El ciclo del Re-trabajo: Puntos de referencia para el gerente de proyectos

Kenneth G. Cooper, Pugh - Roberts Associates / PA Consulting Group, Cambridge, Massachusetts

Revista Gestión de Proyectos 24.1 (marzo de 1993)

Nota del Editor: el siguiente artículo es el tercero de una serie de tres partes, las dos primeras de las cuales están en la Edición de febrero 1993 de PM Network, donde se introducen el concepto y el funcionamiento del ciclo de re-trabajo. Basado en docenas de aplicaciones de grandes desarrollos de proyectos, la estructura representa los flujos de trabajo del proyecto en general hay múltiples ciclos de re-trabajo.El re-trabajo normalmente representa el grueso de los gastos y el tiempo de desarrollo del proyecto. La ausencia de su tratamiento en los métodos y sistemas convencionales es una de las omisiones importantes que conducen sistemáticamente a los sobrecostos del proyecto. En este artículo se traduce experiencia, utilizando el modelo de ciclo de repetición del trabajo, en sugerencias prácticas y directrices para uso de los directores de desarrollo de proyectos.

CUANDO se mide por las expectativas iniciales de costo, horario, y el

producto planeado, los modos predominantes de desempeño en los proyectos de desarrollo complejos son la sorpresa y el fracaso. Los métodos convencionales y sistemas han contribuido a una trayectoria de poca utilidad en los resultados de los proyectos complejos. Métodos críticos basados en las rutas carecen de cualquier consideración de la necesidad de volver a trabajar las tareas incompletas. Ganados los sistemas de valores-incluso las aprobadas o requerido por el gobierno han sido comparados, por los clientes de nuestros contratistas, a conducir un coche mirando por el espejo retrovisor. Hemos

Figura 1 La Estructura del Cicle del Reproceso

desarrollado y aplicado ampliamente una estructura diseñada para describir y anticipar el ciclo de Re-trabajo en proyectos de desarrollo.

En la Figura 1, las cajas representan grupos de trabajo (líneas de código… dibujos de pie de cable). Al comienzo de una etapa o un proyecto, todo el trabajo reside en la piscina de trabajo a realizar. A medida que el proyecto se inicia y progresa, los niveles cambiantes de personal (las personas) que trabajan en la productividad variable determinará el ritmo de trabajo que se realiza. Pero a diferencia de todas las otras herramientas de análisis de programas / proyectos y sistemas, el ciclo de reproceso retrata el fenómeno del mundo real que el trabajo se ejecuta en diferentes pero por lo general menos de una calidad perfecta. Potencialmente el rango que va de 0 a 1, el valor de la calidad (así como la de la productividad) depende de muchas condiciones variables en el proyecto y compañía. El valor fraccional de calidad determina la parte de la labor que se realiza que entrar en el grupo de trabajo realmente hecho, que nunca más tendrá que volver a empezar. El resto tendrá que posteriormente algunas correcciones, pero durante un periodo (a veces sustancial) de tiempo, la reanudación se mantiene en un charco de lo que llamamos Re-trabajo por descubrir, un trabajo que contiene errores, aún sin ser detectados y se percibe como se está haciendo. Los errores son detectados por los esfuerzos o las pruebas posteriores; este descubrimiento Re-trabajo puede ocurrir meses o incluso años más tarde, durante el cual depende del tiempo de trabajo ha incorporado estos errores técnicos o derivaciones de los mismos. Una vez descubierto, el Re-trabajo conocida exige la aplicación de los recursos más allá de los necesarios

CUANTIFICACIÓN DE LA CALIDAD

Este gráfico muestra el valor derivado empíricamente de la calidad-la fracción de trabajo que se está ejecutando que no requiera posterior reanudación-de decenas de proyectos reales de desarrollo en distintos ámbitos. Junto con la gama de calidad para cada segmento de la industria se muestran los ciclos de Re-trabajo implicadas por ese rango. Como baja calidad provoca más ciclos de repetición del trabajo, más esfuerzo (costo) debe ser invertido para completar el trabajo, el equivalente a hacerlo una vez, y luego hacerlo de nuevo y otra vez. Una cualidad de 0,20 requerirá de cinco ciclos de trabajo y el costo (cuatro ciclos completos de reproceso) para hacerlo bien.

Los proyectos de desarrollo aquí son los que están dominados por el diseño / actividad de ingeniería para desarrollar un nuevo producto o sistema, y no incluyen la construcción de unidades de un diseño estable.

para la ejecución de la obra original. El Re-trabajo ejecutado entra en el flujo de trabajo que se realiza, sin perjuicio de la productividad y calidad similar variaciones. Incluso algunos de los elementos reelaborados a continuación, puede fluir a través del ciclo de reelaborar una o más veces subsiguientes.

