Económico CONTROL INTERNO Estado de

GUÍA EN MATERIA

ADMINISTRATIVA Y DE

CONTROL INTERNO

Secretaría de

Desarrollo

Económico

Sustentable del

Estado de

Guanajuato

Dirección General Administrativa

1 Dirección General Administrativa

CONTENIDO:

Apartados.

Dirección de Administración Presupuestal.

Apartado 1.- Consideraciones Generales

Apartado 2.- Control de Fondo Fijo Revolventes.

Apartado 3.- Trámite de Gastos o Pago a Proveedores.

Apartado 4.- Gastos a Reserva de Comprobar.

Apartado 5.- Viáticos Nacionales y en el Extranjero.

Aparado 6 Gastos de Representación.

Apartado 7.- Control Presupuestal.

Apartado 8.- Comprobación de GAstos

Apartado9.- Atención a Auditorias.

Apartado 10 .- Apoyo a Inversionistas.

Administración de los Recursos Financieros.

GUÍA EN MATERIA ADMINISTRATIVA Y DE CONTROL INTERNO

El objetivo de la presente guía es facilitar los procesos en la aplicación y control de

los recursos materiales, humanos y financieros asignados a la Secretaria, en

apego al marco Legal vigente.


RECURSOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES

Apartado 1.- Consideraciones Generales:

1.- Queda prohibido realizar cualquier erogación, contratación de bien o servicio,

sin tener la suficiente disponibilidad presupuestal o saldo.

2.- Existen erogaciones o gastos para cuyo ejercicio, se debe gestionar previamente

una autorización (en la coordinación General de Comunicación Social, Tecnologías

de la Información, Asesorías o Servicios Profesionales, entre otras).

3.- Datos para justificación

A.- Fecha: En condiciones normales la fecha de realización del evento o

comisión, coincide con la fecha de la facturación; o con el último día

del mismo, en el caso de hoteles.

Situación extraordinaria será cuando el día del evento es diferente a la fecha de

facturación; debe explicarse o manifestarse el motivo del pago anticipado, de la re -

facturación o de la facturación en día(s) posterior(es).

B.- Responsable del Gasto: Es el servidor público solicitante y/o beneficiario

del bien o servicio; y, generalmente es el responsable o coordinador

del evento.

En gastos x comprobar, es el servidor público solicitante de los recursos

económicos para cubrir gastos o erogaciones en atención de un evento o comisión.

Cuando un tercero realizo o solicito el servicio, el bien, la erogación o el gasto, y no

fue el solicitante de los recursos del gasto x comprobar; el responsable de la

comprobación debe justificarlo o manifestar la causa de dicha acción.

C.- Concepto o Tipo de Gasto: Es el elemento de mayor variabilidad y

corresponde a los bienes, a los servicios requeridos o incurridos para

la atención de una comisión; y pueden ser: desayuno, comida, cena,

servicio de café; renta de salón, de audio, de sistema de video,


servicio de asesoría, peaje, estacionamiento, artículos de papelería,

combustible, fotocopiado, estudios e investigaciones, etc.

D.- Porque del Gasto: La causa, necesidad o requerimiento del gasto o

erogación; las palabras importantes son “CON MOTIVO DE”,

“PARA” y “POR”, ejemplo: para asistir, por asistir, con motivos de

atender, para realizar.

E.- Momento del Gasto: Es el dato importante en las cuestiones de afectaciones

de partidas presupuestales; y sus variables pueden ser: Antes,

Durante o Posterior al evento; así como, en el traslado de ida o vuelta

al lugar de comisión.

F.- Lugar del Gasto: En condiciones normales el lugar o ciudad en donde se

realiza la erogación o la recepción del bien o del servicio, debe

coincidir con el lugar de la comisión

Sin embargo en situaciones no muy extraordinarias, son las erogaciones realizadas

en los traslados de ida o de vuelta al lugar de la comisión, o cuando la misma

implica un recorrido por varios lugares o ciudades.

G.- Comisión: Corresponde al nombre completo o descripción del evento

asignado, atendido o realizado.

Puede ser: Atención inversionistas; asistencia a congresos, entrevistas; visitas o

giras por el estado o el país o el extranjero; reuniones de trabajo, presentaciones,

integración, entrega o recepción de documentación, etc.

