Upload
aldita-cahyani-puspitasari
View
324
Download
12
Embed Size (px)
DESCRIPTION
ETIKA PROFESIONAL
Citation preview
“Etika Bertamu dan Menerima Tamu di Kantor”
Nama Anggota Kelompok :
1. Reza Arie (1410301622)
2. Aldita Cahyani Puspitasari (1410301623)
3. Sekar Ajeng Maharaidha (1410301624)
4. Restia Dea (1410301625)
DIPLOMA III AKUNTANSI
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA
2015
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat, karunia
dan hidayahNya kepada kita semua sehingga tugas makalah ini dapat
terselesaikan. Shalawat serta salam senantiasa tercurahkan kepada Nabi
Muhammad SAW beserta para pengikutnya yang setia menemani hingga akhir
zaman.
Tugas makalah yang diberi judul ”Etika Dalam Bertamu di Kantor” ini
ialah suatu karya tulis yang terbentuk dari hasil kerja sama kelompok, dimana
tugas ini merupakan syarat dari aspek penilaian Etika dan Pengembangan
Kepribadian.
Dalam penyelesain makalah ini, penulis banyak mengalami kesulitan. Pada
akhirnya, makalah ini dapat diselesaikan meskipun masih terdapat
kekurangan.Penyusun makalah ini tidak lepas dari dukungan dan bantuan dari
berbagai pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan
terima kasih kepada:
1. Ir. Marsudi Lestaringsih,M.Si selaku guru pembimbing mata kuliah
Etika dan Pengembangan Kebribadian.
Semoga Allah SWT selalu mencurahkan rahmat dan karuniaNya serta
keridhoanNya kepada kita semua.Harapan penulis semoga tugas makalah ini
dapat diambil manfaatnya oleh pembaca.
Surabaya, 17 Maret 2015
Penyusun
BAB IPENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pengertian Etika (Etimologi), berasal dari bahasa Yunani adalah “Ethos”,
yang berarti watak kesusilaan atau adat kebiasaan (custom). Etika biasanya
berkaitan erat dengan perkataan moral yang merupakan istilah dari bahasa Latin,
yaitu “Mos” dan dalam bentuk jamaknya “Mores”, yang berarti juga adat
kebiasaan atau cara hidup seseorang dengan melakukan perbuatan yang baik
(kesusilaan), dan menghindari hal-hal tindakan yang buruk. Etika dan moral lebih
kurang sama pengertiannya, tetapi dalam kegiatan sehari-hari terdapat perbedaan,
yaitu moral atau moralitas untuk penilaian perbuatan yang dilakukan,
sedangkan etika adalah untuk pengkajian sistem nilai-nilai yang berlaku. Istilah
lain yang identik dengan etika, yaitu:
Susila (Sanskerta) lebih menunjukkan kepada dasar-dasar, prinsip, aturan
hidup (sila) yang lebih baik (su).
Akhlak (Arab), berarti moral, dan etika berarti ilmu akhlak
Kita berada dalam derasnya arus moderenisasi dan pesatnya teknologi serta
informasi. Kondisi ini tentu saja membawa berbagai perubahan sosial, budaya dan
tak terkecuali perubahan moral. Dalam situasi dunia seperti saat ini, seharusnya
semakin memberi peran bagi etiket. Dengan demikian, kita tetap bisa bersikap dan
bertindak dengan tepat sesuai dengan budaya setempat. Kita tidak tercabut dari
nilai – nilai dan akar budaya setempat. Ada 3 kesadaran yang diperlukan dari kita,
yakni sadar akan jati diri sendiri (tahu diri) sadar pada tempat dimana kita
berpijak ( tahu tempat), dan sadar akan sistem nilai atau norma – norma yang
berlaku (tahu adat).
Bertamu adalah aktivitas yang sering dan lumrah kita lakukan, begitu juga
dalam kehidupan berorganisasi. Ada berbagai kepentingan/keperluan saat kita
bertamu disuatu kantor, antara lain sekedar berkunjung untuk melihat-melihat dan
meminta informasi berkaitan dengan produk, baik barang maupun jasa, dan
sebagainya. Pada saat kita bertamu dikantor, banyak hal yang perlu kita
perhatikan. Kita harus selalu menjaga sikap dan prilaku, mulai saat memasuki
parkir sampai meninggalkan parkir. Hal itu penting kita perhatikan karena tujuan
baik yang kita bawa, jika tanpa disertai sikap, tuturkata, cara komunikasi, dan
perilaku yang baik dan sopan, tidak tertutup kemungkinan akan gagal karena
orang yang kita temui tidak tertarik, tidak mau menaruh perhatian, atau tidak mau
mendengarkan kita. Bila kita pernah berkunjung di kantor, berarti kita bertindak
sebagai tamu. Artinya kita harus menghargai semua yang ada dalam kantor
tersebut. Agar orang yang kita temui merasa nyaman dengan kehadiran kita dan
menimbulkan kesan yang baik di depan orang yang kita temui.
