REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN

UNIVERSIDAD FERMÍN TORO

ESTUDIO A DISTANCIA

BARQUISIMETO EDO. LARA

"ELEMENTOS QUE COMPONEN LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS"

MIRIANNIS YUMIRA GUEDEZ MONTERO

OSCAR ADRIAN NUÑEZ RAMIREZ

ELEMENTOS QUE COMPONEN UN SOFTWARE ADMINITRATIVO

Un Software Administrativo es una aplicación que posee una herramienta versátil y completa, para la gerencia de la pequeña y mediana empresa, que además contribuye al éxito de la misma. En los Software administrativos se pueden configurar y calcular la nómina para los diversos contratos, así como llevar un control en las áreas de préstamos, vacaciones, liquidaciones, como también el modulo de Compras, Ventas e Inventario. Elementos que componen un Sistema Administrativo Una vez instalado el Sistema Administrativo según los requerimientos de este para ser instalado en su equipo y finalizado las instalaciones, podemos proceder a reconocer los elementos que lo componen: El Menú Principal, las Barras de Herramientas y la Creación de Módulos. Menú Principal: Le permite navegar por las diferentes opciones del sistema.

Menú:

Permite comprender los distintos componentes del sistema. Y está compuesto por: la nomina inventario y facturación.

Barra de herramientas:

La Barra de Herramientas permite ejecutar rápidamente una serie de funciones que son de uso común en las tablas y procesos, permaneciendo en pantalla hasta que se cierren todas las tablas y procesos. Para activar una función de la Barra de Herramienta debe hacer clic sobre el icono correspondiente o seleccionar la función desde el menú de archivo.

Crear una empresa:

Esta permite crear nuevas empresas, así como buscar, modificar y eliminar los datos de las empresas que ya están registrados haciendo uso de la barra de herramientas. Cada empresa tiene un directorio separado, por ellos deben configurar las características de funcionamiento a través de los parámetros de la empresa.

Sub Menú Archivo:

Maneja las funciones de la barra de herramientas y las opciones: seleccionar empresa, usuario, imprimir o modificar reportes, configurar impresión.

Edición:

Maneja las funciones que se manipulan en el texto: cortar, pegar, copiar.

Procesos:

Permite seleccionar los procesos del sistema.

Barra de Herramientas Primero:

Muestra el primer registro de la ventana activa en base al orden vigente.

Anterior:

Muestra el registro anterior de la ventana activa en base al orden vigente.

Siguiente:

Muestra el registro siguiente de la ventana activa en base al orden vigente.

Último:

Muestra en pantalla el último registro de la ventana activa en base la orden vigente.

BARRA DE HERRAMIENTAS MODULOS:

La Barra de Herramientas permite ejecutar rápidamente una serie de funciones que son de uso común en las tablas y procesos, permaneciendo en pantalla hasta que se cierren todas las tablas y procesos. Para activar una función de la Barra de Herramienta debe hacer clic sobre el icono correspondiente o seleccionar la función desde el menú de archivo

SUB MENU

ARCHIVO:

Maneja las funciones de la barra de herramientas y las opciones: seleccionar empresa, usuario, imprimir o modificar reportes, configurar impresión.

EDICIÓN:

Maneja las funciones que se manipulan en el texto: cortar, pegar, copiar.

PROCESOS:

Seleccionar los procesos del sistema.

TABLAS:

Permite seleccionar las tablas del sistema.

REPORTES:

Permite seleccionar los reportes del sistema.

MANTENIMIENTO:

Permite Seleccionar las opciones del sistema, que están relacionadas con el mantenimiento de los datos y configuración del sistema.

BARRA DE HERRAMIENTA

PRIMERO:

Muestra el primer registro de la ventana activa en base al orden vigente.

ANTERIOR:

Muestra el registro anterior de la ventana activa en base al orden vigente.

SIGUIENTE:

Muestra el registro siguiente de la ventana activa en base al orden vigente.

ÚLTIMO:

Muestra en pantalla el último registro de la ventana activa en base la orden vigente

BUSCAR:

Esta función busca en la ventana activa el registro deseado y lo muestra en la pantalla.

NUEVO:

Esta función prepara la ventana activa (tablao proceso) para agregar un registro

ELIMINAR:

Elimina el registro que está en la pantalla.

GUARDAR:

Graba los cambios que se han efectuado sobre el registro que está en pantalla.

ELEMENTOS DEL SOFTWARE

Se refiere a la parte inmaterial del sistema informático.

