Upload
danii-b
View
218
Download
1
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Estructura y Desarrollo Documentacion SGC
Citation preview
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE LA CALIDAD
Para comenzar con la Implantacin de un Sistema de Gestin de la Calidad es
necesario el Anlisis de los Procesos de Trabajo; una herramienta til para tal funcin
es la estructura de los procesos o Mapa de los procesos.
El Mapa de los Procesos de una organizacin permite considerar la forma en que cada
proceso individual se vincula vertical y horizontalmente, sus relaciones y las
interacciones dentro de la organizacin, pero sobre todo tambin con las partes
interesadas fueras de la organizacin, formando as el proceso general de la empresa.
Mapa de Procesos Empresa de Confecciones
Esta orientacin hacia los procesos exige la subdivisin en procesos individuales
teniendo en cuenta las estrategias y objetivos de la organizacin, la experiencia ha
demostrado que es conveniente definir los datos de entrada, parmetros de control y
datos de salida.
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE LA CALIDAD
Una vez definida la estructura de los procesos se procede a documentar el Sistema,
Elaborando o mejorando los Procedimiento e Instrucciones; para ello se considera la
Estructura de documentacin del Sistema de Calidad.
Como lo representa la Pirmide de Documentacin, la Implantacin del Sistema de
Gestin de la Calidad se comienza por el 3er. Nivel, la recoleccin de los planes,
instructivos y registros que proporcionan detalles tcnicos sobre cmo hacer el trabajo
y se registran los resultados, estos representan la base fundamental de la
documentacin.
Posteriormente, se determino la informacin especificada sobre los procedimientos de
cada rea de la Gerencia: Quin?, Qu?, Cmo?, Cundo?, Dnde? y Por
qu? efectuar las actividades (2do. Nivel), esto con el fin de generar los Manuales de
Procedimientos de cada rea.
Los procedimientos documentados del sistema de Gestin de la calidad deben formar
la documentacin bsica utilizada para la planificacin general y la gestin de las
actividades que tienen impacto sobre la calidad, tambin deben cubrir todos los
elementos aplicables de la norma del sistema de gestin de la calidad. Dichos
procedimientos deben describir las responsabilidades, autoridades e interrelaciones
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE LA CALIDAD
del personal que gerencia, efecta y verifica el trabajo que afecta a la calidad, como se
deben efectuar las diferentes actividades, la documentacin que se debe utilizar y los
controles que se deben aplicar.
Algunos de los principales objetivos que se persigue con la elaboracin de los
manuales de procedimientos son:
Comunicar la poltica de la calidad, los procedimientos y los requisitos de la
organizacin.
Entrenar y/o adiestrar a nuevos empleados.
Definir responsabilidades y autoridades.
Regular y estandarizar las actividades de la Empresa.
Facilitar la introduccin de un mejor mtodo dando datos completos del
mtodo actual.
Ayuda a establecer mejores programas de operaciones y de actividades
Suministrar las bases documentales para las auditorias.
- El primer Nivel de la estructura de la documentacin debe ser ejecutad por la
Direccin: Elaboracin de la Poltica de Calidad y los Objetivos.
2. Estructura para el Levantamiento de cada Procedimiento e Instructivo de
Trabajo
Una estructura recomendada para el levantamiento de cada procedimiento e
instructivo de trabajo es la siguiente:
Procedimientos:
Ttulo y Aprobacin del Documento
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE LA CALIDAD
Registro de revisiones efectuadas a este documento
1. Objetivo
2. Alcance
3. Responsables
4. Condiciones/Normativas
5. Descripcin de las Actividades
6. Flujograma
7. Documentos de Referencia
8. Registros
9. Glosario
10. Anexos (incluye formas y registros)
Instrucciones de Trabajo:
Ttulo y Aprobacin del Documento
Registro de revisiones efectuadas a este documento
1. Objetivo
2. Alcance
3. Responsables
4. Condiciones/Normativas
5. Descripcin de las Actividades
6. Documentos de Referencia
7. Registros
8. Glosario
9. Anexos (incluye formas y registros)
Estructura Procedimientos- Instrucciones de Trabajo
Ttulo y Aprobacin del Documento.
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE LA CALIDAD
Es la primera pgina del procedimiento o instructivo de trabajo, posee los siguientes
campos:
Logotipo y Nombre de la Empresa, Serial, Revisin, Pginas, Firma de la
persona responsable de la revisin y de la aprobacin, Nombre del
Procedimiento o Instructivo de Trabajo.