1.2 Rumusan Makalah
Berdasarkan dari latar belakang tersebut penulis mencoba merumuskan
beberapa rumusan masalah dalam makalah ini, antara lain:
1. Apa pengertian etika ?
2. Apa yang dimaksud dengan tamu ?
3. Sebutkan tamu menurut kepentingannya?
4. Peran dan tanggung jawab recepcionist dalam menerima tamu di kantor ?
5. Bagaimanakah format formulir penerimaan tamu yang benar?
6. Bagaimana Etika Bertamu yang baik dan benar di kantor ?
7. Bagaimana Etika Menerima Tamu yang baik dan benar di kantor ?
8. Bagaimana Etika Menolak Tamu di kantor ?
1.3 Tujuan Makalah
Dari uraian rumusan masalah di atas tujuan pembuatan makalah ini dapat
dirangkum sebagai berikut:
1. Mengetahui definisi dari etika
2. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan tamu kantor.
3. Untuk mengetahui macam-macam tamu menurut kepentingannya
4. Untuk mengetahui sejauh mana peran dan tanggung jawab recepcionist
dalam menerima tamu di kantor
5. Untuk mengetahui format formulir kedatangan tamu.
6. Untuk mengetahui bagaimana Etika bertamu yang baik dan benar di
kantor.
7. Untuk mengetahui bagaimana Etika Menerima Tamu yang baik dan benar
di kantor.
8. Untuk mengetahui bagaimana Etika Menolak Tamu di kantor.
1.4 Manfaat Makalah
Adapun manfaat dari makalah Etika Bertamu dan Menerima Tamu, yaitu:
1. Menambah pemahaman tentang Etika Bertamu dan Menerima Tamu di
kantor.
2. Sebagai sumber ilmu dalam proses belajar.
3. Menambah wawasan mengenai Etika Bertamu dan Menerima Tamu di
kantor.
\
Bab II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Etika
Pengertian etika berasal dari kata yunani “ ETHOS “ yang berarti watak
kesusilaan atau adat. Identik dengan perkataan moral yang berasal dari kata latin
“ MOS “ yang dalam bentuk jamaknya “ MORES “ yang berarti juga adat atau
cara hidup. Etika dan moral sama artinya, tetapi dalam pemakaian sehari-hari ada
sedikit perbedaan. Moral atau moralitas dipakai untuk perbuatan yang
dinilai,sedangkan etika dipakai untuk pengkajian sistem nilai-nilai yang ada.
Istilah lain yang identik dengan etika :
a. Susila (sansekerta) yang lebih menunjuk kepada dasar-dasar,prinsip,aturan
hidup(atau sila ) yang lebih baik (su).
b. Akhlak (arab) moral berarti akhlak. Etika berarti ilmu akhlak.
Etika merupakan cabang dari filsafat. Etika mencari kebenaran dan sebagai
filsafat ia mencaari keterangan yang sedalam-dalamnya. Etika mncari ukuran baik
buruknya bagi tingkah laku manusia. Etika hendak mencari, tindakan manusia
mana yang baik (Poedjawijatna, 1972).
Manusia terus menerus melakukan perbuatan,dan yang demikian ini terjadi
menurut ukuran-ukuran kesusilaan. Hal ini tampak pada kenyatan bahwa ia
memberikan tanggapan atas perilakunya sebaga perilaku yang baik atau buruk
ketika merenungkannya. Dalam kebanyakan peristiwa manusia melakukan
perbuatan secara serta merta tanpa merenungkan perilakudan tanpa menyadarkan
diri akan ukuran-ukuran kesusilaan, yang seharusnya diikuti dalam perbuatannya.
