T.C.

AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI

Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı

ERASMUS+

ANA EYLEM 1:

BİREYLERİN ÖĞRENME HAREKETLİLİĞİ

Program Ülkeleri Arasında

Yükseköğretimde Öğrenci ve Personel Hareketliliği

Yükseköğretim Kurumları için El Kitabı

2018 Sözleşme Dönemi

Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı tarafından, 2018

sözleşme dönemi kapsamında hareketlilik faaliyeti gerçekleştiren yükseköğretim kurumları

için hazırlanmış olan bu El Kitabı hükümleri, 2018 sözleşme dönemi kapsamında seçilen

öğrenci ve personel için geçerlidir.

2

İÇİNDEKİLER

I. EL KİTABININ AMACI, YAPISI ve TANIMLAR ...................................................... 4 1. Sık Kullanılan Tanımlar .................................................................................................. 4 2. Tarafsızlık ve Şeffaflık İlkesi.......................................................................................... 5

3. Kurumlararası Anlaşmalar .............................................................................................. 5

II. ÖĞRENCİ HAREKETLİLİĞİ - STUDENT MOBILITY (SM) ..................................... 6 1. Öğrenci Hareketliliği Faaliyetleri ................................................................................... 6 2. Faaliyetlerin Tanımı ........................................................................................................ 6

2.1. Öğrenci Hareketliliği-Öğrenim (SMS) ................................................................... 6 2.2. Öğrenci Hareketliliği-Staj (SMP) ........................................................................... 7

3. Öğrenci Hareketliliğinde Süreler .................................................................................... 8 3.1. Tek Faaliyet İçin Asgarî ve Azamî Süreler ............................................................ 8

3.2. Toplam Faaliyet Süresi Sınırı ................................................................................. 9 4. Hareketliliğe Katılacak Öğrencilerin Belirlenmesi ......................................................... 9

4.1. Öğrenci Seçimi ....................................................................................................... 9

4.2. Seçim Şartları ve Seçimde Kullanılan Belgeler ................................................... 10 4.2.1. Asgari Şartlar .................................................................................................. 10 4.2.2. Seçim Ölçütleri. .............................................................................................. 11

4.2.3 Not Dökümü. .................................................................................................. 12 4.2.4. Yabancı Dil kurumları. ................................................................................... 13

4.3. Başvuru İlanı ........................................................................................................ 14 4.4. Başvuru ................................................................................................................. 15

4.5. Seçim Kararı ......................................................................................................... 16 4.6. Seçim Sonuçlarının İlanı ...................................................................................... 16

4.7. Seçim Sonuçlarına İtiraz ...................................................................................... 16 5. Seçim Sonrası Süreç ve Seçilen Öğrencilerin Bilgilendirilmesi .................................. 16 6. Hibe Desteği, Süre ve Hibe Hesaplamaları .................................................................. 17

6.1. Gidilen Ülkelere Göre Aylık Hibe Miktarları ...................................................... 17

6.2. Süre ve Hibe Hesaplamaları ................................................................................. 18 7. Öğrenciye Yapılacak Ödeme ........................................................................................ 19 8. Ödemede Kesinti Yapılması ......................................................................................... 20 9. Akademik Tanınma ....................................................................................................... 21

10. Çevrimiçi Dil Desteği (OLS) ...................................................................................... 22 10.1. Çevrimiçi Dil Desteğinin Kapsamı .................................................................... 22 10.2. Çevrimiçi Dil Sınavları ve Kurslarına Katılım ................................................... 23

11. Faaliyet Süresinin Uzatılması ..................................................................................... 24 12. Planlanan Faaliyet Dönemi Tamamlanmadan Dönülmesi .......................................... 24 13. Faaliyet Süresine Ara Verilmesi ................................................................................. 25 14. Vatandaşı Olunan Ülkeye Gidiş ................................................................................. 25 15. Elektronik Belge Kullanılması .................................................................................... 25

16. Hibesiz (“0” Hibeli) Öğrenci Olma Durumu .............................................................. 25 17. Akademik Ücretler ...................................................................................................... 26 18. Ulusal Hibe ve Burslar ................................................................................................ 26 19. Sigorta Yükümlülükleri .............................................................................................. 26

20. Öğrenci Hareketliliği Belgeleri ................................................................................... 26

III. PERSONEL HAREKETLİLİĞİ - STAFF MOBILITY (ST) ................................... 29 1. Personel Hareketliliği Faaliyetleri ................................................................................ 29

3

2. Faaliyetlerin Tanımı ...................................................................................................... 29

2.1. Personel Ders Verme Hareketliliği ....................................................................... 29

2.2. Personel Eğitim Alma Hareketliliği ..................................................................... 29

3. Personel Hareketliliğinde Süreler………………………………………………...

3.1. Personel Ders Verme Hareketliliği için Asgarî ve Azamî Süreler ....................... 30

3.2. Personel Eğitim Alma Hareketliliği için Asgarî ve Azamî Süreler ...................... 30 4. Hareketliliğe Katılacak Personelin Belirlenmesi .......................................................... 31

4.1. İlan Süreci ............................................................................................................. 31 4.2. Başvuru Süreci ..................................................................................................... 31 4.3. Değerlendirme Süreci ........................................................................................... 32

4.3.1 Asgari Şartlar ................................................................................................... 32

Değerlendirme Ölçütleri. ................................................................................. 32 4.4. Seçim Sonuçlarının İlanı ...................................................................................... 33 4.5. Seçim Sonuçlarına İtiraz ...................................................................................... 33

5. Seçim Sonrası Süreç ..................................................................................................... 33

6. Hibe Desteği ................................................................................................................. 34 6.1. Temel Bilgiler ....................................................................................................... 34 6.2. Gidilen Ülkelere Göre Günlük Hibe Miktarları ................................................... 34 6.3. Hibe Hesaplamaları .............................................................................................. 35

6.3.1 Gündelik Hesaplamaları. ................................................................................. 35 6.3.2. Seyahat Gideri Hesaplamaları. ....................................................................... 35

7. Personele Yapılacak Ödeme ......................................................................................... 37 8. Ödemede Kesinti Yapılması ......................................................................................... 37 9. İkinci Kez Hibe Alınması Durumu ............................................................................... 37

10. Hibesiz (“0” Hibeli) Personel Olma Durumu ............................................................. 37

11. Vatandaşı Olunan Ülkeye Gidiş ................................................................................. 38 12. Elektronik Belge Kullanılması .................................................................................... 38 13. Personel Ders Verme Hareketliliği için Düzenlenmesi Gereken Belgeler ................. 38

14. Personel Eğitim Alma Hareketliliği için Düzenlenmesi Gereken Belgeler ................ 39

IV. ENGELLİ ÖĞRENCİLER VE ÜNİVERSİTE PERSONELİ İÇİN İLAVE

HİBELER ............................................................................................................................ 39

V. KURUMSAL DESTEK HİBESİ (KD) ........................................................................ 41

VI. DERS KATALOĞU ..................................................................................................... 42

VII. ERASMUS HAREKETLİLİĞİNİN YÜRÜTÜLMESİ VE ERASMUS OFİSLERİ

……………………………………………………………………………………………...44

VIII. ERASMUS OFİSİNİN ERİŞEBİLİRLİĞİ, GÖRÜNÜRLÜK VE ZORUNLU

LOGOLARIN KULLANIMI…………………………………………………………….45

IX. DENETİMLER VE İZLEME ZİYARETLERİ ........................................................ 45

X. TERİMLER SÖZLÜĞÜ ............................................................................................... 46

4

I. EL KİTABININ AMACI, YAPISI ve TANIMLAR

Bu El Kitabı, yükseköğretim kurumlarının hareketlilik faaliyetlerini gerçekleştiren

birimlerine (uluslararası ilişkiler ofisleri / dış ilişkiler ofisleri / Erasmus ofisleri / AB ofisleri

ve proje ofisleri vb.) hareketlilik faaliyetlerinin işleyişine ilişkin kural ve ilkeleri göstermek

ve kendi uygulama sistemlerini kurmalarına yardımcı olmak amacıyla hazırlanmıştır.

Yükseköğretim Kurumları ve konsorsiyum koordinatörleriyle imzalanan hibe sözleşmesi ve

ECHE taahhütlerinin yanı sıra El Kitabı’nda belirtilen ilke ve kurallara uyulması zorunludur.

El Kitabı’nda yer alan bilgilere dayanak olan belgeler öncelik sırası ile aşağıda verilmektedir:

1- Erasmus+ Program Rehberi

2- Avrupa Komisyonu hibe başvurusu ve sözleşme belgeleri

3- AB Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi tarafından belirlenen ve duyurulan

kurallar

Bu El Kitabı’nda yer alan ilke ve kuralların Erasmus+ Program Rehberi ile Avrupa

Komisyonu’nun yükseköğretim hareketliliğiyle ilgili diğer belgeleriyle çelişki taşıması

durumunda, Komisyon belgelerinde yer alan ilke ve kurallar geçerlidir.

El Kitabı, yalnızca uygulamaya ilişkin özet bilgiler içermekte olup, El Kitabı’nda yer

almayan bilgiler için Erasmus+ Program Rehberi ve Avrupa Komisyonu’nun

yükseköğretimde öğrenci ve personel hareketliliği ile ilgili belgelerine başvurulması esastır.

El Kitabı’ndaki hükümlerin uygulanmasına ilişkin her türlü soru ve sorun, , AB Eğitim ve

Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı Yükseköğretim Koordinatörlüğü’ne

yuksekogretim@ua.gov.tr e-posta adresi üzerinden iletilebilir.

1. Sık Kullanılan Tanımlar

Komisyon: Avrupa Komisyonunu,

Merkez: Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığını,

Yararlanıcı: 2014-2020 Erasmus+ Programı döneminde, hareketlilik faaliyeti

gerçekleştirmek üzere Merkezle Hibe Sözleşmesi imzalayan yükseköğretim kurumunu ve

Konsorsiyum Koordinatör Kuruluşunu,

Erasmus ofisi: Yükseköğretim kurumunda hareketlilik faaliyetlerini gerçekleştirme işini

yürüten birimi (Uluslararası İlişkiler Birimi, Dış ilişkiler Birimi, Proje Ofisi, AB Ofisi vb.),

Ev Sahibi Yükseköğretim Kurumu - (Home Institution): Öğrencinin kayıtlı olduğu veya

personelin çalışmakta olduğu Türkiye’deki yükseköğretim kurumunu,

Gidilecek/Misafir Olunacak/Olunan Kurum - (Host Institution): Öğrencinin veya personelin

hareketlilik faaliyetini gerçekleştirmek üzere gittiği kurumu,

İşletme: Büyüklüğü, yasal statüsü ve faaliyet gösterdiği ekonomik sektör ne olursa olsun, özel

veya kamuya ait her tür kurum/kuruluş ile sosyal ekonomi dâhil her tür ekonomik faaliyette

bulunan girişimi (şirketler, yükseköğretim kurumlarının iktisadi teşebbüsleri, araştırma

merkezleri, serbest meslek erbabı, aile işletmeleri ve düzenli olarak ekonomik faaliyette

bulunan her türlü kuruluş işletme tanımına girer. Bir kuruluşun işletme sayılabilmesi için,

5

tüzel kişiliğinden ziyade, ekonomik faaliyette bulunan bir kuruluş olması belirleyici

unsurdur)

ifade eder.

2. Tarafsızlık ve Şeffaflık İlkesi

Yükseköğretim kurumu farklı sosyal çevrelerden gelen tüm katılımcılara eşit fırsatlar

sunulmasını temin etme ve potansiyel katılımcılar arasında ayrımcılık yapmama

sorumluluğunu taşır.

- Hibe kararı işlemleri şeffaf, adil, tarafsız, tutarlı olmalı ve yazılı belgelere

dayanmalıdır. Hareketliliğe katılacak öğrenci ve personelin seçimi, Rektör tarafından

görevlendirilmiş bir seçim komisyonu tarafından gerçekleştirilmeli ve bu

Komisyon’un yaptığı seçimler tutanakla kayıt altına alınmalıdır.

- Yükseköğretim kurumu, bireysel yararlanıcıları belirleyen komisyonun seçim

sürecinde çıkar çatışması durumlarını engelleyecek gerekli önlemleri almalıdır. Çıkar

çatışmasına sebep olabilecek her bir durum tutanak ile kayıt altına alınmalıdır.

- Öğrenci veya personelin seçimine ilişkin bütün süreçler ve koşullar tamamen şeffaf

olmalı, yazılı belgelere dayanmalı ve seçim sürecinde yer alan tüm taraflarca

bilinmelidir. Hibelendirme süreci, başvurunun uygunluğu, reddedilmesi, seçim ve

hibe verme ölçütlerinin detaylı açıklamalarını da içerecek şekilde yükseköğretim

kurumu tarafından ilan edilmelidir.

Yükseköğretim kurumu, tahsis edilen hibe miktarının potansiyel yararlanıcıları göndermekte

yetersiz kalması durumunda, hibeyi adil olarak; bölüm, gidilen ülke, cinsiyet dengesi

gözeterek ve daha önce hareketlilik faaliyetinde bulunmamış bölüme pozitif ayrımcılık

yaparak, fakülte ve/veya bölümlerin anlaşma sayısı oranını ve fakülte ve/veya bölümlerin

performansını dikkate almak suretiyle dağıtır. Dağıtım usulü ve dağıtımda üstte belirtilen

ilkelere göre esas alınacak ölçütler, düzenleyici bir üst metinle (rektörlük, yönetim kurulu,

senato kararı vb.) belirlenir ve ilan edilir.

Yükseköğretim kurumlarının her bölüm için ayırdıkları öğrenci ve personel hareketliliği

kontenjanlarını belirlemesi ve bu kontenjanları başvuru aşamasında ilan etmesi

gerekmektedir. Fakülte/bölümlerden belirlenen kontenjan dâhilinde başvuru olmaması veya

seçilen öğrencilerin vazgeçmeleri durumunda açıkta kalan kontenjanlar başka

fakülte/bölümlere yine adil ve şeffaf bir şekilde dağıtılabilir. Bu durumda da söz konusu

dağıtım kararı ve usulü yukarıda belirtilen şekilde kayıt altına alınır.

Tüm belgeler, internette ilan edilen listeler ve duyurular dâhil, ilgili sözleşmeye ait işlemlerin

kapanmasından itibaren asgari 5 yıl saklanmalıdır.

3. Kurumlararası Anlaşmalar

Öğrenci Öğrenim ve Personel Ders Verme hareketlilikleri, kurumlararası anlaşma

kapsamında gerçekleştirilir. Öğrenci Staj ve Personel Eğitim Alma hareketlilikleri için ise

kurumlararası anlaşma şartı aranmaz. Yükseköğretim kurumu isterse, kurumlararası anlaşma

6

formatını staj ve personel eğitim alma faaliyetini de içerecek şekilde geliştirip, bu

faaliyetlerini de kurumlararası anlaşmaya bağlayabilir.

Kurumlararası Anlaşma Formuna aşağıdaki bağlantıdan ulaşılabilir:

http://ec.europa.eu/education/opportunities/higher-education/quality-

framework_en.htm#inter-institutional_agreements

II. ÖĞRENCİ HAREKETLİLİĞİ - STUDENT MOBILITY (SM)

1. Öğrenci Hareketliliği Faaliyetleri

Öğrenci hareketliliği, iki şekilde gerçekleştirilir:

1. Öğrenim hareketliliği,

2. Staj hareketliliği.

Yükseköğretimde öğrenci hareketliliğine yükseköğretim kurumlarında örgün eğitimde kayıtlı

öğrenciler katılabilir. Açıköğretim ve benzeri (uzaktan eğitim) programlarda öğrenim gören

öğrenciler faaliyetten yararlanamaz.

Hibeler yurtdışında yalnızca aşağıdaki faaliyetler için verilir:

- Yükseköğretim Erasmus Beyannamesi (ECHE) sahibi bir yükseköğretim kurumunda

diploma/derecenin tanınmasının ana parçası olan, tez hazırlıklarını da içeren (fakat

öğrenim programını oluşturan araştırma çalışmaları dışında kalan araştırma ödevleri

ve harici araştırma çalışmalarının dâhil olmadığı), tam zamanlı ön lisans, lisans,

yüksek lisans veya doktora çalışmaları,

- Yükseköğretim kurumu tarafından öğrencinin öğrenim programının bir parçası olarak

tanınan zorunlu veya isteğe bağlı olarak gerçekleştirilecek tam zamanlı stajlar.

Tam zamanlı öğrenci, henüz diploma/derecesinin gerektirdiği çalışmalarını (kredilerini)

tamamlamamış ve bir yarıyılda 30 Avrupa Kredi Transfer ve Biriktirme Sistemi (AKTS)

kredisi karşılığı ders yükü olduğu öngörülen öğrencidir.

Tam zamanlı staj, öğrencinin faaliyet süresi boyunca tam mesai günü esasına göre yaptığı

stajdır.

2. Faaliyetlerin Tanımı

2.1. Öğrenci Hareketliliği-Öğrenim (SMS)

Bu hareketlilik faaliyeti, Yükseköğretim Erasmus Beyannamesi ve Yükseköğretim

kurumunun var olan kurumlararası anlaşmaları çerçevesinde gerçekleştirilir.

Faaliyet, yükseköğretim kurumunda kayıtlı öğrencinin, öğreniminin bir bölümünü

kurumlararası anlaşma ile ortak olunan yurtdışındaki yükseköğretim kurumunda

gerçekleştirmesinden ibarettir. Faaliyet süresi, her bir öğrenim kademesi için ayrı ayrı geçerli

olmak üzere aynı akademik yıl içerisinde tamamlanabilecek 3 ilâ 12 ay arasında bir süre (1,

2 veya bazı ülkelerin sistemlerine göre 3 dönem) olabilir. Öğrenim kademesi ön lisans/lisans,

yüksek lisans ve doktora düzeylerini ifade eder.

7

Ön lisans ve lisans programlarının birinci sınıfında okuyan öğrenciler ve mezun olmuş

öğrenciler öğrenim hareketliliği faaliyetinden yararlanamaz.

Faaliyete katılacak öğrencilerin tam zamanlı öğrenciler olması gerekir. Öğrencilerin

diploma/derecelerinin gerektirdiği çalışmaları yurtdışında yapmak üzere, bir tam akademik

yıl için 60 AKTS; iki dönemlik akademik yılda bir dönem için 30 AKTS ve üç dönemlik

akademik yılda bir dönem için 20 AKTS kredisine denk gelen programı takip etmek üzere

gönderilmesi beklenir. Takip edilen programda başarılı olunan kredilere tam akademik

tanınma sağlanır; başarısız olunan krediler ev sahibi kurumda tekrar edilir.

2.2. Öğrenci Hareketliliği-Staj (SMP)

Bu hareketlilik faaliyeti, yükseköğretim kurumunda kayıtlı öğrencinin yurtdışındaki bir

işletmede1 staj yapmasıdır. “Staj”, bir yararlanıcının programa katılan başka bir ülkedeki bir

işletme veya organizasyon bünyesindeki mesleki eğitim alma ve/veya çalışma deneyimi

kazanma sürecidir. Staj faaliyeti, belirli bir öğretim programı kapsamında yapılan akademik

çalışmalara ilişkin araştırma ödevleri, analiz çalışmaları gibi çalışmalar yapmak üzere

kullanılamaz. Staj faaliyeti, öğrencinin öğrencisi olduğu mesleki eğitim alanında

uygulamalı iş deneyimi elde etmesidir.

