臺南市政府 研究發展考核委員會

資訊中心

臺南市政府 公文線上簽核推動計畫

推廣說明會 簡報

100/12/ 1

報告大綱

一.推動緣由

二.推動目標

三.工作小組

四.目前推動情形

五.明年度推動規劃

六.結論

2

一、推動緣由

3

1.因應行政院

「電子公文節能減紙推動方案」

1) 99年1月1月25日行政院頒定「電子公文節能減紙推動方案」，各機關(學校)於民國101年12月31日前，需達成以下目標 公文電子化處理，省紙30% (經濟部四省計畫中至104年提

升省紙比率至40%) 機關實施公文線上簽核作業，達成公文全程電子化

2) 行政院訂定之績效指標 因應公文實施電子化所節省的紙張，計有線上簽核節省紙張

、運用電子公布欄節省紙張、公文電子交換節省紙張及雙面列印等，惟為簡化績效指標之統計，暫採公文線上簽核績效指標計算

公文線上簽核績效指標＝公文線上簽核件數/(電子公文收文總數＋紙本來文線上簽核數＋自創簽稿數) × 100 ％。

節能績效指標＝公文採線上簽核處理節省分散辦公機關郵資費用＋使用公文電子交換節省郵資費用＋使用電子布告欄節省郵資費用。(公文實施電子化所節省的能源)

公文效率提升指標 = 實施前月平均處理天數－實施後月平均處理天數。(公文採行線上簽核減少公文處理時間) 4

2.因應文書、檔案及相關最新法規的修訂

檔案法 公文程式條例

檔案電子儲存 管理實施辦法

96.03.21

94.7.8

97.9.1

88.06.14

檔案法施行細則 94.01.03

99.12.

95.1.16

82.4.7

行政機關電子 資料流通實施 要點

96.6.7

監察院糾正及調 查案件追蹤管制 作業注意事項

院長交辦或指 示事項列管作 業要點

90.10.5 90.02.12

行政院及所屬 機關辦理答復 立法委員質詢 案件處理原則

文書處理手冊

88.01.05

行政院及所屬 各機關公務人 員電子識別證 管理作業要點 99.01.25

機關檔案管理資訊化作業要點

機關電子檔案管理作業要點

文書及檔案管理 電腦化作業規範 92.7.16

文書流程管理 作業規範

92.7.16

95.5.23

99.1.22

機關公文電 子交換辦法

機關公文傳 真作業辦法

機關檔案管 理作業手冊

5

有關公文線上簽核作業時所使用之公務電子識別證依行政院院頒「行政院

及所屬各機關公務人員電子識別證管

理作業要點」辦理。 電子憑證核發對象為各機關法定編制人員及聘

僱人員。其他人員(如司機、工友、臨時人員等

)由各機關(學校)視需要自行決定。

各機關(學校)人事單位需管理電子憑證之發放

使用。

7 二、推動目標

1.預計民國100年12月31日前，推動本府原使用過渡版公文管理系統之機關（單位）全面移轉至正式版公文管理系統並使用線上簽核作業。

2.預計民國101年12月底前，推動本府各級機關（單位）及學校達成以下目標：

1)各機關學校實施公文線上簽核作業。

2)依行政院院頒「電子公文節能減紙推動方案」逐年達減紙30%之目標。

8 三、工作小組

四、目前推動情形

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1.公文線上簽核決行層級

本府公文線上簽核之決行層級於初始之階段以推動至局(處)等機關首長為止，視推展狀況擴展至秘書長決行為止，未來亦將視推動狀況評估修訂公文線上簽核之決行層級。

推動對象 公文線上簽核之層級

市府一層 秘書長

本府各一級機關（單位） 機關首長 (如局（處）長或主委)

各區公所及府外各二級機關 機關首長或區長

本府所屬各級學校(含幼稚園及托兒所) 校（園、所）長

※今（100）年12月1日起已開放本府府內已上線機關，公文線上簽核作業決行層級可至

秘書長層級。

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2. 本府研考會與資訊中心自今（100）年7月1日起先行實施線上簽核作業，其餘機關學校賡續推動實施。