Memang dalam kenyataan banyak sekali perilaku manusia yang bersifat langsung
dan tidak dipikir-pikir dahulu atau sesudahnya. Tetapi ada kalanya manusia
merenung-renungkan perilakunya. Ia merenungkannya sesudah perbuatan
dilakukan, ketika ia bertanya-tanya apakah baik perbuatan yang telah
dikerjakannya. Di saat lain ia merenungkannya sebelum perbuatan dilakukannya.
Ia menghadapi masalah pengambilan keputusan dan barngkali keputusan yang
sulit, dan bertanya dalam hati apa yang harus ia kerjakan atau kalau perlu apa
yang harus tidak ia kerjakan.
2.2 Pengertian Tamu
Menurut Wursanto,“Tamu adalah tamu organisasi, badan,lembaga, atau
perusahaan, yaitu orang, baik sebagai pejabat utusan darisuatu lembaga maupun
sebagai pribadi, yang berkunjung ke lembaga lain untuk kepentingan kedinasan
maupun untuk kepentingan pribadi.” Lain halnya menurut Soemarto dan
Dwiantara, “Tamu organisasi atau perusahaan bisa seseorangatau sekelompok
orang dengan membawa satu atau beberapa kepentingan, baik itukepentingan
dirinya sebagai pribadi maupun kepentingan pihak lain, termasuk kepentingan
organisasi tertentu karena mereka adalah utusan organisasi tersebut (Sedianingsih,
2010).
Hal ini di dukung oleh Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Tamu berarti
orang yang datang berkunjung ke tempat orang lain atau orang yang datang ke
perjamuan” (Wursanto, 2006:55). Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan,
tamu perusahaan adalah orang atau kelompok yang berkunjung ke perusahaan lain
yang memiliki kepentingan tertentu.Tata cara menerima tamu dalam suatu
organisasi, pada umumnya ada yang langsungdikelola oleh tiap bagian dan ada
pula yang dikelola oleh penerima tamu atau receptionistatau oleh unit khusus.
Walaupun dalam organisasi itu ada penerima tamu yang bertugas menerima
semua tamu yang berkunjung secara terpusat, tetapi sebelum tamu
menemui pimpinan, tamu tersebut akan diterima lebih dahulu oleh sekretaris.
Karena kesan pertama bagi seorang tamu adalah pelayanan pengurusan tamu,
maka setiap tamu hendaknya diberisuatu pelayanan yang sebaik-baiknya.
Ada beberapa hal yang diharapkan oleh tamu saat berkunjung ke
perusahaan/instansi (Tulusharyono, 2006) :
1. Bertemu langsung dengan orang yang dimaksud
2. Bertemu dengan orang yang mengerti masalahnya dan bila perlu orang
yang dapatmewakili dan menyelesaikan permasalahan yang
dibawanya.
3. Tidak perlu menunggu lama.
4. Bila seorang tamu harus menunggu lama, bisa merasa nyaman dengan
pelayanan/ perlakuan yang baik dan sopan dari penerima tamu.
5. Tidak dipindah-pindah kesana kemari.
6. Diberi kepastian mendapat keterangan yang dimaksud bila harus
kembali.
7. Mendapat sambutan yang ramah dan profesional walaupun hanya
mengantar surat.
2.3 Tamu Menurut Kepentingannya
a. Tamu yang datang untuk minta dana/sumbangan
Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan biasanya ingin
bertemu langsung dengan pimpinan.berbagai macam alasan dikemukakan
bahwa sumbangan yang diminta itu untuk kegiatan sosial, untuk HUT,
untuk bantuan kamanusiaan dan lain sebagainya. Tamu tipe ini biasanya
tidak mau perduli apakah pimpinan punya waktu untuk menemuinya atau
tidak, pokoknya harus bertemu. Cara terbaik untuk menghadapi tamu
bertipe demikian, sekretaris melayani dengan sabar dan ramah, sambil
menyodorkan formulir isian yang harus diisi oleh tamu tersebut. Formulir
itu memuat nama, alamat, dari instansi mana, atau maksud sumbangan
yang diminta, untuk kepentingan apa. Beritahukan bahwa pengisian
formulir bagi para tamu adalah merupakan peraturan. Jadi sang tamu harus
mengisinya. Apabila tamu memang minta sumbangan, maka tamu tersebut
di persilahkan untuk menghubungi bagian lain yang memang khusus
menangani dana (sumbangan). Jadi harus bertemu dengan pimpinan.
b. Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa
Pada umumnya tamu semacam ini sangat sopan dan
menyenangkan.Mereka telah mendapat pelatihan keterampilan sebagai
penjual barang atau jasa. Namun demikian tak jarang para
penjual(salesman dan salesgirl) ini meminta untuk bertemu muka dengan
pimpinan. Mereka ingin bicara langsung dengan orang yang mempunyai
wewenang membuat keputusan dalam tawar menawar.Seringkali mereka
sendiri menawarkan"komisi khusus" yang hanya pantas dibicarakan empat
mata dengan pimpinan. Biasanya dalam hal pembelian di suatu perusahaan
ada unit khusus yang manangani, sehingga tidak akan menemui kesulitan.
