1 | P a g e  

 

 ΠΟΛΥΤΕΧΝΕΙΟ ΚΡΗΤΗΣ 

ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ  

 e‐PROTOCOL on‐line  

version 1.0   

  

 Οδηγίες Χρήσης και Λειτουργίας 

     

ΦΟΡΕΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ Τμήμα Εκπαιδευτικής Υπολογιστικής Υποδομής   

Διεύθυνση Δικτύων, Τηλεπικοινωνιών και Υπολογιστικής Υποδομής ΠΟΛΥΤΕΧΝΕΙΟ ΚΡΗΤΗΣ 

 ΣΧΕΔΙΑΣΗ ‐ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 

Κοντογιάννης Παναγιώτης     

Χανιά Κρήτης, 2009 

2 | P a g e  

 

ΕΙΣΑΓΩΓΗ Καλώς ήρθατε στη διαδικτυακή Υπηρεσία Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου του Πολυτεχνείου Κρήτης.  Η εφαρμογή αυτή παρέχει τη δυνατότητα στους χρήστες της για: 

• Αρχειοθέτηση  και  πρωτοκόλληση  εγγράφων:  Οι  χρήστες  του  Τμήματος  Πρωτοκόλλου  έχουν  τη δυνατότητα  να  διαχειριστούν  τα  εισερχόμενα  και  τα  εξερχόμενα  έγγραφα  της  Υπηρεσίας,  με  την εισαγωγή  τους στην  Εφαρμογή Πρωτοκόλλου,  την  καταγραφή στοιχείων που βοηθούν στη  γρήγορη αναζήτηση και ανάκτησή τους, καθώς και στην αποθήκευση ηλεκτρονικών αντιγράφων τους. 

• Αναζήτηση εγγράφων: Οι μηχανισμοί γρήγορης και σύνθετης αναζήτησης βοηθούν τους χρήστες του Τμήματος  Πρωτοκόλλου  να  ανακτήσουν  τα  έγγραφα  του  ηλεκτρονικού  πρωτοκόλλου χρησιμοποιώντας  φίλτρα  κριτηρίων  αναζήτησης  πάνω  στα  δεδομένα  και  την  μετα‐πληροφορία  των εγγράφων. 

• Προβολή  των  εγγράφων  ανά  υπηρεσία:  Στην  παρούσα  έκδοση  της  εφαρμογής,  οι  προϊστάμενοι  ή ειδικά εξουδιοτημένοι υπάλληλοι υπηρεσιών του Πολυτεχνείου έχουν τη δυνατότητα πρόσβασης στο αρχείο με τα  πρωτοκολλημένα έγγραφα της υπηρεσίας τους.  

 

Εικόνα 1: Η διαδικτυακή εφαρμογή ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου 

Πιο αναλυτικά, η λειτουργικότητα της εφαρμογής διαθέτει τα παρακάτω χαρακτηριστικά: 

1. Πρωτοκόλληση Εγγράφων. 

2. Δημιουργία και αποθήκευση ψηφιακού αντιγράφου για κάθε έγγραφο. 

3. Εύκολη εισαγωγή των χαρακτηριστικών ενός εγγράφου, με τη χρήση μητρώων βοηθητικών στοιχείων. 

4. Προβολή και επεξεργασία των χαρακτηριστικών ενός εγγράφου μετά την πρωτοκόλλησή του. 

5. Δέσμευση αριθμού πρωτοκόλλου για μελλοντική χρήση. 

3 | P a g e  

 

6. Έκδοση απόδειξης ενός πρωτοκολλημένου εγγράφου. 

7. Πρωτοκόλληση ΑΠΑΝΤΗΣΗΣ ΣΕ ΕΓΓΡΑΦΟ με τον ίδιο ή νέο αριθμό πρωτοκόλλου. 

8. Παρουσίαση  συσχετιζόμενων  εγγράφων  (π.χ.  παρουσίαση  όλων  των  απαντήσεων  προς  ένα πρωτοκολλημένο έγγραφο). 

9. Καταγραφή  των  ενεργειών  των  χρηστών  του  πρωτοκόλλου  κατά  την  εισαγωγή  και  την  επεξεργασία εγγράφων. 

10. Δυνατότητα Απλής και Σύνθετης Αναζήτησης Εγγράφων με χρήση φίλτρων πάνω στα  χαρακτηριστικά τους. 

11. Δυνατοτητα  Συγκεντρωτικών  Εκτυπωτικών  με  χρήση  φίλτρων  πάνω  στα    χαρακτηριστικά  των εγγράφων. 

12. Ευέλικτη παρουσίαση του αρχείου των πρωτοκολλημένων εγγράφων βάσει χρονικών κριτηρίων  (π.χ. ΕΓΓΡΑΦΑ ΗΜΕΡΑΣ, ΕΓΓΡΑΦΑ ΕΒΔΟΜΑΔΑΣ κ.λπ.). 

13. Παραμετροποιημένος ορισμός του ΕΤΟΥΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗΣ  (π.χ.  για το Πολυτεχνείο Κρήτης το Έτος Πρωτοκόλλησης 2009 ξεκινά 01/09/2008 έως 31/08/2009. 

14. Υποστήριξη 3 διαφορετικών κατηγοριών χρηστών με διαφορετικούς ρόλους και διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης και εξουσιοδότησης ενεργειών στην εφαρμογή. 

15. Προσαρμοσμένο περιβάλλον εργασίας ανάλογα με το ρόλο του χρήστη. 

16. Παράλληλη πρωτοκόλληση εγγράφων από πολλούς χρήστες ταυτόχρονα. 

4 | P a g e  

 

ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΧΡΗΣΤΩΝ 

Η  εφαρμογή  υποστηρίζει  3  κύριες  κατηγορίες  χρηστών  με  διαφορετικές  ιδιότητες,  χαρακτηριστικά  και επίπεδα πρόσβασης  στη  λειτουργικότητα  και  τα δεδομένα  της  εφαρμογής πρωτοκόλλησης: Ο ΧΡΗΣΤΗΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ, Ο ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ ΚΑΙ Ο ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΣ ΧΡΗΣΤΗΣ. 

• Ο ΧΡΗΣΤΗΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ είναι ο υπάλληλος της υπηρεσίας πρωτοκόλλου που σε καθημερινή βάση διαχειρίζεται και πρωτοκολλεί όλα  τα έγγραφα  (εισερχόμενα,  εξερχόμενα)  του φορέα‐τμήματος  του πρωτοκόλλου  (εισαγωγή  νέων  εγγράφων,  δημιουργία  και  αποθήκευση  ψηφιακών  αντιγράφων, επεξεργασία  των  στοιχείων  ενός  εγγράφου,  δέσμευση  αριθμού  πρωτοκόλλου,  έκδοση  απόδειξης πρωτοκόλλησης  κ.λπ.).  Έχει  επίσης  τη  δυνατότητα  να  χρησιμοποιεί  τα  εργαλεία  εύρεσης  ενός εγγράφου  και  να  προχωρά  σε  έκδοση  εκτυπωτικών  με  συγκεντρωτικές  καταστάσεις πρωτοκολλημένων εγγράφων που θα του ζητηθούν. 

• Ο  ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ  ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ  είναι  ο  προϊστάμενος  της  υπηρεσίας  πρωτοκόλλου  ή  κάποιος υπάλληλος  της  υπηρεσίας  με  αυξημένες  αρμοδιότητες  στη  διαχείριση  του  περιεχομένου  της εφαρμογής.  Πιο  συγκεκριμένα,  έχει  ακριβώς  τις  ίδιες  δυνατότητες  με  αυτές  του  ΧΡΗΣΤΗ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ,  ενώ επιπλέον μπορεί:  (α)  να ορίζει  τα ΕΤΗ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗΣ του πρωτοκόλλου της υπηρεσίας του  (π.χ. στο  τέλος κάθε έτους πρωτοκόλλου θα πρέπει να προχωρήσει στον ορισμό του επομένου)  (β)  να διαχειρίζεται  τους λογαριασμούς πρόσβασης  των ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ ΧΡΗΣΤΩΝ οι οποίοι έχουν πρόσβαση στα πρωτοκολλημένα έγγραφα των υπηρεσιών τους. 

• ΟΙ  ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΙ  ΧΡΗΣΤΕΣ  είναι  εξουσιοδοτημένοι  υπάλληλοι  του  Πολυτεχνείου  που  έχουν  τη δυνατότητα να αναζητήσουν και να βρουν τα πρωτοκολλημένα έγγραφα που αφορούν την υπηρεσία τους (π.χ. ο γραμματέας του κ. Πρύτανη έχει τη δυνατότητα να αναζητήσει και να πάρει ηλεκτρονικό αντιγραφο εγγράφων που έχουν ανατεθεί από το κεντρικό πρωτόκολλο στην υπηρεσία ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΠΡΥΤΑΝΗ).  Φυσικά  δεν  έχουν  τη  δυνατότητα  να  κάνουν  πρωτοκόλληση  εγγράφων  ή  να  δουν πρωτοκολλημένα  έγγραφα  που  αφορούν  άλλες  υπηρεσίες.  Η  διαχείριση  των  λογαριασμών  των εξωτερικών χρηστών, οι οποίοι απαιτείται να έχουν λογαριασμό πρόσβασης στην εφαρμογή  (Όνομα Χρήστη και Κωδικό Πρόσβασης), γίνεται από το ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ της εφαρμογής. 

Μια διακεκριμένη κατηγορία χρήστη είναι ο ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ, ο οποίος έχει πλήρη πρόσβαση σε  όλα  τα  επίπεδα  της  εφαρμογής,  τη  δυνατότητα  να  δημιουργεί  νέα  πρωτόκολλα  για  άλλους  φορείς, τμήματα  ή  υπηρεσίες  του  Πολυτεχνείου  καθώς  και  να  διαχειρίζεται  τους  λογαριασμούς  των  ΧΡΗΣΤΩΝ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ και των ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΩΝ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ για κάθε νέο φορέα. 

5 | P a g e  

 

ΑΡΧΙΚΗ ΣΕΛΙΔΑ – ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΚΑΙ ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΣΗ ΧΡΗΣΤΗ 

Για  να  χρησιμοποιήσει  ένας  χρήστης  την  διαδικτυακή  εφαρμογή ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου θα πρέπει πρώτα  να  περάσει  από  τη  διαδικασία  πιστοποίησης  και  εξουσιοδότησης.  Έτσι  στην  αρχική  σελίδα  της εφαρμογής  ο  χρήστης  πρέπει  να  εισάγει  τα  στοιχεία  του  λογαριασμού  του  και  να  ορίσει  το  Τμήμα Πρωτοκόλλου στο οποίο θέλει να συνδεθεί. 

 

Εικόνα 2: Πιστοποίηση και εξουσιοδότηση χρήστη πρωτοκόλλου 

Κάθε χρήστης παραλαμβάνει τα στοιχεία του λογαριασμού του από:  

• το ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ (αν είναι ΧΡΗΣΤΗΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ ή ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ)  

• το ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ (αν είναι ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΣ ΧΡΗΣΤΗΣ)  

Η εφαρμογή ελέγχει την εγκυρότητα των στοιχείων του λογαριασμού του χρήστη και εφόσον διαπιστώσει ότι είναι χρήστης της εφαρμογής, τον εισάγει στο κεντρικό περιβάλλον εργασίας της εφαρμογής, το οποίο είναι προσαρμοσμένο ανάλογα με την κατηγορία του χρήστη. 

Το περιβάλλον εργασίας της εφαρμογής ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου αποτελείται από 3 βασικές περιοχές: (α) τη γραμμή πληροφοριών, (β) το κεντρικό μενού επιλογών και (γ) το χώρο εργασίας του χρήστη όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. 