3. 公文線上簽核實施範圍為電子收文及承辦之公文，下列類別公文暫不適用線上簽核方式辦理： 1) 密件(含以上)公文。 2) 公文來文本文及附件頁數逾15頁者。 3) 公文保存年限逾10年者。 4) 來文附件為證書或採購憑證等類文件，須以附件正本進行審核

之公文。 5) 公文之附件為無法掃描者，如附件形式為書本、超過A3的工程

圖、或其他無法以掃描器進行掃描之附件(如錄影帶、採樣樣本等)等。

6) 來文附件含照片(經掃描後可能失真)之公文。 7) 採購招標簽呈。 8) 需分會其他尚未實施線上簽核機關之公文。

4. 自7月1日起陸續推動府內各機關(單位)使用公文

線上簽核作業，截至11/04止合計已實施公文線上

簽核作業之機關(單位)計有35個。

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※承辦人員畫面

13

227

2150

4528

9468

13845

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

16000

7月份 8月份 9月份 10月份 11月份

公文採用線上簽辦件數統計

已上線機關／單位 線上簽核件數及比例

7月1日至11月30日止，上線機關使用線上簽核之公文件數總計有

30,218件。

0

2

4

6

8

10

12

14

30%以上 20~30% 10~20% 10%以下

簽核比例統計

14

線上簽核比例為30%以上之機關／單位計有13個 線上簽核比例為20至30%之機關／單位計有 7個 線上簽核比例為10至20%之機關／單位計有 9個 線上簽核比例為10%以下之機關／單位計有 6個

5. 已上線機關(單位)線上簽核作業比例未達30%主要原因有下： 1) 須會辦其他尚未實施線上簽核機關／單位公文改以紙

本方式辦理。 2) 外來文件為紙本(如民間團體申請案件)。 3) 公文為需核章、證明類案件，需以紙本辦理。

4) 附件頁數多或不易掃瞄者(如契約、計畫書和工程報告書。

5) 同仁對於線上簽核作業不熟悉而轉以紙本方式辦理。

6. 為配合公文線上簽核之推動，目前已建置專案網站－「公文管理系統服務網」（http://odprj.tainan.gov.tw），公文相關之教育訓練教材、文件、安裝程式及問題反應等皆可於此網站反映或下載。

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1.提高線上簽核比例策略

1) 電子來文儘量維持線上簽核，勿轉為紙本簽辦。

2) 將適合線上簽核作業之紙本來文掃瞄轉成數位檔案。

3) 創／簽稿類別之公文（如開會通知、周知性質、 存查性質）請優先以線上簽核方式辦理

4) 因應部分同仁對線上簽核作業尚不熟悉，未來將提供數位學習教材於本府『府城e學苑』讓同仁無間斷的持續學習。

本府後續推動策略

2. 有關簽核時電子憑證之使用，本府採用「

自然人憑證」。

3. 今（100）年12月1日起開放本府府內各機

關（單位）公文線上簽核作業決行層級可

至秘書長層級。

4. 請各機關每月至行政院研考會網路填報系

統（http://edic.good.nat.gov.tw）確實

填報各項數據，俾便本府秘書處評估考核

各機關減紙推動績效。

18 五、明（101）年度推動規劃

1.明年度推動上線機關為各區公所、府外各級機關、警察局及各分局、衛生局及衛生所、環境保護局、消防局及所屬各級學校等（共計447個機關及學校），預計於101年12月前推動完成。(稅務局參加財政部財稅中心開發之系統)

2.因推動人力有限，無法一次提供大量資源投入協助各機關單位輔導實施線上簽核作業，故擬以一次一個機關（或學校）之體系，於考量人數及推動困難度之因素下，預計分為9大體系推動。

推動順位 推動機關範圍 主導機關 預計上線人數

1 其他機關 本府研考會(資訊中心)