CONCEPTO DE ARCHIVO, REGISTRO Y CAMPO

La información que se va a utilizar en un proceso debe estar registrada y ordenada en un soporte para poder acceder a ella rápidamente.

La forma más tradicional de organizar la información es agruparla en fichas (registros) y éstas en ficheros (archivos).

Orden jerárquico:

Archivo

Registros

Campos

Caracteres

Dato

Archivo:

Es un conjunto de registros lógicos referidos a un mismo objeto o concepto y organizado con arreglo a unas formas preestablecidas

Registro:

Conjunto de campos referentes a un mismo objeto o concepto, que forman una unidad lógica.

Campo:

Contiene un dato con significado propio

Carácter:

Es el elemento más pequeño de un archivo.

TIPOS DE REGISTROS Y ARCHIVOS

Los registros pueden ser:

Lógicos

Físicos

Registros lógicos:

Es el que se toma como una unidad de información homogénea y que se refiere a la misma entidad.

Debe tener definido el orden, la longitud (numero de caracteres) y el tipo (numérico, alfabético o alfanumérico) de cada campo

Pueden ser de

Longitud fija cuando el nº de caracteres de cada campo es fijo

Longitud variable

Registro físico:

Es la unidad de información que se transfiere desde un soporte de almacenamiento a otro mediante una sola operación de entrada o salida.

Un ejemplo típico es el traslado desde la memoria principal a disco o al revés.

Su tamaño depende de cada dispositivo y no tiene porque guardar relación alguna con los registros lógicos.

Los archivos pueden ser:

De entrada: cuando llevan información de entrada

De salida los que contienen los resultados

Temporales a los creados por el sistema mientras dura el proceso

Archivos de backup o copias de seguridad que llevan la información importante que debemos obtener periódicamente para evitar que por accidente se destruya

De programa o ejecutable que contienen un programa para trabajar con los datos

La mayoría de los sistemas operativos tienen un administrador de archivos, un programa que muestra una lista de archivos y que ayuda a organizarlos en grupos de directorios y subdirectorios

OPERACIONES SOBRE LOS ARCHIVOS Y REGISTROS

CREAR UN ARCHIVO: donde se definen los registros y campos

AÑADIR REGISTROS: añadimos datos

BORRAR REGISTROS

MODIFICAR REGISTROS

CLASIFICAR: deben estar ordenados para facilitar la búsqueda según algún criterio determinado

BORRAR UN ARCHIVO: cuando la información ha dejado de interesarnos

FUSIÓN: cuando unimos dos archivos o más para formar uno sólo

DIVISIÓN: cuando se obtienen dos archivos distintos a partir de uno

CONSULTA: consiste en acceder a uno o varios registros para saber sus características relativas a todos los registros

CONCEPTO DE PROGRAMA

Es un conjunto de mandatos que se suministran al ordenador que al ejecutarlas en un determinado orden, es capaz de resolver un problema automáticamente

El programa almacenado son el conjunto de las instrucciones que el ordenador almacena en su memoria principal

El firmware también son programas pero están cableados mediante circuitos electrónicos y forman parte del hardware, Sirven para operaciones muy frecuentes del ordenador (por ejemplo cuando enciende) y no se pueden cambiar

Tipos de programas

Según su estructura y el orden en que se ejecutan las instrucciones:

Programa lineal: las instrucciones se ejecutan una detrás de la otra, según en el orden en el que fueron escritas

Programa cíclico: cuando al ejecutarse linealmente algún grupo de instrucciones, se repite hasta que se cumple determinada condición

Programa alternativo: cuando se ejecutan unas partes del programa y otras no, en función de determinadas opciones tomadas de los datos del programa

Según su contenido:

Programa principal: es el encargado de coordinar todos los módulos que componen un programa

Subrutina: conjunto de instrucciones que se ejecutan cuando es llamada desde el programa principal. Cuando se acaba vuelve para el programa principal. Puede llamar a otra subrutina

LENGUAJES DE PROGRAMACIÓN

Son un conjunto de símbolos que sirven para que el hombre y el ordenador puedan comunicarse

Este conjunto de símbolos deben estar ordenados cronológicamente/ van por orden en el tiempo

Por lo que el programador utiliza un lenguaje para escribir las órdenes que resuelvan el problema y así indicar lo que debe realizar el hardware en cada instante

Un programa viene siendo un conjunto de sentencias o instrucciones que representan un algoritmo

Un algoritmo es un conjunto de reglas bien definidas para resolver un problema, en un número determinado de operaciones.