Staj faaliyetinin, öğrencinin diploma programı için zorunlu olması beklenmez. Ancak staj

yapılacak ekonomik sektör, öğrencinin mevcut mesleki eğitim programı ile ilgili bir sektör

olmalıdır.

Öğrencilerin kendi bilimsel çalışmalarını tamamlamak veya desteklemek üzere yaptıkları

çalışmalar, bilimsel araştırmalar ve projeler staj faaliyeti olarak kabul edilmez. Bu

faaliyetlerin staj faaliyeti olabilmesi için, akademik çalışmalar kapsamında değil, ilgili

sektörde ekonomik karşılığı olan mesleki faaliyetler olarak gerçekleştirilmeleri gerekir.

Örneğin, ürün geliştirme amaçlı olarak; bir araştırma geliştirme (Ar-Ge) şirketinde veya bir

firmanın Ar-Ge biriminde yapılan ya da ekonomik faaliyet gösteren bir firmanın bir

yükseköğretim kurumu ya da araştırma merkezine yaptırdığı deneysel çalışmalarda ve

araştırmalarda çalışmak staj faaliyeti kapsamında değerlendirilir.

Faaliyet süresi, her bir öğrenim kademesi için ayrı ayrı geçerli olmak üzere 2 ile 12 ay

arasında bir süredir. Staj faaliyeti, öğrenim süresi içerisinde her sınıfta ve öğrenim

programlarının son sınıflarındaki öğrenciler mezun olduktan sonraki 12 ay içerisinde

gerçekleştirilebilir. Mezuniyet sonrası gerçekleştirilecek staj faaliyetinde öğrenci

başvurusunun öğrenci mezun olmadan önce (hâlihazırda ön lisans, lisans veya lisansüstü

öğrencisiyken) yapılmış olması gerekir. Mezun olmuş öğrenciler başvuruda bulunamaz.

Mezuniyet sonrası staj hareketliliği, mezuniyet tarihinden itibaren 12 ay içinde tamamlanmış

olmalıdır. Mezuniyet sonrası staj süresi ile öğrencinin aynı kademede gerçekleştirdiği

hareketlilik süresi toplamı 12 ayı geçmemelidir.

1 İşletme tanımı; şirketler, yükseköğretim kurumları, araştırma merkezleri, serbest meslek erbabı, aile

işletmeleri ve düzenli olarak ekonomik faaliyette bulunan her türlü kuruluşu içerir. Bir kuruluşun, işletme

sayılabilmesi için belirleyici unsur tüzel kişiliği değil, ekonomik faaliyette bulunmasıdır.

8

Staja ev sahipliği yapacak kuruluşlar; işletmeler, eğitim merkezleri, araştırma merkezleri ve

Erasmus+ Program Rehberinde4 belirtilen işletme tanımına uyan diğer kuruluşlar olabilir. Bu

çerçevede, uygun bir işletmeden kastedilen büyüklükleri, yasal statüleri ve faaliyet

gösterdikleri ekonomik sektör ne olursa olsun, özel veya kamuya ait her tür kurum/kuruluş

ile sosyal ekonomi dâhil her tür ekonomik faaliyette bulunan girişimdir.

Staj faaliyetinde bulunulacak yurtdışındaki kurumun yükseköğretim kurumu olması halinde,

yapılacak çalışma akademik anlamda bir öğrenme faaliyeti olmayıp kurumun genel idaresine

yönelik birimlerde uygulamalı çalışma deneyimi elde edilmesidir. Akademik çalışma amaçlı

staj faaliyeti gerçekleştirilemez. Lisansüstü eğitim alıp tez döneminde olan öğrencilerin bir

danışman eşliğinde yapacağı, kredi karşılığı olan ancak staj kapsamında olmayan çalışmalar

için Öğrenme Hareketliliği-Öğrenim kapsamındaki faaliyete başvurmaları gerekmektedir.

Aşağıdaki kuruluşlar Erasmus+ kapsamında yükseköğretim staj faaliyeti için uygun değildir:

- Avrupa Birliği kurumları ve AB ajansları (bk. https://europa.eu/european-union/about-

eu/institutions-bodies_en )

- AB programlarını yürüten Ulusal Ajans vb. kuruluşlar.

3. Öğrenci Hareketliliğinde Süreler

3.1. Tek Faaliyet İçin Asgarî ve Azamî Süreler

Faaliyetler, Avrupa Komisyonu tarafından belirlenen asgarî ve azamî sürelere uygun olarak

gerçekleştirilir.

- Öğrenim hareketliliğinde asgarî süre 3 tam ay veya 1 trimester, azamî süre ise 12 tam

aydır. Öğrencinin öğrenim hareketliliği yapacağı yükseköğretim kurumunda 1 trimester

süresi 90 günden az ise Hareketlilik Aracı’na bilgiler girilirken açıklama kısmında bu

husus belirtilmelidir.

- Staj hareketliliğinde asgarî süre 2 tam ay, azamî süre 12 tam aydır.

- Faaliyet süresinin kesintisiz gerçekleştirilmesi gerekir. Öğrenim hareketliliğinde

dönem araları (sömestr tatilleri) ve resmi tatiller, kesinti olarak kabul edilmez.

Staj hareketliliğinde, staj yapılan işletmenin tatil sebebiyle kapalı olması durumunda stajın

kesintiye uğraması söz konusu olabilir. İşletmenin kapalı olduğu süre için hibe ödemesi

yapılacak, ancak kapalı olunan süre faaliyet süresine eklenmeyecektir. Asgarî faaliyet

süresinin sağlanabilmesi için staj yapılacak işletmenin kapalı olacağı tarihlerin önceden

araştırılması gerekmekte, tatil süresi çıkartıldıktan sonra dahi asgarî sürenin sağlandığından

emin olunması gerekmektedir. Hafta sonu tatilleri, faaliyet süresinden çıkartılacak tatil süresi

değildir.

Mücbir sebeplerle5 faaliyete ara verilmesi halinde, mücbir sebebin belgelendirilebilmesi

şartıyla, asgari sürenin tamamlanamadığı faaliyetler kabul edilir ve kalınan süre karşılığı hibe

4http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/documents/erasmus-plus-programme-guide_en.pdf

5 "Mücbir sebep", taraflardan herhangi birinin, sözleşmeden doğan herhangi bir yükümlülüğünü yerine

getirmesine engel olan; tarafların, taşeronlarının, bağlı kuruluşlarının veya uygulamada görev alan üçüncü

tarafların hata veya ihmalinden kaynaklanmayan ve gösterilen tüm özen ve dikkate rağmen kaçınılmaz olan ve

9

verilir. Bir olay ya da durum, mücbir sebep sayılmadan önce Merkez ile iletişime

geçilmelidir.

Mücbir sebepler dışında asgari süre tamamlanmadan öğrencilerin geri dönmesi halinde,

faaliyet geçersiz sayılır ve hibe ödenmez.

3.2. Toplam Faaliyet Süresi Sınırı

Bir öğrencinin aynı öğrenim kademesi içerisinde (lisans, yüksek lisans, doktora), varsa

Hayatboyu Öğrenme Programı döneminde yapılan öğrenci hareketliliği süresi ile Erasmus+

döneminde yapılan öğrenci hareketliliği süreleri, toplamda 12 ayı geçemez. Hibe verilmese

dahi aynı öğrenim kademesi içerisinde yapılan öğrenci hareketliliği faaliyetlerinin toplam

süresinin 12 ayı geçmeyecek şekilde planlanması gerekir.

Öğrenci mevcut öğrenim kademesindeki eğitimini tamamlayıp yeni bir öğrenim kademesine

geçtiğinde (örneğin lisans eğitimi tamamlanıp yüksek lisans eğitimine başlandığında), yeni

öğretim kademesinde tekrar en fazla 12 aya kadar hareketlilik gerçekleştirmesi mümkün olur.

Böylelikle her bir öğrenim kademesinde en fazla 12 aya kadar olmak üzere, aynı kişinin en

fazla 36 aya kadar hareketlilik gerçekleştirmesi mümkündür.

Öğrenim hareketliliği faaliyetlerinin, mesleki deneyim elde edilecek staj faaliyeti içerecek

şekilde (eşzamanlı veya takiben) gerçekleştirilmesi mümkündür. Stajı da içeren bu faaliyet

asgari 3 ay sürmeli ve öğrenim hareketliliği üzerinden hibelendirilmelidir.

İki kademenin birleşik olduğu programlar (bütünleşik doktora gibi) ile 2 kademenin tek bir

kademe içerisinde tamamlandığı (tıp eğitimi gibi) yükseköğretim programlarında toplam faaliyet

süresi en fazla 24 aydır.

4. Hareketliliğe Katılacak Öğrencilerin Belirlenmesi

4.1. Öğrenci Seçimi

Hareketliliğe katılacak öğrenciler, yükseköğretim kurumu tarafından yapılan seçimle

belirlenir. Yükseköğretim kurumu tarafından öğrenci seçim takvimi belirlenir; seçim

yapılacağı ilan edilir ve belirlenen son başvuru tarihine kadar başvurular alınır.

Yükseköğretim kurumu aynı sözleşme dönemi için birden fazla başvuru dönemi

belirleyebilir.

Seçimler, öğrenim ve staj hareketliliği için ayrı ayrı yapılır. Her bir faaliyet için fakülte/bölüm

bazında önceden belirlenen kontenjanlar için öğrenci seçimi gerçekleştirilir ve her bölüm için

ayrılan asil ve yedek kontenjanlar başvuru ilanında belirtilir. Kontenjan ilanı, Merkez

tarafından yükseköğretim kurumuna tahsis edilen hibe miktarı belirli olmadan önce

yapılıyorsa, kontenjanlar tahminî olarak ilan edilir. Seçim, her fakülte/bölüm için kontenjan

dâhilinde en yüksek puanı alan öğrencilerin sıralama sonucuna göre yapılır. Puan sıralaması

sonrasında yerleştirmeler, yüksek puan alan öğrencilerin yerleşmek istedikleri kurum tercih

sıralamaları gözetilerek yapılır.

önceden tahmin edilemeyen, tarafların kontrolünün dışındaki istisnai herhangi bir durum veya olay anlamına

gelir. Bir hizmetin sunulmaması, ekipman veya malzemelerdeki kusurlar veya bunların zamanında hazır

edilmemesi, doğrudan bir mücbir sebepten ve ayrıca işgücü anlaşmazlığı, grev veya mali sıkıntılardan

kaynaklanmadığı müddetçe, mücbir sebep olarak öne sürülemez.

10

Fakülte/bölümlerden belirlenen kontenjan dâhilinde başvuru olmaması veya seçilen

öğrencilerin vazgeçmeleri durumunda açıkta kalan kontenjanlar, başka fakülte/bölümlere

yine adil ve şeffaf bir şekilde dağıtılabilir. Bu durumda da söz konusu dağıtım kararı ve usulü

düzenleyici bir üst metinle (rektörlük, yönetim kurulu, senato kararı vb.) kayıt altına alınır.

Yükseköğretim kurumu, hibe vereceği öğrenci sayısını ve hibe verilebilecek süreleri Merkez

tarafından kendisine tahsis edilen hibe miktarına uygun olarak belirler.

Kurumların kendilerine tahsis edilen hibe miktarı belli olmadan önce seçimleri

gerçekleştirmeleri halinde, öğrencilerine açık ve anlaşılır bir şekilde seçilen öğrencilerin aday

olduklarını ve ancak Merkez’in hibe dağıtım sonuçlarını ilan etmesinden sonra seçim

sonuçlarının kesinlik kazanacağını belirtmeleri gerekir. Merkez tarafından tahsis edilen hibe

miktarının (sözleşme tutarı) karşılamaya yetmeyeceği sayıda öğrenci seçilmesinden Merkez

hiçbir şekilde sorumlu tutulamaz.

Bir önceki yıl seçilerek hibe yetersizliğinden veya başka sebeplerle gönderilemeyen

öğrenciler, bir sonraki yıla “kazanılmış hak” olarak devredilmek suretiyle doğrudan

gönderilemezler. Programa katılacak öğrenciler, her sözleşme dönemi için ayrı ayrı seçim

için gereken tüm şartları sağlayarak değerlendirilir ve seçilirler. Mücbir sebeple asgari süre

tamamlanmadan geri dönülmesi durumunda bu kural uygulanmaz.

4.2. Seçim Şartları ve Seçimde Kullanılan Belgeler

4.2.1. Asgari Şartlar

Faaliyete katılabilmek için öğrencilerin öncelikle aşağıdaki asgari şartları sağlamaları

gerekmektedir:

1- Öğrencinin yükseköğretim kurumu bünyesinde örgün eğitim kademelerinin herhangi

birinde (birinci, ikinci veya üçüncü kademe)6 bir yükseköğretim programına kayıtlı,

tam zamanlı öğrenci olması,

2- a) Birinci kademe öğrencilerinin kümülatif akademik not ortalamasının en az

2.20/4.00 olması,

b) İkinci ve üçüncü kademe öğrencilerinin kümülatif akademik not ortalamasının en

az 2.50/4.00 olması,

3- Öğrenim hareketliliği için yeterli sayıda ECTS kredi yükü olması7,

4- Mevcut öğrenim kademesi içerisinde Erasmus+ ve Hayatboyu Öğrenme (LLP)

döneminde yükseköğretim hareketliliği faaliyetlerinden8 yararlanmışsa, yeni

faaliyetle beraber toplam sürenin 12 ayı geçmemesi.

100’lük sistem kullanan kurumlarda asgari not ortalaması şartının sağlanıp sağlanmadığı

Yükseköğretim Kurulu tarafından hazırlanan not dönüşüm çizelgesinde belirtilen karşılıklar

kullanılarak tespit edilir.

4 Birinci kademe: Ön lisans, lisans; ikinci kademe: yüksek lisans; üçüncü kademe: doktora, tıpta ihtisas. 5 Avrupa Komisyonu’nun ECTS Rehberi’ne göre yeterli sayı, bir akademik yıl için 60 AKTS kredisidir.

Ayrıntılı bilgi için bk. http://ec.europa.eu/education/ects/users-guide/docs/ects-users-guide_en.pdf 6 Mevlana, TÜBİTAK, Yurtdışı Türkler ve Akraba Topluluklar Başkanlığı kapsamındaki benzer

programlardan yararlanma dâhil değildir.

11

Yükseköğretim kurumları, başvuru talebinin fazla olması durumunda Merkezin koymuş

olduğu ölçütlere uygun olmak kaydıyla taban puan barajını yükseltebilirler. Ancak, belirlenen

yeni taban puan, kontenjan sayısının en az 2 katı kadar başvuru alınmasını engellememelidir.

Hiçbir durumda başvuru ilanına çıkıldıktan sonra taban puan yükseltilemez.

4.2.2 Seçim Ölçütleri

Yükseköğretim kurumları, Merkezin belirlediği seçim ölçütlerine göre öğrenim ve staj

faaliyetine katılacak öğrencilerini seçerler. Öğrenci seçimleri, asgari şartları sağlayarak

başvuruda bulunan öğrenciler arasından, Merkez tarafından ilan edilen değerlendirme

ölçütleri ve ağırlıklı puanları dikkate alınarak puanların en yüksekten aşağıya doğru

sıralanmasıyla gerçekleştirilir.

Akademik başarı ve yabancı dil sonucu ortalamasına ilave olarak; aynı öğrenim kademesi

içerisinde daha önce Hayatboyu Öğrenme Programı veya Erasmus+ kapsamında

yükseköğrenim öğrenci veya staj hareketliliğinden yararlanmış öğrencilerin akademik başarı

ve yabancı dil puanı toplamı hesaplanırken, daha önce yararlanılan her bir faaliyet için

(öğrenim-staj ayrımı yapılmaksızın) 10’ar puan azaltma uygulanır.

Hareketlilik başvurularını değerlendirmede kullanılacak değerlendirme ölçütleri ve ağırlıklı

puanlar şunlardır:

Ölçüt Ağırlıklı Puan

Akademik başarı düzeyi %50 (toplam 100 puan üzerinden)

Dil seviyesi %50 (toplam 100 puan üzerinden)

Şehit ve gazi çocuklarına +15 puan9

Engelli öğrencilere (engelliliğin belgelenmesi

kaydıyla) +10 puan

2828 Sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu

Kapsamında haklarında korunma, bakım veya

barınma kararı alınmış öğrencilere

+10 puan10

Daha önce yararlanma (hibeli veya hibesiz) -10 puan

Vatandaşı olunan ülkede hareketliliğe katılma -10 puan

Hareketliliğe seçilen öğrenciler için:

Yükseköğretim kurumu tarafından hareketlilikle

ilgili olarak düzenlenen toplantılara/eğitimlere

mazeretsiz katılmama (öğrencinin Erasmus’a

tekrar başvurması halinde uygulanır)

-5 puan

Tablo-1 Seçim Ölçütleri ve Ağırlıklı Puan Tablosu

7 Muharip gaziler ve bunların eş ve çocukları ile harp şehitlerinin eş ve çocuklarının yanı sıra 12/4/1991 tarih

ve 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu’nun 21. Maddesine göre “kamu görevlilerinden yurtiçinde ve

yurtdışında görevlerini ifa ederlerken veya sıfatları kalkmış olsa bile bu görevlerini yapmalarından dolayı

terör eylemlerine muhatap olarak yaralanan, engelli hâle gelen, ölen veya öldürülenler”in eş ve çocukları ile

23 Temmuz 2016 tarih ve 667 sayılı KHK’nin 7. Maddesi uyarınca, 15 Temmuz 2016 tarihinde gerçekleştirilen

darbe teşebbüsü ve terör eylemi ile bu eylemin devamı niteliğindeki eylemler sebebiyle hayatını kaybedenlerin eş ve

çocukları veya malul olan siviller ile bu kişilerin eş ve çocukları Erasmus+ öğrenci hareketliliğine başvurmaları halinde

önceliklendirilir. 10 Önceliklendirme için öğrencinin Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığı’ndan hakkında 2828 sayılı Kanun

uyarınca koruma, bakım veya barınma kararı olduğuna dair yazıyı ibraz etmesi gerekir.

12

Daha önce yararlanma durumunda “-10 puan” uygulanması, önceki öğrenim kademesinde

gerçekleştirilen veya yükseköğrenim öğrenci/staj hareketliği dışındaki hareketlilikler için

uygulanmaz. Hareketlilik gerçekleştirmiş bir öğrencinin aynı öğrenim kademesi içerisinde

tekrar başvurması halinde uygulanır.

Aynı öğrenim kademesi içerisinde daha önceki bir seçim döneminde seçilmiş, fakat mücbir

bir sebebe dayanmaksızın, faaliyetini gerçekleştirmemiş öğrenciler için, hak kazanmış

olunmasına rağmen, faaliyetin gerçekleştirilmediği her faaliyet için “-10 puan” azaltma

uygulanır. Yükseköğretim kurumunun vazgeçişleri öngörerek öğrencilere vazgeçtiklerini

bildirmeleri için bir süre tanımaları ve öğrencilerin bu süre içerisinde vazgeçtiklerini

bildirmeleri halinde puan azaltma uygulanmaz.