H.- Beneficiarios de la Erogación: Cuando el bien o servicio es generado

únicamente para o por persona(l) de la Secretaria o incluye a terceros,

debemos incluir nombre completo y dependencia o empresa a la cual

representan; y las palabras “CON” O “PARA” son indispensables.

I.- En eventos de más 10 personas debe incluir lista de asistencia.

J.- verificar en los comprobantes gestionados para pago los datos correctos y con

las siguientes características:

Nombre: GOBIERNO DEL ESTADO DE GUANAJUATO

RFC: GEG850101FQ2


DOMICILIO: PASEO DE LA PRESA No. 103, COLONIA CENTRO, C.P.

36000, GUANAJUATO, GTO.

K.- Los pagos que se otorguen por apoyo a terceros (Ayudas y Subsidios), deberá

incluirse en la justificación los siguientes datos:

1.- Nombre del beneficiario real.

2.- Domicilio del beneficiario real.

3.- Población del beneficiario real.

4.- RFC y CURP del beneficiario real.

Apartado 2.- Control de Fondos Fijos Revolventes.

a) Los recursos asignados por fondos revolventes podrán destinarse a gastos de carácter urgente y de poca cuantía, derivados del ejercicio de sus

funciones; excepto anticipos de salarios u honorarios; arrendamientos, compra de equipos, etc.

b) Para que la comprobación del gasto o solicitud de reembolso sea procedente, los documentos deberán cumplir con los requisitos presentados en el Anexo 1 (Requisitos de los Comprobantes).

Apartado 3.- Tramite de Gastos o Pago a Proveedores.

a) Cualquier gasto realizado deberá estar debidamente justificado; y en su caso, adjuntar autorizaciones, contrato, dictámenes y/u oficio respectivo y la fecha de facturación no puede tener una antigüedad mayor a 40 días..

b) Cuando la facturación incluya importe con letra y este es diferente a la cifra con números, el importe a cubrir o recuperar aplicable será el monto menor;

c) Para facturación por eventos en salones u hoteles, debe desglosarse los diferentes servicios e importes de manera individual: café continuo, comidas, cenas o desayunos, renta de salón, renta de audio, renta de sistema


de video, llamadas telefónicas, lavanderías, fotocopiados, Internet, hospedaje, impuestos especiales, etc.

d) Propinas solo por concepto de consumos; la propina no debe considerarse para las rentas de salón o equipo.

e) Las partidas del grupo 3300 y 3600 se deberá anexar la autorización previa de la Subsecretaría de Administración de la SFIA o de la Coordinación General de Comunicación Social

f) Para el ejercicio de la partida 2610* combustibles y lubricantes, se gestionara la autorización, con el recibo de tramite completo; la DGRMySG de la SFIA debe validar la congruencia de la carga, rendimiento y fecha.

g) Tramitar pago debidamente firmado y autorizado; y haber enviado previamente los archivos de la factura para generar el ID correspondiente.

h) Toda solicitud de pago deberá acompañarse del Pago a terceros (PT) y/o Gasto de Operación (GO) correspondiente y los comprobantes respectivos atendiendo a lo establecido en el Anexo 1 (Requisitos de los Comprobantes).

i) El horario de recepción de documentos para trámite de pago será de 9:00 a 13:00 Hrs., salvo casos plenamente justificados; los recibidos en horario posterior serán registrados con fecha del dio hábil siguiente.

j) Todo requerimiento de pago será atendido dentro de los 3 días hábiles posteriores a la recepción del trámite, siempre y cuando cuente con las autorizaciones necesarias. Cabe señalar que los pagos a terceros toda vez que se ingresen a finanzas serán pagados en un periodo de 2 a 4 días hábiles según la programación de la Dirección de Egresos.