Setelah mereka mengetahui mengenai hal tersebut, mereka tidak akan
mendesak untuk bertemu dengan pimpinan. Sebagai sekretaris perlu
mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu beraneka ragam
perilakunya.
c. Tamu yang ingin membeli barang
Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak
bertingkah.Mereka minta diperhatikan, diistimewakan, minta ingin
dipertemukan dangan pimpinan dan sebagainya.Umumnya pembelian
barang di tangani oleh bagian penjualan atau pemasaran.Untuk hal tersebut
bawalah tamu kebagian pembelian.Jangan lupa, sebagai sekretaris perlu
menawarkan minuman kepada tamu yang demikian.
2.4 Peran recepcionist dalam menerima tamu
Banyak orang menganggap mudah profesi resepsionis. Bagi mereka
resepsionis tidak lebih dari “ penerima telepon “ yang tugasnya hanya
menyambungkan telepon, baik dari dalam kantor maupun dari luar kantor demi
lancarnya komunikasi para karyawan dengan relasi atau customernya. Anggapan
ini sebenarnya tidak salah, tetapi kurang tepat. Bagaimanapun dewasa ini
resepsionis bukan lagi sebagai penerima telp, tetapi merupakan “ pintu gerbang “
dan representasi dari sebuah perusahaan. Sebenarnya profesi resepsionis itu bisa
dikatakan gampang – gampang susah, karena dia dianggap sebagai pintu gerbang
sebuah perusahaan atau dengan kata lain juga sebagai cerminan dari kredibilitas
perusahaan. Maka selain berwajah cantik tentunya juga harus menghapal semua
karyawan yang ada diperusahaan dan divisinya, karena itu juga nantinya yang
akan ditanyakan apabila ada klien, atau tamu yang datang dan mencari sesorang
tentunya yang ditanyakan adalah nama karyawan dari bagian atau divisi apa.
Selanjutnya peran dan tanggung jawab resepsionis sebenarnya cukup berat.
Sebagai pintu gerbang sebuah perusahaan, peran resepsionis ikut menentukan
kredibilitas perusahaan. Resepsionis harus mampu mengerjakan tugas
adminintrasi yaitu mendata siapa saja tamu yang dan akan datang ke perusahaan.
Dia juga harus ramah dan supel sehingga mampu berkomunikasi dengan semua
orang, baik di lingkungan internal perusahaan maupun dengan orang luar. Karena
setiap tamu yang datang setelah bertemu dengan security tentunya untuk bisa
bertemu dengan orang yang akan dituju pasti akan berhadapan dengan resepsionis.
Dengan serangkaian tugas yang cukup kompleks ini, profesi resepsionis semakin
penting saja dalam dunia bisnis saat ini. Perusahaan pun tidak segan untuk
memberikan gaji yang cukup besar bagi Resepsionisnya. Itulah mengapa profesi
resepsionis kini menjadi salah satu profesi yang diidamkan kaum wanita.Sikap
yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris dalam menerima dan melayani tamu
adalah sebagai berikut (Lawalata, 2012) :
1. Politeness (Kesopanan) yaitu sikap sopan yang harus diperlihatkan
kepada pihak lain dalam suatu komunikasi
2. Respectful (Hormat) yaitu sikap menghormati dan menghargai pihak
lain secara baik dan wajar dengan menghargai setiap tamu organisasi
atau perusahaan yang datang.
3. Attentive (Penuh Perhatian) yaitu sikap penuh perhatian yang
diperlihatkan kepada pihak lain dan diberikan secara baik dan wajar
dengan cara mendengar dengan sungguh-sungguh apa yang dikatakan
oleh tamu yang datang tersebut.
4. Cooperative (Kooperatif) yaitu sikap suka menolong pihak lain
yangmembutuhkan pertolongan, sementara Anda sanggup dan mampu
memberikan pertolongan.