• Στη γραμμή πληροφοριών που βρίσκεται στην περιοχή (1) της παρακάτω εικόνας αυτό που ξεχωρίζει είναι στο αριστερό άκρο το όνομα του Τμήματος στο οποίο έχει εισέλθει ο χρήστης (στο παράδειγμα είναι το TUC‐ΚΕΝΤΡΙΚΟ) ενώ στο δεξί άκρο εμφανίζεται το όνομα χρήστη (username) του λογαριασμού του  χρήστη  της  εφαρμογής  (στο  παράδειγμα  είναι  το  pkonto).  Επίσης  στη  γραμμή  πληροφοριών εμφανίζεται το βοηθητικό μενού επιλογών της εφαρμογής, με επιλογές για αποσύνδεση του χρήστη, κεντρική διαχείριση και στοιχεία επικοινωνίας. 

• Το κεντρικό μενού επιλογών  βρίσκεται σε οριζόντια διάταξη στην περιοχή  (2)  και μέσω drop‐down υπομενού παρέχει στο χρήστη όλη τη λειτουργικότητα της εφαρμογής.  

• Στην περιοχή (3) της εικόνας βρίσκεται ο χώρος εργασίας του χρήστη, στον οποίο παρουσιάζονται το περιεχόμενο και τα αποτελέσματα της λειτουργικότητας της εφαρμογής. 

6 | P a g e  

 

 

Εικόνα 3: Περιβάλλον εργασίας του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου 

7 | P a g e  

 

ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ ΚΑΙ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ 

Η  αρχειοθέτηση  και  η  πρωτοκόλληση  εγγράφων  μπορεί  να  πραγματοποιηθεί  από  τους  ΧΡΗΣΤΕΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ και τους ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΕΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ χρησιμοποιώντας το κεντρικό μενού επιλογής της εφαρμογής και την επιλογή ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ. 

Στη συνέχεια έχει τη δυνατότητα να προχωρήσει σε πρωτοκόλληση 3 διαφορετικών τύπων εγγράφων: (α) ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ, (β) ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ και (γ) ΑΠΑΝΤΗΣΗΣ ΣΕ ΕΝΑ ΕΓΓΡΑΦΟ που ήδη έχει πρωτοκολληθεί. 

 

Εικόνα 4: Επιλογή Πρωτοκόλλησης Εγγράφου 

Πρωτοκόλληση Εισερχομένου Εγγράφου 

O χρήστης επιλέγει από το κεντρικό μενού επιλογών ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ και Νέο Εισερχόμενο. 

 

Εικόνα 5: Πρωτοκόλληση Νέου Εισερχομένου Εγγράφου 

8 | P a g e  

 

Κατά την εισαγωγή ενός νέου εγγράφου,  ο ΧΡΗΣΤΗΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ έχει τη δυνατότητα να ορίσει ένα σύνολο χαρακτηριστικών του εγγράφου όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα: 

ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΓΓΡΑΦΟΥ 

Τύπος Εγγράφου:  Ο τύπος εγγράφου έχει ήδη οριστεί από την επιλογή του χρήστη από το κεντρικό μενού  και  μπορεί  να  είναι  ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΟ,  ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΟ  ή  ΑΠΑΝΤΗΣΗ  ΣΕ ΕΓΓΡΑΦΟ. 

Κράτηση:  Θα κρατηθεί ένας αριθμός πρωτοκόλλου για το έγγραφο και τα στοιχεία του θα συμπληρωθούν μεταγενέστερα. 

Αίτηση:  Δείχνει ότι το έγγραφο χρειάζεται απάντηση. 

ΑΠΟ 

Αρχή Έκδοσης:  Ο κύριος αποστολέας του εγγράφου εφόσον είναι κάποια αρχή (π.χ. Υπουργείο, Δήμος, Πανεπιστήμιο κ.λπ.) Ο χρήστης μπορεί να αναζητήσει το όνομα της αρχής έκδοσης από το μητρώο βοηθητικών αρχείων (καθώς πληκτρολογεί εμφανίζεται λίστα  με  τις  ΑΡΧΕΣ  ΕΚΔΟΣΗΣ  του  μητρώου  που  ταιριάζουν  με  αυτά  που πληκτρολογεί ο χρήστης). Αν η αρχή έκδοσης δε βρεθεί, ο χρήστης μπορεί να την συμπληρώσει και στη συνέχεια εφόσον το επιθυμεί να την εισάγει στο μητρώο βοηθητικών αρχείων (επιλογή add). 

Αποστολέας:  Ο αποστολέας του εγγράφου (συνήθως πρόσωπο). 

Ημερομηνία Έκδοσης:  Η  ημερομηνία  έκδοσης  του  εγγράφου  (για  διευκόλυνση  του  χρήστη συμπληρώνεται με  την  τρέχουσα ημερομηνία, η οποία μπορεί στη συνέχεια να τροποποιηθεί). 

Αριθμός Εγγράφου:  Ο αριθμός  του εγγράφου  (συνήθως υπάρχει σε έγγραφα που προέρχονται από κρατικές  υπηρεσίες  ή  φορείς  ή  επιχειρήσεις  που  διατηρούν  κεντρικό πρωτόκολλο). 

Τόπος Έκδοσης:  Ο τόπος έκδοσης του εγγράφου. Ο χρήστης μπορεί να χρησιμοποιήσει το μητρώο βοηθητικών αρχείων για να αναζητήσει και να εισάγει  τον τόπο έκδοσης, όπως και στην περίπτωση της Αρχής Έκδοσης. 

ΠΡΟΣ 

Παραλήπτης:  Ο κύριος παραλήπτης του εγγράφου. Ο χρήστης μπορεί να τον αναζητήσει από μητρώο  βοηθητικών  αρχείων  και  εφόσον  δεν  τον  βρει  να  τον  εισάγει  εάν  το επιθυμεί στο μητρώο βοηθητικών αρχείων (επιλογή add). 

Κοινοποίηση:  Οι παραλήπτες  στους  οποίους  κοινοποιείται  το  έγγραφο  (συνήθως πρόσωπα ή υπηρεσίες). 