Yükseköğretim kurumunun öğrenim ve staj hareketliliği seçimlerini aynı başvuru ve

değerlendirme süreci içerisinde gerçekleştirmesi halinde; daha önce hareketlilikten

faydalanmayan bir öğrencinin hem öğrenim, hem staj faaliyetine aynı zamanda başvurması

durumunda, “-10 puan” azaltmanın hangi faaliyette uygulanacağı öğrencinin tercihine

bırakılır. Bu durumda öğrenciden hangi faaliyette azaltma uygulanmasını tercih ettiğine

yönelik bir dilekçe alınır. Aynı şekilde, çift anadalda öğrenim gören öğrencilerin her iki dalda

faaliyete başvurması durumunda, bu öğrencilerden de puan indiriminin hangi dalda

yapılacağına ilişkin tercih dilekçesi alınır. Daha önce hareketlilikten faydalanmış bir

öğrencinin hem öğrenim, hem staj faaliyetine aynı zamanda başvurması durumunda, daha

önce faydalandığı hareketlilik türünden “-10” puan, başvurduğu ikinci hareketlilik türünden

ise “-20” puan azaltma uygulanır. Azaltmalar öğrencinin toplam puanı üzerinden yapılır.

Yükseköğretim kurumu, hiçbir durumda, bu El Kitabı’nda yer almayan puan artırım

veya azaltım gerekçeleri oluşturamayacağı gibi hareketliliği kısıtlayıcı kararlar da

alamaz.

Öğrencilerin puan sıralaması, bölüm veya fakültelere ayrılan kontenjanlara göre ilgili

bölüm/fakülte içerisinde yapılır.

4.2.3 Not Dökümü

Öğrencinin not ortalamasının başvuru aşamasında asgari şartları sağlaması gerekir. Not

ortalamasının tespitinde öğrencinin almış olduğu en son transkript kullanılır. Öğrencisi

olunan (seçimlerin yapıldığı) yükseköğretim kurumu tarafından verilen güncel transkriptin

kullanılması esas olmakla birlikte, yüksek lisans ve doktora düzeyinde ilk dönem başvuran

ve henüz seçim yapılan yükseköğretim kurumunda transkripti oluşmamış öğrenciler için bir

önceki yükseköğretim kademesinde alınan mezuniyet notu kullanılır. Benzer şekilde, yatay

veya dikey geçişle başka bir yükseköğretim kurumundan geçiş yapmış ve henüz seçim

yapılan yükseköğretim kurumunda bir not ortalaması oluşmamış öğrenciler için geldikleri

yükseköğretim kurumundan aldıkları son transkriptte yer alan not ortalamaları dikkate alınır.

Tıp fakültesinden mezun olarak tıpta uzmanlık eğitimine devam eden (tıpta doktora yapan)

öğrenciler için Tıpta Uzmanlık Sınavı (TUS) kazanma notları ve aynı şekilde Diş Hekimliği

Fakültesinden mezun olarak eğitimlerine devam eden öğrenciler için de Diş Hekimliği

Uzmanlık Eğitimi Giriş Sınavı (DUS) kazanma notları dikkate alınır.

13

4.2.4 Yabancı Dil

Yükseköğretim kurumları, başvuran bütün öğrencilere eşit uygulanabilir bir yabancı dil

düzeyi belirleme ölçütü oluşturmalıdır. Başvuru aşamasında bütün öğrencilerden aynı (veya

farklı olup birbirine denkliği kabul edilen) belge/sınav sonuçları istenmeli, bu belge/sonuçlar

değerlendirmeye alınmalıdır.

Yabancı dil düzeyi belirlemede kullanılacak belgeler ve uygulanacak yöntem, öğrencilere

başvuruları sırasında bildirilir. Yükseköğretim kurumunun yabancı dil düzeyini tespit etmek

üzere kendisinin sınav düzenlemesi halinde bu sınav, profesyonel kurumlar (kurumun

yabancı dil öğretimi ile ilgili birimi veya Milli Eğitim Bakanlığı’na bağlı özel kurumlar)

tarafından yapılmalıdır. Erasmus kurumsal koordinatörü ve Erasmus ofis çalışanları yabancı

dil sınavının herhangi bir aşamasında görev alamazlar. Sınav sonuçlarının

değerlendirilmesinde, varsa, konuşma düzeyini tespit eden sınav sonucunun toplam yabancı

dil sınav sonucuna etkisi %25’ten fazla olamaz. Yabancı dil seviyesi tespiti için

yükseköğretim kurumunun sınav düzenlemesi halinde, sınav sonuçlarının sınavı yapan

yabancı dil öğretimi ile ilgili birimi tarafından, resmi yazışma çerçevesinde ve listenin her

sayfasının imzalı/paraflı ve onaylı olacak şekilde Erasmus ofisine iletilmesi gerekir.

Yükseköğretim kurumları, düzenledikleri yabancı dil seviye tespit sınavlarına katılım için

öğrencilerden ücret alamaz. Zira öğrenci seçim süreci ile ilgili masraflara destek olmak üzere

Merkez tarafından kurumsal destek hibesi verilmektedir. Sınava katılacak öğrenci sayısını

belirleyebilmek ve sınav düzenlenmesine ilişkin masraflara ayrılan kaynakların israfını

engellemek üzere sınava başvurup da mücbir bir sebep olmaksızın katılmayan

öğrencilerden, yükseköğrenim kapsamındaki herhangi bir hareketliliğe tekrar başvurmaları

halinde, ağırlıklı seçim puanlarından “-5 puan” düşürülebilir. Mazeretsiz yabancı dil sınavına

katılmama durumunda öğrenci için yapılan harcamalar için öğrenciye rücu edilebilir.

Mazeretsiz yabancı dil sınavına katılmama durumunda “-5 puan” indirilebilmesi veya yapılan

masrafların öğrenciden rücuen tahsili için bu durumun sınav ilanında açıkça belirtilmesi

zorunludur. İlanda belirtilmemişse, puan indirimi veya rücuen tahsilat uygulanamaz.

Yabancı Dil Barajı Uygulaması:

Yükseköğretim kurumu, kendi öncelikleri çerçevesinde, öğrenci seçiminde asgari bir yabancı

dil düzeyi belirleyebilir ve asgari düzeyi (baraj) geçemeyen öğrencileri göndermeyebilir.

Belirlenecek düzey, kurum genelinde aynı düzey olabileceği gibi, fakülte/bölümler bazında

da ayrı ayrı belirlenebilir. Bununla birlikte, en çok %25 olabilecek sözlü sınav etkisini

%100’e çıkartacağından sözlü sınava baraj uygulanamaz. Baraj uygulaması, aşağıdaki

şekillerde gerçekleştirilebilir:

- Sözlü sınava girebilmek üzere yazılı sınavdan asgari not alınması,

- Seçilebilmek için toplam yabancı dil sınav sonucunun asgari düzeyde olması,

- Yukarıdaki iki seçeneğin de kullanılması.

Ancak yukarıdaki yöntemlerden hangisinin belirlendiği başvuru ilanında açıkça yer almalı,

başvuru ilanında belirtilen yöntem başvuruların alınmasından sonra değiştirilmemelidir.

14

4.3. Başvuru İlanı

Öğrenim ve staj hareketliliği için tahminî kontenjanlar fakülte veya tercihen bölümler için

ayrı ayrı planlanır ve ilan edilir. Lisans, yüksek lisans, doktora ve ön lisans kontenjanlarının

ayrı ayrı belirtilmesi önerilir.

Öğrenim hareketliliği için kurumlararası anlaşmalar ve kontenjan sayıları yükseköğretim

kurumunun internet sayfasında ve ilgili fakülte ilan panolarında ilan edilir.

Öğrencinin gönderileceği ortak bir yükseköğretim kurumu (host institution) veya staj yeri

mevcut olmadan, öğrenciler hareketlilik faaliyetine katılmak üzere seçilemez:

- Öğrenim hareketliliği için: Öğrenci seçilmeden önce, hareketlilik dönemini

kapsayacak şekilde iki yükseköğretim kurumu arasında “kurumlararası anlaşma”

yapılmış olmalıdır.

- Staj hareketliliği için: Öğrenci seçilmeden önce staj yapılacak işletme biliniyor olmalı

ve öğrenciyi kabul edeceğinden emin olunmalıdır.

Staj faaliyetinin bir yükseköğretim kurumunda gerçekleştirilecek olması halinde, iki

yükseköğretim kurumu arasında (gönderen ve kabul eden) kurumlararası anlaşma

yapılması zorunlu değildir. Ancak, tercih edilmesi durumunda, kurumlararası

anlaşma formatında yer alan staj faaliyeti bölümü doldurularak faaliyetler anlaşma

kapsamına alınabilir ve ilgili bilgiler de yazılabilir.

Başvuruların başladığı, yükseköğretim kurumunun internet sayfası üzerinden ve ilan

panolarında ilan edilerek duyurulur ve başvuru çağrısı yapılır. Öğrencilerin başvuru evrakını

tamamlayabilmeleri için ilan, başvuruların alınmaya başlanmasından ilke olarak en az 20 gün

önce yayımlanmalı, öğrencilere başvuruda bulunmaları için en az 15 gün süre tanınmalıdır.

Yukarıdaki asgari sürelere uyulamamasını zorunlu kılan istisnai durumların varlığı halinde

istisnai durumun niteliği ve gerekçesi bir rektörlük kararı ile kayıt altına alınmalıdır, Başvuru

ilanının ve ilana ne zaman çıkıldığının tespit edilmesi için internet sayfası görüntüsünün

onaylı bir kopyası, denetim sırasında talep edilmesi halinde ibraz etmek üzere Erasmus

ofisinde muhafaza edilir.

Öğrenim hareketliliğinde ortak olunan yükseköğretim kurumlarının eğitim-öğretim dili,

öğrencilerin derslere katılım sağlamaları ve akademik çalışmalarını yerine getirebilmeleri

için önemlidir. Öğrencilerin gittikleri kurumda hangi dilde öğrenim görecekleri araştırılmalı

ve öğrenciler eğitim dili hakkında bilgilendirilmelidir. Hareketlilik için yurtdışına

gittiklerinde öğrencilerin beklemedikleri bir durumla karşılaşmamaları için kontenjan

ilanında kurumların eğitim dillerinin belirtilmesi önerilmektedir.

Yükseköğretim kurumu, başvuruda bulunacak öğrencilere gerekli evrakı ve seçim sürecinde

uygulanacak kuralları önceden bildirmekle yükümlüdür. İlanda aşağıdaki bilgilerin yer

alması veya bu bilgilerin yer aldığı bir kaynağa (internet sayfası gibi) yönlendirme yapılması

gerekmektedir:

1- Kimlerin başvuruda bulunabileceği,

2- Başvuru başlangıç ve bitiş tarihi,

15

3- Başvurunun nereye yapılacağı,

4- Öğrenci gönderilebilecek fakülte/bölümlerin isimleri, kontenjan sayısı (tahminî),

5- Lisans, yüksek lisans ve doktora düzeylerine ayrılan kontenjan sayıları,

6- Başvurabilmek için gerekli akademik ortalama,

7- Yabancı dil düzeyinin tespit edilmesinde kullanılacak yöntem, varsa baraj uygulamasının

detayları,

8- Başvuruda teslim edilmesi gereken belgeler ve formlar,

9- Değerlendirme ölçütleri ve toplam içerisindeki payları,

10- Seçilen Erasmus öğrencilerine yurtdışında geçirdikleri öğrenim süreleri için verilecek

aylık maddi destek miktarı,

11- İsteyen öğrencilerin maddi destekten feragat edebileceği,

12- Yapılacak yabancı dil sınavına kayıt olduğu halde katılmamışsa ve bu durum

yükseköğretim kurumu tarafından gelecek öğrencinin daha sonraki herhangi bir Erasmus

hareketliliği başvurusunda puan indirimiyle cezalandırılacaksa, bu hususa ilişkin kurallar

ve indirilecek puanın miktarı (Madde 4.2.4’e uygun olarak),

13- Seçildiği halde Erasmus hareketliliğine katılmaktan vazgeçen öğrenciler için feragat

bildirim süresi tanınması ve bu süre dâhilinde feragat bildiriminde bulunulmaması

halinde, öğrencinin daha sonraki herhangi bir Erasmus hareketliliği başvurusunda “-10

puan” düşürüleceği,

14- Bu El Kitabı’nda yer alan ve seçimde artı veya eksi puan getirecek ve müeyyide

uygulanacak tüm hususlar,

15- Engelli öğrencilere ve şehit-gazi çocuklarına yönelik ilave destek ve imkânlara ilişkin

bilgiler.

4.4. Başvuru

Programa başvurmak isteyen tüm öğrencilerin başvuruları alınır; hiçbir öğrencinin başvuruda

bulunması engellenemez. Öğrencilerin başvuruları ve seçilmelerine ilişkin öğrencilerden

çeşitli isimler altında ücretler alınamaz. Başvuran öğrencilerin başvuruları yükseköğretim

kurumu tarafından kayıt altına alınır ve başvurular tamamlandıktan sonra “uygunluk

kontrolü” (eligibility check) formu hazırlanarak tüm başvurular bu kontrolden geçirilir.

Uygulama El Kitabı’nda belirtilen uygunluk şartlarının yer aldığı bu formda “uygun

olmayan” gruba giren öğrencilere durumları, sebepleriyle birlikte yazılı olarak bildirilir;

ancak öğrencinin başvuru sırasında bildirdiği e-posta adresine e-posta ile de bildirim

yapılabilir. Denetim esnasında ibraz edilebilmesi için gönderilen e-postaların çıktısı alınarak

dosyada muhafaza edilmeli veya ilgili alıcılara gönderildiğini kanıtlayan başka bir yöntemle

kayıt altına alınmalıdır.

16

4.5. Seçim Kararı

Öğrenci seçiminin rektörlükçe resmi görevlendirme ile görevlendirilmiş, en az üç asıl ve

yeteri kadar yedek üyeden oluşan bir komisyon tarafından yapılması gerekir. Başvuruları

değerlendiren kişilerin hiçbirinin başvuru sahibiyle kişisel bağlantısı ya da çıkar ilişkisi

bulunmamalıdır. Şeffaflık ve hakkaniyetli olma, programın genel kurallarından biri ve

ECHE’nin bir gereğidir. Tarafsızlığı ve şeffaflığı sağlamak üzere, aşağıda verilen ifadenin,

düzenlenecek karar tutanağında aynen veya bu anlamı içerecek farklı bir ifade ile yer alması

gerekir:

“Bu başvuruların değerlendirilmesi ve nihai karar verme aşamasında,

değerlendirmeyi yapan personel ile başvuru sahipleri arasında

değerlendirmeyi yapan personelin tarafsızlığını etkileyebilecek herhangi bir

kişisel ilişki bulunmamaktadır. Karar, tarafsızlık ve şeffaflık kurallarına uygun

bir şekilde verilmiştir.”

4.6. Seçim Sonuçlarının İlanı

Seçim sonuçları, başvuran bütün öğrencilerin, değerlendirmeye tabi tutulan bütün alanlarda

aldıkları puanları içerecek şekilde bölümlerin ilan panolarında ve yükseköğretim kurumunun

internet sayfasında yayımlanır.

Öğrenci seçimi ile ilgili belirlenen öncelik, ölçüt ve ağırlıklarla çelişen uygulamaların tespit

edilmesi, tarafsızlık ve şeffaflık ilkelerinin ihlal edilmesi halinde kurum Merkez tarafından

uyarılır. Merkezin uyarılarına rağmen yanlış uygulamalarda ısrar edildiği takdirde, ilgili

kurumun ECHE’sinin gözden geçirilmesi için durum Merkez tarafından AB Komisyonu’na

rapor edilir.

4.7. Seçim Sonuçlarına İtiraz

Yükseköğretim kurumu, seçim sonuçlarına itirazı olan öğrencilerin itirazlarını

bildirebilecekleri resmi bir süreç belirlemeli ve ilan etmelidir. Seçim ve yerleştirme sürecinin

kurallara uygun, adil ve şeffaf yapılmadığı yönünde öğrenci ve yükseköğretim kurumu

arasında ihtilaf olması durumunda ihtilafın çözüm mercii yetkili yargı organlarıdır.

5. Seçim Sonrası Süreç ve Seçilen Öğrencilerin Bilgilendirilmesi

Öğrencilerin kendi yükseköğretim kurumlarında seçildikten sonra faaliyeti

gerçekleştirebilmeleri için gidecekleri kurumlardan da kabul almaları gerekir.

Yükseköğretim kurumu, ortaklarından başvuru süreçleri hakkında bilgi edinir, öğrencilerini

bilgilendirir, başvuruların yapılmasını sağlar.

Öğrencilerin başvurularının akabinde kabul alamamalarından yükseköğretim kurumu

sorumlu tutulamaz.

Seçilen öğrencilerle yükseköğretim kurumu arasında Erasmus+ yükseköğretim öğrenim

ve/veya staj hareketliliği için imzalanacak hibe sözleşmeleri yükseköğretim kurumu

tarafından hazırlanır. Sözleşme, öğrencinin öngörülen faaliyet süresi, öğrenciye verilecek

azamî hibe miktarı, ödemenin yapılacağı banka hesabı, tarafların hak ve yükümlülükleri

hakkında bilgileri içerir ve faaliyet başlamadan önce her iki tarafça da imzalanır. İmzalanacak

17

sözleşme formatı, Avrupa Komisyonu tarafından yayımlanan ve Merkezin internet

sayfasında ilan edilen formattır. İki nüsha imzalanan sözleşmelerin bir nüshası

yükseköğretim kurumunda muhafaza edilir, diğer nüshası öğrenciye verilir. Sözleşmenin

eklerinden biri olan Öğrenim Anlaşması, ayrıca misafir olunan kurum (ortak yükseköğretim

kurumu veya staj yapılacak işletme) tarafından da imzalanır. Sözleşmede yükseköğretim

kurumları tarafından doldurulması gereken bilgiler (ödeme yüzdesi, faaliyet başlangıç ve

bitiş tarihi vs.) öğrenci imzalamadan önce, eksiksiz olarak ve dijital ortamda doldurulur.

Hiçbir durumda öğrenciye boş sözleşme imzalatılamaz, öğrenci sözleşmeyi imzaladıktan

sonra boşluklar elle doldurulamaz. Değişiklik gerekmesi durumunda öğrenciyle ek sözleşme

imzalanır.

Sözleşmeleri imzalanan öğrencilere, sözleşmede belirlenen azamî hibe miktarına göre,

sözleşmenin imzalanmasını takip eden 30 gün içerisinde ödeme yapılır.

Sözleşmeyi yükseköğretim kurumu adına imzalamaya kimin yetkili olacağı, yükseköğretim

kurumu tarafından belirlenir. İlke olarak sözleşmeler kurum yasal temsilcisi tarafından

imzalanmalıdır. Ancak, mevzuata uygun olarak yapılacak bir yetki devri ile bu yetki astlara

devredilebilir. Astlar uygun yetki devri olmaksızın hibe sözleşmesini imzalayamaz.

Sözleşme formatı aşağıdaki bağlantıda yayımlanmaktadır:

https://goo.gl/srJwkS

Seçilen öğrencilerin yurtdışına gitmeden önce kurumu tarafından düzenlenecek bir

oryantasyon eğitimine katılması, öğrencilerin sorumluluklarını bilmeleri, karşılaşabilecekleri

olası sorunların asgariye indirilmesi ve hareketliliğin başarılı geçmesi için çok önemlidir.

Oryantasyon eğitimine katılmamış bir öğrencinin hareketlilik hakkını kaybetmesi veya

hibesinde kesinti yapılması söz konusu değildir.