Hay dos grupos de lenguajes dependiendo de si van orientadas al hombre o al ordenador

Lenguaje máquina

Lenguaje simbólico

De alto nivel

De bajo nivel

Lenguaje máquina

También llamado código máquina

Es el primero que se utilizó en la programación cuando aparecieron los ordenadores

Es un conjunto de instrucciones que son identificables directamente por el ordenador y permite realizar un proceso

Programar en ese lenguaje es muy complicado ya que es necesario como método de programación el proceso que el ordenador lleva paso a paso

Consiste en la representación de las órdenes o instrucciones con combinaciones de unos y ceros.

Lenguajes simbólicos

Este lenguaje puede ir orientado al hombre o al ordenador

De bajo nivel o de alto nivel

Lenguajes de bajo nivel también son llamados ensambladores

Este tipo de lenguajes se caracterizan porque cada una de sus instrucciones se corresponde con una sola instrucción de lenguaje máquina

Pero este tipo de lenguaje no es directamente ejecutable por el ordenador

Necesita ser traducido previamente a lenguaje máquina

Esta traducción es realizada por programas especializados, llamados programas traductor ensamblador

El código de instrucciones es de tipo mnemotécnico

Sum: sumar

Sub: restar

Mov: mover

Las direcciones de los operandos pueden ser también simbólicas, se le atribuye a cada dato y la instrucción hace referencia al nombre

Suelen utilizarse para programar máquinas donde el tiempo es un parámetro crítico

Aportan al programador una mayor facilidad y flexibilidad para la codificación de programas

Es más visual, más corto de escribir y más fácil de corregir

No son portátiles

Se utilizan porque son bastante rápidos

Los datos se pueden representar en notación binaria, decimal. Hexadecimal o incluso caracteres permitiendo así al programador elegir el formato más conveniente para cada situación

Lenguaje de alto nivel

Es la forma más desarrollada de escribir un programa

Es bastante inteligible, más orientado al problema que a la máquina

Son portátiles lo que significa que un programa escrito en lenguaje de alto nivel se puede procesar en distintos ordenadores, siempre y cuando tengan el traductor adecuado

También se caracteriza por el hecho de que una sola instrucción equivale a la codificación de varias en lenguaje máquina

Hay una gran variedad de lenguajes de alto nivel: cobol, fortran, pascal, C

Los lenguajes de programación han evolucionado:

1º y 2º generación: aparición del lenguaje máquina y al lenguaje ensamblador respectivamente

3º generación: aparecen los lenguajes de alto nivel como:

BASIC

Fortran (resolución de fórmulas matemáticas)

Cobol (lenguaje para gestionar gran volumen de datos)

Algol (resollución de algoritmos)

Pascal y C (lenguajes estructurados)

4º generación: aparecen los Sistemas de Manejo de Bases de Datos- DBMS: DATA BASE MANAGAMENT SYSTEM, que son capaces de mantener independientes los datos de los programas

PROGRAMAS DE USUARIO. APLICACIONES

Aplicación informática

Con el conjunto de programas que, al ser ejecutados, resuelven un problema específico obteniendo así los resultados perseguidos

No forman parte del sistema operativo

Existen en el mercado aplicaciones estándares que resuelven problemas generales (paquete de programas), los cuales sólo hay que introducirlos, seguir los datos y ejecutar dicho programa

También se puede diseñar su propia aplicación de acuerdo a sus necesidades

Para implantar una aplicación en un sistema hay que tener en cuenta lo siguiente:

Análisis previo del problema

Análisis funcional: concretar el sistema o equipos que habrá que implantar

Análisis orgánico donde se determinará la estructura y la organización de la información

Fases del desarrollo de la aplicación:

Fase de programación si se ha comprado no es necesaria esta fase

Fase de explotación( o de análisis): pueden existir riesgos de que la aplicación no funcione correctamente por lo que es necesario comparar el resultado con el método utilizado anteriormente

Documentación (a través de manuales) debe quedar todo documentado sobre el desarrollo y la forma de manejarlo

Aplicaciones comerciales

Estas son las aplicaciones más utilizadas:

Procesadores de texto: sirven para presentar documentos escritos, permitiendo algunos la realización de mailings. Permite cambiar o editarlo escrito dentro del documento

Wordperfect de borland, word de microsoft

(wordpro, de lotus, writing assistant ibm)

Un apartado especial en los procesadores de texto son aquellos que permiten un diseño conjunto de texto y gráfico, que son conocidos como editores o programas de autoedición (page maker de aldus)

Bases de datos: gestionan las bases de datos.