Χρέωση σε υπηρεσία:  Είναι η υπηρεσία στην οποία χρεώνεται το έγγραφο που θα πρωτοκολληθεί και η οποία πρέπει πιθανώς να ενεργήσει. Ο  χρήστης μπορεί  να  την αναζητήσει από μητρώο βοηθητικών αρχείων και εφόσον δεν την βρει να την εισάγει στο μητρώο 

9 | P a g e  

 

βοηθητικών αρχείων εφόσον το επιθυμεί (επιλογή add).  

Βάσει  αυτής  της  επιλογής  δίνεται  η  δυνατότητα  σε  εξωτερικούς  χρήστες  που είναι υπεύθυνοι της υπηρεσίας να δουν τα έγγραφα που τους έχουν χρεωθεί. 

ΑΛΛΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΓΓΡΑΦΟΥ 

Θέμα:  To θέμα του εγγράφου. 

Περίληψη:  Η περίληψη του εγγράφου (πιο αναλυτική). 

Αριθμός Συνοδευτικών Εγγράφων: 

Ο αριθμός εγγράφων που πιθανώς να συνοδεύουν το κύριο έγγραφο. 

Σημειώσεις Χρήστη:  Σημειώσεις του χρήστη του πρωτοκόλλου. 

Τρόπος Επικοινωνίας:  Τρόπος με τον οποίο παρελήφθη το έγγραφο (π.χ. email, fax, επιστολή κ.λπ.). 

Κατάσταση εγγράφου:  Κατάσταση εγγράφου (ΣΕ ΕΞΕΛΙΞΗ, ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ κ.λπ.). 

ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗΣ 

Ηλεκτρονικό Αντίγραφο:  Το ηλεκτρονικό αντίγραφο του εγγράφου που θα πρωτοκολληθεί, σε μορφή pdf 

Φάκελος Αρχειοθέτησης:  Ο φάκελος αρχειοθέτησης του εγγράφου. 

Με την καταχώρηση του εγγράφου, το έγγραφο θα πρωτοκολληθεί και θα λάβει έναν αύξοντα αριθμό που μαζί με το έτος πρωτοκόλλησης καθορίζουν μοναδικά το έγγραφο, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. 

 

Εικόνα 6: Πρωτοκόλληση Εγγράφου 

10 | P a g e  

 

Πρωτοκόλληση Εξερχομένου Εγγράφου 

Η διαδικασία πρωτοκόλλησης ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΟΥ, είναι ακριβώς ίδια με την πρωτοκόλληση ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΟΥ, με  το  χρήστη  να  επιλέγει  από  το  κεντρικό  μενού  επιλογών  τις  επιλογές  ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ  και  Νέο Εξερχόμενο. 

Πρωτοκόλληση Απάντησης σε Έγγραφο 

Η πρωτοκόλληση ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΣΕ ΕΓΓΡΑΦΟ  διαφέρει από τους δύο άλλους τύπους εγγράφων διότι πρέπει να  ορίζουμε  αρχικά  σε  ποιο  έγγραφο  θέλουμε  να  απαντήσουμε.  Έτσι  όταν  ο  χρήστης  επιλέξει  από  το κεντρικό μενού επιλογών ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ και Απάντηση σε Έγγραφο, καλείται να επιλέξει από μια λίστα εγγράφων  (σε  μορφή  combo‐box)  το  έγγραφο  εκείνο  στο  οποίο  θα  απαντήσει  όπως  φαίνεται  στην παρακάτω εικόνα. 

 

Εικόνα 7: Πρωτοκόλληση Απάντησης σε Έγγραφο 

Εναλλακτικά ο χρήστης μπορεί να επιλέξει ένα έγγραφο από τα ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗΣ και το ΑΡΧΕΙΟ και μέσω αυτών να επιλέξει να απαντήσει όπως θα δούμε σε παρακάτω ενότητες. 

Στη συνέχεια ο χρήστης καλείται να συμπληρώσει τα χαρακτηριστικά του εγγράφου όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.  Κατά  τη συμπλήρωση  των  χαρακτηριστικών παρατηρούμε ότι ο  τύπος  του εγγράφου είναι πλέον ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΟΥ ή ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΟΥ,  ενώ αναγράφεται και ο ΑΡΙΘΜΟΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ του εγγράφου στο οποίο πρόκειται να απαντήσουμε. 

 

Εικόνα 8: Πρωτοκόλληση Απάντησης σε Έγγραφο 

11 | P a g e  

 

Η  ΑΠΑΝΤΗΣΗ  ΣΕ  ΕΓΓΡΑΦΟ  έχει  τη  δυνατότητα  να  διατηρήσει  τον  Αριθμό  Πρωτοκόλλου  του  αρχικού εγγράφου  στο  οποίο  απαντά  (προεπιλογή),  είτε  να  αποκτήσει  ένα  νέο  αριθμό  πρωτοκόλλου (ενεργοποιώντας το checkbox Νέος Αριθμός Πρωτοκόλλου). 

Για  διευκόλυνση  του  χρήστη  της  εφαρμογής,  το  έγγραφο  ΑΠΑΝΤΗΣΗ  ΣΕ  ΕΓΓΡΑΦΟ  που  πρόκειται  να καταχωρηθεί, έχει «κληρονομήσει» κάποια χαρακτηριστικά από το αρχικό έγγραφο όπως: 

• Η  Αρχή  Έκδοσης  και  ο  Αποστολέας  τα  οποία  όμως  αντιστρέφονται  και  εμφανίζονται  στη  θέση  του Παραλήπτη. 

• Ο Παραλήπτης που αντιστρέφεται και εμφανίζεται στη θέση της Αρχής Έκδοσης 

• Τις Κοινοποιήσεις 

• Το Θέμα του αρχικού εγγράφου στο οποίο έχει προστεθεί το πρόθεμα «ΑΠ:». 

Ο  χρήστης  της  εφαρμογής  μπορεί  να  προχωρήσει  στη  διόρθωση  των  παραπάνω  χαρακτηριστικών,  στη συμπλήρωση  των  υπολοίπων  και  στην  καταχώρηση  του  εγγράφου  το  οποίο  θα  λάβει  ένα  νέο  αριθμό πρωτοκόλλου  ή  τον  ίδιο  αριθμό  πρωτοκόλλου  με  το  αρχικό  έγγραφο  (ανάλογα  με  την  επιλογή  του χρήστη). 

