Enterprise Content Management IBM FileNet P8 4.0 概説public.dhe.ibm.com/software/dw/jp/data/ecm/FileNet... · 2009-02-20 · Information Management software | Enterprise Content

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®

Enterprise Content Management

IBM FileNet P8 4.0　概説

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Information Management software | Enterprise Content Management

紙文書

Fax

電子メール

Webサイト

電子文書（図面、MS Office, など）

帳票、印刷物

デジタル・アセット

フォーム

他のコンテンツ管理

電子申請

同一プラットフォームでの適切な管理・運営

＝堅牢なセキュリティ

情報ライフサイクル管理

0

200

400

600

800

1,000

1,200

1,400

1,600

1,800

2001 2002 2003 2004 2005 2006

企業におけるコンテンツとは

企業内情報量　　　　　　　　　　　　　　左=コンテンツ（非構造化データ）　　　右=

データベース（構造化データ）

コンテンツとは、ファイルやデータなど企業内で使用できる情報をさします。日々、複雑化していく、これらのコンテンツを企業として、適切に管理、運営していくことは、大きな課題となっています。

2



コンテンツ管理における課題

IT予算の40% が情報統合に使われてい

る

どのファイルが最新なのかわからない。誤って古いファイルを使ってしまった。

トランザクション

図面

帳票

e-メール

マルチメディア

お客様従業員

取引先

データベース

組織

財務

製品

Webコンテンツ

保管コストの増加紙の印刷コスト、保管場所コスト、管理コストが

増大している。

コンテンツのライフサイクル管理ができ

ていない。リテンション管理

文書を探し出すのに時間がかかる。

文書の保管先がバラバラ。

機密性の高い文書でもだれでも見れてしまう。

セキュリティー管理が行われていない。

業務プロセスの問題がどこにあるのかわからない。

改善したくても、問題がわからない。（可視化されていな

い。）

どこで承認がとまっているのかわからない。

重要なファイルが個人のPCに保管されたままになっている。

重要な文書の紛失

同じファイルがたくさん存在する。

文書間の関連性がない

企業内情報の85%は非構造化データである。企業がかかえるマルチコンテンツを管理するプラットフォームが構築で

きていない。

業務の30%を適切な情報を探す時間に費

やしている。

3



コンテンツ管理におけるチャレンジ


文書を探し出すのに時間がかかる。文書の保管先が複数存在。

機密性の高い文書でもだれでも見れてしまう。セキュリティー管理が行われていない。

業務プロセスの問題がどこにあるのかわからない。改善したくても、問題がわからない。（可視化され

ていない。）



コンテンツ管理基盤排他制御、変更履歴、複合文書管理、検索

セキュリティー管理、キャプチャー

メタ情報管理、・・・

ビジネス・プロセス管理プロセス開発、プロセス・モニタリング

プロセス分析、シミュレーション

ダッシュボード、・・・

コンプライアンスへの対応ライフサイクル管理、リテンション管理

電子メール管理、監査証跡

トラッキング、・・・

課題チャレンジ

コンテンツのライフサイクル管理ができていない。リテンション管理


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コンテンツ管理におけるチャレジン

コンテンツ管理基盤排他制御、変更履歴、複合文書管理、検索

セキュリティー管理、キャプチャー

メタ情報管理、・・・

ビジネス・プロセス管理プロセス開発、プロセス・モニタリング

プロセス分析、シミュレーション

ダッシュボード、・・・

コンプライアンスへの対応ライフサイクル管理、リテンション管理

電子メール管理、監査証跡

トラッキング、・・・

課題チャレンジ

ECM基盤の構築Enterprise Content Management

ビジネス・コンテンツとは？様々な形で保有される、企業の重要な資産であるコンテンツを統合管理します。

管理されたコンテンツをどう使う？統合管理されたコンテンツが、ビジネス・プロセスと効率的に連動することにより強固

な企業基盤を構築します。

企業としての責任は？企業のビジネス基盤構築に必要な管理機

能を強化します。


文書を探し出すのに時間がかかる。文書の保管先が複数存在。

機密性の高い文書でもだれでも見れてしまう。セキュリティー管理が行われていない。

業務プロセスの問題がどこにあるのかわからない。改善したくても、問題がわからない。（可視化され

ていない。）



コンテンツのライフサイクル管理ができていない。リテンション管理


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設計・開発者

設計図面技術報告書申請書

.