Öğrencinin yurtdışına çıkış işlemleri, yurtdışında kalınacak yer temin edilmesi, pasaport ve

vize işlemleri öğrencinin sorumluluğundadır. Yükseköğretim kurumunun belirtilen

konularda öğrencilerine destek ve yardımcı olması beklenir. Vize ve pasaport konusunda

ulusal veya diğer yetkili kuruluşlar tarafından istenen ve yükseköğretim kurumu tarafından

hazırlanması gereken belgeler varsa, söz konusu belgeler yükseköğretim kurumu tarafından

düzenlenir.

6. Hibe Desteği, Süre ve Hibe Hesaplamaları

6.1. Gidilen Ülkelere Göre Aylık Hibe Miktarları

Öğrencilere yurtdışında geçirdikleri faaliyet süreleri boyunca yurtdışında olmalarından

kaynaklanan ilave masraflarına yardımcı olmak üzere hibe verilmektedir. Hibeler,

öğrencilerin faaliyetle ilgili masraflarının tamamını karşılamaya yönelik değil, yalnızca katkı

niteliğindedir.

18

Öğrenci hareketliliği faaliyetlerinin gerçekleştirilebileceği ülkeler hayat standardı

düzeylerine göre 3 gruba ayrılmış ve ülke grupları için aylık öğrenim ve staj hibeleri

belirlenmiştir. Ülke grupları ve bu ülkelere gidecek öğrencilere verilecek aylık hibe miktarları

aşağıdaki tabloda yer almaktadır:

Ülke Grupları Hareketlilikte Misafir Olunan Ülkeler

Aylık Hibe

Öğrenim

(Avro)

Aylık Hibe

Staj

(Avro)

1. ve 2. Grup

Program Ülkeleri

Birleşik Krallık, Danimarka, Finlandiya,

İrlanda, İsveç, İzlanda, Lihtenştayn,

Lüksemburg, Norveç, Almanya,

Avusturya, Belçika, Fransa, Güney

Kıbrıs, Hollanda, İspanya, İtalya, Malta,

Portekiz, Yunanistan,

500 600

3. Grup Program

Ülkeleri

Bulgaristan, Çek Cumhuriyeti, Estonya,

Hırvatistan, Letonya, Litvanya,

Macaristan, Makedonya, Polonya,

Romanya, Slovakya, Slovenya, Türkiye

300 400

Tablo-2 Ülke gruplarına göre aylık hibe miktarları tablosu

Not: Yukarıdaki hibeler 2018 sözleşme döneminden itibaren seçilen öğrencilere

uygulanacaktır. Örneğin 2018-2019 akademik dönemi için hareketliliğe katılacak iki

öğrenciden 2017 sözleşme dönemi için seçilene 2017 sözleşme döneminde geçerli olan

hibeler, 2018 sözleşme döneminde seçilene yukarıdaki tabloda yer alan hibe miktarları

uygulanacaktır.

Program ülkeleri arasında öğrenim ve staj hareketliliği için öğrencilere gidiş-dönüş

seyahatleri için ayrıca destek verilmemektedir.

6.2. Süre ve Hibe Hesaplamaları

Öğrencilerin faaliyet süreleri ve hibeleri, faaliyet başlamadan önce tahminî olarak hesaplanır.

Faaliyet sona erdikten sonra gerçekleşen kesin süreler ve hibeler tekrar belirlenmelidir.

Faaliyete başlamadan önce yapılacak planlamada gidilecek kurumdaki akademik takvim,

öğrencilerin kabul mektuplarında yer alan süreler, önceki yıllarda ilgili kurumda gerçekleşen

faaliyetlerden edinilen deneyimler gibi mevcut bilgi ve belgelere göre faaliyet süresi tahminî

olarak belirlenir. Kesin faaliyet süresi, katılım sertifikasında bulunan faaliyet başlangıç-bitiş

tarihlerine göre hesaplanır.8

Öğrencilerin faaliyet süreleri kısmen veya tamamen hibelendirilir veya faaliyet tamamen

hibesiz “sıfır hibeli” öğrenci olarak gerçekleştirilebilir. Faaliyet süresinin kısmen

hibelendirilmesi halinde, hibe verilecek süre, öğrenim hareketliliği için ise 3 aydan, staj

hareketliliği için 2 aydan kısa olamaz.

8 Yükseköğretim Kurumuyla Yapılan Hibe Sözleşmesi EK III-Mali ve Akdi Şartlar I.2.B maddesi hükümleri

esastır.

19

Öğrenciye verilecek hibe “Hareketlilik Aracı (MT+) kullanılarak hesaplanır.

Hareketlilik aracında başlangıç-bitiş tarihleri girilerek ve varsa kesinti süreleri çıkartılarak

hesaplanan faaliyet süresinin, asgarî süreyi karşılaması gerekmektedir. Örneğin; öğrenim

hareketliliğinde 2 ay 25 gün sürdüğü hesaplanan bir faaliyet, öğrencinin erken dönmesini

zorunlu kılacak bir mücbir sebep yoksa asgarî faaliyet süresi şartına uygun olmadığı için

kabul edilmez.

Seçilmiş ve faaliyetlerine başlamış öğrencilerin faaliyetlerini uzatmaları durumunda,

yükseköğretim kurumunun ilgili faaliyet bütçesinde yeterli hibe varsa, uzatılan faaliyet

süresine hibe verilebilir. Bütçenin süre uzatımı isteyen tüm öğrencilerin uzatma dönemlerini

karşılamaya yetmemesi durumunda, hibe verilecek öğrenciler ilk seçimdeki başarı durumları

esas alınarak tarafsızlık ve şeffaflık ilkesine uygun olarak belirlenir. Azamî hibe

miktarlarında artış yapılan öğrencilerle, azamî hibe miktarının artırıldığını gösteren ek hibe

sözleşmeleri yapılması gerekir.

Öğrencilere verilen hibeler, Avrupa Komisyonu ve varsa Türkiye Cumhuriyeti katkısından

oluşur. Kurum, gönderdiği öğrencilere kendi kaynaklarından ayrıca hibe verebilir. Kurum

kaynaklarından verilen miktarlar, Hareketlilik Aracıyla Merkez’e sunulan Nihai Raporda her

bir öğrenci için hesaplanan hibe miktarlarına dâhil edilmez. Ancak Sözel Raporda kurumun

kendi kaynaklarından verdiği hibeler hakkında genel bilgi (öğrenci başına verilen aylık

miktar, kurum kaynaklarından öğrencilere toplam verilen miktar gibi) verilir.

7. Öğrenciye Yapılacak Ödeme

Seçilen öğrencilerle Hareketlilik Aracında hesaplanan azamî hibe miktarını içeren

sözleşmeler imzalanır. Sözleşmeleri imzalanan öğrencilerin ödemelerinin yapılması için,

yükseköğretim kurumu bünyesinde proje hesabını tutan ve ödemeleri yapmaya yetkili birime

ödeme talimatları ve öğrenci sözleşmelerinin birer kopyası üst yazı ekinde gönderilir.

Tutanakla kayıt altına alınan seçim listelerinin proje hesabını tutan ve ödemeyi yapacak ilgili

birimlere (strateji geliştirme, mali işler, muhasebe birimi vb.) üst yazı ekinde iletilmesi ve

ödeme aşamasında, ödeme belgesinde yer alan yararlanıcı bilgileri ile hibe tutarının söz

konusu listelerde yer alan bilgiler ile tutarlılığı kontrol edildikten sonra ödemenin yapılması

gerekmektedir.

Öğrencilerin ilk ödemeleri, standart öğrenci sözleşmesinde yer aldığı üzere, %70 ile %100

arasında hangi oranda olacağı yükseköğretim kurumu tarafından belirlenen ve tüm öğrenciler

için aynı oranda uygulanacak ilk ödeme oranına göre tek defada veya 2 taksitte yapılır.

Ödemeler Avro cinsinden yapılır. Öğrencilerin dönüş sonrası yükümlülüklerini yerine

getirmelerini kolaylaştırmak veya hibe iadesi ihtimalini azaltmak için sözleşmelerin iki taksit

ödeme yapılacak şekilde düzenlenmesi tavsiye edilir.

İlk ödemeler, sözleşmenin her iki tarafça da imzalanmasını izleyen 30 takvim günü içerisinde

yapılır. Ancak ödemenin, hareketlilik döneminin başlama tarihinden sonraya kalmaması veya

varış teyidinin alınması üzerine yapılması gerekmektedir. Öğrencinin yükseköğretim kurumu

tarafından belirlenen takvime göre varış teyidini zamanında sunmaması halinde, ön ödemenin

geç yapılması istisnai olarak kabul edilebilir.

İlk ödemenin %100’den daha az bir oranda yapılmasına karar verildiği durumda:

20

1- Öğrenciye, karşı kuruma gitmeden önce ilk ödeme olarak, öngörülen hibelendirme

süresine göre hesap edilen toplam hibesinin belirlenen orandaki kısmı ödenir.

2- Faaliyet dönemi sonunda öğrencinin çevrimiçi AB anketini doldurması, mali desteğin

geriye kalan kısmının ödenmesini talep etmesi olarak kabul edilir.

Her durumda, öğrenciye azami olarak gerçekleştirdiği faaliyet süresi kadar hibe verilir.

Öğrencinin öngörülen hibelendirme süresinden daha kısa süre ile faaliyet gerçekleştirmesi

halinde, kesin faaliyet süresi için hesaplanandan daha fazla ilk ödeme yapılmışsa, fazla

miktarın öğrenciden iadesi istenir.

Öğrencinin sözleşmesinde belirlenen azamî miktar, öğrenciye verilebilecek en yüksek tutara

işaret etmektedir. Faaliyet süresinin öngörülenden daha kısa sürmesi halinde, öğrenciye

yapılacak toplam ödeme azamî hibe miktarının altında kalır. Ancak faaliyetin öngörülenden

daha uzun sürmesi ve verilecek hibenin sözleşmede belirtilen azami tutardan daha fazla

olması söz konusu olduğunda, azamî hibe tutarındaki artış için, artışı ve gerekçesini içeren

ek sözleşme düzenlenmelidir.

Faaliyetine başlamış ve ödemesi yapılmış öğrencinin faaliyet süresinin hibeli olarak

uzatılması durumunda, azamî hibe miktarının artışına yönelik öğrenci ile imzalanan ek

sözleşmeyi takiben, öğrenciye, yenilenen azamî hibe miktarının ilk ödeme oranına göre

belirlenen miktara tamamlayacak ödemesi yapılır.

8. Ödemede Kesinti Yapılması

Yükseköğretim kurumu, başarısız öğrencilerin hibelerinde kesinti yapabilir. Kesinti miktarı,

gerçekleştirilen faaliyet günü sayısının %5’i ila %100’ü arasında olmak üzere yükseköğretim

kurumunun takdirindedir. Ancak, bu takdir yetkisi, ölçülü ve orantılı kullanılmalı,

yükseköğretim kurumu başarısızlık nedeniyle yapılacak kesinti miktarı ve nedenlerini

önceden belirlemeli, hareketliliğe katılacak öğrencilere duyurmalı, öğrenciyle imzalanacak

hibe sözleşmesinde hüküm altına alınmalı ve aynı durumlar için aynı kesinti miktarını eşitlik

ve şeffaflık ilkeleri çerçevesinde uygulamalıdır. Yükseköğretim kurumu inisiyatifinde

belirlenen tüm kesinti halleri ve uygulanacak kesinti oranları öğrenciyle imzalanacak hibe

sözleşmesine eklenmelidir. Öğrenci hibe sözleşmesinde hüküm altına alınmayan kesintiler

uygulanamaz.

Zorunlu OLS sınavını, gidiş öncesinde ve dönüşte almayan ve katılımcı anketini

doldurmayan öğrencilere %5’ten fazla olmamak üzere kesinti yapılabilir. Öğrenciyle

imzalanacak hibe sözleşmesinde hüküm altına alınmamışsa, OLS sınavı almayan ve katılımcı

anketi doldurmayan öğrencilere kesinti uygulanamaz.

Öğrencilerin faaliyet süreleri, öğrenim anlaşmasında veya belgenin ayrıca düzenlenmiş

olması halinde katılım belgelerinde belirtilen faaliyet başlangıç-bitiş tarihlerine göre

belirlenir; olağan durumda öğrencilerden ek belge istenmez. Ancak, belge üzerindeki faaliyet

başlangıç-bitiş tarihinin gerçek tarihleri içermediğinin veya öğrencinin resmî tatil günleri

hariç, yani normal şartlarda öğrenim veya stajın devam etmesi gereken tarihlerde misafir

olduğu kurumdan (şehirden / ülkeden) ayrıldığının açıkça bilindiği durumlarda ek araştırma

yapılmasına gerek görülmüş ve öğrencinin aralıksız olarak 7 (yedi) takvim gününden (hafta

sonu dâhil) fazla süre ile misafir olunan kurumdan ayrıldığı tespit edilmişse, söz konusu ayrı

21

kalınan toplam gün sayısı için hibe ödemesi yapılmaz. Daha önce ödeme yapılmışsa,

ödemenin iadesi talep edilir.

Hareketliliğe katılımı kanıtlayan belgelerin (katılım sertifikası veya bunun yerine geçebilecek

dönüş sonrası transkript (TOR)) teslim edilmemesi durumunda hareketlilik geçersiz sayılır

ve öğrenciye hibe ödenmez; başlangıçta ödenen hibe tahsil edilir.

Tüm kesintiler, gerçekleştirilen faaliyet günü sayısı üzerinden yapılır, Hareketlilik Aracı’nda

kesinti gün sayısı ilgili bölüme girilir ve açıklama bölümüne kesinti gerekçeleri yazılır.

İlk planlamada ödeneceği öngörülmesine rağmen ödenmeyen ve/veya ödendikten sonra

öğrencilerden geri istenen tutarlar, Merkeze iade edilmelidir.

9. Akademik Tanınma

Yükseköğretim kurumu, yurtdışında geçirilen öğrenim dönemine tam tanınma

sağlamakla yükümlüdür. Bu sebeple, ortak olunan kurumların ders içeriklerinin

uygunluğunun kontrol edilmesi, yurtdışında geçirilecek dönemin denkliği ve buna bağlı

olarak tanınmanın sağlanması için gereklidir. Öğrencinin Öğrenim Anlaşmasında belirtilen

derslerden başarılı olması durumunda, misafir olduğu kurumdan temin edeceği Transkript

belgesini kendi kurumuna teslim etmesini takiben tanınma işleminin otomatik olarak

yürümesi için yükseköğretim kurumları bir mekanizma kurmalı, öğrenci, bölüm idarecileri

ve öğretim üyeleri ile derslerinin tanınmasını sağlamak için karşı karşıya gelmemelidir.

Belgelerin ofise teslimini takiben süreç, otomatik olarak yürümelidir.

Öğrencinin öğrenimini tamamlaması için gerekli olmayan araştırma çalışmaları veya tanınma

sağlanamayacak faaliyetler kapsamında öğrenim hareketliliği gerçekleştirilmesi uygun

değildir.

Öğrenim Hareketliliği: Öğrenim faaliyeti başlamadan önce tanımlanmış ders programı, tüm

taraflarca Öğrenim Hareketliliği İçin Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement for

Studies) imzalanması suretiyle yazılı olarak teyit edilir. Çeşitli sebeplerle öğrenim

anlaşmasında yapılacak olan değişikliklerin, gidilen yükseköğretim kurumunda akademik

dönemin başlamasını takiben en geç 4 – 7 hafta içerisinde yapılmış olması ve anlaşmanın

taraflarınca değişiklik talep edildikten sonra en geç 2 hafta içinde onaylanması gerekir.

Yararlanıcı kurum, bu anlaşmada belirtilen derslerden öğrencinin başarılı olması durumunda

tam tanınmanın sağlanacağını garanti eder. Akademik tanınmayı garanti etmek üzere, öğrenci

gitmeden önce yurtdışında takip edilecek ders programının (öğrenim anlaşmasında yer alan

dersler), öğrencisi olunan programda hangi derslere karşılık sayılacağını gösteren

bölüm/fakülte/enstitü yönetim kurulu veya senato kararı alınmalı, takip edilecek ders

programında değişiklik olması halinde söz konusu karar güncellenmelidir. Böylelikle

tanınma sistematik olarak gerçekleştirilmeli; öğrenci, faaliyeti sona erdikten sonra tanınma

hakkını elde etmek üzere akademik veya idari personeli ayrıca ikna etmek zorunda

bırakılmamalıdır. Yükseköğretim kurumu ayrı bir kurul kararı almak yerine, Öğrenim

Anlaşması üzerinde ilgili kurul üyelerinin onayını aldırarak tanınmayı garanti edebilir.

Tam Tanınma şu şekilde gerçekleştirilmelidir: Öğrencinin öğrenim/staj anlaşmasında yer

alan derslerin/stajın misafir kurumda alınması ve başarılı olması durumunda bu

derslerin/stajın orijinal isimleri, kredileri ve notları ile transkriptleri ve Diploma Eki’nde de

yer alması, genel not ortalaması hesaplamasına dâhil edilmesi ve dipnotlardan veya Diploma

22

Eki 6.1’de9 açık bir şekilde, öğrencinin Erasmus+ kapsamında hareketlilikten faydalandığının

belirtilmesi gerekmektedir. Ayrıca transkript ve Diploma Eki’nde hangi derslerin Erasmus+

kapsamında alındığı anlaşılır bir şekilde gösterilmelidir.

Staj Hareketliliği: Staj faaliyeti başlamadan önce tüm taraflarca Öğrenim Hareketliliği İçin

Staj Anlaşması (Learning Agreement for Traineeship) imzalanması suretiyle yazılı olarak

teyit edilir. Yararlanıcı kurum, bu anlaşmada belirtilen iş programında öğrencinin başarılı

olması durumunda tam tanınmanın sağlanacağını garanti eder.

Öğrencinin müfredat programı kapsamındaki staj süresinin kendi kurumu tarafından tam

olarak ve tercihen AKTS kredileri kullanılarak tanınması gereklidir.

Stajın müfredat programının parçası olmadığı hallerde ise, yükseköğretim kurumu tanımayı,

yurtdışında yapılan staj faaliyetini Diploma Eki’ne kaydetmek suretiyle gerçekleştirir. Stajın

müfredat programının parçası olmaması halinde dahi Erasmus staj faaliyeti, öğrencinin

eğitim alanı ile ilgili bir sektörde yapılır.

Akademik tanınmayı garanti etmek üzere, öğrenci gitmeden önce staj faaliyetinin öğrencisi

olunan programda nasıl tanınacağına ilişkin bölüm/fakülte/enstitü kurul kararı alınmalıdır.

Böylelikle tanınma sistematik olarak gerçekleştirilmeli; öğrenci, faaliyeti sona erdikten sonra

tanınma hakkını elde etmek üzere akademik veya idari personeli ayrıca ikna etmek zorunda

bırakılmamalıdır.

Yükseköğretim kurumu ayrı bir kurul kararı almak yerine Staj Anlaşması (Learning

Agreement for Traineeship) üzerinde gerekli açıklamayı yaparak ve ilgili kurul üyelerinin

onayını aldırarak tanınmayı garanti edebilir.

Gerek öğrenim gerek staj hareketliliği için tam tanınmanın sağlanması önemli bir ECHE

yükümlülüğü olup, bu yükümlülüğün sistematik bir biçimde ihlali ilgili yükseköğretim

kurumunun ECHE’sinin iptal edilmesine neden olabilir.

10. Çevrimiçi Dil Desteği (OLS)

10.1. Çevrimiçi Dil Desteğinin Kapsamı

Yükseköğretimde öğrenci hareketliliği faaliyetlerinden yararlanacak öğrenciler için Avrupa

Komisyonu tarafından Çevrimiçi Dil Desteği sistemi sunulmaktadır.