12 | P a g e  

 

ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ 

Η  αναζήτηση  εγγράφων  είναι  μια  λειτουργικότητα  που  μπορεί  να  πραγματοποιηθεί  από  όλες  τις κατηγορίες  χρηστών  της  εφαρμογής  του  ηλεκτρονικού  πρωτοκόλλου.  Μόνο  που  στην  περίπτωση  των ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ  ΧΡΗΣΤΩΝ,  αυτοί  έχουν  πρόσβαση  μόνο  στα  έγγραφα που αφορούν  τις  υπηρεσίες  τους.  Η αναζήτηση εγγράφων μπορεί να γίνει από την επιλογή ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ του κεντρικού μενού της εφαρμογής μέσω δύο διαφορετικών επιλογών: (α) της ΓΡΗΓΟΡΗΣ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗΣ και της (β) ΣΥΝΘΕΤΗΣ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗΣ. 

 

Εικόνα 9: Αναζήτηση Εγγράφων 

Γρήγορη Αναζήτηση 

Στη  ΓΡΗΓΟΡΗ  ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ  ο  χρήστης  της  εφαρμογής  καλείται  να  αναζητήσει  ένα  έγγραφο χρησιμοποιώντας  ως  κριτήρια  αναζήτησης  ένα  ή  περισσότερα  από  τα  παρακάτω  τέσσερα  κριτήρια επιλογής: (α) Αριθμός Πρωτοκόλλου, (β) Θέμα, (γ) Αποστολέας, (δ) Παραλήπτης. 

Η ΓΡΗΓΟΡΗ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ακολουθεί τη λογική του τελεστή “OR” της BOOLEAN  ALGEBRA τόσο στη φράση αναζήτησης όσο και στα κριτήρια αναζήτησης.  

Αν π.χ.  αναζητούμε  τη φράση ΠΑΠΑΔΑΚΗΣ ΝΙΚΟΣ  για  τα  κριτήρια Αποστολέας  και Παραλήπτης,  θα μας επιστέψει όλα τα έγγραφα που περιέχουν στον Αποστολέα Η στον Παραλήπτη τις λέξεις «ΠΑΠΑΔΑΚΗΣ», «ΝΙΚΟΣ» και «ΠΑΠΑΔΑΚΗΣ ΝΙΚΟΣ». 

 

Εικόνα 10: Γρήγορη Αναζήτηση 

Πατώντας  το  πλήκτρο «Αναζήτηση»  η  εφαρμογή  θα  μας  εμφανίσει  μια  λίστα  με  όλα  τα  έγγραφα  που ικανοποιούν τα κριτήρια της αναζήτησής μας. Στο παράδειγμα της παρακάτω εικόνας αναζητήσαμε όλα τα έγγραφα του έτους 2009. 

13 | P a g e  

 

 

Εικόνα 11: Αποτελέσματα Αναζήτησης 

Πατώντας πάνω στο εικονίδιο με το «πράσινο βέλος»   στο τέλος κάθε γραμμής μπορούμε να δούμε περισσότερες  πληροφορίες  για  το  αντίστοιχο  έγγραφο,  ενώ  με  το  πλήκρο  «Εκτύπωση»  στο  τέλος  της λίστας  των  αποτελεσμάτων  μας  μπορούμε  να  στείλουμε  προς  εκτύπωση  τα  αποτελέσματα  της αναζήτησης.  Για  την  παρουσίαση  των  χαρακτηριστικών  κάθε  εγγράφου,  θα  μιλήσουμε  αναλυτικά  στην ενότητα ΠΡΟΒΟΛΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ. 

Σύνθετη Αναζήτηση 

Στη  ΣΥΝΘΕΤΗ  ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ  ο  χρήστης  της  εφαρμογής  καλείται  να  αναζητήσει  ένα  έγγραφο χρησιμοποιώντας ως  κριτήρια αναζήτησης  ένα ή  περισσότερα από  τα παρακάτω  κριτήρια  επιλογής:  (α) Αριθμός  Πρωτοκόλλου  (Από  –  Έως),  (β)  Ημερομηνία  Πρωτοκόλλησης  (Από  –  Έως),  (γ)  Θέμα,  (ε)  Τύπος Εγγράφου, (στ) Αποστολέας (Αρχή Έκδοσης και Αποστολέας), (ζ) Παραλήπτης (Προς και Κοινοποίηση), (η) Περίληψη  εγγράφου,  (θ)Κράτηση,  (ι)  Αίτηση,  (κ)  Κατάσταση  Εγγράφου,  (λ)  Χρέωση  σε  Υπηρεσία,  (μ) Χρήστης Πρωτοκόλλου. 

 

Εικόνα 12: Σύνθετη Αναζήτηση 

Η ΓΡΗΓΟΡΗ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ακολουθεί τη λογική του τελεστή “AND” της BOOLEAN  ALGEBRA τόσο στη φράση αναζήτησης όσο και στα κριτήρια αναζήτησης.  

14 | P a g e  

 

Αυτό  γίνεται  πιο  κατανοητό  αν  για  π.χ.  αναζητούμε  τα  έγγραφα  με  Ημερομηνία  Πρωτοκόλλησης  Από: 01/02/2009  Έως  31/3/2009  με  Αρχή  Έκδοσης  τη  «ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ  ΤΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ»  και  τύπο  εγγράφου «ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΟ». 

Πατώντας  το  πλήκτρο «Αναζήτηση», η  εφαρμογή  θα μας  εμφανίσει  μια  λίστα με  όλα  τα  έγγραφα που ικανοποιούν όλα τα κριτήρια της αναζήτησής μας με μορφή ίδια ακριβώς με αυτή των αποτελεσμάτων της γρήγορης αναζήτησης. 