利用者

ワークフロー　例）調達ワークフロー

作成、改訂

印刷部門レベルの

共有ドライブ

部門レベルの

共有ドライブ

課題①

どのファイルが最新なのかわからない。

同じファイルがたくさんある。

ファイルの保管先が複数存在。

ファイルの検索に時間がかかる。

課題②

フローで利用している紙文書が紛失してしまう。

誤って古いファイルを利用してしまう。

承認がどこで止まっているか分からない。

フローを改善したくても、問題点がわからない。

課題③

ファイルのライフサイクルが管理できていない。

重要な文書を紛失してしまった。

セキュリティーが管理されていない。

不十分なトレーサビリティー。

ECM基盤適用例　Before

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P32の絵（２００２＿０７＿２３重要UtilityEnergy・ppt）設計・開発者

設計図面技術報告書申請書

参照

Web経由

作成

改訂

ビジネス・プロセス例）調達プロセス

問題管理分析・トラッキング

ECMコンテンツ管理基盤

利用者

検索リンクコピー排他制御登録　

コンテンツ管理基盤コンテンツの一元管理、

変更履歴、複合文書管理、検索

セキュリティー管理、メタ情報管理

ビジネス・プロセス管理コンテンツ管理との融合

プロセスの自動化、監視、

問題点（ボトルネック）改善点の発見

コンプライアンスへの対応

ライフサイクル管理、リテンション管理

監査証跡

ECM基盤適用例　After

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市場

適合

度

2002 2004 2006 2008 2010

コンテンツ管理そのものは成熟期に差し掛かっています。　今後は、コンプライアンスと生産性向上のために、コンテンツとプロセスの統合が重要課題になる傾向にあります。

イメージ管理帳票管理

プロセスコンプライアンス

ECMのトレンド

8



ECMの導入にあたっては、プロセスとコンプライアンスとの融合が最も重要

コンテンツ、プロセス、コンプライアンスが完全融合されたECMプラットフォーム

コンテンツコンテンツの一元管理

変更管理、複合文書管理、検索、セキュリティー管理

、メタデータ管理

プロセスコンテンツ管理との融合

プロセスの

自動化、統合、最適化

問題点、改善点の発見

コンプライアンスレコード管理

電子メール管理

内部統制

情報漏えい防止IBMFileNet P8

ECMプラットフォーム

IBM ECM （FileNet P8）フォーカス・エリア

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IBM FileNet P8　アーキテクチャー

Third-Party Content Repositories

FileNet P8 ContentRepositories

FileNet Panagon®Repositories

IBM ContentRepositories

Repositories

LOB & Partner Solutions

Desktop Applications

Portals & Web Applications

Clients

Suites

Content

Web Site Manager

Document PublisherCapture ADRSharePoint

Integration

Team Collaboration Manager

Web Content Manager

Image Manager AE

Content Manager

Process

Business Process

Framework

Business Activity Monitor

Forms Manager

Business Process Manager

Compliance

Records Crawler

Email Manager

Records Manager

FileNet P8 Platform

ServicesApplication Services

Content, Process & Compliance Services

Content Federation Services

Dev

elop

Manage

SecurityIn

tegr

atio

n

同一のプラットフォーム上で、コンテンツ管理、プロセス管理、コンプライアンスを実現します。

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®

IBM FileNet P8 4.0

コンテンツ

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コンテンツ管理における機能要件

様々な型（文字列、数値、日付等）のメタデータの付加メタデータ管理

BPMと連動したワークフローの起動ワークフロー管理

メタデータによる閲覧メタデータ検索

全文検索テキスト検索検索

ドキュメントの登録、承認、閲覧、廃棄（またはアーカイブ）までを管理

ライフサイクル

履歴の自動保存、古いドキュメントの閲覧履歴管理

コンテンツ

チェックイン/チェックアウト排他制御理

他のエンタープライズシステム（ERP、CRM等）との統合インテグレーション

災害復旧配置に対応

ファーミング、クラスター配置

JAVA API、.NET API、Webサービス

殆どすべてのオープンOSに対応。J2EE対応

すべてのオペレーション・イベントをログ管理

きめ細かいACLの付加

LDAPサーバを利用したユーザ認証

拡張性・可用性

災害対策

分散配置

インターフェース

プラットフォームオープン

イベントログ

ACL

ユーザー管理

セキュリティー

IBM ECM詳細機能カテゴリー

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Application EngineWorkplace Custom App. P8 Suite