Çevrimiçi Dil Desteği, Almanca, Fransızca, Hollandaca, İtalyanca, İngilizce, İspanyolca

Çekçe, Danca (Danimarka dili), Yunanca, Lehçe (Polonya dili), Portekizce, İsveççe,

Bulgarca, Fince, Hırvatça, Macarca, Romence, Slovakça, İrlandaca, Estonca, Letonca,

Litvanyaca, Slovence ve Maltaca dillerinde sunulmaktadır. Yurtdışı hareketlilik faaliyetlerini

bu dillerde gerçekleştirecek öğrenciler bu sisteme tâbidir. Ancak bu dillerde faaliyet

gerçekleştirecek öğrenciler arasında faaliyet gerçekleştirecekleri dil kendi ana dili olan

öğrenciler için çevrimiçi dil desteği uygulanmaz.

Çevrimiçi dil desteği, öğrencilerin girmekle yükümlü olduğu sınavları ve isteğe bağlı

çevrimiçi dil kursu desteğini içermektedir:

9 http://ec.europa.eu/education/policy/higher-education/doc/ds_en.pdf

23

- Zorunlu Sınavlar

Öğrenim veya staj hareketliliği gerçekleştirmek için seçilmiş öğrenciler, faaliyetlerine

başlamadan önce ve faaliyetlerini tamamladıktan sonra ayrı ayrı olmak üzere, OLS sistemi

üzerinden sınav olurlar. Sınav, öğrencinin gittiği kurumda öğrenim/staj faaliyetini

gerçekleştireceği dilde yapılır. Birden fazla sayıda faaliyet gerçekleştiren öğrenciler,

faaliyetler birbirini takip etse dahi, her faaliyet için ayrıca OLS sınavı alırlar.

Sınavlar öğrencilerin seçilmiş olma durumlarını etkilememektedir. Faaliyet öncesi ve sonrası

yapılan sınavlar, öğrencinin faaliyetleri süresince dil yeterliliklerinde meydana gelen

değişimi gözlemlemek amacıyla yapılmaktadır. Her iki sınav da zorunludur. Zorunlu olduğu

halde bu sınavları almayan öğrencilerin hibelerinde bu El Kitabı’nın II.8. Maddesindeki

hükümlere göre kesinti yapılır. Mücbir sebep halleri saklıdır. Zorunlu OLS sınavları

hareketliğe seçim aracı olarak kullanılamaz.

Sınav sonuçları yalnızca öğrenci ve öğrenciyi gönderen yükseköğretim kurumu tarafından

görülebilir.

- İsteğe Bağlı Dil Kursları

Dil sınavına girdikten sonra öğrenciler, sınav sonuçlarına göre kendilerini yetersiz bulmaları

halinde veya yükseköğretim kurumlarının önerisiyle, faaliyetlerine başlamadan önce kendi

isteklerine bağlı olarak çevrimiçi dil kurslarına katılabilirler.

Almanca, İngilizce, İspanyolca, Fransızca, İtalyanca, Felemenkçe ve Portekizce dillerinde

sınava girip sınav sonucunda B2 ve üzerinde; Bulgarca, Çekçe, Danca, Yunanca, Hırvatça,

Macarca, Lehçe, Romence, Slovakça, Fince ve İsveççe dillerinde sınava girip sınav

sonucunda B1 ve üzerinde alan öğrenciler isteklerine bağlı olarak gittikleri ülkenin dilinde

çevrimiçi dil kursundan yararlanabilirler. Bu öğrencilere kurs ataması yine yükseköğretim

kurumu tarafından yapılır. Hareketlilik başlangıcında aktif hale gelen çevrimiçi dil kurslarına

azami 13 ay olmak üzere katılımcılar hareketlilik bitiminden sonra iki ay daha devam

edilebilirler.

10.2. Çevrimiçi Dil Sınavları ve Kurslarına Katılım

Öğrencilerin sınav ve dil kursuna katılabilmeleri yükseköğretim kurumları tarafından

sağlanmaktadır. Yükseköğretim kurumu gidiş öncesinde ve hareketlilik bitiminde zorunlu

sınavları öğrenciye atamakla yükümlüdür. Mücbir bir sebebe dayanmaksızın bu yükümlülüğü

yerine getirmeyen yükseköğretim kurumunun kurumsal destek hibesinde, Hibe

Sözleşmesinin Eki “Akdi ve Mali Hükümler - Yetersiz, Kısmi ya da Geç Uygulama

Durumunda Hibe Kesintisi” hükümleri uyarınca %25 ila %75 oranında kesinti yapılabilir.

Merkez tarafından sözleşme dönemi başında öğrenci hareketliliği gerçekleştirecek tüm

yükseköğretim kurumlarına, OLS sistemi üzerinden, hareketlilik kapasitelerine uygun oranda

dil sınavı ve dil kursu hakları (lisans) tanımlanır. Lisanslar yükseköğretim kurumuna dil

ayrımı yapılmaksızın toplam sayı olarak verilir. Hangi dilde kaç lisans kullanacağına

yükseköğretim kurumu kendi ihtiyacına göre karar verir.

Yükseköğretim kurumu kendisine tahsis edilen sınav haklarını, OLS sistemi vasıtasıyla, her

dil için, o dilde faaliyet gerçekleştirecek öğrencilerine tanımlar. Kurs alacak öğrencilere kurs

lisanslarını ayrıca tanımlar.

24

Öğrencilere lisans verme işlemleri öğrencilerin e-posta adreslerinin sisteme girilmesi ile

mümkün olur. Öğrenciler, e-posta adreslerine gönderilen web sayfası bağlantısı üzerinden

sınavlarını ve kurslarını alırlar.

Yükseköğretim kurumunun dil kursu lisansı sayısının, kurs almak isteyen öğrenci sayısından

düşük olması halinde, yükseköğretim kurumu, kurs lisanslarını kendi girdiği sınav dilinde en

düşük puanı alan öğrencilerden başlayarak dağıtır.

Detaylı bilgi için lütfen http://erasmusplusols.eu/ adresini ziyaret ediniz.

Bilgilendirme videosu için http://erasmusplusols.eu/guided-tour-7/ adresini ziyaret ediniz.

OLS kurslarını düzenli bir şekilde alan öğrencilere ECTS kredisi verilebilir. OLS’ye

tanımlanacak ECTS kredisinin miktarı ve koşulları yükseköğretim kurumunun takdirindedir.

11. Faaliyet Süresinin Uzatılması

Öğrencinin faaliyet süresinin uzatılmasını istemesi halinde talebi, Erasmus ofisi ve

öğrencinin fakülte/bölüm yetkilileri tarafından değerlendirilir. Gidilen kurumun onayı ve

öğrencinin akademik durumunun da uygun olmasına bağlı olarak süre uzatımı yapılması

mümkündür, fakat zorunlu değildir. Süre uzatması gerçekleştirilmesi için aşağıdaki şartların

sağlanması gerekir:

1. Uzatılan sürenin mevcut dönemi aralıksız takip etmesi gerekir (Tatiller ve dönem

araları aralık olarak kabul edilmez. Bahar dönemi uzatılarak güz dönemi ile

birleştirilemez.).

2. Gerekli düzenlemeler (ek sözleşme düzenlenmesi, öğrenim anlaşmasının yenilenmesi

gibi) mevcut planlanan faaliyet süresi bitmeden en az 1 ay önce tamamlanmalıdır.

3. Uzatılan süre, Merkezle yükseköğretim kurumu arasında imzalanan sözleşme bitiş

tarihinden sonraya sarkamaz.

4. Öğrenciyle imzalanan sözleşmede belirtilen azami hibe miktarında farklılık

oluşacaksa bu durumda öğrenci ile ek sözleşme yapılmalıdır.

Öğrencilerin faaliyetlerini uzatmaları durumunda, yükseköğretim kurumunun ilgili faaliyet

bütçesinde yeterli hibe varsa, uzatılan faaliyet süresine hibe verilebilir. Bütçenin süre uzatımı

isteyen tüm öğrencilerin uzatma dönemlerini karşılamaya yetmemesi durumunda, hibe

verilecek öğrenciler ilk seçimdeki başarı durumları esas alınarak tarafsızlık ve şeffaflık

prensibine uygun olarak belirlenir. Azamî hibe miktarlarında artış yapılan öğrencilerle, azamî

hibe miktarının artırıldığını gösteren ek hibe sözleşmesi yapılması gerekir.

12. Planlanan Faaliyet Dönemi Tamamlanmadan Dönülmesi

Avrupa Komisyonu tarafından ilan edilen Genel Teklif Çağrısı’nda belirtildiği üzere, öğrenci

öğrenim hareketliliği faaliyetleri asgari 3 ay, staj hareketliliği faaliyetleri asgari 2 ay sürer.

Asgari süreler mücbir sebepler dışında azaltılamaz. Hareketlilik süresinin asgari sürenin

altında olması durumunda söz konusu hareketlilik için hibe ödemesi yapılmaz. Ancak

Hareketlilik Aracına bu öğrenci için giriş yapılır.

Öğrencilerin, mücbir sebeplerle (zorunluluk sebepleri, ailevi sebepler, sağlık sebepleri, doğal

afet gibi) planlanan hareketlilik faaliyeti döneminden erken dönmesi durumunda, öğrencinin

25

yurtdışında kaldığı süre karşılığı hibe miktarı öğrenciye verilir. Kalınan süre karşılığı için

hesaplanan hibeden fazla ödeme yapılmışsa, fazla miktarın iadesi istenir.

13. Faaliyet Süresine Ara Verilmesi

Asgari faaliyet süresi sağlanmadan şahsî bir mücbir sebepten dolayı öğrencinin geri dönmek

zorunda kalması halinde, aşağıdaki şartların sağlanması şartıyla öğrencinin faaliyetini tekrar

etme imkânı vardır:

- Yeni faaliyet, tamamlanamayan faaliyet ile aynı türde olmalıdır.

- Yeni bir öğrenim anlaşması imzalanmalıdır.

- Tamamlanamayan dönem ve telafi için verilen dönem ayrı ayrı raporlanmalıdır.

Asgari faaliyet süresinden daha uzun süre kalan bir öğrencinin şahsî bir mücbir sebepten

dolayı geri dönmek zorunda kalması halinde, öğrenciye tamamlayamadığı faaliyetini telafi

etmek üzere tekrar gitme imkânı tanınmaz.

Genele etki eden mücbir sebeplerden (gidilen bölgede doğal afet olması, grev yapılması vb.)

dolayı öngörülen faaliyet süresini tamamlayamadan dönen öğrencilerin durumları hakkında,

Ulusal Ajans ve Avrupa Komisyonu her bir örnek olayı ayrı ayrı inceleyerek, örneğin

faaliyetin kabul edilmesi veya tekrar edilmesine imkân tanınmasına yönelik toplu olarak

uygulanacak karara varır.

14. Vatandaşı Olunan Ülkeye Gidiş

Program Ülkelerinden birinin vatandaşı olup da, Türkiye’de ikamet eden bir öğrencinin

hareketlilik faaliyeti ile vatandaşı olduğu ülkeye gitmesi mümkündür; ancak değerlendirme

sürecinde bu öğrencilere bu El Kitabı’nın II.4.2.2. Maddesi uyarınca düşük öncelik verilir.

15. Elektronik Belge Kullanılması

Öğrenci ile yükseköğretim kurumu tarafından imzalanan sözleşmenin ıslak imzalı olması

gerekmektedir. Bunun dışındaki belgeler için öğrencilerden öncelikle orijinal ıslak imzalı

belgeleri sunmaları istenir. Ancak ıslak imzalı belgelerin temin edilemediği durumlarda,

gerçek olduğundan emin olunan belgeler (örneğin öğrenci tarafından değil ortak kurum

yetkilileri tarafından gönderilen belgeler) ıslak imzalı olmadan da (fotokopi, pdf ve jpeg gibi

elektronik formatlarda) kabul edilir.

16. Hibesiz (“0” Hibeli) Öğrenci Olma Durumu

Öğrenciler, istedikleri takdirde hibe almaksızın faaliyetlere katılabilirler.

Hibesiz öğrenciler de diğer başvurularla beraber genel değerlendirmeye tabi tutulur ve hibeli

öğrencilerle aynı süreçten geçer. Hibesiz öğrencinin farkı, öğrencinin bütçe hesaplamalarına

dâhil edilmemesi ve kendisine ödeme yapılmamasıdır. Hibe alınmaması öğrencinin seçim

sürecine dâhil olmamasına gerekçe değildir.

Değerlendirme ölçütleri ve ağırlıklarına göre öğrenciler seçildikten sonra, yükseköğretim

kurumuna tahsis edilen bütçe kapsamında maddi olarak desteklenemeyen kontenjan kalması

halinde, hibe almadan gitmek isteyen öğrenciler arasında ayrıca bir değerlendirme yapılabilir.

Burada da tarafsızlık ve şeffaflık kuralları gereği genel değerlendirme ölçüt ve ağırlıkları

dikkate alınarak öğrenci seçimi gerçekleştirilir.

26

Öğrenciler hibesiz olarak gittikten sonra, yükseköğretim kurumunun, kurumsal destek

hibesinden aktarım ve ek kaynak bulunması gibi nedenlerle hibesiz öğrencileri

hibelendirmeye karar vermesi durumunda, hibelendirmeyi başarı sırası gözeterek

yapabileceği gibi tüm hibesiz öğrencilerine eşit uygulanacak bir hibe tahsis kararı da alabilir.

Her iki durumda da hibe tahsis kararı seçim Komisyonu tarafından kayıt altına alınmalıdır.

İlgili değişikliğin yürürlüğe girmesi için hibe sözleşmesinin öğrencinin faaliyeti

tamamlanmadan en geç 1 ay önce revize edilmesi veya ek sözleşme yapılması gerekmektedir.

Bu revize/ek sözleşme ıslak imzalı belgeyi sonradan almak şartıyla öğrenci tarafından

imzalanıp taranarak gönderilen sözleşme üzerinden yapılabilir. Her bir öğrenim

kademesinde, hibesiz de olsa 12 aydan fazla hareketlilik gerçekleştirilemez.

17. Akademik Ücretler

Misafir olunan yükseköğretim kurumu, Erasmus+ kapsamında gelen öğrenciden herhangi bir

akademik ücret talep edemez. Akademik ücret; öğrenim ücreti, kayıt ücreti, sınav ücreti,

laboratuvar ücreti ve kütüphane ücretini kapsar. Ancak sigorta, oturma izni, indirimli ulaşım

kartı, akademik malzemelerin fotokopisi, laboratuvar ürünlerinin kullanımı gibi çeşitli

materyallerin kullanılması için gerekli ücretler konusunda yükseköğretim kurumunun diğer

öğrencileri nasıl ödeme yapıyorsa, aynı miktarda ücret talep edilebilir.

Öğrenciler yurtdışında faaliyet gerçekleştirdikleri süre zarfında kendi yükseköğretim

kurumlarına kayıtlarını yaptırarak varsa normal olarak ödedikleri harç/öğrenim ücretlerini

ödemeye devam ederler. Öğrenciler kayıtlarını donduramazlar.

Yükseköğretim kurumu, misafir olunan yükseköğretim kurumunun öğrenim

hareketliliğinden yararlanan öğrencilerinden akademik ücret talep etmesi durumunda derhal

Merkezi bilgilendirmelidir.

18. Ulusal Hibe ve Burslar

Yükseköğretim kurumu, hareketlilik faaliyetine katılan öğrencilerin yurtdışında faaliyetlerini

gerçekleştirdikleri süre zarfında, hâlihazırda aldıkları yükseköğretim burslarının ve kredilerin

devamını temin etmekle yükümlüdür. Bu kazanım, öğrencinin yurtdışındaki öğrenim/staj

faaliyeti sırasında sonlandırılamaz, kesintiye uğratılamaz ve azaltılamaz.

Yükseköğretim kurumları ulusal burs veya kredi başvuru şartlarını sağlayan öğrencilerin

Erasmus+ hibesinden yararlanma hakkına sınırlama getiremez. Ulusal burslara veya kredilere

başvuru hakkını kazanamayan öğrenciler de Erasmus+ hibesine müracaat edebilirler.

19. Sigorta Yükümlülükleri

Faaliyetlere katılan öğrencilerin ilgili faaliyet türlerine göre zorunlu olan sigortalarını

yaptırmaları gerekmektedir. Yükseköğretim kurumu sigortaların yapıldığını kontrol eder ve

yapıldığından emin olur. Hangi sigortaların zorunlu olduğu öğrenci sözleşmesinde

belirtilmektedir.

20. Öğrenci Hareketliliği Belgeleri

Her bir öğrenci dosyasında, aşağıdaki belgelerin mutlaka bulunması gerekmektedir. Ancak

aşağıda belirtilenler haricinde, yükseköğretim kurumu, faaliyetle ilgili olarak kendi kurumu

içerisinde ihtiyaç duyduğu belgeleri de dosyada muhafaza edebilir.

27

Faaliyet başlamadan önce ve faaliyet sırasında düzenlenen belgeler:

1- Öğrenci başvuru formu ve ekleri:

Ek 1 - Not çizelgesi,

Ek 2 - Yabancı dil düzeyini gösteren belge,

2- Öğrencinin seçildiğine ilişkin öğrenciye yapılan yazılı bildirim veya toplu ilan,

3- Misafir olunacak kurumdan alınan kabul belgesi (Acceptance Letter),

4- Öğrenci ile yükseköğretim kurumu arasında imzalanan Erasmus+ Yükseköğretim

öğrenme ve/veya staj hareketliliği için sözleşmenin imzalı bir nüshası ve ekleri:

Ek 1 - Öğrenim Anlaşması,

Ek 2 - Genel Şartlar: Genel Şartların yükseköğretim kurumunda muhafaza edilecek

nüshada bulunması zorunlu değildir.

Ek 3 - Öğrenci Beyannamesi: Tek nüsha halinde öğrenciye verilir, dosyasında

bulunması zorunlu değildir.

Standart formlar aşağıdaki bağlantılarda yayımlanmaktadır:

Öğrenci ile İmzalanacak Sözleşme: https://goo.gl/srJwkS

Öğrenim Anlaşması (Öğrenim ve Staj): https://goo.gl/srJwkS

5- Yurtdışında alınacak (Öğrenim Anlaşmasında yer alan) derslerin, öğrencisi olunan

programda hangi derslere karşılık sayılacağını gösteren ilgili kurul kararı veya bunu

gösteren Öğrenim ve/veya Staj Anlaşması (Learning Agreement for

Studies/Traineeships),

6- Öğrenciye yapılan ödeme ile ilgili dekont veya öğrenciye yapılan ödemenin

ayrıntılarını ihtiva eden banka ekstresi,

Faaliyet sona erdikten sonra tamamlanan belgeler:

7- Misafir olunan kurum tarafından öğrenciye verilen, öğrencinin faaliyet başlangıç ve

bitiş günlerini göstermek üzere Öğrenim Anlaşmasının “faaliyet sonrası” bölümünün

doldurulması ve karşı kurum tarafından onaylanması. Faaliyet tarihlerini gösteren ayrı

bir belge düzenlenmesi ve karşı kurum tarafından onaylanmış olması halinde bu

belgeler de kabul edilir.