Apartado 4.- Gastos a Reserva de Comprobar.

a) Las solicitudes de gastos a reserva de comprobar deberán definir la fecha o periodo de la erogación de o los gastos; a efecto de determinar el periodo de comprobación (de 3 a 5 días a partir de finalizar la causa de la erogación)

b) Las solicitudes de gastos a reserva deben contener el nombre, RFC con homoclave del funcionario solicitante.

c) Procurar incluir todos los gastos inherentes a la realización de la comisión;

gasto de traslado, hospedaje, alimentos, cuotas de participación, etc.

d) Procurar incluir las ciudades, estados o países en los cuales exista posibilidad o riesgo de realización de gastos o erogaciones.

e) contener el soporte documental suficiente para cada caso del requerimiento, formatos y permisos, según corresponda.

f) No se tramitará gasto a reserva de comprobar, cuando exista saldo pendiente y vencido a cargo del servidor público, salvo casos previamente justificados y bajo la responsabilidad de quien autoriza el recurso.

g) El servidor público solicitará los recursos con cuatro días hábiles de anticipación al evento.

h) Cuando el evento o comisión sea cancelado, la o el responsable de la comprobación deberá reintegrar el monto total al día hábil siguiente de la cancelación.

i) El responsable de la comprobación del gasto deberá presentar la documentación comprobatoria el área administrativa en los siguientes plazos: tres días hábiles para comisiones dentro del país y cinco días hábiles para comisiones en el extranjero, contados a partir de la culminación de la comisión o evento.


j) La comprobación presentada deberá cumplir con los requisitos fiscales y tener relación con la comisión o evento para el cual fue solicitada.

k) Cuando existan remanentes por recursos no ejercidos derivados de un gasto a reserva de comprobar, éstos deberán ser depositados a más tardar al tercer o quinto día hábil siguiente del término de la comisión en el país o el extranjero respectivamente.

Apartado 5.- Viáticos Nacionales y en el Extranjero.

a) Todo gasto considerado como viatico, deberá atender los criterios de austeridad y racionalidad; y deberá presentarse de manera conjunta con :

Oficio de comisión

Respetando las tarifas autorizadas

b) La razonabilidad del gasto así como la justificación del mismo, es

responsabilidad del ejecutor.

c) No se autoriza el pago por consumo de bebidas alcohólicas, cargos por “Servicio a cuarto”, ni transporte aéreo en categoría de primera clase, tampoco acceso a museos, teatros o eventos artísticos, culturales y/o deportivos; ni gastos por hospedaje en el lugar de residencio o de adscripción,

Apartado 6.- Gastos de Representación

Todo Gasto de Representación deberá atender los criterios de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestal.

La razonabilidad del gasto, así como, la justificación del mismo será responsabilidad del ejecutor.-

Solo aplica el pago de bebidas alcohólicas cuando son a favor de terceros y debidamente justificados.-


Tratándose de comprobantes por consumos en restaurantes con la participación de terceros (Gastos de Representación), el funcionario deberá adjuntar a su comprobación, el formato de justificación de gasto de representación (ver anexo 2)

El pago de hospedaje, traslados, obsequios y otros por cortesías deberán ser autorizados por el secretario o el subsecretario del área.

Apartado 7.- Control Presupuestal.

El ejercicio del presupuesto deberá enfocarse al logro de los resultados planteados y autorizados.

La unidad responsable deberá verificar la suficiencia presupuestal antes de

solicitar la aplicación de los recursos.

Los servidores públicos que intervengan en la afectación y ejercicio de alguna asignación presupuestal serán responsables de su seguimiento,

control y ejecución.

La unidad responsable deberá ejercer preferentemente los recursos autorizados, conforme al calendario establecido y a las medidas de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestal.

Tratándose de Proyectos de Inversión, las solicitudes de adecuación al presupuesto deberán ser validadas por el Subsecretario y turnadas al área de planeación para su trámite correspondiente.

La Dirección General de Administración a través de la Dirección de Administración Presupuestal y en coordinación con la Dirección de Planeación, reportara el avance físico-financiero de los procesos y proyectos de inversión de cada Unidad Responsable.


El presupuesto de egresos autorizado es anual y se refiere a la cantidad financiera máxima disponible, para aplicarse en el gasto de cada una de las unidades responsables.

No se podrán aplicar o comprometer recursos en partidas no contempladas en el presupuesto autorizado.-

Apartado 8.- Pago de Inversión.