PE Java API CE Java API

Process Engine

Simulator Analyzer

Content Engine

Search

Security

Retrieve

Audit Import

Indexing

ContentDB

Directory

File SystemOLAP

DB

PE

Jav

a A

PI

Designer

Content Engine (CE)　コンテンツ操作（登録、検索、取得）やイベント、セキュリティー、認証

Process Engine (PE)　モデリング、ルーティング、シュミレーション、分析、ルール管理

Application Engine (AE)　Workplace、アプリケーション開発ツール、MS Office連携

.NET API

Java API Client Workplace Enterprise Mgr Capture .NET API Client Web Service Client

Java API

FileNet P8コアコンポーネント　アーキテクチャー

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ブラウザ・インターフェースで、フォルダー、ドキュメント構造を表示

豊富なメニュー提供により、きめ細かなコンテンツ管理を実現

チェックイン、チェックアウト機能による排他制御の実現

チェックアウトファイル操作メニュー

セキュリティー

FileNet Workplace 画面イメージ

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エンタープライズ・マネージャーによるクラス、プロパティーの柔軟な管理

FileNet 管理コンソール　画面イメージ

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アクティブコンテンツはP8のユニークな機能で、コンテンツの状態変化に対応してイベントを実施

例えば、eForm、画像のキャプチャ、ポータル(WebSphere、SharePointなど）により格納されたタイミングで、ワークフローを実施するなど

人と文書とプロセスの融合により、従来効率化が難しかった分野への適応が可能外部のイベント、変更

通知

変更を承認

レビュー、発行

レンダリング

作成

更新

削除

分類

ライブラリサービス

昇格

降格

ロック

ライフサイクルポリシー

ライフサイクルセキュリティー

コンテンツとプロセスの融合アクティブ・コンテンツ

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®

IBM FileNet P8 4.0

プロセス（BPM)

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FileNet BPM 適用例 Before

FileNet導入前のプロセス赤人的な処理

青半自動処理

緑自動処理

黄待ち

人的な処理、人に依存した処理がプロセスの待機、遅延を生んでいる。

メインプロセス、サブプロセスなど多岐にわたる。

プロセスが「可視化」されておらず、問題点がわかりにくい。

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プロセスに関わるコスト、時間を削減

ステップ数の削減、サブプロセスの削除、マニュアルタスクの削除

問題の可視化によるプロセスの改善

クライアントを含む総ての関係者が情報にアクセス可能

FileNet BPM 適用例 After

赤人的な処理

青半自動処理

緑自動処理

黄待ち

FileNet導入後のプロセス

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FileNet ビジネス・プロセス管理　3つのキーワード

②統合

①自動化

③最適化

デザイナーを利用した柔軟なプロセス管理と自動化を実現

Webサービスを利用した既存アプリケーションとの統合

シミュレーター、アナライザーを利用したプロセスの最適化

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コンテンツ指向ビジネス・プロセスの自動化

RulesEngine

　BPMNの取り込みによるプロセス作成の自動化

ルールエンジンと連携による条件判定の自動化　電子フォームを活用した入力の自動化

BPMN

インポート

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Webサービスを利用した外部アプリケーションとの統合

プロセスとビジネスに必要なアプリケーションとの連携

プロセスプラットホーム間でタスクをシェア

開発、実装の簡便さ

プロセスをサービスとして扱う

プロセスアプリケーションWebサービス

プロセスのオーケストレーション（組織化）

IBM FileNet P8 BPM Process Engine

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コンテンツ指向ビジネス・プロセスの最適化

認知（Identify）

シミュレート（Simulate）

検証（Validate）

適用（Deploy）分析（Analyze）

プロセス・アナライザー

プロセス・シミュレーター

プロセス・デザイナー

プロセス・モニター

プロセス・アナライザー（分析ツール）や、プロセス・シミュレーター（検証ツール）を活用して、継続的にプロセスを改善します。

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ビジネスプロセスモデリング Process Designer

