙本/電子簽章)7.持續進行電子病歷，減少紙本病歷產生
病歷檔案組
工作內容調整
病歷檔案組
1.門診急調：0.85 %病歷抽/歸：門診 3,800本/日" 85本/日
急診 270本/日" 40本/日2.報告單張：5,000 張/日" 1,000 張/日3.工讀生、計時員：結束聘用4.轉任(其他單位)、轉跑道5.掃描6.急診紀錄歸檔
關係人….
醫 師
改 變 ( 關 心 )
資 訊 室
使 命 必 達
護 理 同 仁
協 助 ( 互 動 )
病 歷 檔 案 組
院 方 單 位
支 持 鼓 勵
醫 技 單 位
轉 變 ( 互 動 )
各 委 員 會
輔 助
病歷檔案組
病歷檔案組
改 變 :
作 業 流 程
工 作 內 容
班 別
使 命 必 達 :
有 信 念
達 到 目 標
協 助 :
跟 診 . 病 房 .
急 診 .其 他 單 位
病 歷 檔 案 組
支 持 鼓 勵 : 自 己 .
夥 伴 . 家 庭 ( 溝 通 .
同 理 . 轉 職 .)
轉 變 :
觀 念 . 態 度
輔 助 : 替 代 窗 口 .
收 集 資 訊 .
收 集 問 題
病歷檔案組
後續的……
病歷檔案組
戴德森醫療財團法人基督教醫院品管圈活動報告
改善主題：改善主題：降低門診急調病歷異常調閱率降低門診急調病歷異常調閱率活動單位：醫業室活動單位：醫業室--病歷檔案組病歷檔案組活動期間：活動期間：99.03.02~99.10.30
獵 人 圈
改善主題：
降低門診急調病歷異常調閱率病歷檔案組
0.00%
2.00%
4.00%
6.00%
8.00%
10.00%
12.00%
14.00%
16.00%
18.00%
未
完
成
病
歷
未
有
看
診
紀
錄
含
退
掛
有
些
表
單
或
報
告
尚
未
列
入
電
子
病
歷
重
要
的
就
診
資
料
要
歸
入
病
歷
查
看
初
診
日
期
或
是
否
為
初
診
查
看
之
前
資
料
跟
診
小
姐
電
腦
操
作
錯
誤
產
生
調
閱
單
患
者
未
到
其
他
：
查
出
入
E
R時
間、
申
請
健
保
特
殊
用
藥、
研
究
需
要
異
常
率
%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
累
計
百
分
比
%
改善主題：降低門診急調病歷異常調閱率
改善重點為（1）未完成病歷未有看診紀錄(含退掛)（2）有些表單或報告尚未列入電子病歷（3）重要的就診資料要歸入病歷
改善重點為
（1）未完成病歷未有看診紀錄(含退掛)（2）有些表單或報告尚未列入電子病歷（3）重要的就診資料要歸入病歷
獵人圈
病歷檔案組
目標達成率
18%
4.30%3% 1.90%
0%
5%
10%
15%
20%
改善前 改善中 改善後 效果維持
異
常
率
異常率
目標值11%
獵人圈
病歷檔案組
18 %
1.90 %
戴德森醫療財團法人嘉義基督教醫院品管圈活動報告
改善主題：降低紙本病歷單張產生率
活動單位：保險業務室病歷檔案組
活動期間：100.02.22 – 100.11.04
改善主題：
降低紙本病歷單張產生率
獵人圈
改善主題：降低紙本病歷單張產生率
(2)改善前柏拉圖：收集期間：100/04/01~100/04/30 調查件數：12109 張
改善前結果：異常件數 3140 張 異常單張產生率： 25.9％
紙本病歷單張產生率
0 . 0%
5 . 0%
1 0 . 0 %
1 5 . 0 %
2 0 . 0 %
2 5 . 0 %
核
醫、
病
理總數
量
子
宮抺片
檢查
直
腸外科
肛門鏡
檢查
心臟
血管外
科
(靜脈超
音波
)
抗
生素醫
囑
己
上線己
簽章
單
張產生
率
0 %1 0%2 0%3 0%4 0%5 0%6 0%7 0%8 0%9 0%1 00 %
累
計百分
比
結論:為了落實醫院電子病歷的完整度，經全體圈員討論後，除心臟血管外科（靜脈超音波）因檢查儀器無法數位化，暫無法改善，其餘皆列入改善重點，如下項目:1.核醫、病理總數量 2.子宮抹片檢查 3.直腸外科肛門鏡檢查4.抗生素醫囑 5.已上線已簽章
病歷檔案組
結論:為了落實醫院電子病歷的完整度，經全體圈員討論後，除心臟血管外科（靜脈超音波）因檢查儀器無法數位化，暫無法改善，其餘皆列入改善重點，如下項目:
1.核醫、病理總數量 2.子宮抹片檢查3.直腸外科肛門鏡檢查 4.抗生素醫囑5.已上線已簽章
紙本病歷單張產生率
25.90%
2.12% 2.33%5%
0.00%
10.00%
20.00%
30.00%
改善前 目標值 改善中 改善後
單
張
產
生
率
目 標 達 成 率
25.9%
獵人圈
病歷檔案組
2.33%
附加效益
(1)加速推動EMR上線速度
(例:核醫、病理原預定101年上線
經QCC後， 提前於100年6月上線)
(2)提升電子病歷的完整性，降低門診急調
本數
獵人圈
病歷檔案組