Pueden ser relacionales: los registros formados por campos

Documentales: los registros son documentos complementos

Dbase IV y dBase V de borland

Fox pro, access de microsoft

Paradox de borland

Hojas de cálculo: realizan cálculos basándose en unos datos que se incluyen en una cuadrícula a modo de tabla. Suelen incluir funciones matemáticas, estadísticas y gráficos

Lotus 1-2-3 de lotus

Excel de microsoft,(tiene alguna aplicación a mayores

quattro pro de borland

Gráficos y estadísticos: permiten realizar todo tipo de gráficos a partir de unos datos

Harvard (científico)

power point de microsoft(orientado a presentaciones)

FreeLancer de lotus

Diseño gráfico: para diseño de todo tipo de gráficos. Trazan gráficos realizando operaciones geométricas sobre las figuras y suelen ser utilizados en diseño industrial y arquitectura requieren equipos muy buenos, permiten hacer dibujos autocad (planos) corel draw de coral (para maquetación)

Programas para comunicación

Módem

Redes locales

Entorno gráfico: vas pinchando con el ratón, facilitan el manejo del sistema operativo el más conocido es el Windows utilidades: programas utilizados como herramientas para los procesos propios del sistema (p.e: copias de seguridad, ver el rendimiento, suelen ser referente al sistema

PC-tools de central point

NORTON UTILITIES DE SYMANTEC

Antivirus: un virus es un programa que se reproduce a sí mismo y que se introduce de manera no deseada en los ordenadores, fundamentalmente por programas piratas o conexión a internet. Algunos resultan inofensivos, otros pueden borrar los datos todos del sistema.

Para evitar esos problemas es fundamental detectarlos antes de introducirlos pasándoles un antivirus para informarnos de su estado. Estos se dedican a escanear el disco duro en busca de un posible virus, algunos inclusos son capaces de erradicarlos.

Central point

Scan

Anyware

Panda

A.V.P

INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS OPERATIVOS.

SISTEMA OPERATIVO:

Es un programa que sirve de enlace entre el ordenador y el ser humano

Su principal función es gestionar de manera óptima los recursos del ordenador

Es un conjunto de programas que mediante una serie de comandos, se ejecutan con objeto de indicar al hardware del ordenador lo que debe hacer a cada instante, funciona todo el tiempo y respalda al software.

Es la base sobre la que actúan y se desarrollan los demás programas.

Comando: programas que vienen que vienen incluidos en un determinado sistema operativo, y la ejecución de cualquiera de ellos hace que el ordenador realice determinada tarea.

Está compuesto por:

SOFTWARE BÁSICO

Se necesita obligatoriamente para conseguir que el ordenador funcione, y para que su manejo se haga más fácil.

Controla todos los programas que gestionan el hardware

Si borramos esa parte del sistema operativo el ordenador no funcionará correctamente

SOFTWARE APLICADO

Son aplicaciones ligadas al sistema operativo

Se pueden borrar sin que produzcan ningún problema

Juegos, navegadores de internet, accesorios,...

Tipos de programas de un sistema operativo

Pueden ser de dos tipos:

Programas de control: su función es la de controlar y mejorar el rendimiento en la forma de explotar un sistema tienen que gestionar el ir compartiendo el procesador a la vez que se están realizando otras tareas y son:

Programas gestión del programa:

Controlan trabajos de gestión y datos (donde se guardan los trabajos, como se abren y se cierran,...)

Programas gestión de trabajos

Programas de gestión de datos

Programas de proceso

Programas traductores

Compilación: más usados por los lenguajes de alto nivel

Lenguajes interpretes, existen tres tipos de programas:

Ensambladores los que traducen de lenguaje de bajo nivel a lenguaje máquina

Compiladores: traduce el programa en un código simple llamado código objeto, luego un programa montador lo traduce en un programa que se pueda ejecutar

Intérpretes: del compilador lo traduce a lenguaje máquina.

Programas de servicio

Interactúan mucho con los programas gestion del programa

Sirven para resolver problemas complejos y reiterativos

Sistemas operativos monousuario y multiusuario

Cuando los usuarios pueden compartir la unidad central de proceso sin interferir entre si, se dice que es un sistema multiusuario

Se dice que un sistema es multitarea cuando este puede realizar varios trabajos a la vez, aunque realmente los multitareas propiamente dicho suelen disponer de varios procesadores.

El MS-DOS de microsoft (sistema operativo para disco de microsoft)

Modo texto

Monousuario

Monotarea

Windows 95 o 98

Entorno gráfico

Multitarea

Multiusuario

Linux

Multitarea

Multiusuario

Entorno gráfico y texto

Unix

Multiusuario

Posibilita la multitare