8- Katılım Sertifikası10,

9- Öğrencinin faaliyete ilişkin başarı durumunu gösteren belge;

- Öğrenim hareketliliği için: Yurtdışındaki eğitim dönemine ilişkin not çizelgesi

(transkript, Transcipt of Records:(ToR)),

10 Yükseköğretim Kurumuyla Yapılan Hibe Sözleşmesi EK III-Mali ve Akdi Şartlar I.2.B Maddesi hükümleri

esastır

28

- Staj hareketliliği için: Staj faaliyetindeki başarı değerlendirmesini gösteren Staj

Anlaşmasının “Evaluation of the Trainee” bölümü,

10- Öğrenci Anketi: Hareketlilik Aracı kullanılarak öğrencilerden çevrimiçi AB anketini

(EU Survey) doldurmaları istenir. Faaliyetleri tamamlanan öğrencilerin anketi

doldurması gerekmektedir. [dosyada bulunmasına gerek yoktur]

11- Çevrimiçi dil sınavı: Faaliyetlerini tamamlayan öğrencilerin OLS sistemi üzerinden

dil sınavlarına girmeleri gerekmektedir. [sınav sonucunun dosyada bulunmasına

gerek yoktur]

12- Özel durumlara ilişkin açıklayıcı ve kanıtlayıcı belgeler (hibede kesinti yapılması,

mücbir sebeple erken dönülmesi vb. durumların gerekçelerini gösteren belgeler),

13- Öğrenci döndükten sonra derslerin yükseköğretim kurumları tarafından tanındığını

gösteren nihai transkripti ve/veya varsa Diploma Eki örneği.

Bu belgelere ilave olarak yükseköğretim kurumu yurtdışında geçirilen dönemin akademik

olarak tanınmasını sağlamak üzere kurum içerisinde geçerli olacak gerekli belgeleri

hazırlamakla yükümlüdür.

Hareketlilik dönemini tamamlayan öğrencilerin döndükten sonra teslim etmeleri gereken

belgeleri tamamlamaları gerekmektedir. Belgeleri tamamlamayan öğrencilere yönelik

yaptırımlar Madde 8’de belirtilmiştir. Yükseköğretim kurumu öğrencilerinin eksik veya

hatalı evrakının tamamlanması/düzeltilmesi için uygun bir tarih belirler. Merkeze sunulacak

nihai raporda yer alan öğrenci bilgilerinde 30 günlük nihai rapor sonucuna itiraz

süresinden sonra yapılan herhangi bir değişiklik talebi kabul edilmeyecektir.

Merkez tarafından yapılan denetimlerde öğrencilere yapılan ödemeleri ispatlayan banka

dekontları da talep edileceğinden, bu dekontların veya ödeme ayrıntılarını gösteren toplu

banka ekstresinin öğrenci dosyalarında bulundurulması gerekmektedir.

29

III. PERSONEL HAREKETLİLİĞİ - STAFF MOBILITY (ST)

1. Personel Hareketliliği Faaliyetleri

Personel Hareketliliği faaliyeti 2 şekilde gerçekleştirilebilmektedir:

1. Personel Ders Verme Hareketliliği - Staff Mobility for Teaching Assignments (STA)

2. Personel Eğitim Alma Hareketliliği - Staff Mobility for Staff Training (STT)

2. Faaliyetlerin Tanımı

2.1. Personel Ders Verme Hareketliliği

Personel ders verme hareketliliği, Türkiye’de ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumunda

ders vermekle yükümlü olan bir personelin, program ülkelerinden birinde ECHE sahibi bir

yükseköğretim kurumunda öğrencilere ders vermesine ve ders vermeye ilişkin olarak karşı

kurumla ortaklaşa akademik/eğitsel faaliyetler gerçekleştirmesine imkân sağlayan faaliyet

alanıdır.

Personel ders verme hareketliliği kapsamında, program ülkelerinden birinde yerleşik bir

işletmede çalışan personelin Türkiye’de ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumunda,

öğrencilere ders vermek üzere davet edilmesi de mümkündür. İşletmeden ders vermek üzere

davet edilecek personelin yurtdışında bir işletmede, eğitim merkezinde, araştırma

merkezinde, ya da işletme tanımına uyan diğer bir kuruluşta istihdam edilmiş olması

gerekmektedir. Bu çerçevede, uygun bir işletmeden kastedilen büyüklükleri, yasal statüleri

ve faaliyet gösterdikleri ekonomik sektör ne olursa olsun, özel veya kamuya ait her tür

kurum/kuruluş ile sosyal ekonomi dâhil her tür ekonomik faaliyette bulunan girişimdir.

Ancak hibesi ödenerek davet edilecek kişi yükseköğretim kurumlarından olamaz.

Personel ders verme faaliyeti gün tabanlı bir faaliyettir ve ders verilen günler için hibe

ödemesi yapılır. Bu nedenle Personel Ders Verme Hareketliliği Anlaşmasında (Staff

Mobility For Teaching - Mobility Agreement) ders verme programının gün bazında

belirtilmesi gerekir.

2.2. Personel Eğitim Alma Hareketliliği

Personel eğitim alma hareketliliği, Türkiye’de ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumunda

istihdam edilmiş herhangi bir personelin, program ülkelerinden birinde eğitim almasına

imkân sağlayan faaliyet alanıdır. Bu faaliyet kapsamında kişinin mevcut işi ile ilgili

konularda sahip olduğu becerileri geliştirmek üzere çeşitli eğitimler (işbaşı eğitimleri, gözlem

süreçleri gibi) alması mümkündür. Konferans katılımları ise faaliyet kapsamında

desteklenememektedir.

Personel eğitim alma hareketliliği kapsamında, ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumunda

istihdam edilmiş personelin, eğitim almak üzere ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumuna

ya da bir işletmeye gidebilmesi de mümkündür. Eğitim almak üzere gidilecek işletme

yurtdışında bir eğitim merkezi, araştırma merkezi, yükseköğretim kurumu ya da işletme

tanımına uyan diğer bir kuruluş olabilir. Bu çerçevede, uygun bir işletmeden kastedilen

büyüklükleri, yasal statüleri ve faaliyet gösterdikleri ekonomik sektör ne olursa olsun, özel

veya kamuya ait her tür kurum/kuruluş ile sosyal ekonomi dâhil her tür ekonomik faaliyette

bulunan girişimdir. Personel eğitim alma faaliyeti tam zamanlı bir faaliyettir ve tam gün

30

eğitim alınan süreler için hibe ödemesi yapılır. Bu nedenle Personel Eğitim Alma

Hareketliliği Anlaşmasında (Staff Mobility For Training - Mobility Agreement) eğitim alma

programının gün bazında belirtilmesi gerekir.

3. Personel Hareketliliğinde Süreler

1. Faaliyetler, Avrupa Komisyonu tarafından belirlenen asgarî ve azamî sürelere uygun

olarak gerçekleştirilir.

2. Personel hareketliliği faaliyetleri, Merkezle imzalanan sözleşme bitiş tarihinden

sonraya sarkamaz.

3.1. Personel Ders Verme Hareketliliği için Asgarî ve Azamî Süreler

Personel ders verme hareketliliği için faaliyet süresi, seyahat hariç en az ardışık 2 iş günü ve

en fazla 2 ay olarak belirlenmiştir. Bununla birlikte, faaliyetin geçerli bir faaliyet olarak

değerlendirilebilmesi için en az 8 ders saati ders verilmesi zorunludur. Faaliyetin 1 haftadan

uzun gerçekleştiği durumlarda, verilmesi gereken zorunlu ders saatinin süre ile orantılı olarak

artması gerekmektedir (örneğin, 1 hafta sürecek bir faaliyette 8 saat ders verilmesi zorunlu

olduğundan, 2 hafta sürecek bir faaliyette en az 16 saat ders verilmesi zorunludur).

Personel ders verme hareketliliğinde, katılım sertifikasında yararlanıcının mücbir sebep11

dışında 2 günden az süre ile faaliyet gerçekleştirdiği ve/veya vermesi gerekenden daha az saat

ders verdiğinin görüldüğü durumlarda, faaliyet geçersiz kabul edilir ve yararlanıcıya herhangi

bir hibe ödemesi yapılmaz.

Mücbir sebebin belgelendirilebilmesi şartıyla, asgari sürenin tamamlanamadığı faaliyetler

kabul edilir; kalınan süre karşılığı hibe verilir ve seyahat masrafları mesafe hesaplayıcıya

bağlı kalınarak ödenir. Bir olay ya da durum, mücbir sebep sayılmadan önce Merkez ile

iletişime geçilmelidir.

3.2. Personel Eğitim Alma Hareketliliği için Asgarî ve Azamî Süreler

Personel eğitim alma hareketliliği için faaliyet süresi, seyahat hariç en az ardışık 2 iş günü

ve en fazla 2 ay olarak belirlenmiştir.

Personel eğitim alma hareketliliğinde, katılım sertifikasında yararlanıcının mücbir sebep11

dışında 2 günden az süre ile faaliyet gerçekleştirdiğinin görüldüğü durumlarda, faaliyet

geçersiz kabul edilir ve yararlanıcıya herhangi bir hibe ödemesi yapılmaz.

Mücbir sebebin belgelendirilebilmesi şartıyla, asgari sürenin tamamlanamadığı faaliyetler

kabul edilir; kalınan süre karşılığı hibe verilir ve seyahat masrafları mesafe hesaplayıcıya

bağlı kalınarak ödenir. Bir olay ya da durum, mücbir sebep sayılmadan önce Merkez ile

iletişime geçilmelidir.

11 Mücbir sebep", taraflardan herhangi birinin, sözleşmeden doğan herhangi bir yükümlülüğünü yerine

getirmesine engel olan; tarafların, taşeronlarının, bağlı kuruluşlarının veya uygulamada görev alan üçüncü

tarafların hata veya ihmalinden kaynaklanmayan ve gösterilen tüm özen ve dikkate rağmen kaçınılmaz olan ve

önceden tahmin edilemeyen, tarafların kontrolünün dışındaki istisnai herhangi bir durum veya olay anlamına

gelir. Bir hizmetin sunulmaması, ekipman veya malzemelerdeki kusurlar veya bunların zamanında hazır

edilmemesi, doğrudan bir mücbir sebepten ve ayrıca işgücü anlaşmazlığı, grev veya mali sıkıntılardan

kaynaklanmadığı müddetçe, mücbir sebep olarak öne sürülemez.

31

4. Hareketliliğe Katılacak Personelin Belirlenmesi

Personel hareketliliği faaliyetinde seçim süreci; ilan, başvuru alımı ve değerlendirmeden

oluşan bir süreçtir.

4.1. İlan Süreci

Yükseköğretim kurumunun internet sayfası, çeşitli ilan panoları ve hedef kitlenin kurumsal

e-posta adreslerine gönderilen e-postalar aracılığı ile ders verme/eğitim alma hareketliliği ve

başvuru süreci hakkında bilgi verilerek ilana çıkılmış olur. Farklı bir ilan yöntemi

kullanılması halinde, kullanılan ilan yönteminin potansiyel hedef kitleye ulaşabilecek bir

yöntem olduğundan emin olunmalıdır.

İlanın amacına ulaşabilmesi için internet sayfasında ve ilan panolarında en az 20 gün süre ile

tutulması beklenir.

İlanda asgari aşağıdaki bilgilerin yer alması gerekmektedir:

- Yükseköğretim kurumunun ders verme/eğitim alma faaliyetleri için her

bölümüne/birimine ayırdığı kontenjan sayıları, (işletmelerden ders vermek üzere personel

davet edilmesi planlanıyorsa, bu faaliyet çeşidi için ayrılan kontenjan sayısı),

- Yükseköğretim kurumunun ders verme/eğitim alma faaliyetleri kapsamında sahip olduğu

aktif anlaşmalar, anlaşmalara ait kontenjan sayıları ve her kontenjan için hangi

bölümlerin/birimlerin başvuruda bulunabileceği bilgisi,

- Anlaşma yapılmasına gerek olmayan personel eğitim alma faaliyeti için başvuru yöntemi

hakkında bilgi,

- Kimlerin başvuruda bulunabileceği bilgisi,

- Faaliyetten faydalanabilmek için gerekli asgari şartlar,

- Başvuru sırasında teslim edilmesi gereken belgeler,

- Son başvuru tarihi ve yeri (personele başvuruda bulunması için en az 15 gün süre tanınır),

- Değerlendirme ölçütleri ve toplam içerisindeki payları,

- Seçilen personele sağlanacak maddi destek hakkında bilgi,

- Faaliyetten hibesiz olarak faydalanma imkânı hakkında bilgi.

- Engelli personele ilişkin ilave destek ve imkânlar hakkında bilgi.

4.2. Başvuru Süreci

Ders verme/eğitim alma hareketliliği kapsamında alınacak tüm başvurular yükseköğretim

kurumu tarafından belirlenen bir son başvuru tarihine kadar alınır. Yükseköğretim kurumu

isterse, aynı sözleşme dönemi için birden fazla ilana çıkabilir ve birden fazla başvuru tarihi

belirleyebilir.

Tüm başvuruların yükseköğretim kurumu tarafından kayıt altına alınması ve ofiste

saklanması gerekmektedir.

32

4.3. Değerlendirme Süreci

4.3.1 Asgari Şartlar

Faaliyete katılacak personelin aşağıdaki asgari şartları sağlaması gerekmektedir:

- Personel hareketliliği gerçekleştirmek isteyen personelin Türkiye’de ECHE sahibi bir

yükseköğretim kurumunda tam/yarı zamanlı olarak istihdam edilmiş ve o kurumda fiilen

görev yapmakta olan personel olması gerekir. Yükseköğretim kurumunda istihdam

edilmiş olan personel için kadro şartı aranmaz, yükseköğretim kurumu ile arasında

sözleşme olan personel faaliyetlerden faydalanabilir. Kadrosu farklı bir kurumda olup da

sözleşmeli olarak başka bir yükseköğretim kurumunda çalışmakta olan personel,

hareketliğe, kadrosunun bulunduğu değil fiilen çalıştığı kurumda başvurur. Hizmet alımı

yolu ile yükseköğretim kurumunda istihdam edilen personel ile yükseköğretim kurumu

arasında sözleşme olmadığından, bu kişiler personel hareketliliğinden faydalanamaz.

4.3.2 Değerlendirme Ölçütleri

- Yükseköğretim kurumu, hareketlilikten faydalanacak personelin seçiminin tarafsız bir

şekilde yapılmasını, şeffaflık ve adaletin gözetilmesini sağlamakla ve gerektiğinde seçim

sürecine ait her türlü belgeyi sunabilecek şekilde belgelendirme yapmakla yükümlüdür.

- Değerlendirme sürecinin adil, şeffaf, tarafsız ve tutarlı olabilmesi için tüm personele eşit

derecede uygulanabilecek nitelikte değerlendirme ölçütlerinin belirlenmesi

yükseköğretim kurumunun sorumluluğundadır. Belli bir kişi veya kategorideki personeli

tamamen dışlayıcı veya sadece belli bir kişi veya kategorideki personelin seçilmesini

sağlayacak ölçütler belirlenemez. Belirlenen ölçütün pozitif veya negatif yöndeki ağırlığı,

bu ölçütün tüm değerlendirme sonucunu belirleyebileceği büyüklükte olmamalıdır.

- İlk kez katılım seçimde önceliklendirilir (zorunlu).

- Yabancı dil bilgisi önceliklendirilir (zorunlu).

- Eğitim Alma Faaliyetinde idari personel önceliklendirilir (zorunlu).

- Engelli personel önceliklendirilir (zorunlu).

- Gazi personel ile şehit ve gazi eş ve çocuğu personel önceliklendirilir (zorunlu)12.

- Önceliklendirme doğrudan hak kazanımı şeklinde değil değerlendirme esnasında artı

puan olarak uygulanmalıdır.

- Yükseköğretim kurumu tarafından değerlendirme sürecinde kullanılması planlanan

değerlendirme ölçütlerinin başvuru süreci başlamadan önce üst düzenleyici bir işlemle

12 Muharip gaziler ve bunların eş ve çocukları ile harp şehitlerinin eş ve çocuklarının yanı sıra 12/4/1991 tarih

ve 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu’nun 21. Maddesine göre “kamu görevlilerinden yurtiçinde ve

yurtdışında görevlerini ifa ederlerken veya sıfatları kalkmış olsa bile bu görevlerini yapmalarından dolayı

terör eylemlerine muhatap olarak yaralanan, engelli hâle gelen, ölen veya öldürülenler”in eş ve çocukları ile

23 Temmuz 2016 tarih ve 667 sayılı KHK’nin 7. Maddesi uyarınca, 15/07/2016 tarihinde gerçekleştirilen darbe

teşebbüsü ve terör eylemi ile bu eylemin devamı niteliğindeki eylemler sebebiyle hayatını kaybedenlerin eş ve çocukları

veya malul olan siviller ile bu kişilerin eş ve çocukları Erasmus personel hareketliliğine başvurmaları halinde

önceliklendirilir.

33

(rektörlük, yönetim kurulu veya senato kararı) kayıt altına alınması ve ilan edilmesi

gerekmektedir.

- Değerlendirme sürecinin Rektörlükçe “resmi görevlendirme” ile görevlendirilmiş bir

komisyon tarafından yapılması gerekmektedir. Başvuru değerlendiren kişilerin hiçbirinin

başvuru sahibiyle kişisel bağlantısı ya da çıkar ilişkisi olmaması gerekir. Şeffaflık ve

hakkaniyetli olma, programın genel kurallarından biri ve ECHE’nin bir gereğidir.

Tarafsızlığı ve şeffaflığı sağlamak üzere, aşağıda verilen ifadenin, düzenlenecek karar

tutanağında aynen veya bu anlamı içerecek farklı bir ifade ile yer alması gerekir.

“Bu başvuruların değerlendirilmesi ve nihai kararı aşamasında,

değerlendirmeyi yapan personel ile başvuru sahipleri arasında

değerlendirmeyi yapan personelin tarafsızlığını etkileyebilecek

herhangi bir kişisel ilişki bulunmamaktadır. Karar, tarafsızlık ve

şeffaflık kurallarına uygun bir şekilde verilmiştir.”

Seçimler sırasında Merkez tarafından belirlenen aşağıdaki hususların göz önüne alınması

gerekmektedir. Personel hareketliliği kapsamında yukarıdaki ölçütlerin yanı sıra,

- Daha önce personel hareketliliğine dâhil olmayan bölüm ya da birimlere,

- Daha önce personel hareketliğinde yer almayan veya az sayıda yer alan ülke ve

yükseköğretim kurumu ile hareketlilik faaliyeti gerçekleştirmeyi planlayan başvurulara,

öncelik verilecek bir seçim usulü belirlenmelidir. Personel hareketliliğinden faydalanacak

personelin seçimi ile ilgili olarak tutarsız uygulamaların tespit edilmesi; tarafsızlık ve

şeffaflık ilkelerinin ihlal edilmesi halinde kurum Merkez tarafından uyarılır. Merkezin

uyarılarına rağmen yanlış uygulamalarda ısrar edildiği takdirde, ilgili kurumun ECHE’sinin

gözden geçirilmesi için durum Merkez tarafından AB Komisyonu’na rapor edilir.

4.4. Seçim Sonuçlarının İlanı

Yükseköğretim kurumu seçim sonuçlarını şeffaflık ilkesine uygun olarak, değerlendirmeye

tabi tutulan alanlardan alınan puanlar ile birlikte, asil ve yedek listeler halinde ilan etmelidir.

Sonuç ilanı yapılırken seçimin hangi ölçütlere göre yapıldığı belirtilmelidir.