5. Tolerance (Toleransi) yaitu sikap tenggang rasa dan toleransi yang
tinggi dalammenghadapi setiap tindakan tamu organisasi atau
perusahaan.
6. Informality (Informalitas) yaitu sikap ramah yang Anda perlihatkan
kepada pihaklain.
7. Self Control (Kontrol Diri) yaitu sikap menguasai diri dan
mengendalikan emosidalap setiap situasi.
2.5 Format formulir penerimaan tamu
Formulir kedatangan tamu hampir sama dengan formulir penerimaan dan
panggilan telepon, informasi tentang tamu yang datang harus di catat lengkap
untuk kepentingan data dan informasi selanjutnya. Secata garis besar, form tamu
berisikan data diri dan maksud tujuan tamu berkunjung ke perusahaan. untuk lebih
lengkapnya, form kedatangan tamu juga harus di tandatangani oleh penerima tamu
dan tamu yang bersangkutan.
Contoh formulir kedatangan tamu :
Formulir Kedatangan Tamu(Guest Form)
No :...................................................................Hari Tanggal :..................................................................Pukul :..................................................................Nama :..................................................................Alamat :...................................................................Telepon :...................................................................Intansi/Perusahaan :..................................................................Telepon :...................................................................Jabatan :..................................................................Tujuan Kedatangan :...................................................................
Penerima tamu / Sekretaris Tamu( ) ( )
2.6 Etika bertamu di kantor
Bertamu adalah seseorang yang berkunjung dan menyengaja datang
ketempat yang dituju dengan maksud dan tujuan tertentu, tergantung orang yang
akan ditemui dan orang yang menemui. Beberapa hal yang perlu diperhatikan
apabila kita akan berkunjung ke kantor :
1. Sebelum kita berkunjung ke kantor, ada baiknya kita membuat janji dengan
pihak yang akan kita datangi terlebih dahulu agar pihak yang akan kita
datangi dapat mempersiapkan diri, baik untuk mengatur jadwal maupun untuk
mempersiapkan materi pembicaraan.
2. Saat kita berkunjung ke kantor, sebaiknya kita lebih memperhatikan cara kita
berpenampilan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :
a) Menggunakan kemeja, bersepatu, dan menggunakan celana bukan jeans.
b) Menggunakan pakaian yang cocok dengan suasana.
c) Pakaian harus bersih, rapi, wangi, menarik, dan sopan.
Penampilan yang baik dan sopan merupakan suatu ungkapan
penghormatan kita kepada pihak yang akan kita temui.
3. Pada saat berkunjung ke kantor, ada baiknya kita memperhatikan etiket
waktu. Sebaiknya hadir tepat waktu sesuai dengan janji yang telah disepakati
dan mempergunakan waktu berkunjung dengan efektif sesuai kebutuhan. Kita
juga perlu memperhatikan jam istirahat kantor, jadi sebaiknya kita jangan
berkunjung pada jam istirahat kantor.
4. Saat kita berkunjung ke kantor, sebaiknya kita memperhatikan parkiran
kendaraan. Jangan parkir di sembarangan tempat.
5. Saat ingin berkunjung ke kantor, ada baiknya kita melapor kepada petugas,
sesuai dengan aturan dan petunjuk yang ada di kantor tersebut.
6. Saat menjumpai siapa saja di kantor, ada baiknya kita memberi hormat
dengan menyapa dan tersenyum serta bersikap sopan. Hal ini kita lakukan
agar kehadiran kita dapat diterima dengan baik.
7. Sebaiknya kita ungkapkan dengan jelas identitas diri dan maksud kedatangan.
Ucapkan salam dengan sopan kepada orang yang menerima kita.
8. Jika kita harus antre, jangan sekali-kali mendahului tamu lain yang sudah
duluan datang dan membuat janji. Perbuatan itu mencerminkan sikap tidak
sopan dan tidak sabaran dan dapat memicu keributan.
9. Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat berbicara dengan orang pada saat
kita berkunjung ke kantor :
a) Jangan menggerakkan kedua tangan saat berbicara.
b) Kedua mata memperhatikan orang yang sedang berbicara.
c) Menjaga tutur kata dan emosi.
d) Tidak memotong pembicaraan.
e) Volume suara diatur.
f) Hindari ungkapan-ungkapan yang bernada sombong atau meremehkan
orang yang menerima kita.
g) Bila kita datang untuk complaint, sebaiknya tidak perlu marah-marah
cukup tegas tetapi sopan.
h) Hindari perdebatan, percekcokan/pertengkaran dengan alasan apapun.