Desde hace varios años, mis colegas y yo hemos estado usando simulación de modelos basados en el ciclo de repetición del trabajo, y su adaptación a recrear con precisión, la previsión, y diagnosticar el desempeño de cada uno de una variedad de proyectos. A través de los proyectos, y dentro de ciertos grupos de proyectos, han surgido patrones de comportamiento que pueden ser útiles como reglas de gestión del pulgar. Si bien cada proyecto es de hecho diferente, las observaciones empíricas y mediciones presentados aquí son puntos de referencia válidos para todos los que. Se comprometen a gestionar el ciclo de reproceso en sus propios proyectos.

EL RANGO DE CALIDADEn primer lugar, poner de relieve la magnitud del problema dado (y el grado apropiado de preocupación de gestión), tenga en cuenta el rango de valores exhibidos mucho la calidad de la fracción de la obra en ejecución que no se requiere reelaboración posterior. Como se indica en la barra lateral, los valores efectivos van desde lo más alto 0,90 hasta el fondo por debajo de 0,10. El gráfico de la matriz barra lateral muestra el rango de valores de calidad para cada tipo de proyecto 2 y el número resultante de iteraciones de Re-trabajo.

De los proyectos examinados, los proyectos comerciales de desarrollo de software ha mostrado la menor cantidad de trabajo (calidad superior), que van desde Re-trabajo poco en algunas etapas a sólo una-y-uno-mitad de los ciclos de Re-trabajo de pleno derecho en los demás. (Muchos de esos proyectos son en realidad adaptaciones de los desarrollos anteriores.) En el otro extremo se encuentran los programas de desarrollo de la industria aeroespacial, todos estos son desarrollos militares avanzados, por lo general con considerables esfuerzos de investigación-que suelen tener por lo menos cuatro (y por lo general más) ciclos de Re-trabajo en el esfuerzo de diseño. Entre estos dos extremos son los sistemas electrónicos de los proyectos de desarrollo (por lo general el diseño e integración de sistemas de hardware y software nuevo), que presentan de uno a nueve ciclos completos Re-trabajo, y el diseño de grandes proyectos de construcción, con un intervalo de aproximadamente la mitad de los ciclos de Re-trabajo dos y un medio.

Es evidente que cuanto mayor es el salto tecnológico que se intentó por el proyecto en general, cuanto menor sea esta medida de la calidad va a ser (las rondas de correcciones). Pero incluso dentro del rango de cada tipo de proyecto, hay una variabilidad considerable en la calidad del trabajo y, por tanto, en el tiempo contra el costo requerido en un proyecto de desarrollo. Tenga en cuenta la mejora del rendimiento del proyecto alcanzable, incluso con mejoras moderadas en la calidad¡. En una época cuando se realizan mejoras en el rendimiento de 30-40 por ciento se establecían objetivos ambiciosos para organizaciones sometidos a programas de cambio y reingeniería de procesos, el impacto alto grado de apalancamiento de este tipo de mejora de la calidad no debe ser pasado por alto.

EL TIEMPO DE DESCUBRIMIENTO DEL RE-TRABAJO Aun así, no importa lo que el esfuerzo de mejora de la calidad y el impacto, los errores no detectados y los ciclos de Re-trabajo son inevitables son proyectos complejos de desarrollo. Con todo lo que se

genera reprocesos, tiene su efecto más destructivo en la totalidad del proyecto cuando se encuentra en el estado de Re-trabajo por descubrir. El descubrimiento de la reanudación antes y más rápidamente elimina gran parte de la interrupción amplio programa, en especial los efectos de tiempo de desarrollo.

Para ilustrar esto, se utilizó el modelo del ciclo de revisión para simular la calidad necesaria para el desarrollo de un proyecto en diferentes niveles de calidad y la velocidad de descubrimiento de Re-trabajo. La figura 2 resume los resultados en términos del múltiplo de la agenda de trabajo original. (Para mayor comodidad, pensar en el esfuerzo de desarrollo planeado para permitir la realización de trabajo inicial en un año, los resultados que se muestran en la Figura 2 sería entonces él número de años.)

El gráfico muestra cuatro líneas de descubrimiento para los tiempos de Re-trabajo igual a una cuarta parte del tiempo de diseño el plan original (un cuarto año en nuestro ejemplo), así como los tiempos de descubrimiento de la mitad, tres cuartas partes, y uno.