Registro de revisiones efectuadas a este documento.
Es la parte del Procedimiento o Instructivo de trabajo donde se seala el nmero de
revisiones realizadas al Documento.
Editado Revisado y Aprobado Edicin Fecha
Primera
El contenido del procedimiento debe bosquejar la secuencia y flujo entre personas y
reas involucradas. Un procedimiento se genera para que el personal obtenga una
direccin en la ejecucin de una actividad en particular. Los procedimientos
pormenorizan en detalle la organizacin y responsabilidades para alcanzar las
polticas y objetivos de la empresa. El nmero de procedimientos variar de acuerdo a
la complejidad del sistema de calidad.
La exigencia internacional ISO 9000 requiere que todo procedimiento contemple
los siguientes aspectos:
1. Objetivo.
Empresa
x x
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Pgina 5 de 27 Cod : xxx-xxxx
Revisin 0 Fecha:
LABORATORIO DE PRUEBAS NO
DESTRUCTIVAS
Procedimiento xxx
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE LA CALIDAD
Establecer criterios que definan el propsito general del documento. Debe
describir de manera clara el "Por que" y el "Que" del procedimiento o la
instruccin de trabajo, centrndose en aquellos aspectos que lo hace nico.
Debe ser entendido y entendible por todos los involucrados en el mismo, como
por todos los que manejan el documento.
2. Alcance.
Establecer el cubrimiento y propsito del documento. Debe indicar tanto las
reas como las situaciones donde el procedimiento o la instruccin de trabajo
debe ser usado, adems de hacer sus excepciones (es decir lo que excluye).
Debe ser entendido y entendible tanto por los involucrados en el mismo, como
por todos los que manejan el procedimiento o la instruccin de trabajo.
3. Responsables.
Debe indicarse la(s) posicin(es), que tienen la responsabilidad de ejecutar las
actividades descritas en el documento y los responsables por que se cumpla el
mismo, se deber mencionar solo cargos y nunca hacer referencia en forma
personal.
4. Condiciones/Normativas.
Todos aquellos patrones, normas, estndares, especificaciones u otros
documentos y procedimientos que le soportan y/o complementan. Normativas:
Debe describir las condiciones especificas para el procedimiento o la
instruccin de trabajo se pueda ejecutar. Aspectos de seguridad: Muestra los
riesgos, las medidas y los implementos de seguridad que se deben considerar
para la ejecucin del documento.
Materiales, Herramientas y equipos.
5. Descripcin de las Actividades.
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE LA CALIDAD
Describe en forma detallada y en el orden cronolgico las actividades que
deben llevarse a cabo para el aseguramiento de la calidad de los productos y/o
servicios que se esperan obtener. Los procedimientos deben describir, con el
grado de detalle requerido, para el control adecuado de las actividades que
interesen, las responsabilidades, las autoridades y las interrelaciones del
personal que administre, efecte y verifique o revise el trabajo que afecte la
calidad; cmo se deben efectuar las diferentes actividades, la documentacin
que se debe utilizar y los controles que se deben aplicar.
6. Flujograma.
Debe indicar de una manera lgica, la secuencia como deben ser ejecutados
los pasos, la posicin que debe ejecutarlos y los registros que deben
elaborarse para el aseguramiento de la calidad, de los productos y/o servicios
que se esperan obtener con el procedimiento. Aplica slo para los
procedimientos. Los iconos que se utilizan para la elaboracin del flujograma
se pueden apreciar a continuacin:
7. Documentacin de Referencia.
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE LA CALIDAD
Debe mencionar todos aquellos documentos, normas, libros, artculos, etc. que
se usaron para elaborar el procedimiento o la instruccin de trabajo, y adems
los que deben usar durante la ejecucin de los pasos. Esta referencia debe
indicar tipo, serial, titulo, autor, edicin y pgina sino que debe referirse a como
y donde ubicarla. En los casos de difcil acceso a la misma, y que sea
necesaria para la realizacin de algunos de los pasos descritos, debe
proveerse una copia de la misma como un anexo del procedimiento.
8. Registros.
Lista los nmeros y nombres de los formularios, reportes y pantallas asociados
al proceso que se utilizan para el monitoreo de las actividades y para la
revisin y prueba necesarias para el asesoramiento de la calidad.
9. Glosario.
Refiere los trminos y/o abreviaturas empleadas en el texto del documento.
10. Anexos.