60

2 消防局體系(局本部) 本府消防局 350

3 衛生局、所體系(局本部+37個衛生所) 本府衛生局 460

4 環保局體系(局本部) 本府環保局 500

5 戶政事物所體系(37個戶政所) 本府民政局 467

6 地政事務所體系(11個地政所) 本府地政局 475

7 區公所體系(37個區公所) 本府民政局 1971

8 警察體系(局本部+16個分局+3個大隊+2個隊) 本府警察局 5351

9 學校體系(4綜合高中+58國中+309個國小+1個幼園+22個托兒所)

本府教育局 3976

註1：其他機關包含殯管所、體育處、動物防疫所、仁愛之家、市立圖書館、臺南文化中心等機關共6個，將納入本府府內系統

註2：推動上線期程請洽各主導之一級機關

3.預請配合事項： 1) 筆硯編輯系統請到本府文書編輯共通服務平台

(http://edit.tainan.gov.tw/kw)申請帳號及下載安裝

程式。 2) 公文管理系統相關資訊請到本府公文管理系統服務網

(http://odprj.tainan.gov.tw/)下載或反映相關問題。

3) 數位學習教材將上架於本府「府城e學苑」（http://school.tncg.gov.tw）之學習平臺中。

4) 簽核時所使用之電子憑證，本府採「自然人憑證」，請

上線機關妥為安排自然人憑證申請期程。（大量申請自然人憑證時，請先洽詢機關鄰近的戶政事務所。）

5) 電子憑證核發對象為各機關法定編制人員及聘僱人員。

其他人員(如司機、工友、臨時人員等)由各機關(學校)視需要自行決定。

6) 各機關(學校)人事單位需管理電子憑證之發放使用。

http://edit.tainan.gov.tw/kw�http://odprj.tainan.gov.tw/�

7) 各上線機關(學校)已設定「系統機關管理者」，若上線

機關之同仁有問題時請先就近請教貴機關(學校) 之機

關管理者。

8) 上線期間各上線主導機關派有駐點輔導人員提供上線輔

導服務，敬請各上線機關妥為利用。

9) 各上線機關(學校)確定之推動計畫，請依各上線主導機

關函頒之「公文線上簽核推動計畫」推動之。

10) 請各機關(學校)每月至行政院研考會網路填報系統（

http://edic.good.nat.gov.tw）確實填報各項數據，

俾便本府秘書處評估考核各機關減紙推動績效。

22 六、結語

1. 本府為了讓縣市合併後公務流程順暢運作，強化

城市整體競爭力，並配合行政院「電子公文節能

減紙推動方案」之政府部門節能減碳措施，將目

前公文紙本簽核作業方式，逐步推動為線上簽核

作業模式，進而符合節能減紙效益，減少紙本公

文遞送時間，以提升公文處理效率。

2. 公文線上簽核只是增加一種更方便的公文簽辦方

式，並非全面取代以往紙本簽核，亦非要同仁改

變過去的習慣。

3. 推動公文管理線上簽核，不但可有效節能減紙，

亦可完成公文管理最後一哩的世紀工程。

簡報結束

謝謝您的參與及指教

23 針對以內容有疑問者請洽本府資訊中心本案承辦人 蘇建勳 hammer@mail.tainan.gov.tw 或本案駐府人員陳宛萱(2991111#8135)

臺南市政府�公文線上簽核推動計畫�推廣說明會�簡報報告大綱一、推動緣由1.因應行政院�「電子公文節能減紙推動方案」2.因應文書、檔案及相關最新法規的修訂投影片編號 6二、推動目標三、工作小組四、目前推動情形投影片編號 10投影片編號 11投影片編號 12已上線機關／單位�線上簽核件數及比例投影片編號 14投影片編號 15本府後續推動策略投影片編號 17五、明（101）年度推動規劃投影片編號 19投影片編號 20投影片編號 21六、結語簡報結束