Como ya es evidente mejora, ya sea en calidad o reelaborar descubrimiento rendimientos mucho mejor desempeño del cronograma. Es de destacar de los resultados trazados que la reducción del tiempo de descubrimiento de reproceso en una organización o proyecto es el más apalancado en la mejora de rendimiento de programación cuando la calidad no se encuentra en niveles muy bajos o extremadamente alta. En los niveles de muy alta calidad, simplemente no hay tanto espacio para la mejora del rendimiento previsto. Y, en las etapas de un desarrollo extremadamente bajo cuando la calidad se impone, el descubrimiento de Re-trabajo rápida termina sometiendo la ejecución de la reanudación descubrió a las condiciones de la misma calidad que bajas causadas al ciclo en el primer lugar! En tales condiciones, mejor es trabajar por primera vez en las prácticas de mejora de la calidad y sistemas, a continuación, para acelerar el beneficio con el descubrimiento de Re-trabajo mejoras, tales como exámenes anteriores o mejorados o de prueba.

MEDICIÓN DE CUÁL ES SU SITUACIÓNEl tiempo de descubrimiento del re-trabajo que prevalece en los esfuerzos de desarrollo de diseño está típicamente en el rango de entre un cuarto y tres cuartos la longitud programada del esfuerzo de diseño original. A fin de obtener una buena aproximación de los tiempos de descubrimiento de re-trabajo, construya una gráfica de los problemas y las reediciones del producto de trabajo en la etapa de desarrollo está examinando (históricamente, si está disponible, de lo contrario, controlar un esfuerzo continuo.) Gráfico con el tiempo cada subsecuente ronda de

Figura 2 Para la mayoría de los niveles de calidad del trabajo, la mejora de los rendimientos de los tiempos de reproceso ha descubierto significativas mejoras en los cronogramas de desarrollo.

revisión como una línea. Simplificado, el gráfico debe ser comparable a la Figura 3.

Mediante la medición de la distancia típica horizontal (tiempo) entre cada par adyacente de las curvas, pueden obtenerse buenas estimaciones del tiempo de descubrimiento del reproceso (y cómo cambia a través del proyecto / fase).

Ahora puede calcular una buena aproximación de la calidad variable en el tiempo de una etapa de trabajo del producto del proyecto. Calcular la relación entre el número de revisiones y la cantidad de emisiones y revisiones en la etapa previa, luego al restar cada relación calculada a partir de 1.0. Por ejemplo, si hubiera 350 "Revisión B" en la 500 "Revisión A," para la cualidad predominante durante el trabajo de revisión a medida tenemos: 1 - (350/500) = 1-0.70 = 0.30.4

¿ESTÁS PERDIDO EN EL TRIÁNGULO?

Armado con esta nueva información, usted será capaz de evaluar dónde se encuentra su proyecto en relación con otros proyectos de desarrollo. Además,

Figura 3 Una importante adición a la serie de estrictas medidas de medición del desempeño del proyecto son la magnitud y tiempo de las revisiones de trabajo.

Usted será capaz de determinar con mucha más precisión en qué estado realmente está su proyecto y cómo proceder.

Se utilizó el modelo de simulación del ciclo de revisión para la construcción figuras 4 y 5, que son necesarios para obtener correctamente la evaluación de los avances y la magnitud del esfuerzo restante del proyecto. Utilizando las estimaciones de la calidad del proyecto y el tiempo de descubrimiento para seleccionar la tabla apropiada, se puede buscar el verdadero (rango de) progreso. De hecho, con la ventaja de los datos sobre un proyecto terminado, se puede construir su propio diagrama de progreso mediante el trazado de un proyecto terminado: el porcentaje completo reportado históricamente frente a un cálculo retrospectivo del porciento real completado a continuación. (Se debe calcular el porcentaje que se completa realmente sobre la base de las horas dedicadas a ese punto, en relación con el total de horas el tiempo transcurrido.) Perfectamente el Seguimiento del progreso del proyecto daría una recta diagonal 45 ° (de ahí la forma de rampa triangular): en porcentaje percibido / reportado condicionado al 20 por ciento completado, el porcentaje completado real sería 20 por ciento, y así sucesivamente.

Sin embargo, un progreso real suele ser inferior a los avances reportados. Además, un determinado nivel de reporte

Figura 4 rampas de progreso ayudan a identificar el verdadero estado de progreso de un proyecto o fase del proyecto.

de progreso puede significar cualquiera de una gama de valores para un avance real, como se muestra en la Figura 4.