La Dirección General de Coordinación y Seguimiento de la Inversión Pública de la SFIA comunica lo siguiente: Con fundamento en los arts. 13, 14 y 15 de los Lineamientos Generales para la Aplicación de Recursos en Materia de Proyectos de Inversión para el Ejercicio Fiscal 2015, publicados en las Disposiciones Administrativas que emite la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración (SFIA); por este medio, se informa a Dependencias y Entidades ejecutoras de proyectos de inversión en obra pública y servicios relacionados, el pronunciamiento de los requisitos, criterios y formatos para la liberación de los recursos por este concepto. Dicha información podrá ser consultada en la siguiente liga electrónica:

http://finanzas.guanajuato.gob.mx/c_formatos_inversion/

Apartado 9.- Reintegro de Recursos

Con motivo de las acciones de verificación, comprobación y seguimiento en algunos casos se determina la necesidad de reintegrar recursos económicos; por parte de los beneficiarios de apoyos, incentivos o asesorías;

principalmente.

Para ello es necesario que personal de la SDES determine, valide o confirme los cálculos, causas e importe del reintegro; y solicite por oficio a la DGA la gestión ante la SFIA.

Con base en lo antes expuesto, se solicita cuenta por cobrar ante la DGCG

de la SFIA y de los datos de referencia bancaria ante la DGI; una vez que se emiten respuestas a nuestras solicitudes, se informa a solicitante para que gestione la transferencia electrónica bancaria.

http://finanzas.guanajuato.gob.mx/c_formatos_inversion/


Finalmente es necesario, la obtención de la constancia de transferencia electrónica bancaria para solicitar el recibo aplicable.

Apartado 10.- Apoyo a Inversionistas

a) Contar con presupuesto.

b) Apegarse a los lineamientos publicados en el periódico oficial del Estado, para el otorgamiento de subsidios.

c) Tramitar el pago a terceros correspondiente debidamente firmado y autorizado; incluyendo factura, dictamen, convenio y garantías (y en su caso permiso de multianualidad)

Anexos

ANEXO 1 Requisitos Fiscales de los Comprobantes

ANEXO 2 Informe de resultados para Gastos de Representación

ANEXO 1.

Requisitos de los Comprobantes

a) Cumplir con los requisitos fiscales establecidos en el artículo 29-A del CFF. b) Enviar al correo electrónico establecido al área los documentos electrónicos

referidos como CFDI´s XML y PDF (en ese orden). c) Imprimir el archivo PDF, Justificar el motivo del gasto y firmar la persona

responsable del gasto. d) Tratándose de consumos en restaurantes incluir en justificación la relación

del personal asistente. e) No se aceptarán comprobantes con tachaduras, enmendaduras ni

alteraciones.- f) No se autorizan consumos de cigarros, chicles y tiempo aire.


g) En las compras que se realicen en tiendas de autoservicio se deberá adjuntar el ticket respectivo; así como en facturas con la indicación “según ticket anexo”.

h) La documentación para trámite de pago al momento de ingresar a la SFIA no deberá exceder de sesenta días naturales transcurridos con respecto a su fecha de expedición o de la prestación del servicio; por lo cual la DGA no recibirá facturación con 50 días de antigüedad.

i) El pago de propinas tendrá un tope de hasta el 15%, sobre el importe total del consumo.

j) Oficio de comisión.

ANEXO 2.

INFORME DE RESULTADOS POR EL EJERCICIO DE GASTOS DE

REPRESENTACIÓN

Responsable: Lic. ***************

Asunto que lo genera: Comisión *****************.

Asunto a Tratar: Atención a ***************.

Fecha de Consumo: ** de ******** de 2015

Datos factura:

Factura *********** Fecha factura: **-*******-2015 Monto Total: $***********

Resultados Obtenidos: 1.- ***********. 2.-************.

Lista de Participantes

Las personas que intervienen en este gasto son: (nombre, cargo y empresa-institución): 1.- **************** - Director de ******** 2.- ****************** - Empresario

Meta de impacto Este gasto le impacta de manera directa a la(s) siguiente(s) meta(s): 1. *****************.

Firmas de Autorización

Nombre y firma de: __________________ ___________________ Quien ejecuta Quien Autoriza

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