Απλή Αναζήτηση βάσει Αριθμού Πρωτοκόλλου 

Στην  αρχική  σελίδα  της  εφαρμογής  δίνεται  η  δυνατότητα  στο  χρήστη  να  προχωρήσει  σε  μια  απλή αναζήτηση εγγράφων εισάγοντας τον Αριθμό Πρωτοκόλλου του εγγράφου στην Αναζήτηση με τη μορφή Αριθμός Πρωτοκόλλου/ Έτος Πρωτοκόλησης (π.χ. 12/2009) 

 

Εικόνα 13: Αναζήτηση βάσει αριθμού πρωτοκόλλου 

Πατώντας το πλήκτρο «Go», η εφαρμογή θα μας εμφανίσει μια λίστα με όλα τα έγγραφα που ικανοποιούν τo  κριτήριo  της  αναζήτησής  μας  με  μορφή  ίδια  ακριβώς  με  αυτή  των  αποτελεσμάτων  της  γρήγορης αναζήτησης. 

 

 

15 | P a g e  

 

ΠΡΟΒΟΛΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ 

Η προβολή εγγράφων είναι μια λειτουργικότητα που μπορεί να πραγματοποιηθεί από όλες τις κατηγορίες χρηστών  της  εφαρμογής  του  ηλεκτρονικού  πρωτοκόλλου. Μόνο  που  στην  περίπτωση  των  ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ ΧΡΗΣΤΩΝ, αυτοί έχουν πρόσβαση μόνο στα έγγραφα που αφορούν τις υπηρεσίες τους. 

 

Εικόνα 14: Προβολή Εγγράφων 

 Η προβολή εγγράφων μπορεί να γίνει από την επιλογή ΑΡΧΕΙΟ του κεντρικού μενού της εφαρμογής μέσω των  παρακάτω  επιλογών:  (α)  ΕΓΓΡΑΦΑ  ΗΜΕΡΑΣ  (β)  ΕΓΓΡΑΦΑ  ΕΒΔΟΜΑΔΑΣ  (γ)  ΕΓΓΡΑΦΑ  ΜΗΝΑ  (δ) ΕΓΓΡΑΦΑ ΕΤΟΥΣ (ε) ΟΛΑ ΤΑ ΕΓΓΡΑΦΑ (στ) ΚΡΑΤΗΣΕΙΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ.  

Έτσι,  ο  χρήστης  έχει  τη  δυνατότητα  να  προβάλει  τα  έγγραφα  που  πρωτοκολλήθηκαν  την  τρέχουσα ημερομηνία, την τελευταία εβδομάδα, τον τρέχοντα μήνα, το τρέχον έτος, να προβάλει όλα τα έγγραφα ή μόνο τα έγγραφα στα οποία έχει γίνει κράτηση και δεν έχουν συμπληρωθεί τα στοιχεία τους. Σε κάθε μια από  τις  παραπάνω  επιλογές  εμφανίζεται  η  λίστα  των  πρωτοκολλημένων  εγγράφων  με  την  παρακάτω μορφή. 

 

Εικόνα 15: Προβολή Πρωτοκολλημένων Εγγράφων 

Επειδή  κάθε  λίστα  εγγράφων  μπορεί  να  περιλαμβάνει  πολύ  μεγάλο  αριθμό  εγγράφων,  τα  τελευταία εμφανίζονται με σειρά φθίνουσας ταξινόμησης ως προς τον αριθμό πρωτοκόλλησης, σε πολλές σελίδες. 

Στο τέλος κάθε λίστας εγγράφων υπάρχει το πλήκρο «Εκτύπωση» όπου ο χρήστης μπορεί να στείλει προς εκτύπωση το περιεχόμενο της λίστας των εγγράφων, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.  

16 | P a g e  

 

 

Εικόνα 16: Υπόδειγμα Εκτπυπωτικού 

Σε  κάθε  έγγραφο αντιστοιχεί  μια  γραμμή που περιγράφει  τον  Τύπο  του  εγγράφου  (το αρχικό  εικονίδιο αναπαριστά αν το έγγραφο είναι ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΟ, ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΟ ή ΑΠΑΝΤΗΣΗ), τον Αριθμό Πρωτοκόλλου, το  θέμα  του,  τον  Αποστολέα  (προκύπτει  από  τη  σύνθεση  της  Αρχής  Έκδοσης  και  του  Αποστολέα  ενός εγγράφου), τον Παραλήπτη (προκύπτει από τη σύνθεση του Παραλήπτη και της Υπηρεσίας που χρεώνεται το έγγραφο), και την Ημερομηνία Πρωτοκόλλησης.  

Διαπιστώνουμε ότι μπορούμε να έχουμε περισσότερα του ενός έγγραφα με τον ίδιο αριθμό πρωτοκόλλου (π.χ. έχουμε 2 έγραφα με αριθμό πρωτοκόλλου 4/2009, διότι πρόκειται για ένα ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΟ έγγραφο και την απάντησή του).  

Πατώντας πάνω στο εικονίδιο με το «πράσινο βέλος»   στο τέλος κάθε γραμμής μπορούμε να δούμε περισσότερες πληροφορίες για το αντίστοιχο έγγραφο, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. 

Πρόκειται  για  τη  Συνοπτική  προβολή  του  εγγράφου  4/2009  όπου  εμφανίζονται  περισσότερες πληροφορίες για το έγγραφο όπως Αρχή Έκδοσης, Αποστολέας, Παραλήπτης, Κοινοποίηση σε, Χρέωση σε Υπηρεσία, Περίληψη, Ημ. Έκδοσης, Φάκελος Αρχειοθέτησης ενώ υπάρχει πρόσβαση και στο ηλεκτρονικό αντίγραφο του εγγράφου. 

 

Εικόνα 17: Συνοπτική προβολή ενός εγγράφου 

Επιπλέον ο χρήστης  του πρωτοκόλλου έχει  τη δυνατότητα να προχωρήσει στις παρακάτω ενέργειες:  (α) Προβολή, (β) Επεξεργασία, (γ) Έκδοση Απόδειξης και (δ) Απάντηση. 