Saat kita berada didalam ruangan, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan :
a) Jangan sembarangan duduk saat belum dipersilahkan untuk duduk.
b) Ucapkan terima kasih, setelah dipersilahkan duduk.
c) Posisi tubuh tegak.
d) Tidak boleh terlihat loyo/tidak bersemangat.
e) Jika disediakan minuman atau makanan kecil, jangan terburu-buru
diminun atau disantap.
f) Jagalah selalu kebersihan di dalam ruangan dengan tidak meninggalkan
sampah dalam bentuk apapun, dan hal ini juga penting diterapkan
dimana saja kita berada.
2.7 Etika menerima tamu di kantor
Dalam dunia kerja, tentunya kita sering menerima tamu atau bertamu ke
kantor rekan karena adanya suatu urusan seperti rapat atau lainnya.Ketika kita
bertamu tentunya kita menginginkan perlakuan yang baik dari tuan rumah, begitu
pula ketika rekan kerja bertamu ke kantor kita, tentunya menginginkan perlakuan
yang sopan dan beretika baik.Agar tamu terkesan dengan sambutan yang kita
berikan, berikut adalah etika menerima tamu dalam kantor.
1. Sambut Dengan Tulus
Sambutlah tambu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara tulus,
buang semua kepura – puraan, karena umumnya tamu akan mengetahui jika kita
hanya berpura – pura tulus. Jika kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk
membukakan pintu untuk tamu. Lakukan sesegera mungkin sebagai tanda
penghormatan kita terhadap tamu yang datang berkunjung. Sebenarnya tak salah
jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi akan lebih sopan jika kita menerima
tamu sambil berdiri kemudian memberikan salam dan berjabat tangan.
2. Cara DudukJika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu,
segera persilahkan tamu untuk ke ruang tamu dan mempersilahkan duduk.
Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah
kanan kita, barulah kemudian kita menanyakan identitas dan maksud
tujuan tamu tersebut.
3. Janji Temu
Namun jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah
memiliki janji temu, maka tak perlu lagi menanyakan hal tersebut.
Sebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu
kehadirannya dan langsung mempersilahkan masuk ke ruangan yang
dituju. Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya
hubungin pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk
untuk mengetahui apakah pimpinan sudah siap untuk menerima tamu. Jika
tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki beberapa pekerjaan
yang harus dikerjaan, ungkapan dengan baik dan sopan.
4. Perlakuan Baik
Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat
sekalipun atau datang hanya untuk mengajukan complaint terhadap
perusahaan kita. Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya
memungkinkab, berikan tamu suguhan baik berupa majalah, secangkir
kopi atau makanan ringan.
5. Mengantar Tamu
Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena
sudah berkunjung ke kantor kita. Jika memungkinkan antarkan tamu
hingga ke pintu keluar
Ada beberapa kesalahan yang harus dihindari dalam menerima tamu,
antara lain (Wursanto, 2006) :
1. Tidak mengucapkan salam.
2. Resepsionis tidak mengantar tamu.
3. Tidak mengisi buku tamu.
4. Tidak memperkenalkan kepada pimpinan.
5. Ruang tamu yang tidak nyaman.
6. Gaya busana
Di dalam menerima tamu perlu mencatat identitas tamu untuk
menghindarikemungkinan adanya keinginan terselubung dari seorang tamu,
terutama tamu yang belumdikenal. Di samping itu pencatatan perlu untuk
mengetahui maksud sebenarnya dari tamu, sehingga sekretaris mudah
menyalurkan tamu bersangkutan kepaada yang berwenang. Untuk memudahkan
mencatat identitas tamu, terlampir contoh kartu tamu yang dapat dimanfaatkan.
2.8 Cara menolak tamu
Memang sulit menjadi orang sibuk. Tamu selalu saja datang silih berganti
ke kantor. Padahal, pekerjaan juga masih menumpuk disana sini. Yang menambah
kesal, terkadang orang -orang yang berkunjung ke kantor itu adalah orang yang
tidak kita harapkan atau tidak memiliki urusan yang penting. Apa yang harus
dilakukan untuk mengatasi masalah tamu yang tidak diundang dan bagaimana
cara menghadapinya :
a) Titip Pesan Pada Orang Lain
Sebaiknya titip pesan pada asisten, sekretaris atau resepsionis bahwa Anda
tidak pernah mau menerima tamu yang datang tanpa perjanjian sebelumnya.
b) Selesaikan Via Telepon
Kalau memang suatu masalah bisa diselesaikan via telepon. Jadi waktu kerja
pun tidak akan jadi terbuang.
c) Keluarkan Lewat Bahasa Tubuh
Bahasa tubuh amat membantu untuk mengeluarkan pesan-pesan tertentu.