En la figura 5 para cada una de las tres típicas combinaciones de calidad y tiempo de descubrimiento de reproceso son las relaciones entre porcentajes percibidos completados y reportados por los sistemas tradicionales, y el porcentaje real completado cuando se toma en cuenta re-procesos no descubiertos. En todos los casos, existe una brecha entre el progreso real y el progreso percibido. Mirando a través de los tres diagramas, se pone de manifiesto que la más baja calidad y el más extenso re-proceso son descubiertos cuando:

Se percibe la más grande brecha entre el progreso real y lo percibido y la brecha de mayor duración más tardía.

El más tardío proyecto/fase conlleva a la existencia de una brecha. Es más grande y tardía la incertidumbre según el tamaño de la brecha. El punto de máxima incertidumbre sobre el progreso real.

EL SÍNDROME DEL 90 POR CIENTO

La incertidumbre demostrada en un progreso real es responsable de varios fenómenos bien conocidos de los proyectos problemáticos. Una de ellas es el síndrome del 90 por ciento en el que, por un tiempo prolongado, los directores de proyectos informar a los ejecutivos o para el cliente que los esfuerzos corresponden al 90 terminado. Examine, la mitad mueren en curso de rampa en la figura 5. Para ver un ejemplo de esto. En estas condiciones, un, gerente responsable bien podría reportar 90 por ciento de los progresos alcanzados, cuando el 75 o el

80 por ciento está verdaderamente realizado. Y así sucesivamente hasta que, después de mucha angustia y decepción (y el tiempo y costo). El 90 por ciento realmente se logra,

Figura 5 La más baja calidad y los tiempos de descubrimiento de reproceso disfrazan el bajo proceso real, e incrementan el rango de la incertidumbre en la estimación de progreso.

Y el proyecto pasa a su terminación. Aparte de cualquier inclinación de los ingenieros, hay una causa sistemática para el síndrome del 90 por ciento.

EL AÑO PERDIDO

Uno de nuestros clientes administra un gran proyecto de desarrollo de un sistema nuevo describe (sin calma) un fenómeno relacionado con una solicitud de un diagnóstico. El esfuerzo de desarrollo de 1.000 personas había progresado a algo cercano a dos tercios o tres cuartas partes de su finalización. Un año más mas tarde, tras un trimestre adicional de mil de años de esfuerzo del equipo, parecía que no se había logrado ningún progreso, o que han perdido terreno, seguido por un lento ritmo de progreso hacia la finalización. Él lo llamó el "año perdido". Mis preguntas: "¿Qué pasó" La respuesta abreviada es clara, una vez más desde la rampa de progreso medio. En estas condiciones, el 70 por ciento de los progresos podrían ser reportados tan pronto, ante un progreso real de 30 por ciento. Muy poco tiempo después (en concreto, un año), habiendo hecho un 25-30 por ciento más progreso real, el sistema todavía se puede informar el progreso 70 por ciento, o incluso menos.¿Qué pasó? Una gran cantidad de avances. Una gran cantidad de Re-trabajo; haber encontrado y corregido (trabajo que había sido visto como se hecho). El Año perdido no se perdió, sino que, obviamente, se sentía como un paso adelante, un paso atrás, pero fue sólo un ejemplo importante del frustrante ciclo de

reproceso de sistemas convencionales de control. Incluso después de que el año perdido, el proyecto, seguía informando alrededor del 70 por ciento completado, fue, de hecho el 60 por

Figuro 6 El final puede parecer cercano cuando el progreso real es tan bajo como el 30 por ciento, lo que lleva a los planes de introducción de productos excesivamente optimistas, destinados al retrasado.

ciento completado, percibiendo que el 30% restante tomó mucho tiempo para terminar.

LA INTRODUCCIÓN DEL PRODUCTO RETRASADO

No es tan raro el dilema que enfrenta otra empresa cliente. Se quiso introducir su nuevo sistema producto en el menor tiempo responsable en un mercado tecnológicamente competitivo. Pero tenía un historial de anuncios cronogramas de liberación poco confiable de sus productos, seguido por expectativas frustradas. Para Cuando realmente podría comprometerse para que el nuevo sistema producto estuviera disponible en el mercado?

El diagnóstico reveló una calidad algo mayor que en los gráficos anteriores, pero con un tiempo de descubrimiento de Re-trabajo más largo, caracterizado por la tercera rampa de progreso (que se muestra de nuevo en la Figura 6). En este caso, el estado real de un proyecto de desarrollo sigue siendo muy incierto hasta el final. Combinado con la consecuente formación de sobrestimar los avances en amplias bandas (vertical) de incertidumbre en el que el progreso puede llegar a ser captado inesperadamente. Si bien el

progreso real, se está haciendo, la aparición tardía y prolongada de los resultados de reproceso no descubiertos anteriormente en vez de deslizamientos, estimaciones independientes de tiempo para la terminación, particularmente en las etapas posteriores, cuando las empresas están marcando los anuncios de los nuevos horarios de introducción de productos.