4.5. Seçim Sonuçlarına İtiraz

Yükseköğretim kurumu, seçim sonuçlarına itirazı olan personelinin itirazını bildirebileceği

resmi bir süreç belirlemeli ve ilan etmelidir. Seçim sürecinin kurallara uygun, adil ve şeffaf

yapılmadığı yönünde personel ve yükseköğretim kurumu arasında ihtilaf olması durumunda

ihtilafın çözüm mercii yetkili yargı organlarıdır.

5. Seçim Sonrası Süreç

Seçilen personel ile faaliyet için hesaplanan azamî hibe miktarını içeren hibe sözleşmesi

imzalanır. Sözleşmenin eklerinden biri Personel Hareketliliği Anlaşması olup, sözleşme

formatı ve personel hareketliliği anlaşma formatına aşağıdaki bağlantıdan ulaşılabilmektedir:

https://goo.gl/srJwkS

34

Sözleşmeyi yükseköğretim kurumu adına imzalamaya kimin yetkili olacağı, yükseköğretim

kurumu tarafından belirlenir. Sözleşmede belirlenen azamî hibe miktarı, personele

verilebilecek en yüksek tutara işaret etmektedir. Faaliyet süresinin öngörülenden daha kısa

sürmesi halinde, personele yapılacak toplam ödeme, azami hibe miktarının altında kalır.

Ancak faaliyetin öngörülenden daha uzun sürmesi ve verilecek hibenin sözleşmede belirtilen

azami tutardan daha fazla olması söz konusu olduğunda, azami hibe tutarındaki artış için,

artışı ve gerekçesini içeren ek sözleşme düzenlenmelidir.

Personele yapılacak ödeme oranı için %70 ile %100 arasında bir aralık belirlenmesi

gerekmektedir. Ödemenin hangi oranda yapılacağı, yükseköğretim kurumu tarafından

belirlenmeli, ilan edilmeli ve yükseköğretim kurumunun tüm personeli için aynı oran

kullanılmalıdır. Personelin dönüş sonrası yükümlülüklerini yerine getirmesini kolaylaştırmak

ve kesinti durumunda hibe iade ihtimalini azaltmak için hibenin iki taksitte ödenmesi tavsiye

edilir.

İlk ödemenin %100’den daha az bir oranda yapılmasına karar verildiği durumda:

1- Personel karşı kuruma gitmeden önce, ilk ödeme olarak, öngörülen toplam faaliyet

süresi için hesaplanan gündelik ve mesafe hesaplayıcı aracılığı ile tespit edilen

seyahat gideri toplamının, belirlenen orandaki kısmı ödenir.

2- İkinci taksit, faaliyet dönemi sonunda, personele verilen katılım sertifikasında yer

alan tarihlere göre belirlenen kesin gerçekleşme süresi dikkate alınarak yapılır.13

6. Hibe Desteği

6.1. Temel Bilgiler

Personel hareketliliğinden faydalanan personele verilen hibe katkı niteliğinde olup, verilen

hibe yurtdışında geçirilen döneme ilişkin masrafların tamamını karşılamaya yönelik değildir.

Personele verilecek hibe miktarı konusunda, yükseköğretim kurumuna sunulan alternatifler

yükseköğretim kurumu ile personel arasında imzalanması gereken standart sözleşme

metninde yer almaktadır. Hibe miktarı konusunda yapılacak uygulamanın, hedef kitleye

duyurulması ve tüm personele aynı şekilde uygulanması gerekmektedir.

6.2. Gidilen Ülkelere Göre Günlük Hibe Miktarları

Personel hareketliliğinden faydalanacak personele verilecek olan gündelik miktarı gidilen

ülke ile birlikte gidilen süreye göre aşağıdaki tabloda belirtilen tutarlar dikkate alınarak

hesaplanır. Tabloda gösterilen miktarlar Avro cinsindendir.

13 Yükseköğretim Kurumuyla Yapılan Hibe Sözleşmesi EK III-Mali ve Akdi Şartlar I.2.B Maddesi hükümleri

esastır.

35

Ülke Grupları Hareketlilikte Misafir Olunan Ülkeler

Günlük

hibe

miktarları

(Avro)

1. Grup Program

Ülkeleri

Birleşik Krallık, Danimarka, Finlandiya,

İrlanda, İsveç, İzlanda, Lihtenştayn,

Lüksemburg, Norveç

153

2. Grup Program

Ülkeleri

Almanya, Avusturya, Belçika, Fransa, Güney

Kıbrıs, Hollanda, İspanya, İtalya, Malta,

Portekiz, Yunanistan

136

3. Grup Program

Ülkeleri

Bulgaristan, Çek Cumhuriyeti, Estonya,

Hırvatistan, Letonya, Litvanya, Macaristan,

Makedonya, Polonya, Romanya, Slovakya,

Slovenya, Türkiye *,

119

* Yalnızca yurtdışındaki bir işletmeden ders vermek üzere davet edilen personel için

kullanılmaktadır.

Tablo-3 Personel Hareketliliği Günlük Bireysel Destek Hibe Miktarları Tablosu

Not: Yukarıdaki hibeler 2018 sözleşme döneminden itibaren seçilen personele

uygulanacaktır. Örneğin 2018-2019 akademik dönemi için hareketliliğe katılacak iki

personelden 2017 sözleşme dönemi için seçilene 2017 sözleşme döneminde geçerli olan

hibeler, 2018 sözleşme döneminde seçilene yukarıdaki tabloda yer alan hibe miktarları

uygulanacaktır.

14 günden daha uzun süren personel hareketliliği faaliyetlerinde; 15’inci ve sonrası günler

için yukarıda verilen günlük hibe miktarının %70’i gündelik olarak esas alınmalıdır.

Herhangi bir faaliyet içermeyen ya da gerçekleştirilen faaliyetin türüne uygun faaliyet

yapıldığı belgelenemeyen günler için hibe ödemesi yapılmaz.

6.3. Hibe Hesaplamaları

6.3.1 Gündelik Hesaplamaları

Personelin faaliyet süreleri ve hibeleri, faaliyet başlamadan önce tahminî olarak hesaplanır.

Faaliyet sona erdikten sonra gerçekleşen kesin süreler ve hibeler tekrar hesaplanmalıdır.

Personelin faaliyet süreleri kısmen veya tamamen hibelendirilir veya faaliyet tamamen

hibesiz yani “sıfır hibeli” olarak gerçekleştirilebilir. Faaliyet süresinin kısmen

hibelendirilmesi halinde, hibe verilecek süre personel hareketliliği için 2 günden kısa olamaz.

36

6.3.2 Seyahat Gideri Hesaplamaları

Personel hareketliliği faaliyetinden faydalanan personeline ödenecek seyahat gideri miktarı

“Mesafe Hesaplayıcı” kullanılarak hesap edilmelidir. Mesafe hesaplayıcısına aşağıdaki

bağlantıdan ulaşılabilmektedir:

http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

Mesafe hesaplayıcısı aracılığı ile personelin yerleşik olduğu yerden, faaliyet yerine kadar

olan iki nokta arasının km değeri tespit edilmeli ve aşağıdaki tablo kullanılarak seyahat hibesi

hesaplanmalıdır. Mesafe hesaplayıcıda çıkan kilometrenin aşağıdaki tablodaki hibe karşılığı

gidiş-dönüş rakamı olup, söz konusu miktar ikiyle çarpılmaz. Personelin aktarmalı olarak

seyahat etmesi, yukarıda belirtilen mesafe hesaplaması ile varılan mesafeyi etkilemez.

Elde edilen “km” değeri Hibe miktarı

(Avro)

10-99 KM arası 20 €

100 - 499 KM arası 180

500 - 1999 KM arası 275

2000 - 2999 KM arası 360

3000 - 3999 KM arası 530

4000 - 7999 KM arası 820

8000 KM ve üzeri 1500

Tablo-4 Mesafe Bandı ve Seyahat Hibesi Tablosu

Seyahatin başlangıç noktasının gönderen kuruluşun bulunduğu, faaliyetin gerçekleştirildiği

yerin de ev sahibi kuruluşun bulunduğu yer olduğu varsayılır. Seyahat başlangıç noktasının

gönderen kurumun bulunduğu şehirden farklı bir şehir olması ya da faaliyetin ev sahibi

kurumun yerleşik olduğu şehirden başka bir şehirde gerçekleşiyor olması halinde, değişiklik

seyahatin farklı bir mesafe bandına girmesine yol açıyorsa, seyahat faturaları istenir ve

gerçekleşen mesafe bandına göre hibe verilir. Farklı bir başlangıç noktası ya da faaliyet

yerinin rapor edilmesi halinde bu farklılığın sebebi raporda belirtilir, olası denetimlerde

sunulmak üzere seyahat başlangıç ve bitiş noktalarını gösteren belgeler ve faturalar personel

dosyasında muhafaza edilir.

Tablo-4’teki mesafe bandına göre tahsis edilen seyahat hibesinin, toplam seyahat

masraflarının en az %70’ini karşılamadığını kanıtlayan yararlanıcılar, karşılanmayan miktarı

belgelendirmek kaydıyla istisnai masraf olarak talep edebilirler. Bu kapsamda alınabilecek

ek hibe toplam seyahat masraflarının %80’ini geçemez.

37

Yukarıda belirtilen durumlar dışında, seyahat hibesi götürü usulde verileceğinden, personelin

seyahat giderini gösteren belgelerin dosyada saklanmasına gerek bulunmamaktadır. Bununla

birlikte, yükseköğretim kurumu tarafından, seyahat günleri için hibe verilmesi

kararlaştırıldıysa, gidiş-dönüş günlerini tespit etmek üzere, uçuş kartları, otobüs/tren

biletleri/pasaport giriş çıkışları gibi seçeneklerden uygun olan belgeler saklanmalıdır. 3

7. Personele Yapılacak Ödeme

Tutanakla kayıt altına alınan seçim listelerinin ve personel sözleşmelerinin birer kopyalarının

proje hesabını tutan ve ödemeyi yapacak ilgili birimlere (strateji geliştirme, mali işler,

muhasebe birimi vb.) imzalı olarak iletilmesi ve ödeme aşamasında, ödeme belgesinde yer

alan yararlanıcı bilgileri ile hibe tutarının söz konusu listelerde yer alan bilgiler ile tutarlılığı

kontrol edildikten sonra ödemenin yapılması gerekmektedir.

Yükseköğretim kurumu, mümkün olan durumlarda, AB Komisyonu tarafından ödenen

hibelerin Merkeze ulaşması ve Merkezin de yararlanıcı kuruma bu hibeyi aktarması şartı ile

yararlanıcıya faaliyet dönemi başlamadan veya yurtdışına çıkmadan önce ödeme yapar.

Hibe ödemeleri vergi kesintilerine tabi tutulmaksızın, Avro olarak yapılır.

Faaliyetin gerçekleşmediği durumlarda yararlanıcıya herhangi bir hibe ödemesi yapılmaz.

8. Ödemede Kesinti Yapılması

Hareketliliğe katılımı kanıtlayan belgelerin teslim edilmemesi durumunda (katılım

sertifikası) hareketlilik geçersiz sayılır ve personele hibe ödenmez, başlangıçta ödenen hibe

tahsil edilir. İlk planlamada ödeneceği öngörülmesine rağmen ödenmeyen ve/veya

ödendikten sonra personelden geri istenen tutarlar, Merkeze iade edilmelidir.

9. İkinci Kez Hibe Alınması Durumu

AB Komisyonu ve Merkezin belirlediği ulusal öncelikler gereği, daha çok personelin

faaliyetlerden faydalanabilmesi için, bir personelin aynı sözleşme dönemi içerisinde, bir kez

personel ders verme, bir kez personel eğitim alma hareketliliğinden faydalanması

öngörülmektedir. Ancak değişim potansiyelini değerlendirecek başvuru olmaması ve bunun

belgelendirilmesi durumunda aynı personelin, aynı sözleşme dönemi içerisinde birden fazla

kez aynı personel hareketliliği faaliyetine katılması mümkün olabilir.

10. Hibesiz (“0” Hibeli) Personel Olma Durumu

Personel istediği takdirde hibe almaksızın faaliyete katılabilir. Faaliyetten hibesiz

faydalanılabilmek için de başvuru yapılması ve başvurunun diğer başvurularla beraber

değerlendirmeye tabi tutulması gerekmektedir.

Hibesiz personelin farkı, personelin bütçe hesaplamalarına dâhil edilmemesi ve kendisine

ödeme yapılmamasıdır. Hibe alınmaması, personelin seçim sürecine dâhil olmamasına

gerekçe değildir.

11. Planlanan Faaliyet Dönemi Tamamlanmadan Dönülmesi

Avrupa Komisyonu tarafından ilan edilen Genel Teklif Çağrısı’nda belirtildiği üzere,

personel hareketliliği faaliyetleri asgari 2 gün sürer. Hareketlilik süresinin asgari sürenin

38

altında olması durumunda söz konusu hareketlilik için hibe ödemesi yapılmaz. Ancak

Hareketlilik Aracına bu personel için giriş yapılır.

Personelin, mücbir sebeplerle (zorunluluk sebepleri, ailevi sebepler, sağlık sebepleri, doğal

afet gibi) planlanan hareketlilik faaliyeti döneminden erken dönmesi durumunda, personelin

yurtdışında kaldığı süre karşılığı gündelik hibesi ile mesafe hesaplayıcıya göre miktarı

personele verilir. Kalınan süre karşılığı için hesaplanan hibeden fazla ödeme yapılmışsa, fazla

miktarın iadesi istenir.

Personel hareketliliği için asgari süre olan iki günü(seyahat hariç) mücbir sebepten dolayı

tamamlayamayan personele aynı sözleşme dönemi içerisinde tekrar seçime tâbi tutulmaksızın

yeni bir öğretim/eğitim alma programı ve personel hareketliliği sözleşmesi imzalamak

suretiyle aynı ya da başka kurumda faaliyete katılarak telafi yapmasına izin verilir. Bu

durumda mücbir sebeple dönüşle gerçekleşen ilk faaliyet ve telafi faaliyeti ayrı ayrı

Hareketlilik Aracına (MT+) raporlanmalı, seyahat ve gündelik hibeleri gerçekleşen faaliyet

tarihlerine göre ödenmelidir. Telâfi faaliyetin hibeli gün sayısı ilk planlanan faaliyetin hibeli

gün sayısını geçemez ve telâfi hakkı sonraki sözleşme dönemlerine devredilemez.

Asgari faaliyet süresinden daha uzun süre kalan bir personelin şahsî bir mücbir sebepten

dolayı geri dönmek zorunda kalması halinde, personele tamamlayamadığı faaliyetini telafi

etmek üzere tekrar gitme imkânı tanınmaz.

Genele etki eden mücbir sebeplerden (gidilen bölgede doğal afet olması, grev yapılması vb.)

dolayı öngörülen faaliyet süresini tamamlayamadan dönen personelin durumları hakkında,

Ulusal Ajans ve Avrupa Komisyonu her bir örnek olayı ayrı ayrı inceleyerek, örneğin

faaliyetin kabul edilmesi veya tekrar edilmesine imkân tanınmasına yönelik toplu olarak

uygulanacak karara varır.

12. Vatandaşı Olunan Ülkeye Gidiş

Program Ülkelerinden birinin vatandaşı olup da Türkiye’de ikamet eden bir personelin

hareketlilik faaliyeti ile vatandaşı olduğu ülkeye gitmesi mümkündür; ancak değerlendirme

sürecinde bu personele Madde III. 4.3.2 uyarınca düşük öncelik verilir.

13. Elektronik Belge Kullanılması

Personelden öncelikle orijinal ıslak imzalı belgeleri sunmaları istenir. Ancak ıslak imzalı

belgelerin temin edilemediği durumlarda, gerçek olduğundan emin olunan belgeler ıslak

imzalı olmadan da (fotokopi, pdf ve jpeg gibi elektronik formatlarda) kabul edilir. Ancak

sözleşmeler ıslak imzalı olmalıdır.

14. Personel Ders Verme Hareketliliği için Düzenlenmesi Gereken Belgeler

Personel hareketliliği dosyalarında aşağıdaki belgelerin bulunması zorunludur:

- Kurumlararası anlaşma,

- Başvuru formu,

- Davet mektubu,

- Personel ile yükseköğretim kurumu arasında imzalanan hibe sözleşmesi,

- Ders verme faaliyeti için personel hareketliliği anlaşması (taraflarca onaylı),

39

- Katılım sertifikası,

- Hibenin ödendiğine dair belge (dekont veya eş değeri),

- Seyahat edilen tarihleri gösteren belgeler (uçuş kartları, pasaport giriş-çıkışları gibi)14

- Personel Anketi: Hareketlilik Aracı kullanılarak ders verme hareketliliğinden faydalanan

personelin çevrimiçi AB anketini (EU Survey) doldurmaları istenir. [çıktısının dosyada

bulunmasına gerek yoktur]

- Özel durumlara ilişkin açıklayıcı ve kanıtlayıcı belgeler (hibede kesinti yapılması, mücbir

sebeple erken dönülmesi vb. durumların gerekçelerini gösteren belgeler)

15. Personel Eğitim Alma Hareketliliği için Düzenlenmesi Gereken Belgeler

Personel hareketliliği dosyalarında aşağıdaki belgelerin bulunması zorunludur:

- Başvuru formu,

- Davet mektubu,

- Personel ile yükseköğretim kurumu arasında imzalanan hibe sözleşmesi,

- Eğitim alma faaliyeti için personel hareketliliği anlaşması (taraflarca onaylı),

- Katılım sertifikası,

- Personel Anketi: Hareketlilik Aracı kullanılarak eğitim alma hareketliliğinden faydalanan

personelin çevrimiçi AB anketini (EU Survey) doldurmaları istenir. [çıktısının dosyada

bulunması zorunlu değildir]

- Hibenin ödendiğine dair belge (dekont veya eş değeri),

- Seyahat günlerine bireysel destek hibesi verilmesi durumunda seyahat edilen tarihleri

gösteren belgeler (uçuş kartları, pasaport giriş-çıkışları gibi).15

- Özel durumlara ilişkin açıklayıcı ve kanıtlayıcı belgeler (hibede kesinti yapılması, mücbir

sebeple erken dönülmesi vb. durumların gerekçelerini gösteren belgeler)

IV. ÖZEL İHTİYAÇ DESTEĞİ

Erasmus+ Programı, özel ihtiyaç sahibi kesimin programa katılımını teşvik etmektedir. Özel

ihtiyacı olan kişi, ek finansal destek olmadığı takdirde kişisel fiziksel durumu, zihinsel

durumu veya sağlık durumu, projeye/hareketlilik faaliyetine katılmasına izin vermeyen

potansiyel katılımcıdır. Özel ihtiyaç desteğine gereksinim duyan öğrenci ve personele fazla

hibe verilebilmesi için yararlanıcı yükseköğretim kurumu tarafından Merkezden ilave hibe

talebinde bulunulması gerekmektedir. Özel ihtiyaç desteği sahibi katılımcı seçildikten sonra,

katılımcının ek hibe talebi varsa, yaklaşık ek masrafları belirlenir ve Merkezden ilave hibe

14 Yükseköğretim Kurumuyla Yapılan Hibe Sözleşmesi EK III-Mali ve Akdi Şartlar I.2.B maddesi hükümleri

esastır. 15 Yükseköğretim Kurumuyla Yapılan Hibe Sözleşmesi EK III-Mali ve Akdi Şartlar I.2.B maddesi hükümleri

esastır.

40

talep edilir. İlave hibe talebi sözleşme dönemi içerisinde, ama her hal ve durumda sözleşme

bitiş tarihinden 60 gün öncesine kadar yapılabilir. Katılımcı faaliyeti sona erdikten sonra

hibesinde artış talep edilemez.