Misalnya ketika Anda kedatangan tamu tak diundang, Anda bisa menunjukan
keengganan itu dengan tidak menawarkannya duduk atau menawarkan
segelas air minum. Melirik arloji atau mencoba menekan-nekan nomor ponsel
juga bisa dilakukan untuk menandakan kalau Anda sedang dikejar waktu.
d) Berbohong Demi Kebaikan
Jika tamu tersebut benar-benar sudah 'keras kepala' untuk tetap tinggal,
katakan saja bahwa anda harus menghadiri suatu pertemuan dan harus segera
mempersiapkan bahan-bahannya.
e) Jangan Ajak ke Ruangan
Jika Anda terlanjur bertemu dengan 'tamu tak diundang' itu di di lobby atau
ruang resepsionist, maka mau tidak mau anda harus 'meladeninya'. Sebaiknya
lakukan percakapan di ruang resepsionist atau lobby dengan posisi berdiri,
jangan biarkan ia memasuki ruang kerja Anda.
Memang dalam etika menerima tamu melalukan hal ini tidak dibolehkan.
Akan tetapi dalam hal lain cara ataupun sikap ini sangat penting untuk menangani
tamu yang memang sudah tidak bisa ditolelir lagi dalam berkunjung atau bertamu
ke kantor tersebut. menolak tamu bisa menjadi alternatif yang efektif asalkan
penggunaan dan cara penyampaianya tidak melanggar etika kesopanan dan etika
komunikasi.
Bab III
KESIMPULAN
3.1 Kesimpulan
Materi tentang Etika Bertamu dan Menerima Tamu di Kantor ini dapat
disimpulkan bahwa, yang pertama mengenai tata cara dalam bertamu dan
menerima tamu di kantor sangatlah penting bagi suatu perusahaan/instansi.
Karena hal ini berhubungan dengan penilaian pihak luar perusahaan yang salah
satunya dapat dilihat dari cara pelayanannya. Yang kedua, dengan banyaknya
tamu yang datang, maka banyaknya pula kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan
tersebut. Pada dasarnya tamu pimpinan itu berbeda-beda, misalkan kita harus
menghadapi tamu yang belum membuat janji terlebih dahulu dengan pimpinan
kita. Kita harus bijaksana dalam menghadapi tamu tersebut. Yang ketiga,
bagaimana seorang receptionist bisa menyampaikan dengan baik tanpa harus
menyinggung tamu tersebut jika perjanjian yang telah dibuat dibatalkan.
3.2 Saran
Makalah ini sangat penting untuk mahasiswa dan dosen. Bagi mahasiswa,
makalah ini penting untuk dibaca karena jika nanti kita bekerja di sebuah
perusahaan, pasti akan menghadapi masalah dalam menerima tamu. Bagi dosen,
makalah ini penting sebagai bahan untuk penyampaian materi mengenai etika
profesi, khususnya etika dalam bertamu dan menerima tamu di kantor.
DAFTAR PUSTAKA
Lawalata, C., 2012. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris. Padang : Akademia Permata.
Sedianingsih, 2010. Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. Jakarta : Prenada
Media Group.
Tulusharyono, H. H., 2006. Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta : PPM.
Wursanto, I., 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta : CV Andi Offset.
http://nuanggun.blogspot.com/2012/12/makalah-etika-bertamu-dan-menerima-
tamu_4242.html jumat 21 desember 2012
http://indobeta.com/5-etika-menerima-tamu-di-kantor/9234/
http://ghesa123.weebly.com/home/tamu-kantor
http://www.academia.edu/9784985/
PENTINGNYA_SOPAN_SANTUN_DALAM_MENERIMA_DAN_MELAYANI_TA
MU_DI_PERUSAHAAN_ATAU_ORGANISASI
http://fitrianirizkiasri.blogspot.com/2014/05/syarat-menjadi-resepsionis-yang-baik.html