ステップパレット共通ライブラリを格納

プロセスライブラリの再利用

Segments, Managed, Versioned, Secured

グラフィカルなモデラーをドラッグ＆

ドロップ

条件分岐及び、複雑な並行処理

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プロセスのシミュレーション

改善前改善後

IBM FileNet P8 BPM Simulator

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プロセス分析の可視化によるプロセス最適化

Reports

Data Cube

厳密で適切な情報の発見

柔軟なOLAPインフラ

ビューのカスタマイズ

キー・パフォーマンス・インジケーター（KPI）のトラッキング

リアルタイムな分析

IBM FileNet P8 BPM Analyzer

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迅速なBPMアプリケーションの作成を実現

柔軟な設定

プロセスとコンテンツの融合

ケース管理のためのアプリケーション

参考：ビジネス・プロセス・フレームワーク（BPF）

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®

IBM FileNet P8 4.0

コンプライアンス

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Record Management （レコード管理）とは？

レコードとは物理的あるいは電子的なデータを指します。

レコードは下記のいずれかの形式をとります。

– 文書、フォルダー、箱、磁気・オプティカルなどのメディア

レコード管理が適用する主な機能は、下記の3つです。

– 宣言（Declare）、分類（Classify）、ライフサイクル管理（Lifecycle)

保存ルールの例

Rule 1: 一時的なもの: 記録が不要になれば破棄

Rule 2: 会計年度 +7: 会計年度プラス７年間保存

Rule 3: 作成 + 5: 作成後５年後に破棄

Rule 5: Active + 3: 法廷終了後３年で破棄

Rule 6: Active +5: プロジェクト終了後５年で破棄

Rule 7: 永久保存: ２年後にレコード･センターに送付

Rule 8: 本年 +5 archival: ６年以内はアーカイブに転送

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FileNet P8 コンプライアンス関連コンポーネント

Records Manager

– FileNetリポジトリに対するレコード管理を提供

Records Crawler

– FileNetリポジトリ外に対するレコード管理を提供

Email Manager

– Emailサーバに対して、ユーザ受信トレイに対するレコード管理を提供

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ProveCompliance

Imaging

EmailManagement

File SystemManagement

ContentDiscovery

Records Management

FileNet P8アーキテクチャに融合し、コンテンツ、プロセス管理機能との統合を実現

リテンション管理、ポリシー管理

– レコードが生成されてから、破棄されるまでの一連のライフサイクルをポリシーに基づき管理

FileNetリポジトリ以外のファイルについても管理を行う

内部統制を確実に行うためのレコード管理を実現

FileNet P8 Records Manager 機能概要

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モニター

– P8 Records Crawlerはファイルシステム上に存在しているビジネスポリシーやルールを含んでいるファイルを自動的にモニターする。（例：スプレットシートに”予算”を含むファイル）

アクション

– プロファイルに指定された内容を実施（例：コピー、移動、削除、レコードとして申請、ワークフローを実施）

分類– P8 Record Managerのファイルプランと統合。ファイルプラ

ンに基づき確実な運用が可能

実施 – コンテンツとレコードがコントロールされ、セキュリティ、プラ

イバシー、コンプライアンスと監査がポリシーに基づいて行われる

ProveCompliance

Imaging

EmailManagement

File SystemManagement

ContentDiscovery

Records Management

FileNet P8 Records Crawler 機能概要

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P8 Records Craw ler

レコード取得ルールとプロファイル

ファイルプラン

ポリシー管理

FileNet P8Records Manager

管理されていないファイルシステム上のレコード

文書、スプレットシートWebコンテンツ、画像

PowerPoint

FileNet P8 ECM

ビジネスユーザー

ルールとプロファイルが適応

移動、コピー、消去

モニター及びレコードの定義付

け

FileNet P8 Records Crawler 動作概要

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