Özel İhtiyaç Desteği hibe başvuru formları, Merkezin internet sitesinde,

[https://goo.gl/srJwkS] yayımlanmaktadır.

Başvuru formunda, özel ihtiyaç desteğine niçin ihtiyaç duyulduğunun açıklanması,

kanıtlayıcı belgelerin eklenmesi (örneğin özel ihtiyaç desteği engelliliğe ilişkinse, engelliliğe

ve düzeyine ilişkin bilgileri veren doktor raporu (3 aydan eski olmayacak şekilde) veya

engellilik kartı fotokopisi, kronik hastalıklar için doktor raporu) gerekir. Forma ayrıca

gidilecek yükseköğretim kurumunun misafir edeceği öğrenci/personelin özel ihtiyaç

desteğine gereksinim duyan bir katılımcı olduğundan haberdar olduğu bilgisi ve uygun

donanıma sahip olduğuna ilişkin taahhüdünü içeren belgeler eklenir. Talep edilen ilave hibe

miktarları ve neden ihtiyaç duyulduğu formda istenildiği şekilde detaylıca gösterilmelidir.

Talep edilen hibe, özel ihtiyaç desteği sahibi katılımcının faaliyete katılımını mümkün kılma

amacıyla doğrudan ilişkili olmalıdır.

Özel İhtiyaç Desteği başvuruları öğrenci/personelin halen almakta bulunduğu diğer mali

desteklerle ilgili bilgi vermek ve bunların yurtdışında geçirilecek bir hareketlilik dönemi için

niçin yetersiz olduğunu açıklamak zorundadır.

Yükseköğretim kurumları başvuru formlarının doğru ve tam olmasını sağlamakla görevlidir

ve öğrenci/personelin ihtiyaçlarını karşılamak üzere gerekli düzenlemeler misafir olunan

yükseköğretim kurumu tarafından yapılmalıdır.

Merkez her bir başvuruyu özel olarak değerlendirir; ilave hibe verilip verilemeyeceğini,

verilebilecekse uygun hibe miktarını kararlaştırır. Yararlanıcının sözleşmesinde ilgili

kalemde verilen ilave hibe tutarında artış yapılır. Engelli katılımcılar için nihai ek hibe,

yapılan harcamanın gerçekleşme tutarı üzerinden verilecektir. Faaliyet sonunda verilen ek

hibenin kullanımına ilişkin faturaların temin edilmesi ve olası kontrollerde ibraz edilmek

üzere katılımcı dosyasında saklanması gerekmektedir. Belgeye dayanmayan harcamalar ve

sözleşme ile verilen engelli yararlanıcı hibesinin üzerindeki harcamalar yapılmış olsalar dahi

uygun kabul edilmez.

Bu konuda ayrıntılı bilgi için Program Rehberi’nin Özel İhtiyaç Desteği başlığı ile Hibe

Sözleşmesi “II.2. Gerçekleşen Masrafların Hesaplanması” Maddesinde yer alan

düzenlemelere bakılmalıdır.

Özel İhtiyaç Desteği’ne ilişkin bilgi ve belgelerle bu desteğe ihtiyaç duyanlara yönelik diğer

ilave destek ve imkânlar (örneğin engellilere yönelik ilave puan ve ek hibe imkanları) (

yükseköğretim kurumunun internet sitesinde duyurulmalı ayrıca başvuru formunda engellilik

ve özel ihtiyaç desteği gereksinimini soran bir bölüm olmalıdır.

41

V. KURUMSAL DESTEK HİBESİ (KD)

1. Kurumsal Destek Hibesinin Kullanımı

Hibenin amacı, kurumların Erasmus hareketliliğini organize edebilmeleri ve kurum

bünyesinde hareketliliğin kalitesini artırabilmeleri için yaptıkları masraflara maddi destek

sağlamaktır.

KD hibesinin kullanım yerini yükseköğretim kurumu belirler; ancak harcamanın doğrudan

Erasmus hareketlilik faaliyeti ile ilgili olması gerekmektedir. KD hibesinden Erasmus

hareketliliği ile doğrudan ilgisi olmayan hiçbir harcama yapılamaz.

Öğrenci ve personel hareketliliğini destekleme amacı güden faaliyetlerle ilgili olarak bu

hareketliliğin yürütülmesinden sorumlu personelin yurtiçi ve yurtdışı görevlendirmelerine

ilişkin seyahat, harcırah ve konaklama masrafları Kurumsal Destek Hibesinden karşılanabilir.

Bu tür görevlendirmelerde söz konusu personelin seyahat, harcırah ve konaklama

masraflarına ilişkin olarak 25.08.2009 tarih ve 27330 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak

yürürlüğe giren “Avrupa Birliği ve Uluslararası Kuruluşların Kaynaklarından Kamu

İdarelerine Proje Karşılığı Hibe Tutarlarının Harcanması ve Muhasebeleştirilmesine İlişkin

Yönetmelik” hükümleri uygulanır.

Vakıf üniversitelerinin de kurumsal destek hibesinin yurtiçi ve yurtdışı görevlendirmelerle

ilgili kullanımında söz konusu hükümlere göre hareket etmesi önerilmektedir. Bununla

birlikte, yukarıda anılan yönetmeliğin söz konusu hükümleri, vakıf üniversitelerinin Erasmus

hareketliliğiyle ilgili yurtiçi/yurtdışı görevlendirmelerde kendi kurum mevzuatlarına göre

personeline eksik/ilave ödeme yapmasına engel değildir.

Kurumlar aldıkları KD hibesini, öğrenci ve personel hareketliliğini destekleme amacı

güden her türlü faaliyette, Erasmus+ öğrenci ve personel hareketliliğinin yürütülmesine

ilişkin ilişkin kırtasiye, posta, telefon, donanım, personelin eğitimi gibi masraflarda, dil

hazırlığı için düşünülen faaliyetlerde, akademik tanınma için gerekli olabilecek

harcamalarda, bilgilendirme ve basımla ilgili giderlerde ve AKTS’nin uygulanması ile ilgili

harcamalarda kullanabilirler. Yukarıda sayılan harcamalar örnek niteliğinde olup, KD hibesi

kapsamında yapılabilecek harcamalar bunlarla sınırlı değildir. KD hibesinin kullanımı, işbu

elkitabında ve program kılavuzunda belirtilen ilke ve kurallara uygun olmak kaydıyla,

üniversite Harcama Yetkilisi’nin takdirindedir.

KD hibesinin kullanımı, yukarıdaki genel çerçeveye uygun, makul, gerekçelendirilebilir ve

muhasebe kayıtlarında izlenebilir olmalıdır. 16

KD hibesinin, yukarıda genel çerçevesi çizilen ilkeler dâhilinde, tahsis edildiği sözleşme

döneminde harcanması esastır.

16 Kurumsal Destek hibesinin kullanımıyla ilgili ayrıntılı bilgi için bk. Program Rehberi’nin kurumsal destek

hibesiyle ilgili bölümü için:

http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/sites/erasmusplus/files/files/resources/erasmus-plus-

programme-guide_en.pdf

42

2. Kurumsal Destek Hibesinin Hesaplanması

Kurumsal destek hibesi, kurumun Erasmus+ program ülkeleri ile öğrenci ve personel

hareketliliği faaliyeti kapsamında gerçekleştirdiği toplam geçerli hareketlilik sayısına göre,

hareketlilik sayısı ile hareketlilik başına verilen hibe çarpılarak hesaplanır. Sıfır hibeli

hareketlilikler ve mücbir sebeple erken dönen katılımcılar geçerli hareketlilik sayısına

dâhildir.

Hibe hesaplamasında kullanılan hareketlilik sayısına göre hareketlilik başına verilen hibe

miktarları aşağıdaki tabloda gösterilmektedir:

Hareketlilik Sayısı Hareketlilik Başı Hibe (Avro)

1 - 100 (100 dâhil) hareketliliğe kadar 350

101 hareketlilik üzeri 200

Tablo-5 Kurumsal Destek Hibesinin Hesaplanması Tablosu

Hibe sözleşmesinde yer alan kurumsal destek hibesinin hesaplanmasında, kuruma tahsis

edilen öğrenci ve personel hareketliliği hibeleriyle kurumun hibe başvurusunda talep ettiği

ortalama hareketlilik sürelerine göre gerçekleştirilmesi mümkün görülen toplam sayı

kullanılır. Tahmini sayılara göre hesaplanan bu tutar, kuruma verilebilecek KD hibesinin üst

sınırıdır. Tüm hareketlilikler gerçekleştirildikten sonra, nihai rapor aşamasında, gerçekleşen

kesin toplam hareketlilik sayısına göre hakedilen nihai KD hibesi hesaplanır. Gerçekleştirilen

geçerli hareketlilik sayısının sözleşmede öngörülen sayıdan fazla olması halinde, KD hibe

miktarı sözleşmede belirtilen miktarı aşamaz, sözleşme tutarı kadar nihai KD hibesi verilir.

Gerçekleşen geçerli toplam hareketlilik sayısının sözleşmede belirtilen sayıdan az olması

halinde ise, KD hibesinde azaltma yapılır. Ancak %10'luk bir tolerans payı vardır;

gerçekleşen hareketlilik sayısının sözleşmede öngörülen hareketlilik sayısının %90’ı veya

daha fazlası olması halinde KD hibesi azaltılmaz.

VI. DERS KATALOĞU

Ders Kataloğu, yükseköğretim kurumunun uluslararasılaşma stratejisinin güçlendirilmesi ve

gelen öğrenci sayısının artırılması bakımından büyük önem taşımaktadır. Yükseköğretim

Kurumu ECHE Beyannamesinde, Ders Kataloğunu internet sitesinde yayımlamayı ve düzenli

olarak güncellemeyi yasal temsilci imzasıyla taahhüt etmektedir. Avrupa Komisyonu

tarafından belirlenen standartlara uygun bir Ders Kataloğu’nda aşağıdaki hususlar mutlaka

yer almalıdır:

Genel Bilgiler:

- Kurumun isim ve adres bilgisi,

- Kurumun tanımı (türü ve yasal statüsü dâhil),

43

- Akademik personel,

- Akademik takvim,

- Sunulan programların listesi,

- Kabul ölçütleri (eğitim dili, kayıt süreci vs.),

- Kredi hareketliliği ve önceki öğrenmenin tanınması için düzenlemeler (örgün, yaygın ve

resmi olmayan),

- AKTS kredi tahsis politikası (kurumsal kredi çerçevesi),

- Akademik rehberlik için düzenlemeler.

Kaynaklar ve hizmetler:

- Öğrenci işleri bürosu,

- Konaklama / barınma,

- Yemekler,

- Yaşam maliyeti,

- Öğrenciler için maddi destek,

- Tıbbi tesisler,

- Sigorta,

- Engelli ve özel ihtiyaçları olan öğrenciler için olanaklar,

- Öğrenme olanakları,

- Uluslararası hareketlilik olanakları,

- Gelen öğrenciler için pratik bilgiler,

- Dil kursları,

- İşyeri yerleştirme imkânları,

- Spor ve dinlenme tesisleri,

- Öğrenci kulüpleri.

Programa İlişkin Bilgiler:

- Kazanılan yeterlilik,

- Programın süresi,

- Kredi sayısı,

- Ulusal Yeterlik Çerçevesine ve Avrupa Yeterlilikler Çerçevesine göre yeterlilik düzeyi,

- Çalışma alanı(ları) (ör: ISCED-F),

- Özel kabul ölçütleri (varsa),

- Önceki öğrenmenin tanınması için özel düzenlemeler (örgün, yaygın ve resmi olmayan)

(varsa),

- Mezuniyet şartları da dâhil olmak üzere, yeterlilik şartları ve yönetmelikleri (varsa),

- Programın profili,

- Öğrenme çıktıları,

- Kredi bilgisini de içeren müfredat diyagramı (tam zamanlıya eşdeğer akademik yılda 60

AKTS),

- Çalışma şekli (tam zamanlı / yarı zamanlı / e-öğrenme vs.),

44

- Sınav düzenlemeleri ve notlandırma çizelgesi,

- Zorunlu veya isteğe bağlı hareketlilik dönemleri (mobility windows) (varsa),

- İş yeri yerleştirmeleri (varsa),

- İş temelli öğrenme,

- Bölüm başkanı veya eş değeri,

- Mezunların mesleki profilleri,

- İleri çalışmalara erişim.

Ders İçeriklerine İlişkin Bilgiler:

- Kod,

- Başlık,

- Tür (zorunlu / isteğe bağlı),

- Kademe (ön / lisans / yüksek lisans / doktora),

- Dersin verildiği akademik yıl (varsa),

- Dersin verildiği akademik yarıyıl / üç aylık dönem,

- Tahsis edilen AKTS kredisi sayısı,

- Öğretim görevlisi(leri)nin adı,

- Öğrenme çıktıları,

- Dersin işlenme şekli (yüz yüze / uzaktan eğitim vs.),

- Ön koşullar ve yan koşullar (varsa),

- Ders içeriği,

- Önerilen veya gerekli okuma ve diğer öğrenme kaynakları / araçları,

- Planlanan öğrenme etkinlikleri ve öğretim yöntemleri,

- Değerlendirme yöntemleri ve ölçütleri,

- Öğretim dili.

VII. ERASMUS HAREKETLİLİĞİNİN YÜRÜTÜLMESİ VE ERASMUS

OFİSLERİ

Yükseköğretim kurumları, yasal temsilcilerinin imzaladıkları ECHE beyannamesi ve

Merkezle imzaladıkları hibe sözleşmesi uyarınca, Erasmus+ hareketliliğini, ECHE

beyannamesindeki ilkeler, hibe sözleşmesi hükümleri ile Program Rehberi’ndeki kurallara

uygun bir biçimde ve süreklilik arz eden bir örgütsel yapı aracılığıyla yürütmeyi taahhüt

ederler. Bu bakımdan, yukarıda belirtilen kuralları eksiksiz uygulayabilecek, Merkeze karşı

üstlendiği her türlü yükümlülüğü (başvuru, raporlama vs.) tam ve zamanında yerine

getirebilecek yeterli sayıda personelden oluşan bir yapının oluşturulması gerekmektedir.

Erasmus hareketliliğini yürütmekten sorumlu birimlerin personel sayısı, yükseköğretim

kurumunun Erasmus+ Programından faydalanabilecek potansiyel öğrenci ve personel sayısı,

uluslararasılaşma stratejisi, kurumsal destek hibesi miktarı ve birimin iş yükü gibi ölçütlerle

doğru orantılı olmalıdır. Hiçbir durumda, Erasmus ofislerinde çalışan personel sayısı ikiden

45

az olmamalıdır. Kurumsal destek hibesi miktarına17 göre Erasmus ofislerinde istihdam

edilmesi beklenen asgari tam zamanlı personel sayılarına ilişkin tablo aşağıda yer almaktadır.

Erasmus Ofislerine Diploma Hareketliliği (Degree Mobility), Mevlana Değişim Programı,

Erasmus+ Gençlik Programı, Free Mover vb. diğer uluslararası programların yürütülmesi

görevinin ayrıca verilmesi durumunda aşağıda belirtilen personel sayılarının artırılması

önerilmektedir:

KD Miktarı (Avro) Personel Sayısı

350 - 10.000 2

10.001 - 20.000 3

20.001 - 40.000 4

40.001 - 100.000 5

>100.000 6+

Tablo-6 Kurumsal Destek ve Çalıştırılacak Personel Sayısı Tablosu

VIII. ERASMUS OFİSİNİN ERİŞEBİLİRLİĞİ, GÖRÜNÜRLÜK VE

ZORUNLU LOGOLARIN KULLANIMI

Erasmus ofisinin, yükseköğretim kurumunun öğrenciler tarafından kolay ulaşılabilir ve

erişilebilir bir bölümünde yer alması gerekir. Erasmus ofisinin bulunduğu bölümde

Erasmus+, Ulusal Ajans ve AB Bakanlığı logolarını taşıyan yönlendirici levhaların asılması

gerekmektedir. Ofisin duvarında yasal temsilci imzasını taşıyan ECHE belgesi asılı olmalı,

aynı zamanda bu belge politika beyanı ile birlikte kurumun internet sitesinde de yer almalıdır.

Erasmus seçim ilanlarında ve tanıtımlarda, KD hibesinden bastırılacak promosyon

malzemelerinde AB Bakanlığı, Türkiye Ulusal Ajansı ve Erasmus+ logoları kullanılmalıdır.

Zorunlu logo kullanımına ilişkin kurallar http://ua.gov.tr/kurumsal/logolar adresinde yer

almaktadır.

IX. DENETİMLER VE İZLEME ZİYARETLERİ

Merkez, yükseköğretim kurumlarını ECHE taahhütleri, Merkezle imzalanan hibe sözleşmesi

yükümlülükleri ile işbu El Kitabı’ndaki kural ve ilkelere uyum açısından denetler. Bu

denetimler sonucunda tespit ettiği eksiklikleri yükseköğretim kurumuna bildirir ve

giderilmesi için süre verir. Yükseköğretim kurumu eksikliklere ilişkin görüşlerini Merkeze

iletir. Kısa dönemde gideremeyeceği eksiklikler olması durumunda yükseköğretim kurumu,

bunların giderilmesine ilişkin somut sürelerin öngörüldüğü bir eylem planı sunar. Sunulan

eylem planının tatmin edici olmaması, eylem planındaki taahhütlere uyulmaması veya belli

bir süre sonra aynı eksikliklerin tekerrür etmesi halinde Merkez, sözleşme hükümlerine göre

17 Kurumsal Destek Hibesi, ölçülülük ve orantılılık ilkelerine uygun olarak Erasmus ofislerinde personel

istihdamında kullanılabilir. Ölçülülük ve orantılılık, Kurumsal Destek Hibesinin tamamını veya kurumsal

destek hibesinin diğer kullanım alanlarında kullanılmasını engelleyecek ölçüde personel istihdam etmek üzere

kullanılamamasını ifade etmektedir.

46

hibe kesintisi yapabilir ve bu durumu Komisyona raporlayabilir. Komisyon, Merkezin

raporundaki bulgulardan hareketle, yapacağı inceleme sonucunda ECHE’nin iptali de dâhil

olmak üzere gerekli tedbirleri alır.

X. TERİMLER VE KISALTMALAR SÖZLÜĞÜ

AKTS Avrupa Kredi Transfer Sistemi

DE Diploma Eki

DUS Diş Hekimliği Uzmanlık Eğitimi Giriş Sınavı

ECHE Erasmus Charter for Higher Education - Yükseköğretim

Erasmus Beyannamesi

ECTS European Credit Transfer System - Avrupa Kredi Transfer

Sistemi (AKTS)

Evaluation of the Trainee Staj Anlaşmasında yer alan ve staj danışmanının stajyer

hakkında değerlendirmelerde bulunduğu kısım

LA Learning Agreement – Öğrenim Anlaşması

LLP Life Learning Programme – Hayatboyu Öğrenme Programı

OLS Online Linguistic Support – Çevrimiçi Dil Desteği

SMP Student Mobility for Placement – Öğrenci Staj Hareketliliği

SMS Student Mobility for Studies – Öğrenci Öğrenim Hareketliliği

STA Staff mobility for teaching – Personel Ders Verme

Hareketliliği

STT Staff mobility for training – Personel Eğitim Alma

Hareketliliği

TOR Transcript of Records – Transkript

TUS Tıpta Uzmanlık Sınavı