17 | P a g e  

 

Σημείωση: Στις παραπάνω ενέργειες πρόσβαση έχουν μόνο οι ΧΡΗΣΤΕΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ και ο ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ  της  εφαρμογής.  Οι  ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΙ  ΧΡΗΣΤΕΣ  της  εφαρμογής  έχουν  πρόσβαση  μόνο  στην επιλογή (α) Προβολή. 

• Από το πλήκτρο «Προβολή» ο χρήστης μπορεί να δει όλα τα χαρακτηριστικά του πρωτοκολλημένου εγγράφου,  πιθανές  απαντήσεις  που  έχουν  δοθεί  στο  συγκεκριμένο  έγγραφο  καθώς  και  όλες  τις ενέργειες  των  χρηστών  του πρωτοκόλλου που έχουν γίνει  για  την καταχώρηση και  την επεξεργασία του εγγράφου. 

• Από το πλήκτρο «Επεξεργασία» ο χρήστης μπορεί να δει και να επεξεργαστεί όλα τα χαρακτηριστικά του πρωτοκολλημένου εγγράφου. Όλα τα χαρακτηριστικά του εγγράφου μπορούν να τροποποιηθούν, εκτός από τον τύπο του εγγράφου, τον αριθμό και την ημερομηνία πρωτοκόλλησης. Να σημειωθεί ότι κάθε  ενέργεια  εισαγωγής,  επεξεργασίας  ή  τροποποίησης  των  χρηστών  του  πρωτοκόλλου καταγράφεται από το σύστημα. 

• Από το πλήκτρο «Έκδοση Απόδειξης» ο χρήστης μπορεί να εκτυπώσει απόδειξη πρωτοκόλλησης ενός εγγράφου, εφόσον του ζητηθεί. Για τη σύνδεση της έκδοσης απόδειξης, λαμβάνονται υπόψη κάποια βοηθητικά  στοιχεία  που  σχετίζονται  με  το  Τμήμα‐Φορέα  του  Πρωτοκόλλου  όπως  το  όνομα  του Τμήματος, η διεύθυνσή του, το όνομα του  προϊσταμένου του τμήματος κ.λπ. 

• Τέλος, από  το πλήκτρο «Απάντηση» ο χρήστης μπορεί να επιλέξει  το συγκεκριμένο έγγραφο για να καταχωρήσει  και  να  πρωτοκολλήσει  μια  ΑΠΑΝΤΗΣΗ  ΠΡΟΣ  ΕΓΓΡΑΦΟ  ακολουθώντας  τη  διαδικασία εισαγωγής απάντησης που αναφέρθηκε σε προηγούμενη ενότητα. 

Στις παρακάτω εικόνες, φαίνονται παραδείγματα Παρουσίασης, Επεξεργασίας και Έκδοσης Απόδειξης για ένα έγγραφο. 

18 | P a g e  

 

 

Εικόνα 18: Προβολή Εγγράφου 

19 | P a g e  

 

 

Εικόνα 19: Επεξεργασία Εγγράφου 

 

Εικόνα 20: Έκδοση Απόδειξης 

20 | P a g e  

 

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ 

Η  διαχείριση  του  πρωτοκόλλου  ενός  τμήματος‐φορέα  αναφέρεται  σε  μια  σειρά  λειτουργιών/ενεργειών που αφορούν: (α) την εισαγωγή βοηθητικών στοιχείων που περιγράφουν ένα έγγραφο, (β) τη διαχείριση των ετών πρωτοκόλλησης και (γ) τη διαχείριση των ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ ΧΡΗΣΤΩΝ του πρωτοκόλλου και μπορεί να γίνει  από την επιλογή ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ του κεντρικού μενού της εφαρμογής μέσω των παρακάτω επιλογών: (α) ΒΟΗΘΗΤΙΚΑ ΑΡΧΕΙΑ (β) ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ και (γ) ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΧΡΗΣΤΩΝ αντίστοιχα.  

 

Εικόνα 21: Διαχείριση Πρωτοκόλλου 

Στις λειτουργίες  (β)  και  (γ)  δυνατότητα πρόσβασης έχει μόνο ο ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ,  ενώ στην λειτουργία  (α)  δυνατότητα  πρόσβασης  έχει  ο  ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ  ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ  και  ο  ΧΡΗΣΤΗΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ. 

Βοηθητικά Αρχεία 

 

Εικόνα 22: Διαχείριση μητρώων βοηθητικών αρχείων 

Tα  βοηθητικά  αρχεία  χρησιμοποιούνται  από  την  εφαρμογή  του  ηλεκτρονικού  πρωτοκόλλου  κατά  την εισαγωγή‐πρωτοκόλληση  εγγράφων  καθώς  και  από  την  αναζήτηση  εγγράφων  για  τη  διευκόλυνση  των χρηστών της εφαρμογής.  

Συγκεκριμένα,  πρόκειται  για  (α)  τις  Εσωτερικές  Υπηρεσίες  του  Τμήματος‐Φορέα  (χρησιμοποιούνται  ως Αρχή Έκδοσης στα εξερχόμενα έγγραφα και ως Παραλήπτης στα εισερχόμενα έγγραφα), (β) τις Εξωτερικές Υπηρεσίες  (χρησιμοποιούνται  ως  Αρχή  Έκδοσης  στα  εισερχομενα  έγγραφα  και  ως  Παραλήπτης  στα εξερχόμενα έγγραφα), (γ) τις Υπηρεσίες Ανάθεσης, (δ) τον Τόπο Έκδοσης, (ε) τον Τρόπο Επικοινωνίας, (στ) την Κατάσταση Εγγράφων και   (ζ) τους Φακέλους Αρχειοθέτησης. Οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα μέσω 

21 | P a g e  

 

διαχειριστικών φορμών να εισάγουν νέα στοιχεία,  να επεξεργαστούν ή να διαγράφουν στοιχεία από  τα μητρώα κάθε ενός από τα παραπάνω βοηθητικά στοιχεία. 