Esta organización del cliente y las prácticas se ha creado con el fin de alentar a los altos niveles de finalización antes de someterlas a las pruebas del prototipo integrado. El análisis llevado al cliente para implementar una nueva estructura y un conjunto de procedimientos, que incluyen pruebas mucho más tempranas. Si bien este aumento de costes de las pruebas, el tiempo total del proyecto y los costos se redujeron significativamente. Y, aunque los resultados del descubrimiento temprano del Re-trabajo infunden en un primer momento un poco de miedo a los gerentes, mucho más fiables serán los programas de introducción alcanzados.

CONCLUSIÓN

A pesar de la necesidad de que los avances en el teoría y práctica de la gestión de proyectos de desarrollo, sin trucos nuevos, sin necesidad de software nuevo, mejorará significativamente rendimiento de los proyectos de desarrollo. Se debe mejorar nuestras bases fundamentales de comprensión real de los proyectos. Un comienzo saludable está en pie con el papel fundamental del ciclo de re-trabajo. Hay que reconocer, vigilar y reducir al mínimo, y en efecto, pueden llegar a lograr avances dramáticos en los costos del proyecto y los horarios.

Aquí se documenta el rango de calidad y Re-trabajo en diferentes proyectos, la forma de controlar la calidad y el tiempo de descubrimiento de Re-trabajo, y cómo traducir estas medidas que acaban de reunirse en evaluaciones más precisas de avance del proyecto. Son necesarias, pero sólo los pasos más básicos hacia una visión más estratégica y realista de los proyectos.

Incluso con un mejor modelo, seguirá existiendo una inercia empresarial de la incomprensión forjada a partir de los años, incluso décadas. No va a ser suficiente para que los administradores de proyectos logren internalizar las lecciones correspondientes al ciclo de re-trabajo. Además, deben aprender las diferencias importantes entre la influencia sustancial que el gerente tiene en pro del descubrimiento de la productividad, la calidad y la reelaboración (y por lo tanto, los costos del proyecto y los horarios), y la relativa falta de control que el gerente tiene bajo las mismas condiciones.

La comprensión de cómo las acciones que los administradores influyen en los resultados de sus proyectos requiere extensiones más allá de la estructura de ciclo básico de Re-trabajo. El mejor de los directores de proyectos lo intuitivamente. Pero, es importante que los gerentes formulen planes de acción y que su lógica sea eficaz y persuasiva en su comunicación (y se aplica con la ayuda de muchos otros gestores) con la empresa altos mandos y colegas, el personal del proyecto, socios y proveedores, y clientes propios. El gerente de pasivo (o, peor aún, las personas que fomenten ofuscar o emular el comportamiento de la avestruz) no harán olas, ni van a hacer ninguna contribución. Sus proyectos seguirán fracasando. Gerentes exitosos de proyectos tendrán el papel de liderar el pensamiento y la acción, la defensa y uso de los instrumentos de cambio en los sistemas y prácticas que les rodean. La alternativa es la maquinación sin paliativos de la reanudación del ciclo de reproceso – significarán continuos patrones familiares de los proyectos de desarrollo: los gastos imprevistos, retrasos inesperados, y promesas incumplidas.

Notas

1. Estos modelos de proyectos que se construyen usando lenguajes de simulación continua dinámica DYNAMO, consulte el Manual del Usuario del Dínamo, los asociados de Pugh-Roberts, e Introducción a los sistemas de modelización de la dinámica con el Dynamo, George P. Richardson y Alexander L Pugh III.

2. Reconocemos el sesgo en los datos causados por el hecho de que los proyectos fáciles y sin problemas de funcionamiento rara vez llaman la atención de consultantes aportados por la administración. Por lo tanto, el verdadero rango de valores de calidad es probable que sea más amplio que el derecho de libertad de información de cada clase si se incluyen los proyectos que sean menos difíciles.

3. ¡Ánimo, constructores de viviendas: los proyectos de construcción de la muestra informó aquí, las centrales eléctricas, barcos, todo combatiente significativamente superior a $ 1 billón.

4. El contenido técnico y práctica de la organización en la ejecución y reporte de revisiones varían ampliamente. Debe tenerse en cuenta de que la cantidad de esfuerzo en las revisiones sucesivas va a cambiar (por lo general tendrá a la disminución). Todas las mediciones de calidad reportadas en este documento han sido normalizadas para representar el esfuerzo de revisión que es igual a las versiones originales sobre una base unitaria.