Να θυμίσουμε ότι τα μητρώα των Εσωτερικών Υπηρεσιών, Εξωτερικών Υπηρεσιών,  Υπηρεσιών Ανάθεσης και  Τόπων  Έκδοσης  μπορούν  να  ενημερώνονται  αυτόματα  και  κατά  τη  διαδικασία  εισαγωγής  – πρωτοκόλλησης εγγράφων. 

Ρυθμίσεις 

Από  τις  ρυθμίσεις,  ο  ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ  ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ  έχει  τη  δυνατότητα  να  διαχειριστεί  τα  Έτη Πρωτοκόλλησης.  Συγκεκριμένα,  έχει  τη  δυνατότητα  μέσω  διαχειριστικών  φορμών  να  εισάγει,  να επεξεργαστεί ή να διαγράψει έτη πρωτοκόλλησης, ορίζοντας για κάθε έτος την Ημερομηνία Έναρξης και την Ημερομηνια Λήξης του Έτους.  

 

Εικόνα 23: Διαχείριση Ετών Πρωτοκόλλησης 

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: 

(α)  Κάθε φορά που  ολοκληρώνεται  ένα  Έτος Πρωτοκόλλου,  ο  διαχειριστής  περιεχομένου  θα  πρέπει  να ορίζει το επόμενο Έτος Πρωτοκόλλησης.  

(β)Σε  ένα  Έτος  Πρωτοκόλλησης  το  οποίο  περιέχει  έστω  και  ένα  πρωτοκολλημένο  έγγραφο,  δεν  είναι δυνατή η επεξεργασία ή η διαγραφή του από τον ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ. 

Διαχείριση Χρηστών 

Από  τη  διαχείριση  χρηστών,  ο  ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ  ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ  έχει  τη  δυνατότητα  να  διαχειριστεί  τους ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΥΣ  ΧΡΗΣΤΕΣ  του  πρωτοκόλλου  του  Τμήματος‐Φορέα  που  έχει  την  ευθύνη.  Έτσι  έχει  τη δυνατότητα μέσω διαχειριστικών φορμών  να εισάγει, να επεξεργαστεί και να διαγράψει τους χρήστες του πρωτοκόλλου. 

 

Εικόνα 24: Διαχείριση Εξωτερικών Χρηστών Πρωτοκόλλου 

Κατά  την  εισαγωγή  ενός  νέου  ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΥ  ΧΡΗΣΤΗ,  ο  ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ  ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ  καθορίζει  τα προσωπικά  στοιχεία  του  χρήστη,  τα  στοιχεία  του  λογαριασμού  του  (Όνομα  Χρήστη  και  Κωδικό Πρόσβασης)  καθώς  και  την  υπηρεσία  για  την  οποία  έχει  την  ευθύνη.  Ο  εξωτερικός  χρήστης  θα  έχει  τη δυνατότητα προβολής και αναζήτησης σε όλα τα έγγραφα του πρωτοκόλλου τα οποία κατά την εισαγωγή τους έχουν χρεωθεί στην υπηρεσία για την οποία είναι υπεύθυνος ο εξωτερικός χρήστης. 

22 | P a g e  

 

ΜΕΛΛΟΝΤΙΚΕΣ ΕΠΕΚΤΑΣΕΙΣ 

Οι μελλοντικές επεκτάσεις της εφαρμογής του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου, συνοψίζονται στην παρακάτω λειτουργικότητα: 

1. Αυτόματη ενημέρωση με email των υπηρεσιών στις οποίες χρεώνεται ένα έγγραφο. 

2. Υποστήριξη  συστήματος  alert  για  έγγραφα  για  τα  οποία  έχει  γίνει  κράτηση  αλλά  δεν  έχουν συμπληρωθεί,  καθώς  και  για  έγγραφα  που  έχουν  χαρακτηριστεί  ως  αιτήσεις  και  «χρήζουν» απάντησης. 

3. Επέκταση του συστήματος διαχείρισης των χρηστών της εφαρμογής ώστε οι ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΙ ΧΡΗΣΤΕΣ: (α) να μπορούν να είναι υπεύθυνοι για περισσότερες από μία υπηρεσίες, και  (β)  να χρησιμοποιούν τον ίδιο  λογαριασμό  για  να  έχουν  πρόσβαση  σε  διαφορετικά  πρωτόκολλα  (π.χ.  η  ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ  ΤΗΣ ΠΡΥΤΑΝΕΙΑΣ να χρησιμοποιεί τον ίδιο λογαριασμό για το κεντρικό πρωτόκολλο του Πολυτεχνείου και το πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ). 

4. Σύνδεση του συστήματος εξουσιοδότησης και πιστοποίησης της εφαρμογής με τον κεντρικό LDAP του Πολυτεχνείου. 

5. Συσχέτιση των ανεξαρτήτων πρωτοκόλλων της εφαρμογής μεταξύ τους με τον ορισμό ρόλων. Π.χ. να μπορεί  το  περιφερειακό  πρωτόκολλο  μιας  υπηρεσίας  του  Πολυτεχνείου  να  λαμβάνει  αυτόματα ως «Εισερχόμενα προς Πρωτοκόλληση» τα έγγραφα από το Κεντρικό Πρωτόκολλο του Πολυτεχνείου που το αφορούν και να προχωρά στη δική του πρωτοκόλληση. Αντιστρόφως, να έχει τη δυνατότητα τα δικά του εξερχόμενα έγγραφα αφού  τα πρωτοκολλήσει στο περιφερειακό πρωτόκολλο,  να  τα στέλνει ως «Εξερχόμενα προς Πρωτοκόλληση» στο Κεντρικό Πρωτόκολλο του Πολυτεχνείου. 

6. Σύνδεση  με  εφαρμογή  διαχείρισης  ροής  ενεργειών  των  υπαλλήλων  μιας  υπηρεσίας.  Μέσω  της εφαρμογής αυτής,  θα είναι δυνατό ο προϊστάμενος μιας υπηρεσίας  να κάνει ανάθεση εργασιών σε υφισταμένους  του εφόσον ένα  έγγραφο απαιτεί  τη λήψη ενεργειών  (έχει  χαρακτηριστεί ως αίτηση) και να παρακολουθεί την εξέλιξη τους ώς τη διεκπαιρέωση του.